Листки непрацездатності: порядок формування та оплати

Відповідно до пункту 16 частини 1 статті 1 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105) листок непрацездатності — сформований програмними засобами електронного реєстру листків непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером цього реєстру електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, призначення страхових виплат відповідно до законодавства про соціальне страхування.

Згідно з пунктом 2 Порядку організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.04.2019 № 328, в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 31.03.2021 № 323 (далі — Порядок № 328), листок непрацездатності — сформований (виданий) програмними засобами Електронного реєстру листків непрацездатності (далі — ЕРЛН) на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності у ЕРЛН електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

Хоча у вищенаведених визначеннях листка непрацездатності йдеться про його формування тільки в електронному вигляді, нормативно-правовими актами Міністерства охорони здоров’я України (далі — МОЗ) в деяких випадках передбачена видача листка непрацездатності в паперовому вигляді. Зважаючи на цей факт у Верховній Раді України вже зареєстровано законопроект, яким передбачено оновити визначення листка непрацездатності в Законі № 1105.

Електронним листком непрацездатності (далі — е-ЛН) слід вважати листок непрацездатності, визначення якого наведено у Законі № 1105 та Порядку № 328, тобто це електронний документ, сформований програмними засобами ЕРЛН на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність.

Відповідно до пункту 15 частини 1 статті 1 Закону № 1105 та пункту 3 Порядку № 328 медичний висновок про тимчасову непрацездатність — електронний документ, що формується на підставі медичних записів в електронній системі охорони здоров’я та містить висновок лікаря за результатами медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності, що засвідчує тимчасову непрацездатність та є підставою для створення листка непрацездатності.

Згідно з пунктом 2 частини 1 статті 1 Закону № 1105 електронний реєстр листків непрацездатності (ЕРЛН) — система накопичення, зберігання та використання інформації про видані, продовжені та обліковані листки непрацездатності, що створюється як складова частина реєстру застрахованих осіб (далі — РЗО) Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Держреєстр страхування).

Держателем та адміністратором ЕРЛН як складової частини РЗО Держреєстру страхування є Пенсійний фонд України (ч. 2 ст. 4 Закону № 1105, п. 4 Порядку № 328).

Також Пенсійний фонд України (далі — ПФУ) з 01.01.2023 замість Фонду соціального страхування України (далі — ФССУ) є уповноваженим органом управління в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та від нещасного випадку (ст. 4 Закону № 1105).

Крім Закону № 1105 та Порядку № 328, важливим документом для розуміння процесу формування листків непрацездатності (далі — ЛН) є наказ МОЗ «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність» від 01.06.2021 № 1066 (далі — Наказ № 1066), яким затверджено, зокрема:

— Порядок формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (далі — Порядок № 1066);

— Інструкцію по роботі з медичними висновками про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я та листками непрацездатності на період дії перехідної моделі (далі — Інструкція № 1066).

Нижче розглянемо детально норми вищезазначених та інших документів, які стосуються порядку видачі паперових ЛН, формування медичних висновків та створення е-ЛН, направлення їх роботодавцям, дій останніх для здійснення страхових виплат працівникам, але спочатку нагадаємо, по яких страхових випадках формуються ЛН.

Страхові випадки, по яких формуються листки непрацездатності

Відповідно до пункту 1 частини 1 статті 15 Закону № 1105 загальнообов’язкове державне соціальне страхування буває таких видів:

— у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності;

— від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності (далі — страхування від нещасного випадку);

— медичне страхування.

Згідно з пунктом 10 частини 1 статті 1 Закону № 1105 страхові випадки бувають:

— за соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності — подія, з настанням якої виникає право застрахованої особи, членів її сім’ї або іншої особи на отримання відповідно до цього Закону страхових виплат;

— за соціальним страхуванням від нещасного випадку — нещасний випадок на виробництві або професійне захворювання (у тому числі встановлене чи виявлене у період, коли потерпілий не перебував у трудових відносинах з підприємством, на якому він захворів), що спричинили застрахованому професійно зумовлену фізичну чи психічну травму; нещасний випадок, що стався, або професійне захворювання, яке виникло внаслідок порушення застрахованим нормативних актів про охорону праці.

Статтею 13 Закону № 1105 встановлено, що за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності надаються такі види страхових виплат:

1) допомога по тимчасовій непрацездатності, включаючи догляд за хворою дитиною, догляд за дитиною віком до 14 років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років на весь період надання реабілітаційної допомоги, за наявності медичного висновку про необхідність стороннього догляду за дитиною;

2) допомога по вагітності та пологах;

3) допомога на поховання (крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли внаслідок нещасного випадку на виробництві).

ЛН формується лише для надання застрахованим особам перших двох видів страхових виплат.

Відповідно до частини 1 статті 15 Закону № 1105 допомога по тимчасовій непрацездатності надається застрахованій особі у формі страхових виплат, які повністю або частково компенсують втрату заробітної плати (доходу), у разі настання одного з таких страхових випадків:

1) тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, а також тимчасова непрацездатність на період реабілітації внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві;

2) догляд за хворою дитиною;

3) догляд за хворим членом сім’ї;

4) догляд за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за цією дитиною;

5) догляд за дитиною віком до 14 років або за дитиною з інвалідністю віком до 18 років на весь період надання реабілітаційної допомоги, за наявності медичного висновку про необхідність стороннього догляду за дитиною;

6) обмежувальні протиепідемічні заходи, встановлені місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування;

7) перебування в самоізоляції, обсервації, тимчасових закладах охорони здоров’я (спеціалізованих шпиталях), закладах охорони здоров’я у зв’язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню особливо небезпечних інфекційних хвороб, а також на локалізацію та ліквідацію їх епідемій та спалахів на період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України;

8) тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу;

9) надання реабілітаційної допомоги з протезування та ортезування у стаціонарних умовах у реабілітаційних закладах, реабілітаційних відділеннях, підрозділах закладів охорони здоров’я.

Детально особливості нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності у разі настання вищезазначених страхових випадків визначено у частинах 2–10 статті 15 Закону № 1105, підстави для відмови в її наданні — у статті 16 Закону № 1105, а розмір цієї допомоги залежно від страхового стажу — у статті 17 та пункті 1 частини 4 статті 12 Закону № 1105.

Ще одним страховим випадком є настання у застрахованої особи вагітності та пологів, коли застрахованій особі надається відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. Застрахованій особі надається допомога по вагітності та пологах у формі страхових виплат, які повністю або частково компенсують втрату заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Умови надання, тривалість виплати та розмір допомоги по вагітності та пологах визначено статтями 18 та 19 Закону № 1105, а залежно від страхового стажу — пунктом 2 частини 4 статті 12 Закону № 1105.

Видача електронних та паперових листків непрацездатності

Частиною 1 статті 23 Закону № 1105 передбачено, що підставою для призначення застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність листок непрацездатності. У разі роботи за сумісництвом, за трудовим договором (контрактом) одночасно із здійсненням підприємницької чи іншої діяльності підставою для призначення допомоги є копія ЛН, засвідчена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи. Для застрахованих осіб, які одночасно здійснюють підприємницьку та іншу діяльність і не працюють на умовах трудового договору (контракту), копію ЛН засвідчує установа охорони здоров’я, яка його видає. Порядок і умови видачі, продовження та обліку ЛН, здійснення контролю за правильністю їх видачі встановлюються МОЗ.

МОЗ в Наказі № 1066 визначило випадки, коли лікарі зобов’язані формувати медичні висновки про тимчасову непрацездатність (далі — медичні висновки) в Реєстрі медичних висновків (далі — РМВ), на підставі яких створюються е-ЛН в ЕРЛН, а також випадки, коли можуть видаватися паперові ЛН. Рішення про вид документу, який видається пацієнту для підтвердження факту його тимчасової непрацездатності, приймає лікар залежно від технічної можливості та вимог МОЗ.

Пунктом 5 Наказу № 1066 встановлено, що за умови наявності відповідної технічної можливості щодо функціонування медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (далі — ЕСОЗ) для закладів охорони здоров’я та фізичних осіб-підприємців, які в установленому законом порядку одержали ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики та здійснюють експертизу з тимчасової втрати працездатності, (далі разом — заклади охорони здоров’я; ЗОЗ) формування медичних висновків у РМВ є обов’язковим починаючи з 01 жовтня 2021 року для всіх ЗОЗ.

Водночас відповідно до пункту 8 Наказу № 1066 для всіх ЗОЗ, які розпочали формування медичних висновків у РМВ, з дати формування першого медичного висновку про тимчасову непрацездатність, а також із 01 жовтня 2021 року видача ЛН відповідно до вимог, визначених в Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженій наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455 (далі — Інструкція № 455), Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженій наказом МОЗ, Міністерства праці та соціальної політики України (далі — Мінпраці), Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФСС з ТВП), Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі — ФСС від НВП) від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406 (далі — Інструкція № 532), Інструкції щодо заповнення форми первинної облікової документації № 036/о «Журнал реєстрації листків непрацездатності», затвердженій наказом МОЗ від 14.02.2012 № 110 (далі — Інструкція № 110), Порядку організації експертизи тимчасової втрати працездатності, затвердженому наказом МОЗ від 09.04.2008 № 189 (у редакції Наказу № 1066), тобто видача ЛН в паперовій формі, забороняється, окрім таких випадків:

1) продовження та закриття ЛН, що були видані особам до 01 жовтня 2021 року;

2) спливу строку, протягом якого лікуючий лікар може внести зміни до медичного висновку в РМВ. У такому випадку рішення про видачу ЛН приймає лікарсько-консультативна комісія (далі — ЛКК) ЗОЗ, а за її відсутності — керівник ЗОЗ;

3) застрахованій особі протягом 2 місяців з дня народження дитини, зазначеного у свідоцтві про народження дитини, — на підставі цього свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;

4) виникнення технічних проблем (помилок) щодо передачі даних між ЕРЛН та РМВ, які призводять до неможливості формування е-ЛН в ЕРЛН більше ніж протягом 7 днів з дати створення медичного висновку — до усунення таких проблем (помилок);

5) зупинення в умовах воєнного стану доступу користувачів ЕСОЗ до центральної бази даних ЕСОЗ;

6) порушення строків звернення пацієнта для продовження випадку тимчасової непрацездатності, якщо це порушення сталося внаслідок дії обставин непереборної сили у період дії воєнного, надзвичайного стану, а також за умови, що на дату звернення за медичною та/або реабілітаційною допомогою пацієнт залишається непрацездатним відповідно до результатів проведеної експертизи тимчасової непрацездатності та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність зазначеного пацієнта. У такому випадку рішення про видачу ЛН як продовження раніше виданого з дати наступної за датою завершення періоду непрацездатності, засвідченого раніше виданим ЛН, приймає ЛКК ЗОЗ, а за її відсутності — керівник ЗОЗ.

Таким чином, у всіх вищенаведених випадках пацієнтам видається паперовий ЛН.

У бланку паперового ЛН, який видається у вищезазначених випадках як продовження е-ЛН, зазначається номер ЛН, який продовжується (абз. восьмий п. 8 Наказу № 1066).

ФССУ в роз’ясненні від 19.11.2021 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 109) повідомив, що за наявності технічних помилок, які призвели до неможливості формування е-ЛН та які не було усунуто упродовж 7 днів, а також за наявності помилки при створенні медичного висновку та спливу строку — 7 днів, протягом якого лікар мав можливість внести зміни, паперовий ЛН можуть видати як продовження е-ЛН. Такі лікарняні листки складають один страховий випадок та оплачуються за загальними правилами. При цьому в паперовому ЛН, виданому на продовження, обов’язково має бути зазначено номер е-ЛН, який продовжується.

ПФУ у листі від 29.01.2024 № 2800-030401-8/5715 (див. ВПЗ № 2/2024, стор. 110) роз’яснив, що у разі видачі застрахованій особі паперового ЛН, який має дані про продовження е-ЛН (номер е-ЛН), страхувальник або уповноважені ним особи розглядають їх як один випадок тимчасової непрацездатності (один страховий випадок).

Наказом № 1066 також визначено особливості видачі ЛН в період воєнного стану, який наразі діє до 10 листопада 2024 року, але його буде продовжено й надалі.

Так, відповідно до пункту 6 Наказу № 1066 на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення або скасування у випадках, передбачених підпунктами 1 – 6 пункту 8 цього Наказу (див. вище), застосовуються вимоги, визначені в Інструкції № 455, Інструкції № 532, Інструкції № 110, Положенні про експертизу тимчасової непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 09.04.2008 № 189, наказу МОЗ «Про затвердження форм облікової документації щодо призначення державної допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами жінкам, які не застраховані в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування, та інструкцій щодо їх заповнення» від 18.03.2002 № 93, тобто застосовуються вимоги, визначені для видачі паперових ЛН (довідок тощо).

В цих випадках лікуючі лікарі ЗОЗ, які здійснюють експертизу з тимчасової непрацездатності, застосовують норми Інструкції № 1066 (п. 4 Інструкції № 1066). Зокрема, якщо ЛН відкривається в паперовій формі за одним випадком тимчасової непрацездатності, то його продовження до повного закриття незалежно від того, в якому ЗОЗ продовжує лікування пацієнт, відбувається виключно в паперовій формі, навіть якщо ЗОЗ протягом періоду непрацездатності особи, у якої є відкритий ЛН, перейшов на формування медичних висновків у РМВ. У разі якщо особі, у якої відкритий паперовий ЛН, лікар ЗОЗ встановлює факт тимчасової непрацездатності за новим випадком тимчасової непрацездатності, і в цей період у ЗОЗ наявна технічна можливість формування медичних висновків у РМВ, то лікуючий лікар ЗОЗ за новим випадком тимчасової непрацездатності формує медичний висновок у РМВ (п. 5 Інструкції № 1066).

Пунктом 8-1 Наказу № 1066 встановлено, що на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення або скасування:

— у разі відсутності у ЗОЗ бланків ЛН та неможливості їх отримання дозволяється за рішенням керівника ЗОЗ видача ЛН, роздрукованих на білому аркуші паперу за формою, затвердженою наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВП від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406. При цьому у рядку, де вказується серія бланка, зазначається ЄДРПОУ ЗОЗ, а де номер бланка — порядковий номер запису у Журналі реєстрації листків непрацездатності.

— ЛН, виданий відповідно до абзацу другого цього пункту (тобто роздрукований; — Авт.), вважається документом, що підтверджує факт тимчасової непрацездатності та прирівнюється до ЛН, виданого на бланку.

Таким чином, якщо в період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення у ЗОЗ (лікуючого лікаря) немає технічної можливості сформувати медичний висновок в РМВ або немає передачі даних між ЕРЛН та РМВ, внаслідок чого неможливе створення е-ЛН в ЕРЛН, то пацієнту видається паперовий ЛН. Якщо в цей період у ЗОЗ немає бланків паперових ЛН (неможливо їх отримати), то за рішенням керівника ЗОЗ дозволяється видача ЛН, роздрукованих на білому аркуші паперу за формою паперового ЛН, де в полі «Серія …» бланка зазначається код ЄДРПОУ ЗОЗ, а в полі «№ …» бланка — порядковий номер запису в Журналі реєстрації листків непрацездатності.

ФССУ в роз’ясненні від 06.04.2022 (див. ВПЗ № 5/2022, стор. 113) повідомив, що при роботі із роздрукованим бланком ЛН роботодавець виконує всі свої функції, передбачені для роботи із паперовими ЛН, при цьому заповнює зворотну сторону (яка може бути також роздрукована страхувальником самостійно у разі, якщо лікар видав лише лицьовий бік), оплачує перші 5 днів непрацездатності у разі необхідності. При формуванні заяви-розрахунку слід проставляти код ЄДРПОУ ЗОЗ та порядковий номер запису в Журналі реєстрації листків непрацездатності в колонку 8 «Номер» розділу І «Матеріальне забезпечення» заяви-розрахунку, ігноруючи колонку 7 «Серія» у такому форматі: ХХХХХХХХ-YYYY, де ХХХХХХХХ — код ЄДРПОУ ЗОЗ, а YYYY — порядковий номер запису в Журналі реєстрації листків непрацездатності.

Формування медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я

Відповідно до пункту 2 розділу І Порядку № 1066 формування медичних висновків в РМВ здійснюють лікуючі лікарі суб’єктів господарювання. До останніх для цілей застосування Порядку № 1066 належать ЗОЗ та фізичні особи – підприємці, які отримали ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики та здійснюють експертизу з тимчасової втрати працездатності (далі — суб’єкти господарювання). Право формування медичних висновків відповідної категорії в РМВ мають лікуючі лікаря, які перебувають на лікарських посадах згідно з переліком, наведеним у додатку 1 до Порядку № 1066, та які мають лікарські спеціальності згідно з переліком, наведеним у додатку 2 до Порядку № 1066.

Не мають права на формування медичних висновків у РМВ: лікарі центрів екстреної медичної допомоги та медицини катастроф, станцій переливання крові, закладів судово-медичної експертизи, бальнеологічних лікарень, грязелікарень, косметологічних і курортних поліклінік; лікуючі лікарі суб’єктів господарювання всіх форм власності при косметологічних втручаннях без медичних показань.

Володільцем відомостей РМВ в ЕСОЗ є МОЗ, а розпорядником РМВ є Національна служба здоров’я України (далі — НСЗУ).

Відповідно до пункту 5 розділу І Порядку № 1066 формування медичних висновків у РМВ ідентифікованим пацієнтам здійснюється лікуючим лікарем суб’єкта господарювання (далі — лікуючий лікар) при пред’явленні паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу непрацездатного, і не може бути платною послугою в суб’єктів господарювання незалежно від форми власності.

Формування медичних висновків у РМВ здійснюється лише у випадках наявності в Реєстрі пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я (далі — Реєстр пацієнтів) відомостей про реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП) або відмітки про відмову від прийняття РНОКПП для пацієнта та/або непрацездатної особи, які досягли 14 років.

Формування медичних висновків у РМВ неідентифікованим пацієнтам здійснюється без пред’явлення документа у разі госпіталізації пацієнта, який з причин, обумовлених станом його здоров’я, не може надати відомості про себе, або у якого відсутні документи, що посвідчують його особу. Такого пацієнта лікуючий лікар реєструє в Реєстрі пацієнтів як неідентифіковану особу відповідно до Порядку ведення Реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я, затвердженого наказом МОЗ від 30.11.2020 № 2755. Для такого пацієнта формується медичний висновок на підставі медичних записів про неідентифікованого пацієнта. При виникненні можливості провести ідентифікацію раніше неідентифікованого пацієнта лікуючий лікар після проведення такої ідентифікації формує новий медичний висновок ідентифікованому пацієнту на підставі медичного запису про ідентифікованого пацієнта (п. 5 р. І, п. 2 р. IV Порядку № 1066).

Обробка персональних даних у РМВ здійснюється з метою засвідчення лікуючим лікарем факту тимчасової втрати працездатності, встановлення строку непрацездатності, забезпечення передачі відомостей в ЕРЛН для формування е-ЛН в ЕРЛН та забезпечення функціонування ЕСОЗ (п. 6 р. І Порядку № 1066).

Згідно з пунктом 3 розділу І Порядку № 1066 тимчасова непрацездатність особи відповідно до медичного висновку — це непрацездатність особи внаслідок захворювання, травми або інших причин (вагітність та пологи, карантин тощо), яка має тимчасовий зворотний характер під впливом лікування, реабілітації, інших заходів медичного характеру, та триває до відновлення працездатності або до закінчення причин, які унеможливлюють виконання роботи. Тимчасова непрацездатність обраховується в календарних днях.

Випадок тимчасової непрацездатності відповідно до медичних висновків — тимчасова непрацездатність, що підтверджується формуванням одного або сукупністю декількох медичних висновків, пов’язаних між собою через посилання на запис у РМВ про попередній медичний висновок в межах однієї категорії медичних висновків, та триває безперервно від початку визначеного захворювання, травми або інших причин з можливим продовженням в одного або послідовно в декількох суб’єктів господарювання до завершення дії останнього медичного висновку або до початку нового медичного висновку з відміткою про початок нового випадку тимчасової непрацездатності в межах такої ж категорії, що формується з приводу нового захворювання, травми або інших причин, які не пов’язані та не є наслідками попереднього.

Категорія медичного висновку — складова медичного висновку, що використовується з метою їхньої класифікації відповідно до встановленого захворювання, травми тощо, для визначення особливостей процесу формування таких медичних висновків, а також є підставою для визначення причини непрацездатності застрахованої особи в ЕРЛН.

Що стосується відомостей, які містяться в медичному висновку, то їх вичерпний перелік наведено в пункті 1 розділу ІІ Порядку № 1066. До таких відомостей належать, зокрема:

• номер запису в РМВ;
• посилання на запис про пацієнта та про тимчасово непрацездатну особу в Реєстрі пацієнтів в ЕСОЗ;
• посилання на запис про лікуючого лікаря у РМВ в ЕСОЗ, яким встановлено факт тимчасової непрацездатності та який сформував та підписав медичний висновок;
• дата та час формування і реєстрації медичного висновку в РМВ;
• строк дії медичного висновку (дата початку, дата завершення);
• вид медичного висновку («медичний висновок про тимчасову непрацездатність»);
• суть висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність відповідно до медичного висновку, що містить:

— категорію медичного висновку: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Догляд за хворим членом сім’ї», «Догляд за дитиною у разі хвороби особи, яка доглядає за дитиною», «Карантин», «Обсервація, самоізоляція під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2», «Переведення особи на легшу роботу», «Лікування в санаторно-курортному закладі», «Ортопедичне протезування», «Вагітність та пологи»;

— відмітку про наявність алкогольного та/або наркотичного сп’яніння як причини виникнення тимчасової непрацездатності (за необхідності);

— відмітку про зв’язок випадку тимчасової непрацездатності з професійною діяльністю пацієнта (за необхідності та може застосовуватися тільки для медичних висновків категорій «Захворювання або травма загального характеру», «Переведення особи на легшу роботу»);

— дату порушення режиму лікування та вид порушення режиму лікування: «відмова від огляду МСЕК», «відмова від госпіталізації», «невиконання рекомендацій лікаря», «самовільне залишення суб’єкта господарювання», «навмисне заподіяння шкоди своєму здоров’ю або симуляція хвороби» (за умови, що таке порушення встановлено лікуючим лікарем);

• відмітку про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном (за необхідності);
• посилання на запис в РМВ про попередній медичний висновок у разі формування в РМВ нового медичного висновку;
• відмітку про початок нового випадку тимчасової непрацездатності.

Особливості формування медичного висновку залежно від його категорії (причини непрацездатності) визначено у пунктах 3–13 розділу ІІ Порядку № 1066, а строк дії медичного висновку залежно від його категорії (фактично максимальний період тимчасової непрацездатності), — у пунктах 4–14 розділу ІІІ Порядку № 1066 (див. таблицю 1 нижче).

Таблиця 1

Особливості формування та строки дії медичного висновку залежно від категорії

Категорія медичного висновку	Особливості формування медичного висновку	Строк дії медичного висновку
Захворювання або травма загального характеру	Формується на підставі медичних записів про стан здоров’я (функцій організму) пацієнта віком від 14 років та висновку лікуючого лікаря. Лікуючий лікар реабілітаційного закладу, відділення, підрозділу формує медичний висновок цієї категорії на підставі медичних записів про пацієнта, який отримуватиме лікування та/або реабілітаційну допомогу, та висновку лікуючого лікаря про його тимчасову непрацездатність. Направлення для продовження лікування та/або реабілітаційної допомоги в реабілітаційному закладі, відділенні, підрозділі здійснюється лікуючим лікарем із урахуванням медичних показань для проведення заходів із реабілітації у сфері охорони здоров’я на підставі об’єктивного стану пацієнта, результатів попереднього лікування, даних лабораторних, інструментальних, рентгенологічних, функціональних обстежень.	На період до наступного огляду або прогнозованого періоду завершення випадку тимчасової непрацездатності на період, який не може перевищувати 30 календарних днів. У разі якщо тимчасова непрацездатність пацієнта продовжується та становить понад 30 календарних днів, випадок тимчасової непрацездатності може бути продовжений за результатом медичного огляду пацієнта лікуючим лікарем шляхом формування нового медичного висновку без встановлення відмітки про початок нового випадку тимчасової непрацездатності. Медичні висновки лікуючим лікарем реабілітаційного закладу, відділення, підрозділу формуються на весь період отримання лікування та/або реабілітаційної допомоги з зазначенням вищеказаного строку дії. У разі потреби продовження лікування в амбулаторних умовах після закінчення періоду лікування в стаціонарних умовах випадок тимчасової непрацездатності може бути продовжено на період до 3 календарних днів шляхом формування лікуючим лікарем нового медичного висновку на підставі медичного запису про виписку пацієнта зі стаціонару.
Лікування в санаторно-курортному закладі (далі — СКЗ)	Формується лікуючим лікарем СКЗ на підставі медичного запису про пацієнта та висновку лікуючого лікаря.	Період лікування в СКЗ. Для осіб, які віднесені до I категорії постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, медичний висновок цієї категорії формується лікуючим лікарем на весь період лікування за наявності показань для направлення на лікування в СКЗ.
Догляд за хворим членом сім’ї	Формується лікуючим лікарем на підставі медичного запису про пацієнта віком від 14 років та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність особи, яка здійснюватиме догляд за пацієнтом.	Не може перевищувати 3 календарних днів при лікуванні в амбулаторних умовах. У виняткових випадках, із урахуванням тяжкості хвороби члена сім’ї, строк дії такого випадку тимчасової непрацездатності може становити до 7 календарних днів.
Догляд за хворою дитиною	Формується на підставі медичного запису про пацієнта віком до 14 років (або про дитину з інвалідністю віком до 18 років) та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність особи, яка здійснюватиме догляд за пацієнтом. Лікуючий лікар СКЗ формує медичний висновок цієї категорії: — для осіб, у разі догляду за дитиною, постраждалою внаслідок Чорнобильської катастрофи, для проходження санаторно-курортного лікування; — для осіб, які виховують дитину з інвалідністю віком до 18 років, — за наявності показань про необхідність стороннього догляду під час лікування в СКЗ.	Не може перевищувати 14 календарних днів в амбулаторних умовах (для дитини віком до 14 років), для особи, яка здійснює догляд, окрім випадків необхідності сумісного перебування із пацієнтом під час його госпіталізації або лікування в СКЗ. У випадках необхідності сумісного перебування особи період дії випадку тимчасової непрацездатності не може перевищувати тривалості перебування пацієнта у стаціонарі або на лікуванні в СКЗ.
Догляд за дитиною у разі хвороби особи, яка доглядає за дитиною	Формується лікуючим лікарем на період випадку тимчасової непрацездатності пацієнта на підставі медичного запису про пацієнта, вік якого має становити не менше 14 років, який фактично здійснює догляд за дитиною віком до 3 років або за дитиною з інвалідністю віком до 18 років, та висновку про тимчасову непрацездатність особи, яка здійснюватиме такий догляд.	На період хвороби особи, яка доглядає за дитиною
Карантин	Формується на підставі медичного запису про медичний огляд, надання консультації або лікування, внесеного до ЕСОЗ лікуючим лікарем, в таких випадках: — встановлення на підприємствах, установах, організаціях тощо протиепідемічних заходів, що здійснюються з метою запобігання поширенню особливо небезпечних, небезпечних інфекційних хвороб, локалізації та ліквідації їх осередків, спалахів та епідемій; — встановлення медико-санітарного спостереження за особою. Формування медичного висновку цієї категорії за результатом проведення протиепідемічних заходів та надання медичної допомоги особі здійснюється лікуючим лікарем за результатом отриманих лабораторних досліджень пацієнта або на період перебування в обсервації, самоізоляції.	Період карантину
Обсервація, самоізоляція під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2	Формується на підставі медичного запису про медичний огляд, надання консультації або лікування, внесеного до ЕСОЗ, та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність на період перебування особи в самоізоляції, обсервації, в тимчасових ЗОЗ (спеціалізованих шпиталях), у ЗОЗ, а також на самоізоляції під медичним наглядом у зв’язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2	Період обсервації, самоізоляції під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2
Переведення особи на легшу роботу	Формується у зв’язку з професійним захворюванням, захворюванням на туберкульоз, або іншими захворюваннями, передбаченими законодавством, у зв’язку з якими рекомендується переведення особи на легшу роботу, а також для осіб, які є бактеріоносіями, за результатами експертизи тимчасової втрати працездатності та на підставі медичних записів про стан здоров’я (функцій організму) пацієнта, та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність у випадку, якщо пацієнт непрацездатний за своїм місцем роботи, може повноцінно виконувати іншу роботу без порушення процесу лікування. Тимчасове переведення пацієнта на іншу роботу у зв’язку з професійним захворюванням призначається лікуючим лікарем відповідно до Переліку професійних захворювань, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 08.11.2000 № 1662.	Період тимчасового переведення працівника у зв’язку із хворобою на іншу роботу може становити до двох місяців із дотриманням термінів продовження випадку тимчасової непрацездатності. У разі якщо тимчасова непрацездатність пацієнта продовжується та становить понад два місяці, випадок тимчасової непрацездатності може бути продовжений за результатом медичного огляду пацієнта лікуючим лікарем шляхом формування нового медичного висновку без встановлення відмітки про початок нового випадку тимчасової непрацездатності.
Ортопедичне протезування	Формується на підставі медичного запису про лікування, внесеного до ЕСОЗ, та висновку лікуючого лікаря суб’єкта господарювання, у якому пацієнту надається вторинна (спеціалізована) медична допомога у стаціонарних умовах за однією з лікарських спеціальностей «Ортопедична стоматологія», «Ортопедія і травматологія», «Дитяча ортопедія і травматологія»	Період отримання медичної допомоги в стаціонарних умовах, протезування.
Вагітність та пологи	Формується на підставі медичного запису про медичний огляд пацієнтки, надання консультації або лікування, внесеного до ЕСОЗ одним із таких лікуючих лікарів: — лікарем, який веде вагітність; — лікарем суб’єкта господарювання, у якому пацієнтці надається спеціалізована медична допомога у стаціонарних умовах при вагітності; — лікарем, який надає медичну допомогу при пологах; — лікарем суб’єкта господарювання, у якому пацієнтці надається спеціалізована медична допомога у стаціонарних умовах при ускладненнях в післяпологовий період.	Строк, який включає допологовий (70 календарних днів), післяпологовий (56 календарних днів (у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів — 70 календарних днів), та додатковий період непрацездатності (14 календарних днів). Медичний висновок цієї категорії формується з визначеної пацієнткою дати у період від початку 30 тижня вагітності та до дня пологів (включно). Якщо пацієнтка бажає перенести формування медичного висновку цієї категорії на строк пізніше ніж початок 30 тижня вагітності, вона пише відповідну заяву. Якщо пацієнтці до дня пологів не було сформовано медичного висновку цієї категорії, то останній формується з дати пологів. Для жінок, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, формується на строк, який включає допологовий (90 календарних днів) та післяпологовий (90 календарних днів) період непрацездатності.

Строк дії медичного висновку є періодом тимчасової непрацездатності (або періодом, на який непрацездатній особі рекомендовано переведення на легшу роботу) та визначається шляхом встановлення дати початку та дати завершення (п. 1 р. III Порядку № 1066).

Медичні висновки будь-якої категорії вносяться до РМВ на підставі медичних записів про медичний огляд, надання консультації або лікування та медичних записів при виписці пацієнта зі стаціонару в Реєстрі медичних записів, записів про направлення та рецептів в ЕСОЗ (далі — Реєстр медзаписів) за результатами проведеної експертизи тимчасової непрацездатності та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність особи (п. 2 р. ІІ Порядку № 1066).

Формування медичних висновків здійснюється тільки після особистого огляду хворого лікуючим лікарем, про що робиться відповідний запис у Реєстрі медзаписів з обґрунтуванням тимчасової непрацездатності. Формування медичних висновків за категорією «Вагітність та пологи» жінкам на період дії воєнного стану може здійснюватися лікуючим лікарем, яким надаються медичні послуги із ведення вагітності в амбулаторних умовах, без особистого огляду таких жінок за результатами дистанційної взаємодії з ними (зокрема шляхом консультування, опитування, обміну інформацією) за допомогою технічних засобів електронних комунікацій, про що робиться відповідний запис у Реєстрі медзаписів (п. 1 р. ІV Порядку № 1066).

На період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення або скасування медичний висновок зі встановленою відміткою про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном, може формуватися лікарем на підставі медичних записів, які внесені таким лікарем відповідно до виданих за кордоном медичних документів (їх копій), що підтверджують тимчасову непрацездатність, за категоріями: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Вагітність та пологи», «Ортопедичне протезування». Медичні документи або їх копії можуть бути надіслані поштою або надані лікарю за допомогою технічних засобів електронних комунікацій (електронна пошта, мобільні застосунки, соціальні мережі тощо). У виданих за кордоном медичних документах зазначається діагноз з використанням Міжнародної класифікації хвороб десятого перегляду (МКХ – 10). Необхідність перекладу на державну мову таких документів визначає лікар у випадках, коли неможливо сформувати медичний запис з використанням мови оригіналу медичного документа (п. 10 р. ІV Порядку № 1066).

Формування лікуючим лікарем медичних висновків у РМВ здійснюється у день особистого огляду хворого (у разі підтвердження факту його тимчасової непрацездатності), а також дозволяється:

— не пізніше наступного дня з дати встановлення лікуючим лікарем факту тимчасової непрацездатності особи, якщо медичне обслуговування здійснювалося не за місцем провадження господарської діяльності з медичної практики;

— не пізніше 5 днів з дати встановлення лікуючим лікарем факту тимчасової непрацездатності особи, у разі недоступності електронної медичної інформаційної системи або неможливості обміну даними між електронною медичною інформаційною системою та центральною базою даних ЕСОЗ через їхню технічну несправність, або у разі відсутності відповідної технічної можливості в ЕСОЗ. У таких випадках період тимчасової непрацездатності особи, що міститься в медичному висновку, що внесений до РМВ після усунення технічних несправностей, має відповідати періоду, який був визначений лікарем під час встановлення факту тимчасової непрацездатності особи (п. 7 р. ІV Порядку № 1066).

Таким чином, лікуючий лікар за наявності факту тимчасової втрати працездатності у пацієнта формує медичний висновок відповідної категорії у РМВ, відомості з якого передаються в ЕРЛН для створення в ньому е-ЛН.

Згідно з пунктом 6 Порядку ведення Реєстру медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, затвердженого наказом МОЗ від 18.09.2020 № 2136 (далі — Порядок ведення РМВ), медичні висновки, що вносяться до РМВ, підписуються кваліфікованим електронним підписом лікаря або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

У разі виявлення технічної неточності або недостовірної інформації у медичному висновку, зміни до такого медичного висновку вносяться не пізніше 7-го дня з дати його формування відповідно до пунктів 8 та 9 Порядку ведення РМВ (п. 9 р. ІV Порядку № 1066). Так, зміни до медичного висновку вносяться шляхом створення нового запису в РМВ з одночасним проставленням відмітки про відміну запису, до якого вносяться зміни. Початковий зміст інформації, що міститься у медичному висновку, зберігається у центральній базі даних та не підлягає зміні чи видаленню. У разі виявлення технічної неточності у медичному висновку особою, яка його внесла до РМВ, така особа повинна внести відповідні зміни до запису, а також повідомити про це пацієнта (його законного представника) телефоном, електронною поштою або іншим доступним способом зв’язку протягом 3 днів з дня внесення таких змін. У випадку, якщо пацієнт (його законний представник) або інша особа, яка має доступ до медичного висновку відповідно до наданих прав доступу, виявила технічну неточність або недостовірну інформацію у медичному висновку, пацієнт (його законний представник) або така особа мають право особисто, у тому числі засобами комунікацій, звернутись до особи, яка внесла такий запис до РМВ, щодо внесення до системи відповідних змін. Зазначена особа обов’язково повідомляє про це пацієнта (його законного представника) телефоном, електронною поштою або іншим доступним способом зв’язку протягом 3 днів з дня внесення таких змін. Зміни до інформації, що міститься в РМВ, за заявою пацієнта (його законного представника) також здійснюються НСЗУ (п.п. 8, 9 Порядку ведення РМВ).

Передача відомостей з Реєстру медичних висновків
до Електронного реєстру листків непрацездатності та Порталу «Дія»

Механізм та особливості передачі відомостей з РМВ до інших державних електронних інформаційних ресурсів визначено в розділі V Порядку № 1066.

Згідно з цим розділом надання інформації з РМВ щодо сформованих медичних висновків здійснюється до:

— ЕРЛН з метою формування е-ЛН відповідно до Порядку № 328;

— Єдиного державного веб-порталу електронних послуг «Портал Дія» (далі — Портал «Дія») за запитом із метою перевірки інформації про сформований медичний висновок особами, для яких він сформований, а також пред’явлення інформації про такий медичний висновок з використанням Порталу «Дія» за місцем вимоги (наприклад працівниками за місцем роботи; — Авт.).

Відповідно до пункту 4 розділу V Порядку № 1066 до ЕРЛН щодо сформованого медичного висновку в РМВ передаються наступні дані:

1) з Реєстру пацієнтів — про тимчасово непрацездатну особу, посилання на запис про яку міститься в медичному висновку: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); дату народження; РНОКПП (за наявності); стать; унікальний ідентифікатор пацієнта в Реєстрі пацієнтів; реквізити документа, що посвідчує особу;

2) з Реєстру пацієнтів — про пацієнта, посилання на запис про якого міститься в медичному висновку: дату народження; унікальний ідентифікатор пацієнта в Реєстрі пацієнтів;

3) з Реєстру медичних працівників в електронній системі охорони здоров’я — про медичного працівника, посилання на запис про якого міститься в медичному висновку: посаду; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); РНОКПП (за наявності); спеціальність за посадою;

4) з Реєстру суб’єктів господарювання у сфері охорони здоров’я в електронній системі охорони здоров’я (далі — Реєстр СГ) — про суб’єкта господарювання (ЗОЗ), посилання на запис про якого міститься в медичному висновку: найменування суб’єкта господарювання та код ЄДРПОУ юридичної особи або прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи – підприємця і РНОКПП або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта); контактні дані суб’єкта господарювання (за наявності);

5) з РМВ — про медичний висновок, в тому числі про медичний висновок, посилання на запис про який міститься як посилання на запис про попередній медичний висновок у медичному висновку: номер запису в РМВ; дату та час формування і реєстрації медичного висновку в РМВ; вид медичного висновку («медичний висновок про тимчасову непрацездатність»); категорію медичного висновку (причину непрацездатності); період дії медичного висновку (дата початку періоду дії, дата завершення періоду дії); відмітку про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном (за наявності); відмітку про зв’язок медичного висновку із професійною діяльністю працівника (за наявності); дату порушення режиму лікування та вид порушення режиму лікування (за наявності); відмітку про наявність алкогольного та/або наркотичного сп’яніння як причини виникнення тимчасової непрацездатності (за наявності).

Згідно з пунктом 7 розділу V Порядку № 1066 інформація про медичний висновок особи, що надається за запитом через Портал «Дія», містить такі дані:

1) номер запису в РМВ;

2) тип медичного висновку;

3) категорію медичного висновку;

4) дату та час формування медичного висновку;

5) відомості про назву суб’єкта господарювання (ЗОЗ) з Реєстру СГ, посилання на запис про який зазначене в медичному висновку;

6) строк дії медичного висновку (дата початку, дата завершення).

Запит на отримання інформації про медичний висновок з РМВ повинен містити інформацію, достатню для пошуку в РМВ відповідного медичного висновку та однозначної ідентифікації системою особи, посилання на запис в Реєстрі пацієнтів про яку зазначені в такому медичному висновку (п. 8 р. V Порядку № 1066).

У разі внесення змін до медичного висновку відповідно до пунктів 8 та 9 Порядку ведення РМВ (див. вище) до ЕРЛН передається інформація щодо таких змін (п. 5 р. V Порядку № 1066).

Передача відомостей до ЕРЛН здійснюється автоматично одразу з моменту формування медичного висновку в РМВ, після встановлення відмітки про відміну медичного висновку, а в разі недоступності центральної бази даних ЕСОЗ, системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів, ЕРЛН — одразу з моменту усунення відповідних несправностей або за ініціацією лікаря щодо раніше сформованого та внесеного до РМВ медичного висновку. Медичні висновки, сформовані щодо неідентифікованої особи, до ЕРЛН автоматично не відправляються до моменту ідентифікації такого пацієнта (п. 6 р. V Порядку № 1066).

Відомості з ЕСОЗ надходять до ЕРЛН в режимі реального часу (он-лайн). У разі надходження до ЕРЛН повідомлення про реєстрацію тимчасової непрацездатності особи, яка не бере участі у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні або щодо якої відсутні відомості в РЗО Держреєстру страхування, автоматично формуються та надсилаються в режимі реального часу (он-лайн) відповідні повідомлення до ЕСОЗ, а отримані відомості не підлягають подальшій обробці (п.п. 11, 12 Порядку № 328).

До ЕРЛН поступають як вищенаведені відомості з різних Реєстрів ЕСОЗ, так і відомості з деяких інших джерел інформації.

Згідно з пунктом 8 Порядку № 328 ЕРЛН функціонує як система накопичення, зберігання та використання електронних даних за допомогою інформаційної інфраструктури РЗО Держстрахування, що надходять:

1) з ЕСОЗ — про медичні висновки, що внесені до РМВ, на підставі яких формуються е-ЛН;

2) з ПФУ про: результати перевірки обґрунтованості видачі та продовження ЛН застрахованим особам; суми допомоги, які виплачено на підставі ЛН; відмову в наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності у випадках, визначених законодавством; зміни причини непрацездатності та їх підстави; направлення на лікування та/або надання реабілітаційної допомоги у відділенні СКЗ після перенесених захворювань і травм безпосередньо із стаціонару ЗОЗ або реабілітаційного закладу, відділення, підрозділу із зазначенням дат початку та закінчення лікування/надання реабілітаційної допомоги, дати та номера договору, назви СКЗ;

3) від страхувальників — про суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності та суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, які нараховано та виплачено на підставі ЛН; про відмову в оплаті перших 5 днів тимчасової непрацездатності та/або наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності у випадках, передбачених законодавством; про наявність у застрахованої особи права на отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності в розмірі 100% середньої заробітної плати (п. 5 ч. 1 ст. 17 Закону № 1105); про наявність у членів сім’ї застрахованої особи, які потребують догляду, статусу постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідності;

4) від органів опіки та піклування — відомості про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців з дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження;

5) від централізованого банку даних з проблем інвалідності — про встановлення медико-соціальною експертною комісією (далі — МСЕК) групи інвалідності (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), невстановлення групи інвалідності при повторному огляді.

Таким чином, до ЕРЛН поступають відомості з різних джерел інформації, в тому числі з Реєстрів ЕСОЗ, зокрема, про створений медичний висновок, що є підставою для формування е-ЛН.

Формування листків непрацездатності
в Електронному реєстрі листків непрацездатності

На підставі інформації, що поступає з різних джерел, зокрема з декількох Реєстрів ЕСОЗ, в ЕРЛН програмними засобами автоматично створюються записи про тимчасову непрацездатність.

Згідно з пунктом 10 Порядку № 328 запис про тимчасову непрацездатність в ЕРЛН містить відомості про:

1) тимчасово непрацездатну особу: дату народження; РНОКПП; стать; найменування страхувальника, його код ЄДРПОУ або індивідуальний податковий номер як платника ПДВ; унікальний ідентифікатор пацієнта в Реєстрі пацієнтів; статус застрахованої особи;

2) пацієнта (у разі непрацездатності особи, зумовленої необхідністю догляду: за хворою дитиною; за хворим членом сім’ї; за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною): дату народження; унікальний ідентифікатор пацієнта в Реєстрі пацієнтів; статус постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідності (за наявності);

3) випадок тимчасової непрацездатності, зокрема:

— номер, дату (час) реєстрації медичного висновку в РМВ;

— єдиний реєстраційний номер ЛН;

— причину непрацездатності;

— період тимчасової непрацездатності: період звільнення від роботи (з/по); період переведення на легшу, нижчеоплачувану роботу (з/по). Період тимчасової непрацездатності визначається строками, зазначеними у медичних висновках, які видано в межах одного випадку непрацездатності;

— порушення режиму лікування із зазначенням дати і виду порушення (за наявності);

— дату огляду та висновок МСЕК (за наявності);

4) особу, яка сформувала медичний висновок: посаду; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); РНОКПП;

5) суб’єкта господарювання: найменування, код ЄДРПОУ ЗОЗ або прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), РНОКПП або серія та номер паспорта фізичної особи – підприємця;

6) суму допомоги, що нарахована на підставі ЛН, в тому числі суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності, та відомості про їх виплату;

7) відмову в оплаті перших 5 днів тимчасової непрацездатності та наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності з причин, визначених у Законі № 1105;

8) порушення встановленого порядку видачі та продовження ЛН за результатами перевірки обґрунтованості його видачі та продовження;

9) особу, яка внесла відомості з документа про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців з дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження: посаду; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); РНОКПП.

Відповідно до пункту 2 розділу II Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234 (далі — Порядок № 1234), е-ЛН формується в ЕРЛН на підставі інформації про медичний висновок (медичні висновки) у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в РЗО Держреєстру страхування. Ідентифікованою вважається особа, щодо якої інформація, яка надійшла з ЕСОЗ, співпадає з відомостями РЗО за критеріями:

— РНОКПП або серії (за наявності) та номеру паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) — 100% символів;

— прізвища, імені та по батькові (за наявності) особи — понад 90,0% символів.

Під час формування е-ЛН враховується інформація про основне місце роботи застрахованої особи, визначене за даними повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Таким чином, на підставі інформації про сформований медичний висновок в РМВ шляхом автоматизованого обміну відомостями між інформаційними ресурсами НСЗУ та ПФУ в ЕРЛН формується е-ЛН у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в РЗО Держреєстру страхування (на підставі інформації про основне місце роботи), а для незастрахованих осіб е-ЛН не формується.

Згідно з пунктом 2 розділу II Порядку № 1234 та роз’ясненнями ПФУ від 22.02.2023 (див. ВПЗ № 2/2023, стор. 118) та від 23.11.2023 (див. ВПЗ № 9/2023, стор. 106) е-ЛН може мати в ЕРЛН такі статуси:

• «Закритий» — цей статус е-ЛН набуває з дня свого формування (відкриття) в ЕРЛН. По е-ЛН з таким статусом ще не можна нараховувати кошти (допомогу). Статус «закритий» змінюється на «готово до сплати» через 7 днів після дати:

— закриття (закінчення строку дії медичного висновку) — для е-ЛН по тимчасовій непрацездатності;

— відкриття (початок строку дії медичного висновку) — для е-ЛН по вагітності та пологах.

Навіть якщо статус е-ЛН зміниться раніше, потрібно зачекати, оскільки протягом 7 днів до е-ЛН можуть вноситися зміни;

• «Готовий до сплати» («виданий») — цей статус вказує на те, що страхувальник може працювати з е-ЛН та нараховувати кошти (допомогу). По е-ЛН з таким статусом роботодавець має сформувати на веб-порталі електронних послуг ПФУ заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до ПФУ;
• «Помилково сформований» — цей статус може отримати е-ЛН, якщо медичний висновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар протягом 7 днів створить коректний медичний висновок, на підставі якого буде створено новий е-ЛН, а попередній е-ЛН з неточними чи некоректними даними отримає статус «Помилково сформований». Виплати по таким е-ЛН не проводяться;
• «Недійсний» — цей статус має е-ЛН, створений на підставі медичного висновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним е-ЛН.
• «Оплачений» — цей статус е-ЛН набуває після того, як страхувальнику на спеціальний рахунок для зарахування страхових виплат надсилаються кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі.

Відкриття е-ЛН здійснюється автоматично в ЕРЛН на підставі інформації про медичний висновок, що створюється лікарем, до якого звернулася особа. Сформований е-ЛН надходить в кабінет страхувальника, з яким застрахована особа перебуває у трудових відносинах, на веб-порталі електронних послуг ПФУ.

У разі отримання інформації про внесення змін до медичного висновку (зокрема при встановленні відмітки про відміну запису, до якого вносяться зміни), переданої відповідно до пункту 5 розділу V Порядку № 1066 (див. вище), сформований на підставі такого медичного висновку е-ЛН та зміни у записах ЕРЛН, що відбулися на підставі такого медичного висновку, вважаються помилково сформованими. Отримана інформація є підставою формування в ЕРЛН нових записів щодо поновлення дії записів, які були змінені на підставі такого медичного висновку.

Згідно з пунктом 3 розділу II Порядку № 1234 дати відкриття та закриття е-ЛН відповідають датам початку строку дії та закінчення строку дії медичного висновку, на підставі якого сформований цей е-ЛН. ЛН вважається виданим через 7 днів після дати закриття ЛН та набуває статусу «готовий до сплати (виданий)».

Відповідно до пункту 1 розділу IІI Порядку № 1234 е-ЛН з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через 7 днів з дати відкриття е-ЛН.

ФССУ в своїх роз’ясненнях¹ повідомив, що е-ЛН створюється одразу зі статусом «закритий» та містить дату відкриття (початок непрацездатності) і дату закриття (планова дата одужання або наступного огляду). Потім е-ЛН змінює свій статус з »закритого» на «готовий до сплати» у день видачі — тобто через 7 днів після дати закриття для нарахування «лікарняних» і через 7 днів після дати відкриття — для нарахування «декретних». Однак через технічні збої е-ЛН може не змінити свій статус попри вичерпання строків. У такому випадку потрібно орієнтуватись на дати — якщо після дати закриття, зазначеної в е-ЛН, пройшло 7 днів, на 8-й день з е-ЛН уже можна починати працювати і призначати за ним допомогу, навіть якщо його статус залишився «закритим». Лікар має можливість внести зміни до е-ЛН упродовж 7 днів від моменту створення, тож інформація, наявна в е-ЛН на 8-й день, є остаточною — роботодавець може розпочати призначення допомоги як за свій рахунок, так і за рахунок коштів ПФУ.

ФССУ в роз’ясненні від 05.10.2021 (див. ВПЗ № 7/2021, стор. 116) повідомив, що при створенні медичного висновку, на підставі якого формується е-ЛН, можуть бути допущені помилки, технічні неточності, вказана недостовірна інформація. У такому випадку лікар упродовж 7 днів з дня формування може внести до нього зміни — для цього створюється окремий коректний медичний висновок, за яким створюється новий е-ЛН. А той е-ЛН, який сформувався за першим, помилковим медичним висновком, змінить свій статус на «помилково сформований». З цією нормою пов’язана дата, з якої е-ЛН може бути використаний роботодавцем для призначення матеріального забезпечення — е-ЛН вважається виданим та є готовим до сплати через повні 7 днів після дати свого закриття. Наприклад, е-ЛН, створений 01.10.2021 строком на 10 днів, має дату закриття 10.10.2021 та буде вважатися виданим (стане готовим до сплати) з 18.10.2021.

Пунктом 3 розділу II Порядку № 1234 встановлено, що на підставі даних медичних висновків, що складають один випадок тимчасової непрацездатності, формуються е-ЛН в порядку черговості створення медичних висновків, кожен наступний із яких створюється як продовження першого та складають один страховий випадок.

На підставі даних медичних висновків, що складають один випадок тимчасової непрацездатності та які містять посилання на запис у РМВ про попередній медичний висновок, формуються ЛН як продовження випадку непрацездатності, в порядку черговості, незалежно від статусу раніше сформованих ЛН (крім статусу «сформовано помилково»).

Унікальний номер е-ЛН має таку структуру:

— номер випадку непрацездатності;

— порядковий номер е-ЛН;

— номер версії (позначається цифрою «1» при створенні нового е-ЛН та при створенні е-ЛН як продовження, а при внесенні змін до е-ЛН номер версії збільшується).

Стосовно структури унікального номера е-ЛН ФССУ в своїх роз’ясненнях² повідомив наступне.

Розмір унікального номеру е-ЛН спочатку складався з 12 знаків, а починаючи з жовтня 2021 року збільшився до 19, і продовжує рости. На сьогодні (станом на 26.11.2021; — Авт.) більшість номерів е-ЛН складаються з 19 знаків, враховуючи дефіси: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х, де ХХХХХХ — номер випадку непрацездатності; ХХХХХХХХХХ — порядковий номер ЛН; Х — номер версії. Однак кількість знаків не є сталою. Поступово номер е-ЛН збільшується через зростання числа страхових випадків. Уже є е-ЛН, номер яких складається з 20 знаків, оскільки номер випадку непрацездатності (страхового випадку) став семизначний (наприклад: 1811618-2003620458-1). Унікальний номер е-ЛН ніколи не повторюється. Він відрізняється від номеру медичного висновку, на підставі якого формується е-ЛН. Раніше номер е-ЛН складався з двох частин: 10 знаків порядкового номеру та номер версії після дефісу. Однак у жовтні 2021 року для зручності страхувальників до структури унікального номеру додали ще одну частину — номер випадку непрацездатності. Це зробили, аби різні е-ЛН, які складають один страховий випадок, було легше ідентифікувати, тобто це дає можливість зрозуміти, є е-ЛН первинним чи продовженням.

Тож наразі унікальний номер е-ЛН включає такі три складові:

— номер випадку непрацездатності — цей номер співпадатиме для всіх е-ЛН, сформованих у межах одного страхового випадку. Він допомагає визначити, є е-ЛН первинним чи продовженням;

— порядковий номер е-ЛН — основна частина номеру е-ЛН, яка відрізняється в кожному е-ЛН;

— номер версії — позначається цифрою «1» при створенні нового е-ЛН та при створенні е-ЛН як продовження. Номер збільшується за порядком («2», «3» та далі) при внесенні кожної наступної зміни до е-ЛН на підставі медичного висновку, наприклад, якщо е-ЛН закриють раніше передбаченого строку у зв’язку з одужанням, або скоротять строк його дії через початок іншого страхового випадку. Номер версії не пов’язаний із тим, чи є е-ЛН продовженням.

Кожна з трьох складових номеру е-ЛН є його невід’ємною частиною, тож при призначенні страхової виплати та оформленні заяви-розрахунку унікальний номер е-ЛН потрібно вказувати повністю.

Наразі унікальний номер е-ЛН може мати 20–26 знаків, в тому числі номер випадку непрацездатності — 7–10 знаків, порядковий номер е-ЛН — 10–13 знаків.

ФССУ в роз’ясненні від 06.10.2021 (див. ВПЗ № 7/2021, стор. 119) повідомив, що якщо особа одужала раніше, ніж зазначено в е-ЛН, створеному зі статусом «закритий», що містить дату відкриття (початок непрацездатності) і дату закриття (планова дата одужання або наступного огляду), це має засвідчити лікар — під час візиту він підтвердить працездатність і створить новий медичний висновок, який скоротить дію е-ЛН. Якщо особа не одужає у термін, визначений в первинному е-ЛН, лікар створить наступний медичний висновок — на його підставі сформується окремий е-ЛН, який продовжить тимчасову непрацездатність. Про це працівник має повідомити роботодавця. Таких е-ЛН може бути декілька в межах одного страхового випадку (усі вони матимуть тотожну першу частину номеру е-ЛН до знаку дефісу). За кожним із них матеріальне забезпечення призначається окремо — це дозволяє пришвидшити отримання працівником «лікарняних», адже для їхнього нарахування не потрібно чекати одужання. Це зручно для працівника, але створює додаткове навантаження на роботодавців, які замість одного ЛН, наприклад, на 20 днів, мають розглянути і розрахувати два е-ЛН, кожен по 10 днів, хоча страховий випадок у працівника один.

Стосовно скорочення періодів тимчасової непрацездатності за наявності накладення один на одного різних страхових випадків ФССУ в своїх роз’ясненнях³ повідомив таке.

Період непрацездатності працівника визначається в медичному висновку та відображається в е-ЛН. Однак якщо до ЕСОЗ надходить інший медичний висновок, і періоди непрацездатності перетинаються, то тривалість першого е-ЛН може бути скорочена (наприклад, коли під час загальної хвороби працівника занедужує його дитина і створюється ще один е-ЛН, але вже по догляду за хворою дитиною).

Є три найчастіші причини скорочення:

1) коли новий медичний висновок створено в межах одного випадку непрацездатності;

2) коли новий медичний висновок не пов’язаний із попереднім, але засвідчує непрацездатність в межах тієї ж категорії;

3) коли новий медичний висновок засвідчує початок іншого страхового випадку з іншої категорії причин непрацездатності.

У першому випадку на підставі нового медичного висновку створюється продовжений е-ЛН. Якщо періоди перетинаються, первинний е-ЛН переривається на даті, що передує створенню наступного е-ЛН. Таким чином, період непрацездатності з однієї причини оформлюється декількома е-ЛН.

Другий випадок тотожний першому, однак замість створення продовженого ЛН сформується первинний ЛН з іншого страхового випадку. Так відбудеться, наприклад, в разі отримання травми у період лікування застуди (загальні захворювання та травми складають одну категорію). Однак якщо під час перебування на ЛН, наприклад через перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2, працівнику відкриють ЛН у зв’язку з хворобою, то такий ЛН скоротить попередній ЛН відповідно до Правил скорочення періодів тимчасової непрацездатності у листках непрацездатності (далі — Правила скорочення), які наведено у додатку до Порядку № 1234 (див. таблицю 2).

Таблиця 2

Правила скорочення періодів тимчасової непрацездатності у листках непрацездатності

№ п/п	Причина непрацездатності листка непрацездатності	Причини непрацездатності листка непрацездатності, який скорочує період дії листка непрацездатності, зазначеного у графі 2
1	2	3
1	Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві	Вагітність і пологи Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу
2	Вагітність і пологи	Не скорочується жодною причиною
3	Необхідність догляду за хворою дитиною	Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Карантин, встановлений відповідно до законодавства Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу
4	Необхідність догляду за хворим членом сім’ї	Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною Карантин, встановлений відповідно до законодавства Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу
5	Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною	Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Карантин, встановлений відповідно до законодавства Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу
6	Карантин, встановлений відповідно до законодавства	Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи
7	Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства	Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Необхідність догляду за хворим членом сім’ї Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною Карантин, встановлений відповідно до законодавства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2
8	Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу	Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Необхідність догляду за хворим членом сім’ї Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною Карантин, встановлений відповідно до законодавства Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2
9	Тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу	Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Необхідність догляду за хворим членом сім’ї Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною Карантин, встановлений відповідно до законодавства Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2
10	Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2	Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Необхідність догляду за хворим членом сім’ї Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною Карантин, встановлений відповідно до законодавства

Правила скорочення охоплюють всі можливі випадки перетинання причин непрацездатності і визначають їх пріоритет. При цьому е-ЛН скорочуються автоматично. Тож, якщо період непрацездатності в новоствореному е-ЛН повністю або частково перетинається із періодом в попередньому е-ЛН іншої категорії, він скоротить його, якщо має більший пріоритет відповідно до Правил скорочення. Однак якщо категорія нового е-ЛН не скорочує категорію попереднього відповідно до Правил скорочення, то новий е-ЛН створиться зі статусом «недійсний» та не буде відображений в особистих кабінетах працівника і роботодавця на веб-порталі електронних послуг ПФУ. Якщо строк дії такого недійсного е-ЛН виявиться тривалішим, ніж період непрацездатності попереднього е-ЛН, то сформується новий е-ЛН на ту кількість днів, що виходять за межі періоду непрацездатності в раніше створеному е-ЛН.

Відповідно до Правил скорочення найбільший пріоритет серед причин непрацездатності мають вагітність і пологи. Виданий з цієї причини е-ЛН не може бути скорочений жодним іншим е-ЛН, а сам перериває будь-який попередній е-ЛН. Період непрацездатності, визначений в е-ЛН по захворюванню або травмі загального характеру, перерветься після початку дії е-ЛН, виданого в разі вагітності та пологів, протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства або направлення працівника в санаторно-курортний заклад. ЛН по самоізоляції від COVID-19 переривається в разі створення е-ЛН по вагітності та пологах, загальному захворюванню, необхідності догляду за хворими дітьми і родичами тощо.

Також е-ЛН скоротиться, якщо застрахованій особі встановлять групу інвалідності.

За наявності у будь-якому із медичних висновків, на підставі яких сформовано е-ЛН, що складають один страховий випадок, відмітки про наявність алкогольного та/або наркотичного сп’яніння як причини виникнення тимчасової непрацездатності, відомості про неї відображаються у всіх е-ЛН, що складають один страховий випадок (абз. восьмий п. 3 р. ІІ Порядку № 1234).

Надання інформації з Електронного реєстру листків
непрацездатності страхувальникам та застрахованим особам

Відповідно до пункту 7 Порядку № 328 ведення ЕРЛН передбачає, зокрема, оброблення інформації про ЛН, формування єдиного реєстраційного номера ЛН, пошук відомостей в ЕРЛН, формування повідомлень застрахованим особам та страхувальникам, надання відомостей з ЕРЛН застрахованим особам та страхувальникам, функціонування порталу послуг для забезпечення доступу до інформації, що обробляється в ЕРЛН, отримання відомостей з ЕРЛН.

Для того щоб отримувати інформацію з ЕРЛН страхувальнику обо громадянину (застрахованій особі) потрібно зареєструватися на веб-порталі «Портал електронних послуг» ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/) з метою створення особистого кабінету.

На веб-порталі «Портал електронних послуг» ПФУ (далі — портал послуг ПФУ) є опція «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності», в якій наведено наступну інформацію.

Громадяни – користувачі веб-порталу мають змогу, не виходячи з дому, отримати інформацію про себе з ЕРЛН. Страхувальники – користувачі веб-порталу мають змогу, не виходячи з офісу, отримати інформацію з ЕРЛН по застрахованих особах (далі — ЗО), які працюють у страхувальника за трудовою книжкою, та сформувати та роздрукувати заяву-розрахунок. Сервіс надається для користувачів, які увійшли на веб-портал за ЕЦП (КЕП).

Громадянину надається інформація по його ЛН (пункт меню особистого кабінету громадянина «Мої листки непрацездатності») з таким переліком атрибутів: номер; дата відкриття; дата закриття; причина непрацездатності.

Страхувальнику первинно надається можливість визначення параметрів пошуку переліку ЛН та за результатами пошуку надається інформація по ЛН ЗО, які працюють у страхувальника за трудовою книжкою (пункт меню особистого кабінету страхувальника «Листки непрацездатності»), з таким переліком атрибутів: номер; дата відкриття; дата закриття; РНОКПП ЗО; ПІБ ЗО.

Управління ВД ФССУ у м. Києві в роз’ясненні від 21.07.2021 (див. ВПЗ № 5/2021, стор. 101) повідомило, що після реєстрації в електронному кабінеті страхувальника для роботодавця у розділі «Страхувальникам» відкриваються можливості, зокрема, для отримання даних з ЕРЛН. При переході за кнопкою «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності» в розділі «Страхувальникам» в особистому кабінеті роботодавця відкривається можливість електронної форми перегляду усіх записів про тимчасову непрацездатність працівників роботодавця, що зареєстровані в ЕРЛН на підставі медичних висновків.

Це узгоджується з пунктом 15 Порядку № 328, згідно з яким інформація з ЕРЛН, що містить відомості про РНОКПП, період і причину непрацездатності, надається тільки особі, якої зазначені відомості стосуються, її страхувальнику — за період перебування особи у трудових відносинах із ним відповідно через електронні кабінети застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг ПФУ, а також особі, яка засвідчила тимчасову непрацездатність, — через ЕСОЗ.

Пошук відомостей в ЕРЛН здійснюється за прізвищем, власним іменем, по батькові (за наявності) та датою народження застрахованої особи, її РНОКПП за принципом повного збігу всіх зазначених ідентифікаторів пошуку та/або кожного окремого із зазначених ідентифікаторів пошуку (п. 17 Порядку № 328).

На практиці для отримання інформації по сформованому е-ЛН працівника в особистому кабінеті страхувальника в розділі «Визначте параметри пошуку листків непрацездатності» є наступні поля для заповнення (ідентифікатори пошуку): «Номер ЛН», «Номер випадка непрацездатності», «Прізвище непрацездатної особи», «Ім’я непрацездатної особи», «РНОКПП», «Номер паспорту», «Статус ЛН», «Дата початку ЛН З …», «Дата початку ЛН ПО …», «Дата закічення ЛН З …», «Дата закічення ЛН ПО …», «Включення до заяви-розрахунку», «Змінено страхувальника в ЕЛН за запитом».

Таким чином, застрахована особа самостійно або її страхувальник (роботодавець) можуть через електронні кабінети відповідно застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг ПФУ отримати відомості про період і причину непрацездатності застрахованої особи. Пошук таких відомостей в ЕРЛН здійснюється за прізвищем, іменем та РНОКПП застрахованої особи та іншими вищезазначеними ідентифікаторами пошуку.

Відомості з ЕРЛН формуються тільки за допомогою програмних засобів його ведення з обов’язковим присвоєнням індексного номера, фіксацією дати і часу їх формування у вигляді витягу. Інформація з ЕРЛН містить актуальні на дату і час її формування відомості, що обробляються, або відомості про відсутність інформації за визначеними ідентифікаторами пошуку (п. 18 Порядку № 328).

Для отримання по е-ЛН витягу з ЕРЛН ПФУ та ФССУ у своїх роз’ясненнях визначили такий алгоритм дій:

— авторизуйтесь у власному кабінеті на вебпорталі ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua) за допомогою ЕЦП (КЕП) або BankID;

— у власному кабінеті перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ»;

— виберіть пункт «Запит на отримання електронного документу»;

— далі оберіть тип запиту «Витяг з ЕРЛН»;

— введіть дані (заповніть обов’язкові поля «Податковий номер», «Прізвище», «Ім’я», «Телефон», а інші необов’язкові поля заповнюються за бажанням або за потреби) та натисніть «Відправити до ПФУ».

— у розділі «Звернення» ви знайдете інформацію про стан виконання вашого запиту та зможете завантажити його у форматі PDF.

Якщо застрахована особа та її страхувальник (роботодавець) не мають можливості (наприклад, через відсутність інтернет) або не бажають через електронні кабінети на порталі послуг ПФУ отримувати в електронному вигляді відомості (витяг) з ЕРЛН про період і причину непрацездатності застрахованої особи, статус ЛН, то існує альтернативний «паперовий» варіант.

Згідно з пунктом 16 Порядку № 328 інформація з ЕРЛН надається територіальними органами ПФУ в паперовій формі як витяг з ЕРЛН за усним зверненням:

— застрахованій особі — особисто з пред’явленням документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, або документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус, та документа, що підтверджує РНОКПП, або свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування чи пенсійного посвідчення;

— представнику застрахованої особи чи страхувальника — з пред’явленням документів, що посвідчують особу та повноваження представника діяти від імені особи, яку він представляє.

Форму витягу з ЕРЛН затверджено постановою правління ПФУ від 02.05.2022 № 4-1.

У формі витягу з ЕРЛН зазначаються, зокрема:

— дані про застраховану особу (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дата народження, стать, РНОКПП (за наявності));

— інформація про ЛН, а саме номер, дати реєстрації, відкриття та закриття ЛН, статус, категорія медичного висновку, номер випадку непрацездатності, відмітка про закордон, відмітка про зв’язок медичного висновку із професійною діяльністю, ознака алкогольного/наркотичного сп’яніння;

— відомості про порушення режиму лікування (зокрема, дата та вид порушення режиму лікування);

— відомості про страхувальника (код ЄДРПОУ/РНОКПП; прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та/або найменування страхувальника; ознака основного місця роботи (так/ні); номер випадку непрацездатності);

— відомості про медичний заклад, фізичну особу – підприємця, що має ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики, яким сформовано медичний висновок.

ФССУ в роз’ясненні від 28.05.2022 (див. ВПЗ № 3/2022, стор. 125) повідомив, що якщо роботодавець не має можливості подати заяву-розрахунок, то працівник може звернутись до будь-якого зручного відділення ФССУ (з 01.01.2023 — до територіального органу ПФУ; — Авт.) для отримання виплат напряму на підставі витягу його е-ЛН. Витяг з ЕРЛН формується у кабінеті на вебпорталі ПФУ та не потребує візиту до сервісних центрів. Однак якщо потрібна паперова версія — сервісні центри ПФУ її нададуть. Також витяги е-ЛН своїх працівників можуть зробити роботодавці. Працівнику можна завантажити витяг у форматі PDF та передати роботодавцю для опрацювання і нарахування допомоги.

ФССУ в листі-роз’ясненні від 27.07.2021 № 03/С-619з-798 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 117) повідомив, що у випадку не відображення е-ЛН в електронних кабінетах страхувальників застрахована особа має можливість підтвердити факт своєї тимчасової непрацездатності витягом з ЕРЛН, виданого територіальними органами ПФУ в паперовій формі, для кожного роботодавця окремо.

Таким чином, у разі неможливості або небажання скористатися електронними сервісами ПФУ застрахована особа, яка бажає отримати страхову виплату за період тимчасової непрацездатності, або її представник (за дорученням) можуть звернутися безпосередньо до органу ПФУ за своїм місцем проживання (перебування) і отримати в нього витяг з ЕРЛН в паперовій формі, який потрібно надати роботодавцю для нарахування страхової виплати. Якщо страхувальник (роботодавець) замість застрахованої особи (працівника) вирішить отримати паперовий витяг з ЕРЛН, що підтверджує тимчасову непрацездатність застрахованої особи, для нарахування їй страхових виплат, то уповноважена особа такого страхувальника має звернутися безпосередньо до органу ПФУ, в якому страхувальник перебуває на обліку як платник єдиного соціального внеску.

Крім отримання інформація з ЕРЛН через електронний кабінет, інформація з ЕРЛН може надаватися застрахованим особам в електронній формі через термінали доступу, в тому числі автоматизовані, суб’єктів, підключених до інформаційних сервісів на порталі послуг ПФУ відповідно до укладених з ПФУ договорів у порядку, встановленому законодавством (наприклад, через Портал «Дія»). Передавання інформації через зовнішніх користувачів масових прикладних сервісів порталу послуг ПФУ, до яких можуть належати банки, національний оператор поштового зв’язку, страхувальники, інші підприємства, установи та організації (за згодою застрахованих осіб або у випадках та у порядку, встановлених законодавством у сфері захисту персональних даних), здійснюється згідно з вимогами законодавства у сфері захисту інформації (п. 16 Порядку № 328).

На практиці працівник також може отримати SMS на свій номер телефону:

— від еHealth — про медичний висновок і його номер;

— від ПФУ — про формування е-ЛН, його номер та строк дії.

Що стосується ситуацій, коли медичний висновок не сформовано або медичний висновок сформовано, однак е-ЛН не створено чи не відображається в кабінеті застрахованої особи і страхувальника, то ПФУ та ФССУ в своїх роз’ясненнях⁴ повідомили про наступний алгоритм дій.

Якщо застрахована особа встановила, що ЛН сформовано не для того страхувальника, їй необхідно звернутися до страхувальника (за основним місцем роботи) або до Головного управління ПФУ за місцем реєстрації страхувальника для перевірки наданої роботодавцем інформації про працевлаштування та трудові відносини, а у разі некоректності/відсутності даних — виправлення у звітності страхувальника.

Якщо ЛН не створено (не відображається в особистому кабінеті застрахованої особи), то це є свідченням того, що у процесі обробки медичного висновку виникла помилка. Щоб з’ясувати причину, чому не створено ЛН, застрахованій особі необхідно зателефонувати до Контакт-центру ПФУ за багатоканальним номером 0-800-503-753 та надати інформацію про дату звернення до лікуючого лікаря, номер(и) медичного(их) висновку(ів). Консультанти Контакт-центру ПФУ мають можливість пошуку медичних висновків в ЕРЛН, після чого інформують заявника про результат обробки медичного висновку або про те, що він не надходив на обробку до ЕРЛН.

Якщо медичний висновок не надходив на обробку до ЕРЛН, необхідно звернутися до лікаря для направлення такого висновку до ЕРЛН.

Якщо результат обробки медичного висновку «Непрацездатну особу не знайдено в Реєстрі застрахованих осіб», застрахованій особі необхідно:

— звернутися до лікуючого лікаря для перевірки коректності РНОКПП/паспортних даних, ПІБ та у разі коригування направити медичний висновок до ЕРЛН;

— звернутися до роботодавця (за основним місцем роботи) для перевірки наданої інформації про працевлаштування та трудові відносини у разі, якщо особа нещодавно працевлаштована (відсутні відомості у Податковому розрахунку за останній закритий квартал), для подання Податкового розрахунку зі статусом «Довідковий», після чого звернутися до лікуючого лікаря для відправлення медичного висновку до ЕРЛН.

Якщо результат обробки медичного висновку «Помилка однозначного пошуку в Реєстрі застрахованих осіб/За направленими персональними даними знайдено більше однієї особи/Перевірте ПІБ та документ особи», застрахованій особі необхідно перевірити в особистому кабінеті застрахованої особи на порталі послуг ПФУ коректність відображення ПІБ та РНОКПП:

— у разі виявлення застрахованою особою некоректних відомостей у своїй обліковій картці (ПІБ на поточний момент; РНОКПП; дата народження, місце народження; стать; громадянство; серія та номер паспорта; номер телефону (за згодою); адреса місця проживання) вона може подати анкету застрахованої особи на порталі послуг ПФУ для внесення/зміни/уточнення даних у РЗО;

— якщо дані у РЗО коректні — звернутися до лікуючого лікаря для перевірки коректності РНОКПП/паспортних даних та ПІБ у медичному висновку, у разі коригування — направити медичний висновок до ЕРЛН.

Якщо результат обробки медичного висновку «Відсутня інформація про трудові відносини на дату початку періоду непрацездатності» або «Відсутній страхувальник»:

• у разі якщо особа, стосовно якої створено медичний висновок, офіційно працевлаштована, необхідно виконати такі кроки:

— в кабінеті застрахованої особи на порталі послуг ПФУ перевірити наявність даних про трудові відносини — нараховану заробітну плату по страхувальнику, в якого особа працює (пункт «Моя заробітна плата» — Заробітна плата/дохід (по страхувальниках);

— звернутися до роботодавця для перевірки в особистому кабінеті страхувальника на порталі послуг ПФУ даних про трудові відносини.

• у разі якщо дані про трудові відносини відсутні або недостовірні:

— страхувальнику необхідно подати Податковий розрахунок;

— якщо особа нещодавно працевлаштована (відсутні відомості у Податковому розрахунку за останній закритий квартал), необхідно подати повідомлення про прийняття працівника на роботу;

— у разі наявності недостовірних даних страхувальнику необхідно подати уточнюючий Податковий розрахунок з достовірними даними.

За результатами проведених дій потрібно перевірити в особистому кабінеті застрахованої особи та/або страхувальника на порталі послуг ПФУ коректність відображення даних про трудові відносини, поданих страхувальником.

У разі коректного відображення даних про працевлаштування застрахованій особі необхідно звернутись до лікаря з проханням направити медичний висновок повторно до ЕРЛН.

Таким чином, застрахованим особам потрібно завжди повідомляти лікаря і роботодавця про зміну своїх персональних даних, а роботодавцям — своєчасно повідомляти ПФУ про прийняття працівників на роботу.

Якщо на дату формування ЛН роботодавцем не були подані повідомлення про прийняття на роботу працівника, Податковий розрахунок або допущені помилки у Податковому розрахунку, внаслідок чого ЛН не потрапив в електронний кабінет страхувальника, то після подання відповідних повідомлення про прийняття на роботу або Податкового розрахунку можна направити до ПФУ запит щодо зміни страхувальника у вже сформованих ЛН.⁵

Порядок проходження електронного листка непрацездатності у страхувальника

З 1 січня 2023 року згідно з частиною 1 статті 23 Закону № 1105 підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований ЛН на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, встановлення опіки над дитиною.

Рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами. Страхувальник або уповноважені ним особи розглядають підставу і правильність видачі документів, які є підставою для надання страхових виплат (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105).

Згідно з пунктом 2 розділу II Порядку № 1234 сформований ЛН надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

ФССУ в декількох своїх роз’ясненнях⁶ зазначив, що е-ЛН повинен бути відображений в електронних кабінетах усіх страхувальників, з якими застрахована особа перебувала у трудових відносинах на момент настання страхового випадку, тобто і в електронному кабінеті роботодавця за сумісництвом.

Таким чином, після того, як на підставі медичного висновку в ЕРЛН сформувався е-ЛН, останній надсилається всім страхувальникам (роботодавцям) застрахованої особи (працівника) — за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом через кабінет страхувальника на порталі послуг ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/).

ФССУ в роз’ясненні від 10.02.2022 (див. ВПЗ № 1/2022, стор. 120) повідомив, що особливістю е-ЛН сумісників є те, що в електронному кабінеті роботодавця за сумісництвом відображається не е-ЛН безпосередньо, а його цифрова копія. Вона відрізняється від оригіналу е-ЛН порядковим номером копії, який додається до унікального номеру е-ЛН після знаку крапки: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Якщо у працівника декілька роботодавців за сумісництвом, цифра після крапки буде зростати за порядком (.2 і далі). Зазначена цифра є технічною інформацією про те, що це копія е-ЛН, а застрахована особа працює в роботодавця за сумісництвом. Номер копії е-ЛН не є складовою частиною унікального номеру е-ЛН, тому при формуванні заяви-розрахунку для працівників за сумісництвом необхідно вказувати номер їхнього ЛН до знаку крапки. Внесення до заяви-розрахунку номеру е-ЛН сумісника із врахуванням номеру його копії (крапка та цифра після неї) призведе до помилки — таку заяву буде автоматично відхилено.

Практика відображення е-ЛН в електронних кабінетах страхувальників, з якими застрахована особа перебувала у трудових відносинах на момент настання страхового випадку, показує, що насправді не все працює так, як має бути (часто е-ЛН сумісників не відображається в особистих кабінетах їхніх роботодавців), але ПФУ поступово вдосконалює роботу своїх сервісів.

Стосовно порядку проходження у страхувальника (роботодавця) е-ЛН і його оплати ПФУ, МОЗ і ФССУ надали декілька роз’яснень⁷, з яких можна зробити наступні висновки.

Сформований е-ЛН у день створення стає доступним для перегляду в особистих кабінетах страхувальника та застрахованої особи на порталі послуг ПФУ, але до дати закінчення періоду його дії (до дати закриття) не є підставою для нарахування «лікарняних». Він одразу має статус «закритий», а після завершення терміну тимчасової непрацездатності працівника його статус зміниться на «готовий до сплати». З цього моменту е-ЛН стає підставою для нарахування страхової виплати. Сформований е-ЛН з причиною непрацездатності «вагітність і пологи» передається страхувальнику як підстава для нарахування «декретних» у день його створення.

Якщо лікар повідомив працівника, що по ньому сформовано медичний висновок в РМВ, на підставі якого в ЕРЛН автоматично створено е-ЛН, то працівнику не потрібно роздруковувати е-ЛН і надавати роботодавцю будь-які паперові підтвердження тимчасової непрацездатності (тобто е-ЛН не потребує дублювання на бланку і наділений повним переліком функцій паперового ЛН). Працівнику достатньо лише повідомити роботодавця у будь-який доступний спосіб комунікації (наприклад, телефоном) про факт формування лікуючим лікарем медичного висновку про тимчасову непрацездатність такого працівника.

У випадку, коли громадянину, для якого сформовано медичний висновок, необхідно пред’явити інформацію про наявність такого медичного висновку (наприклад, роботодавцю), така інформація може надаватися (перевірятися) за місцем вимоги (зокрема, за місцем роботи) з використанням Портала «Дія» (п. 12 Наказу № 1066).

З моменту формування е-ЛН працівник і роботодавець матимуть інформацію щодо відкритого е-ЛН в своїх особистих кабінетах на порталі послуг ПФУ.

Також про створення е-ЛН застраховану особу повідомить ПФУ за допомогою SMS — у повідомленні буде вказано номер е-ЛН і період його дії. Однак таке SMS надійде лише застрахованій особі, яка попередньо зареєструвалася на порталі послуг ПФУ та у налаштуваннях надала згоду на дистанційне інформування.

Як зазначалося вище, інформацію по своїх ЛН (номер, дата відкриття, дата закриття, причина непрацездатності) працівник може отримати у пункті меню особистого кабінету громадянина «Мої листки непрацездатності», а роботодавець первинно має у пункті меню особистого кабінету страхувальника «Листки непрацездатності» визначити параметри пошуку е-ЛН і за результатами пошуку отримати інформацію про е-ЛН працівника (номер; дата відкриття; дата закриття; РНОКПП ЗО; ПІБ ЗО).

Для призначення страхової виплати працівнику відповідні служби (відділ кадрів, бухгалтерія тощо) або уповноважена роботодавцем (страхувальником) особа можуть е-ЛН роздрукувати або залишити в електронному вигляді (за рішенням роботодавця).

Роботодавець за основним місцем роботи, а також усі роботодавці за сумісництвом побачать е-ЛН в своїх кабінетах страхувальників з дня його відкриття, але призначати за ним страхову виплату можна тільки після завершення визначеного у ньому періоду непрацездатності та спливу строку, в який лікарі можуть внести зміни (7 днів після створення медичного висновку).

Коли е-ЛН змінить свій статус на «готовий до сплати», роботодавець має право розпочати процедуру призначення за ним страхової виплати. Після закриття е-ЛН стає підставою для призначення «лікарняних», а в разі вагітності та пологів — одразу після відкриття е-ЛН.

Як зазначалося вище, е-ЛН має статус «закритий» з дня свого створення і змінює його на «готовий до сплати» у день видачі — тобто через 7 днів після дати закриття для нарахування «лікарняних» і через 7 днів після дати відкриття — для нарахування «декретних». Якщо статус е-ЛН через технічні збої не змінено на «готовий до сплати» попри вичерпання строків (залишився статус «закритий»), то потрібно орієнтуватись на дати — якщо після дати закриття, зазначеної в е-ЛН, пройшло 7 днів, на 8-й день за е-ЛН можна розпочати процедуру призначення страхової виплати.

Документи для призначення «лікарняних» розглядаються не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження, а для призначення «декретних» — не пізніше 3 робочих днів з дня їх надходження (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).

Строки призначення страхової виплати обчислюються починаючи з дати видачі е-ЛН, якою вважається 8-й день після дати закриття е-ЛН для нарахування «лікарняних», і 8-й день з дати відкриття е-ЛН — для нарахування «декретних». Тож 10 робочих днів на призначення «лікарняних» починають рахуватися з дати видачі е-ЛН — з 8-го дня після дати його закриття, а 3 робочих дні на призначення «декретних» починають рахуватися з дати видачі е-ЛН — з 8-го дня після дати його відкриття.⁸

Тимчасова непрацездатність працівника за кордоном

Якщо тимчасова непрацездатність настала у працівника, який перебуває за кордоном (наприклад, працює там дистанційно), то згідно з пунктом 3 розділу ІV Порядку № 1066 медичний висновок зі встановленою відміткою про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном, формується лікарем, із яким у пацієнта укладена декларація про вибір лікаря, який надає первинну медичну допомогу, відповідно до Порядку вибору лікаря, який надає первинну медичну допомогу, затвердженого наказом МОЗ від 19.03.2018 № 503, (крім випадку, передбаченого пунктом 10 цього розділу) на підставі медичних записів, внесених лікарем, відповідно до перекладених на державну мову та засвідчених в установленому законодавством порядку медичних документів, що підтверджують тимчасову непрацездатність, лише за категоріями: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Вагітність та пологи», «Ортопедичне протезування». Такі медичні висновки формуються у разі:

— гострих захворювань і травм;

— загостренні хронічних захворювань;

— вагітності та пологів;

— оперативних втручаннях при невідкладних станах;

— лікування за кордоном за направленням Комісії МОЗ з питань направлення громадян для лікування за кордон.

Пунктом 10 розділу ІV Порядку № 1066 встановлено, що на період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення або скасування медичний висновок зі встановленою відміткою про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном, може формуватися лікарем на підставі медичних записів, які внесені таким лікарем відповідно до виданих за кордоном медичних документів (їх копій), що підтверджують тимчасову непрацездатність, за категоріями: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Вагітність та пологи», «Ортопедичне протезування». Медичні документи або їх копії можуть бути надіслані поштою або надані лікарю за допомогою технічних засобів електронних комунікацій (електронна пошта, мобільні застосунки, соціальні мережі тощо). У виданих за кордоном медичних документах зазначається діагноз з використанням Міжнародної класифікації хвороб десятого перегляду (МКХ – 10). Необхідність перекладу на державну мову таких документів визначає лікар у випадках, коли неможливо сформувати медичний запис з використанням мови оригіналу медичного документа.

МОЗ в роз’ясненні від 28.03.2023 (див. ВПЗ № 3/2023, стор. 118) повідомило, що у разі настання тимчасової непрацездатності у працівника під час перебування за кордоном він може звернутися до свого сімейного чи лікуючого лікаря, перебуваючи ще за кордоном, або після повернення в Україну. На підставі наданих іноземних медичних документів з нотаріальним перекладом формується е-ЛН в ЕРЛН, і таким чином працівник може швидше отримати страхові виплати. У будь-якому разі мають бути надані іноземні медичні документи та їх нотаріально завірені переклади українською мовою. Якщо ж працівник виїзджає за кордон для продовження лікування і по ньому медичний висновок вже відкритий, для продовження строку тимчасової непрацездатності, перебуваючи за кордоном, він повинен надіслати лікуючому лікарю іноземні медичні документи, в яких має бути зазначено строки його непрацездатності. Якщо працівник хворів за кордоном (має підтвердні медичні документи), проте не мав змоги надіслати документи лікарю з-за кордону, після повернення в Україну він протягом року (від строку лікування) може звернутися до свого сімейного лікаря для формування медичного висновку тими датами, що зазначені в іноземних медичних документах. На підставі медичного висновку формується е-ЛН.

Прийняття рішення про призначення страхової виплати

Як ми вже повідомляли⁹, з 01.01.2023 Закон № 1105 не містить згадки про комісію (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, установи, організації. Отже, наразі не є обов’язковими норми Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою правління ФССУ від 19.07.2018 № 13 (далі — Положення № 13).

Водночас частиною 3 статті 22 Закону № 1105 встановлено, що рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами.

Отже, роботодавець наказом має затвердити локальний документ, в якому визначається порядок роботи уповноваженої особи або уповноважених осіб для призначення страхових виплат застрахованим особам. Такий локальний документ може бути розроблений на базі норм Положення № 13, а уповноважені особи можуть бути об’єднані в комісію, яка є аналогом колишньої комісії із соціального страхування підприємства. Своє рішення про призначення страхової виплати уповноважені особи можут оформлювати протоколом, актом тощо, а страхувальник — наказом, розпорядженням, рішенням тощо.¹⁰ Крім визначення уповноважених осіб для призначення страхових виплат, страхувальнику потрібно також визначити особу, яка буде відслідковувати (щоденно перевіряти) наявність е-ЛН в особистому кабінеті страхувальника на порталі послуг ПФУ.

На підставі прийнятого рішення страхувальником (уповноваженими ним особами) про призначення страхової виплати бухгалтерія нараховує таку страхову виплату працівнику і подає заяву-розрахунок до ПФУ.

Подання заяви-розрахунку до Пенсійного фонду

Відповідно до частини 1 статті 26 Закону № 1105 підставою для фінансування страхувальників територіальними органами ПФУ є оформлена за встановленим зразком заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами.

Звертаємо увагу, що заява-розрахунок подається до ПФУ лише тоді, коли період тимчасової непрацездатності працівника має бути оплачений за рахунок коштів ПФУ. Якщо період тимчасової непрацездатності працівника має бути оплачений повністю за рахунок роботодавця (наприклад, перші 5 днів тимчасової непрацездатності працівника, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, та перші 17 днів тимчасової непрацездатності працівника, пов’язаної з нещасним випадком на виробництві), то заява-розрахунок до ПФУ не подається (немає що фінансувати за рахунок ПФУ).

Подавати заяву-розрахунок до ПФУ страхувальник має право і в разі нарахування страхової виплати зовнішнім сумісникам, якщо за основним місцем роботи страхова виплата таким працівникам не нараховується.

Наразі, а саме до затвердження відповідного нормативно-правового акта ПФУ, продовжує діяти форма заяви-розрахунку, наведена у додатку 1 до Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затвердженого постановою правління ФССУ від 19.07.2018 № 12 (далі — Порядок № 12).

Водночас пунктом 1 постанови правління ПФУ «Деякі питання фінансування для здійснення виплат та надання соціальних послуг, визначених Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 21.12.2022 № 28-3 (далі — Постанова № 28-3), яка набрала чинності з 01.01.2023, встановлено, що Порядок № 12 діє до прийняття правлінням ПФУ нового механізму фінансування страхувальників для надання страхових виплат відповідно до Закону № 1105 і застосовується з урахуванням наступного:

— фінансування для здійснення страхових виплат, визначених Законом № 1105, здійснюється централізовано ПФУ підставі заяв-розрахунків, що містять інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами;

— заява-розрахунок та повідомлення про виплату коштів застрахованим особам подаються страхувальниками через Портал «Дія» або портал послуг ПФУ, а також можуть подаватися у паперовій формі разом з електронною формою на електронному носії інформації головним управлінням ПФУ в областях та м. Києві за основним місцем обліку страхувальників;

— головні управління ПФУ в областях та м. Києві здійснюють зв’язок зі страхувальниками та обмін інформацією, а у разі відсутності повідомлення про виплату коштів застрахованим особам здійснюють перевірку використання страхувальником страхових коштів;

— у разі, якщо сума отриманих страхувальником страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання страхових виплат, невикористані страхові кошти повертаються на рахунок ПФУ протягом 3 робочих днів.

Згідно з пунктом 2 Порядку № 12 на підставі рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства про призначення матеріального забезпечення страхувальник нараховує суми матеріального забезпечення та оформлює заяву-розрахунок, яка повинна бути передана до робочих органів виконавчої дирекції Фонду не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття комісією такого рішення.

По аналогії з вищевикладеним з 01.01.2023 на підставі рішення страхувальника або уповноважених ним осіб про призначення страхової виплати страхувальник нараховує суму такої виплати та оформлює заяву-розрахунок, яка повинна бути подана страхувальником через портал послуг ПФУ (Портал «Дія») або у паперовій формі разом з електронною формою на електронному носії інформації до територіального органу ПФУ за основним місцем обліку страхувальника не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття такого рішення.

Отже, загальний строк від дня надходження ЛН (тобто від дня отримання паперового ЛН від працівника або від дня видачі е-ЛН, відображеного в особистому кабінеті страхувальника) до дати подання заяви-розрахунку по «лікарняних» становить не більше 15 (10 + 5) робочих днів, по «декретних» — не більше 8 (3 + 5) робочих днів.

Що стосується відповідальності за порушення роботодавцем строку призначення страхових виплат застрахованим особам та неподання у 5-денний термін заяви-розрахунку, то ФССУ в листі від 11.10.2021 № 2369-11-1 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 116) зазначив, що ані Законом № 1105, ані Порядком № 12 така відповідальність не передбачена.

З 01.01.2023 частиною 2 статті 23 Закону № 1105 встановлено, що визначення розміру допомоги по тимчасовій непрацездатності, в тому числі на пільгових умовах, здійснюється шляхом автоматизованого обміну наявними даними між інформаційно-комунікаційними системами органів державної влади, підприємств, установ та організацій або на підставі копії відповідних посвідчень чи інших документів, які підтверджують право на пільгу.

Для практичної реалізації вищенаведеної норми ПФУ запровадив в особистих кабінетах страхувальників на порталі послуг ПФУ функцію подання заяв-розрахунків в електронному вигляді, тому фактично вся інформація для визначення розміру «лікарняних» береться із заяви-розрахунку, хоча страховий стаж застрахованих осіб перевіряється ПФУ за даними РЗО.

При вході в особистий кабінет страхувальника на порталі послуг ПФУ з’являється повідомлення, в якому зазначено, зокрема, таке:

«Для отримання фінансування щодо надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві страхувальнику, як і раніше, необхідно подати заяву-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами.

Така заява-розрахунок починаючи з 01 січня 2023 року подається через відповідний інтерфейс в особистому електронному кабінеті страхувальника на Веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Засоби особистого кабінету в пункту меню «Заяви-розрахунки» дають можливість пошуку та перегляду заяв-розрахунків згідно визначених критеріїв — період реєстрації листків непрацездатності, тип заяви-розрахунку (за електронними листками непрацездатності); здійснення формування (редагування) та відправки заяви-розрахунку до Пенсійного фонду України. Під час формування заяви-розрахунку використовується інформація з електронного листка непрацездатності та Реєстру застрахованих осіб.

Максимальна кількість листків непрацездатності в одній заяві-розрахунку становить 200 штук (метою обмеження є поліпшення якості обслуговування та пришвидшення автоматизованого опрацювання заяв-розрахунків).

В той же час до заяви-розрахунку можна додавати коментарі, пояснення та, за необхідності, скановані копії документів, які можуть бути корисними при прийнятті рішення щодо фінансування.».

Таким чином, в особистому кабінеті страхувальника в розділі «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам» можна не тільки знайти вже створену (подану) заяву-розрахунок через опцію «Визначте параметри пошуку заяв-розрахунків» (має ідентифікатори пошуку «Номер», «Дата формування з__ по __», «Номер ЛН», «РНОКПП», «Статус заяви-розрахунку»), але й створити нову заяву-розрахунок через опцію (кнопку) «Створити нову» і направити її до ПФУ. Там же розміщено Інструкцію щодо формування заяви-розрахунку (далі — Інструкція по ЗР), в якій докладно (покроково) викладено порядок формування та подання заяв-розрахунків до ПФУ. При цьому для спрощення процедури заповнення інформації про ЛН в особистому кабінеті страхувальника на порталі послуг ПФУ реалізована можливість в автоматичному режимі завантажувати ЛН, що сформовані в програмному забезпеченні ведення бухгалтерського обліку страхувальника.

Згідно з Інструкцією по ЗР та роз’ясненням ПФУ від 17.01.2023 (див. ВПЗ № 2/2023, стор. 120) для створення нової заяви-розрахунку призначено кнопку «Створити нову», по якій користувачу надається екранна форма, призначена для заповнення основних атрибутів заяви-розрахунку. До таких атрибутів, що є обов’язковими для заповнення (позначені зірочкою), належать:

— номер заяви-розрахунку — визначається автоматично при збереженні заяви-розрахунку та не надається на ручне заповнення;

— код за ЄДРПОУ страхувальника — автоматично заповнюється за даними страхувальника без права редагування;

— найменування страхувальника — автоматично заповнюється за даними страхувальника з можливістю редагування;

— регіон місця знаходження страхувальника — вибір з довідника регіонів;

— місцезнаходження (місце проживання для фізичних осіб) страхувальника;

— дата формування — автоматичне заповнення поточної дати без права редагування;

— тип ЗР — вибір за допомогою випадаючого списку: ЕРЛН; паперові ЛН;

— номер додатку ЗР — вибір за допомогою випадаючого списку: Додаток 1 (тимчасова непрацездатність) або Додаток 2 (тимчасова непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання);

— статус заяви — при створенні – «Редагується»; далі змінюється автоматично згідно з етапом та результатом опрацювання заяви-розрахунку;

— ПІБ керівника страхувальника, ПІБ головного бухгалтера страхувальника, ПІБ відповідальної особи страхувальника, телефон страхувальника — автоматичне заповнення за даними останньої сформованої заяви-розрахунку (з можливістю редагування);

— розрахунковий рахунок/IBAN страхувальника — автоматичне заповнення за даними останньої сформованої заяви-розрахунку з можливістю ручного редагування (перші 2 символи «UA» та цифри);

— код МФО банку страхувальника — автоматично заповнюється за даними IBAN без права редагування;

— найменування банку страхувальника — автоматичне заповнення за даними останньої сформованої заяви-розрахунку з можливістю ручного редагування;

— дата початку періоду, за який включати ЛН (З), та дата закінчення періоду, за який включати ЛН (ПО) — ручне введення дати або використання «календаря» (необов’язкові поля).

Після заповнення основних атрибутів (усіх обов’язкових полів) заяви-розрахунку потрібно натиснути кнопку «Продовжити за даними ЕРЛН», після чого відкривається наступна екранна форма, в якій відображаються два додатки:

• Додаток 1 — Додаток про тимчасову непрацездатність (в цей додаток включаються всі ЛН, по яких визначено причину непрацездатності, крім пунктів 2 та 4 довідника причин непрацездатності, та які не входять в попередні заяви-розрахунки);
• Додаток 2 — Додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання (в цей додаток включаються ЛН, по яких визначено причину непрацездатності за пунктами 2 та 4 довідника причин непрацездатності, та які не входять в попередні заяви-розрахунки).

Обидва додатки заповнюються згідно з умовами створення заяви-розрахунку і мають форму таблиць з даними ЛН з графами (полями): «номер ЛН», «дата відкриття»; «дата закриття»; «РНОКПП ЗО»; «ПІБ ЗО».

Для спрощення заповнення можна скористатися кнопкою «Завантажити дані з файлу», по якій страхувальнику надається можливість завантажити до Додатку 1 файл визначеної структури згідно з Додатком А. Над кнопкою «Завантажити дані з файлу» наведено текст «Надано можливість завантажувати інформацію в електронному вигляді про заяви-розрахунки в json-форматі», де «json-форматі» — посилання на відкриття структури файлу для завантаження даних. Опис структури файлу для завантаження наведено в цьому документі в Додатку А.

Для Додатку 1 відображаються:

— місце роботи — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН;

— дані ЛН (первинний або продовження);

— причина непрацездатності;

— кількість днів, що підлягають оплаті (всього);

— кількість днів, що підлягають оплаті (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

— сума (в гривнях з копійками) (всього);

— сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

— в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (всього);

— в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

— номер посвідчення (ЧАЕС);

— дата направлення на МСЕК (за наявності);

— страховий стаж (в повних місяцях) (загальний) — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН;

— страховий стаж (в повних місяцях) (за останні 12 місяців) — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН.

Для Додатку 2 відображаються:

— місце роботи — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН;

— номер та дата акту про нещасний випадок або профзахворювання (серія та номер);

— витрати Фонду (днів);

— витрати Фонду (сума в гривнях з копійками).

В кожний додаток автоматично включаються ЛН, які задовольняють параметрам створення заяви-розрахунки по ЛН на встановлені особи, які ще не включено в існуючі заяви-розрахунки.

При створенні заяви-розрахунку за результатами завантаження даних з файлу згідно зі структурою всі дані з ЕРЛН вносяться автоматично за номером ЛН (для спрощення передбачено автоматичне завантаження ЛН). Порядок опрацювання заяви-розрахунку по додатках 1 та 2 — однаковий.

Додатки 1 та 2 містять наступні однакові обов’язкові для заповнення поля (позначені зірочкою), для яких передбачено автоматичне заповнення за даними ЛН:

— заголовок форми — номер ЛН, ПІБ особи, РНОКПП особи;

— причина непрацездатності;

— період непрацездатності (З);

— період непрацездатності (ПО).

Додаток 1 також містить наступні обов’язкові для заповнення поля (позначені зірочкою), що передбачають ручне введення чисел (крім першого):

— дані ЛН (первинний або продовження) — вибір за допомогою випадаючого списку (первинний; продовження);

— кількість днів, що підлягають оплаті (всього);

— кількість днів, що підлягають оплаті (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

— сума (в гривнях з копійками) (всього);

— сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

— в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (всього);

— в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (у т. ч. за рахунок коштів Фонду).

Додаток 1 також містить наступні необов’язкові для заповнення поля, що передбачають ручне введення інформації:

— номер посвідчення (ЧАЕС);

— дата направлення на МСЕК (за наявності) — можливе використання «календаря» поля.

Після заповнення всіх вищезазначених полей Додатка 1 для продовження призначено кнопку «Продовжити», по якій перевіряється обов’язковість та коректність введених за ЛН даних. За наявності помилок надаються повідомлення про наявні помилки та рядок додатку не зберігається.

Додаток 2, крім вищезазначених полей, для яких передбачено автоматичне заповнення за даними ЛН, містить такі обов’язкові для заповнення поля, що передбачають ручне введення інформації:

— витрати Фонду (днів);

— витрати Фонду (сума в гривнях з копійками);

— дата акту про нещасний випадок або профзахворювання (серія та номер) — можливе використання «календаря»;

— номер акту про нещасний випадок або профзахворювання (серія та номер).

Фактично в додатках 1 і 2 заповнюються майже ті самі дані, які зазначаються у формі заяви-розрахунку, наведеній у додатку до Порядку № 12.

Після введення всіх необхідних даних до заяви-розрахунку, в тому числі до додатків 1 і 2, для збереження заяви-розрахунку призначено кнопку «Зберегти». Після цього статус заяви-розрахунку встановлюється в «Редагується»; в такому статусі надано можливість подальшого редагування заяви-розрахунку. Для видалення заяви призначено кнопку «Видалити». Видалення надається лише для заяв у статусі «Редагується».

Після збереження заяви-розрахунку для формування її друкованого образу призначено кнопку «Сформувати заяву-розрахунок». Після натискання на неї та відкриття сформованої заяви-розрахунку в новому вікні потрібно перевірити документ. За потреби для повернення на редагування призначено кнопку «Повернутися на редагування».

Якщо сформована заява-розрахунок не потребує редагування, то для продовження процесу її відправки до ПФУ призначено кнопку «Підписати та відправити в ПФУ», по якій користувачу надається інтерфейс для вибору КЕП та введення паролю доступу до КЕП (залежно від типу носія, за яким користувач був авторизований на порталі послуг ПФУ). Якщо дані КЕП введено без помилок та вони співпадають з даними, за якими користувач авторизувався на порталі послуг ПФУ, заява-розрахунок підписується КЕП користувача та автоматично зберігається в реєстрі заявок-розрахунків ЕРЛН.

Для завантаження та подальшого друку заяви-розрахунку (за бажанням користувача) призначено кнопку «Завантажити».

Також передбачено можливість з екранної форми вивантажити заяву-розрахунок в Excel за допомогою кнопки «Вивантажити в Ексель».

Наприкінці Інструкції по ЗР наведено додаток А «Структура файлу для завантаження даних листків непрацездатності в заяву-розрахунок». Як зазначено вище, за умови додержання структури файлу страхувальнику надано можливість завантажувати інформацію в електронному вигляді про заяви-розрахунки в json-форматі. В пункті 1 додатку А наведено загальні вимоги до файлу завантаження:

— обмежень по назві файлу немає;

— для завантаження потрібний файл в форматі json, структура та опис тегів якого наведено в пункті 2 «Структура файлу завантаження» додатка А;

— дані повинні бути в кодуванні тільки UTF-8;

— формат дати — YYYY-MM-DD;

— приклад заповнення файлу наведено в пункті 4 додатка А.

Зауважимо, що через портал послуг ПФУ можна також подати заяву-розрахунок для отримання допомоги на поховання (див. лист ПФУ від 13.06.2023 № 2800-030401-8/32247 у ВПЗ № 6/2023, стор. 86).

ПФУ в роз’ясненні від 22.12.2022 (див. ВПЗ № 2/2023, стор. 119) повідомив, що за е-ЛН та паперовими ЛН мають складатися окремі заяви-розрахунки. Максимальна кількість ЛН в одній заяві-розрахунку становить 200 штук з метою поліпшення якості обслуговування та пришвидшення автоматизованого опрацювання заяв-розрахунків. В той же час до заяви-розрахунку можна додавати коментарі, пояснення та, за необхідності, скановані копії документів, які можуть бути корисними при прийнятті рішення щодо фінансування. Заяви-розрахунки за паперовими ЛН необхідно заповнювати в режимі ручного введення даних з прикріпленням сканованих копій паперових ЛН. Страхувальники, які з будь-яких причин не можуть скористатись електронним кабінетом на порталі послуг ПФУ, можуть скласти заяву-розрахунок в паперовій формі та подати її до будь-якого відділу обслуговування громадян (сервісного центру).

ФССУ в своїх роз’ясненнях¹¹ повідомив, що на відміну від паперового ЛН, в е-ЛН відсутня серія та відрізняються причини непрацездатності. Випадки тимчасової непрацездатності, оформлені паперовим ЛН та е-ЛН, є різними страховими випадками, незалежно від черговості їх отримання працівником, тому роботодавець відокремлює їх під час призначення матеріального забезпечення. Оскільки е-ЛН не мають серії (мають лише єдиний реєстраційний номер) та видаються за оновленими кодами причин непрацездатності¹², заяви-розрахунки за е-ЛН подаються роботодавцями окремо від заяв-розрахунків, сформованих за паперовими ЛН (тобто за паперовими ЛН і е-ЛН мають бути подані дві окремі заяви-розрахунки). Це правило діє і у випадку, якщо е-ЛН і паперовий ЛН оформлені за одним страховим випадком (наприклад, по загальному захворюванню спочатку був оформлений е-ЛН, а потім по цьому ж захворюванню як продовження видано паперовий ЛН).

При заповненні заяви-розрахунку потрібно враховувати також один нюанс, про який ФССУ повідомив в роз’ясненнях від 19.11.2021 та від 22.12.2021 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 109, та № 9/2021, стор. 118). Інформація про пацієнта завантажується з Реєстру пацієнтів у медичний висновок автоматично і співпадає з даними, зазначеними у декларації із сімейним лікарем. Тож ідентифікаційні дані застрахованої особи в е-ЛН будуть тотожні саме даним, зазначеним у Реєстрі пацієнтів. Якщо ці дані не співпадуть із даними у РЗО — е-ЛН може не створитись або створитись із помилкою в ПІБ. Саме тому працівникам важливо завчасно перевірити правильність внесення написання свого ПІБ у декларації із сімейним лікарем та оперативно повідомляти лікаря і роботодавця про всі зміни. Однак якщо помилка все ж сталася, і е-ЛН містить несуттєві відмінності у написанні ПІБ із даними у РЗО (наприклад, Наталя і Наталія, Євгенівна замість Євгеніївна, пропущенні букви тощо), роботодавці можуть подати заяву-розрахунок попри неточності. Водночас важливо, щоб при оформленні заяви-розрахунку за такими е-ЛН роботодавець вказав правильні ідентифікаційні дані свого працівника, зазначені в РЗО. Якщо помилка в ПІБ, наявна в е-ЛН, буде продубльована також і в заяві-розрахунку, це призведе до невідповідностей в автоматизованому процесі верифікації. Наразі фахівці вже працюють над тим, аби в е-ЛН пріоритетно відображались ті дані застрахованої особи, які наявні в РЗО, а не в Реєстрі пацієнтів — це допоможе уникнути більшості помилок невідповідності ПІБ.

ПФУ в роз’ясненні від 31.01.2023 (див. ВПЗ № 2/2023, стор. 122) на запитання, чому може бути відхилено заяву-розрахунок, повідомив, що по суті причина одна — це помилки. В електронних заявах-розрахунках, які подаються за е-ЛН, найчастіше зустрічаються такі помилки:

1. Неправильно заповнено реквізити страхувальника: місцезнаходження (вказано не повністю або з помилками), номер рахунку, МФО банку тощо;

2. Не внесено дані щодо приналежності застрахованої особи до пільгової категорії (у разі наявності);

3. Є невідповідність між страховим стажем за останні 12 місяців, який застрахована особа набула фактично, і тим, що зазначено в РЗО Держреєстру страхування;

4. Неправильно розраховано суму виплат за ЛН.

Найпоширеніші помилки в електронних заявах-розрахунках за паперовими ЛН стосуються даних, що вводяться відповідальними особами вручну: це стосується як реквізитів самого ЛН, так й інформації про застраховану особу. При цьому для документального підтвердження скановані копії паперових ЛН прикріплюються до електронної заяви-розрахунку. В заявах-розрахунках зі статусом «не прийнято» причина відхилення відображається у вигляді коментаря (в особистому кабінеті страхувальника на порталі послуг ПФУ).

Після подання заяви-розрахунку в електронному та/або паперовому вигляді страхувальник чекає фінансування від ПФУ для надання страхових виплат працівникам.

Відповідно до абзацу третього частини 1 статті 26 Закону № 1105 територіальні органи ПФУ здійснюють фінансування страхувальників протягом 3 робочих днів після надходження заяви-розрахунку, в тому числі в електронній формі.

Після отримання коштів від ПФУ на свій окремий (спеціальний) рахунок страхувальники мають виплатити допомогу по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту) або на інших підставах, передбачених законом, у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати (п. 1 ч. 2 ст. 24 Закону № 1105).

Якщо заяву-розрахунок було подано до ПФУ страхувальником і вона вже набула статусу «Оплачено», а після цього виникає потреба відкорегувати її дані, то в особистому кабінеті страхувальника на порталі послуг ПФУ можна подати корегуючу заяву-розрахунок (детальний алгоритм її подання наведено у роз’ясненні ПФУ від 28.09.2023 — див. ВПЗ № 7/2023, стор. 98).

Подання до Пенсійного фонду повідомлення про виплату коштів застрахованим особам

Відповідно до пункту 2 частини 2 статті 8 Закону № 1105 роботодавець зобов’язаний вести облік страхових коштів і своєчасно надавати страховику встановлену звітність щодо цих коштів.

Згідно з пунктом 10 Порядку № 12 протягом місяця з дня проведення страхової виплати за рахунок коштів Фонду страхувальник надсилає Фонду повідомлення про виплату коштів застрахованим особам за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку № 12 (далі — Повідомлення), в якому відображаються, зокрема, сума і дата здійснення страхової виплати застрахованій особі за рахунок коштів Фонду.

Водночас, як зазначалося вище, пунктом 1 Постанови № 28-3 встановлено, що Порядок № 12 діє до прийняття правлінням ПФУ нового аналогічного Порядку, при цьому Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам подається страхувальниками через портал послуг ПФУ або Портал «Дія», а також може подаватися у паперовій формі разом з електронною формою на електронному носії інформації головним управлінням ПФУ в областях та м. Києві за основним місцем обліку страхувальників.

ПФУ в своїх роз’ясненнях повідомив¹³, що після оплати ЛН за рахунок страхових коштів роботодавець має зобов’язання відзвітувати про проведені виплати та надіслати до ПФУ Повідомлення. Строк для надсилання Повідомлення — протягом місяця з дня проведення виплати. Подати Повідомлення можна в електронному вигляді на порталі послуг ПФУ. Алгоритм дій для подання Повідомлення наступний:

1. Зайдіть в особистий кабінет страхувальника на порталі послуг ПФУ і на панелі зліва оберіть опцію «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам».

2. У новому вікні визначте параметри пошуку заяв-розрахунків, за якими потрібно подати Повідомлення, обравши необхідний критерій: період їх формування чи номер ЛН.

3. У кінці пошукової форми натисніть кнопку «Пошук».

4. Із обраних системою (за вказаними параметрами) заяв-розрахунків зі статусом «Оплачено» оберіть ту, за якою потрібно подати Повідомлення, натиснувши на її номер.

5. В полі «Додаток про тимчасову непрацездатність» оберіть потрібний ЛН та натисніть кнопку «Створити повідомлення».

6. У полі «Дані щодо виплати» оберіть необхідне поле, натисніть піктограму з олівцем.

7. У вікні, що відкриється, система автоматично «підтягне» суми виплат (за потреби внести вручну виплачену суму за рахунок коштів ПФУ). Заповніть інші обов’язкові поля та натисніть «Продовжити».

8. Після цього натисніть кнопку «Сформувати повідомлення».

9. Сформоване Повідомлення ретельно перевірте, підпишіть кваліфікованим електронним підписом та відправте до ПФУ, для цього потрібно натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ». Кнопку «Зберегти» варто використовувати час від часу, якщо Повідомлення містить багато ЛН.

Після внесення дати виплати страхових коштів в перший ЛН система автоматично присвоїть відповідну дату всім ЛН, які містяться у Повідомленні. За необхідності є можливість відкорегувати значення дати (якщо вона відрізняється від присвоєної).

Отримати підтвердження, що Повідомлення отримане ПФУ, можна обравши опцію «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам (пошук)». У новому вікні визначте параметри пошуку Повідомлення, обравши необхідний критерій: «Номер повідомлення», «Номер заявки-розрахунку», «Статус повідомлення», «Дата формування З», «Дата формування ПО», після чого натисніть кнопку «Пошук».

Що стосується ситуації, коли роботодавець через війну взагалі не може подати заяву-розрахунок, то ФССУ в своїх роз’ясненнях¹⁴ повідомив таке: якщо роботодавець через бойові дії не має можливості опрацювати ЛН свого працівника та оформити заяву-розрахунок (наприклад, якщо знищено матеріально-технічну базу підприємства тощо), застрахована особа може отримати «лікарняні» або «декретні» напряму від Фонду. Для цього їй необхідно звернутись до будь-якого зручного відділення Фонду — за місцем тимчасового перебування внаслідок евакуації, за місцем реєстрації тощо. Для призначення матеріального забезпечення застраховані особи повинні мати при собі паперовий ЛН або е-ЛН. Також варто підготувати копії першої–четвертої, одинадцятої–шістнадцятої сторінок паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, та копію РНОКПП. Довідка про взяття на облік як внутрішньо переміщеної особи в цьому випадку не вимагається.

Позиція ПФУ є аналогічною, і застраховані особи в цій ситуації можуть звернутися до будь-якого найближчого територіального органу ПФУ, але подавати йому роздруківку е-ЛН не потрібно.