Разъяснение Пенсионного фонда Украины «Электронная трудовая книжка: вопросы – ответы» от 15.07.2021

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД УКРАИНЫ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 15.07.2021

Электронная трудовая книжка: вопросы – ответы

Каковы сроки процесса оцифровки трудовых книжек?

Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» предусматривает, что отсутствующие сведения о трудовой деятельности работников включаются Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр застрахованных лиц) с бумажных трудовых книжек на основании сведений, поданных страхователем или застрахованным лицом в течение пяти лет.

То есть процесс оцифровки трудовых книжек будет осуществляться в течение 5 лет.

Какая судьба ждет в дальнейшем бумажные трудовые книжки?

Согласно Закону Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» по желанию работника бумажная трудовая книжка может вестись и после окончания пятилетнего срока.

Какая информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке будет отражаться вся имеющаяся информация о стаже, записи о принятии на работу, переводе и увольнении.

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки.

Кто может подавать информацию с бумажной трудовой книжки для внесения данных в электронном виде?

Сведения о трудовой деятельности работника (в частности, с бумажных трудовых книжек, справок и т. д.) включаются в Реестр застрахованных лиц на основании сканированных или оцифрованных копий документов, заверенных квалифицированной электронной подписью, поданных работодателем или работником через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Каким образом сканированные данные переводятся в цифровой формат и кто это делает: сам человек, работодатель или работники Фонда?

После заполнения работодателем или гражданином анкеты и прикрепления скан-копий документов специалисты территориальных органов Фонда переводят их в цифровой формат; осуществляют сверку записей трудовой книжки с данными, уже содержащимися в персональной карточке Реестра застрахованных лиц.

В результате формируется конечный вариант электронной трудовой книжки. Когда трудовая книжка оцифрована, то данные о периодах работы и имеющемся страховом стаже будут доступны для просмотра в личном кабинете на веб-портале электронных услуг Фонда.

Как быть с документами об образовании, о рождении детей, о службе в армии?

Эти документы также сканируются и вносятся в электронную трудовую книжку, ведь они влияют на расчет стажа, а соответственно должны быть зафиксированы в Реестре застрахованных лиц.

Что делать с бумажной трудовой книжкой?

После внесения в электронную трудовую книжку всех данных оригиналы бумажных трудовых книжек, хранящихся у работодателей, выдаются работникам под подпись.

По требованию работника работодатель обязан и дальше параллельно с электронным вариантом в бумажную трудовую книжку вносить записи о принятии на работу, переводе, увольнении, поощрении.

Где и как можно посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Просмотреть имеющуюся информацию о себе, своем трудовом или страховом стаже можно в личном кабинете на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (pfu.gov.ua).

Также доступ к электронной трудовой книжке обеспечен с помощью мобильного приложения «Пенсійний фонд».

Как наличие электронной трудовой книжки влияет на процедуру выхода на пенсию?

Введение электронной трудовой книжки является предпосылкой автоматического назначения пенсии по возрасту по факту наступления события — достижения пенсионного возраста, без необходимости дополнительно обращаться и лично посещать органы Пенсионного фонда Украины.

Возможно ли выйти на пенсию позднее?

Лицо имеет право самостоятельно выбрать, когда назначать пенсию по возрасту — сразу при достижении пенсионного возраста или отсрочить время ее назначения и таким образом повысить размер пенсии.

Для отсрочки лицо должно сообщить Пенсионному фонду Украины о своем выборе до достижения пенсионного возраста.

Если человек продолжает работать, или если бумажная трудовая книжка не предоставлялась для оцифровки, и в течение трех месяцев со дня достижения пенсионного возраста она также не предоставлена, то считается, что человек изъявил желание выйти на пенсию позднее.

Если же человек не сообщил о своем выборе времени назначения пенсии и в Реестре застрахованных лиц имеется информация о страховом стаже, то пенсия назначается автоматически со следующего дня за днем достижения пенсионного возраста.

_____________________________________________________________________________

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ: Напомним, что с 23 июля 2021 года механизм подачи сведений из бумажных трудовых книжек работников в Пенсионный фонд Украины (далее — ПФУ) определен Порядком подачи сведений о трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденным постановлением ПФУ от 12.03.2021 № 11-1 (далее — Порядок № 11-1; см. ВТЗ № 5/2021, стр. 92). Этот Порядок был принят ПФУ в марте 2021 года во исполнение требований пункта 4 постановления Кабинета Министров Украины «О введении учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме» от 27.11.2019 № 1084 (далее — Постановление № 1084; см. ВТЗ № 1/2020, стр. 116), которое действует еще с 26 декабря 2019 года.

То есть Порядок № 11-1 разрабатывался еще до законодательного введения электронного учета трудовой деятельности работников, который с 10 июня 2021 года предусмотрен Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 № 1217-IX (далее — Закон № 1217)¹, и не во исполнение пп. 5 ч. 4 ст. 20 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI (далее — Закон № 2464), которым с 10 июня 2021 года установлено, что порядок и очередность подачи сведений для создания электронных трудовых книжек в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр) определяются ПФУ.

Учитывая вышеизложенное, ПФУ уже разработал проект постановления «О порядке и очередности подачи сведений для создания электронных трудовых книжек», которым вносятся изменения в Порядок № 11-1 с учетом требований Закона № 2464. В частности, проектом постановления ПФУ предусмотрены следующие нововведения:

1. Сведения о трудовой деятельности работника в электронной форме подаются в любой период в течение 5 лет со дня вступления в силу Закона № 1217 (то есть в период с 10.06.2021 до 10.06.2026), но с учетом первоочередной подачи и обработки сведений о трудовой деятельности лиц, которым до наступления права на пенсию по возрасту осталось 2 года и менее, и о трудовой деятельности лиц за период до 01 июля 2000 года.

Таким образом, если на предприятии есть работники, которые трудовую деятельность начали до 01 июля 2000 года (т. е. до введения персонифицированного учета застрахованных лиц) и имеют в трудовой книжке записи об этом, а также работники, которым до достижения пенсионного возраста осталось 2 года и менее, то работодатели сначала должны подать сведения о трудовой деятельности с бумажных трудовых книжек и других документов таких лиц, а потом всех остальных работников.

2. Сведения о трудовой деятельности работника подаются в территориальный орган ПФУ работником лично или через веб-портал электронных услуг ПФУ в электронной форме с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи (далее — КЭП) работником, страхователем или представителем страхователя, которому руководителем страхователя делегированы соответствующие полномочия.

Следовательно, теперь работник, у которого «на руках» хранится его трудовая книжка, может с ней (другими документами) обратиться непосредственно в территориальный орган ПФУ, должностные лица которого сделают скан-копии его трудовой книжки (других документов) для последующего дополнения персональной учетной карточки застрахованного лица в Реестре соответствующей информацией о трудовой деятельности работника.

Кроме того, поскольку обычно КЭП на предприятии среди должностных лиц имеют только руководитель предприятия и главный бухгалтер, а сведения о трудовой деятельности работников подаются в ПФУ через личный кабинет страхователя (работодателя) на веб-портале ПФУ кадровиком или другим уполномоченным лицом предприятия, то теперь последние могут по решению руководителя предприятия получить КЭП как должностные лица предприятия и подписывать ими скан-копии документов работников, направляемых в ПФУ через личный кабинет страхователя (работодателя).

3. Сканировать необходимо будет не все страницы трудовой книжки работника, а только те, в которые внесены записи. Это связано с тем, что законами направление в ПФУ скан-копий всех страниц трудовой книжки работника не предусмотрено (такое требование содержит только пункт 8 Порядка учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденного Постановлением № 1084).

4. Сейчас абзацем восьмым пункта 6 Порядка № 11-1 установлено следующее: «Если электронная запись создана с ошибками и отправлена, формируется новая электронная запись». Вместо этого текста абзац восьмой пункта 6 Порядка № 11-1 будет содержать следующий текст: «Сведения о трудовой деятельности работника подаются одноразово». Кроме того, пункт 6 Порядка № 11-1 будет дополнен новым абзацем девятым, которым установлено следующее:

 «Повторно подаются сведения о трудовой деятельности в случае выявления отсутствия в трудовой книжке необходимых записей или неправильных либо неточных записей о периодах работы или других расхождений с данными реестра застрахованных лиц <…> за периоды страхового стажа после 1 июля 2000 года и/или заполнения последней страницы бумажной трудовой книжки при увольнении работника и/или создания и введения электронной записи с ошибками. При повторной подаче сведений о трудовой деятельности подаются титульная страница и страницы с изменениями.»

Таким образом, если отсканированная трудовая книжка работника была направлена в ПФУ, а затем на некоторых страницах трудовой книжки выявлены ошибки, то после их исправления в ПФУ необходимо направить только титульный лист и страницы с изменениями трудовой книжки работника. Если трудовая книжка работника была отсканирована и направлена в ПФУ, а после этого работник увольняется, то в ПФУ необходимо направить только титульный лист и последнюю страницу (с внесенной записью об увольнении) трудовой книжки работника (это может сделать в день увольнения работодатель или после увольнения работник самостоятельно).