Компенсация работникам заграничных и «нестандартных» командировочных расходов

В соответствии с частью второй статьи 121 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Согласно части первой статьи 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. 

Таким образом, кроме командировочных расходов, указанных в части второй статьи 121 КЗоТ, работникам могут быть возмещены и другие расходы, связанные со служебными командировками. Компенсация одних из них предусмотрена законодательством, другие же могут быть компенсированы работнику с разрешения работодателя.

Нормативно-правовыми актами, определяющими порядок и размеры командировочных выплат государственным служащим, а также другим лицам, направляющимся в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств(далее — бюджетные учреждения; работники бюджетных учреждений), а также работникам субъектов хозяйствования, общественных или других организаций, не имеющих статуса бюджетного учреждения, которые являются получателями бюджетных денежных средств, использующихся в рамках бюджетной программы при направлении работников в командировки, являются:

• постановление Кабинета Министров Украины «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98);
• Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).

На предприятия, которые не получают бюджетные денежные средства, нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 не распространяются, поэтому такие предприятия (далее — хозрасчетные предприятия) самостоятельно устанавливают порядок и нормы возмещения расходов работников, направленных в командировку. Эти предприятия могут в Положении о командировках, являющемся приложением к коллективному договору или отдельным документом, утвержденным приказом руководителя предприятия (далее — Положение о командировках), определить порядок компенсации работникам расходов, связанных с командировками. Положение о командировках может быть составлено на базе норм Постановления № 98 и Инструкции № 59. Если Положения о командировках напредприятии нет, то все аспекты возмещения работникам командировочных расходов определяются хозрасчетными предприятиями в приказе о командировке.

Рассмотрим порядок возмещения работникам тех командировочных расходов, которые еще не были рассмотрены в предыдущих статьях этого спецвыпуска, а именно «разрешительно-страховых» расходов при командировках за границу, расходов при отмене командировки и дополнительных расходов при продлении командировки.

Возмещение расходов работникам при командировках за границу

Бюджетные учреждения

Пунктом 7 Постановления № 98 и пунктом 7 раздела ІІI «Порядок командировки за границу» Инструкции № 59 определено, что работникам бюджетных учреждений, которые направляются в командировку за границу, возмещаются расходы на:

• оформление заграничных паспортов;
• оформление разрешений на въезд (виз);
• оплату стоимости страхового полиса жизни или здоровья командированного работника или его гражданской ответственности (в случае использования транспортного средства) при наличии оригинала такого полиса с отметкой об уплате страхового платежа, если согласно законам государства, в которое направляется работник, или государств, по территории которых осуществляется транзитное движение в указанное государство, необходимо осуществить такое страхование;
• обязательное страхование и другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки (включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов);
• оплату служебных телефонных разговоров (в размерах, согласованных с руководителем);
• оплату комиссионных расходов в случае обмена валюты.

Все вышеперечисленные командировочные расходы возмещаются только при наличии документов в оригинале, подтверждающих стоимость этих расходов, например, при наличии страховых полисов.

Согласно пункту 8 Постановления № 98 и пункту 15 раздела ІІI Инструкции № 59 работникам бюджетных учреждений, которые направляются в командировку за границу на срок до 60 календарных дней, возмещается стоимость страхового полиса (при наличии его оригинала с отметкой об уплате страхового платежа), по которому предусмотрено возмещение расходов на:

• предоставление скорой и неотложной (экстренной) медицинской помощи страхователю и приобретение необходимых медикаментов;
• перемещение страхователя на территорию Украины для оказания ему медицинской помощи;
• отправления гроба с телом (урны с прахом) страхователя к месту погребения на территории Украины и другие связанные с этим расходы.

В случае если правилами въезда и пребывания в стране, в которую командируется страхователь, установлены требования относительно размера страховой суммы, в договоре страхования определяется минимальная страховая сумма. При этом срок действия договора страхования должен соответствовать сроку командировки.

Если в государстве, в которое командируется страхователь, медицинская помощь предоставляется иностранным гражданам бесплатно, стоимость страхового полиса не возмещается.

Информация о предоставлении медицинских услуг гражданам Украины за границей и о государствах, при командировках в которые гражданам Украины предоставляется неотложная медицинская помощь на бесплатной основе, размещается на официальных сайтах Министерства иностранных дел Украины и Министерства здравоохранения Украины.

Хозрасчетные предприятия

Хозрасчетные предприятия в Положении о командировках могут предусмотреть, что собственник или уполномоченный им орган (далее — работодатель) при командировках за границу возмещает работникам расходы в порядке и размерах, определенных Постановлением № 98 и Инструкцией № 59, или же могут установить свои особенности и размеры такого возмещения. 

Хозрасчетным предприятиям, которые командируют своих работников, во избежание проблем с контролирующими органами в вопросах включения в расходы в налоговом учете, который в настоящее время ведется по правилам, установленным для бухгалтерского учета, всевозможных командировочных расходов, а также во избежание налогообложения доходов работников в виде компенсаций командировочных расходов необходимо помнить, что согласно подпункту «а» пп. 170.9.1 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) не является (налогооблагаемым) доходом налогоплательщика – физического лица, находящегося в трудовых отношениях со своим работодателем или члена руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке расходов в пределах фактических расходов командированного лица, в частности, на оплату телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Вышеуказанные расходы не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военным сбором (далее — ВС) только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов, в том числе страховых полисов и т. д.

Что касается оформления загранпаспортов работникам, которые направляются в командировку за границу, то в соответствии со статьей 2 Закона Украины «О порядке выезда из Украины и въезда в Украину граждан Украины» от 21.01.94 г. № 3857-XII (далее — Закон № 3857) документами, дающими право гражданину Украины на выезд из Украины и въезд в Украину, являются:

— паспорт гражданина Украины для выезда за границу (далее — заграничный паспорт);

— дипломатический паспорт;

— служебный паспорт Украины;

— удостоверение личности моряка;

— удостоверение члена экипажа;

— удостоверение лица на возвращение в Украину (дает право на въезд в Украину).

Соответственно, если работник (должностное лицо) направляется в командировку за границу, то ему необходимо получить (иметь) заграничный паспорт (образец, техническое описание бланка и Порядок оформления, выдачи, обмена, пересылки, изъятия, возвращения государству, признания недействительным и уничтожения паспорта гражданина Украины для выезда за границу утвержден постановлением Кабинета Министров Украины от 07.05.2014 г. № 152), если, конечно, у него нет дипломатического паспорта или служебного паспорта Украины (порядок выдачи таких паспортов и лица, которым они выдаются, определены Указом Президента Украины от 12.05.2015 г. № 264/2015). Подтвержденные документально расходы на получение работником заграничного паспорта, как отмечено выше, возмещаются работнику и не являются объектом налогообложения.

Подпунктом 170.9.1 НКУ установлено, что если согласно законам страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транзитное движение в страну командировки, обязательно необходимо осуществить страхование жизни или здоровья командированного лица или его гражданской ответственности (в случае использования транспортных средств), то расходы на такое страхование не включаются в налогооблагаемый доход налогоплательщика (командированного лица).

При обеспечении указанных видов страхования необходимо учитывать следующее.

В соответствии со статьей 9 Закона № 3857 граждане Украины, которые намерены выехать в государство, в отношении которого принято решение об ограничении выезда, и которые имеют визу на въезд в это государство, если иное не предусмотрено международным договором Украины, предупреждаются о невозможности со стороны Украины обеспечить гражданину необходимую безопасность в связи с возникновением чрезвычайной ситуации. Это предупреждение не является запретом для выезда.

С целью создания условий, гарантирующих возмещение гражданину Украины расходов, связанных с чрезвычайными обстоятельствами во время пребывания за границей, гражданин Украины должен быть застрахован (т. е. иметь страховой полис).

Следовательно, предприятия, направляя работника в командировку за границу (особенно дальнее зарубежье), должны позаботиться о том, чтобы работник прибрел страховой полис, тем более что без него, как правило, государства не оформляют въездную визу на свою территорию (порядок выдачи виз регулируется законодательством принимающей стороны). Информация о режиме въезда во все иностранные государства для граждан Украины (в том числе о необходимости получения визы, ее продолжительности и т. п.) размещена на сайте Министерства иностранных дел Украины).

Страховой полис позволяет избежать непредвиденных расходов, которые могут возникнуть во время поездки в результате внезапной болезни, а также в случае других неожиданных ситуаций. Основная цель страхования работников, выезжающих в командировку за границу, — компенсация медицинских расходов, которые могут возникнуть в заграничной поездке вследствие острого ухудшения состояния здоровья застрахованного лица, которое ставит под угрозу его жизнь и здоровье, в связи с внезапной болезнью или несчастным случаем. Кроме компенсации неотложных медицинских расходов, страховой полис может включать предоставление других услуг, к которым относятся, в частности, организация поиска и возвращение утерянного багажа, приобретение предметов первой необходимости при задержке багажа застрахованного лица, оказание помощи по замене загранпаспорта и т. п.

Обращаем внимание, что страховой полис (полис медицинского страхования застрахованных лиц, выезжающих за границу) не предусматривает возмещение стоимости медицинских услуг по целенаправленному лечению за границей, по лечению от болезней, которые были страхователю (застрахованному лицу) известны на момент заключения договора страхования, по медицинскому обслуживанию или лечению, которые не являются неотложными.

Таким образом, если работник приобретает страховой полис, наличие которого обязательно при въезде (для получения визы) в государство, в которое он командируется, и/или приобретает обязательный страховой полис для транзитного проезда через государство по пути к месту командировки, то документально подтвержденная стоимость таких страховых полисов (сумма страхового взноса) не включается в налогооблагаемый доход командированного работника.

Если же работник (предприятие для работника) приобретает страховой полис, наличие которого не обязательно для въезда в государство командировки или для транзитного проезда через государство по пути к месту командировки, то стоимость такого полиса, возмещенная (оплаченная) предприятием, является налогооблагаемым доходом (дополнительным благом) работника (пп. «г» пп. 164.2.17 НКУ).

В случае выезда работника в командировку на автомобиле за пределы Украины страхователь, например транспортное предприятие, обязано заключить договор международного обязательного страхования гражданско-правовой ответственности «Зеленая карта», если пользование транспортным средством за пределами Украины требует обязательного страхования гражданской ответственности на условиях стран посещения. Соответственно, предприятие может включить страховые взносы в учете в расходы, если транспортные средства находятся в составе основных средств предприятия и используются работниками (водителями) в командировке за границей для выполнения ими служебных обязанностей.

Согласно подпункту 170.9.1 НКУ по запросу представителя контролирующего органа работодатель (командирующая сторона) обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, изданных на иностранном языке.

Кроме того, указанным подпунктом НКУ определено, что любые расходы на командировку не включаются в налогооблагаемый доход налогоплательщика при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с деятельностью работодателя (командирующей стороны), в частности (но не исключительно) следующих:

• приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью налогоплательщика;
• заключенного договора или контракта;
• других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;
• документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью налогоплательщика.

Учитывая вышеизложенные нюансы компенсации расходов при командировках за границу, рекомендуем предприятиям, кроме отражения в коллективном договоре (Положении о командировках), в приказе о командировке конкретного работника за границу определять исчерпывающий перечень расходов, которые будут ему компенсироваться с учетом норм подпункта 170.9.1 НКУ. Также руководитель может установить предельные размеры отдельных «заграничных» расходов, которые будут компенсироваться работнику. В то же время в приказе о командировке можно предусмотреть компенсацию работникам дополнительных расходов, которые не освобождаются от налогообложения согласно нормам НКУ. В частности, предприятие может выплатить работнику суточные, которые в расчете на один календарный день превышают 80 евро за каждый день командировки за границу.

Расчеты с работником в валюте

В соответствии с пунктом 5 раздела ІІІ Инструкции № 59 предприятие, направляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами для осуществления текущих расходов во время командировки (авансом) в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте. Суточные и другие составляющие аванса выплачивают в сумме, эквивалентной сумме расходов на командировку в иностранной валюте (далее — инвалюта) по официальному курсу гривны к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины (далее — НБУ) на день подачи уполномоченному банку расчета расходов на командировку (п. 2 примечаний приложения 1 к Постановлению № 98).⁸

Для выдачи работнику, командируемому за границу, инвалюты предприятие может ее снять со своего текущего счета в инвалюте в банке или приобрести инвалюту на межбанковском валютном рынке через банк либо другое финансовое учреждение, получившее лицензию НБУ на торговлю инвалютой (ст. 6 Закона Украины «О валюте и валютных операциях» от 21.06.2018 г. № 2473-VIII; далее — Закон о валюте).

Обращаем внимание, что приобретение предприятием инвалюты в пункте обмена валют для выдачи работнику аванса на командировку за границу запрещено.

Согласно подпункту 14 пункта 4 Положения об осуществлении операций с валютными ценностями, утвержденного постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 2 (далее — Положение № 2), оплата расходов, связанных с командировкой за границу, относится к текущим валютным операциям.

Пунктом 42 Положения № 2 установлено, что резиденты — юридические лица и физические лица – предприниматели (далее — юридические лица – резиденты), представительства юридических лиц – нерезидентов имеют право осуществлять расчеты по обеспечению расходов на командировку работников за границу, а также расчеты по оплате представительских расходов на организацию официальных мероприятий за границей, с использованием снятой для этих целей с собственных текущих счетов наличной инвалюты.

Субъект валютных операций (далее — клиент) для осуществления валютных операций по покупке инвалюты подает в банк заявление на покупку инвалюты (в произвольной форме). Банк имеет право осуществлять операции по продаже инвалюты без получения от клиента заявления, если порядок и условия проведения этих операций определены в договоре банковского счета или другом договоре, заключенном между банком и клиентом (п. 7 Положения № 2).

Юридические лица – резиденты и представительства юридических лиц – нерезидентов имеют право осуществлять расчеты как в гривне, так и в наличной инвалюте на территории Украины в случае оплаты дипломатическим представительствам, консульским учреждениям иностранных государств разрешений на въезд (виз) в эти страны физическим лицам, выезжающим в служебные командировки. Пересчет стоимости услуг с одной инвалюты в другую осуществляется по официальному курсу гривны к инвалютам, установленному НБУ на день осуществления платежа (п. 50, 53 Положения № 2).

Юридические лица – резиденты и представительства юридических лиц – нерезидентов, которые имеют собственные транспортные средства (арендуют, фрахтуют), имеют право использовать наличную инвалюту с текущих счетов для осуществления расчетов по оплате эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за границей (п. 43 Положения № 2). Это касается случаев, когда поездка в командировку за границу осуществляется работником на служебном автомобиле.

При выдаче работнику аванса на командировку в инвалюте предприятию следует учитывать ограничения, установленные для вывоза инвалюты. Сразу отметим, что сумма вывозимой физическим лицом (работником) инвалюты, которая не превышает эквивалент 10 000 евро, не подлежит письменному декларированию таможенному органу.

В то же время согласно части 1 статьи 8 Закона о валюте и пункту 18 Положения о мерах защиты и определении порядка осуществления отдельных операций в иностранной валюте, утвержденного постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 5, трансграничное перемещение физическими лицами валютных ценностей на сумму, равную или превышающую эквивалент 10 000 евро по официальному курсу валют, установленному НБУ на день перемещения через таможенную границу Украины, подлежит письменному декларированию. Вывоз физическими лицами – резидентами валютных ценностей в общей сумме, превышающей в день вывоза эквивалент 10 000 евро, осуществляется на основании документов, подтверждающих снятие этим физическим лицом наличных с собственных счетов в банках, и квитанции об осуществлении валютно-обменной операции с этими наличными (в случае осуществления такой операции) исключительно на ту сумму, которая превышает в день вывоза эквивалент 10 000 евро. Срок действия таких документов — 90 календарных дней со дня снятия наличных со счетов в банках.

Что касается отчетности за израсходованные в командировке за границей денежные средства, то согласно пункту 17 раздела ІІІ Инструкции № 59 после возвращении из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку (далее — авансовый отчет). Сумма излишне израсходованных денежных средств (остаток аванса сверх суммы, израсходованной согласно авансовому отчету) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, которое их выдало, в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс (в них же составляется и авансовый отчет).

Если для окончательного расчета с работником, вернувшимся из командировки за границу, ему необходимо выплатить дополнительные денежные средства, то их выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день погашения задолженности. Выплата указанных денежных средств должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку (п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59).

Хотя вышеизложенные нормы Инструкции № 59 распространяются только на бюджетные учреждения и их работников, хозрасчетные предприятия также могут их отразить в Положении о командировках или в приказе о командировке работника, направляемого за границу.

Хозрасчетные предприятия могут увеличить предельный срок выплаты работнику дополнительных денежных средств для компенсации документально подтвержденных «заграничных» расходов (например, определить его в 10 банковских дней после утверждения авансового расчета), но в любом случае они выплачиваются в гривне по ее официальному курсу к инвалютам, установленному НБУ на день выплаты таких денежных средств (погашения задолженности).

Таким образом, возмещение расходов за границей при наличии подтверждающих документов осуществляется в гривне по ее официальному курсу к инвалютам, установленному НБУ на дату:

— получения аванса — если фактические расходы работника в инвалюте соответствуют сумме полученного аванса;

— погашения задолженности предприятием — если для окончательного расчета за командировку работнику необходимо выплатить дополнительные средства (если курс НБУ на дату погашения задолженностиотличается от курса НБУ на день выдачи аванса);

— погашения задолженности работником — при наличии суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения задолженностиотличается от курса НБУ на день выдачи аванса).

Налогообложение

Что касается обложения НДФЛ и ВС компенсаций (возмещений) работникам вышерассмотренных «заграничных» расходов, то в соответствии с подпунктом 165.1.11 НКУ не включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика (работника) денежные средства, полученные им на командировку или под отчет и рассчитанные согласно пункту 170.9 НКУ. 

Большинство норм подпункта 170.9.1 пункта 170.9 НКУ, устанавливающих, какие расходы в командировке за границей не включаются в налогооблагаемый доход командированного лица (работника), мы уже рассмотрели выше. Подпунктом 170.9.1 НКУ также определено, что налоговым агентом при налогообложении суммы, выданной налогоплательщику под отчет и не возвращенной им в течение установленного подпунктом 170.9.2 НКУ срока, является лицо, выдавшее такую сумму, а именно на командировку — в сумме, превышающей сумму расходов налогоплательщика на такую командировку, рассчитанной в соответствии с этим подпунктом.

Таким образом, если работник после возвращения из заграничной командировки, на которую ему выдавался аванс в валюте, не предоставит документы, подтверждающие понесенные расходы в пределах суммы выданного аванса, или же работодатель компенсирует работнику командировочные расходы сверх норм, установленных нормативно-правовыми актами или локальным документом предприятия (в т. ч. приказом о командировке), то с такого дохода работника, как с дополнительного блага, работодатель должен уплатить НДФЛ и ВС.

В вопросе обложения единым социальным взносом (далее — ЕСВ) вышерассмотренных «заграничных» компенсаций существует некоторая неопределенность. 

С одной стороны, «разрешительно-страховые» и прочие вышеперечисленные расходы при командировках работников за границу согласно нормам Постановления № 98, Инструкции № 59, НКУ являются расходами на командировку и подлежат возмещению, не облагаются НДФЛ и ВС, а также отражаются в составе расходов предприятия.

С другой стороны, исходя из норм пункта 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5 (далее — Инструкция № 5), из командировочных расходов не включаются в фонд оплаты труда (далее — ФОТ), т. е. не являются заработной платой, и, соответственно, не облагаются ЕСВ только суточные (в полном объеме), стоимость проезда, расходы на наем жилого помещения. Кроме того, только эти из командировочных расходов указаны в пункте 6 раздела І Перечня видов выплат, которые осуществляются за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 г. № 1170 (далее — Перечень № 1170). Поэтому, если руководствоваться нормами Инструкции № 5 и Перечня № 1170 буквально, сумма возмещения работнику стоимости загранпаспорта, обязательного страхового полиса, служебных телефонных разговоров в командировке, комиссионных расходов в случае обмена валюты может включаться в ФОТ (например, на основании пп. 2.3.4 Инструкции № 5 как прочие выплаты, имеющие индивидуальный характер) и облагаться ЕСВ. В то же время указанные расходы прямо не определены Инструкцией  № 5 как составляющие ФОТ. Поэтому, считаем, что нет оснований облагать их ЕСВ. Такой же вывод сделал и специалист ГФСУ на страницах нашего журнала.

Вывод о необложении ЕСВ выплат, которые не определены Инструкцией № 5 как составляющие ФОТ, сделал Пенсионный фонд Украины в письме от 15.06.2012 г. № 13862/03-20.

Компенсация расходов при отмене командировки

Иногда на предприятии возникает такая ситуация, когда работник готов к служебной командировке, но командировку приходится отменять по причинам личного (семейного), производственного или другого характера.

В случае, когда возникла необходимость отменить командировку, должен быть издан приказ руководителя об отмене командировки с указанием причины такой отмены. Этот приказ должен содержать распоряжение об аннулировании ранее изданного приказа о командировке, а также указание, что должен сделать работник в связи с отменой командировки (например, вернуть выданный аванс, сдать в кассу вокзала проездные документы и т. д.).

При отзыве работника из командировки работодателем также издается приказ. Такое решение принимается руководителем предприятия исходя из производственной необходимости (в частности, в случае досрочного выполнения работником поручения по месту командировки или нецелесообразности дальнейшего выполнения такого поручения).

Также обращаем внимание на то, что руководитель не имеет права направлять работника в командировку в период временной нетрудоспособности. Работник, который во время болезнибыл направлен в командировку и выполнял служебное поручение вне места своей постоянной работы, не имеет права на пособие по временной нетрудоспособности за период командировки.

Бюджетные учреждения

Если не состоялась командировка работника в пределах Украины или за границу, но им были приобретены проездные билеты для следования к месту командировки, то расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия только в случае, если на это имеются уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов. Расходы, понесенные в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных расходов), работнику не возмещаются (п. 12 р. ІІ, п. 11 р. ІІI Инструкции № 59).

Подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от  06.07.95 г. № 265/95-ВР и НКУ. В случае командировки за границу подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных за рубежом в связи с такой командировкой расходов, оформляются согласно законодательству соответствующего государства (п. 15 р. І Инструкции № 59).

Если работник получил аванс на командировку и не выехал, он должен в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные денежные средства в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс. В случае невозвращения работником остатка денежных средств в определенный срок соответствующая сумма взыскивается с него предприятием в установленном действующим законодательством порядке (п. 11 р. ІІ, п. 18 р. ІІI Инструкции № 59).

Напомним, что согласно статье 127 КЗоТ отчисление из заработной платы работников для погашения их задолженности предприятию может проводиться по приказу (распоряжению) работодателя для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку. В этом случае работодатель вправе издать приказ (распоряжение) об отчислении не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Хозрасчетные предприятия

При отмене командировки работник хозрасчетного предприятия должен вернуть полученный аванс на командировку в срок, установленный внутренним документом, но не позднее пяти банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки, что следует из нормы подпункта 170.9.2 НКУ о предельном сроке представления авансового отчета и возврата неизрасходованных подотчетных денежных средств.

Хозрасчетное предприятие может компенсировать расходы работникам при отмене командировки в том же порядке, что и  бюджетные учреждения. Для этого соответствующие нормы необходимо отразить в Положении о командировках, а в случае его отсутствия порядок компенсации можно оговорить в приказе об отмене командировки.

Вывод о том, что работодатель может компенсировать работнику все понесенные им расходы и в случае отмены командировки, согласуется с нормой части первой статьи 121 КЗоТ, которой определено, что работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Хозрасчетное предприятие может относить к составу расходов затраты, понесенные командированным лицом: на оплату пользования услугами камеры хранения, услугами платного зала ожидания, на оплату услуг сервисных центров по приобретению билетов для командировки, расходы на уплату комиссионных сборов,которые удерживаются перевозчиком при возврате проездного документа в случае решения об отмене командировки, если приказом (распоряжением) руководителя предприятия не предусмотрены ограничения по этим расходам.

Компенсация командировочных расходов, если командировка продлевается 

Иногда случается, что направленный в командировку работник не возвращается из нее в установленный срок как по субъективным причинам (например, болезнь работника), так и по объективным причинам (например, приостановление работы транспорта в связи со стихийным бедствием). Если причины задержки работника в командировке являются уважительными, то работодатель может принять решение о продлении командировки, издав соответствующий приказ.

Бюджетные учреждения

При командироке в пределах Украины в соответствии с пунктом 9 раздела ІI Инструкции № 59 в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного проживания, но на срок не более 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке (т. е. листком нетрудоспособности (далее — ЛН), справкой учреждения здравоохранения). За период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Пунктом 10 раздела ІI Инструкции № 59 определено, что с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке по не зависящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов в оригинале.

При командироке за границу согласно пункту 4 раздела ІІI Инструкции № 59 с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале. При этом общий срок командировки не может превышать 60 календарных дней.

Если во время командировки работник заболел, после его возвращения документ о временной нетрудоспособности подлежит обмену в лечебных учреждениях по месту жительства или работы на листок нетрудоспособности установленного в Украине образца. Обмен осуществляется на основании переведенных на государственный язык и нотариально удостоверенных документов, подтверждающих временную утрату трудоспособности во время пребывания за границей.

В случае задержки работника в командировке как в пределах Украины, так и за границу руководитель принимает решение о продлении срока командировки после прибытия командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия. За время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (п. 10 р. ІI, п. 4 р. ІІI Инструкции № 59).

Хозрасчетные предприятия

Хозрасчетным предприятиям рекомендуем отразить в Положении о командировках вышеизложенный порядок взаимоотношений с работниками в случае их задержки в командировке, т. е. только при уважительной причине задержки (болезнь работника, отсутствие билетов, отмена авиарейсов или рейсов другого транспорта, поломка (ремонт) транспортного средства и т. п.), которая подтверждена документально (ЛН, справка авиакомпании, ж/д вокзала, чек СТО и т. п.), и наличии объяснительной записки работника можно компенсировать ему все «стандартные» командировочные расходы после возвращения из командировки.

Если у работника не будет документа, подтверждающего уважительную причину задержки в командировке, то предприятие и в этом случае может компенсировать ему командировочные расходы, но такой доход работника будет дополнительным благом, подлежащим обложению НДФЛ и ВС на основании подпункта «г» пп. 164.2.17 НКУ как суммы денежного  возмещения любых расходов или потерь налогоплательщика, кроме подлежащих обязательному возмещаются за счет бюджета или освобождаются от налогообложения разделом IV НКУ.

Если работник хозрасчетного предприятия согласно дате на проездном билете вернулся из командировки позднее последнего дня командировки (например, задержался на выходные дни), что было согласовано с работодателем, то стоимость проездного билета компенсируется работнику, при этом такая компенсация не облагается НДФЛ, ВС и ЕСВ.