Электронные листки нетрудоспособности: порядок формирования и оплаты

Несмотря на то, что все мы уже привыкли к термину «электронный листок нетрудоспособности», на самом деле именно такого термина законодательство не содержит. В то же время в пункте 16 части 1 статьи 1 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV (далее — Закон № 1105), изложенного в новой редакции с 1 января 2023 года¹, указано, что листок нетрудоспособности — сформированный программными средствами электронного реестра листков нетрудоспособности на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности или документа, удостоверяющего факт усыновления ребенка, и зарегистрированный по единому регистрационному номеру этого реестра электронный документ, являющийся основанием для освобождения от работы, назначения страховых выплат в соответствии с законодательством о социальном страховании.

Приблизительно аналогичное определение листка нетрудоспособности приведено еще с 09.04.2021 в пункте 2 Порядка организации ведения Электронного реестра листков нетрудоспособности и предоставления информации из него, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 17.04.2019 № 328, в редакции постановления Кабинета Министров Украины от 31.03.2021 № 323 (далее — Порядок № 328).

Таким образом, электронным листком нетрудоспособности (далее — э-ЛН) следует считать листок нетрудоспособности, определение которого приведено в Законе № 1105 и Порядке № 328, то есть это электронный документ, сформированный программными средствами электронного реестра листков нетрудоспособности на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности.

Согласно пункту 15 части 1 статьи 1 Закона № 1105 и пункту 3 Порядка № 328 медицинское заключение о временной нетрудоспособности — электронный документ, формируемый на основании медицинских записей в электронной системе здравоохранения и содержащий заключение врача по результатам медицинской экспертизы по временной утрате трудоспособности, который удостоверяет временную нетрудоспособность и является основанием для создания листка нетрудоспособности.

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 1 Закона № 1105 электронный реестр листков нетрудоспособности (далее — ЭРЛН) — система накопления, хранения и использования информации о выданных, продленных и учтенных листках нетрудоспособности, которая создается как составная часть реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Держателем и администратором ЭРЛН как составной части реестра застрахованных лиц (далее — РЗЛ) Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Госреестр страхования) является Пенсионный фонд Украины (ч. 2 ст. 4 Закона № 1105, п. 4 Порядка № 328).

Также Пенсионный фонд Украины (далее — ПФУ) с 01.01.2023 вместо Фонда социального страхования Украины (далее — ФССУ) является уполномоченным органом управления в системе общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности и от несчастного случая (ст. 4 Закона № 1105).

Кроме Закона № 1105 и Порядка № 328 важным документом для понимания процесса формирования э-ЛН является приказ Министерства здравоохранения Украины «Некоторые вопросы формирования медицинских заключений о временной нетрудоспособности и проведения их проверки» от 01.06.2021 № 1066 (далее — Приказ № 1066), которым утверждены, в частности:

— Порядок формирования медицинских заключений о временной нетрудоспособности в Реестре медицинских заключений в электронной системе здравоохранения (далее — Порядок № 1066);

— Инструкция по работе с медицинскими заключениями о временной нетрудоспособности в Реестре медицинских заключений в электронной системе здравоохранения и листками нетрудоспособности на период действия переходной модели (далее — Инструкция № 1066).

Ниже подробно рассмотрим нормы вышеуказанных и других документов, касающиеся порядка создания э-ЛН, направления их работодателям, действий последних для осуществления страховых выплат работникам, но сначала напомним, в каких случаях формируются э-ЛН и выдаются бумажные ЛН.

Выдача электронных и бумажных листков нетрудоспособности

Приказом № 1066 предусмотрены случаи, когда врачи обязаны формировать медицинские заключения о временной нетрудоспособности (далее — медицинские заключения) в Реестре медицинских заключений (далее — РМЗ), а также случаи, когда могут выдаваться бумажные ЛН. Решение о виде документа, который выдается пациенту для подтверждения факта его временной нетрудоспособности, принимает врач в зависимости от технической возможности и требований Министерства здравоохранения Украины (далее — Минздрав).

Пунктом 5 Приказа № 1066 установлено, что при наличии соответствующей технической возможности функционирования медицинских заключений в электронной системе здравоохранения (далее — ЭСЗ) для учреждений здравоохранения и физических лиц-предпринимателей, которые в установленном законом порядке получили лицензию на ведение хозяйственной деятельности по медицинской практике и осуществляют экспертизу по временной утрате трудоспособности, (далее вместе — учреждения здравоохранения; УЗ) формирование медицинских заключений в РМЗ является обязательным с 01 сентября 2021 года для всех УЗ.

В то же время согласно пункту 8 Приказа № 1066 для всех УЗ, начавших формирование медицинских заключений в РМЗ, с даты формирования первого медицинского заключения о временной нетрудоспособности, а также с 01 октября 2021 года выдача ЛН в соответствии с требованиями, определенными в Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Минздрава от 13.11.2001 № 455 (далее — Инструкция № 455), Инструкции о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденной приказом Минздрава, Министерства труда и социальной политики Украины (далее — Минтруда), Фонда социального страхования по временной утрате трудоспособности (далее — ФСС по ВУТ), Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины (далее — ФСС от НСП) от 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406 (далее — Инструкция № 532), Инструкции по заполнению формы первичной учетной документации № 036/о «Журнал регистрации листков нетрудоспособности», утвержденной приказом Минздрава от 14.02.2012 № 110 (далее — Инструкция № 110), Порядке организации экспертизы временной утраты трудоспособности, утвержденном приказом Минздрава от 09.04.2008 № 189 (в редакции Приказа № 1066), то есть выдача ЛН в бумажной форме, запрещается, кроме следующих случаев:

1) продления и закрытия ЛН, выданных лицам до 01 октября 2021 года;

2) истечения срока, в течение которого лечащий врач может внести изменения в медицинское заключение в РМЗ. В таком случае решение о выдаче ЛН принимает врачебно-консультативная комиссия (далее — ВКК) УЗ, а при ее отсутствии руководитель УЗ;

3) застрахованному лицу в течение 2 месяцев со дня рождения ребенка, указанного в свидетельстве о рождении ребенка, — на основании этого свидетельства и решения суда об усыновлении ребенка;

4) возникновения технических проблем (ошибок) при передаче данных между ЭРЛН и РМЗ, которые приводят к невозможности формирования э-ЛН в ЭРЛН более чем в течение 7 дней с даты создания медицинского заключения — до устранения таких проблем (ошибок);

5) приостановления в условиях военного положения доступа пользователей ЭСЗ к центральной базе данных ЭСЗ;

6) нарушения сроков обращения пациента для продления случая временной нетрудоспособности, если это нарушение произошло вследствие действия обстоятельств непреодолимой силы в период действия военного, чрезвычайного положения, а также при условии, что на дату обращения за медицинской и/или реабилитационной помощью пациент остается нетрудоспособным в соответствии с результатами проведенной экспертизы временной нетрудоспособности и заключением лечащего врача о временной нетрудоспособности указанного пациента. В таком случае решение о выдаче ЛН как продолжение ранее выданного с даты, следующей за датой завершения периода нетрудоспособности, удостоверенного ранее выданным ЛН, принимает ВКК УЗ, а при ее отсутствии — руководитель УЗ.

Таким образом, во всех вышеуказанных случаях пациентам выдается бумажный ЛН.² В бланке бумажного ЛН, который выдается в вышеуказанных случаях как продолжение э-ЛН, указывается номер ЛН, который продолжается (абз. восьмой п. 8 Приказа № 1066).

ФССУ в разъяснении от 19.11.2021 (см. ВТЗ № 8/2021, стр. 109) сообщил, что при наличии технических ошибок, которые привели к невозможности формирования э-ЛН и не были устранены в течение 7 дней, а также при наличии ошибки при создании медицинского заключения и истечении срока — 7 дней, в течение которого врач имел возможность внести изменения, бумажный ЛН могут выдать как продолжение э-ЛН. Такие больничные листки составляют один страховой случай и оплачиваются по общим правилам. При этом в бумажном ЛН, выданном на продолжение, обязательно должен быть указан номер э-ЛН, который продолжается.

Приказом № 1066 также установлены особенности выдачи ЛН в период военного положения, которое действует до 19 февраля 2023 года, но будет продолжено и далее.

Так, в соответствии с пунктом 6 Приказа № 1066 на период действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения или отмены в случаях, предусмотренных подпунктами 1 – 6 пункта 8 этого Приказа (см. выше), применяются требования, определенные в Инструкции № 455, Инструкции № 532, Инструкции № 110, Положении об экспертизе временной нетрудоспособности, утвержденном приказом Минздрава от 09.04.2008 № 189, приказа Минздрава «Об утверждении форм учетной документации о назначении государственной помощи в связи с беременностью и родами женщинам, не зарегистрированным в системе общеобязательного государственного социального страхования, и инструкций по их заполнению» от 18.03.2002 № 93, то есть применяются требования, определенные для выдачи бумажных ЛН (справок и т. п.).

В этих случаях лечащие врачи УЗ, осуществляющие экспертизу по временной нетрудоспособности, применяют нормы Инструкции № 1066 (п. 4 Инструкции № 1066). В частности, если ЛН открывается в бумажной форме по одному случаю временной нетрудоспособности, то его продолжение до полного закрытия независимо от того, в каком УЗ продолжает лечение пациент, происходит исключительно в бумажной форме, даже если УЗ в течение периода нетрудоспособности лица, у которого имеется открытый ЛН, перешел на формирование медицинских заключений в РМЗ. В случае если лицу, у которого открыт бумажный ЛН, врач УЗ устанавливает факт временной нетрудоспособности по новому случаю временной нетрудоспособности, и в этот период в УЗ имеется техническая возможность формирования медицинских заключений в РМЗ, то лечащий врач УЗ по новому случаю временной нетрудоспособности формирует медицинское заключение в РМЗ (п. 5 Инструкции № 1066).

Согласно пункту 8-1 Приказа № 1066 на период действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения или отмены:

— в случае отсутствия в УЗ бланков ЛН и невозможности их получения разрешается по решению руководителя УЗ выдача ЛН, распечатанных на белом листе бумаги по форме, утвержденной приказом Минздрава, Минтруда, ФСС по ВУТ, ФСС от НСП от 03.11.2004 № 532/274/136-чел/1406. При этом в строке, где указывается серия бланка, отражается ЕГРПОУ УЗ, а где номер бланка — порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности;

— ЛН, выданный согласно абзацу второму этого пункта (т. е. распечатанный; — Авт.), считается документом, подтверждающим факт временной нетрудоспособности и равным, считается документом, подтверждающим факт временной нетрудоспособности и приравнивается к ЛН, выданному на бланке.

Таким образом, если в период действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения УЗ (лечащий врач) не имеет технической возможности сформировать медицинское заключение в РМЗ, или отсутствует передача данных между ЭРЛН и РМЗ, в результате чего невозможно создание э-ЛН в ЭРЛН, то пациенту выдается бумажный ЛН. Если в этот период в УЗ нет бланков бумажных ЛН (невозможно их получить), то по решению руководителя УЗ разрешается выдача ЛН, распечатанных на белом листе бумаги по форме бумажного ЛН, где в поле «Серія …» бланка указывается код ЕГРПОУ УЗ, а в поле «№…» бланка — порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности.

ФССУ в разъяснении от 06.04.2022 (см. ВТЗ № 5/2022, стр. 113) сообщил, что при работе с распечатанным бланком ЛН работодатель выполняет все свои функции, предусмотренные для работы с бумажными ЛН, при этом заполняет обратную сторону (которая может быть также распечатана страхователем самостоятельно, если врач выдал только лицевую сторону), оплачивает первые 5 дней нетрудоспособности в случае необходимости. При формировании заявления-расчета следует проставлять код ЕГРПОУ УЗ и порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности в колонку 8 «Номер» раздела I «Матеріальне забезпечення» заявления-расчета, игнорируя колонку 7 «Серія» в таком формате: ХХХХХХХХ-YYYY, где ХХХХХХХХ — код ЕГРПОУ УЗ, а YYYY — порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности.

Формирование медицинских заключений в электронной системе здравоохранения

Согласно пункту 2 Порядка № 1066 формирование медицинских заключений в РМЗ осуществляют лечащие врачи УЗ и физических лиц – предпринимателей, которые получили лицензию на осуществление хозяйственной деятельности по медицинской практике и осуществляют экспертизу по временной утрате трудоспособности (далее — субъекты хозяйствования).

Не имеют права на формирование медицинских заключений в РМЗ: врачи центров экстренной медицинской помощи и медицины катастроф, станций переливания крови, учреждений судебно-медицинской экспертизы, бальнеологических больниц, грязелечебниц, косметологических и курортных поликлиник; лечащие врачи субъектов хозяйствования всех форм собственности при косметологических вмешательствах без медицинских показаний.

Владельцем сведений РМЗ в ЭСЗ является Минздрав, а распорядителем РМЗ является Национальная служба здоровья Украины (далее — НСЗУ).

В соответствии с пунктом 5 Порядка № 1066 формирование медицинских заключений в РМЗ идентифицированным пациентам осуществляется лечащим врачом субъекта хозяйствования (далее — лечащий врач) при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность нетрудоспособного, и не может быть платной услугой у субъектов хозяйствования независимо от формы собственности.

Формирование медицинских заключений в РМЗ осуществляется только в случаях наличия в Реестре пациентов сведений о регистрационном номере учетной карточки плательщика налогов (далее — РНУКПН) или отметки об отказе от принятия РНУКПН для пациента и/или нетрудоспособного лица, достигших 14 лет.

Формирование медицинских заключений в РМЗ неидентифицированным пациентам осуществляется без предъявления документа в случае госпитализации пациента, который по причинам, обусловленным состоянием его здоровья, не может предоставить сведения о себе или у которого отсутствуют документы, удостоверяющие его личность. Такого пациента лечащий врач регистрирует в Реестре пациентов в электронной системе здравоохранения (далее — Реестр пациентов) как неидентифицированное лицо в соответствии с Порядком ведения Реестра пациентов в электронной системе здравоохранения, утвержденным приказом Минздрава от 30.11.2020 № 2755. Для такого пациента формируется медицинское заключение на основании медицинских записей о неидентифицированном пациенте. При возникновении возможности провести идентификацию ранее идентифицированного пациента лечащий врач после проведения такой идентификации формирует новое медицинское заключение идентифицированному пациенту на основании медицинской записи об идентифицированном пациенте.

Обработка персональных данных в РМЗ осуществляется с целью удостоверения лечащим врачом факта временной утраты трудоспособности, установления срока нетрудоспособности, обеспечения передачи сведений в ЭРЛН для формирования э-ЛН в ЭРЛН и обеспечения функционирования ЭСЗ (п. 6 Порядка № 1066).

Согласно пункту 3 Порядка № 1066 временная нетрудоспособность лица в соответствии с медицинским заключением — это нетрудоспособность лица вследствие заболевания, травмы или других причин (беременность и роды, карантин и т. п.), которая имеет временный обратный характер под влиянием лечения, реабилитации, других мер медицинского характера, и продолжается до восстановления трудоспособности или до окончания причин, исключающих выполнение работы. Временная нетрудоспособность рассчитывается в календарных днях.

Случай временной нетрудоспособности в соответствии с медицинскими заключениями — временная нетрудоспособность, которая подтверждается формированием одного или совокупностью нескольких медицинских заключений, связанных между собой через ссылку на запись в РМЗ о предварительном медицинском заключении в пределах одной категории медицинских заключений, и продолжается непрерывно от начала определенного заболевания, травмы или других причин с возможным продолжением у одного или последовательно у нескольких субъектов хозяйствования до завершения действия последнего медицинского заключения или до начала нового медицинского заключения с отметкой о начале нового случая временной нетрудоспособности в пределах такой же категории, которое формируется по поводу нового заболевания, травмы или других причин, не связанных и не являющихся последствиями предыдущего.

Категория медицинского заключения — составляющая медицинского заключения, которая используется в целях их классификации в соответствии с установленным заболеванием, травмой и т. п., для определения особенностей процесса формирования таких медицинских заключений, а также является основанием для определения причины нетрудоспособности застрахованного лица в ЭРЛН.

Что касается сведений, содержащихся в медицинском заключении, то их исчерпывающий перечень приведен в пункте 1 раздела II Порядка № 1066. К таким сведениям относятся, в частности:

• номер записи в РМЗ;

• ссылка на запись о пациенте и о временно нетрудоспособном лице в Реестре пациентов в ЭСЗ;

• ссылка на запись о лечащем враче в РМЗ в ЭСЗ, которым установлен факт временной нетрудоспособности и который сформировал и подписал медицинское заключение;

• дата и время формирования и регистрации медицинского заключения в РМЗ;

• срок действия медицинского заключения (дата начала, дата завершения);

• вид медицинского заключения («медицинское заключение о временной нетрудоспособности»);

• суть заключения лечащего врача о временной нетрудоспособности в соответствии с медицинским заключением, содержащим:

— категорию медицинского заключения: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Догляд за хворим членом сім’ї», «Догляд за дитиною у разі хвороби особи, яка доглядає за дитиною», «Карантин», «Обсервація, самоізоляція під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2», «Переведення особи на легшу роботу», «Лікування в санаторно-курортному закладі», «Ортопедичне протезування», «Вагітність та пологи»;

— отметку о наличии алкогольного и/или наркотического опьянения как причины возникновения временной нетрудоспособности (при необходимости);

— отметку о связи случая временной нетрудоспособности с профессиональной деятельностью пациента (при необходимости и может применяться только для медицинских заключений категорий «Захворювання або травма загального характеру», «Переведення особи на легшу роботу»);

— дату нарушения режима лечения и вид нарушения режима лечения: «відмова від огляду МСЕК», «відмова від госпіталізації», «невиконання рекомендацій лікаря», «самовільне залишення суб’єкта господарювання», «навмисне заподіяння шкоди своєму здоров’ю або симуляція хвороби» (при условии, что такое нарушение установлено лечащим врачом);

• отметку о временной нетрудоспособности, возникшей за границей (при необходимости);

• ссылку на запись в РМЗ о предварительном медицинском заключении в случае формирования в РМЗ нового медицинского заключения;

• отметку о начале нового случая временной нетрудоспособности.

Особенности формирования медицинского заключения в зависимости от его категории (причины нетрудоспособности) определены в пунктах 3–13 раздела ІІ Порядка № 1066, а срок действия медицинского заключения в зависимости от его категории (фактически максимальный период временной нетрудоспособности) — в пунктах 4–13 раздела ІІІ Порядка № 1066.

Срок действия медицинского заключения является периодом временной нетрудоспособности (или периодом, на который нетрудоспособному лицу рекомендован перевод на более легкую работу) и определяется путем установления даты начала и даты завершения (п. 1 р. III Порядка № 1066).

Медицинские заключения любой категории вносятся в РМЗ на основании медицинских записей о медицинском осмотре, предоставлении консультации или лечении и медицинских записей при выписке пациента из стационара в Реестре медицинских записей, записей о направлении и рецептов в ЭСЗ (далее — Реестр медзаписей) по результатам проведенной экспертизы временной нетрудоспособности и заключения лечащего врача о временной нетрудоспособности лица (п. 2 р. ІІ Порядка № 1066).

Формирование медицинских заключений осуществляется только после личного осмотра больного лечащим врачом, о чем осуществляется соответствующая запись в Реестре медзаписей с обоснованием временной нетрудоспособности. Формирование медицинских заключений по категории «Вагітність та пологи» женщинам, на период действия военного положения, может осуществляться лечащим врачом, которым предоставляются медицинские услуги по ведению беременности в амбулаторных условиях, без личного осмотра таких женщин по результатам дистанционного взаимодействия с ними (в том числе путем консультирования, опроса, обмена информацией) с помощью технических средств электронных коммуникаций, о чем делается соответствующая запись в Реестре медзаписей (п. 1 р. IV Порядка № 1066).

На период действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения или отмены медицинское заключение с установленной отметкой о временной нетрудоспособности, возникшей за границей, может формироваться врачом на основании медицинских записей, внесенных таким врачом в соответствии с выданными за границей медицинскими документами (их копиями), подтверждающими временную нетрудоспособность, по категориям: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Вагітність та пологи», «Ортопедичне протезування». Медицинские документы или их копии могут быть отправлены по почте или предоставлены врачу с помощью технических средств электронных коммуникаций (электронная почта, мобильные приложения, социальные сети и т. п.). В выданных за границей медицинских документах указывается диагноз с использованием Международной классификации болезней десятого пересмотра (МКХ – 10). Необходимость перевода на государственный язык таких документов определяет врач в случаях, когда невозможно сформировать медицинскую запись с использованием языка оригинала медицинского документа (п. 10 р. IV Порядка № 1066).

Формирование лечащим врачом медицинских заключений в РМЗ осуществляется в день осмотра больного (подтверждения факта нетрудоспособности), а также разрешается:

— не позднее следующего дня с даты установления лечащим врачом факта временной нетрудоспособности лица, если медицинское обслуживание осуществлялось не по месту осуществления хозяйственной деятельности по медицинской практике;

— не позднее 5 дней с даты установления лечащим врачом факта временной нетрудоспособности лица, в случае недоступности электронной медицинской информационной системы или невозможности обмена данными между электронной медицинской информационной системой и центральной базой данных ЭСЗ из-за их технической неисправности или в случае отсутствия соответствующей технической возможности в ЭСЗ. В таких случаях период временной нетрудоспособности лица, содержащийся в медицинском заключении, внесенном в РМЗ после устранения технических неисправностей, должен соответствовать периоду, определенному врачом при установлении факта временной нетрудоспособности лица (п. 7 р. IV Порядка № 1066).

Таким образом, лечащий врач при наличии факта временной утраты трудоспособности у пациента формирует медицинское заключение соответствующей категории в РМВ, сведения из которого передаются в ЭРЛН для создания в нем э-ЛН.

Согласно пункту 6 Порядка ведения Реестра медицинских заключений в электронной системе здравоохранения, утвержденного приказом Минздрава от 18.09.2020 № 2136 (далее — Порядок ведения РМЗ), медицинские заключения, вносимые в РМЗ, подписываются квалифицированной электронной подписью врача.

В случае выявления технической неточности или недостоверной информации в медицинском заключении, изменения в такое медицинское заключение вносятся не позднее 7-го дня с даты его формирования в соответствии с пунктами 8 и 9 Порядка ведения РМЗ (п. 9 р. IV Порядка № 1066). Так, изменения в медицинское заключение вносятся путем создания новой записи в РМЗ с одновременным проставлением отметки об отмене записи, в которую вносятся изменения. Первоначальное содержание информации, содержащейся в медицинском заключении, хранится в центральной базе данных и не подлежит изменению или удалению. В случае выявления технической неточности в медицинском заключении лицом, которое его внесло в РМЗ, такое лицо должно внести соответствующие изменения в записи, а также сообщить об этом пациенту (его законному представителю) по телефону, электронной почте или другим доступным способом связи в течение 3 дней со дня внесения таких изменений. В случае если пациент (его законный представитель) или другое лицо, имеющее доступ к медицинскому заключению в соответствии с предоставленными правами доступа, выявило техническую неточность или недостоверную информацию в медицинском заключении, пациент (его законный представитель) или такое лицо имеют право лично, в том числе средствами коммуникаций, обратиться к лицу, внесшему такую запись в РМЗ, о внесении в систему соответствующих изменений. Указанное лицо обязательно уведомляет об этом пациента (его законного представителя) по телефону, электронной почте или другим доступным способом связи в течение 3 дней со дня внесения таких изменений. Изменения в информацию, содержащуюся в РМЗ, по заявлению пациента (его законного представителя) также осуществляются НСЗУ.

Передача сведений из Реестра медицинских заключений
в Электронный реестр листков нетрудоспособности и портал «Дія»

Механизм и особенности передачи сведений из РМЗ в другие государственные электронные информационные ресурсы определены в разделе V Порядка № 1066.

В соответствии с этим разделом предоставление информации из РМЗ о сформированных медицинских заключениях осуществляется в:

— ЭРЛН с целью формирования э-ЛН в соответствии с Порядком № 328;

— Единый государственный веб-портал электронных услуг «Портал Дія» (далее — Портал «Дія») по запросу с целью проверки информации о сформированном медицинском заключении лицами, для которых он сформирован, а также предъявления информации о таком медицинском заключении с использованием Портала «Дія» по месту требования (например работниками по месту работы; — Авт.).

В соответствии с пунктом 4 раздела V Порядка № 1066 в ЭРЛН по сформированному медицинскому заключению в РМЗ передаются следующие данные:

1) из Реестра пациентов — о временно нетрудоспособном лице, ссылка на запись о котором содержится в медицинском заключении: фамилия, имя, отчество (при наличии); дата рождения; РНУКПН (при наличии); пол; уникальный идентификатор пациента в Реестре пациентов; реквизиты документа, удостоверяющего личность;

2) из Реестра пациентов — о пациенте, ссылка на запись о котором содержится в медицинском заключении: дата рождения; уникальный идентификатор пациента в Реестре пациентов;

3) из Реестра медицинских работников в электронной системе здравоохранения — о медицинском работнике, ссылка на запись о котором содержится в медицинском заключении: должность; фамилия, имя, отчество (при наличии); РНУКПН (при наличии); специальность по должности;

4) из Реестра субъектов хозяйствования в сфере здравоохранения в электронной системе здравоохранения (далее — Реестр СХ) — о субъекте хозяйствования (УЗ), ссылка на запись о котором содержится в медицинском заключении: наименование субъекта хозяйствования и код ЕГРПОУ юридического лица или фамилия, имя и отчество (при наличии) физического лица – предпринимателя и РНУКПН или серия и номер паспорта (для физических лиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять платежи по серии и номеру паспорта); контактные данные субъекта хозяйствования (при наличии);

5) из РМЗ — о медицинском заключении, в том числе о медицинском заключении, ссылка на запись о котором содержится как ссылка на запись о предыдущем медицинском заключении в медицинском заключении: номер записи в РМЗ; дата и время формирования и регистрации медицинского заключения в РМЗ; вид медицинского заключения («медицинское заключение о временной нетрудоспособности»); категория медицинского заключения (причина нетрудоспособности); период действия медицинского заключения (даты начала и завершения периода действия); отметка о временной нетрудоспособности, возникшей за границей (при наличии); отметка о связи медицинского заключения с профессиональной деятельностью работника (при наличии); дата нарушения режима лечения и вид нарушения режима лечения (при наличии); отметка о наличии алкогольного и/или наркотического опьянения как причины временной нетрудоспособности (при наличии).

Согласно пункту 7 раздела V Порядка № 1066 информация о медицинском заключении лица, предоставляемая по запросу через Портал «Дія», содержит следующие данные:

1) номер записи в РМЗ;

2) тип медицинского заключения;

3) категорию медицинского заключения;

4) дату и время формирования медицинского заключения;

5) сведения о названии субъекта хозяйствования (УЗ) из Реестра СХ, ссылка на запись о котором указана в медицинском заключении;

6) срок действия медицинского заключения (дата начала, дата завершения).

Запрос на получение информации о медицинском заключении из РМЗ должен содержать информацию, достаточную для поиска в РМЗ соответствующего медицинского заключения и однозначной идентификации системой лица, ссылки на запись в Реестре пациентов о котором указаны в таком медицинском заключении (п. 8 р. V Порядка № 1066).

В случае внесения изменений в медицинское заключение в соответствии с пунктами 8 и 9 Порядка ведения РМЗ (см. выше) в ЭРЛН передается информация о таких изменениях (п. 5 р. V Порядка № 1066).

Передача сведений в ЭРЛН осуществляется автоматически сразу с момента формирования медицинского заключения в РМЗ, после установления отметки об отмене медицинского заключения, а в случае недоступности центральной базы данных ЭСЗ, системы электронного взаимодействия государственных электронных информационных ресурсов, ЭРЛН — сразу с момента устранения соответствующих неисправностей или по инициации врача относительно ранее сформированного и внесенного в РМЗ медицинского заключения. Медицинские заключения, сформированные о неидентифицированном лице, в ЭРЛН автоматически не отправляются до момента идентификации такого пациента (п. 6 р. V Порядка № 1066).

Сведения из ЭСЗ поступают в ЭРЛН в режиме реального времени (он-лайн). В случае поступления в ЭРЛН сообщения о регистрации временной нетрудоспособности лица, не участвующего в общеобязательном государственном социальном страховании или о котором отсутствуют сведения в РЗЛ Госреестра страхования, автоматически формируются и отправляются в режиме реального времени (он-лайн) соответствующие сообщения в ЭСЗ, а полученные сведения не подлежат дальнейшей обработке (п. 11, 12 Порядка № 328).

В ЭРЛН поступает как вышеприведенная информация из разных Реестров ЭСЗ, так и сведения из других источников.

Согласно пункту 8 Порядка № 328 ЭРЛН функционирует как система накопления, хранения и использования электронных данных, которые поступают:

1) из ЭСЗ — о медицинских заключениях, внесенных в РМЗ, на основании которых формируются э-ЛН;

2) от ФССУ, а с 01.01.2023 — от ПФУ о: результатах проверки обоснованности выдачи и продления ЛН застрахованным лицам; суммах пособия, выплаченных на основании ЛН; отказе в предоставлении застрахованному лицу пособия по временной нетрудоспособности в случаях, определенных законодательством; изменениях причины нетрудоспособности и их основаниях;

3) от страхователей — о сумме оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности и сумме пособия по временной нетрудоспособности, которые начислены и выплачены на основании ЛН; об отказе в оплате первых 5 дней временной нетрудоспособности и/или предоставлении пособия по временной нетрудоспособности застрахованному лицу в случаях, предусмотренных законодательством; о наличии у застрахованного лица права на получение пособия по временной нетрудоспособности в размере 100% средней заработной платы (п. 5 ч. 1 ст. 17 Закона № 1105); о наличии у членов семьи застрахованного лица, нуждающихся в уходе, статуса пострадавшего вследствие Чернобыльской катастрофы, инвалидности;

4) от органов опеки и попечительства — сведения о факте усыновления ребенка застрахованными лицами в течение двух месяцев со дня его рождения, указанного в свидетельстве о рождении;

5) от централизованного банка данных по проблемам инвалидности — об установлении медико-социальной экспертной комиссией (далее — МСЭК) группы инвалидности (изменении группы инвалидности, подтверждении ранее установленной группы инвалидности), неустановлении группы инвалидности при повторном осмотре.

Таким образом, в ЭРЛН поступает информация из различных источников, в том числе из Реестров ЭСЗ, в частности, о созданном медицинском заключении, что является основанием для формирования э-ЛН.

Формирование листков нетрудоспособности
в Электронном реестре листков нетрудоспособности

На основании информации, поступающей из разных источников, в том числе из нескольких Реестров ЭСЗ, в ЭРЛН программными средствами автоматически создаются записи о временной нетрудоспособности.

Согласно пункту 10 Порядка № 328 запись о временной нетрудоспособности в ЭРЛН содержит сведения о:

1) временно нетрудоспособном лице;

2) пациенте (в случае нетрудоспособности лица, обусловленной необходимостью ухода: за больным ребенком; за больным членом семьи; за ребенком в возрасте до трех лет или ребенком с инвалидностью в возрасте до 18 лет в случае болезни матери или другого лица, ухаживающего за таким ребенком);

3) случае временной нетрудоспособности, в частности:

— едином регистрационном номере ЛН;

— причине нетрудоспособности;

— периоде временной нетрудоспособности: периоде освобождения от работы (с/по); периоде перевода на более легкую, нижеоплачиваемую работу (с/по). Период временной нетрудоспособности определяется по срокам, указанным в медицинских заключениях, созданных в пределах одного случая нетрудоспособности;

— нарушении режима лечения с указанием даты и вида нарушения (при наличии);

— дате осмотра и заключении МСЭК (при наличии);

4) лице, сформировавшем медицинское заключение;

5) субъекте хозяйствования (наименование, код ЕГРПОУ УЗ или фамилия, имя и отчество (при наличии), РНУКПН физического лица – предпринимателя);

6) сумме пособия, начисленного на основании ЛН, в том числе сумме оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности, и сведениях об их выплате;

7) отказе в оплате первых 5 дней временной нетрудоспособности и предоставлении застрахованному лицу пособия по временной нетрудоспособности;

8) нарушении установленного порядка выдачи и продолжения ЛН по результатам проверки обоснованности его выдачи и продолжения;

9) лице, внесшем сведения из документа о факте усыновления ребенка застрахованными лицами в течение двух месяцев со дня его рождения, указанного в свидетельстве о рождении.

В соответствии с пунктом 2 раздела II Порядка выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздрава от 17.06.2021 № 1234 (далее — Порядок № 1234; см. ВТЗ № 5/2021, стр. 94), э-ЛН формируется в ЭРЛН на основании информации о медицинском заключении (медицинских заключениях) в случае идентификации пациента как застрахованного лица в РЗЛ. Идентифицированным считается лицо, по которому информация, поступившая из ЭСЗ, совпадает со сведениями РЗЛ по критериям:

— РНУКПН или серии (при наличии) и номеру паспорта (для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия РНУКПН и сообщили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте) — 100% символов;

— фамилии, имени и отчеству (при наличии) лица — более 90,0% символов.

При формировании э-ЛН учитывается информация об основном месте работы застрахованного лица, определенном по данным уведомления о принятии работника на работу.

Таким образом, на основании информации о сформированном медицинском заключении в РМЗ путем автоматизированного обмена сведениями между информационными ресурсами НСЗУ и ПФУ в ЭРЛН формируется э-ЛН в случае идентификации пациента как застрахованного лица в РЗЛ Госреестра страхования (на основании информации об основном месте работы застрахованного лица), а для незастрахованных лиц э-ЛН не формируется.

Пунктом 2 раздела II Порядка № 1234 также установлено, что э-ЛН может иметь в ЭРЛН следующие статусы:

— закрыт;

— готов к оплате (выдан);

— ошибочно сформирован;

— недействителен;

— оплачен.

В случае получения информации о внесении изменений в медицинское заключение (в частности при установлении отметки об отмене записи, в которую вносятся изменения), переданной в соответствии с пунктом 5 раздела V Порядка № 1066 (см. выше), сформированный на основании такого медицинского заключения э-ЛН и изменения в записях ЭРЛН, которые произошли на основании такого медицинского заключения, считаются ошибочно сформированными. Полученная информация является основанием для формирования в ЭРЛН новых записей о восстановлении действия записей, которые были изменены на основании такого медицинского заключения.

Согласно пункту 3 раздела II Порядка № 1234 даты открытия и закрытия э-ЛН соответствуют датам начала срока действия и окончания срока действия медицинского заключения, на основании которого сформирован этот э-ЛН. Электронный ЛН считается выданным через 7 дней после даты закрытия ЛН и приобретает статус «готов к оплате (выдан)».

В соответствии с пунктом 1 раздела III Порядка № 1234 э-ЛН по причине нетрудоспособности «Вагітність та пологи» считается выданным через 7 дней с даты открытия э-ЛН.

ФССУ в своих разъяснениях³ сообщил, что э-ЛН создается сразу со статусом «закрыт» и содержит дату открытия (начала нетрудоспособности) и дату закрытия (плановая дата выздоровления или следующего осмотра). Затем э-ЛН изменяет свой статус с «закрыт» на «готов к оплате» в день выдачи — то есть через 7 дней после даты закрытия для начисления «больничных» и через 7 дней после даты открытия для начисления «декретных». Однако из-за технических сбоев э-ЛН может не изменить свой статус несмотря на исчерпание сроков. В таком случае необходимо ориентироваться на даты — если после даты закрытия, указанной в э-ЛН, прошло 7 дней, на 8-й день с э-ЛН уже можно начинать работать и назначать по нему пособие, даже если его статус остался «закрыт». Врач имеет возможность вносить изменения в э-ЛН в течение 7 дней с момента его создания, поэтому информация, имеющаяся в э-ЛН на 8-й день, является окончательной — работодатель может начать назначение пособия как за свой счет, так и за счет ФССУ (с 01.01.2023 — за счет ПФУ; — Авт).

ФССУ в разъяснении от 05.10.2021 (см. ВТЗ № 7/2021, стр. 116) сообщил, что при создании медицинского заключения, на основании которого формируется э-ЛН, могут быть допущены ошибки, технические неточности, указана недостоверная информация. В таком случае врач в течение 7 дней со дня формирования может внести в него изменения — для этого создается отдельное корректное медицинское заключение, по которому создается новый э-ЛН. А тот э-ЛН, который сформирован по первому, ошибочному медицинскому заключению, изменит свой статус на «ошибочно сформирован». С этой нормой связана дата, с которой э-ЛН может быть использован работодателем для назначения материального обеспечения — э-ЛН считается выданным и готовым к оплате через полные 7 дней после даты своего закрытия. Например, э-ЛН, созданный 01.10.2021 на срок 10 дней, имеет дату закрытия 10.10.2021 и будет считаться выданным (станет готовым к оплате) с 18.10.2021.

Пунктом 3 раздела II Порядка № 1234 установлено, что на основании данных медицинских заключений, составляющих один случай временной нетрудоспособности, формируются э-ЛН в порядке очередности создания медицинских заключений, каждый следующий из которых создается как продолжение первого и составляет один страховой случай.

Уникальный номер э-ЛН имеет следующую структуру:

— номер случая нетрудоспособности;

— порядковый номер э-ЛН;

— номер версии (обозначается цифрой «1» при создании нового э-ЛН и при создании э-ЛН как продолжение. Номер увеличивается («2», «3» и далее по порядку) при внесении каждого следующего изменения в э-ЛН на основании медицинского заключения).

Относительно структуры уникального номера э-ЛН ФССУ в разъяснениях от 26.11.2021 и от 05.10.2021 (см. ВТЗ № 8/2021, стр. 115, и № 7/2021, стр. 116) сообщил следующее.

Размер уникального номера э-ЛН изначально состоял из 12 знаков, а начиная с октября 2021 года увеличился до 19 и продолжает расти. На сегодняшний день (по состоянию на 26.11.2021; — Авт.) большинство номеров э-ЛН состоят из 19 знаков, учитывая дефисы: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХХ-Х, где ХХХХХХ — номер случая нетрудоспособности; ХХХХХХХХХХ — порядковый номер ЛН; Х — номер версии. Однако количество знаков не является постоянным. Постепенно номер э-ЛН увеличивается из-за возрастания числа страховых случаев. Уже есть э-ЛН, номер которых состоит из 20 знаков, поскольку номер случая нетрудоспособности (страхового случая) стал семизначным (например: 1811618-2003620458-1). Уникальный номер э-ЛН никогда не повторяется. Он отличается от номера медицинского заключения, на основании которого формируется э-ЛН. Ранее номер э-ЛН состоял из двух частей: 10 знаков порядкового номера и номер версии после дефиса. Однако в октябре 2021 года для удобства страхователей в структуру уникального номера добавили еще одну часть — номер случая нетрудоспособности. Это сделали, чтобы разные э-ЛН, составляющие один страховой случай, было легче идентифицировать, то есть это дает возможность понять, является э-ЛН первичным или продолжением.

Поэтому сейчас уникальный номер э-ЛН включает следующие три составляющие:

— номер случая нетрудоспособности — этот номер совпадает для всех э-ЛН, сформированных в пределах одного страхового случая. Он помогает определить, является э-ЛН первичным или продолжением;

— порядковый номер э-ЛН — основная часть номера э-ЛН, отличающаяся в каждом э-ЛН;

— номер версии — обозначается цифрой «1» при создании нового э-ЛН и при создании э-ЛН как продолжение. Номер увеличивается по порядку («2», «3» и далее) при внесении каждого изменения в э-ЛН на основании медицинского заключения, например, если э-ЛН закроют раньше предусмотренного срока в связи с выздоровлением или сократят срок его действия из-за начала другого страхового случая. Номер версии не связан с тем, является ли э-ЛН продолжением.

Каждая из трех составляющих номера э-ЛН является его неотъемлемой частью, при назначении страховой выплаты и оформлении заявления-расчета уникальный номер э-ЛН необходимо указывать полностью.

ФССУ в разъяснении от 06.10.2021 (см. ВТЗ № 7/2021, стр. 119) сообщил, что если лицо выздоровело раньше, чем указано в э-ЛН, созданном со статусом «закрыт», содержащим дату открытия (начала нетрудоспособности) и дату закрытия (плановая дата выздоровления или последующего осмотра), это должен удостоверить врач — во время визита он подтвердит трудоспособность и создаст новое медицинское заключение, которое сократит действие э-ЛН. Если лицо не выздоровит в срок, определенный в первичном э-ЛН, врач создаст следующее медицинское заключение — на его основании сформируется отдельный э-ЛН, который продолжит временную нетрудоспособность. Об этом работник должен сообщить работодателю. Таких э-ЛН может быть несколько в пределах одного страхового случая (все они будут иметь одинаковую первую часть номера э-ЛН до знака дефиса). По каждому из них материальное обеспечение назначается отдельно — это позволяет ускорить получение работником «больничных», поскольку для их начисления не нужно ждать выздоровления. Это удобно для работника, но создает дополнительную нагрузку на работодателей, которые вместо одного ЛН, например, на 20 дней, должны рассмотреть и рассчитать два э-ЛН, каждый по 10 дней, хотя страховой случай у работника один.

Касательно сокращения периодов временной нетрудоспособности при наличии наложения друг на друга разных страховых случаев ФССУ в своих разъяснениях⁴ сообщил следующее.

Период нетрудоспособности работника определяется в медицинском заключении и отражается в э-ЛН. Однако если в ЭСЗ поступает другое медицинское заключение, и периоды нетрудоспособности пересекаются, то продолжительность первого э-ЛН может быть сокращена (например, когда во время общей болезни работника заболевает его ребенок и создается еще один э-ЛН, но уже по уходу за больным ребенком).

Существует три наиболее частые причины сокращения:

1) когда новое медицинское заключение создано в пределах одного случая нетрудоспособности;

2) когда новое медицинское заключение не связано с предыдущим, но свидетельствует о нетрудоспособности в пределах той же категории;

3) когда новое медицинское заключение свидетельствует о начале другого страхового случая по другой категории причин нетрудоспособности.

В первом случае на основании нового медицинского заключения создается продолженный э-ЛН. Если периоды пересекаются, первичный э-ЛН прерывается на дате, предшествующей созданию следующего э-ЛН. Таким образом, период нетрудоспособности по одной причине оформляется несколькими э-ЛН.

Второй случай тождественен первому, однако вместо создания продолженного ЛН сформируется первичный ЛН по другому страховому случаю. Так произойдет, например, при получении травмы в период лечения простуды (общие заболевания и травмы составляют одну категорию). Однако если во время пребывания на ЛН, например, по самоизоляции от COVID-19, работнику откроют ЛН в связи с болезнью, то такой ЛН сократит предыдущий ЛН.

Правила сокращения периодов временной нетрудоспособности в листках нетрудоспособности (далее — Правила сокращения) приведены в приложении к Порядку № 1234.⁵

Правила сокращения охватывают все возможные случаи пересечения причин нетрудоспособности и определяют их приоритет. При этом э-ЛН сокращаются автоматически. Поэтому если период нетрудоспособности в новом э-ЛН полностью или частично пересекается с периодом в предыдущем э-ЛН другой категории, он сократит его, если имеет больший приоритет в соответствии с Правилами сокращения. Однако если категория нового э-ЛН не сокращает категорию предыдущего в соответствии с Правилами сокращения, то новый э-ЛН будет создан со статусом «недействителен» и не будет отражен в личных кабинетах работника и работодателя на веб-портале электронных услуг ПФУ. Если срок действия такого недействительного э-ЛН окажется более продолжительным, чем период нетрудоспособности предыдущего э-ЛН, то сформируется новый э-ЛН на то количество дней, которое выходит за пределы периода нетрудоспособности в ранее созданном э-ЛН.

Согласно Правилам сокращения наибольший приоритет среди причин нетрудоспособности имеют беременность и роды. Выданный по этой причине э-ЛН не может быть сокращен ни одним другим э-ЛН, а сам прерывает любой предыдущий э-ЛН. Период нетрудоспособности, определенный в э-ЛН по заболеванию или травме общего характера, прервется после начала действия э-ЛН, выданного в случае беременности и родов, протезирования с помещением в стационар протезно-ортопедического предприятия. ЛН по самоизоляции от COVID-19 прерывается в случае создания э-ЛН по беременности и родам, общему заболеванию, необходимости ухода за больными детьми и родственниками и т. д.

Также э-ЛН сократится, если застрахованному лицу будет установлена группа инвалидности.

Предоставление информации из Электронного реестра листков
нетрудоспособности страхователям и застрахованным лицам

В соответствии с пунктом 7 Порядка № 328 ведение ЭРЛН предусматривает, в частности, обработку информации о ЛН, формирование единого регистрационного номера ЛН, поиск сведений в ЭРЛН, формирование сообщений застрахованным лицам и страхователям, предоставление сведений из ЭРЛН застрахованным лицам и страхователям, функционирование портала услуг для обеспечения доступа к информации, обрабатываемой в ЭРЛН, получение сведений из ЭРЛН.

Для того чтобы получать информацию из ЭРЛН страхователю или гражданину (застрахованному лицу) необходимо зарегистрироваться на веб-портале «Портал електронних послуг» ПФУ с целью создания личного кабинета.

На веб-портале «Портал електронних послуг» ПФУ (далее — портал услуг ПФУ) имеется опция «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності», в которой приведена следующая информация.

Граждане — пользователи веб-портала могут, не выходя из дома, получить информацию о себе из ЭРЛН. Страхователи — пользователи веб-портала могут, не выходя из офиса, получить информацию из ЭРЛН по застрахованным лицам (далее — ЗЛ), работающим у страхователя по трудовой книжке, и сформировать и распечатать заявление-расчет. Сервис предоставляется пользователям, которые вошли на веб-портал по ЭЦП (КЭП).

Гражданину предоставляется информация по его ЛН (пункт меню личного кабинета гражданина «Мої листки непрацездатності») со следующим перечнем атрибутов: номер; дата открытия; дата закрытия; причина нетрудоспособности.

Страхователю первоначально предоставляется возможность определения параметров поиска перечня ЛН и по результатам поиска предоставляется информация по ЛН ЗЛ, работающих у страхователя по трудовой книжке (пункт меню личного кабинета страхователя «Листки непрацездатності»), с таким перечнем атрибутов: номер; дата открытия; дата закрытия; РНУКПН ЗЛ; ФИО ЗЛ.

Управление ИД ФССУ в г. Киеве в разъяснении от 21.07.2021 (см. ВТЗ № 5/2021, стр. 101) сообщило, что после регистрации в электронном кабинете страхователя для работодателя в разделе «Страхувальникам» открываются возможности, в частности, получения данных из ЭРЛН. При переходе по кнопке «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності» в разделе «Страхувальникам» в личном кабинете работодателя открывается возможность электронной формы просмотра всех записей о временной нетрудоспособности работников работодателя, зарегистрированных в ЭРЛН на основании медицинских заключений.

Это согласуется с пунктом 15 Порядка № 328, согласно которому информация из ЭРЛН, содержащая сведения о РНУКПН, периоде и причине нетрудоспособности, предоставляется только лицу, которого указанные сведения касаются, его страхователю — за период пребывания лица в трудовых отношениях с ним соответственно через электронные кабинеты застрахованного лица и страхователя на портале услуг ПФУ, а также лицу, удостоверившему временную нетрудоспособность, —через ЭСЗ.

Поиск сведений в ЭРЛН осуществляется по фамилии, имени, отчеству (при наличии) и дате рождения застрахованного лица, его РНУКПН по принципу полного совпадения всех указанных идентификаторов поиска и/или каждого отдельного из указанных идентификаторов поиска (п. 17 Порядка № 328).

На практике для получения информации по сформированному э-ЛН работника в личном кабинете страхователя в разделе «Визначте параметри пошуку листків непрацездатності» имеются следующие поля для заполнения (идентификаторы поиска): «Номер ЛН», «Номер випадка непрацездатності», «Прізвище непрацездатної особи», «Ім’я непрацездатної особи», «РНОКПП», «Номер паспорту», «Статус ЛН», «Дата початку ЛН З», «Дата початку ЛН ПО», «Дата закічення ЛН З», «Дата закічення ЛН ПО», «Включення до заяви-розрахунку».

Таким образом, застрахованное лицо самостоятельно или его страхователь (работодатель) могут через электронные кабинеты соответственно застрахованного лица и страхователя на портале услуг ПФУ получить сведения о периоде и причине нетрудоспособности застрахованного лица. Поиск таких сведений в ЭРЛН осуществляется по фамилии, имени и РНУКПН застрахованного лица и другим вышеуказанным идентификаторам поиска.

Сведения из ЭРЛН формируются только с помощью программных средств его ведения с обязательным присвоением индексного номера, фиксацией даты и времени их формирования в виде выписки. Информация из ЭРЛН содержит актуальные на дату и время ее формирования обрабатываемые сведения или сведения об отсутствии информации по определенным идентификаторам поиска (п. 18 Порядка № 328).

Для получения по э-ЛН выписки из ЭРЛН ФССУ в своем разъяснении определил следующий алгоритм действий:

— авторизуйтесь в личном кабинете на вебпортале ПФУ с помощью ЭЦП или BankID;

— в личном кабинете перейдите в раздел «Комунікації з ПФУ»;

– выберите пункт «Запит на отримання електронного документу»;

— далее выберите тип запроса «Витяг з ЕРЛН»;

— введите данные (заполните обязательные поля «Податковий номер», «Прізвище», «Ім’я», «Телефон», а другие необязательные поля заполняются по желанию или при необходимости) и нажмите «Відправити до ПФУ».

— в разделе «Звернення» вы найдете информацию о состоянии выполнения запроса и сможете загрузить его в формате PDF.

Если застрахованное лицо и его страхователь (работодатель) не имеют возможности (например, из-за отсутствия интернет) или не желают через электронные кабинеты на портале услуг ПФУ получать в электронном виде сведения (выписку) из ЭРЛН о периоде и причине нетрудоспособности застрахованного лица, статусе ЛН, то существует альтернативный «бумажный» вариант.

Согласно пункту 16 Порядка № 328 информация из ЭРЛН предоставляется территориальными органами ПФУ в бумажной форме как выписка из ЭРЛН по устному обращению:

— застрахованному лицу — лично с предъявлением документа, удостоверяющего личность и подтверждающего гражданство Украины, или документа, удостоверяющего личность и подтверждающего его специальный статус, и документа, подтверждающего РНУКПН, или свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании или пенсионного удостоверения;

— представителю застрахованного лица или страхователя — с предъявлением документов, удостоверяющих личность и полномочия представителя действовать от имени представляемого им лица.

Форма выписки из ЭРЛН утверждена постановлением ПФУ от 02.05.2022 № 4-1.

В форме выписки из ЭРЛН указываются, в частности:

— данные о застрахованном лице (фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, пол, РНУКПН (при наличии));

— информация о ЛН, а именно номер, даты регистрации, открытия и закрытия ЛН, статус, категория медицинского заключения, номер случая нетрудоспособности, отметка о загранице, отметка о связи медицинского заключения с профессиональной деятельностью, признак алкогольного/наркотического опьянения;

— сведения о нарушении режима лечения (в частности, дата и вид нарушения режима лечения);

— сведения о страхователе (код ЕГРПОУ/РНУКПН; фамилия, имя, отчество (при наличии) и/или наименование страхователя; признак основного места работы (да/нет); номер случая нетрудоспособности);

— сведения о медицинском учреждении, физическом лице – предпринимателе, имеющем лицензию на осуществление хозяйственной деятельности по медицинской практике, которым сформировано медицинское заключение о временной нетрудоспособности, или органе опеки и попечительства, которым внесены сведения об усыновлении (номер случая нетрудоспособности, номер ЛН, номер медицинского заключения, код ЕГРПОУ/РНУКПН, наименование медицинского учреждения и/или фамилия, имя, отчество (при наличии).

ФССУ в разъяснении от 28.05.2022 (см. ВТЗ № 3/2022, стр. 125) сообщил, что если работодатель не имеет возможности подать заявление-расчет, то работник может обратиться в любое удобное отделение ФССУ (с 01.01.2023 — в территориальный орган ПФУ; — Авт.) для получения выплат напрямую на основании выписки его э-ЛН. Выписка из ЭРЛН формируется в кабинете на вебпортале ПФУ и не требует визита в сервисные центры. Однако если нужна бумажная версия — сервисные центры ПФУ ее предоставят. Также выписки э-ЛН своих работников могут сделать работодатели. Работнику можно загрузить выписку в формате PDF и передать работодателю для обработки и начисления пособия.

ФССУ в письме-разъяснении от 27.07.2021 № 03/С-619з-798 (см. ВТЗ № 8/2021, стр. 117) сообщил, что в случае не отражения э-ЛН в электронных кабинетах страхователей застрахованное лицо имеет возможность подтвердить факт своей временной нетрудоспособности выпиской из ЭРЛН, выданной территориальными органами ПФУ в бумажной форме, для каждого работодателя отдельно.

Следовательно, в случае невозможности (нежелания) воспользоваться электронными сервисами ПФУ застрахованное лицо, желающее получить страховую выплату за период временной нетрудоспособности, или его представитель (по поручению) могут обратиться непосредственно в орган ПФУ по своему месту жительства (нахождения) и получить у него выписку из ЭРЛН в бумажной форме, которую необходимо предоставить работодателю для начисления страховой выплаты. Если страхователь (работодатель) вместо застрахованного лица (работника) решит получить бумажную выписку из ЭРЛН, подтверждающую временную нетрудоспособность застрахованного лица, для начисления ему «больничных» или «декретных», то уполномоченное лицо такого страхователя должно обратиться непосредственно в орган ПФУ, в котором страхователь состоит на учете как плательщик единого социального взноса.

Кроме получения информации из ЭРЛН через электронный кабинет, информация из ЭРЛН может предоставляться застрахованным лицам в электронной форме через терминалы доступа, в том числе автоматизированные, субъектов, подключенных к информационным сервисам на портале услуг ПФУ в соответствии с заключенными с ПФУ договорами в порядке, установленном законодательством (например, через Портал «Дія»). Передача информации через внешних пользователей массовых прикладных сервисов портала услуг ПФУ, к которым могут относится банки, национальный оператор почтовой связи, страхователи, другие предприятия, учреждения и организации (по согласию застрахованных лиц или в случаях и в порядке, установленных законодательством в сфере защиты персональных данных), осуществляется согласно требованиям законодательства в сфере защиты информации (п. 16 Порядка № 328).

Что касается ситуаций, когда медицинское заключение не сформировано или медицинское заключение сформировано, однако э-ЛН не создан или не отражается в кабинете застрахованного лица и страхователя, то алгоритм действий застрахованного лица и страхователя в этих случаях приведен в разъяснении ПФУ от 24.12.2021 (см. ВТЗ № 9/2021, стр. 119), разъяснении ГУ ПФУ в Луганской области от 30.08.2021 (см. ВТЗ № 6/2021, стр. 114) и в разъяснении ФССУ от 06.10.2021 (см. ВТЗ № 7/2021, стр. 119).

Порядок прохождения электронного листка нетрудоспособности у страхователя

С 1 января 2023 года согласно части 1 статьи 23 Закона № 1105 основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является сформированный ЛН на основе медицинского заключения о временной нетрудоспособности или документа, удостоверяющего факт усыновления ребенка, установления опеки над ребенком.

Решение о назначении страховой выплаты принимается страхователем или уполномоченными им лицами. Страхователь или уполномоченные им лица рассматривают основание и правильность выдачи документов, являющихся основанием для предоставления страховых выплат (ч. 3 ст. 22 Закона № 1105).

В соответствии с пунктом 2 раздела II Порядка № 1234 сформированный ЛН направляется страхователям, с которыми застрахованное лицо состоит в трудовых отношениях (по основному месту работы и по совместительству) через кабинет страхователя на вебпортале электронных услуг ПФУ.

ФССУ в нескольких своих разъяснениях⁶ отметил, что э-ЛН должен быть отражен в электронных кабинетах всех страхователей, с которыми застрахованное лицо состояло в трудовых отношениях на момент наступления страхового случая, то есть и в электронном кабинете работодателя по совместительству. При этом в случае формирования для застрахованного лица э-ЛН предоставлять по месту работы по совместительству копию ЛН, удостоверенную подписью руководителя и печатью (при наличии) по основному месту работы, не нужно.

Таким образом, после того, как в ЭРЛН сформировался э-ЛН, последний направляется всем страхователям (работодателям) застрахованного лица (работника) — по основному месту работы и по совместительству через кабинет страхователя на портале услуг ПФУ.

ФССУ в разъяснении от 10.02.2022 (см. ВТЗ № 1/2022, стр. 120) сообщил, что особенностью э-ЛН совместителей является то, что в электронном кабинете работодателя по совместительству отражается не э-ЛН напрямую, а его цифровая копия. Она отличается от оригинала э-ЛН порядковым номером копии, который добавляется к уникальному номеру э-ЛН после знака точки: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Если у работника несколько работодателей по совместительству, цифра после точки будет увеличиваться по порядку (.2 и далее). Указанная цифра представляет собой техническую информацию о том, что это копия э-ЛН, а застрахованное лицо работает у работодателя по совместительству. Номер копии э-ЛН не является составной частью уникального номера э-ЛН, поэтому при формировании заявления-расчета для работников по совместительству необходимо указывать их номер ЛН до знака точки. Внесение в заявление-расчет номера э-ЛН совместителя с учетом номера его копии (точка и цифра после него) приведет к ошибке — такое заявление будет автоматически отклонено.

Практика отражения э-ЛН в электронных кабинетах страхователей, с которыми застрахованное лицо состояло в трудовых отношениях на момент наступления страхового случая, показывает, что на самом деле не все работает так, как должно быть (часто э-ЛН совместителей не отражается в личных кабинетах их работодателей), но ПФУ постепенно совершенствует работу своих сервисов.

Касательно порядка прохождения у страхователя (работодателя) э-ЛН и его оплаты ФССУ предоставил несколько разъяснений⁷, из которых можно сделать следующие выводы.

Сформированный э-ЛН в день создания становится доступным для пересмотра в личных кабинетах страхователя и застрахованного лица на портале услуг ПФУ, но до даты окончания периода его действия (до даты закрытия) не является основанием для начисления «больничных». Он сразу имеет статус «закрыт», а после завершения срока временной нетрудоспособности работника его статус изменится на «готов к оплате». С этого момента э-ЛН становится основанием для предоставления материального обеспечения. Сформированный э-ЛН с причиной нетрудоспособности «вагітність і пологи» передается страхователю как основание для начисления «декретных» в день его создания.

Если врач сообщил работнику, что по нему сформировано медицинское заключение в РМЗ, на основании которого в ЭРЛН автоматически создан э-ЛН, то работнику не нужно распечатывать э-ЛН и предоставлять работодателю какие-либо бумажные подтверждения временной нетрудоспособности (т. е. э-ЛН не требует дублирования на бланке и наделен полным перечнем функций бумажного ЛН). Работнику достаточно только сообщить работодателю любым доступным способом коммуникации (например, по телефону) о факте формирования лечащим врачом медицинского заключения о временной нетрудоспособности работника.

Если гражданину, для которого сформировано медицинское заключение, необходимо предъявить информацию о наличии такого медицинского заключения (например, работодателю), такая информация может предоставляться (проверяться) по месту требования (в частности, по месту работы) с использованием Портала «Дія» (п. 12 Приказа № 1066).

С момента формирования э-ЛН работник и работодатель будут иметь информацию об открытом э-ЛН в личных кабинетах работника и работодателя на портале услуг ПФУ.

Также о создании э-ЛН застрахованное лицо уведомит ПФУ с помощью SMS — в уведомлении будет указан номер э-ЛН и период его действия. Однако такое SMS поступит только застрахованному лицу, которое зарегистрировалось на портале услуг ПФУ и в настройках дало согласие на дистанционное информирование.

Как отмечалось выше, информацию по своим ЛН (номер, дата открытия, дата закрытия, причина нетрудоспособности) работник может получить в пункте меню личного кабинета гражданина «Мої листки непрацездатності», а работодатель первоначально должен в пункте меню личного кабинета страхователя «Листки непрацездатності» определить параметры поиска э-ЛН и по результатам поиска получить информацию об э-ЛН работника (номер; дата открытия; дата закрытия; РНУКПН ЗЛ; ФИО ЗЛ).

Для назначения страховой выплаты работнику соответствующие службы (отдел кадров, бухгалтерия и т. п.) или уполномоченное работодателем (страхователем) лицо могут э-ЛН распечатать или оставить в электронном виде (по решению работодателя).

Работодатель по основному месту работы, а также все работодатели по совместительству увидят э-ЛН в своих кабинетах страхователей со дня его открытия, но назначать по нему страховую выплату можно только после завершения определенного в нем периода нетрудоспособности и истечения срока, в который врачи могут внести изменения (7 дней после создания медицинского заключения).

Когда э-ЛН изменит свой статус на «готов к оплате», работодатель имеет право приступить к процедуре назначения по нему страховой выплаты. После закрытия э-ЛН становится основанием для назначения «больничных», а в случае беременности и родов — сразу после открытия э-ЛН.

Как отмечалось выше, э-ЛН имеет статус «закрыт» со дня своего создания и изменяет его на «готов к оплате» в день выдачи — то есть через 7 дней после даты закрытия для начисления «больничных» и через 7 дней после даты открытия — для начисления «декретных». Если статус э-ЛН из-за технических сбоев не изменился на «готов к оплате» несмотря на истечение сроков (остался статус «закрыт»), то необходимо ориентироваться на даты — если после даты закрытия, указанной в э-ЛН, прошло 7 дней, на 8-й день по э-ЛН можно приступить к процедуре назначения страховой выплаты.

Документы для назначения «больничных» рассматриваются не позднее 10 рабочих дней со дня их поступления, а для назначения «декретных» не позднее 3 рабочих дней со дня их поступления (ч. 1 ст. 24 Закона № 1105).

Сроки назначения страховой выплаты исчисляются начиная с даты выдачи э-ЛН, которой считается 8-й день после даты закрытия э-ЛН для начисления «больничных», и 8-й день с даты открытия э-ЛН — для начисления «декретных». Поэтому 10 рабочих дней для назначения «больничных» начинают считаться с даты выдачи э-ЛН — с 8-го дня после даты его закрытия, а 3 рабочих дня для назначения «декретных» начинают считаться с даты выдачи э-ЛН — с 8-го дня после даты его открытия (см. разъяснение ФССУ от 19.11.2021 и письмо ФССУ от 11.10.2021 № 2369-11-1 в ВТЗ № 8/2021, стр. 109, и № 8/2021, стр. 116).

Как мы уже сообщали⁸, с 01.01.2023 Закон № 1105 не содержит упоминания о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию предприятия, учреждения, организации. Следовательно, в ближайшее время должно быть отменено Положение о комиссии (уполномоченном) по страхованию в связи с временной утратой трудоспособности, утвержденное постановлением правления ФССУ от 19.07.2018 № 13 (далее — Положение № 13).

В то же время частью 3 статьи 22 Закона № 1105 установлено, что решение о назначении страховой выплаты принимается страхователем или уполномоченными им лицами.

Следовательно, работодатель приказом должен утвердить локальный документ, в котором будет определен порядок работы уполномоченного или уполномоченных лиц для назначения страховых выплат застрахованным лицам. Такой локальный документ может быть разработан на основании норм Положения № 13, а уполномоченные лица могут быть объединены в комиссию, являющуюся аналогом бывшей комиссии по социальному страхованию предприятия. Свое решение о назначении страховой выплаты уполномоченные лица могут оформлять протоколом, актом и т. п., а страхователь — приказом, распоряжением, решением и т. п. Кроме уполномоченных лиц для назначения страховых выплат, страхователю необходимо также определить лицо, которое будет отслеживать наличие э-ЛН в личном кабинете страхователя на портале услуг ПФУ.

На основании принятого решения страхователем (уполномоченными им лицами) о назначении страховой выплаты бухгалтерия начисляет такую страховую выплату работнику и подает заявление-расчет в ПФУ.

Подача заявления-расчета в Пенсионный фонд

В соответствии с частью 1 статьи 26 Закона № 1105 основанием для финансирования страхователей территориальными органами ПФУ является оформленное по установленному образцу заявление-расчет, содержащее информацию о начисленных застрахованным лицам суммах страховых выплат по их видам.

Обращаем внимание, что заявление-расчет подается в ПФУ только тогда, когда период временной нетрудоспособности работника должен быть оплачен за счет средств ПФУ. Если период временной нетрудоспособности работника должен быть оплачен полностью за счет работодателя (например, первые 5 дней временной нетрудоспособности работника, не связанной с несчастным случаем на производстве, и первые 17 дней временной нетрудоспособности работника, связанной с несчастным случаем на производстве), то заявление-расчет в ПФУ не подается (нечего финансировать за счет ПФУ).

Подавать заявление-расчет в ПФУ страхователь имеет право и в случае начисления страховой выплаты внешним совместителям (после предоставления ими справки о размере средней заработной платы с основного места работы, чтобы не допустить завышения суммы страховой выплаты по совместительству).

В настоящее время, а именно до утверждения соответствующего нормативно-правового акта ПФУ, продолжает действовать форма заявления-расчета, приведенная в приложении 1 к Порядку финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной утратой трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет денежных средств Фонда социального страхования Украины, утвержденному постановлением правления ФССУ от 19.07.2018 № 12 (далее — Порядок № 12). Пунктом 6 этого Порядка установлено, что заявление-расчет подается страхователем в бумажном виде лично в рабочий орган исполнительной дирекции Фонда или его отделения, или направляется в электронном виде с применением электронной цифровой подписи.

Согласно пункту 2 Порядка № 12 на основании решения комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию предприятия о назначении материального обеспечения страхователь начисляет суммы материального обеспечения и оформляет заявление-расчет, которое должно быть передано в рабочие органы исполнительной дирекции Фонда не позднее 5 рабочих дней с даты принятия комиссией такого решения.

По аналогии с вышеизложенным с 01.01.2023 на основании решения уполномоченных лиц страхователя о назначении страховой выплаты страхователь начисляет сумму такой выплаты и оформляет заявление-расчет, которое должно быть передано в территориальный орган ПФУ не позднее 5 рабочих дней с даты принятия такого решения.

Следовательно, общий срок со дня поступления ЛН (т. е. со дня получения бумажного ЛН от работника или со дня выдачи э-ЛН, отраженного в личном кабинете страхователя) до даты подачи заявления-расчета по «больничным» составляет не более 15 (10 + 5) рабочих дней, по «декретным» — не более 8 (3 + 5) рабочих дней.

Что касается ответственности за нарушение работодателем срока назначения материального обеспечения застрахованным лицам, а также за непредставление в 5-дневный срок заявления-расчета, то ФССУ в письме от 11.10.2021 № 2369-11-1 (см. ВТЗ № 8/2021, стр. 116) отметил, что ни Законом № 1105, ни Порядком № 12 такая ответственность не предусмотрена.

Напомним, что до 01.01.2023 нельзя было подать заявление-расчет через соответствующий интерфейс на портале услуг ПФУ (он не имел функциональной реализации), но можно было подать заявление-расчет онлайн в ФССУ с помощью клиентского специализированного программного обеспечения. Однако с 01.01.2023 уже нельзя подать заявление-расчет в электронном виде в ФССУ.

В то же время с 01.01.2023 частью 2 статьи 23 Закона № 1105 установлено, что определение размера пособия по временной нетрудоспособности, в том числе на льготных условиях, осуществляется путем автоматизированного обмена имеющимися данными между информационно-коммуникационными системами органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций или на основании копии соответствующих удостоверений или других документов, подтверждающих право на льготу.

Сначала казалось, что на основании вышеприведенной нормы Закона № 1105 ПФУ будет самостоятельно (автоматически исходя из данных, имеющихся в РЗЛ и других базах данных) определять размер «больничных» после получения от страхователя заявления-расчета. Но в середине января 2023 года ПФУ добавил в личных кабинетах страхователей на портале услуг ПФУ функцию подачи заявлений-расчетов в электронном виде, поэтому фактически вся информация для определения размера «больничных» будет браться из заявления-расчета, поданного страхователем. Хотя страховой стаж застрахованных лиц, как и ранее, будет проверяться ПФУ по данным РЗЛ.

Теперь при входе в личный кабинет страхователя на портале услуг ПФУ появляется сообщение, в котором указано, в частности, следующее:

«Для отримання фінансування щодо надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві страхувальнику, як і раніше, необхідно подати заяву-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами.

Така заява-розрахунок починаючи з 01 січня 2023 року подається через відповідний інтерфейс в особистому електронному кабінеті страхувальника на Веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Засоби особистого кабінету в пункту меню «Заяви-розрахунки» дають можливість пошуку та перегляду заяв-розрахунків згідно визначених критеріїв — період реєстрації листків непрацездатності, тип заяви-розрахунку (за електронними листками непрацездатності); здійснення формування (редагування) та відправки заяви-розрахунку до Пенсійного фонду України. Під час формування заяви-розрахунку використовується інформація з електронного листка непрацездатності та Реєстру застрахованих осіб.

Максимальна кількість листків непрацездатності в одній заяві-розрахунку становить 200 штук (метою обмеження є поліпшення якості обслуговування та пришвидшення автоматизованого опрацювання заяв-розрахунків).

В той же час до заяви-розрахунку можна додавати коментарі, пояснення та, за необхідності, скановані копії документів, які можуть бути корисними при прийнятті рішення щодо фінансування.».

Таким образом, теперь в личном кабинете страхователя в разделе «Заяви-розрахунки» можно не только найти уже созданное (поданное) заявление-расчет через опцию «Визначте параметри пошуку заяв-розрахунків» (имеет идентификаторы поиска «Номер», «Дата формування з__  по __», «Номер ЛН», «РНОКПП», «Статус заяви-розрахунку»), но и создать новое заявление-расчет через опцию (кнопку) «Створити нову» и направить ее в ПФУ. Там же размещена Инструкция по формированию заявления-расчета (далее — Инструкция), в которой подробно (пошагово) изложен порядок формирования и подачи заявлений-расчетов в ПФУ.

Согласно Инструкции для создания нового заявления-расчета предназначена кнопка «Створити нову», по которой пользователю предоставляется экранная форма, предназначенная для заполнения основных атрибутов заявления-расчета. К таким атрибутам, обязательным для заполнения (отмечены звездочкой), относятся:

— номер заявления-расчета — определяется автоматически при сохранении заявления-расчета и не предоставляется на ручное заполнение;

— код по ЕГРПОУ страхователя — автоматически заполняется по данным страхователя без права редактирования;

— наименование страхователя — автоматически заполняется по данным страхователя с возможностью редактирования;

— регион местонахождения страхователя — выбор со справочника регионов;

— местонахождение (место жительства для физических лиц) страхователя;

— дата формирования — автоматическое заполнение текущей даты без права редактирования;

— тип ЗР — выбор с помощью выпадающего списка: ЭРЛН; бумажные листки нетрудоспособности;

— тип приложения ЗР — выбор с помощью выпадающего списка (Приложение 1; Приложение 2);

— статус заявления — при создании — «Редактируется»; далее меняется автоматически в соответствии с этапом и результатом обработки заявления-расчета;

— ФИО руководителя страхователя, ФИО главного бухгалтера страхователя, ФИО ответственного лица страхователя, телефон страхователя — автоматическое заполнение по данным последнего сформированного заявления-расчета; ручное редактирование текстового поля;

— расчетный счет/IBAN страхователя — автоматическое заполнение по данным последнего сформированного заявления-расчета; ручное редактирование текстового поля (первые 2 символа «UA» и цифры);

— код МФО банка страхователя — автоматически заполняется по данным IBAN без права редактирования;

— наименование банка страхователя — автоматическое заполнение по данным последнего сформированного заявления-расчета; ручное редактирование текстового поля;

— дата начала периода, за который включать ЛН (С), и дата окончания периода, за который включать ЛН (ПО) — ручной ввод даты или использование «календаря» (необязательные поля).

После заполнения основных атрибутов заявления-расчета необходимо нажать кнопку «Продовжити за даними ЕРЛН», после чего открывается следующая экранная форма, в которой отражаются два приложения:

• Приложение 1 — «Додаток про тимчасову непрацездатність» (в это приложение включаются все ЛН, по которым определена причина нетрудоспособности, кроме пунктов 2 и 4 справочника причин нетрудоспособности, и которые не входят в предыдущие заявления-расчеты);
• Приложение 2 — «Додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання» (в это приложение включаются ЛН, по которым определена причина нетрудоспособности по пунктам 2 и 4 справочника причин нетрудоспособности и которые не входят в предыдущие заявления-расчеты).

Оба приложения заполняются согласно условиям создания заявления-расчета и имеют форму таблиц с данными ЛН с графами (полями): «номер ЛН», «дата відкриття»; «дата закриття»; «РНОКПП ЗО»; «ПІБ ЗО».

Для упрощения заполнения можно воспользоваться кнопкой «Завантажити дані з файлу», по которой страхователю предоставляется возможность загрузки в Приложение 1 файла определенной структуры в соответствии с Приложением А. Над кнопкой «Завантажити дані з файлу» приведен текст «Надано можливість завантажувати інформацію в електронному вигляді про заяви-розрахунки в json-форматі», где «json-форматі» — ссылка на открытие структуры файла для загрузки данных. Описание структуры файла для загрузки приведено в этом документе в Приложении А.

Для Приложения 1 отражаются:

— место работы — автоматическое заполнение по данным РЗЛ при регистрации ЛН;

— данные ЛН (первичный или продолжение);

— причина нетрудоспособности;

— количество дней, подлежащих оплате (всего);

— количество дней, подлежащих оплате (в т. ч. за счет средств Фонда);

— сумма (в гривнах с копейками) (всего);

— сумма (в гривнах с копейками) (в т. ч. за счет средств Фонда);

— в том числе по льготе пострадавшим на ЧАЭС за счет средств Фонда (всего);

— в том числе по льготе пострадавшим на ЧАЭС за счет средств Фонда (в т. ч. за счет средств Фонда);

— номер удостоверения (ЧАЭС);

— дата направления на МСЭК (при наличии);

— страховой стаж (в полных месяцах) (общий) — автоматическое заполнение по данным РЗЛ при регистрации ЛН;

— страховой стаж (в полных месяцах) (за последние 12 месяцев) — автоматическое заполнение по данным РЗО при регистрации ЛН.

Для Приложения 2 отражаются:

— место работы — автоматическое заполнение по данным РЗЛ при регистрации ЛН;

— номер и дата акта о несчастном случае или профзаболевании (серия и номер);

— расходы Фонда (дней);

— расходы Фонда (сумма в гривнах с копейками).

В каждое приложение автоматически включаются ЛН, удовлетворяющие параметрам создания заявления-расчета по ЛН на установленных лиц, которые еще не включены в существующие заявления-расчеты.

При создании заявления-расчета по результатам загрузки данных из файла согласно структуре все данные из ЭРЛН определяются автоматически по номеру ЛН (для упрощения предусмотрена автоматическая загрузка ЛН). Обработка заявления-расчета одинакова по приложениям 1 и 2.

Приложения 1 и 2 содержат следующие одинаковые обязательные для заполнения поля (обозначены звездочкой), для которых предусмотрено автоматическое заполнение по данным ЛН:

— название формы — номер ЛН, ФИО лица, РНУКПН лица;

— причина нетрудоспособности;

— период нетрудоспособности (С);

— период нетрудоспособности (ПО).

Приложение 1 также содержит следующие обязательные для заполнения поля (обозначены звездочкой), предусматривающие ручной ввод чисел (кроме первого):

— данные ЛН (первичный или продолжение) — выбор с помощью выпадающего списка (первичный; продолжение);

— количество дней, подлежащих оплате (всего);

— количество дней, подлежащих оплате (в т. ч. за счет средств Фонда);

— сумма (в гривнах с копейками) (всего);

— сумма (в гривнах с копейками) (в т. ч. за счет средств Фонда);

— в том числе по льготе пострадавшим на ЧАЭС за счет средств Фонда (всего);

— в том числе по льготе пострадавшим на ЧАЭС за счет средств Фонда (в т. ч. за счет средств Фонда).

Приложение 1 также содержит следующие необязательные для заполнения поля, предусматривающие ручной ввод информации:

— номер удостоверения (ЧАЭС);

— дата направления на МСЭК (при наличии) — возможно использование «календаря» поля.

После заполнения всех вышеуказанных полей Приложения 1 для продолжения предназначена кнопка «Продовжити», по которой проверяется обязательность и корректность введенных по ЛН данных. При наличии ошибок предоставляются сообщения об имеющихся ошибках и строка приложения не сохраняется.

Приложение 2, кроме вышеуказанных полей, для которых предусмотрено автоматическое заполнение по данным ЛН, содержит следующие обязательные для заполнения поля, предусматривающие ручной ввод информации:

— расходы Фонда (дней);

— расходы Фонда (сумма в гривнах с копейками);

— дата акта о несчастном случае или профзаболевании (серия и номер) — возможно использование «календаря»;

— номер акта о несчастном случае или профзаболевании (серия и номер).

Фактически в приложениях 1 и 2 заполняются почти те же данные, которые указываются в форме заявления-расчета, приведенной в приложении к Порядку № 12.

После ввода всех необходимых данных в заявление-расчет, в т. ч. в приложения 1 и 2, для сохранения заявления-расчета предназначена кнопка «Зберегти». После этого статус заявления-расчета устанавливается в «Редагується»; в таком статусе предоставлена возможность дальнейшего редактирования заявления-расчета. Для удаления заявления предназначена кнопка «Видалити». Удаление возможно только для заявлений в статусе «Редагується».

После сохранения заявления-расчета для формирования его печатного образа предназначена кнопка «Сформувати заяву-розрахунок». После нажатия на нее и открытия сформированного заявления-расчета в новом окне необходимо проверить документ. При необходимости для возврата к редактированию предназначена кнопка «Повернутися на редагування».

Если сформированное заявление-расчет не требует редактирования, то для продолжения процесса его отправки в ПФУ предназначена кнопка «Підписати та відправити в ПФУ», по которой пользователю предоставляется интерфейс для выбора КЭП и ввода пароля доступа к КЭП (в зависимости от типа носителя, по которому пользователь был авторизован на веб-портале). Если данные КЭП введены без ошибок и совпадают с данными, по которым пользователь авторизовался на веб-портале, заявление-расчет подписывается КЭП пользователя и автоматически сохраняется в реестре заявок-расчетов ЭРЛН.

Для загрузки и последующей печати заявления-расчета (по желанию пользователя) предназначена кнопка «Завантажити».

Также предусмотрена возможность с экранной формы выгрузить заявление-расчет в Excel с помощью кнопки «Вивантажити в Ексель».

В конце Инструкции приведено приложение А «Структура файлу для завантаження даних листків непрацездатності в заяву-розрахунок». Как указано выше, при условии соблюдения структуры файла страхователю предоставлена возможность загружать информацию в электронном виде о заявлениях-расчетах в json-формате. В пункте 1 приложения А приведены общие требования к файлу загрузки:

— ограничений по названию файла нет;

— для загрузки нужен файл в формате json, структура и описание тегов которого приведены в пункте 2 «Структура файлу завантаження» приложения А;

— данные должны быть в кодировке только UTF-8;

— формат даты — YYYY-MM-DD;

— пример заполнения файла приведен в пункте 4 приложения А.

Теоретически, чтобы не заполнять некоторые поля заявления-расчета и его приложений 1 и 2 вручную (для ускорения процесса и недопущения ошибок), страхователи, ведущие бухгалтерский учет с помощью компьютерной программы, позволяющей формировать заявления-расчеты, после необходимой ее настройки (с помощью программистов) могут инкорпорировать данные из нее в форму заявления-расчета в личном кабинете страхователя на портале услуг ПФУ. Надеемся, что программное обеспечение на портале услуг ПФУ предоставит такую возможность страхователям, что значительно облегчит работу бухгалтерам.

Обращаем внимание, что сейчас через портал услуг ПФУ еще нельзя подать заявление-расчет для получения помощи на погребение.

При заполнении заявления-расчета необходимо учитывать также один нюанс, о котором ФССУ сообщил в разъяснениях от 10.02.2022 и от 22.12.2021 (см. ВТЗ № 8/2021, стр. 109, и № 9/2021, стр. 118). Информация о пациенте загружается из Реестра пациентов в медицинское заключение автоматически и совпадает с данными, указанными в декларации с семейным врачом. Поэтому идентификационные данные застрахованного лица в э-ЛН будут тождественны именно данным, указанным в Реестре пациентов. Если эти данные не совпадут с данными в РЗО — э-ЛН может не создаться или создаться с ошибкой в ФИО. Поэтому работникам важно заранее проверить правильность внесения написания своего ФИО в декларации с семейным врачом и оперативно сообщать врачу и работодателю обо всех изменениях. Однако если ошибка все же допущена, и э-ЛН содержит несущественные различия в написании ФИО с данными в РЗО (например, «Наталя» и «Наталія», «Євгенівна» вместо «Євгеніївна», пропущены буквы и т. п.), работодатели могут подать заявление-расчет несмотря на неточности. В то же время важно, чтобы при оформлении заявления-расчета по таким э-ЛН работодатель указал правильные идентификационные данные своего работника, указанные в РЗЛ. Если ошибка в ФИО, имеющаяся в э-ЛН, будет продублирована также и в заявлении-расчете, это приведет к несоответствиям в автоматизированном процессе верификации. Сейчас специалисты уже работают над тем, чтобы в э-ЛН приоритетно отражались данные застрахованного лица, которые имеются в РЗЛ, а не в Реестре пациентов — это поможет избежать большинства ошибок несоответствия ФИО.

Что касается подачи заявлений-расчетов в бумажной форме в ПФУ, то исходя из вышепроцитированной нормы пункта 6 Порядка № 12 пока это возможно (во всяком случае пока не будет отменен Порядок № 12 и утвержден ПФУ новый аналогичный Порядок).

ФССУ в разъяснении от 03.01.2023 (см. стр. 99 этого номера) сообщил, что, начиная с 01 января 2023 года, органом, отвечающим за принятие заявлений-расчетов и финансирование «больничных» и «декретных», является ПФУ. То есть все заявления-расчеты независимо от вида пособий, которые они содержат, отныне необходимо подавать в ПФУ. Заявления-расчеты, содержащие ЛН, сформированные до 01 января 2023 года, также подаются в ПФУ. Подать заявление-расчет страхователи могут двумя способами:

— в электронном виде через личный кабинет страхователя на портале услуг ПФУ;

— на бумажных носителях в любой сервисный центр ПФУ.

Несколько ранее ФССУ в своих разъяснениях⁹ сообщал, что в отличие от бумажного ЛН, в э-ЛН отсутствует серия и отличаются причины нетрудоспособности. Случаи временной нетрудоспособности, оформленные бумажным ЛН и э-ЛН, являются разными страховыми случаями, независимо от очередности их получения работником, поэтому работодатель отделяет их при назначении материального обеспечения. Поскольку э-ЛН не имеют серии (имеют только единый регистрационный номер) и выдаются по обновленным кодам причин нетрудоспособности¹⁰, заявления-расчеты по э-ЛН подаются работодателями отдельно от заявлений-расчетов, сформированных по бумажным ЛН (т. е. по бумажным ЛН и э-ЛН должны быть поданы два отдельных заявления-расчета). Это правило действует и в случае, если э-ЛН и бумажный ЛН оформлены по одному страховому случаю (например, по общему заболеванию сначала был оформлен э-ЛН, а затем по этому же заболеванию как продолжение выдан бумажный ЛН).

После подачи заявления-расчета в электронном и/или бумажном виде страхователь ожидает финансирования от ПФУ для предоставления страховых выплат работникам.

В соответствии с частью 1 статьи 26 Закона № 1105 территориальные органы ПФУ осуществляют финансирование страхователей в течение 3 рабочих дней после поступления заявления-расчета, в том числе в электронной форме.

После получения денежных средств от ПФУ на свой отдельный счет страхователи, как и раньше, должны выплатить «больничные» и «декретные» застрахованным лицам, работающим на условиях трудового договора (контракта) или по другим основаниям, предусмотренным законом, в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты заработной платы (п. 1 ч. 2 ст. 24 Закона № 1105).

Обращаем внимание, что согласно пункту 10 Порядка № 12 в течение месяца со дня проведения страховой выплаты за счет денежных средств Фонда страхователь направляет Фонду уведомление о проведении выплат по форме, приведенной в приложении 2 к Порядку № 12 (далее — Уведомление), в котором отражаются, в частности, сумма и дата осуществления страховой выплаты застрахованному лицу за счет денежных средств Фонда. Уведомление может быть отправлено в электронном виде или письмом с уведомлением о вручении или предоставлено непосредственно в рабочий орган Фонда.

В то же время сейчас на портале услуг ПФУ не предусмотрена возможность предоставления страхователями в электронном виде Уведомления в ПФУ (в личном кабинете страхователя нет такого функционала). Поэтому (до реализации указанной процедуры на портале услуг ПФУ) в случае получения финансирования от ПФУ страхователи могут подать Уведомление только в бумажном виде путем направления письма с уведомлением о вручении или непосредственного посещения территориального органа ПФУ.

ФССУ на своем сайте ответил на вопрос: куда с 01 января 2023 года работодателям подавать Уведомление и необходимо ли это делать?

ФССУ отметил, что Уведомление о выплате работникам денежных средств, полученных от фондов (как от ФССУ, так и от ПФУ), необходимо продолжать подавать. Форма такого Уведомления и сроки его подачи не изменились — они приведены в Порядке № 12, который продолжает действовать до принятия ПФУ соответствующего собственного Порядка. Подавать Уведомление необходимо в тот фонд, от которого поступили денежные средства. К сожалению, в связи с техническими причинами, связанными с прекращением ФССУ, подать Уведомление пока можно только в бумажном виде. Работодатели могут обратиться непосредственно в отделение или отправить документ заказным письмом.

Что касается ситуации, когда работодатель из-за войны не может подать заявление-расчет, то ФССУ в своих разъяснениях¹¹ сообщил следующее: если работодатель из-за боевых действий не имеет возможности обработать ЛН своего работника и оформить заявление-расчет (например, если уничтожена материально-техническая база предприятия и т. п.), застрахованное лицо может получить «больничные» или «декретные» напрямую от Фонда. Для этого ему необходимо обратиться в любое удобное отделение Фонда — по месту временного пребывания в результате эвакуации, по месту регистрации и т. д. Для назначения материального обеспечения застрахованные лица должны иметь бумажный ЛН или э-ЛН. Также следует подготовить копии первой–четвертой, одиннадцатой–шестнадцатой страниц паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, и копию РНУКПН. Справка о взятии на учет как внутренне перемещенного лица в этом случае не требуется.

Надеемся, что с 01.01.2023 позиция ПФУ аналогична, и застрахованные лица в указанной ситуации могут обратиться в любой ближайший территориальный орган ПФУ, но подавать ему распечатку э-ЛН не нужно.