Штатний розпис: зміст, складання, внесення змін

Засновники підприємства до його створення визначають організаційно-правову форму підприємства, а після його створення — організаційну структуру, яка в процесі господарської діяльності може змінюватися.

Відповідно до статті 64 Господарського кодексу України (далі — ГКУ) підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, бюро, служб тощо). Функції, права та обов’язки структурних підрозділів підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими установчими документами. Підприємство має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які не мають статусу юридичної особи і діють на підставі положення про них, затвердженого підприємством.

Визначення терміну «штатний розпис» чинні нормативні документи не дають. Однак з низки листів¹ Міністерства соціальної політики України (далі — Мінсоцполітики) випливає, що штатний розпис — це письмовий документ, який встановлює для даного підприємства, установи, організації (далі — підприємство) організаційну структуру, штатний склад (найменування посад, чисельність персоналу) і посадові оклади (тарифні ставки). Штатний розпис містить найменування усіх посад і оклади по кожній посаді. Тобто, штатний розпис є локальним нормативним документом, що містить перелік структурних підрозділів підприємства, кожне з яких включає перелік посад із зазначенням посадових окладів. Іноді штатний розпис включає систему робочих місць із зазначенням кількості працівників на кожному робочому місці, вимоги до кваліфікації працівників та умови праці (нормальні, шкідливі, важкі тощо).

Згідно зі статтею 65 ГКУ власник здійснює свої права щодо управління підприємством безпосередньо або через уповноважені ним органи відповідно до статуту підприємства чи інших установчих документів. Для керівництва господарською діяльністю підприємства власник (власники) безпосередньо або через уповноважені органи чи наглядова рада такого підприємства (у разі її утворення) призначає (обирає) виконавчий орган (одноосібний чи колегіальний), який є підзвітним власнику, його уповноваженому органу чи наглядовій раді. Керівник підприємства (одноосібний виконавчий орган) без доручення діє від імені підприємства, представляє його інтереси, формує адміністрацію підприємства і вирішує питання діяльності підприємства в межах та порядку, визначених установчими документами.

Крім адміністрації (адміністративного відділу), структурними підрозділами підприємства можуть бути бухгалтерія, відділ праці та заробітної плати, відділ кадрів, відділ постачання, відділ збуту (відділ маркетингу, відділ реклами), плановий відділ, інженерний відділ, транспортний відділ, виробничий відділ тощо. Виробничі структурні підрозділи можуть мати назву «цех», «дільниця», «бригада» тощо. Всі ці структурні підрозділи за їх наявності вказуються у штатному розписі підприємства, яке розробляється відповідно до установчих документів (статуту).

Порядок складання штатного розпису

Складання штатного розпису в бюджетній сфері

Виходячи з норм постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» від 28.02.2002 № 228 (далі — Постанова № 228), бюджетні установи повинні затверджувати штатний розпис на кожний календарний (бюджетний) рік, оскільки фінансування таких установ здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, який на кожний рік затверджується законом про державний бюджет.

Згідно з пунктом 28 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого Постановою № 228 (далі — Порядок № 228), розпорядники бюджетних коштів приводять свої розрахункові обсяги у відповідність з бюджетними асигнуваннями та іншими показниками, що доведені лімітними довідками. Для цього чисельність працівників бюджетної установи, що пропонується до затвердження за штатним розписом, та інші витрати повинні бути приведені у відповідність з обсягами бюджетних асигнувань таким чином, щоб забезпечити виконання покладених на установу функцій.

Пунктом 32 Порядку № 228 визначено, що штатні розписи бюджетних організацій затверджуються керівником установи вищого рівня, а штатні розписи бюджетних установ і державних органів, зазначених у пункті 33 цього Порядку, затверджуються керівниками цих установ і органів за погодженням з головним розпорядником бюджетних коштів, якщо законодавством не встановлено інший порядок затвердження.

Штатні розписи бюджетних установ, які не мають установи вищого рівня (центральні районні, центральні міські лікарні тощо), затверджуються райдержадміністраціями або виконавчими органами відповідних місцевих рад (п. 35 Порядку № 228).

Згідно з пунктом 28 Порядку № 228 форма штатного розпису (типового штатного розпису) бюджетної установи затверджується Міністерством фінансів України (далі — Мінфін). У разі потреби міністерства та інші центральні органи виконавчої влади за погодженням з Мінфіном можуть установлювати форму штатного розпису для відповідної галузі. Штатний розпис бюджетних установ затверджується у порядку, визначеному відповідним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, якщо інше не передбачено законом.

Наказом Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 № 57 (в редакції наказу від 26.11.2012 № 1220) затверджено типову форму штатного розпису бюджетної установи, а також форму штатного розпису для органів державного управління та місцевого самоврядування. Зазначені форми штатного розпису передбачають обов’язкове відображення в них у відповідних графах:

— назви структурних підрозділів і посад в цих підрозділах;

— класифікаційного коду посади (для державних органів, які провели класифікацію посад державної служби);

— кількості штатних посад (за кожною посадою);

— розміру посадового окладу (по кожній із штатних посад);

— розмірів і назв конкретних надбавок і доплат (по кожній із штатних посад, за умови, що вони повинні щомісяця виплачуватися працівникам);

— фонду заробітної плати на місяць (по кожній із штатних посад);

— фонду заробітної плати на рік (по кожній із штатних посад).

Перераховані вище відомості засвідчуються підписами керівника бюджетної установи та керівника бухгалтерської служби/начальника планово-фінансового підрозділу), а також печаткою бюджетної установи.

Штатні розписи бюджетних установ затверджуються керівником установи, уповноваженої затверджувати такі документи, підпис якого скріплюється гербовою печаткою, із зазначенням дати.

Відображення перерахованих вище відомостей у штатному розписі бюджетних установ є обов’язковим, а міністерства, інші центральні органи виконавчої влади при затвердженні форми цього документа в своїй сфері можуть розширювати перелік відомостей, що підлягають відображенню у штатному розписі, та визначати порядок його складання.

Як правило, міністерства (інші центральні органи виконавчої влади) своїм наказом визначають порядок затвердження штатних розписів та змін до штатних розписів закладів, установ, організацій, які фінансуються з державного бюджету і належать до сфери управління цього міністерства. Також наказом визначають, що штатні розписи затверджуються щорічно після прийняття Закону України «Про Державний бюджет України». У разі зміни розміру мінімальної заробітної плати або прожиткового мінімуму для працездатних осіб, що визначає мінімальний розмір посадового окладу, затверджуються нові штатні розписи.

Зокрема, приміткою 1 додатка 1 «Єдина тарифна сітка розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» (далі — ЄТС) до постанови Кабінету Міністрів України від 30.08.2002 № 1298, встановлено, що посадові оклади (тарифні ставки, ставки заробітної плати) з 1 січня 2017 року розраховуються виходячи з розміру посадового окладу (тарифної ставки) працівника 1 тарифного розряду, встановленого у розмірі прожиткового мінімуму для працездатних осіб на 1 січня календарного року (далі — ПМПО). Водночас в цій же примітці зазначено, що посадові оклади (тарифні ставки) з 1 січня 2024 року розраховуються виходячи з розміру посадового окладу (тарифної ставки) працівника 1 тарифного розряду —3195 гривень.

Звертаємо увагу, що самостійно вносити зміни до штатного розпису (вводити нові штатні посади, збільшувати розмір посадових окладів) бюджетна установа не має права.

Складання штатного розпису госпрозрахунковим підприємством

На великих і середніх госпрозрахункових підприємствах штатний розпис розробляє, як правило, відділ праці та заробітної плати. На підприємствах, де такого відділу немає, розробка цього документа може бути покладена на інший структурний підрозділ, наприклад, відділ кадрів, бухгалтерію, планово-економічний відділ, відділ персоналу. На малих госпрозрахункових підприємствах розробка штатного розпису може бути доручена бухгалтерії або за рішенням керівника підприємства покладено на окремого спеціаліста в порядку, передбаченому локальним документом. Штатний розпис структурних підрозділів узгоджується з керівниками цих підрозділів.

Оскільки на госпрозрахунковому підприємстві правом прийняття на роботу і звільнення з роботи працівників установчим документом (статутом) підприємства наділяється, як правило, керівник, то і штатний розпис затверджується (вводиться в дію) наказом керівника підприємства. При цьому таке затвердження (крім встановлення розмірів посадових окладів) здійснюється без погодження з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (представником трудового колективу). Погодження штатного розпису може мати місце тільки з органами управління, передбаченими установчим документом (статутом) підприємства, і у випадках, передбачених цим документом.

Мінсоцполітики та Міністерство праці та соціальної політики України (далі — Мінпраці) в своїх листах² роз’яснили, що прийняття (затвердження) керівником підприємства штатного розпису здійснюється шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), який буде визначати кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства. Наказ, яким буде затверджуватися штатний розпис, оформлюється з дотриманням усіх вимог до організаційно-розпорядчої документації відповідно до Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2020», затвердженого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 (далі — Наказ № 144), який поширюється на організаційно-розпорядчі документи (постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, штатні розписи, посадові інструкції, акти, листи тощо), що створюються в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від форм власності. Наказ про штатний розпис повинен мати усі необхідні реквізити: найменування підприємства, назву виду документа, дати затвердження і введення в дію штатного розпису, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис уповноваженої особи тощо. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій формі — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, власного ім’я і прізвища (п.п. 4.1, 4.4, 5.22 Наказу № 144).

Законодавством не встановлено періодичність затвердження штатного розпису госпрозрахунковим підприємством. Але якщо планування фінансово-господарської діяльності підприємства здійснюється і посадові оклади затверджуються на календарний рік, то і штатний розпис необхідно затверджувати і вводити в дію наказом керівника підприємства на початку календарного року (в кінці попереднього на наступний рік) і поширювати його дію на календарний рік. Якщо строк дії раніше затвердженого штатного розпису не було встановлено, то на госпрозрахунковому підприємстві в новому календарному році продовжує діяти раніше затверджений штатний розпис. Якщо на підприємстві не планується щорічно змінювати структуру, штат працівників і посадові оклади, то штатний розпис на такому підприємстві може діяти безстроково до внесення до нього змін.

Оскільки законодавством не затверджено уніфіковану типову форму штатного розпису для всіх підприємств, установ і організацій (незалежно від форми власності), то госпрозрахункові підприємства можуть використовувати типову форму штатного розпису, затверджену Мінфіном для бюджетних установ. За потреби госпрозрахункові підприємства залежно від специфіки своєї діяльності можуть внести до неї відповідні зміни або розробити свою форму цього документа (один з варіантів штатного розпису наведено в кінці цієї статті).

Організаційна структура підприємства у штатному розписі

Організаційна структура підприємства (наявні структурні підрозділи) повинна відповідати виду (видам) його господарської діяльності, а кількість штатних посад — обсягам виконуваних підприємством робіт.

Посади до штатного розпису повинні вноситися в порядку підлеглості як між структурними підрозділами, так і в середині одного структурного підрозділу. Посади в кожному структурному підрозділі рекомендується записувати в такій послідовності: керівник, його заступник (заступники за наявності), професіонали, фахівці (з урахуванням рівня категорії — від вищої до нижчої), технічні працівники, робітники (з урахуванням класів, розрядів — по аналогії з фахівцями).

Посади, які під час затвердження штатного розпису на підприємстві вакантні, також вносяться до штатного розпису. Якщо окремі посади передбачають роботу не на повну ставку, то це також можна відобразити у штатному розписі (одна посада розбивається на дві із зазначенням кожної ставки за посадою, наприклад 0,6 і 0,4 або дві по 0,5).

Якщо на госпрозрахунковому підприємстві виникає необхідність виконувати деякі роботи не цілий рік, а тільки під час певного сезону (наприклад, опалювального, сільськогосподарського), то в штатному розписі, яке затверджується і вводиться в дію на початку календарного року, можна відобразити всі штатні посади з урахуванням посад, на які будуть прийняті працівники (в т. ч. за строковими трудовими договорами) на такий сезон. Це дасть змогу підприємству не вносити зміни до штатного розпису безпосередньо перед початком і після закінчення такого сезону. «Сезонні» посади можна в цьому випадку відобразити в штатному розписі з позначкою, що на них працівники приймаються тільки на період сезону.

Водночас законодавство не забороняє госпрозрахунковим підприємствам в будь-який час вносити зміни до штатного розпису в частині збільшення або зменшення кількості штатних посад для працівників будь-якої професії.

Затвердження керівником штатного розпису відіграє не тільки значну роль в управлінні підприємством, а й служить певним гарантом прав працівників, оскільки, як повідомило Мінсоцполітики в листах від 13.09.2019 № 1127/0/204-19, від 13.03.2012 № 40/06-187-12 (див. ВПЗ № 7/2012, стор. 125) та від 16.05.2012 № 158/13/133-12, прийняття працівників на роботу повинно відбуватися згідно зі штатним розписом та посадовим окладом, визначеним цим документом. Відповідно, роботодавець не має права вивести працівника за штат (у тому числі під час перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного) віку), якщо на підприємстві не відбувається скорочення штату.

Єдине виключення — прийняття за строковим трудовим договором на невакантну посаду, якщо працівниця, яка її обіймає, перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного) віку.³

Також не можна приймати працівника на посаду, яка не передбачена штатним розписом. З цього питання Мінпраці в листі від 23.10.2009 № 251/06/186-09 роз’яснило, що не можна приймати на посаду, яка не є вакантною, нового працівника. Якщо підприємство бажає прийняти нового працівника на штатну посаду, яку вже обіймає будь-який працівник, то підприємству необхідно попередньо звільнити такого штатного працівника, або перевести його на іншу вакантну посаду, або внести зміни до штатного розпису, передбачивши дві однакові посади.

Що стосується відображення окремих посад або їхньої кількості у штатному розписі, то державні органи у своїх листах⁴ щодо можливості введення посади головного бухгалтера без бухгалтерської служби та можливості роботи на одному підприємстві одночасно декількох головних бухгалтерів як бухгалтерської служби на чолі з керівником бухгалтерської служби роз’яснили таке.

Згідно з частиною 4 статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV (далі — Закон № 996) для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації, зокрема, введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером. Форма організації бухгалтерського обліку визначається в наказі про облікову політику підприємства.

Відповідно до завдань і обов’язків, передбачених кваліфікаційною характеристикою посади головного бухгалтера, яка міститься в розділі 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Випуску 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336, головний бухгалтер, зокрема, здійснює керівництво працівниками бухгалтерського обліку підприємства та розподіляє між ними посадові завдання та обов’язки, знайомить цих працівників з нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, тобто посада головного бухгалтера передбачає наявність підлеглих працівників.

Враховуючи вищевикладене, резюмували держоргани, законодавством не передбачена така форма організації бухгалтерського обліку на підприємстві як введення до штату підприємства посади головного бухгалтера без створення бухгалтерської служби.

Таким чином, за відсутності бухгалтерської служби на підприємстві штатним розписом може бути передбачена тільки посада бухгалтера. Якщо ж на підприємстві є (одна) бухгалтерська служба, то штатним розписом може бути передбачена (тільки одна) посада головного бухгалтера.

Щодо підпорядкування головного бухгалтера Мінфін в листі від 09.07.2007 № 31-34000-30/23-4610/4801 зазначив, що це питання відповідно до Закону № 996 віднесено до компетенції підприємства. Роботодавець (власник, уповноважений орган) затверджує посадові інструкції керівників, професіоналів і фахівців підприємства з урахуванням особливостей діяльності підприємства і технології оброблення облікових даних. У секторі державного управління підпорядкованість головного бухгалтера визначається структурою апарату органу виконавчої влади та положенням про структурні підрозділи.

Що стосується підпорядкованості бухгалтерів бюджетної установи, то згідно з пунктами 3, 9 і 16 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.01.2011 № 59, бухгалтерська служба та її керівник — головний бухгалтер підпорядковуються та є підзвітними безпосередньо керівникові бюджетної установи або його заступникові, а працівники бухгалтерської служби підпорядковуються головному бухгалтеру.

Назва посад (професій) у штатному розписі і Класифікаторі професій

Назви посад у штатному розписі повинні відповідати зазначеним в Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (далі — Класифікатор професій), оскільки на підставі штатного розпису видаються накази про прийняття на роботу на відповідну посаду, а на підставі такого наказу вносяться записи до трудових книжок працівників. Про необхідність зазначення назви посад (професій) у штатному розписі та трудових книжках відповідно до Класифікатора професій повідомило у своїх листах⁵ й Мінсоцполітики.

Згідно із Загальними положеннями Класифікатора професій цей документ призначений для застосування центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, об’єднаннями соціальних партнерів усіх рівнів, іншими громадськими організаціями, всіма суб’єктами господарювання під час запису про роботу до трудових книжок працівників.

Професійні назви робіт, які наведені у Класифікаторі професій, рекомендується застосовувати під час утворення нових назв професій та посад у зв’язку з розвитком нових видів економічної діяльності та технологій.

Структурно Класифікатор професій складається із кодів та назв класифікаційних угруповань (розділів, підрозділів, класів, підкласів та груп професій). За основу розробки Класифікатора професій було прийнято Міжнародну стандартну класифікацію професій.

Класифікатор професій включає три додатки:

1. Додаток А (обов’язковий) «Покажчик професійних назв робіт за кодами професій» (далі — Покажчик професій). Цей Покажчик включає наступних 9 розділів (класифікаційних угруповань), що розміщені за кваліфікацією робіт (посад), з присвоєнням кожній професійній назві роботи певного коду Класифікатора професій (далі — код КП):

1. Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі). Коди КП: 1110 – 1496.

2. Професіонали. Коди КП: 2111.1 – 2490.

3. Фахівці. Коди КП: 3111 – 3590.

4. Технічні службовці. Коди КП: 4111 – 4229.

5. Працівники сфери торгівлі та послуг. Коди КП: 5111 – 5312.

6. Кваліфіковані робітники сільського та лісового господарств, риборозведення та рибальства. Коди КП: 6111 – 6154.

7. Кваліфіковані робітники з інструментом. Коди КП: 7111 – 7990.

8. Робітники з обслуговування, експлуатації та контролювання за роботою технологічного устаткування, складання устаткування та машин. Коди КП: 8111 – 8990.

9. Найпростіші професії. Коди КП: 9120 – 9411.

Кожен розділ Покажчика професій має таблицю, що включає 5 граф:

— перша графа — код КП — цей код присвоєно всім професійним назвам робіт;

— друга графа — код ЗКППТР («Загальносоюзний класифікатор професій, посад та тарифних розрядів») — цей код присвоювався посадам (професіям) ще за часів СРСР згідно з діючим на той час і до 1995 року в Україні Загальносоюзним класифікатором професій, посад і тарифних розрядів. Зараз цей код для багатьох посад не вказано;

— третя графа — випуск ЄТКД («Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників») — вказано номер випуску ЄТКД;

— четверта графа — випуск ДКХП («Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників») — вказано номер випуску ДКХП;

— п’ята графа — професійна назва роботи.

2. Додаток Б (довідковий) «Абетковий Покажчик професійних назв робіт» (далі — Абетковий Покажчик професій). Цей Покажчик введено для зручності у користуванні і містить перелік всіх професійних назв робіт, наявних в Покажчику професій (їх понад 9 тисяч), розташованих в абетковому порядку. Абетковий покажчик професій має ті ж графи, що і розділи Покажчика професій.

3. Додаток В (обов’язковий) «Похідні слова до професій (професійних назв робіт)».

Згідно із Загальними положеннями Класифікатора професій на підприємствах, в установах та організаціях записи про роботу вносять до трудових книжок працівників (а спочатку назви посад — до штатного розпису) відповідно до професійних назв робіт, зазначених у Покажчику професій (додаток А) і Абетковому Покажчику професій (додаток Б). Від назв, зазначених у цих покажчиках, можуть утворюватися похідні назви професій (професійних назв робіт, посад) доданням похідних слів, наведених у додатку В: провідний, головний, віце-, заступник, бригадний, перший, другий, третій, четвертий, п’ятий, старший, молодший, помічник, груповий, дільничний, районний, черговий, змінний, гірничий, стажист (це похідне слово застосовується до професійних назв робіт розділів «Професіонали» та «Фахівці» на час проходження стажування зі збереженням коду базової професійної назви роботи), учень (це похідне слово застосовується до професійних назв робіт робітників середньої кваліфікації на час проходження первинної професійної підготовки особами, яких прийнято на роботу), виконувач окремих робіт. Останні похідні слова застосовуються до професійних назв робіт 5 – 8 розділів КП, якщо це не суперечить КП за умови, що до працівників за цими професіями (професійними назвами робіт) не визначаються особистісні, спеціальні та/чи специфічні вимоги. Наприклад, від назви професії «Монтажник гіпсокартонних конструкцій» з кодом КП 7129 можна утворити похідну назву «Виконавець окремих робіт монтажника гіпсокартонних конструкцій» із збереженням коду КП (конкретна деталізація робіт наводиться у робочій інструкції: виконання монтажу укосів гіпсокартоном або виконання монтажу каркасів гіпсокартоном).

Приміткою 1 додатка В встановлено, що похідні слова до професій (професійних назв робіт) можуть застосовуватися за умови збереження галузевої та функціональної належності, кваліфікаційних вимог, виключення дублювання, збереження коду для новоствореної професії. Наприклад, від назви професії «Соціолог» (код 2442.2) можна утворювати похідну назву професії «Провідний соціолог» з кодом 2442.2, тоді як похідне слово «Головний» не може застосовуватися, враховуючи те, що в Класифікаторі професій є чинна професійна назва роботи «Головний соціолог» з кодом 1221.1.

Приміткою 2 додатка В визначено, що назви професій можуть бути розширені за потребою користувача термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладення, якщо інше не передбачено у Класифікаторі професій чи відповідних законодавчо-правових актах.⁶

З огляду на вищевикладене, можна зробити висновок, що не тільки в трудовій книжці працівника та наказі роботодавця про прийняття на роботу працівника, але і в штатному розписі підприємства назва посади (професії) має відповідати назві, зазначеній у Класифікаторі професій.

Наприклад, в штатному розписі з посад, що мають відношення до бухгалтерії, можуть бути відображені наявні у Класифікаторі професій такі посади:

— «офісний службовець (бухгалтерія)» і «обліковець з реєстрації бухгалтерських даних» (код 4121) в розділі 4 «Технічні службовці»;

— «бухгалтер» і «асистент бухгалтера-експерта» (код 3433) в розділі 3 «Фахівці»;

— «бухгалтер (з дипломом магістра)», «бухгалтер-експерт» та «бухгалтер-ревізор» (код 2411.2), «спеціаліст-бухгалтер» (код 2419.3) в розділі 2 «Професіонали»;

— «головний бухгалтер», «завідувач цехової бухгалтерії» і «начальник централізованої бухгалтерії» (код 1231), «заступник директора департаменту – головний бухгалтер (митні органи)» і «начальник служби – головний бухгалтер (митні органи)» (код 1229.8) в розділі 1 «Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі)».

Зауважимо, що, крім вищенаведених назв бухгалтерських посад, можна застосовувати посади «заступник головного бухгалтера» з кодом КП 1231, «старший бухгалтер» з кодом КП 3433, оскільки слова «заступник» і «старший» є похідними словами до професійної назви роботи.⁷

Класифікатором професій передбачені наступні посади із застосуванням слова «касир»:

— «касир (на підприємстві, в установі, організації)», «касир багажний», «касир квитковий», «касир товарний (вантажний)», «касир торговельного залу», «контролер-касир» (код 4211), «касир (в банку)», «касир-оператор автоматизованої системи оброблення банкнот», «касир-операціоніст» (код 4212) в розділі 4 «Технічні службовці»;

— «касир-експерт» (код 3433) в розділі 3 «Фахівці»;

— «головний касир» (код 1231) в розділі 1 «Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі)».

Мінпраці в листі від 20.01.2007 № 10/13/116-07 повідомило, що при наявності посади «касир» може вводитися посада «старший касир». В даному випадку слово «старший» є похідним словом до професійної назви роботи.

Національний банк України в листі від 26.09.2005 № 11-113/3262-9602 зазначив, що підприємства, штатним розписом яких не передбачена посада касира, виконання його обов’язків можуть покласти відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.⁸

Водночас подвійні професійні назви робіт (через дефіс або з приведенням уточнень в дужках), наприклад «бухгалтер-касир», «бухгалтер (касир)», «касир – оператор РРО», не передбачені Класифікатором професій, тому не можуть бути використані у штатних розписах підприємств.⁹

Мінпраці в листі від 31.05.2007 № 163/13/116-07 повідомило, що Класифікатор професій не містить професійних назв робіт «директор зі стратегії та розвитку», «директор з корпоративного розвитку та цінних паперів», «директор з безпеки», «директор з виробництва та нових технологій», «директор з розвитку бізнесу». Відповідно до Додатка В Класифікатора професій від назви посади «директор» можуть застосовуватися на підприємстві похідні слова, наприклад, «заступник». У такому випадку можна передбачати у штатному розписі підприємства посаду «заступник директора». Функції зі стратегії та розвитку, з корпоративного розвитку та нових технологій, з розвитку бізнесу можуть бути покладені на відповідні структурні підрозділи або на відповідних фахівців (відповідного фахівця).

Водночас Класифікатор професій містить посади «директор підприємства (установи, організації (дослідної, конструкторської, проектної), закладу (дошкільної освіти, загальної середньої освіти, професійної (професійно-технічної) освіти, вищої освіти, післядипломної освіти)¹⁰, школи (вищої спортивної майстерності, спеціалізованої дитячо-юнацької, спортивно-технічної тощо), науково-дослідного інституту, установи культури (кінотеатру, кіновідеопрокату, кіностудії тощо), театру (художній керівник), видавництва, бібліотеки, державного архіву, книжкової палати, об’єднання (творчого, творчо-виробничого, радіотелевізійного тощо), навчально-виробничого (навчально-курсового) комбінату, навчального (навчально-тренувального) центру, обчислювального (інформаційно-обчислювального) центру, центру (метрології та стандартизації, телевізійного тощо), центру професійної орієнтації молоді, навчального пункту, курсів підвищення кваліфікації, кабінету (методичного, навчально-методичного), пансіонату (кемпінгу), обсерваторії, лабораторії, Палацу урочистих подій, комплексу (оздоровчого, спортивного, туристичного), програм (радіотелевізійних), департаменту, відділення, представництва, філії тощо)», «директор виконавчий (фінансовий, технічний, комерційний, з виробництва, з економіки, з маркетингу, з кадрових питань та побуту, з управління персоналом, з капітального будівництва, з матеріально-технічного постачання, з транспорту)», «директор-розпорядник».

Мінпраці в листах від 18.12.2006 № 301/06/187-06 та від 18.03.2007 № 74/06/186-07 щодо трудових відносин товариства з членами наглядової ради та головою ревізійної комісії відзначило, що при введенні до штатного розпису посад голови та члена наглядової ради (ці посади передбачені Класифікатором професій) з ними можна укладати трудовий договір. Голова ревізійної комісії також може виконувати свої обов’язки як із зайняттям відповідної посади (при введенні відповідної посади до штатного розпису), так і на підставі спеціальних повноважень (без зайняття відповідної посади). Класифікатором професій передбачена базова професія (посада) «голова комісії» (код 1229.3). Згідно з додатком до Класифікатора професій назви професій можуть бути розширені за потребою користувача, тому укладення трудового договору з головою ревізійної комісії не буде суперечити вимогам чинного законодавства.

Згідно із Загальними положеннями Класифікатора професій окремі професійні назви робіт у цьому Класифікаторі записано з використанням дужок. У дужках, відповідно до прийнятої структури Класифікатора, може визначатися:

— складова професійної назви роботи, наприклад, директор установи (підприємства, організації) культури, начальник центру (головного авіаметеорологічного, радіо-, управління повітряним рухом, навчально-авіаційного, електрозв’язку та ін.), керівник художній цеху (майстерні), інженер станції насосної (групи станцій);

— вид економічної діяльності або напрям використання професійної назви роботи, наприклад, науковий співробітник (інтелектуальна власність), інженер-технолог (металургія), машиніст бульдозера (гірничі роботи), інженер-проектувальник (водне господарство);

— загальноприйнятий іншомовний синонім професійної назви роботи, що застосовується у професійно-класифікаційних стандартах інших країн, що може використовуватися як самостійна або альтернативна професійна назва роботи, наприклад, менеджер (управитель) з персоналу, фахівець з методів розширення ринку збуту (маркетолог), начальник доку (докмейстер), повірений морський (супервайзер);

— споріднена (однотипна) професійна назва роботи, яка може застосовуватися окремо в межах даної класифікаційної групи, наприклад, ювелір (ювелір-модельєр), кінооператор (фотооператор) бортовий, молодша медична сестра (санітарка, санітарка-прибиральниця, санітарка-буфетниця та ін.), моторист (машиніст).

Таким чином, рекомендуємо роботодавцям при складанні штатного розпису не ігнорувати назви посад (професій), наведені у Класифікаторі професій, оскільки це може позначитися на правах і обов’язках сторін трудового договору. Назва посад (професій) є підставою для застосування різних пільг — на скорочений робочий день, щорічну додаткову відпустку, пільгове пенсійне забезпечення, отримання доплат.

Зауважимо, що періодично до Класифікатора професій вносяться зміни з метою осучаснення назв посад (професій) або з метою виключення з нього посад (професій), які втратили актуальність (вже не використовуються). В таких випадках підприємства мають привести назви посад (професій), зазначені у штатному розписі, у відповідність з оновленими назвами цих посад (професій) у Класифікаторі професій.

Оплата праці працівників у штатному розписі

Як зазначено вище, в штатному розписі бюджетних установ відображаються розміри посадових окладів, надбавок і доплат, що виплачуються щомісяця працівникам, оскільки це передбачено типовою формою штатного розпису бюджетної установи, затвердженою наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57.

Що стосується відображення зазначеної «зарплатної» інформації в штатному розписі госпрозрахункових підприємств, то оскільки для них, як повідомлялося вище, не затверджено форму штатного розпису і методологію його складання, такі підприємства самостійно приймають рішення про необхідність відображення розмірів посадових окладів та інших обов’язкових виплат працівникам у штатному розписі. Якщо працівникам встановлена відрядна система оплати праці або погодинна оплата праці, то їхня місячна заробітна плата у штатному розписі не відображається (див. лист Мінсоцполітики від 13.09.2019 № 1127/0/204-19).

В законодавстві України немає жодного нормативно-правового акту, в якому б зазначалося, що посадові оклади, тарифні ставки, надбавки, доплати, премії, грейди та інші трудові виплати встановлюються у штатному розписі госпрозрахункових підприємств. Тому для них штатний розпис — це, в першу чергу, документ, в якому зазначаються назви посад відповідно до Класифікатора професій та їхня кількість.

Водночас основним «зарплатним» документом на госпрозрахунковому підприємстві є не штатний розпис, а колективний договір, оскільки згідно зі статтею 97 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) та статтею 15 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються госпрозрахунковими підприємствами самостійно у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами. Якщо колективний договір на підприємстві не укладено, роботодавець зобов’язаний погодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Конкретні розміри тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок робітникам, посадових окладів службовцям, а також надбавок, доплат, премій і винагород встановлюються роботодавцем з урахуванням вищевикладених вимог.

Таким чином, саме в колективному договорі, а при його відсутності — в Положенні про оплату праці (а також Положенні про преміювання, Положення про виплату надбавок і доплат), затвердженому наказом керівника підприємства, відображаються всі аспекти оплати праці працівників. Тому в наказі при прийняття працівника на роботу достатньо вказати посаду, на яку приймається працівник, а порядок оплати праці за посадою працівника (посадовий оклад, тарифна ставка, відрядні розцінки та інші гарантовані виплати) повинен бути відображений в колективному договорі або Положенні про оплату праці. І хоча законодавство не забороняє переписати з колективного договору або Положення про оплату праці посадові оклади (тарифні ставки) до штатного розпису, головним документом з оплати праці залишається колективний договір або Положення про оплату праці, в якому деталізовано багато аспектів нарахування працівникам основної заробітної плати, додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат.

Відсутність посадових окладів, надбавок і доплат в штатному розписі госпрозрахункового підприємства більш відповідає призначенню штатного розпису як локального документа, який не передбачає прізвищ працівників, не враховує умов праці за професіями і посадами, можливого виконання додаткової роботи окремими працівниками, особистих досягнень працівника в роботі та підвищення професійного рівня. Однак на підприємстві з постійним обліковим складом працівників і відносно постійною заробітною платою можливе встановлення в штатному розписі розмірів окладів, доплат і надбавок. В цьому випадку в штатному розписі по кожній посаді (окремо), групі штатних одиниць працівників відповідної професії і кваліфікації проставляється розмір посадового окладу, тарифної ставки (окладу) відповідно до умов оплати праці, зокрема, згідно із затвердженими тарифною сіткою (для технічних працівників та робітників) і схемою посадових окладів (для керівного складу, професіоналів та фахівців підприємства).

Якщо у зв’язку з підвищенням на законодавчому рівні розміру мінімальної заробітної плати або ПМПО наказом керівника підприємства підвищуються розміри посадових окладів (тарифних ставок) працівникам, то оплата праці здійснюється в суворій відповідності з розмірами цих окладів (ставок), затвердженими в новій редакції штатного розпису.

Якщо в колективному договорі (Положенні про оплату праці) в оплаті праці керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців передбачені мінімальні та максимальні оклади, то в штатному розписі їхні розміри встановлюються в цих межах.

Внесення змін до штатного розпису

Госпрозрахункові підприємства можуть вносити зміни до чинного або затверджувати новий штатний розпис в будь-який час за потребою, а бюджетні установи — тільки в порядку і за процедурою, встановленими для затвердження штатного розпису нормативними документами. Внесення змін до чинного штатного розпису оформляється відповідним наказом керівника.

Зміни до штатного розпису вносяться у разі зміни організаційної структури підприємства (наприклад, при ліквідації структурних підрозділів або створенні нових), у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці (внаслідок чого змінюються назви посад (професій), змінюються розміри оплати праці тощо), у разі введення штатних одиниць в окремі структурні підрозділи (скорочення штатних одиниць), зміни розмірів посадових окладів, надбавок чи доплат, встановлених у штатному розписі, запровадженні нових надбавок і доплат та з інших причин.

Державні органи у своїх листах¹¹ роз’яснили, що до штатного розпису можуть вноситися зміни в разі введення (виведення) штатних одиниць, змін істотних умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо), змін розміру посадових окладів, скорочення штату, на виконання рішення суду про поновлення працівника на посаді, яка була скорочена. Зміни до штатного розпису вносяться на підставі наказу керівника, в якому зазначаються причини внесення цих змін та дата, з якої починають діяти зміни (зазвичай початок місяця). Якщо структура підприємства зазнає істотних змін, доцільно затверджувати і вводити в дію новий штатний розпис.

Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом року законодавством не обмежується. Але керівнику слід пам’ятати, що якщо внесення змін до штатного розпису тягне за собою зміну істотних умов праці (наприклад, перейменування посади змінює перелік і обсяг посадових обов’язків працівника чи змінює режим його роботи) або зміну оплати праці в бік погіршення (наприклад, зменшуються розміри посадових окладів, тарифних ставок, надбавок, доплат), то про це необхідно повідомити працівників в мирний час не пізніше ніж за 2 місяці, а під час дії воєнного стану — не пізніш як до запровадження нових умов (ч. третя ст. 32, ст. 103 КЗпП, ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX).¹²

Оскільки штатний розпис не містить даних про конкретних працівників (їхні прізвища, імена), а включає тільки назви посад (професій), на які приймаються працівники, то прийняття на роботу і звільнення працівників не потребують внесення змін до штатного розпису.

Звертаємо увагу, що наявність в штатному розписі вакантної посади не зобов’язує керівника підприємства здійснювати пошук працівника на неї та укладати трудовий договір з будь-яким працівником, охочим її зайняти. Однак якщо роботодавець розпочав пошук працівника на вакантну посаду (розмістив в засобах масової інформації оголошення про це), то будь-який громадянин має право претендувати на неї і наполягати на укладенні з ним трудового договору на виконання роботи, що відповідає вакантній посаді, якщо, звичайно, він відповідає вимогам до такої посади. При цьому забороняється необґрунтована відмова у прийнятті на роботу (ч. друга ст. 22 КЗпП).

Важливість штатного розпису і відповідальність за його відсутність

На підставі вищевикладеного можна зробити висновок, що штатний розпис є дуже важливим для працівників підприємства документом, оскільки він забезпечує їм право на працю і гарантовану заробітну плату, захист від незаконного звільнення, переведення на інші посади тощо (лист Мінсоцполітики від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06).

Саме на підставі штатного розпису, а також керуючись правилами внутрішнього трудового розпорядку і посадовими (робочими) інструкціями, керівник підприємства приймає рішення по персоналу, зокрема про прийняття на роботу, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу (тарифної ставки) конкретному працівникові у відповідності із посадою, яку він обіймає (його кваліфікацією), а служба персоналу на підставі зазначених документів здійснює підбір персоналу, оформляє внутрішні кадрові документи, в тому числі накази, аналізує якісний склад працівників, вносить роботодавцю пропозиції щодо поліпшення складу працівників, оформляє в установленому порядку облікову та інформаційно-довідкову документацію, готує відповідну статистичну звітність.

Штатний розпис дозволяє підприємствам розрахувати річний фонд оплати праці, а також завжди мати дані про кількість штатних працівників, які використовуються при розрахунку різних показників та нормативів. Нагадаємо, що розрахунок середньої кількості працівників (штатних, зовнішніх сумісників та інших) здійснюється відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 28.09.2005 № 286, дія якої поширюється на всіх юридичних осіб, їх філії, представництва та інші відокремлені підрозділи, а також на фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю.¹³

Крім того, наявність штатного розпису є запорукою уникнення конфліктів з представниками органів контролю за додержанням законодавства про працю (Держпраці), податкових органів, а також можливих трудових спорів з працівниками.

Що стосується обов’язковості складання штатного розпису госпрозрахунковими підприємствами, то зазначимо таке.

Відповідно до пункту 1 частини першої статті 40 КЗпП трудовий договір з ініціативи роботодавця може бути розірваний у випадках змін в організації виробництва і праці, зокрема, скорочення чисельності або штату працівників. А скорочення штату працівників не може проводитися без наявності штату, тобто штатного розпису.

Крім того, згідно з пунктом 37 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, штатний розпис і зміни до нього зберігаються:

а) за місцем складення і затвердження в організаціях, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (далі — НАФ), — постійно; в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ, — 75 років;

б) в інших організаціях — 3 роки.

Якщо знову звернутися до статті 64 ГКУ, то хоча в ній не вказано, що підприємства зобов’язані складати штатний розпис, а також законодавством прямо не встановлено, що відсутність штатного розпису на підприємстві є порушенням, норма зазначеної статті ГКУ про те, що «підприємство … встановлює … штатний розпис», а також вище викладені положення нормативно-правових актів дозволяють зробити висновок, що на підприємстві має бути штатний розпис¹⁴ (це не стосується фізосіб-підприємців, які мають найманих працівників, оскільки у них немає організаційної структури).

Мінпраці в листах від 17.06.2008 № 165/06/186-08 та від 27.06.2007 № 162/06/187-07 роз’яснило, що з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення і належну оплату праці затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим, а його відсутність є порушенням вимог законодавства про працю, за яке керівник підприємства може бути притягнутий до адміністративної відповідальності відповідно до частини першої статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення у вигляді накладення штрафу в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн).

Не виключено, що під час перевірки підприємства органом Державною службою України з питань праці відсутність штатного розпису на підприємстві може бути кваліфіковано як інші порушення законодавства про працю, зазначені в абзаці десятому частини другої статті 265 КЗпП, за неусунення яких в установлений приписом строк на підприємство може бути накладений штраф у розмірі мінімальної заробітної плати.

Якщо керівник підприємства вважає, що законодавство, зокрема стаття 64 ГКУ, не зобов’язує його затверджувати штатний розпис, і тому не вважає за потрібне затверджувати штатний розпис, то він має бути готовий до захисту своєї позиції (в т. ч. в суді), якщо Держпраці за відсутність штатного розпису накладе на підприємство штраф.

На завершення, розглянемо один з варіантів штатного розпису (основну частину).

                 «Затверджую»

штат у кількості 80 штатних одиниць з місячним
фондом заробітної плати згідно з посадовими
окладами два мільйони гривень

«27» грудня 2024 року

ШТАТНИЙ РОЗПИС
Товариства з обмеженою відповідальністю «ЮПІТЕР»
Вводиться в дію з 1 січня 2025 року