Письмо Министерства финансов Украины «Об обложении налогом на доходы физических лиц и военным сбором суммы дохода, выплаченного работодателем работнику за товары, приобретенные им за свой счет» от 26.02.2019 г. № 11220-16-63/5675

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УКРАИНЫ

ПИСЬМО

от 26.02.2019 г. № 11220-16-63/5675

Государственной фискальной службе Украины

Об обложении налогом на доходы физических лиц и военным сбором суммы дохода, выплаченного работодателем работнику за товары, приобретенные им за свой счет

Министерство финансов Украины рассмотрело письмо Государственной фискальной службы Украины от 08.01.2019 г. № 57/4/99-99-13-02-03-13 по согласованию позиции относительно обложения налогом на доходы физических лиц и военным сбором суммы дохода, выплаченного работодателем работнику за товары (работы, услуги), приобретенные таким работником за счет собственных наличных денежных средств, и сообщает.

Об установлении работодателем трудовых обязанностей работника

Согласно подпункту 14.1.195 пункта 14.1 статьи 14 раздела I Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) работник — физическое лицо, которое непосредственно собственным трудом выполняет трудовую функцию согласно заключенному с работодателем трудовому договору (контракту) в соответствии с законом.

Правовые основы и гарантии осуществления гражданами Украины права распоряжаться своими способностями к производительному и творческому труду определяет Кодекс законов о труде Украины (далее — КЗоТ).

В соответствии со статьей 21 КЗоТ особой формой трудового договора является контракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон. Сфера применения контракта определяется законами Украины.

До начала работы по заключенному трудовому договору собственник или уполномоченный им орган обязан, в частности, разъяснить работнику его права и обязанности и проинформировать под подпись об условиях труда (пункт 1 статьи 29 КЗоТ). Работник должен выполнять порученную ему работу лично и не имеет права перепоручать ее выполнение другому лицу, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Собственник или уполномоченный им орган не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (статьи 30, 31 КЗоТ).

Следовательно, в случае если приобретение товаров (работ, услуг) осуществляется в рамках трудовых обязанностей работника, то независимо от того, выданы денежные средства под отчет, или израсходованы с этой целью собственные денежные средства работника, которые затем возмещены работодателем, такие отношения следует рассматривать с учетом требований законодательства о труде.

О подтверждении факта совершения хозяйственных операций

Согласно статье 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами.

В соответствии со статьей 9 указанного Закона основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

В случае приобретения работником за собственные наличные денежные средства или с использованием собственных платежных карточек товаров для нужд предприятия, использования собственных денежных средств в командировке в бухгалтерскую службу подается в определенные законодательством сроки Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, форма и Порядок составления которого утверждены приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 г. № 841 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 10.03.2016 г. № 350).

Если руководитель предприятия подтвердил целесообразность и обоснованность осуществленных работником расходов и утвердил указанный Отчет, бухгалтерская служба в соответствии с Инструкцией о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г. № 291, отражает в бухгалтерском учете обязательство перед подотчетным лицом, признанное предприятием, по кредиту субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» счета 37 «Расчеты с разными дебиторами».

Относительно позиции судебных инстанций Украины

Следует также обратить внимание на решение Полтавского окружного административного суда от 02.05.2018 г. по делу № 816/909/18 , согласно которому отменена индивидуальная налоговая консультация Государственной фискальной службы Украины № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК от 23.02.2018 г. о необходимости обложения налогом на доходы физических лиц, военным сбором и единым социальным взносом расходов, понесенных работником при осуществлении трудовых обязанностей в пользу предприятия (в частности, покупка канцелярии, топлива или конвертов).

При выплате работнику суммы расходов, осуществленных им при выполнении трудовых обязанностей на предприятии (в частности, покупка канцелярии, топлива или конвертов), такой работник не получает доход, а, следовательно, объект обложения налогом на доходы физических лиц отсутствует.

Решение Полтавского окружного административного суда поддерживается постановлением Харьковского апелляционного административного суда от 12.07.2018 г. по делу № 816/909/18. Кроме того, Верховный Суд Украины постановлением от 08.08.2018 г.² отказал в открытии кассационного производства по кассационной жалобе Государственной фискальной службы Украины на решение Полтавского окружного административного суда от 02.05.2018 г. и постановление Харьковского апелляционного административного суда от 12.07.2018 г.²

Учитывая изложенное, в cлучае соблюдения вышеприведенных требований о подтверждении работодателем целесообразности и обоснованности совершенных работником расходов в связи с выполнением порученной ему работы (трудовой функции) выплаченная сумма компенсации за приобретенные товары (работы, услуги) за счет собственных денежных средств в пользу работодателя не является доходом для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и военным сбором.

Заместитель Министра                                                                               С. Верланов

________________________________________________________________________

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ: Вышеприведенное письмо является ответом Минфина на запрос ГФСУ, которая даже после проигранного предприятию в судах первой, апелляционной и высшей инстанций спора о правомерности своей ИНК от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК ³ продолжала издавать аналогичные ИНК о необходимости обложения НДФЛ и военным сбором компенсации, выплаченной работодателем работнику, который за собственные деньги приобрел товары для нужд работодателя. Поскольку Минфин уполномочен разъяснять «подотчетные» вопросы, ГФСУ решила обратиться к нему, хотя лучше было это сделать до того, как издавать свои «фискальные» ИНК.

Выводы Минфина следующие:

1. Если приобретение работником товаров (работ, услуг) для нужд предприятия осуществляется в рамках его трудовых обязанностей, то независимо от того, выданы работнику денежные средства под отчет, или им израсходованы для этого собственные деньги, которые потом возмещены работодателем, такие отношения следует рассматривать с учетом требований законодательства о труде. То есть считать такие отношения гражданско-правовыми (покупкой-продажей товара) нет оснований.

2. Если работник приобрел за собственные деньги (наличные или с использованием личных платежных карточек) товары для нужд предприятия, после чего подал в установленные сроки авансовый отчет, а руководитель предприятия подтвердил целесообразность и обоснованность осуществленных работником расходов и утвердил авансовый отчет, то в бухгалтерском учете предприятия отражается обязательство перед подотчетным лицом, признанное предприятием, по кредиту субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

3. В случае соблюдения вышеприведенных требований о подтверждении работодателем целесообразности и обоснованности совершенных работником расходов в связи с выполнением порученной ему работы (трудовой функции) выплаченная работнику сумма компенсации за приобретенные им товары (работы, услуги) за счет собственных денег в пользу работодателя не является доходом для целей обложения НДФЛ и военным сбором.

Из вышеизложенного следует, что работодателю целесообразно определить круг работников, имеющих право приобретать за собственные деньги товары для нужд работодателя с обязательным возмещением понесенных расходов. Перечень таких работников (виды товаров (работ, услуг), которые могут быть ими приобретены для нужд работодателя) необходимо утвердить приказом руководителя предприятия или предусмотреть возможность закупки товаров (работ, услуг) за собственные деньги работников для нужд работодателя в должностных инструкциях (трудовых договорах). Например, в рамках трудовой функции можно поручить приобретать за собственные деньги: водителю — ГСМ для заправки служебного автомобиля, системному администратору — комплектующие для компьютерной и офисной техники, секретарю (кадровику) — канцелярские товары для офиса. При соблюдении этих условий (письменного оформления поручения или трудовой функции) можно будет считать, что приобретение работником товаров для нужд работодателя осуществляется в рамках его трудовых обязанностей. Это сделает невозможным обложение НДФЛ и военным сбором компенсации, выплаченной работодателем работнику за приобретенные им за свой счет товары для нужд работодателя. Если вышеуказанные мероприятия не будут проведены работодателем, то ГФСУ будет настаивать на налогообложении такой компенсации, о чем свидетельствует нижеприведенная ИНК, изданная ГФСУ уже после получения ею от Минфина комментируемого письма.