О заполнении и представлении Налогового расчета, если единственной работнице доходы в течение квартала не начислялись, но предоставлен отпуск по уходу за ребенкомЩодо заповнення та подання Податкового розрахунку, якщо єдиній працівниці доходи протягом кварталу не нараховувались, але надано відпустку для догляду за дитиною

Форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Расчет) и Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Порядок № 4) утверждены приказом Министерства финансов Украины от 13.01.2015 г. № 4 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 15.12.2020 г. № 773).

Согласно пункту 1 раздела II Порядка № 4 Расчет подается отдельно за каждый квартал (налоговый период) с разбивкой по месяцам отчетного квартала в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Расчет подается только в случае начисления сумм указанных доходов плательщику налога в течение отчетного периода.

Порядок заполнения приложения 1 к Расчету «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далее — Д1) определен пунктом 1 раздела IV Порядка № 4.

Д1 предназначен для ежеквартального формирования плательщиками единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) по каждому застрахованному лицу сведений о суммах начисленной ему заработной платы (дохода, денежного обеспечения) в разрезе месяцев отчетного квартала (абз. первый п. 1 р. IV Порядка № 4).

Если плательщик ЕСВ в отчетном квартале не использует труд физических лиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, — Д1 за соответствующий квартал не подается (абз. второй п. 1 р. IV Порядка № 4).

В случае не заполнения той или иной строки Расчета и приложений к нему из-за отсутствия операции такая строка прочеркивается (абз. шестой п. 3 раздела II Порядка № 4).

Таким образом, Д1 не заполняется и не подается в составе Расчета только при условии отсутствия показателей для декларирования в Расчете в течение всего квартала.

Если показатели для декларирования в Расчете имеются хотя бы в одном из месяцев квартала, то Д1 подается за каждый месяц квартала, при этом в Д1 за месяц, в котором отсутствуют показатели для декларирования, должна быть одна пустая строка, где все показатели прочеркиваются (в случае подачи Расчета в электронном виде такая строка не заполняется).

Порядок заполнения приложения 4ДФ к Расчету «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далее — 4ДФ) определен пунктом 4 раздела IV Порядка № 4. Этим пунктом не предусмотрено отдельных норм о возможности неподачи 4ДФ при наличии обязанности по подаче Расчета.

Следовательно, при наличии оснований для подачи Расчета за отчетный квартал (в частности, при наличии оснований для подачи Д1 за один из месяцев квартала и/или при наличии оснований для подачи Д5 за квартал) 4ДФ подается независимо от наличия показателей для декларирования (независимо от наличия начисленных и/или выплаченных доходов физическим лицам, начисленных и/или перечисленных налога на доходы физических лиц и военного сбора в отчетном квартале) с обязательной разбивкой по месяцам отчетного квартала, при этом в 4ДФ за месяц, в котором отсутствуют показатели для декларирования, должна быть одна пустая строка, где все показатели прочеркиваются (в случае подачи Расчета в электронном виде такая строка не заполняется).

Подача Д1 и 4ДФ с пустыми строками за соответствующий месяц квартала является подтверждением того, что налоговый агент (страхователь) не начислял (не выплачивал) доход в пользу физических (застрахованных) лиц, не начислял (не перечислял) ЕСВ, налог на доходы физических лиц, военный сбор в этом месяце, и исключает возможную ситуацию, когда налоговый агент (страхователь) ошибочно не подал (забыл подать) Д1 и 4ДФ за соответствующий месяц квартала при наличии показателей для декларирования в таком месяце.

Учитывая содержание вопроса, поскольку предприятие должно отразить работницу, у которой в марте 2021 года закончился отпуск в связи с беременностью и родами и начался отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, в Д1 за март и Д5 Расчета за I квартал 2021 года, то в составе такого Расчета подаются также Д1 за январь и Д1 за февраль, 4ДФ за январь, 4ДФ за февраль и 4ДФ за март, в которых должна быть одна пустая строка, где все показатели прочеркиваются (в случае подачи Расчета в электронном виде такая строка не заполняется).

На предприятии в сентябре 2020 года уволены все работники (кроме одной работницы), а руководство предприятием осуществляет учредитель – физическое лицо. Единственная работница с 2018 года по 16 февраля 2021 года находилась в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста. Сразу после окончания этого отпуска работнице с 17 февраля 2021 года предоставлен отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста по медицинскому заключению. Работница в Налоговом расчете за I квартал 2021 года отражается в приложении Д5 (окончание одного и предоставление другого отпуска по уходу за ребенком). Необходимо ли предприятию подавать пустые приложения Д1 за январь, февраль и март и пустые приложения 4ДФ за январь, февраль и март 2021 года, если доходы в течение I квартала предприятие физическим (застрахованным) лицам не начисляло и не выплачивало?

Порядок заполнения Приложения 5 к Расчету «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далее — Д5) определен пунктом 5 раздела IV Порядка № 4, согласно которому Д5 к Расчету подается плательщиком ЕСВ, если в течение отчетного периода, в частности, лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста.

Следовательно, если в любом месяце отчетного квартала у работницы закончился отпуск по уходу за ребенком до 3 лет и ей предоставлен отпуск по уходу за ребенком до 6 лет согласно медицинскому заключению, то возникает обязанность подачи Д5 за такой квартал, и, соответственно, возникает обязанность подачи Расчета за квартал, на который приходится месяц предоставления указанного отпуска.

Как отмечалось в предыдущем ответе, Д1 не заполняется и не подается в составе Расчета только при условии отсутствия показателей для декларирования в Расчете в течение всего квартала.

Если показатели для декларирования имеются в Д5 за отчетный квартал, в результате чего возникает обязанность подачи Расчета за этот квартал, при этом отсутствуют показатели для декларирования в Д1 в течение всего квартала и отсутствуют показатели для декларирования в 4ДФ течение всего квартала, то все равно Д1 и 4ДФ подаются за каждый месяц квартала, в которых должна быть одна пустая строка, где все показатели прочеркиваются (в случае подачи Расчета в электронном виде такая строка не заполняется).

Форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Розрахунок) і Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Порядок № 4) затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. № 4 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 15.12.2020 р. № 773).

Відповідно до пункту 1 розділу II Порядку № 4 Розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) з розбивкою по місяцях звітного кварталу протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку протягом звітного періоду.

Порядок заповнення додатка 1 до Розрахунку «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далі — Д1) визначено пунктом 1 розділу IV Порядку № 4.

Д1 призначений для щоквартального формування платниками єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у розрізі місяців звітного кварталу (абз. перший п. 1 р. IV Порядку № 4).

Якщо платник ЄСВ у звітному кварталі не використовує працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, — Д1 за відповідний квартал не подається (абз. другий п. 1 р. IV Порядку № 4).

У разі незаповнення того чи іншого рядка Розрахунку та додатків до нього через відсутність операції такий рядок прокреслюється (абз. шостий п. 3 розділу II Порядку № 4).

Таким чином, Д1 не заповнюється та не подається у складі Розрахунку лише за умови відсутності показників для декларування в Розрахунку протягом усього кварталу.

Якщо показники для декларування в Розрахунку наявні хоча б в одному з місяців кварталу, то Д1 подається за кожний місяць кварталу, при цьому в Д1 за місяць, в якому відсутні показники для декларування, має бути один пустий рядок, де всі показники прокреслюються (у разі подання Розрахунку в електронному вигляді такий рядок не заповнюється).

Порядок заповнення додатка 4ДФ до Розрахунку «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі — 4ДФ) визначено пунктом 4 розділу IV Порядку № 4. Цим пунктом не передбачено окремих норм щодо можливості неподання 4ДФ за наявності обов’язку щодо подання Розрахунку.

Отже, у разі наявності підстав для подання Розрахунку за звітний квартал (зокрема, у разі наявності підстав для подання Д1 за один з місяців звітного кварталу та/або за наявності підстав для подання Д5 за звітний квартал) 4ДФ подається незалежно від наявності показників для декларування (незалежно від наявності нарахованих та/або виплачених доходів фізичним особам, нарахованих та/або перерахованих податку на доходи фізичних осіб і військового збору у звітному кварталі) з обов’язковою розбивкою по місяцях звітного кварталу, при цьому в 4ДФ за місяць, в якому відсутні показники для декларування, має бути один пустий рядок, де всі показники прокреслюються (у разі подання Розрахунку в електронному вигляді такий рядок не заповнюється).

Подання Д1 і 4ДФ з пустими рядками за відповідний місяць кварталу є підтвердженням того, що податковий агент (страхувальник) не нараховував (не виплачував) дохід на користь фізичних (застрахованих) осіб і не нараховував (не перераховував) ЄСВ, податок на доходи фізичних осіб, військовий збір у цьому місяці, та виключає можливу ситуацію, коли податковий агент (страхувальник) помилково не подав (забув подати) Д1 і 4ДФ за відповідний місяць кварталу за наявності показників для декларування в такому місяці.

Зважаючи на зміст запитання, оскільки підприємство має відобразити працівницю, в якої у березні 2021 року закінчилася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами і почалася відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, у Д1 за березень і Д5 Розрахунку за І квартал 2021 року, то у складі такого Розрахунку подаються також Д1 за січень і Д1 за лютий, 4ДФ за січень, 4ДФ за лютий і 4ДФ за березень, в яких має бути один пустий рядок, де всі показники прокреслюються (у разі подання Розрахунку в електронному вигляді такий рядок не заповнюється).

На підприємстві у вересні 2020 року звільнено всіх працівників (крім однієї працівниці), а керівництво підприємством здійснює засновник — фізична особа. Єдина працівниця з 2018 року по 16 лютого 2021 року перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку. Одразу після закінчення цієї відпустки працівниці з 17 лютого 2021 року надано відпустку без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку за медичним висновком. Працівниця у Податковому розрахунку за І квартал 2021 року відображається у додатку Д5 (закінчення однієї і надання іншої відпустки для догляду за дитиною). Чи потрібно підприємству подавати пусті додатки Д1 за січень, лютий і березень та пусті додатки 4ДФ за січень, лютий і березень 2021 року, якщо доходи протягом І кварталу підприємство фізичним (застрахованим) особам не нараховувало і не виплачувало?

Порядок заповнення Додатка 5 до Розрахунку «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далі — Д5) визначено пунктом 5 розділу IV Порядку № 4, згідно з яким Д5 до Розрахунку подається платником ЄСВ, якщо протягом звітного періоду, зокрема, особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.

Отже, якщо в будь-якому місяці звітного кварталу працівниці надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку, то виникає обов’язок подання Д5 за такий квартал, і, відповідно, виникає обов’язок подання Розрахунку за квартал, на який припадає місяць надання вказаної відпустки.

Як зазначалося у попередній відповіді, Д1 не заповнюється та не подається у складі Розрахунку лише за умови відсутності показників для декларування в Розрахунку протягом усього кварталу.

Якщо показники для декларування наявні в Д5 за звітний квартал, внаслідок чого виникає обов’язок подання Розрахунку за цей квартал, при цьому відсутні показники для декларування в Д1 протягом усього кварталу та відсутні показники для декларування в 4ДФ протягом усього кварталу, то все одно Д1 та 4ДФ подаються за кожний місяць кварталу, в яких має бути один пустий рядок, де всі показники прокреслюються (у разі подання Розрахунку в електронному вигляді такий рядок не заповнюється).