Разъяснение Восточного межрегионального управления ГНС по работе с крупными плательщиками налогов «О сроках возврата работником денежных средств, выданных на командировку или под отчет, если командировка не состоялась» от 27.06.2023Роз’яснення Східного міжрегіонального управління ДПС по роботі з великими платниками податків «Щодо термінів повернення працівником коштів, виданих на відрядження або під звіт, якщо відрядження не відбулось» від 27.06.2023

ВОСТОЧНОЕ МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГНС ПО РАБОТЕ С КРУПНЫМИ ПЛАТЕЛЬЩИКАМИ НАЛОГОВ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 27.06.2023

О сроках возврата работником денежных средств, выданных на командировку
или под отчет, если командировка не состоялась

В какой срок работник должен вернуть денежные средства, вданные на командировку или под отчет, при условии, что командировка не состоялась?

Согласно пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины от 02 декабря 2010 года № 2755-VI (далее — НКУ) отчет об использовании денежных средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, составляется и подается в сроки, определенные пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ, налогоплательщиком (в бумажной или электронной форме (с соблюдением требований законов Украины от 22 мая 2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» с изменениями и дополнениями и от 05 октября 2017 года № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах» с изменениями и дополнениями) по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование и реализующим государственную финансовую политику, в случае:

а) наличия налогооблагаемого дохода, определенного в соответствии с пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ, с целью расчета суммы налога;

б) использования налогоплательщиком наличных свыше суммы суточных расходов (включая полученную с применением платежных инструментов).

В соответствии с пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ документальное подтверждение суммы фактических расходов на командировку или выполнение отдельных гражданско-правовых действий путем предоставления подтверждающих документов, удостоверяющих сумму таких расходов, в случае осуществления безналичных расчетов с использованием платежных инструментов, включая корпоративные (бизнесовые) платежные инструменты или личные платежные инструменты, или их реквизиты, и возвращение лицу, выдавшему денежные средства/электронные деньги под отчет, суммы излишне израсходованных денежных средств/электронных денег, размер которых рассчитан согласно пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ, осуществляется налогоплательщиком до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик:

а) завершает такую командировку;

б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего денежные средства/электронные деньги под отчет.

Кроме того, основным документом, регулирующим командировку работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных денежных средств, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 № 59 с изменениями и дополнениями (далее — Инструкция № 59). При этом другие предприятия и организации могут использовать Инструкцию № 59 в качестве вспомогательного (справочного) документа.

Согласно п. 11 разд. II Инструкции № 59 если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные денежные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличными).

При этом нормами законодательства не предусмотрены дополнительные сроки для возврата денежных средств, полученных как аванс на командировку, в случаях, если командировка не состоялась по уважительным причинам (в том числе в случае болезни работника).

То есть если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные денежные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличными).

_____________________________________________________________________________

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ: К вышеизложенному добавим, что поскольку нормы Инструкции № 59 распространяются только на работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных денежных средств, все остальные (хозрасчетные) предприятия должны в Положении о командировке установить порядок командирования работников, в том числе срок возврата работниками денежных средств, если они получили аванс на командировку и не выехали. Этот срок может соответствовать сроку, указанному в абзаце пятом пункта 11 раздела II Инструкции № 59 (в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки), а может быть и другим (например, составлять пять или десять банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки).

Если у хозрасчетного предприятия нет Положения о командировке, то есть риск того, что налоговики при проверке такого предприятия будут применять нормы Инструкции № 59 в вопросе сроков возврата денежных средств работником, получившим аванс на командировку и не выехавшим, с целью определения наличия у работника налогооблагаемого дохода, поскольку других нормативно-правовых актов, регулирующих указанный вопрос, на сегодня нет (см. ниже разъяснение Главного управления ГНС в Житомирской области от 08.09.2023).

СХІДНЕ МІЖРЕГІОНАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ДПС ПО РОБОТІ З ВЕЛИКИМИ ПЛАТНИКАМИ ПОДАТКІВ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 27.06.2023

Щодо термінів повернення працівником коштів, виданих на відрядження
або під звіт, якщо відрядження не відбулось

В який термін працівник має повернути кошти, видані на відрядження або під звіт, за умови, що відрядження не відбулось?

Згідно з пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI (далі — ПКУ) звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» із змінами та доповненнями та від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги»із змінами та доповненнями) за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Відповідно до пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Крім того, основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 із змінами та доповненнями (далі — Інструкція № 59). При цьому інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Згідно з п. 11 розд. II Інструкції № 59 якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).

При цьому нормами законодавства не передбачено додаткових строків для повернення коштів, отриманих як аванс на відрядження, у випадках, якщо відрядження не відбулось з поважних причин (в тому числі у разі хвороби працівника).

Тобто, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).

_____________________________________________________________________________

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ: До вищенаведеного додамо, що оскільки норми Інструкції № 59 поширюються лише на працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, то всі інші підприємства мають в Положенні про відрядження встановити порядок відрядження працівників, в тому числі строк повернення працівниками коштів, якщо вони отримали аванс на відрядження і не виїхали. Цей строк може відповідати строку, зазначеному в абзаці п’ятому пункту 11 розділу II Інструкції № 59 (протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки), а може бути й іншим (наприклад, становити п’ять або десять банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки).

Якщо у госпрозрахункового підприємства немає Положення про відрядження, то є ризик того, що податківці при перевірці такого підприємства будуть застосовувати норми Інструкції № 59 у питанні строків повернення коштів працівником, який отримав аванс на відрядження і не виїхав, з метою визначення наявності у працівника оподатковуваного доходу, оскільки інших нормативно-правових актів, які регулюють зазначене питання, наразі немає (див. нижче роз’яснення Головного управління ДПС у Житомирській області від 08.09.2023).