Отражение в Отчете о ЕСВ работника, с дохода которого при увольнении отчисляются излишне выплаченные отпускные, в результате чего месячный доход становится меньше минимальной заработной платы

Согласно статье 22 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР и пункту 2 части второй статьи 127 Кодекса законов о труде Украины при увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже получил отпуск полной продолжительности, для покрытия его задолженности по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа осуществляется отчисление из заработной платы за дни отпуска, предоставленные работнику в счет неотработанной части рабочего года.

Следовательно, если на момент увольнения работник имеет 8 использованных, но не отработанных календарных дней ежегодного отпуска, то отпускные за эти дни отпуска должны быть отчислены из заработной платы работника при окончательном расчете в месяце увольнения. При расчете отчисляемой суммы отпускных среднедневная заработная плата остается той же, по которой излишне выплаченные отпускные начислялись в месяце предоставления отпуска.¹

Учитывая содержание вопроса, если отпуск работнику предоставлялся продолжительностью 24 календарных дня в период с 18 марта по 10 апреля, то неотработанными на момент увольнения 8 календарными днями (далее — к. д.) отпуска являются последние 8 к. д. использованного отпуска, то есть дни отпуска, предоставленные в период с 3 по 10 апреля.

При отчислении из заработной платы работника при увольнении отпускных, выплаченных ранее за неотработанные дни отпуска, в бухгалтерском учете сторнируются суммы ранее выплаченных отпускных, что приводит к уменьшению месячного дохода работника в месяцах, на которые приходятся использованные, но не отработанные дни отпуска. После отчисления (сторнирования) отпускных необходимо определить окончательную сумму месячного дохода в таких месяцах и сравнить ее с размером минимальной заработной платы (далее — МЗП) в этих месяцах. Если окончательная сумма месячного дохода работника по основному месту работы будет меньше МЗП, то ЕСВ за такой месяц должен быть уплачен с МЗП (ч. 5 ст. 8 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI, п. 9 р. III Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. № 449).

Что касается отражения сторнированных отпускных в Отчете о ЕСВ, то согласно пункту 9 раздела IV Порядка формирования и представления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 14.04.2015 г. № 435 (далее — Порядок № 435), в таблице 6 этого Отчета внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается, в частности, в случае отражения сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам.

Из содержания вопроса следует, что работодателем в таблице 6 Отчета о ЕСВ за март 2020 года с кодом типа начислений 10 были отражены отпускные, начисленные работнику за все 24 к. д. ежегодного отпуска в сумме 5280 грн. (220 грн. х 24 к. д.), в т. ч. за 14 к. д. отпуска, приходящихся на март — с 18 по 31 марта, в сумме 3080 грн. (220 грн. х 14 к. д.) и за 10 к. д. отпуска, приходящихся на апрель — с 1 по 10 апреля, в сумме 2200 грн. (220 грн. х 10 к. д.).

Из-за увольнения работник не отработал 8 к. д. ежегодного отпуска, предоставленных ему с 3 по 10 апреля, за которые он получил отпускные в сумме 1760 грн. (220 грн. х 8 к. д.), поэтому при проведении окончательного расчета с работником в день увольнения эти отпускные отчисляются (сторнируются в бухгалтерском учете).

В вопросе указано, что после сторнирования отпускных месячный доход работника за апрель составляет 3122,54 грн., в т. ч. зарплата (оплата простоя) в сумме 2682,54 грн. (6500 грн. : 21 р. д. х 13 р. д. х 2/3) и отпускные за 2 к. д. отпуска в сумме 440 грн. (220 грн. х 2 к. д.), что меньше МЗП в апреле. Следовательно, поскольку окончательная сумма месячного дохода работника в апреле меньше МЗП (3122,54 грн. < 4723 грн.), то за этот месяц ЕСВ за работника необходимо уплатить с МЗП — в сумме 1039,06 грн. (4723 грн. х 22%).

В апреле у работника имеется дополнительная база начисления ЕСВ (разность между МЗП и фактически начисленной зарплатой), которая составляет 1600,46 грн. (4723 – 3122,54), поэтому фактически в этом месяце ЕСВ должен быть уплачен с заработной платы (оплаты простоя и отпускных за 2 к. д. отпуска) в сумме 686,96 грн. (3122,54 грн. х 22%) и с дополнительной базы начисления ЕСВ (разности между МЗП и фактически начисленной зарплатой) в сумме 352,10 грн. (1600,46 грн. х 22%).

В соответствии с пунктом 9 раздела IV Порядка № 435 в таблице 6 Отчета о ЕСВ суммы, начисленные за дни ежегодных отпусков, отражаются с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10. Сумма разности между размером МЗП и размером фактически начисленной заработной платы (дохода) за предыдущие периоды в связи с осуществлением перерасчета при увольнении работника за предыдущие периоды, связанного с уточнением дней использованного наперед отпуска (в связи со сторнированием), отражается с кодом типа начислений 14.

Учитывая вышеизложенное, в таблице 6 Отчета о ЕСВ за сентябрь излишне начисленные (выплаченные) работнику отпускные, которые отчисляются (сторнируются), необходимо отразить со знаком «минус» с кодом типа начислений 10, а дополнительную базу начисления ЕСВ (разность между МЗП и месячным доходом работника) в апреле — с кодом типа начислений 14.

В сентябре сумма месячного дохода работника меньше МЗП в этом месяце, но это не является основанием для уплаты ЕСВ с МЗП, поскольку из-за увольнения 11 сентября работник в сентябре состоял в трудовых отношениях неполный месяц и отработал не все рабочие дни этого месяца.

Учитывая вышеизложенное, в таблице 6 Отчета о ЕСВ за сентябрь 2020 года работник отражается в трех строках:

• в первой строке указывается сумма заработной платы, начисленной работнику за отработанное время в сентябре, при этом отражаются, в частности:

— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

— в реквизитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк;

— в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 09.2020;

— в реквизите 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах протягом звітного місяця» — 11 (с 1 по 11 сентября);

— в реквизитах 17 и 18 — 2659,09 (сумма заработной платы за сентябрь);

— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску …» — 585,00 (2659,09 грн. х 22%);

— в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

— в реквизите 24 — 0.

• во второй строке указываются отпускные, которые отчисляются (сторнируются) за неотработанные 8 к. д. отпуска, предоставленных с 3 по 10 апреля:

— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

— в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 10 (при отражении сторнированных сумм отпускных код типа начислений не изменяется);

— в реквизите 11 — 04.2020 (месяц и год, за которые начислены (выплачены) отпускные, которые отчисляются);

— в реквизитах 13, 14, 15, 16, 19 — прочерк;

— в реквизитах 17 и 18 — –1760,00 (220 грн. х 8 к. д.; отпускные со знаком «минус», которые отчисляются (сторнируются));

— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску …» — –387,20 (1760 грн. х 22%; сумма ЕСВ, которая уменьшается (сторнируется), со знаком «минус»);

— в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

— в реквизите 24 — 0.

• в третьей строке указывается дополнительная база начисления ЕСВ в апреле, при этом отражаются, в частности:

— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

— в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 14;

— в реквизите 11 — 04.2020 (месяц, в котором при сторнировании отпускных появляется дополнительная база начисления ЕСВ);

— в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

— в реквизите 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 1600,46 (4723 – 3122,54);

— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску …» — 352,10 (1600,46 грн. х 22%);

— в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

— в реквизите 24 — 0.

В таблице 1 Отчета о ЕСВ за сентябрь сумма начисленной работнику заработной платы за сентябрь — 2659,09 грн. увеличивает, а сумма сторнированных отпускных — 1760 грн. уменьшает сумму заработной платы в строке 1.1 с переносом в строку 1 и в строке 2.1 с переносом в строку 2. Сумма начисленного на заработную плату ЕСВ — 585 грн. (2659,09 грн. х 22%) увеличивает, а сумма сторнированного ЕСВ, начисленного на сторнированные отпускные, — 387,20 грн. (1760 грн. х 22%) уменьшает сумму ЕСВ в строке 3.1 с переносом в строку 3.

Сумма разности между размером МЗП и фактически начисленным доходом за апрель — 1600,46 грн. отражается в строке 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» с переносом в строку 2, а сумма ЕСВ, начисленного на эту разность в апреле — 352,10 грн. отражается в строке 3.5 с переносом в строку 3.

Кроме того, поскольку работник в сентябре увольняется (с ним прекращается трудовой договор), то он отражается в таблице 5 Отчета о ЕСВ за сентябрь с указанием в графе «дата закінчення» реквизита 11 — 11 (дата увольнения — 11.09.2020).