Сплата ЄСВ, якщо місячний дохід перевищує максимальну базу нарахування ЄСВ

Відповідно до частини 3 статті 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VІ (далі — Закон про ЄСВ) та підпункту 2 пункту 2 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 № 449 (далі — Інструкція № 449), нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — єдиний соціальний внесок, ЄСВ) здійснюється в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ, встановленої Законом про ЄСВ.

Згідно з пунктом 4 частини 1 статті 1 Закону про ЄСВ максимальна величина бази нарахування ЄСВ — це максимальна сума доходу застрахованої особи на місяць, що дорівнює 15 розмірам мінімальної заробітної плати (далі — МЗП), встановленої законом, на яку нараховується ЄСВ.

Водночас статтею 39 Закону України «Про Державний бюджет України на 2025 рік» від 19.11.2024 № 4059-IX (далі — Закон про Держбюджет-2025) встановлено, що у 2025 році (починаючи з 1 січня) розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ (максимальної суми доходу застрахованої особи на місяць, на яку нараховується ЄСВ, визначеної Законом про ЄСВ), дорівнює 20 розмірам МЗП, встановленої законом. Одночасно пунктом 3 «Прикінцевих положень» Закону про Держбюджет-2025 зупинено на 2025 рік дію пункту 4 частини 1 статті 1 Закону про ЄСВ в частині розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ.

Отже, оскільки у 2025 році відповідно до статті 8 Закону про Держбюджет-2025 МЗП у місячному розмірі становить 8000 грн, то максимальна величина бази нарахування ЄСВ у 2025 році становить 160 000 грн (8000 грн х 20). Якщо місячний дохід перевищує зазначену максимальну величину, то ЄСВ сплачується з такої максимальної величини, тобто у 2025 році сума ЄСВ до сплати в розрахунку на місяць має становити не більше 35 200 грн (160 000 грн х 22%).

Розглянемо на прикладах порядок нарахування ЄСВ, якщо загальний місячний дохід (база нарахування ЄСВ) застрахованої особи у звітному місяці перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ.

ПРИКЛАД 1

Нарахування ЄСВ, якщо працівнику в одному місяці нараховано заробітну плату
і «лікарняні», загальна сума яких перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ

Працівнику (заступнику директора) підприємства, на якому встановлено 5-денний робочий тиждень з вихідними днями в суботу та неділю, встановлено посадовий оклад в розмірі 200 000 грн. У вересні 2025 року працівник хворів з 1 по 10 вересня, а з 11 по 30 вересня працював у звичайному режимі.

У вересні працівнику за 10 календарних днів (далі — к. д.) хвороби (з 1 по 10 вересня) нараховано «лікарняні» в сумі 64 978,50 грн (6497,85 грн х 10 к. д.), з яких 17 вересня при їх виплаті сплачено ЄСВ у сумі 14 295,27 грн (64 978,50 грн х 22%).

За 14 відпрацьованих днів (далі — відпрац. д.) у період з 11 по 30 вересня з 22 робочих днів (далі — р. д.), передбачених графіком роботи у вересні, працівнику нараховано заробітну плату в сумі 127 272,73 грн (200 000 грн : 22 р. д. х 14 відпрац. д.).

Визначимо, яку суму ЄСВ потрібно сплатити з заробітної плати працівника у вересні.

Сумарний дохід працівника у вересні:

64 978,50 грн («лікарняні») + 127 272,73 грн (заробітна плата) = 192 251,23 грн

Оскільки у вересні сума нарахованого працівнику місячного доходу є більшою за максимальну величину бази нарахування ЄСВ цього місяця (192 251,23 грн > 160 000 грн), то ЄСВ за вересень необхідно сплатити з максимальної величини бази нарахування ЄСВ — 160 000 грн, а саме в сумі 35 200 грн (160 000 грн х 22%).

Фактично у вересні ЄСВ сплачується:

– з повної суми «лікарняних», яка дорівнює 64 978,50 грн, оскільки «лікарняні» були нараховані та виплачені раніше заробітної плати;

– з частини заробітної плати, що становить 95 021,50 грн (160 000 – 64 978,50), при цьому на частину заробітної плати в сумі 32 251,23 грн (127 272,73 – 95 021,50) ЄСВ не нараховується.

Сума ЄСВ, що підлягає сплаті у вересні, визначається як сума двох величин:

– сума ЄСВ з «лікарняних»: 64 978,50 грн х 22%= 14 295,27 грн;

– сума ЄСВ з частини заробітної плати: 95 021,50 грн х 22% = 20 904,73 грн.

Загальна сума ЄСВ, що підлягає сплаті з доходу працівника у вересні:

14 295,27 + 20 904,73 = 35 200 грн     або     160 000 грн х 22% = 35 200 грн

У додатку Д1 до Податкового розрахунку за вересень 2025 року по працівнику заповнюються два рядки:

– у першому рядку відображається заробітна плата за вересень, при цьому в реквізиті 16 зазначається вся сума нарахованої заробітної плати — 127 272,73 грн, у реквізиті 17 — частина заробітної плати, на яку нараховується ЄСВ, — 95 021,50 грн, у реквізиті 20 — нарахований на вказану частину заробітної плати ЄСВ у сумі 20 904,73 грн (95 021,50 грн х 22%);

– у другому рядку відображаються «лікарняні» (у реквізиті 08 зазначається код категорії застрахованої особи 29), при цьому в реквізитах 16 та 17 зазначається вся сума нарахованих «лікарняних» — 64 978,50 грн, у реквізиті 20 — нарахований на «лікарняні» ЄСВ у сумі 14 295,27 грн (64 978,50 грн х 22%).

У розділі І таблиці Податкового розрахунку за вересень по працівнику зазначаються:

– у рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 — вся сума нарахованої заробітної плати за вересень у сумі 127 272,73 грн;

– у рядку 1.3 з перенесенням до рядка 1 — сума «лікарняних», нарахованих працівнику у вересні, яка виплачується за рахунок роботодавця (за перші 5 к. д. хвороби з 1 по 5 вересня) — 32 489,25 грн (5 к. д. х 6497,85 грн);

– у рядку 1.4 з перенесенням до рядка 1 — сума «лікарняних», нарахованих працівнику у вересні, починаючи з 6-го дня хвороби, яка виплачується за рахунок коштів Пенсійного фонду України (за 5 к. д. хвороби з 6 по 10 вересня) — 32 489,25 грн (5 к. д. х 6497,85 грн);

– у рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2 — вся сума «лікарняних», нарахованих у вересні (64 978,50 грн), і частина заробітної плати, на яку нараховується ЄСВ (95 021,50 грн), тобто загальна сума 160 000 грн (64 978,50 + 95 021,50);

– у рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3 — сума ЄСВ, нарахованого у вересні на всю суму «лікарняних» і на частину заробітної плати, на яку нараховується ЄСВ, — 35 200 грн (64 978,50 грн х 22% + 95 021,50 грн х 22%).

_____________________________________________________________________________

Звертаємо увагу на такий нюанс: якщо працівник є внутрішнім сумісником, тобто працює в одного роботодавця за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом, то в нього база нарахування ЄСВ в розрахунку на місяць за всіма такими місцями роботи підсумовується, оскільки всі доходи йому нараховуються одним роботодавцем. Якщо сукупний дохід внутрішнього сумісника за календарний місяць перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ, то за такий місяць ЄСВ необхідно сплатити з максимальної величини бази нарахування ЄСВ — 160 000 грн в сумі 35 200 грн (160 000 грн х 22%).

Те ж саме стосується осіб, які в одному календарному місяці в одного роботодавця працюють за трудовим договором і виконують для нього роботи (надають послуги) за цивільно-правовим договором. Тобто база нарахування ЄСВ у застрахованої особи (працівника, фізичної особи) в одного роботодавця у звітному місяці включає всі види нарахованих доходів, з яких сплачується ЄСВ.

ПРИКЛАД 2

Нарахування ЄСВ, якщо працівнику в одному місяці нараховано заробітну плату і винагороду
за цивільно-правовим договором, загальна сума яких перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ

Працівник, який обіймає на підприємстві посаду системного адміністратора, повністю відпрацював вересень 2025 року та отримав заробітну плату в розмірі посадового окладу — 140 000 грн. Крім того, це ж підприємство 30 вересня нарахувало працівнику винагороду за цивільно-правовим договором (далі — ЦПД) за виконану роботу (розробку сайту для підприємства) в сумі 35 000 грн (акт приймання-передачі виконаної роботи підписано 30 вересня, а винагорода за ЦПД виплачується працівнику разом із заробітною платою за ІІ половину вересня на початку жовтня).

Визначимо сумарний дохід працівника (фізичної особи) у вересні, отриманий від одного підприємства (роботодавця):

140 000 грн (заробітна плата) + 35 000 грн (винагорода за ЦПД) = 175 000 грн

Оскільки у вересні 2025 року сума нарахованого працівнику місячного доходу є більшою за максимальну величину бази нарахування ЄСВ цього місяця (175 000 грн > 160 000 грн), то ЄСВ за вересень необхідно сплатити з максимальної величини бази нарахування ЄСВ — 160 000 грн, а саме в сумі 35 200 грн (160 000 грн х 22%).

Фактично у вересні ЄСВ сплачується:

– з заробітної плати, що становить 140 000 грн;

– з частини винагороди за ЦПД, що становить 20 000 грн (160 000 – 140 000), при цьому на частину винагороди в сумі 15 000 грн (35 000 – 20 000) ЄСВ не нараховується.

Сума ЄСВ, що підлягає сплаті у вересні, визначається як сума двох величин:

– сума ЄСВ з заробітної плати: 140 000 грн х 22% = 30 800 грн;

– сума ЄСВ з частини винагороди за ЦПД: 20 000 грн х 22% = 4400 грн.

Загальна сума ЄСВ, що підлягає сплаті з доходу працівника у вересні:

30 800 + 4400 = 35 200 грн     або     160 000 грн х 22% = 35 200 грн

У додатку Д1 до Податкового розрахунку за вересень 2025 року по працівнику заповнюються два рядки:

– у першому рядку відображаються заробітна плата за вересень у сумі 140 000 грн та нарахований на неї ЄСВ у сумі 30 800 грн (140 000 грн х 22%);

– у другому рядку відображається винагорода за ЦПД (у реквізиті 08 зазначається код категорії застрахованої особи 26), при цьому в реквізиті 16 зазначається вся сума нарахованої винагороди — 35 000 грн, у реквізиті 17 — частина винагороди, на яку нараховується ЄСВ, — 20 000 грн, у реквізиті 20 — нарахований на вказану частину винагороди ЄСВ у сумі 4400 грн (20 000 грн х 22%).

У розділі І таблиці Податкового розрахунку за вересень 2025 року по працівнику зазначаються:

– у рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 — вся сума нарахованої заробітної плати за вересень (140 000 грн) і вся сума нарахованої винагороди за ЦПД (35 000 грн);

– у рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2 — вся сума нарахованої заробітної плати за вересень (140 000 грн) і частина винагороди за ЦПД, на яку нараховується ЄСВ (20 000 грн), тобто загальна сума 160 000 грн (140 000 + 20 000);

– у рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3 — сума ЄСВ, нарахованого у вересні на всю суму заробітної плати за вересень і на частину винагороди за ЦПД, на яку нараховується ЄСВ, — 35 200 грн (140 000 грн х 22% + 20 000 грн х 22%).

_____________________________________________________________________________

Також слід враховувати, що база нарахування ЄСВ у застрахованої особи визначається за календарний місяць (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ), тому якщо в одного роботодавця протягом одного каледарного місяця працівник був звільнений з роботи, а потім знову був прийнятий на роботу (наприклад, працівника було звільнено як зовнішнього сумісника і одразу прийнято на основне місце роботи на ту ж посаду), то роботодавець застосовує максимальну величину бази нарахування ЄСВ до загальної суми місячного доходу працівника (обмеження величини бази нарахування ЄСВ не залежить від кількості проведених по такому працівнику нарахувань у звітному місяці).¹ Тобто, при визначенні бази нарахування ЄСВ за календарний місяць і обчисленні суми ЄСВ з доходів, нарахованих працівнику після повторного прийняття на роботу, слід враховувати суму раніше нарахованого працівнику доходу по день звільнення і суму ЄСВ, вже сплачену з такого доходу в цьому ж місяці.

Наприклад, якщо працівника – зовнішнього сумісника було звільнено 19 вересня 2025 року і станом на день звільнення йому був нарахований дохід за вересень (заробітна плата за відпрацьований час з 1 по 19 вересня, грошова компенсація за невикористану відпустку тощо) в сумі 130 000 грн, з якого був сплачений ЄСВ в день звільнення у сумі 28 600 грн (130 000 грн х 22%), а після повторного прийняття працівника вже на основну роботу 22 вересня 2025 року цим же роботодавцем працівнику за відпрацьований час з 22 по 30 вересня була нарахована заробітна плата в сумі 40 000 грн, то загальна сума місячного доходу працівника становитиме 170 000 грн (130 000 грн + 40 000 грн), що перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ (170 000 грн > 160 000 грн). В цьому випадку роботодавцю потрібно сплатити ЄСВ лише з частини заробітної плати, нарахованої працівнику після повторного прийняття на роботу (на основне місце роботи), а саме з суми 30 000 грн (160 000 – 130 000) потрібно сплатити ЄСВ у розмірі 6600 грн (30 000 грн х 22%), а на частину заробітної плати в сумі 10 000 грн (40 000 – 30 000) ЄСВ не нараховується. В результаті за сукупного доходу працівника за вересень — 170 000 грн (130 000 грн + 40 000 грн) базою нарахування ЄСВ буде лише 160 000 грн (130 000 грн + 30 000 грн), з якої ЄСВ буде сплачений в сумі 35 200 грн (28 600 грн + 6600 грн або 160 000 грн х 22%).

Застосування максимальної величини бази
нарахування ЄСВ при нарахуванні «перехідних» виплат

Відповідно до підпункту 2 пункту 2 розділу IV Інструкції № 449 застосування максимальної величини при нарахуванні ЄСВ на суми допомоги з тимчасової непрацездатності (далі — «лікарняні»), допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретні»), оплати щорічної відпустки (далі — відпускні), період яких більше одного місяця, здійснюється окремо за кожний місяць.

Враховуючи вищевикладене, якщо працівнику нараховуються відпускні, «лікарняні», що припадають на два та більше місяців, «декретні» (далі — «перехідні» виплати), то вони з метою визначення бази нарахування ЄСВ у конкретному місяці повинні бути віднесені до місяців, за які вони нараховані. Після такого віднесення визначається остаточний місячний дохід працівника для його порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ.

ПРИКЛАД 3

Нарахування ЄСВ на заробітну плату та «перехідні» відпускні, якщо місячний дохід
перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ

Працівнику (головному інженеру) підприємства, оклад якого становить 180 000 грн, надано щорічну основну відпустку за поточний робочий рік тривалістю 28 календарних днів (далі — к. д.) з 22 вересня по 19 жовтня 2025 року. За весь період цієї відпустки перед її початком працівнику нараховано та виплачено відпускні в сумі 164 465,56 грн (28 к. д. х 5873,77 грн), у тому числі 52 863,93 грн (9 к. д. х 5873,77 грн) — за 9 календарних днів відпустки, що припадають на вересень, та 111 601,63 грн (19 к. д. х 5873,77 грн) — за 19 календарних днів відпустки, що припадають на жовтень.

За 15 відпрацьованих робочих днів у вересні до відпустки (в період з 1 по 21 вересня) працівнику нараховано заробітну плату в сумі 122 727,27 грн (180 000 грн : 22 р. д. х 15 відпрац. д.). На всю суму заробітної плати у вересні нараховано ЄСВ у сумі 27 000 грн (122 727,27 грн х 22%), який сплачено при виплаті заробітної плати працівнику перед відпусткою разом з відпускними.

За 10 відпрацьованих робочих днів у жовтні після відпустки (в період з 20 по 31 жовтня) працівнику нараховано заробітну плату в сумі 78 260,87 грн (180 000 грн : 23 р. д. х 10 відпрац. д.).

Оскільки при нарахуванні ЄСВ на суму «перехідних» відпускних застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ здійснюється окремо за кожний місяць (пп. 2 п. 2 р. IV Інструкції № 449), то:

– відпускні в сумі 52 863,93 грн, нараховані за 9 к. д. відпустки з 22 по 30 вересня, належать до виплат за вересень, в якому максимальна величина бази нарахування ЄСВ становить 160 000 грн;

– відпускні в сумі 111 601,63 грн, нараховані за 19 к. д. відпустки з 1 по 19 жовтня, належать до виплат за жовтень, в якому максимальна величина бази нарахування ЄСВ становить 160 000 грн.

Визначимо загальний дохід працівника, базу нарахування ЄСВ у вересні та жовтні, а також суму ЄСВ, що підлягає сплаті за ці місяці.

Загальний дохід працівника, який припадає на вересень:

122 727,27 грн (заробітна плата) + 52 863,93 грн (відпускні, що припадають на вересень) = 175 591,20 грн

Оскільки загальний дохід працівника, який припадає на вересень, перевищив максимальну величину бази нарахування ЄСВ цього місяця (175 591,20 грн > 160 000 грн), то за вересень ЄСВ необхідно сплатити з суми 160 000 грн. Тобто фактично ЄСВ нараховується на всю суму заробітної плати — 122 727,27 грн і на частину відпускних, що припадають на вересень, в сумі 37 272,73 грн (160 000 – 122 727,27). ЄСВ не нараховується на частину відпускних, що припадають на вересень, в сумі 15 591,20 грн (52 863,93 – 37 272,73).

Сума ЄСВ, що підлягає сплаті за вересень:

(122 727,27 грн + 37 272,73 грн) х 22% = 160 000 грн х 22% = 35 200 грн

Загальний дохід працівника, який припадає на жовтень:

111 601,63 грн (відпускні, що припадають на жовтень) + 78 260,87 грн (заробітна плата) = 189 862,50 грн

Враховуючи, що загальний дохід працівника, який припадає на жовтень, перевищив максимальну величину бази нарахування ЄСВ цього місяця (189 862,50 грн > 160 000 грн), то за жовтень ЄСВ необхідно сплатити з суми 160 000 грн. Тобто фактично ЄСВ має бути нарахований на всю суму відпускних, що припадають на жовтень, — 111 601,63 грн і на частину заробітної плати за жовтень, що становить 48 398,37 грн (160 000 – 111 601,63). ЄСВ не нараховується на частину заробітної плати за жовтень в сумі 29 862,50 грн (78 260,87 – 48 398,37).

Сума ЄСВ, що підлягає сплаті за жовтень:

(111 601,63 грн + 48 398,37 грн) х 22% = 160 000 грн х 22% = 35 200 грн

Якщо у вересні мала місце переплата ЄСВ з відпускних (наприклад, ЄСВ було нараховано на всю суму відпускних і сплачено при виплаті відпускних), то на суму такої переплати можна зменшити суму ЄСВ, що підлягає сплаті із заробітної плати за жовтень, оскільки згідно з пунктом 4 Порядку зарахування в рахунок майбутніх платежів єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування або повернення надмірно та/або помилково сплачених коштів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 23.07.2021 № 417 (далі — Порядок № 417), у разі надмірної сплати сум ЄСВ податковим органом здійснюється зарахування цих сум у рахунок майбутніх платежів у порядку календарної черговості виникнення зобов’язань платника ЄСВ з цього платежу.

Нараховані працівникові у вересні заробітна плата і вся сума відпускних та нарахований на них ЄСВ відображаються у Податковому розрахунку за вересень.

У додатку Д1 до Податкового розрахунку за вересень працівник відображається у трьох рядках, де зазначаються:

– у першому рядку — заробітна плата за вересень, зокрема: у реквізитах 16 та 17 — 122 727,27 грн; у реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого на заробітну плату, — 27 000 грн (122 727,27 грн х 22%);

– у другому рядку — відпускні, що припадають на вересень, зокрема: у реквізиті 09 — код типу нарахувань 10; у реквізиті 10 — 09.2025; у реквізиті 16 — нараховані відпускні — 52 863,93 грн; у реквізиті 17 — частина відпускних у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ — 37 272,73 грн (160 000 – 122 727,27); у реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого на частину відпускних у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ, — 8200 грн (37 272,73 грн х 22%);

– у третьому рядку — відпускні, що припадають на жовтень, зокрема: у реквізиті 09 — код типу нарахувань 10; у реквізиті 10 — 10.2025; у реквізитах 16 та 17 — нараховані відпускні — 111 601,63 грн; у реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого на відпускні, — 24 552,36 грн (111 601,63 грн х 22%).

У розділі І таблиці Податкового розрахунку за вересень зазначаються:

– у рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 — нарахована заробітна плата за вересень у сумі 122 727,27 грн та нараховані у вересні відпускні в загальній сумі 164 465,56 грн;

– у рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2 — нарахована заробітна плата за вересень у сумі 122 727,27 грн та відпускні, на які нараховується ЄСВ, у сумі 148 874,36 грн (37 272,73 + 111 601,63);

– у рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3 — ЄСВ, нарахований на заробітну плату за вересень, в сумі 27 000 грн (122 727,27 грн х 22%) та ЄСВ, нарахований на відпускні, в сумі 32 752,36 грн (148 874,36 грн х 22%).

У додатку Д1 до Податкового розрахунку за жовтень по працівнику необхідно заповнити один рядок з відображенням заробітної плати, нарахованої за жовтень, при цьому зазначаються: у реквізиті 10 — 10.2025, у реквізиті 16 — нарахована заробітна плата — 78 260,87 грн, у реквізиті 17 — частина зазначеної заробітної плати в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ — 48 398,37 грн (160 000 – 111 601,63), у реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого на частину заробітної плати в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ, — 10 647,64 грн (48 398,37 грн х 22%).

У розділі І таблиці Податкового розрахунку за жовтень зазначаються:

– у рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 — заробітна плата за жовтень у сумі 78 260,87 грн;

– у рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2 — частина заробітної плати за жовтень, на яку нараховується ЄСВ, у сумі 48 398,37 грн;

– у рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3 — ЄСВ, нарахований на частину заробітної плати за жовтень, у сумі 10 647,64 грн (48 398,37 грн х 22%).

ПРИКЛАД 4

Нарахування ЄСВ на «декретні», якщо в місяці надання «декретної» відпустки
місячний дохід перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ

Працівниці, у якої посадовий оклад становить 170 000 грн, надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретна» відпустка) тривалістю 126 календарних днів (далі — к. д.) з 15 вересня 2025 року по 18 січня 2026 року.

У працівниці розрахунковий період включає останні 8 календарних місяців: січень – серпень 2025 року, оскільки з 2023 року по 31 грудня 2024 року працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, період якої виключається з розрахункового періоду. У всіх місяцях розрахункового періоду працівниця отримувала заробітну плату в розмірі окладу — 170 000 грн, але у всіх цих місяцях ЄСВ сплачувався лише з максимальної величини бази нарахування ЄСВ — 160 000 грн, тому середньоденна заробітна плата працівниці для нарахування «декретних», обчислена на підставі даних розрахункового періоду, становить 5267,49 грн (160 000 грн х 8 міс. : 243 к. д.).

Але згідно з пунктом 4 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266), середньоденна заробітна плата не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на один календарний день (далі — максимальна середньоденна зарплата), яка обчислюється шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Отже, оскільки в нашому випадку останнім місяцем розрахункового періоду є серпень 2025 року, в якому максимальна величина бази нарахування ЄСВ становить 160 000 грн, то максимальна середньоденна зарплата для нарахування «декретних» дорівнює:

160 000 грн : 30,44 = 5256,24 грн

Ця максимальна середньоденна зарплата менше середньоденної заробітної плати працівниці, обчисленої в розрахунковому періоді (5256,24 грн < 5267,49 грн), тому для обчислення суми «декретних» використовуємо максимальну середньоденну зарплату — 5256,24 грн.

Згідно з частиною 2 статті 19 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV та абзацом третім пункту 2 Порядку № 1266 сума «декретних» у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачувався ЄСВ.

Отже, якщо в повному місяці «декретної» відпустки розмір «декретних», обчислених згідно з процитованим вище пунктом 4 Порядку № 1266, в розрахунку на місяць є більшим за максимальну величину бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду (за аналогією з використанням даних цього місяця для обчислення максимальної середньоденної зарплати), то сума перевищення працівниці не виплачується.²

В нашому випадку в місяцях 2025 року, на які повністю припадає «декретна» відпустка (жовтень, листопад і грудень), сума «декретних» обмежується максимальною величиною бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду — серпні 2025 року, тобто сумою 160 000 грн.

Відповідно до підпункту 2 пункту 2 розділу IV Інструкції № 449 нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у «декретній» відпустці і отримують «декретні», здійснюється за кожен місяць окремо. Сплата ЄСВ здійснюється з усієї суми нарахованих «декретних» в місяці, у якому були здійснені нарахування.

Таким чином, оскільки для обчислення суми «декретних» використовуємо максимальну середньоденну заробітну плату — 5256,24 грн, то сума «декретних» по місяцях, на які припадає «декретна» відпустка, становить:

– за 16 к. д. «декретної» відпустки, що припадають на вересень, — 84 099,84 грн (16 к. д. х 5256,24 грн);

– за 31 к. д. «декретної» відпустки, що припадають на жовтень, — 160 000 грн (з урахуванням обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ), хоча розрахункова сума «декретних» цього місяця становить 162 943,44 грн (31 к. д. х 5256,24 грн);

– за 30 к. д. «декретної» відпустки, що припадають на листопад, — 157 687,20 грн (30 к. д. х 5256,24 грн);

– за 31 к. д. «декретної» відпустки, що припадають на грудень, — 160 000 грн (з урахуванням обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ), хоча розрахункова сума «декретних» цього місяця становить 162 943,44 грн (31 к. д. х 5256,24 грн);

– за 18 к. д. «декретної» відпустки, що припадають на січень 2026 року, — 94 612,32 грн (18 к. д. х 5256,24 грн).

З урахуванням вищенаведених розрахунків загальна сума «декретних» за весь період «декретної» відпустки, що нараховані у вересні, становить:

84 099,84 + 160 000 + 157 687,20 +160 000 + 94 612,32 = 656 399,36 грн

На всю суму «декретних» — 656 399,36 грн при їх виплаті у вересні був нарахований та сплачений ЄСВ у сумі 144 407,86 грн (656 399,36 грн х 22%), у тому числі по місяцях:

– з «декретних», що припадають на вересень, — ЄСВ у сумі 18 501,96 грн (84 099,84 грн х 22%);

– з «декретних», що припадають на жовтень, — ЄСВ у сумі 35 200 грн (160 000 грн х 22%);

– з «декретних», що припадають на листопад, — ЄСВ у сумі 34 691,18 грн (157 687,20 грн х 22%);

– з «декретних», що припадають на грудень, — ЄСВ у сумі 35 200 грн (160 000 грн х 22%);

– з «декретних», що припадають на січень 2026 року, — ЄСВ у сумі 20 814,71 грн (94 612,32 грн х 22%).

У вересні працівниця відпрацювала 10 днів з 22 робочих днів, встановлених графіком роботи на цей місяць, тому в цьому місяці їй за відпрацьований час нараховано заробітну плату в сумі 77 272,73 грн (170 000 грн : 22 р. д. х 10 відпрац. д.). На всю суму заробітної плати за вересень нараховано і сплачено при її виплаті ЄСВ у сумі 17 000 грн (77 272,73 грн х 22%).

Загальний дохід працівниці, що припадає на вересень:

77 272,73 грн (заробітна плата) + 84 099,84 грн («декретні», що припадають на вересень) = 161 372,57 грн

Оскільки загальний дохід працівниці, що припадає на вересень, перевищив максимальну величину бази нарахування ЄСВ цього місяця (161 372,57 грн > 160 000 грн), то за вересень ЄСВ сплачується з суми 160 000 грн. Тобто фактично ЄСВ нараховується на всю суму заробітної плати — 77 272,73 грн і на частину «декретних», що припадають на вересень, в сумі 82 727,27 грн (160 000 – 77 272,73). Відповідно, ЄСВ не нараховується на частину «декретних», що припадають на вересень, в сумі 1372,57 грн (84 099,84 – 82 727,27).

Сума ЄСВ, що підлягає сплаті за вересень:

(77 272,73 грн + 82 727,27 грн) х 22% = 160 000 грн х 22% = 35 200 грн

Якщо у вересні мала місце переплата ЄСВ з «декретних» (наприклад, ЄСВ було нараховано на всю суму «декретних», в тому числі на всю суму «декретних», що припадають на вересень, і сплачено при виплаті «декретних»), то на суму такої переплати можна зменшити суму ЄСВ, що підлягає сплаті в наступних періодах (у разі надмірної сплати сум ЄСВ податковим органом здійснюється зарахування цих сум у рахунок майбутніх платежів у порядку календарної черговості виникнення зобов’язань платника ЄСВ з цього платежу — п. 4 Порядку № 417).

Загальний дохід працівниці в жовтні, який включає лише «декретні», що припадають на жовтень, становить 160 000 грн, тому ЄСВ сплачується з цієї суми.

Загальний дохід працівниці в листопаді, який включає лише «декретні», що припадають на листопад, становить 157 687,20 грн (30 к. д. х 5256,24 грн), що менше максимальної величини бази нарахування ЄСВ цього місяця (157 687,20 грн < 160 000 грн), тому ЄСВ за листопад необхідно сплатити з суми 157 687,20 грн.

Загальний дохід працівниці в грудні, який включає лише «декретні», що припадають на грудень, становить 160 000 грн, тому ЄСВ сплачується з цієї суми.

Якщо працівниці одразу після закінчення «декретної» відпустки з 19 січня 2026 року буде надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, то загальний дохід працівниці у січні 2026 року, який включає лише «декретні», що припадають на січень, становитиме 94 612,32 грн (18 к. д. х 5256,24 грн), тому ЄСВ сплачується тільки з цієї суми.

Нараховані працівниці у вересні заробітна плата і вся сума «декретних» та нарахований на них ЄСВ відображаються у Податковому розрахунку за вересень.

У додатку Д1 до Податкового розрахунку за вересень працівниця відображається у шести рядках, де зазначаються:

– у першому рядку — заробітна плата за вересень, зокрема: у реквізиті 08 — код категорії застрахованої особи (далі — код категорії ЗО) — 1; у реквізиті 10 — 09.2025; у реквізитах 16 та 17 — 77 272,73 грн; у реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого на заробітну плату, — 17 000 грн (77 272,73 грн х 22%);

– у другому рядку — «декретні», що припадають на вересень, зокрема: у реквізиті 08 — код категорії ЗО — 42; у реквізиті 10 — 09.2025; у реквізиті 15 — кількість днів «декретної» відпустки у вересні — 16; у реквізиті 16 — нараховані «декретні» — 84 099,84 грн; у реквізиті 17 — частина «декретних» у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ — 82 727,27 грн (160 000 – 77 272,73); у реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого на частину «декретних» у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ, — 18 200 грн (82 727,27 грн х 22%);

– у третьому рядку — «декретні», що припадають на жовтень, зокрема: у реквізиті 08 — код категорії ЗО — 42; у реквізиті 10 — 10.2025; у реквізиті 15 — кількість днів «декретної» відпустки в жовтні — 31; у реквізитах 16 та 17 — нараховані «декретні» — 160 000 грн; у реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого на «декретні», — 35 200 грн (160 000 грн х 22%);

– у четвертому рядку — «декретні», що припадають на листопад, зокрема: у реквізиті 08 — код категорії ЗО — 42; у реквізиті 10 — 11.2025; у реквізиті 15 — кількість днів «декретної» відпустки в листопаді — 30; у реквізитах 16 та 17 — нараховані «декретні» — 157 687,20 грн; у реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого на «декретні», — 34 691,18 грн (157 687,20 грн х 22%);

– у п’ятому рядку — «декретні», що припадають на грудень, зокрема: у реквізиті 08 — код категорії ЗО — 42; у реквізиті 10 — 12.2025; у реквізиті 15 — кількість днів «декретної» відпустки у грудні — 31; у реквізитах 16 та 17 — нараховані «декретні» — 160 000 грн; у реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого на «декретні», — 35 200 грн (160 000 грн х 22%);

– у шостому рядку — «декретні», що припадають на січень 2026 року, зокрема: у реквізиті 08 — код категорії ЗО — 42; у реквізиті 10 — 01.2026; у реквізиті 14 — кількість днів перебування у трудових відносинах у січні — 18; у реквізиті 15 — кількість днів «декретної» відпустки у січні — 18; у реквізитах 16 та 17 — нараховані «декретні» — 94 612,32 грн; у реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого на «декретні», — 20 814,71 грн (94 612,32 грн х 22%).

У розділі І таблиці Податкового розрахунку за вересень відображаються:

– у рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 — сума нарахованої заробітної плати за вересень — 77 272,73 грн;

– у рядку 1.5 з перенесенням до рядка 1 — загальна сума «декретних», нарахованих працівниці у вересні, — 656 399,36 грн;

– у рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2 — сума заробітної плати за вересень — 77 272,73 грн і загальна сума «декретних», на які нараховано ЄСВ згідно з даними додатка Д1, — 655 026,79 грн (82 727,27 + 160 000 + 157 687,20 + 160 000 + 94 612,32);

– у рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3 — сума ЄСВ, нарахованого у вересні на заробітну плату за вересень, — 17 000 грн, і сума ЄСВ, нарахованого на загальну суму «декретних», на які нараховано ЄСВ згідно з даними додатка Д1, — 144 105,89 грн (655 026,79 грн х 22%).

Якщо у працівниці не буде нарахування (виплати) доходів у жовтні, листопаді та грудні, то в Податковому розрахунку за ці місяці вона відображатися не буде.

Якщо у працівниці не буде нарахування доходів у січні 2026 року (їй одразу після закінчення «декретної» відпустки буде надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), то в додатку Д1 до Податкового розрахунку за січень працівниця не відображається, а в додатку Д5 відображається в двох рядках:

– у першому рядку зазначається дата закінчення «декретної» відпустки — 18.01.2026 із зазначенням у реквізиті 07 коду категорії особи 5 (особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами);

– у другому рядку зазначається дата початку відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку — 19.01.2026 із зазначенням у реквізиті 07 коду категорії особи 6 (особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку).

_____________________________________________________________________________