ІПК ДПСУ «Щодо документів, які має надати роботодавцю працівник у разі розрахунку за допомогою платіжного інструменту» від 20.05.2025 № 2782/ІПК/99-00-24-03-03
ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ
ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ
від 20.05.2025 № 2782/ІПК/99-00-24-03-03
Щодо документів, які має надати роботодавцю працівник
у разі розрахунку за допомогою платіжного інструменту
Державна податкова служба України, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс), розглянула звернення <…> і в межах компетенції повідомляє.
Платник податків у зверненні зазначає, що згідно з пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з питання:
1. Чи може квитанція з банку бути використана як документ, який засвідчує витрати?
2. Чи повинна виписка та/або відомості з рахунку у паперовому вигляді бути завірені мокрою печаткою банку?
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу, відповідно до пп. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 якого платником податку є фізична особа – резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.
Згідно із пп. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.
Статтею 165 Кодексу встановлено виключний перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).
При цьому згідно із пп. 1.7 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу звільняються від оподаткування військовим збором доходи, які згідно з розділом IV Кодексу та підрозділом 1 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп. 165.1.36 п. 165.1 ст. 165, пп. 3 і 4 п. 170.13-1 ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.
Водночас до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються, зокрема:
– сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу);
– інші доходи, крім зазначених у ст. 165 Кодексу (пп. 164.2.20 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).
Порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк, визначено п. 170.9 ст. 170 Кодексу, відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 якого податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.
Крім того, відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
Відповідно до ст. 68 Закону України «Про банки і банківську діяльність» банки зобов’язані вести бухгалтерський облік та складати фінансову звітність відповідно до Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та міжнародних стандартів фінансової звітності.
Бухгалтерський облік має забезпечувати своєчасне та повне відображення всіх банківських операцій та надання користувачам достовірної інформації про стан активів і зобов’язань, результати фінансової діяльності та їх зміни.
При цьому згідно з п. 63 Положення про організацію бухгалтерського обліку в банках України, затвердженого постановою правління Національного банку України від 04.07.2018 № 75 із змінами, виписка з клієнтського рахунку може слугувати первинним документом, що підтверджує факт списання/зарахування коштів з/на цього/цей рахунку/рахунок клієнта, якщо вона містить такі реквізити:
1) назву документа (форми);
2) дату складання;
3) найменування клієнта/банку, прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи;
4) зміст та обсяг операції (підстави для її здійснення) та одиницю її виміру за кожною операцією, відображеній у виписці з рахунку клієнта;
5) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у складанні виписки з рахунку клієнта/печатку банку.
Враховуючи викладене, у разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, то з метою підтвердження понесених витрат такий платник надає виписку та/або відомості з рахунку в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
Крім того, з питання правильності оформлення виписки та/або відомостей з рахунку платника податків надавачем платіжних послуг, зокрема наявності мокрої печатки надавача платіжних послуг, доцільно звернутися до Національного банку України.
Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.
_____________________________________________________________________________
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ: До вищенаведеного додамо, що згідно з пунктом 20 Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.07.2022 № 164 (далі — Положення № 164), емісія/надання користувачу платіжного інструменту здійснюється емітентом (банком) на підставі договору, укладеного між емітентом та користувачем. Емітент (банк) зобов’язаний зазначити в договорі, зокрема, право користувача на одержання інформації про операції, здійснені з використанням платіжного інструменту, інформації про операції за його рахунком, періодичність та порядок її отримання (пп. 11 п. 28 Положення № 164).
Емітент (банк) зобов’язаний надати користувачу інформацію про кожну здійснену платіжну та/або іншу операцію, здійснену з використанням наданого емітентом платіжного інструменту не менше одного разу протягом календарного місяця на безоплатній основі в спосіб, визначений договором (пп. 1 п. 119 Положення № 164). Користувач та емітент мають право домовитись і передбачити в договорі оплату за отримання додаткової інформації або інформації, що надається частіше ніж один раз на календарний місяць (п. 120 Положення № 164).
Таким чином, наразі порядок надання банком клієнту, який отримав від банку і застосовує для розрахунків платіжний інструмент (включаючи корпоративний (бізнесовий) або особистий), виписки та/або відомості з рахунку в електронній або паперовій формі встановлюється у договорі між банком і клієнтом (користувачем платіжного інструменту).1 Тому саме в такому договорі має бути визначено, чи повинна паперова виписка та/або відомості з рахунку клієнта завірятися «мокрою» печаткою банку.
1 Докладно про укладення такого договору і застосування платіжних інструментів йдеться у статті «Використання працівником корпоративної та особистої платіжних карток при розрахунках для потреб підприємства» на стор. 62 цього номера. (Ред.)
Якщо підприємство компенсує працівнику витрати, здійснені ним за допомогою особистого платіжного інструменту на користь підприємства (наприклад, придбання канцелярських товарів, заправка картриджів тощо), а підприємство бажає отримати від працівника виписку з його рахунку в паперовій формі з «мокрою» печаткою банку, то потрібно повідомити працівника про необхідність внесення змін (доповнень) до договору між банком і працівником (фізичною особою), якими передбачити завірення банком паперової виписки з рахунку працівника (фізичної особи) «мокрою» печаткою банку.
Що стосується виписок з рахунку в електронній формі, то у більшості банків вони містять графічне відображення печатки та підпису, тому на роздруківці такої виписки формально вони є, але не в «мокрому» вигляді.