Зміна працівником неосновного місця роботи на основне і навпаки за однією посадою

Відповідно до частини другої статті 21 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях (далі — підприємство), якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Ще з 10.06.2021 Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон № 1217) було внесено зміни до КЗпП та цілої низки інших законодавчих актів, якими запроваджено облік трудової діяльності працівника в електронній формі, внаслідок чого трудова книжка втратила статус основного документа про трудову діяльність працівника.

Наразі згідно з частиною першою статті 48 КЗпП облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр ЗО) у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон № 2464).¹

Адміністратором Реєстру ЗО, в якому ведеться облік трудової діяльності працівника, є Пенсійний фонд України (далі — ПФУ).

При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з Реєстру ЗО, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи (ч. друга ст. 24 КЗпП).²

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу (ч. третя ст. 24, ч. друга ст. 48 КЗпП).

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, яка зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ч. третя ст. 48 КЗпП).

Згідно з пунктом 2 розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 включення ПФУ до Реєстру ЗО відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом (тобто в період з 10.06.2021 до 10.06.2026) на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені ПФУ (тобто згідно з Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1). Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Роботодавець зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності Законом № 1217 (тобто до 10.06.2021) та який звільняється до завершення процедури включення до Реєстру ЗО відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

Крім укладення трудового договору за одним місцем роботи — основним, громадянин може укласти трудовий договір з цим же або іншим роботодавцем. Така додаткова робота на умовах трудового договору вважається роботою за сумісництвом, а виконуватися вона повинна у вільний від основної роботи час. При цьому сумісництво не обмежено за кількістю трудових договорів.³

Що стосується визначення у працівника основного (неосновного) місця роботи, то в пункті 12 частини 1 статті 1 Закону № 2464 встановлено, що основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в Реєстрі ЗО на її підставі.

У пункті 3-1 частини 2 статті 16 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV (далі — Закон № 1058) зазначено, що застрахована особа зобов’язана повідомляти страхувальника, у якого особа працює за основним місцем роботи, про визначення особою такого місця роботи як основного згідно з поданою нею заявою (до її відкликання).

Таким чином, працівник при працевлаштуванні зобов’язаний повідомити роботодавця в заяві про те, на яке місце роботи він приймається — основне чи за сумісництвом. Такою заявою може бути заява про прийняття на роботу. В даний час форма такої заяви нормативно-правовим актом не затверджена, тому майбутній працівник може подати заяву за формою, наданою роботодавцем, або в довільній формі із зазначенням в ній місця роботи: основне чи за сумісництвом.⁴

Тепер розглянемо ситуації та дії сторін трудового договору, коли працівник вирішив основне місце роботи зробити місцем роботи за сумісництвом і навпаки — місце роботи за сумісництвом зробити основним місцем роботи.

Зміна працівником місця роботи з неосновного на основне
і навпаки шляхом звільнення і прийняття на роботу

Іноді працівник сам бажає зробити місце роботи за сумісництвом основним місцем роботи за однією і тією ж посадою. Крім того, бувають випадки, коли працівник звільняється з основного місця роботи, продовжуючи працювати за місцем роботи за сумісництвом. У цій ситуації місце роботи за сумісництвом фактично стає його єдиним місцем роботи.

Для того щоб місце роботи за сумісництвом (що є єдиним місцем роботи) стало у працівника основним місцем роботи чи навпаки, необхідно все правильно оформити документально. Законодавством не визначено алгоритм дій працівника і роботодавця в зазначених випадках, тому необхідно керуватися загальними нормами трудового законодавства.

Мінсоцполітики, Мінекономіки та Держпраці в цих випадках у своїх листах дослівно рекомендують наступний порядок дій:

«Якщо працівник працює за сумісництвом, але звільняється з основної роботи, робота за сумісництвом може стати основним місцем роботи.

Оскільки робота за сумісництвом виконується на підставі трудового договору, то з працівником за його заявою розривається трудовий договір про роботу за сумісництвом і укладається новий трудовий договір про роботу на підприємстві на певній посаді шляхом видання наказу про це».

«У разі повідомлення роботодавця працівником-сумісником про звільнення з основного місця роботи роботодавцю слід видати відповідні накази (розпорядження), які засвідчать наявність у працівника основного місця роботи».

«Якшо працівник, який працює у роботодавця за основним місцем роботи, бажає працювати у цього роботодавця за сумісництвом, то таку процедуру слід реалізувати через механізм звільнення працівника з основного місця роботи та прийняття його на роботу за сумісництвом. Це пов’язано з тим, що законодавство про працю не містить механізмів переведення працівників з основного місця роботи на роботу за сумісництвом. Разом з тим, вважаємо, що працівник не може працювати за сумісництвом, не маючи при цьому основного місця роботи».

«Пунктом 31 постанови Пленуму Верховного Суду України від 06.11.92 № 9 «Про практику розгляду судами трудових спорів» передбачено, що переведенням на іншу роботу вважається доручення працівникові роботи, що не відповідає спеціальності, кваліфікації чи посаді, визначеній трудовим договором.

У зв’язку з цим, якщо працівник залишиться працювати на тій самій посаді в межах підприємства, переведення у розумінні статті 32 КЗпП, на нашу думку, не може бути застосовано.

Враховуючи зазначене, вважаємо, що у такому випадку працівника доцільно звільнити з посади за сумісництвом, а потім прийняти на основне місце роботи за новим трудовим договором, враховуючи вимоги статті 24 КЗпП».

«При зміні основного робочого місця на роботу за сумісництвом змінюється суть трудового договору, але нe змінюється посада (робота), у зв’язку з чим переведення не можливе, а тому така зміна проводиться шляхом звільнення та прийняття. Працівник пише дві заяви: на звільнення, наприклад за власним бажанням або за угодою сторін, і на прийняття на роботу. На підставі заяв видаються накази про звільнення і про прийняття на роботу».

Таким чином, з урахуванням вищенаведених рекомендацій Мінсоцполітики, Мінекономіки та Держпраці алгоритм дій працівника і роботодавця має бути таким:

1. Працівник за місцем роботи за сумісництвом подає дві заяви: перша — про звільнення з посади, яку він обіймає за сумісництвом, за власним бажанням (за статтею 38 КЗпП) або за угодою сторін (за пунктом 1 статті 36 КЗпП); друга — про прийняття на роботу на цю ж посаду як на основне місце роботи. Одночасно працівник подає трудову книжку за її наявності (до неї може бути внесений запис про звільнення з попереднього основного місця роботи) або відомості про трудову діяльність з Реєстру ЗО.

2. На підставі вищевказаних заяв працівника керівник підприємства видає два накази: перший — про звільнення з роботи працівника-сумісника, що свідчить про припинення трудового договору про роботу за сумісництвом; другий — про прийняття на роботу працівника за основним місцем роботи на цю ж посаду з одночасним укладенням нового трудового договору.

Типову форму № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)» і типову форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу» затверджено наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489. При цьому типова форма № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу» містить поле, де вказується вид роботи: основна чи за сумісництвом. При прийнятті працівника на роботу за основним місцем роботи необхідно поставити в зазначеному полі позначку поруч зі словом «основна».

Як і при звільненні будь-якого працівника, при звільненні сумісника підприємство повинно повністю з ним розрахуватися, як того вимагає стаття 116 КЗпП — здійснити виплату всіх належних працівникові коштів (заробітна плата, грошова компенсація за невикористану відпустку тощо).

Прийняття на роботу «основним» працівником зазвичай здійснюється на наступний робочий день за днем звільнення працівника як сумісника. При цьому органу ДПСУ надсилається Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту (ч. четверта ст. 24 КЗпП), в якому в реквізиті 5 «Категорія особи» зазначається 1 — найманий працівник за основним місцем роботи. Оскільки зазначене повідомлення має бути направлено перед допуском працівника до роботи, його можна направити в день видання наказу про прийняття на роботу, що передує першому дню роботи працівника за основним місцем роботи.

Якщо працівник подав трудову книжку «основному» роботодавцю для внесення до неї запису про прийняття на роботу, то такий роботодавець вносить зазначений запис і повертає працівникові трудову книжку, яка зберігається у нього.

Якщо працівник, який звільнився з попереднього основного місця роботи, бажає мати запис у трудовій книжці про роботу за сумісництвом, то він може в останній день роботи за місцем роботи за сумісництвом надати цьому роботодавцю трудову книжку для внесення до неї запису про період роботи за сумісництвом. В перший день працевлаштування у цього ж роботодавця за основним місцем роботи працівник за бажанням надає йому трудову книжку для внесення до неї запису про прийняття на основну роботу (у даній ситуації одним і тим же роботодавцем спочатку вноситься запис про період роботи у нього працівника як сумісника з посиланням на відповідні накази, а після нього — запис про прийняття працівника на основну роботу). В такому випадку буде дотримана хронологія внесення записів до трудової книжки, яка відповідає хронології подій.

Інформація про звільнення працівника вноситься до особової картки працівника типової форми № П-2, затвердженої наказом Держкомстату та Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656. Зауважимо, що законодавством не врегульовано питання, чи потрібно заводити нову особову картку працівника у разі його звільнення з наступним прийняттям на роботу, тому роботодавці це питання вирішують самостійно. Але в будь-якому разі в полі «Вид роботи (основна, за сумісництвом)» особової картки відображається, за яким місцем роботи працює працівник. При цьому в разі заведення нової особової картки на працівника після звільнення і прийняття на роботу табельний номер працівника можна не змінювати.

Незважаючи на те що працівник не може працювати за сумісництвом не маючи основного місця роботи, законодавство про працю не зобов’язує роботодавців перевіряти у сумісників наявність основного місця роботи (факти укладення і припинення трудового договору за основним місцем роботи).

Таким чином, єдиним документом, який підтверджує те, що працівник працевлаштовується як сумісник, є заява працівника, в якій зазначено, що таке місце роботи є для нього місцем роботи за сумісництвом. При цьому законодавством не встановлено відповідальність працівника, який за наявності у нього основного місця роботи подав іншому роботодавцю заяву, в якій зазначив, що це місце роботи буде його основним, а також не встановлено відповідальність роботодавця, який прийняв на основне місце роботи працівника, який вже має інше основне місце роботи.

На думку Мінсоцполітики, роботодавець не має права відмовити працівникові в прийнятті на роботу за сумісництвом у зв’язку з відсутністю у нього інформації про наявність у працівника основного місця роботи. Така відмова роботодавця є порушенням законодавства про працю. Відповідальність роботодавця за порушення законодавства про працю визначена статтею 265 КЗпП і статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

У той же час така ситуація (працевлаштування працівника як сумісника за відсутності у нього основного місця роботи) може привести до недоплати єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ), неправомірного нарахування страхових виплат та інших негативних наслідків для роботодавця. Тому рекомендуємо роботодавцям, які приймають на роботу сумісників, вимагати від них надання довідки про роботу з основного місця роботи, засвідченої підписом та печаткою (за наявності) роботодавця за основним місцем роботи. Аналогічної позиції дотримується і ДПСУ (ДФСУ) в своїх роз’ясненнях.

Нагадаємо, що згідно зі статтею 49 КЗпП роботодавець зобов’язаний видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на даному підприємстві із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати.

Бувають випадки, коли працівник, втративши основне місце роботи, не поспішає інформувати про це роботодавця за місцем роботи за сумісництвом. Це можливе з тієї причини, що законодавство про працю не зобов’язує працівників повідомляти роботодавця, у якого вони працюють за сумісництвом, про звільнення з основного місця роботи. Також законодавством про працю не встановлена відповідальність роботодавця за неповідомлення його сумісником про звільнення з основного місця роботи.

Про ситуацію, коли працівник звільнився з основного місця роботи, але лише через кілька місяців подав трудову книжку за місцем роботи за сумісництвом (в нинішніх реаліях — написав заяву про зміну місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи), регіональний орган Держпраці роз’яснив, що керівнику підприємства необхідно скласти акт про те, що працівник приніс трудову книжку (написав заяву) із зазначенням дати, а також отримати пояснення від нього з цього приводу (чому він не повідомив про звільнення з основного місця роботи раніше). Бухгалтеру підприємства в цьому випадку штрафи не загрожують (наприклад, за сплату ЄСВ не з мінімальної заробітної плати, якщо заробітна плата у такого працівника була меншою за мінімальну заробітну плату), оскільки саме працівник не виконав необхідних дій для завчасного повідомлення керівника підприємства, де він працює за сумісництвом, про звільнення з основного місця роботи.

Таким чином, сумісник, якого звільнено з основного місця роботи і який працює тільки за місцем роботи за сумісництвом, що залишається у нього єдиним місцем роботи, у разі неповідомлення про цей факт роботодавця за місцем роботи за сумісництвом та незміни статусу трудових відносин за таким місцем роботи фактично сам порушує принцип сумісництва.

Нагадаємо, що сумісництво — це виконання працівником, крім своєї основної, іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому ж або іншому підприємстві або у роботодавця – фізичної особи (ст. 102-1 КЗпП).

Незважаючи на відсутність відповідних положень у законодавстві роботодавець може у внутрішньому документі передбачити обов’язок для зовнішніх сумісників повідомляти роботодавця протягом, наприклад, 10 робочих днів про їх звільнення з основного місця роботи.

Своєчасна зміна статусу працівника на підприємстві (з сумісника на «основного» працівника) виключить будь-які непорозуміння у спілкуванні з контролюючими органами (інспекторами праці, податковими інспекторами тощо) при перевірках. До того ж іноді це вигідно і для самого працівника (наприклад, якщо у «основного» працівника місячна заробітна плата менше мінімальної заробітної плати, то його роботодавець повинен сплатити ЄСВ за місяць з мінімальної заробітної плати, що дозволить весь (повний) місяць включити до страхового стажу працівника).

Що стосується зворотної ситуації — коли працівник за однією посадою змінює основне місце роботи на місце роботи за сумісництвом, то все оформляється в аналогічному, але у «дзеркальному» порядку: працівника на підставі поданих двох заяв про звільнення з роботи та прийняття на роботу двома наказами відповідно звільняють з основного місця роботи і приймають на місце роботи за сумісництвом з укладенням нового трудового договору. Але, як зазначалося вище, такий алгоритм дій буде правомірним тільки в тому випадку, якщо працівник уже на наступний день після звільнення з основного місця роботи на одному підприємстві буде працевлаштований на основне місце роботи на іншому підприємстві. Тобто на момент (на день) працевлаштування на місце роботи за сумісництвом у працівника вже має бути основне місце роботи.

Зміна працівником місця роботи з неосновного на основне
і навпаки без звільнення і прийняття на роботу

Крім вищерозглянутого способу зміни працівником місця роботи з неосновного на основне за однією і тією ж посадою (зі звільненням та прийняттям на роботу), існує й інший (альтернативний) спосіб — без звільнення і прийняття на роботу. Цей спосіб законодавством не заборонений, тому можливий. Він ґрунтується на тому, що законодавство не передбачає обов’язкове звільнення працівника у випадку, якщо його посада залишається такою ж у того ж роботодавця.

Нагадаємо, що згідно зі статтею 19 Конституції України правовий порядок в Україні ґрунтується на засадах, відповідно до яких ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством.

Таким чином, якщо законодавством (зокрема КЗпП) не передбачено звільнення працівника для зміни його статуса з сумісника на «основного» працівника на тій самій посаді, то ніхто не може примусити працівника звільнятися. В цьому випадку сторони трудового договору мають знайти такий спосіб продовження трудових відносин, який задовольнить обидві сторони та не буде порушувати законодавство про працю.

При цьому сторонам слід пам’ятати про основний правовий принцип: дозволено все, що не заборонено законом.

Переведення з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи

Мінсоцполітики, Мінекономіки та Держпраці у вищепроцитованих листах стверджують, що зміну статуса працівника з сумісника на «основного» на тій самій посаді на одному підприємстві не можна вважати переведенням, оскільки про вказану зміну не йдеться у статті 32 КЗпП. Нагадаємо, що у цій статті йдеться лише про такі види переведень:

– на іншу роботу на тому ж підприємстві;

– на інше підприємство;

– в іншу місцевість хоча б разом з підприємством.

Також вищезгаданий пункт 31 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 № 9, на який посилаються Мінсоцполітики і Держпраці (як на аргумент у своїй позиції), лише роз’яснює, що слід вважати переведенням на іншу роботу:

«31. Відповідно до ст. 32 КЗпП переведення на іншу роботу допускається тільки за згодою працівника. Переведенням на іншу роботу вважається доручення працівникові роботи, що не відповідає спеціальності, кваліфікації чи посаді, визначеній трудовим договором.».

Отже, стаття 32 КЗпП, яка має назву «Переведення на іншу роботу. Зміна істотних умов праці» регламентує лише вищенаведені переведення — на іншу роботу, інше підприємство, в іншу місцевість, але це не означає, що цей перелік переведень є вичерпним і не може бути інших переведень. Слово «переведення» має широкий зміст, а деталізація події завжди пояснюється у словах, які йдуть за словом «переведення». Наприклад, статтею 170 КЗпП передбачено переведення на легшу (нижчеоплачувану) роботу за станом здоров’я, статтею 178 КЗпП передбачено переведення на легшу роботу вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років.

Якщо у КЗпП не згадується про переведення працівника з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи і навпаки в межах однієї посади, то це не означає, що такого переведення не може бути. КЗпП визначає загальні засади трудових відносин, встановлює обмеження і мінімальні трудові гарантії, обов’язки роботодавця і працівника, але цей документ не може врегулювати всі події, які можуть відбуватися в межах трудових відносин. Зокрема, в КЗпП немає норми про обов’язковість подання заяви про прийняття на роботу, хоча саме в ній громадянин повідомляє, яке в нього це місце роботи (основне чи за сумісництвом), і на підставі такої заяви роботодавцем видається наказ про прийняття працівника на роботу, і між сторонами укладається трудовий договір. Все, що не врегульовано КЗпПта іншими нормативно-правовими актами, може бути врегульовано внутрішніми документами підприємства — правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, наказами керівника підприємства.

Враховуючи вищевикладене, вважаємо, що зміну статуса працівника з сумісника на «основного» за однією і тією ж посадою можна оформити наказом керівника як переведення працівника з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи.

Регіональний орган Держпраці надав роз’яснення з питання зміни статуса працівника з сумісника на «основного» за однією і тією ж посадою, в якому повідомив наступне:

«Таким чином, працівника, якого оформлено на підприємство сумісником, звільняти не потрібно, адже місце його роботи не змінилося і трудові відносини не припинялися, а змінилися лише умови праці.

Роботодавець має право перевести працівника з роботи за сумісництвом на основне місце роботи. Для цього працівнику необхідно написати відповідну заяву та надати належно оформлену трудову книжку, а роботодавцю видати наказ про переведення працівника з роботи за сумісництвом на основне місце роботи.

У випадку якщо за бажанням працівника до трудової книжки внесено запис про роботу за сумісництвом, то наступним (після запису про звільнення з основного місця роботи) має бути запис про переведення на основне місце роботи.

При переведенні працівника – сумісника на роботу на основне місце трудовий договір не припиняється, а продовжується, і відповідно зберігається робочий рік, за який надається щорічна основна відпустка, оскільки дата прийняття на роботу залишається незмінною.».

Мінекономіки в одному зі своїх листів стосовно зміни неосновного місця роботи на основне за однією і тією ж посадою роз’яснило наступне:

«… застрахована особа зобов’язана повідомляти страхувальника, в якого особа працює за основним місцем роботи, про визначення особою такого місця роботи як основного згідно з поданою нею заявою (до її відкликання). Таким чином, основне місце роботи працівника може визначатися за його заявою.

Щоб змінити основне місце роботи, працівник повинен відкликати попередню заяву про визначення такого місця роботи основним. З дати заяви про відкликання ознака основного місця роботи змінюється на роботу за сумісництвом.

При зміні основного місця роботи на роботу за сумісництвом, на нашу думку, роботодавцю доцільно внести зміни до трудового договору з цим працівником».

Враховуючи вищевикладене, алгоритм дій працівника та роботодавця у разі оформлення переведення працівника з неосновного на основне місце роботи за однією і тією ж посадою може бути таким:

1. Працівник подає заяву роботодавцю такого змісту:

«У зв’язку із звільненням з основного місця роботи прошу перевести мене за посадою «економіст» з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи з 01.05.2025 з внесенням доповнень до трудового договору.

Попередню мою заяву від 29.03.2024 про роботу на посаді «економіст» за сумісництвом вважати відкликаною з 01.05.2025.».

2. На підставі заяви працівника керівник підприємства видає наказ про переведення працівника з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи, який має таку основну частину:

«НАКАЗУЮ:

1. Перевести САВЧЕНКА Андрія Валентиновича за посадою «економіст» з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи з 01.05.2025.

2. Внести доповнення до трудового договору з Савченком С. А. від 30.03.2025 № 215.

Підстава: Заява Савченка А. В. від 28.04.2025.».

Якщо переведення працівника з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи супроводжується зміною режиму роботи (тривалості робочого часу), то в наказі необхідно відобразити інформацію про новий режим роботи працівника.

Наприклад, якщо працівник працював сумісником на умовах неповного робочого дня — 4 години на день, а як «основний» працівник буде працювати повний робочий день — 8 годин на день, то в наказі додатково зазначається таке:

«3. Встановити для економіста Савченка А. В. з 01.05.2025 повний робочий день з оплатою праці згідно зі штатним розписом.».

Також сторони повинні внести доповнення (зміни) до трудового договору, якщо він укладався у письмовій формі, і в ньому зазначалося, що працівник виконує посадові (трудові) обов’язки як сумісник. Також до трудового договору вносяться доповнення (зміни) щодо режиму роботи і оплати праці працівника, якщо вони змінюються (наприклад, якщо працівник буде працювати на умовах повної зайнятості, а не на умовах неповного робочого часу, внаслідок чого йому має виплачуватися повний оклад).

До трудової книжки працівника за його бажанням вноситься запис: «Переведено за посадою «економіст» з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи». У відповідних графах трудової книжки зазначаються дата переведення (01.05.2025), дата і номер наказу про переведення.

До особової картки працівника потрібно внести зміни, оскільки в ній в полі «Вид роботи (основна, за сумісництвом)» відображається, за яким місцем роботи працює працівник. В цьому полі можна під записом «за сумісництвом», який був внесений раніше (коли працівника приймали на роботу сумісником), здійснити запис «основна з 01.05.2025».

Якщо хтось з роботодавців не погоджується з тим, що зміну статуса працівника з сумісника на «основного» за однією і тією ж посадою можна оформити переведенням, то можна застосувати й інший механізм оформлення такої події з урахуванням назви вищезгаданого поля в особовій картці працівника.

Зміна виду (умови) виконання трудових обов’язків

Як зазначалося вище, типова форма № П-2 «Особова картка працівника», яка затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656, містить поле «Вид роботи (основна, за сумісництвом)».

Отже, при зміні працівником місця роботи з неосновного на основне за однією і тією ж посадою відбувається зміна виду роботи або зміна умови (способу) виконання працівником посадових (трудових) обов’язків, оскільки посада і посадові (трудові) обов’язки працівника не змінюються. Якщо посада у працівника не змінюється (змінюються лише вид роботи або умова (спосіб) виконання посадових чи трудових обов’язків та умови трудового договору), то на підставі поданої заяви працівника роботодавець може видати наказ про зміну виду роботи або про зміну умови (способу) виконання працівником посадових (трудових) обов’язків, внаслідок чого змінюється статус працівника з сумісника на «основного» працівника за однією і тією ж посадою.

Якщо ініціатор змін — працівник, то зміну будь-яких істотних умов праці та виду роботи (умови (способу) виконання посадових обов’язків) можна здійснити швидко на підставі поданої працівником заяви. Це узгоджується з вищепроцитованими нормами пункту 12 частини 1 статті 1 Закону № 2464 та пункту 3-1 частини 2 статті 16 Закону № 1058, які зобов’язують працівника у заяві (до її відкликання) повідомляти страхувальника (роботодавця), про основне місце роботи. Про те ж саме повідомило і Мінекономіки у вищепроцитованому своєму листі.

Алгоритм дій працівника та роботодавця у разі оформлення зміни статуса працівника з сумісника на «основного» за однією і тією ж посадою як зміни виду роботи або зміни умови (способу) виконання працівником посадових (трудових) обов’язків може бути таким:

1. Працівник подає заяву на ім’я роботодавця такого змісту:

«У зв’язку із звільненням з основного місця роботи прошу змінити мені умову (спосіб) виконання посадових обов’язків (вид роботи) за посадою «бухгалтер» — припинити їх виконання за місцем роботи за сумісництвом 30.04.2025 і почати їх виконання за основним місцем роботи з 01.05.2025 з внесенням доповнень до трудового договору.

Попередню мою заяву від 29.03.2024 про роботу на посаді «бухгалтер» за сумісництвом вважати відкликаною з 01.05.2025.».

2. На підставі заяви працівника керівник підприємства видає наказ про зміну виду роботи або про зміну умови (способу) виконання працівником посадових (трудових) обов’язків, який має таку основну частину:

«НАКАЗУЮ:

1. Встановити (вважати) 30.04.2025 останнім днем виконання ШАПОВАЛОВОЮ Іриною Миколаївною посадових обов’язків за посадою «бухгалтер» за місцем роботи за сумісництвом.

2. Встановити (вважати) 01.05.2025 першим днем виконання ШАПОВАЛОВОЮ Іриною Миколаївною посадових обов’язків за посадою «бухгалтер» за основним місцем роботи.

Підстава: Заява Шаповалової І. М. від 28.04.2025.».

Якщо зміна працівником виду роботи або умови (способу) виконання посадових (трудових) обов’язків (з сумісництва на основне) супроводжується зміною режиму роботи (тривалості робочого часу), то в наказі необхідно відобразити інформацію про новий режим роботи працівника.

Наприклад, якщо працівник працював сумісником на умовах неповного робочого тижня — 3 дні на тиждень, а як «основний» працівник буде працювати повний робочий тиждень — 5 днів на тиждень, то в наказі додатково зазначається таке:

«3. Встановити для бухгалтера Шаповалової І. М. з 01.05.2025 повний робочий тиждень з оплатою праці згідно зі штатним розписом.».

Також сторони повинні внести доповнення (зміни) до трудового договору, якщо він укладався у письмовій формі, і в ньому зазначалося, що працівник виконує посадові (трудові) обов’язки як сумісник. Також до трудового договору вносяться доповнення (зміни) щодо режиму роботи і оплати праці працівника, якщо вони змінюються.

Порядок внесення записів до трудової книжки працівника у вищенаведеній ситуації не врегульовано, тому заповнення трудової книжки може не відбуватися взагалі (якщо працівник цього не бажає) або відбуватися, але в цьому випадку можуть бути розбіжності з нормами статті 48 КЗпП або Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58 (далі — Інструкція № 58).

Якщо до трудової книжки працівника ще не вносився запис по прийняття на роботу за сумісництвом, то внесення записів до трудової книжки працівника у вищенаведеній ситуації здійснюється двома рядками:

– в першому рядку відображається прийняття працівника на роботу за сумісництвом із зазначенням дати прийняття на роботу, дати і номера наказу про прийняття на роботу за сумісництвом;

– в другому рядку відображається початок виконання роботи за основним місцем роботи. В цьому випадку запис може бути здійснений одним з наступних варіантів:

1. Вноситься запис «Вид роботи (умови (спосіб) виконання посадових обов’язків) за посадою «бухгалтер» змінено з сумісництва на основне місце роботи» або «Місце роботи за сумісництвом в ТОВ «Марс» визнано основним місцем роботи» із зазначенням дати початку виконання роботи за основним місцем роботи, дати і номера наказу про зміну виду роботи (про зміну умови (способу) виконання працівником посадових обов’язків);

2. Вноситься запис «Переведено за посадою «бухгалтер» з сумісництва на основне місце роботи» із зазначенням дати початку виконання роботи за основним місцем роботи, дати і номера наказу про зміну виду роботи (про зміну умови (способу) виконання працівником посадових обов’язків).

Якщо запис до трудової книжки здійснювати за варіантом 1, то він буде повністю відповідати назві та змісту вищенаведеного наказу про зміну виду роботи (про зміну умови (способу) виконання працівником посадових обов’язків), тому буде виконано пункт 2.4 Інструкції № 58, згідно з яким усі записи в трудовій книжці повинні точно відповідати тексту відповідного наказу (розпорядження). Водночас зазначений запис до трудової книжки не узгоджується з частиною третьою статті 48 КЗпП, якою встановлено, що до трудової книжки вносяться записи лише про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Якщо запис до трудової книжки здійснювати за варіантом 2 (як переведення), то він не повністю буде відповідати назві та змісту вищенаведеного наказу про зміну виду роботи (про зміну умови (способу) виконання працівником посадових обов’язків), тобто не повністю буде відповідати пункту 2.4 Інструкції № 58, але буде виконана частина третя статті 48 КЗпП, тобто внесено запис про переведення.

На нашу думку, більш правильним є внесення запису до трудової книжки за варіантом 2, оскільки внесення записів до трудової книжки про переведення передбачено частиною третьою статті 48 КЗпП. Нагадаємо, що з 10.06.2021 деякі норми Інструкції № 58 суперечать нормам КЗпП (зокрема, статті 48 КЗпП), тому керуватися ними можна тільки в частині, що не суперечить нормам КЗпП. До того ж з 10.06.2021 запроваджено облік трудової діяльності працівників в електронній формі, тому працівник може взагалі не подавати роботодавцю трудову книжку для внесення до неї записів, а при прийнятті на роботу надавати роботодавцю відомості про трудову діяльність з Реєстру ЗО. Ведення обліку трудової діяльності громадянина в електронній формі (на кожну застраховану особу в Реєстрі ЗО ведеться персональна електронна облікова картка, одна з частин якої є електронною трудовою книжкою), усуває проблеми із заповненням трудової книжки.

Також слід враховувати, що первинною подією є саме оформлення трудових відносин внутрішніми документами — наказами (трудовими договорами), а внесення записів до трудової книжки є вторинною подією, якою може і не бути. До того ж наразі внесення записів до трудової книжки жодним чином не впливає на страховий стаж працівника для нарахування пенсії і страхових виплат, оскільки всі необхідні дані беруться з Реєстру ЗО. Крім того, трудова книжка має зберігатися у працівника, тому інспектори Держпраці при перевірках навіть не матимуть можливості перевірити внесені до трудової книжки працівника записи (крім трудових книжок, що досі зберігаються у роботодавців, які не передали з них відомості до Реєстру ЗО).

Якщо при зміні працівником місця роботи з неосновного на основне за однією і тією ж посадою працівник не звільняється (наказ про припинення трудового договору не видається), то остаточний розрахунок з ним не здійснюється і до органу ДПСУ повідомлення про прийняття працівника на роботу не подається (таке повідомлення подавалося до органу ДПСУ при прийнятті цього працівника на роботу як сумісника). Нагадаємо, що основне призначення такого повідомлення — поінформувати, що працівник офіційно (з укладенням трудового договору та виданням наказу) прийнятий на роботу і допущений до роботи (тобто відсутній факт нелегального працевлаштування цього громадянина), а оновлення даних по працівнику в Реєстрі ЗО здійснюється на підставі даних Податкового розрахунку.

У разі зміни місця роботи з неосновного на основне за однією і тією ж посадою без звільнення і прийняття на роботу не виникає проблем і з наданням працівнику щорічних відпусток: робочий рік не змінюється і відпускний стаж не переривається (зберігається робочий рік, за який надається щорічна основна відпустка, оскільки дата прийняття на роботу залишається незмінною). До того ж розрахунковий період для нарахування відпускних і страхових виплат не переривається (ним в загальному випадку є останні 12 календарних місяців роботи на одній посаді за одним трудовим договором).

Зміна працівником місця роботи з основного на неосновне

Якщо має місце зворотна ситуація — працівник бажає основне місце роботи зробити місцем роботи за сумісництвом за однією і тією ж посадою, то, як зазначалося вище, якщо працівник не має основного місця роботи (звільнений з такого місця роботи), він не може бути прийнятий на роботу за сумісництвом. Тому навіть якщо працівник подає роботодавцю заяву про переведення з основного місця роботи на місце роботи за сумісництвом або заяву про зміну виду роботи чи зміну умови (способу) виконання посадових (трудових) обов’язків за однією і тією ж посадою (з сумісництва на основне), то не рекомендуємо задовольняти таку заяву і видавати наказ про переведення або наказ про зміну виду роботи (зміну умови (способу) виконання посадових (трудових) обов’язків) у працівника. У цій ситуації рекомендуємо роботодавцям вимагати від працівника подання заяви про звільнення з роботи (за власним бажанням або за угодою сторін) і на її підставі видати наказ про звільнення з роботи працівника. Після цього в день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення, провести з ним остаточний розрахунок і на вимогу працівника внести записи про звільнення до його трудової книжки, в якій зазначається: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України» або «Звільнений за угодою сторін, пункт 1 статті 36 КЗпП України». І тільки після працевлаштування працівника на нове основне місце роботи його можна прийняти на роботу як сумісника в загальновстановленому порядку.

Якщо відбувається звільнення працівника з одного підприємства, яке для нього було основним місцем роботи, у зв’язку з переведенням на інше підприємство (за пунктом 5 статті 36 КЗпП) за наявності домовленості між підприємствами, то в цій ситуації працівник після звільнення з основного місця роботи на одному підприємстві відразу приймається на основне місце роботи на іншому підприємстві. Відповідно, на тому підприємстві, з якого працівник переводиться, його відразу після звільнення можна прийняти на роботу як сумісника відповідним наказом.

Відображення працівника у Податковому розрахунку

При відображенні в Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок) зміни працівником місця роботи з неосновного на основне за однією і тією ж посадою слід враховувати норми Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4, у редакції наказу від 24.01.2025 № 39 (далі — Порядок № 4).

Згідно з пунктом 5 розділу IV Порядку № 4 додаток Д5 до Податкового розрахунку подається платником ЄСВ, якщо протягом звітного періоду, зокрема:

– укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою;

– укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;

– особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника ЄСВ;

– особу призначено на нову посаду.

Якщо протягом звітного періоду платником ЄСВ із застрахованою особою було розірвано трудовий договір, а потім знову укладено, на таку застраховану особу робиться два записи у додатку Д5: перший — із зазначенням дати припинення трудових відносин, другий — дати початку трудових відносин.

Відображення в Податковому розрахунку працівника, якого звільняють і приймають на роботу

Якщо при зміні працівником місця роботи з неосновного на основне за однією і тією ж посадою застосовуються звільнення працівника з місця роботи за сумісництвом та прийняття працівника на основне місце роботи, при цьому ці дві події відбуваються в одному календарному місяці, то в додатку Д5 до Податкового розрахунку працівник відображається в двох рядках:

– в першому рядку відображається звільнення працівника з роботи за сумісництвом, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 07 «Категорія особи» — 2 (найманий працівник без трудової книжки); у графі «дата закінчення» реквізиту 10 «Період трудових … відносин …» — дата звільнення; в реквізиті 11 «Внутрішній сумісник (1 – так, 0 – ні)» — 0; в реквізиті 16 «Документ підстава про … кінець трудових … відносин …» — дата і номер наказу про звільнення; в реквізиті 17 «Підстава для припинення трудових … відносин» — норма (пункт, стаття) КЗпП, на підставі якої відбувається звільнення працівника (п. 1 ст. 36 або ст. 38 КЗпП);

– в другому рядку відображається прийняття працівника на основне місце роботи, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 07 — категорія 1 (найманий працівник з трудовою книжкою); у графі «дата початку» реквізиту 10 «Період трудових … відносин …» — дата прийняття на роботу; в реквізиті 11 «Внутрішній сумісник (1 – так, 0 – ні)» — 0; в реквізиті 16 «Документ підстава про … початок … трудових … відносин …» — дата і номер наказу про прийняття на роботу.

В першому і другому рядках в реквізитах 13 «Професійна назва роботи», 14 «Код класифікатора професій» та 15 «Посада» відображається однакова інформація, оскільки посада у працівника не змінюється.

За наявності у працівника за сумісництвом і за основним місцем роботи нарахованих доходів у місяці відповідно звільнення та прийняття на роботу по такому працівнику в додатку Д1 до Податкового розрахунку заповнюються два рядки:

– в першому рядку відображається нарахований працівнику за основним місцем роботи дохід і нарахований на нього ЄСВ, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових …відносинах … протягом звітного місяця» — загальна кількість календарних днів тривалості трудових відносин у звітному місяці за основним місцем роботи та за сумісництвом; в реквізиті 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

– в другому рядку відображається нарахований працівнику як суміснику дохід і нарахований на нього ЄСВ, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 14 — прочерк (цей реквізит заповнюється лише в одному рядку, де відображено дані про суми нарахованої заробітної плати за основним місцем роботи); в реквізиті 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 0.

Також працівник відображається в додатку 4ДФ до Податкового розрахунку в двох рядках:

– в першому рядку з ознакою доходу «101» відображається нарахована працівнику заробітна плата (включаючи «відпускну» компенсацію) за період роботи до звільнення (як суміснику) та нараховані на неї ПДФО і ВЗ із зазначенням у графі 8 «Дата звільнення з роботи» дати звільнення з роботи;

– в другому рядку з ознакою доходу «101» відображається нарахована працівнику заробітна плата за період після прийняття на роботу (як «основному» працівнику) та нараховані на неї ПДФО і ВЗ із зазначенням у графі 7 «Дата прийняття на роботу» дати прийняття на роботу.

Відображення в Податковому розрахунку працівника, якого не звільняють

Якщо при зміні працівником місця роботи з неосновного на основне за однією і тією ж посадою працівник не звільняється, то щоб уникнути проблем з:

– нарахуванням заробітної плати (вона у сумісника і «основного» працівника може відрізнятися за окремими видами виплат — надбавки, доплати, допомога на оздоровлення чи соціально-побутові потреби тощо);

– сплатою ЄСВ (якщо база нарахування ЄСВ у календарному місяці менше мінімальної заробітної плати, то за основним місцем роботи ЄСВ сплачується з мінімальної заробітної плати);

– сплатою ПДФО (податкова соціальна пільга може застосовуватися тільки по одному з місць роботи, яку працівник вибирає самостійно);

– заповненням Податкового розрахунку, в якому у додатках Д1 і Д5 «основні» працівники (з трудовою книжкою) і працівники-сумісники (без трудової книжки) відображаються по-різному;

– нарахуванням страхових виплат (за місцем роботи за сумісництвом суми допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах можуть бути обмежені, оскільки залежать від сум таких допомог, виплачених за основним місцем роботи),

рекомендуємо за можливості застосовувати варіант зміни працівником місця роботи з неосновного на основне за однією і тією ж посадою без звільнення і прийняття на роботу не в середині місяця, а на стику двох місяців (як у вищерозглянутому прикладі — 30.04.2025 та 01.05.2025).

В цьому випадку в останньому місяці перебування працівника в статусі сумісника (у квітні) зобов’язання зі сплати ЄСВ, ПДФО з відповідним відображенням у Податковому розрахунку будуть розраховуватися за повний місяць (за весь квітень) як для сумісника, а в першому місяці перебування працівника в статусі «основного» працівника (у травні) — за повний місяць (за весь травень) як для «основного» працівника.

Що стосується відображення працівника в додатку Д5 до Податкового розрахунку, то, як зазначалося вище, в цьому додатку згідно з пунктом 5 розділу IV Порядку № 4 відображаються переміщення працівника з одного структурного підрозділу до іншого, переведення на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника ЄСВ. У графі 12 «Переведено, призначено на іншу посаду або роботу, переміщено до іншого підрозділу» зазначається (1 – так, 0 – ні) у разі переведення, призначення застрахованої особи на іншу посаду або роботу, переміщення до іншого підрозділу.

Отже, якщо роботодавцем видається наказ про переведення працівника з місця роботи за сумісництвом на основне місце за однією і тією ж посадою або видається наказ про зміну виду роботи (про зміну умови (способу) виконання посадових обов’язків) у працівника (з сумісництва на основне), то відображення працівника в додатку Д5 Порядком № 4 не передбачено. Але зміна статуса працівника з сумісника на «основного» працівника має бути відображена в Реєстрі ЗО (до нього відомості потрапляють з додатків Д1 і Д5), оскільки це впливає на права такого працівника (зокрема, на отримання страхових виплат) та обов’язки його роботодавця.

ПФУ в листі від 14.01.2025 № 2800-060202-8/2786 (див. стор. 120 цього номера) стосовно відображення в додатку Д5 зміни місця роботи працівником з основного на сумісництво повідомив наступне:

«Відповідно до Порядку (№ 4; — Авт.) графа 12 в Додатку 5 — зазначається (1 – так, 0 – ні) у разі переведення, призначення застрахованої особи на іншу посаду або роботу, переміщення до іншого підрозділу.

Враховуючи зазначене, переведення із основного місця роботи на сумісництво Порядком не передбачено.

Тому для правильного відображення в реєстрі застрахованих осіб необхідно на застраховану особу в Додатку 5 зазначити дату закінчення трудових або цивільно-правових відносин за категорією особи 1 (найманий працівник з трудовою книжкою) та відобразити дату початку — за категорією 2 (найманий працівник без трудової книжки).».

Отже, за аналогією, оскільки Порядком № 4 не передбачено відображення в додатку Д5 переведення з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи, а також не передбачено відображення зміни виду роботи (зміни умови (способу) виконання посадових (трудових) обов’язків) у працівника (з сумісництва на основне), для правильного відображення зазначених подій в Реєстрі ЗО по працівнику в додатку Д5 необхідно зазначити дату закінчення трудових відносин за категорією особи 2 (найманий працівник без трудової книжки) та відобразити дату початку трудових відносин за категорією 1 (найманий працівник з трудовою книжкою). Тобто працівник має бути відображений в двох рядках в тому ж порядку, що і при зміні місця роботи з неосновного на основне шляхом видання наказів про звільнення та прийняття на роботу (див. вище). Єдина відмінність — в реквізиті 16 «Документ підстава про початок, кінець … трудових … відносин …» замість реквізитів наказів про звільнення та прийняття на роботу потрібно в обох рядках зазначити реквізити наказу про переведення працівника з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи або наказу про зміну виду роботи (зміну умови (способу) виконання посадових (трудових) обов’язків) у працівника (з сумісництва на основне). При цьому в першому рядку (де відображається закінчення трудових відносин за категорією особи 2) реквізит 17 «Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин» не заповнюється, оскільки немає звільнення.

Якщо застосувати зміну працівником місця роботи з неосновного на основне за однією і тією ж посадою без звільнення і прийняття на роботу на стику двох місяців неможливо, а це робиться в середині місяця, то, як роз’яснив ПФУ у листі від 16.11.2016 № 36884/05-10 (див. ВПЗ № 12/2016, стор. 112), у випадку зміни сумісництва на основне місце роботи без припинення трудових відносин протягом звітного періоду для такого працівника в таблиці 6 Звіту з ЄСВ (наразі — в додатку Д1 до Податкового розрахунку) необхідно заповнити два рядки. У кожному з них слід окремо зазначити заробітну плату й нарахований ЄСВ для основного працівника та для сумісника, зазначивши у графі 22 (наразі — в реквізиті 21) відповідну ознаку наявності трудової книжки.

Отже, в додатку Д1 в місяці зміни місця роботи з неосновного на основне за однією і тією ж посадою без звільнення і прийняття на роботу працівник відображається в двох рядках, а саме в тому ж порядку, що і при зміні місця роботи з неосновного на основне зі звільненням та прийняттям на роботу (див. вище).

В додатку 4ДФ сумарна заробітна плата, нарахована працівнику за місяць (за сумісництвом і основним місцем роботи), відображається в одному рядку, при цьому графи 7 «Дата прийняття на роботу» і 8 «Дата звільнення з роботи» не заповнюються, оскільки  трудові відносини не припинялись.