Отражение в Отчете о ЕСВ работника, который весь месяц находился в отпуске без сохранения заработной платы, но ему в этом месяце выплачено годовое вознаграждениеВідображення у Звіті з ЄСВ працівника, який весь місяць перебував у відпустці без збереження заробітної плати, але йому в цьому місяці виплачена річна винагорода

Согласно пункту 1 части 1 статьи 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI (далее — Закон № 2464) базой начисления единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) является сумма начисленной каждому застрахованному лицу заработной платы по видам выплат, которые включают основную и дополнительную заработную плату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, определяемые в соответствии с Законом Украины «Об оплате труда».

В соответствии со статьей 2 Закона Украины «Об оплате труда» заработная плата имеет следующие составляющие: основная заработная плата; дополнительная заработная плата; прочие поощрительные и компенсационные выплаты. К последним относятся, в частности, выплаты в форме вознаграждений по итогам работы за год.

Подпунктом 5 пункта 3 раздела IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. № 449 (далее — Инструкция № 449), установлено, что определение видов выплат, относящихся к основной, дополнительной заработной плате и прочим поощрительным и компенсационным выплатам, при начислении ЕСВ предусмотрено Инструкцией по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5 (далее — Инструкция № 5).

Подпунктом 2.3.2 Инструкции № 5 установлено, что вознаграждения и поощрения, которые осуществляются раз в год или имеют разовый характер, в частности, вознаграждения по итогам работы за год, относятся к фонду оплаты труда (далее — ФОТ) в составе прочих поощрительных и компенсационных выплат.¹

Следовательно, вознаграждение по итогам работы за год (далее — годовое вознаграждение) является базой начисления ЕСВ в составе заработной платы (ФОТ).

Если по основному месту работы база начисления ЕСВ не превышает размера минимальной заработной платы (далее — МЗП), установленной законом на месяц, за который получен доход, сумма ЕСВ рассчитывается как произведение размера МЗП, установленной законом на месяц, за который получен доход (прибыль), и установленной ставки ЕСВ при условии пребывания в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработки всех рабочих дней отчетного месяца, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством (ч. 5 ст. 8 Закона № 2464, п. 9 р. III Инструкции № 449).

Исходя из содержания вопроса, у работника в мае 2020 года базой начисления ЕСВ является начисленная заработная плата (годовое вознаграждение), сумма которой меньше МЗП (4500 грн. < 4723 грн.). Следовательно, у работника в мае имеется дополнительная база начисления ЕСВ (разность между МЗП и фактически начисленной заработной платой), которая составляет 223 грн. (4723 – 4500).

Учитывая вышеизложенное, за май ЕСВ за работника должен быть уплачен с МЗП, а именно в сумме 1039,06 грн. (4723 грн. х 22%). Фактически в мае ЕСВ должен быть уплачен с заработной платы в сумме 990 грн. (4500 грн. х 22%) и дополнительной базы начисления ЕСВ (разности между МЗП и фактически начисленной заработной платой) в сумме 49,06 грн. (223 грн. х 22%).

Уплата ЕСВ с заработной платы осуществляется во время ее выплаты, а уплата ЕСВ с дополнительной базы начисления ЕСВ осуществляется не позднее 20 числа следующего месяца, кроме горных предприятий, которые обязаны уплачивать ЕСВ не позднее 28 числа следующего месяца (ч. 8 ст. 9 Закона № 2464).

Начисленная работнику за май заработная плата, дополнительная база начисления ЕСВ и начисленный на них ЕСВ должны быть отражены в Отчете о ЕСВ, заполнение которого осуществляется в соответствии с нормами Порядка формирования и представления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 14.04.2015 г. № 435 (далее — Порядок № 435).

Согласно пункту 9 раздела IV Порядка № 435 таблица 6 Отчета о ЕСВ предназначена для формирования страхователями в разрезе каждого застрахованного лица сведений о суммах начисленной ему заработной платы (дохода, денежного обеспечения) в отчетном месяце. Такие сведения формируются с учетом кодов категорий застрахованных лиц, определенных в приложении 2 к этому Порядку.

В таблице 6 Отчета о ЕСВ в отдельных строках по застрахованному лицу отражаются, в частности:

– сумма начисленной заработной платы;

– сумма разности между размером МЗП и фактически начисленной заработной платой (доходом) за отчетный месяц с кодом типа начислений 13.

При наличии нескольких строк по одному застрахованному лицу количество календарных дней пребывания в трудовых/гражданско-правовых отношениях в течение отчетного месяца в реквизите 15 таблицы 6 Отчета о ЕСВ указывается только в одной, а именно в той, в которой указываются данные о суммах заработной платы (при их наличии).

В реквизите 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» таблицы 6 Отчета о ЕСВ отражается количество дней без сохранения заработной платы — количество календарных дней отпуска без сохранения заработной платы и/или количество дней освобождения от работы согласно справке о временном освобождении от работы по уходу за больным ребенком.

В вопросе указано, что работник весь май 2020 года находился в отпуске без сохранения заработной платы, поэтому 31 календарный день такого отпуска в мае (с 1 по 31 мая) отражается в реквизите 14 таблицы 6 Отчета о ЕСВ за май.

Учитывая вышеизложенное и содержание вопроса, в таблице 6 Отчета о ЕСВ за май работник отражается в двух строках:

• в первой строке указывается заработная плата (годовое вознаграждение) за май, при этом отражаются, в частности:

– в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквизитах 10, 13, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 05.2020;

– в реквизите 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» — 31 (с 1 по 31 мая);

– в реквизите 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 31 (все календарные дни мая);

– в реквизите 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати … (усього з початку звітного місяця)» — 4500,00;

– в реквизите 18 «Сума нарахованої заробітної плати … у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — 4500,00;

– в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 990,00 (4500 грн. х 22%);

– в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.

• во второй строке указывается дополнительная база начисления ЕСВ, при этом отражаются, в частности:

– в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 13;

– в реквизите 11 — 05.2020;

– в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

– в реквизите 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 223,00 (4723 – 4500);

– в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 49,06 (223 грн. х 22%);

– в реквизите 22 — 1.

В таблице 1 Отчета о ЕСВ за май начисленная работнику заработная плата — 4500 грн. отражается в строке 1.1 с переносом в строку 1 и в строке 2.1 с переносом в строку 2, а сумма начисленного на заработную плату ЕСВ — 990 грн. отражается в строке 3.1 с переносом в строку 3.

Дополнительная база начисления ЕСВ — 223 грн. отражается в строке 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» с переносом в строку 2, а сумма начисленного на нее ЕСВ — 49,06 грн. отражается в строке 3.5 с переносом в строку 3.²

Відповідно до пункту 1 частини 1 статті 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI (далі — Закон № 2464) базою нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України «Про оплату праці».

Згідно зі статтею 2 Закону України «Про оплату праці» заробітна плата має такі складові: основна заробітна плата; додаткова заробітна плата; інші заохочувальні та компенсаційні виплати. До останніх належать, зокрема, виплати у формі винагород за підсумками роботи за рік.

Підпунктом 5 пункту 3 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 р. № 449 (далі — Інструкція № 449), встановлено, що визначення видів виплат, що відносяться до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ передбачено Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5 (далі — Інструкція № 5).

Підпунктом 2.3.2 Інструкції № 5 встановлено, що винагороди та заохочення, що здійснюються раз на рік або мають одноразовий характер, зокрема, винагороди за підсумками роботи за рік, належать до фонду оплати праці (далі — ФОП) у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат.¹

Отже, винагорода за підсумками роботи за рік (далі — річна винагорода) є базою нарахування ЄСВ у складі заробітної плати (ФОП).

Якщо за основним місцем роботи база нарахування ЄСВ не перевищує розміру мінімальної заробітної плати (далі — МЗП), встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та встановленої ставки ЄСВ за умови перебування у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацювання всіх робочих днів звітного місяця, які передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності згідно із законодавством (ч. 5 ст. 8 Закону № 2464, п. 9 р. III Інструкції № 449).

Зважаючи на зміст запитання, у працівника в травні 2020 року базою нарахування ЄСВ є нарахована заробітна плата (річна винагорода), сума якої менше МЗП (4500 грн. < 4723 грн.). Отже, у працівника в травні є додаткова база нарахування ЄСВ (різниця між МЗП і фактично нарахованою заробітною платою), яка становить 223 грн. (4723 – 4500).

Враховуючи вищезазначене, за травень ЄСВ за працівника має бути сплачений з МЗП, а саме в розмірі 1039,06 грн. (4723 грн. х 22%). Фактично у травні ЄСВ має бути сплачений із заробітної плати в сумі 990 грн. (4500 грн. х 22%) і з додаткової бази нарахування ЄСВ (різниці між МЗП і фактично нарахованою заробітною платою) в сумі 49,06 грн. (223 грн. х 22%).

Сплата ЄСВ із заробітної плати здійснюється під час її виплати, а сплата ЄСВ з додаткової бази нарахування ЄСВ здійснюється не пізніше 20 числа наступного місяця, крім гірничих підприємств, які зобов’язані сплачувати ЄСВ не пізніше 28 числа наступного місяця (ч. 8 ст. 9 Закону № 2464).

Нарахована працівнику за травень заробітна плата, додаткова база нарахування ЄСВ і нарахований на них ЄСВ мають бути відображені у Звіті з ЄСВ, заповнення якого здійснюється відповідно до норм Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435).

Згідно з пунктом 9 розділу IV Порядку № 435 таблиця 6 Звіту з ЄСВ призначена для формування страхувальниками у розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у звітному місяці. Такі відомості формуються з урахуванням кодів категорій застрахованих осіб, визначених у додатку 2 до цього Порядку.

В таблиці 6 Звіту з ЄСВ в окремих рядках по застрахованій особі відображаються, зокрема:

– сума нарахованої заробітної плати;

– сума різниці між розміром МЗП та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) за звітний місяць з кодом типу нарахувань 13.

За наявності декількох рядків щодо однієї застрахованої особи кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця в реквізиті 15 таблиці 6 Звіту з ЄСВ зазначається лише в одному, а саме у тому, в якому зазначаються дані про суми заробітної плати (за їх наявності).

В реквізиті 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» таблиці 6 Звіту з ЄСВ відображається кількість днів без збереження заробітної плати — кількість календарних днів відпустки без збереження заробітної плати та/або кількість днів звільнення від роботи згідно з довідкою про тимчасове звільнення від роботи по догляду за хворою дитиною.

В запитанні зазначено, що працівник весь травень 2020 року перебував у відпустці без збереження заробітної плати, тому 31 календарний день такої відпустки у травні (з 1 по 31 травня) відображається в реквізиті 14 таблиці 6 Звіту з ЄСВ за травень.

Враховуючи вищевикладене та зміст запитання, в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за травень працівник відображається у двох рядках:

• в першому рядку зазначається заробітна плата (річна винагорода) за травень, при цьому відображаються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізитах 10, 13, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 05.2020;

– в реквізиті 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» — 31 (з 1 по 31 травня);

– в реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 31 (всі календарні дні травня);

– в реквізиті 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати … (усього з початку звітного місяця)» — 4500,00;

– в реквізиті 18 «Сума нарахованої заробітної плати … у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — 4500,00;

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 990,00 (4500 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.

• в другому рядку зазначається додаткова база нарахування ЄСВ, при цьому відображаються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 13;

– в реквізиті 11 — 05.2020;

– в реквізитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

– в реквізиті 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 223,00 (4723 – 4500);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 49,06 (223 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 — 1.

В таблиці 1 Звіту з ЄСВ за травень нарахована працівнику заробітна плата — 4500 грн. відображається в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, а сума нарахованого на заробітну плату ЄСВ — 990 грн. відображається в рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3.

Додаткова база нарахування ЄСВ — 223 грн. відображається в рядку 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» з перенесенням до рядка 2, а сума нарахованого на неї ЄСВ — 49,06 грн. відображається в рядку 3.5 з перенесенням до рядка 3.²