Щодо заповнення та подання Податкового розрахунку, якщо єдиній працівниці доходи протягом кварталу не нараховувались, але надано відпустку для догляду за дитиною

Форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Розрахунок) і Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Порядок № 4) затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. № 4 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 15.12.2020 р. № 773).

Відповідно до пункту 1 розділу II Порядку № 4 Розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) з розбивкою по місяцях звітного кварталу протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку протягом звітного періоду.

Порядок заповнення додатка 1 до Розрахунку «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далі — Д1) визначено пунктом 1 розділу IV Порядку № 4.

Д1 призначений для щоквартального формування платниками єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у розрізі місяців звітного кварталу (абз. перший п. 1 р. IV Порядку № 4).

Якщо платник ЄСВ у звітному кварталі не використовує працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, — Д1 за відповідний квартал не подається (абз. другий п. 1 р. IV Порядку № 4).

У разі незаповнення того чи іншого рядка Розрахунку та додатків до нього через відсутність операції такий рядок прокреслюється (абз. шостий п. 3 розділу II Порядку № 4).

Таким чином, Д1 не заповнюється та не подається у складі Розрахунку лише за умови відсутності показників для декларування в Розрахунку протягом усього кварталу.

Якщо показники для декларування в Розрахунку наявні хоча б в одному з місяців кварталу, то Д1 подається за кожний місяць кварталу, при цьому в Д1 за місяць, в якому відсутні показники для декларування, має бути один пустий рядок, де всі показники прокреслюються (у разі подання Розрахунку в електронному вигляді такий рядок не заповнюється).

Порядок заповнення додатка 4ДФ до Розрахунку «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі — 4ДФ) визначено пунктом 4 розділу IV Порядку № 4. Цим пунктом не передбачено окремих норм щодо можливості неподання 4ДФ за наявності обов’язку щодо подання Розрахунку.

Отже, у разі наявності підстав для подання Розрахунку за звітний квартал (зокрема, у разі наявності підстав для подання Д1 за один з місяців звітного кварталу та/або за наявності підстав для подання Д5 за звітний квартал) 4ДФ подається незалежно від наявності показників для декларування (незалежно від наявності нарахованих та/або виплачених доходів фізичним особам, нарахованих та/або перерахованих податку на доходи фізичних осіб і військового збору у звітному кварталі) з обов’язковою розбивкою по місяцях звітного кварталу, при цьому в 4ДФ за місяць, в якому відсутні показники для декларування, має бути один пустий рядок, де всі показники прокреслюються (у разі подання Розрахунку в електронному вигляді такий рядок не заповнюється).

Подання Д1 і 4ДФ з пустими рядками за відповідний місяць кварталу є підтвердженням того, що податковий агент (страхувальник) не нараховував (не виплачував) дохід на користь фізичних (застрахованих) осіб і не нараховував (не перераховував) ЄСВ, податок на доходи фізичних осіб, військовий збір у цьому місяці, та виключає можливу ситуацію, коли податковий агент (страхувальник) помилково не подав (забув подати) Д1 і 4ДФ за відповідний місяць кварталу за наявності показників для декларування в такому місяці.

Зважаючи на зміст запитання, оскільки підприємство має відобразити працівницю, в якої у березні 2021 року закінчилася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами і почалася відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, у Д1 за березень і Д5 Розрахунку за І квартал 2021 року, то у складі такого Розрахунку подаються також Д1 за січень і Д1 за лютий, 4ДФ за січень, 4ДФ за лютий і 4ДФ за березень, в яких має бути один пустий рядок, де всі показники прокреслюються (у разі подання Розрахунку в електронному вигляді такий рядок не заповнюється).

На підприємстві у вересні 2020 року звільнено всіх працівників (крім однієї працівниці), а керівництво підприємством здійснює засновник — фізична особа. Єдина працівниця з 2018 року по 16 лютого 2021 року перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку. Одразу після закінчення цієї відпустки працівниці з 17 лютого 2021 року надано відпустку без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку за медичним висновком. Працівниця у Податковому розрахунку за І квартал 2021 року відображається у додатку Д5 (закінчення однієї і надання іншої відпустки для догляду за дитиною). Чи потрібно підприємству подавати пусті додатки Д1 за січень, лютий і березень та пусті додатки 4ДФ за січень, лютий і березень 2021 року, якщо доходи протягом І кварталу підприємство фізичним (застрахованим) особам не нараховувало і не виплачувало?

Порядок заповнення Додатка 5 до Розрахунку «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далі — Д5) визначено пунктом 5 розділу IV Порядку № 4, згідно з яким Д5 до Розрахунку подається платником ЄСВ, якщо протягом звітного періоду, зокрема, особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.

Отже, якщо в будь-якому місяці звітного кварталу працівниці надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку, то виникає обов’язок подання Д5 за такий квартал, і, відповідно, виникає обов’язок подання Розрахунку за квартал, на який припадає місяць надання вказаної відпустки.

Як зазначалося у попередній відповіді, Д1 не заповнюється та не подається у складі Розрахунку лише за умови відсутності показників для декларування в Розрахунку протягом усього кварталу.

Якщо показники для декларування наявні в Д5 за звітний квартал, внаслідок чого виникає обов’язок подання Розрахунку за цей квартал, при цьому відсутні показники для декларування в Д1 протягом усього кварталу та відсутні показники для декларування в 4ДФ протягом усього кварталу, то все одно Д1 та 4ДФ подаються за кожний місяць кварталу, в яких має бути один пустий рядок, де всі показники прокреслюються (у разі подання Розрахунку в електронному вигляді такий рядок не заповнюється).