Разъяснение Главного управления Гоструда в Одесской области «О составлении графика отпусков» от 03.02.2022

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСТРУДА В ОДЕССКОЙ ОБЛАСТИ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 03.02.2022

О составлении графика отпусков

К специалистам Главного управления неоднократно обращаются работники предприятий <…> с просьбой разъяснить очередность предоставления отпусков. Сегодня мы даем ответ на этот вопрос.

В соответствии со ст. 10 Закона Украины от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее — Закон об отпусках), ст. 79 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) очередность предоставления отпусков работников определяется графиками, которые утверждаются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство тpудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников. При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.

Поскольку законодательно не установлена форма графика отпусков, он составляется в произвольной форме.

Учитывая, что Закон об отпусках распространяется на всех граждан Украины, которые состоят в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работают по трудовому договору у физического лица (далее — работодатель), норма закона о составлении графика отпусков должна быть соблюдена и в случае, когда на предприятии работает даже несколько работников.

График отпусков — это локальный нормативный акт работодателя, относящийся к организационно-распорядительной документации. Именно поэтому с момента утверждения этого документа как работник, так и работодатель должны придерживаться его выполнения.

График отпусков определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году с учетом интересов производственного и хозяйственного процессов, а также личных интересов работников и возможности для их отдыха. Он содержит сведения о распределении времени отпусков между работниками всех структурных подразделений.

График отпусков разрабатывается ежегодно на следующий календарный год. Это не только обязательный организационный документ, но и удобный инструмент планирования.

Действующее законодательство не содержит типовую форму для утверждения графика отпусков. Поэтому работодатель может разработать его самостоятельно, руководствуясь общими правилами делопроизводства.

В графике отпусков можно указать следующие сведения об отпуске:

— вид;

— месяц начала;

— месяц окончания;

— количество календарных дней.

При оформлении графика отпусков следует учитывать нормы ГСТУ 4163:2020, распространяющегося на организационно-распорядительную документацию независимо от носителя информации.

Готовый график отпусков должностное лицо, его готовившее, представляет работодателю.

Работодатель согласовывает график отпусков с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

Дальше возникает вопрос: как правильно утверждать график отпусков — руководитель может утвердить его лично своей подписью и печатью, без приказа, или путем издания отдельного приказа?

Нормативные акты не определяют способ утверждения графика отпусков.

Оба способа приемлемы, работодатель должен самостоятельно принять решение, как это делать.

Вариант 1. График отпусков утверждается в качестве отдельного документа путем наложения утвердительной визы руководителя. Следует учесть, что это документ управленческой документации, поэтому у него должен быть номер, дата и все необходимые реквизиты. Соответственно изменения будут вноситься по такой же форме и в том же порядке, как утверждался график (у изменений тоже должна быть дата и номер). Такой вариант выбирают в случае, если до выполнения этого графика нет дополнительных указаний.

Если же важно ознакомить с графиком отпусков, раздать руководителям структурных подразделений выписки из графика отпусков или другие указания, то выбирается

Вариант 2. Утверждение графика отпусков приказом. Указанный приказ должен быть приказом по административно-хозяйственной деятельности. Соответственно, все изменения в график отпусков вносятся также приказами.

Отсутствие графика отпусков, как указано в письме Министерства социальной политики Украины от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15 «О графике отпусков»¹, может квалифицироваться как «нарушение прочих требований трудового законодательства».

Следует отметить, что в ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях установлена ответственность также за «прочие нарушения требований законодательства о труде», под которые подпадает отсутствие графика отпусков; должностным лицам работодателя грозит административный штраф в общем случае от 510 до 1700 грн.

А работодателю грозит штраф в размере минимальной заработной платы за каждое такое нарушение (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

__________________________________________________________________________

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ: К вышеизложенному добавим, что согласно пункту 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213, которое продолжает действовать в Украине (по вопросам, не урегулированным законодательством Украины, в части, не противоречащей законодательству Украины) согласно постановлению Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 № 1545-ХІІ, график отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года.

Следовательно, график отпусков на 2023 год должен быть составлен не позднее 5 января 2023 года.