Использование работником корпоративной и личной платежных карточек при расчетах для нужд предприятия

В соответствии со статьей 121 Кодекса законов о труде Украины работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.¹

Предоставление работодателем денежных средств работникам в виде аванса на командировку может быть осуществлено как наличными, так и безналичным способом путем их перечисления на корпоративный счет предприятия или личные счета работников.

Так, согласно пункту 5 постановления Кабинета Министров Украины «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98) и пункту 4 раздела І «Общие положения» Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), предприятие, командирующее работника, обеспечивает его денежными средствами как аванс для осуществления текущих расходов во время командировки. Аванс перечисляется на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, или счет предприятия, учреждения, организации, направляющих работника в командировку, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карточек.

Работнику возмещаются (при наличии документального подтверждения оплаты) понесенные в связи с командировкой комиссионные расходы в случае обмена валюты, суммы комиссионного вознаграждения за предоставленные банком услуги, связанные с использованием платежных карточек и наличных (с учетом особенностей системы финансовых расчетов в государстве командировки), в том числе возмещаются расходы, связанные с перечислением аванса на расчетный счет работника; возвратом денежных средств со счета работника на соответствующий счет предприятия; переводом денежных средств электронными средствами — в безналичной форме; проведением безналичных расчетов в валюте, отличной от валюты счета платежной карты; получением наличных с применением платежной карточки; конвертацией наличной иностранной валюты в национальную валюту государства командировки; получением выписки банка-эмитента платежной карты (абз. третий п. 4 р. І Инструкции № 59).

Поскольку нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 распространяются только на государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств (далее — бюджетные учреждения), хозрасчетные предприятия могут самостоятельно разработать внутренний документ (например, Положение о командировках), определяющий порядок предоставления денежных средств работникам, направляемым в командировку, в том числе предусмотреть возможность использования таких денежных средств с применением корпоративной или личной платежных карточек.

Предоставление командируемым работникам денежных средств путем их перечисления на корпоративный счет предприятия или личные счета работников выгодно предприятию, поскольку исключает расходы, связанные со снятием наличных в банке (составляют 0,5–2% снимаемой суммы), сокращает время предоставления указанных денежных средств (не нужно посещать банк), упрощает работу бухгалтерии (уменьшается количество отчетных документов, связанных с предоставлением работникам подотчетных сумм).

Кроме того, при направлении работников в командировку за границу предприятию не нужно приобретать валюту конкретной страны (снятие наличных или оплата в безналичной форме расходов за границей с «карточного» счета могут быть осуществлены в валюте страны командировки по установленному курсу или кросс-курсу), а работнику не нужно декларировать таможенному органу вывозимую сумму (имеющуюся на текущем счете) и потверждать документально снятие наличности со счетов в банках на сумму, которая превышает в эквиваленте 10 000 евро (если сумма вывозимой валюты превышает указанный эквивалент).

Получение платежных карточек в банке

Порядок открытия банками счетов клиентов, использования денежных средств по ним регламентируется Инструкцией о порядке открытия и закрытия счетов клиентов банков и корреспондентских счетов банков – резидентов и нерезидентов, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины (далее — НБУ) от 12.11.2003 г. № 492, в редакции постановления Правления НБУ от 01.04.2019 г. № 56 (далее — Инструкция № 492).

Порядок открытия текущих счетов субъектам хозяйствования, которыми являются юридические лица – резиденты и физические лица – предприниматели, определен в разделе ІІІ Инструкции № 492, а порядок открытия текущих счетов физическим лицам для собственных нужд (в том числе порядок открытия работодателем своим работникам текущих счетов для перечисления на них заработной платы) определен в разделе V Инструкции № 492.

После открытия банком субъекту хозяйствования (далее — СХ) или физическому лицу (в т. ч. работнику) текущего счета, которое осуществляется путем заключения договора банковского счета, банк изготовляет и выдает доверенному лицу СХ или физическому лицу электронное платежное средство (платежную карточку).

Согласно пункту 1.14 статьи 1 Закона Украины «О платежных системах и переводе денежных средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III (далее — Закон № 2346) электронное платежное средство (далее — ЭПС) — платежный инструмент, который предоставляет его держателю возможность с помощью платежного устройства получить информацию о принадлежащих держателю денежных средствах и инициировать их перевод.

Платежная карточка (далее — ПК) — это ЭПС в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, которая используется для инициирования перевода денежных средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка с целью оплаты стоимости товаров и услуг, перечисления денежных средств со своих счетов на счета других лиц, получения денежных средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы, а также осуществления других операций, предусмотренных соответствующим договором (п. 1.27 ст. 1 Закона № 2346).

Банк, являющийся участником платежной системы и осуществляющий эмиссию (выпуск, предоставление) ЭПС, является эмитентом ЭПС (п. 1.13 ст. 1 Закона № 2346).

Общие требования к эмиссии банками ЭПС и порядок осуществления операций с ЭПС установлены Положением о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденным постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705 (далее — Положение № 705).

В соответствии с разделом ІІ Положения № 705 эмиссия ЭПС в пределах Украины проводится исключительно банками, которые заключили договор с платежной организацией платежной системы и получили ее разрешение на выполнение этих операций (кроме банков, осуществляющих эмиссию ЭПС для использования в пределах этих банков).

Пользователем ЭПС (далее — пользователь) может быть СХ или физическое лицо. Эмитент (банк) имеет право предоставлять для осуществления платежных и других операций физическим лицам, не осуществляющим предпринимательскую деятельность и их доверенным лицам, личные ЭПС, а СХ — корпоративные (бизнесовые) ЭПС.

ЭПС, с помощью которого можно инициировать перевод со счета пользователя, должно позволять идентифицировать пользователя. Идентификация пользователя может осуществляться по реквизитам ЭПС, нанесенным на него в графическом и электронном виде.

Банк имеет право передать ЭПС в собственность пользователя или предоставить ЭПС ему в пользование в порядке, определенном договором об использовании электронного платежного средства (далее — договор), который заключается в письменной форме (бумажной или электронной). Договор может заключаться путем присоединения клиента к публичному предложению заключения договора (оферта), размещенному в общедоступном для клиента месте в банке и на его официальном сайте в Интернет.

Банк перед заключением договора обязан ознакомить пользователя с его условиями, тарифами на обслуживание ЭПС и правилами пользования ЭПС.

Банк обязан при выдаче ЭПС предоставить пользователю в способ, установленный банком и пользователем, экземпляры:

1) договора, что позволяет установить дату его заключения;

2) правил пользования ЭПС;

3) тарифов банка на обслуживание ЭПС, действовавших на дату заключения договора.

Банк имеет право предоставлять пользователю экземпляры договора, правил и тарифов с помощью информационно-телекоммуникационных систем (с обязательным указанием даты их отправления).

Исчерпывающий перечень информации, которая отражается в договоре, приведен в пункте 9 раздела II Положения № 705. В договоре банк обязан указать следующие условия, в частности:

— тип ЭПС;

— порядок предоставления в пользование или передачи в собственность ЭПС пользователю;

— виды платежных операций, которые пользователь имеет право осуществлять с использованием ЭПС, правила и максимальный срок их выполнения;

— порядок обслуживания счета (по дебетовой, дебетово-кредитной или кредитной схеме, размеры гарантийного обеспечения и/или неснижаемого остатка денежных средств на счете, порядок кредитования пользователя, порядок установления курса продажи, обмена или конвертации иностранной валюты и т. п.);

— тарифы банка на обслуживание операций с использованием ЭПС на момент заключения договора, порядок уведомления пользователя об их изменении и получении согласия пользователя;

— информацию о лимитах и/или ограничениях по операциям с использованием ЭПС или платежных дополнений, реализованных в ЭПС (при наличии);

— право пользователя на получение выписок о движении денежных средств по его счету, периодичность и порядок их получения;

— порядок обеспечения эмитентом и пользователем мер безопасности во время пользования ЭПС;

— порядок рассмотрения споров;

— право банка останавливать платежные операции, которые могут быть связаны с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, финансированием терроризма и финансированием распространения оружия массового уничтожения в соответствии с требованиями законодательства Украины;

— право банка на момент установления правомерности перевода останавливать зачисление денежных средств на счет пользователя в случае поступления от банка-инициатора сообщения о ненадлежащем переводе денежных средств;

— ответственность эмитента и пользователя и т. п.

Условия договора не должны содержать требование о безусловной ответственности пользователя ЭПС за ненадлежащий перевод, за исключением, если доказано, что действия или бездействие пользователя привели к потере ЭПС пользователя, разглашению персонального идентификационного номера (ПИН) или другой информации, позволяющей инициировать платежную операцию.

ЭПС может существовать в любой форме, на любом носителе, который дает возможность хранить информацию, необходимую для инициирования электронного перевода. ЭПС должно содержать обязательные реквизиты, которые дают возможность идентифицировать платежную систему и эмитента. Платежная организация имеет право в правилах платежной системы установить дополнительные реквизиты ЭПС.

Таким образом, после открытия текущего счета его владельцу (СХ, физическому лицу) выдается ЭПС, с помощью которого возможно использование денежных средств (снятие наличных, перечисление в безналичной форме) с указанного счета.

Использование денежных средств с текущих счетов с помощью платежных карточек

Осуществление операций с текущих счетов с использованием ЭПС регулируется Инструкцией № 492 и разделом ІІІ «Осуществление операций с использованием электронных платежных средств» Положения № 705.

Согласно пункту 1 раздела ІІІ Положения № 705 пользователи имеют право использовать личные и корпоративные ЭПС для осуществления платежных операций в соответствии с условиями договора с эмитентом и требованиями законодательства Украины.

СХ не имеют права использовать корпоративные ЭПС для выплаты заработной платы, выплат социального характера.

Платежная операция — действие, инициированное пользователем ЭПС, по внесению или снятию наличных со счета, осуществлению расчетов в безналичной форме с использованием этого ЭПС и/или его реквизитов по банковским счетам (пп. 8 п. 4 р. І Положения № 705).

Текущий счет — это счет, открываемый банком клиенту на договорной основе для хранения денег и осуществления расчетно-кассовых операций с помощью платежных инструментов в соответствии с условиями договора и требованиями законодательства Украины (пп. 6 п. 3 Инструкции № 492).

Условия открытия текущего счета и особенности его функционирования предусматриваются в договоре банковского счета, заключаемом между банком и его клиентом. Договор банковского счета заключается в письменной форме в бумажном или электронном виде (п. 7 Инструкции № 492, ч. 2 ст. 6 Закона Украины «О финансовых услугах и государственном регулировании рынков финансовых услуг» от 12.07.2001 г. № 2664-III).

В соответствии с пунктом 14 Инструкции № 492 по текущим счетам, которые открываются банками клиентам-резидентам в национальной валюте, осуществляются все виды расчетно-кассовых операций в соответствии с условиями договора и требованиями законодательства Украины.

Следовательно, если работодатель предоставляет работнику корпоративное ЭПС, то с его помощью работник может снимать в банкомате наличные в национальной валюте для финансирования командировочных расходов и выполнения гражданско-правовых действий, в том числе осуществления закупок ТМЦ для нужд предприятия, а также осуществлять безналичные расчеты (через платежные терминалы, импринтеры), в том числе с целью закупки ТМЦ для нужд предприятия. При этом сумма, которая может быть перечислена на текущий счет предприятия и которую работник может снять наличными с применением корпоративного ЭПС, законодательством (в т. ч. Инструкцией № 492) не ограничена.

Что касается использования денежных средств в национальной валюте с текущих счетов физических лиц, то согласно пункту 14 Инструкции № 492 запрещается использовать текущие счета физических лиц, которые открываются для собственных нужд, для проведения операций, связанных с осуществлением предпринимательской и независимой профессиональной деятельности. По текущим счетам в национальной валюте физических лиц – резидентов осуществляются все виды расчетно-кассовых операций в соответствии с условиями договора и требованиями законодательства Украины, которые не связаны с осуществлением предпринимательской и независимой профессиональной деятельности.

Пунктом 68 Инструкции № 492 установлено, что банк открывает текущие счета физическим лицам для осуществления некоторых видов выплат (заработной платы, дивидендов, стипендий, пенсий, социальной помощи, возврата излишне выплаченных сумм, других выплат) по обращению СХ, который заключает с банком договор об открытии текущих счетов в пользу физических лиц.

Банк открывает физическому лицу отдельный текущий счет для зачисления исключительно заработной платы, стипендии, пенсии, социальной помощи и других предусмотренных законодательством Украины социальных выплат или использует уже открытый для этих целей счет (далее — отдельный счет). Клиент обязан во время открытия отдельного счета в заявлении об открытии текущего счета, форма которого приведена в приложении 3 к Инструкции № 492, в строке «Дополнительная информация» указать, что счет открывается для зачисления заработной платы, стипендии, пенсии, социальной помощи и других предусмотренных законодательством Украины социальных выплат. Такая информация для действующего текущего счета указывается в дополнительном договоре к договору банковского счета (п. 69 Инструкции № 492).

Таким образом, если работнику открыт отдельный («зарплатный») счет, то предприятие имеет право перечислять на него только заработную плату и приравненные к ней выплаты, осуществляемые в рамках трудового договора. Поскольку командировка является служебной поездкой работника по распоряжению руководителя предприятия (выполнением работником трудовых обязанностей), то аванс на командировку можно перечислять на отдельный («зарплатный») счет работника с последующим использованием с него денежных средств работником с помощью личного ЭПС для осуществления командировочных расходов (на проживание, проезд и т. п.).

Если у работника как физического лица имеется текущий не отдельный (не «зарплатный») счет в банке, то на него работодатель также имеет право перечислять аванс на командировку для осуществления командировочных расходов.

Не рекомендуем с «зарплатного» и «незарплатного» текущих счетов физического лица (работника) оплачивать по безналичному расчету с помощью личного ЭПС приобретение ТМЦ (оплату услуг) для нужд предприятия, поскольку такая оплата контролирующими органами может быть расценена как операция в пользу предприятия, связанная с осуществлением предпринимательской деятельности. Во избежание указанной ситуации советуем разъяснять командированным работникам, что в случае перечисления предприятием аванса на командировку на их личные текущие счета необходимо сначала снимать наличные с таких счетов, а затем за них приобретать ТМЦ для нужд предприятия.

Что касается текущих счетов в иностранной валюте (далее — инвалюта), то согласно пункту 14 Инструкции № 492 клиенты банков осуществляют валютные операции по счетам в соответствии с валютным законодательством и нормативно-правовыми актами НБУ по вопросам осуществления операций с валютными ценностями.

Согласно пункту 4 Положения об осуществлении операций с валютными ценностями, утвержденного постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 2 (далее — Положение № 2), к текущим валютным операциям, в частности, относятся:

— операции по оплате труда, выплате стипендий, пенсий, алиментов, государственной помощи, материальной помощи, помощи родственников, благотворительной и гуманитарной помощи, выплат и компенсаций, включая выплаты по возмещению ущерба, причиненного работникам вследствие увечья, профессионального заболевания или иного повреждения здоровья я, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, жертвам политических репрессий, жертвам нацистских преследований, членам их семей и наследникам, возмещение по страховым случаям, выплаты премий, призов, унаследованных денежных средств, денежных средств по договорам дарения (пп. 5);

— оплата расходов, связанных с командировкой за границу (пп. 14);

— оплата физическими лицами продукции, работ, услуг, прав интеллектуальной собственности, приобретаемых у нерезидентов за границей для собственного потребления (пп. 18).

Вышеуказанные валютные операции относятся к текущим неторговым операциям, а к торговым операциям относятся расчеты за экспорт и импорт товара (последний абзац п. 4 Положения № 2). Расчеты по текущим торговым валютным операциям между резидентами и нерезидентами осуществляются исключительно через банки (п.п. 28, 31 Положения № 2).

СХ имеют право осуществлять расчеты по внешнеэкономическому договору по экспорту/импорту товаров с помощью ЭПС, если операция по одному такому договору в один операционный день не превышает незначительный размер, т. е. 400 000 грн. (п. 32-1, пп. 2 п. 2 Положения № 2).

СХ-резиденты имеют право осуществлять расчеты по обеспечению расходов на командировку работников за границу, а также расчеты по оплате представительских расходов на организацию официальных мероприятий за границей, с использованием снятой для этих целей с собственных текущих счетов наличной инвалюты (п. 42 Положения № 2).

Кроме того, СХ, имеющие собственные транспортные средства (арендованные, зафрахтованные), имеют право использовать наличную инвалюту с текущих счетов для осуществления расчетов по оплате эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за границей (п. 43 Положения № 2).

Таким образом, если у работодателя имеется текущий счет в инвалюте, то денежные средства с него с помощью корпоративного ЭПС могут быть использованы командированным работником за границей только для получения наличной инвалюты в целях оплаты командировочных и представительских расходов, эксплуатационных расходов транспортных средств, а также для осуществления расчетов в безналичной форме, связанных с указанными расходами. Однако с помощью инвалютного корпоративного ЭПС командированный работник не может за границей приобретать ТМЦ (оплачивать работы, услуги) для нужд предприятия, кроме безналичного расчета по внешнеэкономическому договору, связанному с экспортом/импортом товаров, если операция по одному такому договору в один день не превышает 400 000 грн.

Обращаем внимание, что работодатель не имеет права выплачивать, а работник не имеет права получать заработную плату с текущего счета предприятия с помощью корпоративного ЭПС (зарплата может быть перечислена работодателем только на текущий отдельный счет физического лица и использована им с помощью личного ЭПС). Этот нюанс необходимо учитывать работодателям, которые перечисляют заработную плату командированным работникам.

Напомним, что согласно пункту 3 раздела ІI Инструкции № 59 заработная плата перечисляется командированному работнику на его текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, или в определенных законодательством случаях переводится по почте по просьбе работника за счет предприятия, которое его командировало. То есть в этой норме под платежной карточкой следует понимать личное ЭПС.

В соответствии с пунктами 9 – 11 раздела ІІІ Положения № 705 выдача наличных в национальной валюте через кассы банков осуществляется по ЭПС, эмитированным как резидентами, так и нерезидентами.

На территории Украины разрешается выдача наличных в инвалюте через кассы уполномоченных банков-эмитентов по ЭПС пользователей, которым эмитенты открыли счета в инвалюте, а также через кассы уполномоченных банков-эквайров по ЭПС, эмитированным нерезидентами.

Банк обязан по требованию пользователя предоставить информацию о курсе покупки/продажи/конвертации инвалюты, который применялся во время осуществления операции с использованием ЭПС.

Поставщик платежных услуг обязан предоставлять пользователям информацию о выполненных ими платежных операциях бесплатно. Пользователь и эмитент имеют право договориться и предусмотреть в договоре оплату за получение дополнительной информации или информации, которая предоставляется чаще, чем один раз на месяц.

Пунктами 3 и 5 раздела VI Положения № 705 определено, что банк обязан в способ, предусмотренный договором, уведомлять пользователя об осуществлении операций с использованием ЭПС, а в случае невыполнения этой обязанности банк несет риск убытков от осуществления таких операций. Пользователь обязан контролировать движение денежных средств по своему счету и уведомлять эмитента об операциях, которые не выполнялись пользователем.

Эмитент имеет право принять решение о приостановлении осуществления операций с использованием определенного ЭПС, а также об изъятии ЭПС при наличии обстоятельств, которые могут свидетельствовать о незаконном использовании ЭПС. Но перед этим по возможности эмитент обязан проинформировать пользователя о приостановлении права использовать ЭПС и причинах такого приостановления (п. 12 р. VI Положения № 705).

Пользователь ЭПС обязан использовать ЭПС в соответствии с требованиями законодательства Украины и условий договора, заключенного с эмитентом, и не допускать использования ЭПС лицами, не имеющими на это законного права или полномочий. Эмитент имеет право передать ЭПС, эмитированный на имя пользователя, доверенному лицу или представителю пользователя (п. 1 р. VI Положения № 705).

Документальное подтверждение расчетов, осуществленных с помощью платежных карточек

Для возможности компенсации работнику расходов, осуществленных в командировке с применением корпоративного или личного ЭПС, он должен после окончания командировки предоставить предприятию документы, подтверждающие сумму таких расходов.

Общие правила документооборота по операциям с использованием ЭПС изложены в главе VII Положения № 705.

Согласно пунктам 1 – 11 главы VII Положения № 705 документы по операциям с использованием ЭПС и другие документы, которые применяются в платежных системах для платежных операций с использованием ЭПС, могут быть в бумажной и/или электронной форме. Формы документов по операциям с использованием ЭПС устанавливаются правилами платежных систем и должны содержать обязательные реквизиты, определенные этим Положением.

Операции пользователей должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов по операциям с использованием ЭПС в бумажной форме, которые составляются и печатаются на государственном языке по месту проведения операции в таком количестве экземпляров, которое необходимо для всех участников операции, и/или документов в электронной форме, предусмотренных правилами платежной системы. Документы по операциям с использованием ЭПС могут быть оформлены и/или напечатаны на другом языке по договоренности сторон или если платежное устройство дает пользователю техническую возможность осуществить выбор языка по его заказу.

Бумажные документы по операциям с использованием ЭПС могут не оформляться по месту проведения операции, если расчеты за товары (услуги) осуществляются пользователем на сумму до 20 нмдг, или такое право предусмотрено правилами соответствующей платежной системы, или пользователь отказался от их получения.

Документы по операциям с применением ЭПС могут оформляться в электронной форме при осуществлении операций в сфере электронной коммерции и системах дистанционного обслуживания при условии их доставки пользователю.

Документы по операциям с использованием ЭПС имеют статус первичного документа и могут быть использованы во время урегулирования спорных вопросов.

Операции, осуществляемые с использованием ЭПС с применением платежных терминалов, должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, а операции с использованием платежных карточек с применением импринтеров — с оформлением слипа, форма которого определяется платежной системой.

Документы по операциям с использованием ЭПС должны содержать такие обязательные реквизиты:

1) наименование платежной системы;

2) идентификатор эквайра и торговца или другие реквизиты, которые дают возможность их идентифицировать;

3) идентификатор платежного устройства;

4) дату и время осуществления операции;

5) сумму и валюту операции;

6) сумму комиссионного вознаграждения;

7) реквизиты ЭПС, которые разрешены правилами безопасности платежной системы;

8) вид операции;

9) код авторизации или другой код, который идентифицирует операцию в платежной системе.

Правила платежных систем и/или внутрибанковские правила могут предусматривать также другие дополнительные реквизиты документов по операциям с использованием ЭПС.

Эмитенты обязаны в порядке и сроки, установленные договором, предоставлять владельцам счетов выписки о движении денежных средств на их счетах по операциям, которые выполнены пользователями ЭПС. Ежемесячная выписка о платежных операциях по договору должна предоставляться бесплатно.

Выписка о движении денежных средств по счету может предоставляться владельцу счета в банке, направляться по почте, электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон, через банкомат и т. п.

Если владелец счета не согласен с операциями по счету, перечень которых указан в выписке, он имеет право обратиться к эмитенту с заявлением о рассмотрении спорного вопроса или в суд. Эмитент в порядке и в сроки, установленные правилами платежной системы и условиями договора, во время рассмотрения заявления пользователя имеет право получать от эквайра документы по операциям с применением ЭПС или их копии, которые подтверждают осуществление пользователем этих операций.

Отчетность работника об израсходованных суммах с применением платежных карточек

Согласно пункту 20 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148, физические лица – доверенные лица учреждений/предприятий (юридических лиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличные с текущего счета с применением корпоративного ЭПС или личного ЭПС, используют их по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица представляют в бухгалтерию учреждения/предприятия отчет об использовании наличных вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала) вместе с неизрасходованным остатком наличных.

Форма Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), утверждена приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 г. № 841, в редакции приказа от 10.03.2016 г. № 350. Этим же приказом утвержден Порядок составления Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Порядок № 841).

Согласно подпункту 170.9.2 пункта 170.9 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) авансовый отчет представляется по установленной форме до окончания 5-го банковского дня, наступающего за днем, в котором налогоплательщик:

• завершает командировку;
• завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет.

При наличии излишне израсходованных денежных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет лица, которое их выдало, до или во время представления указанного отчета.

В соответствии с подпунктом 170.9.3 НКУ действие пункта 170.9 НКУ распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом следующих особенностей:

а) в случае если во время служебных командировок командированное лицо – налогоплательщик получил наличные с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку денежных средств и возвращает сумму излишне израсходованных денежных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки;

б) в случае если во время служебных командировок командированное лицо –налогоплательщик применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления налогоплательщиком отчета об использовании выданных на командировку денежных средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Аналогичные нормы по предельным срокам представления авансового отчета по израсходованным в командировке денежным средствам содержат пункт 3 Порядка № 841, пункт 11 раздела ІІ «Порядок командировки в пределах Украины» и пункт 17 раздела ІІІ «Порядок командировки за границу» Инструкции № 59.

Учитывая вышеизложенное, если, например, работник при нахождении в командировке снял наличные с текущего счета предприятия с помощью корпоративного ЭПС, вернулся из командировки в пятницу 6 ноября, то он должен представить авансовый отчет в течение 3 банковских дней, следующих за пятницей 6 ноября (днем завершения командировки). Поскольку суббота 7 ноября и воскресенье 8 ноября не являются рабочими днями для банков, тремя банковскими днями после 6 ноября являются 9, 10 и 11 ноября. Следовательно, работник должен представить авансовый отчет и вернуть предприятию неиспользованные «корпоративные» наличные не позднее 11 ноября.²

Если работник при нахождении в командировке не снимал наличные с текущего счета предприятия, но с помощью корпоративного ЭПС осуществил расчеты в безналичной форме, и вернулся из командировки в пятницу 6 ноября, то он должен представить авансовый отчет в течение 10 банковских дней, следующих за пятницей 6 ноября (днем завершения командировки), то есть не позднее 20 ноября, поскольку десятью рабочими днями для банков после 6 ноября являются дни 9 – 13, 16 – 20 ноября. При наличии уважительных причин работодатель может продлить срок представления авансового отчета до 20 банковских дней, т. е. авансовый отчет должен быть представлен не позднее 4 декабря, поскольку двадцатью рабочими днями для банков после 6 ноября являются 9 – 13, 16 – 20  23 – 27, 30 ноября, 1 – 4 декабря.

Если работник при нахождении в командировке снял наличные для осуществления командировочных расходов со своего текущего счета с помощью личного ЭПС, вернулся из командировки в пятницу 6 ноября, то он должен представить авансовый отчет в течение 5 банковских дней, следующих за пятницей 6 ноября (днем завершения командировки), т. е. не позднее 13 ноября.

Обращаем внимание, что расходы, отраженные в авансовом отчете, должны быть документально подтверждены (квитанциями платежного терминала, чеками банкомата, слипами и т. п.), при этом датированы во временных промежутках не позднее последнего дня командировки (дата проездного документа при возвращении из командировки может быть позднее последнего дня командировки³) или дня завершения выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению предприятия.

По мнению Минфина⁴, в случае оплаты директором предприятия стоимости проживания в гостинице нескольких командированных работников с помощью закрепленного за директором корпоративного ЭПС (т. е. в пределах денежных средств, выданных под отчет), к авансовому отчету необходимо приложить оригиналы квитанций (счетов) гостиницы, в которых должны быть указаны фамилии всех работников, за проживание которых осуществлена оплата, сроки проживания в гостинице указанных лиц, стоимость снятых ими номеров и виды включенных в квитанции (счета) расходов. При этом выданный на имя директора предприятия оригинал квитанции (счета) на оплату проживания в гостинице всех работников предприятия на полную (общую) сумму без указания вышеперечисленных реквизитов не может быть принят к авансовому отчету.

К вышеизложенному добавим, что при групповых командировках работников оплата командировочных расходов за всех работников может осуществляться доверенным лицом с помощью одного корпоративного ЭПС, но возмещаются (учитываются) расходы персонально по каждому командированному работнику, поэтому каждый работник после возвращения из командировки должен представить авансовый отчет с отражением расходов (на проезд, проживание и т. п.), понесенных на него (персонально) или им самим, с приложением подтверждающих документов (при необходимости — их копий).

Отражение в учете предприятия операций с применением платежных карточек

Согласно статье 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете) основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы.

Как отмечалось выше, операции с применением ПК должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов, которые составляются и печатаются по месту проведения операции. Документы по операциям с использованием ЭПС (ПК) имеют статус первичных документов (п.п. 3, 5 р. VII Положения № 705).

При представлении работником в бухгалтерию авансового отчета после возвращения из командировки или после выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет работодателя, когда работником использовались подотчетные денежные средства с использованием корпоративной или личной ПК, он должен представить вышеуказанные первичные документы, подтверждающие получение наличных со счета или безналичное использование денежных средств с корпоративного счета при осуществлении хозяйственной операции. На основании представленных подотчетным лицом первичных документов предприятие отражает хозяйственные операции в бухгалтерском учете.

Рассмотрим порядок такого отражения на конкретных примерах, если работник использовал ПК для осуществления расходов с корпоративного счета в национальной валюте (см. таблицы 1–2 ниже).

Таблица 1

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с корпоративного счета с помощью платежной карточки во время командировки

Таблица 2

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с корпоративного счета с помощью платежной карточки на закупку ТМЦ для нужд предприятия

Для целей отражения в учете «карточных» операций важно понимать, что перечисленные предприятием на корпоративный счет денежные средства не считаются выданными работнику под отчет, поскольку они продолжают принадлежать предприятию. Денежные средства считаются выданными работнику под отчет только в случае использования (снятия) их с корпоративного счета с помощью корпоративного ЭПС (это подтверждает банковская выписка о движении денежных средств на корпоративном счете).

В случае перечисления предприятием денежных средств на личный счет работника, они считаются выданными работнику под отчет в день такого перечисления.

Учет расходов при командировках за границу

При направлении работника в командировку за границу и осуществлении операций с применением ЭПС необходимо учитывать следующие положения нормативно-правовых документов:

— бюджетные учреждения, направляющие работников в командировку за границу, обеспечивают их денежными средствами (авансом) в валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день представления уполномоченному банку расчета расходов на командировку (п. 5 Постановления № 98, п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59);

— бюджетные учреждения при необходимости в авансировании работника денежными средствами в национальной валюте государства, в которое командируется работник, перерасчет предельной суммы суточных расходов, установленной в долларах США, в валюту государства командировки осуществляют по кросс-курсу, рассчитанному по установленному иностранным банком валютному (обменному) курсу национальной валюты государства пребывания к валюте государства командировки и доллара США на день представления уполномоченному банку расчета расходов на командировку (п. 16.3 р. ІІІ Инструкции № 59);

— хозрасчетные предприятия имеют право выплачивать аванс на командировку за границу как в инвалюте, так и в гривне (работник может самостоятельно обменять гривну на инвалюту);

— работники бюджетных учреждений неизрасходованные денежные средства в командировке возвращают на счет работодателя или в его кассу в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс (п. 17 р. ІІІ Инструкции № 59), а хозрасчетные предприятия этот вопрос должны урегулировать в локальном документе;

— при составлении работником бюджетного учреждения авансового отчета после возвращения из командировки перерасчет осуществленных в ней расходов, подтвержденных документально, осуществляется в соответствии с фактическим обменным курсом, примененным банком, а в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты — по кросс-курсу, рассчитанному по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения авансового отчета (п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59);

— если работнику, вернувшемуся из командировки за границу, необходимо выплатить дополнительные денежные средства для окончательного расчета с ним (в том числе в случае проведения им расчетов в командировке за собственные денежные средства), то их выплата осуществляется в гривне по ее официальному курсу к инвалютам, установленному НБУ на день утверждения руководителем авансового отчета (п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59).

Таким образом, работникам бюджетных учреждений возмещение расходов за границей при наличии подтверждающих документов осуществляется в гривне по ее официальному курсу к инвалютам, установленному НБУ на дату:

— получения аванса — если фактические расходы работника в инвалюте соответствуют сумме полученного аванса;

— утверждения авансового отчета руководителем — если для окончательного расчета за командировку работнику необходимо выплатить дополнительные денежные средства;

— погашения задолженности работником — при наличии суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения задолженности отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).⁵

Работникам хозрасчетных предприятий возмещение расходов за границей при наличии подтверждающих документов может осуществляться как в гривне по ее официальному курсу к инвалютам, установленному НБУ на вышеуказанные даты, так и в валюте государства, в которое командировался работник, или в долларах США/евро (это должно быть урегулировано локальным документом — Положением о командировках).

Согласно части 3 статьи 9 Закона о бухучете операции в иностранной валюте отражаются в валюте расчетов и платежей по каждой иностранной валюте отдельно.

Если у предприятия имеется текущий счет в инвалюте, то операции по такому счету отражаются в бухгалтерском учете согласно НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов», утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 10.08.2000 г. № 193.

В соответствии с пунктом 5 НП(С)БУ 21 операции в инвалюте при их первоначальном признании отражаются в валюте отчетности (гривне) путем перерасчета суммы в инвалюте с применением валютного курса на начало дня даты совершения операции. Операции по безналичным расчетам в инвалюте предприятие может отражать в валюте отчетности в сумме, определенной в документах банка, с учетом особенностей применения банком валютного курса на дату осуществления операции.

Таким образом, если работник расходует денежные средства с помощью валютного корпоративного ЭПС, то применяется курс НБУ, действовавший на дату списания денежных средств с корпоративного счета.

При расчетах с помощью корпоративного ЭПС на корпоративном счете предприятия сначала резервируются (блокируются) соответствующие суммы, а затем они списываются, при этом даты проведения операции и списания денежных средств со счета могут не совпадать. В таких случаях рекомендуем датой выдачи аванса считать дату снятия наличных по чеку банкомата или дату безналичной оплаты расходов (это необходимо отразить в локальном документе предприятия).

Поскольку при снятии работником (списании) денежных средств с корпоративного счета в инвалюте происходит операция выдачи ему подотчетных денежных средств (аванса) в инвалюте, в учете предприятия до момента представления работником авансового отчета с указанием осуществленных расходов отражают дебиторскую задолженность. В таком случае согласно пункту 6 НП(С)БУ 21 сумма аванса в инвалюте, предоставленная подотчетному лицу для приобретения немонетарных активов (оплаты командировочных расходов), при включении в стоимость таких активов (работ, услуг) пересчитывается в валюту отчетности с применением валютного курса на начало дня даты выплаты аванса. При этом если работник в командировке за границей снимает наличную валюту с корпоративного счета или оплачивает по безналичному расчету с помощью корпоративного ЭПС командировочные расходы несколько раз в разные дни, то будет несколько дат выдачи денежных средств (валюты) под отчет.

Определение курсовых разниц по монетарным статьям в инвалюте осуществляется на дату баланса, а также на дату совершения хозяйственной операции в ее пределах или по всей статье (согласно приказу об учетной политике). При определении курсовых разниц на дату совершения хозяйственной операции применяется валютный курс на начало дня даты осуществления операции. Курсовые разницы от перерасчета денежных средств в инвалюте отражаются в составе прочих операционных доходов (по кредиту счета 714 «Доход от операционной курсовой разницы») или прочих расходов операционной деятельности (по дебету счета 945 «Расходы от операционной курсовой разницы») (п. 8 НП(С)БУ 21).

В случае проведения расчета корпоративной ПК по текущему счету, валюта которого отличается от валюты расчета, банк предоставляет дополнительную услугу по конвертации (покупке-продаже) инвалюты (сумма операции конвертируется в валюту счета по курсу, порядок установления которого определен в договоре между предприятием и банком). Банковская выписка с корпоративного счета содержит информацию о сумме осуществленных расходов в валюте такого счета. Разница между суммой расходных операций по курсу НБУ и данными выписки банка соответствует стоимости расходов по операции конвертации валют. Это касается, в частности, использования денежных средств с мультивалютного корпоративного счета (текущего счета предприятия, на который денежные средства перечисляются в гривне, а снимать их можно за границей в валюте государства, в котором осуществляется снятие денежных средств или безналичная оплата расходов).

Если работнику аванс на командировку за границу предоставляется в гривне путем перечисления на его личный счет, то валютные расходы исчисляются по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета. То же самое делается в случае расходования собственных денежных средств подотчетным лицом.

ПРИМЕР 1

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с корпоративного валютного счета в командировке за границей

Заместитель директора предприятия, на которого оформлено корпоративное ЭПС по валютному счету предприятия, направлен в командировку в Германию на 4 дня с 03.11.2020 г. по 06.11.2020 г. С целью обеспечения его иностранной валютой предприятие 02.11.2020 г. приобрело иностранную валюту в сумме 2000 евро на межбанковском валютном рынке по курсу 33,34 грн. за 1 евро. Официальный курс на эту дату составлял 33,25 грн. за 1 евро.

Во время командировки работник израсходовал (снял) с корпоративного счета 1700 евро, в т. ч. суточные в размере 320 евро (80 евро х 4 к. д.), оплата проезда до места командировки и перелет в Украину — 750 евро, оплата проживания — 630 евро, о чем представил авансовый отчет после возвращения из командировки. Предположим, что использование (снятие) валюты с корпоративного счета состоялось только в один день 03.11.2020 г., в который официальный курс НБУ составлял 33,29 грн. за 1 евро.

В бухгалтерском учете предприятия указанные операции отражаются следующим образом:

ПРИМЕР 2

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с мультивалютного счета предприятия в командировке за границей

Директор предприятия направлен в командировку в США на 4 дня с 03.11.2020 г. по 06.11.2020 г. Предприятие имеет мультивалютный корпоративный счет. На этот счет директору оформлено корпоративное ЭПС. Предприятие 02.11.2020 г. перечислило на мультивалютный корпоративный счет 80 000 грн.

Во время командировки 03.11.2020 г. работник с мультивалютного счета снял денежные средства в сумме 340 долл. США (суточные: 85 долл. США х 4 к. д.) и осуществил две оплаты с помощью корпоративного ЭПС: за перелет к месту командировки и обратно в Украину в сумме 910 долл. США и за проживание в гостинице в сумме 850 долл. США. Официальный курс НБУ на 03.11.2020 г. составлял 28,58 грн. за 1 долл. США, а курс покупки валюты при ее конвертации в этот день составил 28,75 грн за 1 долл. США. Снятые со счета (израсходованные) денежные средства отражаются как выданные работнику под отчет. Предположим, что использование (снятие) валюты работником с мультивалютного корпоративного счета в командировке состоялось только в один день — 03.11.2020 г.

В бухгалтерском учете предприятия указанные операции отражаются следующим образом:

* Поскольку задолженность работника по подотчетным денежным средствам подтверждена документами о полученных услугах, такая задолженность не является монетарной статьей баланса и курсовая разница по ней не определяется.