Щодо перерахунку відпускних, якщо працівнику в поточному місяці донараховано індексацію за попередні місяці, які включалися до розрахункового періоду

Так, потрібно.

Згідно з абзацом першим пункту 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 № 100 (далі — Порядок № 100), обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток (далі — відпускні) проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Відповідно до статті 2 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР структура заробітної плати включає основну заробітну плату, додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Додаткова заробітна плата включає доплати, надбавки, гарантійні і компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством; премії, пов’язані з виконанням виробничих завдань і функцій.

Підпунктом 2.2.7 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5, встановлено, що суми виплат, пов’язаних з індексацією заробітної плати працівників, входять до складу фонду додаткової заробітної плати.

Згідно з абзацом першим пункту 3 Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім визначених у пункті 4 цього Порядку.

Суми індексації заробітної плати не зазначено у пункті 4 Порядку № 100, тому вони враховуються у складі заробітної плати при обчисленні середньої заробітної плати за Порядком № 100, в тому числі для нарахування відпускних.

Абзацом другим пункту 3 Порядку № 100 встановлено, що суми нарахованої заробітної плати, крім премій (в тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, за який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані.

Отже, для цілей обчислення середньої заробітної плати за Порядком № 100 суми нарахованої заробітної плати (крім премій та інших заохочувальних виплат) відносяться не до місяця, в якому вони нараховані, а до місяця, за який вони нараховані.

Враховуючи вищевикладене та зміст запитання, якщо підприємство помилково не нараховувало працівнику суми індексації за серпень – вересень 2024 року, а в січні 2025 року помилку було виявлено і виправлено — працівнику нарахували суми індексації за серпень – вересень 2024 року, то донараховані суми індексації відносяться до місяців, за які вони нараховані, тобто відносяться до доходів серпня – вересня 2024 року, а не січня 2025 року.

Якщо серпень – вересень 2024 року були місяцями розрахункового періоду при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування виплат, що розраховуються відповідно до Порядку № 100 (в т. ч. відпускних), то потрібно зробити перерахунок таких виплат у зв’язку з донарахуванням сум індексації за серпень – вересень 2024 року.

Розглянемо на конкретному прикладі порядок проведення перерахунку відпускних з урахуванням даних, наведених в запитанні.

ПРИКЛАД

Перерахунок відпускних, якщо працівниці в поточному місяці донараховано
індексацію за попередні місяці, які включалися до розрахункового періоду

Працівнику надавалася щорічна відпустка з 7 по 30 жовтня 2024 року тривалістю 24 календарних дні. Напередодні цієї відпустки (4 жовтня) працівнику були виплачені відпускні в сумі 9500,88 грн (395,87 грн х 24 к. д.), оскільки в розрахунковому періоді (жовтень 2023 року – вересень 2024 року) загальна заробітна плата працівниці, що враховується при обчисленні середньої заробітної плати, становила 144 888,42 грн, середньоденна заробітна плата — 395,87 грн (144 888,42 грн : 366 к. д.).

В розрахунковому періоді (жовтень 2023 року – вересень 2024 року) підприємство помилково не нараховувало працівнику суми індексації за серпень і вересень 2024 року, відповідно, при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування відпускних не враховувалися суми індексації за ці місяці. Через три місяці після закінчення відпустки в січні 2025 року помилку було виявлено і виправлено — працівнику нарахували суми індексації за серпень в сумі 115,06 грн (3028 грн. х 3,8%) і за вересень в сумі 115,06 грн (3028 грн х 3,8%).

Оскільки суми індексації як додаткова заробітна плата враховуються при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування відпускних, а суми нарахованої заробітної плати враховуються у тому місяці, за який вони нараховані (абз. другий п. 3 Порядку № 100), то донараховані в січні 2025 року суми індексації за серпень і вересень 2024 року потрібно віднести до місяців, за які вони нараховані, тобто до серпня і вересня 2024 року. Після цього загальна заробітна плата працівниці в розрахунковому періоді (жовтень 2023 року – вересень 2024 року) зросте, а, відповідно, збільшиться середньоденна заробітна плата, тому підприємство має зробити перерахунок відпускних за відпустку, надану з 7 по 30 жовтня 2024 року, та доплатити працівниці відпускні.

Нова загальна заробітна плата розрахункового періоду, яка враховується при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування відпускних у жовтні 2024 року:

144 888,42 грн (первісна зарплата розрахункового періоду) + 115,06 грн (індексація за серпень) + 115,06 грн (індексація за вересень) = 145 118,54 грн

Нова середньоденна заробітна плата:

145 118,54 грн : 366 к. д.= 396,50 грн

Нова сума відпускних:

396,50 грн х 24 к. д. відпустки = 9516 грн

Різниця між новою і раніше нарахованою сумою відпускних:

9516 – 9500,88 = 15,12 грн

Таким чином, внаслідок проведеного перерахунку (віднесення нарахованих сум індексації до місяців, за які вони нараховані) підприємство повинно донарахувати та виплатити працівниці відпускні в сумі 15,12 грн.