Відображення у Звіті з ЄСВ працівника, який весь місяць перебував у відпустці без збереження заробітної плати та щорічній відпустці, якщо база нарахування ЄСВ менше мінімальної заробітної плати

Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435), не передбачає відображення в таблиці 5 Звіту з ЄСВ щорічних відпусток і відпусток без збереження заробітної плати (крім відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку), які надаються відповідно до статей 25 і 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) та інших нормативно-правових актів.

Згідно з пунктом 9 розділу IV Порядку № 435 таблиця 6 Звіту з ЄСВ призначена для формування страхувальниками у розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у звітному місяці. Такі відомості формуються з урахуванням кодів категорій застрахованих осіб, визначених у додатку 2 до цього Порядку.

Таблиця 6 Звіту з ЄСВ містить реквізит 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати», в якому відображається, зокрема, кількість календарних днів відпустки без збереження заробітної плати (крім відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку), передбаченої статтями 25 та 26 Закону про відпустки (п. 9 р. IV Порядку № 435).

Оскільки працівнику одразу після закінчення відпустки без збереження заробітної плати надано щорічну відпустку з 13 травня по 5 червня, то слід пам’ятати, що суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до графи 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» таблиці 6 Звіту з ЄСВ із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10. Суми, що припадають на дні відпустки в наступних місяцях, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань 10 (п. 9 р. IV Порядку № 435).

Зважаючи на зміст запитання, якщо працівнику надано щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні (далі — к. д.) в період з 13 травня по 5 червня з виплатою відпускних за весь період відпустки в сумі 5640 грн. (235 грн. х 24 к. д.), в т. ч. за дні відпустки в травні — 4465 грн. (235 грн. х 19 к. д.), за дні відпустки в червні — 1175 грн. (235 грн. х 5 к. д.), то такі відпускні всією сумою і нарахований на них ЄСВ відображаються у Звіті з ЄСВ за травень. При цьому в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за травень відпускні з кодом типу нарахувань 10 відображаються в двох рядках:

• в першому рядку — відпускні в сумі 4465 грн. (235 грн. х 19 к. д.) за дні відпустки, що припадають на травень, і нарахований на них ЄСВ в сумі 982,30 грн. (4465 грн. х 22%);
• в другому рядку — відпускні в сумі 1175 грн. (235 грн. х 5 к. д.) за дні відпустки, що припадають на червень, і нарахований на них ЄСВ в сумі 258,50 грн. (1175 грн. х 22%).

Оскільки вся сума відпускних і нарахований на неї ЄСВ в розрізі місяців відображаються у Звіті з ЄСВ за травень (місяць нарахування відпускних), то в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за червень відпускні, що припадають на червень, в сумі 1175 грн. і нарахований на них ЄСВ в сумі 258,50 грн. вже не відображаються.

Враховуючи, що в травні у працівника база нарахування ЄСВ, яка включає відпускні за щорічну відпустку, що припадають на травень, дорівнює 4465 грн., а це менше мінімальної заробітної плати (далі — МЗП) в цьому місяці (4723 грн.), то за травень підприємство за працівника має сплатити ЄСВ з МЗП (4723 грн.), а саме з відпускних, які припадають на травень (4465 грн.), і додаткової бази нарахування ЄСВ (різниці між МЗП і місячним доходом працівника) — 258 грн. (4723 – 4465). Загальна сума ЄСВ до сплати за травень становить 1039,06 грн. (4723 грн. х 22%), при цьому ЄСВ зі всієї суми відпускних (в т. ч. з тієї, що припадає на червень) сплачується при їх виплаті в травні, а ЄСВ в сумі 56,76 грн. (258 грн. х 22%) з додаткової бази нарахування ЄСВ у травні потрібно сплатити не пізніше 22 червня (оскільки 20 і 21 червня — субота і неділя). Додаткова база нарахування ЄСВ (різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом) за травень відображається в таблиці 6 Звіту за травень.

Отже, в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за травень працівник відображається в трьох рядках:

• в першому рядку зазначаються інформація про відпустку без збереження заробітної плати та відпускні за щорічну відпустку, що припадають на травень, при цьому відображаються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 10;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 05.2020;

– в реквізитах 13, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквізиті 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» — 12 (з 1 по 12 травня);

– в реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 31 (всі календарні дні травня);

– в реквізиті 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати … (усього з початку звітного місяця)» — 4465,00 (235 грн. х 19 к. д.; відпускні за дні відпустки, що припадають на травень);

– в реквізиті 18 «Сума нарахованої заробітної плати … у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — 4465,00;

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 982,30 (4465 грн. х 22%; сума ЄСВ, нарахованого на відпускні, що припадають на травень);

– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.

• в другому рядку зазначається додаткова база нарахування ЄСВ за травень, при цьому відображаються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 13;

– в реквізиті 11 — 05.2020;

– в реквізитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

– в реквізиті 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 258,00 (4723 – 4465);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 56,76 (258 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 — 1.

• в третьому рядку зазначаються відпускні за щорічну відпустку, що припадають на червень (з 1 по 5 число), при цьому відображаються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 10;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 06.2020;

– в реквізитах 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 5 (з 1 по 5 червня);

– в реквізиті 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати … (усього з початку звітного місяця)» — 1175,00 (235 грн. х 5 к. д.; відпускні за дні відпустки, що припадають на червень);

– в реквізиті 18 «Сума нарахованої заробітної плати … у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — 1175,00;

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 258,50 (1175 грн. х 22%; сума ЄСВ, нарахованого на відпускні, що припадають на червень);

– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.

В таблиці 1 Звіту з ЄСВ за травень нарахована працівнику сума відпускних за весь період відпустки в сумі 5640 грн. (235 грн. х 24 к. д.) як заробітна плата відображається в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, а сума ЄСВ, нарахованого на всю суму відпускних (заробітну плату), — 1240,80 грн. (5640 грн. х 22%) відображається в рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3.

Додаткова база нарахування ЄСВ (різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом) за травень — 258 грн. відображається в рядку 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» з перенесенням до рядка 2, а сума нарахованого на неї ЄСВ — 56,76 грн. (258 грн. х 22%) відображається в рядку 3.5 з перенесенням до рядка 3.

В таблиці 1 Звіту з ЄСВ працівники, які весь місяць перебувають у щорічній відпустці та/або у відпустці без збереження заробітної плати, передбаченої статтями 25 та 26 Закону про відпустки (крім відпустки по догляду за дитиною до 6 років), включаються в показники «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період» та «Облікова кількість штатних працівників», оскільки під час зазначених відпусток вони продовжують перебувати у трудових відносинах.