Лист Міністерства економіки України «Щодо обов’язковості видання наказу про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами для оплати «декретного» листка непрацездатності» від 21.05.2025 № 4701-05/38100-09

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 21.05.2025  № 4701-05/38100-09

Щодо обов’язковості видання наказу про надання відпустки у зв’язку з
вагітністю та пологами для оплати «декретного» листка непрацездатності

(Витяг)

Міністерство економіки України розглянуло <…> звернення <…> щодо деяких питань законодавства про працю та в межах компетенції повідомляє.

Відповідно до частини першої статті 179 Кодексу законів про працю України та частини першої статті 17 Закону України від 15.11.96 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі — Закон № 504) на підставі медичного висновку жінкам надається оплачувана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами тривалістю 70 календарних днів до пологів і 56 (у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів — 70) календарних днів після пологів, починаючи з дня пологів.

Таким чином, підставою для надання працівниці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами є факт наявності медичного висновку (вже сформованого листка непрацездатності) з категорією «Вагітність та пологи», в якому зазначаються дати початку та закінчення його дії. Вважаємо, що саме дати дії медичного висновку відповідають початку та закінченню цієї відпустки.

Також частиною четвертою статті 23 Закону № 504 встановлено, що фінансування допомоги по вагітності та пологах провадиться з коштів державного соціального страхування.

З огляду на зазначене, видання наказу на період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами не є обов’язковим. Основною і достатньою підставою для надання такої відпустки є листок тимчасової непрацездатності.

Додатково інформуємо, що відповідно до пункту 15 частини першої статті 1 Закону України від 23.09.99 № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» медичний висновок про тимчасову непрацездатність — електронний документ, що формується на підставі медичних записів в електронній системі охорони здоров’я та містить висновок лікаря за результатами медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності, що засвідчує тимчасову непрацездатність та є підставою для створення листка непрацездатності.

Зауважуємо, що пунктом 1 Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 03.11.2004 № 532/274/136-oc/1406, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.11.2004 за № 1456/10055 (зі змінами), встановлено, що листок непрацездатності — це багатофункціональний документ, який є підставою для звільнення від роботи у зв’язку з непрацездатністю та з матеріальним забезпеченням застрахованої особи в разі тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів.

Крім того, згідно з абзацом шостим пункту 2 розділу II «Формування листків непрацездатності на підставі даних медичних висновків про тимчасову непрацездатність» Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України від 17.06.2021 № 1234, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України від 07.07.2021 за № 890/36512 (зі змінами), сформований листок непрацездатності надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Одночасно повідомляємо, що листи міністерств не є нормативно-правовими актами, вони мають інформаційно-рекомендаційний характер.

Заступник Міністра економіки України                                                 Тетяна БЕРЕЖНА

_____________________________________________________________________________

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ: У вищенаведеному листі Мінекономіки зробило висновок, що «видання наказу на період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами не є обов’язковим. Основною і достатньою підставою для надання такої відпустки є листок тимчасової непрацездатності». Ми не погоджуємося з таким висновком Мінекономіки.

Нагадаємо, що згідно з частиною 1 статті 18 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105) допомога по вагітності та пологах (далі — «декретні») надається застрахованій особі у формі страхових виплат, які компенсують втрату заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретна» відпустка). Розмір «декретних» обчислюється сумарно за всі дні «декретної» відпустки та надається в повному обсязі застрахованій особі незалежно від кількості використаних днів «декретної» відпустки.

Відповідно до частини 1 статті 23 Закону № 1105 підставою для призначення «декретних» є сформований листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретний» ЛН), при цьому електронний ЛН формується з категорією «Вагітність та пологи».

Підставою для надання будь-якої відпустки (в т. ч. «декретної») є наказ роботодавця. Саме таким наказом працівник увільняється від виконання трудових (посадових) обов’язків. Без видання роботодавцем наказу про надання «декретної» відпустки працівниця має й надалі працювати (виходити на роботу), навіть якщо по ній сформовано (їй видано) «декретний» ЛН. Йти в «декретну» відпустку чи ні, а якщо йти, то з якої дати, працівниця вирішує самостійно.

Про своє бажання піти в «декретну» відпустку працівниця повідомляє роботодавця у заяві про надання «декретної» відпустки, в якій зазначаються дата початку цієї відпустки та її тривалість. На підставі такої заяви роботодавець видає наказ про надання працівниці «декретної» відпустки і нараховує «декретні» за період з першого дня «декретної» відпустки (він може і не співпадати з першим днем тимчасової непрацездатності, зазначеним в «декретному» ЛН).¹

У разі формування «декретного» ЛН «декретна» відпустка автоматично не надається. «Декретний» ЛН лише дає право на «декретну» відпустку та отримання «декретних», але цим правом з першого дня «декретного» ЛН працівниця може і не скористатись, а продовжувати працювати та отримувати заробітну плату, внаслідок чого «декретна» відпустка може становити менше 126 календарних днів (у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів — менше 140 календарних днів, для жінок-«чорнобильців» — менше 180 календарних днів).

Наразі працівницям частиною третьою статті 179 КЗпП і частиною другою статті 17 Закону України «Про відпустки» надано право за бажанням та у разі відсутності медичних протипоказань переносити частину «декретної» відпустки, передбаченої до пологів, частково або повністю на період після пологів, починаючи з дня пологів. Тобто працівниці мають право самостійно обирати дату початку та загальну тривалість «декретної» відпустки в установлених межах.

Якщо працівниця не подала заяву про надання їй «декретної» відпустки на підставі сформованого (виданого) «декретного» ЛН (фактично вирішила працювати й надалі), то немає підстав для видання наказу про надання працівниці «декретної» відпустки, а, відповідно, немає підстав і для виплати «декретних», оскільки останні, як зазначено у частині 1 статті 18 Закону № 1105 (див. вище), надаються як компенсація втрати заробітної плати (доходу) лише за період «декретної» відпустки. Виплата «декретних» здійснюється лише за фактичні дні перебування працівниці у «декретній» відпустці², тривалість якої визначається наказом про надання цієї відпустки, а не «декретним» ЛН.

Про це ззазначило і Мінсоцполітики в листі від 28.02.2019 № 228/0/206-19 (див. ВПЗ № 3/2019, стор. 116):

«Законом не зазначено, що одночасно з листком непрацездатності жінка має подати заяву про надання відпустки, а роботодавець — видати наказ. Разом з тим, на нашу думку, доцільно дотримуватися саме такої процедури, оскільки жінка може скористатися таким правом не з дати, яка зазначена в листку непрацездатності, а пізніше. У такому випадку дата початку відпустки не збігатиметься з датою, визначеною у листку непрацездатності.

На підставі наказу про надання відпустки кадрова служба робить відмітки в особовій картці працівника, а бухгалтерія розраховує йому допомогу по вагітності та пологах, що компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Враховуючи вищезазначене, видання наказу про надання відпустки по вагітності і пологах є обов’язковим і його наявність дасть змогу правильно вести облік робочого часу та уникнути помилок в нарахуванні заробітної плати та допомоги по вагітності і пологах».

Таким чином, роботодавець безумовно може зайняти позицію Мінекономіки, викладену в коментованому листі, і не видавати наказ про надання «декретної» відпустки працівниці, але є ризик того, що при перевірці використання страхових коштів Пенсійний фонд визнає неправомірною виплату «декретних» працівниці, по якій не був виданий наказ про надання «декретної» відпустки.