Використання працівником корпоративної та особистої платіжних карток при розрахунках для потреб підприємства

Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.¹

Надання роботодавцем коштів працівникам у вигляді авансу на відрядження може бути здійснено як готівкою, так і безготівковим способом шляхом їх перерахування на корпоративний рахунок підприємства або особисті рахунки працівників.

Так, згідно з пунктом 5 постанови Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — Постанова № 98) та пунктом 4 розділу І «Загальні положення» Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами як аванс для здійснення поточних витрат під час відрядження. Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, установи, організації, що направляють працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Працівникові відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку з відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами — у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної карти; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банку-емітента платіжної картки (абз. третій п. 4 р. І Інструкції № 59).

Оскільки норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 поширюються тільки на державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетні установи), госпрозрахункові підприємства можуть самостійно розробити внутрішній документ (наприклад, Положення про відрядження), що визначає порядок надання коштів працівникам, які направляються у відрядження, в тому числі передбачити можливість використання таких коштів із застосуванням корпоративної або особистої платіжних карток.

Звертаємо увагу, що надання працівникам, які відряджаються, коштів шляхом їх перерахування на корпоративний рахунок підприємства або особисті рахунки працівників вигідно підприємству, оскільки виключає витрати, пов’язані із зняттям готівки в банку (становлять 0,5–2% суми, що знімається), скорочує час надання зазначених коштів (не потрібно відвідувати банк), спрощує роботу бухгалтерії (зменшується кількість звітних документів, пов’язаних з наданням працівникам підзвітних сум). Крім того, при направленні працівників у відрядження за кордон підприємству не потрібно купувати валюту конкретної країни (зняття готівки або оплата в безготівковій формі витрат за кордоном з «карткового» рахунку можуть бути здійснені у валюті країни відрядження за встановленим курсом або крос-курсом), а працівникові не потрібно декларувати митному органу суму, що вивозиться (наявну на поточному рахунку), та підтверджувати документальне зняття готівки з рахунків у банках на суму, яка перевищує в еквіваленті 10 000 євро (якщо сума валюти, що вивозиться, перевищує зазначений еквівалент).

Отримання платіжних карток в банку

Порядок відкриття банками рахунків клієнтів, використання коштів за ними регламентується Інструкцією про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків та кореспондентських рахунків банків – резидентів і нерезидентів, затвердженою постановою Правління Національного банку України (далі — НБУ) від 12.11.2003 р. № 492, у редакції постанови Правління НБУ від 01.04.2019 р. № 56 (далі — Інструкція № 492).

Порядок відкриття поточних рахунків суб’єктам господарювання, якими є юридичні особи – резиденти і фізичні особи – підприємці, визначено в розділі ІІІ Інструкції № 492, а порядок відкриття поточних рахунків фізичним особам для власних потреб (в тому числі порядок відкриття роботодавцем своїм працівникам поточних рахунків для перерахування на них заробітної плати) визначено в розділі V Інструкції № 492.

Після відкриття банком суб’єкту господарювання (далі — СГ) або фізичній особі (в т. ч. працівнику) поточного рахунку, яке здійснюється шляхом укладення договору банківського рахунку, банк виготовляє і видає довіреній особі СГ або фізичній особі електронний платіжний засіб (платіжну картку).

Згідно з пунктом 1.14 статті 1 Закону України «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346-III (далі — Закон № 2346) електронний платіжний засіб (далі — ЕПЗ) — платіжний інструмент, який надає його держателю можливість за допомогою платіжного пристрою отримати інформацію про належні держателю кошти та ініціювати їх переказ.

Платіжна картка (далі — ПК) — це ЕПЗ у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, яка використовується для ініціювання переказу коштів з рахунка платника або з відповідного рахунка банку з метою оплати вартості товарів і послуг, перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб, отримання коштів у готівковій формі в касах банків через банківські автомати, а також здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором (п. 1.27 ст. 1 Закону № 2346).

Банк, який є учасником платіжної системи та здійснює емісію (випуск, надання) ЕПЗ, є емітентом ЕПЗ (п. 1.13 ст. 1 Закону № 2346). Загальні вимоги до емісії банками ЕПЗ і порядок здійснення операцій з ЕПЗ встановлені Положенням про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженим постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705 (далі — Положення № 705).

Відповідно до розділу ІІ Положення № 705 емісія ЕПЗ у межах України проводиться виключно банками, що уклали договір з платіжною організацією платіжної системи та отримали її дозвіл на виконання цих операцій (крім банків, які здійснюють емісію ЕПЗ для використання в межах цих банків).

Користувачем ЕПЗ (далі — користувач) може бути СГ або фізична особа. Емітент (банк) має право надавати для здійснення платіжних та інших операцій фізичним особам, які не здійснюють підприємницької діяльності та їх довіреним особам, особисті ЕПЗ, а СГ — корпоративні (бізнесові) ЕПЗ.

ЕПЗ, за допомогою якого можна ініціювати переказ з рахунку користувача, має дозволяти ідентифікувати користувача. Ідентифікація користувача може здійснюватися за реквізитами ЕПЗ, нанесеними на нього в графічному та електронному вигляді.

Банк має право передати ЕПЗ у власність користувача або надати ЕПЗ йому в користування в порядку, визначеному договором про використання електронного платіжного засобу (далі — договір), який укладається в письмовій формі (паперовій або електронній). Електронна форма договору має містити електронний підпис клієнта (представника клієнта) та уповноваженої особи банку. Договір може укладатися шляхом приєднання клієнта до публічної пропозиції укладення договору (оферта), розміщеної у загальнодоступному для клієнта місці в банку та на його офіційному сайті в мережі Інтернет.

Банк перед укладенням договору зобов’язаний ознайомити користувача з його умовами, тарифами на обслуговування ЕПЗ і правилами користування ЕПЗ.

Банк зобов’язаний під час видачі ЕПЗ надати користувачу в спосіб, визначений банком та користувачем, примірники:

1) договору, що дає змогу встановити дату його укладення;

2) правил користування ЕПЗ;

3) тарифів банку на обслуговування ЕПЗ, що діяли на дату укладення договору.

Банк має право надавати користувачу примірники договору, правил і тарифів за допомогою інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем (в цьому випадку обов’язково зазначається дата їх відправлення).

Вичерпний перелік інформації, яка відображається в договорі, наведено в пункті 9 розділу II Положення № 705. У договорі банк зобов’язаний зазначити такі умови:

– тип ЕПЗ;

– порядок надання в користування або передавання у власність ЕПЗ користувачу;

– види платіжних операцій, які користувач має право здійснювати з використанням ЕПЗ, правила та максимальний строк їх виконання;

– порядок обслуговування рахунку (за дебетовою, дебетово-кредитною або кредитною схемою, розміри гарантійного забезпечення та/або незнижувального залишку коштів на рахунку, порядок кредитування користувача, порядок установлення курсу продажу, обміну або конвертації іноземної валюти тощо);

– тарифи банку на обслуговування операцій з використанням ЕПЗ на момент укладення договору, порядок повідомлення користувача про їх зміну та отримання згоди користувача;

– інформацію про ліміти та/або обмеження за операціями з використанням ЕПЗ або платіжних додатків, реалізованих в ЕПЗ (за наявності);

– право користувача на одержання виписок про рух коштів за його рахунком, періодичність та порядок їх отримання;

– порядок забезпечення емітентом та користувачем заходів безпеки під час користування ЕПЗ;

– порядок розгляду спорів;

– право банку зупиняти платіжні операції, які можуть бути пов’язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванням тероризму та фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення відповідно до вимог законодавства України;

– право банку на час встановлення правомірності переказу зупиняти зарахування коштів на рахунок користувача у разі надходження від банку-ініціатора повідомлення про неналежний переказ коштів;

– відповідальність емітента та користувача тощо.

Умови договору не мають містити вимогу про безумовну відповідальність користувача ЕПЗ за неналежний переказ, за винятком, якщо доведено, що дії чи бездіяльність користувача призвели до втрати ЕПЗ користувача, розголошення персонального ідентифікаційного номера (ПІН) або іншої інформації, яка дозволяє ініціювати платіжну операцію.

Таким чином, після відкриття поточного рахунку його власнику (СГ, фізичній особі) видається ЕПЗ, за допомогою якого можливе використання коштів (зняття готівки, перерахування в безготівковій формі) із зазначеного рахунку.

Використання коштів з поточних рахунків за допомогою платіжних карток

Здійснення операцій з поточних рахунків з використанням ЕПЗ регулюється Інструкцією № 492 та розділом ІІІ «Здійснення операцій з використанням електронних платіжних засобів» Положення № 705.

Згідно з пунктом 1 розділу ІІІ Положення № 705 користувачі мають право використовувати особисті та корпоративні ЕПЗ для здійснення платіжних операцій відповідно до умов договору з емітентом та вимог законодавства України.

СГ не мають права використовувати корпоративні ЕПЗ для виплати заробітної плати, виплат соціального характеру.

Платіжна операція — дія, ініційована користувачем ЕПЗ, з унесення або зняття готівки з рахунку, здійснення розрахунків у безготівковій формі з використанням цього ЕПЗ та/або його реквізитів за банківськими рахунками (пп. 8 п. 4 р. І Положення № 705).

Поточний рахунок — це рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей і здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів відповідно до умов договору та вимог законодавства України (пп. 6 п. 3 Інструкції № 492).

Умови відкриття поточного рахунку та особливості його функціонування передбачаються в договорі банківського рахунку, що укладається між банком і його клієнтом. Договір банківського рахунку укладається в письмовій формі в паперовому або електронному вигляді (п. 7 Інструкції № 492, ч. 2 ст. 6 Закону України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг» від 12.07.2001 р. № 2664-III).

Відповідно до пункту 14 Інструкції № 492 за поточними рахунками, що відкриваються банками клієнтам-резидентам у національній валюті, здійснюються всі види розрахунково-касових операцій відповідно до умов договору та вимог законодавства України.

Отже, якщо роботодавець надає працівнику корпоративний ЕПЗ, то за допомогою такого ЕПЗ працівник може знімати в банкоматі готівку в національній валюті для фінансування витрат на відрядження і виконання цивільно-правових дій, в тому числі здійснення закупівлі товарно-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ) для потреб підприємства, а також здійснювати безготівкові розрахунки (через платіжні термінали, імпринтери), в тому числі з метою закупівлі ТМЦ для потреб підприємства. При цьому сума, яка може бути перерахована на поточний рахунок підприємства і яку працівник може зняти готівкою із застосуванням корпоративного ЕПЗ, законодавством (в т. ч. Інструкцією № 492) не обмежена.

Що стосується використання коштів у національній валюті з поточних рахунків фізичних осіб, то згідно з пунктом 14 Інструкції № 492 забороняється використовувати поточні рахунки фізичних осіб, які відкриваються для власних потреб, для проведення операцій, пов’язаних із здійсненням підприємницької та незалежної професійної діяльності. За поточними рахунками в національній валюті фізичних осіб – резидентів здійснюються всі види розрахунково-касових операцій відповідно до умов договору та вимог законодавства України, які не пов’язані із здійсненням підприємницької та незалежної професійної діяльності.

Пунктом 68 Інструкції № 492 встановлено, що банк відкриває поточні рахунки фізичним особам для здійснення деяких видів виплат (заробітної плати, дивідендів, стипендій, пенсій, соціальної допомоги, повернення надлишково сплачених сум, інших виплат) за зверненням СГ, який укладає з банком договір про відкриття поточних рахунків на користь фізичних осіб.

Банк відкриває фізичній особі окремий поточний рахунок для зарахування виключно заробітної плати, стипендії, пенсії, соціальної допомоги та інших передбачених законодавством України соціальних виплат або використовує вже відкритий для цих цілей рахунок (далі — окремий рахунок). Клієнт зобов’язаний під час відкриття окремого рахунку в заяві про відкриття поточного рахунку за формою, наведеною в додатку 3 до Інструкції № 492, у рядку «Додаткова інформація» зазначити, що рахунок відкривається для зарахування заробітної плати, стипендії, пенсії, соціальної допомоги та інших передбачених законодавством України соціальних виплат. Така інформація для діючого поточного рахунку зазначається в додатковому договорі до договору банківського рахунку (п. 69 Інструкції № 492).

Таким чином, якщо працівнику відкрито окремий («зарплатний») рахунок, то підприємство має право перераховувати на нього тільки заробітну плату та прирівняні до неї виплати, що здійснюються в межах трудового договору. Оскільки відрядження є службовою поїздкою працівника за розпорядженням керівника підприємства (виконанням працівником трудових обов’язків), то аванс на відрядження можна перераховувати на окремий («зарплатний») рахунок працівника з подальшим використанням з нього коштів працівником за допомогою особистого ЕПЗ для здійснення витрат на відрядження (на проживання, проїзд тощо).

Якщо у працівника як фізичної особи є поточний не окремий (не «зарплатний») рахунок в банку, то на нього роботодавець також має право перераховувати аванс на відрядження для здійснення витрат у такому відрядженні.

Не рекомендуємо з «зарплатного» і «незарплатного» поточних рахунків фізичної особи (працівника) оплачувати за безготівковим розрахунком за допомогою особистого ЕПЗ придбання ТМЦ (оплату послуг) для потреб підприємства, оскільки така оплата контролюючими органами може бути розцінена як операція на користь підприємства, пов’язана із здійсненням підприємницької діяльності. Щоб уникнути зазначеної ситуації радимо роз’яснювати відрядженим працівникам, що в разі перерахування підприємством авансу на відрядження на їхні особисті поточні рахунки необхідно спочатку знімати готівку з таких рахунків, а потім за нею купувати ТМЦ для потреб підприємства.

Що стосується поточних рахунків в іноземній валюті (далі — інвалюта), то згідно з пунктом 14 Інструкції № 492 клієнти банків здійснюють валютні операції за рахунками відповідно до валютного законодавства та нормативно-правових актів НБУ з питань здійснення операцій з валютними цінностями.

Згідно з пунктом 4 Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2 (далі — Положення № 2), до поточних валютних операцій, зокрема, належать:

– операції з оплати праці, виплати стипендій, пенсій, аліментів, державної допомоги, матеріальної допомоги, допомоги родичів, благодійної та гуманітарної допомоги, виплат і компенсацій, уключаючи виплати з відшкодування шкоди, заподіяної працівникам унаслідок каліцтва, професійного захворювання або іншого ушкодження здоров’я, пов’язаних із виконанням ними трудових обов’язків, відшкодування за страховими випадками, виплати премій, призів, успадкованих коштів, коштів за договорами дарування (пп. 5);

– оплата витрат, пов’язаних із відрядженням за кордон (пп. 14);

– оплата фізичними особами продукції, робіт, послуг, прав інтелектуальної власності, що набуваються в нерезидентів за кордоном для власного споживання (пп. 18).

Вищевказані валютні операції належать до поточних неторговельних операцій, а до торговельних операцій належать розрахунки за експорт та імпорт товару (останній абзац п. 4 Положення № 2). Розрахунки за поточними торговельними валютними операціями між резидентами і нерезидентами здійснюються виключно через банки (п.п. 28, 31 Положення № 2).

СГ мають право здійснювати розрахунки за зовнішньоекономічним договором з експорту/імпорту товарів за допомогою ЕПЗ, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищує незначний розмір, тобто 400 000 грн. (п. 32-1, пп. 2 п. 2 Положення № 2, ст. 20 Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» від 06.12.2019 р. № 361-IX).

СХ-резиденти мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової інвалюти (п. 42 Положення № 2).

Крім того, СГ, які мають власні транспортні засоби (орендують, фрахтують), мають право використовувати готівкову інвалюту з поточних рахунків для здійснення розрахунків по оплаті експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном (п. 43 Положення № 2).

Таким чином, якщо у роботодавця є поточний рахунок в інвалюті, то кошти з нього за допомогою корпоративного ЕПЗ можуть бути використані відрядженим працівником за кордоном тільки для отримання готівкової інвалюти з метою оплати витрат на відрядження та представницьких витрат, експлуатаційних витрат транспортних засобів, а також для здійснення розрахунків у безготівковій формі, пов’язаних із зазначеними витратами. Однак за допомогою інвалютного корпоративного ЕПЗ відряджений працівник не може за кордоном купувати ТМЦ (оплачувати роботи, послуги) для потреб підприємства, крім безготівкового розрахунку за зовнішньоекономічним договором, пов’язаним з експортом/імпортом товарів, якщо операція по одному такому договором в один день не перевищує 400 000 грн.

Звертаємо увагу, що роботодавець не має права виплачувати, а працівник не має права отримувати заробітну плату з поточного рахунку підприємства за допомогою корпоративного ЕПЗ (зарплата може бути перерахована роботодавцем тільки на поточний окремий рахунок фізичної особи і використана ним за допомогою особистого ЕПЗ). Цей нюанс необхідно враховувати роботодавцям, які перераховують заробітну плату відрядженим працівникам.

Нагадаємо, що згідно з пунктом 3 розділу ІI Інструкції № 59 заробітна плата перераховується відрядженому працівнику на його поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або у визначених законодавством випадках переказується поштою на прохання працівника за рахунок підприємства, що його відрядило. Тобто в цій нормі під платіжною карткою слід розуміти особистий ЕПЗ.

Відповідно до пунктів 9 – 11 розділу ІІІ Положення № 705 видача готівки в національній валюті через каси банків здійснюється за ЕПЗ, емітованими як резидентами, так і нерезидентами. На території України дозволяється видача готівки в інвалюті через каси уповноважених банків-емітентів за ЕПЗ користувачів, яким емітенти відкрили рахунки в інвалюті, а також через каси уповноважених банків-еквайрів за ЕПЗ, що емітовані нерезидентами.

Банк зобов’язаний на вимогу користувача надати інформацію про курс купівлі/продажу/конвертації інвалюти, який застосовувався під час здійснення операції з використанням ЕПЗ.

Постачальник платіжних послуг зобов’язаний надавати користувачам інформацію про виконані ними платіжні операції безкоштовно. Користувач та емітент мають право домовитися і передбачити в договорі оплату за отримання додаткової інформації або інформації, що надається частіше ніж один раз на місяць.

Пунктами 3 і 5 розділу VI Положення № 705 визначено, що банк зобов’язаний у спосіб, передбачений договором, повідомляти користувача про здійснення операцій з використанням ЕПЗ, а в разі невиконання цього обов’язку банк несе ризик збитків від здійснення таких операцій. Користувач зобов’язаний контролювати рух коштів за своїм рахунком та повідомляти емітента про операції, які не виконувалися користувачем.

Емітент має право прийняти рішення про зупинення здійснення операцій з використанням певного ЕПЗ, а також про вилучення ЕПЗ за наявності обставин, що можуть свідчити про незаконне використання ЕПЗ. Але перед цим по можливості емітент зобов’язаний проінформувати користувача про призупинення права використовувати ЕПЗ та причини такого зупинення в спосіб, установлений договором (п. 12 р. VI Положення № 705).

Користувач ЕПЗ зобов’язаний використовувати ЕПЗ відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом, і не допускати використання ЕПЗ особами, які не мають на це законного права або повноважень. Емітент має право передати ЕПЗ, емітований на ім’я користувача, довіреній особі або представнику користувача (п. 1 р. VI Положення № 705).

Документальне підтвердження розрахунків, здійснених за допомогою платіжних карток

Для можливості компенсації працівнику витрат, здійснених у відрядженні із застосуванням корпоративного або особистого ЕПЗ, він повинен після закінчення відрядження надати підприємству документи, що підтверджують суму таких витрат.

Загальні правила документообігу за операціями з використанням ЕПЗ викладені в розділі VII Положення № 705.

Згідно з пунктами 1 – 11 розділу VII Положення № 705 документи за операціями з використанням ЕПЗ та інші документи, що застосовуються в платіжних системах для платіжних операцій з використанням ЕПЗ, можуть бути в паперовій та/або електронній формі. Форми документів за операціями з використанням ЕПЗ встановлюються правилами платіжних систем і повинні містити обов’язкові реквізити, визначені цим Положенням.

Операції користувачів повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів за операціями з використанням ЕПЗ у паперовій формі, що складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка потрібна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи.

Документи за операціями з використанням ЕПЗ можуть бути оформлені та/або надруковані іншою мовою за домовленістю сторін або якщо платіжний пристрій дає користувачу технічну можливість здійснити вибір мови на його замовлення.

Паперові документи за операціями з використанням ЕПЗ можуть не оформлятися за місцем проведення операції, якщо розрахунки за товари (послуги) здійснюються користувачем на суму до 20 нмдг, або таке право передбачене правилами відповідної платіжної системи, або користувач відмовився від їх отримання.

Документи за операціями із застосуванням ЕПЗ можуть оформлятися в електронній формі під час здійснення операцій у сфері електронної комерції та системах дистанційного обслуговування за умови їх доставки користувачу.

Документи за операціями з використанням ЕПЗ мають статус первинного документа та можуть бути використані під час урегулювання спірних питань.

Операції, що здійснюються з використанням ЕПЗ із застосуванням платіжних терміналів, повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, а операції з використанням платіжних карток із застосуванням імпринтерів — з оформленням сліпа, форма якого визначається платіжною системою.

Документи за операціями з використанням ЕПЗ повинні містити такі обов’язкові реквізити:

1) найменування платіжної системи;

2) ідентифікатор еквайра та торговця або інші реквізити, що дають змогу їх ідентифікувати;

3) ідентифікатор платіжного пристрою;

4) дату та час здійснення операції;

5) суму та валюту операції;

6) суму комісійної винагороди;

7) реквізити ЕПЗ, які дозволені правилами безпеки платіжної системи;

8) вид операції;

9) код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі.

Правила платіжних систем та/або внутрішньобанківські правила можуть передбачати також інші додаткові реквізити документів за операціями з використанням ЕПЗ.

Емітенти зобов’язані в порядку та строки, встановлені договором, надавати власникам рахунків виписки про рух коштів на їх рахунках за операціями, що виконані користувачами ЕПЗ. Щомісячна виписка про платіжні операції за договором повинна надаватися безкоштовно.

Виписка про рух коштів за рахунком може надаватися власникові рахунку в банку, надсилатися поштою, електронною поштою, у вигляді текстового повідомлення на мобільний телефон, через банкомат тощо.

Якщо власник рахунку має заперечення щодо операцій за рахунком, перелік яких зазначений у виписці, він має право звернутися до емітента із заявою про розгляд спірного питання або до суду. Емітент в порядку та в строки, установлені правилами платіжної системи та умовами договору, під час розгляду заяви користувача має право одержувати від еквайра документи за операціями із застосуванням ЕПЗ або їх копії, що підтверджують здійснення користувачем цих операцій.

Звітність працівника про витрачені суми із застосуванням платіжних карток

Згідно з пунктом 20 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148, фізичні особи – довірені особи установ/підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного ЕПЗ або особистого ЕПЗ, використовують їх за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства звіт про використання готівки разом з підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки.

Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. № 841, у редакції наказу від 10.03.2016 р. № 350. Цим же наказом затверджено Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Порядок № 841).

Згідно з підпунктом 170.9.2 пункту 170.9 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) авансовий звіт подається за встановленою формою до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

• завершує відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Відповідно до підпункту 170.9.3 ПКУ дія пункту 170.9 ПКУ поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:

а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податків отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження;

б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Аналогічні норми по граничних строках подання авансового звіту про витрачені у відрядженні кошти містять пункт 3 Порядку № 841, пункт 11 розділу ІІ «Порядок відрядження в межах України» і пункт 17 розділу ІІІ «Порядок відрядження за кордон» Інструкції № 59.

Враховуючи вищевикладене, якщо, наприклад, працівник під час перебування у відрядженні зняв готівку з поточного рахунку підприємства за допомогою корпоративного ЕПЗ, повернувся з відрядження у п’ятницю 6 листопада, то він повинен подати авансовий звіт протягом 3 банківських днів, наступних за п’ятницею 6 листопада (днем завершення відрядження). Оскільки субота 7 листопада і неділя 8 листопада не є робочими днями для банків, трьома банківськими днями після 6 листопада є 9, 10 і 11 листопада. Отже, працівник повинен подати авансовий звіт і повернути підприємству невикористану «корпоративну» готівку не пізніше 11 листопада.²

Якщо працівник під час перебування у відрядженні не знімав готівку з поточного рахунку підприємства, але за допомогою корпоративного ЕПЗ здійснив розрахунки в безготівковій формі, і повернувся з відрядження у п’ятницю 6 листопада, то він повинен подати авансовий звіт протягом 10 банківських днів, наступних за п’ятницею 6 листопада (днем завершення відрядження), тобто не пізніше 20 листопада, оскільки десятьма робочими днями для банків після 6 листопада є дні 9 – 13, 16 – 20 листопада. За наявності поважних причин роботодавець може продовжити строк подання авансового звіту до 20 банківських днів, тобто авансовий звіт повинен бути поданий не пізніше 4 грудня, оскільки двадцятьма робочими днями для банків після 6 листопада є 9 – 13, 16 – 20, 23 – 27, 30 листопада, 1 – 4 грудня.

Якщо працівник під час перебування у відрядженні зняв готівку для здійснення витрат на відрядження зі свого поточного рахунку за допомогою особистого ЕПЗ, повернувся з відрядження у п’ятницю 6 листопада, то він повинен подати авансовий звіт протягом 5 банківських днів, наступних за п’ятницею 6 листопада (днем завершення відрядження), тобто не пізніше 13 листопада.

Звертаємо увагу, що витрати, відображені в авансовому звіті, повинні бути документально підтверджені (квитанціями платіжного терміналу, чеками банкомату, сліпами тощо), при цьому датовані у часових проміжках не пізніше останнього дня відрядження (дата проїзного документа при поверненні з відрядження може бути пізніше останнього дня відрядження³) або дня завершення виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням підприємства.

На думку Мінфіну⁴, в разі оплати директором підприємства вартості проживання в готелі декількох відряджених працівників за допомогою закріпленого за директором корпоративного ЕПЗ (тобто в межах коштів, виданих під звіт), до авансового звіту необхідно додати оригінали квитанцій (рахунків) готелю, в яких повинні бути вказані прізвища всіх працівників, за проживання яких здійснено оплату, строки проживання в готелі зазначених осіб, вартість найманих ними номерів та види включених у квитанції (рахунки) витрат. При цьому виданий на ім’я директора підприємства оригінал квитанції (рахунка) на оплату проживання в готелі всіх працівників підприємства на повну (загальну) суму без зазначення перерахованих вище реквізитів не може бути прийнятий до авансового звіту.

До вищевикладеного додамо, що при групових відрядженнях працівників оплата витрат на відрядження за всіх працівників може здійснюватися довіреною особою за допомогою одного корпоративного ЕПЗ, але відшкодовуються (враховуються) витрати персонально по кожному працівнику, тому кожний працівник після повернення з відрядження має подати авансовий звіт з відображенням витрат (на проїзд, проживання тощо), понесених на нього (персонально) або ним самим, з додаванням підтвердних документів (за потреби — їх копій).

Відображення в обліку підприємства операцій із застосуванням платіжних карток

Згідно зі статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Як зазначалося вище, операції із застосуванням ПК повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів, які складаються та друкуються за місцем проведення операції. Документи за операціями з використанням ЕПЗ (ПК) мають статус первинних документів (п.п. 3, 5 р. VII Положення № 705).

При поданні працівником до бухгалтерії авансового звіту після повернення з відрядження або після виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок роботодавця, коли працівником використовувалися підзвітні кошти з використанням корпоративної або особистої ПК, він повинен надати вищевказані первинні документи, що підтверджують отримання готівки з рахунка або безготівкове використання коштів з корпоративного рахунка при здійсненні господарської операції. На підставі поданих підзвітною особою первинних документів підприємство відображає господарські операції в бухгалтерському обліку.

Розглянемо порядок такого відображення на конкретних прикладах, якщо працівник використав ПК для здійснення витрат з корпоративного рахунка в національній валюті (див. Таблиці 1–2 нижче).

Таблиця 1

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з корпоративного рахунку за допомогою платіжної картки під час відрядження

Таблиця 2

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з корпоративного рахунку за допомогою платіжної картки на закупівлю ТМЦ для потреб підприємства

В обліку підприємства перераховані ним на корпоративний рахунок кошти не вважаються виданими працівнику під звіт, оскільки вони продовжують належати підприємству. Кошти вважаються виданими працівнику під звіт тільки в разі використання (зняття) їх з корпоративного рахунку за допомогою корпоративного ЕПЗ (це підтверджує банківська виписка про рух коштів на корпоративному рахунку).

У разі перерахування підприємством коштів на особистий рахунок працівника, вони вважаються виданими працівнику під звіт в день такого перерахування.

Облік витрат при відрядженнях за кордон

При направленні працівника у відрядження за кордон і здійснення операцій із застосуванням ЕПЗ необхідно враховувати наступні положення нормативно-правових документів:

– бюджетні установи, що направляють працівників у відрядження за кордон, забезпечують їх коштами (авансом) для здійснення поточних витрат у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 Постанови № 98, п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59);

– бюджетні установи при потребі в авансуванні працівника коштами в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої у доларах США, у валюту держави відрядження здійснюють за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти держави перебування до валюти держави відрядження та долара США на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 16.3 р. ІІІ Інструкції № 59);

– госпрозрахункові підприємства мають право виплачувати аванс на відрядження за кордон як в інвалюті, так і в гривні (працівник може самостійно обміняти гривню на інвалюту);

– працівники бюджетних установ невитрачені кошти у відрядженні повертають на рахунок роботодавця або до його каси у грошових одиницях, у яких було надано аванс (п. 17 р. ІІІ Інструкції № 59), а госпрозрахункові підприємства це питання повинні врегулювати в локальному документі;

– під час складання працівником бюджетної установи авансового звіту після повернення з відрядження перерахунок понесених у ньому витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, а в разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти — за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, установленим НБУ на день затвердження авансового звіту (п. 19 р. ІІІ Інструкції № 59);

– якщо працівнику бюджетної установи, який повернувся з відрядження за кордон, необхідно виплатити додаткові кошти для остаточного розрахунку з ним (в тому числі в разі проведення ним розрахунків у відрядженні за власні кошти), то їх виплата здійснюється у гривні за її офіційним обмінним курсом до інвалют, установленим НБУ на день затвердження керівником авансового звіту (п. 19 р. ІІІ Інструкції № 59).

Таким чином, працівникам бюджетних установ відшкодування витрат за кордоном за наявності підтвердних документів здійснюється у гривні за її офіційним курсом до інвалют, встановленим НБУ на дату:

– отримання авансу — якщо фактичні витрати працівника в інвалюті відповідають сумі отриманого авансу;

– затвердження авансового звіту керівником — якщо для остаточного розрахунку за відрядження працівнику необхідно виплатити додаткові кошти;

– погашення заборгованості працівником — у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).⁵

Працівникам госпрозрахункових підприємств відшкодування витрат за кордоном за наявності підтвердних документів може здійснюватися як у гривні за її офіційним курсом до інвалют, встановленим НБУ на вищевказані дати, так і у валюті держави, до якої відряджався працівник, або у доларах США/євро (це повинно бути врегульовано локальним документом підприємства — Положенням про відрядження).

Відповідно до частини 3 статті 9 Закону про бухоблік операції в іноземній валюті відображаються у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо.

Якщо у підприємства є поточний рахунок в інвалюті, то операції за таким рахунком відображаються в бухгалтерському обліку відповідно до НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 10.08.2000 р. № 193.

Відповідно до пункту 5 НП(С)БО 21 операції в інвалюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності (гривні) шляхом перерахунку суми в інвалюті із застосуванням валютного курсу на початок дня дати здійснення операції. Операції з безготівкових розрахунків в інвалюті підприємство може відображати у валюті звітності в сумі, визначеній у документах банку, з урахуванням особливостей застосування банком валютного курсу на дату здійснення операції.

Отже, якщо працівник витрачає кошти за допомогою валютного корпоративного ЕПЗ, то застосовується курс НБУ, що діяв на дату списання коштів з корпоративного рахунку (це зазначається у виписці банку).

При розрахунках за допомогою корпоративного ЕПЗ на корпоративному рахунку підприємства спочатку резервуються (блокуються) відповідні суми, а потім вони списуються, при цьому дати проведення операції та списання коштів з рахунку можуть не збігатися. У таких випадках рекомендуємо датою видачі авансу вважати дату зняття готівки по чеку банкомату або дату безготівкової оплати витрат (це необхідно відобразити в локальному документі підприємства).

Оскільки при знятті працівником (списанні) коштів з корпоративного рахунку в інвалюті відбувається операція видачі йому підзвітних коштів (авансу) в інвалюті, в обліку підприємства до моменту подання працівником авансового звіту із зазначенням здійснених витрат відображають дебіторську заборгованість. В такому випадку згідно з пунктом 6 НП(С)БО 21 сума авансу в інвалюті, видана підзвітній особі для придбання немонетарних активів і отримання робіт та послуг (на оплату витрат у відрядженні), при включенні до вартості таких активів (робіт, послуг) перераховується у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на початок дня дати виплати авансу. При цьому якщо працівник у відрядженні за кордоном знімає готівкову валюту з корпоративного рахунку або оплачує за безготівковим розрахунком за допомогою корпоративного ЕПЗ витрати у відрядженні у різні дні, то буде декілька дат видачі коштів (валюти) під звіт.

Визначення курсових різниць за монетарними статтями в інвалюті проводиться на дату балансу, а також на дату здійснення господарської операції в її межах або за всією статтею (згідно з наказом про облікову політику). При визначенні курсових різниць на дату здійснення господарської операції застосовується валютний курс на початок дня дати здійснення операції. Курсові різниці від перерахунку коштів в інвалюті відображаються у складі інших операційних доходів (за кредитом рахунка 714 «Дохід від операційної курсової різниці») або інших витрат операційної діяльності (за дебетом рахунка 945 «Витрати від операційної курсової різниці») (п. 8 НП(С)БО 21).

У разі проведення розрахунку корпоративною ПК за поточним рахунком, валюта якого відрізняється від валюти розрахунку, банк надає додаткову послугу з конвертації (купівлі-продажу) інвалюти (сума операції конвертується у валюту рахунка за курсом, порядок установлення якого визначено у договорі між підприємством і банком). Банківська виписка з корпоративного рахунку містить інформацію про суму здійснених витрат у валюті такого рахунку. Різниця між сумою видаткових операцій за курсом НБУ і даними виписки банку відповідає вартості витрат за операцією конвертації валют. Це стосується, зокрема, використання коштів з мультивалютного корпоративного рахунку (поточного рахунку підприємства, на який кошти перераховуються у гривні, а знімати їх можна за кордоном у валюті держави, в якій здійснюється зняття коштів або безготівкова оплата витрат).

Якщо працівнику аванс на відрядження за кордон надається у гривні шляхом перерахування на його особистий рахунок (в цей момент відбувається видача коштів в національній валюті під звіт), то валютні витрати обчислюються за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту. Те ж саме робиться у разі витрачання власних коштів підзвітною особою.

ПРИКЛАД 1

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з корпоративного валютного рахунку у відрядженні за кордоном

Заступник директора підприємства, на якого оформлено корпоративний ЕПЗ по валютному рахунку підприємства, направлений у відрядження до Німеччини на 4 дні з 03.11.2020 р. по 06.11.2020 р. З метою забезпечення його іноземною валютою підприємство 02.11.2020 р. придбало іноземну валюту в сумі 2000 євро на міжбанківському валютному ринку за курсом 33,34 грн. за 1 євро. Офіційний курс на цю дату становив 33,25 грн. за 1 євро. Під час відрядження працівник витратив (зняв) з корпоративного рахунку 1700 євро, в т. ч. добові в розмірі 320 євро (80 євро х 4 к. д.), оплата проїзду до місця відрядження і переліт в Україну — 750 євро, оплата проживання — 630 євро, про що подав авансовий звіт після повернення з відрядження. Припустимо, що використання (зняття) валюти з корпоративного рахунку відбулося тільки в один день 03.11.2020 р., в який офіційний курс НБУ становив 33,29 грн. за 1 євро.

У бухгалтерському обліку підприємства зазначені операції відображаються таким чином:

ПРИКЛАД 2

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з мультивалютного рахунку підприємства у відрядженні за кордоном

Директор підприємства направлений у відрядження до США на 4 дні з 03.11.2020 р. по 06.11.2020 р. Підприємство має мультивалютний корпоративний рахунок. На цей рахунок директору оформлено корпоративний ЕПЗ. Підприємство 02.11.2020 р. перерахувало на мультивалютний корпоративний рахунок 80 000 грн. Під час відрядження 03.11.2020 р. працівник з мультивалютного рахунку зняв кошти в сумі 340 дол. США (добові: 85 дол. США х 4 к. д.) і здійснив дві оплати за допомогою корпоративного ЕПЗ: за переліт до місця відрядження і назад в Україну в сумі 910 дол. США і за проживання в готелі в сумі 850 дол. США. Офіційний курс НБУ на 03.11.2020 р. становив 28,58 грн. за 1 дол. США, а курс купівлі валюти при її конвертації в цей день склав 28,75 грн за 1 дол. США. Зняті з рахунку (витрачені) кошти відображаються як видані працівнику під звіт. Припустимо, що використання (зняття) валюти працівником з мультивалютного корпоративного рахунку у відрядженні відбулося тільки в один день — 03.11.2020 р.

У бухгалтерському обліку підприємства зазначені операції відображаються таким чином:

* Оскільки заборгованість працівника за підзвітними коштами підтверджена документами про отримані послуги, така заборгованість не є монетарною статтею балансу і курсова різниця по ній не визначається.