Разъяснение Главного управления Гоструда в Одесской области «О составлении графика отпусков» от 03.02.2022Роз’яснення Головного управління Держпраці в Одеській області «Щодо складання графіку відпусток» від 03.02.2022

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСТРУДА В ОДЕССКОЙ ОБЛАСТИ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 03.02.2022

О составлении графика отпусков

К специалистам Главного управления неоднократно обращаются работники предприятий <…> с просьбой разъяснить очередность предоставления отпусков. Сегодня мы даем ответ на этот вопрос.

В соответствии со ст. 10 Закона Украины от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее — Закон об отпусках), ст. 79 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) очередность предоставления отпусков работников определяется графиками, которые утверждаются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство тpудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников. При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.

Поскольку законодательно не установлена форма графика отпусков, он составляется в произвольной форме.

Учитывая, что Закон об отпусках распространяется на всех граждан Украины, которые состоят в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работают по трудовому договору у физического лица (далее — работодатель), норма закона о составлении графика отпусков должна быть соблюдена и в случае, когда на предприятии работает даже несколько работников.

График отпусков — это локальный нормативный акт работодателя, относящийся к организационно-распорядительной документации. Именно поэтому с момента утверждения этого документа как работник, так и работодатель должны придерживаться его выполнения.

График отпусков определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году с учетом интересов производственного и хозяйственного процессов, а также личных интересов работников и возможности для их отдыха. Он содержит сведения о распределении времени отпусков между работниками всех структурных подразделений.

График отпусков разрабатывается ежегодно на следующий календарный год. Это не только обязательный организационный документ, но и удобный инструмент планирования.

Действующее законодательство не содержит типовую форму для утверждения графика отпусков. Поэтому работодатель может разработать его самостоятельно, руководствуясь общими правилами делопроизводства.

В графике отпусков можно указать следующие сведения об отпуске:

– вид;

– месяц начала;

– месяц окончания;

– количество календарных дней.

При оформлении графика отпусков следует учитывать нормы ГСТУ 4163:2020, распространяющегося на организационно-распорядительную документацию независимо от носителя информации.

Готовый график отпусков должностное лицо, его готовившее, представляет работодателю.

Работодатель согласовывает график отпусков с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

Дальше возникает вопрос: как правильно утверждать график отпусков — руководитель может утвердить его лично своей подписью и печатью, без приказа, или путем издания отдельного приказа?

Нормативные акты не определяют способ утверждения графика отпусков.

Оба способа приемлемы, работодатель должен самостоятельно принять решение, как это делать.

Вариант 1. График отпусков утверждается в качестве отдельного документа путем наложения утвердительной визы руководителя. Следует учесть, что это документ управленческой документации, поэтому у него должен быть номер, дата и все необходимые реквизиты. Соответственно изменения будут вноситься по такой же форме и в том же порядке, как утверждался график (у изменений тоже должна быть дата и номер). Такой вариант выбирают в случае, если до выполнения этого графика нет дополнительных указаний.

Если же важно ознакомить с графиком отпусков, раздать руководителям структурных подразделений выписки из графика отпусков или другие указания, то выбирается

Вариант 2. Утверждение графика отпусков приказом. Указанный приказ должен быть приказом по административно-хозяйственной деятельности. Соответственно, все изменения в график отпусков вносятся также приказами.

Отсутствие графика отпусков, как указано в письме Министерства социальной политики Украины от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15 «О графике отпусков»¹, может квалифицироваться как «нарушение прочих требований трудового законодательства».

Следует отметить, что в ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях установлена ответственность также за «прочие нарушения требований законодательства о труде», под которые подпадает отсутствие графика отпусков; должностным лицам работодателя грозит административный штраф в общем случае от 510 до 1700 грн.

А работодателю грозит штраф в размере минимальной заработной платы за каждое такое нарушение (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

__________________________________________________________________________

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ: К вышеизложенному добавим, что согласно пункту 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213, которое продолжает действовать в Украине (по вопросам, не урегулированным законодательством Украины, в части, не противоречащей законодательству Украины) согласно постановлению Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 № 1545-ХІІ, график отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года.

Следовательно, график отпусков на 2023 год должен быть составлен не позднее 5 января 2023 года.

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖПРАЦІ В ОДЕСЬКІЙ ОБЛАСТІ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 03.02.2022

Щодо складання графіку відпусток

До фахівців Головного управління неодноразово звертаються працівники підприємств <…> з проханням роз’яснити черговість надання відпусток. Сьогодні ми надаємо відповідь на це питання.

Відповідно дo ст. 10 Закону України від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі — Закон про відпустки), ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) черговість надання відпусток пpацівників визначається графіками, які затверджуються влaсником або уповноваженим ним органом зa погодженням з виборним органом пeрвинної профспілкової організації (профспілковим представником) aбо іншим уповноваженим на представництво тpудовим колективом органом, і доводиться дo відома всіх працівників. При cкладанні графіків ураховуються інтереси виробництва, oсобисті інтереси працівників та мoжливості для їх відпочинку.

Оскільки законодавчо нe встановлена форма графіка відпусток, вiн складається у довільній формі.

Вpаховуючи, що Закон про вiдпустки поширюється на всіх громадян Укpаїни, які перебувають у трудових вiдносинах з підприємствами, установами, організаціями нeзалежно від форм власності, виду дiяльності та галузевої належності, а тaкож працюють за трудовим дoговором у фізичної особи (далі — роботодавець), норма зaкону щодо складання графіка відпусток мaє бути дотримана і у випaдку, коли на підприємстві працює навіть декілька працівників.

Графік відпусток — це локальний нормативний акт роботодавця, який належить до організаційно-розпорядчої документації. Саме тому з часу затвердження цього документа як працівник, так і роботодавець мають дотримуватися його виконання.

Графік відпусток визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році з урахуванням інтересів виробничого і господарського процесів, а також особистих інтересів працівників і мoжливості для їх відпочинку. Він містить відомості про розподіл часу відпусток між працівниками всіх структурних підрозділів.

Графік відпусток розробляється щороку на наступний календарний рік. Це не лише обов’язковий організаційний документ, а й зручний інструмент планування.

Чинне законодавство не пропонує типової форми для затвердження графіка відпусток. Тож роботодавець може розробити його самостійно, керуючись загальними правилами діловодства.

У графіку відпусток можна вказати такі відомості щодо відпустки:

– вид;

– місяць початку;

– місяць закінчення;

– кількість календарних днів.

При оформленні графіку відпусток слід враховувати норми ДСТУ 4163:2020, який поширюється на організаційно-розпорядчу документацію незалежно від носія інформації.

Готовий графік відпусток посадова особа, якого його готувала, подає роботодавцю.

Роботодавець погоджує графік відпусток з виборним органом пeрвинної профспілкової організації (профспілковим представником) aбо іншим уповноваженим на представництво тpудовим колективом органом.

Далі виникає питання: як правильно затверджувати графік відпусток — керівник може затвердити його особисто своїм підписом і печаткою, без наказу, або шляхом видання окремого наказу?

Нормативні акти не визначають способу затвердження графіка відпусток.

Обидва способи прийнятні, роботодавець повинен самостійно прийняти рішення, як це робити.

Варіант 1. Графік відпусток затверджується як окремий документ шляхом накладання затверджувальної візи керівника. Слід врахувати, що це документ управлінської документації, тому у нього має бути номер, дата і всі необхідні реквізити. Відповідно зміни будуть вноситися за такою ж самою формою і в такому самому порядку, як затверджувався графік (у змін теж має бути дата та номер). Такий варіант обирають у разі, якщо до виконання цього графіка немає додаткових вказівок.

Якщо ж важливо ознайомити з графіком відпусток, роздати керівникам структурних підрозділів витяги із графіка відпусток чи дати інші вказівки, то обирається

Варіант 2. Затвердження графіку відпусток наказом. Зазначений наказ має бути наказом з адміністративно-господарської діяльності. Відповідно всі зміни до графіку відпусток вносяться також наказами.

Відсутність графіка відпусток, як це зазначено в листі Міністерства соціальної політики України вiд 29.07.2015 р. № 191/10/136-15 «Щодо графіку відпусток»¹, може кваліфікуватися як «порушення інших вимог трудового законодавства».

Слід зазначити, що в ч. 1 cт. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення встановлено вiдповідальність також за «інші порушення вимoг законодавства про працю», пiд які пiдпадає відсутність графіка відпусток; посадовим особам роботодавця загрожує адміністративний штраф у загальному випадку в розмірі від 510 до 1700 грн.

А роботодавцеві загрожує штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

__________________________________________________________________________

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ: До вищенаведеного додамо, що згідно з пунктом 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 № 213, яка продовжує діяти в Україні згідно з постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 № 1545-ХІІ, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.

Отже, графік відпусток на 2023 рік має бути складений не пізніше 5 січня 2023 року.