Відображення в бухгалтерському обліку підприємства розрахунків з працівником після повернення з відрядження за кордон, коли йому потрібно виплатити додаткові кошти

Якщо підприємство не забезпечувало працівника авансом на відрядження за кордон, а працівник за власні кошти (євро) здійснював усі витрати у відрядженні, сума яких підтверджена документально і відображена в авансовому звіті, поданому працівником після повернення з відрядження, то для остаточного розрахунку з працівником за відрядження виплата йому коштів здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день затвердження керівником авансового звіту (п. 5 постанови Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — Постанова № 98), п. 19 р. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59; далі — Інструкція № 59).¹

Вищевикладені норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 поширюються тільки на відрядження державних службовців і працівників бюджетних установ, але радимо й госпрозрахунковим підприємствам відобразити такі або схожі норми в Положенні про відрядження, затвердженому наказом керівника підприємства.

Згідно з пунктом 19 розділу ІІІ Інструкції № 59 якщо для остаточного розрахунку за відрядження працівнику необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, то їх виплата має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником авансового звіту.

Госпрозрахункові підприємства самостійно встановлюють граничний строк відшкодування працівникам витрат на відрядження, здійснених за власний кошт.

Державна податкова служба України на своєму сайті у підкатегорії 109.19 Загальнодоступного інформаційно-довідкового ресурсу (ЗІР) на запитання: «В якій валюті (іноземній чи національній) та в які терміни здійснюється повернення працівникові сплачених у відрядженні за кордоном власних коштів?» відповідає так: «У національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості, в термін до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт».

З норм пунктів 4, 7 Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 10.08.2000 № 193 (далі — НП(С)БО 21), випливає, що заборгованість, яка виникає у підприємства перед працівником за витратами у відрядженні за кордон, є монетарною статтею в іноземній валюті.

Згідно з пунктом 8 НП(С)БО 21 визначення курсових різниць за монетарними статтями в іноземній валюті проводиться, зокрема, на дату здійснення господарської операції в її межах. При визначенні курсових різниць на дату здійснення господарської операції застосовується валютний курс на початок дня дати здійснення операції. Курсові різниці від перерахунку грошових коштів в іноземній валюті та інших монетарних статей про операційну діяльність відображаються у складі інших операційних доходів (витрат).

Враховуючи вищенаведене, якщо працівнику за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то у підприємства виникає кредиторська заборгованість. Якщо дата затвердження авансового звіту та дата фактичного розрахунку з працівником (погашення заборгованості) за відрядження не співпадають, а курс гривні до іноземної валюти в ці дні відрізняється, то виникають курсові різниці. При цьому якщо офіційний курс гривні до іноземної валюти, встановлений Національним банком України, зменшується, то підприємство відображає витрати проведенням Дт 945  Кт 372, якщо курс гривні до іноземної валюти збільшується — підприємство відображає дохід проведенням Дт 372  Кт 714.

У запитанні зазначено, що авансовий звіт на суму 3500 євро (з добовими) затверджено 16.10.2025, коли курс гривні до євро становив 48,5301. Підприємство виплачує працівнику зазначену суму в гривнях 21.10.2025, коли курс гривні до євро становить 48,6630. Отже, курс гривні до євро між датами затвердження авансового звіту та погашення заборгованості зменшився (курс євро до гривні збільшився).

На дату 16.10.2025 (затвердження авансового звіту) в бухобліку відображається проведення Дт 92  Кт 372 на суму:

3500 євро х 48,5301 грн/євро = 169 855,35 грн

На дату 21.10.2025 (погашення заборгованості перед працівником) в бухобліку відображається проведення Дт 372  Кт 301 (311) на суму:

3500 євро х 48,6630 грн/євро = 170 320,50 грн

Курсова різниця, що утворилася на рахунку 372 між датою затвердження авансового звіту та датою погашення заборгованості, становить:

170 320,50 – 169 855,35 = 465,15 грн

Отже, сума 465,15 грн (курсова різниця) включається в бухобліку до витрат та відображається проведенням Дт 945  Кт 372.