О начислении ЕСВ и отражении в Отчете о ЕСВ исправления ошибки в виде начисления заработной платы вместо «больничных»

Валентина Петрівна БОРШОВСЬКА, заступник директора департаменту інформаційно-аналітичних систем і електронних реєстрів Пенсійного фонду України

Работнику по основному месту работы за октябрь 2019 года начислили зарплату как за полностью отработанный месяц в сумме 4200 грн. (оклад), в т. ч. за рабочие дни 28–31 октября (понедельник – четверг), что отражено в Отчете о ЕСВ за октябрь. Но на самом деле работник болел с 28 октября по 22 ноября. Ошибка в начислении зарплаты вместо «больничных» за 28–31 октября выявлена и исправляется в конце ноября. В этом месяце предприятие сторнирует зарплату за октябрь в сумме 763,64 грн. (190,91 грн. х 4 р. д.), после чего зарплата за октябрь составляет 3436,36 грн. (4200 – 763,64), и начисляет «больничные» за дни болезни 28–31 октября в сумме 526,04 грн. (131,51 грн. х 4 к. д.). После корректировок база начисления ЕСВ за октябрь составляет 3962,40 грн. (3436,36 + 526,04), что меньше минимальной заработной платы. Как исправление ошибки отразить в Отчете о ЕСВ за ноябрь, если зарплата работника в этом месяце за отработанные после болезни рабочие дни с 23 по 30 ноября составляет 1000 грн. (4200 грн. : 21 р. д. х 5 отраб. д.)?

В соответствии с частью 5 статьи 8 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI и пунктом 9 раздела III Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. № 449 (далее — Инструкция № 449), если база начисления единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) по основному месту работы не превышает размера минимальной заработной платы, установленной законом на месяц, за который получен доход, сумма ЕСВ рассчитывается как произведение размера минимальной заработной платы, установленной законом на месяц, за который получен доход (прибыль), и установленной ставки ЕСВ при условии пребывания в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработки всех рабочих дней отчетного месяца, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством.

Согласно подпункту 3 пункта 3 раздела IV Инструкции № 449 и пункту 9 раздела IV Порядка формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 14.04.2015 г. № 435 (далее — Порядок № 435), если начисление заработной платы осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной заработной платы включаются в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления.

По аналогии если в текущем месяце выявлена ошибка в излишнем начислении заработной платы за предыдущий период и она исправляется, то сумма излишне начисленной заработной платы исключается из заработной платы текущего месяца. То есть в случае уменьшения заработной платы за предыдущий период в связи с выявлением ошибки корректировка осуществляется в фонде оплаты труда того месяца, в котором проведено такое уменьшение, и отражается в Отчете о ЕСВ за такой (текущий) месяц.

Пунктом 9 раздела IV Порядка № 435 установлено, что в таблице 6 Отчета о ЕСВ внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (начисленного дохода) допускается, в частности, в случае отражения сумм перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, пособия в связи с беременностью и родами, начисленных в предыдущих периодах.

Учитывая содержание вопроса, если заработная плата была ошибочно (излишне) начислена за октябрь 2019 года, а корректировка (в сторону уменьшения) заработной платы проводится в ноябре текущего года, то в этом месяце для исправления ошибки начисленную заработную плату за ноябрь необходимо уменьшить на сумму ошибочно (излишне) начисленной заработной платы в октябре.

Если в октябре 2019 года ошибочно не были начислены «больничные», а ошибка выявлена в ноябре текущего года и она исправляется в этом месяце, то в ноябре необходимо доначислить работнику «больничные» за октябрь.

Если в результате проведения перерасчета база начисления ЕСВ (заработная плата, «больничные») в октябре 2019 года не превышает размера минимальной заработной платы, установленной на этот месяц, сумма ЕСВ рассчитывается как произведение размера минимальной заработной платы (4173 грн.) и ставки ЕСВ (22%).

Учитывая содержание вопроса, если в результате проведения перерасчета база начисления ЕСВ в октябре 2019 года составляет 3962,40 грн. (3436,36 грн. (зарплата) + 526,04 грн. («больничные»)), что меньше минимальной заработной платы (3962,40 грн. < 4173 грн.), то ЕСВ за октябрь необходимо уплатить с минимальной заработной платы — в сумме 918,06 грн. (4173 грн. х 22%). При этом в октябре сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, «больничные») составляет 210,60 грн. (4173 – 3962,40). На эту разность в октябре должен быть начислен ЕСВ в сумме 46,33 грн. (210,60 грн. х 22%).

Если предприятие за октябрь с заработной платы работника уплатило ЕСВ в сумме 924 грн. (4200 грн. х 22%), что больше суммы ЕСВ, подлежащей уплате с минимальной заработной платы за октябрь — 918,06 грн., то недоплаты ЕСВ за октябрь нет.

Если ошибка в излишнем начислении заработной платы за октябрь и неначислении «больничных» за октябрь выявлена и исправляется в ноябре 2019 года, то такое исправление отражается в Отчете о ЕСВ за ноябрь 2019 года с корректировкой данных за октябрь 2019 года. Кроме того, в Отчете о ЕСВ за ноябрь 2019 года отражаются заработная плата за ноябрь, «больничные», а также дополнительная база начисления ЕСВ за октябрь и ноябрь.

В таблице 6 Отчета о ЕСВ за ноябрь работник отражается в шести строках, в которых указываются:

в первой строке — начисленная заработная плата за ноябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — прочерк; в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 11.2019; в реквизитах 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизите 15 — 30; в реквизитах 17 и 18 — 1000,00; в реквизите 21 — 220,00 (сумма ЕСВ: 1000 грн. х 22%);
во второй строке — сторнированная заработная плата за октябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — прочерк; в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2019; в реквизитах — 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизитах 17 и 18 — «–763,64» (сумма заработной платы со знаком «минус»); в реквизите 21 — «–168,00» (со знаком «минус» сумма ЕСВ: 763,64 грн. х 22%);
в третьей строке — «больничные», начисленные за октябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 29; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — прочерк; в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2019; в реквизите 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 4 (28–31 октября); в реквизитах 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизитах 17 и 18 — 526,04 («больничные» за 28–31 октября: 131,51 грн. х 4 к. д. болезни); в реквизите 21 — 115,73 (сумма ЕСВ: 526,04 грн. х 22%);
в четвертой строке — сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, «больничные») за октябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 29; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 13; в реквизите 11 — 10.2019; в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк; в реквизите 19 — 210,60 (4173 – 3962,40); в реквизите 21 — 46,33 (сумма ЕСВ: 210,60 грн. х 22%);
в пятой строке — «больничные», начисленные за ноябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 29; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — прочерк; в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 11.2019; в реквизите 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 22 (1–22 ноября); в реквизитах 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизитах 17 и 18 — 2893,22 («больничные» за 1–22 ноября: 131,51 грн. х 22 к. д. болезни); в реквизите 21 — 636,51 (сумма ЕСВ: 2893,22 грн. х 22%);
в шестой строке — сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, «больничные») за ноябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 13; в реквизите 11 — 11.2019; в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк; в реквизите 19 — 279,78 (4173 грн. – 1000 грн. (зарплата) – 2893,22 грн. («больничные»)); в реквизите 21 — 61,56 (сумма ЕСВ: 279,78 грн. х 22%).

В таблице 1 Отчета о ЕСВ за ноябрь сумма начисленной работнику заработной платы за ноябрь за вычетом излишне выплаченной (сторнированной) заработной платы за октябрь, то есть сумма 3436,36 грн. (4200 – 763,64), отражается в строке 1.1 с переносом в строку 1 и в строке 2.1 с переносом в строку 2, а сумма начисленного на эту заработную плату ЕСВ в размере 756,00 грн. (3436,36 грн. х 22%) — в строке 3.1 с переносом в строку 3.

Начисленные работнику «больничные» за первые 5 дней временной нетрудоспособности (28 октября – 1 ноября), выплачиваемые за счет денежных средств работодателя, в сумме 657,55 грн. (131,51 грн. х 5 к. д. болезни) отражаются в строке 1.3 с переносом в строку 1. Начисленные работнику «больничные» начиная с 6-го дня временной нетрудоспособности (2 – 22 ноября), выплачиваемые за счет средств ФССУ в сумме 2761,71 грн. (131,51 грн. х 21 к. д. болезни) отражаются в строке 1.4 с переносом в строку 1. Общая сумма «больничных» за весь период болезни (28 октября – 22 ноября) — 3419,26 грн. (131,51 грн. х 26 к. д. болезни) отражается в строке 2.1 с переносом в строку 2, а сумма начисленного на эти «больничные» ЕСВ — 752,24 грн. (3419,26 грн. х 22%) — в строке 3.1 с переносом в строку 3.

Сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, «больничные») за октябрь — 210,60 грн. (4173 – 3962,40) и сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, «больничные») за ноябрь — 279,78 грн. (4173 – 3893,22) отражаются в строке 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» с переносом в строку 2, а суммы начисленного на эти разности ЕСВ — 46,33 грн. (210,60 грн. х 22%) и 61,56 грн. (279,78 грн. х 22%) — в строке 3.5 с переносом в строку 3.