Лист Пенсійного фонду України «Щодо обчислення суми «лікарняних», якщо працівник відпрацював менше календарного місяця, та подання по них заяви-розрахунку до Пенсійного фонду» від 09.04.2025 № 2800-1302-8/23760

ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 09.04.2025  № 2800-1302-8/23760

Щодо обчислення суми «лікарняних», якщо працівник відпрацював менше
календарного місяця, та подання по них заяви-розрахунку до Пенсійного фонду

На Ваш лист Пенсійний фонд України повідомляє.

Відповідно до частини першої статті 15 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі — Закон № 1105) допомога по тимчасовій непрацездатності надається застрахованій особі у формі страхових виплат, які повністю або частково компенсують втрату заробітної плати (доходу), у разі настання одного із страхових випадків.

Згідно з пунктом 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок), середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований єдиний внесок та/або страхові внески на відповідні види загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — страхові внески), на кількість календарних днів зайнятості (відповідно до видів страхування — період перебування у трудових відносинах, виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами, проходження служби, провадження підприємницької або іншої діяльності, пов’язаної з отриманням доходу безпосередньо від такої діяльності) у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин, — тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком, відпустка без збереження заробітної плати, призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, період, протягом якого працівник проходив строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або проходив військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення, і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток за такий період.

Нормою пункту 28 Порядку визначено, що у разі, коли застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку.

Відповідно до статті 1 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР заробітна плата — це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу.

Враховуючи зазначене, якщо застрахована особа не відпрацювала повний календарний місяць, то у разі настання в неї страхового випадку середньоденну заробітну плату необхідно обчислювати із заробітної плати, нарахованої за фактично відпрацьований час, шляхом її ділення на кількість календарних днів в цьому періоді. При цьому сума щомісячної премії у зазначеному Вами випадку враховується в частині пропорційно відпрацьованому часу, який припадає на розрахунковий період.

У разі якщо на час подання заяви-розрахунку для здійснення фінансування страхових виплат Пенсійним фондом України ще не настав час подання страхувальником звіту про сплату єдиного внеску за фактично відпрацьований час розрахункового періоду, то до заяви-розрахунку додатково подаються бухгалтерські розрахунки зазначеної допомоги для здійснення перевірки інформації, наведеної у заяві-розрахунку.

Заступник Голови правління                                                                               І. Ковпашко

_____________________________________________________________________________

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ: Висновки, зроблені у передостанньому абзаці вищенаведеного листа ПФУ стосовно врахування щомісячної премії, фактично повторюють висновки, зроблені в листі ПФУ від 17.09.2024 № 2800-030401-8/56098 (див. ВПЗ № 10/2024, стор. 112) стосовно врахування квартальної премії:

«Враховуючи зазначене, у разі якщо застрахована особа не відпрацювала повний календарний місяць, то у разі настання у неї страхового випадку середньоденну заробітну плату необхідно обчислювати із заробітної плати, нарахованої за фактично відпрацьований час, шляхом її ділення на кількість календарних днів у цьому періоді. При цьому сума квартальної премії у зазначеному Вами випадку враховується для розрахунку розміру страхової виплати в частині, що припадає на дні розрахункового періоду».

Відповідно до пункту 26 Порядку № 1266 якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше 12 календарних місяців, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа).

У разі коли застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку № 1266).

Отже, якщо у працівника перед настанням страхового випадку:

– є 12 відпрацьованих календарних місяців, то розрахунковий період включає ці 12 календарних місяців;

– є відпрацьовані календарні місяці, але їх менше 12, то розрахунковий період включає тільки повністю відпрацьовані календарні місяці (з 1-го до 1-го числа);

– немає жодного повністю відпрацьованього календарного місяця (з 1-го до 1-го числа), то розрахунковим періодом є фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку. Суми премій (місячних, квартальних, піврічних, річних) у зазначеному випадку враховуються для розрахунку розміру страхової виплати лише в частині, що припадає на дні розрахункового періоду.

Розглянемо висновки, зроблені в листах ПФУ, в т. ч. стосовно врахування премій, на конкретних прикладах.

ПРИКЛАД 1

Нарахування «лікарняних», якщо працівника прийнято на роботу
2 вересня 2025 року, а 31 жовтня він захворів

На підприємстві, де встановлено 5-денний робочий тиждень з вихідними днями в суботу та неділю, працівника прийнято на роботу 2 вересня 2025 року, а 31 жовтня він захворів, і хвороба тривала по 14 листопада (15 календарних днів). Оклад працівника — 18 000 грн.

Оскільки у працівника перед настанням страхового випадку немає повністю відпрацьованого календарного місяця (з 1-го до 1-го числа), розрахунковий період включає фактично відпрацьований час до настання страхового випадку — з 2 вересня по 30 жовтня 2025 року, що включає 59 календарних днів. У розрахунковому періоді у працівника немає календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин.

Сумарна заробітна плата працівника в розрахунковому періоді, з якої сплачено ЄСВ:

18 000 грн : 22 р. д. х 21 відпрац. д. (зарплата за вересень) + 18 000 грн : 23 р. д. х 22 відпрац. д. (зарплата за жовтень) = 17 181,82 + 17 217,39 = 34 399,21 грн

Середньоденна заробітна плата:

34 399,21 грн : 59 к. д. = 583,04 грн

Сума «лікарняних» за період хвороби (з 31 жовтня по 14 листопада):

583,04 грн х 15 к. д. = 8745,60 грн

ПРИКЛАД 2

Нарахування «лікарняних» працівнику, якого прийнято на роботу 15 вересня,
а 20 жовтня він захворів, якщо йому виплачувалися щомісячні премії

На підприємстві, де встановлено 5-денний робочий тиждень з вихідними днями в суботу та неділю, працівника прийнято на роботу 15 вересня 2025 року, а 20 жовтня він захворів, і хвороба тривала по 31 жовтня (12 календарних днів). Оклад працівника — 15 000 грн. Крім окладу, працівнику згідно з колективним договором щомісяця виплачується виробнича премія в розмірі 20% окладу пропорційно відпрацьованому часу в місяці. У працівника загальний страховий стаж — 15 років, страховий стаж протягом останніх 12 місяців — більше 6 місяців.

Оскільки у працівника немає повністю відпрацьованого календарного місяця (з 1-го до 1-го числа), розрахунковий період включає фактично відпрацьований час до настання страхового випадку: з 15 вересня по 19 жовтня 2025 року.

Суми місячних премій у зазначеному випадку враховуються при обчисленні суми «лікарняних» в частині, що припадає на дні розрахункового періоду.

Фактично працівник до настання страхового випадку відпрацював на підприємстві:

– з 15 по 30 вересня — 16 календарних днів, з яких 12 робочих днів (норма робочого часу у вересні — 22 робочих дні);

– з 01 по 19 жовтня — 19 календарних днів, з яких 13 робочих днів (норма робочого часу в жовтні — 23 робочих дні).

За дні розрахункового періоду працівнику було нараховано та виплачено:

• у вересні:

– заробітну плату за відпрацьований час виходячи з окладу в сумі 8181,82 грн (15 000 грн : 22 р. д. х 12 відпрац. д.);

– виробничу премію за вересень в сумі 1636,36 грн (15 000 грн х 20% : 22 р. д. х 12 відпрац. д.).

• у жовтні:

– заробітну плату за відпрацьований час виходячи з окладу в сумі 8478,26 грн (15 000 грн : 23 р. д. х 13 відпрац. д.);

– виробничу премію за жовтень в сумі 1695,65 грн (15 000 грн х 20% : 23 р. д. х 13 відпрац. д.).

Сумарна заробітна плата працівника в розрахунковому періоді, з якої сплачено ЄСВ:

8181,82 + 1636,36 + 8478,26 + 1695,65 = 19 992,09 грн

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді:

16 к. д. (вересень) + 19 к. д. (жовтень) = 35 к. д.

Середньоденна заробітна плата:

19 992,09 грн : 35 к. д. = 571,20 грн

Сума «лікарняних» за період хвороби (з 20 по 31 жовтня):

571,20 грн х 12 к. д. = 6854,40 грн

ПРИКЛАД 3

Нарахування «лікарняних» працівнику, якого прийнято на роботу 6 жовтня,
а 13 жовтня він захворів, якщо йому виплачено щомісячну премію

На підприємстві, де встановлено 5-денний робочий тиждень з вихідними днями в суботу та неділю, працівника прийнято на роботу 6 жовтня 2025 року, а 13 жовтня він захворів, і хвороба тривала по 24 жовтня (12 календарних днів). Оклад працівника — 14 000 грн. Крім окладу, працівнику згідно з колективним договором щомісяця виплачується виробнича премія в розмірі 30% окладу пропорційно відпрацьованому часу в місяці. Загальний страховий стаж працівника — 7 років (застосовується 70% середньої заробітної плати), страховий стаж протягом останніх 12 місяців — більше 6 місяців.

Оскільки у працівника немає повністю відпрацьованого календарного місяця (з 1-го до 1-го числа), розрахунковий період включає фактично відпрацьований час до настання страхового випадку: з 6 по 12 жовтня, тобто 7 календарних днів, з яких 5 робочих днів. Норма робочого часу в жовтні — 23 робочих дні.

Сума місячної премії у зазначеному випадку враховується при обчисленні суми «лікарняних» в частині, що припадає на дні розрахункового періоду.

За дні розрахункового періоду (з 6 по 12 жовтня) працівнику було нараховано:

– заробітну плату за відпрацьований час виходячи з окладу в сумі 3043,48 грн (14 000 грн : 23 р. д. х 5 відпрац. д.);

– виробничу премію за жовтень в сумі 913,04 грн (14 000 грн х 30% : 23 р. д. х 5 відпрац. д.).

Сумарна заробітна плата працівника в розрахунковому періоді, з якої сплачено ЄСВ:

3043,48 + 913,04 = 3956,52 грн

Оскільки розрахунковий період включає 7 календарних днів, середньоденна заробітна плата становить:

3956,52 грн : 7 к. д. = 565,22 грн

Середньоденна заробітна плата з урахуванням загального страхового стажу працівника (7 років):

565,22 грн х 70% = 395,65 грн

Сума «лікарняних» за період хвороби (з 13 по 24 жовтня):

395,65 грн х 12 к. д. = 4747,80 грн

ПРИКЛАД 4

Нарахування «лікарняних» працівнику, якого прийнято на роботу 4 серпня,
а 30 вересня він захворів, якщо йому виплачено квартальну премію

На підприємстві, де встановлено 5-денний робочий тиждень з вихідними днями в суботу та неділю, працівника прийнято на роботу 4 серпня 2025 року, а 30 вересня він захворів. Оклад працівника — 16 000 грн. Крім окладу, працівнику згідно з колективним договором щокварталу виплачується виробнича премія в розмірі 40% окладу пропорційно відпрацьованому часу в кварталі. Премія виплачується в останньому місяці кварталу разом із заробітною платою за цей місяць. Для розрахунку суми премії за ІІІ квартал 2025 року використовується норма робочого часу в цьому кварталі, яка становить 66 робочих днів (23 р. д. (липень) + 21 р. д. (серпень) + 22 р. д. (вересень)), з яких працівник у період з 4 серпня по 29 вересня відпрацював 41 робочий день (20 відпрац. д. у серпні та 21 відпрац. д. у вересні).

Оскільки у працівника немає повністю відпрацьованого календарного місяця (з 1-го до 1-го числа), розрахунковий період включає фактично відпрацьований час до настання страхового випадку: з 4 серпня по 29 вересня. У розрахунковому періоді у працівника немає календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин.

Сума квартальної премії у зазначеному випадку враховується при обчисленні суми «лікарняних» в частині, що припадає на дні розрахункового періоду.

Фактично працівник до настання страхового випадку відпрацював на підприємстві:

– з 4 по 31 серпня — 28 календарних днів, з яких 20 робочих днів (норма робочого часу в серпні — 21 робочий день);

– з 1 по 29 вересня — 29 календарних днів, з яких 21 робочий день (норма робочого часу у вересні — 22 робочих дні).

За дні розрахункового періоду працівнику було нараховано та виплачено:

• у серпні:

– заробітну плату за відпрацьований час в цьому місяці виходячи з окладу в сумі 15 238,10 грн (16 000 грн : 21 р. д. х 20 відпрац. д.);

• у вересні:

– заробітну плату за відпрацьований час в цьому місяці виходячи з окладу в сумі 15 272,73 грн (16 000 грн : 22 р. д. х 21 відпрац. д.);

– виробничу премію за ІІІ квартал в сумі 3975,76 грн (16 000 грн х 40% : 66 р. д. х 41 відпрац. д.).

Сумарна заробітна плата працівника в розрахунковому періоді, з якої сплачено ЄСВ:

15 238,10 + 15 272,73 + 3975,76 = 34 486,59 грн

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді:

28 к. д. (серпень) + 29 к. д. (вересень) = 57 к. д.

Середньоденна заробітна плата:

34 486,59 грн : 57 к. д. = 605,03 грн

__________________________________________________________________________