Надання відпустки і допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами

Одним з видів страхових виплат, що надаються застрахованим особам в межах загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, є допомога по вагітності та пологах (ст. 13 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV; далі — Закон № 1105). Допомога по вагітності та пологах (далі — «декретні») надається працівницям за період перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретна» відпустка).

«Декретна» відпустка є одним з видів соціальних відпусток. Особливості надання працівницям «декретної» відпустки визначені статтею 179 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) та статтями 17 і 20 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Підстави для надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами

Згідно зі статтею 179 КЗпП і статтею 17 Закону про відпустки «декретна» відпустка надається жінкам на підставі медичного висновку.

Медичний висновок є підставою для формування електронного листка непрацездатності (далі — е-ЛН) в Електронному реєстрі листків непрацездатності (далі — ЕРЛН) або для видачі у встановлених випадках паперового ЛН.

Для сумісників е-ЛН повинен формуватися та відображатися в електронних кабінетах страхувальників як за основним місцем роботи працівниці, так і за місцем роботи за сумісництвом. При видачі паперового ЛН працівниці для отримання «декретної» відпустки за місцем роботи за сумісництвом необхідно надати копію паперового ЛН, засвідчену підписом керівника та печаткою (за наявності) за основним місцем роботи.

Механізм формування е-ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами встановлено Порядком формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, затвердженим наказом Міністерства охорони здоров’я України «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність» від 01.06.2021 № 1066 (далі — Порядок № 1066, Наказ № 1066), а особливості видачі паперового ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами — Інструкцією про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13.11.2001 № 455 (далі — Інструкція № 455).

Відповідно до пунктів 10, 11 розділу ІІІ Порядку № 1066 та пункту 6.1 Інструкції № 455 медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» формується або паперовий ЛН видається у загальному випадку на 126 календарних днів з 30 тижнів вагітності, а для жінок, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи (далі — жінки-«чорнобильці») — на 180 календарних днів з 27 тижнів вагітності.

Під час перебування жінки у відпустці для догляду за дитиною ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретний» ЛН) видається (формується) на загальних підставах (п. 6.12 Інструкції № 455).

Оскільки «декретний» ЛН дає право на отримання «декретної» відпустки, але не зобов’язує жінку повністю її використовувати (вона може продовжувати працювати й надалі¹), то для надання «декретної» відпустки працівниця повинна подати на ім’я керівника відповідну заяву, в якій вказується дата початку «декретної» відпустки (ця дата повинна бути не раніше дати початку тимчасової непрацездатності, зазначеної в «декретному» ЛН).

На підставі заяви працівниці та сформованого (виданого) «декретного» ЛН роботодавець видає наказ (розпорядження) про надання жінці «декретної» відпустки.²

Якщо жінка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку (6-річного віку за медичним висновком), і по ній сформовано (їй видано) «декретний» ЛН, то для отримання «декретних» за таким ЛН жінці необхідно подати заяву роботодавцю про припинення відпустки для догляду за дитиною та надання «декретної» відпустки. Це випливає з норм статті 18 Закону № 1105, якою передбачено виплату «декретних» лише за період «декретної» відпустки. У цьому випадку роботодавець на підставі заяви працівниці має видати два накази: перший — про припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного (6-річного) віку; другий — про надання «декретної» відпустки працівниці.

Наказ про надання працівниці «декретної» відпустки видається керівником за типовою формою № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489, або за самостійно розробленою формою, яка має містити всі необхідні реквізити: прізвище, ім’я та по батькові, назва професії (посади) працівниці, якій надається відпустка, назва структурного підрозділу, вид відпустки, дати початку і закінчення відпустки. Оскільки «декретна» відпустка надається на підставі «декретного» ЛН, то останнім днем «декретної» відпустки необхідно вказувати останній (в загальному випадку — 126-й, для жінок-«чорнобильців» — 180-й) день тимчасової непрацездатності, зазначений в «декретному» ЛН.

Тривалість і період надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами

Тривалість «декретної» відпустки встановлена статтею 179 КЗпП та статтями 17, 20 Закону про відпустки, тривалість тимчасової непрацездатності, на період якої формується (видається) «декретний» ЛН, — пунктами 10, 11 розділу ІІІ Порядку № 1066 та пунктами 6.1 – 6.11 Інструкції № 455, а тривалість виплати «декретних» — статтею 18 Закону № 1105.

Крім того, для жінок, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, тривалість «декретної» відпустки визначена пунктом 10 частини першої статті 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 № 796-XII (далі — Закон № 796).

Якщо працівниці «декретна» відпустка надається з першого дня тимчасової непрацездатності, вказаного в «декретному» ЛН, тривалість такої відпустки відповідає тривалості непрацездатності, зазначеної в «декретному» ЛН. Тривалість виплати «декретних» відповідає тривалості «декретної» відпустки (обидві тривалості обчислюються в календарних днях).

Розглянемо тривалість «декретної» відпустки, встановлену вищезазначеними нормативно-правовими актами (див. таблицю).

Таблиця

Тривалість відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і відпустки у зв’язку з усиновленням дітей

№ з/п	Категорії працівників, які мають право на «декретну» відпустку	Тривалість «декретної» відпустки в календарних днях (к. д.)	Особливості надання «декретної» відпустки
1	Жінки:		Відпустка надається в повному обсязі (тривалістю 126 і 140 к. д.) незалежно від кількості днів відпустки, фактично використаних до пологів
	– до пологів	70 к. д.
	– після пологів (без ускладнень)	56 к. д. починаючи з дня пологів
	– після пологів (у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнень)	70 к. д. починаючи з дня пологів
2	Жінки, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи:		Відпустка надається в повному обсязі (тривалістю 180 к. д.) незалежно від кількості днів відпустки, фактично використаних до пологів
	– до пологів	90 к. д.
	– після пологів	90 к. д. починаючи з дня пологів

«Декретна» відпустка обчислюється сумарно (126 к. д., 140 к. д., 180 к. д.) і надається повністю незалежно від кількості днів, фактично використаних до пологів, в межах строку, зазначеного в «декретному» ЛН (ст. 20 Закону про відпустки).

У вищенаведеній таблиці відображено загальний варіант надання «декретної» відпустки, але можливе й перенесення дати початку такої відпустки на більш пізній термін за бажанням працівниці.

Так, згідно з частиною третьою статті 179 КЗпП і частиною другою статті 17 Закону про відпустки за бажанням жінки та у разі відсутності медичних протипоказань частина «декретної» відпустки тривалістю 70 календарних днів, передбачена до пологів, може бути перенесена та використана жінкою частково або повністю після пологів, починаючи з дня пологів. При цьому загальна тривалість «декретної» відпустки не може перевищувати сумарно 126 календарних днів (140 календарних днів — у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів).

Відповідно до пункту 10 частини першої статті 30 Закону № 796 за бажанням жінки-«чорнобильця» та у разі відсутності медичних протипоказань частина «декретної» відпустки тривалістю 90 календарних днів, передбачена до пологів, може бути перенесена та використана жінкою частково або повністю після пологів, починаючи з дня пологів. При цьому загальна тривалість «декретної» відпустки жінки-«чорнобильця» не може перевищувати 180 календарних днів.

Пунктами 10, 11 розділу ІІІ Порядку № 1066 встановлено, що якщо пацієнтка бажає перенести формування медичного висновку категорії «Вагітність та пологи» на строк пізніше ніж початок 30 тижня вагітності (жінка-«чорнобилець» — пізніше ніж початок 27 тижня вагітності), вона пише заяву згідно з додатком 3 до цього Порядку. Якщо пацієнтці до дня пологів не було сформовано медичного висновку категорії «Вагітність та пологи», то останній формується з дати пологів.

Враховуючи вищенаведене, якщо працівниця незалежно від причин не бажає використовувати до пологів частину «декретної» відпустки, передбачену до пологів тривалістю 70 календарних днів (для жінок-«чорнобильців» — 90 календарних днів), то вона має право перенести цю частину «декретної» відпустки на період, починаючи з дня пологів. При цьому перенести на період, починаючи з дня пологів, можна як всі 70 календарних днів (для жінок-«чорнобильців» — 90 календарних днів), так і меншу кількість календарних днів «декретної» відпустки, що надаються до пологів. Але загальна тривалість «декретної» відпустки зберігається — 126 календарних днів (для жінок-«чорнобильців» — 180 календарних днів).

Якщо працівниця вирішила перенести початок «декретної» відпустки на більш пізній термін, то вона має подати лікуючому лікарю, який веде вагітність, заяву за формою, наведеною у додатку 3 до Порядку № 1066, з проханням сформувати медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» із зазначенням дати його початку (число, місяць, рік) або дати пологів, якщо останні настануть раніше визначеної у заяві дати.

На підставі такої заяви жінці буде перенесено формування медичного висновку категорії «Вагітність та пологи» на строк пізніше ніж початок 30 тижня вагітності (для жінок-«чорнобильців» — пізніше ніж початок 27 тижня вагітності). В такому випадку медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» формується з дати, зазначеної в заяві працівниці. Якщо до дня пологів працівниці не буде сформовано медичний висновок категорії «Вагітність та пологи», то останній формується з дати пологів. В обох випадках медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» формується на 126 календарних днів непрацездатності (для жінок-«чорнобильців» — на 180 календарних днів непрацездатності).

Якщо сформовано медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» (сформовано «декретний» е-ЛН в ЕРЛН з направленням до електронного кабінету страхувальника) на підставі заяви жінки з дати, зазначеної в такій заяві, або з дати пологів, то з цієї ж дати жінці за місцем роботи може бути надана «декретна» відпустка на підставі заяви про надання такої відпустки, поданої роботодавцю. Відповідно, «декретні» мають бути нараховані за весь період «декретної» відпустки — за період непрацездатності, зазначений у сформованому медичному висновку категорії «Вагітність та пологи» («декретному» е-ЛН).

Наприклад, якщо для вагітної працівниці первісно має бути сформовано «декретний» ЛН тривалістю 126 календарних днів з 1 грудня 2024 року по 5 квітня 2025 року, але працівниця весь грудень (31 календарний день) бажає відпрацювати і лише з 1 січня 2025 року піти у «декретну» відпустку повної тривалості, то невикористана до пологів частина «декретної» відпустки тривалістю 31 календарний день (весь грудень) переноситься на період, починаючи з дня пологів (з дня народження дитини) — умовно з 9 лютого 2025 року. В цьому випадку на підставі заяви працівниці, поданій лікуючому лікарю, медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» формується з 1 січня по 6 травня 2025 року на 126 календарних днів, і на підставі заяви працівниці, поданій роботодавцю, «декретна» відпустка надається їй з 1 січня по 6 травня 2025 року тривалістю 126 календарних днів. Відповідно, «декретні» мають бути нараховані працівниці за період «декретної» відпустки з 1 січня по 6 травня 2025 року (126 календарних днів). Фактично в цій ситуації працівниця використає 39 календарних днів «декретної» відпустки до пологів — з 1 січня по 8 лютого 2025 року та 87 (31 + 56) календарних днів «декретної» відпустки з дня пологів — з 9 лютого по 6 травня 2025 року.

Якщо для вагітної працівниці первісно має бути сформовано «декретний» ЛН тривалістю 126 календарних днів з 1 грудня 2024 року по 5 квітня 2025 року, але працівниця весь період до дня пологів — 70 календарних днів — з 1 грудня 2024 року по 8 лютого 2025 року бажає відпрацювати і лише з дня пологів — умовно з 9 лютого 2025 року піти у «декретну» відпустку повної тривалості, то невикористана до пологів частина «декретної» відпустки тривалістю 70 календарних днів за бажанням жінки переноситься на період, починаючи з дня пологів — умовно з 9 лютого 2025 року. В такому випадку на підставі заяви працівниці, поданій лікуючому лікарю, медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» формується з дня пологів — умовно з 9 лютого по 14 червня 2025 року на 126 календарних днів, і на підставі заяви працівниці, поданій роботодавцю, «декретна» відпустка надається їй з 9 лютого по 14 червня 2025 року тривалістю 126 календарних днів. Відповідно, «декретні» мають бути нараховані працівниці за період «декретної» відпустки з 9 лютого по 14 червня 2025 року (126 календарних днів). Фактично в цій ситуації працівниця використає всі 126 календарних днів «декретної» відпустки з дня пологів — з 9 лютого по 14 червня 2025 року.

Якщо вагітна жінка не бажає переносити дату початку «декретної» відпустки (не подає лікуючому лікарю заяву про перенесення дати формування медичного висновку категорії «Вагітність та пологи») або у вагітної жінки існують медичні протипоказання для продовження роботи, то «декретна» відпустка надається їй у строки, зазначені у «декретному» ЛН, на підставі поданої роботодавцю заяви про надання такої відпустки.

Зауважимо, що використання «декретної» відпустки повної тривалості — 126 календарних днів (для жінок-«чорнобильців» — 180 календарних днів) є правом, а не обов’язком працівниці, тому вона за власним бажанням може використати лише частину «декретної» відпустки.

Наприклад, якщо для працівниці сформовано «декретний» ЛН тривалістю 126 календарних днів з 1 грудня 2024 року по 5 квітня 2025 року, але працівниця весь грудень (31 календарний день) бажає відпрацювати і лише з 1 січня 2025 року піти у «декретну» відпустку, то вона може відмовитися від використання частини «декретної» відпустки тривалістю 31 календарний день (весь грудень) з дня пологів. В цьому випадку на підставі заяви працівниці «декретна» відпустка має бути надана і «декретні» мають бути нараховані їй за період з 1 січня по 5 квітня 2025 року — 95 календарних днів, тобто працівниця використає лише 39 календарних днів «декретної» відпустки до пологів — з 1 січня по 8 лютого 2025 року та 56 календарних днів «декретної» відпустки з дня пологів — з 9 лютого по 5 квітня 2025 року.

Також слід пам’ятати, що «декретні» нараховуються лише за дні «декретної» відпустки, при цьому за один календарний день працівниці не можуть бути одночасно нараховані заробітна плата і «декретні», оскільки останні є страховою виплатою, яка повністю або частково компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період «декретної» відпустки (ч. 1 ст. 18 Закону № 1105).

У разі надання жінці «декретної» відпустки роботодавець зобов’язаний за заявою жінки приєднати до неї (до або після неї) щорічні основну і додаткову відпустки незалежно від тривалості її роботи на підприємстві в поточному робочому році, в тому числі надати щорічну відпустку повної тривалості до настання 6-місячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на даному підприємстві (ст. 180 КЗпП, п. 1 частини сьомої ст. 10, ст. 20 Закону про відпустки).

Крім того, статтею 11 Закону про відпустки передбачено, що щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена в разі настання строку «декретної» відпустки. Тобто, частина щорічної відпустки, що залишилася невикористаною, може бути надана після закінчення «декретної» відпустки або в інший час, узгоджений між працівницею і роботодавцем.

На період перебування працівниці в «декретній» відпустці для заміщення тимчасово не зайнятої посади керівник підприємства має право прийняти іншого працівника, уклавши з ним строковий трудовий договір.³

Порядок оформлення листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю
та пологами та надання допомоги по вагітності та пологах

Порядок формування медичних висновків для оформлення «декретного» ЛН встановлено пунктами 10, 11 розділу ІІІ Порядку № 1066, а умови надання і тривалість виплати «декретних» визначено статтею 18 Закону № 1105.

Згідно з пунктом 10 розділу III Порядку № 1066 медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» (крім жінок-«чорнобильців») формується на строк, який включає допологовий (70 календарних днів), післяпологовий (56 календарних днів (у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів — 70 календарних днів)) та додатковий період непрацездатності (14 календарних днів) за умов, визначених цим пунктом. Медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» формується з визначеної пацієнткою дати у період від початку 30 тижня вагітності та до дня пологів включно (про перенесення формування медичного висновку категорії «Вагітність та пологи» за бажанням працівниці див. вище).

Медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» (крім жінок-«чорнобильців») формується на:

126 календарних днів в залежності від випадку:

– лікуючим лікарем, який веде вагітність, після початку 30 тижнів вагітності;

– лікуючим лікарем, який надає медичну допомогу у стаціонарних умовах при вагітності після початку 30 тижнів вагітності, якщо відсутній сформований медичний висновок щодо початку випадку непрацездатності категорії «Вагітність та пологи»;

– лікуючим лікарем, який надає медичну допомогу при пологах, при відсутності сформованого медичного висновку щодо початку випадку непрацездатності категорії «Вагітності та пологи», у разі народження однієї живої дитини при пологах без ускладнень після 37 тижня вагітності;

140 календарних днів лікуючим лікарем, який надає медичну допомогу при пологах, при відсутності сформованого медичного висновку щодо початку випадку непрацездатності категорії «Вагітності та пологи», у разі народження живої чи мертвої дитини при пологах до 30 тижня вагітності або у разі народження двох і більше дітей або ускладнених пологів після 30 тижня вагітності;

56 календарних днів з дати пологів лікуючим лікарем, який надає медичну допомогу при пологах, якщо народилася одна жива дитина при пологах без ускладнень після 37 тижнів вагітності;

70 календарних днів з дати пологів лікуючим лікарем, який надає медичну допомогу при пологах, у разі народження двох і більше дітей або ускладнених пологів після 30 тижня вагітності;

14 календарних днів з дати наступної за датою завершення і як продовження попереднього медичного висновку цього випадку непрацездатності категорії «Вагітність та пологи» тривалістю 56 або 126 календарних днів в залежності від випадку:

– лікуючим лікарем, який надає медичну допомогу при пологах, у разі народження двох і більше дітей або ускладнених пологів;

– лікуючим лікарем, який надає медичну допомогу в пологах, у разі народження мертвої дитини;

– лікуючим лікарем суб’єкта господарювання, у якому пацієнтці надається спеціалізована медична допомога у стаціонарних умовах при ускладненнях в післяпологовий період.

Що стосується жінок-«чорнобильців», то для них відповідно до пункту 11 розділу III Порядку № 1066 медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» формується на строк, який включає допологовий (90 календарних днів) та післяпологовий (90 календарних днів) період за умов, визначених цим пунктом. Формування медичного висновку категорії «Вагітність та пологи» для жінок-«чорнобильців» на 90 або 180 календарних днів здійснюється за умови пред’явлення такими пацієнтками посвідчення особи, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи. Медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» формується з визначеної пацієнткою дати у період від початку 27 тижня вагітності та до дня пологів включно (про перенесення формування вказаного медичного висновку за бажанням жінки-«чорнобильця» див. вище).

Медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» для жінок-«чорнобильців» формується на:

180 календарних днів в залежності від випадку:

– лікуючим лікарем, який веде вагітність, після початку 27 тижня вагітності;

– лікуючим лікарем, який надає медичну допомогу в стаціонарних умовах при вагітності після початку 27 тижня вагітності, при відсутності сформованого медичного висновку щодо початку випадку непрацездатності категорії «Вагітність та пологи»;

– лікуючим лікарем, який надає медичну допомогу при пологах, при відсутності сформованого медичного висновку щодо початку випадку непрацездатності категорії «Вагітності та пологи» при пологах у випадку народження живої чи мертвої дитини;

90 календарних днів з дати пологів лікуючим лікарем, який надає медичну допомогу при пологах.

Відповідно до частини 1 статті 18 Закону № 1105 «декретні» надаються застрахованій особі у формі страхових виплат, які повністю або частково компенсують втрату заробітної плати (доходу) за період «декретної» відпустки. Розмір «декретних» обчислюється сумарно за всі дні «декретної» відпустки. «Декретні» надаються в повному обсязі застрахованій особі незалежно від кількості використаних днів «декретної» відпустки до пологів. Тобто «декретні» виплачуються застрахованій особі (працівниці) одноразово за весь період «декретної» відпустки.

«Декретні» повністю надаються за рахунок коштів Пенсійного фонду України (далі — ПФУ).

Згідно з абзацом першим частини 1 статті 22 Закону № 1105 «декретні» застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту), гіг-контракту, іншого цивільно-правового договору та на інших підставах, передбачених законом, призначаються та здійснюються за основним місцем роботи (діяльності).

Абзацом другим частини 1 статті 22 Закону № 1105 встановлено, що «декретні» застрахованим особам надаються за основним місцем роботи (діяльності) або за місцем роботи за сумісництвом (наймом) у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

На думку ПФУ⁴, наведені вище норми необхідно розуміти так: частиною 1 статті 22 Закону № 1105 визначено першочерговість реалізації права застрахованих осіб на страхову виплату за основним місцем роботи (діяльності), і лише у разі не реалізації застрахованою особою права на таку виплату за основним місцем роботи (відмови страхувальником в призначені страхової виплати за основним місцем роботи) вона надається за місцем роботи за сумісництвом. Реалізація права на страхову виплату у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності за сумісництвом передбачена лише за одним місцем роботи за сумісництвом. Тому в разі наявності у застрахованої особи на момент настання страхового випадку декількох місць роботи за сумісництвом застрахована особа реалізує своє право на страхову виплату шляхом подання до одного з місць роботи за сумісництвом рішення страхувальника або уповноважених ним осіб з основного місця роботи про відмову в призначенні страхової виплати.

Таким чином, «декретні» можуть бути виплачені застрахованій особі лише за одним місцем роботи.

Відповідно до частини 1 статті 23 Закону № 1105 підставою для призначення «декретних» є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність ЛН. У разі роботи за сумісництвом підставою для призначення допомоги є копія ЛН, засвідчена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи.

З вищенаведених норм випливає, що якщо по працівниці сформовано «декретний» е-ЛН, який наявний в електронному кабінеті страхувальника (роботодавця) за основним місцем роботи, то такий страхувальник (роботодавець) повинен нарахувати «декретні» працівниці. Якщо з якихось причин він цього не зробить, то працівниця має отримати довідку від такого роботодавця про невиплату (відмову у виплаті) «декретних» за основним місцем роботи для її подання за місцем роботи за сумісництвом. На підставі такої довідки та заяви працівниці з проханням щодо виплати «декретних» за сумісництвом, а також сформованого «декретного» е-ЛН в електронному кабінеті страхувальника (роботодавця) за місцем роботи за сумісництвом (за наявності такого е-ЛН)⁵ роботодавець за місцем роботи за сумісництвом повинен нарахувати працівниці «декретні».

Якщо з будь-якої причини «декретний» е-ЛН не формується, а працівниці видається паперовий «декретний» ЛН, то вона має подати такий ЛН для оплати роботодавцю за основним місцем роботи. Якщо після цього «основний» роботодавець не нараховує «декретні» (відмовляє в їх нарахуванні) працівниці, то остання має отримати від нього засвідчену копію паперового «декретного» ЛН та довідку про невиплату (відмову у виплаті) «декретних» за основним місцем роботи для їх подання за місцем роботи за сумісництвом. На підставі зазначених копії ЛН і довідки та заяви працівниці з проханням щодо виплати «декретних» за місцем роботи за сумісництвом роботодавець за таким місцем роботи повинен нарахувати працівниці «декретні».

Дати відкриття та закриття «декретного» ЛН відповідають датам початку строку дії та закінчення строку дії медичного висновку, на підставі якого сформований цей ЛН.⁶ «Декретний» е-ЛН вважається виданим та готовим до оплати (нарахування «декретних») через 7 днів з дати його відкриття (п. 1 р. III Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України від 17.06.2021 № 1234; далі — Порядок № 1234).⁷

Паперовий ЛН може видаватися лише у випадках, передбачених підпунктами 1 – 6 пункту 8 Наказу № 1066. У бланку паперового «декретного» ЛН, що видається як продовження е-ЛН, зазначається номер ЛН, який продовжується, тобто номер е-ЛН (абз. восьмий п. 8 Наказу № 1066).⁷

Нагадаємо, що унікальний номер е-ЛН складається з трьох основних частин, розділених дефісами:

ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х, де

ХХХХХХХ — номер випадку непрацездатності — цей номер співпадатиме для всіх е-ЛН, сформованих у межах одного страхового випадку. Він допомагає визначити, є е-ЛН первинним чи продовженням;

ХХХХХХХХХХ — порядковий номер ЛН — основна частина номеру е-ЛН, яка відрізняється в кожному е-ЛН;

Х — номер версії — позначається цифрою «1» при створенні нового е-ЛН та при створенні е-ЛН як продовження. Номер версії збільшується за порядком («2», «3» та далі) при внесенні кожної зміни до е-ЛН на підставі медичного висновку (наприклад, якщо е-ЛН закриють раніше передбаченого строку через одужання або скоротять строк його дії через початок іншого страхового випадку). Номер версії не пов’язаний із тим, чи є е-ЛН продовженням.⁷

З моменту запровадження та наразі унікальний номер е-ЛН може мати 20–26 знаків включно з дефісами, в тому числі номер випадку непрацездатності — 7–10 знаків, порядковий номер е-ЛН — 10–13 знаків.

Якщо «декретний» е-ЛН був сформований на 126 календарних днів, а потім виникли обставини для продовження періоду непрацездатності на 14 календарних днів (зокрема, у разі народження двох і більше дітей або ускладнених пологів після 30 тижня вагітності), то у сформованому новому е-ЛН на 14 календарних днів номер випадку непрацездатності (перша частина унікального номера е-ЛН) буде таким самим, як і в першому е-ЛН, оскільки новий е-ЛН є продовженням попереднього е-ЛН в межах одного страхового випадку (вагітність та пологи). При цьому порядковий номер ЛН (друга частина унікального номера е-ЛН) буде різним, а номер версії (третя частина унікального номера е-ЛН) буде мати цифру «1» в обох е-ЛН.

В електронному кабінеті роботодавця за сумісництвом відображається не е-ЛН безпосередньо, а його цифрова копія. Вона відрізняється від оригіналу е-ЛН порядковим номером копії, який додається до унікального номеру е-ЛН після знаку крапки: ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Якщо у працівника декілька роботодавців за сумісництвом, цифра після крапки буде зростати за порядком (.2 і далі). Зазначена цифра є технічною інформацією про те, що це копія е-ЛН, а застрахована особа працює в роботодавця за сумісництвом. Номер копії е-ЛН не є складовою частиною унікального номеру е-ЛН, тому при формуванні заяви-розрахунку для працівника за сумісництвом вказується номер його е-ЛН до знаку крапки. Внесення до заяви-розрахунку номеру е-ЛН сумісника із врахуванням номеру його копії (крапка та цифра після неї) призведе до помилки — таку заяву буде автоматично відхилено.

Згідно з Правилами скорочення періодів тимчасової непрацездатності у листках непрацездатності, які наведено у додатку до Порядку № 1234, найбільший пріоритет серед причин непрацездатності мають вагітність і пологи. Виданий з цієї причини е-ЛН не може бути скорочений жодним іншим е-ЛН, а сам перериває будь-який попередній е-ЛН. Зокрема, період непрацездатності, визначений в е-ЛН по захворюванню або травмі загального характеру, перерветься після початку дії е-ЛН, виданого в разі вагітності та пологів.

Відповідно до частини 3 статті 18 Закону № 1105 у разі надання застрахованій особі «декретної» відпустки в період її тимчасової непрацездатності ЛН по тимчасовій непрацездатності (у зв’язку з хворобою) закривається і з дня настання «декретної» відпустки видається інший ЛН — у зв’язку з вагітністю та пологами («декретний» ЛН). Кожен із зазначених ЛН оплачується за відповідними нормами Закону № 1105.

У разі надання застрахованій особі «декретної» відпустки у період простою підприємства, установи, організації не з вини застрахованої особи, щорічної (основної чи додаткової) відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, додаткової відпустки у зв’язку з навчанням, творчої відпустки «декретні» надаються з дня виникнення права на «декретну» відпустку, тобто з дня надання такої відпустки.

Отже, у разі оформлення «декретного» ЛН на підставі поданої заяви працівниці про надання «декретної» відпустки та виданого роботодавцем відповідного наказу (наказів) період простою та відпустки інших видів перериваються і працівниці надається «декретна» відпустка з нарахуванням «декретних» за весь період такої відпустки.⁸

За період «декретної» відпустки, що збігається з відпусткою для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку, «декретні» виплачуються незалежно від допомоги при народженні дитини (ч. 3 ст. 18 Закону № 1105).

Зауважимо, що навіть під час призупинення дії трудового договору з працівницею, що можливе в період дії воєнного стану згідно зі статтею 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX, роботодавець не може відмовити працівниці в наданні «декретної» відпустки, якщо по ній сформовано «декретний» ЛН.⁹ Тобто в цьому випадку роботодавець на підставі заяви працівниці про надання «декретної» відпустки повинен видати наказ про скасування призупинення дії трудового договору з працівницею і наказ про надання працівниці «декретної» відпустки.

Якщо працівниця не скористалася своїм правом на «декретну» відпустку з першого дня тимчасової непрацездатності, вказаного в «декретному» ЛН, а продовжує працювати і отримувати заробітну плату, роботодавець повинен виплатити «декретні» тільки за дні її фактичного перебування в «декретній» відпустці, оскільки, як зазначалося вище, «декретні» надаються застрахованій особі у формі страхових виплат, які повністю або частково компенсують втрату заробітної плати (доходу) за період «декретної» відпустки (ч. 1 ст. 18 Закону № 1105).

Чинним законодавством не передбачена одночасна виплата застрахованій особі «декретних» і заробітної плати. За дні, в які працівниця працювала і за які їй виплачена заробітна плата, «декретні» не виплачуються.¹⁰

Розмір та механізм обчислення допомоги по вагітності та пологах

Відповідно до частини 1 статті 19 Закону № 1105 «декретні» надаються застрахованій особі в розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу), обчисленої у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України, і не залежать від страхового стажу.

«Декретні» працівникам або гіг-спеціалістам резидента Дія Сіті надаються у розмірі заробітної плати (доходу) такої особи, з якого фактично сплачено страхові внески, незалежно від страхового стажу.

Механізм обчислення середньої заробітної плати для розрахунку «декретних» визначено Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266, Постанова № 1266).

Згідно з нормами Порядку № 1266 процес нарахування «декретних» включає чотири основні етапи:

I — визначення розрахункового періоду та кількості календарних днів у ньому;

II — визначення сумарної заробітної плати в розрахунковому періоді;

III — обчислення середньоденної заробітної плати;

IV — розрахунок суми «декретних».

Зупинимося детально на кожному з вищенаведених етапів нарахування зазначеної страхової виплати.

Розрахунковий період для нарахування «декретних»

Розрахунковий період для нарахування «декретних» визначається в тому ж порядку, що і для нарахування «лікарняних».¹¹

Для нарахування «декретних» розрахунковим періодом є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа) за останнім основним місцем роботи працівниці, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок (п.п. 3, 25 Порядку № 1266).

Наприклад, якщо у працівниці страховий випадок настав («декретну» відпустку надано) 10 грудня 2024 року, то розрахунковим періодом є період з 1 грудня 2023 року по 30 листопада 2024 року.

Якщо працівниця перебувала у трудових відносинах менше 12 календарних місяців за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період для нарахування «декретних» визначається за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) (п. 26 Порядку № 1266).

Наприклад, якщо працівницю прийнято на роботу 15 квітня 2024 року, а з 18 грудня 2024 року їй надається «декретна» відпустка, то розрахунковим періодом є період з 1 травня по 30 листопада 2024 року (7 календарних місяців).

У разі якщо працівниця перебувала у трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку № 1266).

Наприклад, якщо працівниця була прийнята на роботу 4 листопада 2024 року, а з 30 грудня 2024 року їй надається «декретна» відпустка, то розрахунковим періодом в неї є період з 4 листопада по 29 грудня 2024 року (56 календарних днів).

Звертаємо увагу, що у разі прийняття працівника на роботу в перший робочий, але не в перший календарний день місяця, такий місяць не вважається повністю відпрацьованим місяцем (з першого до першого числа) і не включається до розрахункового періоду для нарахування страхових виплат (в т. ч. «декретних»).¹²

Наприклад, для працівниці, яку прийнято на роботу 3 червня 2024 року (день, який не є першим календарним днем червня, але є першим робочим днем цього місяця, оскільки 1 і 2 червня 2024 року — вихідні дні: субота та неділя) і якій з 10 грудня 2024 року надається «декретна» відпустка, розрахунковий період включає період з 1 липня по 30 листопада 2024 року. Тобто в даному випадку червень не включається до розрахункового періоду, оскільки не вважається повністю відпрацьованим календарним місяцем (з першого до першого числа), незважаючи на те, що в червні працівниця відпрацювала всі робочі дні за графіком роботи підприємства, а єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ) в цьому місяці сплачено з її заробітної плати за повний місяць (не менше мінімального страхового внеску).

Якщо по працівниці сформовано «декретний» ЛН, але вона не скористалася своїм правом на «декретну» відпустку з дня оформлення «декретного» ЛН, а за власним бажанням продовжувала працювати (отримувати заробітну плату) і пішла у «декретну» відпустку в місяці, наступному за місяцем настання страхового випадку, то розрахунковим періодом для нарахування «декретних» є 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок (відповідно до сформованого «декретного» ЛН виникло право на «декретну» відпустку і отримання «декретних»), а не 12 календарних місяців, що передують місяцю фактичного надання «декретної» відпустки.¹³

Наприклад, якщо по працівниці був сформований «декретний» ЛН з 25 листопада 2024 року, але вона в період з 25 по 30 листопада продовжувала працювати і отримувати заробітну плату, а фактично «декретну» відпустку було їй надано (згідно з поданою заявою і наказом керівника) з 1 грудня 2024 року, то розрахунковим періодом для нарахування «декретних» буде період з 1 листопада 2023 року по 31 жовтня 2024 року, тобто останні 12 календарних місяців перед місяцем настання страхового випадку (листопад), а не перед місяцем фактичного надання «декретної» відпустки (грудень).

Якщо «декретний» ЛН мав бути сформований для працівниці з 30 тижня вагітності на період з 1 грудня 2024 року по 5 квітня 2025 року (126 к. д.), але працівниця подала заяву лікуючому лікарю про формування медичного висновку категорії «Вагітність та пологи» («декретного» ЛН) з 1 січня 2025 року і саме з цієї дати такий медичний висновок («декретний» ЛН) був сформований для працівниці, то вважається, що страховий випадок настав у працівниці з 1 січня 2025 року, відповідно, розрахунковий період для нарахування «декретних» включає останні 12 календарних місяців, що передують січню 2025 року, а саме січень – грудень 2024 року.¹⁴

Виходячи з норм пункту 3 Порядку № 1266 з розрахункового періоду виключаються календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин, до яких належать:

– тимчасова непрацездатність;

– «декретна» відпустка;

– відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку та 6-річного віку за медичним висновком (далі — відпустка для догляду за дитиною);

– відпустка без збереження заробітної плати;

– призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України;

– період, протягом якого працівник проходив строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або проходив військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення, і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток за такий період.

Якщо в місяці є хоча б один календарний день, який не виключається з розрахункового періоду з поважних причин, то такий місяць не виключається з розрахункового періоду (виключаються лише календарні дні цього місяця, не відпрацьовані з поважних причин).¹⁵

Наприклад, якщо працівниці «декретна» відпустка надається з 18 грудня 2024 року, а в розрахунковому періоді (грудень 2023 року – листопад 2024 року) вона хворіла в період з 2 по 30 вересня 2024 року (1 вересня — неділя — вихідний день), то вересень, а саме календарний день 1 вересня 2024 року, не виключається з розрахункового періоду (виключаються календарні дні з 2 по 30 вересня 2024 року).

Якщо працівниця з 2021 року по 17 листопада 2024 року перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, 18 листопада 2024 року вийшла на роботу, а з 16 грудня 2024 року їй надано «декретну» відпустку, то з розрахункового періоду (грудень 2023 року – листопад 2024 року) виключаються 11 місяців (грудень 2023 року – жовтень 2024 року) і 17 календарних днів листопада 2024 року, в яких працівниця не працювала з поважних причин — перебувала у відпустці для догляду за дитиною.

Якщо працівниця з 2022 року перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6) років, а з 23 грудня 2024 року їй оформлено «декретний» ЛН і надано «декретну» відпустку, то оскільки протягом останніх 12 місяців (грудень 2023 року – листопад 2024 року) вона не працювала з поважної причини (перебування у відпустці для догляду за дитиною), розрахункового періоду не буде.

При визначенні кількості календарних днів у розрахунковому періоді не виключаються:

– святкові та неробочі дні, встановлені статтею 73 КЗпП;¹⁶

– календарні дні перебування в оплачуваних відпустках (щорічній, навчальній, творчій тощо);¹⁷

– календарні дні відсутності на роботі з інших підстав, передбачених і не передбачених законодавством, які не є поважними причинами відсутності на роботі з метою нарахування страхових виплат (тобто які не вказані в пункті 3 Порядку № 1266), зокрема календарні дні прогулу.¹⁸

Визначення сумарної заробітної плати в розрахунковому періоді

Пунктом 3 Порядку № 1266 встановлено, що середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований ЄСВ та/або страхові внески на відповідні види загальнообов’язкового державного соціального страхування, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин (див. вище). В такому ж порядку обчислюється середньоденна сума заробітної плати (доходу) застрахованої особи, яка є працівником або гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті, з якої фактично сплачено страхові внески (ЄСВ).

Згідно з пунктом 32 Порядку № 1266 середня заробітна плата для розрахунку «декретних» обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — Податковий розрахунок), що подаються до ДПСУ.

Таким чином, з норм пунктів 3, 32 Порядку № 1266 випливає, що при обчисленні середньої заробітної плати в розрахунковому періоді враховуються всі виплати, з яких сплачено ЄСВ, в тому числі разові виплати в місяцях, які відпрацьовані працівником не повністю з поважних причин.¹⁹ Також враховуються виплати, з яких сплачено ЄСВ, нараховані у місяцях, в яких працівник не працював як з поважних, так і з неповажних причин (наприклад, премія, нарахована у такому місяці за попередній місяць).²⁰

Для визначення розміру виплат, які були нараховані працівнику в розрахунковому періоді та з яких сплачено ЄСВ, необхідно використовувати дані додатка Д1 Податкового розрахунку, в якому відображаються відомості про нараховані доходи кожному працівнику і сплачений з цих доходів ЄСВ.

Нагадаємо, що складові фонду оплати праці (далі — ФОП), в тому числі складові заробітної плати з метою обкладення ЄСВ, визначено Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5).

Що стосується виплат, які не обкладаються ЄСВ, і, відповідно, не враховуються при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування «декретних», то вони наведені в Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 № 1170.

При обчисленні середньої заробітної плати не враховуються:

– «лікарняні» і «декретні», оскільки вони нараховуються за календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин (тимчасова непрацездатність, «декретна» відпустка), які виключаються з розрахункового періоду;²¹

– всі виплати, нараховані в місяцях, які виключаються з розрахункового періоду, тобто в яких весь місяць (з першого до останнього числа) застрахована особа не працювала з поважних причин.²²

Відпускні та інші «середньозарплатні» виплати, які обчислюються відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 № 100, в повній сумі (з якої сплачено ЄСВ, але в межах граничної суми місячного доходу, на який нараховується ЄСВ) враховуються в сумарному заробітку розрахункового періоду, з якого обчислюється середня заробітна плата для нарахування «декретних».²²

²² Див. також листи ПФУ від 07.03.2023  № 7882-7843/Я-03/8-2800/23 та від 25.07.2024  № 2800-030401-8/45327, листи Мінсоцполітики від 11.06.2019  № 311/0/247-19, від 13.10.2016  № 334/18/99-16 та від 16.09.2015  № 526/18/99-15, лист ФССУ від 08.10.2019  № 1993-11-1, роз’яснення ФСС з ТВП від 02.09.2016  та від 21.07.2015, лист ФСС з ТВП від 25.08.2015  № 5.2-32-1380 та роз’яснення КМВ ФСС з ТВП від 17.12.2015  в журналі «Все про працю і зарплату» відповідно № 3/2023, стор. 102, № 8/2024, стор. 116, № 7/2019, стор. 124, № 11/2016, стор. 121, № 10/2016, стор. 124, № 11/2019, стор. 120, № 9/2016, стор. 125, № 8/2015, стор. 123, № 3/2016, стор. 120 та 124.

Всі виплати для розрахунку «декретних» враховуються в місяці їх нарахування (в місяці їх відображення у Податковому розрахунку), за винятком «перехідних» відпускних та інших «середньозарплатних» виплат, які нараховуються за певні календарні (робочі) дні (наприклад, середній заробіток за час відрядження, який нараховується за робочі дні, що припадають на період відрядження).

«Перехідні» відпускні та інші «середньозарплатні» виплати (що припадають на два і більше суміжних місяці) відносяться до місяців, за які вони нараховані (як і з метою визначення бази нарахування ЄСВ).²³ Це випливає з підпункту 1.6.1 Інструкції № 5, яким встановлено, що суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їхньої фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці.

Якщо працівник був незаконно звільнений з роботи, а суд через деякий час поновив його на роботі з виплатою середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу, то оскільки з такого середнього заробітку сплачується ЄСВ (ч. 2 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VІ; далі — Закон про ЄСВ), він враховується з розподілом по місяцях, за які нарахований, при визначенні сумарної заробітної плати в розрахунковому періоді для нарахування« декретних».²⁴

Оплата простою не з вини працівника відповідно до підпункту 2.2.12 Інструкції № 5 як виплата за невідпрацьований час включається до додаткової заробітної плати ФОП, тому з неї сплачується ЄСВ, і, відповідно, оплату простою необхідно враховувати при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування «декретних».²⁵

Відповідно до пункту 30 Порядку № 1266 у разі коли на момент настання страхового випадку застрахована особа працює за сумісництвом, обчислення середньої заробітної плати здійснюється страхувальниками окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом. Розрахунковий період у такому разі визначається за кожним місцем роботи окремо. «Декретні» нараховуються суміснику на підставі сформованого «декретного» е-ЛН, а у разі видачі паперового ЛН — на підставі його копії, засвідченої підписом керівника і скріпленої печаткою (у разі наявності) за основним місцем роботи, та довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи. Якщо особа працює на кількох роботах за сумісництвом, додатково додаються довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом. У такому разі сумарна заробітна плата, з якої розраховуються «декретні», за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ.

Вищенаведена норма стосовно надання довідок про середню заробітну плату з інших місць роботи застаріла, оскільки у сумісників страхова виплата може надаватися лише за одним місцем роботи. Але в будь-якому разі у зовнішніх і внутрішніх сумісників обчислення середньої заробітної плати для нарахування «декретних» здійснюється окремо за кожним місцем роботи, проте в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ.

Обчислення середньоденної заробітної плати

Після визначення сумарної заробітної плати, яка враховується в розрахунковому періоді для нарахування «декретних», необхідно обчислити середньоденну заробітну плату, яка в подальшому використовується для розрахунку суми «декретних».

Середньоденна заробітна плата для нарахування «декретних» обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), з якої сплачувався ЄСВ, на кількість календарних днів у розрахунковому періоді, без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин: тимчасова непрацездатність, «декретна» відпустка, відпустка для догляду за дитиною, відпустка без збереження заробітної плати, призупинення дії трудового договору (п. 3 Порядку № 1266).

При розрахунку середньоденної заробітної плати для нарахування «декретних» загальний страховий стаж працівниці значення не має (ч. 1 ст. 19 Закону № 1105).

ПРИКЛАД 1

Визначення середньоденної заробітної плати, якщо розрахунковий період становить 12 місяців

Працівниці з 10 грудня 2024 року на підставі сформованого «декретного» ЛН надається «декретна» відпустка тривалістю 126 календарних днів.

У розрахунковому періоді (останні 12 календарних місяців: грудень 2023 року – листопад 2024 року), що включає 366 календарних днів, працівниця працювала, а також:

– була у відпустці без збереження заробітної плати у зв’язку з воєнним станом 60 календарних днів (з 1 січня по 29 лютого 2024 року);

– була у щорічній основній відпустці 24 календарних дні (з 1 по 24 березня 2024 року);

– хворіла протягом 22 календарних днів (з 13 по 24 травня та з 22 по 31 липня 2024 року);

– з нею було призупинено дію трудового договору на 31 календарний день з 1 по 31 серпня 2024 року.

Кількість календарних днів, які виключаються з розрахункового періоду через відсутність працівниці на роботі з поважних причин:

60 к. д. (відпустка без збереження зарплати) + 22 к. д. (хвороба) + 31 к. д. (призупинення дії трудового договору) = 113 к. д.

Загальний дохід працівниці в розрахунковому періоді без урахування «лікарняних», але з урахуванням відпускних та всіх інших виплат, з яких сплачено ЄСВ, становить 75 486,39 грн.

Середньоденна заробітна плата у працівниці становить:

75 486,39 грн : (366 к. д. – 113 к. д.) = 298,37 грн

ПРИКЛАД 2

Визначення середньоденної заробітної плати, якщо розрахунковий період становить менше 12 місяців

Працівницю прийнято на роботу 3 червня 2024 року, тобто в день, який є першим робочим, але не першим календарним днем червня 2024 року, оскільки 1 і 2 червня 2024 року є вихідними днями підприємства (субота і неділя). З 18 грудня 2024 року працівниці на підставі «декретного» ЛН надається «декретна» відпустка тривалістю 126 календарних днів. Оскільки у червні 2024 року працівницю прийнято на роботу не з 1 числа, цей місяць до розрахункового періоду не включається. У розрахунковому періоді (5 календарних місяців: липень – листопад 2024 року), який включає 153 календарних дні, у працівниці немає періодів, в яких вона була відсутня на роботі з поважних причин. Сумарна заробітна плата, з якої сплачено ЄСВ, в розрахунковому періоді у працівниці становить 62 783,94 грн.

Середньоденна заробітна плата становить:

62 783,94 грн : 153 к. д. = 410,35 грн

ПРИКЛАД 3

Визначення середньоденної заробітної плати, якщо розрахунковий період становить менше ніж календарний місяць

Працівницю прийнято на роботу 11 листопада 2024 року, а з 23 грудня їй на підставі «декретного» ЛН надається «декретна» відпустка тривалістю 180 календарних днів, оскільки вона належить до 3 категорії постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи. Оскільки у працівниці немає жодного повністю відпрацьованого календарного місяця (з першого до першого числа), розрахунковий період включає фактично відпрацьований час перед настанням страхового випадку (з 11 листопада по 22 грудня) — 42 календарних дні.

У розрахунковому періоді працівниця хворіла (була відсутня на роботі з поважних причин) 5 календарних днів з 25 по 29 листопада, які виключаються з розрахункового періоду. Сумарна заробітна плата, з якої сплачено ЄСВ, без урахування «лікарняних», в розрахунковому періоді у працівниці становить 19 376,45 грн.

Середньоденна заробітна плата становить:

19 376,45 грн : (42 к. д. – 5 к. д.) = 523,69 грн

_____________________________________________________________________________

Згідно з пунктом 28 Порядку № 1266 якщо в розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку, середня заробітна плата визначається виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку. Якщо тарифна ставка (посадовий оклад) не встановлюється, розрахунок проводиться виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (або її частини), встановленого законом на день настання страхового випадку.

Пунктом 5 Порядку № 1266 встановлено, що у разі коли середня заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється відповідно до пунктів 9, 10, 12, 20, 28 і 29 цього Порядку, середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) за один календарний день визначається шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), мінімальної заробітної плати або їх частини (у разі, якщо особа працює в режимі неповного робочого дня чи тижня), двократного розміру мінімальної заробітної плати на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Таким чином, якщо працівниця в розрахунковому періоді не мала заробітної плати, з якої сплачувався ЄСВ, оскільки в цьому періоді вона не працювала з поважних причин (наприклад, перебувала у відпустці для догляду за дитиною), то середньоденна заробітна плата визначається шляхом ділення тарифної ставки ( посадового окладу), встановленої на день настання страхового випадку, на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).²⁶

ПРИКЛАД 4

Визначення середньоденної заробітної плати, якщо немає заробітку в розрахунковому періоді

Працівниця з 2022 року перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років. З 23 грудня 2024 року працівниці оформлено «декретний» ЛН, тому на підставі поданої нею заяви про надання «декретної» відпустки і виданого керівником наказу їй припинено відпустку для догляду за дитиною та надано «декретну» відпустку з 23 грудня 2024 року тривалістю 126 календарних днів. У розрахунковому періоді (грудень 2023 року – листопад 2024 року) працівниця не мала доходу, з якого сплачено ЄСВ, оскільки перебувала у відпустці для догляду за дитиною — не працювала з поважних причин. Посадовий оклад працівниці у грудні 2024 року — 12 000 грн.

Середньоденна заробітна плата для нарахування «декретних», що обчислюється з посадового окладу, встановленого на день настання страхового випадку, становить:

12 000 грн : 30,44 = 394,22 грн

_____________________________________________________________________________

Обмеження розміру середньоденної заробітної плати

Законом № 1105 та Порядком № 1266 встановлено три обмеження при обчисленні середньоденної заробітної плати для нарахування «декретних».

1. Відповідно до пункту 4 Порядку № 1266 середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на один календарний день (далі — максимальна середньоденна зарплата), яка обчислюється шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Максимальна величина бази нарахування ЄСВ у 2024 році становить 15 розмірів мінімальної заробітної плати (п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ). З 1 квітня 2024 року ця максимальна величина дорівнює 120 000 грн (15 х 8000 грн).

Отже, якщо працівниці надано «декретну» відпустку, наприклад, з 10 грудня 2024 року (розрахунковий період: грудень 2023 року – листопад 2024 року), то максимальна середньоденна зарплата, розрахована виходячи з максимальної величини бази нарахування ЄСВ у листопаді 2024 року — останньому місяці розрахункового періоду, становить:

120 000 грн : 30,44 = 3942,18 грн

2. Відповідно до пункту 2 частини 4 статті 12 Закону № 1105 застраховані особи, які протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування мають страховий стаж менше 6 місяців, мають право на страхову виплату відповідно до цього Закону у вигляді допомоги по вагітності та пологах в розмірі, розрахованому виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески (ЄСВ), але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.

Аналогічну норму (тільки в трохи застарілій редакції) містить абзац третій пункту 29 Порядку № 1266.

Отже, Законом № 1105 і Порядком № 1266 встановлено верхнє обмеження для середньоденної заробітної плати у разі, якщо протягом останніх 12 місяців (тобто протягом останніх 365, а у високосному році — 366 календарних днів) перед днем (на час) настання страхового випадку працівниця має страховий стаж сумарно менше 6 місяців.²⁷ Хоча регіональний орган ФССУ повідомляв²⁸, що страховий стаж необхідно обчислювати протягом 12 місяців перед місяцем настання страхового випадку, але ми з цим не згодні, оскільки це не відповідає законодавству (у вище процитованій нормі Закону № 1105 немає тексту «перед місяцем настання страхового випадку»).

Звертаємо увагу, що при застосуванні вищевказаного обмеження не має значення загальний страховий стаж працівника, але визначення страхового стажу протягом останніх 12 місяців здійснюється в тому ж порядку, що і визначення загального страхового стажу, яке регламентується статтею 14 Закону № 1105.²⁹ Зокрема, період перебування застрахованої особи у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку зараховується до страхового стажу.

3. Встановлено нижнє обмеження для середньоденної заробітної плати. Так, згідно з частиною 2 статті 19 Закону № 1105 сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачувалися страхові внески (ЄСВ), та не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.

Аналогічну норму містить абзац третій пункту 2 Порядку № 1266.

Таким чином, незалежно від загального страхового стажу та страхового стажу протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку розмір «декретних» не може бути меншим за розмір «декретних», обчислених із мінімальної заробітної плати, встановленої на день настання страхового випадку.²⁷

Що стосується механізму розрахунку середньоденної заробітної плати у всіх вищезазначених випадках (із застосуванням обмежень), то він визначений у вище згаданому пункті 5 Порядку № 1266, відповідно до якого середньоденна заробітна плата за один календарний день визначається шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), мінімальної заробітної плати або їх частини (у разі, коли особа працює в режимі неповного робочого дня чи тижня), двократного розміру мінімальної заробітної плати на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

ПРИКЛАД 5

Визначення середньоденної заробітної плати для нарахування «декретних» виходячи з мінімальної заробітної плати

Працівниці з 12 грудня 2024 року надається «декретна» відпустка. У розрахунковому періоді — останні 12 місяців (грудень 2023 року – листопад 2024 року) працівниця більше 9 місяців (з 1 грудня 2023 року по 17 вересня 2024 року) перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку за медичним висновком, тому протягом останніх 12 місяців має страховий стаж менше 6 місяців. Після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 6 років і виходу на роботу з 18 вересня 2024 року працівниця працює на умовах неповного робочого дня — 4 години на день при 8-годинному робочому дні на підприємстві (фактично на ставку, що дорівнює 0,5 посади). Повний оклад за посадою працівниці становить 8000 грн, а її місячний оклад, розрахований пропорційно до індивідуального графіку роботи, становить 4000 грн (8000 грн х 0,5).

За відпрацьований час у розрахунковому періоді (з 18 вересня по 30 листопада 2024 року) працівниці нараховано і виплачено заробітну плату:

– за вересень — 1714,29 грн (8000 грн : 168 р. г. х 36 відпрац. г.);

– за жовтень — 4000 грн (8000 грн : 184 р. г. х 92 відпрац. г.);

– за листопад — 4000 грн (8000 грн : 168 р. г. х 84 відпрац. г.).

Сумарна заробітна плата працівниці в розрахунковому періоді:

1714,29 грн (вересень) + 4000 грн (жовтень) + 4000 грн (листопад) = 9714,29 грн

Оскільки в розрахунковому періоді працівниця з 1 грудня 2023 року по 17 вересня 2024 року не працювала з поважних причин (перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 6 років), цей період виключається з розрахункового періоду.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді (з 18 вересня по 30 листопада 2024 року), які враховуються при розрахунку середньоденної заробітної плати для нарахування «декретних»:

13 к. д. (вересень) + 31 к. д. (жовтень) + 30 к. д. (листопад) = 74 к. д.

Середньоденна заробітна плата працівниці в розрахунковому періоді:

9714,29 грн : 74 к. д. = 131,27 грн

Для нарахування «декретних» визначимо верхнє обмеження у вигляді максимальної середньоденної зарплати, яка розраховується виходячи з двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої у грудні 2024 року — місяці настання страхового випадку, а також нижнє обмеження у вигляді мінімальної середньоденної зарплати, що розраховується виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, встановленої у грудні 2024 року — місяці настання страхового випадку.

Максимальна середньоденна зарплата становить:

(8000 грн х 2) : 30,44 = 525,62 грн

Мінімальна середньоденна зарплата становить:

8000 грн : 30,44 = 262,81 грн

Оскільки середньоденна заробітна плата в розрахунковому періоді менше ніж максимальна середньоденна зарплата, обчислена з двократного розміру мінімальної заробітної плати (131,27 грн < 525,62 грн), і менше ніж мінімальна середньоденна зарплата (131,27 грн < 262,81 грн), для розрахунку суми «декретних» використовується мінімальна середньоденна зарплата — 262,81 грн.

ПРИКЛАД 6

Визначення середньоденної заробітної плати для нарахування
«декретних» виходячи з двократного розміру мінімальної заробітної плати

Працівниці з 26 грудня 2024 року надається «декретна» відпустка. Вона була прийнята на роботу 15 липня 2024 року, а до цього протягом 7 місяців ніде не працювала, тому протягом останніх 12 місяців (366 календарних днів) перед днем настання страхового випадку має страховий стаж 5,35 місяців, що менше 6 місяців. У розрахунковому періоді (серпень – листопад 2024 року), що включає 122 календарних дні, працівниця, оклад якої 18 000 грн, відпрацювала всі робочі дні, тому їй нараховано заробітну плату сумарно в розмірі 72 000 грн (18 000 грн х 4 міс.).

Середньоденна заробітна плата працівниці в розрахунковому періоді:

72 000 грн : 122 к. д. = 590,16 грн

Для нарахування «декретних» визначимо верхнє обмеження у вигляді максимальної середньоденної зарплати, яка розраховується виходячи з двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої у грудні 2024 року — місяці настання страхового випадку, а також нижнє обмеження у вигляді мінімальної середньоденної зарплати, що розраховується виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, встановленої у грудні 2024 року — місяці настання страхового випадку.

Максимальна середньоденна зарплата становить:

(8000 грн х 2) : 30,44 = 525,62 грн

Мінімальна середньоденна зарплата становить:

8000 грн : 30,44 = 262,81 грн

Оскільки середньоденна заробітна плата у розрахунковому періоді перевищує максимальну середньоденну зарплату (590,16 грн > 525,62 грн), для розрахунку суми «декретних» використовується максимальна середньоденна зарплата — 525,62 грн.

_____________________________________________________________________________

У разі продовження «декретної» відпустки у зв’язку з народженням живої дитини при пологах до 30-го тижня вагітності, народженням двох і більше дітей, ускладненням при пологах або в післяпологовому періоді, народженням мертвої дитини, коли «декретний» ЛН продовжується на 14 календарних днів (період післяпологової відпустки збільшується з 56 до 70 календарних днів — п. 10 р. ІІІ Порядку № 1066, ч. 1 ст. 18 Закону № 1105), для оплати додаткових 14 календарних днів «декретної» відпустки новий розрахунок середньоденної заробітної плати не здійснюється, оскільки це один і той же страховий випадок (тимчасова непрацездатність у зв’язку з вагітністю та пологами).³⁰

Продовження «декретної» відпустки на 14 календарних днів у вищезазначених випадках оформляється наказом керівника підприємства.

Розрахунок суми «декретних»

Сума «декретних» застрахованій особі обчислюється шляхом множення суми денної виплати на кількість календарних днів, що підлягають оплаті (п. 2 Порядку № 1266).

Якщо на період «декретної» відпустки припадають святкові та неробочі дні, встановлені статтею 73 КЗпП, а також дні, які не є робочими для осіб, які працюють на умовах неповного робочого тижня, то такі дні оплачуються в загальному порядку, оскільки «декретні» виплачуються за всі календарні дні «декретної» відпустки.³¹

ПРИКЛАД 7

Розрахунок суми «декретних»

Працівниці з 17 грудня 2024 року надається «декретна» відпустка тривалістю 126 календарних днів. У розрахунковому періоді (грудень 2023 року – листопад 2024 року) працівниця 30 календарних днів була у відпустці без збереження заробітної плати (не працювала з поважних причин).

У розрахунковому періоді сумарна заробітна плата працівниці, з якої сплачено ЄСВ, становить 128 759,36 грн. Протягом останніх 12 місяців страховий стаж працівниці становить більше 6 місяців, тому обмеження для суми «декретних», встановлене пунктом 2 частини 4 статті 12 Закону № 1105, до неї не застосовується.

Середньоденна заробітна плата становить:

128 759,36 грн : (366 к. д. – 30 к. д. відпустки без збереження зарплати) = 383,21 грн

Загальна сума «декретних»:

383,21 грн х 126 к. д. «декретної» відпустки = 48 284,46 грн

____________________________________________________________________________

Обмеження суми «декретних»

Як зазначалося вище, сума «декретних» у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачувався ЄСВ (ч. 2 ст. 19 Закону № 1105, абзац третій п. 2 Порядку № 1266). Але ні Закон № 1105, ні Порядок № 1266 не роз’яснюють механізм застосування обмеження «декретних» максимальною величиною бази нарахування ЄСВ.

У вище процитованому пункті 5 Порядку № 1266, який роз’яснює механізм розрахунку середньоденної заробітної плати, не вказано, що цей механізм застосовується і для пункту 2 Порядку № 1266 (вказано, що він застосовується тільки відповідно до пунктів 9, 10, 12, 20, 28 і 29 цього Порядку).

Отже, для цілей реалізації положень частини 2 статті 19 Закону № 1105 та абзацу третього пункту 2 Порядку № 1266 в частині застосування обмеження «декретних» максимальною величиною бази нарахування ЄСВ немає підстав використовувати механізм, наведений в пункті 5 Порядку № 1266, згідно з яким середньоденна заробітна плата за один календарний день визначається шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), мінімальної заробітної плати або їх частини, двократного розміру мінімальної заробітної плати на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Обмежувати зверху середньоденну заробітну плату в місяці нарахування «декретних» максимальною середньоденною зарплатою, що розраховується шляхом ділення максимальної величини бази нарахування ЄСВ у такому місяці на середньомісячну кількість календарних днів (30,44) або на кількість календарних днів у такому місяці не можна, оскільки верхнє обмеження для середньоденної заробітної плати вже передбачено пунктом 4 Порядку № 1266 на підставі даних останнього місяця розрахункового періоду (див. вище).

Враховуючи вищевикладене, якщо в повному місяці «декретної» відпустки розмір «декретних», обчислених згідно з пунктом 4 Порядку № 1266, в розрахунку на місяць є більшим за максимальну величину бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду (за аналогією з використанням даних цього місяця для обчислення максимальної середньоденної зарплати), то сума перевищення працівниці не виплачується.³²

Сума «декретних» з урахуванням обмеження максимальною величиною розраховується в такій послідовності:

1) обчислюється середньоденна заробітна плата виходячи з фактичних виплат у розрахунковому періоді;

2) порівнюється обчислена в розрахунковому періоді середньоденна заробітна плата з максимальною середньоденною зарплатою (розрахованою з максимальної величини бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду);

3) якщо обчислена в розрахунковому періоді середньоденна заробітна плата не перевищує максимальну середньоденну зарплату, то середньоденна заробітна плата множиться на кількість днів «декретної» відпустки;

4) якщо обчислена в розрахунковому періоді середньоденна заробітна плата перевищує максимальну середньоденну зарплату, то така максимальна середньоденна зарплата (розрахована виходячи з максимальної величини бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду) множиться на кількість днів «декретної» відпустки. При цьому якщо в повному місяці «декретної» відпустки розрахована сума «декретних» перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, то сума «декретних» в цьому місяці обмежується вказаною максимальною величиною бази нарахування ЄСВ. Відповідно зменшується загальна сума «декретних».³²

Висновок про те, що сума «декретних» обмежується максимальною величиною бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, якщо в повному місяці тимчасової непрацездатності розрахована сума «декретних» перевищує зазначену максимальну величину бази нарахування ЄСВ, випливає з прикладу, наведеного в пункті 4 розділу III Прикладів обчислення середньої заробітної плати (доходу) за видами загальнообов’язкового державного соціального страхування, затверджених наказом Міністерства соціальної політики України від 21.10.2015 № 1022, які не скасовано, хоча з 01.01.2023 вони і не згадуються у Порядку № 1266 та Постанові № 1266.

При розрахунку «декретних» в повних місяцях «декретної» відпустки, що мають 31 календарний день (січень, березень, травень, липень, серпень, жовтень, грудень), сума «декретних», обчислена з максимальної величини бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, в розрахунку на місяць може перевищувати верхнє обмеження — максимальну величину бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, внаслідок чого обмеження застосовується. При розрахунку «декретних» в повних місяцях «декретної» відпустки, що мають 30 (28 або 29 — в лютому) календарних днів, сума «декретних», обчислена з максимальної величини бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, зазвичай менше такої максимальної величини.

ПРИКЛАД 8

Нарахування «декретних», якщо заробітна плата працівниці перевищує
максимальну величину бази нарахування єдиного соціального внеску

Працівниці (заступник директора), прийнятій на роботу з 19 серпня 2024 року в порядку переведення з іншого підприємства, з 26 грудня 2024 року по 30 квітня 2025 року надається «декретна» відпустка тривалістю 126 календарних днів. Її посадовий оклад — 130 000 грн. У розрахунковому періоді (вересень – листопад 2024 року) працівниця відпрацювала всі робочі дні, тому щомісяця отримувала заробітну плату в розмірі посадового окладу, а її заробітна плата в кожному місяці розрахункового періоду перевищувала максимальну величину бази нарахування ЄСВ (130 000 грн > 120 000 грн). Сумарна заробітна плата, з якої сплачено ЄСВ, в розрахунковому періоді у працівниці становить 360 000 грн (120 000 грн х 3 міс.). Страховий стаж працівниці протягом останніх 12 місяців — більше 6 місяців.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді (вересень – листопад 2024 року):

30 к. д. (вересень) + 31 к. д. (жовтень) + 30 к. д. (листопад) = 91 к. д.

Середньоденна заробітна плата працівниці в розрахунковому періоді:

360 000 грн : 91 к. д. = 3956,04 грн

Максимальна середньоденна зарплата (розраховується з максимальної величини бази нарахування ЄСВ у листопаді 2024 року — останньому місяці розрахункового періоду):

120 000 грн : 30,44 = 3942,18 грн

Оскільки середньоденна заробітна плата у розрахунковому періоді є більшою за максимальну середньоденну зарплату (3956,04 грн > 3942,18 грн), для розрахунку суми «декретних» використовується максимальна середньоденна зарплата — 3942,18 грн.

Первинна сума «декретних» за період «декретної» відпустки:

3942,18 грн х 126 к. д. = 496 714,68 грн

Первинна сума «декретних» по місяцях (з 26 грудня 2024 року по 30 квітня 2025 року):

– у грудні — 23 653,08 грн (3942,18 грн х 6 к. д.);

– у січні — 122 207,58 грн (3942,18 грн х 31 к. д.);

– у лютому — 110 381,04 грн (3942,18 грн х 28 к. д.);

– у березні — 122 207,58 грн (3942,18 грн х 31 к. д.);

– у квітні — 118 265,40 грн (3942,18 грн х 30 к. д.).

Вищенаведені розрахунки показали, що сума «декретних», які припадають на січень і березень, що мають по 31 календарному дню, перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду – листопаді 2024 року (122 207,58 грн > 120 000 грн), тому за січень і березень «декретні» повинні бути виплачені в сумі по 120 000 грн. Відповідно, зменшується і загальна сума «декретних».

У лютому та квітні сума «декретних» у розрахунку на місяць не перевищила максимальну величину бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду (110 381,04 грн < 120 000 грн та 118 265,40 грн < 120 000 грн), тому за лютий і квітень сума «декретних» не коригується.

Остаточна сума «декретних» за період «декретної» відпустки:

23 653,08 грн (за грудень) + 120 000 грн (за січень) + 110 381,04 грн (за лютий) + 120 000 грн (за березень) + 118 265,40 грн (за квітень) = 492 299,52 грн

Таким чином, остаточна сума «декретних» буде менше первинної суми «декретних» на 4415,16 грн (496 714,68 – 492 299,52).

ПРИКЛАД 9

Нарахування «декретних» виходячи з двократного розміру мінімальної заробітної плати

Працівниці з 10 грудня 2024 року по 14 квітня 2025 року надається «декретна» відпустка тривалістю 126 календарних днів. У розрахунковому періоді (грудень 2023 року – листопад 2024 року) працівниця з 1 грудня 2023 року по 23 липня 2024 року перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку за медичним висновком, тому протягом останніх 12 місяців має страховий стаж менше 6 місяців. Період перебування у відпустці для догляду за дитиною виключається з розрахункового періоду. В період з 24 липня по 30 листопада 2024 року, який включає 130 календарних днів, працівниця відпрацювала всі робочі (календарні) дні, за що їй нараховано сумарну заробітну плату в розмірі 72 136,84 грн.

Середньоденна заробітна плата працівниці в розрахунковому періоді:

72 136,84 грн : 130 к. д. = 554,90 грн

Враховуючи, що у працівниці протягом останніх 12 місяців страховий стаж становить менше 6 місяців, для нарахування «декретних» визначимо верхнє обмеження у вигляді максимальної середньоденної зарплати, яка розраховується виходячи з двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої у грудні 2024 року — місяці настання страхового випадку.

Максимальна середньоденна зарплата становить:

(8000 грн х 2) : 30,44 = 525,62 грн

Оскільки середньоденна заробітна плата в розрахунковому періоді перевищує максимальну середньоденну зарплату (554,90 грн > 525,62 грн), для розрахунку суми «декретних» використовується максимальна середньоденна зарплата — 525,62 грн.

Сума «декретних», яка підлягає нарахуванню за весь період «декретної» відпустки:

525,62 грн х 126 к. д. = 66 228,12 грн

Звертаємо увагу, що ця сума «декретних», розрахована з двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої у грудні 2024 року — місяці настання страхового випадку, є остаточною і надалі вже не коригується, незважаючи на те що в повних місяцях «декретної» відпустки — у січні та березні 2025 року, які мають по 31 календарному дню, сума «декретних» у розрахунку на місяць становить 16 294,22 грн (525,62 грн х 31 к. д.), що перевищує двократний розмір мінімальної заробітної плати, встановленої в місяці настання страхового випадку, — 16 000 грн (8000 грн х 2).

__________________________________________________________________________

Що стосується мінімальної суми «декретних», зазначеної в частині 2 статті 19 Закону № 1105 та в абзаці третьому пункту 2 Порядку № 1266 (сума «декретних» у розрахунку на місяць не може бути меншою за розмір «декретних», обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку), то необхідно керуватися пунктом 5 Порядку № 1266, в якому згадується про механізм розрахунку середньоденної заробітної плати виходячи з мінімальної заробітної плати.

Таким чином, мінімальна середньоденна заробітна плата за один календарний день для нарахування «декретних» визначається шляхом ділення мінімальної заробітної плати в місяці настання страхового випадку (надання «декретної» відпустки) на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Якщо в будь-якому місяці (місяцях), на який (і) повністю припадає «декретна» відпустка, сума «декретних» менше ніж мінімальна заробітна плата, встановлена в місяці настання страхового випадку, то коригування «декретних» в такому місяці (місяцях) вже не проводиться (загальна сума «декретних» не зменшується).

При застосуванні нижнього обмеження суми «декретних» алгоритм розрахунку повинен бути таким:

1) розраховується середньоденна заробітна плата виходячи з фактичних виплат в розрахунковому періоді;

2) розраховується мінімальна середньоденна зарплата виходячи з мінімальної заробітної плати в місяці настання страхового випадку;

3) порівнюється середньоденна заробітна плата, обчислена в розрахунковому періоді, з мінімальною середньоденною зарплатою:

– якщо середньоденна заробітна плата розрахункового періоду не менше мінімальної середньоденної зарплати, то перша величина множиться на кількість днів «декретної» відпустки;

– якщо середньоденна заробітна плата розрахункового періоду є меншою ніж мінімальна середньоденна зарплата, то друга величина множиться на кількість днів «декретної» відпустки.

ПРИКЛАД 10

Нарахування «декретних» виходячи з мінімальної заробітної плати

Працівниці з 12 грудня 2024 року по 16 квітня 2025 року надається «декретна» відпустка тривалістю 126 календарних днів. У розрахунковому періоді (грудень 2023 року – листопад 2024 року) їй нараховано заробітну плату в сумі 89 453,67 грн, а також «лікарняні» за 20 календарних днів хвороби, які виключаються з розрахункового періоду. Страховий стаж працівниці протягом останніх 12 місяців — більше 6 місяців.

Середньоденна заробітна плата в розрахунковому періоді:

89 453,67 грн : (366 к. д. – 20 к. д. хвороби) = 258,54 грн

Для виконання мінімальної гарантії щодо суми «декретних», встановленої частиною 2 статті 19 Закону № 1105, визначимо нижнє обмеження у вигляді мінімальної середньоденної зарплати, яка розраховується виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, встановленої у грудні 2024 року — місяці настання страхового випадку.

Мінімальна середньоденна зарплата становить:

8000 грн : 30,44 = 262,81 грн

Оскільки середньоденна заробітна плата в розрахунковому періоді менше ніж мінімальна середньоденна зарплата (258,54 грн < 262,81 грн), «декретні» нараховуються працівниці виходячи з мінімальної середньоденної зарплати — 262,81 грн.

Сума «декретних», яка підлягає нарахуванню за весь період «декретної» відпустки:

262,81 грн х 126 к. д. = 33 114,06 грн

Ця сума «декретних» є остаточною і в подальшому не коригується.

_____________________________________________________________________________

Звертаємо увагу, що гарантія, встановлена частиною 2 статті 19 Закону № 1105 та абзацом третім пункту 2 Порядку № 1266 у вигляді виплати «декретних» у розмірі, не меншому за розмір «декретних», обчислений із мінімальної заробітної плати, поширюється на всіх працівниць незалежно від їхнього страхового стажу і встановленого їм режиму роботи (в тому числі на працівниць, яким встановлено неповний робочий час).

Порядок заповнення паперового «декретного» листка непрацездатності,
призначення та виплати допомоги по вагітності та пологах

«Декретний» е-ЛН створюється автоматично в ЕРЛН після формування медичного висновку категорії «Вагітності та пологи» і направляється до електронного кабінету страхувальника³³, а у разі видачі працівниці паперового «декретного» ЛН у випадках, встановлених пунктом 8 Наказу № 1066, роботодавцю потрібно його перевірити та заповнити.

Лицьова сторона паперового «декретного» ЛН повинна бути заповнена лікарем (закладом охорони здоров’я) в установленому порядку. Так, відповідно до пункту 9 Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженої наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВВ від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406, у графі «Діагноз первинний» ЛН зазначається термін вагітності на час звернення, у графі «Діагноз заключний» — орієнтовний термін пологів; у графі «Причина непрацездатності:» підкреслюється «вагітність та пологи — 8»; у графі «Режим:» — «амбулаторний та стаціонарний»; у графі «Звільнення від роботи» одним рядком записується сумарна тривалість «декретної» відпустки з відміткою дати відкриття ЛН (в першому стовпчику «З якого числа» вказується арабськими цифрами дата видачі ЛН (число, місяць, рік), що відповідає першому дню тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами, у другому стовпчику «До якого числа включно» відображається словами дата закінчення ЛН (число і місяць), яка відповідає останньому дню тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами); у графі «Статі до роботи» — дата закінчення «декретної» відпустки (словами число і місяць), хоча логічніше було б вказувати в цій графі дату, коли працівниця повинна вийти на роботу після закінчення «декретної» відпустки, тобто 127-й календарний день — це не є помилкою в заповненні «декретного» ЛН.³⁴

Продовження на 14 календарних днів тимчасової непрацездатності у зв’язку з народженням живої дитини при пологах до 30-го тижня вагітності, народженням двох і більше дітей, ускладненням при пологах або в післяпологовому періоді, народженням мертвої дитини оформляється додатковим ЛН, але страховий випадок продовжується.

Якщо всі необхідні записи на лицьовій стороні паперового ЛН є і здійснені лікарем (закладом охорони здоров’я) в установленому порядку, то на підприємстві уповноваженими особами заповнюється оборотна сторона ЛН, де, зокрема, у графі «Призначена допомога» вказується кількість календарних днів, за які виплачуються «декретні». Дані про заробітну плату в місяцях розрахункового періоду і в місяці призначення «декретних» наразі відображаються не у графі «Довідка про заробітну плату», а на окремому аркуші, у графі «Належить до виплати» вказується сума «декретних», що підлягає нарахуванню, і період, за який нараховуються «декретні».

На підставі сформованого е-ЛН або заповненого паперового ЛН страхувальник або уповноважені ним особи приймають рішення про призначення «декретних» працівниці (ч. 3 ст. 22, ч. 1 ст. 23 Закону № 1105).

Документи (е-ЛН або паперовий ЛН) для призначення «декретних» розглядаються не пізніше 3 робочих днів з дня їх надходження. Повідомлення про відмову в призначенні «декретних» із зазначенням причини відмови та порядку оскарження видається або надсилається заявникові (працівниці) не пізніше 5 днів після прийняття відповідного рішення (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).

Своє рішення про призначення «декретних» уповноважені особи страхувальника можуть оформляти протоколом, актом тощо, а страхувальник — наказом, розпорядженням, рішенням тощо.

Відповідно до статті 26 Закону № 1105 фінансування страхувальників для надання страхових виплат (у т. ч. «декретних») застрахованим особам здійснюється територіальними органами ПФУ в порядку, встановленому правлінням ПФУ.

До затвердження ПФУ такого порядку необхідно керуватися Порядком фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затвердженим постановою правління ФССУ від 19.07.2018 № 12 (далі — Порядок № 12), що визначено постановою правління ПФУ «Деякі питання фінансування для здійснення виплат та надання соціальних послуг, визначених Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 21.12.2022 № 28-3 (далі — Постанова № 28-3).

Підставою для фінансування страхувальників територіальними органами ПФУ є оформлена заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам «декретні». Заява-розрахунок оформляється на підставі рішення страхувальника або уповноважених ним осіб про призначення «декретних» застрахованій особі та має бути подана до територіального органу ПФУ не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття такого рішення (п.п. 2, 4 Порядку № 12).

Страхувальники подають до ПФУ заяву-розрахунок в електронному вигляді через електронний кабінет страхувальника на порталі електронних послуг ПФУ або у паперовому вигляді за формою, наведеною у додатку 1 до Порядку № 12, разом з електронною формою на електронному носії інформації (п. 1 Постанови № 28-3, п. 6 Порядку № 12).³⁵

Територіальні органи ПФУ протягом 3 робочих днів після надходження заяви-розрахунку, в тому числі в електронній формі, здійснюють фінансування страхувальників (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).

Після надходження коштів, зазначених в заяві-розрахунку, на окремий рахунок страхувальника останній зобов’язаний виплатити «декретні» працівницям у найближчий після дня їх призначення строк, установлений для виплати заробітної плати (ч. 2 ст. 24 Закону № 1105, п. 9 Порядку № 12).

Протягом місяця з дня виплати «декретних» страхувальник направляє до ПФУ повідомлення про виплату коштів застрахованим особам в електронному вигляді через електронний кабінет страхувальника на порталі електронних послуг ПФУ або у паперовому вигляді за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку № 12, разом з електронною формою на електронному носії інформації (п. 10 Порядку № 12, п. 1 Постанови № 28-3).

Якщо сума отриманих від територіального органу ПФУ страхових коштів перевищує фактичні витрати на виплату «декретних», невикористані страхові кошти повертаються страхувальником до територіального органу ПФУ, що здійснив фінансування, протягом 3 робочих днів та листом надсилається пояснення причин повернення коштів (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105, п. 1 Постанови № 28-3, п. 12 Порядку № 12).

Якщо жінка за власним бажанням звільняється під час перебування у «декретній» відпустці, то сума «декретних», отриманих нею за частину невикористаної «декретної» відпустки (за частину відпустки, яка припадає на період (дні) після звільнення), перерахунку та поверненню не підлягає. Якщо такій жінці після звільнення в установлених випадках продовжують «декретний» ЛН на 14 календарних днів, то за них роботодавцем «декретні» не нараховуються, оскільки жінка вже не перебуває у трудових відносинах (не є застрахованою особою, а роботодавець для неї не є страхувальником).³⁶

У разі дострокового припинення «декретної» відпустки і виходу працівниці на роботу (отримання заробітної плати) вона повинна повернути роботодавцю, а він до ПФУ частину «декретних», отриманих нею за невикористані дні «декретної» відпустки.³⁷