Индивидуальная налоговая консультация Государственной налоговой службы Украины «О составлении авансового отчета в электронной форме» от 14.04.2021 № 1536/ІПК/99-00-04-03-03-06Індивідуальна податкова консультація Державної податкової служби України «Щодо складання авансового звіту в електронній формі» від 14.04.2021 № 1536/ІПК/99-00-04-03-03-06

ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ

от 14.04.2021  № 1536/ІПК/99-00-04-03-03-06

О составлении авансового отчета в электронной форме

(Извлечение)

Государственная налоговая служба Украины, руководствуясь ст. 52 Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) рассмотрела обращение <…> относительно правомерности составления первичных документов в электронном виде и использования квалифицированной электронной подписи и сообщает, что ответ предоставляется с учетом фактических обстоятельств, изложенных в письме.

В обращении <…>, ссылаясь на абзац 1 ч. 2 ст. 17 Закона Украины от 5 октября 2017 года № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах» (далее — Закон № 2155), просит предоставить разъяснение: возможно ли при составлении Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — отчет) использовать простую электронную подпись или это должна быть исключительно квалифицированная электронная подпись, а также подписание авансового отчета электронной подписью предусматривается ли действующим законодательством вообще, и необходимо ли использовать исключительно бумажную форму авансового отчета с собственноручной подписью подотчетного лица.

Согласно пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодекса Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование и реализующим государственную финансовую политику, до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога:

а) завершает такую командировку;

б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет.

При этом в целях налогообложения физическое лицо – работник должен предоставить работодателю – налоговому агенту подтверждающие документы, предусмотренные п. 170.9 ст. 170 Кодекса, удостоверяющие стоимость расходов на командировку или под отчет и их связь с хозяйственной деятельностью работодателя.

Форма Отчета и Порядок его составления утверждены приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 № 841 <…> (далее — Порядок).

Согласно п. 6 Порядка Отчет составляется плательщиком налога (подотчетным лицом), получившим такие денежные средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица.

Физическое лицо, получившее такие денежные средства, заполняет все графы Отчета, кроме: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», корреспонденции счетов бухгалтерского учета, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные денежные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, предоставившим такие денежные средства. Графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (налоговый агент).

Организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов устанавливает Закон Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее — Закон № 851).

Электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа (ст. 5 Закона № 851).

В соответствии со ст. 6 Закона № 851 для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Создание электронного документа завершается наложением электронной подписи.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 1 Закона № 2155 электронная подпись — электронные данные, которые добавляются подписантом к другим электронным данным или логически с ними связываются и используются им как подпись.

В соответствии с пп. 23 п. 1 ст. 1 Закона № 2155 квалифицированная электронная подпись — усовершенствованная электронная подпись, которая создается с использованием средства квалифицированной электронной подписи и базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа.

Учитывая изложенное, положениями Порядка не предусмотрено составление и подача плательщиком налога Отчета в электронном виде с наложением квалифицированной электронной подписи, а следовательно такой Отчет подается в бумажном виде с соблюдением всех требований, определенных Кодексом и Порядком.

Согласно п. 52.2 ст. 52 Кодекса индивидуальная налоговая консультация имеет индивидуальный характер и может использоваться исключительно плательщиком налогов, которому предоставлена такая консультация.

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 14.04.2021  № 1536/ІПК/99-00-04-03-03-06

Щодо складання авансового звіту в електронній формі

(Витяг)

Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) розглянула звернення <…> щодо правомірності складання первинних документів в електронному вигляді та використання кваліфікованого електронного підпису та повідомляє, що відповідь надається з урахуванням фактичних обставин, викладених у листі.

У зверненні <…>, посилаючись на абзац 1 ч. 2 ст. 17 Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі — Закон № 2155), просить надати роз’яснення: чи можливо при складанні Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) використовувати простий електронний підпис або це має бути виключно кваліфікований електронний підпис, а також чи підписання авансового звіту електронним підписом не передбачається діючим законодавством взагалі, і потрібно використовувати виключно паперову форму авансового звіту з власноручним підписом підзвітної особи.

Згідно із пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

При цьому з метою оподаткування фізична особа – працівник має надати роботодавцю – податковому агенту підтвердні документи, передбачені п. 170.9 ст. 170 Кодексу, що засвідчують вартість витрат на відрядження або під звіт та їх зв’язок з господарською діяльністю роботодавця.

Форма Звіту та Порядок його складання затверджено наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. № 841 <…> (далі — Порядок).

Згідно із п. 6 Порядку Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримав(ла) такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.

Фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти. Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон № 851).

Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону № 851).

Відповідно до ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису.

Згідно із пп. 12 п. 1 ст. 1 Закону № 2155 електронний підпис — електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

Відповідно до пп. 23 п. 1 ст. 1 Закону № 2155 кваліфікований електронний підпис — удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Враховуючи викладене, положеннями Порядку не передбачено складання та надання платником податку Звіту в електронному вигляді з накладенням кваліфікованого електронного підпису, а отже такий Звіт подається у паперовому вигляді з дотриманням усіх вимог, визначених Кодексом і Порядком.

Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.