Использование работником корпоративной и личной платежных карточек при расчетах для нужд предприятияВикористання працівником корпоративної та особистої платіжних карток при розрахунках для потреб підприємства

В соответствии со статьей 121 Кодекса законов о труде Украины работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.¹

Предоставление работодателем денежных средств работникам в виде аванса на командировку может быть осуществлено как наличными, так и безналичным способом путем их перечисления на корпоративный счет предприятия или личные счета работников.

Так, согласно пункту 5 постановления Кабинета Министров Украины «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98) и пункту 4 раздела І «Общие положения» Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), предприятие, командирующее работника, обеспечивает его денежными средствами как аванс для осуществления текущих расходов во время командировки. Аванс перечисляется на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, или счет предприятия, учреждения, организации, направляющих работника в командировку, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карточек.

Работнику возмещаются (при наличии документального подтверждения оплаты) понесенные в связи с командировкой комиссионные расходы в случае обмена валюты, суммы комиссионного вознаграждения за предоставленные банком услуги, связанные с использованием платежных карточек и наличных (с учетом особенностей системы финансовых расчетов в государстве командировки), в том числе возмещаются расходы, связанные с перечислением аванса на расчетный счет работника; возвратом денежных средств со счета работника на соответствующий счет предприятия; переводом денежных средств электронными средствами — в безналичной форме; проведением безналичных расчетов в валюте, отличной от валюты счета платежной карты; получением наличных с применением платежной карточки; конвертацией наличной иностранной валюты в национальную валюту государства командировки; получением выписки банка-эмитента платежной карты (абз. третий п. 4 р. І Инструкции № 59).

Поскольку нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 распространяются только на государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств (далее — бюджетные учреждения), хозрасчетные предприятия могут самостоятельно разработать внутренний документ (например, Положение о командировках), определяющий порядок предоставления денежных средств работникам, направляемым в командировку, в том числе предусмотреть возможность использования таких денежных средств с применением корпоративной или личной платежных карточек.

Предоставление командируемым работникам денежных средств путем их перечисления на корпоративный счет предприятия или личные счета работников выгодно предприятию, поскольку исключает расходы, связанные со снятием наличных в банке (составляют 0,5–2% снимаемой суммы), сокращает время предоставления указанных денежных средств (не нужно посещать банк), упрощает работу бухгалтерии (уменьшается количество отчетных документов, связанных с предоставлением работникам подотчетных сумм).

Кроме того, при направлении работников в командировку за границу предприятию не нужно приобретать валюту конкретной страны (снятие наличных или оплата в безналичной форме расходов за границей с «карточного» счета могут быть осуществлены в валюте страны командировки по установленному курсу или кросс-курсу), а работнику не нужно декларировать таможенному органу вывозимую сумму (имеющуюся на текущем счете) и потверждать документально снятие наличности со счетов в банках на сумму, которая превышает в эквиваленте 10 000 евро (если сумма вывозимой валюты превышает указанный эквивалент).

Получение платежных карточек в банке

Порядок открытия банками счетов клиентов, использования денежных средств по ним регламентируется Инструкцией о порядке открытия и закрытия счетов клиентов банков и корреспондентских счетов банков – резидентов и нерезидентов, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины (далее — НБУ) от 12.11.2003 г. № 492, в редакции постановления Правления НБУ от 01.04.2019 г. № 56 (далее — Инструкция № 492).

Порядок открытия текущих счетов субъектам хозяйствования, которыми являются юридические лица – резиденты и физические лица – предприниматели, определен в разделе ІІІ Инструкции № 492, а порядок открытия текущих счетов физическим лицам для собственных нужд (в том числе порядок открытия работодателем своим работникам текущих счетов для перечисления на них заработной платы) определен в разделе V Инструкции № 492.

После открытия банком субъекту хозяйствования (далее — СХ) или физическому лицу (в т. ч. работнику) текущего счета, которое осуществляется путем заключения договора банковского счета, банк изготовляет и выдает доверенному лицу СХ или физическому лицу электронное платежное средство (платежную карточку).

Согласно пункту 1.14 статьи 1 Закона Украины «О платежных системах и переводе денежных средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III (далее — Закон № 2346) электронное платежное средство (далее — ЭПС) — платежный инструмент, который предоставляет его держателю возможность с помощью платежного устройства получить информацию о принадлежащих держателю денежных средствах и инициировать их перевод.

Платежная карточка (далее — ПК) — это ЭПС в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, которая используется для инициирования перевода денежных средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка с целью оплаты стоимости товаров и услуг, перечисления денежных средств со своих счетов на счета других лиц, получения денежных средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы, а также осуществления других операций, предусмотренных соответствующим договором (п. 1.27 ст. 1 Закона № 2346).

Банк, являющийся участником платежной системы и осуществляющий эмиссию (выпуск, предоставление) ЭПС, является эмитентом ЭПС (п. 1.13 ст. 1 Закона № 2346).

Общие требования к эмиссии банками ЭПС и порядок осуществления операций с ЭПС установлены Положением о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденным постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705 (далее — Положение № 705).

В соответствии с разделом ІІ Положения № 705 эмиссия ЭПС в пределах Украины проводится исключительно банками, которые заключили договор с платежной организацией платежной системы и получили ее разрешение на выполнение этих операций (кроме банков, осуществляющих эмиссию ЭПС для использования в пределах этих банков).

Пользователем ЭПС (далее — пользователь) может быть СХ или физическое лицо. Эмитент (банк) имеет право предоставлять для осуществления платежных и других операций физическим лицам, не осуществляющим предпринимательскую деятельность и их доверенным лицам, личные ЭПС, а СХ — корпоративные (бизнесовые) ЭПС.

ЭПС, с помощью которого можно инициировать перевод со счета пользователя, должно позволять идентифицировать пользователя. Идентификация пользователя может осуществляться по реквизитам ЭПС, нанесенным на него в графическом и электронном виде.

Банк имеет право передать ЭПС в собственность пользователя или предоставить ЭПС ему в пользование в порядке, определенном договором об использовании электронного платежного средства (далее — договор), который заключается в письменной форме (бумажной или электронной). Договор может заключаться путем присоединения клиента к публичному предложению заключения договора (оферта), размещенному в общедоступном для клиента месте в банке и на его официальном сайте в Интернет.

Банк перед заключением договора обязан ознакомить пользователя с его условиями, тарифами на обслуживание ЭПС и правилами пользования ЭПС.

Банк обязан при выдаче ЭПС предоставить пользователю в способ, установленный банком и пользователем, экземпляры:

1) договора, что позволяет установить дату его заключения;

2) правил пользования ЭПС;

3) тарифов банка на обслуживание ЭПС, действовавших на дату заключения договора.

Банк имеет право предоставлять пользователю экземпляры договора, правил и тарифов с помощью информационно-телекоммуникационных систем (с обязательным указанием даты их отправления).

Исчерпывающий перечень информации, которая отражается в договоре, приведен в пункте 9 раздела II Положения № 705. В договоре банк обязан указать следующие условия, в частности:

– тип ЭПС;

– порядок предоставления в пользование или передачи в собственность ЭПС пользователю;

– виды платежных операций, которые пользователь имеет право осуществлять с использованием ЭПС, правила и максимальный срок их выполнения;

– порядок обслуживания счета (по дебетовой, дебетово-кредитной или кредитной схеме, размеры гарантийного обеспечения и/или неснижаемого остатка денежных средств на счете, порядок кредитования пользователя, порядок установления курса продажи, обмена или конвертации иностранной валюты и т. п.);

– тарифы банка на обслуживание операций с использованием ЭПС на момент заключения договора, порядок уведомления пользователя об их изменении и получении согласия пользователя;

– информацию о лимитах и/или ограничениях по операциям с использованием ЭПС или платежных дополнений, реализованных в ЭПС (при наличии);

– право пользователя на получение выписок о движении денежных средств по его счету, периодичность и порядок их получения;

– порядок обеспечения эмитентом и пользователем мер безопасности во время пользования ЭПС;

– порядок рассмотрения споров;

– право банка останавливать платежные операции, которые могут быть связаны с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, финансированием терроризма и финансированием распространения оружия массового уничтожения в соответствии с требованиями законодательства Украины;

– право банка на момент установления правомерности перевода останавливать зачисление денежных средств на счет пользователя в случае поступления от банка-инициатора сообщения о ненадлежащем переводе денежных средств;

– ответственность эмитента и пользователя и т. п.

Условия договора не должны содержать требование о безусловной ответственности пользователя ЭПС за ненадлежащий перевод, за исключением, если доказано, что действия или бездействие пользователя привели к потере ЭПС пользователя, разглашению персонального идентификационного номера (ПИН) или другой информации, позволяющей инициировать платежную операцию.

ЭПС может существовать в любой форме, на любом носителе, который дает возможность хранить информацию, необходимую для инициирования электронного перевода. ЭПС должно содержать обязательные реквизиты, которые дают возможность идентифицировать платежную систему и эмитента. Платежная организация имеет право в правилах платежной системы установить дополнительные реквизиты ЭПС.

Таким образом, после открытия текущего счета его владельцу (СХ, физическому лицу) выдается ЭПС, с помощью которого возможно использование денежных средств (снятие наличных, перечисление в безналичной форме) с указанного счета.

Использование денежных средств с текущих счетов с помощью платежных карточек

Осуществление операций с текущих счетов с использованием ЭПС регулируется Инструкцией № 492 и разделом ІІІ «Осуществление операций с использованием электронных платежных средств» Положения № 705.

Согласно пункту 1 раздела ІІІ Положения № 705 пользователи имеют право использовать личные и корпоративные ЭПС для осуществления платежных операций в соответствии с условиями договора с эмитентом и требованиями законодательства Украины.

СХ не имеют права использовать корпоративные ЭПС для выплаты заработной платы, выплат социального характера.

Платежная операция — действие, инициированное пользователем ЭПС, по внесению или снятию наличных со счета, осуществлению расчетов в безналичной форме с использованием этого ЭПС и/или его реквизитов по банковским счетам (пп. 8 п. 4 р. І Положения № 705).

Текущий счет — это счет, открываемый банком клиенту на договорной основе для хранения денег и осуществления расчетно-кассовых операций с помощью платежных инструментов в соответствии с условиями договора и требованиями законодательства Украины (пп. 6 п. 3 Инструкции № 492).

Условия открытия текущего счета и особенности его функционирования предусматриваются в договоре банковского счета, заключаемом между банком и его клиентом. Договор банковского счета заключается в письменной форме в бумажном или электронном виде (п. 7 Инструкции № 492, ч. 2 ст. 6 Закона Украины «О финансовых услугах и государственном регулировании рынков финансовых услуг» от 12.07.2001 г. № 2664-III).

В соответствии с пунктом 14 Инструкции № 492 по текущим счетам, которые открываются банками клиентам-резидентам в национальной валюте, осуществляются все виды расчетно-кассовых операций в соответствии с условиями договора и требованиями законодательства Украины.

Следовательно, если работодатель предоставляет работнику корпоративное ЭПС, то с его помощью работник может снимать в банкомате наличные в национальной валюте для финансирования командировочных расходов и выполнения гражданско-правовых действий, в том числе осуществления закупок ТМЦ для нужд предприятия, а также осуществлять безналичные расчеты (через платежные терминалы, импринтеры), в том числе с целью закупки ТМЦ для нужд предприятия. При этом сумма, которая может быть перечислена на текущий счет предприятия и которую работник может снять наличными с применением корпоративного ЭПС, законодательством (в т. ч. Инструкцией № 492) не ограничена.

Что касается использования денежных средств в национальной валюте с текущих счетов физических лиц, то согласно пункту 14 Инструкции № 492 запрещается использовать текущие счета физических лиц, которые открываются для собственных нужд, для проведения операций, связанных с осуществлением предпринимательской и независимой профессиональной деятельности. По текущим счетам в национальной валюте физических лиц – резидентов осуществляются все виды расчетно-кассовых операций в соответствии с условиями договора и требованиями законодательства Украины, которые не связаны с осуществлением предпринимательской и независимой профессиональной деятельности.

Пунктом 68 Инструкции № 492 установлено, что банк открывает текущие счета физическим лицам для осуществления некоторых видов выплат (заработной платы, дивидендов, стипендий, пенсий, социальной помощи, возврата излишне выплаченных сумм, других выплат) по обращению СХ, который заключает с банком договор об открытии текущих счетов в пользу физических лиц.

Банк открывает физическому лицу отдельный текущий счет для зачисления исключительно заработной платы, стипендии, пенсии, социальной помощи и других предусмотренных законодательством Украины социальных выплат или использует уже открытый для этих целей счет (далее — отдельный счет). Клиент обязан во время открытия отдельного счета в заявлении об открытии текущего счета, форма которого приведена в приложении 3 к Инструкции № 492, в строке «Дополнительная информация» указать, что счет открывается для зачисления заработной платы, стипендии, пенсии, социальной помощи и других предусмотренных законодательством Украины социальных выплат. Такая информация для действующего текущего счета указывается в дополнительном договоре к договору банковского счета (п. 69 Инструкции № 492).

Таким образом, если работнику открыт отдельный («зарплатный») счет, то предприятие имеет право перечислять на него только заработную плату и приравненные к ней выплаты, осуществляемые в рамках трудового договора. Поскольку командировка является служебной поездкой работника по распоряжению руководителя предприятия (выполнением работником трудовых обязанностей), то аванс на командировку можно перечислять на отдельный («зарплатный») счет работника с последующим использованием с него денежных средств работником с помощью личного ЭПС для осуществления командировочных расходов (на проживание, проезд и т. п.).

Если у работника как физического лица имеется текущий не отдельный (не «зарплатный») счет в банке, то на него работодатель также имеет право перечислять аванс на командировку для осуществления командировочных расходов.

Не рекомендуем с «зарплатного» и «незарплатного» текущих счетов физического лица (работника) оплачивать по безналичному расчету с помощью личного ЭПС приобретение ТМЦ (оплату услуг) для нужд предприятия, поскольку такая оплата контролирующими органами может быть расценена как операция в пользу предприятия, связанная с осуществлением предпринимательской деятельности. Во избежание указанной ситуации советуем разъяснять командированным работникам, что в случае перечисления предприятием аванса на командировку на их личные текущие счета необходимо сначала снимать наличные с таких счетов, а затем за них приобретать ТМЦ для нужд предприятия.

Что касается текущих счетов в иностранной валюте (далее — инвалюта), то согласно пункту 14 Инструкции № 492 клиенты банков осуществляют валютные операции по счетам в соответствии с валютным законодательством и нормативно-правовыми актами НБУ по вопросам осуществления операций с валютными ценностями.

Согласно пункту 4 Положения об осуществлении операций с валютными ценностями, утвержденного постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 2 (далее — Положение № 2), к текущим валютным операциям, в частности, относятся:

– операции по оплате труда, выплате стипендий, пенсий, алиментов, государственной помощи, материальной помощи, помощи родственников, благотворительной и гуманитарной помощи, выплат и компенсаций, включая выплаты по возмещению ущерба, причиненного работникам вследствие увечья, профессионального заболевания или иного повреждения здоровья я, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, жертвам политических репрессий, жертвам нацистских преследований, членам их семей и наследникам, возмещение по страховым случаям, выплаты премий, призов, унаследованных денежных средств, денежных средств по договорам дарения (пп. 5);

– оплата расходов, связанных с командировкой за границу (пп. 14);

– оплата физическими лицами продукции, работ, услуг, прав интеллектуальной собственности, приобретаемых у нерезидентов за границей для собственного потребления (пп. 18).

Вышеуказанные валютные операции относятся к текущим неторговым операциям, а к торговым операциям относятся расчеты за экспорт и импорт товара (последний абзац п. 4 Положения № 2). Расчеты по текущим торговым валютным операциям между резидентами и нерезидентами осуществляются исключительно через банки (п.п. 28, 31 Положения № 2).

СХ имеют право осуществлять расчеты по внешнеэкономическому договору по экспорту/импорту товаров с помощью ЭПС, если операция по одному такому договору в один операционный день не превышает незначительный размер, т. е. 400 000 грн. (п. 32-1, пп. 2 п. 2 Положения № 2).

СХ-резиденты имеют право осуществлять расчеты по обеспечению расходов на командировку работников за границу, а также расчеты по оплате представительских расходов на организацию официальных мероприятий за границей, с использованием снятой для этих целей с собственных текущих счетов наличной инвалюты (п. 42 Положения № 2).

Кроме того, СХ, имеющие собственные транспортные средства (арендованные, зафрахтованные), имеют право использовать наличную инвалюту с текущих счетов для осуществления расчетов по оплате эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за границей (п. 43 Положения № 2).

Таким образом, если у работодателя имеется текущий счет в инвалюте, то денежные средства с него с помощью корпоративного ЭПС могут быть использованы командированным работником за границей только для получения наличной инвалюты в целях оплаты командировочных и представительских расходов, эксплуатационных расходов транспортных средств, а также для осуществления расчетов в безналичной форме, связанных с указанными расходами. Однако с помощью инвалютного корпоративного ЭПС командированный работник не может за границей приобретать ТМЦ (оплачивать работы, услуги) для нужд предприятия, кроме безналичного расчета по внешнеэкономическому договору, связанному с экспортом/импортом товаров, если операция по одному такому договору в один день не превышает 400 000 грн.

Обращаем внимание, что работодатель не имеет права выплачивать, а работник не имеет права получать заработную плату с текущего счета предприятия с помощью корпоративного ЭПС (зарплата может быть перечислена работодателем только на текущий отдельный счет физического лица и использована им с помощью личного ЭПС). Этот нюанс необходимо учитывать работодателям, которые перечисляют заработную плату командированным работникам.

Напомним, что согласно пункту 3 раздела ІI Инструкции № 59 заработная плата перечисляется командированному работнику на его текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, или в определенных законодательством случаях переводится по почте по просьбе работника за счет предприятия, которое его командировало. То есть в этой норме под платежной карточкой следует понимать личное ЭПС.

В соответствии с пунктами 9 – 11 раздела ІІІ Положения № 705 выдача наличных в национальной валюте через кассы банков осуществляется по ЭПС, эмитированным как резидентами, так и нерезидентами.

На территории Украины разрешается выдача наличных в инвалюте через кассы уполномоченных банков-эмитентов по ЭПС пользователей, которым эмитенты открыли счета в инвалюте, а также через кассы уполномоченных банков-эквайров по ЭПС, эмитированным нерезидентами.

Банк обязан по требованию пользователя предоставить информацию о курсе покупки/продажи/конвертации инвалюты, который применялся во время осуществления операции с использованием ЭПС.

Поставщик платежных услуг обязан предоставлять пользователям информацию о выполненных ими платежных операциях бесплатно. Пользователь и эмитент имеют право договориться и предусмотреть в договоре оплату за получение дополнительной информации или информации, которая предоставляется чаще, чем один раз на месяц.

Пунктами 3 и 5 раздела VI Положения № 705 определено, что банк обязан в способ, предусмотренный договором, уведомлять пользователя об осуществлении операций с использованием ЭПС, а в случае невыполнения этой обязанности банк несет риск убытков от осуществления таких операций. Пользователь обязан контролировать движение денежных средств по своему счету и уведомлять эмитента об операциях, которые не выполнялись пользователем.

Эмитент имеет право принять решение о приостановлении осуществления операций с использованием определенного ЭПС, а также об изъятии ЭПС при наличии обстоятельств, которые могут свидетельствовать о незаконном использовании ЭПС. Но перед этим по возможности эмитент обязан проинформировать пользователя о приостановлении права использовать ЭПС и причинах такого приостановления (п. 12 р. VI Положения № 705).

Пользователь ЭПС обязан использовать ЭПС в соответствии с требованиями законодательства Украины и условий договора, заключенного с эмитентом, и не допускать использования ЭПС лицами, не имеющими на это законного права или полномочий. Эмитент имеет право передать ЭПС, эмитированный на имя пользователя, доверенному лицу или представителю пользователя (п. 1 р. VI Положения № 705).

Документальное подтверждение расчетов, осуществленных с помощью платежных карточек

Для возможности компенсации работнику расходов, осуществленных в командировке с применением корпоративного или личного ЭПС, он должен после окончания командировки предоставить предприятию документы, подтверждающие сумму таких расходов.

Общие правила документооборота по операциям с использованием ЭПС изложены в главе VII Положения № 705.

Согласно пунктам 1 – 11 главы VII Положения № 705 документы по операциям с использованием ЭПС и другие документы, которые применяются в платежных системах для платежных операций с использованием ЭПС, могут быть в бумажной и/или электронной форме. Формы документов по операциям с использованием ЭПС устанавливаются правилами платежных систем и должны содержать обязательные реквизиты, определенные этим Положением.

Операции пользователей должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов по операциям с использованием ЭПС в бумажной форме, которые составляются и печатаются на государственном языке по месту проведения операции в таком количестве экземпляров, которое необходимо для всех участников операции, и/или документов в электронной форме, предусмотренных правилами платежной системы. Документы по операциям с использованием ЭПС могут быть оформлены и/или напечатаны на другом языке по договоренности сторон или если платежное устройство дает пользователю техническую возможность осуществить выбор языка по его заказу.

Бумажные документы по операциям с использованием ЭПС могут не оформляться по месту проведения операции, если расчеты за товары (услуги) осуществляются пользователем на сумму до 20 нмдг, или такое право предусмотрено правилами соответствующей платежной системы, или пользователь отказался от их получения.

Документы по операциям с применением ЭПС могут оформляться в электронной форме при осуществлении операций в сфере электронной коммерции и системах дистанционного обслуживания при условии их доставки пользователю.

Документы по операциям с использованием ЭПС имеют статус первичного документа и могут быть использованы во время урегулирования спорных вопросов.

Операции, осуществляемые с использованием ЭПС с применением платежных терминалов, должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, а операции с использованием платежных карточек с применением импринтеров — с оформлением слипа, форма которого определяется платежной системой.

Документы по операциям с использованием ЭПС должны содержать такие обязательные реквизиты:

1) наименование платежной системы;

2) идентификатор эквайра и торговца или другие реквизиты, которые дают возможность их идентифицировать;

3) идентификатор платежного устройства;

4) дату и время осуществления операции;

5) сумму и валюту операции;

6) сумму комиссионного вознаграждения;

7) реквизиты ЭПС, которые разрешены правилами безопасности платежной системы;

8) вид операции;

9) код авторизации или другой код, который идентифицирует операцию в платежной системе.

Правила платежных систем и/или внутрибанковские правила могут предусматривать также другие дополнительные реквизиты документов по операциям с использованием ЭПС.

Эмитенты обязаны в порядке и сроки, установленные договором, предоставлять владельцам счетов выписки о движении денежных средств на их счетах по операциям, которые выполнены пользователями ЭПС. Ежемесячная выписка о платежных операциях по договору должна предоставляться бесплатно.

Выписка о движении денежных средств по счету может предоставляться владельцу счета в банке, направляться по почте, электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон, через банкомат и т. п.

Если владелец счета не согласен с операциями по счету, перечень которых указан в выписке, он имеет право обратиться к эмитенту с заявлением о рассмотрении спорного вопроса или в суд. Эмитент в порядке и в сроки, установленные правилами платежной системы и условиями договора, во время рассмотрения заявления пользователя имеет право получать от эквайра документы по операциям с применением ЭПС или их копии, которые подтверждают осуществление пользователем этих операций.

Отчетность работника об израсходованных суммах с применением платежных карточек

Согласно пункту 20 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148, физические лица – доверенные лица учреждений/предприятий (юридических лиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличные с текущего счета с применением корпоративного ЭПС или личного ЭПС, используют их по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица представляют в бухгалтерию учреждения/предприятия отчет об использовании наличных вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала) вместе с неизрасходованным остатком наличных.

Форма Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), утверждена приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 г. № 841, в редакции приказа от 10.03.2016 г. № 350. Этим же приказом утвержден Порядок составления Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Порядок № 841).

Согласно подпункту 170.9.2 пункта 170.9 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) авансовый отчет представляется по установленной форме до окончания 5-го банковского дня, наступающего за днем, в котором налогоплательщик:

• завершает командировку;
• завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет.

При наличии излишне израсходованных денежных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет лица, которое их выдало, до или во время представления указанного отчета.

В соответствии с подпунктом 170.9.3 НКУ действие пункта 170.9 НКУ распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом следующих особенностей:

а) в случае если во время служебных командировок командированное лицо – налогоплательщик получил наличные с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку денежных средств и возвращает сумму излишне израсходованных денежных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки;

б) в случае если во время служебных командировок командированное лицо –налогоплательщик применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления налогоплательщиком отчета об использовании выданных на командировку денежных средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Аналогичные нормы по предельным срокам представления авансового отчета по израсходованным в командировке денежным средствам содержат пункт 3 Порядка № 841, пункт 11 раздела ІІ «Порядок командировки в пределах Украины» и пункт 17 раздела ІІІ «Порядок командировки за границу» Инструкции № 59.

Учитывая вышеизложенное, если, например, работник при нахождении в командировке снял наличные с текущего счета предприятия с помощью корпоративного ЭПС, вернулся из командировки в пятницу 6 ноября, то он должен представить авансовый отчет в течение 3 банковских дней, следующих за пятницей 6 ноября (днем завершения командировки). Поскольку суббота 7 ноября и воскресенье 8 ноября не являются рабочими днями для банков, тремя банковскими днями после 6 ноября являются 9, 10 и 11 ноября. Следовательно, работник должен представить авансовый отчет и вернуть предприятию неиспользованные «корпоративные» наличные не позднее 11 ноября.²

Если работник при нахождении в командировке не снимал наличные с текущего счета предприятия, но с помощью корпоративного ЭПС осуществил расчеты в безналичной форме, и вернулся из командировки в пятницу 6 ноября, то он должен представить авансовый отчет в течение 10 банковских дней, следующих за пятницей 6 ноября (днем завершения командировки), то есть не позднее 20 ноября, поскольку десятью рабочими днями для банков после 6 ноября являются дни 9 – 13, 16 – 20 ноября. При наличии уважительных причин работодатель может продлить срок представления авансового отчета до 20 банковских дней, т. е. авансовый отчет должен быть представлен не позднее 4 декабря, поскольку двадцатью рабочими днями для банков после 6 ноября являются 9 – 13, 16 – 20  23 – 27, 30 ноября, 1 – 4 декабря.

Если работник при нахождении в командировке снял наличные для осуществления командировочных расходов со своего текущего счета с помощью личного ЭПС, вернулся из командировки в пятницу 6 ноября, то он должен представить авансовый отчет в течение 5 банковских дней, следующих за пятницей 6 ноября (днем завершения командировки), т. е. не позднее 13 ноября.

Обращаем внимание, что расходы, отраженные в авансовом отчете, должны быть документально подтверждены (квитанциями платежного терминала, чеками банкомата, слипами и т. п.), при этом датированы во временных промежутках не позднее последнего дня командировки (дата проездного документа при возвращении из командировки может быть позднее последнего дня командировки³) или дня завершения выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению предприятия.

По мнению Минфина⁴, в случае оплаты директором предприятия стоимости проживания в гостинице нескольких командированных работников с помощью закрепленного за директором корпоративного ЭПС (т. е. в пределах денежных средств, выданных под отчет), к авансовому отчету необходимо приложить оригиналы квитанций (счетов) гостиницы, в которых должны быть указаны фамилии всех работников, за проживание которых осуществлена оплата, сроки проживания в гостинице указанных лиц, стоимость снятых ими номеров и виды включенных в квитанции (счета) расходов. При этом выданный на имя директора предприятия оригинал квитанции (счета) на оплату проживания в гостинице всех работников предприятия на полную (общую) сумму без указания вышеперечисленных реквизитов не может быть принят к авансовому отчету.

К вышеизложенному добавим, что при групповых командировках работников оплата командировочных расходов за всех работников может осуществляться доверенным лицом с помощью одного корпоративного ЭПС, но возмещаются (учитываются) расходы персонально по каждому командированному работнику, поэтому каждый работник после возвращения из командировки должен представить авансовый отчет с отражением расходов (на проезд, проживание и т. п.), понесенных на него (персонально) или им самим, с приложением подтверждающих документов (при необходимости — их копий).

Отражение в учете предприятия операций с применением платежных карточек

Согласно статье 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете) основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы.

Как отмечалось выше, операции с применением ПК должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов, которые составляются и печатаются по месту проведения операции. Документы по операциям с использованием ЭПС (ПК) имеют статус первичных документов (п.п. 3, 5 р. VII Положения № 705).

При представлении работником в бухгалтерию авансового отчета после возвращения из командировки или после выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет работодателя, когда работником использовались подотчетные денежные средства с использованием корпоративной или личной ПК, он должен представить вышеуказанные первичные документы, подтверждающие получение наличных со счета или безналичное использование денежных средств с корпоративного счета при осуществлении хозяйственной операции. На основании представленных подотчетным лицом первичных документов предприятие отражает хозяйственные операции в бухгалтерском учете.

Рассмотрим порядок такого отражения на конкретных примерах, если работник использовал ПК для осуществления расходов с корпоративного счета в национальной валюте (см. таблицы 1–2 ниже).

Таблица 1

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с корпоративного счета с помощью платежной карточки во время командировки

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
		Д-т	К-т
1	Перечислены банку денежные средства за открытие корпоративного счета	92	311	200,00
2	Перечислены банку денежные средства за эмиссию корпоративной платежной карточки	92	311	30,00
3	Отнесены на финансовые результаты расходы на открытие корпоративного счета и эмиссию корпоративной платежной карточки (200 грн. + 30 грн.)	791	92	230,00
4	Перечислены денежные средства на корпоративный счет с другого текущего счета предприятия	313	311	20 000,00
5	Сняты работником в банкомате (выданы под отчет) денежные средства с корпоративного счета с помощью платежной карточки во время командировки для осуществления командировочных расходов	372	313	10 000,00
6	Представлен работником авансовый отчет после возвращения из командировки (9000 грн. — суточные, расходы на проживание и проезд в командировке) и возвращен остаток неиспользованной наличности (1000 грн.) в кассу предприятия	92 301	372 372	9000,00 1000,00

Таблица 2

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с корпоративного счета с помощью платежной карточки на закупку ТМЦ для нужд предприятия

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
		Д-т	К-т
1	01.10.2020 перечислены денежные средства предприятием на корпоративный счет	313	311	8000,00
2	05.10.2020 водитель с помощью корпоративной ПК осуществил оплату в безналичной форме приобретения ГСМ для нужд предприятия	372	313	1200,00
3	06.10.2020 водитель представил авансовый отчет  о приобретении ГСМ: – стоимость ГСМ (без НДС); – НДС	92 641/ндс	372 372	1000,00 200,00
4	08.10.2020 секретарь снял наличность с корпоративного счета для приобретения канцтоваров для нужд предприятия	372	313	800,00
5	09.10.2020 произошли такие события: – секретарь представил авансовый отчет о приобретении канцтоваров; – секретарь возвратил в кассу предприятия неиспользованную наличность	92 301	372 372	700,00 100,00

Для целей отражения в учете «карточных» операций важно понимать, что перечисленные предприятием на корпоративный счет денежные средства не считаются выданными работнику под отчет, поскольку они продолжают принадлежать предприятию. Денежные средства считаются выданными работнику под отчет только в случае использования (снятия) их с корпоративного счета с помощью корпоративного ЭПС (это подтверждает банковская выписка о движении денежных средств на корпоративном счете).

В случае перечисления предприятием денежных средств на личный счет работника, они считаются выданными работнику под отчет в день такого перечисления.

Учет расходов при командировках за границу

При направлении работника в командировку за границу и осуществлении операций с применением ЭПС необходимо учитывать следующие положения нормативно-правовых документов:

– бюджетные учреждения, направляющие работников в командировку за границу, обеспечивают их денежными средствами (авансом) в валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день представления уполномоченному банку расчета расходов на командировку (п. 5 Постановления № 98, п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59);

– бюджетные учреждения при необходимости в авансировании работника денежными средствами в национальной валюте государства, в которое командируется работник, перерасчет предельной суммы суточных расходов, установленной в долларах США, в валюту государства командировки осуществляют по кросс-курсу, рассчитанному по установленному иностранным банком валютному (обменному) курсу национальной валюты государства пребывания к валюте государства командировки и доллара США на день представления уполномоченному банку расчета расходов на командировку (п. 16.3 р. ІІІ Инструкции № 59);

– хозрасчетные предприятия имеют право выплачивать аванс на командировку за границу как в инвалюте, так и в гривне (работник может самостоятельно обменять гривну на инвалюту);

– работники бюджетных учреждений неизрасходованные денежные средства в командировке возвращают на счет работодателя или в его кассу в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс (п. 17 р. ІІІ Инструкции № 59), а хозрасчетные предприятия этот вопрос должны урегулировать в локальном документе;

– при составлении работником бюджетного учреждения авансового отчета после возвращения из командировки перерасчет осуществленных в ней расходов, подтвержденных документально, осуществляется в соответствии с фактическим обменным курсом, примененным банком, а в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты — по кросс-курсу, рассчитанному по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения авансового отчета (п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59);

– если работнику, вернувшемуся из командировки за границу, необходимо выплатить дополнительные денежные средства для окончательного расчета с ним (в том числе в случае проведения им расчетов в командировке за собственные денежные средства), то их выплата осуществляется в гривне по ее официальному курсу к инвалютам, установленному НБУ на день утверждения руководителем авансового отчета (п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59).

Таким образом, работникам бюджетных учреждений возмещение расходов за границей при наличии подтверждающих документов осуществляется в гривне по ее официальному курсу к инвалютам, установленному НБУ на дату:

– получения аванса — если фактические расходы работника в инвалюте соответствуют сумме полученного аванса;

– утверждения авансового отчета руководителем — если для окончательного расчета за командировку работнику необходимо выплатить дополнительные денежные средства;

– погашения задолженности работником — при наличии суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения задолженности отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).⁵

Работникам хозрасчетных предприятий возмещение расходов за границей при наличии подтверждающих документов может осуществляться как в гривне по ее официальному курсу к инвалютам, установленному НБУ на вышеуказанные даты, так и в валюте государства, в которое командировался работник, или в долларах США/евро (это должно быть урегулировано локальным документом — Положением о командировках).

Согласно части 3 статьи 9 Закона о бухучете операции в иностранной валюте отражаются в валюте расчетов и платежей по каждой иностранной валюте отдельно.

Если у предприятия имеется текущий счет в инвалюте, то операции по такому счету отражаются в бухгалтерском учете согласно НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов», утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 10.08.2000 г. № 193.

В соответствии с пунктом 5 НП(С)БУ 21 операции в инвалюте при их первоначальном признании отражаются в валюте отчетности (гривне) путем перерасчета суммы в инвалюте с применением валютного курса на начало дня даты совершения операции. Операции по безналичным расчетам в инвалюте предприятие может отражать в валюте отчетности в сумме, определенной в документах банка, с учетом особенностей применения банком валютного курса на дату осуществления операции.

Таким образом, если работник расходует денежные средства с помощью валютного корпоративного ЭПС, то применяется курс НБУ, действовавший на дату списания денежных средств с корпоративного счета.

При расчетах с помощью корпоративного ЭПС на корпоративном счете предприятия сначала резервируются (блокируются) соответствующие суммы, а затем они списываются, при этом даты проведения операции и списания денежных средств со счета могут не совпадать. В таких случаях рекомендуем датой выдачи аванса считать дату снятия наличных по чеку банкомата или дату безналичной оплаты расходов (это необходимо отразить в локальном документе предприятия).

Поскольку при снятии работником (списании) денежных средств с корпоративного счета в инвалюте происходит операция выдачи ему подотчетных денежных средств (аванса) в инвалюте, в учете предприятия до момента представления работником авансового отчета с указанием осуществленных расходов отражают дебиторскую задолженность. В таком случае согласно пункту 6 НП(С)БУ 21 сумма аванса в инвалюте, предоставленная подотчетному лицу для приобретения немонетарных активов (оплаты командировочных расходов), при включении в стоимость таких активов (работ, услуг) пересчитывается в валюту отчетности с применением валютного курса на начало дня даты выплаты аванса. При этом если работник в командировке за границей снимает наличную валюту с корпоративного счета или оплачивает по безналичному расчету с помощью корпоративного ЭПС командировочные расходы несколько раз в разные дни, то будет несколько дат выдачи денежных средств (валюты) под отчет.

Определение курсовых разниц по монетарным статьям в инвалюте осуществляется на дату баланса, а также на дату совершения хозяйственной операции в ее пределах или по всей статье (согласно приказу об учетной политике). При определении курсовых разниц на дату совершения хозяйственной операции применяется валютный курс на начало дня даты осуществления операции. Курсовые разницы от перерасчета денежных средств в инвалюте отражаются в составе прочих операционных доходов (по кредиту счета 714 «Доход от операционной курсовой разницы») или прочих расходов операционной деятельности (по дебету счета 945 «Расходы от операционной курсовой разницы») (п. 8 НП(С)БУ 21).

В случае проведения расчета корпоративной ПК по текущему счету, валюта которого отличается от валюты расчета, банк предоставляет дополнительную услугу по конвертации (покупке-продаже) инвалюты (сумма операции конвертируется в валюту счета по курсу, порядок установления которого определен в договоре между предприятием и банком). Банковская выписка с корпоративного счета содержит информацию о сумме осуществленных расходов в валюте такого счета. Разница между суммой расходных операций по курсу НБУ и данными выписки банка соответствует стоимости расходов по операции конвертации валют. Это касается, в частности, использования денежных средств с мультивалютного корпоративного счета (текущего счета предприятия, на который денежные средства перечисляются в гривне, а снимать их можно за границей в валюте государства, в котором осуществляется снятие денежных средств или безналичная оплата расходов).

Если работнику аванс на командировку за границу предоставляется в гривне путем перечисления на его личный счет, то валютные расходы исчисляются по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета. То же самое делается в случае расходования собственных денежных средств подотчетным лицом.

ПРИМЕР 1

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с корпоративного валютного счета в командировке за границей

Заместитель директора предприятия, на которого оформлено корпоративное ЭПС по валютному счету предприятия, направлен в командировку в Германию на 4 дня с 03.11.2020 г. по 06.11.2020 г. С целью обеспечения его иностранной валютой предприятие 02.11.2020 г. приобрело иностранную валюту в сумме 2000 евро на межбанковском валютном рынке по курсу 33,34 грн. за 1 евро. Официальный курс на эту дату составлял 33,25 грн. за 1 евро.

Во время командировки работник израсходовал (снял) с корпоративного счета 1700 евро, в т. ч. суточные в размере 320 евро (80 евро х 4 к. д.), оплата проезда до места командировки и перелет в Украину — 750 евро, оплата проживания — 630 евро, о чем представил авансовый отчет после возвращения из командировки. Предположим, что использование (снятие) валюты с корпоративного счета состоялось только в один день 03.11.2020 г., в который официальный курс НБУ составлял 33,29 грн. за 1 евро.

В бухгалтерском учете предприятия указанные операции отражаются следующим образом:

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
		Д-т	К-т
1	02.11.2020 перечислены денежные средства в гривне для приобретения иностранной валюты	333	311	66 680,00 UAH 2000 EUR
2	02.11.2020 зачислена приобретенная валюта на текущий счет предприятия в иностранной валюте	312	333	66 500,00 UAH 2000 EUR
3	Отражены расходы на куплю-продажу валюты в виде разницы в курсах: 2000 х (33,34 – 33,25)	942	333	180,00
4	03.11.2020 перечислена валюта с текущего счета предприятия на корпоративный счет в иностранной валюте	314	312	66 500,00 UAH 2000 EUR
5	03.11.2020 списана валюта с корпоративного счета в иностранной валюте (1700 х 33,29)	372	314	56 593,00 UAH 1700 EUR
6	Включена в расходы сумма понесенных командировочных расходов (суточные, документально подтвердженные расходы на проезд и проживание)	92	372	56 593,00 UAH 1700 EUR

ПРИМЕР 2

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с мультивалютного счета предприятия в командировке за границей

Директор предприятия направлен в командировку в США на 4 дня с 03.11.2020 г. по 06.11.2020 г. Предприятие имеет мультивалютный корпоративный счет. На этот счет директору оформлено корпоративное ЭПС. Предприятие 02.11.2020 г. перечислило на мультивалютный корпоративный счет 80 000 грн.

Во время командировки 03.11.2020 г. работник с мультивалютного счета снял денежные средства в сумме 340 долл. США (суточные: 85 долл. США х 4 к. д.) и осуществил две оплаты с помощью корпоративного ЭПС: за перелет к месту командировки и обратно в Украину в сумме 910 долл. США и за проживание в гостинице в сумме 850 долл. США. Официальный курс НБУ на 03.11.2020 г. составлял 28,58 грн. за 1 долл. США, а курс покупки валюты при ее конвертации в этот день составил 28,75 грн за 1 долл. США. Снятые со счета (израсходованные) денежные средства отражаются как выданные работнику под отчет. Предположим, что использование (снятие) валюты работником с мультивалютного корпоративного счета в командировке состоялось только в один день — 03.11.2020 г.

В бухгалтерском учете предприятия указанные операции отражаются следующим образом:

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
		Д-т	К-т
1	02.11.2020 перечислены денежные средства в гривне на мультивалютный счет предприятия	313	311	80 000,00
2	03.11.2020 директор получил денежные средства под отчет: 340$ + 910$ + 850$ = 2100$ 2100$ х 28,58 = 60 018 грн.	372	313	2100$ 60 018,00
3	Отражены расходы на конвертацию: (28,75 – 28,58) х 2100$ = 357 грн.	942	313	357,00
4	06.11.2020 директор вернулся из командировки и представил авансовый отчет на сумму 2100$ (суточные, документально подтвердженные расходы на проезд и проживание)	92	372	2100$ 60 018,00*

* Поскольку задолженность работника по подотчетным денежным средствам подтверждена документами о полученных услугах, такая задолженность не является монетарной статьей баланса и курсовая разница по ней не определяется.

Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.¹

Надання роботодавцем коштів працівникам у вигляді авансу на відрядження може бути здійснено як готівкою, так і безготівковим способом шляхом їх перерахування на корпоративний рахунок підприємства або особисті рахунки працівників.

Так, згідно з пунктом 5 постанови Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — Постанова № 98) та пунктом 4 розділу І «Загальні положення» Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами як аванс для здійснення поточних витрат під час відрядження. Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, установи, організації, що направляють працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Працівникові відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку з відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами — у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної карти; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банку-емітента платіжної картки (абз. третій п. 4 р. І Інструкції № 59).

Оскільки норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 поширюються тільки на державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетні установи), госпрозрахункові підприємства можуть самостійно розробити внутрішній документ (наприклад, Положення про відрядження), що визначає порядок надання коштів працівникам, які направляються у відрядження, в тому числі передбачити можливість використання таких коштів із застосуванням корпоративної або особистої платіжних карток.

Звертаємо увагу, що надання працівникам, які відряджаються, коштів шляхом їх перерахування на корпоративний рахунок підприємства або особисті рахунки працівників вигідно підприємству, оскільки виключає витрати, пов’язані із зняттям готівки в банку (становлять 0,5–2% суми, що знімається), скорочує час надання зазначених коштів (не потрібно відвідувати банк), спрощує роботу бухгалтерії (зменшується кількість звітних документів, пов’язаних з наданням працівникам підзвітних сум). Крім того, при направленні працівників у відрядження за кордон підприємству не потрібно купувати валюту конкретної країни (зняття готівки або оплата в безготівковій формі витрат за кордоном з «карткового» рахунку можуть бути здійснені у валюті країни відрядження за встановленим курсом або крос-курсом), а працівникові не потрібно декларувати митному органу суму, що вивозиться (наявну на поточному рахунку), та підтверджувати документальне зняття готівки з рахунків у банках на суму, яка перевищує в еквіваленті 10 000 євро (якщо сума валюти, що вивозиться, перевищує зазначений еквівалент).

Отримання платіжних карток в банку

Порядок відкриття банками рахунків клієнтів, використання коштів за ними регламентується Інструкцією про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків та кореспондентських рахунків банків – резидентів і нерезидентів, затвердженою постановою Правління Національного банку України (далі — НБУ) від 12.11.2003 р. № 492, у редакції постанови Правління НБУ від 01.04.2019 р. № 56 (далі — Інструкція № 492).

Порядок відкриття поточних рахунків суб’єктам господарювання, якими є юридичні особи – резиденти і фізичні особи – підприємці, визначено в розділі ІІІ Інструкції № 492, а порядок відкриття поточних рахунків фізичним особам для власних потреб (в тому числі порядок відкриття роботодавцем своїм працівникам поточних рахунків для перерахування на них заробітної плати) визначено в розділі V Інструкції № 492.

Після відкриття банком суб’єкту господарювання (далі — СГ) або фізичній особі (в т. ч. працівнику) поточного рахунку, яке здійснюється шляхом укладення договору банківського рахунку, банк виготовляє і видає довіреній особі СГ або фізичній особі електронний платіжний засіб (платіжну картку).

Згідно з пунктом 1.14 статті 1 Закону України «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346-III (далі — Закон № 2346) електронний платіжний засіб (далі — ЕПЗ) — платіжний інструмент, який надає його держателю можливість за допомогою платіжного пристрою отримати інформацію про належні держателю кошти та ініціювати їх переказ.

Платіжна картка (далі — ПК) — це ЕПЗ у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, яка використовується для ініціювання переказу коштів з рахунка платника або з відповідного рахунка банку з метою оплати вартості товарів і послуг, перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб, отримання коштів у готівковій формі в касах банків через банківські автомати, а також здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором (п. 1.27 ст. 1 Закону № 2346).

Банк, який є учасником платіжної системи та здійснює емісію (випуск, надання) ЕПЗ, є емітентом ЕПЗ (п. 1.13 ст. 1 Закону № 2346). Загальні вимоги до емісії банками ЕПЗ і порядок здійснення операцій з ЕПЗ встановлені Положенням про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженим постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705 (далі — Положення № 705).

Відповідно до розділу ІІ Положення № 705 емісія ЕПЗ у межах України проводиться виключно банками, що уклали договір з платіжною організацією платіжної системи та отримали її дозвіл на виконання цих операцій (крім банків, які здійснюють емісію ЕПЗ для використання в межах цих банків).

Користувачем ЕПЗ (далі — користувач) може бути СГ або фізична особа. Емітент (банк) має право надавати для здійснення платіжних та інших операцій фізичним особам, які не здійснюють підприємницької діяльності та їх довіреним особам, особисті ЕПЗ, а СГ — корпоративні (бізнесові) ЕПЗ.

ЕПЗ, за допомогою якого можна ініціювати переказ з рахунку користувача, має дозволяти ідентифікувати користувача. Ідентифікація користувача може здійснюватися за реквізитами ЕПЗ, нанесеними на нього в графічному та електронному вигляді.

Банк має право передати ЕПЗ у власність користувача або надати ЕПЗ йому в користування в порядку, визначеному договором про використання електронного платіжного засобу (далі — договір), який укладається в письмовій формі (паперовій або електронній). Електронна форма договору має містити електронний підпис клієнта (представника клієнта) та уповноваженої особи банку. Договір може укладатися шляхом приєднання клієнта до публічної пропозиції укладення договору (оферта), розміщеної у загальнодоступному для клієнта місці в банку та на його офіційному сайті в мережі Інтернет.

Банк перед укладенням договору зобов’язаний ознайомити користувача з його умовами, тарифами на обслуговування ЕПЗ і правилами користування ЕПЗ.

Банк зобов’язаний під час видачі ЕПЗ надати користувачу в спосіб, визначений банком та користувачем, примірники:

1) договору, що дає змогу встановити дату його укладення;

2) правил користування ЕПЗ;

3) тарифів банку на обслуговування ЕПЗ, що діяли на дату укладення договору.

Банк має право надавати користувачу примірники договору, правил і тарифів за допомогою інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем (в цьому випадку обов’язково зазначається дата їх відправлення).

Вичерпний перелік інформації, яка відображається в договорі, наведено в пункті 9 розділу II Положення № 705. У договорі банк зобов’язаний зазначити такі умови:

– тип ЕПЗ;

– порядок надання в користування або передавання у власність ЕПЗ користувачу;

– види платіжних операцій, які користувач має право здійснювати з використанням ЕПЗ, правила та максимальний строк їх виконання;

– порядок обслуговування рахунку (за дебетовою, дебетово-кредитною або кредитною схемою, розміри гарантійного забезпечення та/або незнижувального залишку коштів на рахунку, порядок кредитування користувача, порядок установлення курсу продажу, обміну або конвертації іноземної валюти тощо);

– тарифи банку на обслуговування операцій з використанням ЕПЗ на момент укладення договору, порядок повідомлення користувача про їх зміну та отримання згоди користувача;

– інформацію про ліміти та/або обмеження за операціями з використанням ЕПЗ або платіжних додатків, реалізованих в ЕПЗ (за наявності);

– право користувача на одержання виписок про рух коштів за його рахунком, періодичність та порядок їх отримання;

– порядок забезпечення емітентом та користувачем заходів безпеки під час користування ЕПЗ;

– порядок розгляду спорів;

– право банку зупиняти платіжні операції, які можуть бути пов’язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванням тероризму та фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення відповідно до вимог законодавства України;

– право банку на час встановлення правомірності переказу зупиняти зарахування коштів на рахунок користувача у разі надходження від банку-ініціатора повідомлення про неналежний переказ коштів;

– відповідальність емітента та користувача тощо.

Умови договору не мають містити вимогу про безумовну відповідальність користувача ЕПЗ за неналежний переказ, за винятком, якщо доведено, що дії чи бездіяльність користувача призвели до втрати ЕПЗ користувача, розголошення персонального ідентифікаційного номера (ПІН) або іншої інформації, яка дозволяє ініціювати платіжну операцію.

Таким чином, після відкриття поточного рахунку його власнику (СГ, фізичній особі) видається ЕПЗ, за допомогою якого можливе використання коштів (зняття готівки, перерахування в безготівковій формі) із зазначеного рахунку.

Використання коштів з поточних рахунків за допомогою платіжних карток

Здійснення операцій з поточних рахунків з використанням ЕПЗ регулюється Інструкцією № 492 та розділом ІІІ «Здійснення операцій з використанням електронних платіжних засобів» Положення № 705.

Згідно з пунктом 1 розділу ІІІ Положення № 705 користувачі мають право використовувати особисті та корпоративні ЕПЗ для здійснення платіжних операцій відповідно до умов договору з емітентом та вимог законодавства України.

СГ не мають права використовувати корпоративні ЕПЗ для виплати заробітної плати, виплат соціального характеру.

Платіжна операція — дія, ініційована користувачем ЕПЗ, з унесення або зняття готівки з рахунку, здійснення розрахунків у безготівковій формі з використанням цього ЕПЗ та/або його реквізитів за банківськими рахунками (пп. 8 п. 4 р. І Положення № 705).

Поточний рахунок — це рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей і здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів відповідно до умов договору та вимог законодавства України (пп. 6 п. 3 Інструкції № 492).

Умови відкриття поточного рахунку та особливості його функціонування передбачаються в договорі банківського рахунку, що укладається між банком і його клієнтом. Договір банківського рахунку укладається в письмовій формі в паперовому або електронному вигляді (п. 7 Інструкції № 492, ч. 2 ст. 6 Закону України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг» від 12.07.2001 р. № 2664-III).

Відповідно до пункту 14 Інструкції № 492 за поточними рахунками, що відкриваються банками клієнтам-резидентам у національній валюті, здійснюються всі види розрахунково-касових операцій відповідно до умов договору та вимог законодавства України.

Отже, якщо роботодавець надає працівнику корпоративний ЕПЗ, то за допомогою такого ЕПЗ працівник може знімати в банкоматі готівку в національній валюті для фінансування витрат на відрядження і виконання цивільно-правових дій, в тому числі здійснення закупівлі товарно-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ) для потреб підприємства, а також здійснювати безготівкові розрахунки (через платіжні термінали, імпринтери), в тому числі з метою закупівлі ТМЦ для потреб підприємства. При цьому сума, яка може бути перерахована на поточний рахунок підприємства і яку працівник може зняти готівкою із застосуванням корпоративного ЕПЗ, законодавством (в т. ч. Інструкцією № 492) не обмежена.

Що стосується використання коштів у національній валюті з поточних рахунків фізичних осіб, то згідно з пунктом 14 Інструкції № 492 забороняється використовувати поточні рахунки фізичних осіб, які відкриваються для власних потреб, для проведення операцій, пов’язаних із здійсненням підприємницької та незалежної професійної діяльності. За поточними рахунками в національній валюті фізичних осіб – резидентів здійснюються всі види розрахунково-касових операцій відповідно до умов договору та вимог законодавства України, які не пов’язані із здійсненням підприємницької та незалежної професійної діяльності.

Пунктом 68 Інструкції № 492 встановлено, що банк відкриває поточні рахунки фізичним особам для здійснення деяких видів виплат (заробітної плати, дивідендів, стипендій, пенсій, соціальної допомоги, повернення надлишково сплачених сум, інших виплат) за зверненням СГ, який укладає з банком договір про відкриття поточних рахунків на користь фізичних осіб.

Банк відкриває фізичній особі окремий поточний рахунок для зарахування виключно заробітної плати, стипендії, пенсії, соціальної допомоги та інших передбачених законодавством України соціальних виплат або використовує вже відкритий для цих цілей рахунок (далі — окремий рахунок). Клієнт зобов’язаний під час відкриття окремого рахунку в заяві про відкриття поточного рахунку за формою, наведеною в додатку 3 до Інструкції № 492, у рядку «Додаткова інформація» зазначити, що рахунок відкривається для зарахування заробітної плати, стипендії, пенсії, соціальної допомоги та інших передбачених законодавством України соціальних виплат. Така інформація для діючого поточного рахунку зазначається в додатковому договорі до договору банківського рахунку (п. 69 Інструкції № 492).

Таким чином, якщо працівнику відкрито окремий («зарплатний») рахунок, то підприємство має право перераховувати на нього тільки заробітну плату та прирівняні до неї виплати, що здійснюються в межах трудового договору. Оскільки відрядження є службовою поїздкою працівника за розпорядженням керівника підприємства (виконанням працівником трудових обов’язків), то аванс на відрядження можна перераховувати на окремий («зарплатний») рахунок працівника з подальшим використанням з нього коштів працівником за допомогою особистого ЕПЗ для здійснення витрат на відрядження (на проживання, проїзд тощо).

Якщо у працівника як фізичної особи є поточний не окремий (не «зарплатний») рахунок в банку, то на нього роботодавець також має право перераховувати аванс на відрядження для здійснення витрат у такому відрядженні.

Не рекомендуємо з «зарплатного» і «незарплатного» поточних рахунків фізичної особи (працівника) оплачувати за безготівковим розрахунком за допомогою особистого ЕПЗ придбання ТМЦ (оплату послуг) для потреб підприємства, оскільки така оплата контролюючими органами може бути розцінена як операція на користь підприємства, пов’язана із здійсненням підприємницької діяльності. Щоб уникнути зазначеної ситуації радимо роз’яснювати відрядженим працівникам, що в разі перерахування підприємством авансу на відрядження на їхні особисті поточні рахунки необхідно спочатку знімати готівку з таких рахунків, а потім за нею купувати ТМЦ для потреб підприємства.

Що стосується поточних рахунків в іноземній валюті (далі — інвалюта), то згідно з пунктом 14 Інструкції № 492 клієнти банків здійснюють валютні операції за рахунками відповідно до валютного законодавства та нормативно-правових актів НБУ з питань здійснення операцій з валютними цінностями.

Згідно з пунктом 4 Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2 (далі — Положення № 2), до поточних валютних операцій, зокрема, належать:

– операції з оплати праці, виплати стипендій, пенсій, аліментів, державної допомоги, матеріальної допомоги, допомоги родичів, благодійної та гуманітарної допомоги, виплат і компенсацій, уключаючи виплати з відшкодування шкоди, заподіяної працівникам унаслідок каліцтва, професійного захворювання або іншого ушкодження здоров’я, пов’язаних із виконанням ними трудових обов’язків, відшкодування за страховими випадками, виплати премій, призів, успадкованих коштів, коштів за договорами дарування (пп. 5);

– оплата витрат, пов’язаних із відрядженням за кордон (пп. 14);

– оплата фізичними особами продукції, робіт, послуг, прав інтелектуальної власності, що набуваються в нерезидентів за кордоном для власного споживання (пп. 18).

Вищевказані валютні операції належать до поточних неторговельних операцій, а до торговельних операцій належать розрахунки за експорт та імпорт товару (останній абзац п. 4 Положення № 2). Розрахунки за поточними торговельними валютними операціями між резидентами і нерезидентами здійснюються виключно через банки (п.п. 28, 31 Положення № 2).

СГ мають право здійснювати розрахунки за зовнішньоекономічним договором з експорту/імпорту товарів за допомогою ЕПЗ, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищує незначний розмір, тобто 400 000 грн. (п. 32-1, пп. 2 п. 2 Положення № 2, ст. 20 Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» від 06.12.2019 р. № 361-IX).

СХ-резиденти мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової інвалюти (п. 42 Положення № 2).

Крім того, СГ, які мають власні транспортні засоби (орендують, фрахтують), мають право використовувати готівкову інвалюту з поточних рахунків для здійснення розрахунків по оплаті експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном (п. 43 Положення № 2).

Таким чином, якщо у роботодавця є поточний рахунок в інвалюті, то кошти з нього за допомогою корпоративного ЕПЗ можуть бути використані відрядженим працівником за кордоном тільки для отримання готівкової інвалюти з метою оплати витрат на відрядження та представницьких витрат, експлуатаційних витрат транспортних засобів, а також для здійснення розрахунків у безготівковій формі, пов’язаних із зазначеними витратами. Однак за допомогою інвалютного корпоративного ЕПЗ відряджений працівник не може за кордоном купувати ТМЦ (оплачувати роботи, послуги) для потреб підприємства, крім безготівкового розрахунку за зовнішньоекономічним договором, пов’язаним з експортом/імпортом товарів, якщо операція по одному такому договором в один день не перевищує 400 000 грн.

Звертаємо увагу, що роботодавець не має права виплачувати, а працівник не має права отримувати заробітну плату з поточного рахунку підприємства за допомогою корпоративного ЕПЗ (зарплата може бути перерахована роботодавцем тільки на поточний окремий рахунок фізичної особи і використана ним за допомогою особистого ЕПЗ). Цей нюанс необхідно враховувати роботодавцям, які перераховують заробітну плату відрядженим працівникам.

Нагадаємо, що згідно з пунктом 3 розділу ІI Інструкції № 59 заробітна плата перераховується відрядженому працівнику на його поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або у визначених законодавством випадках переказується поштою на прохання працівника за рахунок підприємства, що його відрядило. Тобто в цій нормі під платіжною карткою слід розуміти особистий ЕПЗ.

Відповідно до пунктів 9 – 11 розділу ІІІ Положення № 705 видача готівки в національній валюті через каси банків здійснюється за ЕПЗ, емітованими як резидентами, так і нерезидентами. На території України дозволяється видача готівки в інвалюті через каси уповноважених банків-емітентів за ЕПЗ користувачів, яким емітенти відкрили рахунки в інвалюті, а також через каси уповноважених банків-еквайрів за ЕПЗ, що емітовані нерезидентами.

Банк зобов’язаний на вимогу користувача надати інформацію про курс купівлі/продажу/конвертації інвалюти, який застосовувався під час здійснення операції з використанням ЕПЗ.

Постачальник платіжних послуг зобов’язаний надавати користувачам інформацію про виконані ними платіжні операції безкоштовно. Користувач та емітент мають право домовитися і передбачити в договорі оплату за отримання додаткової інформації або інформації, що надається частіше ніж один раз на місяць.

Пунктами 3 і 5 розділу VI Положення № 705 визначено, що банк зобов’язаний у спосіб, передбачений договором, повідомляти користувача про здійснення операцій з використанням ЕПЗ, а в разі невиконання цього обов’язку банк несе ризик збитків від здійснення таких операцій. Користувач зобов’язаний контролювати рух коштів за своїм рахунком та повідомляти емітента про операції, які не виконувалися користувачем.

Емітент має право прийняти рішення про зупинення здійснення операцій з використанням певного ЕПЗ, а також про вилучення ЕПЗ за наявності обставин, що можуть свідчити про незаконне використання ЕПЗ. Але перед цим по можливості емітент зобов’язаний проінформувати користувача про призупинення права використовувати ЕПЗ та причини такого зупинення в спосіб, установлений договором (п. 12 р. VI Положення № 705).

Користувач ЕПЗ зобов’язаний використовувати ЕПЗ відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом, і не допускати використання ЕПЗ особами, які не мають на це законного права або повноважень. Емітент має право передати ЕПЗ, емітований на ім’я користувача, довіреній особі або представнику користувача (п. 1 р. VI Положення № 705).

Документальне підтвердження розрахунків, здійснених за допомогою платіжних карток

Для можливості компенсації працівнику витрат, здійснених у відрядженні із застосуванням корпоративного або особистого ЕПЗ, він повинен після закінчення відрядження надати підприємству документи, що підтверджують суму таких витрат.

Загальні правила документообігу за операціями з використанням ЕПЗ викладені в розділі VII Положення № 705.

Згідно з пунктами 1 – 11 розділу VII Положення № 705 документи за операціями з використанням ЕПЗ та інші документи, що застосовуються в платіжних системах для платіжних операцій з використанням ЕПЗ, можуть бути в паперовій та/або електронній формі. Форми документів за операціями з використанням ЕПЗ встановлюються правилами платіжних систем і повинні містити обов’язкові реквізити, визначені цим Положенням.

Операції користувачів повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів за операціями з використанням ЕПЗ у паперовій формі, що складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка потрібна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи.

Документи за операціями з використанням ЕПЗ можуть бути оформлені та/або надруковані іншою мовою за домовленістю сторін або якщо платіжний пристрій дає користувачу технічну можливість здійснити вибір мови на його замовлення.

Паперові документи за операціями з використанням ЕПЗ можуть не оформлятися за місцем проведення операції, якщо розрахунки за товари (послуги) здійснюються користувачем на суму до 20 нмдг, або таке право передбачене правилами відповідної платіжної системи, або користувач відмовився від їх отримання.

Документи за операціями із застосуванням ЕПЗ можуть оформлятися в електронній формі під час здійснення операцій у сфері електронної комерції та системах дистанційного обслуговування за умови їх доставки користувачу.

Документи за операціями з використанням ЕПЗ мають статус первинного документа та можуть бути використані під час урегулювання спірних питань.

Операції, що здійснюються з використанням ЕПЗ із застосуванням платіжних терміналів, повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, а операції з використанням платіжних карток із застосуванням імпринтерів — з оформленням сліпа, форма якого визначається платіжною системою.

Документи за операціями з використанням ЕПЗ повинні містити такі обов’язкові реквізити:

1) найменування платіжної системи;

2) ідентифікатор еквайра та торговця або інші реквізити, що дають змогу їх ідентифікувати;

3) ідентифікатор платіжного пристрою;

4) дату та час здійснення операції;

5) суму та валюту операції;

6) суму комісійної винагороди;

7) реквізити ЕПЗ, які дозволені правилами безпеки платіжної системи;

8) вид операції;

9) код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі.

Правила платіжних систем та/або внутрішньобанківські правила можуть передбачати також інші додаткові реквізити документів за операціями з використанням ЕПЗ.

Емітенти зобов’язані в порядку та строки, встановлені договором, надавати власникам рахунків виписки про рух коштів на їх рахунках за операціями, що виконані користувачами ЕПЗ. Щомісячна виписка про платіжні операції за договором повинна надаватися безкоштовно.

Виписка про рух коштів за рахунком може надаватися власникові рахунку в банку, надсилатися поштою, електронною поштою, у вигляді текстового повідомлення на мобільний телефон, через банкомат тощо.

Якщо власник рахунку має заперечення щодо операцій за рахунком, перелік яких зазначений у виписці, він має право звернутися до емітента із заявою про розгляд спірного питання або до суду. Емітент в порядку та в строки, установлені правилами платіжної системи та умовами договору, під час розгляду заяви користувача має право одержувати від еквайра документи за операціями із застосуванням ЕПЗ або їх копії, що підтверджують здійснення користувачем цих операцій.

Звітність працівника про витрачені суми із застосуванням платіжних карток

Згідно з пунктом 20 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148, фізичні особи – довірені особи установ/підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного ЕПЗ або особистого ЕПЗ, використовують їх за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства звіт про використання готівки разом з підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки.

Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. № 841, у редакції наказу від 10.03.2016 р. № 350. Цим же наказом затверджено Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Порядок № 841).

Згідно з підпунктом 170.9.2 пункту 170.9 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) авансовий звіт подається за встановленою формою до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

• завершує відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Відповідно до підпункту 170.9.3 ПКУ дія пункту 170.9 ПКУ поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:

а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податків отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження;

б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Аналогічні норми по граничних строках подання авансового звіту про витрачені у відрядженні кошти містять пункт 3 Порядку № 841, пункт 11 розділу ІІ «Порядок відрядження в межах України» і пункт 17 розділу ІІІ «Порядок відрядження за кордон» Інструкції № 59.

Враховуючи вищевикладене, якщо, наприклад, працівник під час перебування у відрядженні зняв готівку з поточного рахунку підприємства за допомогою корпоративного ЕПЗ, повернувся з відрядження у п’ятницю 6 листопада, то він повинен подати авансовий звіт протягом 3 банківських днів, наступних за п’ятницею 6 листопада (днем завершення відрядження). Оскільки субота 7 листопада і неділя 8 листопада не є робочими днями для банків, трьома банківськими днями після 6 листопада є 9, 10 і 11 листопада. Отже, працівник повинен подати авансовий звіт і повернути підприємству невикористану «корпоративну» готівку не пізніше 11 листопада.²

Якщо працівник під час перебування у відрядженні не знімав готівку з поточного рахунку підприємства, але за допомогою корпоративного ЕПЗ здійснив розрахунки в безготівковій формі, і повернувся з відрядження у п’ятницю 6 листопада, то він повинен подати авансовий звіт протягом 10 банківських днів, наступних за п’ятницею 6 листопада (днем завершення відрядження), тобто не пізніше 20 листопада, оскільки десятьма робочими днями для банків після 6 листопада є дні 9 – 13, 16 – 20 листопада. За наявності поважних причин роботодавець може продовжити строк подання авансового звіту до 20 банківських днів, тобто авансовий звіт повинен бути поданий не пізніше 4 грудня, оскільки двадцятьма робочими днями для банків після 6 листопада є 9 – 13, 16 – 20, 23 – 27, 30 листопада, 1 – 4 грудня.

Якщо працівник під час перебування у відрядженні зняв готівку для здійснення витрат на відрядження зі свого поточного рахунку за допомогою особистого ЕПЗ, повернувся з відрядження у п’ятницю 6 листопада, то він повинен подати авансовий звіт протягом 5 банківських днів, наступних за п’ятницею 6 листопада (днем завершення відрядження), тобто не пізніше 13 листопада.

Звертаємо увагу, що витрати, відображені в авансовому звіті, повинні бути документально підтверджені (квитанціями платіжного терміналу, чеками банкомату, сліпами тощо), при цьому датовані у часових проміжках не пізніше останнього дня відрядження (дата проїзного документа при поверненні з відрядження може бути пізніше останнього дня відрядження³) або дня завершення виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням підприємства.

На думку Мінфіну⁴, в разі оплати директором підприємства вартості проживання в готелі декількох відряджених працівників за допомогою закріпленого за директором корпоративного ЕПЗ (тобто в межах коштів, виданих під звіт), до авансового звіту необхідно додати оригінали квитанцій (рахунків) готелю, в яких повинні бути вказані прізвища всіх працівників, за проживання яких здійснено оплату, строки проживання в готелі зазначених осіб, вартість найманих ними номерів та види включених у квитанції (рахунки) витрат. При цьому виданий на ім’я директора підприємства оригінал квитанції (рахунка) на оплату проживання в готелі всіх працівників підприємства на повну (загальну) суму без зазначення перерахованих вище реквізитів не може бути прийнятий до авансового звіту.

До вищевикладеного додамо, що при групових відрядженнях працівників оплата витрат на відрядження за всіх працівників може здійснюватися довіреною особою за допомогою одного корпоративного ЕПЗ, але відшкодовуються (враховуються) витрати персонально по кожному працівнику, тому кожний працівник після повернення з відрядження має подати авансовий звіт з відображенням витрат (на проїзд, проживання тощо), понесених на нього (персонально) або ним самим, з додаванням підтвердних документів (за потреби — їх копій).

Відображення в обліку підприємства операцій із застосуванням платіжних карток

Згідно зі статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Як зазначалося вище, операції із застосуванням ПК повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів, які складаються та друкуються за місцем проведення операції. Документи за операціями з використанням ЕПЗ (ПК) мають статус первинних документів (п.п. 3, 5 р. VII Положення № 705).

При поданні працівником до бухгалтерії авансового звіту після повернення з відрядження або після виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок роботодавця, коли працівником використовувалися підзвітні кошти з використанням корпоративної або особистої ПК, він повинен надати вищевказані первинні документи, що підтверджують отримання готівки з рахунка або безготівкове використання коштів з корпоративного рахунка при здійсненні господарської операції. На підставі поданих підзвітною особою первинних документів підприємство відображає господарські операції в бухгалтерському обліку.

Розглянемо порядок такого відображення на конкретних прикладах, якщо працівник використав ПК для здійснення витрат з корпоративного рахунка в національній валюті (див. Таблиці 1–2 нижче).

Таблиця 1

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з корпоративного рахунку за допомогою платіжної картки під час відрядження

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн.
		Д-т	К-т
1	Перераховано банку кошти за відкриття корпоративного рахунка	92	311	200,00
2	Перераховано банку кошти за емісію корпоративної платіжної картки	92	311	30,00
3	Віднесено на фінансові результати витрати на відкриття корпоративного рахунка та емісію корпоративної платіжної картки (200 грн. + 30 грн.)	791	92	230,00
4	Перераховано кошти на корпоративний рахунок з іншого поточного рахунка підприємства	313	311	20 000,00
5	Знято працівником в банкоматі (видано під звіт) кошти з корпоративного рахунку за допомогою платіжної картки під час відрядження для здійснення витрат на відрядження	372	313	10 000,00
6	Подано працівником авансовий звіт після повернення з відрядження (9000 грн. — добові, витрати на проживання та проїзд у відрядженні) і повернено залишок невикористаної готівки (1000 грн.) в касу підприємства	92 301	372 372	9000,00 1000,00

Таблиця 2

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з корпоративного рахунку за допомогою платіжної картки на закупівлю ТМЦ для потреб підприємства

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн.
		Д-т	К-т
1	01.10.2020 перераховано кошти підприємством на корпоративний рахунок	313	311	8000,00
2	05.10.2020 водій за допомогою корпоративної ПК здійснив оплату в безготівковій формі придбання ПММ для потреб підприємства	372	313	1200,00
3	06.10.2020 водій подав авансовий звіт про придбання ПММ: – вартість ПММ (без ПДВ); – ПДВ	92 641/пдв	372 372	1000,00 200,00
4	08.10.2020 секретар зняв готівку з корпоративного рахунку для придбання канцтоварів для потреб підприємства	372	313	800,00
5	09.10.2020 відбулися такі події: – секретар подав авансовий звіт про придбання канцтоварів; – секретар повернув до каси підприємства невикористану готівку	92 301	372 372	700,00 100,00

В обліку підприємства перераховані ним на корпоративний рахунок кошти не вважаються виданими працівнику під звіт, оскільки вони продовжують належати підприємству. Кошти вважаються виданими працівнику під звіт тільки в разі використання (зняття) їх з корпоративного рахунку за допомогою корпоративного ЕПЗ (це підтверджує банківська виписка про рух коштів на корпоративному рахунку).

У разі перерахування підприємством коштів на особистий рахунок працівника, вони вважаються виданими працівнику під звіт в день такого перерахування.

Облік витрат при відрядженнях за кордон

При направленні працівника у відрядження за кордон і здійснення операцій із застосуванням ЕПЗ необхідно враховувати наступні положення нормативно-правових документів:

– бюджетні установи, що направляють працівників у відрядження за кордон, забезпечують їх коштами (авансом) для здійснення поточних витрат у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 Постанови № 98, п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59);

– бюджетні установи при потребі в авансуванні працівника коштами в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої у доларах США, у валюту держави відрядження здійснюють за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти держави перебування до валюти держави відрядження та долара США на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 16.3 р. ІІІ Інструкції № 59);

– госпрозрахункові підприємства мають право виплачувати аванс на відрядження за кордон як в інвалюті, так і в гривні (працівник може самостійно обміняти гривню на інвалюту);

– працівники бюджетних установ невитрачені кошти у відрядженні повертають на рахунок роботодавця або до його каси у грошових одиницях, у яких було надано аванс (п. 17 р. ІІІ Інструкції № 59), а госпрозрахункові підприємства це питання повинні врегулювати в локальному документі;

– під час складання працівником бюджетної установи авансового звіту після повернення з відрядження перерахунок понесених у ньому витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, а в разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти — за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, установленим НБУ на день затвердження авансового звіту (п. 19 р. ІІІ Інструкції № 59);

– якщо працівнику бюджетної установи, який повернувся з відрядження за кордон, необхідно виплатити додаткові кошти для остаточного розрахунку з ним (в тому числі в разі проведення ним розрахунків у відрядженні за власні кошти), то їх виплата здійснюється у гривні за її офіційним обмінним курсом до інвалют, установленим НБУ на день затвердження керівником авансового звіту (п. 19 р. ІІІ Інструкції № 59).

Таким чином, працівникам бюджетних установ відшкодування витрат за кордоном за наявності підтвердних документів здійснюється у гривні за її офіційним курсом до інвалют, встановленим НБУ на дату:

– отримання авансу — якщо фактичні витрати працівника в інвалюті відповідають сумі отриманого авансу;

– затвердження авансового звіту керівником — якщо для остаточного розрахунку за відрядження працівнику необхідно виплатити додаткові кошти;

– погашення заборгованості працівником — у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).⁵

Працівникам госпрозрахункових підприємств відшкодування витрат за кордоном за наявності підтвердних документів може здійснюватися як у гривні за її офіційним курсом до інвалют, встановленим НБУ на вищевказані дати, так і у валюті держави, до якої відряджався працівник, або у доларах США/євро (це повинно бути врегульовано локальним документом підприємства — Положенням про відрядження).

Відповідно до частини 3 статті 9 Закону про бухоблік операції в іноземній валюті відображаються у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо.

Якщо у підприємства є поточний рахунок в інвалюті, то операції за таким рахунком відображаються в бухгалтерському обліку відповідно до НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 10.08.2000 р. № 193.

Відповідно до пункту 5 НП(С)БО 21 операції в інвалюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності (гривні) шляхом перерахунку суми в інвалюті із застосуванням валютного курсу на початок дня дати здійснення операції. Операції з безготівкових розрахунків в інвалюті підприємство може відображати у валюті звітності в сумі, визначеній у документах банку, з урахуванням особливостей застосування банком валютного курсу на дату здійснення операції.

Отже, якщо працівник витрачає кошти за допомогою валютного корпоративного ЕПЗ, то застосовується курс НБУ, що діяв на дату списання коштів з корпоративного рахунку (це зазначається у виписці банку).

При розрахунках за допомогою корпоративного ЕПЗ на корпоративному рахунку підприємства спочатку резервуються (блокуються) відповідні суми, а потім вони списуються, при цьому дати проведення операції та списання коштів з рахунку можуть не збігатися. У таких випадках рекомендуємо датою видачі авансу вважати дату зняття готівки по чеку банкомату або дату безготівкової оплати витрат (це необхідно відобразити в локальному документі підприємства).

Оскільки при знятті працівником (списанні) коштів з корпоративного рахунку в інвалюті відбувається операція видачі йому підзвітних коштів (авансу) в інвалюті, в обліку підприємства до моменту подання працівником авансового звіту із зазначенням здійснених витрат відображають дебіторську заборгованість. В такому випадку згідно з пунктом 6 НП(С)БО 21 сума авансу в інвалюті, видана підзвітній особі для придбання немонетарних активів і отримання робіт та послуг (на оплату витрат у відрядженні), при включенні до вартості таких активів (робіт, послуг) перераховується у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на початок дня дати виплати авансу. При цьому якщо працівник у відрядженні за кордоном знімає готівкову валюту з корпоративного рахунку або оплачує за безготівковим розрахунком за допомогою корпоративного ЕПЗ витрати у відрядженні у різні дні, то буде декілька дат видачі коштів (валюти) під звіт.

Визначення курсових різниць за монетарними статтями в інвалюті проводиться на дату балансу, а також на дату здійснення господарської операції в її межах або за всією статтею (згідно з наказом про облікову політику). При визначенні курсових різниць на дату здійснення господарської операції застосовується валютний курс на початок дня дати здійснення операції. Курсові різниці від перерахунку коштів в інвалюті відображаються у складі інших операційних доходів (за кредитом рахунка 714 «Дохід від операційної курсової різниці») або інших витрат операційної діяльності (за дебетом рахунка 945 «Витрати від операційної курсової різниці») (п. 8 НП(С)БО 21).

У разі проведення розрахунку корпоративною ПК за поточним рахунком, валюта якого відрізняється від валюти розрахунку, банк надає додаткову послугу з конвертації (купівлі-продажу) інвалюти (сума операції конвертується у валюту рахунка за курсом, порядок установлення якого визначено у договорі між підприємством і банком). Банківська виписка з корпоративного рахунку містить інформацію про суму здійснених витрат у валюті такого рахунку. Різниця між сумою видаткових операцій за курсом НБУ і даними виписки банку відповідає вартості витрат за операцією конвертації валют. Це стосується, зокрема, використання коштів з мультивалютного корпоративного рахунку (поточного рахунку підприємства, на який кошти перераховуються у гривні, а знімати їх можна за кордоном у валюті держави, в якій здійснюється зняття коштів або безготівкова оплата витрат).

Якщо працівнику аванс на відрядження за кордон надається у гривні шляхом перерахування на його особистий рахунок (в цей момент відбувається видача коштів в національній валюті під звіт), то валютні витрати обчислюються за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту. Те ж саме робиться у разі витрачання власних коштів підзвітною особою.

ПРИКЛАД 1

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з корпоративного валютного рахунку у відрядженні за кордоном

Заступник директора підприємства, на якого оформлено корпоративний ЕПЗ по валютному рахунку підприємства, направлений у відрядження до Німеччини на 4 дні з 03.11.2020 р. по 06.11.2020 р. З метою забезпечення його іноземною валютою підприємство 02.11.2020 р. придбало іноземну валюту в сумі 2000 євро на міжбанківському валютному ринку за курсом 33,34 грн. за 1 євро. Офіційний курс на цю дату становив 33,25 грн. за 1 євро. Під час відрядження працівник витратив (зняв) з корпоративного рахунку 1700 євро, в т. ч. добові в розмірі 320 євро (80 євро х 4 к. д.), оплата проїзду до місця відрядження і переліт в Україну — 750 євро, оплата проживання — 630 євро, про що подав авансовий звіт після повернення з відрядження. Припустимо, що використання (зняття) валюти з корпоративного рахунку відбулося тільки в один день 03.11.2020 р., в який офіційний курс НБУ становив 33,29 грн. за 1 євро.

У бухгалтерському обліку підприємства зазначені операції відображаються таким чином:

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн.
		Д-т	К-т
1	02.11.2020 перераховано кошти у гривні для придбання іноземної валюти	333	311	66 680,00 UAH 2000 EUR
2	02.11.2020 зараховано придбану валюту на поточний рахунок підприємства в іноземній валюті	312	333	66 500,00 UAH 2000 EUR
3	Відображено витрати на купівлю-продаж валюти у вигляді різниці в курсах: 2000 х (33,34 – 33,25)	942	333	180,00
4	03.11.2020 перераховано валюту з поточного рахунка підприємства на корпоративний рахунок в іноземній валюті	314	312	66 500,00 UAH 2000 EUR
5	03.11.2020 списано валюту з корпоративного рахунку в іноземній валюті (1700 х 33,29)	372	314	56 593,00 UAH 1700 EUR
6	Включено до витрат суму понесених працівником витрат на відрядження (добові, документально підтвердженні витрати на проїзд та проживання)	92	372	56 593,00 UAH 1700 EUR

ПРИКЛАД 2

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з мультивалютного рахунку підприємства у відрядженні за кордоном

Директор підприємства направлений у відрядження до США на 4 дні з 03.11.2020 р. по 06.11.2020 р. Підприємство має мультивалютний корпоративний рахунок. На цей рахунок директору оформлено корпоративний ЕПЗ. Підприємство 02.11.2020 р. перерахувало на мультивалютний корпоративний рахунок 80 000 грн. Під час відрядження 03.11.2020 р. працівник з мультивалютного рахунку зняв кошти в сумі 340 дол. США (добові: 85 дол. США х 4 к. д.) і здійснив дві оплати за допомогою корпоративного ЕПЗ: за переліт до місця відрядження і назад в Україну в сумі 910 дол. США і за проживання в готелі в сумі 850 дол. США. Офіційний курс НБУ на 03.11.2020 р. становив 28,58 грн. за 1 дол. США, а курс купівлі валюти при її конвертації в цей день склав 28,75 грн за 1 дол. США. Зняті з рахунку (витрачені) кошти відображаються як видані працівнику під звіт. Припустимо, що використання (зняття) валюти працівником з мультивалютного корпоративного рахунку у відрядженні відбулося тільки в один день — 03.11.2020 р.

У бухгалтерському обліку підприємства зазначені операції відображаються таким чином:

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн.
		Д-т	К-т
1	02.11.2020 перераховано кошти у гривні на мультивалютний рахунок підприємства	313	311	80 000,00
2	03.11.2020 директор отримав кошти під звіт: 340$ + 910$ + 850$ = 2100$ 2100$ х 28,58 = 60 018 грн.	372	313	2100$ 60 018,00
3	Відображено витрати на конвертацію: (28,75 – 28,58) х 2100$ = 357 грн.	942	313	357,00
4	06.11.2020 директор повернувся з відрядження і подав авансовий звіт на суму 2100$ (добові, документально підтвердженні витрати на проїзд та проживання)	92	372	2100$ 60 018,00*

* Оскільки заборгованість працівника за підзвітними коштами підтверджена документами про отримані послуги, така заборгованість не є монетарною статтею балансу і курсова різниця по ній не визначається.