Об отражении в Отчете о ЕСВ перерасчета отпускных в связи с болезнью работника во время отпуска с предоставлением неиспользованных дней отпуска после окончания болезни

Как отмечалось в ответе на предыдущий вопрос, если начисление заработной платы осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной заработной платы включаются в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления (пп. 3 п. 3 р. IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. № 449, п. 9 р. IV Порядка формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 14.04.2015 г. № 435, далее — Порядок № 435).

По аналогии если в текущем месяце выявлена ошибка в излишнем начислении заработной платы (отпускных) за предыдущий период и она исправляется, то суммы излишне начисленной заработной платы (отпускных) исключаются из заработной платы (отпускных) текущего месяца. То есть в случае уменьшения заработной платы (отпускных) за предыдущий период в связи с выявлением ошибки корректировка осуществляется в фонде оплаты труда того месяца, в котором проведено такое уменьшение, и отражается в Отчете о ЕСВ за такой (текущий) месяц.

Согласно пункту 9 раздела IV Порядка № 435 в таблице 6 Отчета о ЕСВ внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (начисленного дохода) допускается, в частности, в случае отражения сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия в связи c беременностью и родами.

Из содержания вопроса следует, что за дни, в течение которых работник болел согласно листку нетрудоспособности (далее — ЛН), отпускные являются излишне начисленными. Поэтому в месяце, в котором работник предоставил ЛН, — ноябре необходимо провести перерасчет дохода, а именно исключить сумму излишне начисленных отпускных из дохода за октябрь (с внесением отрицательной суммы отпускных за октябрь в таблицу 6 Отчета о ЕСВ) и одновременно доначислить «больничные» за октябрь, а также сделать перерасчет отпускных за дни отпуска, приходящиеся на ноябрь.

При отражении корректировок в таблице 6 Отчета о ЕСВ следует помнить, что в соответствии с пунктом 9 раздела IV Порядка № 435 суммы выплат, начисленные за дни временной нетрудоспособности, отражаются в указанной таблице в отдельных строках с кодами категорий застрахованного лица в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на такой месяц.

Суммы, начисленные за дни отпуска, вносятся в графу 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) (усього з початку звітного місяця)» с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10. Суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующем месяце, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках за первой строкой с кодом типа начислений 10.

Учитывая содержание вопроса, если в октябре 2019 года работнику за 14 отработанных дней в период с 1 по 21 октября была начислена заработная плата в сумме 2672,73 грн. (4200 грн. : 22 р. д. х 14 отраб. д.), а с 22 октября по 20 ноября ему предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 30 к. д., за который выплачены отпускные в сумме 4361,40 грн. (145,38 грн. х 30 к. д.), в т. ч. за 10 к. д. отпуска с 22 по 31 октября — 1453,80 грн. (145,38 грн. х 10 к. д.) и за 20 к. д. отпуска с 1 по 20 ноября — 2907,60 грн. (145,38 грн. х 20 к. д.), то общий доход работника в октябре составил 4126,53 грн. (2672,73 + 1453,80), что меньше минимальной заработной платы (4126,53 грн. < 4173 грн.), поэтому за октябрь ЕСВ должен был быть уплачен за работника с минимальной заработной платы, то есть в сумме 918,06 грн. (4173 грн. х 22%), а в Отчете о ЕСВ за октябрь работник должен быть отражен в четырех строках:

• в первой строке — заработная плата за октябрь в сумме 2672,73 грн. и начисленный на нее ЕСВ в сумме 588,00 грн. (2672,73 грн. х 22%);
• во второй строке — отпускные, приходящиеся на октябрь (за дни отпуска с 22 по 31 октября), в сумме 1453,80 грн. (145,38 грн. х 10 к. д.) и начисленный на них ЕСВ в сумме 319,84 грн. (1453,80 грн. х 22%);
• в третьей строке — отпускные, приходящиеся на ноябрь (за дни отпуска с 1 по 20 ноября), в сумме 2907,60 грн. (145,38 грн. х 20 к. д.) и начисленный на них ЕСВ в сумме 639,67 грн. (2907,60 грн. х 22%);
• в четвертой строке — дополнительная база начисления ЕСВ в октябре в сумме 46,47 грн. (4173 грн. – 2672,73 грн. (зарплата) – 1453,80 грн. (отпускные за октябрь)) и начисленный на нее ЕСВ в сумме 10,22 грн. (46,47 грн. х 22%).

Если в последний день отпуска (20 ноября) работник предоставил предприятию ЛН, согласно которому он болел в период с 25 по 31 октября, и приказом руководителя отпуск работника продлен на 7 к. д. (с 21 по 27 ноября), то отпускные, начисленные за период с 25 по 31 октября в сумме 1017,66 грн. (145,38 грн. х 7 к. д.), подлежат сторнированию, а за дни болезни с 25 по 31 октября (7 к. д.) начисляются «больничные» в сумме 1092,84 грн. (156,12 грн. х 7 к. д. болезни).

В результате таких операций (перерасчета) база начисления ЕСВ в октябре составляет:

2672,73 грн. (зарплата) + 436,14 грн. (отпускные за дни отпуска с 22 по 24 октября: 145,38 грн. х 3 к. д.) + 1092,84 грн. («больничные») = 4201,71 грн.

Как видим, после пересчета база начисления ЕСВ в октябре увеличилась до 4201,71 грн., что превышает минимальную заработную плату (4201,71 грн. > 4173 грн.), поэтому ЕСВ за октябрь должен быть уплачен в сумме 924,38 грн. (4201,71 грн. х 22%). То есть доплата ЕСВ за октябрь составляет 6,32 грн. (924,38 – 918,06).

Кроме того, поскольку отпуск работника из-за его болезни фактически был разделен на две части: первая — с 22 по 24 октября с начислением отпускных за эти дни отпуска в сумме 436,14 грн. (145,38 грн. х 3 к. д.), вторая — с 1 по 27 ноября, то необходимо по новому исчислить сумму отпускных за вторую часть отпуска (из-за того, что месяц начала второй части отпуска не совпадает с месяцем начала первой части отпуска — отличаются расчетные периоды). Предположим, что в результате такого перерасчета сумма отпускных за вторую часть отпуска, предоставленного с 1 по 27 ноября, составляет 3946,05 грн. (146,15 грн. х 27 к. д.), что больше, чем первоначальная сумма отпускных, начисленная за дни отпуска с 1 по 20 ноября в размере 2907,60 грн. (145,38 грн. х 20 к. д.), которая была отражена в Отчете о ЕСВ за октябрь. Разность между конечной и первичной суммой отпускных, приходящихся на ноябрь, составляет 1038,45 грн. (3946,05 – 2907,60).

Если работник после окончания отпуска в период с 28 по 30 ноября отработает 2 рабочих дня и ему будет начислена заработная плата в сумме 400 грн. (4200 грн. : 21 р. д. х 2 отраб. д.), то общий доход работника (база начисления ЕСВ) за ноябрь составит 4346,05 грн. (400 грн. (зарплата) + 3946,05 грн. (отпускные)), что больше минимальной заработной платы (4346,05 грн. > 4173 грн.).

Учитывая вышеизложенное и содержание вопроса, если в текущем месяце (ноябре) необходимо сторнировать сумму отпускных за предыдущий месяц (октябрь) в связи с начислением «больничных» за предыдущий месяц (октябрь) и доначислить сумму отпускных за текущий месяц (ноябрь), то в таблице 6 Отчета о ЕСВ за этот месяц (ноябрь) необходимо в отдельных строках отразить:

— сторнированную сумму отпускных за предыдущий месяц (со знаком «минус»);

— сумму начисленных «больничных» за предыдущий месяц;

— сумму доначисленных отпускных за текущий месяц.

Следовательно, в таблице 6 Отчета о ЕСВ за ноябрь по работнику заполняется пять строк:

• в первой строке отражается начисленная заработная плата за ноябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — прочерк; в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 11.2019; в реквизитах 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизите 15 — 30; в реквизитах 17 и 18 — 400,00; в реквизите 21 — 88,00 (сумма ЕСВ: 400 грн. х 22%);
• во второй строке отражается сторнированная сумма отпускных, приходящаяся на дни отпуска с 25 по 31 октября, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 10; в реквизите 11 — 10.2019 (месяц и год, за который сторнируются отпускные); в реквизитах 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизитах 17 и 18 — «–1017,66» (сторнированная сумма отпускных со знаком «минус» за 7 к. д. неиспользованного отпуска с 25 по 31 октября: 145,38 грн. х 7 к. д.); в реквизите 21 — «–223,89» (сумма сторнированного ЕСВ со знаком «минус», начисленного на сторнированную сумму отпускных: 223,89 грн. х 22%);
• в третьей строке отражаются «больничные», начисленные за дни болезни с 25 по 31 октября, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 29; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — прочерк; в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2019; в реквизите 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 7 (25–31 октября); в реквизитах 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизитах 17 и 18 — 1092,84 («больничные» за 25–31 октября: 156,12 грн. х 7 к. д. болезни); в реквизите 21 — 240,42 (сумма ЕСВ: 1092,84 грн. х 22%);
• в четвертой строке отражается сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, отпускные) за октябрь, которая аннулируется, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 3; в реквизите 11 — 10.2019; в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк; в реквизите 19 — 46,47 (4173 – 2672,73 – 1453,80); в реквизите 21 — 10,22 (сумма аннулируемого ЕСВ: 46,47 грн. х 22%);
• в пятой строке указывается сумма отпускных, доначисленная за ноябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 10; в реквизите 11 — 11.2019; в реквизитах 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизитах 17 и 18 — 1038,45 (доначисленные отпускные за ноябрь: 3946,05 – 2907,60); в реквизите 21 — 228,46 (сумма ЕСВ: 1038,45 грн. х 22%).

В таблице 1 Отчета о ЕСВ за ноябрь сумма начисленной работнику заработной платы за ноябрь (400 грн.) и сумма доначисленных отпускных за ноябрь (1038,45 грн.) за вычетом сторнированной суммы отпускных за октябрь (1017,66 грн.), то есть сумма 420,79 грн. (400 + 1038,45 – 1017,66), отражается в строке 1.1 с переносом в строку 1 и в строке 2.1 с переносом в строку 2, а сумма ЕСВ, начисленного на такие заработную плату и отпускные, в размере 92,57 грн. (420,79 грн. х 22%) — в строке 3.1 с переносом в строку 3.

Начисленные работнику «больничные» за первые 5 дней временной нетрудоспособности (25–29 октября), выплачиваемые за счет денежных средств работодателя, в сумме 780,60 грн. (156,12 грн. х 5 к. д. болезни) отражаются в строке 1.3 с переносом в строку 1. Начисленные работнику «больничные», начиная с 6-го дня временной нетрудоспособности (30–31 октября), выплачиваемые за счет средств ФССУ, в сумме 312,24 грн. (156,12 грн. х 2 к. д. болезни) отражаются в строке 1.4 с переносом в строку 1. Общая сумма «больничных» за весь период болезни (25–31 октября) — 1092,84 грн. (156,12 грн. х 7 к. д. болезни) отражается в строке 2.1 с переносом в строку 2, а сумма начисленного на эти «больничные» ЕСВ — 240,42 грн. (1092,84 грн. х 22%) — в строке 3.1 с переносом в строку 3.

Разность между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, отпускные) за октябрь в сумме 46,47 грн. (4173 – 2672,73 – 1453,80), которая аннулируется, отражается в строке 5.4 «Сума виплат, на яку зайво нараховано єдиний внесок», а в строке «Зміст помилки» указываются месяц, в котором допущена ошибка, вид дохода и сумма, на которую излишне начислен ЕСВ (то есть текст «зменшення ЄСВ через помилково визначену додаткову базу нарахування ЄСВ за жовтень 2019 року в сумі 46,47грн.»). ЕСВ, начисленный на эту разность (дополнительную базу начисления ЕСВ), в сумме 10,22 грн. (46,47 грн. х 22%) указывается в строке 5.1.1 с переносом в строки 5.1 и 5.