Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Статтею 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) визначено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, в якому, зокрема, визначаються його трудові обов’язки і права.

Згідно зі статтею 21 КЗпП трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем – фізичною особою), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець – фізична особа) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Відповідно до статті 31 КЗпП роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

У той же час існує декілька видів додаткової роботи, які можуть виконувати працівники за їхньою згодою на одному підприємстві, крім виконання своїх трудових (посадових) обов’язків за основною посадою, визначених трудовим договором, в основний робочий час.

Одним з видів додаткової роботи є виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Незважаючи на активне застосування підприємствами такого виду додаткової роботи, законодавство України практично не регламентує його, зокрема, не пояснює, що вважається виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника і які особливості його запровадження на підприємстві. Вітчизняне законодавство, зокрема стаття 105 КЗпП, окремі постанови Кабінету Міністрів України та накази центральних органів виконавчої влади, встановлює лише порядок оплати праці при запровадженні зазначеного виду додаткової роботи у вигляді встановлення доплати за виконання такої роботи.

Водночас згідно з постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України деяких актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 № 1545-XII до прийняття відповідних актів законодавства України застосовуються акти законодавства СРСР з питань, які не врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції і законам України.

Нормативними актами законодавства СРСР, які регулюють окремі питання виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, є:

• постанова Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 № 1145 (далі — Постанова № 1145);
• Інструкція по застосуванню постанови Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 р. № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 14.05.82 № 53-ВЛ, видана Державним комітетом СРСР з праці та соціальних питань, Міністерством фінансів СРСР, Всесоюзною центральною радою професійних спілок (далі — Інструкція № 53).

Що таке виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Більшість норм Постанови № 1145 та Інструкції № 53, в тому числі ті норми, що встановлюють обмеження на введення додаткових видів робіт, суперечить нормам трудового законодавства України, тому ці два документи застосовуються лише в частині визначення поняття «виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника» і в частині зазначення на необхідність видання наказу про доручення працівнику додаткової роботи в порядку виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.¹

Згідно з пунктом 2 Постанови № 1145 виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без увільнення від своєї основної роботи допускається на одному і тому ж підприємстві, в установі, організації (далі — підприємства) за згодою працівника протягом встановленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни), якщо це економічно доцільно і не веде до погіршення якості продукції, виконуваних робіт, обслуговування населення.

Пунктом 1 Інструкції № 53 визначено, що під виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи слід розуміти заміну працівника, відсутнього у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається робоче місце (посада).

Враховуючи вищевикладене, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника має такі особливості:²

1. Воно можливе тільки на одному і тому ж підприємстві.

2. Воно здійснюється лише в період тимчасової відсутності працівника, коли його посада не є вакантною.

3. Додаткові обов’язки виконуються працівником без увільнення від виконання основної роботи.

4. Додаткові обов’язки виконуються протягом встановленого робочого часу за основною роботою.

5. Покладання додаткових обов’язків на працівника можливе лише за його згодою.

6. Виконання додаткових обов’язків має бути економічно доцільним.

7. Як додаткова, так і основна робота повинні виконуватися якісно.

Слід враховувати, що іноді виконання обов’язків за іншою посадою здійснюється з повним увільненням працівника від виконання посадових обов’язків за основною посадою. Такий вид додаткової роботи називається тимчасовим замісництвом і застосовується, як правило, за більш відповідальною (керівною) посадою та є одним із способів перевірки на практиці потенційних можливостей працівників для включення їх до резерву для висунення на посаду керівника.³

Введення виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Підприємства самостійно вирішують питання покладання на працівників, в т. ч. керівників всіх рівнів та їх заступників, поряд з їхньою основною роботою виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Категорії (назви посад) працівників, на яких може бути покладено виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, підприємства можуть встановити в колективному договорі.

Законодавством не встановлено будь-яких обмежень на виконання такої додаткової роботи (для працівників бюджетної сфери встановлені лише обмеження щодо виплати доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника). При цьому норма пункту 15 Постанови № 1145, в якій наведено перелік категорій працівників, які не можуть виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника, в Україні не діє.⁴

Як правило, ініціатором доручення співробітнику додаткової роботи у вигляді виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є роботодавець, оскільки саме він зацікавлений в тому, щоб вся робота на підприємстві виконувалася. Але роботодавцю в обов’язковому порядку, як зазначено вище, необхідно отримати згоду працівника на виконання додаткової роботи. Підтвердженням згоди працівника на виконання додаткової роботи є його підпис у документі роботодавця про доручення додаткової роботи (в цьому документі (наказі) працівник може вказати «не заперечую» або «згоден»).

Якщо ініціатором виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є співробітник, то він повинен повідомити про свою готовність виконувати додаткові трудові обов’язки в заяві, поданій на ім’я керівника підприємства.

Покладання на співробітника виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника здійснюється шляхом видання наказу керівника.⁵ У такому наказі вказуються прізвище, ім’я та по батькові відсутнього працівника, назва його посади (по якій працюючий співробітник буде виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника), тривалість (дати початку та закінчення) виконання додаткової роботи і порядок її оплати. Якщо тривалість виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановити заздалегідь неможливо, то моментом припинення такого виконання обов’язків можна визначити конкретну подію, а саме закінчення періоду тимчасової відсутності працівника: закінчення відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження, виконання державних обов’язків, військової служби тощо.

Заява про готовність працівника виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника може мати такий вигляд:

Наказ керівника підприємства про доручення співробітнику виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника може бути таким:

Звертаємо увагу, що виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачає точне визначення кола обов’язків, додатково покладених на працюючого співробітника. Оскільки на підприємствах, як правило, для кожної посади, передбаченої штатним розписом, розробляється посадова інструкція, то працівник, якому доручається додаткова робота, повинен буде виконувати всі трудові обов’язки, визначені такою посадовою інструкцією для посади, яку обіймає тимчасово відсутній працівник. З огляду на те, що виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника має здійснюватися без увільнення від основної роботи, щоб уникнути погіршення якості робіт за обома посадами перелік трудових обов’язків, що підлягають виконанню працюючим співробітником за посадою відсутнього працівника, може бути зменшений. Повний перелік обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, які зобов’язаний буде виконувати співробітник, якому доручається додаткова робота, можна привести в додатку до наказу про введення виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Крім того, у працюючого співробітника повинна бути відповідна професійна підготовка для якісного виконання додаткової роботи. Обов’язки тимчасово відсутнього працівника можуть бути розподілені між декількома працівниками.

Якщо посадовою інструкцією працівника або укладеним з працівником трудовим договором передбачено виконання обов’язків іншого працівника (колеги, підлеглого, безпосереднього керівника) на час його відсутності (відпустка, відрядження, хвороба тощо), то такі обов’язки належать до його трудової функції і мають виконуватися без видання наказу про доручення додаткової роботи та без встановлення доплати за виконання такої додаткової роботи.⁶

Що стосується можливості виконання заступником керівника підприємства додатково обов’язків керівника підприємства або заступником головного бухгалтера додатково обов’язків головного бухгалтера в період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), то хоча заборони на таку додаткову роботу законодавство не містить, заступники, як правило, виконують ці обов’язки на підставі своїх посадових інструкцій, якими передбачено виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника.

Однак слід враховувати особливості підписання звітності, що подається юридичними особами до різних державних органів. Так, якщо на підприємстві тимчасово відсутній головний бухгалтер, і його ніхто не замінює, то звітність підписує тільки керівник підприємства незважаючи на те, що в пунктах 48.5–48.6 Податкового кодексу України та різних порядках, що роз’яснюють особливості складання звітності, зазначено про необхідність її підписання головним бухгалтером.

Під час відсутності керівника юридичної особи на робочому місці з об’єктивних причин (відрядження, відпустка, хвороба тощо) податкова звітність (декларація, розрахунок) може бути підписана особою, уповноваженою засновниками або установчими документами підприємства виконувати обов’язки керівника на час його відсутності за умови, що відсутність керівника підтверджена відповідними документами (наприклад, наказ про відпустку, відрядження, листок непрацездатності).

У разі тимчасової відсутності керівника підприємства або головного бухгалтера перед поданням податкової звітності до податкового органу має бути подана інформація, що визначає осіб, які виконують їхні обов’язки в цей період. По особі, яка замінює тимчасово відсутнього керівника підприємства або головного бухгалтера, підприємством до податкового органу подається заява за формою № 1-ОПП з позначкою «Зміна відповідальних осіб: керівника» або «Зміна відповідальних осіб: особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».⁷ Ця заява може бути подана до податкового органу засобами електронних комунікацій в електронній формі (п.п. 9.2, 9.3 розд. IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, у редакції наказу від 22.04.2014 № 462).

Виконання обов’язків тимчасового відсутнього заступника керівника підприємства може бути покладено на період його тимчасової відсутності (відпустка, відрядження, хвороба тощо) на будь-якого іншого заступника керівника (керівника структурного підрозділу) або на самого керівника підприємства.

Якщо виникає необхідність у виконанні обов’язків тимчасового відсутнього працівника, який є матеріально відповідальною особою, то таке виконання обов’язків можна тимчасово покласти наказом на іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Зокрема, виконання обов’язків тимчасово відсутнього касира, який перебуває у відпустці, можна покласти наказом керівника на іншого працівника (наприклад, бухгалтера), з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність (п. 45 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148).⁸

Оскільки виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника виконується поряд з основною роботою (протягом робочого часу, відведеного для виконання основних обов’язків працівника), години (дні) такої додаткової роботи в табелі обліку використання робочого часу не відображаються (вони включаються в загальний відпрацьований працівником час за основним місцем роботи).

Скасування виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

У разі якщо з будь-яких причин працівник, на якого покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, не може або не бажає надалі виконувати такі додаткові обов’язки, він може написати на ім’я керівника підприємства заяву з проханням увільнити його від їх виконання.

Якщо ж ініціатором увільнення працівника від виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є роботодавець, у якого для цього є поважні причини, наприклад неякісне виконання працівником додаткових обов’язків або погіршення якості роботи за основною посадою, то він має право скасувати додаткові обов’язки працівника з моменту виявлення неякісного виконання додаткових обов’язків або погіршення якості роботи за основною посадою.

У разі якщо у роботодавця немає поважних причин для увільнення працівника від виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, але він планує це зробити, то про скасування додаткової роботи необхідно в мирний час повідомити працівника не пізніше ніж за два місяці, оскільки таке звільнення тягне за собою зміну істотних умов праці — зменшення оплати праці через скасування доплати за виконання додаткової роботи (ч. третя ст. 32 КЗпП), а в період дії воєнного стану — не пізніш як до скасування виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX).

Скасування виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у всіх перерахованих вище випадках здійснюється на підставі наказу керівника підприємства.

Якщо ж в наказі про доручення співробітнику виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника був обумовлений період виконання такої додаткової роботи (наприклад, до закінчення у відсутнього працівника відпустки, відрядження, хвороби, виконання державних обов’язків тощо), то скасування для співробітника виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника здійснюється без попереднього повідомлення і видання додаткового наказу.

Відображення виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у трудовій книжці працівника не передбачено.

Оплата праці при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Відповідно до статті 105 КЗпП працівникам, які виконують на тому ж підприємстві поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Зазначена доплата вводиться для стимулювання працівників якісно виконувати додаткові обов’язки поряд зі своєю основною роботою в межах установленої норми робочого часу.

За домовленістю між працівником і роботодавцем з урахуванням норм чинного законодавства та умов колективного договору зазначена доплата може встановлюватися:

– в абсолютному розмірі;

– у відсотках до годинної (денної, місячної) тарифної ставки (окладу, посадового окладу) працівника за основною професією (посадою, виконуваною роботою);

– у відсотках до годинної (денної, місячної) тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника.

При відрядній системі оплати праці розмір доплати може розраховуватися виходячи з кількості продукції, яку виготовив працівник за відповідною професією, і відрядних розцінок на виготовлення одиниці такої продукції.

Доплата на госпрозрахункових підприємствах

Розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника госпрозрахункові підприємства встановлюють самостійно в колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною, галузевими (міжгалузевими) і територіальними угодами. Якщо колективний договір на підприємстві не укладено, роботодавець зобов’язаний погодити розміри доплати з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво органом (ст. 97, 105 КЗпП, ст. 15 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР).⁹

Для підприємств, представники яких (як з боку роботодавців, так і з боку профспілок або іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу) брали участь у підписанні Генеральної угоди про регулювання основних принципів і норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні на 2019–2021 роки від 14.05.2019 (далі — Генеральна угода), яка продовжує діяти і зараз, обов’язковими є розміри доплат працівникам, встановлені в додатку 3 до Генеральної угоди.¹⁰ Цим додатком, зокрема, встановлено, що розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника становить до 100% тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника.

Такий же розмір зазначеної доплати рекомендовано встановлювати:

• розділом 5 (таблиця 5.1) Рекомендацій щодо визначення заробітної плати працюючих в залежності від особистого внеску працівника в кінцеві результати роботи підприємства, затверджених наказом Міністерства праці та соціальної політики України (далі — Мінпраці) від 31.03.99 № 44;
• розділом 6 (таблиця 6.1) Методичних рекомендацій щодо оплати праці працівників малих підприємств, затверджених наказом Мінпраці від 13.08.2004 № 186;
• додатком Г Методичних рекомендацій щодо організації матеріального стимулювання праці працівників підприємств і організацій, затверджених наказом Мінпраці від 29.01.2003 № 23.

Для підприємств, представники яких (як з боку роботодавців, так і з боку профспілок або іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу) брали участь в підписанні галузевої (міжгалузевої) або територіальної угоди, розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється відповідно до положень таких угод. Аналіз норм багатьох діючих галузевих (міжгалузевих) угод свідчить, що встановлений ними розмір зазначеної доплати відповідає розміру цієї доплати, наведеному в додатку 3 до Генеральної угоди.

Якщо підприємство не перебуває у сфері дії Генеральної угоди або галузевої (територіальної) угоди, якими передбачено виплату доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у відсотках від тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника, то зазначену доплату підприємство може виплачувати працівникові у відсотках до посадового окладу за основною посадою з використанням для цього економії заробітної плати за посадою, яку обіймає відсутній працівник. Такий порядок нарахування зазначеної доплати необхідно відобразити в колективному договорі або іншому локальному документі підприємства.

Таким чином, трудове законодавство надає госпрозрахунковим підприємствам право самостійно вирішувати питання встановлення розміру доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Конкретний розмір такої доплати залежно від складності, характеру, обсягу виконуваної додаткової роботи, ступеня витрат основного робочого часу зазначається в наказі керівника підприємства з урахуванням норм колективного договору, Генеральної та галузевої (територіальної) угод (якщо представники підприємства брали участь в їх підписанні).

Госпрозрахункові підприємства також самостійно вирішують питання покладання на керівників усіх рівнів та їх заступників поряд з основною роботою додаткових функцій з виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників і встановлення їм розміру доплати. Умови і розміри оплати праці (в тому числі види та розміри всіх доплат) керівників (директорів, генеральних директорів, голів правління) підприємств, заснованих на державній, комунальній власності визначаються в контракті з дотриманням положень постанови Кабінету Міністрів України «Про умови і розміри оплати праці керівників підприємств, заснованих на державній, комунальній власності, та об’єднань державних підприємств» від 19.05.99 № 859.¹¹

Працівник, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника без увільнення від основної роботи, отримує заробітну плату за основною посадою відповідно до умов трудового договору (штатного розпису) і доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, яка нараховується пропорційно відпрацьованому часу.

ПРИКЛАД 1

Нарахування заробітної плати при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього
працівника, призваного на військову службу під час мобілізації,
якщо доплата встановлена у відсотках від окладу відсутнього працівника

На госпрозрахунковому підприємстві, яке не брало участі у підписанні Генеральної (галузевої, територіальної) угоди і на якому немає колективного договору, працівник Алексєєв А. А. обіймає штатну посаду старшого економіста з посадовим окладом 15 000 грн. Працівник Борисов Б. Б., який обіймає посаду економіста з окладом 14 000 грн, з березня 2025 року призваний на військову службу під час мобілізації. На час відсутності економіста Борисова Б. Б. наказом керівника підприємства на старшого економіста Алексєєва А. А. без увільнення від основної роботи покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою в розмірі 70% посадового окладу відсутнього працівника. У квітні старший економіст Алексєєв А. А. відпрацював усі встановлені графіком роботи підприємства робочі дні.

За роботу в квітні старшому економісту Алексєєву А. А. мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за його штатною посадою — 15 000 грн;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

14 000 грн х 70% = 9800 грн

Загальна заробітна плата старшого економіста Алексєєва А. А. за квітень:

15 000 + 9800 = 24 800 грн

ПРИКЛАД 2

Нарахування заробітної плати при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього
працівника, який перебуває у щорічній відпустці частину місяця

На госпрозрахунковому підприємстві (працює з 5-денним 40-годинним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю), яке перебуває у сфері дії Генеральної та галузевої угод, працівниця Власова В. В. обіймає посаду бухгалтера з окладом 14 000 грн. Працівниця Галкіна Г. Г., яка обіймає посаду касира з окладом 12 000 грн, перебувала у щорічній відпустці 24 календарних дні з 2 по 25 квітня 2025 року. На час відсутності касира Галкіної Г. Г. наказом керівника підприємства на бухгалтера Власову В. В. без увільнення від основної роботи було покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою в розмірі 50% посадового окладу відсутнього працівника (касира) згідно з нормами колективного договору, Генеральної та галузевої угод.

Бухгалтер Власова В. В. виконувала обов’язки тимчасово відсутнього працівника протягом 18 робочих днів (далі — відпрац. д.). У квітні 2025 року за графіком роботи підприємства 22 робочих дні (далі — р. д.).

За роботу в квітні бухгалтеру Власовій В. В. мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за її штатною посадою — 14 000 грн;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

12 000 грн : 22 р. д. х 18 відпрац. д. х 50% = 4909,09 грн

Загальна заробітна плата бухгалтера Власової В. В. за квітень:

12 000 + 4909,09 = 16 909,09 грн

ПРИКЛАД 3

Нарахування заробітної плати при виконанні обов’язків тимчасово
відсутнього працівника у зв’язку з його хворобою, якщо доплата
встановлена у відсотках від окладу за основною посадою

На госпрозрахунковому підприємстві (працює з 5-денним 40-годинним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю), яке не брало участі у підписанні Генеральної (галузевої, територіальної) угоди, працівниця Дьоміна Д. Д. обіймає штатну посаду референта з окладом 12 000 грн.

Працівниця Єгорова Є. Є., яка обіймає посаду секретаря з окладом 10 000 грн, хворіла в період з 7 по 18 квітня, на який припадає 10 робочих днів.

На час відсутності секретаря Єгорової Є. Є. наказом керівника підприємства на референта Дьоміну Д. Д. без увільнення від основної роботи було покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою в розмірі 30% посадового окладу за основною посадою (референта) згідно з нормами колективного договору підприємства.

У квітні референт Дьоміна Д. Д. відпрацювала всі встановлені графіком роботи підприємства робочі дні — всього 22 робочих дні.

За роботу в квітні референту Дьоміній Д. Д. мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за її штатною посадою — 12 000 грн;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

12 000 грн : 22 р. д. х 10 відпрац. д. х 30% = 1636,36 грн

Загальна заробітна плата референта Дьоміної Д. Д. за квітень:

12 000 + 1636,36 = 13 636,36 грн

ПРИКЛАД 4

Нарахування заробітної плати при виконанні обов’язків тимчасово
відсутнього працівника, який перебуває на курсах підвищення кваліфікації,
якщо працівникам встановлена відрядна система оплати праці

На госпрозрахунковому підприємстві працівник Карпов К. К. працює токарем з відрядною розцінкою 100 грн за виготовлену деталь. Його колега Леонов Л. Л., якому за виготовлення деталі іншого виду встановлена відрядна розцінка в розмірі 80 грн, в період з 7 по 25 квітня перебував на курсах підвищення кваліфікації.

На час тимчасової відсутності токаря Леонова Л. Л. наказом керівника підприємства на токаря Карпова К. К. без увільнення від основної роботи було покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою в розмірі відрядної розцінки за кожну виготовлену деталь.

У квітні токар Карпов К. К. виготовив 140 деталей за основною посадою і 50 деталей за колегу Леонова Л. Л.

За роботу в квітні токарю Карпову К. К. мають бути нараховані:

– заробітна плата за основною посадою в розмірі:

140 дет. х 100 грн = 14 000 грн;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

50 дет. х 80 грн = 4000 грн

Загальна заробітна плата токаря Карпова К. К. за листопад:

14 000 + 4000 = 18 000 грн

____________________________________________________________________________

Якщо обов’язки тимчасово відсутнього працівника розподіляються між декількома співробітниками, то в наказі про доручення додаткової роботи вказуються не тільки зазначені співробітники, але і конкретні обов’язки, які повинен виконувати кожний з них за посадою тимчасово відсутнього працівника, а також розмір доплати кожному співробітнику за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника відповідно до норм колективного договору та Генеральної (галузевої, територіальної) угоди.

ПРИКЛАД 5

Нарахування заробітної плати двом працівникам, яким доручається
виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

На госпрозрахунковому підприємстві (працює з 5-денним 40-годинним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю), яке брало участь у підписанні Генеральної та галузевої угод, колективним договором передбачено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою в розмірі до 100% посадового окладу відсутнього працівника.

На підприємстві працівниці Мішиній М. М., яка обіймає посаду юрисконсульта з посадовим окладом 14 000 грн, з 31 березня 2025 року надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами тривалістю 126 календарних днів. На час відсутності юрисконсульта Мішиної М. М. наказом керівника підприємства виконання її обов’язків з 01 квітня 2025 року покладено на двох працівників:

– головного юрисконсульта Носова Н. Н. без увільнення від основної роботи з доплатою за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі 60% посадового окладу відсутнього працівника, оскільки на нього покладено виконання більшої частини обов’язків за посадою юрисконсульта;

– начальника юридичного відділу Петренка П. П. без увільнення від основної роботи з доплатою за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі 40% посадового окладу відсутнього працівника, оскільки на нього покладено виконання меншої частини обов’язків за посадою юрисконсульта.

Посадовий оклад головного юрисконсульта Носова Н. Н. — 16 000 грн, посадовий оклад начальника юридичного відділу Петренка П. П. — 19 000 грн

У квітні головний юрисконсульт Носов Н. Н. і начальник юридичного відділу Петренко П. П. відпрацювали всі 22 робочих дні, установлених графіком роботи підприємства на цей місяць, в тому числі виконали весь обсяг робіт за посадою тимчасово відсутнього працівника — юрисконсульта Мішиної М. М.

За роботу в квітні головному юрисконсульту Носову Н. Н. мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за його штатною посадою — 16 000 грн;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

14 000 грн х 60% = 8400 грн

Загальна заробітна плата головного юрисконсульта Носова Н. Н. за квітень:

16 000 + 8400 = 24 400 грн

За роботу в квітні начальнику юридичного відділу Петренкові П. П. мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за його штатною посадою — 19 000 грн;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

14 000 грн х 40% = 5600 грн

Загальна заробітна плата начальника юридичного відділу Петренка П. П. за квітень:

19 000 + 5600 = 24 600 грн

_____________________________________________________________________________

Доплата в бюджетних установах

Для бюджетних установ, закладів та організацій (далі — бюджетні установи) законодавством встановлено певні обмеження в питанні оплати виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників.

Так, згідно з підпунктом «а» пп. 3 п. 3 постанови Кабінету Міністрів України «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 № 1298 (далі — Постанова № 1298) працівникам бюджетних установ доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників виплачується у розмірі до 50% посадового окладу (тарифної ставки).

Розмір вищенаведеної доплати працівникам бюджетних установ повинен визначатися у відсотках від посадового окладу (тарифної ставки) за основною посадою, а не за посадою тимчасово відсутнього працівника.¹²

Так, відповідно до підпункту 3.1.1 Умов оплати праці працівників закладів охорони здоров’я та установ соціального захисту населення, затверджених наказом Мінпраці, Міністерства охорони здоров’я України від 05.10.2005 № 308/519, професіоналам, фахівцям, технічним службовцям та робітникам, які виконують у тому ж самому закладі, установі поряд зі своєю основною роботою додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі до 50% посадового окладу за основною посадою. Конкретний розмір цієї доплати встановлюється керівником закладу, установи залежно від кваліфікації працівника, складності та обсягу виконуваних робіт.

Доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників можуть встановлюватися декільком працівникам в розмірі до 50% посадового окладу за основною посадою в межах економії за посадовим окладом (ставкою заробітної плати) відсутнього працівника.¹²

Право встановлювати конкретний розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників в бюджетних установах надано керівникам місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, при яких створені централізовані бухгалтерії, керівникам бюджетних установ в межах фонду заробітної плати, затвердженого в кошторисах доходів і видатків (пп. «а» п. 4 Постанови № 1298).

Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників не встановлюється керівникам бюджетних установ, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ та їх заступникам (абз. п’ятий пп. «а» пп. 3 п. 3 Постанови № 1298).

Норми, аналогічні вищенаведеним, містить також підпункт «а» пп. 3 п. 4 наказу Міністерства освіти і науки України «Про впорядкування умов оплати праці та затвердження схем тарифних розрядів працівників навчальних закладів, установ освіти та наукових установ» від 26.09.2005 № 557.

Як ми вже повідомляли¹³, 27.02.2025 набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України від 25.02.2025 № 214, якою внесено зміни до низки інших постанов Уряду щодо встановлення працівникам деяких державних органів та бюджетних установ доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників. Змінами передбачено, що доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників таких самих категорій встановлюється у розмірі до 50% посадового окладу за основною роботою з використанням для цього до 50% посадового окладу відсутнього працівника.

Так, згідно з підпунктом «г» пп. 1 п. 2 постанови Кабінету Міністрів України «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» від 09.03.2006 № 268 у межах затвердженого фонду оплати праці спеціалістам і службовцям (крім заступників керівників органів виконавчої влади, прокуратури, судів та інших державних органів, керівників структурних підрозділів та їх заступників) виплачується доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників таких самих категорій у розмірі до 50% посадового окладу за основною роботою з використанням для цього до 50% посадового окладу відсутнього працівника.

Відповідно до підпункту 1 пункту 3 Умов оплати праці працівників державних органів, які виконують функції з обслуговування, і працівників Управління адміністративних будинків Господарсько-фінансового департаменту Секретаріату Кабінету Міністрів України, Управління адміністративними будинками Державного управління справами, Управління адміністративними будинками Управління справами Апарату Верховної Ради України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 24.12.2019 № 1112 (далі — Умови), керівники державної служби в державному органі та керівники Управлінь, на які поширюється дія Умов (далі — Управління), у межах затвердженого фонду оплати праці встановлюють доплату за додаткове навантаження у зв’язку з виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника (крім обов’язків керівника та заступників керівника самостійного структурного підрозділу) у розмірі до 50% посадового окладу тимчасово відсутнього працівника. Зазначена доплата не встановлюється керівникам Управлінь, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів Управлінь та їх заступникам. У разі несвоєчасного виконання завдань, погіршення якості роботи і порушення трудової дисципліни зазначена доплата скасовується або її розмір зменшується.

Оподаткування доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Відповідно до підпункту 2.2.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5, доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника належить до фонду додаткової заробітної плати фонду оплати праці.

Отже, із суми зазначеної доплати як складової заробітної плати утримуються податок на доходи фізичних осіб і військовий збір, а на суму цієї доплати нараховується єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ).

У бухгалтерському (податковому) обліку доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у фактично нарахованому розмірі включається до витрат у складі витрат на оплату праці відповідної категорії працівників.

Врахування доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника при розрахунку середньої заробітної плати

Згідно з абзацом першим пункту 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 № 100 (далі — Порядок № 100), при обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати відповідно до законодавства та умов трудового договору, крім визначених у пункті 4 цього Порядку.

Відповідно до підпункту «а» пункту 4 Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати не враховуються виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов’язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками).

Таким чином, доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, а також різниця в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками, враховується при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування виплат, які розраховуються відповідно до Порядку № 100 (відпускні, середній заробіток за період відрядження, виконання державних і громадських обов’язків, проходження медичного огляду, донації крові та її компонентів працівниками-донорами, вихідна допомога, оплата вимушеного прогулу тощо).

Що стосується врахування доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника при нарахуванні страхових виплат («лікарняні», «декретні» та інші), то оскільки з вказаної доплати як складової додаткової заробітної плати сплачується ЄСВ, вона враховується при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування страхових виплат на підставі пункту 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 № 1266.

Інші виплати працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього працівника

У разі якщо співробітник, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника, залучається до роботи в нічний (вечірній) час, у вихідні та святкові (неробочі) дні, до надурочної роботи, то доплата в установленому розмірі за відпрацьовані години такої роботи нараховується на оклад (тарифну ставку) за основною посадою працівника.

Якщо працівник наказом керівника залучався до роботи у вихідний (святковий) день і в цей день, крім своїх трудових обов’язків, виконував обов’язки тимчасово відсутнього працівника, то за роботу в такий день нараховується і доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Звертаємо увагу, що за посадою, обов’язки за якою тимчасово виконуються, «лікарняні» та «декретні» не виплачуються, щорічні та інші відпустки не надаються.

Що стосується індексації доходів співробітника, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника, то відповідно до статті 2 Закону України «Про індексацію грошових доходів населення» від 03.07.91 № 1282-XII та пункту 2 Порядку проведення індексації грошових доходів населення, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.07.2003 № 1078, індексації підлягають грошові доходи громадян, одержані ними в гривнях на території України, які не мають разового характеру (мають постійний характер).

Отже, оскільки доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є не постійною, а тимчасовою (разовою) виплатою, сума такої доплати не підлягає індексації.¹⁴ Відповідно, сума збільшення доплати не включається в загальну суму підвищення доходу, яка порівнюється з сумою індексації, що склалася в місяці підвищення тарифної ставки (посадового окладу).¹⁴

Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника включається до мінімальної заробітної плати.¹⁶