Электронные листки нетрудоспособности: порядок формирования и оплатыЕлектронні листки непрацездатності: порядок формування та оплати

Несмотря на то, что все мы уже привыкли к термину «электронный листок нетрудоспособности», на самом деле именно такого термина законодательство не содержит. В то же время в пункте 16 части 1 статьи 1 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV (далее — Закон № 1105), изложенного в новой редакции с 1 января 2023 года¹, указано, что листок нетрудоспособности — сформированный программными средствами электронного реестра листков нетрудоспособности на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности или документа, удостоверяющего факт усыновления ребенка, и зарегистрированный по единому регистрационному номеру этого реестра электронный документ, являющийся основанием для освобождения от работы, назначения страховых выплат в соответствии с законодательством о социальном страховании.

Приблизительно аналогичное определение листка нетрудоспособности приведено еще с 09.04.2021 в пункте 2 Порядка организации ведения Электронного реестра листков нетрудоспособности и предоставления информации из него, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 17.04.2019 № 328, в редакции постановления Кабинета Министров Украины от 31.03.2021 № 323 (далее — Порядок № 328).

Таким образом, электронным листком нетрудоспособности (далее — э-ЛН) следует считать листок нетрудоспособности, определение которого приведено в Законе № 1105 и Порядке № 328, то есть это электронный документ, сформированный программными средствами электронного реестра листков нетрудоспособности на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности.

Согласно пункту 15 части 1 статьи 1 Закона № 1105 и пункту 3 Порядка № 328 медицинское заключение о временной нетрудоспособности — электронный документ, формируемый на основании медицинских записей в электронной системе здравоохранения и содержащий заключение врача по результатам медицинской экспертизы по временной утрате трудоспособности, который удостоверяет временную нетрудоспособность и является основанием для создания листка нетрудоспособности.

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 1 Закона № 1105 электронный реестр листков нетрудоспособности (далее — ЭРЛН) — система накопления, хранения и использования информации о выданных, продленных и учтенных листках нетрудоспособности, которая создается как составная часть реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Держателем и администратором ЭРЛН как составной части реестра застрахованных лиц (далее — РЗЛ) Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Госреестр страхования) является Пенсионный фонд Украины (ч. 2 ст. 4 Закона № 1105, п. 4 Порядка № 328).

Также Пенсионный фонд Украины (далее — ПФУ) с 01.01.2023 вместо Фонда социального страхования Украины (далее — ФССУ) является уполномоченным органом управления в системе общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности и от несчастного случая (ст. 4 Закона № 1105).

Кроме Закона № 1105 и Порядка № 328 важным документом для понимания процесса формирования э-ЛН является приказ Министерства здравоохранения Украины «Некоторые вопросы формирования медицинских заключений о временной нетрудоспособности и проведения их проверки» от 01.06.2021 № 1066 (далее — Приказ № 1066), которым утверждены, в частности:

– Порядок формирования медицинских заключений о временной нетрудоспособности в Реестре медицинских заключений в электронной системе здравоохранения (далее — Порядок № 1066);

– Инструкция по работе с медицинскими заключениями о временной нетрудоспособности в Реестре медицинских заключений в электронной системе здравоохранения и листками нетрудоспособности на период действия переходной модели (далее — Инструкция № 1066).

Ниже подробно рассмотрим нормы вышеуказанных и других документов, касающиеся порядка создания э-ЛН, направления их работодателям, действий последних для осуществления страховых выплат работникам, но сначала напомним, в каких случаях формируются э-ЛН и выдаются бумажные ЛН.

Выдача электронных и бумажных листков нетрудоспособности

Приказом № 1066 предусмотрены случаи, когда врачи обязаны формировать медицинские заключения о временной нетрудоспособности (далее — медицинские заключения) в Реестре медицинских заключений (далее — РМЗ), а также случаи, когда могут выдаваться бумажные ЛН. Решение о виде документа, который выдается пациенту для подтверждения факта его временной нетрудоспособности, принимает врач в зависимости от технической возможности и требований Министерства здравоохранения Украины (далее — Минздрав).

Пунктом 5 Приказа № 1066 установлено, что при наличии соответствующей технической возможности функционирования медицинских заключений в электронной системе здравоохранения (далее — ЭСЗ) для учреждений здравоохранения и физических лиц-предпринимателей, которые в установленном законом порядке получили лицензию на ведение хозяйственной деятельности по медицинской практике и осуществляют экспертизу по временной утрате трудоспособности, (далее вместе — учреждения здравоохранения; УЗ) формирование медицинских заключений в РМЗ является обязательным с 01 сентября 2021 года для всех УЗ.

В то же время согласно пункту 8 Приказа № 1066 для всех УЗ, начавших формирование медицинских заключений в РМЗ, с даты формирования первого медицинского заключения о временной нетрудоспособности, а также с 01 октября 2021 года выдача ЛН в соответствии с требованиями, определенными в Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Минздрава от 13.11.2001 № 455 (далее — Инструкция № 455), Инструкции о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденной приказом Минздрава, Министерства труда и социальной политики Украины (далее — Минтруда), Фонда социального страхования по временной утрате трудоспособности (далее — ФСС по ВУТ), Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины (далее — ФСС от НСП) от 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406 (далее — Инструкция № 532), Инструкции по заполнению формы первичной учетной документации № 036/о «Журнал регистрации листков нетрудоспособности», утвержденной приказом Минздрава от 14.02.2012 № 110 (далее — Инструкция № 110), Порядке организации экспертизы временной утраты трудоспособности, утвержденном приказом Минздрава от 09.04.2008 № 189 (в редакции Приказа № 1066), то есть выдача ЛН в бумажной форме, запрещается, кроме следующих случаев:

1) продления и закрытия ЛН, выданных лицам до 01 октября 2021 года;

2) истечения срока, в течение которого лечащий врач может внести изменения в медицинское заключение в РМЗ. В таком случае решение о выдаче ЛН принимает врачебно-консультативная комиссия (далее — ВКК) УЗ, а при ее отсутствии руководитель УЗ;

3) застрахованному лицу в течение 2 месяцев со дня рождения ребенка, указанного в свидетельстве о рождении ребенка, — на основании этого свидетельства и решения суда об усыновлении ребенка;

4) возникновения технических проблем (ошибок) при передаче данных между ЭРЛН и РМЗ, которые приводят к невозможности формирования э-ЛН в ЭРЛН более чем в течение 7 дней с даты создания медицинского заключения — до устранения таких проблем (ошибок);

5) приостановления в условиях военного положения доступа пользователей ЭСЗ к центральной базе данных ЭСЗ;

6) нарушения сроков обращения пациента для продления случая временной нетрудоспособности, если это нарушение произошло вследствие действия обстоятельств непреодолимой силы в период действия военного, чрезвычайного положения, а также при условии, что на дату обращения за медицинской и/или реабилитационной помощью пациент остается нетрудоспособным в соответствии с результатами проведенной экспертизы временной нетрудоспособности и заключением лечащего врача о временной нетрудоспособности указанного пациента. В таком случае решение о выдаче ЛН как продолжение ранее выданного с даты, следующей за датой завершения периода нетрудоспособности, удостоверенного ранее выданным ЛН, принимает ВКК УЗ, а при ее отсутствии — руководитель УЗ.

Таким образом, во всех вышеуказанных случаях пациентам выдается бумажный ЛН.² В бланке бумажного ЛН, который выдается в вышеуказанных случаях как продолжение э-ЛН, указывается номер ЛН, который продолжается (абз. восьмой п. 8 Приказа № 1066).

ФССУ в разъяснении от 19.11.2021 (см. ВТЗ № 8/2021, стр. 109) сообщил, что при наличии технических ошибок, которые привели к невозможности формирования э-ЛН и не были устранены в течение 7 дней, а также при наличии ошибки при создании медицинского заключения и истечении срока — 7 дней, в течение которого врач имел возможность внести изменения, бумажный ЛН могут выдать как продолжение э-ЛН. Такие больничные листки составляют один страховой случай и оплачиваются по общим правилам. При этом в бумажном ЛН, выданном на продолжение, обязательно должен быть указан номер э-ЛН, который продолжается.

Приказом № 1066 также установлены особенности выдачи ЛН в период военного положения, которое действует до 19 февраля 2023 года, но будет продолжено и далее.

Так, в соответствии с пунктом 6 Приказа № 1066 на период действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения или отмены в случаях, предусмотренных подпунктами 1 – 6 пункта 8 этого Приказа (см. выше), применяются требования, определенные в Инструкции № 455, Инструкции № 532, Инструкции № 110, Положении об экспертизе временной нетрудоспособности, утвержденном приказом Минздрава от 09.04.2008 № 189, приказа Минздрава «Об утверждении форм учетной документации о назначении государственной помощи в связи с беременностью и родами женщинам, не зарегистрированным в системе общеобязательного государственного социального страхования, и инструкций по их заполнению» от 18.03.2002 № 93, то есть применяются требования, определенные для выдачи бумажных ЛН (справок и т. п.).

В этих случаях лечащие врачи УЗ, осуществляющие экспертизу по временной нетрудоспособности, применяют нормы Инструкции № 1066 (п. 4 Инструкции № 1066). В частности, если ЛН открывается в бумажной форме по одному случаю временной нетрудоспособности, то его продолжение до полного закрытия независимо от того, в каком УЗ продолжает лечение пациент, происходит исключительно в бумажной форме, даже если УЗ в течение периода нетрудоспособности лица, у которого имеется открытый ЛН, перешел на формирование медицинских заключений в РМЗ. В случае если лицу, у которого открыт бумажный ЛН, врач УЗ устанавливает факт временной нетрудоспособности по новому случаю временной нетрудоспособности, и в этот период в УЗ имеется техническая возможность формирования медицинских заключений в РМЗ, то лечащий врач УЗ по новому случаю временной нетрудоспособности формирует медицинское заключение в РМЗ (п. 5 Инструкции № 1066).

Согласно пункту 8-1 Приказа № 1066 на период действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения или отмены:

– в случае отсутствия в УЗ бланков ЛН и невозможности их получения разрешается по решению руководителя УЗ выдача ЛН, распечатанных на белом листе бумаги по форме, утвержденной приказом Минздрава, Минтруда, ФСС по ВУТ, ФСС от НСП от 03.11.2004 № 532/274/136-чел/1406. При этом в строке, где указывается серия бланка, отражается ЕГРПОУ УЗ, а где номер бланка — порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности;

– ЛН, выданный согласно абзацу второму этого пункта (т. е. распечатанный; — Авт.), считается документом, подтверждающим факт временной нетрудоспособности и равным, считается документом, подтверждающим факт временной нетрудоспособности и приравнивается к ЛН, выданному на бланке.

Таким образом, если в период действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения УЗ (лечащий врач) не имеет технической возможности сформировать медицинское заключение в РМЗ, или отсутствует передача данных между ЭРЛН и РМЗ, в результате чего невозможно создание э-ЛН в ЭРЛН, то пациенту выдается бумажный ЛН. Если в этот период в УЗ нет бланков бумажных ЛН (невозможно их получить), то по решению руководителя УЗ разрешается выдача ЛН, распечатанных на белом листе бумаги по форме бумажного ЛН, где в поле «Серія …» бланка указывается код ЕГРПОУ УЗ, а в поле «№…» бланка — порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности.

ФССУ в разъяснении от 06.04.2022 (см. ВТЗ № 5/2022, стр. 113) сообщил, что при работе с распечатанным бланком ЛН работодатель выполняет все свои функции, предусмотренные для работы с бумажными ЛН, при этом заполняет обратную сторону (которая может быть также распечатана страхователем самостоятельно, если врач выдал только лицевую сторону), оплачивает первые 5 дней нетрудоспособности в случае необходимости. При формировании заявления-расчета следует проставлять код ЕГРПОУ УЗ и порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности в колонку 8 «Номер» раздела I «Матеріальне забезпечення» заявления-расчета, игнорируя колонку 7 «Серія» в таком формате: ХХХХХХХХ-YYYY, где ХХХХХХХХ — код ЕГРПОУ УЗ, а YYYY — порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности.

Формирование медицинских заключений в электронной системе здравоохранения

Согласно пункту 2 Порядка № 1066 формирование медицинских заключений в РМЗ осуществляют лечащие врачи УЗ и физических лиц – предпринимателей, которые получили лицензию на осуществление хозяйственной деятельности по медицинской практике и осуществляют экспертизу по временной утрате трудоспособности (далее — субъекты хозяйствования).

Не имеют права на формирование медицинских заключений в РМЗ: врачи центров экстренной медицинской помощи и медицины катастроф, станций переливания крови, учреждений судебно-медицинской экспертизы, бальнеологических больниц, грязелечебниц, косметологических и курортных поликлиник; лечащие врачи субъектов хозяйствования всех форм собственности при косметологических вмешательствах без медицинских показаний.

Владельцем сведений РМЗ в ЭСЗ является Минздрав, а распорядителем РМЗ является Национальная служба здоровья Украины (далее — НСЗУ).

В соответствии с пунктом 5 Порядка № 1066 формирование медицинских заключений в РМЗ идентифицированным пациентам осуществляется лечащим врачом субъекта хозяйствования (далее — лечащий врач) при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность нетрудоспособного, и не может быть платной услугой у субъектов хозяйствования независимо от формы собственности.

Формирование медицинских заключений в РМЗ осуществляется только в случаях наличия в Реестре пациентов сведений о регистрационном номере учетной карточки плательщика налогов (далее — РНУКПН) или отметки об отказе от принятия РНУКПН для пациента и/или нетрудоспособного лица, достигших 14 лет.

Формирование медицинских заключений в РМЗ неидентифицированным пациентам осуществляется без предъявления документа в случае госпитализации пациента, который по причинам, обусловленным состоянием его здоровья, не может предоставить сведения о себе или у которого отсутствуют документы, удостоверяющие его личность. Такого пациента лечащий врач регистрирует в Реестре пациентов в электронной системе здравоохранения (далее — Реестр пациентов) как неидентифицированное лицо в соответствии с Порядком ведения Реестра пациентов в электронной системе здравоохранения, утвержденным приказом Минздрава от 30.11.2020 № 2755. Для такого пациента формируется медицинское заключение на основании медицинских записей о неидентифицированном пациенте. При возникновении возможности провести идентификацию ранее идентифицированного пациента лечащий врач после проведения такой идентификации формирует новое медицинское заключение идентифицированному пациенту на основании медицинской записи об идентифицированном пациенте.

Обработка персональных данных в РМЗ осуществляется с целью удостоверения лечащим врачом факта временной утраты трудоспособности, установления срока нетрудоспособности, обеспечения передачи сведений в ЭРЛН для формирования э-ЛН в ЭРЛН и обеспечения функционирования ЭСЗ (п. 6 Порядка № 1066).

Согласно пункту 3 Порядка № 1066 временная нетрудоспособность лица в соответствии с медицинским заключением — это нетрудоспособность лица вследствие заболевания, травмы или других причин (беременность и роды, карантин и т. п.), которая имеет временный обратный характер под влиянием лечения, реабилитации, других мер медицинского характера, и продолжается до восстановления трудоспособности или до окончания причин, исключающих выполнение работы. Временная нетрудоспособность рассчитывается в календарных днях.

Случай временной нетрудоспособности в соответствии с медицинскими заключениями — временная нетрудоспособность, которая подтверждается формированием одного или совокупностью нескольких медицинских заключений, связанных между собой через ссылку на запись в РМЗ о предварительном медицинском заключении в пределах одной категории медицинских заключений, и продолжается непрерывно от начала определенного заболевания, травмы или других причин с возможным продолжением у одного или последовательно у нескольких субъектов хозяйствования до завершения действия последнего медицинского заключения или до начала нового медицинского заключения с отметкой о начале нового случая временной нетрудоспособности в пределах такой же категории, которое формируется по поводу нового заболевания, травмы или других причин, не связанных и не являющихся последствиями предыдущего.

Категория медицинского заключения — составляющая медицинского заключения, которая используется в целях их классификации в соответствии с установленным заболеванием, травмой и т. п., для определения особенностей процесса формирования таких медицинских заключений, а также является основанием для определения причины нетрудоспособности застрахованного лица в ЭРЛН.

Что касается сведений, содержащихся в медицинском заключении, то их исчерпывающий перечень приведен в пункте 1 раздела II Порядка № 1066. К таким сведениям относятся, в частности:

• номер записи в РМЗ;

• ссылка на запись о пациенте и о временно нетрудоспособном лице в Реестре пациентов в ЭСЗ;

• ссылка на запись о лечащем враче в РМЗ в ЭСЗ, которым установлен факт временной нетрудоспособности и который сформировал и подписал медицинское заключение;

• дата и время формирования и регистрации медицинского заключения в РМЗ;

• срок действия медицинского заключения (дата начала, дата завершения);

• вид медицинского заключения («медицинское заключение о временной нетрудоспособности»);

• суть заключения лечащего врача о временной нетрудоспособности в соответствии с медицинским заключением, содержащим:

– категорию медицинского заключения: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Догляд за хворим членом сім’ї», «Догляд за дитиною у разі хвороби особи, яка доглядає за дитиною», «Карантин», «Обсервація, самоізоляція під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2», «Переведення особи на легшу роботу», «Лікування в санаторно-курортному закладі», «Ортопедичне протезування», «Вагітність та пологи»;

– отметку о наличии алкогольного и/или наркотического опьянения как причины возникновения временной нетрудоспособности (при необходимости);

– отметку о связи случая временной нетрудоспособности с профессиональной деятельностью пациента (при необходимости и может применяться только для медицинских заключений категорий «Захворювання або травма загального характеру», «Переведення особи на легшу роботу»);

– дату нарушения режима лечения и вид нарушения режима лечения: «відмова від огляду МСЕК», «відмова від госпіталізації», «невиконання рекомендацій лікаря», «самовільне залишення суб’єкта господарювання», «навмисне заподіяння шкоди своєму здоров’ю або симуляція хвороби» (при условии, что такое нарушение установлено лечащим врачом);

• отметку о временной нетрудоспособности, возникшей за границей (при необходимости);

• ссылку на запись в РМЗ о предварительном медицинском заключении в случае формирования в РМЗ нового медицинского заключения;

• отметку о начале нового случая временной нетрудоспособности.

Особенности формирования медицинского заключения в зависимости от его категории (причины нетрудоспособности) определены в пунктах 3–13 раздела ІІ Порядка № 1066, а срок действия медицинского заключения в зависимости от его категории (фактически максимальный период временной нетрудоспособности) — в пунктах 4–13 раздела ІІІ Порядка № 1066.

Срок действия медицинского заключения является периодом временной нетрудоспособности (или периодом, на который нетрудоспособному лицу рекомендован перевод на более легкую работу) и определяется путем установления даты начала и даты завершения (п. 1 р. III Порядка № 1066).

Медицинские заключения любой категории вносятся в РМЗ на основании медицинских записей о медицинском осмотре, предоставлении консультации или лечении и медицинских записей при выписке пациента из стационара в Реестре медицинских записей, записей о направлении и рецептов в ЭСЗ (далее — Реестр медзаписей) по результатам проведенной экспертизы временной нетрудоспособности и заключения лечащего врача о временной нетрудоспособности лица (п. 2 р. ІІ Порядка № 1066).

Формирование медицинских заключений осуществляется только после личного осмотра больного лечащим врачом, о чем осуществляется соответствующая запись в Реестре медзаписей с обоснованием временной нетрудоспособности. Формирование медицинских заключений по категории «Вагітність та пологи» женщинам, на период действия военного положения, может осуществляться лечащим врачом, которым предоставляются медицинские услуги по ведению беременности в амбулаторных условиях, без личного осмотра таких женщин по результатам дистанционного взаимодействия с ними (в том числе путем консультирования, опроса, обмена информацией) с помощью технических средств электронных коммуникаций, о чем делается соответствующая запись в Реестре медзаписей (п. 1 р. IV Порядка № 1066).

На период действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения или отмены медицинское заключение с установленной отметкой о временной нетрудоспособности, возникшей за границей, может формироваться врачом на основании медицинских записей, внесенных таким врачом в соответствии с выданными за границей медицинскими документами (их копиями), подтверждающими временную нетрудоспособность, по категориям: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Вагітність та пологи», «Ортопедичне протезування». Медицинские документы или их копии могут быть отправлены по почте или предоставлены врачу с помощью технических средств электронных коммуникаций (электронная почта, мобильные приложения, социальные сети и т. п.). В выданных за границей медицинских документах указывается диагноз с использованием Международной классификации болезней десятого пересмотра (МКХ – 10). Необходимость перевода на государственный язык таких документов определяет врач в случаях, когда невозможно сформировать медицинскую запись с использованием языка оригинала медицинского документа (п. 10 р. IV Порядка № 1066).

Формирование лечащим врачом медицинских заключений в РМЗ осуществляется в день осмотра больного (подтверждения факта нетрудоспособности), а также разрешается:

– не позднее следующего дня с даты установления лечащим врачом факта временной нетрудоспособности лица, если медицинское обслуживание осуществлялось не по месту осуществления хозяйственной деятельности по медицинской практике;

– не позднее 5 дней с даты установления лечащим врачом факта временной нетрудоспособности лица, в случае недоступности электронной медицинской информационной системы или невозможности обмена данными между электронной медицинской информационной системой и центральной базой данных ЭСЗ из-за их технической неисправности или в случае отсутствия соответствующей технической возможности в ЭСЗ. В таких случаях период временной нетрудоспособности лица, содержащийся в медицинском заключении, внесенном в РМЗ после устранения технических неисправностей, должен соответствовать периоду, определенному врачом при установлении факта временной нетрудоспособности лица (п. 7 р. IV Порядка № 1066).

Таким образом, лечащий врач при наличии факта временной утраты трудоспособности у пациента формирует медицинское заключение соответствующей категории в РМВ, сведения из которого передаются в ЭРЛН для создания в нем э-ЛН.

Согласно пункту 6 Порядка ведения Реестра медицинских заключений в электронной системе здравоохранения, утвержденного приказом Минздрава от 18.09.2020 № 2136 (далее — Порядок ведения РМЗ), медицинские заключения, вносимые в РМЗ, подписываются квалифицированной электронной подписью врача.

В случае выявления технической неточности или недостоверной информации в медицинском заключении, изменения в такое медицинское заключение вносятся не позднее 7-го дня с даты его формирования в соответствии с пунктами 8 и 9 Порядка ведения РМЗ (п. 9 р. IV Порядка № 1066). Так, изменения в медицинское заключение вносятся путем создания новой записи в РМЗ с одновременным проставлением отметки об отмене записи, в которую вносятся изменения. Первоначальное содержание информации, содержащейся в медицинском заключении, хранится в центральной базе данных и не подлежит изменению или удалению. В случае выявления технической неточности в медицинском заключении лицом, которое его внесло в РМЗ, такое лицо должно внести соответствующие изменения в записи, а также сообщить об этом пациенту (его законному представителю) по телефону, электронной почте или другим доступным способом связи в течение 3 дней со дня внесения таких изменений. В случае если пациент (его законный представитель) или другое лицо, имеющее доступ к медицинскому заключению в соответствии с предоставленными правами доступа, выявило техническую неточность или недостоверную информацию в медицинском заключении, пациент (его законный представитель) или такое лицо имеют право лично, в том числе средствами коммуникаций, обратиться к лицу, внесшему такую запись в РМЗ, о внесении в систему соответствующих изменений. Указанное лицо обязательно уведомляет об этом пациента (его законного представителя) по телефону, электронной почте или другим доступным способом связи в течение 3 дней со дня внесения таких изменений. Изменения в информацию, содержащуюся в РМЗ, по заявлению пациента (его законного представителя) также осуществляются НСЗУ.

Передача сведений из Реестра медицинских заключений
в Электронный реестр листков нетрудоспособности и портал «Дія»

Механизм и особенности передачи сведений из РМЗ в другие государственные электронные информационные ресурсы определены в разделе V Порядка № 1066.

В соответствии с этим разделом предоставление информации из РМЗ о сформированных медицинских заключениях осуществляется в:

– ЭРЛН с целью формирования э-ЛН в соответствии с Порядком № 328;

– Единый государственный веб-портал электронных услуг «Портал Дія» (далее — Портал «Дія») по запросу с целью проверки информации о сформированном медицинском заключении лицами, для которых он сформирован, а также предъявления информации о таком медицинском заключении с использованием Портала «Дія» по месту требования (например работниками по месту работы; — Авт.).

В соответствии с пунктом 4 раздела V Порядка № 1066 в ЭРЛН по сформированному медицинскому заключению в РМЗ передаются следующие данные:

1) из Реестра пациентов — о временно нетрудоспособном лице, ссылка на запись о котором содержится в медицинском заключении: фамилия, имя, отчество (при наличии); дата рождения; РНУКПН (при наличии); пол; уникальный идентификатор пациента в Реестре пациентов; реквизиты документа, удостоверяющего личность;

2) из Реестра пациентов — о пациенте, ссылка на запись о котором содержится в медицинском заключении: дата рождения; уникальный идентификатор пациента в Реестре пациентов;

3) из Реестра медицинских работников в электронной системе здравоохранения — о медицинском работнике, ссылка на запись о котором содержится в медицинском заключении: должность; фамилия, имя, отчество (при наличии); РНУКПН (при наличии); специальность по должности;

4) из Реестра субъектов хозяйствования в сфере здравоохранения в электронной системе здравоохранения (далее — Реестр СХ) — о субъекте хозяйствования (УЗ), ссылка на запись о котором содержится в медицинском заключении: наименование субъекта хозяйствования и код ЕГРПОУ юридического лица или фамилия, имя и отчество (при наличии) физического лица – предпринимателя и РНУКПН или серия и номер паспорта (для физических лиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять платежи по серии и номеру паспорта); контактные данные субъекта хозяйствования (при наличии);

5) из РМЗ — о медицинском заключении, в том числе о медицинском заключении, ссылка на запись о котором содержится как ссылка на запись о предыдущем медицинском заключении в медицинском заключении: номер записи в РМЗ; дата и время формирования и регистрации медицинского заключения в РМЗ; вид медицинского заключения («медицинское заключение о временной нетрудоспособности»); категория медицинского заключения (причина нетрудоспособности); период действия медицинского заключения (даты начала и завершения периода действия); отметка о временной нетрудоспособности, возникшей за границей (при наличии); отметка о связи медицинского заключения с профессиональной деятельностью работника (при наличии); дата нарушения режима лечения и вид нарушения режима лечения (при наличии); отметка о наличии алкогольного и/или наркотического опьянения как причины временной нетрудоспособности (при наличии).

Согласно пункту 7 раздела V Порядка № 1066 информация о медицинском заключении лица, предоставляемая по запросу через Портал «Дія», содержит следующие данные:

1) номер записи в РМЗ;

2) тип медицинского заключения;

3) категорию медицинского заключения;

4) дату и время формирования медицинского заключения;

5) сведения о названии субъекта хозяйствования (УЗ) из Реестра СХ, ссылка на запись о котором указана в медицинском заключении;

6) срок действия медицинского заключения (дата начала, дата завершения).

Запрос на получение информации о медицинском заключении из РМЗ должен содержать информацию, достаточную для поиска в РМЗ соответствующего медицинского заключения и однозначной идентификации системой лица, ссылки на запись в Реестре пациентов о котором указаны в таком медицинском заключении (п. 8 р. V Порядка № 1066).

В случае внесения изменений в медицинское заключение в соответствии с пунктами 8 и 9 Порядка ведения РМЗ (см. выше) в ЭРЛН передается информация о таких изменениях (п. 5 р. V Порядка № 1066).

Передача сведений в ЭРЛН осуществляется автоматически сразу с момента формирования медицинского заключения в РМЗ, после установления отметки об отмене медицинского заключения, а в случае недоступности центральной базы данных ЭСЗ, системы электронного взаимодействия государственных электронных информационных ресурсов, ЭРЛН — сразу с момента устранения соответствующих неисправностей или по инициации врача относительно ранее сформированного и внесенного в РМЗ медицинского заключения. Медицинские заключения, сформированные о неидентифицированном лице, в ЭРЛН автоматически не отправляются до момента идентификации такого пациента (п. 6 р. V Порядка № 1066).

Сведения из ЭСЗ поступают в ЭРЛН в режиме реального времени (он-лайн). В случае поступления в ЭРЛН сообщения о регистрации временной нетрудоспособности лица, не участвующего в общеобязательном государственном социальном страховании или о котором отсутствуют сведения в РЗЛ Госреестра страхования, автоматически формируются и отправляются в режиме реального времени (он-лайн) соответствующие сообщения в ЭСЗ, а полученные сведения не подлежат дальнейшей обработке (п. 11, 12 Порядка № 328).

В ЭРЛН поступает как вышеприведенная информация из разных Реестров ЭСЗ, так и сведения из других источников.

Согласно пункту 8 Порядка № 328 ЭРЛН функционирует как система накопления, хранения и использования электронных данных, которые поступают:

1) из ЭСЗ — о медицинских заключениях, внесенных в РМЗ, на основании которых формируются э-ЛН;

2) от ФССУ, а с 01.01.2023 — от ПФУ о: результатах проверки обоснованности выдачи и продления ЛН застрахованным лицам; суммах пособия, выплаченных на основании ЛН; отказе в предоставлении застрахованному лицу пособия по временной нетрудоспособности в случаях, определенных законодательством; изменениях причины нетрудоспособности и их основаниях;

3) от страхователей — о сумме оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности и сумме пособия по временной нетрудоспособности, которые начислены и выплачены на основании ЛН; об отказе в оплате первых 5 дней временной нетрудоспособности и/или предоставлении пособия по временной нетрудоспособности застрахованному лицу в случаях, предусмотренных законодательством; о наличии у застрахованного лица права на получение пособия по временной нетрудоспособности в размере 100% средней заработной платы (п. 5 ч. 1 ст. 17 Закона № 1105); о наличии у членов семьи застрахованного лица, нуждающихся в уходе, статуса пострадавшего вследствие Чернобыльской катастрофы, инвалидности;

4) от органов опеки и попечительства — сведения о факте усыновления ребенка застрахованными лицами в течение двух месяцев со дня его рождения, указанного в свидетельстве о рождении;

5) от централизованного банка данных по проблемам инвалидности — об установлении медико-социальной экспертной комиссией (далее — МСЭК) группы инвалидности (изменении группы инвалидности, подтверждении ранее установленной группы инвалидности), неустановлении группы инвалидности при повторном осмотре.

Таким образом, в ЭРЛН поступает информация из различных источников, в том числе из Реестров ЭСЗ, в частности, о созданном медицинском заключении, что является основанием для формирования э-ЛН.

Формирование листков нетрудоспособности
в Электронном реестре листков нетрудоспособности

На основании информации, поступающей из разных источников, в том числе из нескольких Реестров ЭСЗ, в ЭРЛН программными средствами автоматически создаются записи о временной нетрудоспособности.

Согласно пункту 10 Порядка № 328 запись о временной нетрудоспособности в ЭРЛН содержит сведения о:

1) временно нетрудоспособном лице;

2) пациенте (в случае нетрудоспособности лица, обусловленной необходимостью ухода: за больным ребенком; за больным членом семьи; за ребенком в возрасте до трех лет или ребенком с инвалидностью в возрасте до 18 лет в случае болезни матери или другого лица, ухаживающего за таким ребенком);

3) случае временной нетрудоспособности, в частности:

– едином регистрационном номере ЛН;

– причине нетрудоспособности;

– периоде временной нетрудоспособности: периоде освобождения от работы (с/по); периоде перевода на более легкую, нижеоплачиваемую работу (с/по). Период временной нетрудоспособности определяется по срокам, указанным в медицинских заключениях, созданных в пределах одного случая нетрудоспособности;

– нарушении режима лечения с указанием даты и вида нарушения (при наличии);

– дате осмотра и заключении МСЭК (при наличии);

4) лице, сформировавшем медицинское заключение;

5) субъекте хозяйствования (наименование, код ЕГРПОУ УЗ или фамилия, имя и отчество (при наличии), РНУКПН физического лица – предпринимателя);

6) сумме пособия, начисленного на основании ЛН, в том числе сумме оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности, и сведениях об их выплате;

7) отказе в оплате первых 5 дней временной нетрудоспособности и предоставлении застрахованному лицу пособия по временной нетрудоспособности;

8) нарушении установленного порядка выдачи и продолжения ЛН по результатам проверки обоснованности его выдачи и продолжения;

9) лице, внесшем сведения из документа о факте усыновления ребенка застрахованными лицами в течение двух месяцев со дня его рождения, указанного в свидетельстве о рождении.

В соответствии с пунктом 2 раздела II Порядка выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздрава от 17.06.2021 № 1234 (далее — Порядок № 1234; см. ВТЗ № 5/2021, стр. 94), э-ЛН формируется в ЭРЛН на основании информации о медицинском заключении (медицинских заключениях) в случае идентификации пациента как застрахованного лица в РЗЛ. Идентифицированным считается лицо, по которому информация, поступившая из ЭСЗ, совпадает со сведениями РЗЛ по критериям:

– РНУКПН или серии (при наличии) и номеру паспорта (для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия РНУКПН и сообщили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте) — 100% символов;

– фамилии, имени и отчеству (при наличии) лица — более 90,0% символов.

При формировании э-ЛН учитывается информация об основном месте работы застрахованного лица, определенном по данным уведомления о принятии работника на работу.

Таким образом, на основании информации о сформированном медицинском заключении в РМЗ путем автоматизированного обмена сведениями между информационными ресурсами НСЗУ и ПФУ в ЭРЛН формируется э-ЛН в случае идентификации пациента как застрахованного лица в РЗЛ Госреестра страхования (на основании информации об основном месте работы застрахованного лица), а для незастрахованных лиц э-ЛН не формируется.

Пунктом 2 раздела II Порядка № 1234 также установлено, что э-ЛН может иметь в ЭРЛН следующие статусы:

– закрыт;

– готов к оплате (выдан);

– ошибочно сформирован;

– недействителен;

– оплачен.

В случае получения информации о внесении изменений в медицинское заключение (в частности при установлении отметки об отмене записи, в которую вносятся изменения), переданной в соответствии с пунктом 5 раздела V Порядка № 1066 (см. выше), сформированный на основании такого медицинского заключения э-ЛН и изменения в записях ЭРЛН, которые произошли на основании такого медицинского заключения, считаются ошибочно сформированными. Полученная информация является основанием для формирования в ЭРЛН новых записей о восстановлении действия записей, которые были изменены на основании такого медицинского заключения.

Согласно пункту 3 раздела II Порядка № 1234 даты открытия и закрытия э-ЛН соответствуют датам начала срока действия и окончания срока действия медицинского заключения, на основании которого сформирован этот э-ЛН. Электронный ЛН считается выданным через 7 дней после даты закрытия ЛН и приобретает статус «готов к оплате (выдан)».

В соответствии с пунктом 1 раздела III Порядка № 1234 э-ЛН по причине нетрудоспособности «Вагітність та пологи» считается выданным через 7 дней с даты открытия э-ЛН.

ФССУ в своих разъяснениях³ сообщил, что э-ЛН создается сразу со статусом «закрыт» и содержит дату открытия (начала нетрудоспособности) и дату закрытия (плановая дата выздоровления или следующего осмотра). Затем э-ЛН изменяет свой статус с «закрыт» на «готов к оплате» в день выдачи — то есть через 7 дней после даты закрытия для начисления «больничных» и через 7 дней после даты открытия для начисления «декретных». Однако из-за технических сбоев э-ЛН может не изменить свой статус несмотря на исчерпание сроков. В таком случае необходимо ориентироваться на даты — если после даты закрытия, указанной в э-ЛН, прошло 7 дней, на 8-й день с э-ЛН уже можно начинать работать и назначать по нему пособие, даже если его статус остался «закрыт». Врач имеет возможность вносить изменения в э-ЛН в течение 7 дней с момента его создания, поэтому информация, имеющаяся в э-ЛН на 8-й день, является окончательной — работодатель может начать назначение пособия как за свой счет, так и за счет ФССУ (с 01.01.2023 — за счет ПФУ; — Авт).

ФССУ в разъяснении от 05.10.2021 (см. ВТЗ № 7/2021, стр. 116) сообщил, что при создании медицинского заключения, на основании которого формируется э-ЛН, могут быть допущены ошибки, технические неточности, указана недостоверная информация. В таком случае врач в течение 7 дней со дня формирования может внести в него изменения — для этого создается отдельное корректное медицинское заключение, по которому создается новый э-ЛН. А тот э-ЛН, который сформирован по первому, ошибочному медицинскому заключению, изменит свой статус на «ошибочно сформирован». С этой нормой связана дата, с которой э-ЛН может быть использован работодателем для назначения материального обеспечения — э-ЛН считается выданным и готовым к оплате через полные 7 дней после даты своего закрытия. Например, э-ЛН, созданный 01.10.2021 на срок 10 дней, имеет дату закрытия 10.10.2021 и будет считаться выданным (станет готовым к оплате) с 18.10.2021.

Пунктом 3 раздела II Порядка № 1234 установлено, что на основании данных медицинских заключений, составляющих один случай временной нетрудоспособности, формируются э-ЛН в порядке очередности создания медицинских заключений, каждый следующий из которых создается как продолжение первого и составляет один страховой случай.

Уникальный номер э-ЛН имеет следующую структуру:

– номер случая нетрудоспособности;

– порядковый номер э-ЛН;

– номер версии (обозначается цифрой «1» при создании нового э-ЛН и при создании э-ЛН как продолжение. Номер увеличивается («2», «3» и далее по порядку) при внесении каждого следующего изменения в э-ЛН на основании медицинского заключения).

Относительно структуры уникального номера э-ЛН ФССУ в разъяснениях от 26.11.2021 и от 05.10.2021 (см. ВТЗ № 8/2021, стр. 115, и № 7/2021, стр. 116) сообщил следующее.

Размер уникального номера э-ЛН изначально состоял из 12 знаков, а начиная с октября 2021 года увеличился до 19 и продолжает расти. На сегодняшний день (по состоянию на 26.11.2021; — Авт.) большинство номеров э-ЛН состоят из 19 знаков, учитывая дефисы: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХХ-Х, где ХХХХХХ — номер случая нетрудоспособности; ХХХХХХХХХХ — порядковый номер ЛН; Х — номер версии. Однако количество знаков не является постоянным. Постепенно номер э-ЛН увеличивается из-за возрастания числа страховых случаев. Уже есть э-ЛН, номер которых состоит из 20 знаков, поскольку номер случая нетрудоспособности (страхового случая) стал семизначным (например: 1811618-2003620458-1). Уникальный номер э-ЛН никогда не повторяется. Он отличается от номера медицинского заключения, на основании которого формируется э-ЛН. Ранее номер э-ЛН состоял из двух частей: 10 знаков порядкового номера и номер версии после дефиса. Однако в октябре 2021 года для удобства страхователей в структуру уникального номера добавили еще одну часть — номер случая нетрудоспособности. Это сделали, чтобы разные э-ЛН, составляющие один страховой случай, было легче идентифицировать, то есть это дает возможность понять, является э-ЛН первичным или продолжением.

Поэтому сейчас уникальный номер э-ЛН включает следующие три составляющие:

– номер случая нетрудоспособности — этот номер совпадает для всех э-ЛН, сформированных в пределах одного страхового случая. Он помогает определить, является э-ЛН первичным или продолжением;

– порядковый номер э-ЛН — основная часть номера э-ЛН, отличающаяся в каждом э-ЛН;

– номер версии — обозначается цифрой «1» при создании нового э-ЛН и при создании э-ЛН как продолжение. Номер увеличивается по порядку («2», «3» и далее) при внесении каждого изменения в э-ЛН на основании медицинского заключения, например, если э-ЛН закроют раньше предусмотренного срока в связи с выздоровлением или сократят срок его действия из-за начала другого страхового случая. Номер версии не связан с тем, является ли э-ЛН продолжением.

Каждая из трех составляющих номера э-ЛН является его неотъемлемой частью, при назначении страховой выплаты и оформлении заявления-расчета уникальный номер э-ЛН необходимо указывать полностью.

ФССУ в разъяснении от 06.10.2021 (см. ВТЗ № 7/2021, стр. 119) сообщил, что если лицо выздоровело раньше, чем указано в э-ЛН, созданном со статусом «закрыт», содержащим дату открытия (начала нетрудоспособности) и дату закрытия (плановая дата выздоровления или последующего осмотра), это должен удостоверить врач — во время визита он подтвердит трудоспособность и создаст новое медицинское заключение, которое сократит действие э-ЛН. Если лицо не выздоровит в срок, определенный в первичном э-ЛН, врач создаст следующее медицинское заключение — на его основании сформируется отдельный э-ЛН, который продолжит временную нетрудоспособность. Об этом работник должен сообщить работодателю. Таких э-ЛН может быть несколько в пределах одного страхового случая (все они будут иметь одинаковую первую часть номера э-ЛН до знака дефиса). По каждому из них материальное обеспечение назначается отдельно — это позволяет ускорить получение работником «больничных», поскольку для их начисления не нужно ждать выздоровления. Это удобно для работника, но создает дополнительную нагрузку на работодателей, которые вместо одного ЛН, например, на 20 дней, должны рассмотреть и рассчитать два э-ЛН, каждый по 10 дней, хотя страховой случай у работника один.

Касательно сокращения периодов временной нетрудоспособности при наличии наложения друг на друга разных страховых случаев ФССУ в своих разъяснениях⁴ сообщил следующее.

Период нетрудоспособности работника определяется в медицинском заключении и отражается в э-ЛН. Однако если в ЭСЗ поступает другое медицинское заключение, и периоды нетрудоспособности пересекаются, то продолжительность первого э-ЛН может быть сокращена (например, когда во время общей болезни работника заболевает его ребенок и создается еще один э-ЛН, но уже по уходу за больным ребенком).

Существует три наиболее частые причины сокращения:

1) когда новое медицинское заключение создано в пределах одного случая нетрудоспособности;

2) когда новое медицинское заключение не связано с предыдущим, но свидетельствует о нетрудоспособности в пределах той же категории;

3) когда новое медицинское заключение свидетельствует о начале другого страхового случая по другой категории причин нетрудоспособности.

В первом случае на основании нового медицинского заключения создается продолженный э-ЛН. Если периоды пересекаются, первичный э-ЛН прерывается на дате, предшествующей созданию следующего э-ЛН. Таким образом, период нетрудоспособности по одной причине оформляется несколькими э-ЛН.

Второй случай тождественен первому, однако вместо создания продолженного ЛН сформируется первичный ЛН по другому страховому случаю. Так произойдет, например, при получении травмы в период лечения простуды (общие заболевания и травмы составляют одну категорию). Однако если во время пребывания на ЛН, например, по самоизоляции от COVID-19, работнику откроют ЛН в связи с болезнью, то такой ЛН сократит предыдущий ЛН.

Правила сокращения периодов временной нетрудоспособности в листках нетрудоспособности (далее — Правила сокращения) приведены в приложении к Порядку № 1234.⁵

Правила сокращения охватывают все возможные случаи пересечения причин нетрудоспособности и определяют их приоритет. При этом э-ЛН сокращаются автоматически. Поэтому если период нетрудоспособности в новом э-ЛН полностью или частично пересекается с периодом в предыдущем э-ЛН другой категории, он сократит его, если имеет больший приоритет в соответствии с Правилами сокращения. Однако если категория нового э-ЛН не сокращает категорию предыдущего в соответствии с Правилами сокращения, то новый э-ЛН будет создан со статусом «недействителен» и не будет отражен в личных кабинетах работника и работодателя на веб-портале электронных услуг ПФУ. Если срок действия такого недействительного э-ЛН окажется более продолжительным, чем период нетрудоспособности предыдущего э-ЛН, то сформируется новый э-ЛН на то количество дней, которое выходит за пределы периода нетрудоспособности в ранее созданном э-ЛН.

Согласно Правилам сокращения наибольший приоритет среди причин нетрудоспособности имеют беременность и роды. Выданный по этой причине э-ЛН не может быть сокращен ни одним другим э-ЛН, а сам прерывает любой предыдущий э-ЛН. Период нетрудоспособности, определенный в э-ЛН по заболеванию или травме общего характера, прервется после начала действия э-ЛН, выданного в случае беременности и родов, протезирования с помещением в стационар протезно-ортопедического предприятия. ЛН по самоизоляции от COVID-19 прерывается в случае создания э-ЛН по беременности и родам, общему заболеванию, необходимости ухода за больными детьми и родственниками и т. д.

Также э-ЛН сократится, если застрахованному лицу будет установлена группа инвалидности.

Предоставление информации из Электронного реестра листков
нетрудоспособности страхователям и застрахованным лицам

В соответствии с пунктом 7 Порядка № 328 ведение ЭРЛН предусматривает, в частности, обработку информации о ЛН, формирование единого регистрационного номера ЛН, поиск сведений в ЭРЛН, формирование сообщений застрахованным лицам и страхователям, предоставление сведений из ЭРЛН застрахованным лицам и страхователям, функционирование портала услуг для обеспечения доступа к информации, обрабатываемой в ЭРЛН, получение сведений из ЭРЛН.

Для того чтобы получать информацию из ЭРЛН страхователю или гражданину (застрахованному лицу) необходимо зарегистрироваться на веб-портале «Портал електронних послуг» ПФУ с целью создания личного кабинета.

На веб-портале «Портал електронних послуг» ПФУ (далее — портал услуг ПФУ) имеется опция «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності», в которой приведена следующая информация.

Граждане — пользователи веб-портала могут, не выходя из дома, получить информацию о себе из ЭРЛН. Страхователи — пользователи веб-портала могут, не выходя из офиса, получить информацию из ЭРЛН по застрахованным лицам (далее — ЗЛ), работающим у страхователя по трудовой книжке, и сформировать и распечатать заявление-расчет. Сервис предоставляется пользователям, которые вошли на веб-портал по ЭЦП (КЭП).

Гражданину предоставляется информация по его ЛН (пункт меню личного кабинета гражданина «Мої листки непрацездатності») со следующим перечнем атрибутов: номер; дата открытия; дата закрытия; причина нетрудоспособности.

Страхователю первоначально предоставляется возможность определения параметров поиска перечня ЛН и по результатам поиска предоставляется информация по ЛН ЗЛ, работающих у страхователя по трудовой книжке (пункт меню личного кабинета страхователя «Листки непрацездатності»), с таким перечнем атрибутов: номер; дата открытия; дата закрытия; РНУКПН ЗЛ; ФИО ЗЛ.

Управление ИД ФССУ в г. Киеве в разъяснении от 21.07.2021 (см. ВТЗ № 5/2021, стр. 101) сообщило, что после регистрации в электронном кабинете страхователя для работодателя в разделе «Страхувальникам» открываются возможности, в частности, получения данных из ЭРЛН. При переходе по кнопке «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності» в разделе «Страхувальникам» в личном кабинете работодателя открывается возможность электронной формы просмотра всех записей о временной нетрудоспособности работников работодателя, зарегистрированных в ЭРЛН на основании медицинских заключений.

Это согласуется с пунктом 15 Порядка № 328, согласно которому информация из ЭРЛН, содержащая сведения о РНУКПН, периоде и причине нетрудоспособности, предоставляется только лицу, которого указанные сведения касаются, его страхователю — за период пребывания лица в трудовых отношениях с ним соответственно через электронные кабинеты застрахованного лица и страхователя на портале услуг ПФУ, а также лицу, удостоверившему временную нетрудоспособность, —через ЭСЗ.

Поиск сведений в ЭРЛН осуществляется по фамилии, имени, отчеству (при наличии) и дате рождения застрахованного лица, его РНУКПН по принципу полного совпадения всех указанных идентификаторов поиска и/или каждого отдельного из указанных идентификаторов поиска (п. 17 Порядка № 328).

На практике для получения информации по сформированному э-ЛН работника в личном кабинете страхователя в разделе «Визначте параметри пошуку листків непрацездатності» имеются следующие поля для заполнения (идентификаторы поиска): «Номер ЛН», «Номер випадка непрацездатності», «Прізвище непрацездатної особи», «Ім’я непрацездатної особи», «РНОКПП», «Номер паспорту», «Статус ЛН», «Дата початку ЛН З», «Дата початку ЛН ПО», «Дата закічення ЛН З», «Дата закічення ЛН ПО», «Включення до заяви-розрахунку».

Таким образом, застрахованное лицо самостоятельно или его страхователь (работодатель) могут через электронные кабинеты соответственно застрахованного лица и страхователя на портале услуг ПФУ получить сведения о периоде и причине нетрудоспособности застрахованного лица. Поиск таких сведений в ЭРЛН осуществляется по фамилии, имени и РНУКПН застрахованного лица и другим вышеуказанным идентификаторам поиска.

Сведения из ЭРЛН формируются только с помощью программных средств его ведения с обязательным присвоением индексного номера, фиксацией даты и времени их формирования в виде выписки. Информация из ЭРЛН содержит актуальные на дату и время ее формирования обрабатываемые сведения или сведения об отсутствии информации по определенным идентификаторам поиска (п. 18 Порядка № 328).

Для получения по э-ЛН выписки из ЭРЛН ФССУ в своем разъяснении определил следующий алгоритм действий:

– авторизуйтесь в личном кабинете на вебпортале ПФУ с помощью ЭЦП или BankID;

– в личном кабинете перейдите в раздел «Комунікації з ПФУ»;

– выберите пункт «Запит на отримання електронного документу»;

– далее выберите тип запроса «Витяг з ЕРЛН»;

– введите данные (заполните обязательные поля «Податковий номер», «Прізвище», «Ім’я», «Телефон», а другие необязательные поля заполняются по желанию или при необходимости) и нажмите «Відправити до ПФУ».

– в разделе «Звернення» вы найдете информацию о состоянии выполнения запроса и сможете загрузить его в формате PDF.

Если застрахованное лицо и его страхователь (работодатель) не имеют возможности (например, из-за отсутствия интернет) или не желают через электронные кабинеты на портале услуг ПФУ получать в электронном виде сведения (выписку) из ЭРЛН о периоде и причине нетрудоспособности застрахованного лица, статусе ЛН, то существует альтернативный «бумажный» вариант.

Согласно пункту 16 Порядка № 328 информация из ЭРЛН предоставляется территориальными органами ПФУ в бумажной форме как выписка из ЭРЛН по устному обращению:

– застрахованному лицу — лично с предъявлением документа, удостоверяющего личность и подтверждающего гражданство Украины, или документа, удостоверяющего личность и подтверждающего его специальный статус, и документа, подтверждающего РНУКПН, или свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании или пенсионного удостоверения;

– представителю застрахованного лица или страхователя — с предъявлением документов, удостоверяющих личность и полномочия представителя действовать от имени представляемого им лица.

Форма выписки из ЭРЛН утверждена постановлением ПФУ от 02.05.2022 № 4-1.

В форме выписки из ЭРЛН указываются, в частности:

– данные о застрахованном лице (фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, пол, РНУКПН (при наличии));

– информация о ЛН, а именно номер, даты регистрации, открытия и закрытия ЛН, статус, категория медицинского заключения, номер случая нетрудоспособности, отметка о загранице, отметка о связи медицинского заключения с профессиональной деятельностью, признак алкогольного/наркотического опьянения;

– сведения о нарушении режима лечения (в частности, дата и вид нарушения режима лечения);

– сведения о страхователе (код ЕГРПОУ/РНУКПН; фамилия, имя, отчество (при наличии) и/или наименование страхователя; признак основного места работы (да/нет); номер случая нетрудоспособности);

– сведения о медицинском учреждении, физическом лице – предпринимателе, имеющем лицензию на осуществление хозяйственной деятельности по медицинской практике, которым сформировано медицинское заключение о временной нетрудоспособности, или органе опеки и попечительства, которым внесены сведения об усыновлении (номер случая нетрудоспособности, номер ЛН, номер медицинского заключения, код ЕГРПОУ/РНУКПН, наименование медицинского учреждения и/или фамилия, имя, отчество (при наличии).

ФССУ в разъяснении от 28.05.2022 (см. ВТЗ № 3/2022, стр. 125) сообщил, что если работодатель не имеет возможности подать заявление-расчет, то работник может обратиться в любое удобное отделение ФССУ (с 01.01.2023 — в территориальный орган ПФУ; — Авт.) для получения выплат напрямую на основании выписки его э-ЛН. Выписка из ЭРЛН формируется в кабинете на вебпортале ПФУ и не требует визита в сервисные центры. Однако если нужна бумажная версия — сервисные центры ПФУ ее предоставят. Также выписки э-ЛН своих работников могут сделать работодатели. Работнику можно загрузить выписку в формате PDF и передать работодателю для обработки и начисления пособия.

ФССУ в письме-разъяснении от 27.07.2021 № 03/С-619з-798 (см. ВТЗ № 8/2021, стр. 117) сообщил, что в случае не отражения э-ЛН в электронных кабинетах страхователей застрахованное лицо имеет возможность подтвердить факт своей временной нетрудоспособности выпиской из ЭРЛН, выданной территориальными органами ПФУ в бумажной форме, для каждого работодателя отдельно.

Следовательно, в случае невозможности (нежелания) воспользоваться электронными сервисами ПФУ застрахованное лицо, желающее получить страховую выплату за период временной нетрудоспособности, или его представитель (по поручению) могут обратиться непосредственно в орган ПФУ по своему месту жительства (нахождения) и получить у него выписку из ЭРЛН в бумажной форме, которую необходимо предоставить работодателю для начисления страховой выплаты. Если страхователь (работодатель) вместо застрахованного лица (работника) решит получить бумажную выписку из ЭРЛН, подтверждающую временную нетрудоспособность застрахованного лица, для начисления ему «больничных» или «декретных», то уполномоченное лицо такого страхователя должно обратиться непосредственно в орган ПФУ, в котором страхователь состоит на учете как плательщик единого социального взноса.

Кроме получения информации из ЭРЛН через электронный кабинет, информация из ЭРЛН может предоставляться застрахованным лицам в электронной форме через терминалы доступа, в том числе автоматизированные, субъектов, подключенных к информационным сервисам на портале услуг ПФУ в соответствии с заключенными с ПФУ договорами в порядке, установленном законодательством (например, через Портал «Дія»). Передача информации через внешних пользователей массовых прикладных сервисов портала услуг ПФУ, к которым могут относится банки, национальный оператор почтовой связи, страхователи, другие предприятия, учреждения и организации (по согласию застрахованных лиц или в случаях и в порядке, установленных законодательством в сфере защиты персональных данных), осуществляется согласно требованиям законодательства в сфере защиты информации (п. 16 Порядка № 328).

Что касается ситуаций, когда медицинское заключение не сформировано или медицинское заключение сформировано, однако э-ЛН не создан или не отражается в кабинете застрахованного лица и страхователя, то алгоритм действий застрахованного лица и страхователя в этих случаях приведен в разъяснении ПФУ от 24.12.2021 (см. ВТЗ № 9/2021, стр. 119), разъяснении ГУ ПФУ в Луганской области от 30.08.2021 (см. ВТЗ № 6/2021, стр. 114) и в разъяснении ФССУ от 06.10.2021 (см. ВТЗ № 7/2021, стр. 119).

Порядок прохождения электронного листка нетрудоспособности у страхователя

С 1 января 2023 года согласно части 1 статьи 23 Закона № 1105 основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является сформированный ЛН на основе медицинского заключения о временной нетрудоспособности или документа, удостоверяющего факт усыновления ребенка, установления опеки над ребенком.

Решение о назначении страховой выплаты принимается страхователем или уполномоченными им лицами. Страхователь или уполномоченные им лица рассматривают основание и правильность выдачи документов, являющихся основанием для предоставления страховых выплат (ч. 3 ст. 22 Закона № 1105).

В соответствии с пунктом 2 раздела II Порядка № 1234 сформированный ЛН направляется страхователям, с которыми застрахованное лицо состоит в трудовых отношениях (по основному месту работы и по совместительству) через кабинет страхователя на вебпортале электронных услуг ПФУ.

ФССУ в нескольких своих разъяснениях⁶ отметил, что э-ЛН должен быть отражен в электронных кабинетах всех страхователей, с которыми застрахованное лицо состояло в трудовых отношениях на момент наступления страхового случая, то есть и в электронном кабинете работодателя по совместительству. При этом в случае формирования для застрахованного лица э-ЛН предоставлять по месту работы по совместительству копию ЛН, удостоверенную подписью руководителя и печатью (при наличии) по основному месту работы, не нужно.

Таким образом, после того, как в ЭРЛН сформировался э-ЛН, последний направляется всем страхователям (работодателям) застрахованного лица (работника) — по основному месту работы и по совместительству через кабинет страхователя на портале услуг ПФУ.

ФССУ в разъяснении от 10.02.2022 (см. ВТЗ № 1/2022, стр. 120) сообщил, что особенностью э-ЛН совместителей является то, что в электронном кабинете работодателя по совместительству отражается не э-ЛН напрямую, а его цифровая копия. Она отличается от оригинала э-ЛН порядковым номером копии, который добавляется к уникальному номеру э-ЛН после знака точки: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Если у работника несколько работодателей по совместительству, цифра после точки будет увеличиваться по порядку (.2 и далее). Указанная цифра представляет собой техническую информацию о том, что это копия э-ЛН, а застрахованное лицо работает у работодателя по совместительству. Номер копии э-ЛН не является составной частью уникального номера э-ЛН, поэтому при формировании заявления-расчета для работников по совместительству необходимо указывать их номер ЛН до знака точки. Внесение в заявление-расчет номера э-ЛН совместителя с учетом номера его копии (точка и цифра после него) приведет к ошибке — такое заявление будет автоматически отклонено.

Практика отражения э-ЛН в электронных кабинетах страхователей, с которыми застрахованное лицо состояло в трудовых отношениях на момент наступления страхового случая, показывает, что на самом деле не все работает так, как должно быть (часто э-ЛН совместителей не отражается в личных кабинетах их работодателей), но ПФУ постепенно совершенствует работу своих сервисов.

Касательно порядка прохождения у страхователя (работодателя) э-ЛН и его оплаты ФССУ предоставил несколько разъяснений⁷, из которых можно сделать следующие выводы.

Сформированный э-ЛН в день создания становится доступным для пересмотра в личных кабинетах страхователя и застрахованного лица на портале услуг ПФУ, но до даты окончания периода его действия (до даты закрытия) не является основанием для начисления «больничных». Он сразу имеет статус «закрыт», а после завершения срока временной нетрудоспособности работника его статус изменится на «готов к оплате». С этого момента э-ЛН становится основанием для предоставления материального обеспечения. Сформированный э-ЛН с причиной нетрудоспособности «вагітність і пологи» передается страхователю как основание для начисления «декретных» в день его создания.

Если врач сообщил работнику, что по нему сформировано медицинское заключение в РМЗ, на основании которого в ЭРЛН автоматически создан э-ЛН, то работнику не нужно распечатывать э-ЛН и предоставлять работодателю какие-либо бумажные подтверждения временной нетрудоспособности (т. е. э-ЛН не требует дублирования на бланке и наделен полным перечнем функций бумажного ЛН). Работнику достаточно только сообщить работодателю любым доступным способом коммуникации (например, по телефону) о факте формирования лечащим врачом медицинского заключения о временной нетрудоспособности работника.

Если гражданину, для которого сформировано медицинское заключение, необходимо предъявить информацию о наличии такого медицинского заключения (например, работодателю), такая информация может предоставляться (проверяться) по месту требования (в частности, по месту работы) с использованием Портала «Дія» (п. 12 Приказа № 1066).

С момента формирования э-ЛН работник и работодатель будут иметь информацию об открытом э-ЛН в личных кабинетах работника и работодателя на портале услуг ПФУ.

Также о создании э-ЛН застрахованное лицо уведомит ПФУ с помощью SMS — в уведомлении будет указан номер э-ЛН и период его действия. Однако такое SMS поступит только застрахованному лицу, которое зарегистрировалось на портале услуг ПФУ и в настройках дало согласие на дистанционное информирование.

Как отмечалось выше, информацию по своим ЛН (номер, дата открытия, дата закрытия, причина нетрудоспособности) работник может получить в пункте меню личного кабинета гражданина «Мої листки непрацездатності», а работодатель первоначально должен в пункте меню личного кабинета страхователя «Листки непрацездатності» определить параметры поиска э-ЛН и по результатам поиска получить информацию об э-ЛН работника (номер; дата открытия; дата закрытия; РНУКПН ЗЛ; ФИО ЗЛ).

Для назначения страховой выплаты работнику соответствующие службы (отдел кадров, бухгалтерия и т. п.) или уполномоченное работодателем (страхователем) лицо могут э-ЛН распечатать или оставить в электронном виде (по решению работодателя).

Работодатель по основному месту работы, а также все работодатели по совместительству увидят э-ЛН в своих кабинетах страхователей со дня его открытия, но назначать по нему страховую выплату можно только после завершения определенного в нем периода нетрудоспособности и истечения срока, в который врачи могут внести изменения (7 дней после создания медицинского заключения).

Когда э-ЛН изменит свой статус на «готов к оплате», работодатель имеет право приступить к процедуре назначения по нему страховой выплаты. После закрытия э-ЛН становится основанием для назначения «больничных», а в случае беременности и родов — сразу после открытия э-ЛН.

Как отмечалось выше, э-ЛН имеет статус «закрыт» со дня своего создания и изменяет его на «готов к оплате» в день выдачи — то есть через 7 дней после даты закрытия для начисления «больничных» и через 7 дней после даты открытия — для начисления «декретных». Если статус э-ЛН из-за технических сбоев не изменился на «готов к оплате» несмотря на истечение сроков (остался статус «закрыт»), то необходимо ориентироваться на даты — если после даты закрытия, указанной в э-ЛН, прошло 7 дней, на 8-й день по э-ЛН можно приступить к процедуре назначения страховой выплаты.

Документы для назначения «больничных» рассматриваются не позднее 10 рабочих дней со дня их поступления, а для назначения «декретных» не позднее 3 рабочих дней со дня их поступления (ч. 1 ст. 24 Закона № 1105).

Сроки назначения страховой выплаты исчисляются начиная с даты выдачи э-ЛН, которой считается 8-й день после даты закрытия э-ЛН для начисления «больничных», и 8-й день с даты открытия э-ЛН — для начисления «декретных». Поэтому 10 рабочих дней для назначения «больничных» начинают считаться с даты выдачи э-ЛН — с 8-го дня после даты его закрытия, а 3 рабочих дня для назначения «декретных» начинают считаться с даты выдачи э-ЛН — с 8-го дня после даты его открытия (см. разъяснение ФССУ от 19.11.2021 и письмо ФССУ от 11.10.2021 № 2369-11-1 в ВТЗ № 8/2021, стр. 109, и № 8/2021, стр. 116).

Как мы уже сообщали⁸, с 01.01.2023 Закон № 1105 не содержит упоминания о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию предприятия, учреждения, организации. Следовательно, в ближайшее время должно быть отменено Положение о комиссии (уполномоченном) по страхованию в связи с временной утратой трудоспособности, утвержденное постановлением правления ФССУ от 19.07.2018 № 13 (далее — Положение № 13).

В то же время частью 3 статьи 22 Закона № 1105 установлено, что решение о назначении страховой выплаты принимается страхователем или уполномоченными им лицами.

Следовательно, работодатель приказом должен утвердить локальный документ, в котором будет определен порядок работы уполномоченного или уполномоченных лиц для назначения страховых выплат застрахованным лицам. Такой локальный документ может быть разработан на основании норм Положения № 13, а уполномоченные лица могут быть объединены в комиссию, являющуюся аналогом бывшей комиссии по социальному страхованию предприятия. Свое решение о назначении страховой выплаты уполномоченные лица могут оформлять протоколом, актом и т. п., а страхователь — приказом, распоряжением, решением и т. п. Кроме уполномоченных лиц для назначения страховых выплат, страхователю необходимо также определить лицо, которое будет отслеживать наличие э-ЛН в личном кабинете страхователя на портале услуг ПФУ.

На основании принятого решения страхователем (уполномоченными им лицами) о назначении страховой выплаты бухгалтерия начисляет такую страховую выплату работнику и подает заявление-расчет в ПФУ.

Подача заявления-расчета в Пенсионный фонд

В соответствии с частью 1 статьи 26 Закона № 1105 основанием для финансирования страхователей территориальными органами ПФУ является оформленное по установленному образцу заявление-расчет, содержащее информацию о начисленных застрахованным лицам суммах страховых выплат по их видам.

Обращаем внимание, что заявление-расчет подается в ПФУ только тогда, когда период временной нетрудоспособности работника должен быть оплачен за счет средств ПФУ. Если период временной нетрудоспособности работника должен быть оплачен полностью за счет работодателя (например, первые 5 дней временной нетрудоспособности работника, не связанной с несчастным случаем на производстве, и первые 17 дней временной нетрудоспособности работника, связанной с несчастным случаем на производстве), то заявление-расчет в ПФУ не подается (нечего финансировать за счет ПФУ).

Подавать заявление-расчет в ПФУ страхователь имеет право и в случае начисления страховой выплаты внешним совместителям (после предоставления ими справки о размере средней заработной платы с основного места работы, чтобы не допустить завышения суммы страховой выплаты по совместительству).

В настоящее время, а именно до утверждения соответствующего нормативно-правового акта ПФУ, продолжает действовать форма заявления-расчета, приведенная в приложении 1 к Порядку финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной утратой трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет денежных средств Фонда социального страхования Украины, утвержденному постановлением правления ФССУ от 19.07.2018 № 12 (далее — Порядок № 12). Пунктом 6 этого Порядка установлено, что заявление-расчет подается страхователем в бумажном виде лично в рабочий орган исполнительной дирекции Фонда или его отделения, или направляется в электронном виде с применением электронной цифровой подписи.

Согласно пункту 2 Порядка № 12 на основании решения комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию предприятия о назначении материального обеспечения страхователь начисляет суммы материального обеспечения и оформляет заявление-расчет, которое должно быть передано в рабочие органы исполнительной дирекции Фонда не позднее 5 рабочих дней с даты принятия комиссией такого решения.

По аналогии с вышеизложенным с 01.01.2023 на основании решения уполномоченных лиц страхователя о назначении страховой выплаты страхователь начисляет сумму такой выплаты и оформляет заявление-расчет, которое должно быть передано в территориальный орган ПФУ не позднее 5 рабочих дней с даты принятия такого решения.

Следовательно, общий срок со дня поступления ЛН (т. е. со дня получения бумажного ЛН от работника или со дня выдачи э-ЛН, отраженного в личном кабинете страхователя) до даты подачи заявления-расчета по «больничным» составляет не более 15 (10 + 5) рабочих дней, по «декретным» — не более 8 (3 + 5) рабочих дней.

Что касается ответственности за нарушение работодателем срока назначения материального обеспечения застрахованным лицам, а также за непредставление в 5-дневный срок заявления-расчета, то ФССУ в письме от 11.10.2021 № 2369-11-1 (см. ВТЗ № 8/2021, стр. 116) отметил, что ни Законом № 1105, ни Порядком № 12 такая ответственность не предусмотрена.

Напомним, что до 01.01.2023 нельзя было подать заявление-расчет через соответствующий интерфейс на портале услуг ПФУ (он не имел функциональной реализации), но можно было подать заявление-расчет онлайн в ФССУ с помощью клиентского специализированного программного обеспечения. Однако с 01.01.2023 уже нельзя подать заявление-расчет в электронном виде в ФССУ.

В то же время с 01.01.2023 частью 2 статьи 23 Закона № 1105 установлено, что определение размера пособия по временной нетрудоспособности, в том числе на льготных условиях, осуществляется путем автоматизированного обмена имеющимися данными между информационно-коммуникационными системами органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций или на основании копии соответствующих удостоверений или других документов, подтверждающих право на льготу.

Сначала казалось, что на основании вышеприведенной нормы Закона № 1105 ПФУ будет самостоятельно (автоматически исходя из данных, имеющихся в РЗЛ и других базах данных) определять размер «больничных» после получения от страхователя заявления-расчета. Но в середине января 2023 года ПФУ добавил в личных кабинетах страхователей на портале услуг ПФУ функцию подачи заявлений-расчетов в электронном виде, поэтому фактически вся информация для определения размера «больничных» будет браться из заявления-расчета, поданного страхователем. Хотя страховой стаж застрахованных лиц, как и ранее, будет проверяться ПФУ по данным РЗЛ.

Теперь при входе в личный кабинет страхователя на портале услуг ПФУ появляется сообщение, в котором указано, в частности, следующее:

«Для отримання фінансування щодо надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві страхувальнику, як і раніше, необхідно подати заяву-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами.

Така заява-розрахунок починаючи з 01 січня 2023 року подається через відповідний інтерфейс в особистому електронному кабінеті страхувальника на Веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Засоби особистого кабінету в пункту меню «Заяви-розрахунки» дають можливість пошуку та перегляду заяв-розрахунків згідно визначених критеріїв — період реєстрації листків непрацездатності, тип заяви-розрахунку (за електронними листками непрацездатності); здійснення формування (редагування) та відправки заяви-розрахунку до Пенсійного фонду України. Під час формування заяви-розрахунку використовується інформація з електронного листка непрацездатності та Реєстру застрахованих осіб.

Максимальна кількість листків непрацездатності в одній заяві-розрахунку становить 200 штук (метою обмеження є поліпшення якості обслуговування та пришвидшення автоматизованого опрацювання заяв-розрахунків).

В той же час до заяви-розрахунку можна додавати коментарі, пояснення та, за необхідності, скановані копії документів, які можуть бути корисними при прийнятті рішення щодо фінансування.».

Таким образом, теперь в личном кабинете страхователя в разделе «Заяви-розрахунки» можно не только найти уже созданное (поданное) заявление-расчет через опцию «Визначте параметри пошуку заяв-розрахунків» (имеет идентификаторы поиска «Номер», «Дата формування з__  по __», «Номер ЛН», «РНОКПП», «Статус заяви-розрахунку»), но и создать новое заявление-расчет через опцию (кнопку) «Створити нову» и направить ее в ПФУ. Там же размещена Инструкция по формированию заявления-расчета (далее — Инструкция), в которой подробно (пошагово) изложен порядок формирования и подачи заявлений-расчетов в ПФУ.

Согласно Инструкции для создания нового заявления-расчета предназначена кнопка «Створити нову», по которой пользователю предоставляется экранная форма, предназначенная для заполнения основных атрибутов заявления-расчета. К таким атрибутам, обязательным для заполнения (отмечены звездочкой), относятся:

– номер заявления-расчета — определяется автоматически при сохранении заявления-расчета и не предоставляется на ручное заполнение;

– код по ЕГРПОУ страхователя — автоматически заполняется по данным страхователя без права редактирования;

– наименование страхователя — автоматически заполняется по данным страхователя с возможностью редактирования;

– регион местонахождения страхователя — выбор со справочника регионов;

– местонахождение (место жительства для физических лиц) страхователя;

– дата формирования — автоматическое заполнение текущей даты без права редактирования;

– тип ЗР — выбор с помощью выпадающего списка: ЭРЛН; бумажные листки нетрудоспособности;

– тип приложения ЗР — выбор с помощью выпадающего списка (Приложение 1; Приложение 2);

– статус заявления — при создании — «Редактируется»; далее меняется автоматически в соответствии с этапом и результатом обработки заявления-расчета;

– ФИО руководителя страхователя, ФИО главного бухгалтера страхователя, ФИО ответственного лица страхователя, телефон страхователя — автоматическое заполнение по данным последнего сформированного заявления-расчета; ручное редактирование текстового поля;

– расчетный счет/IBAN страхователя — автоматическое заполнение по данным последнего сформированного заявления-расчета; ручное редактирование текстового поля (первые 2 символа «UA» и цифры);

– код МФО банка страхователя — автоматически заполняется по данным IBAN без права редактирования;

– наименование банка страхователя — автоматическое заполнение по данным последнего сформированного заявления-расчета; ручное редактирование текстового поля;

– дата начала периода, за который включать ЛН (С), и дата окончания периода, за который включать ЛН (ПО) — ручной ввод даты или использование «календаря» (необязательные поля).

После заполнения основных атрибутов заявления-расчета необходимо нажать кнопку «Продовжити за даними ЕРЛН», после чего открывается следующая экранная форма, в которой отражаются два приложения:

• Приложение 1 — «Додаток про тимчасову непрацездатність» (в это приложение включаются все ЛН, по которым определена причина нетрудоспособности, кроме пунктов 2 и 4 справочника причин нетрудоспособности, и которые не входят в предыдущие заявления-расчеты);
• Приложение 2 — «Додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання» (в это приложение включаются ЛН, по которым определена причина нетрудоспособности по пунктам 2 и 4 справочника причин нетрудоспособности и которые не входят в предыдущие заявления-расчеты).

Оба приложения заполняются согласно условиям создания заявления-расчета и имеют форму таблиц с данными ЛН с графами (полями): «номер ЛН», «дата відкриття»; «дата закриття»; «РНОКПП ЗО»; «ПІБ ЗО».

Для упрощения заполнения можно воспользоваться кнопкой «Завантажити дані з файлу», по которой страхователю предоставляется возможность загрузки в Приложение 1 файла определенной структуры в соответствии с Приложением А. Над кнопкой «Завантажити дані з файлу» приведен текст «Надано можливість завантажувати інформацію в електронному вигляді про заяви-розрахунки в json-форматі», где «json-форматі» — ссылка на открытие структуры файла для загрузки данных. Описание структуры файла для загрузки приведено в этом документе в Приложении А.

Для Приложения 1 отражаются:

– место работы — автоматическое заполнение по данным РЗЛ при регистрации ЛН;

– данные ЛН (первичный или продолжение);

– причина нетрудоспособности;

– количество дней, подлежащих оплате (всего);

– количество дней, подлежащих оплате (в т. ч. за счет средств Фонда);

– сумма (в гривнах с копейками) (всего);

– сумма (в гривнах с копейками) (в т. ч. за счет средств Фонда);

– в том числе по льготе пострадавшим на ЧАЭС за счет средств Фонда (всего);

– в том числе по льготе пострадавшим на ЧАЭС за счет средств Фонда (в т. ч. за счет средств Фонда);

– номер удостоверения (ЧАЭС);

– дата направления на МСЭК (при наличии);

– страховой стаж (в полных месяцах) (общий) — автоматическое заполнение по данным РЗЛ при регистрации ЛН;

– страховой стаж (в полных месяцах) (за последние 12 месяцев) — автоматическое заполнение по данным РЗО при регистрации ЛН.

Для Приложения 2 отражаются:

– место работы — автоматическое заполнение по данным РЗЛ при регистрации ЛН;

– номер и дата акта о несчастном случае или профзаболевании (серия и номер);

– расходы Фонда (дней);

– расходы Фонда (сумма в гривнах с копейками).

В каждое приложение автоматически включаются ЛН, удовлетворяющие параметрам создания заявления-расчета по ЛН на установленных лиц, которые еще не включены в существующие заявления-расчеты.

При создании заявления-расчета по результатам загрузки данных из файла согласно структуре все данные из ЭРЛН определяются автоматически по номеру ЛН (для упрощения предусмотрена автоматическая загрузка ЛН). Обработка заявления-расчета одинакова по приложениям 1 и 2.

Приложения 1 и 2 содержат следующие одинаковые обязательные для заполнения поля (обозначены звездочкой), для которых предусмотрено автоматическое заполнение по данным ЛН:

– название формы — номер ЛН, ФИО лица, РНУКПН лица;

– причина нетрудоспособности;

– период нетрудоспособности (С);

– период нетрудоспособности (ПО).

Приложение 1 также содержит следующие обязательные для заполнения поля (обозначены звездочкой), предусматривающие ручной ввод чисел (кроме первого):

– данные ЛН (первичный или продолжение) — выбор с помощью выпадающего списка (первичный; продолжение);

– количество дней, подлежащих оплате (всего);

– количество дней, подлежащих оплате (в т. ч. за счет средств Фонда);

– сумма (в гривнах с копейками) (всего);

– сумма (в гривнах с копейками) (в т. ч. за счет средств Фонда);

– в том числе по льготе пострадавшим на ЧАЭС за счет средств Фонда (всего);

– в том числе по льготе пострадавшим на ЧАЭС за счет средств Фонда (в т. ч. за счет средств Фонда).

Приложение 1 также содержит следующие необязательные для заполнения поля, предусматривающие ручной ввод информации:

– номер удостоверения (ЧАЭС);

– дата направления на МСЭК (при наличии) — возможно использование «календаря» поля.

После заполнения всех вышеуказанных полей Приложения 1 для продолжения предназначена кнопка «Продовжити», по которой проверяется обязательность и корректность введенных по ЛН данных. При наличии ошибок предоставляются сообщения об имеющихся ошибках и строка приложения не сохраняется.

Приложение 2, кроме вышеуказанных полей, для которых предусмотрено автоматическое заполнение по данным ЛН, содержит следующие обязательные для заполнения поля, предусматривающие ручной ввод информации:

– расходы Фонда (дней);

– расходы Фонда (сумма в гривнах с копейками);

– дата акта о несчастном случае или профзаболевании (серия и номер) — возможно использование «календаря»;

– номер акта о несчастном случае или профзаболевании (серия и номер).

Фактически в приложениях 1 и 2 заполняются почти те же данные, которые указываются в форме заявления-расчета, приведенной в приложении к Порядку № 12.

После ввода всех необходимых данных в заявление-расчет, в т. ч. в приложения 1 и 2, для сохранения заявления-расчета предназначена кнопка «Зберегти». После этого статус заявления-расчета устанавливается в «Редагується»; в таком статусе предоставлена возможность дальнейшего редактирования заявления-расчета. Для удаления заявления предназначена кнопка «Видалити». Удаление возможно только для заявлений в статусе «Редагується».

После сохранения заявления-расчета для формирования его печатного образа предназначена кнопка «Сформувати заяву-розрахунок». После нажатия на нее и открытия сформированного заявления-расчета в новом окне необходимо проверить документ. При необходимости для возврата к редактированию предназначена кнопка «Повернутися на редагування».

Если сформированное заявление-расчет не требует редактирования, то для продолжения процесса его отправки в ПФУ предназначена кнопка «Підписати та відправити в ПФУ», по которой пользователю предоставляется интерфейс для выбора КЭП и ввода пароля доступа к КЭП (в зависимости от типа носителя, по которому пользователь был авторизован на веб-портале). Если данные КЭП введены без ошибок и совпадают с данными, по которым пользователь авторизовался на веб-портале, заявление-расчет подписывается КЭП пользователя и автоматически сохраняется в реестре заявок-расчетов ЭРЛН.

Для загрузки и последующей печати заявления-расчета (по желанию пользователя) предназначена кнопка «Завантажити».

Также предусмотрена возможность с экранной формы выгрузить заявление-расчет в Excel с помощью кнопки «Вивантажити в Ексель».

В конце Инструкции приведено приложение А «Структура файлу для завантаження даних листків непрацездатності в заяву-розрахунок». Как указано выше, при условии соблюдения структуры файла страхователю предоставлена возможность загружать информацию в электронном виде о заявлениях-расчетах в json-формате. В пункте 1 приложения А приведены общие требования к файлу загрузки:

– ограничений по названию файла нет;

– для загрузки нужен файл в формате json, структура и описание тегов которого приведены в пункте 2 «Структура файлу завантаження» приложения А;

– данные должны быть в кодировке только UTF-8;

– формат даты — YYYY-MM-DD;

– пример заполнения файла приведен в пункте 4 приложения А.

Теоретически, чтобы не заполнять некоторые поля заявления-расчета и его приложений 1 и 2 вручную (для ускорения процесса и недопущения ошибок), страхователи, ведущие бухгалтерский учет с помощью компьютерной программы, позволяющей формировать заявления-расчеты, после необходимой ее настройки (с помощью программистов) могут инкорпорировать данные из нее в форму заявления-расчета в личном кабинете страхователя на портале услуг ПФУ. Надеемся, что программное обеспечение на портале услуг ПФУ предоставит такую возможность страхователям, что значительно облегчит работу бухгалтерам.

Обращаем внимание, что сейчас через портал услуг ПФУ еще нельзя подать заявление-расчет для получения помощи на погребение.

При заполнении заявления-расчета необходимо учитывать также один нюанс, о котором ФССУ сообщил в разъяснениях от 10.02.2022 и от 22.12.2021 (см. ВТЗ № 8/2021, стр. 109, и № 9/2021, стр. 118). Информация о пациенте загружается из Реестра пациентов в медицинское заключение автоматически и совпадает с данными, указанными в декларации с семейным врачом. Поэтому идентификационные данные застрахованного лица в э-ЛН будут тождественны именно данным, указанным в Реестре пациентов. Если эти данные не совпадут с данными в РЗО — э-ЛН может не создаться или создаться с ошибкой в ФИО. Поэтому работникам важно заранее проверить правильность внесения написания своего ФИО в декларации с семейным врачом и оперативно сообщать врачу и работодателю обо всех изменениях. Однако если ошибка все же допущена, и э-ЛН содержит несущественные различия в написании ФИО с данными в РЗО (например, «Наталя» и «Наталія», «Євгенівна» вместо «Євгеніївна», пропущены буквы и т. п.), работодатели могут подать заявление-расчет несмотря на неточности. В то же время важно, чтобы при оформлении заявления-расчета по таким э-ЛН работодатель указал правильные идентификационные данные своего работника, указанные в РЗЛ. Если ошибка в ФИО, имеющаяся в э-ЛН, будет продублирована также и в заявлении-расчете, это приведет к несоответствиям в автоматизированном процессе верификации. Сейчас специалисты уже работают над тем, чтобы в э-ЛН приоритетно отражались данные застрахованного лица, которые имеются в РЗЛ, а не в Реестре пациентов — это поможет избежать большинства ошибок несоответствия ФИО.

Что касается подачи заявлений-расчетов в бумажной форме в ПФУ, то исходя из вышепроцитированной нормы пункта 6 Порядка № 12 пока это возможно (во всяком случае пока не будет отменен Порядок № 12 и утвержден ПФУ новый аналогичный Порядок).

ФССУ в разъяснении от 03.01.2023 (см. стр. 99 этого номера) сообщил, что, начиная с 01 января 2023 года, органом, отвечающим за принятие заявлений-расчетов и финансирование «больничных» и «декретных», является ПФУ. То есть все заявления-расчеты независимо от вида пособий, которые они содержат, отныне необходимо подавать в ПФУ. Заявления-расчеты, содержащие ЛН, сформированные до 01 января 2023 года, также подаются в ПФУ. Подать заявление-расчет страхователи могут двумя способами:

– в электронном виде через личный кабинет страхователя на портале услуг ПФУ;

– на бумажных носителях в любой сервисный центр ПФУ.

Несколько ранее ФССУ в своих разъяснениях⁹ сообщал, что в отличие от бумажного ЛН, в э-ЛН отсутствует серия и отличаются причины нетрудоспособности. Случаи временной нетрудоспособности, оформленные бумажным ЛН и э-ЛН, являются разными страховыми случаями, независимо от очередности их получения работником, поэтому работодатель отделяет их при назначении материального обеспечения. Поскольку э-ЛН не имеют серии (имеют только единый регистрационный номер) и выдаются по обновленным кодам причин нетрудоспособности¹⁰, заявления-расчеты по э-ЛН подаются работодателями отдельно от заявлений-расчетов, сформированных по бумажным ЛН (т. е. по бумажным ЛН и э-ЛН должны быть поданы два отдельных заявления-расчета). Это правило действует и в случае, если э-ЛН и бумажный ЛН оформлены по одному страховому случаю (например, по общему заболеванию сначала был оформлен э-ЛН, а затем по этому же заболеванию как продолжение выдан бумажный ЛН).

После подачи заявления-расчета в электронном и/или бумажном виде страхователь ожидает финансирования от ПФУ для предоставления страховых выплат работникам.

В соответствии с частью 1 статьи 26 Закона № 1105 территориальные органы ПФУ осуществляют финансирование страхователей в течение 3 рабочих дней после поступления заявления-расчета, в том числе в электронной форме.

После получения денежных средств от ПФУ на свой отдельный счет страхователи, как и раньше, должны выплатить «больничные» и «декретные» застрахованным лицам, работающим на условиях трудового договора (контракта) или по другим основаниям, предусмотренным законом, в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты заработной платы (п. 1 ч. 2 ст. 24 Закона № 1105).

Обращаем внимание, что согласно пункту 10 Порядка № 12 в течение месяца со дня проведения страховой выплаты за счет денежных средств Фонда страхователь направляет Фонду уведомление о проведении выплат по форме, приведенной в приложении 2 к Порядку № 12 (далее — Уведомление), в котором отражаются, в частности, сумма и дата осуществления страховой выплаты застрахованному лицу за счет денежных средств Фонда. Уведомление может быть отправлено в электронном виде или письмом с уведомлением о вручении или предоставлено непосредственно в рабочий орган Фонда.

В то же время сейчас на портале услуг ПФУ не предусмотрена возможность предоставления страхователями в электронном виде Уведомления в ПФУ (в личном кабинете страхователя нет такого функционала). Поэтому (до реализации указанной процедуры на портале услуг ПФУ) в случае получения финансирования от ПФУ страхователи могут подать Уведомление только в бумажном виде путем направления письма с уведомлением о вручении или непосредственного посещения территориального органа ПФУ.

ФССУ на своем сайте ответил на вопрос: куда с 01 января 2023 года работодателям подавать Уведомление и необходимо ли это делать?

ФССУ отметил, что Уведомление о выплате работникам денежных средств, полученных от фондов (как от ФССУ, так и от ПФУ), необходимо продолжать подавать. Форма такого Уведомления и сроки его подачи не изменились — они приведены в Порядке № 12, который продолжает действовать до принятия ПФУ соответствующего собственного Порядка. Подавать Уведомление необходимо в тот фонд, от которого поступили денежные средства. К сожалению, в связи с техническими причинами, связанными с прекращением ФССУ, подать Уведомление пока можно только в бумажном виде. Работодатели могут обратиться непосредственно в отделение или отправить документ заказным письмом.

Что касается ситуации, когда работодатель из-за войны не может подать заявление-расчет, то ФССУ в своих разъяснениях¹¹ сообщил следующее: если работодатель из-за боевых действий не имеет возможности обработать ЛН своего работника и оформить заявление-расчет (например, если уничтожена материально-техническая база предприятия и т. п.), застрахованное лицо может получить «больничные» или «декретные» напрямую от Фонда. Для этого ему необходимо обратиться в любое удобное отделение Фонда — по месту временного пребывания в результате эвакуации, по месту регистрации и т. д. Для назначения материального обеспечения застрахованные лица должны иметь бумажный ЛН или э-ЛН. Также следует подготовить копии первой–четвертой, одиннадцатой–шестнадцатой страниц паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, и копию РНУКПН. Справка о взятии на учет как внутренне перемещенного лица в этом случае не требуется.

Надеемся, что с 01.01.2023 позиция ПФУ аналогична, и застрахованные лица в указанной ситуации могут обратиться в любой ближайший территориальный орган ПФУ, но подавать ему распечатку э-ЛН не нужно.

Незважаючи на те що всі ми вже звикли до терміну «електронний листок непрацездатності», насправді саме такого терміну законодавство не містить. Водночас в пункті 16 частини 1 статті 1 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105), викладеного в новій редакції з 1 січня 2023 року¹, зазначено, що листок непрацездатності — сформований програмними засобами електронного реєстру листків непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером цього реєстру електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, призначення страхових виплат відповідно до законодавства про соціальне страхування.

Приблизно аналогічне визначення листку непрацездатності надано ще з 09.04.2021 у пункті 2 Порядку організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.04.2019 № 328, в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 31.03.2021 № 323 (далі — Порядок № 328).

Таким чином, електронним листком непрацездатності (далі — е-ЛН) слід вважати листок непрацездатності, визначення якого наведено у Законі № 1105 та Порядку № 328, тобто це електронний документ, сформований програмними засобами електронного реєстру листків непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність.

Відповідно до пункту 15 частини 1 статті 1 Закону № 1105 та пункту 3 Порядку № 328 медичний висновок про тимчасову непрацездатність — електронний документ, що формується на підставі медичних записів в електронній системі охорони здоров’я та містить висновок лікаря за результатами медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності, що засвідчує тимчасову непрацездатність та є підставою для створення листка непрацездатності.

Згідно з пунктом 2 частини 1 статті 1 Закону № 1105 електронний реєстр листків непрацездатності (далі — ЕРЛН) — система накопичення, зберігання та використання інформації про видані, продовжені та обліковані листки непрацездатності, що створюється як складова частина реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Держателем та адміністратором ЕРЛН як складової частини реєстру застрахованих осіб (далі — РЗО) Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Держреєстр страхування) є Пенсійний фонд України (ч. 2 ст. 4 Закону № 1105, п. 4 Порядку № 328).

Також Пенсійний фонд України (далі — ПФУ) з 01.01.2023 замість Фонду соціального страхування України (далі — ФССУ) є уповноваженим органом управління в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та від нещасного випадку (ст. 4 Закону № 1105).

Крім Закону № 1105 та Порядку № 328, важливим документом для розуміння процесу формування е-ЛН є наказ Міністерства охорони здоров’я України «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки» від 01.06.2021 № 1066 (далі — Наказ № 1066), яким затверджено, зокрема:

– Порядок формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (далі — Порядок № 1066);

– Інструкцію по роботі з медичними висновками про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я та листками непрацездатності на період дії перехідної моделі (далі — Інструкція № 1066).

Нижче розглянемо детально норми вищезазначених та інших документів, які стосуються порядку створення е-ЛН, направлення їх роботодавцям, дій останніх для здійснення страхових виплат працівникам, але спочатку нагадаємо, в яких випадках формуються е-ЛН та видаються паперові ЛН.

Видача електронних та паперових листків непрацездатності

Наказом № 1066 передбачено випадки, коли лікарі зобов’язані формувати медичні висновки про тимчасову непрацездатність (далі — медичні висновки) в Реєстрі медичних висновків (далі — РМВ), а також випадки, коли можуть видаватися паперові ЛН. Рішення про вид документу, який видається пацієнту для підтвердження факту його тимчасової непрацездатності, приймає лікар залежно від технічної можливості та вимог Міністерства охорони здоров’я України (далі — МОЗ).

Пунктом 5 Наказу № 1066 встановлено, що за умови наявності відповідної технічної можливості щодо функціонування медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (далі — ЕСОЗ) для закладів охорони здоров’я та фізичних осіб-підприємців, які в установленому законом порядку одержали ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики та здійснюють експертизу з тимчасової втрати працездатності, (далі разом — заклади охорони здоров’я; ЗОЗ) формування медичних висновків у РМВ є обов’язковим із 01 вересня 2021 року для всіх ЗОЗ.

Водночас відповідно до пункту 8 Наказу № 1066 для всіх ЗОЗ, які розпочали формування медичних висновків у РМВ, з дати формування першого медичного висновку про тимчасову непрацездатність, а також із 01 жовтня 2021 року видача ЛН відповідно до вимог, визначених в Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженій наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455 (далі — Інструкція № 455), Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженій наказом МОЗ, Міністерства праці та соціальної політики України (далі — Мінпраці), Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФСС з ТВП), Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі — ФСС від НВП) від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406 (далі — Інструкція № 532), Інструкції щодо заповнення форми первинної облікової документації № 036/о «Журнал реєстрації листків непрацездатності», затвердженій наказом МОЗ від 14.02.2012 № 110 (далі — Інструкція № 110), Порядку організації експертизи тимчасової втрати працездатності, затвердженому наказом МОЗ від 09.04.2008 № 189 (у редакції Наказу № 1066), тобто видача ЛН в паперовій формі, забороняється, окрім таких випадків:

1) продовження та закриття ЛН, що були видані особам до 01 жовтня 2021 року;

2) спливу строку, протягом якого лікуючий лікар може внести зміни до медичного висновку в РМВ. У такому випадку рішення про видачу ЛН приймає лікарсько-консультативна комісія (далі — ЛКК) ЗОЗ, а за її відсутності керівник ЗОЗ;

3) застрахованій особі протягом 2 місяців з дня народження дитини, зазначеного у свідоцтві про народження дитини, — на підставі цього свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;

4) виникнення технічних проблем (помилок) щодо передачі даних між ЕРЛН та РМВ, які призводять до неможливості формування е-ЛН в ЕРЛН більше ніж протягом 7 днів з дати створення медичного висновку — до усунення таких проблем (помилок);

5) зупинення в умовах воєнного стану доступу користувачів ЕСОЗ до центральної бази даних ЕСОЗ;

6) порушення строків звернення пацієнта для продовження випадку тимчасової непрацездатності, якщо це порушення сталося внаслідок дії обставин непереборної сили у період дії воєнного, надзвичайного стану, а також за умови, що на дату звернення за медичною та/або реабілітаційною допомогою пацієнт залишається непрацездатним відповідно до результатів проведеної експертизи тимчасової непрацездатності та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність зазначеного пацієнта. У такому випадку рішення про видачу ЛН як продовження раніше виданого з дати наступної за датою завершення періоду непрацездатності, засвідченого раніше виданим ЛН, приймає ЛКК ЗОЗ, а за її відсутності — керівник ЗОЗ.

Таким чином, у всіх вищенаведених випадках пацієнтам видається паперовий ЛН.² У бланку паперового ЛН, який видається у вищезазначених випадках як продовження е-ЛН, зазначається номер ЛН, який продовжується (абз. восьмий п. 8 Наказу № 1066).

ФССУ в роз’ясненні від 19.11.2021 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 109) повідомив, що за наявності технічних помилок, які призвели до неможливості формування е-ЛН та які не було усунуто упродовж 7 днів, а також за наявності помилки при створенні медичного висновку та спливу строку — 7 днів, протягом якого лікар мав можливість внести зміни, паперовий ЛН можуть видати як продовження е-ЛН. Такі лікарняні листки складають один страховий випадок та оплачуються за загальними правилами. При цьому в паперовому ЛН, виданому на продовження, обов’язково має бути зазначено номер е-ЛН, який продовжується.

Наказом № 1066 також визначено особливості видачі ЛН в період воєнного стану, який поки що діє до 19 лютого 2023 року, але його буде продовжено й надалі.

Так, відповідно до пункту 6 Наказу № 1066 на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення або скасування у випадках, передбачених підпунктами 1 – 6 пункту 8 цього Наказу (див. вище), застосовуються вимоги, визначені в Інструкції № 455, Інструкції № 532, Інструкції № 110, Положенні про експертизу тимчасової непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 09.04.2008 № 189, наказу МОЗ «Про затвердження форм облікової документації щодо призначення державної допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами жінкам, які не застраховані в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування, та інструкцій щодо їх заповнення» від 18.03.2002 № 93, тобто застосовуються вимоги, визначені для видачі паперових ЛН (довідок тощо).

В цих випадках лікуючі лікарі ЗОЗ, які здійснюють експертизу з тимчасової непрацездатності, застосовують норми Інструкції № 1066 (п. 4 Інструкції № 1066). Зокрема, якщо ЛН відкривається в паперовій формі за одним випадком тимчасової непрацездатності, то його продовження до повного закриття незалежно від того, в якому ЗОЗ продовжує лікування пацієнт, відбувається виключно в паперовій формі, навіть якщо ЗОЗ протягом періоду непрацездатності особи, у якої є відкритий ЛН, перейшов на формування медичних висновків у РМВ. У разі якщо особі, у якої відкритий паперовий ЛН, лікар ЗОЗ встановлює факт тимчасової непрацездатності за новим випадком тимчасової непрацездатності, і в цей період у ЗОЗ наявна технічна можливість формування медичних висновків у РМВ, то лікуючий лікар ЗОЗ за новим випадком тимчасової непрацездатності формує медичний висновок у РМВ (п. 5 Інструкції № 1066).

Згідно з пунктом 8-1 Наказу № 1066 на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення або скасування:

– у разі відсутності у ЗОЗ бланків ЛН та неможливості їх отримання дозволяється за рішенням керівника ЗОЗ видача ЛН, роздрукованих на білому аркуші паперу за формою, затвердженою наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВП від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406. При цьому у рядку, де вказується серія бланка, зазначається ЄДРПОУ ЗОЗ, а де номер бланка — порядковий номер запису у Журналі реєстрації листків непрацездатності.

– ЛН, виданий відповідно до абзацу другого цього пункту (тобто роздрукований; — Авт.), вважається документом, що підтверджує факт тимчасової непрацездатності та прирівнюється до ЛН, виданого на бланку.

Таким чином, якщо в період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення у ЗОЗ (лікуючого лікаря) немає технічної можливості сформувати медичний висновок в РМВ або немає передачі даних між ЕРЛН та РМВ, внаслідок чого неможливе створення е-ЛН в ЕРЛН, то пацієнту видається паперовий ЛН. Якщо в цей період у ЗОЗ немає бланків паперових ЛН (неможливо їх отримати), то за рішенням керівника ЗОЗ дозволяється видача ЛН, роздрукованих на білому аркуші паперу за формою паперового ЛН, де в полі «Серія …» бланка зазначається код ЄДРПОУ ЗОЗ, а в полі «№ …» бланка — порядковий номер запису у Журналі реєстрації листків непрацездатності.

ФССУ в роз’ясненні від 06.04.2022 (див. ВПЗ № 5/2022, стор. 113) повідомив, що при роботі із роздрукованим бланком ЛН роботодавець виконує всі свої функції, передбачені для роботи із паперовими ЛН, при цьому заповнює зворотну сторону (яка може бути також роздрукована страхувальником самостійно у разі, якщо лікар видав лише лицьовий бік), оплачує перші 5 днів непрацездатності у разі необхідності. При формуванні заяви-розрахунку слід проставляти код ЄДРПОУ ЗОЗ та порядковий номер запису в Журналі реєстрації листків непрацездатності в колонку 8 «Номер» розділу І «Матеріальне забезпечення» заяви-розрахунку, ігноруючи колонку 7 «Серія» у такому форматі: ХХХХХХХХ-YYYY, де ХХХХХХХХ — код ЄДРПОУ ЗОЗ, а YYYY — порядковий номер запису в Журналі реєстрації листків непрацездатності.

Формування медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я

Згідно з пунктом 2 Порядку № 1066 формування медичних висновків в РМВ здійснюють лікуючі лікарі ЗОЗ та фізичних осіб – підприємців, які отримали ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики та здійснюють експертизу з тимчасової втрати працездатності (далі — суб’єкти господарювання).

Не мають права на формування медичних висновків у РМВ: лікарі центрів екстреної медичної допомоги та медицини катастроф, станцій переливання крові, закладів судово-медичної експертизи, бальнеологічних лікарень, грязелікарень, косметологічних і курортних поліклінік; лікуючі лікарі суб’єктів господарювання всіх форм власності при косметологічних втручаннях без медичних показань.

Володільцем відомостей РМВ в ЕСОЗ є МОЗ, а розпорядником РМВ є Національна служба здоров’я України (далі — НСЗУ).

Відповідно до пункту 5 Порядку № 1066 формування медичних висновків у РМВ ідентифікованим пацієнтам здійснюється лікуючим лікарем суб’єкта господарювання (далі — лікуючий лікар) при пред’явленні паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу непрацездатного, і не може бути платною послугою в суб’єктів господарювання незалежно від форми власності.

Формування медичних висновків у РМВ здійснюється лише у випадках наявності в Реєстрі пацієнтів відомостей про реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП) або відмітки про відмову від прийняття РНОКПП для пацієнта та/або непрацездатної особи, які досягли 14 років.

Формування медичних висновків у РМВ неідентифікованим пацієнтам здійснюється без пред’явлення документа у разі госпіталізації пацієнта, який з причин, обумовлених станом його здоров’я, не може надати відомості про себе, або у якого відсутні документи, що посвідчують його особу. Такого пацієнта лікуючий лікар реєструє в Реєстрі пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я (далі — Реєстр пацієнтів) як неідентифіковану особу відповідно до Порядку ведення Реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я, затвердженого наказом МОЗ від 30.11.2020 № 2755. Для такого пацієнта формується медичний висновок на підставі медичних записів про неідентифікованого пацієнта. При виникненні можливості провести ідентифікацію раніше ідентифікованого пацієнта лікуючий лікар після проведення такої ідентифікації формує новий медичний висновок ідентифікованому пацієнту на підставі медичного запису про ідентифікованого пацієнта.

Обробка персональних даних у РМВ здійснюється з метою засвідчення лікуючим лікарем факту тимчасової втрати працездатності, встановлення строку непрацездатності, забезпечення передачі відомостей в ЕРЛН для формування е-ЛН в ЕРЛН та забезпечення функціонування ЕСОЗ (п. 6 Порядку № 1066).

Згідно з пунктом 3 Порядку № 1066 тимчасова непрацездатність особи відповідно до медичного висновку — це непрацездатність особи внаслідок захворювання, травми або інших причин (вагітність та пологи, карантин тощо), яка має тимчасовий зворотний характер під впливом лікування, реабілітації, інших заходів медичного характеру, та триває до відновлення працездатності або до закінчення причин, які унеможливлюють виконання роботи. Тимчасова непрацездатність обраховується в календарних днях.

Випадок тимчасової непрацездатності відповідно до медичних висновків — тимчасова непрацездатність, що підтверджується формуванням одного або сукупністю декількох медичних висновків, пов’язаних між собою через посилання на запис у РМВ про попередній медичний висновок в межах однієї категорії медичних висновків, та триває безперервно від початку визначеного захворювання, травми або інших причин з можливим продовженням в одного або послідовно в декількох суб’єктів господарювання до завершення дії останнього медичного висновку або до початку нового медичного висновку з відміткою про початок нового випадку тимчасової непрацездатності в межах такої ж категорії, що формується з приводу нового захворювання, травми або інших причин, які не пов’язані та не є наслідками попереднього.

Категорія медичного висновку — складова медичного висновку, що використовується з метою їхньої класифікації відповідно до встановленого захворювання, травми тощо, для визначення особливостей процесу формування таких медичних висновків, а також є підставою для визначення причини непрацездатності застрахованої особи в ЕРЛН.

Що стосується відомостей, які містяться в медичному висновку, то їх вичерпний перелік наведено в пункті 1 розділу ІІ Порядку № 1066. До таких відомостей належать, зокрема:

• номер запису в РМВ;
• посилання на запис про пацієнта та про тимчасово непрацездатну особу в Реєстрі пацієнтів в ЕСОЗ;
• посилання на запис про лікуючого лікаря у РМВ в ЕСОЗ, яким встановлено факт тимчасової непрацездатності та який сформував та підписав медичний висновок;
• дата та час формування і реєстрації медичного висновку в РМВ;
• строк дії медичного висновку (дата початку, дата завершення);
• вид медичного висновку («медичний висновок про тимчасову непрацездатність»);
• суть висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність відповідно до медичного висновку, що містить:

– категорію медичного висновку: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Догляд за хворим членом сім’ї», «Догляд за дитиною у разі хвороби особи, яка доглядає за дитиною», «Карантин», «Обсервація, самоізоляція під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2», «Переведення особи на легшу роботу», «Лікування в санаторно-курортному закладі», «Ортопедичне протезування», «Вагітність та пологи»;

– відмітку про наявність алкогольного та/або наркотичного сп’яніння як причини виникнення тимчасової непрацездатності (за необхідності);

– відмітку про зв’язок випадку тимчасової непрацездатності з професійною діяльністю пацієнта (за необхідності та може застосовуватися тільки для медичних висновків категорій «Захворювання або травма загального характеру», «Переведення особи на легшу роботу»);

– дату порушення режиму лікування та вид порушення режиму лікування: «відмова від огляду МСЕК», «відмова від госпіталізації», «невиконання рекомендацій лікаря», «самовільне залишення суб’єкта господарювання», «навмисне заподіяння шкоди своєму здоров’ю або симуляція хвороби» (за умови, що таке порушення встановлено лікуючим лікарем);

• відмітку про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном (за необхідності);
• посилання на запис в РМВ про попередній медичний висновок у разі формування в РМВ нового медичного висновку;
• відмітку про початок нового випадку тимчасової непрацездатності.

Особливості формування медичного висновку залежно від його категорії (причини непрацездатності) визначено у пунктах 3–13 розділу ІІ Порядку № 1066, а строк дії медичного висновку залежно від його категорії (фактично максимальний період тимчасової непрацездатності), — у пунктах 4–13 розділу ІІІ Порядку № 1066.

Строк дії медичного висновку є періодом тимчасової непрацездатності (або періодом, на який непрацездатній особі рекомендовано переведення на легшу роботу) та визначається шляхом встановлення дати початку та дати завершення (п. 1 р. III Порядку № 1066).

Медичні висновки будь-якої категорії вносяться до РМВ на підставі медичних записів про медичний огляд, надання консультації або лікування та медичних записів при виписці пацієнта зі стаціонару в Реєстрі медичних записів, записів про направлення та рецептів в ЕСОЗ (далі — Реєстр медзаписів) за результатами проведеної експертизи тимчасової непрацездатності та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність особи (п. 2 р. ІІ Порядку № 1066).

Формування медичних висновків здійснюється тільки після особистого огляду хворого лікуючим лікарем, про що робиться відповідний запис у Реєстрі медзаписів з обґрунтуванням тимчасової непрацездатності. Формування медичних висновків за категорією «Вагітність та пологи» жінкам, на період дії воєнного стану, може здійснюватися лікуючим лікарем, яким надаються медичні послуги із ведення вагітності в амбулаторних умовах, без особистого огляду таких жінок за результатами дистанційної взаємодії з ними (зокрема шляхом консультування, опитування, обміну інформацією) за допомогою технічних засобів електронних комунікацій, про що робиться відповідний запис у Реєстрі медзаписів (п. 1 р. ІV Порядку № 1066).

На період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення або скасування медичний висновок зі встановленою відміткою про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном, може формуватися лікарем на підставі медичних записів, які внесені таким лікарем відповідно до виданих за кордоном медичних документів (їх копій), що підтверджують тимчасову непрацездатність, за категоріями: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Вагітність та пологи», «Ортопедичне протезування». Медичні документи або їх копії можуть бути надіслані поштою або надані лікарю за допомогою технічних засобів електронних комунікацій (електронна пошта, мобільні застосунки, соціальні мережі тощо). У виданих за кордоном медичних документах зазначається діагноз з використанням Міжнародної класифікації хвороб десятого перегляду (МКХ – 10). Необхідність перекладу на державну мову таких документів визначає лікар у випадках, коли неможливо сформувати медичний запис з використанням мови оригіналу медичного документа (п. 10 р. ІV Порядку № 1066).

Формування лікуючим лікарем медичних висновків у РМВ здійснюється у день особистого огляду хворого (у разі підтвердження факту його тимчасової непрацездатності), а також дозволяється:

– не пізніше наступного дня з дати встановлення лікуючим лікарем факту тимчасової непрацездатності особи, якщо медичне обслуговування здійснювалося не за місцем провадження господарської діяльності з медичної практики;

– не пізніше 5 днів з дати встановлення лікуючим лікарем факту тимчасової непрацездатності особи, у разі недоступності електронної медичної інформаційної системи або неможливості обміну даними між електронною медичною інформаційною системою та центральною базою даних ЕСОЗ через їхню технічну несправність, або у разі відсутності відповідної технічної можливості в ЕСОЗ. У таких випадках період тимчасової непрацездатності особи, що міститься в медичному висновку, що внесений до РМВ після усунення технічних несправностей, має відповідати періоду, який був визначений лікарем під час встановлення факту тимчасової непрацездатності особи (п. 7 р. ІV Порядку № 1066).

Таким чином, лікуючий лікар за наявності факту тимчасової втрати працездатності у пацієнта формує медичний висновок відповідної категорії у РМВ, відомості з якого передаються в ЕРЛН для створення в ньому е-ЛН.

Згідно з пунктом 6 Порядку ведення Реєстру медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, затвердженого наказом МОЗ від 18.09.2020 № 2136 (далі — Порядок ведення РМВ), медичні висновки, що вносяться до РМВ, підписуються кваліфікованим електронним підписом лікаря.

У разі виявлення технічної неточності або недостовірної інформації у медичному висновку, зміни до такого медичного висновку вносяться не пізніше 7-го дня з дати його формування відповідно до пунктів 8 та 9 Порядку ведення РМВ (п. 9 р. ІV Порядку № 1066). Так, зміни до медичного висновку вносяться шляхом створення нового запису в РМВ з одночасним проставленням відмітки про відміну запису, до якого вносяться зміни. Початковий зміст інформації, що міститься у медичному висновку, зберігається у центральній базі даних та не підлягає зміні чи видаленню. У разі виявлення технічної неточності у медичному висновку особою, яка його внесла до РМВ, така особа повинна внести відповідні зміни до запису, а також повідомити про це пацієнта (його законного представника) телефоном, електронною поштою або іншим доступним способом зв’язку протягом 3 днів з дня внесення таких змін. У випадку, якщо пацієнт (його законний представник) або інша особа, яка має доступ до медичного висновку відповідно до наданих прав доступу, виявила технічну неточність або недостовірну інформацію у медичному висновку, пацієнт (його законний представник) або така особа мають право особисто, у тому числі засобами комунікацій, звернутись до особи, яка внесла такий запис до РМВ, щодо внесення до системи відповідних змін. Зазначена особа обов’язково повідомляє про це пацієнта (його законного представника) телефоном, електронною поштою або іншим доступним способом зв’язку протягом 3 днів з дня внесення таких змін. Зміни до інформації, що міститься в РМВ, за заявою пацієнта (його законного представника) також здійснюються НСЗУ.

Передача відомостей з Реєстру медичних висновків
до Електронного реєстру листків непрацездатності та порталу «Дія»

Механізм та особливості передачі відомостей з РМВ до інших державних електронних інформаційних ресурсів визначено в розділі V Порядку № 1066.

Згідно з цим розділом надання інформації з РМВ щодо сформованих медичних висновків здійснюється до:

– ЕРЛН з метою формування е-ЛН відповідно до Порядку № 328;

– Єдиного державного веб-порталу електронних послуг «Портал Дія» (далі — Портал «Дія») за запитом із метою перевірки інформації про сформований медичний висновок особами, для яких він сформований, а також пред’явлення інформації про такий медичний висновок з використанням Порталу «Дія» за місцем вимоги (наприклад працівниками за місцем роботи; — Авт.).

Відповідно до пункту 4 розділу V Порядку № 1066 до ЕРЛН щодо сформованого медичного висновку в РМВ передаються наступні дані:

1) з Реєстру пацієнтів — про тимчасово непрацездатну особу, посилання на запис про яку міститься в медичному висновку: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); дату народження; РНОКПП (за наявності); стать; унікальний ідентифікатор пацієнта в Реєстрі пацієнтів; реквізити документа, що посвідчує особу;

2) з Реєстру пацієнтів — про пацієнта, посилання на запис про якого міститься в медичному висновку: дату народження; унікальний ідентифікатор пацієнта в Реєстрі пацієнтів;

3) з Реєстру медичних працівників в електронній системі охорони здоров’я — про медичного працівника, посилання на запис про якого міститься в медичному висновку: посаду; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); РНОКПП (за наявності); спеціальність за посадою;

4) з Реєстру суб’єктів господарювання у сфері охорони здоров’я в електронній системі охорони здоров’я (далі — Реєстр СГ) — про суб’єкта господарювання (ЗОЗ), посилання на запис про якого міститься в медичному висновку: найменування суб’єкта господарювання та код ЄДРПОУ юридичної особи або прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи – підприємця і РНОКПП або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта); контактні дані суб’єкта господарювання (за наявності);

5) з РМВ — про медичний висновок, в тому числі про медичний висновок, посилання на запис про який міститься як посилання на запис про попередній медичний висновок у медичному висновку: номер запису в РМВ; дату та час формування і реєстрації медичного висновку в РМВ; вид медичного висновку («медичний висновок про тимчасову непрацездатність»); категорію медичного висновку (причину непрацездатності); період дії медичного висновку (дата початку періоду дії, дата завершення періоду дії); відмітку про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном (за наявності); відмітку про зв’язок медичного висновку із професійною діяльністю працівника (за наявності); дату порушення режиму лікування та вид порушення режиму лікування (за наявності); відмітку про наявність алкогольного та/або наркотичного сп’яніння як причини виникнення тимчасової непрацездатності (за наявності).

Згідно з пунктом 7 розділу V Порядку № 1066 інформація про медичний висновок особи, що надається за запитом через Портал «Дія», містить такі дані:

1) номер запису в РМВ;

2) тип медичного висновку;

3) категорію медичного висновку;

4) дату та час формування медичного висновку;

5) відомості про назву суб’єкта господарювання (ЗОЗ) з Реєстру СГ, посилання на запис про який зазначене в медичному висновку;

6) строк дії медичного висновку (дата початку, дата завершення).

Запит на отримання інформації про медичний висновок з РМВ повинен містити інформацію, достатню для пошуку в РМВ відповідного медичного висновку та однозначної ідентифікації системою особи, посилання на запис в Реєстрі пацієнтів про яку зазначені в такому медичному висновку (п. 8 р. V Порядку № 1066).

У разі внесення змін до медичного висновку відповідно до пунктів 8 та 9 Порядку ведення РМВ (див. вище) до ЕРЛН передається інформація щодо таких змін (п. 5 р. V Порядку № 1066).

Передача відомостей до ЕРЛН здійснюється автоматично одразу з моменту формування медичного висновку в РМВ, після встановлення відмітки про відміну медичного висновку, а в разі недоступності центральної бази даних ЕСОЗ, системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів, ЕРЛН — одразу з моменту усунення відповідних несправностей або за ініціацією лікаря щодо раніше сформованого та внесеного до РМВ медичного висновку. Медичні висновки, сформовані щодо неідентифікованої особи, до ЕРЛН автоматично не відправляються до моменту ідентифікації такого пацієнта (п. 6 р. V Порядку № 1066).

Відомості з ЕСОЗ надходять до ЕРЛН в режимі реального часу (он-лайн). У разі надходження до ЕРЛН повідомлення про реєстрацію тимчасової непрацездатності особи, яка не бере участі у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні або щодо якої відсутні відомості в РЗО Держреєстру страхування, автоматично формуються та надсилаються в режимі реального часу (он-лайн) відповідні повідомлення до ЕСОЗ, а отримані відомості не підлягають подальшій обробці (п. 11, 12 Порядку № 328).

До ЕРЛН поступають як вищенаведені відомості з різних Реєстрів ЕСОЗ, так і відомості з деяких інших джерел інформації.

Згідно з пунктом 8 Порядку № 328 ЕРЛН функціонує як система накопичення, зберігання та використання електронних даних, що надходять:

1) з ЕСОЗ — про медичні висновки, що внесені до РМВ, на підставі яких формуються е-ЛН;

2) з ФССУ, а з 01.01.2023 — з ПФУ про: результати перевірки обґрунтованості видачі та продовження ЛН застрахованим особам; суми допомоги, які виплачено на підставі ЛН; відмову в наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності у випадках, визначених законодавством; зміни причини непрацездатності та їх підстави;

3) від страхувальників — про суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності та суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, які нараховано та виплачено на підставі ЛН; про відмову в оплаті перших 5 днів тимчасової непрацездатності та/або наданні застрахованій особі у випадках, передбачених законодавством; про наявність у застрахованої особи права на отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності в розмірі 100% середньої заробітної плати (п. 5 ч. 1 ст. 17 Закону № 1105); про наявність у членів сім’ї застрахованої особи, які потребують догляду, статусу постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідності;

4) від органів опіки та піклування — відомості про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців з дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження;

5) від централізованого банку даних з проблем інвалідності — про встановлення медико-соціальною експертною комісією (далі — МСЕК) групи інвалідності (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), невстановлення групи інвалідності при повторному огляді.

Таким чином, до ЕРЛН поступають відомості з різних джерел інформації, в тому числі з Реєстрів ЕСОЗ, зокрема, про створений медичний висновок, що є підставою для формування е-ЛН.

Формування листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності

На підставі інформації, що поступає з різних джерел, зокрема з декількох Реєстрів ЕСОЗ, в ЕРЛН програмними засобами автоматично створюються записи про тимчасову непрацездатність.

Згідно з пунктом 10 Порядку № 328 запис про тимчасову непрацездатність в ЕРЛН містить відомості про:

1) тимчасово непрацездатну особу;

2) пацієнта (у разі непрацездатності особи, зумовленої необхідністю догляду: за хворою дитиною; за хворим членом сім’ї; за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною);

3) випадок тимчасової непрацездатності, зокрема:

– єдиний реєстраційний номер ЛН;

– причину непрацездатності;

– період тимчасової непрацездатності: період звільнення від роботи (з/по); період переведення на легшу, нижчеоплачувану роботу (з/по). Період тимчасової непрацездатності визначається строками, зазначеними у медичних висновках, які видано в межах одного випадку непрацездатності;

– порушення режиму лікування із зазначенням дати і виду порушення (за наявності);

– дату огляду та висновок МСЕК (за наявності);

4) особу, яка сформувала медичний висновок;

5) суб’єкта господарювання (найменування, код ЄДРПОУ ЗОЗ або прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), РНОКПП фізичної особи – підприємця);

6) суму допомоги, що нарахована на підставі ЛН, в тому числі суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності, та відомості про їх виплату;

7) відмову в оплаті перших 5 днів тимчасової непрацездатності та наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності;

8) порушення встановленого порядку видачі та продовження ЛН за результатами перевірки обґрунтованості його видачі та продовження;

9) особу, яка внесла відомості з документа про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців з дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження.

Відповідно до пункту 2 розділу II Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234 (далі — Порядок № 1234; див. ВПЗ № 5/2021, стор. 94), е-ЛН формується в ЕРЛН на підставі інформації про медичний висновок (медичні висновки) у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в РЗО. Ідентифікованою вважається особа щодо якої інформація, яка надійшла з ЕСОЗ, співпадає з відомостями РЗО за критеріями:

– РНОКПП або серії (за наявності) та номеру паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) — 100% символів;

– прізвища, імені та по батькові (за наявності) особи — понад 90,0% символів.

Під час формування е-ЛН враховується інформація про основне місце роботи застрахованої особи, визначене за даними повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Таким чином, на підставі інформації про сформований медичний висновок в РМВ шляхом автоматизованого обміну відомостями між інформаційними ресурсами НСЗУ та ПФУ в ЕРЛН формується е-ЛН у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в РЗО Держреєстру страхування (на підставі інформації про основне місце роботи застрахованої особи), а для незастрахованих осіб е-ЛН не формується.

Пунктом 2 розділу II Порядку № 1234 також встановлено, що е-ЛН може мати в ЕРЛН такі статуси:

– закритий;

– готовий до сплати (виданий);

– помилково сформований;

– недійсний;

– оплачений.

У разі отримання інформації про внесення змін до медичного висновку (зокрема при встановленні відмітки про відміну запису, до якого вносяться зміни), переданої відповідно до пункту 5 розділу V Порядку № 1066 (див. вище), сформований на підставі такого медичного висновку е-ЛН та зміни у записах ЕРЛН, що відбулися на підставі такого медичного висновку, вважаються помилково сформованими. Отримана інформація є підставою формування в ЕРЛН нових записів щодо поновлення дії записів, які були змінені на підставі такого медичного висновку.

Згідно з пунктом 3 розділу II Порядку № 1234 дати відкриття та закриття е-ЛН відповідають датам початку строку дії та закінчення строку дії медичного висновку, на підставі якого сформований цей е-ЛН. ЛН вважається виданим через 7 днів після дати закриття ЛН та набуває статусу «готовий до сплати (виданий)».

Відповідно до пункту 1 розділу IІI Порядку № 1234 е-ЛН з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через 7 днів з дати відкриття е-ЛН.

ФССУ в своїх роз’ясненнях³ повідомив, що е-ЛН створюється одразу зі статусом «закритий» та містить дату відкриття (початок непрацездатності) і дату закриття (планова дата одужання або наступного огляду). Потім е-ЛН змінює свій статус з «закритого» на «готовий до сплати» у день видачі — тобто через 7 днів після дати закриття для нарахування «лікарняних» і через 7 днів після дати відкриття — для нарахування «декретних». Однак через технічні збої е-ЛН може не змінити свій статус попри вичерпання строків. У такому випадку потрібно орієнтуватись на дати — якщо після дати закриття, зазначеної в е-ЛН, пройшло 7 днів, на 8-й день з е-ЛН уже можна починати працювати і призначати за ним допомогу, навіть якщо його статус залишився «закритим». Лікар має можливість внести зміни до е-ЛН упродовж 7 днів від моменту створення, тож інформація, наявна в е-ЛН на 8-й день, є остаточною — роботодавець може розпочати призначення допомоги як за свій рахунок, так і за рахунок ФССУ (з 01.01.2023 — за рахунок ПФУ; — Авт).

ФССУ в роз’ясненні від 05.10.2021 (див. ВПЗ № 7/2021, стор. 116) повідомив, що при створенні медичного висновку, на підставі якого формується е-ЛН, можуть бути допущені помилки, технічні неточності, вказана недостовірна інформація. У такому випадку лікар упродовж 7 днів з дня формування може внести до нього зміни — для цього створюється окремий коректний медичний висновок, за яким створюється новий е-ЛН. А той е-ЛН, який сформувався за першим, помилковим медичним висновком, змінить свій статус на «помилково сформований». З цією нормою пов’язана дата, з якої е-ЛН може бути використаний роботодавцем для призначення матеріального забезпечення — е-ЛН вважається виданим та є готовим до сплати через повні 7 днів після дати свого закриття. Наприклад, е-ЛН, створений 01.10.2021 строком на 10 днів, має дату закриття 10.10.2021 та буде вважатися виданим (стане готовим до сплати) з 18.10.2021.

Пунктом 3 розділу II Порядку № 1234 встановлено, що на підставі даних медичних висновків, що складають один випадок тимчасової непрацездатності, формуються е-ЛН в порядку черговості створення медичних висновків, кожен наступний із яких створюється як продовження першого та складають один страховий випадок.

Унікальний номер е-ЛН має таку структуру:

– номер випадку непрацездатності;

– порядковий номер е-ЛН;

– номер версії (позначається цифрою «1» при створенні нового е-ЛН та при створенні е-ЛН як продовження. Номер збільшується («2», «3» та далі за порядком) при внесенні кожної наступної зміни до е-ЛН на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність).

Стосовно структури унікального номера е-ЛН ФССУ в роз’ясненнях від 26.11.2021 та від 05.10.2021 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 115, та № 7/2021, стор. 116) повідомив таке.

Розмір унікального номеру е-ЛН спочатку складався з 12 знаків, а починаючи з жовтня 2021 року збільшився до 19, і продовжує рости. На сьогодні (станом на 26.11.2021; — Авт.) більшість номерів е-ЛН складаються з 19 знаків, враховуючи дефіси: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х, де ХХХХХХ — номер випадку непрацездатності; ХХХХХХХХХХ — порядковий номер ЛН; Х — номер версії. Однак кількість знаків не є сталою. Поступово номер е-ЛН збільшується через зростання числа страхових випадків. Уже є е-ЛН, номер яких складається з 20 знаків, оскільки номер випадку непрацездатності (страхового випадку) став семизначний (наприклад: 1811618-2003620458-1). Унікальний номер е-ЛН ніколи не повторюється. Він відрізняється від номеру медичного висновку, на підставі якого формується е-ЛН. Раніше номер е-ЛН складався з двох частин: 10 знаків порядкового номеру та номер версії після дефісу. Однак у жовтні 2021 року для зручності страхувальників до структури унікального номеру додали ще одну частину — номер випадку непрацездатності. Це зробили, аби різні е-ЛН, які складають один страховий випадок, було легше ідентифікувати, тобто це дає можливість зрозуміти, є е-ЛН первинним чи продовженням.

Тож наразі унікальний номер е-ЛН включає такі три складові:

– номер випадку непрацездатності — цей номер співпадатиме для всіх е-ЛН, сформованих у межах одного страхового випадку. Він допомагає визначити, є е-ЛН первинним чи продовженням;

– порядковий номер е-ЛН — основна частина номеру е-ЛН, яка відрізняється в кожному е-ЛН;

– номер версії — позначається цифрою «1» при створенні нового е-ЛН та при створенні е-ЛН як продовження. Номер збільшується за порядком («2», «3» та далі) при внесенні кожної зміни до е-ЛН на підставі медичного висновку, наприклад, якщо е-ЛН закриють раніше передбаченого строку у зв’язку з одужанням, або скоротять строк його дії через початок іншого страхового випадку. Номер версії не пов’язаний із тим, чи є е-ЛН продовженням.

Кожна з трьох складових номеру е-ЛН є його невід’ємною частиною, тож при призначенні страхової виплати та оформленні заяви-розрахунку унікальний номер е-ЛН потрібно вказувати повністю.

ФССУ в роз’ясненні від 06.10.2021 (див. ВПЗ № 7/2021, стор. 119) повідомив, що якщо особа одужала раніше, ніж зазначено в е-ЛН, створеному зі статусом «закритий», що містить дату відкриття (початок непрацездатності) і дату закриття (планова дата одужання або наступного огляду), це має засвідчити лікар — під час візиту він підтвердить працездатність і створить новий медичний висновок, який скоротить дію е-ЛН. Якщо особа не одужає у термін, визначений в первинному е-ЛН, лікар створить наступний медичний висновок — на його підставі сформується окремий е-ЛН, який продовжить тимчасову непрацездатність. Про це працівник має повідомити роботодавця. Таких е-ЛН може бути декілька в межах одного страхового випадку (усі вони матимуть тотожну першу частину номеру е-ЛН до знаку дефісу). За кожним із них матеріальне забезпечення призначається окремо — це дозволяє пришвидшити отримання працівником «лікарняних», адже для їхнього нарахування не потрібно чекати одужання. Це зручно для працівника, але створює додаткове навантаження на роботодавців, які замість одного ЛН, наприклад, на 20 днів, мають розглянути і розрахувати два е-ЛН, кожен по 10 днів, хоча страховий випадок у працівника один.

Стосовно скорочення періодів тимчасової непрацездатності за наявності накладення один на одного різних страхових випадків ФССУ в своїх роз’ясненнях⁴ повідомив таке.

Період непрацездатності працівника визначається в медичному висновку та відображається в е-ЛН. Однак якщо до ЕСОЗ надходить інший медичний висновок, і періоди непрацездатності перетинаються, то тривалість першого е-ЛН може бути скорочена (наприклад, коли під час загальної хвороби працівника занедужує його дитина і створюється ще один е-ЛН, але вже по догляду за хворою дитиною).

Є три найчастіші причини скорочення:

1) коли новий медичний висновок створено в межах одного випадку непрацездатності;

2) коли новий медичний висновок не пов’язаний із попереднім, але засвідчує непрацездатність в межах тієї ж категорії;

3) коли новий медичний висновок засвідчує початок іншого страхового випадку з іншої категорії причин непрацездатності.

У першому випадку на підставі нового медичного висновку створюється продовжений е-ЛН. Якщо періоди перетинаються, первинний е-ЛН переривається на даті, що передує створенню наступного е-ЛН. Таким чином, період непрацездатності з однієї причини оформлюється декількома е-ЛН.

Другий випадок тотожний першому, однак замість створення продовженого ЛН сформується первинний ЛН з іншого страхового випадку. Так відбудеться, наприклад, в разі отримання травми у період лікування застуди (загальні захворювання та травми складають одну категорію). Однак якщо під час перебування на ЛН, наприклад по самоізоляції від COVID-19, працівнику відкриють ЛН у зв’язку з хворобою, то такий ЛН скоротить попередній ЛН.

Правила скорочення періодів тимчасової непрацездатності у листках непрацездатності (далі — Правила скорочення) наведено у додатку до Порядку № 1234.⁵

Правила скорочення охоплюють всі можливі випадки перетинання причин непрацездатності і визначають їх пріоритет. При цьому е-ЛН скорочуються автоматично. Тож, якщо період непрацездатності в новоствореному е-ЛН повністю або частково перетинається із періодом в попередньому е-ЛН іншої категорії, він скоротить його, якщо має більший пріоритет відповідно до Правил скорочення. Однак якщо категорія нового е-ЛН не скорочує категорію попереднього відповідно до Правил скорочення, то новий е-ЛН створиться зі статусом «недійсний» та не буде відображений в особистих кабінетах працівника і роботодавця на веб-порталі електронних послуг ПФУ. Якщо строк дії такого недійсного е-ЛН виявиться тривалішим, ніж період непрацездатності попереднього е-ЛН, то сформується новий е-ЛН на ту кількість днів, що виходять за межі періоду непрацездатності в раніше створеному е-ЛН.

Відповідно до Правил скорочення найбільший пріоритет серед причин непрацездатності мають вагітність і пологи. Виданий з цієї причини е-ЛН не може бути скорочений жодним іншим е-ЛН, а сам перериває будь-який попередній е-ЛН. Період непрацездатності, визначений в е-ЛН по захворюванню або травмі загального характеру, перерветься після початку дії е-ЛН, виданого в разі вагітності та пологів, протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства. ЛН по самоізоляції від COVID-19 переривається в разі створення е-ЛН по вагітності та пологах, загальному захворюванню, необхідності догляду за хворими дітьми і родичами тощо.

Також е-ЛН скоротиться, якщо застрахованій особі встановлять групу інвалідності.

Надання інформації з Електронного реєстру листків непрацездатності
страхувальникам та застрахованим особам

Відповідно до пункту 7 Порядку № 328 ведення ЕРЛН передбачає, зокрема, оброблення інформації про ЛН, формування єдиного реєстраційного номера ЛН, пошук відомостей в ЕРЛН, формування повідомлень застрахованим особам та страхувальникам, надання відомостей з ЕРЛН застрахованим особам та страхувальникам, функціонування порталу послуг для забезпечення доступу до інформації, що обробляється в ЕРЛН, отримання відомостей з ЕРЛН.

Для того щоб отримувати інформацію з ЕРЛН страхувальнику обо громадянину (застрахованій особі) потрібно зареєструватися на веб-порталі «Портал електронних послуг» ПФУ з метою створення особистого кабінету.

На веб-порталі «Портал електронних послуг» ПФУ (далі — портал послуг ПФУ) є опція «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності», в якій наведено наступну інформацію.

Громадяни – користувачі веб-порталу мають змогу, не виходячи з дому, отримати інформацію про себе з ЕРЛН. Страхувальники – користувачі веб-порталу мають змогу, не виходячи з офісу, отримати інформацію з ЕРЛН по застрахованих особах (далі — ЗО), які працюють у страхувальника за трудовою книжкою, та сформувати та роздрукувати заяву-розрахунок. Сервіс надається для користувачів, які увійшли на веб-портал за ЕЦП (КЕП).

Громадянину надається інформація по його ЛН (пункт меню особистого кабінету громадянина «Мої листки непрацездатності») з таким переліком атрибутів: номер; дата відкриття; дата закриття; причина непрацездатності.

Страхувальнику первинно надається можливість визначення параметрів пошуку переліку ЛН та за результатами пошуку надається інформація по ЛН ЗО, які працюють у страхувальника за трудовою книжкою (пункт меню особистого кабінету страхувальника «Листки непрацездатності»), з таким переліком атрибутів: номер; дата відкриття; дата закриття; РНОКПП ЗО; ПІБ ЗО.

Управління ВД ФССУ у м. Києві в роз’ясненні від 21.07.2021 (див. ВПЗ № 5/2021, стор. 101) повідомило, що після реєстрації в електронному кабінеті страхувальника для роботодавця у розділі «Страхувальникам» відкриваються можливості, зокрема, для отримання даних з ЕРЛН. При переході за кнопкою «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності» в розділі «Страхувальникам» в особистому кабінеті роботодавця відкривається можливість електронної форми перегляду усіх записів про тимчасову непрацездатність працівників роботодавця, що зареєстровані в ЕРЛН на підставі медичних висновків.

Це узгоджується з пунктом 15 Порядку № 328, згідно з яким інформація з ЕРЛН, що містить відомості про РНОКПП, період і причину непрацездатності, надається тільки особі, якої зазначені відомості стосуються, її страхувальнику — за період перебування особи у трудових відносинах із ним відповідно через електронні кабінети застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг ПФУ, а також особі, яка засвідчила тимчасову непрацездатність, — через ЕСОЗ.

Пошук відомостей в ЕРЛН здійснюється за прізвищем, власним іменем, по батькові (за наявності) та датою народження застрахованої особи, її РНОКПП за принципом повного збігу всіх зазначених ідентифікаторів пошуку та/або кожного окремого із зазначених ідентифікаторів пошуку (п. 17 Порядку № 328).

На практиці для отримання інформації по сформованому е-ЛН працівника в особистому кабінеті страхувальника в розділі «Визначте параметри пошуку листків непрацездатності» є наступні поля для заповнення (ідентифікатори пошуку): «Номер ЛН», «Номер випадка непрацездатності», «Прізвище непрацездатної особи», «Ім’я непрацездатної особи», «РНОКПП», «Номер паспорту», «Статус ЛН», «Дата початку ЛН З», «Дата початку ЛН ПО», «Дата закічення ЛН З», «Дата закічення ЛН ПО», «Включення до заяви-розрахунку».

Таким чином, застрахована особа самостійно або її страхувальник (роботодавець) можуть через електронні кабінети відповідно застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг ПФУ отримати відомості про період і причину непрацездатності застрахованої особи. Пошук таких відомостей в ЕРЛН здійснюється за прізвищем, іменем та РНОКПП застрахованої особи та іншими вищезазначеними ідентифікаторами пошуку.

Відомості з ЕРЛН формуються тільки за допомогою програмних засобів його ведення з обов’язковим присвоєнням індексного номера, фіксацією дати і часу їх формування у вигляді витягу. Інформація з ЕРЛН містить актуальні на дату і час її формування відомості, що обробляються, або відомості про відсутність інформації за визначеними ідентифікаторами пошуку (п. 18 Порядку № 328).

Для отримання по е-ЛН витягу з ЕРЛН ФССУ у своєму роз’ясненні визначив такий алгоритм дій:

– авторизуйтесь у власному кабінеті на вебпорталі ПФУ за допомогою ЕЦП або BankID;

– у власному кабінеті перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ»;

– виберіть пункт «Запит на отримання електронного документу»;

– далі оберіть тип запиту «Витяг з ЕРЛН»;

– введіть дані (заповніть обов’язкові поля «Податковий номер», «Прізвище», «Ім’я», «Телефон», а інші необов’язкові поля заповнюються за бажанням або за потреби) та натисніть «Відправити до ПФУ».

– у розділі «Звернення» ви знайдете інформацію про стан виконання вашого запиту та зможете завантажити його у форматі PDF.

Якщо застрахована особа та її страхувальник (роботодавець) не мають можливості (наприклад, через відсутність інтернет) або не бажають через електронні кабінети на порталі послуг ПФУ отримувати в електронному вигляді відомості (витяг) з ЕРЛН про період і причину непрацездатності застрахованої особи, статус ЛН, то існує альтернативний «паперовий» варіант.

Згідно з пунктом 16 Порядку № 328 інформація з ЕРЛН надається територіальними органами ПФУ в паперовій формі як витяг з ЕРЛН за усним зверненням:

– застрахованій особі — особисто з пред’явленням документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, або документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус, та документа, що підтверджує РНОКПП, або свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування чи пенсійного посвідчення;

– представнику застрахованої особи чи страхувальника — з пред’явленням документів, що посвідчують особу та повноваження представника діяти від імені особи, яку він представляє.

Форму витягу з ЕРЛН затверджено постановою правління ПФУ від 02.05.2022 № 4-1.

У формі витягу з ЕРЛН зазначаються, зокрема:

– дані про застраховану особу (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дата народження, стать, РНОКПП (за наявності));

– інформація про ЛН, а саме номер, дати реєстрації, відкриття та закриття ЛН, статус, категорія медичного висновку, номер випадку непрацездатності, відмітка про закордон, відмітка про зв’язок медичного висновку із професійною діяльністю, ознака алкогольного/наркотичного сп’яніння;

– відомості про порушення режиму лікування (зокрема, дата та вид порушення режиму лікування);

– відомості про страхувальника (код ЄДРПОУ/РНОКПП; прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та/або найменування страхувальника; ознака основного місця роботи (так/ні); номер випадку непрацездатності);

– відомості про медичний заклад, фізичну особу – підприємця, що має ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики, яким сформовано медичний висновок про тимчасову непрацездатність, або орган опіки і піклування, яким внесено відомості про усиновлення (номер випадку непрацездатності, номер ЛН, номер медичного висновку, код ЄДРПОУ/РНОКПП, найменування медичного закладу та/або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності)).

ФССУ в роз’ясненні від 28.05.2022 (див. ВПЗ № 3/2022, стор. 125) повідомив, що якщо роботодавець не має можливості подати заяву-розрахунок, то працівник може звернутись до будь-якого зручного відділення ФССУ (з 01.01.2023 — до територіального органу ПФУ; — Авт.) для отримання виплат напряму на підставі витягу його е-ЛН. Витяг з ЕРЛН формується у кабінеті на вебпорталі ПФУ та не потребує візиту до сервісних центрів. Однак якщо потрібна паперова версія — сервісні центри ПФУ її нададуть. Також витяги е-ЛН своїх працівників можуть зробити роботодавці. Працівнику можна завантажити витяг у форматі PDF та передати роботодавцю для опрацювання і нарахування допомоги.

ФССУ в листі-роз’ясненні від 27.07.2021 № 03/С-619з-798 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 117) повідомив, що у випадку не відображення е-ЛН в електронних кабінетах страхувальників застрахована особа має можливість підтвердити факт своєї тимчасової непрацездатності витягом з ЕРЛН, виданого територіальними органами ПФУ в паперовій формі, для кожного роботодавця окремо.

Отже, у разі неможливості (небажання) скористатися електронними сервісами ПФУ застрахована особа, яка бажає отримати страхову виплату за період тимчасової непрацездатності, або її представник (за дорученням) можуть звернутися безпосередньо до органу ПФУ за своїм місцем проживання (перебування) і отримати в нього витяг з ЕРЛН в паперовій формі, який потрібно надати роботодавцю для нарахування страхової виплати. Якщо страхувальник (роботодавець) замість застрахованої особи (працівника) вирішить отримати паперовий витяг з ЕРЛН, що підтверджує тимчасову непрацездатність застрахованої особи, для нарахування їй «лікарняних» або «декретних», то уповноважена особа такого страхувальника має звернутися безпосередньо до органу ПФУ, в якому страхувальник перебуває на обліку як платник єдиного соціального внеску.

Крім отримання інформація з ЕРЛН через електронний кабінет, інформація з ЕРЛН може надаватися застрахованим особам в електронній формі через термінали доступу, в тому числі автоматизовані, суб’єктів, підключених до інформаційних сервісів на порталі послуг ПФУ відповідно до укладених з ПФУ договорів у порядку, встановленому законодавством (наприклад, через Портал «Дія»). Передавання інформації через зовнішніх користувачів масових прикладних сервісів порталу послуг ПФУ, до яких можуть належати банки, національний оператор поштового зв’язку, страхувальники, інші підприємства, установи та організації (за згодою застрахованих осіб або у випадках та у порядку, встановлених законодавством у сфері захисту персональних даних), здійснюється згідно з вимогами законодавства у сфері захисту інформації (п. 16 Порядку № 328).

Що стосується ситуацій, коли медичний висновок не сформовано або медичний висновок сформовано, однак е-ЛН не створено чи не відображається в кабінеті застрахованої особи і страхувальника, то алгоритм дій застрахованої особи та страхувальника в цих випадках наведено в роз’ясненні ПФУ від 24.12.2021 (див. ВПЗ № 9/2021, стор. 119), роз’ясненні ГУ ПФУ в Луганській області від 30.08.2021 (див. ВПЗ № 6/2021, стор. 114) та в роз’ясненні ФССУ від 06.10.2021 (див. ВПЗ № 7/2021, стор. 119).

Порядок проходження електронного листка непрацездатності у страхувальника

З 1 січня 2023 року згідно з частиною 1 статті 23 Закону № 1105 підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований ЛН на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, встановлення опіки над дитиною.

Рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами. Страхувальник або уповноважені ним особи розглядають підставу і правильність видачі документів, які є підставою для надання страхових виплат (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105).

Згідно з пунктом 2 розділу II Порядку № 1234 сформований ЛН надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

ФССУ в декількох своїх роз’ясненнях⁶ зазначив, що е-ЛН повинен бути відображений в електронних кабінетах усіх страхувальників, з якими застрахована особа перебувала у трудових відносинах на момент настання страхового випадку, тобто і в електронному кабінеті роботодавця за сумісництвом. При цьому у випадку формування для застрахованої особи е-ЛН надавати за місцем роботи за сумісництвом копію ЛН, засвідчену підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи, не потрібно.

Таким чином, після того, як в ЕРЛН сформувався е-ЛН, останній надсилається всім страхувальникам (роботодавцям) застрахованої особи (працівника) — за основним місцем роботи та за сумісництвом через кабінет страхувальника на веб-порталі «Портал електронних послуг» ПФУ.

ФССУ в роз’ясненні від 10.02.2022 (див. ВПЗ № 1/2022, стор. 120) повідомив, що особливістю е-ЛН сумісників є те, що в електронному кабінеті роботодавця за сумісництвом відображається не е-ЛН безпосередньо, а його цифрова копія. Вона відрізняється від оригіналу е-ЛН порядковим номером копії, який додається до унікального номеру е-ЛН після знаку крапки: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Якщо у працівника декілька роботодавців за сумісництвом, цифра після крапки буде зростати за порядком (.2 і далі). Зазначена цифра є технічною інформацією про те, що це копія е-ЛН, а застрахована особа працює в роботодавця за сумісництвом. Номер копії е-ЛН не є складовою частиною унікального номеру е-ЛН, тому при формуванні заяви-розрахунку для працівників за сумісництвом необхідно вказувати номер їхнього ЛН до знаку крапки. Внесення до заяви-розрахунку номеру е-ЛН сумісника із врахуванням номеру його копії (крапка та цифра після неї) призведе до помилки — таку заяву буде автоматично відхилено.

Практика відображення е-ЛН в електронних кабінетах страхувальників, з якими застрахована особа перебувала у трудових відносинах на момент настання страхового випадку, показує, що насправді не все працює так, як має бути (часто е-ЛН сумісників не відображається в особистих кабінетах їхніх роботодавців), але ПФУ поступово вдосконалює роботу своїх сервісів.

Стосовно порядку проходження у страхувальника (роботодавця) е-ЛН і його оплати ФССУ надав декілька роз’яснень⁷, з яких можна зробити наступні висновки.

Сформований е-ЛН у день створення стає доступним для перегляду в особистих кабінетах страхувальника та застрахованої особи на порталі послуг ПФУ, але до дати закінчення періоду його дії (до дати закриття) не є підставою для нарахування «лікарняних». Він одразу має статус «закритий», а після завершення терміну тимчасової непрацездатності працівника його статус зміниться на «готовий до сплати». З цього моменту е-ЛН стає підставою для надання матеріального забезпечення. Сформований е-ЛН з причиною непрацездатності «вагітність і пологи» передається страхувальнику як підстава для нарахування «декретних» у день його створення.

Якщо лікар повідомив працівника, що по ньому сформовано медичний висновок в РМВ, на підставі якого в ЕРЛН автоматично створено е-ЛН, то працівнику не потрібно роздруковувати е-ЛН і надавати роботодавцю будь-які паперові підтвердження тимчасової непрацездатності (тобто е-ЛН не потребує дублювання на бланку і наділений повним переліком функцій паперового ЛН). Працівнику достатньо лише повідомити роботодавця у будь-який доступний спосіб комунікації (наприклад, телефоном) про факт формування лікуючим лікарем медичного висновку про тимчасову непрацездатність такого працівника.

У випадку, коли громадянину, для якого сформовано медичний висновок, необхідно пред’явити інформацію про наявність такого медичного висновку (наприклад, роботодавцю), така інформація може надаватися (перевірятися) за місцем вимоги (зокрема, за місцем роботи) з використанням Портала «Дія» (п. 12 Наказу № 1066).

З моменту формування е-ЛН і працівник, і роботодавець матимуть інформацію щодо відкритого е-ЛН в особистих кабінетах працівника і роботодавця на порталі послуг ПФУ.

Також про створення е-ЛН застраховану особу повідомить ПФУ за допомогою SMS — у повідомленні буде вказано номер е-ЛН і період його дії. Однак таке SMS надійде лише застрахованій особі, яка попередньо зареєструвалася на порталі послуг ПФУ та у налаштуваннях надала згоду на дистанційне інформування.

Як зазначалося вище, інформацію по своїх ЛН (номер, дата відкриття, дата закриття, причина непрацездатності) працівник може отримати у пункті меню особистого кабінету громадянина «Мої листки непрацездатності», а роботодавець первинно має у пункті меню особистого кабінету страхувальника «Листки непрацездатності» визначити параметри пошуку е-ЛН і за результатами пошуку отримати інформацію про е-ЛН працівника (номер; дата відкриття; дата закриття; РНОКПП ЗО; ПІБ ЗО).

Для призначення страхової виплати працівнику відповідні служби (відділ кадрів, бухгалтерія тощо) або уповноважена роботодавцем (страхувальником) особа можуть е-ЛН роздрукувати або залишити в електронному вигляді (за рішенням роботодавця).

Роботодавець за основним місцем роботи, а також усі роботодавці за сумісництвом побачать е-ЛН в своїх кабінетах страхувальників з дня його відкриття, але призначати за ним страхову виплату можна тільки після завершення визначеного у ньому періоду непрацездатності та спливу строку, в який лікарі можуть внести зміни (7 днів після створення медичного висновку).

Коли е-ЛН змінить свій статус на «готовий до сплати», роботодавець має право розпочати процедуру призначення за ним страхової виплати. Після закриття е-ЛН стає підставою для призначення «лікарняних», а в разі вагітності та пологів — одразу після відкриття е-ЛН.

Як зазначалося вище, е-ЛН має статус «закритий» з дня свого створення і змінює його на «готовий до сплати» у день видачі — тобто через 7 днів після дати закриття для нарахування «лікарняних» і через 7 днів після дати відкриття — для нарахування «декретних». Якщо статус е-ЛН через технічні збої не змінено на «готовий до сплати» попри вичерпання строків (залишився статус «закритий»), то потрібно орієнтуватись на дати — якщо після дати закриття, зазначеної в е-ЛН, пройшло 7 днів, на 8-й день за е-ЛН можна розпочати процедуру призначення страхової виплати.

Документи для призначення «лікарняних» розглядаються не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження, а для призначення «декретних» — не пізніше 3 робочих днів з дня їх надходження (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).

Строки призначення страхової виплати обчислюються починаючи з дати видачі е-ЛН, якою вважається 8-й день після дати закриття е-ЛН для нарахування «лікарняних», і 8-й день з дати відкриття е-ЛН — для нарахування «декретних». Тож 10 робочих днів на призначення «лікарняних» починають рахуватись з дати видачі е-ЛН — з 8-го дня після дати його закриття, а 3 робочих дні на призначення «декретних» починають рахуватись з дати видачі е-ЛН — з 8-го дня після дати його відкриття (див. роз’яснення ФССУ від 19.11.2021 та лист ФССУ від 11.10.2021 № 2369-11-1 у ВПЗ № 8/2021, стор. 109, та № 8/2021, стор. 116).

Як ми вже повідомляли⁸, з 01.01.2023 Закон № 1105 не містить згадки про комісію (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, установи, організації. Отже, найближчим часом має буде скасовано Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою правління ФССУ від 19.07.2018 № 13 (далі — Положення № 13).

Водночас частиною 3 статті 22 Закону № 1105 встановлено, що рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами.

Отже, роботодавець наказом має затвердити локальний документ, в якому буде визначено порядок роботи уповноваженої особи або уповноважених осіб для призначення страхових виплат застрахованим особам. Такий локальний документ може бути розроблений на підставі норм Положення № 13, а уповноважені особи можуть бути об’єднані в комісію, яка є аналогом колишньої комісії із соціального страхування підприємства. Своє рішення про призначення страхової виплати уповноважені особи можут оформлювати протоколом, актом тощо, а страхувальник — наказом, розпорядженням, рішенням тощо.⁹ Крім визначення уповноважених осіб для призначення страхових виплат, страхувальнику потрібно також визначити особу, яка буде відслідковувати наявність е-ЛН в особистому кабінеті страхувальника на порталі послуг ПФУ.

На підставі прийнятого рішення страхувальником (уповноваженими ним особами) про призначення страхової виплати бухгалтерія нараховує таку страхову виплату працівнику і подає заяву-розрахунок до ПФУ.

Подання заяви-розрахунку до Пенсійного фонду

Відповідно до частини 1 статті 26 Закону № 1105 підставою для фінансування страхувальників територіальними органами ПФУ є оформлена за встановленим зразком заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами.

Звертаємо увагу, що заява-розрахунок подається до ПФУ лише тоді, коли період тимчасової непрацездатності працівника має бути оплачений за рахунок коштів ПФУ. Якщо період тимчасової непрацездатності працівника має бути оплачений повністю за рахунок роботодавця (наприклад, перші 5 днів тимчасової непрацездатності працівника, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, та перші 17 днів тимчасової непрацездатності працівника, пов’язаної з нещасним випадком на виробництві), то заява-розрахунок до ПФУ не подається (немає що фінансувати за рахунок ПФУ).

Подавати заяву-розрахунку до ПФУ страхувальник має право і в разі нарахування страхової виплати зовнішнім сумісникам (після надання ними довідки про розмір середньої заробітної плати з основного місця роботи, щоб не допустити завищення суми страхової виплати за сумісництвом).

Наразі, а саме до затвердження відповідного нормативно-правового акта ПФУ, продовжує діяти форма заяви-розрахунку, наведена у додатку 1 до Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затвердженого постановою правління ФССУ від 19.07.2018 № 12 (далі — Порядок № 12). Пунктом 6 цього Порядку встановлено, що заява-розрахунок надається страхувальником в паперовому вигляді особисто до робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення, або надсилається в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису.

Згідно з пунктом 2 Порядку № 12 на підставі рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства про призначення матеріального забезпечення страхувальник нараховує суми матеріального забезпечення та оформлює заяву-розрахунок, яка повинна бути передана до робочих органів виконавчої дирекції Фонду не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття комісією такого рішення.

По аналогії з вищевикладеним з 01.01.2023 на підставі рішення страхувальника або уповноважених ним осіб про призначення страхової виплати страхувальник нараховує суму такої виплати та оформлює заяву-розрахунок, яка повинна бути передана до територіального органу ПФУ не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття такого рішення.

Отже, загальний строк від дня надходження ЛН (тобто від дня отримання паперового ЛН від працівника або від дня видачі е-ЛН, відображеного в особистому кабінеті страхувальника) до дати подання заяви-розрахунку по «лікарняних» становить не більше 15 (10 + 5) робочих днів, по «декретних» — не більше 8 (3 + 5) робочих днів.

Що стосується відповідальності за порушення роботодавцем строку призначення матеріального забезпечення застрахованим особам, а також неподання у 5-денний термін заяви-розрахунку, то ФССУ в листі від 11.10.2021 № 2369-11-1 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 116) зазначив, що ні Законом № 1105, ні Порядком № 12 така відповідальність не передбачена.

Нагадаємо, що до 01.01.2023 не можна було подати заяву-розрахунок через відповідний інтерфейс на порталі послуг ПФУ (він не мав функціональної реалізації), але можна було подати заяву-розрахунок онлайн до ФССУ за допомогою клієнтського спеціалізованого програмного забезпечення. Однак з 01.01.2023 вже не можна подати заяву-розрахунок в електронному вигляді до ФССУ.

Водночас з 01.01.2023 частиною 2 статті 23 Закону № 1105 встановлено, що визначення розміру допомоги по тимчасовій непрацездатності, в тому числі на пільгових умовах, здійснюється шляхом автоматизованого обміну наявними даними між інформаційно-комунікаційними системами органів державної влади, підприємств, установ та організацій або на підставі копії відповідних посвідчень чи інших документів, які підтверджують право на пільгу.

Спочатку здавалося, що на підставі вищенаведеної норми Закону № 1105 ПФУ буде самостійно (автоматично виходячи з даних, які є в РЗО та інших базах даних) визначати розмір «лікарняних» після отримання від страхувальника заяви-розрахунку. Але в середині січня 2023 року ПФУ додав в особистих кабінетах страхувальників на порталі послуг ПФУ функцію подання заяв-розрахунків в електронному вигляді, тому фактично вся інформація для визначення розміру «лікарняних» буде братися із заяви-розрахунку, хоча страховий стаж застрахованих осіб, як і раніше, буде перевірятися ПФУ за даними РЗО.

Тепер при вході в особистий кабінет страхувальника на порталі послуг ПФУ з’являється повідомлення, в якому зазначено, зокрема, таке:

«Для отримання фінансування щодо надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві страхувальнику, як і раніше, необхідно подати заяву-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами.

Така заява-розрахунок починаючи з 01 січня 2023 року подається через відповідний інтерфейс в особистому електронному кабінеті страхувальника на Веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Засоби особистого кабінету в пункту меню «Заяви-розрахунки» дають можливість пошуку та перегляду заяв-розрахунків згідно визначених критеріїв — період реєстрації листків непрацездатності, тип заяви-розрахунку (за електронними листками непрацездатності); здійснення формування (редагування) та відправки заяви-розрахунку до Пенсійного фонду України. Під час формування заяви-розрахунку використовується інформація з електронного листка непрацездатності та Реєстру застрахованих осіб.

Максимальна кількість листків непрацездатності в одній заяві-розрахунку становить 200 штук (метою обмеження є поліпшення якості обслуговування та пришвидшення автоматизованого опрацювання заяв-розрахунків).

В той же час до заяви-розрахунку можна додавати коментарі, пояснення та, за необхідності, скановані копії документів, які можуть бути корисними при прийнятті рішення щодо фінансування.».

Таким чином, тепер в особистому кабінеті страхувальника в розділі «Заяви-розрахунки» можна не тільки знайти вже створену (подану) заяву-розрахунок через опцію «Визначте параметри пошуку заяв-розрахунків» (має ідентифікатори пошуку «Номер», «Дата формування з__  по __», «Номер ЛН», «РНОКПП», «Статус заяви-розрахунку»), але й створити нову заяву-розрахунок через опцію (кнопку) «Створити нову» і направити її до ПФУ. Там же розміщено Інструкцію щодо формування заяви-розрахунку (далі — Інструкція), в якій докладно (покроково) викладено порядок формування та подання заяв-розрахунків до ПФУ.

Згідно з Інструкцією для створення нової заяви-розрахунку призначено кнопку «Створити нову», по якій користувачу надається екранна форма, призначена для заповнення основних атрибутів заяви-розрахунку. До таких атрибутів, що є обов’язковими для заповнення (позначені зірочкою), належать:

– номер заяви-розрахунку — визначається автоматично при збереженні заяви-розрахунку та не надається на ручне заповнення;

– код за ЄДРПОУ страхувальника — автоматично заповнюється за даними страхувальника без права редагування;

– найменування страхувальника — автоматично заповнюється за даними страхувальника з можливістю редагування;

– регіон місця знаходження страхувальника — вибір з довідника регіонів;

– місцезнаходження (місце проживання для фізичних осіб) страхувальника;

– дата формування — автоматичне заповнення поточної дати без права редагування;

– тип ЗР — вибір за допомогою випадаючого списку: ЕРЛН; паперові листки непрацездатності;

– тип додатку ЗР — вибір за допомогою випадаючого списку (Додаток 1; Додаток 2);

– статус заяви — при створенні – «Редагується»; далі змінюється автоматично згідно з етапом та результатом опрацювання заяви-розрахунку;

– ПІБ керівника страхувальника, ПІБ головного бухгалтера страхувальника, ПІБ відповідальної особи страхувальника, телефон страхувальника — автоматичне заповнення за даними останньої сформованої заяви-розрахунку; ручне редагування текстового поля;

– розрахунковий рахунок/IBAN страхувальника — автоматичне заповнення за даними останньої сформованої заяви-розрахунку; ручне редагування текстового поля (перші 2 символи «UA» та цифри);

– код МФО банку страхувальника — автоматично заповнюється за даними IBAN без права редагування;

– найменування банку страхувальника — автоматичне заповнення за даними останньої сформованої заяви-розрахунку; ручне редагування текстового поля;

– дата початку періоду, за який включати ЛН (З), та дата закінчення періоду, за який включати ЛН (ПО) — ручне введення дати або використання «календаря» (необов’язкові поля).

Після заповнення основних атрибутів заяви-розрахунки потрібно натиснути кнопку «Продовжити за даними ЕРЛН», після чого відкривається наступна екранна форма, в якій відображаються два додатки:

• Додаток 1 — Додаток про тимчасову непрацездатність (в цей додаток включаються всі ЛН, по яких визначено причину непрацездатності, крім пунктів 2 та 4 довідника причин непрацездатності, та які не входять в попередні заяви-розрахунки);
• Додаток 2 — Додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання (в цей додаток включаються ЛН, по яких визначено причину непрацездатності за пунктами 2 та 4 довідника причин непрацездатності, та які не входять в попередні заяви-розрахунки).

Обидва додатки заповнюються згідно з умовами створення заяви-розрахунку і мають форму таблиць з даними ЛН з графами (полями): «номер ЛН», «дата відкриття»; «дата закриття»; «РНОКПП ЗО»; «ПІБ ЗО».

Для спрощення заповнення можна скористатися кнопкою «Завантажити дані з файлу», по якій страхувальнику надається можливість завантаження до Додатку 1 файлу визначеної структури згідно з Додатком А. Над кнопкою «Завантажити дані з файлу» наведено текст «Надано можливість завантажувати інформацію в електронному вигляді про заяви-розрахунки в json-форматі», де «json-форматі» — посилання на відкриття структури файлу для завантаження даних. Опис структури файлу для завантаження наведено в цьому документі в Додатку А.

Для Додатку 1 відображаються:

– місце роботи — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН;

– дані ЛН (первинний або продовження);

– причина непрацездатності;

– кількість днів, що підлягають оплаті (всього);

– кількість днів, що підлягають оплаті (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

– сума (в гривнях з копійками) (всього);

– сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

– в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (всього);

– в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

– номер посвідчення (ЧАЕС);

– дата направлення на МСЕК (за наявності);

– страховий стаж (в повних місяцях) (загальний) — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН;

– страховий стаж (в повних місяцях) (за останні 12 місяців) — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН.

Для Додатку 2 відображаються:

– місце роботи — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН;

– номер та дата акту про нещасний випадок або профзахворювання (серія та номер);

– витрати Фонду (днів);

– витрати Фонду (сума в гривнях з копійками).

В кожний додаток автоматично включаються ЛН, які задовольняють параметрам створення заяви-розрахунки по ЛН на встановлені особи, які ще не включено в існуючі заяви-розрахунки.

При створенні заяви-розрахунку за результатами завантаження даних з файлу згідно зі структурою всі дані з ЕРЛН визначаються автоматично за номером ЛН (для спрощення передбачено автоматичне завантаження ЛН). Опрацювання заяви-розрахунку однаково по додатках 1 та 2.

Додатки 1 та 2 містять наступні однакові обов’язкові для заповнення поля (позначені зірочкою), для яких передбачено автоматичне заповнення за даними ЛН:

– заголовок форми — номер ЛН, ПІБ особи, РНОКПП особи;

– причина непрацездатності;

– період непрацездатності (З);

– період непрацездатності (ПО).

Додаток 1 також містить наступні обов’язкові для заповнення поля (позначені зірочкою), що передбачають ручне введення чисел (крім першого):

– дані ЛН (первинний або продовження) — вибір за допомогою випадаючого списку (первинний; продовження);

– кількість днів, що підлягають оплаті (всього);

– кількість днів, що підлягають оплаті (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

– сума (в гривнях з копійками) (всього);

– сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

– в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (всього);

– в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (у т. ч. за рахунок коштів Фонду).

Додаток 1 також містить наступні необов’язкові для заповнення поля, що передбачають ручне введення інформації:

– номер посвідчення (ЧАЕС);

– дата направлення на МСЕК (за наявності) — можливе використання «календаря» поля.

Після заповнення всіх вищезазначених полей Додатка 1 для продовження призначено кнопку «Продовжити», по якій перевіряється обов’язковість та коректність введених за ЛН даних. За наявності помилок надаються повідомлення про наявні помилки та рядок додатку не зберігається.

Додаток 2, крім вищезазначених полей, для яких передбачено автоматичне заповнення за даними ЛН, містить такі обов’язкові для заповнення поля, що передбачають ручне введення інформації:

– витрати Фонду (днів);

– витрати Фонду (сума в гривнях з копійками);

– дата акту про нещасний випадок або профзахворювання (серія та номер) — можливе використання «календаря»;

– номер акту про нещасний випадок або профзахворювання (серія та номер).

Фактично в додатках 1 і 2 заповнюються майже ті самі дані, які зазначаються у формі заяви-розрахунку, наведеній у додатку до Порядку № 12.

Після введення всіх необхідних даних до заяви-розрахунку, в тому числі до додатків 1 і 2, для збереження заяви-розрахунку призначено кнопку «Зберегти». Після цього статус заяви-розрахунку встановлюється в «Редагується»; в такому статусі надано можливість подальшого редагування заяви-розрахунку. Для видалення заяви призначено кнопку «Видалити». Видалення надається лише для заяв у статусі «Редагується».

Після збереження заяви-розрахунку для формування її друкованого образу призначено кнопку «Сформувати заяву-розрахунок». Після натискання на неї та відкриття сформованої заяви-розрахунку в новому вікні потрібно перевірити документ. За потреби для повернення на редагування призначено кнопку «Повернутися на редагування».

Якщо сформована заява-розрахунок не потребує редагування, то для продовження процесу її відправки до ПФУ призначено кнопку «Підписати та відправити в ПФУ», по якій користувачу надається інтерфейс для вибору КЕП та введення паролю доступу до КЕП (залежно від типу носія, за яким користувач був авторизований на веб-порталі). Якщо дані КЕП введено без помилок та вони співпадають з даними, за якими користувач авторизувався на веб-порталі, заява-розрахунок підписується КЕП користувача та автоматично зберігається в реєстрі заявок-розрахунків ЕРЛН.

Для завантаження та подальшого друку заяви-розрахунку (за бажанням користувача) призначено кнопку «Завантажити».

Також передбачено можливість з екранної форми вивантажити заяву-розрахунок в Excel за допомогою кнопки «Вивантажити в Ексель».

Наприкінці Інструкції наведено додаток А «Структура файлу для завантаження даних листків непрацездатності в заяву-розрахунок». Як зазначено вище, за умови додержання структури файлу страхувальнику надано можливість завантажувати інформацію в електронному вигляді про заяви-розрахунки в json-форматі. В пункті 1 додатку А наведено загальні вимоги до файлу завантаження:

– обмежень по назві файлу немає;

– для завантаження потрібний файл в форматі json, структура та опис тегів якого наведено в пункті 2 «Структура файлу завантаження» додатка А;

– дані повинні бути в кодуванні тільки UTF-8;

– формат дати — YYYY-MM-DD;

– приклад заповнення файлу наведено в пункті 4 додатка А.

Теоретично, щоб не заповнювати деякі поля заяви-розрахунку та її додатків 1 і 2 вручну (для прискорення процесу і недопущення помилок), страхувальники, які ведуть бухгалтерський облік за допомогою комп’ютерної програми, що дозволяє формувати заяви-розрахунки, після необхідного її налаштування (за допомогою програмістів) можуть інкорпорувати дані з неї до форми заяви-розрахунку в особистому кабінеті страхувальника на порталі послуг ПФУ. Сподіваємося, що програмне забезпечення на порталі послуг ПФУ надасть таку можливість страхувальникам, що значно полегшить роботу бухгалтерам.

Зауважимо, що наразі через портал послуг ПФУ ще не можна подати заяву-розрахунок для отримання допомоги на поховання.

При заповненні заяви-розрахунку потрібно враховувати також один нюанс, про який ФССУ повідомив в роз’ясненнях від 10.02.2022 та від 22.12.2021 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 109, та № 9/2021, стор. 118). Інформація про пацієнта завантажується з Реєстру пацієнтів у медичний висновок автоматично і співпадає з даними, зазначеними у декларації із сімейним лікарем. Тож ідентифікаційні дані застрахованої особи в е-ЛН будуть тотожні саме даним, зазначеним у Реєстрі пацієнтів. Якщо ці дані не співпадуть із даними у РЗО — е-ЛН може не створитись або створитись із помилкою в ПІБ. Саме тому працівникам важливо завчасно перевірити правильність внесення написання свого ПІБ у декларації із сімейним лікарем та оперативно повідомляти лікаря і роботодавця про всі зміни. Однак якщо помилка все ж сталася, і е-ЛН містить несуттєві відмінності у написанні ПІБ із даними у РЗО (наприклад, Наталя і Наталія, Євгенівна замість Євгеніївна, пропущенні букви тощо), роботодавці можуть подати заяву-розрахунок попри неточності. Водночас важливо, щоб при оформленні заяви-розрахунку за такими е-ЛН роботодавець вказав правильні ідентифікаційні дані свого працівника, зазначені в РЗО. Якщо помилка в ПІБ, наявна в е-ЛН, буде продубльована також і в заяві-розрахунку, це призведе до невідповідностей в автоматизованому процесі верифікації. Наразі фахівці вже працюють над тим, аби в е-ЛН пріоритетно відображались ті дані застрахованої особи, які наявні в РЗО, а не в Реєстрі пацієнтів — це допоможе уникнути більшості помилок невідповідності ПІБ.

Що стосується подання заяв-розрахунків в паперовій формі до ПФУ, то виходячи з вищепроцитованої норми пункту 6 Порядку № 12 наразі це можливо (у всякому разі доки не буде скасовано Порядку № 12 і затверджено ПФУ новий аналогічний Порядок).

ФССУ в роз’ясненні від 03.01.2023 (див. стор. 99 цього номеру) повідомив, що починаючи з 01 січня 2023 року, органом, який відповідає за прийняття заяв-розрахунків і фінансування «лікарняних» і «декретних», є ПФУ. Тож усі заяви-розрахунки незалежно від виду допомог, які вони містять, відтепер необхідно подавати до ПФУ. Заяви-розрахунки, які містять у собі ЛН, сформовані до 01 січня 2023 року, також подаються до ПФУ. Подати заяву-розрахунок страхувальники можуть двома способами:

– в електронному вигляді через особистий кабінет страхувальника на порталі послуг ПФУ;

– на паперових носіях до будь-якого сервісного центру ПФУ.

ФССУ в своїх роз’ясненнях¹⁰ повідомив, що на відміну від паперового ЛН, в е-ЛН відсутня серія та відрізняються причини непрацездатності. Випадки тимчасової непрацездатності, оформлені паперовим ЛН та е-ЛН, є різними страховими випадками, незалежно від черговості їх отримання працівником, тому роботодавець відокремлює їх під час призначення матеріального забезпечення. Оскільки е-ЛН не мають серії (мають лише єдиний реєстраційний номер) та видаються за оновленими кодами причин непрацездатності¹¹, заяви-розрахунки за е-ЛН подаються роботодавцями окремо від заяв-розрахунків, сформованих за паперовими ЛН (тобто за паперовими ЛН і е-ЛН мають бути подані дві окремі заяви-розрахунки). Це правило діє і у випадку, якщо е-ЛН і паперовий ЛН оформлені за одним страховим випадком (наприклад, по загальному захворюванню спочатку був оформлений е-ЛН, а потім по цьому ж захворюванню як продовження видано паперовий ЛН).

Після подання заяви-розрахунку в електронному та/або паперовому вигляді страхувальник чекає фінансування від ПФУ для надання страхових виплат працівникам.

Відповідно до частини 1 статті 26 Закону № 1105 територіальні органи ПФУ здійснюють фінансування страхувальників протягом 3 робочих днів після надходження заяви-розрахунку, в тому числі в електронній формі.

Після отримання коштів від ПФУ на свій окремий рахунок страхувальники, як і раніше, мають виплатити «лікарняні» і «декретні» застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту) або на інших підставах, передбачених законом, у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати (п. 1 ч. 2 ст. 24 Закону № 1105).

Звертаємо увагу, що згідно з пунктом 10 Порядку № 12 протягом місяця з дня проведення страхової виплати за рахунок коштів Фонду страхувальник надсилає Фонду повідомлення про проведення виплат за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку № 12 (далі — Повідомлення), в якому відображаються, зокрема, сума і дата здійснення страхової виплати застрахованій особі за рахунок коштів Фонду. Повідомлення може бути надіслано в електронному вигляді або листом з повідомленням про вручення або надано безпосередньо до робочого органу Фонду.

Водночас дотепер на порталі послуг ПФУ не передбачено можливості подання страхувальниками в електронному вигляді Повідомлення до ПФУ (в особистому кабінеті страхувальника немає такого функціоналу). Тому наразі (до реалізації вказаної процедури на порталі послуг ПФУ) у разі отримання фінансування від ПФУ страхувальники можуть подати Повідомлення лише в паперовому вигляді шляхом направлення листа з повідомленням про вручення або безпосереднього відвідування територіального органу ПФУ.

ФССУ на своєму сайті надав відповідь на запитання: куди з 01 січня 2023 року роботодавцям подавати Повідомлення і чи потрібно це робити?

ФССУ зазначив, що Повідомлення про виплату працівникам коштів, отриманих від фондів (як ФССУ, так і ПФУ), необхідно продовжувати подавати. Форма такого Повідомлення та строки його подання наразі не змінились — вони наведені у Порядку № 12, який продовжує діяти до прийняття ПФУ відповідного власного Порядку. Подавати Повідомлення необхідно до того фонду, від якого надійшли кошти.

На жаль, у зв’язку з технічними причинами, пов’язаними із припиненням ФССУ, подати Повідомлення наразі можливо лише у паперовому вигляді. Роботодавці можуть звернутись безпосередньо до відділення або надіслати документ рекомендованим листом.

Що стосується ситуації, коли роботодавець через війну взагалі не може подати заяву-розрахунок, то ФССУ в своїх роз’ясненнях¹² повідомив таке: якщо роботодавець через бойові дії не має можливості опрацювати ЛН свого працівника та оформити заяву-розрахунок (наприклад, якщо знищено матеріально-технічну базу підприємства тощо), застрахована особа може отримати «лікарняні» або «декретні» напряму від Фонду. Для цього їй необхідно звернутись до будь-якого зручного відділення Фонду — за місцем тимчасового перебування внаслідок евакуації, за місцем реєстрації тощо. Для призначення матеріального забезпечення застраховані особи повинні мати при собі паперовий ЛН або е-ЛН. Також варто підготувати копії першої–четвертої, одинадцятої–шістнадцятої сторінок паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, та копію РНОКПП. Довідка про взяття на облік як внутрішньо переміщеної особи в цьому випадку не вимагається.

Сподіваємося, що з 01.01.2023 позиція ПФУ є аналогічною, і застраховані особи в цій ситуації можуть звернутися до будь-якого найближчого територіального органу ПФУ, але подавати йому роздруківку е-ЛН не потрібно.