Отражение в Отчете о ЕСВ сторнирования отпускных в связи с отзывом работника из отпуска
Работнику, который занимает 0,5 должности и оклад которого составляет 4200 грн., в сентябре 2019 года выплатили зарплату за отработанные дни с 1 по 6 сентября в сумме 1000 грн. (4200 грн. : 21 р. д. х 5 отраб. д.), а также отпускные за 24 к. д. отпуска, предоставленного с 7 по 30 сентября, в сумме 3140,40 грн. (130,85 грн. х 24 к. д.). ЕСВ за сентябрь уплатили с минимальной заработной платы в сумме 918,06 грн. (4173 грн. х 22%), поскольку начисленный работнику доход за этот месяц составил 4140,40 грн. (1000 + 3140,40), что меньше минимальной заработной платы (4173 грн.). Этот доход, дополнительная база начисления ЕСВ в сумме 32,60 грн. (4173 – 4140,40) и ЕСВ были отражены в Отчете о ЕСВ за сентябрь. Однако это было ошибкой, поскольку работник был отозван из отпуска 23 сентября и работал в период с 23 по 30 сентября. В ноябре 2019 года ошибку выявили и исправляют: предприятие сторнирует отпускные за сентябрь, начисленные за 8 дней отпуска (с 23 по 30 сентября) в сумме 1046,80 грн. (130,85 грн. х 8 к. д.), и доначисляет зарплату за 6 отработанных дней с 23 по 30 сентября в сумме 1200 грн. (4200 грн. : 21 р. д. х 6 отраб. д.). Как исправление ошибки отразить в Отчете о ЕСВ за ноябрь, если в этом месяце работнику предоставлено 8 дней отпуска с 11 до 18 ноября и начислены отпускные в сумме 1110 грн. (138,75 грн. х 8 к. д.), а за 15 отработанных дней начислена зарплата в сумме 3000 грн. (4200 грн. : 21 р. д. х 15 отраб. д.)?
Согласно части 5 статьи 8 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI и пункту 9 раздела III Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. № 449 (далее — Инструкция № 449), если база начисления единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) по основному месту работы не превышает размера минимальной заработной платы, установленной законом на месяц, за который получен доход, сумма ЕСВ рассчитывается как произведение размера минимальной заработной платы, установленной законом на месяц, за который получен доход (прибыль), и установленной ставки ЕСВ при условии пребывания в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработки всех рабочих дней отчетного месяца, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством.
Если начисление заработной платы осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной заработной платы включаются в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления (пп. 3 п. 3 р. IV Инструкции № 449, п. 9 р. IV Порядка формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 14.04.2015 г. № 435, далее — Порядок № 435).
Если в текущем месяце выявлена ошибка в излишнем начислении заработной платы (отпускных) за предыдущий период и она исправляется, то сумма излишне начисленной заработной платы (отпускных) исключается из заработной платы (отпускных) текущего месяца. То есть в случае уменьшения заработной платы (отпускных) за предыдущий период в связи с выявлением ошибки корректировка осуществляется в месяце, в котором проведено такое уменьшение, и отражается в Отчете о ЕСВ за такой (текущий) месяц.
Согласно пункту 9 раздела IV Порядка № 435 суммы, начисленные за дни отпусков, вносятся в графу 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) (усього з початку звітного місяця)» с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10. Суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующем месяце, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках за первой строкой с кодом типа начислений 10.
В таблице 6 Отчета о ЕСВ внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (начисленного дохода) допускается, в частности, в случае отражения сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия в связи с беременностью и родами.
Для отражения суммы разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленной заработной платой (доходом) за отчетный месяц применяется код типа начислений 13, который отражается в реквизите 10 таблицы 6 Отчета о ЕСВ.
Учитывая содержание вопроса, после выявления ошибки, допущенной в сентябре, и проведения перерасчета (сторнирования отпускных и доначисления заработной платы) начисленный доход за сентябрь 2019 года включает:
— заработную плату за 11 отработанных дней с 1 по 6 сентября и с 23 по 30 сентября в сумме 2200 грн. (4200 грн. : 21 р. д. х 11 отраб. д.);
— отпускные за 16 к. д. отпуска с 7 по 22 сентября в сумме 2093,60 грн. (130,85 грн. х 16 к. д. отпуска).
Таким образом, после проведения перерасчета начисленный доход за сентябрь 2019 года составляет 4293,60 грн. (2200 + 2093,60), что больше минимальной заработной платы в этом месяце (4293,60 грн. > 4173 грн.), поэтому у работника в сентябре 2019 года уже нет суммы разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (далее — разность). До проведения перерасчета такая разность была и составляла 32,60 грн. (4173 – 4140,40), а начисленный на нее ЕСВ составил 7,17 грн. (32,60 грн. х 22%).
Если разность, которая является дополнительной базой начисления ЕСВ, была ошибочно (излишне) определена страхователем по работнику за предыдущий месяц (сентябрь), ошибка выявлена в текущем месяце (ноябре) и в этом же месяце исправляется, то Порядком № 435 не предусмотрено отражение в реквизите 19 таблицы 6 Отчета о ЕСВ за текущий месяц (ноябрь) с отрицательным значением ошибочно определенной разности (дополнительной базы начисления ЕСВ) за предыдущий месяц (сентябрь). Также код типа начисления 13 в таких случаях не применяется (он применяется только за текущий месяц и при начислении (сторнировании) «больничных» и «декретных» за предыдущий месяц — п. 9 р. IV Порядка № 435).
Вместе с тем, в случаях доначисления или уменьшения суммы ЕСВ по доходам (разности), начисленным в предыдущих отчетных периодах застрахованному лицу, применяют коды типа начислений соответственно 2 и 3 (п. 9 р. IV Порядка № 435).
Что касается дохода работника только за ноябрь, то за отработанные дни в этом месяце ему начислена заработная плата в сумме 3000 грн. (4200 грн. : 21 р. д. х 15 отраб. д.) и за 8 дней отпуска, предоставленных с 11 по 18 ноября, отпускные в сумме 1110 грн. (138,75 грн. х 8 к. д.), то есть общий месячный доход (база начисления ЕСВ) в ноябре составляет 4110 грн. (3000 + 1110), что меньше минимальной заработной платы в этом месяце (4110 грн. < 4173 грн.), поэтому у работника в ноябре имеется дополнительная база начисления ЕСВ (разность) в сумме 63 грн. (4173 – 4110), на которую начисляется ЕСВ в сумме 13,86 грн. (63 грн. х 22%).
В месяце исправления ошибки — ноябре 2019 года исчисляется общая сумма заработной платы, начисленной работнику за ноябрь, включающей сумму заработной платы, начисленной работнику за отработанное время в ноябре (3000 грн.), и сумму доначисленной заработной платы за сентябрь (1200 грн.). Такая общая сумма, составляющая 4200 грн. (3000 + 1200), является окончательной (фактической) начисленной заработной платой работника за ноябрь, поэтому с нее необходимо уплатить ЕСВ в сумме 924 грн. (4200 грн. х 22%).
Также в месяце исправления ошибки — ноябре 2019 года исчисляется общая сумма отпускных путем вычитания из суммы отпускных, начисленных работнику за дни отпуска в ноябре (1110 грн.), суммы ошибочно (излишне) начисленных отпускных за сентябрь (1046,80 грн.). Исчисленная сумма, составляющая 63,20 грн. (1110 – 1046,80), является окончательной (фактической) суммой начисленных отпускных за ноябрь, а начисленный на нее ЕСВ составляет 13,90 грн. (63,20 грн. х 22%).
Если ошибка, допущенная в сентябре, выявлена и исправляется в ноябре 2019 года, то такое исправление отражается в Отчете о ЕСВ за ноябрь 2019 года.
В таблице 6 Отчета о ЕСВ за ноябрь работник отражается в шести строках, в которых отражаются:
• в первой строке — начисленная заработная плата за ноябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1; в реквизитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 11.2019; в реквизите 15 — 30; в реквизитах 17 и 18 — 3000,00; в реквизите 21 — 660,00 (сумма ЕСВ: 3000 грн. х 22%);
• во второй строке — начисленные отпускные за ноябрь, в частности: в реквизите 9 — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 10; в реквизите 11 — 11.2019; в реквизитах 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизитах 17 и 18 — 1110,00; в реквизите 21 — 244,20 (сумма ЕСВ: 1110 грн. х 22%);
• в третьей строке — сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата и отпускные) за ноябрь, в частности: в реквизите 9 — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 13; в реквизите 11 — 11.2019; в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк; в реквизите 19 — 63,00 (4173 – 4110); в реквизите 21 — 13,86 (сумма ЕСВ: 63 грн. х 22%);
• в четвертой строке — сторнированные отпускные за сентябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 10; в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 09.2019; в реквизитах 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизитах 17 и 18 — «–1046,80» (со знаком «минус» сумма сторнированных отпускных за сентябрь); в реквизите 21 — «–230,30» (со знаком «минус» сумма сторнированного ЕСВ: 1046,80 грн. х 22%);
• в пятой строке — сумма доначисленной заработной платы за сентябрь, в частности: в реквизите 9 — 1; в реквизитах 10, 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизите 11 — 09.2019; в реквизитах 17 и 18 — 1200,00; в реквизите 21 — 264,00 (сумма ЕСВ: 1200 грн. х 22%).
• в шестой строке — сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата и отпускные) за сентябрь, которая аннулируется, в частности: в реквизите 9 — 1; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 3; в реквизите 11 — 09.2019; в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк; в реквизите 19 — 32,60 (4173 – 4140,40); в реквизите 21 — 7,17 (сумма аннулируемого ЕСВ: 32,60 грн. х 22%).
В таблице 1 Отчета о ЕСВ за ноябрь сумма начисленной работнику заработной платы за ноябрь с учетом доначисленной заработной платы за сентябрь, то есть сумма 4200 грн. (3000 + 1200), отражается в строке 1.1 с переносом в строку 1 и в строке 2.1 с переносом в строку 2, а ЕСВ, начисленный на эту заработную плату, в сумме 924 грн. (4200 грн. х 22%) — в строке 3.1 с переносом в строку 3.
Сумма начисленных работнику отпускных за ноябрь за вычетом излишне выплаченных отпускных за сентябрь, то есть сумма 63,20 грн. (1110 – 1046,80), отражается в строке 1.1 с переносом в строку 1 и в строке 2.1 с переносом в строку 2, а ЕСВ, начисленный на эти отпускные, в сумме 13,90 грн. (63,20 грн. х 22%) — в строке 3.1 с переносом в строку 3.
Разность между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, отпускные) за ноябрь в сумме 63 грн. (4173 – 4110) отражается в строке 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» с переносом в строку 2, а ЕСВ, начисленный на эту разность, в сумме 13,86 грн. (63 грн. х 22%) — в строке 3.5 с переносом в строку 3.
Разность между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, отпускные) за сентябрь в сумме 32,60 грн. (4173 – 4140,40), которая аннулируется, отражается в строке 5.4 «Сума виплат, на яку зайво нараховано єдиний внесок», а в строке «Зміст помилки» указываются месяц, в котором допущена ошибка, вид дохода и сумма, на которую излишне начислен ЕСВ (то есть текст «зменшення ЄСВ через помилково визначену додаткову базу нарахування ЄСВ за вересень 2019 року в сумі 32,60грн.»). ЕСВ, начисленный в сентябре по работнику на эту разность (дополнительную базу начисления ЕСВ) в сумме 7,17 грн. (32,60 грн. х 22%) отражается в строке 5.1.1 с переносом в строки 5.1 и 5.