Надання відпустки при народженні дитини

Ще 09.05.2021 набрав чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо забезпечення рівних можливостей матері та батька у догляді за дитиною» від 15.04.2021 № 1401-IX, яким було внесено зміни до Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) і Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки), що стосуються запровадження відпустки при народженні дитини.

Зокрема, пункт 4 частини першої статті 4 Закону про відпустки доповнено абзацом шостим, згідно з яким соціальною відпусткою є відпустка при народженні дитини.

Одночасно КЗпП було доповнено статтею 77-3 «Відпустка при народженні дитини», а Закон про відпустки доповнено статтею 19-1 «Відпустка при народженні дитини». Цими статтями встановлено умови, порядок надання і тривалість відпустки при народженні дитини.

На виконання частини шостої статті 19-1 Закону про відпустки постановою Кабінету Міністрів України від 07.07.2021 № 693 затверджено Порядок надання відпустки при народженні дитини (далі — Порядок № 693; див. ВПЗ № 5/2021, стор. 90).

З 24.12.2023 до статті 77-3 КЗпП і статті 19-1 Закону про відпустки були внесені зміни Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» від 22.11.2023 № 3494-IX, про норми якого ми докладно повідомляли.¹

Розглянемо порядок надання відпустки при народженні дитини з урахуванням останніх змін в законодавстві, в тому числі під час воєнного стану.

Умови, порядок надання і тривалість відпустки при народженні дитини

Згідно з частинами першими статті 77-3 КЗпП та статті 19-1 Закону про відпустки одноразова оплачувана відпустка при народженні дитини тривалістю до 14 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів) надається не пізніше 3 місяців з дня народження дитини таким працівникам:

1) чоловіку, дружина якого народила дитину;

2) батьку дитини, який не перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір’ю дитини, за умови що вони спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки, що підтверджується заявою матері дитини та свідоцтвом про народження дитини, в якому зазначена відповідна інформація про батька дитини;

3) одній із таких осіб: бабі або діду, або іншому повнолітньому родичу дитини, які фактично здійснюють догляд за дитиною, мати (батько) якої є одинокою матір’ю (одиноким батьком), на підставі заяви одинокої матері (одинокого батька) дитини.

Відпустка при народженні дитини надається лише одній з осіб, зазначених у частинах перших статті 77-3 КЗпП та статті 19-1 Закону про відпустки.

Згідно з пунктом 2 Порядку № 693 для цілей надання відпустки при народженні дитини терміни мають таке значення:

– одинока мати — мати, у актовому записі про народження дитини якої відомості про чоловіка як батька дитини внесені в установленому порядку за її вказівкою; мати дитини, батько якої помер, відповідно до рішення суду позбавлений батьківських прав, визнаний безвісно відсутнім або оголошений померлим, якщо ця дитина не була усиновлена іншим чоловіком;

– одинокий батько – батько дитини, матір якої померла, відповідно до рішення суду позбавлена батьківських прав, визнана безвісно відсутньою або оголошена померлою, якщо ця дитина не була усиновлена іншою жінкою;

– інший повнолітній родич дитини — повнолітній рідний брат або сестра.

Наведені терміни вживаються стосовно дитини, у зв’язку з народженням якої надається відпустка.

Відпустка при народженні дитини надається власником або уповноваженим ним органом (далі — роботодавець) особам, зазначеним у пунктах 1 – 3 частин перших статті 77-3 КЗпП та статті 19-1 Закону про відпустки, на підставі письмової заяви відповідної особи (ч. четверта ст. 19-1 Закону про відпустки).

Тривалість відпустки при народженні дитини визначається працівником у заяві про її надання з урахуванням вищезазначених вимог, встановлених абзацом першим частин перших статті 77-3 КЗпП та статті 19-1 Закону про відпустки, тобто не більш як 14 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів) не пізніше ніж протягом 3 місяців з дня народження дитини (ч. третя ст. 19-1 Закону про відпустки).

Відповідно до пункту 4 Порядку № 693 відпустка при народженні дитини (далі — «дитяча» відпустка) повинна бути використана працівником не пізніше 104-го дня з дня народження дитини.

Нагадаємо, що статтею 241-1 КЗпП встановлено порядок обчислення строків, передбачених КЗпП. Зокрема, строк, обчислюваний місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку (ч. третя ст. 241-1 КЗпП). Коли строки визначаються днями, то їх обчислюють з дня, наступного після того дня, з якого починається строк (ч. п’ята ст. 241-1 КЗпП).

Отже, якщо положення статті 241-1 КЗпП застосовувати до строків, визначених статтею 19-1 Закону про відпустки та Порядком № 693, то у разі народження дитини 10 березня 2024 року «дитяча» відпустка має бути надана працівнику не пізніше 10 червня 2024 року (не пізніше 3 місяців з дня народження дитини), а працівник має її використати не пізніше 22 червня (104 к. д. = 21 к. д. березня + 30 к. д. квітня + 31 к. д. травня + 22 к. д. червня). Для того щоб працівник використав всі 14 календарних днів «дитячої» відпустки, остання повинна бути надана працівнику не пізніше 9 червня і закінчитися 22 червня. Якщо «дитяча» відпустка буде надана працівнику з 10 червня 2024 року (в останній можливий день початку відпустки), то працівник зможе використати лише 13 календарних днів цієї відпустки (тобто не зможе використати «дитячу» відпустку повної тривалості — 14 к. д.), що несправедливо по відношенню до працівника.

Для запобігання такої ситуації логічніше було б в Порядку № 693 прописати, що «дитяча» відпустка має бути використана працівником не пізніше 105-го дня з дня народження дитини або взагалі не вказувати кількість календарних днів, протягом яких повинна бути використана працівником «дитяча» відпустка. В такому разі при наданні відпустки не пізніше 3 місяців з дня народження дитини працівник в усіх можливих випадках мав би право використати всі 14 календарних днів «дитячої» відпустки.

Водночас не виключено, що розробники Порядку № 693 у нормі «не пізніше 104-го дня з дня народження дитини» мали на увазі, що відлік 104 днів починається саме з дня народження дитини, тобто цей день є першим днем відліку (до такого висновку можна дійти при буквальному прочитанні зазначеної норми). Хоча за нормою частини п’ятої статті 241-1 КЗпП відлік 104 днів потрібно починати не з дня народження дитини, а з дня, наступного за днем народження дитини.

Міністерство економіки України в листі від 27.08.2021 № 4712-06/42842-07 (див. ВПЗ № 7/2021, стор. 111) повідомило, що, виходячи зі змісту статті 19-1 Закону про відпустки, початок обчислення тримісячного строку слід здійснювати з дня народження дитини.

Для уникнення непорозумінь з працівниками та притягнення до відповідальності за порушення пункту 4 Порядку № 693 при перевірках інспекторами праці рекомендуємо роботодавцям пояснювати працівникам, що для використання «дитячої» відпустки повної тривалості (14 календарних днів) день початку відпустки згідно із заявою про її надання має бути не пізніше 91-го календарного дня, починаючи з дня народження дитини, або не пізніше 90-го календарного дня, починаючи з дня, наступного за днем народження дитини.

У разі народження двох і більше дітей від однієї вагітності тривалість «дитячої» відпустки не збільшується (п. 11 Порядку № 693). Тобто тривалість «дитячої» відпустки не збільшується кратно кількості народжених дітей від однієї вагітності.

Відпустка при народженні дитини не підлягає поділу на частини (п. 5 Порядку № 693). Отже, ця відпустка має бути надана один раз незалежно від кількості використаних днів такої відпустки (14 або менше календарних днів).

Документальне оформлення надання відпустки при народженні дитини

Як вже зазначалося вище, «дитяча» відпустка має бути надана на підставі заяви працівника, який має право на таку відпустку (ч. четверта ст. 19-1 Закону про відпустки, п. 4 Порядку № 693). В заяві працівник зазначає дату початку і тривалість відпустки (в межах 104 календарних днів з дня народження дитини).

Частиною п’ятою статті 19-1 Закону про відпустки та пунктом 6 Порядку № 693 визначено, що особа, яка отримала «дитячу» відпустку, зобов’язана надати роботодавцю копії документа, необхідного для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтва про народження дитини протягом 30 календарних днів з дня виходу в таку відпустку.

Таким чином, не пізніше 3 місяців з дня народження дитини батько такої дитини, а в разі, якщо мати чи батько дитини є одинокими, також баба або дід, або інший повнолітній родич дитини (рідний брат або сестра), які фактично здійснюють догляд за дитиною, за місцем роботи можуть отримати «дитячу» відпустку, для чого працівник має подати роботодавцю відповідну заяву, а протягом 30 календарних днів з дня надання такої відпустки — копію свідоцтва про народження дитини або іншого документа, необхідного для державної реєстрації народження дитини (таким документом у загальному випадку є медичне свідоцтво про народження дитини).

Крім того, пунктами 6–9 Порядку № 693 визначено додаткові документи, які повинні надати претенденти на «дитячу» відпустку.

Так, чоловік, дружина якого народила дитину, також повинен надати свідоцтво про шлюб.

Батько дитини, який не перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір’ю дитини, за умови, що вони спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки, крім заяви про надання відпустки та свідоцтва про народження дитини, в якому він зазначений як батько дитини, повинен пред’явити також роботодавцю заяву матері дитини про спільне проживання та спільний побут, а також довідку про реєстрацію місця проживання.

Мабуть, розробники Порядку № 693 вважають, що вище вказана довідка є достатнім підтвердженням спільного проживання батьків дитини, хоча ані в статті 19-1 Закону про відпустки, ані в Порядку № 693 не вказано, що батько й мати дитини повинні бути зареєстровані за однією адресою. Тому не зовсім зрозуміло, навіщо подавати довідку про реєстрацію місця проживання, якщо, наприклад, батько і мати дитини спільно проживають в житлі, яке вони орендують, але в ньому не зареєстровані, або якщо батько і мати дитини проживають спільно в житлі (квартирі, приватному будинку), в якому зареєстрований тільки один з них.

Одна з таких осіб як баба або дід, або інший повнолітній родич (рідний брат або сестра), які фактично здійснюють догляд за народженою дитиною, мати (батько) якої є одинокою матір’ю (одиноким батьком), повинні пред’явити також:

– заяву одинокої матері (одинокого батька), в якій засвідчується невикористання «дитячої» відпустки (тільки для одинокого батька) та зазначається особа, яка фактично здійснюватиме догляд за дитиною;

– свідоцтво про смерть батька або матері дитини або рішення суду про позбавлення їх батьківських прав, визнання безвісно відсутніми чи оголошення померлими (для підтвердження статусу «одинокого батька» або «одинокої матері»);

– копію витягу з Реєстру про державну реєстрацію народження дитини чи довідки про народження із зазначенням відомостей про батька дитини відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України (подається тільки для підтвердження статусу «одинокої матері»).

Нагадаємо, що згідно зі статтею 135 Сімейного кодексу України при народженні дитини у матері, яка не перебуває у шлюбі, у випадках, коли немає спільної заяви батьків, заяви батька або рішення суду, запис про батька дитини у Книзі реєстрації народжень провадиться за прізвищем та громадянством матері, а ім’я та по батькові батька дитини записуються за її вказівкою.

Працівник, який протягом 3 місяців з дня народження дитини був звільнений та працевлаштований новим роботодавцем, до заяви про надання «дитячої» відпустки повинен додати також довідку про її невикористання на попередньому місці роботи (п. 10 Порядку № 693). Таким чином, «дитяча» відпустка в межах встановленого строку може бути використана працівником лише за одним місцем роботи.

Надання працівнику відпустки при народженні дитини здійснюється на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства, в якому зазначаються підстава надання відпустки (заява працівника), тривалість, дати початку і закінчення відпустки (типова форма № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки» затверджена наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489; далі — Наказ № 489).

В табелі обліку використання робочого часу типової форми № П-5, затвердженої Наказом № 489, для відображення відпустки при народженні дитини спеціальний код (літерний або цифровий) не передбачений, тому підприємство має самостійно його встановити та застосовувати (наприклад, можна ввести літерний код ВН (відпустка при народженні) або цифровий код 31).

Оплата та інші гарантії за час перебування у відпустці при народженні дитини

Згідно з абзацами першими частин перших статті 77-3 КЗпП та статті 19-1 Закону про відпустки, пунктом 1 Порядку № 693 відпустка при народженні дитини є оплачуваною.

Що стосується джерела оплати відпустки при народженні дитини, то згідно з частиною першою статті 23 Закону про відпустки витрати, пов’язані з оплатою відпустки, передбаченої статтею 19-1 цього Закону, здійснюються за рахунок коштів підприємств, призначених на оплату праці, або за рахунок коштів фізичної особи, в якої працюють за трудовим договором працівники.

Таким чином, відпустка при народженні дитини, надання якої передбачено статтею 19-1 Закону про відпустки, оплачується за рахунок коштів роботодавця.

Нарахування відпускних за період відпустки при народженні дитини здійснюється в загальному порядку згідно з нормами Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 № 100 (далі — Порядок № 100). Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Якщо працівник пропрацював на підприємстві менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка (п. 2 Порядку № 100).

Відповідно до пункту 12 Порядку № 693 граничний строк виплати заробітної плати працівникам за час відпустки при народженні дитини не може перевищувати 3 днів з дня її початку.

Отже, якщо застосовувати норму частини п’ятої статті 241-1 КЗпП (див. вище), то в разі надання «дитячої» відпустки з понеділка 1 квітня, відлік 3 днів починається з наступного дня — вівторка 2 квітня, а граничний строк виплати відпускних за період «дитячої» відпустки — четвер 4 квітня (тобто 3 дні з дня початку відпустки — 2, 3 і 4 квітня).

Однак не виключено, що розробники Порядку № 693 стосовно граничного строку виплати заробітної плати у нормі «не може перевищувати 3 днів з дня її початку» мали на увазі, що відлік 3 днів починається саме з дня народження дитини, тобто цей день є першим днем відліку.

Для уникнення притягнення до відповідальності за порушення пункту 12 Порядку № 693 при перевірках інспекторами праці рекомендуємо роботодавцям відпускні за час «дитячої» відпустки виплачувати працівнику не пізніше 3-го дня відпустки.

«Дитяча» відпустка не підлягає грошовій компенсації (п. 5 Порядку № 693). Отже, якщо працівник з якихось причин не використав «дитячу» відпустку, то при звільненні грошова компенсація за неї йому не виплачується. Це узгоджується з нормою статті 83 КЗпП та статті 24 Закону про відпустки, згідно з якою грошова компенсація виплачується лише за не використані працівником дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітнюдитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.²

Що стосується включення періоду відпустки при народженні дитини до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, то відповідно до пункту 2 частини першої статті 9 Закону про відпустки до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховується час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково. Отже, період оплачуваної відпустки при народженні дитини включається до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Період оплачуваної відпустки при народженні дитини не виключається з розрахункового періоду при обчисленні відпускних за період наступних оплачуваних відпусток (абз. четвертий п. 3 Порядку № 100).

Також період оплачуваної відпустки при народженні дитини не виключається з розрахункового періоду при обчисленні страхових виплат, оскільки не належить до поважних причин, через які працівник не працював, виключний перелік яких наведено у пункті 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 № 1266.

Якщо тимчасова непрацездатність настала у працівника під час перебування у відпустці при народженні дитини, то працівник може перервати таку відпустку та отримати «лікарняні» за період тимчасової непрацездатності. В цьому випадку припинення «дитячої» відпустки відбувається шляхом видання роботодавцем наказу про припинення відпустки на підставі заяви працівника. Але з настанням тимчасової непрацездатності працівник може і не переривати «дитячу» відпустку, а повністю використати її. Якщо тимчасова непрацездатність триватиме й після закінчення «дитячої» відпустки, то «лікарняні» мають бути виплачені за дні тимчасової непрацездатності, починаючи з дня, наступного за останнім днем «дитячої» відпустки.

Надання відпустки при народженні дитини в період воєнного стану

Особливості надання відпусток в період воєнного стану встановлено статтею 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136).

Так, згідно з частиною 2 статті 12 Закону № 2136 у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення).

Отже, якщо працівник залучений до виконання вищезазначених робіт, то в період воєнного стану роботодавець не зобов’язаний, але може відмовити йому в наданні «дитячої» відпустки.

Крім того, абзацом третім частини 1 статті 12 Закону № 2136 встановлено, що у період дії воєнного стану надання працівнику будь-якого виду відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відпустки у зв’язку з усиновленням дитини) понад щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні за рішенням роботодавця може здійснюватися без збереження заробітної плати. Надання невикористаних днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану. За рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження заробітної плати.

Отже, якщо у період дії воєнного стану роботодавець не бажає надавати (наприклад, з виробничих причин) та оплачувати (наприклад, через скрутний фінансовий стан) «дитячу» відпустку працівнику, але останній наполягає на її отриманні, то роботодавець може надати працівнику таку відпустку без збереження заробітної плати (тобто без виплати «відпускних»). При цьому перенести «дитячу» відпустку на період після припинення (скасування) воєнного стану не можна, оскільки вона повинна бути використана працівником у чітко визначені терміни — не пізніше 104-го дня з дня народження дитини (п. 4 Порядку № 693).³