Відображення у Звіті з ЄСВ працівниці, яка весь місяць перебувала у відпустках без збереження заробітної плати і не мала доходу

Відповідно до пункту 8 розділу IV Порядку № 435 таблиця 5 Звіту з ЄСВ подається страхувальником, якщо протягом звітного періоду (місяця), зокрема, особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку (далі — відпустка по догляду за дитиною до 6 років).

Що стосується відпусток без збереження заробітної плати (крім відпустки по догляду за дитиною до 6 років), які надаються відповідно до статей 25 і 26 Закону про відпустки та інших нормативно-правових актів, то їх відображення в таблиці 5 Звіту з ЄСВ Порядком № 435 не передбачено.

Зважаючи на зміст запитання, якщо протягом звітного місяця — березня у працівниці закінчилась відпустка по догляду за дитиною до 6 років, то така працівниця в таблиці 5 Звіту з ЄСВ за березень відображається в одному рядку, в якому зазначаються, зокрема:

– в реквізиті 8 «Категорія особи» — 4 (особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до 6 років);

– у графі «дата закінчення» реквізиту 11 «Період … відпусток» — 24 (дата закінчення відпустки по догляду за дитиною до 6 років — 24.03.2020);

– в реквізитах 12 – 15, 17 – 19 — прочерк;

– в реквізиті 16 «Документ-підстава про … відпустку …» — «наказ № 25 від 20.03.2017» (реквізити наказу про надання відпустки по догляду за дитиною до 6 років).

Таблиця 6 Звіту з ЄСВ містить реквізит 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати», в якому відображається кількість календарних днів відпустки без збереження заробітної плати, передбаченої статтями 25 та 26 Закону про відпустки (крім відпустки по догляду за дитиною до 6 років), які припадають на звітний місяць. Тому в разі надання працівнику зазначеної відпустки у звітному місяці її відображення в таблиці 6 Звіту з ЄСВ є обов’язковим.

Що стосується підстав для сплати ЄСВ з мінімальної заробітної плати, то відповідно до частини 5 статті 8 Закону № 2464 та пункту 9 розділу III Інструкції № 449 якщо за основним місцем роботи база нарахування ЄСВ не перевищує розміру мінімальної заробітної плати (далі — МЗП), встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки ЄСВ за умови перебування у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацювання всіх робочих днів звітного місяця, які передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності згідно із законодавством.

Отже, ЄСВ сплачується з МЗП лише у разі, якщо за основним місцем роботи у застрахованої особи у звітному місяці є база нарахування ЄСВ, яка не перевищує розміру МЗП. За відсутності у застрахованої особи бази нарахування ЄСВ у звітному місяці ЄСВ за такий місяць не сплачується.

В запитанні зазначено, що у березні працівниця не отримувала дохід, який є базою нарахування ЄСВ, отже, за цей місяць ЄСВ за неї не сплачується.

Враховуючи, що в період з 25 по 31 березня працівниця перебувала у відпустці без збереження заробітної плати, наданій згідно зі статтею 26 Закону про відпустки, то в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за березень вона відображається в одному рядку, в якому зазначаються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізитах 10, 13, 16, 17, 18, 19, 20, 21 — прочерк;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2020;

– в реквізиті 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» — 7 (з 25 по 31 березня);

– в реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 31 (всі календарні дні березня);

– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.

В таблиці 1 Звіту з ЄСВ працівники, які весь місяць або частину місяця перебувають у відпустках (відпустці) без збереження заробітної плати, передбачених статтями 25 та 26 Закону про відпустки (крім відпустки по догляду за дитиною до 6 років), включаються в показники «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період» та «Облікова кількість штатних працівників», оскільки під час зазначених відпусток вони продовжують перебувати у трудових відносинах. Працівники, які весь місяць перебувають у відпустці без збереження заробітної плати по догляду за дитиною до 6 років, включаються в показник «Облікова кількість штатних працівників» та не включаються в показник «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період».

В нашому випадку працівниця частину березня перебувала у відпустці без збереження заробітної плати, передбаченій статтею 26 Закону про відпустки, тому в таблиці 1 Звіту з ЄСВ за березень вона включається в показники «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період» та «Облікова кількість штатних працівників».

Що стосується квітня, то якщо карантин буде продовжено, і працівниця весь квітень перебуватиме у відпустці без збереження заробітної плати через карантин (ч. друга ст. 26 Закону про відпустки) і не матиме в цьому місяці нарахованого доходу, що є базою нарахування ЄСВ, то вона відображатиметься в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за квітень в одному рядку, в якому зазначаються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізитах 10, 13, 16, 17, 18, 19, 20, 21 — прочерк;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 04.2020;

– в реквізиті 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» — 30 (з 1 по 30 квітня);

– в реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 30 (всі календарні дні квітня);

– в реквізиті 22 — 1.

В таблиці 1 Звіту з ЄСВ за квітень працівниця включатиметься в показники «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період» та «Облікова кількість штатних працівників», оскільки під час перебування у відпустці без збереження заробітної плати через карантин (ч. друга ст. 26 Закону про відпустки), вона продовжує перебувати у трудових відносинах.