Відображення у Податковому розрахунку працівника, з доходу якого при звільненні відраховуються надміру виплачені відпускні, внаслідок чого місячний дохід стає менше мінімальної заробітної плати
Працівнику за поточний робочий рік надавалася щорічна відпустка тривалістю 24 календарні дні з 19 березня по 11 квітня 2025 року з виплатою відпускних в сумі 6240 грн (260 грн х 24 к. д.). Однак, не відпрацювавши повний робочий рік, працівник звільняється 10 жовтня. Оклад працівника — 8000 грн, тому при звільненні йому нараховується заробітна плата за жовтень в сумі 2782,61 грн (8000 грн : 23 р. д. х 8 відпрац. д.) і одночасно з неї відраховуються раніше виплачені відпускні за 8 календарних днів щорічної відпустки, наданих за невідпрацьовану частину робочого року, в сумі 2080 грн (260 грн х 8 к. д.). Після відрахування (сторнування) відпускних, виплачених за 8 невідроблених днів відпустки, наданих з 4 по 11 квітня, місячний дохід працівника за квітень становить 6287,27 грн, у т. ч. заробітна плата в сумі 5507,27 грн (8000 грн : 22 р. д. х 13 відпрац. д.) та відпускні за 3 к. д. відпустки в сумі 780 грн (260 грн х 3 к. д.), що менше МЗП у квітні. До відрахування відпускних місячний дохід квітня становив 8367,27 грн (5507,27 грн (зарплата) + 2860 грн (відпускні: 260 грн х 11 к. д.)), що більше МЗП у квітні. В якій сумі потрібно сплатити ЄСВ за працівника за квітень і за жовтень? Яким чином працівник відображається у Податковому розрахунку за жовтень?
Згідно зі статтею 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР та пунктом 2 частини другої статті 127 Кодексу законів про працю України у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості за наказом (розпорядженням) роботодавця провадиться відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані працівнику в рахунок невідпрацьованої частини робочого року (за невідроблені дні відпустки).
Отже, якщо на момент звільнення працівник має 8 використаних, але не відроблених календарних днів щорічної відпустки, то відпускні за ці дні відпустки мають бути відраховані із заробітної плати працівника при остаточному розрахунку в місяці звільнення, про що необхідно вказати в наказі про звільнення.1 При обчисленні суми відпускних для відрахування середньоденна заробітна плата залишається тією ж самою, за якою надміру виплачені відпускні нараховувались при наданні відпустки.
1 Про відрахування суми надміру виплачених відпускних при звільненні працівника докладно йдеться у статті «Грошовий розрахунок з працівником при звільненні (частина 2)» журналу «Все про працю і зарплату» № 3/2025, стор. 95.
Зважаючи на зміст запитання, якщо відпустка працівнику надавалася тривалістю 24 календарні дні в період з 19 березня по 11 квітня, то невідробленими на момент звільнення 8 календарними днями (далі — к. д.) відпустки є останні 8 к. д. використаної відпустки, тобто дні відпустки, надані в період з 4 по 11 квітня.2
2 Докладно про визначення кількості днів щорічної відпустки, на які працівник має право, в тому числі станом на день звільнення, йдеться у статті «Визначення відпускного стажу та тривалості щорічних відпусток» журналу «Все про працю і зарплату» № 5/2025, стор. 8.
При відрахуванні із заробітної плати працівника при звільненні відпускних, виплачених раніше за невідроблені дні відпустки, в бухгалтерському обліку сторнуються суми раніше виплачених відпускних (якщо підприємством створюється резерв відпусток, то проведення: Дт 471 Кт 661; якщо не створюється резерв відпусток, то проведення: Дт 23 (91–94) Кт 661), що призводить до зменшення місячного доходу працівника в місяці, на який припадають використані, але не відроблені дні відпустки.
Після відрахування (сторнування) відпускних необхідно визначити остаточну суму місячного доходу в такому місяці та порівняти її з розміром мінімальної заробітної плати (далі — МЗП) в цьому місяці. Якщо остаточна сума місячного доходу працівника за основним місцем роботи буде менше МЗП, то ЄСВ за такий місяць має бути сплачений з МЗП (ч. 5 ст. 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VІ).3
Що стосується відображення сторнованих відпускних у додатку Д1 Податкового розрахунку, то згідно з пунктом 1 розділу IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4 (далі — Порядок № 4), у додатку Д1 внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається, зокрема, у разі відображення сторнованих сум відпускних.
Зважаючи на зміст запитання, роботодавцем у додатку Д1 Податкового розрахунку за березень 2025 року з кодом типу нарахувань 10 були відображені відпускні, нараховані працівнику за всі 24 к. д. щорічної відпустки в сумі 6240 грн (260 грн х 24 к. д.), у т. ч. за 13 к. д. відпустки, що припадають на березень — з 19 по 31 березня, в сумі 3380 грн (260 грн х 13 к. д.) та за 11 к. д. відпустки, що припадають на квітень — з 1 по 11 квітня, в сумі 2860 грн (260 грн х 11 к. д.).
Через звільнення працівник не відробив 8 к. д. щорічної відпустки, наданих йому з 4 по 11 квітня, за які він отримав відпускні в сумі 2080 грн (260 грн х 8 к. д.), тому при проведенні остаточного розрахунку з працівником в день звільнення ці відпускні відраховуються (сторнуються в бухгалтерському обліку).
В запитанні зазначено, що після сторнування відпускних місячний дохід працівника за квітень становить 6287,27 грн, у т. ч. зарплата в сумі 5507,27 грн (8000 грн : 22 р. д. х 13 відпрац. д.) та відпускні за 3 к. д. відпустки в сумі 780 грн (260 грн х 2 к. д.), що менше МЗП у квітні. Отже, оскільки остаточна сума місячного доходу працівника у квітні менше МЗП (6287,27 грн < 8000 грн), то за цей місяць ЄСВ за працівника роботодавцю потрібно сплатити з МЗП, тобто в сумі 1760 грн (8000 грн х 22%).
У квітні у працівника є додаткова база нарахування ЄСВ (різниця між МЗП і фактично нарахованою зарплатою), яка становить 1712,73 грн (8000 – 6287,27), тому фактично в цьому місяці ЄСВ має бути сплачений із заробітної плати (оплати за відпрацьований час та відпускних за 3 к. д. відпустки) в сумі 1383,20 грн (6287,27 грн х 22%) та з додаткової бази нарахування ЄСВ (різниці між МЗП і фактично нарахованою зарплатою) в сумі 376,80 грн (1712,73 грн х 22%).
Відповідно до пункту 1 розділу IV Порядку № 4 у додатку Д1 суми, нараховані за дні відпусток, відображаються із зазначенням відповідного місяця лише в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10. Сума різниці між розміром МЗП та розміром фактично нарахованої заробітної плати (доходу) за попередні періоди у зв’язку із здійсненням перерахунку під час звільнення працівника за попередні періоди, пов’язані з уточненням днів використаної наперед відпустки (у зв’язку зі сторнуванням), відображається з кодом типу нарахувань 14.
Таким чином, у додатку Д1 Податкового розрахунку за жовтень надміру нараховані (виплачені) працівнику відпускні, які відраховуються (сторнуються), потрібно відобразити зі знаком «мінус» з кодом типу нарахувань 10, а додаткову базу нарахування ЄСВ (різницю між МЗП і місячним доходом працівника) у квітні — з кодом типу нарахувань 14.
У жовтні сума місячного доходу працівника є меншою за МЗП цього місяця, але це не є підставою для сплати ЄСВ з МЗП, оскільки у зв’язку зі звільненням 10 жовтня працівник у жовтні перебував у трудових відносинах неповний місяць і відпрацював не всі робочі дні цього місяця (пп. 6 п. 2 р. III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 № 449).
Враховуючи вищевикладене, в Податковому розрахунку за жовтень 2025 року працівник у додатку Д1 відображається в трьох рядках:
- в першому рядку зазначається сума заробітної плати, нарахованої працівнику за відпрацьований час у жовтні, при цьому вказуються, зокрема:
– в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1;
– в реквізитах 09, 12, 13, 18 — прочерк;
– в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2025;
– в реквізиті 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 10 (з 1 по 10 жовтня);
– в реквізитах 16 та 17 — 2782,61 (сума заробітної плати за жовтень);
– в реквізиті 20 «Сума нарахованого єдиного внеску …» — 612,17 (2782,61 грн х 22%);
– в реквізиті 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.
- в другому рядку зазначаються відпускні, що відраховуються (сторнуються) за невідроблені 8 к. д. відпустки, наданих з 4 по 11 квітня:
– в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1;
– в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10 (при відображенні сторнованих сум відпускних код типу нарахувань не змінюється);
– в реквізиті 10 — 04.2025 (місяць та рік, за які нараховано (виплачено) відпускні, що відраховуються);
– в реквізитах 12, 13, 14, 15, 18 — прочерк;
– в реквізитах 16 і 17 — –2080,00 (відпускні зі знаком «мінус», що відраховуються (сторнуються): 260 грн х 8 к. д.);
– в реквізиті 20 «Сума нарахованого єдиного внеску …» — –457,60 (2080 грн х 22%; сума ЄСВ, яка зменшується (сторнується), зі знаком «мінус»);
– в реквізиті 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.
- в третьому рядку зазначається додаткова база нарахування ЄСВ у квітні, при цьому вказуються, зокрема:
– в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1;
– в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 14;
– в реквізиті 10 — 04.2025 (місяць, в якому при сторнуванні відпускних виникає додаткова база нарахування ЄСВ);
– в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17 — прочерк;
– в реквізиті 18 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 1712,73 (8000 – 6287,27);
– в реквізиті 20 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 376,80 (1712,73 грн х 22%);
– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.
У розділі І загальної таблиці Податкового розрахунку за жовтень сума нарахованої працівнику заробітної плати за жовтень — 2782,61 грн збільшує, а сума сторнованих відпускних — 2080 грн зменшує суму заробітної плати в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2. Сума нарахованого на заробітну плату ЄСВ — 612,17 грн (2782,61 грн х 22%) збільшує, а сума сторнованого ЄСВ, нарахованого на сторновані відпускні, — 457,60 грн (2080 грн х 22%) зменшує суму ЄСВ у рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3.
Сума різниці між розміром МЗП та фактично нарахованим доходом за квітень — 1712,73 грн відображається в рядку 2.5 «додаткова база нарахування єдиного внеску (22 %)» з перенесенням до рядка 2, а сума ЄСВ, нарахованого на цю різницю у квітні, — 376,80 грн відображається в рядку 3.5 з перенесенням до рядка 3.
У додатку 4ДФ Податкового розрахунку за жовтень працівник відображається в одному рядку, де у графах 3а і 3 зазначається сума заробітної плати за жовтень, зменшена на суму сторнованих відпускних, тобто сума 702,61 грн (2782,61 – 2080). Оскільки сума заробітної плати в місяці звільнення (жовтні) не перевищує граничний розмір доходу, що дає право на застосування ПСП (702,61 грн < 4240 грн), то працівник в цьому місяці має право на загальну ПСП в розмірі 1514 грн, яка більше суми нарахованої заробітної плати (1514 грн > 702,61 грн), тому ПДФО із заробітної плати за жовтень не утримується — у графах 4а і 4 проставляються прочерки або нульові суми, у графах 5а і 5 зазначається сума нарахованого і перерахованого військового збору — 35,13 грн (702,61 грн х 5%), у графі 6 «Ознака доходу» — 101, у графі 8 «Дата звільнення з роботи» — 10.10.2025, у графі 9 «Ознака податкової соціальної пільги» — 01.
Крім того, оскільки працівник у жовтні звільняється (з ним припиняється трудовий договір), то він відображається у додатку Д5 Податкового розрахунку за жовтень 2025 року із зазначенням, зокрема, дати звільнення у графі «дата закінчення» реквізиту 10 «Період трудових … відносин …» — 10 (дата звільнення — 10.10.2025).