Штатное расписание: содержание, составление, изменение

Каждое предприятие до своего создания определяет организационно-правовую форму, а после создания — организационную структуру, которая в процессе хозяйственной деятельности может изменяться.

В соответствии со статьей 64 Хозяйственного кодекса Украины (далее — ХКУ) предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Предприятие может состоять из производственных структурных подразделений (производств, цехов, отделений, участков, бригад, бюро, лабораторий и т. п.), а также функциональных структурных подразделений аппарата управления (управлений, отделов, бюро, служб и т. п.). Функции, права и обязанности структурных подразделений предприятия определяются положениями о них, которые утверждаются в порядке, определенном уставом предприятия или другими учредительными документами. Предприятие имеет право создавать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения, которые не имеют статуса юридического лица и действуют на основании положения о них, утвержденного предприятием.

Определение термину «штатное расписание» действующие нормативные документы не дают. Однако из ряда писем Министерства социальной политики Украины (далее — Минсоцполитики) следует, что штатное расписание — это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие) организационную структуру, штаты (название должностей, численность персонала) и должностные оклады (тарифные ставки) работников. Штатное расписание содержит названия всех должностей и оклады по каждой должности. То есть, штатное расписание представляет собой локальный нормативный документ, содержащий перечень структурных подразделений предприятия, каждое из которых включает состав работников с указанием их должностей и должностных окладов. Иногда штатное расписание включает систему рабочих мест с указанием количества работников на каждом рабочем месте, требования к квалификации работников, условия труда (нормальные, вредные, тяжелые и т. д.).

Согласно статье 65 ХКУ собственник осуществляет свои права по управлению предприятием непосредственно или через уполномоченные им органы в соответствии с уставом предприятия или другими учредительными документами. Для руководства хозяйственной деятельностью предприятия собственник (собственники) непосредственно или через уполномоченные органы либо наблюдательный совет такого предприятия (в случае его создания) назначает (избирает) руководителя предприятия. Руководитель предприятия формирует администрацию предприятия и решает вопрос деятельности предприятия в пределах и порядке, определенных учредительными документами.

Кроме администрации (административного отдела), структурными подразделениями предприятия могут быть бухгалтерия, отдел труда и заработной платы, отдел кадров, отдел снабжения, отдел сбыта (отдел маркетинга, отдел рекламы), плановый отдел, инженерный отдел, транспортный отдел, производственный отдел и т. п. Производственные структурные подразделения могут иметь могут иметь название «цех», «участок» «бригада» и т. п. Все указанные структурные подразделения при их наличии указываются в штатном расписании предприятия, которое разрабатывается в соответствии с учредительными документами (уставом).

Порядок составления штатного расписания

Составление штатного расписания в бюджетной сфере

Исходя из норм постановления Кабинета Министров Украины «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений» от 28.02.2002 г. № 228 (далее — Постановление № 228) бюджетные учреждения должны утверждать штатное расписание на каждый календарный (бюджетный) год, поскольку финансирование таких учреждений осуществляется из государственного бюджета, который на каждый год утверждается законом о госбюджете.

Согласно пункту 28 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного Постановлением № 228 (далее — Порядок № 228), распорядители бюджетных денежных средств приводят свои расходы в соответствие с бюджетными ассигнованиями и другими показателями, которые доведены лимитными справками. Для этого численность работников бюджетного учреждения, которая предлагается к утверждению по штатному расписанию, должна быть приведена в соответствие с определенным фондом оплаты труда.

Пунктом 32 Порядка № 228 определено, что штатные расписания бюджетных организаций утверждаются руководителем соответствующего вышестоящего учреждения, а штатные расписания бюджетных учреждений и государственных органов, указанных в пункте 33 этого Порядка, утверждаются руководителями этих учреждений и органов по согласованию с главным распорядителем бюджетных средств, если законодательством не предусмотрено иное.

Штатные расписания бюджетных учреждений, не имеющих вышестоящего учреждения (центральные районные, центральные городские больницы и т. п.), утверждаются райгосадминистрациями или исполнительными органами соответствующих местных советов (п. 35 Порядка № 228).

Согласно пункту 28 Порядка № 228 типовая форма штатного расписания бюджетного учреждения утверждается Министерством финансов Украины (далее — Минфин). В случае необходимости министерства и другие центральные органы исполнительной власти по согласованию с Минфином могут устанавливать форму штатного расписания для соответствующей отрасли. Штатное расписание бюджетных учреждений утверждается в порядке, определенном соответствующим министерством, другим центральным органом исполнительной власти.

Приказом Минфина от 28.01.2002 г. № 57 (в редакции приказа от 26.11.2012 г. № 1220) утверждены типовая форма штатного расписания бюджетного учреждения, а также форма штатного расписания для органов государственного управления и местного самоуправления. Указанные формы штатного расписания предусматривают обязательное отражение в них в соответствующих графах:

— названия структурных подразделений и должностей в этих подразделениях;

— количества штатных должностей (с указанием каждой должности);

— размера должностного оклада (по каждой из штатных должностей);

— размеров и названий конкретных надбавок и доплат (по каждой из штатных должностей, при условии, что они должны ежемесячно выплачиваться работникам);

— фонда заработной платы на месяц (по каждой из штатных должностей);

— фонда заработной платы на год (по каждой из штатных должностей).

Удостоверяются вышеперечисленные сведения подписями руководителя и главного бухгалтера (начальника планово-финансового отдела), а также печатью бюджетного учреждения.

Штатные расписания бюджетных учреждений утверждаются руководителем учреждения, уполномоченного утверждать такие документы, подпись которого скрепляется гербовой печатью, с указанием даты.

Отражение вышеперечисленных сведений в штатном расписании бюджетных учреждений является обязательным, а министерства, другие центральные органы исполнительной власти, утверждая формы этого документа в своей сфере, могут расширять перечень подлежащих отражению в штатном расписании сведений и определять порядок его составления. 

Как правило, министерства (другие центральные органы исполнительной власти) своим приказом определяют порядок утверждения штатных расписаний и изменений в штатные расписания заведений, учреждений, организаций, которые финансируются из государственного бюджета и относятся к сфере управления этого министерства. Также приказом определяют, что штатные расписания утверждаются ежегодно после принятия Закона Украины «О Государственном бюджете Украины». В случае изменения размера минимальной заработной платы или прожиточного минимума для трудоспособных лиц, определяющего минимальный размер должностного оклада, утверждаются новые штатные расписания.

В частности, примечанием 1 приложения 1 «Единая тарифная сетка разрядов и коэффициентов по оплате труда работников учреждений, заведений и организаций отдельных отраслей бюджетной сферы» (далее — ЕТС) к постановлению Кабинета Министров Украины от 30.08.2002 г. № 1298, установлено, что должностные оклады (тарифные ставки, ставки заработной платы) с 1 января 2017 года рассчитываются исходя из размера должностного оклада (тарифной ставки) работника 1 тарифного разряда, установленного в размере прожиточного минимума для трудоспособных лиц на 1 января календарного года (далее — ПМТЛ).

Обращаем внимание, что самостоятельно вносить изменения в штатное расписание (вводить новые штатные должности, увеличивать размер должностных окладов) бюджетное учреждение не имеет права.

Составление штатного расписания хозрасчетным предприятием

На крупных и средних хозрасчетных предприятиях штатное расписание разрабатывает, как правило, отдел труда и заработной платы. На предприятиях, где такого отдела нет, разработка этого документа может быть возложена на другое структурное подразделение, например, отдел кадров, бухгалтерию, планово-экономический отдел, отдел персонала. На малых хозрасчетных предприятиях разработка штатного расписания может быть поручена бухгалтерии или по решению руководителя предприятия возложена на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном локальным документом. Штатное расписание конкретных структурных подразделений согласовывается с руководителями этих подразделений. 

Поскольку на хозрасчетном предприятии правом принятия на работу и увольнения с работы работников учредительным документом (уставом) предприятия наделяется, как правило, руководитель, то и штатное расписание утверждается (вводится в действие) приказом руководителя предприятия. При этом такое утверждение (кроме установления размеров должностных окладов) осуществляется без согласования с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), представляющим интересы большинства работников, или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом (представителем трудового коллектива). Согласование штатного расписания может иметь место только с органами управления, предусмотренными учредительным документом (уставом) предприятия, и в случаях, предусмотренных этим документом. 

Минсоцполитики в своих письмах от 25.04.2013 г. № 336/13/155-13 (см. ВТЗ № 6/2013, стр. 126) и от 22.03.2012 г. № 42/06/186-12, а также Министерство труда и социальной политики Украины (далее — Минтруда) в письме от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07 разъяснили, что принятие (утверждение) руководителем предприятия штатного расписания осуществляется путем издания специального локального нормативного акта (приказа), который будет определять количество работников каждой профессии с распределением штатных единиц по структурным подразделениям предприятия. Приказ, которым будет утверждаться штатное расписание, оформляется с соблюдением всех требований к организационно-распорядительной документации в соответствии с Национальным стандартом Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГСТУ 4163-2003», утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 07.04.2003 г. № 55 (далее — Приказ № 55), который распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и т. п.), создаваемые в результате деятельности предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности. Приказ о штатном расписании, как и другие документы предприятия, должен иметь все необходимые реквизиты, в частности: наименование организации, название вида документа, дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись уполномоченного лица и т. п. (п.п. 4.4, 5.23 Приказа № 55).

Законодательством не установлена периодичность утверждения штатного расписания хозрасчетным предприятием. Но если планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия осуществляется и должностные оклады утверждаются на календарный год, то и штатное расписание необходимо утверждать и вводить в действие приказом руководителя предприятия в начале календарного года (в конце предыдущего года на следующий год) и распространять его действие на календарный год. Если же срок действия штатного расписания у хозрасчетных предприятий не был установлен, то в новом календарном году продолжает действовать ранее утвержденное штатное расписание. То есть, если на предприятии не планируется ежегодно изменять структуру, штат работников и должностные оклады, то штатное расписание может действовать бессрочно до внесения в него изменений.

Поскольку законодательством не утверждены унифицированная типовая форма и методология составления штатного расписания, которые были бы обязательными для всех предприятий, учреждений и организаций любых организационно-правовых форм, видов деятельности и форм собственности, то хозрасчетные предприятия могут использовать типовую форму штатного расписания, утвержденную Минфином для бюджетных учреждений. При необходимости хозрасчетные предприятия в зависимости от специфики своей деятельности могут внести в нее соответствующие изменения или разработать свою форму этого документа (один из вариантов штатного расписания приведен в конце этой статьи).

Организационная структура предприятия в штатном расписании

Организационная структура предприятия (наличие тех или иных структурных подразделений) должна соответствовать виду (видам) его хозяйственной деятельности, а количество штатных должностей — объемам выполняемых предприятием работ.

Должности в штатное расписание должны вноситься в порядке подчиненности как между структурными подразделениями, так и в середине одного структурного подразделения. Должности в каждом структурном подразделении рекомендуется записывать в такой последовательности: руководитель, его заместитель (заместители при наличии), профессионалы, специалисты (с учетом уровня категории — от высшей до низшей), технические работники, рабочие (с учетом классов, разрядов — по аналогии со специалистами).

Должности, которые во время утверждения штатного расписания на предприятии вакантны, также вносятся в штатное расписание. Если отдельные должности предусматривают работу не на полную ставку, то это также отражается в штатном расписании (т. е. указывается каждая ставка по должности, например 0,6 и 0,4).

Если на хозрасчетном предприятии возникает необходимость выполнять некоторые работы не целый год, а только во время определенного сезона (например, отопительного, сельскохозяйственного), то в штатном расписании, которое утверждается и вводится в действие в начале календарного года, можно отразить все штатные должности с учетом должностей, на которые будут приняты работники (в т. ч. по срочным трудовым договорам) на такой сезон. Это избавит предприятие от необходимости вносить изменения в штатное расписание непосредственно перед началом и после окончания такого сезона. «Сезонные» должности можно в этом случае отразить в штатном расписании с пометкой, что на них работники принимаются только на период сезона.

В то же время законодательство не запрещает хозрасчетным предприятиям в любое время вносить изменения в штатное расписание в части увеличения или уменьшения количества штатных должностей для работников любой профессии.

Утверждение руководителем штатного расписания играет не только значительную роль в управлении предприятием, но и служит определенным гарантом прав работников, поскольку, как сообщило Минсоцполитики в письмах от 13.03.2012 г. № 40/06-187-12 (см. ВТЗ № 7/2012, стр. 125) и от 16.05.2012 г. № 158/13/133-12, принятие работников на работу должно происходить согласно штатному расписанию и с должностным окладом, определенным в этом документе. Соответственно, работодатель не имеет права вывести работника за штат (в том числе во время пребывания работницы в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трех лет), если на предприятии не происходит сокращение штата.

Также нельзя принимать работника на должность, которая не предусмотрена штатным расписанием. Минтруда в письме от 23.10.2009 г. № 251/06/186-09 разъяснило, что нельзя принимать на должность, которая не является вакантной, нового работника. Если предприятие желает принять нового работника на штатную должность, которую уже занимает какой-либо работник, то предприятию необходимо предварительно уволить такого штатного работника, либо перевести его на другую вакантную должность, либо внести изменения в штатное расписание, предусмотрев две одинаковые должности.

Что касается отражения отдельных должностей или их количества в штатном расписании предприятия, то Минсоцполитики в письме от 13.11.2017 г. № 21929/0/2-17/13, Минфин в письмах от 07.04.2010 г. № 31-34000-10-10/7408 и от 14.06.2007 г. № 31-34000-30-10/12241 относительно возможности введения должности главного бухгалтера без бухгалтерской службы и возможности работы на одном предприятии одновременно нескольких главных бухгалтеров как бухгалтерской службы во главе с руководителем бухгалтерской службы разъяснили следующее.

Согласно части 4 статьи 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996) для обеспечения ведения бухгалтерского учета предприятие самостоятельно выбирает формы его организации, в частности, предусмотрена такая форма как введение в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером. Форма организации бухгалтерского учета определяется в приказе об учетной политике предприятия.

Согласно задачам и обязанностям, предусмотренным квалификационной характеристикой должности главного бухгалтера, которая содержится в разделе 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих, которые являются общими для всех видов экономической деятельности» Выпуска 1 «Профессии работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Минтруда от 29.12.2004 г. № 336, главный бухгалтер, в частности, осуществляет руководство работниками бухгалтерского учета предприятия и распределяет между ними должностные задачи и обязанности, знакомит этих работников с нормативно-методическими документами и информационными материалами, которые касаются их деятельности, то есть должность главного бухгалтера предусматривает наличие подчиненных работников.

Учитывая вышеизложенное, резюмировали госорганы, законодательством не предусмотрена такая форма организации бухгалтерского учета на предприятии как введение в штат предприятия должности главного бухгалтера без создания бухгалтерской службы.

Таким образом, при отсутствии бухгалтерской службы на предприятии штатным расписанием может быть предусмотрена только должность бухгалтера. Если же на предприятии имеется (одна) бухгалтерская служба, то штатным расписанием может быть предусмотрена (только одна) должность главного бухгалтера.

Относительно подчинения главного бухгалтера Минфин в письме от 09.07.2007 г. № 31-34000-30/23-4610/4801 отметил, что этот вопрос в соответствии с Законом № 996 отнесен к компетенции предприятия. Работодатель (собственник, уполномоченный орган) утверждает должностные инструкции руководителей, профессионалов и специалистов предприятия с учетом особенностей деятельности предприятия и технологии обработки учетных данных. В секторе государственного управления подчиненность главного бухгалтера определяется структурой аппарата органа исполнительной власти и положением о структурных подразделениях.

Что касается подчиненности бухгалтеров бюджетного учреждения, то согласно пунктам 3, 9 и 16 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 26.01.2011 г. № 59, бухгалтерская служба и ее руководитель — главный бухгалтер подчиняются и подотчетны непосредственно руководителю бюджетного учреждения или его заместителю, а работники бухгалтерской службы подчиняются главному бухгалтеру.

Название должностей (профессий) в штатном расписании и Классификаторе профессий

Работодателям следует учитывать, что названия должностей (профессий) в штатном расписании должны соответствовать указанным в Национальном классификаторе ГК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденном приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327 (далее — Классификатор профессий), поскольку на основании штатного расписания издаются приказы о принятии на работу на соответствующую должность, а на основании такого приказа вносятся записи в трудовые книжки работников. О необходимости указания названия профессий в трудовых книжках и штатном расписании в соответствии с Классификатором профессий сообщило Минсоцполитики в письмах от 28.12.2016 г. № 1812/0/101-16/284 (см. ВТЗ № 9/2018, стр. 116) и от 25.04.2013 г. № 336/13/155-13 (см. ВТЗ № 6/2013, стр. 126), а также Минтруда в письме от 20.01.2007 г. № 10/13/116-07.

Согласно Общим положениям Классификатора профессий этот документ предназначен для применения центральными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, объединениями социальных партнеров всех уровней, другими общественными организациями, всеми субъектами хозяйствования при записи о работе в трудовые книжки работников.

Профессиональные названия работ, которые приведены в Классификаторе профессий, рекомендуется применять при образовании новых названий профессий и должностей в связи с развитием новых видов экономической деятельности и технологий.

Структурно Классификатор профессий состоит из кодов и названий классификационных группировок (разделов, подразделов, классов, подклассов и групп профессий). За основу разработки Классификатора профессий была принята Международная стандартная классификация профессий.

Классификатор профессий включает три приложения:

1. Приложение А (обязательное) «Указатель профессиональных названий работ по кодам профессий» (далее — Указатель профессий). Этот Указатель включает следующих 9 разделов (классификационных группировок), ранжированных по квалификации работ (должностей), с присвоением каждому профессиональному названию работы определенного кода Классификатора профессий (далее — код КП):

1. Законодатели, высшие государственные служащие, руководители, менеджеры (управляющие). Коды КП: 1110 – 1496.

2. Профессионалы. Коды КП: 2111.1 – 2490.

3. Специалисты. Коды КП: 3111 – 3590. 

4. Технические служащие. Коды КП: 4111 – 4229. 

5. Работники сферы торговли и услуг. Коды КП: 5111 – 5312.

6. Квалифицированные работники сельского и лесного хозяйств, рыборазведения и рыболовства. Коды КП: 6111 – 6154.

7. Квалифицированные рабочие с инструментом. Коды КП: 7111 – 7990.

8. Рабочие по обслуживанию, эксплуатации и контролю за работой технологического оборудования, сборке оборудования и машин. Коды КП: 8111 – 8990.

9. Простейшие профессии. Коды КП: 9120 – 9411.

Каждый раздел Указателя профессий имеет таблицу, включающую 5 граф:

— первая графа — код КП — этот код присвоен всем профессиональным названиям работ;

— вторая графа — код ЗКППТР (укр. «Загальносоюзний класифікатор професій, посад та тарифних розрядів») — этот код присваивался должностям (профессиям) еще во времена СССР согласно действовавшему в то время и до 1995 года в Украине Общесоюзному классификатору профессий, должностей и тарифных разрядов. Сейчас этот код для многих должностей не указан;

 — третья графа — выпуск ЄТКД (укр. «Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників») — указан номер выпуска ЄТКД;

— четвертая графа — выпуск ДКХП (укр. «Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників») — указан номер выпуска ДКХП;

— пятая графа — профессиональное название работы.

2. Приложение Б (справочное) «Алфавитный Указатель профессиональных названий работ» (далее — Алфавитный Указатель профессий). Это приложение введено для удобства в пользовании и содержит перечень всех профессиональных названий работ, имеющихся в Указателе профессий (их более 9 тысяч), расположенных в алфавитном порядке. Алфавитный Указатель профессий имеет те же графы, что и разделы Указателя профессий.

3. Приложение В (обязательное) «Производные слова к профессиям (профессиональным названиям работ)».

Согласно Общим положениям Классификатора профессий на предприятиях, в учреждениях и организациях записи о работе вносят в трудовые книжки работников (соответственно и в штатное расписание) в соответствии с профессиональными названиями работ, указанными в Указателе профессий (приложение А) и Алфавитном Указателе профессий (приложение Б). От названий, указанных в этих Указателях, могут образовываться производные названия профессий (профессиональных названий работ, должностей) добавлением производных слов (ведущий, главный, младший, сменный, горный, третий и др.), приведенных в приложении В: ведущий, главный, вице-, заместитель, бригадный, первый, второй, третий, четвертый, пятый, старший, младший, помощник, групповой, участковый, районный, дежурный, сменный, горный, стажер (это производное слово применяется к профессиональным названиям работ разделов «Профессионалы» и «Специалисты» на время прохождения стажировки с сохранением кода базового профессионального названия работы), ученик (это производное слово применяется к профессиональным названиям работ рабочих средней квалификации на время прохождения первичной профессиональной подготовки лицами, принятыми на работу).

Примечанием 1 приложения В установлено, что производные слова к профессиям (профессиональным названиям работ) могут применяться при условии сохранения отраслевой и функциональной принадлежности, квалификационных требований, исключения дублирования, сохранения кода для новообразованной профессии. Например, от названия профессии «Социолог» (код 2442.2) можно образовывать производные названия профессии «Ведущий социолог» с кодом 2442.2, тогда как производное слово «Главный» не может применяться, учитывая, что в Классификаторе профессий имеется действующее профессиональное название работы «Главный социолог» с кодом 1221.1.

Примечанием 2 приложения В определено, что названия профессий могут быть при необходимости расширены пользователем терминами и словами, которые уточняют место работы, выполняемые работы, сферу деятельности при условии соблюдения лаконичности изложения, если иное не предусмотрено в Классификаторе профессий или соответствующих законодательно-правовых актах.

Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод, что не только в трудовой книжке работника и приказе работодателя о принятии на работу работника, но и в штатном расписании предприятия название должности (профессии) должно соответствовать названию, указанному в Классификаторе профессий.

Например, в штатном расписании из должностей, имеющих отношение к бухгалтерии, могут быть отражены имеющиеся в Классификаторе профессий такие должности:

— «офисный служащий (бухгалтерия)» и «учетчик по регистрации бухгалтерских данных» (код 4121) в разделе 4 «Технические служащие»; 

— «ассистент бухгалтера-эксперта» и «бухгалтер» (код 3433) в разделе 3 «Специалисты»;

— «бухгалтер (с дипломом магистра)», «бухгалтер-эксперт» и «бухгалтер-ревизор» (код 2411.2), «специалист-бухгалтер» (код 2419.3) в разделе 2 «Профессионалы»;

— «главный бухгалтер», «заведующий цеховой бухгалтерии» и «начальник централизованной бухгалтерии» (код 1231), «заместитель директора департамента — главный бухгалтер (таможенные органы)» и «начальник службы — главный бухгалтер (таможенные органы)» (код 1229.8) в разделе 1 «Законодатели, высшие государственные служащие, руководители, менеджеры (управляющие)».

Классификатором профессий предусмотрены следующие должности с применением слова «кассир»:

— «кассир (на предприятии, в учреждении, организации)», «кассир багажный», «кассир билетный», «кассир товарный (грузовой)», «кассир торгового зала», «контролер-кассир » (код 4211), «кассир (в банке)», «кассир-оператор автоматизированной системы обработки банкнот», «кассир-операционист» (код 4212) в разделе 4 «Технические служащие»;

— «кассир-эксперт» (код 3433) в разделе 3 «Специалисты»; 

— «главный кассир» (код 1231) в разделе 1 «Законодатели, высшие государственные служащие, руководители, менеджеры (управляющие)».

Минтруда в письме от 20.01.2007 г. № 10/13/116-07 сообщило, что при наличии должности «кассир» может вводиться должность «старший кассир». В данном случае слово «старший» является производным словом к профессиональному названию работы. В то же время двойные профессиональные названия работ «кассир-бухгалтер» и «кассир – оператор РРО» не предусмотрены действующим Классификатором профессий, поэтому не могут быть использованы в штатных расписаниях предприятий.

Национальный банк Украины в письме от 26.09.2005 г. № 11-113/3262-9602 отметил, что предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, исполнение его обязанностей могут возлагать в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

Минтруда в письме от 31.05.2007 г. № 163/13/116-07 сообщило, что Классификатор профессий не содержит профессиональных названий работ «директор по стратегии и развитию», «директор по корпоративному развитию и ценным бумагам», «директор по безопасности», «директор по производству и новым технологиям», «директор по развитию бизнеса». В соответствии с Приложением в Классификатора от названия должности «директор» могут применяться на предприятии производные слова, например, «заместитель». В таком случае можно предусматривать в штатном расписании предприятия должность «заместитель директора». Функции по стратегии и развитию, по корпоративному развитию и новым технологиям, по развитию бизнеса могут быть возложены на соответствующие структурные подразделения или на соответствующих специалистов.

В то же время Классификатор профессий содержит должности «директор предприятия (учреждения, организации, заведения, фирмы, департамента, библиотеки, издательства, объединения, центра, комбината, пансионата (кемпинга), института, школы, обсерватории, лаборатории, учебного пункта, курсов повышения квалификации, кабинета (методического, учебно-методического), Дворца торжественных событий, книжной палаты, комплекса (оздоровительного, спортивного, туристического), программ (радиотелевизионных), представительства, филиала и т. п.)», «директор исполнительный (финансовый, технический, коммерческий, по производству, по экономике, по маркетингу, по кадровым вопросам и быту, по управлению персоналом, по капитальному строительству, по материально-техническому снабжению, по транспорту), «директор-распорядитель». 

Минтруда в письмах от 18.12.2006 г. № 301/06/187-06 и от 18.03.2007 г. № 74/06/186-07 относительно трудовых отношений общества с членами наблюдательного совета и председателем ревизионной комиссии отметило, что при введении в штатное расписание должностей председателя и члена наблюдательного совета (эти должности предусмотрены Классификатором профессий) с ними можно заключать трудовой договор. Председатель ревизионной комиссии также может исполнять свои обязанности как с занятием соответствующей должности (при введении соответствующей должности в штатное расписание), так и на основании специальных полномочий (без занятия соответствующей должности). Классификатором профессий предусмотрена базовая профессия (должность) «председатель комиссии» (код 1229.3). Согласно приложению В Классификатора профессий названия профессий могут быть расширены при потребности пользователя, поэтому заключение трудового договора с председателем ревизионной комиссии не будет противоречить требованиям действующего законодательства.

Таким образом, рекомендуем работодателям при составлении штатного расписания не игнорировать название должностей (профессий), приведенных в Классификаторе профессий, поскольку это может сказаться на правах и обязанностях сторон трудового договора. Название должностей (профессий) является основанием для применения различных льгот — на сокращенный рабочий день, дополнительный отпуск, льготное пенсионное обеспечение, получение доплат.

Оплата труда работников в штатном расписании

Как отмечено выше, в штатном расписании бюджетных учреждений отражаются размеры должностных окладов, ежемесячно выплачиваемых надбавок и доплат работникам, поскольку это предусмотрено типовой формой штатного расписания бюджетного учреждения, утвержденной приказом Минфина от 28.01.2002 г. № 57.

Что касается отражения указанной «зарплатной» информации в штатном расписании хозрасчетных предприятий, то, поскольку для них, как уже сообщалось выше, не утверждена форма штатного расписания и методология его составления, такие предприятия самостоятельно принимают решение о необходимости отражения размеров должностных окладов и прочих обязательных выплат работникам в штатном расписании. При этом если на предприятии имеются работники, которым установлена сдельная система оплаты труда или почасовая оплата труда, отразить их ежемесячную заработную плату в штатном расписании не представляется возможным.

В законодательстве Украины нет ни одного нормативно-правового акта, в котором бы указывалось, что должностные оклады, тарифные ставки, надбавки, доплаты, премии, грейды и прочие трудовые выплаты устанавливаются в штатном расписании хозрасчетных предприятий. Поэтому для них штатное расписание — это, в первую очередь, документ, в котором указываются названия должностей согласно Классификатору профессий и их количество.

В то же время основным «зарплатным» документом на хозрасчетном предприятии является не штатное расписание, а коллективный договор, поскольку согласно статье 97 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) и статье 15 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР формы и системы оплаты труда, нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, условия введения и размеры надбавок, доплат, премий, вознаграждений и прочих поощрительных, компенсационных и гарантийных выплат устанавливаются хозрасчетными предприятиями самостоятельно в коллективном договоре с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевыми (региональными) соглашениями. Если коллективный договор на предприятии не заключен, работодатель обязан согласовать эти вопросы с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), который представляет интересы большинства работников, а в случае его отсутствия — с другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

Таким образом, именно в коллективном договоре, а при его отсутствии — в Положении об оплате труда (а также Положении о премировании, Положении о выплате надбавок и доплат), утвержденном приказом руководителя предприятия, отражаются все аспекты оплаты труда работников. Поэтому в приказе о принятии работника на работу достаточно указать должность, на которую принимается работник, а порядок оплаты труда по должности работника (должностной оклад, тарифная ставка, сдельные расценки и другие гарантированные выплаты) должен быть отражен в коллективном договоре (Положении об оплате труда). И хотя законодательство не запрещает переписать из коллективного договора должностные оклады (тарифные ставки) в штатное расписание, главным документом по оплате труда остается коллективный договор, который согласно части 7 статьи 65 ХКУ должен заключаться на всех предприятиях, использующих наемный труд, между собственником (уполномоченным им органом) и трудовым коллективом (уполномоченным им органом).

Отсутствие должностных окладов, надбавок и доплат в штатном расписании хозрасчетного предприятия более соответствует назначению штатного расписания как локального документа, не предусматривающего фамилий работников, не учитывающего условий труда по профессиям и должностям, возможного выполнения дополнительной работы отдельными работниками, личных достижений работника в труде и повышении профессионального уровня. Однако на предприятии с постоянным списочным составом работников и относительно постоянной заработной платой возможно установление в штатном расписании размеров окладов, доплат и надбавок.

В этом случае в штатном расписании по каждой должности (отдельно), группе штатных единиц работников соответствующей профессии и квалификации проставляется размер должностного оклада, тарифной ставки (оклада) согласно условиям оплаты труда, в частности, согласно утвержденным тарифной сетке (для технических работников и рабочих) и схеме должностных окладов (для руководящего состава, профессионалов и специалистов предприятия).

Если в связи с повышением на законодательном уровне размера минимальной заработной платы или ПМТЛ приказом руководителя предприятия повышаются размеры должностных окладов (тарифных ставок) работникам, то оплата труда осуществляется в строгом соответствии с размерами этих окладов (ставок), утвержденными в новой редакции штатного расписания.

Если в коллективном договоре в оплате труда руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих предусмотрены минимальные и максимальные оклады, то в штатном расписании их размеры устанавливаются в этих пределах.

Внесение изменений в штатное расписание

Хозрасчетные предприятия могут вносить изменения в действующее или утверждать новое штатное расписание в любое время по мере необходимости, а бюджетные учреждения — только в порядке и по процедуре, установленными для утверждения штатного расписания нормативными документами. Внесение изменений в действующее штатное расписание оформляется соответствующим приказом руководителя.

Изменения в штатное расписание вносятся при изменении организационной структуры предприятия (например, при ликвидации структурных подразделений или создании новых), в связи с изменениями в организации производства и труда (в результате чего изменяются названия должностей (профессий), размеры оплаты труда и т. п.), введении штатных единиц в отдельные структурные подразделения (сокращении штатных единиц), изменении размеров должностных окладов, надбавок или доплат, установленных в штатном расписании, в т. ч. при увеличении минимальной заработной платы (например, с 1 января 2020 года) или ПМТЛ (например, с 1 декабря 2019 года), введении новых надбавок, доплат и по другим причинам.

Минсоцполитики в письме от 28.12.2016 г. № 1812/0/101-16/284 (см. ВТЗ № 9/2018, стр. 116) и Минтруда в письме от 20.01.2005 г. № 18-23 разъяснили, что в течение года могут вноситься изменения в штатное расписание в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т. д.). Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа по предприятию (учреждению, организации), в котором освещаются причины внесения этих изменений.

Если структура предприятия претерпевает существенные изменения, целесообразно утверждать и вводить в действие новое штатное расписание (см. письмо Минсоцполитики от 06.08.2015 г. № 11812/0/14-15/06 в ВТЗ № 10/2015, стр. 126).

Количество и периодичность изменений штатного расписания в течение года законодательством не ограничивается. Но руководителю следует помнить, что если внесение изменений в штатное расписание влечет изменение существенных условий труда (например, переименование должности изменяет перечень и объем должностных обязанностей работника) или изменение оплаты труда в сторону ухудшения (например, уменьшаются размеры должностных окладов, тарифных ставок, надбавок, доплат), то в соответствии со статьями 32 и 103 КЗоТ об этом необходимо уведомить работников не позднее чем за 2 месяца.

Поскольку штатное расписание не содержит данных о конкретных работниках (их фамилиях, именах), а включает только название должностей (профессий), на которые принимаются работники, то принятие на работу и увольнение работников не требуют внесения изменений в штатное расписание.

Обращаем внимание, что наличие в штатном расписании вакантной должности не обязывает руководителя предприятия осуществлять поиск работника на нее и заключать трудовой договор с любым работником, желающим ее занять. Однако если работодатель начал поиск работника на вакантную должность (разместил в средствах массовой информации объявление об этом), то любой гражданин имеет право претендовать на нее и настаивать на заключении с ним трудового договора на выполнение работы, соответствующей вакантной должности, если, конечно, он отвечает требованиям к такой должности. При этом, как указано в статье 22 КЗоТ, запрещается необоснованный отказ в принятии на работу.

Важность штатного расписания и ответственность за его отсутствие 

На основании  вышеизложенного можно сделать вывод, что штатное расписание является очень важным для работников предприятия документом, поскольку оно обеспечивает им право на труд и гарантированную заработную плату, защиту от незаконного увольнения, перевода на другие должности и т. п. (письмо Минсоцполитики от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06).

Именно на основании штатного расписания, а также руководствуясь правилами внутреннего трудового распорядка и должностными (рабочими) инструкциями, руководитель предприятия принимает решения по персоналу, в частности о принятии на работу, переводе работников на другую работу, установлении должностного оклада (тарифной ставки) конкретному работнику в соответствии с должностью, которую он занимает (квалификацией), а служба персонала осуществляет подбор персонала, оформляет соответствующие документы, в том числе приказы, анализирует качественный состав работников, вносит работодателю предложения по улучшению состава работников, оформляет в установленном порядке учетную и информационно-справочную документацию, готовит соответствующую статистическую отчетность.

Штатное расписание позволяет предприятиям рассчитать годовой фонд оплаты труда, а также всегда иметь данные о количестве штатных работников, которые используются при расчете различных показателей и нормативов. Напомним, что расчет среднего количества работников (штатных, внешних совместителей и других) осуществляется согласно Инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 28.09.2005 г. № 286, действие которой распространяется на всех юридических лиц, их филиалы, представительства и другие обособленные подразделения, а также на физических лиц – предпринимателей, использующих наемный труд.

Кроме того, наличие штатного расписания является залогом избежания конфликтов с представителями органов контроля за соблюдением законодательства о труде (Гоструда), налоговых органов, а также возможных трудовых споров с работниками.

Что касается обязательности составления штатного расписания хозрасчетными предприятиями, то отметим следующее.

В соответствии с пунктом 1 части первой статьи 40 КЗоТ трудовой договор по инициативе собственника или уполномоченного им органа может быть расторгнут, в частности, при сокращении численности или штата работников. А сокращение штата работников без наличия штатного расписания проводиться не может.

Кроме того, согласно пункту 37 Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5, штатное расписание и изменения к нему хранятся:

а) по месту составления и утверждения в организациях, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда (далее — НАФ), — постоянно; в организациях, в деятельности которых не создаются документы НАФ, — 75 лет;

б) в других организациях — 3 года.

Если же вновь обратиться к статье 64 ХКУ, то хотя ею прямо не определено, что предприятия обязаны составлять штатное расписание, а также законодательством прямо не установлено, что отсутствие штатного расписания на предприятии является нарушением, норма указанной статьи ХКУ о том, что «предприятие … устанавливает … штатное расписание», а также вышеизложенная информация позволяют сделать вывод, что на предприятии должно быть штатное расписание (это не касается физлиц-предпринимателей, имеющих наемных работников, поскольку у них нет организационной структуры).

Минтруда в письмах от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08 и от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07 разъяснило, что с учетом необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и надлежащую оплату труда утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным, а его отсутствие является нарушением требований законодательства о труде, за которое руководитель предприятия может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с частью первой статьи 41 Кодекса Украины об административной ответственности, а именно к ответственности в виде наложения штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (т. е. от 510 до 1700 грн.).

При проверке предприятия Государственной службой Украины по вопросам труда отсутствие штатного расписания на предприятии может быть расценено как прочие нарушения законодательства о труде, указанные в абзаце восьмом части второй статьи 265 КЗоТ, за неустранение которого в установленный предписанием срок на предприятие может быть наложен штраф в размере минимальной заработной платы.

Если руководитель предприятия считает, что законодательство, в частности статья 64 ХКУ, не обязывает его утверждать штатное расписание, и поэтому не считает необходимым утверждать штатное расписание, то он должен быть готов к защите своей позиции (в т. ч. в суде), если Гоструда за отсутствие штатного расписания наложит штраф.

В завершение, рассмотрим один из вариантов штатного расписания.

«Утверждаю»

штат в количестве 80 штатных единиц

с месячным фондом заработной платы 

согласно должностным окладам

семьсот пятьдесят тысяч гривен

Савченко                                А. А. Савченко

(подпись руководителя)     (инициалы и фамилия)

          «27» декабря 2019 года

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ с 1 января 2020 года

Общество с ограниченной ответственностью «ЮПИТЕР»

№ п/п	Название структурного подразделения	Должность	Код КП	Количество штатных единиц	Должностной оклад,  грн.
1	2	3	4	5	6
1	Администрация	Директор	1210.1	1	33 000
		Первый заместитель директора	1210.1	1	30 000
		Заместитель директора	1231	1	28 000
		Офис-администратор	4222	1	7000
2	Отдел кадров	Начальник отдела кадров	1232	1	15 000
		Инспектор по кадрам	3423	1	10 000
3	Бухгалтерия	Главный бухгалтер	1231	1	20 000
		Бухгалтер	3433	2	12 000
		Кассир	4211	1	8000
4	Экономический отдел	Главный экономист	1231	1	15 000
		Экономист	2441.2	1	10 000
5	Инженерный отдел	Главный инженер	1223.1	1	15 000
		Инженер-электроник	2144.2	1	10 000
		Инженер-конструктор	2149.2	1	10 000
		Инженер-технолог	2149.2	1	10 000
6	Юридический отдел	Начальник юридического отдела	1231	1	15 000
		Юрист	2421.2	1	10 000
7	Отдел маркетинга	Начальник отдела маркетинга	1233	1	15 000
		Маркетолог	2419.2	2	10 000
8	Склад	Заведующий склада	1226.2	1	15 000
		Кладовщик	9411	1	8000
		Кассир товарный	4211	2	8000
		Охранник	5169	4	7000
		Грузчик	9333	4	6400
9	Магазин	Руководитель магазина	1314	1	20 000
		Главный кассир	1231	2	12 000
		Кассир	4211	10	8000
		Продавец	5220	20	7000
		Водитель	8322	3	7000
		Охранник	5169	3	7000
		Грузчик	9333	5	6400
		Уборщик служебных помещений	9132	3	4800
Всего				80	750 000