Роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці «Щодо відрахування з доходу працівника при звільненні невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на відрядження» від 21.05.2025
ПІВДЕННО-СХІДНЕ МІЖРЕГІОНАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ПРАЦІ
РОЗ’ЯСНЕННЯ
від 21.05.2025
Щодо відрахування з доходу працівника при звільненні невитраченого
і своєчасно не поверненого авансу, виданого на відрядження
Чи має право роботодавець при звільненні працівника утримати невитрачений і своєчасно не повернений аванс, виданий на службове відрядження?
Відповідно до вимог статті 127 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, установі і організації, можуть провадитись за наказом (розпорядженням) роботодавця для повернення авансу, виданого в рахунок заробітної плати; для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок; для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або переведення до іншої місцевості; на господарські потреби, якщо працівник не оскаржує підстав і розміру відрахування.
У цих випадках роботодавець вправі видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми.
Згідно зі статтею 128 КЗпП при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати двадцяти відсотків, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, — п’ятидесяти відсотків заробітної плати, яка належить до виплати працівникові, та статтею 129 КЗпП — заборонено відраховувати з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат.1
1 Детально про проведення відрахування із заробітної плати працівника для погашення його заборгованості підприємству йдеться у статті «Матеріальна відповідальність працівників» журналу «Все про працю і зарплату» № 7/2025, стор. 68.
Отже, без заяви працівника та відповідного наказу (розпорядження) роботодавець не має права із розрахункових коштів утримати невикористаний та своєчасно не повернений аванс, який був виданий на службове відрядження.
_____________________________________________________________________________
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ: З вищенаведеного роз’яснення регіонального органу Держпраці випливає, що якщо минув один місяць з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, виданого працівнику на відрядження, то роботодавець вже не може видати наказ (розпорядження) про відрахування з доходу працівника суми не поверненого авансу, виданого на відрядження. Для такого відрахування потрібна згода працівника, яка може бути оформлена як його заява з проханням відрахувати з нарахованого йому доходу при звільненні суму неповерненого авансу на відрядження.
Звертаємо увагу, що сума неповерненого авансу на відрядження також є оподатковуваним доходом працівника. Нагадаємо, що згідно з підпунктом 170.9.1 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) податковим агентом платника податку (працівника) під час оподаткування суми, виданої платнику податку (працівнику) під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.3 ПКУ строку, є особа, що видала таку суму, а саме на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку (працівника) на таке відрядження, розрахованій згідно із цим підпунктом.
Суми податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) і військового збору (далі — ВЗ), нараховані на суму такого перевищення, утримуються особою, що видала підзвітні кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку (працівника) за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати сум ПДФО і ВЗ. У разі коли платник податку (працівник) припиняє трудові відносини з роботодавцем, що видав такі кошти, суми ПДФО і ВЗ утримуються за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку. У разі недостатності суми такого доходу непогашена частина ПДФО і ВЗ включається до податкового зобов’язання платника податку (звільненого працівника – фізичної особи) за наслідками звітного (податкового) року (відображається ним у річній декларації про доходи).2
2 Докладно про відповідальність працівника в разі неповернення ним отриманих під звіт коштів йдеться у статті «Підзвітні кошти: видача, використання, повернення, звітність, відповідальність» на стор. 70 цього номера.