Работник умер или пропал без вести: действия работодателяПрацівник помер або зник безвісти: дії роботодавця

Все основания для прекращении трудового договора предусмотрены статьей 36 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) с их детализацией в других статьях этого документа. Однако даже в этом главном трудовом документе по состоянию на конец июня 2022 года отсутствует такое основание для прекращения трудового договора как смерть (пропажа без вести, объявление умершим) работника. При этом работодателям следует учитывать, что в случае указанного печального события речь идет именно о прекращении трудового договора, а не об увольнении с работы, поскольку термин «прекращение трудового договора» характеризует состояние трудового договора между работником и собственником или уполномоченным им органом (далее — работодатель), а термин «увольнение с работы» означает событие, вследствие которого прекращаются трудовые отношения работника с конкретным работодателем (гражданин утрачивает статус работника у конкретного работодателя).

В то же время уже прошел I чтение и готовится к II чтению в парламенте законопроект «О внесении изменений в некоторые законы Украины по оптимизации трудовых отношений» от 05.04.2022 № 7251 (далее — Законопроект № 7251), которым дополняется часть первая статьи 36 КЗоТ пунктом 8-2, содержащим новое основание для прекращения трудового договора — смерть работника, признание его судом без вести пропавшим или объявление умершим.

Таким образом, если Законопроект № 7251 станет Законом Украины, то в случае смерти работника, признания его судом без вести пропавшим или объявления умершим прекращение трудового договора с работником будет осуществляться на основании пункта 8-2 части первой статьи 36 КЗоТ.

Прежде чем прекращать трудовой договор в случае смерти работника, признания его судом без вести пропавшим или объявления умершим, у работодателя должно быть документальное подтверждение указанных событий. Поэтому ниже остановимся на документах, которые являются основанием для прекращения работодателем трудового договора с умершим (пропавшим без вести) работником.

Документы, подтверждающие смерть или пропажу вез вести работника

Документы, подтверждающие смерть работника

Вопросы государственной регистрации смерти регулируются статьей 17 Закона Украины «О государственной регистрации актов гражданского состояния» от 01.07.2010 № 2398-VI (далее — Закон № 2398) и главой 5 раздела III Правил государственной регистрации актов гражданского состояния в Украине, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.10.2000 № 52/5 (далее — Правила № 52/5).

Государственная регистрация смерти осуществляется органом государственной регистрации актов гражданского состояния (далее — ГРАГС) на основании:

1) документа установленной формы о смерти, выданного учреждением здравоохранения или судебно-медицинским учреждением, а именно:

а) врачебного свидетельства о смерти, форма № 106/о которого утверждена приказом Министерства здравоохранения Украины от 08.08.2006 № 545 (далее — врачебное свидетельство о смерти);

б) фельдшерской справки о смерти, форма № 106-1/о которой утверждена приказом Министерства здравоохранения Украины от 08.08.2006 № 545 (далее — фельдшерская справка о смерти);

в) врачебного свидетельства о перинатальной смерти;

2) решения суда об установлении факта смерти лица в определенное время или об объявлении лица умершим.

Согласно пункту 1 главы 1 раздела ІІ Правил № 52/5 государственная регистрация акта гражданского состояния проводится отделом ГРАГС путем составления актовой записи гражданского состояния (далее — АЗГС) в электронном виде в Государственном реестре актов гражданского состояния граждан и на бумажных носителях. Исполнительные органы сельских, поселковых, городских советов составляют АЗГС в электронном виде и печатают их на бумажных носителях, которые не позднее 3 числа следующего за отчетным месяца передают в соответствующий отдел ГРАГС.

АЗГС составляется в присутствии заявителя, кроме отдельных случаев, предусмотренных Правилами № 52/5, и печатается на бумажных носителях в двух экземплярах, каждый из которых нумеруется одним и тем же номером. На основании составленной АЗГС в полном соответствии с ней органом ГРАГС, которым проведена государственная регистрация акта гражданского состояния, Министерством юстиции Украины выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния. Свидетельство подписывается руководителем выдавшего его органа и удостоверяется печатью такого органа.

О факте государственной регистрации акта гражданского состояния органами ГРАГС выдаются соответствующие свидетельства, в том числе свидетельство о смерти, на бланках, изготовленных по образцам и их описаниям, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины «Об утверждении образцов актовых записей гражданского состояния, описаний и образцов бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» от 10.11.2010 № 1025 (п. 6 р. I Правил № 52/5).

Для государственной регистрации актов гражданского состояния подаются заявление, документы, а в отдельных случаях в соответствующем заявлении указываются сведения о документах, подтверждающих факты, подлежащие государственной регистрации (п. 3 гл. 1 р. ІI Правил № 52/5).

Заявление о государственной регистрации смерти (его форма приведена в приложении 17-1 к Правилам № 52/5) подается в орган ГРАГС не позднее 3 дней со дня наступления смерти или обнаружения трупа, а в случае невозможности получения врачебного свидетельства о смерти, фельдшерской справки о смерти — не позднее 5 дней. Государственная регистрация смерти по заявлению, поданному в указанные сроки, и до окончания одного года со дня наступления смерти, проводится в день обращения заявителя по последнему месту жительства умершего, по месту наступления смерти или обнаружения трупа или по месту погребения. В случае наступления смерти в дороге (в поезде, на судне, в самолете и т. д.) государственная регистрация смерти может быть проведена в ближайшем органе ГРАГС (ч. 2, 3, 5 ст. 17 Закона № 2398, п.п. 2–4 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Государственная регистрация смерти проводится по месту жительства заявителя в случае: если заявление поступило после окончания одного года со дня наступления смерти; установления в судебном порядке факта смерти; обращения для регистрации смерти лица, объявленного судом умершим. Государственная регистрация смерти проводится по заявлению родственников умершего, представителей органа опеки и попечительства, работников жилищно-эксплуатационных организаций, администрации учреждения здравоохранения, где наступила смерть, и других лиц (ч. 4, 6 ст. 17 Закона № 2398, п.п. 6, 7 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Если заявление о государственной регистрации смерти поступило после окончания одного года со дня наступления смерти, то государственная регистрация проводится при наличии врачебного свидетельства или фельдшерской справки о смерти установленной формы на общих основаниях по заявлению любого лица, указанного в пункте 7 этой главы (см. выше), без составления заключения, но после проверки наличия государственной регистрации смерти по месту наступления смерти, по месту последнего проживания умершего, по месту погребения или обнаружения трупа или по данным Государственного реестра актов гражданского состояния граждан (п. 8 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Государственная регистрация смерти лица, объявленного судом умершим, проводится по решению суда, направленному судом отделу ГРАГС, после вступления им в законную силу или по заявлению лиц, являвшихся заявителями при рассмотрении судом дела, или наследников умершего. В этих случаях датой смерти считается день вступления решения суда в законную силу, если иное не указано в решении суда. Государственная регистрация факта смерти, установленного в судебном порядке, проводится по заявлению лиц, являвшихся заявителями при рассмотрении судом дела, а также наследников умершего по их обращению в день получения решения суда. В случае направления судом решения об установлении факта смерти лица на временно оккупированной территории Украины в отдел ГРАГС по месту принятия решения государственная регистрация смерти проводится в день поступления копии такого решения без обращения любого лица. Составленная актовая запись о смерти включается в книгу государственной регистрации смерти за текущий год, если со времени наступления смерти не прошло одного года, или в книгу обновленных АЗГС за текущий год, если прошло больше года (п. 9 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Государственная регистрация смерти лиц, погибших в период прохождения военной или альтернативной службы в мирное время, проводится отделами ГРАГС с указанием в актовой записи о том, что смерть наступила в период прохождения военной службы, если соответствующая запись имеется в графе «Причина смерті» врачебного свидетельства о смерти (п. 11 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Паспорт умершего, а также военно-учетные и льготные документы орган ГРАГС, регистрирующий смерть, изымает для дальнейшего их направления в территориальное подразделение Государственной миграционной службы Украины и территориальный центр комплектования и социальной поддержки (далее — ТЦКСП) (п. 14 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Если государственная регистрация смерти проводится на основании решения суда об объявлении лица умершим или установлении факта смерти лица на временно оккупированной территории Украины, направленного судом, свидетельство о смерти оформляется и выдается заявителю во время его обращения в орган ГРАГС (п. 15 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

После государственной регистрации смерти отдел ГРАГС выдает выписку из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти для получения пособия на погребение. В случае государственной регистрации смерти исполнительным органом сельского, поселкового, городского совета выдается справка для получения пособия на погребение, в которой указываются: фамилия, собственное имя, отчество умершего лица; дата смерти; место смерти; номер и дата составления актовой записи о смерти; наименование органа, осуществившего ГРАГС (п. 16 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Государственная регистрация актов гражданского состояния, выдача свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния повторно и выписок из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан по заявлению заявителя может проводиться также путем обращения в центр предоставления административных услуг (п. 1 гл. 2 р. ІІ Правил № 52/5).

Таким образом, после государственной регистрации смерти органом ГРАГС заявителю выдается свидетельство о смерти, форма которого утверждена постановлением Кабинета Министров Украины от 10.11.2010 № 1025, а для получения пособия на погребение органом ГРАГС выдается выписка из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти или исполнительным органом сельского, поселкового, городского совета выдается справка. Соответственно, для работодателя документом, подтверждающим смерть работника, является свидетельство о смерти этого работника, а документом, на основании которого начисляется пособие на погребение, — выписка из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти работника или справка, выданная исполнительным органом сельского, поселкового, городского совета.

Если работник (гражданин Украины) умер за границей (например, в случае эвакуации за границу после начала военной агрессии против Украины), то его родственники, находившиеся с ним за границей, для регистрации факта смерти могут обратиться в дипломатическое представительство или консульское учреждение Украины, поскольку они наделены правом проводить ГРАГС граждан Украины, проживающих или временно находящихся за границей (абз. третий п. 1 р. I Правил № 52/5). Такой орган Украины за границей может оформить свидетельство о смерти или же поспособствует его оформлению в Украине.

Обращаем внимание, если свидетельство о смерти выдано на временно оккупированной территории Украины представителями оккупационной власти, то оно не имеет юридической силы (является ничтожным) в Украине (ч. 3 ст. 9 Закона Украины «Об обеспечении прав и свобод граждан и правовом режиме на временно оккупированной территории Украины» от 15.04.2014 № 1207-VII). С таким документом родственники умершего работника для установления факта смерти должны обратиться с заявлением в суд или в орган ГРАГС на подконтрольной (не оккупированной) территории Украины независимо от места жительства заявителя. Копия судебного решения выдается участникам дела, немедленно после провозглашения такого решения или безотлагательно направляется судом в орган ГРАГС по месту принятия решения для государственной регистрации смерти лица (ч. 1, 5 ст. 317 Гражданского процессуального кодекса Украины; далее — ГПКУ). Получив решение суда, орган ГРАГС оформляет и выдает свидетельство о смерти заявителю.

Документы, подтверждающие пропажу без вести работника

Согласно пункту 3 части 2 статьи 293 ГПКУ суд рассматривает в порядке отдельного производства дела о признании физического лица без вести пропавшим или объявлении его умершим.

В соответствии со статьей 43 Гражданского кодекса Украины (далее — ГКУ) физическое лицо может быть признано судом без вести пропавшим, если в течение одного года в месте его постоянного жительства нет сведений о месте его нахождения. В случае невозможности установить день получения последних сведений о местонахождении лица началом его пропажи без вести считается первое число месяца, следующего за тем, в котором были получены такие сведения, а в случае невозможности установить этот месяц — первое января следующего года. Порядок признания физического лица без вести пропавшим установлен ГПКУ.

Порядок рассмотрения судом дел о признании физического лица без вести пропавшим или объявлении его умершим определен в главе 4 (статьях 305–309) раздела IV ГПКУ.

Так, заявление о признании физического лица без вести пропавшим или объявлении его умершим подается в суд по месту жительства заявителя или по последнему известному месту жительства (пребывания) физического лица, местонахождение которого неизвестно, или по местонахождению его имущества. В заявлении о признании физического лица без вести пропавшим или объявлении его умершим должно быть указано: для какой цели необходимо заявителю признать физическое лицо без вести пропавшим или объявить его умершим; обстоятельства, подтверждающие пропажу без вести физического лица, или обстоятельства, угрожавшие смертью физическому лицу, пропавшему без вести, или обстоятельства, дающие основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая (ст. 305, 306 ГПКУ).

Суд до начала рассмотрения дела устанавливает лиц (родственников, сотрудников и т. д.), которые могут дать показания о физическом лице, местонахождение которого неизвестно, а также запрашивает соответствующие организации по последнему месту жительства пропавшего (жилищно-эксплуатационные организации, органы регистрации места жительства лиц или органы местного самоуправления) и по последнему месту работы о наличии сведений о физическом лице, местонахождение которого неизвестно (ст. 307 ГПКУ).

Суд рассматривает дело с участием заявителя, свидетелей, указанных в заявлении, и лиц, которых сам суд признает нужным допросить, и принимает решение о признании физического лица без вести пропавшим или об объявлении его умершим. После вступления в законную силу решения об объявлении физического лица умершим суд присылает решение соответствующему органу ГРАГС для регистрации смерти физического лица, а также нотариусу по месту открытия наследства, а в населенном пункте, где нет нотариуса, — соответствующему органу местного самоуправления для принятия мер по охране наследственного имущества (ст. 308 ГПКУ).

Таким образом, документом, подтверждающим пропажу без вести физического лица, в том числе работника, является решение суда о признании физического лица без вести пропавшим или об объявлении его умершим.

Законодательным актом, регулирующим вопросы установления пропажи без вести лиц при особых обстоятельствах, является Закон Украины «О правовом статусе лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах» от 12.07.2018 № 2505-VIII (далее — Закон № 2505). Этот Закон определяет правовой статус лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах, и обеспечивает правовое регулирование общественных отношений, связанных с учетом, розыском и социальной защитой таких лиц и членов их семей. Для целей этого Закона особыми обстоятельствами считаются вооруженный конфликт, военные действия, временная оккупация части территории Украины, чрезвычайные ситуации природного или техногенного характера.

Согласно статье 1 Закона № 2505:

лицо, пропавшее без вести, — физическое лицо, в отношении которого нет сведений о его местонахождении на момент подачи заявителем заявления о его розыске;

лицо, пропавшее без вести при особых обстоятельствах, — лицо, пропавшее без вести в связи с вооруженным конфликтом, военными действиями, временной оккупацией части территории Украины, чрезвычайными ситуациями природного или техногенного характера.

Статьей 6 Закона № 2505 установлено, что близкие родственники и члены семьи лица, пропавшего без вести при особых обстоятельствах, имеют право на получение достоверных сведений о местонахождении такого лица, обстоятельствах его гибели (смерти), месте погребения (если оно известно). Это право реализуется путем подачи в соответствующий территориальный орган Национальной полиции Украины (далее — Нацполиция) заявления о розыске лица, пропавшего без вести при особых обстоятельствах, и получения достоверной информации о ходе и результатах проведения его розыска. Органы государственной власти, уполномоченные на осуществление учета и/или розыска лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах, обязаны предоставлять информацию о ходе и результатах их розыска близким родственникам и членам семьи таких лиц. Граждане, общественные объединения, юридические лица частного права имеют право по собственной инициативе по согласованию с Нацполицией или могут с их согласия привлекаться Нацполицией к розыску лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах. Также указанные граждане, общественные объединения, юридические лица частного права имеют право получать от государственных органов информацию о лице, пропавшем без вести при особых обстоятельствах, маршруте и территории, на которых целесообразно проводить розыск, другую информацию, которая может способствовать эффективному розыску лица, пропавшего без вести при особых обстоятельствах, кроме данных, полученных в результате следственных действий или оперативно-розыскной деятельности.

Согласно статье 4 Закона № 2505 лицо приобретает статус пропавшего без вести при особых обстоятельствах с момента внесения о нем сведений, содержащихся в заявлении о факте исчезновения, в Единый реестр лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах, в порядке, предусмотренном этим Законом, и считается пропавшим без вести при особых обстоятельствах с момента подачи заявителем заявления о факте исчезновения лица. Лицо считается пропавшим без вести при особых обстоятельствах до момента прекращения его розыска в порядке, предусмотренном Законом № 2505. Предоставление лицу статуса пропавшего без вести при особых обстоятельствах не лишает его родственников или других лиц права обращения в суд с заявлением о признании такого лица без вести пропавшим или объявления его умершим в порядке, предусмотренном законодательством (в частности, ГПКУ, Законом № 2398, Правилами № 52/5). Если лицо, пропавшее без вести при особых обстоятельствах, было объявлено умершим, но его местонахождение, место погребения или местонахождение его останков не было установлено, проведение розыска в понимании Закона № 2505 не прекращается до установления его местопребывания, места погребения или местонахождения его останков.

Таким образом, лицо приобретает статус пропавшего без вести при особых обстоятельствах с момента внесения о нем сведений в Единый реестр лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах (далее — Единый реестр), и считается пропавшим без вести при особых обстоятельствах с момента подачи заявителем заявления о факте исчезновения лица. Документом, подтверждающим пропажу без вести при особых обстоятельствах, является выписка из Единого реестра.

Держателем Единого реестра является Министерство внутренних дел Украины (далее — МВД), соответственно, оно может по запросу работодателей предоставлять сведения из Единого реестра (ч. 3 ст. 12, ч. 3 ст. 16 Закона № 2505).

Кроме того, перечень государственных органов, уполномоченных вести учет лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах, приведен в части 2 статьи 17 Закона № 2505. К таким государственным органам относятся, в частности, Министерство обороны Украины, Национальная гвардия Украины, Нацполиция, Служба безопасности Украины, Государственная пограничная служба Украины. Следовательно, работодатели могут обращаться и в эти госорганы, если работник, который пропал без вести, проходил службу в указанных силовых структурах перед тем, как пропал без вести.

В соответствии с частью 5 статьи 8 Закона № 2505 за лицом, пропавшим без вести при особых обстоятельствах, сохраняются место работы и занимаемая должность, но не более чем до момента признания его без вести пропавшим или объявления умершим в порядке, установленном законодательством.

Вышеизложенные нормы Закона № 2505 касаются также работников, которые согласно части третьей статьи 119 КЗоТ были призваны (приняты по контракту) на военную службу в особый период (в период военного положения) и во время участия в боевых действиях пропали без вести. Такие лица также приобретают статус пропавших без вести при особых обстоятельствах с момента внесения о них сведений в Единый реестр, если, конечно, ранее не было вынесено решение суда о признании лица без вести пропавшим. Единственный нюанс — за такими без вести пропавшими работниками-военнослужащими, которые так и не появились, гарантия в виде сохранения места работы, должности действует не до дня признания их без вести пропавшими, а до дня объявления судом их умершими (ч. четвертая ст. 119 КЗоТ).¹

Приказ о прекращении трудового договора

Прекращение трудового договора в случае смерти (признания без вести пропавшим, объявления умершим) работника оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия. Основанием для издания такого приказа является документ, подтверждающий факт смерти (признания без вести пропавшим, объявления умершим) работника. Как отмечалось выше, документом, подтверждающим факт смерти работника, является свидетельство о смерти, документом, подтверждающим пропажу без вести работника, является решение суда о признании физического лица без вести пропавшим или об объявлении его умершим, документом, подтверждающим пропажу без вести работника при особых обстоятельствах, является выписка из Единого реестра.

Свидетельство о смерти (решение суда о признании без вести пропавшим или об объявлении умершим) работника или его нотариально удостоверенную копию обычно представляют работодателю близкие родственники умершего (без вести пропавшего) работника. Если ими представляется оригинал свидетельства о смерти (решения суда), то работодатель должен сделать и иметь у себя копию указанного свидетельства (решения суда), которую необходимо удостоверить подписью и печатью предприятия (отдела кадров) или физического лица – предпринимателя (при ее наличии).²

Обращаем внимание, даже если работник умер на рабочем месте и прибывший врач констатировал его смерть, приказ о прекращении трудового договора необходимо издавать только при наличии свидетельства о смерти. То есть издание работодателем приказа о прекращении трудового договора происходит не сразу после смерти работника, а спустя некоторое время — когда работодателю будет предъявлено свидетельство о смерти работника, выданное его родственнику или другому лицу органом ГРАГС.

Кроме того, случается, что работник умирает после продолжительной болезни или во время длительного отпуска или после того, как продолжительное время не появлялся на работе, и с ним не удавалось установить связь, а близкие родственники своевременно не сообщили работодателю о смерти работника.

По вышеуказанным причинам дата издания приказа о прекращении трудового договора не совпадает с датой смерти и обычно не совпадает с датой выдачи свидетельства о смерти.³ Приказ издается тогда, когда свидетельство о смерти (решение суда о признании без вести пропавшим или об объявлении умершим) работника будет представлено работодателю, у которого работал умерший (без вести пропавший) работник.

В то же время бывают случаи, когда у работника нет семьи (других родственников), или когда смерть работника наступила за пределами населенного пункта, где расположено предприятие, или за пределами государства (например, если работник умер, находясь в командировке за границей) или на территории, где ведутся боевые действия или которая временно оккупирована, а родственники умершего (без вести пропавшего) работника не имеют возможности либо желания представлять свидетельство о смерти (решение суда о признании без вести пропавшим или об объявлении умершим) работника или присылать нотариально удостоверенную копию этого документа его работодателю.

Более того, если призванный (принятый по контракту) на военную службу в особый период работник погиб во время прохождения военной службы, то, как разъяснило Министерство обороны Украины в письме от 20.11.2015 № 116/2/2/21362, законодательством Украины не предусмотрено предоставление работодателю информации о гибели, нахождении в плену, пропаже без вести военнослужащих. Исключением является уведомление родных и близких военнослужащего.

В вышеуказанных случаях если работодателю известен орган ГРАГС, в котором зарегистрирована смерть работника (по его последнему месту жительства, по месту наступления смерти или обнаружения трупа или по месту погребения), то работодатель может самостоятельно обратиться в такой орган, а если последний не известен — то в любой ближайший орган ГРАГС (при пропаже без вести — в МВД). Цель такого обращения — получение официального подтверждения факта смерти (пропажи без вести) работника для издания приказа о прекращении с ним трудового договора (орган ГРАГС может предоставить работодателю выписку из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти работника, а МВД — выписку из Единого реестра). В этом случае приказ о прекращении трудового договора с умершим (пропавшим без вести) работником можно издать только на основании полученного от органа ГРАГС (МВД) документа (выписки) с указанием даты смерти (пропажи без вести) работника.

Датой прекращения трудового договора является дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти, при этом не имеет значения, работал в этот день умерший работник или нет (находился в отпуске, болел и т. п.).⁴

В случае пропажи без вести работника датой прекращения трудового договора является дата пропажи без вести работника, указанная в решении суда или выписке из Единого реестра.

Приказ руководителя предприятия о прекращении трудового договора можно издать по типовой форме № П-4, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 05.12.2008 № 489 (далее — Приказ № 489), внеся в нее соответствующие коррективы (в тексте приказа вместо слова «уволить» использовать текст «прекратить трудовые отношения», а вместо слова «увольнения» использовать текст «прекращения трудовых отношений»). Также приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью (пропажей без вести) работника можно издать и по самостоятельно разработанной форме с отражением в ней всех необходимых реквизитов. В приказе о прекращении трудового договора следует также указать реквизиты (серию, номер) свидетельства о смерти (реквизиты решения суда, выписки из Единого реестра) как основания для издания приказа, а также количество дней неиспользованного ежегодного (основного и дополнительного) отпуска и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, поскольку при их наличии работодатель должен начислить денежную компенсацию и выплатить ее членам семьи (наследникам) работника.

Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью работника может быть таким:

Если вышеупомянутый Законопроект № 7251 станет Законом Украины, то основная часть вышеуказанного приказа будет иметь такую формулировку: «ПРЕКРАТИТЬ с БОРИСОВЫМ Михаилом Сергеевичем, водителем, действие трудового договора в связи со смертью 13.06.2022 в соответствии с пунктом 8-2 части первой статьи 36 КЗоТ Украины с выплатой денежной компенсации за 15 календарных дней неиспользованного ежегодного основного отпуска».

Оформление табеля учета рабочего времени

Лицо, ответственное на предприятии за ведение табеля учета использования рабочего времени (далее — табель), типовая форма № П-5 которого утверждена Приказом № 489, должно оформить на умершего работника итоговый табель и передать его в бухгалтерию.

До издания приказа о прекращении трудового договора отсутствуют основания для прекращения фиксации в табеле отсутствия работника. Поэтому теоретически даже если стало известно о том, что работник умер (погиб при прохождении военной службы), но у предприятия нет документального подтверждения факта смерти работника, лицо, ответственное за ведение табеля, должно продолжать ежедневно вносить в табель отметки, соответствующие причине отсутствия работника на работе (например, отпуск, временная нетрудоспособность, пребывание на военной службе как прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством). И только после получения свидетельства о смерти (решения суда, выписки из Единого реестра) и издания приказа о прекращении трудового договора с умершим (пропавшим без вести) работником прекращается ежедневное табелирование такого работника и составляется итоговый табель (корректируется ранее составленный табель).

На практике если достоверно известно о том, что работник умер (например, это произошло на рабочем месте или на территории предприятия или в том же населенном пункте, где находится предприятие), то табелирование осуществляется по день смерти (в этом случае не нужно будет составлять итоговый табель).

Последним протабелированным днем умершего работника в итоговом табеле должна быть дата смерти, которая определена в приказе как дата прекращения трудовых отношений. За этот день в табеле должна стоять отметка, соответствующая фактическому событию: работа по графику, болезнь, отпуск, прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством, неявка по невыясненным причинам и т. д.

В случае если в день смерти работник отработал полный рабочий день (смену) по графику, то в табеле проставляется количество часов, соответствующее продолжительности полного рабочего дня (смены). Если работник отработал только часть рабочего дня (смены), то в табеле проставляется фактическое количество отработанных часов. Если работник умер в рабочий день до начала рабочего времени в этот день (не имеет отработанных часов в этот день), то в поле, где указывается количество отработанных часов, ставится «0».

Если перед наступлением смерти работник болел и это подтверждено листком нетрудоспособности, то по дату смерти в табеле проставляются отметки, соответствующие временной нетрудоспособности (коды «ТН» («26») или «НН» («27»)).

В случае если работник находился в ежегодном отпуске или в дополнительном отпуске работникам, имеющим детей, во время которого заболел и через некоторое время умер, то в табеле до наступления болезни отражают дни фактически использованного отпуска (коды «В» («08»), «Д» («09») или «ДО» («15»)), а далее — дни временной нетрудоспособности по дату смерти, поскольку согласно пункту 1 части второй статьи 11 и части седьмой статьи 20 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) указанные отпуска продлеваются или переносятся в случае временной нетрудоспособности, наступившей в период отпусков.

Если до наступления смерти работник заболел во время пребывания в отпуске других видов (творческий, в связи с обучением, без сохранения заработной платы и т. п.) и продолжал болеть после его окончания, то по дату окончания отпуска в табеле делаются отметки, соответствующие предоставленному отпуску (коды «ТВ» («11»), «Н» («12»), «НБ» («13»), «ДБ» («14») или «НА» («18»)), а после отпуска и по дату смерти проставляется отметка о временной нетрудоспособности. Если продолжительность болезни не «вышла» за границы отпуска, то по дату смерти включительно в табеле проставляется код соответствующего отпуска.

Если перед наступлением смерти работник отсутствовал на работе по невыясненным причинам и это отсутствие не было подтверждено какими-либо документами, то в табеле за все дни отсутствия необходимо проставить отметки о неявке по невыясненным причинам (код «НЗ» или «28»).

Оформление личной карточки

В Личной карточке работника, которая ведется по типовой форме № П-2, утвержденной совместным приказом Государственного комитета статистики Украины и Министерства обороны Украины от 25.12.2009 № 495/656, в строке «Дата и причина увольнения (основание)» указываются дата и причина прекращения трудового договора, а также дата и номер приказа о прекращении трудового договора:

«13 июня 2022 г.; в связи со смертью, приказ от 20.06.2022 № 45/п».

Графа «Подпись работника» Личной карточки остается незаполненной.

Согласно части четвертой пункта 7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 № 58 (далее — Инструкция № 58), в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В случае смерти работника получить его подпись в Личной карточке невозможно. Однако, как показывает практика, наличие в Личной карточке информации о том, кому и когда была выдана трудовая книжка, не будет лишней. Поэтому лицо, ответственное за ведение и учет трудовых книжек на предприятии, может в нижнем поле Личной карточки сделать, например, такую запись: «Трудовая книжка передана вдове умершего работника 21.06.2022 под подпись».

Заполнение и выдача родственникам трудовой книжки

Статья 48 КЗоТ с 10.06.2021 разрешает работникам при трудоустройстве хранить трудовую книжку у себя, и только по требованию работника работодатель обязан внести в нее сведения о работе, в том числе об увольнении.

Если же трудовая книжка умершего работника до момента его смерти (пропажи без вести) хранилась у работодателя, то она заполняется последним по общим правилам, определенным Инструкцией № 58, с учетом специальных требований, изложенных в пункте 4.3 этой Инструкции.

В случае смерти работника в разделе «Сведения о работе» его трудовой книжки указываются:

– в графе 1 — порядковый номер вносимой записи;

– в графе 2 — дата прекращения трудового договора (т. е. дата смерти работника);

– в графе 3 — текст «Работа прекращена в связи со смертью», при этом ссылка на норму КЗоТ не делается, но после того, как Законопроект № 7251 станет Законом Украины, текст будет таким: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью, п. 8-2 ст. 36 КЗоТ Украины»;

– в графе 4 — дата и номер приказа о прекращении трудового договора.

Если работник без вести пропал, что подтверждено решением суда, то запись в графе 3 трудовой книжки будет иметь такой текст «Работа прекращена в связи с признанием судом лица без вести пропавшим»⁵, при этом ссылка на норму КЗоТ не делается, но после того, как Законопроект № 7251 станет Законом Украины, текст будет таким: «Трудовой договор прекращен в связи с признанием судом лица без вести пропавшим, п. 8-2 ст. 36 КЗоТ Украины».

Далее все записи о работе, поощрениях и наградах, внесенные в трудовую книжку работника за время работы на предприятии, удостоверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров при ее наличии (п. 4.1 Инструкции № 58).⁶

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под подпись или направляется по почте по их требованию (п. 4.3 Инструкции № 58). Если трудовая книжка направляется по почте, то это делается заказным письмом с описью вложения.

Следует отметить, что законодательство для этого случая, в том числе трудовое законодательство, не определяет, кто является ближайшими родственниками или членами семьи, поэтому обратимся к нормам Семейного кодекса Украины (далее — СКУ).

Согласно части 2 статьи 3 СКУ семью составляют лица, которые совместно проживают, связаны общим бытом, имеют взаимные права и обязанности. Супруги считаются семьей и тогда, когда жена и муж не проживают совместно в связи с обучением, работой, лечением, необходимостью ухода за родителями, детьми и по другим уважительным причинам. Ребенок является членом семьи своих родителей даже тогда, когда совместно с ними не проживает.

Семья создается на основании брака, кровного родства, усыновления, а также на других основаниях, не запрещенных законом и не противоречащих моральным принципам общества (п. 4 ст. 3 СКУ).

Из вышеизложенных норм статьи 3 СКУ следует, что если у работника имеются совершеннолетние дети, которые до его смерти проживали от него отдельно (т. е. которые с ним не проживали совместно, не были связаны общим бытом, не имели взаимных прав и обязанностей), то такие дети не являются членами семьи, хотя это звучит странно.

Если же воспользоваться аналогией закона (ч. 1 ст. 10 СКУ, ч. 1 ст. 8 ГКУ), то согласно подпункту 14.1.263 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) членами семьи физического лица первой степени родства считаются его родители, муж или жена, дети, в том числе усыновленные. Членами семьи физического лица второй степени родства считаются его родные братья и сестры, баба и дед со стороны матери и со стороны отца, внуки.

Следовательно, для выдачи ближайшим родственникам трудовой книжки умершего работника работодатель должен по предоставленным ими документам определить лиц, которые до смерти работника находились с ним в браке (муж, жена) или были другими членами семьи (поочередно первой, второй, последующей степени родства). Если нет родственников, то трудовая книжка умершего работника может быть выдана лицу, которое с ним совместно проживало, было связано общим бытом, имело взаимные права и обязанности (т. е. лицу, которое может считаться членом семьи).

Для получения трудовой книжки умершего работника его родственник (член семьи) должен предоставить работодателю:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• документ, подтверждающий родство с умершим (свидетельство о браке, свидетельство о рождении (об усыновлении) и т. п.), или документы, подтверждающие факт совместного проживания, общего быта, взаимных прав и обязанностей.

В расписке о получении трудовой книжки родственник (член семьи) должен указать свои фамилию, имя, отчество, паспортные данные, место жительства (желательно), дату получения трудовой книжки с указанием фамилии, имени, отчества умершего работника, поставить личную подпись.

Если за трудовой книжкой умершего работника никто из родственников (членов семьи) не обратился, то она хранится в отделе кадров предприятия в течение 2 лет отдельно от других трудовых книжек. После окончания этого срока не востребованная трудовая книжка умершего работника хранится в архиве предприятия в течение 50 лет, после чего ее можно уничтожить в установленном порядке (п. 6.2 Инструкции № 58).

Если работник не умер, а пропал без вести, что подтверждено решением суда, то все операции с его трудовой книжкой рекомендуем выполнять в вышеизложенном порядке.

Выдача родственникам приказа о прекращении трудового договора

Статья 47 КЗоТ обязывает работодателя в день увольнения выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении.

В случае прекращения трудового договора в связи со смертью (пропажей без вести) работника выполнить вышеприведенную норму не представляется возможным. Но по просьбе родственников умершего (пропавшего без вести) работника работодатель может выдать им копию приказа (распоряжения) о прекращения трудового договора с умершим (пропавшим без вести) работником (по аналогии с выдачей им его трудовой книжки).

Оплата листка нетрудоспособности, если работник умер в период болезни

Если до наступления смерти работник болел, то оформление как бумажного, так и электронного листка нетрудоспособности (далее — ЛН) осуществляется в общеустановленном порядке (как и оформление ЛН других работников).

Напомним, что электронный ЛН по временной нетрудоспособности считается выданным (готовым к оплате) через 7 дней после даты его закрытия, а электронный ЛН по беременности и родам — через 7 дней после даты его открытия.

На основании оформленного ЛН умершему работнику начисляется оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет работодателя и пособие по временной нетрудоспособности (далее вместе — «больничные») в общем порядке, установленном Законом Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV (далее — Закон № 1105).

Если смерть работника наступила во время болезни, оформленной в установленном порядке, то «больничные» на основании сформированного электронного ЛН (выданного бумажного ЛН) начисляются работнику за весь период болезни, включая последний день болезни, в который застрахованное лицо умерло.⁷

Таким образом, «больничные» выплачиваются работнику, умершему во время болезни, по день смерти (включительно), в том числе если по каким-то причинам дата закрытия электронного ЛН приходится на дату после даты смерти работника.

Частью 4 статьи 32 Закона № 1105 установлено, что не полученное в связи со смертью застрахованного лица материальное обеспечение выплачивается членам семьи, проживавшим вместе с ним, или наследникам.

Обращаем внимание, если смерть работника наступила во время болезни, но по нему из-за технических проблем не был сформирован электронный ЛН, то родственник умершего работника или представитель работодателя могут обратиться в учреждение здравоохранения, врач которого формировал медицинское заключение по работнику (если такое учреждение известно), с просьбой повторно (без ошибок) его сформировать или выдать бумажный ЛН.

Если же электронный ЛН был сформирован по умершему работнику, но работодатель из-за боевых действий не может его увидеть в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда Украины (далее — ПФУ) и/или не может по нему подать заявление-расчет в Фонд социального страхования Украины (далее — ФССУ), то представитель работодателя или родственник умершего работника могут обратиться в любой орган ПФУ для получения в бумажной форме выписки из Электронного реестра листков нетрудоспособности. Также в этом случае родственник умершего работника может обратиться с указанной выпиской в любое отделение ФССУ для получения «больничных», надлежащих умершему работнику, напрямую от ФССУ.

Также следует учитывать, что материальное обеспечение выплачивается в случае, если обращение за его назначением поступило не позднее 12 календарных месяцев со дня смерти застрахованного лица (ч. 5 ст. 32 Закона № 1105). Поэтому если работник умер во время болезни, но по нему не был сформирован электронный ЛН, а бумажный ЛН по каким-то причинам предоставлен работодателю родственниками умершего работника после окончания 12 календарных месяцев со дня смерти работника, то такой ЛН оплате не подлежит.

Выплата предприятием денежных средств, надлежащих умершему работнику

Статья 47 КЗоТ обязывает работодателя в день увольнения работника осуществить с ним расчет в сроки, указанные в статье 116 этого Кодекса.

Согласно статье 116 КЗоТ при увольнении работника выплата всех сумм, надлежащих ему от предприятия, осуществляется в день увольнения.

Несмотря на то что в случае смерти работника, как отмечалось выше, происходит не увольнение работника, а прекращение трудового договора с ним, работодатель все равно на основании норм статей 47 и 116 КЗоТ должен осуществить с таким работником окончательный расчет, начислив все надлежащие ему по день смерти выплаты.

В общем случае умершему работнику при окончательном расчете должны быть начислены:

• заработная плата за все отработанные им дни (часы) в месяце смерти, отраженные в итоговом табеле;
• денежная компенсация за неиспользованные им дни ежегодного отпуска и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (далее — дополнительный отпуск на детей) при наличии таких дней;
• «больничные» (если работник умер во время болезни) на основании оформленного электронного (выданного бумажного) ЛН;
• другие доходы, которые должны были начисляться работнику ранее (до смерти), но не были начислены по вине работодателя (например, индексация, компенсация за задержку выплаты заработной платы и т. п.).

Все вышеуказанные выплаты начисляются также работникам, которые на основании решения суда признаны без вести пропавшими или объявлены умершими.

При проведении окончательного расчета следует помнить, что отчисление из заработной платы за неотработанные дни отпуска в случае смерти работника не осуществляется (ч. третья ст. 22 Закона об отпусках). То есть, если умерший работник не отработал полностью рабочий год, но уже использовал за такой год ежегодный основной отпуск полной продолжительности с получением отпускных, то отчислять отпускные за незаработанные таким работником дни отпуска из надлежащих ему сумм нельзя. Аналогично если работник умер, находясь в оплачиваемом отпуске, то отпускные, выплаченные за неиспользованные дни такого отпуска, не отчисляются.

Обращаем внимание, что законодательство не устанавливает точных (граничных) сроков проведения окончательного расчета с умершим (без вести пропавшим) работником, но, учитывая нормы статьи 116 КЗоТ, рекомендуем начислить все надлежащие умершему работнику суммы в день издания приказа о прекращения трудового договора или в ближайшие за ним рабочие дни, а их выплату осуществить при предъявлении членами семьи (наследниками) умершего работника требования о расчете.

Поскольку в действующий сейчас особый период (период военного положения) погибают (пропадают без вести) участвующие в боевых действиях работники-военнослужащие, призванные (принятые по контракту) на военную службу в особый период, то работодателям необходимо помнить о гарантийной выплате, установленной для таких работников статьей 119 КЗоТ.

Так, согласно части третьей статьи 119 КЗоТ за работниками, призванными на срочную военную службу, военную службу по призыву лиц офицерского состава, военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период, военную службу по призыву лиц из числа резервистов в особый период или принятыми на военную службу по контракту, в том числе путем заключения нового контракта на прохождение военной службы, во время действия особого периода на срок до его окончания или до дня фактического увольнения сохраняются место работы, должность и средний заработок на предприятии, в учреждении, организации, фермерском хозяйстве, сельскохозяйственном производственном кооперативе независимо от подчинения и формы собственности и у физических лиц – предпринимателей, у которых они работали на время призыва. Таким работникам осуществляется выплата денежного обеспечения за счет денежных средств Государственного бюджета Украины в соответствии с Законом Украины «О социальной и правовой защите военнослужащих и членов их семей».⁸

Частью четвертой статьи 119 КЗоТ установлено, что гарантии, определенные в части третьей этой статьи, сохраняются за работниками, которые при прохождении военной службы получили ранения (другие повреждения здоровья) и находятся на лечении в медицинских учреждениях, а также попали в плен или признаны без вести пропавшими, на срок до дня, следующего за днем их взятия на воинский учет в районных (городских) ТЦКСП, Центральном управлении или региональных органах СБУ, соответствующем подразделении Службы внешней разведки Украины после их увольнения с военной службы в случае окончания ими лечения в медицинских учреждениях независимо от срока лечения, возвращения из плена, появления их после признания без вести пропавшими или до дня объявления судом их умершими.

Кроме того, в соответствии с пунктом 7 Положения о прохождении гражданами Украины военной службы в Вооруженных Силах Украины, утвержденного Указом Президента Украины от 10.12.2008 № 1153/2008, военная служба заканчивается в случае увольнения военнослужащего с военной службы в запас или в отставку, гибели (смерти), признания судом без вести пропавшим или объявления умершим.

Таким образом, за работниками-военнослужащими, указанными в части третьей статьи 119 КЗоТ, которые погибли (умерли) во время прохождения военной службы, что подтверждено свидетельством о смерти, средний заработок начисляется по день смерти (включительно). Такой средний заработок выплачивается за счет денежных средств работодателя (без получения его компенсации из госбюджета).

За работниками-военнослужащими, указанными в частях третьей и четвертой статьи 119 КЗоТ, которые пропали без вести, средний заработок начисляется до дня, следующего за днем их взятия на воинский учет в случае их появления после признания без вести пропавшими, или до дня объявления судом их умершими. То есть, работнику-военнослужащему, который пропал без вести и не появился, средний заработок начисляется по день вынесения судом решения об объявлении его умершим (независимо от того, принималось или нет раньше решение суда о признании работника-военнослужащего без вести пропавшим).⁹

Если работодатель не знал о смерти работника-военнослужащего (об объявлении его судом умершим) и продолжал выплачивать ему средний заработок (например, путем перечисления на «зарплатный» счет работника в банке или по заявлению работника на счет его жены в банке), то при окончательном расчете излишне выплаченный средний заработок на основании норм пункта 1 части второй статьи 127 КЗоТ можно отчислить из суммы компенсации за неиспользованный отпуск (при ее наличии) или из других доходов работника, надлежащих ему от работодателя, кроме тех, с которых нельзя осуществлять отчисления.

Перечень доходов, с которых нельзя осуществлять отчисления, установлен в статье 129 КЗоТ и детализирован в статьях 72, 73 Закона Украины «Об исполнительном производстве» от 02.06.2016 № 1404-VIII. Так, отчисления не допускаются, в частности, из:

– компенсации работнику расходов в связи со служебной командировкой;

– полевого обеспечения, надбавок за разъездной (передвижной) характер работ;

– пособия в связи с временной нетрудоспособностью работника и в связи с уходом за больным ребенком;

– пособия в связи с беременностью и родами;

– помощи на погребение;

– не облагаемого налогом размера материальной помощи.

Если при окончательном расчете с умершим работником (работником-военнослужащим) у него не будет дохода (будет недостаточно дохода), из которого можно отчислить сумму излишне выплаченной заработной платы (среднего заработка), то вернуть ее в дальнейшем работодателю будет проблематично.

Напомним, что согласно статье 1215 ГКУ не подлежат возврату безосновательно приобретенная заработная плата и платежи, которые приравниваются к ней, пенсии, пособия, стипендии, возмещение ущерба, причиненного увечьем, другим повреждением здоровья или смертью, алименты и другие денежные суммы, предоставленные физическому лицу как средство к существованию, если их выплата осуществлена физическим или юридическим лицом добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны приобретателя.

Единственная возможность для работодателя вернуть излишне выплаченную умершему работнику заработную плату (средний заработок) — обратиться в банк с заявлением-просьбой заблокировать денежные средства на счете работника, на котором еще остаются излишне выплаченные суммы, чтобы затем они были включены нотариусом в состав наследства умершего работника, а из него нотариус при определенных обстоятельствах может погасить задолженность умершего работника перед работодателем.

Все вышеизложенное по поводу выплаты среднего заработка касается и еще одной категории работников. Так, в соответствии со статьей 9 Закона № 2505 за лицом, уполномоченным на выполнение функций государства, пропавшим без вести при особых обстоятельствах (см. выше), сохраняются место работы, занимаемая должность и средний заработок на предприятии, в учреждении, организации, независимо от подчинения, но не более чем до момента объявления такого лица умершим в порядке, установленном законодательством. Выплата в пределах среднего заработка в указанном случае осуществляется за счет денежных средств государственного бюджета в порядке, определенном Кабинетом Министров Украины.

Что касается лиц, которые могут получить надлежащие умершему работнику выплаты, то необходимо учитывать следующее.

В соответствии с частью 2 статьи 61 СКУ объектом права общей совместной собственности является заработная плата, пенсия, стипендия, другие доходы, полученные одним из супругов.

Статьей 1227 ГКУ определено, что суммы заработной платы, пенсии, стипендии, алиментов, пособий в связи с временной нетрудоспособностью, возмещений в связи с увечьем или другим повреждением здоровья, прочих социальных выплат, которые принадлежали наследодателю (в нашем случае — умершему работнику), но не были им получены при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия входят в состав наследства.

В настоящее время в соответствии с частью шестой статьи 83 КЗоТ в случае смерти работника денежная компенсация за не использованные им дни ежегодных отпусков, а также дополнительного отпуска на детей, выплачивается наследникам.

Но после того как Законопроект № 7251 станет Законом Украины, частью шестой статьи 83 КЗоТ будет установлено, что денежная компенсация за не использованные умершим работником дни вышеуказанных отпусков, которая не была им получена при жизни, выплачивается членам его семьи, а в случае их отсутствия — входит в состав наследства.

Следовательно, после обновления нормы части шестой статьи 83 КЗоТ будут приведены в соответствие с нормами статьи 1227 ГКУ.

Министерство юстиции Украины в письме от 02.07.2007 № Ш-10310 разъяснило, что для определения круга лиц, которые относятся к членам семьи умершего работника, в целях выплаты им заработной платы и прочих выплат, надлежащих умершему работнику, следует руководствоваться нормами СКУ (эти нормы приведены выше, где рассматривался вопрос о выдаче трудовой книжки умершего работника).

Таким образом, все вышеуказанные виды доходов должны быть выплачены члену (членам) семьи умершего работника, т. е. в первую очередь жене (мужу), при ее (его) отсутствии — другим членам семьи (поочередно первой, второй, последующей степени родства или лицу, которое с умершим работником совместно проживало, было связано общим бытом, имело взаимные права и обязанности).

Хотя законодательство не обязывает работодателей разыскивать членов семьи умершего работника, во избежание «хвостов» в бухгалтерском учете рекомендуем работодателям принять все возможные меры для поиска родственников умершего работника, чтобы выплатить им надлежащие такому работнику денежные средства.

Для получения доходов, надлежащих умершему работнику, член его семьи должен подать работодателю, кроме свидетельства о смерти, заявление о получении выплат и документ, подтверждающий его семейный статус (свидетельство о браке, свидетельство о рождении (об усыновлении) и т. п.).

Если возник спор о получении выплат между членами семьи, каждый из которых желает получить надлежащие умершему работнику выплаты, то рекомендуем предприятию не спешить с их предоставлением. В такой ситуации лучше посоветовать родственникам умершего работника обратиться в суд для выяснения права на наследство (преимущественного права на получение наследства) и выплатить денежные средства согласно решению суда.

Если у умершего работника нет членов семьи или они есть, но не заявили о своем семейном статусе, то по надлежащим умершему работнику доходам оформляется наследство. При этом работодатель по обращению наследников, нотариуса или суда должен предоставить информацию о надлежащих умершему работнику (наследодателю) выплатах (в том числе об излишне выплаченной умершему работнику заработной плате (среднем заработке), которую работодатель желает вернуть).

Наследство открывается вследствие смерти лица или объявления его умершим. Временем открытия наследства является день смерти лица или день, с которого он объявляется умершим (ст. 1220 ГКУ). Для принятия наследства устанавливается срок в 6 месяцев, начинающийся с момента открытия наследства (ст. 1270 ГКУ).

В соответствии со статьей 1216 ГКУ наследованием является переход прав и обязанностей (наследства) от умершего физического лица (наследодателя) к другим лицам (наследникам). В состав наследства входят все права и обязанности, которые принадлежали наследодателю на момент открытия наследства и не прекратились вследствие его смерти (ст. 1218 ГКУ).

Наследование осуществляется по завещанию или по закону (ст. 1217 ГКУ). Право на наследование имеют лица, определенные в завещании. В случае отсутствия завещания, признания его недействительным, непринятия наследства или отказа от его принятия наследниками по завещанию, а также в случае неохвата завещанием всего наследства право на наследование по закону получают лица, определенные в статьях 1261–1265 ГКУ (ст. 1223 ГКУ).

Согласно статьям 1261–1265 ГКУ право на наследование по закону имеют:

– в первую очередь — дети наследодателя, в том числе зачатые при жизни наследодателя и рожденные после его смерти, тот из супругов, который его пережил, и родители;

– во вторую очередь — родные братья и сестры наследодателя, его баба и дед как со стороны отца, так и со стороны матери;

– в третью очередь — родные дядя и тетя наследодателя;

– в четвертую очередь — лица, проживавшие с наследодателем одной семьей не менее 5 лет до открытия наследства;

– в пятую очередь — другие родственники наследодателя вплоть до шестой степени родства включительно, причем родственники более близкой степени родства отстраняют от права наследования родственников дальней степени родства. Также в пятую очередь включаются иждивенцы наследодателя, которые не являлись членами его семьи. К таким иждивенцам относятся несовершеннолетние или нетрудоспособные лица, которые не менее 5 лет получали от него материальную помощь, являвшуюся для них единственным или основным источником средств к существованию.

Наследники по закону получают право на наследование поочередно. Каждая последующая очередь наследников по закону получает право на наследование в случае отсутствия наследников предыдущей очереди, отстранения их от права на наследование, непринятия ими наследства или отказа от его принятия, кроме случаев, установленных статьей 1259 ГКУ (ст. 1258 ГКУ).

Статьей 1259 ГКУ установлено, что очередность получения наследниками по закону права на наследование может быть изменена нотариально удостоверенным договором заинтересованных наследников, заключенным после открытия наследства. Этот договор не может нарушить права наследника, не участвующего в нем, а также наследника, имеющего право на обязательную долю в наследстве. Физическое лицо, являющееся наследником по закону следующих очередей, может по решению суда получить право на наследование вместе с наследниками той очереди, которая имеет право на наследование, при условии, что оно в течение длительного времени опекало, материально обеспечивало, оказывало другую помощь наследодателю, который из-за преклонного возраста, тяжелой болезни или увечья был в беспомощном состоянии.

Наследник, принявший наследство, может получить свидетельство о праве на наследство. Если наследство приняло несколько наследников, свидетельство о праве на наследство выдается каждому из них с определением имени и доли в наследстве других наследников. Отсутствие свидетельства о праве на наследство не лишает наследника права на наследство (ст. 1296 ГКУ). Свидетельство о праве на наследство выдается наследникам после окончания 6 месяцев с момента открытия наследства (ст. 1298 ГКУ).

Таким образом, при наличии спора между членами семьи умершего работника о праве на выплаты, надлежащие ему, такие выплаты входят в состав наследства и могут быть получены наследниками после предъявления работодателю решения суда или свидетельства о праве на наследство. Указанное свидетельство выдается в порядке, установленном Законом Украины «О нотариате» от 02.09.93 № 3425-ХІІ (далее — Закон о нотариате).

Статьей 64 этого Закона установлено, что нотариус до принятия наследства одним или всеми наследниками издает распоряжение о выдаче из наследственного имущества денежных сумм на покрытие расходов на:

• погребение наследодателя;
• содержание лиц, находившихся на содержании наследодателя;
• удовлетворение претензий, определенных законодательством о труде, и других претензий, приравненных к ним;
• охрану наследственного имущества и управления им, а также расходов, связанных с уведомлением наследников об открытии наследства.

Если к работодателю сразу после смерти работника никто из членов его семьи с просьбой о получении надлежащих ему выплат не обратился, то по истечении срока, в течение которого должна быть выплачена заработная плата за текущий месяц (месяц смерти работника), заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск (при ее наличии) депонируются (проводка Дт 661 – Кт 662).¹⁰

Поскольку члены семьи умершего работника по разным причинам могут вообще никогда не обратиться к работодателю с целью получения надлежащих такому работнику выплат, для избавления от кредиторской задолженности в бухгалтерском учете работодатель (как должник) может внести надлежащие умершему работнику (кредитору) денежные средства на депозит нотариуса (ч. 1 ст. 537 ГКУ, ст. 85 Закона о нотариате).¹⁰

Налогообложение и отражение в отчетности выплат, надлежащих умершему работнику

Заработная плата, начисленная умершему работнику за все отработанные им дни (часы) в месяце смерти (за период, заканчивающийся днем его смерти), облагается единым социальным взносом (далее — ЕСВ), налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военным сбором (далее — ВС) в общем порядке.¹¹

Если работник по основному месту работы в месяце смерти (прекращения трудовых отношений) отработал неполный месяц (не все рабочие дни месяца), то ЕСВ в таком месяце уплачивается с фактически начисленного дохода (независимо от имеющейся в этом месяце у работника базы начисления ЕСВ). Если же работник по основному месту работы в месяце смерти отработал полный месяц (все рабочие дни месяца), а база начисления ЕСВ у работника в этом месяце меньше минимальной заработной платы, то ЕСВ уплачивается с минимальной заработной платы.

Если работодателем в течение отчетного квартала работнику был начислен облагаемый ЕСВ доход, и в этом квартале работник умер, вследствие чего был издан приказ о прекращении трудового договора с ним, то начисленные суммы дохода и ЕСВ в таком квартале отражаются в разрезе месяцев в разделе І основной таблицы и в приложении Д1 Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет) за этот квартал. Кроме того, умерший работник отражается в приложении Д5 Налогового расчета за такой квартал, где указываются, в частности: в графе «дата закінчення …» реквизита 10 «Період трудових … відносин …» — дата смерти работника (дата прекращения трудовых отношений), в реквизите 16 «Документ-підстава про … кінець трудових відносин …» — дата и номер приказа о прекращении трудового договора, в реквизите 17 «Підстава для припинення трудових … відносин» — «смерть».

Поскольку компенсация за неиспользованный отпуск согласно подпункту 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5 (далее — Инструкция № 5), относится к фонду дополнительной заработной платы фонда оплаты труда (т. е. является заработной платой), то на ее сумму начисляется ЕСВ.¹² По нашему мнению, ЕСВ уплачивается с суммы компенсации за неиспользованный отпуск и в случае, когда такая компенсация начислена работодателем через некоторое время после даты издания приказа о прекращении трудового договора с умершим работником (после проведения окончательного расчета). То есть мы не согласны с позицией ГНСУ¹³, которая состоит в том, что с «отпускной» компенсации, начисленной работнику после его увольнения, ЕСВ не уплачивается, поскольку предприятие уже не является страхователем по отношению к бывшему (уволенному) работнику, а «отпускная» компенсация не является оплатой за отработанное время. Мы считаем, что в этой ситуации «отпускная» компенсация продолжает оставаться заработной платой (статус этой выплаты не изменился после увольнения работника), поэтому ЕСВ с нее должен уплачиваться.

Обращаем внимание, что компенсация за неиспользованный отпуск в разделе І основной таблицы и в приложении Д1 Налогового расчета отражается в составе заработной платы (в отличие от отпускных, которые отражаются в отдельной строке с кодом типа начислений 10).¹⁴

Если работник перед смертью болел, то на «больничные» в общем порядке начисляется ЕСВ, при этом «больничные» в приложении Д1 Налогового расчета отражаются с кодами застрахованного лица 29 (общий случай), 36 (работающие лица с инвалидностью), 37 (все работники всеукраинских общественных организаций инвалидов) и 39 (работающие инвалиды общественных организаций инвалидов).¹⁵

По нашему мнению, как и в случае с «отпускной» компенсацией, если «больничные» будут начислены работодателем через некоторое время после даты издания приказа о прекращении трудового договора с умершим работником (после проведения окончательного расчета), то ЕСВ с них должен уплачиваться («больничные» являются базой начисления ЕСВ независимо от даты их начисления). Хотя по мнению ГНСУ¹⁶, с «больничных», начисленных работнику после его увольнения, ЕСВ не уплачивается, поскольку работодатель уже не является страхователем по отношению к бывшему (уволенному) работнику, а «больничные» не являются оплатой за отработанное время.

Что касается НДФЛ и ВС, то согласно пункту 37.3 НКУ основанием для прекращения налоговой обязанности является смерть физического лица, признание его недееспособным или без вести пропавшим.

В случае смерти налогоплательщика или объявления его судом умершим либо признания без вести пропавшим НДФЛ и ВС за последний налоговый период взимаются с начисленных в его пользу доходов. В связи с этим последним налоговым периодом считается период, заканчивающийся днем, на который соответственно приходятся смерть такого налогоплательщика или вынесение такого судебного решения (п. 162.3 НКУ).

Что касается применения налоговой социальной льготы (далее — НСЛ) при определении базы обложения НДФЛ в месяце смерти работника, то согласно подпункту 169.3.4 НКУ НСЛ предоставляется с учетом последнего месячного налогового периода, в котором налогоплательщик умер или объявляется судом умершим или признается судом без вести пропавшим.

Следовательно, если работник имел право на применение НСЛ или такое право у него возникло только в месяце смерти (например, заработная плата в таком месяце не превысила 3470 грн.), то к заработной плате умершего работника в месяце смерти НСЛ применяется. При этом если работнику в месяце смерти начислены компенсация за неиспользованный отпуск и/или «больничные», то поскольку компенсация за неиспользованный отпуск является заработной платой, а «больничные» в целях определения права на применение НСЛ приравниваются к заработной плате, то «отпускная» компенсация и «больничные» учитываются в общем доходе, который сравнивается в месяце смерти с предельным размером дохода, дающим право на применение НСЛ.

Также не стоит забывать, что в месяце проведения окончательного расчета с налогоплательщиком, прекращающим трудовые отношения с работодателем (в нашем случае — в месяце смерти работника), работодатель обязан осуществить перерасчет суммы доходов, начисленных такому налогоплательщику в виде заработной платы, а также суммы предоставленной НСЛ (пп. «в» пп. 169.4.2 НКУ).

Если в течение отчетного квартала работодателем был начислен доход работнику, и в этом квартале работник умер, вследствие чего был издан приказ о прекращении трудового договора с ним, то в приложении 4ДФ Налогового расчета за этот квартал в разрезе месяцев отражаются суммы начисленного и выплаченного дохода работнику, суммы начисленных и перечисленных в бюджет НДФЛ и ВС. При этом в приложении 4ДФ за месяц, в котором наступила смерть работника, в строке по такому работнику в реквизите 8 «Дата звільнення з роботи …» указывается дата прекращения трудовых отношений с работником, соответствующая дате его смерти. При этом реквизит 8 «Дата звільнення з роботи …» с указанием даты смерти заполняется и в том случае, если работник умер до начала отчетного квартала (т. е. умер в предыдущем квартале), но получал доходы в отчетном (текущем) квартале.

Поскольку компенсация за неиспользованный отпуск, как отмечалось выше, является заработной платой, то из ее суммы удерживаются НДФЛ и ВС, а в приложении 4ДФ она отражается в составе заработной платы с признаком дохода «101».

Если работник перед смертью болел, то с «больничных» удерживаются НДФЛ и ВС в общем порядке, при этом в приложении 4ДФ «больничные» отражаются в составе заработной платы с признаком дохода «101».

Обращаем внимание, что в приложениях Д1 и 4ДФ Налогового расчета начисленный (выплаченный) доход умершему работнику отражается с указанием именно его регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов (далее — РНУКПН), несмотря на то что этот доход будет выплачен членам его семьи (наследникам).¹⁷ Хотя налоговики сообщают, что проблема устранена, ранее на практике возникали ситуации, когда на момент подачи Налогового расчета РНУКПН умершего работника уже был исключен из Государственного реестра физических лиц – плательщиков налога и других обязательных платежей (далее — Госреестр физлиц). В таком случае при подаче Налогового расчета в электронной форме система выдавала информацию о допущенной ошибке в Налоговом расчете (из-за отсутствия физического лица с таким РНУКПН). В то же время сейчас технические и программные средства ведения Госреестра физлиц должны обеспечивать хранение сведений о физических лицах (в т. ч. об их РНУКПН) в течение 75 лет с даты внесения записи об их смерти (п. 5 р. IV Положения о регистрации физических лиц в Государственном реестре физических лиц – плательщиков налогов, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 29.09.2017 № 822).

Если в течение отчетного квартала, в котором работник умер, ему был начислен работодателем доход, но в этом квартале такой доход не был выплачен членам семьи (наследникам) указанного работника, то в графе 3 «Сума дохода виплаченого» раздела І приложения 4ДФ проставляется прочерк. Если указанный доход будет выплачен членам семьи (наследникам) умершего работника в следующем квартале (следующих кварталах), то умерший работник отражается в приложении 4ДФ за соответствующий месяц такого (следующего) квартала, где в графе 3 «Сума дохода виплаченого» раздела І указывается сумма фактически выплаченного дохода членам семьи (наследникам) такого работника.

Согласно подпункту 168.1.5 НКУ если налогооблагаемый доход начисляется налоговым агентом, но не выплачивается (не предоставляется) налогоплательщику, то налог, подлежащий удержанию из такого начисленного дохода, подлежит перечислению в бюджет налоговым агентом в сроки, установленные НКУ для месячного налогового периода.

Таким образом, если работодатель начислил умершему работнику надлежащий ему доход, но такой доход еще не выплачен членам его семьи (наследникам), то с него необходимо уплатить НДФЛ и ВС не позднее 30 календарных дней после окончания отчетного налогового месяца.

Если работник умер согласно свидетельству о смерти в предыдущем квартале, а члены его семьи предоставили указанное свидетельство работодателю в текущем квартале после окончания предельного срока подачи Налогового расчета за предыдущий квартал, и в текущем квартале умершему работнику начисляются надлежащие ему доходы с их выплатой членам его семьи с отражением таких доходов в Налоговом расчете за текущий квартал, то работодателю необходимо подать уточняющий Налоговый расчет за предыдущий квартал (на который пришлась смерть работника) с отражением только этого работника в приложении Д5, где указывается дата прекращения трудовых отношений с работником, соответствующая дате его смерти, в вышерассмотренном порядке, при этом в реквизите 20 указывается признак «0» — на ввод строки.¹⁸

Если начисленные умершему работнику доходы, которые были отражены в Налоговом расчете как доходы такого работника, впоследствии (через 6 месяцев и более) будут выплачиваться как наследство его наследникам на основании выданного нотариусом свидетельства о праве на наследство, то такой доход отражается нотариусом в Налоговом расчете в разрезе физических лиц — наследников (получателей дохода) с признаками доходов «113», «114», «115» и «116» в зависимости от степени родства или категории получателя наследства.

Выплата помощи на погребение

В случае смерти работника работодатель выплачивает помощь на погребение. Эта помощь в обязательном порядке выплачивается на погребение работников-непенсионеров за счет денежных средств ФССУ, а также может выплачиваться им за счет денежных средств работодателя.

Помощь на погребение за счет ФССУ

Одним из видов материального обеспечения, предоставляемого по страхованию в связи с временной утратой трудоспособности, является помощь на погребение, кроме погребения пенсионеров, безработных и лиц, умерших от несчастного случая на производстве (п. 3 ч. 1 ст. 20 Закона № 1105).

Помощь на погребение предоставляется в случае смерти застрахованного лица. Она предоставляется члену семьи застрахованного лица или другим юридическим либо физическим лицам, совершившим погребение (ч. 3 ст. 27 Закона № 1105).

Помощь на погребение застрахованного лица назначается семье умершего или лицу, совершившему погребение, на основании свидетельства о смерти (ч. 3 ст. 31 Закона № 1105).

Помощь на погребение умершего работника назначает и выплачивает его последний работодатель по основному месту работы (ч. 1 ст. 30 Закона № 1105). Финансирование такой помощи осуществляет ФССУ. По месту работы по совместительству помощь на погребение за счет ФССУ не предоставляется.

Обращаем внимание на такой аспект: если работник был призван (принят по контракту) на военную службу в особый период и погиб (умер) во время прохождения военной службы, то членам его семьи предоставляется помощь на погребение за счет ФССУ¹⁹, несмотря на то что погребение военнослужащего осуществляется за счет Министерства обороны Украины и членам семьи погибшего военнослужащего также выплачивается единовременная помощь за счет государственного бюджета.

Помощь на погребение назначается не позднее дня, следующего за днем обращения, и выплачивается не позднее следующего рабочего дня после получения страхователем страховых денежных средств от ФССУ (ч. 3 ст. 32 Закона № 1105).

Помощь на погребение застрахованного лица предоставляется в размере, который устанавливается правлением ФССУ, но не менее размера прожиточного минимума, установленного законом (ч. 1 ст. 28 Закона № 1105). В настоящее время размер помощи на погребение утвержден постановлением ФССУ от 08.02.2017 № 17 и составляет 4100 грн.

Таким образом, для получения помощи на погребение член семьи умершего работника или лицо, осуществившее его погребение, должны представить последнему работодателю умершего работника по основному месту работы свидетельство о смерти и подать заявление о получении помощи на погребение (к нему прилагаются копии паспорта и идентификационного номера, а в случае перечисления денежных средств получателю помощи на его счет в банке — реквизиты этого счета). На основании таких заявления и свидетельства комиссия по социальному страхованию работодателя не позднее следующего дня принимает решение о назначении помощи на погребение, после чего работодатель в течение 5 дней формирует и подает в ФССУ заявление-расчет, в котором в разделе ІІ «Допомога на поховання» (приложение 1.2) указываются фамилия, имя, отчество и идентификационный номер получателя помощи на погребение, фамилия, имя, отчество умершего работника, серия и номер свидетельства о смерти, сумма помощи на погребение (расходы ФССУ) — 4100 грн. После получения денежных средств от ФССУ на специальный (отдельный) счет работодатель не позднее следующего рабочего дня выплачивает помощь на погребение ее получателю.

Обращаем внимание, что Закон № 1105 и изданные для реализации его норм подзаконные нормативно-правовые акты не требуют, чтобы член семьи умершего работника или лицо, осуществившее его погребение, предоставляли последнему работодателю умершего работника, кроме свидетельства о смерти и заявления, какие-либо другие документы для получения пособия на погребение, однако, как отмечалось выше, согласно пункту 16 главы 5 раздела III Правил № 52/5 после государственной регистрации смерти отдел ГРАГС выдает выписку из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти для получения пособия на погребение, а в случае государственной регистрации смерти исполнительным органом сельского, поселкового, городского совета выдается справка для получения пособия на погребение. Поэтому рекомендуем работодателям все же получить указанную выписку или справку от члена семьи умершего работника или лица, осуществившего его погребение.

Если умерший работник был пенсионером, то помощь на его погребение за счет ФССУ не предоставляется, поэтому родственники умершего пенсионера для получения такой помощи должны обратиться не к работодателю, а в любой орган Пенсионного фонда Украины, который и должен ее предоставить.

Что касается налогообложения помощи на погребение, предоставляемой за счет ФССУ, то с этой выплаты не удерживаются НДФЛ и ВС (пп. «а» пп. 165.1.22 НКУ) и на нее не начисляется ЕСВ, поскольку помощь на погребение, выплачиваемая за счет фондов государственного социального страхования, не включается в фонд оплаты труда (п. 3.2 Инструкции № 5).

Фактический получатель помощи на погребение (не умерший работник) и сумма помощи на погребение за счет ФССУ отражаются в приложении 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «146», а в приложениии Д1 указанная помощь не отражается.

Если работник погиб (умер) вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания (далее — несчастный случай на производстве; НСП), расходы на его погребение несет ФССУ согласно порядку, определенному Кабинетом Министров Украины (п. 7 ст. 42 Закона № 1105).

Постановлением Кабинета Министров Украины от 11.07.2001 № 826 утвержден Порядок проведения расходов на погребение в случае смерти пострадавшего от несчастного случая на производстве или профессионального заболевания (далее — Порядок № 826).

Согласно пунктам 5 и 6 Порядка № 826 организация погребения работника, погибшего на производстве или умершего в больнице во время лечения полученной на производстве травмы, осуществляется страхователем (работодателем). При этом за счет ФССУ (в пределах финансовых возможностей этого Фонда) оплачиваются расходы на само погребение, приобретение одежды, обуви, других предметов для похорон, организацию поминального обеда, религиозные обряды, изготовление и установление памятника, ограды и т. д.

Денежные средства для осуществления страхователем (работодателем) расходов на погребение и связанные с этим ритуальные услуги выделяются ФССУ на основании заявления-расчета, в котором в разделе V «Відшкодування вартості поховання потерпілого та пов’язаних з цим ритуальних послуг» (приложение 1.5) страхователь (работодатель) указывает фамилию, имя, отчество и идентификационный номер умершего работника, дату и номер акта о НСП или профзаболевании, серию и номер свидетельства о смерти, расходы ФССУ.

Выплаты за счет ФССУ на погребение пострадавшего от НСП и связанные с этим ритуальные услуги не облагаются НДФЛ, ВС и ЕСВ, но в случае их предоставления работодателем членам семьи пострадавшего и другим физическим лицам их суммы отражаются в приложении 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «146», а в приложениии Д1 они не отражаются.

Кроме того, в случае смерти работника вследствие НСП члены его семьи и лица, находившиеся на его содержании, имеют право на страховую выплату в виде единовременной помощи за счет ФССУ (п. 2 ч. 7 ст. 36 Закона № 1105).

Так, в случае смерти пострадавшего вследствие НСП выплачивается единовременная помощь его семье в сумме, равной 100 размерам прожиточного минимума для трудоспособных лиц, установленного законом на день наступления права на страховую выплату (далее — ПМТЛ), и единовременная помощь каждому лицу, находившемуся на содержании пострадавшего, а также на его ребенка, родившегося в течение не более 10-месячного срока после смерти пострадавшего, в сумме, равной 20 размерам ПМТЛ (п. 6 ст. 42 Закона № 1105).

Вышеуказанная единовременная помощь выплачивается не через работодателя (страхователя), а ФССУ непосредственно членам семьи пострадавшего и лицам, находившимся на его содержании.

Выплата помощи на погребение за счет работодателя

Работодатель имеет право за счет собственных денежных средств выплатить помощь на погребение своего работника в любом размере. Основанием для выплаты помощи на погребение является приказ руководителя предприятия, который издается после получения заявления от члена семьи умершего работника или любого другого физического лица, совершившего погребение, с просьбой о выплате такой помощи.

Если последний работодатель умершего работника выплачивает члену его семьи (другому физическому лицу) помощь на погребение в размере, не превышающем двойной размер суммы, установленной подпунктом 169.4.1 НКУ, т. е. двойной размер суммы, дающей право на применение НСЛ (в 2022 году составляет 6940 грн. (2 х 3470 грн.)), то сумма такой помощи не облагается НДФЛ и ВС (пп. «б» пп. 165.1.22 НКУ). Сумма помощи, превышающая указанный размер, облагается НДФЛ и ВС при ее выплате.

Если помощь на погребение умершего работника члену его семьи (другому физическому лицу) предоставляется работодателем в неденежной форме (например, в форме памятника, ограды, ритуальных услуг), то в целях обложения НДФЛ к сумме превышения (в 2022 году к сумме, превышающей 6940 грн.) применяется «натуральный» коэффициент, установленный пунктом 164.5 НКУ (этот коэффициент составляет 1,219512).

Фактический получатель помощи на погребение (член семьи умершего работника или другое физическое лицо) и вся сумма помощи на погребение (как облагаемая, так и не облагаемая НДФЛ и ВС), которая выплачивается последним работодателем умершего работника, отражаются в приложении 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «146».

Что касается обложения ЕСВ помощи на погребение, выплачиваемой за счет работодателя умершего (погибшего) работника члену его семьи (другому физическому лицу), то если получатели такой помощи не являются лицами, которые состоят в трудовых отношениях с предприятием, сумма этой помощи не включается в ФОТ на основании пункта 3.32 Инструкции № 5 как сумма материальной и благотворительной помощи, выплаченная лицам, которые не состоят в трудовых отношениях с предприятием. Следовательно, на сумму помощи на погребение, выплаченной указанным лицам не их роботодателем, ЕСВ не начисляется, и в приложениии Д1 такая помощь не отражается.

Если помощь на погребение выплачивается работодателем умершего (погибшего) работника его родственнику – работнику этого же предприятия (например, супруги работают на одном предприятии, муж умер, а его жене выплачивается помощь на погребение), то сумма такой помощи не включается в ФОТ на основании пункта 3.31 Инструкции № 5 как материальная помощь разового характера, предоставляемая предприятием отдельным работникам на погребение. Кроме того, такая помощь указана в пункте 14 раздела І Перечня видов выплат, которые осуществляются за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 № 1170, поэтому она не облагается ЕСВ и в приложениии Д1 не отражается.

Усі підстави для припинення трудового договору встановлено статтею 36 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) з їхньою деталізацією в інших статтях цього документа. Проте навіть у вказаному головному трудовому документі станом на кінець червня 2022 року відсутня така підстава для припинення трудового договору як смерть (відсутність безвісти, оголошення померлим) працівника. При цьому роботодавцям слід враховувати, що у разі зазначеної сумної події йдеться саме про припинення трудового договору, а не про звільнення з роботи, оскільки термін «припинення трудового договору» характеризує стан трудового договору між працівником та власником або уповноваженим ним органом (далі — роботодавець), а термін «звільнення з роботи» означає подію, внаслідок якої припиняються трудові відносини працівника з конкретним роботодавцем (громадянин втрачає статус працівника у конкретного роботодавця).

Водночас уже пройшов І читання та готується до ІІ читання у Верховній Раді України законопроект «Про внесення змін до деяких законів України щодо оптимізації трудових відносин» від 05.04.2022 № 7251 (далі — Законопроект № 7251), яким доповнюється частина перша статті 36 КЗпП пунктом 8-2, що містить нову підставу для припинення трудового договору — смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим.

Таким чином, якщо Законопроект № 7251 стане Законом України, то у разі смерті працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим припинення трудового договору з працівником буде відбуватися на підставі пункту 8-2 частини першої статті 36 КЗпП.

Перш ніж припиняти трудовий договір у разі смерті працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим, у роботодавця має бути документальне підтвердження зазначених подій. Тому нижче зупинимося на документах, які є підставою для припинення роботодавцем трудового договору з померлим (безвісно відсутнім) працівником.

Документи, що підтверджують смерть або відсутність безвісти працівника

Документи, що підтверджують смерть працівника

Питання державної реєстрації смерті регулюються статтею 17 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 № 2398-VI (далі — Закон № 2398) та главою 5 розділу III Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/5 (далі — Правила № 52/5).

Державна реєстрація смерті здійснюється органом державної реєстрації актів цивільного стану (далі — ДРАЦС) на підставі:

1) документа встановленої форми про смерть, виданого закладом охорони здоров’я або судово-медичною установою, а саме:

а) лікарського свідоцтва про смерть, форму № 106/о якого затверджено наказом Міністерства охорони здоров’я України від 08.08.2006 № 545 (далі — лікарське свідоцтво про смерть);

б) фельдшерської довідки про смерть, форму № 106-1/о якої затверджено наказом Міністерства охорони здоров’я України від 08.08.2006 № 545 (далі — фельдшерська довідка про смерть);

в) лікарського свідоцтва про перинатальну смерть;

2) рішення суду про встановлення факту смерті особи в певний час або про оголошення особи померлою.

Відповідно до пункту 1 глави 1 розділу ІІ Правил № 52/5 державна реєстрація акту цивільного стану проводиться відділом ДРАЦС шляхом складання актового запису цивільного стану (далі — АЗЦС) в електронному вигляді у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та на паперових носіях. Виконавчі органи сільських, селищних, міських рад складають АЗЦС в електронному вигляді та друкують їх на паперових носіях, які не пізніше 3 числа наступного за звітним місяця передають до відповідного відділу ДРАЦС.

АЗЦС складається у присутності заявника, крім окремих випадків, передбачених Правилами № 52/5, та друкується на паперових носіях у двох примірниках, кожний з яких нумерується одним і тим самим номером. На підставі складеного АЗЦС у повній відповідності до нього органом ДРАЦС, яким проведено державну реєстрацію акта цивільного стану, Міністерством юстиції України видається свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. Свідоцтво підписується керівником органу, що його видав, та засвідчується печаткою такого органу.

Про факт державної реєстрації акту цивільного стану органами ДРАЦС видаються відповідні свідоцтва, у тому числі свідоцтво про смерть, на бланках, виготовлених за зразками та їх описами, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 10.11.2010 № 1025 (п. 6 р. І Правил № 52/5).

Для державної реєстрації актів цивільного стану подаються заява, документи, а в окремих випадках у відповідній заяві зазначаються відомості про документи, які підтверджують факти, що підлягають державній реєстрації (п. 3 гл. 1 р. ІІ Правил № 52/5).

Заява про державну реєстрацію смерті (її форму наведено у додатку 17-1 до Правил № 52/5) подається до органу ДРАЦС не пізніше 3 днів з дня настання смерті чи виявлення трупа, а в разі неможливості одержання лікарського свідоцтва про смерть, фельдшерська довідка про смерть — не пізніше 5 днів. Державна реєстрація смерті за заявою, поданою у зазначені строки, та до закінчення одного року з дня настання смерті, проводиться в день звернення заявника за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті або виявлення трупа або за місцем поховання. У разі настання смерті в дорозі (у поїзді, на судні, в літаку тощо) державна реєстрація смерті може бути проведена в найближчому органі ДРАЦС (ч. 2, 3, 5 ст. 17 Закону № 2398, п.п. 2–4 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Державна реєстрація смерті проводиться за місцем проживання заявника у разі: якщо заява надійшла після закінчення одного року з дня настання смерті; встановлення у судовому порядку факту смерті; звернення для реєстрації смерті особи, оголошеної судом померлою. Державна реєстрація смерті проводиться за заявою родичів померлого, представників органу опіки та піклування, працівників житлово-експлуатаційних організацій, адміністрації закладу охорони здоров’я, де настала смерть, та інших осіб. Особа, яка звернулася щодо державної реєстрації смерті, повинна пред’явити паспорт або паспортний документ. Відсутність зазначеного документа не є підставою для відмови в державній реєстрації смерті, але про це робиться відповідна відмітка в графі «Для відміток» актового запису про смерть (ч. 4, 6 ст. 17 Закону № 2398, п.п. 6, 7 гл. 5 р. ІІІ Правил № 52/5).

Якщо заява про державну реєстрацію смерті надійшла після закінчення одного року з дня настання смерті, то державна реєстрація проводиться за наявності лікарського свідоцтва або фельдшерської довідки про смерть установленої форми на загальних підставах за заявою будь-якої особи, зазначеної у пункті 7 цього розділу (див. вище), без складання висновку, але після перевірки наявності державної реєстрації смерті за місцем настання смерті, за місцем останнього проживання померлого, за місцем поховання чи виявлення трупа або за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян (п. 8 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Державна реєстрація смерті особи, оголошеної судом померлою, проводиться за рішенням суду, надісланим судом відділу ДРАЦС, після набуття ним законної сили або за заявою осіб, які були заявниками при розгляді судом справи, чи спадкоємців померлого. У цих випадках датою смерті вважається день набрання рішенням суду законної сили, якщо інше не зазначено в рішенні суду. Державна реєстрація факту смерті, встановленого у судовому порядку, проводиться за заявою осіб, які були заявниками при розгляді судом справи, а також спадкоємців померлого за їх зверненням в день отримання рішення суду. У разі направлення судом рішення про встановлення факту смерті особи на тимчасово окупованій території України до відділу ДРАЦС за місцем ухвалення рішення державна реєстрація смерті проводиться в день надходження копії такого рішення без звернення будь-якої особи. Складений актовий запис про смерть включається до книги державної реєстрації смерті за поточний рік, якщо з часу настання смерті не минуло одного року, або до книги поновлених АЗЦС за поточний рік, якщо минуло більше року (п. 9 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Державна реєстрація смерті осіб, які загинули в період проходження військової або альтернативної служби в мирний час, проводиться відділами ДРАЦС із зазначенням в актовому записі про те, що смерть настала в період проходження військової служби, якщо відповідний запис є у графі «Причина смерті» лікарського свідоцтва про смерть (п. 11 гл 5 р. ІІІ Правил № 52/5).

Паспорт померлого, а також військово-облікові та пільгові документи орган ДРАЦС, який реєструє смерть, вилучає для подальшого їх направлення до територіального підрозділу Державної міграційної служби України та територіального центру комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦКСП) (п. 14 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Якщо державна реєстрація смерті проводиться на підставі рішення суду про оголошення особи померлою або встановлення факту смерті особи на тимчасово окупованій території України, надісланого судом, свідоцтво про смерть оформлюється та видається заявнику під час його звернення до органу ДРАЦС. Про особливості проведення такої державної реєстрації смерті проставляється відповідна відмітка у графі «Для відміток» актового запису про смерть (п. 15 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Після державної реєстрації смерті відділ ДРАЦС видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання. У разі державної реєстрації смерті виконавчим органом сільської, селищної, міської ради видається довідка для отримання допомоги на поховання, у якій зазначаються: прізвище, власне ім’я, по батькові померлої особи; дата смерті; місце смерті; номер та дата складання актового запису про смерть; найменування органу, що здійснив ДРАЦС (п. 16 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Державна реєстрація актів цивільного стану, видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно та витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян за заявою заявника може також проводитися шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг (п. 1 гл. 2 р. ІІ Правил № 52/5).

Таким чином, після державної реєстрації смерті органом ДРАЦС заявнику видається свідоцтво про смерть, форму якого затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 10.11.2010 № 1025, а для отримання допомоги на поховання органом ДРАЦС видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть або виконавчим органом сільської, селищної, міської ради видається довідка. Відповідно, для роботодавця документом, що підтверджує смерть працівника, є свідоцтво про смерть цього працівника, а документом, на підставі якого нараховується допомога на поховання, є витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть працівника, виданий органом ДРАЦС, або довідка, видана виконавчим органом сільської, селищної, міської ради.

Якщо працівник (громадянин України) помер за кордоном (наприклад, у разі евакуації за кордон після початку військової агресії проти України), то його родичі, які перебували з ним за кордоном, для реєстрації факту смерті можуть звернутися до дипломатичного представництва чи консульської установи України, оскільки вони наділені правом проводити ДРАЦС громадян України, які проживають або тимчасово перебувають за кордоном (абз. третій п. 1 р. І Правил № 52/5). Такий орган України за кордоном може оформити свідоцтво про смерть або сприятиме його оформленню в Україні.

Звертаємо увагу, якщо свідоцтво про смерть видано на тимчасово окупованій території України представниками окупаційної влади, воно не має юридичної сили (є нікчемним) в Україні (ч. 3 ст. 9 Закону України «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України» від 15.04.2014 № 1207-VII). З таким документом родичі померлого працівника для встановлення факту смерті мають звернутися із заявою до суду або до органу ДРАЦС на підконтрольній (не окупованій) території України незалежно від місця проживання заявника. Копія судового рішення видається учасникам справи, негайно після проголошення такого рішення або невідкладно надсилається судом до органу ДРАЦС за місцем ухвалення рішення для державної реєстрації смерті особи (ч. 1, 5 ст. 317 Цивільного процесуального кодексу України; далі — ЦПКУ). Після одержання рішення суду орган ДРАЦС оформляє та видає свідоцтво про смерть заявнику.

Документи, що підтверджують відсутність безвісти працівника

Відповідно до пункту 3 частини 2 статті 293 ЦПКУ суд розглядає в порядку окремого провадження справи про визнання фізичної особи безвісно відсутньою чи оголошення її померлою.

Відповідно до статті 43 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ) фізична особа може бути визнана судом безвісно відсутньою, якщо протягом одного року в місці її постійного проживання немає відомостей про місце її перебування. У разі неможливості встановити день одержання останніх відомостей про місце перебування особи початком її безвісної відсутності вважається перше число місяця, що йде за тим, у якому були одержані такі відомості, а в разі неможливості встановити цей місяць — перше січня наступного року. Порядок визнання фізичної особи безвісно відсутньою встановлено ЦПКУ.

Порядок розгляду судом справ про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або оголошення її померлою визначено у главі 4 (статтях 305–309) розділу IV ЦПКУ.

Так, заява про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або оголошення її померлою подається до суду за місцем проживання заявника або за останнім відомим місцем проживання (перебування) фізичної особи, місцеперебування якої невідоме, або за місцезнаходженням її майна. У заяві про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або оголошення її померлою повинно бути зазначено: для якої мети необхідно заявникові визнати фізичну особу безвісно відсутньою або оголосити її померлою; обставини, що підтверджують безвісну відсутність фізичної особи, або обставини, що загрожували смертю фізичній особі, яка пропала безвісти, або обставини, що дають підстави припускати її загибель від певного нещасного випадку (ст. 305, 306 ЦПКУ).

Суд до початку розгляду справи встановлює осіб (родичів, співробітників тощо), які можуть дати свідчення про фізичну особу, місцеперебування якої невідоме, а також запитує відповідні організації за останнім місцем проживання відсутнього (житлово-експлуатаційні організації, органи реєстрації місця проживання осіб або органи місцевого самоврядування) і за останнім місцем роботи про наявність відомостей про фізичну особу, місцеперебування якої невідоме. Одночасно суд вживає заходів через органи опіки та піклування щодо встановлення опіки над майном фізичної особи, місцеперебування якої невідоме, якщо опіку над майном ще не встановлено (ст. 307 ЦПКУ).

Суд розглядає справу за участю заявника, свідків, зазначених у заяві, та осіб, яких сам суд визнає за потрібне допитати, і ухвалює рішення про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або про оголошення її померлою. Після набрання законної сили рішенням про оголошення фізичної особи померлою суд надсилає рішення відповідному органу ДРАЦС для реєстрації смерті фізичної особи, а також до нотаріуса за місцем відкриття спадщини, а в населеному пункті, де немає нотаріуса, — відповідному органу місцевого самоврядування для вжиття заходів щодо охорони спадкового майна (ст. 308 ЦПКУ).

Таким чином, документом, що підтверджує безвісну відсутність фізичної особи, у тому числі працівника, є рішення суду про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або про оголошення її померлою.

Законодавчим актом, який регулює питання встановлення зникнення безвісти осіб за особливих обставин, є Закон України «Про правовий статус осіб, які зникли безвісти за особливих обставин» від 12.07.2018 № 2505-VIII (далі — Закон № 2505). Цей Закон визначає правовий статус осіб, які зникли безвісти за особливих обставин, та забезпечує правове регулювання суспільних відносин, пов’язаних з обліком, розшуком та соціальним захистом таких осіб і членів їхніх сімей. Для цілей цього Закону особливими обставинами вважаються збройний конфлікт, воєнні дії, тимчасова окупація частини території України, надзвичайні ситуації природного чи техногенного характеру.

Відповідно до статті 1 Закону № 2505:

особа, зникла безвісти, — фізична особа, стосовно якої немає відомостей про її місцеперебування на момент подання заявником заяви про її розшук;

особа, зникла безвісти за особливих обставин, — особа, яка зникла безвісти у зв’язку із збройним конфліктом, воєнними діями, тимчасовою окупацією частини території України, надзвичайними ситуаціями природного чи техногенного характеру.

Статтею 6 Закону № 2505 встановлено, що близькі родичі та члени сім’ї особи, зниклої безвісти за особливих обставин, мають право на отримання достовірних відомостей про місцеперебування такої особи, обставини її загибелі (смерті), місце поховання (якщо воно відоме). Це право реалізується шляхом подання до відповідного територіального органу Національної поліції України (далі — Нацполіція) заяви про розшук особи, зниклої безвісти за особливих обставин, та отримання достовірної інформації про хід та результати проведення її розшуку. Органи державної влади, уповноважені на здійснення обліку та/або розшуку осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, зобов’язані надавати інформацію про хід та результати їх розшуку близьким родичам та членам сім’ї таких осіб. Громадяни, громадські об’єднання, юридичні особи приватного права мають право з власної ініціативи за погодженням з Нацполіцією або можуть за їхньою згодою залучатися Нацполіцією до розшуку осіб, зниклих безвісти за особливих обставин. Також зазначені громадяни, громадські об’єднання, юридичні особи приватного права мають право отримувати від державних органів інформацію про особу, яка зникла безвісти за особливих обставин, маршрут та територію, на яких доцільно проводити розшук, іншу інформацію, яка може сприяти ефективному розшуку особи, зниклої безвісти за особливих обставин, крім даних, які отримано в результаті слідчих дій чи оперативно-розшукової діяльності.

Згідно зі статтею 4 Закону № 2505 особа набуває статусу такої, що зникла безвісти за особливих обставин, з моменту внесення про неї відомостей, що містяться у заяві про факт зникнення, до Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, у порядку, передбаченому цим Законом, та вважається такою, що зникла безвісти за особливих обставин з моменту подання заявником заяви про факт зникнення особи. Особа вважається зниклою безвісти за особливих обставин до моменту припинення її розшуку в порядку, передбаченому Законом № 2505. Надання особі статусу зниклої безвісти за особливих обставин не позбавляє її родичів або інших осіб права звернення до суду із заявою про визнання такої особи безвісно відсутньою чи оголошення її померлою у порядку, передбаченому законодавством (зокрема ЦПКУ, Законом № 2398, Правилами № 52/5). Якщо особа, зникла безвісти за особливих обставин, була оголошена померлою, але її місцеперебування, місце поховання чи місцезнаходження її останків не було встановлено, проведення розшуку в розумінні Закону № 2505 не припиняється до встановлення її місцеперебування, місця поховання чи місцезнаходження її останків.

Таким чином, особа набуває статусу зниклої безвісти за особливих обставин з моменту внесення про неї відомостей до Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин (далі — Єдиний реєстр), і вважається зниклою безвісти за особливих обставин з моменту подання заявником заяви про факт зникнення особи. Документом, що підтверджує зникнення безвісти за особливих обставин, є витяг з Єдиного реєстру.

Держателем Єдиного реєстру є Міністерство внутрішніх справ України (далі — МВС), відповідно, воно може на запит роботодавців надавати відомості з Єдиного реєстру (ч. 3 ст. 12, ч. 3 ст. 16 Закону № 2505).

Крім того, перелік державних органів, уповноважених вести облік осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, наведено у частині 2 статті 17 Закону № 2505. До таких державних органів належать, зокрема, Міністерство оборони України, Національна гвардія України, Нацполіція, Служба безпеки України, Державна прикордонна служба України. Отже, роботодавці можуть звертатися і до цих державних органів, якщо працівник, зниклий безвісти, проходив службу у вказаних силових структурах перед тим, як зник безвісти.

Відповідно до частини 5 статті 8 Закону № 2505 за особою, зниклою безвісти за особливих обставин, зберігаються місце роботи та займана посада, але не більше як до моменту визнання її безвісно відсутньою чи оголошення померлою в порядку, встановленому законодавством.

Вищевикладені норми Закону № 2505 стосуються також працівників, які згідно з частиною третьою статті 119 КЗпП були призвані (прийняті за контрактом) на військову службу в особливий період (у період воєнного стану) та під час участі у бойових діях зникли безвісти. Такі особи також набувають статусу зниклих безвісти за особливих обставин з моменту внесення про них відомостей до Єдиного реєстру, якщо, звичайно, раніше не було винесено рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою. Єдиний нюанс — за такими зниклими безвісти працівниками-військовослужбовцями, які так і не з’явилися, гарантія у вигляді збереження місця роботи, посади діє не до дня визнання їх безвісно відсутніми, а до дня оголошення судом їх померлими (ч. четверта ст. 119 КЗпП).¹

Наказ про припинення трудового договору

Припинення трудового договору в разі смерті (визнання безвісно відсутнім, оголошення померлим) працівника оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Підставою для видання такого наказу є документ, що підтверджує факт смерті (визнання безвісно відсутнім, оголошення померлим) працівника. Як зазначалося вище, документом, що підтверджує факт смерті працівника, є свідоцтво про смерть, документом, що підтверджує зникнення безвісти працівника, є рішення суду про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або про оголошення її померлою, документом, що підтверджує зникнення безвісти працівника за особливих обставин, є витяг з Єдиного реєстру.

Свідоцтво про смерть (рішення суду про визнання безвісно відсутнім або про оголошення померлим) працівника або його нотаріально засвідчену копію зазвичай подають роботодавцю близькі родичі померлого (безвісно відсутнього) працівника. Якщо ними подається оригінал свідоцтва про смерть (рішення суду), то роботодавець повинен зробити і мати у себе копію зазначеного свідоцтва (рішення суду), яку необхідно засвідчити підписом та печаткою підприємства (відділу кадрів) або фізичної особи – підприємця (за її наявності).²

Звертаємо увагу, навіть якщо працівник помер на робочому місці й лікар констатував його смерть, наказ про припинення трудового договору необхідно видавати лише за наявності свідоцтва про смерть. Тобто видання роботодавцем наказу про припинення трудового договору відбувається не одразу після смерті працівника, а згодом — коли роботодавцю буде надано свідоцтво про смерть працівника, видане його родичу чи іншій особі органом ДРАЦС. Крім того, трапляється, що працівник помирає після тривалої хвороби або під час тривалої відпустки або після того, як тривалий час не з’являвся на роботі, і з ним не вдавалося встановити зв’язок, а близькі родичі своєчасно не повідомили роботодавця про смерть працівника.

З наведених вище причин дата видання наказу про припинення трудового договору не збігається з датою смерті і зазвичай не збігається з датою видачі свідоцтва про смерть.³ Наказ видається тоді, коли свідоцтво про смерть (рішення суду про визнання безвісно відсутнім або про оголошення померлим) працівника буде надано роботодавцю, в якого працював померлий (безвісно відсутній) працівник.

Водночас трапляються випадки, коли у працівника немає сім’ї (інших родичів), або смерть працівника настала за межами населеного пункту, де розташоване підприємство, чи за межами держави (наприклад, якщо працівник помер, перебуваючи у відрядженні за кордоном) чи на території, де ведуться бойові дії або яка тимчасово окупована, а родичі померлого (безвісти зниклого) працівника не мають можливості або бажання надавати свідоцтво про смерть (рішення суду про визнання безвісно відсутнім або про оголошення померлим) працівника або надсилати нотаріально засвідчену копію цього документа його роботодавцю.

Більш того, якщо призваний (прийнятий за контрактом) на військову службу в особливий період працівник загинув під час проходження військової служби, то, як роз’яснило Міністерство оборони України у листі від 20.11.2015 № 116/2/2/21362, законодавством України не передбачено надання роботодавцю інформації щодо загибелі, перебування у полоні, таких, які вважаються зниклими без вісті, військовослужбовців. Винятком є повідомлення рідних та близьких військовослужбовця.

У вищевказаних випадках якщо роботодавцю відомий орган ДРАЦС, в якому зареєстровано смерть працівника (за його останнім місцем проживання, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання), то роботодавець може самостійно звернутися до такого органу, а якщо останній не відомий — то до будь-якого найближчого органу ДРАЦС (при зникненні безвісти — до МВС). Мета такого звернення — отримання офіційного підтвердження факту смерті (зникнення безвісти) працівника для видання наказу про припинення з ним трудового договору (орган ДРАЦС може надати роботодавцю витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть працівника, а МВС — витяг з Єдиного реєстру). В цьому випадку наказ про припинення трудового договору з померлим (зниклим безвісти) працівником можна видати лише на підставі одержаного від органу ДРАЦС (МВС) документа (витягу) із зазначенням дати смерті (зникнення безвісти) працівника.

Датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, зазначена у свідоцтві про смерть, при цьому не має значення, працював у цей день померлий працівник чи ні (перебував у відпустці, хворів тощо).⁴

У разі зникнення безвісти працівника датою припинення трудового договору є дата зникнення безвісти працівника, зазначена у рішенні суду або витязі з Єдиного реєстру.

Наказ керівника підприємства про припинення трудового договору можна видати за типовою формою № П-4, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 (далі — Наказ № 489), після внесення до неї відповідних коригувань (у тексті наказу замість слова «звільнити» використовується текст «припинити трудові відносини», а замість слова «звільнення» використовується текст «припинення трудових відносин»). Також наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю (зникненням безвісти) працівника можна видати і за самостійно розробленою формою із відображенням у ній всіх необхідних реквізитів. У наказі про припинення трудового договору слід також вказати реквізити (серію, номер) свідоцтва про смерть (реквізити рішення суду, витягу з Єдиного реєстру) як підстави для видання наказу, а також кількість днів невикористаної щорічної (основної та додаткової) відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, оскільки за їх наявності роботодавець має нарахувати грошову компенсацію та виплатити її членам сім’ї (спадкоємцям) працівника.

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника може бути таким:

Якщо вищезгаданий Законопроект № 7251 стане Законом України, то основна частина вищезазначеного наказу матиме таке формулювання:

«ПРИПИНИТИ з БОРИСОВИМ Михайлом Сергійовичем, водієм, дію трудового договору у зв’язку зі смертю 13.06.2022 відповідно до пункту 8-2 частини першої статті 36 КЗпП України з виплатою грошової компенсації за 15 календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки».

Оформлення табеля обліку робочого часу

Особа, відповідальна на підприємстві за ведення табеля обліку використання робочого часу (далі — табель), типову форму № П-5 якого затверджено Наказом № 489, має оформити на померлого працівника підсумковий табель і передати його до бухгалтерії.

До видання наказу про припинення трудового договору немає підстав для припинення фіксації в табелі відсутності працівника. Тому теоретично навіть якщо стало відомо про те, що працівник помер (загинув при проходженні військової служби), але у підприємства немає документального підтвердження факту смерті працівника, особа, відповідальна за ведення табеля, повинна продовжувати щодня вносити до табеля позначки, що відповідають причині відсутності працівника на роботі (наприклад, відпустка, тимчасова непрацездатність, перебування на військовій службі як інший невідпрацьований час, передбачений законодавством). І лише після одержання свідоцтва про смерть (рішення суду, витягу з Єдиного реєстру) та видання наказу про припинення трудового договору з померлим (безвісти відсутнім) працівником припиняється щоденне табелювання такого працівника і складається підсумковий табель (коригується раніше складений табель).

На практиці якщо достовірно відомо про те, що працівник помер (наприклад, це сталося на робочому місці або на території підприємства або в тому самому населеному пункті, де знаходиться підприємство), то табелювання здійснюється по день смерті (у цьому випадку не потрібно буде складати підсумковий табель).

Останнім протабельованим днем померлого працівника у підсумковому табелі має бути дата смерті, визначена у наказі як дата припинення трудових відносин. За цей день у табелі має стояти відмітка, що відповідає фактичній події: робота за графіком, хвороба, відпустка, інший невідпрацьований час, передбачений законодавством, неявка з нез’ясованих причин тощо.

Якщо у день смерті працівник відпрацював повний робочий день (зміну) за графіком, то в табелі проставляється кількість годин, що відповідає тривалості повного робочого дня (зміни). Якщо працівник відпрацював лише частину робочого дня (зміни), то в табелі проставляється фактична кількість відпрацьованих годин. Якщо працівник помер у робочий день до початку робочого часу в цей день (в нього немає відпрацьованих годин в цей день), то в полі, де вказується кількість відпрацьованих годин, зазначається «0».

Якщо перед настанням смерті працівник хворів і це підтверджено листком непрацездатності, то по дату смерті в табелі проставляються позначки, що відповідають тимчасовій непрацездатності (коди «ТН» («26») або «НН» («27»)).

У разі якщо працівник перебував у щорічній відпустці або в додатковій відпустці працівникам, які мають дітей, під час якої захворів і через деякий час помер, то в табелі до настання хвороби відображають дні фактично використаної відпустки (коди «В» («08»), «Д» («09») або «ДО» («15»)), а далі — дні тимчасової непрацездатності по дату смерті, оскільки згідно з пунктом 1 частини другої статті 11 та частиною сьомою статті 20 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) зазначені відпустки продовжуються або переносяться у разі тимчасової непрацездатності, що настала у період відпусток.

Якщо до настання смерті працівник захворів під час перебування у відпустці інших видів (творчій, у зв’язку з навчанням, без збереження заробітної плати тощо) і продовжував хворіти після її закінчення, то по дату закінчення відпустки в табелі проставляються відмітки, що відповідають наданій відпустці (коди «ТВ» («11»), «Н» («12»), «НБ» («13»), «ДБ» («14») або «НА» («18»)), а після відпустки та по дату смерті проставляється відмітка про тимчасову непрацездатність. Якщо тривалість хвороби не «вийшла» за межі відпустки, то по дату смерті включно у табелі проставляється код відповідної відпустки.

Якщо перед настанням смерті працівник був відсутній на роботі з нез’ясованих причин і ця відсутність не була підтверджена будь-якими документами, то в табелі за всі дні відсутності необхідно проставити відмітки про неявку з нез’ясованих причин (код «НЗ» або «28»).

Оформлення особової картки

В Особовій картці працівника, яка ведеться за типовою формою № П-2, затвердженою спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656, у рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначаються дата і причина припинення трудового договору, а також дата і номер наказу про припинення трудового договору:

«13 червня 2022 р.; у зв’язку зі смертю, наказ від 20.06.2022 № 45/п».

Графа «Підпис працівника» Особової картки залишається незаповненою.

Відповідно до частини четвертої пункту 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58 (далі — Інструкція № 58), у разі одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням працівник розписується у особовій картці та у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

У разі смерті працівника отримати його підпис у Особовій картці неможливо. Однак, як показує практика, наявність в Особовій картці інформації про те, кому і коли було видано трудову книжку, не буде зайвою. Тому особа, відповідальна за ведення та облік трудових книжок на підприємстві, може у нижньому полі Особової картки зробити, наприклад, такий запис: «Трудова книжка видана вдові померлого працівника 21.06.2022 під підпис».

Заповнення та видача родичам трудової книжки

Стаття 48 КЗпП з 10.06.2021 дозволяє працівникам при працевлаштуванні зберігати трудову книжку в себе (при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати трудову книжку у разі наявності або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування), і лише на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний внести до неї записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Якщо ж трудова книжка померлого працівника до моменту його смерті (зникнення безвісти) зберігалася у роботодавця, то вона заповнюється останнім за загальними правилами, визначеними Інструкцією № 58, з урахуванням спеціальних вимог, викладених у пункті 4.3 цієї Інструкції.

У разі смерті працівника в розділі «Відомості про роботу» його трудової книжки вказуються:

– у графі 1 — порядковий номер запису, що вноситься;

– у графі 2 — дата припинення трудового договору (тобто дата смерті працівника);

– у графі 3 — текст «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», при цьому посилання на норму КЗпП не робиться, але після того, як Законопроект № 7251 стане Законом України, текст буде таким: «Трудовий договір припинено у зв’язку зі смертю, п. 8-2 ст. 36 КЗпП України»;

– у графі 4 — дата і номер наказу про припинення трудового договору.

Якщо працівник зник безвісти, що підтверджено рішенням суду, наданим родичами працівника роботодавцю, то запис у графі 3 трудової книжки матиме такий текст «Роботу припинено у зв’язку з визнанням судом особи безвісно відсутньою»⁵, при цьому посилання на норму КЗпП не робиться, але після того, як Законопроект № 7251 стане Законом України, текст буде таким: «Трудовий договір припинено у зв’язку з визнанням судом особи безвісно відсутньою, п. 8-2 ст. 36 КЗпП України».

Далі всі записи про роботу, заохочення та нагороди, що внесені до трудової книжки працівника за час роботи на підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів за її наявності (п. 4.1 Інструкції № 58).⁶

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під підпис або надсилається поштою на їх вимогу (п. 4.3 Інструкції № 58). Якщо трудова книжка надсилається поштою, це робиться рекомендованим листом з описом вкладення.

Слід зазначити, що законодавство для цього випадку, зокрема трудове законодавство, не визначає, хто є найближчими родичами або членами сім’ї, тому звернемося до норм Сімейного кодексу України (далі — СКУ).

Відповідно до частини 2 статті 3 СКУ сім’ю складають особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки. Подружжя вважається сім’єю і тоді, коли дружина та чоловік не проживають спільно у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин. Дитина належить до сім’ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає.

Сім’я створюється на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, а також на інших підставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать моральним засадам суспільства (п. 4 ст. 3 СКУ).

З вищевикладених норм статті 3 СКУ випливає, що якщо працівник має повнолітніх дітей, які до його смерті проживали від нього окремо (тобто які з ним не проживали спільно, не були пов’язані спільним побутом, не мали взаємні права та обов’язки), то такі діти не є членами сім’ї, хоча це звучить дивно.

Якщо ж скористатися аналогією закону (ч. 1 ст. 10 СКУ, ч. 1 ст. 8 ЦКУ), то згідно з підпунктом 14.1.263 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) членами сім’ї фізичної особи першого ступеня споріднення вважаються її батьки, її чоловік або дружина, діти такої фізичної особи, у тому числі усиновлені. Членами сім’ї фізичної особи другого ступеня спорідненості вважаються її рідні брати та сестри, її баба та дід з боку матері та з боку батька, онуки.

Отже, для видачі найближчим родичам трудової книжки померлого працівника роботодавець повинен за наданими ними документами визначити осіб, які до смерті працівника перебували з ним у шлюбі (чоловік, дружина) або були іншими членами сім’ї (почергово першого, другого, наступного ступеня споріднення). Якщо немає родичів, то трудова книжка померлого працівника може бути видана особі, яка з ним спільно проживала, була пов’язана спільним побутом, мала взаємні права та обов’язки (тобто особі, яка може вважатися членом сім’ї).

Для отримання трудової книжки померлого працівника його родич (член сім’ї) має надати роботодавцю:

• паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
• документ, що підтверджує спорідненість з померлим (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження (про усиновлення) тощо), або документи, що підтверджують факт спільного проживання, спільного побуту, взаємних прав та обов’язків.

У розписці про одержання трудової книжки родич (член сім’ї) повинен вказати свої прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані, місце проживання (бажано), дату одержання трудової книжки із зазначенням прізвища, імені, по батькові померлого працівника, поставити особистий підпис.

Якщо за трудовою книжкою померлого працівника ніхто з родичів (членів сім’ї) не звернувся, вона зберігається у відділі кадрів підприємства протягом 2 років окремо від інших трудових книжок. Після закінчення цього строку не затребувана трудова книжка померлого працівника зберігається в архіві підприємства протягом 50 років, після чого її можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).

Якщо працівник не помер, а пропав безвісти, що підтверджено рішенням суду, то всі операції з його трудовою книжкою радимо здійснювати у вищевикладеному порядку.

Видача родичам наказу про припинення трудового договору

Стаття 47 КЗпП зобов’язує роботодавця в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення.

У разі припинення трудового договору у зв’язку зі смертю (зникненням безвісти) працівника виконати вищенаведену норму неможливо.

Водночас на прохання родичів померлого (зниклого безвісти) працівника роботодавець може видати їм копію наказу (розпорядження) про припинення трудового договору з померлим (зниклим безвісти) працівником (як і у випадку з видачею їм його трудової книжки).

Оплата листка непрацездатності, якщо працівник помер у період хвороби

Якщо до настання смерті працівник хворів, то оформлення як паперового, так і електронного листка непрацездатності (далі — ЛН) здійснюється у загальновстановленому порядку (як і оформлення ЛН інших працівників).

Нагадаємо, що електронний ЛН з тимчасової непрацездатності вважається виданим (готовим до сплати) через 7 днів після дати його закриття, а електронний ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами — через 7 днів після дати його відкриття.

На підставі оформленого ЛН померлому працівнику нараховується оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця та допомога з тимчасової непрацездатності (далі разом — «лікарняні») у загальному порядку, встановленому Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105).

Якщо смерть працівника настала під час хвороби, оформленої в установленому порядку, то «лікарняні» на підставі сформованого електронного ЛН (виданого паперового ЛН) нараховуються працівнику за весь період хвороби, включаючи останній день хвороби, коли застрахована особа померла.⁷

Таким чином, «лікарняні» виплачуються працівникові, який помер під час хвороби, по день смерті (включно), у тому числі якщо з будь-яких причин дата закриття електронного ЛН припадає на дату після дати смерті працівника.

Частиною 4 статті 32 Закону № 1105 встановлено, що не одержане у зв’язку зі смертю застрахованої особи матеріальне забезпечення виплачується членам сім’ї, які проживали разом з нею, або спадкоємцям.

Звертаємо увагу, якщо смерть працівника настала під час хвороби, але через технічні проблеми не був сформований електронний ЛН, то родич померлого працівника або представник роботодавця можуть звернутися до закладу охорони здоров’я, лікар якого формував медичний висновок по працівнику (якщо такий заклад відомий), з проханням повторно (без помилок) сформувати медичний висновок або видати паперовий ЛН.

Якщо ж електронний ЛН був сформований щодо померлого працівника, але роботодавець через бойові дії не може його побачити в особистому кабінеті на сайті Пенсійного фонду України (далі — ПФУ) та/або не може по ньому сформувати та подати заяву-розрахунок до Фонду соціального страхування України (далі — ФССУ), то представник роботодавця або родич померлого працівника можуть звернутися до будь-якого органу ПФУ для отримання у паперовій формі витягу з Електронного реєстру листків непрацездатності. Також у цьому випадку родич померлого працівника може звернутися із зазначеним витягом безпосередньо до будь-якого (найближчого) відділення ФССУ для отримання «лікарняних», що належать померлому працівнику, напряму від ФССУ.

Також слід враховувати, що матеріальне забезпечення виплачується у разі, якщо звернення за його призначенням надійшло не пізніше 12 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи (ч. 5 ст. 32 Закону № 1105). Тому якщо працівник помер під час хвороби, але по ньому не був сформований електронний ЛН, а паперовий ЛН з будь-яких причин надано роботодавцю родичами померлого працівника після закінчення 12 календарних місяців з дня смерті працівника, то такий ЛН оплаті не підлягає.

Виплата підприємством коштів, що належать померлому працівнику

Стаття 47 КЗпП зобов’язує роботодавця в день звільнення працівника провести з ним розрахунок у строки, зазначені у статті 116 цього Кодексу.

Відповідно до статті 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, провадиться в день звільнення.

Незважаючи на те, що у разі смерті працівника, як зазначалося вище, відбувається не звільнення працівника, а припинення трудового договору з ним, роботодавець все одно на підставі норм статей 47 та 116 КЗпП повинен провести з таким працівником остаточний розрахунок, нарахувавши всі належні йому по день смерті виплати.

У загальному випадку померлому працівнику при остаточному розрахунку мають бути нараховані:

• заробітна плата за всі відпрацьовані ним дні (години) у місяці смерті, відображені у підсумковому табелі;
• грошова компенсація за невикористані ним дні щорічної відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи (далі — додаткова відпустка на дітей) за наявності таких днів;
• «лікарняні» (якщо працівник помер під час хвороби) на підставі оформленого електронного (виданого паперового) ЛН;
• інші доходи, які повинні були нараховуватися працівникові раніше (до смерті), але не були нараховані з вини роботодавця (наприклад, індексація, компенсація за затримку виплати заробітної плати тощо).

Усі вищезазначені виплати нараховуються також працівникам, які на підставі рішення суду були визнані безвісно відсутніми або оголошені померлими.

Під час проведення остаточного розрахунку слід пам’ятати, що відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника не провадиться (ч. третя ст. 22 Закону про відпустки). Тобто якщо померлий працівник не відпрацював повністю робочий рік, але вже використав за такий рік шорічну основну відпустку повної тривалості з отриманням відпускних, то відраховувати відпускні за незароблені таким працівником дні відпустки з належних йому сум не можна. Аналогічно якщо працівник помер, перебуваючи в оплачуваній відпустці, то відпускні, виплачені за невикористані дні такої відпустки, не відраховуються.

Звертаємо увагу, що законодавство не встановлює точних (граничних) термінів проведення остаточного розрахунку з померлим (безвісно відсутнім) працівником, але, враховуючи норми статті 116 КЗпП, рекомендуємо нарахувати всі належні померлому працівникові суми в день видання наказу про припинення трудового договору або у найближчі за ним робочі дні, а їхню виплату здійснити після пред’явлення членами сім’ї (спадкоємцями) померлого працівника вимоги про розрахунок.

Оскільки наразі триває особливий період (період воєнного стану), під час якого гинуть (зникають безвісти) працівники-військовослужбовці, які після призову (прийняття за контрактом) на військову службу в особливий період беруть участь у бойових діях, то роботодавцям слід пам’ятати про гарантійну виплату, встановлену для таких працівників статтею 119 КЗпП.

Так, згідно з частиною третьою статті 119 КЗпП за працівниками, призваними на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийнятими на військову службу за контрактом, у тому числі шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення зберігаються місце роботи, посада і середній заробіток на підприємстві, в установі, організації, фермерському господарстві, сільськогосподарському виробничому кооперативі незалежно від підпорядкування та форми власності і у фізичних осіб – підприємців, у яких вони працювали на час призову. Таким працівникам здійснюється виплата грошового забезпечення за рахунок коштів Державного бюджету України відповідно до Закону України «Про соціальний і правовий захист військовослужбовців та членів їх сімей».⁸

Частиною четвертою статті 119 КЗпП встановлено, що гарантії, визначені у частині третій цієї статті, зберігаються за працівниками, які під час проходження військової служби отримали поранення (інші ушкодження здоров’я) та перебувають на лікуванні у медичних закладах, а також потрапили у полон або визнані безвісно відсутніми, на строк до дня, наступного за днем їх взяття на військовий облік у районних (міських) ТЦКСП, Центральному управлінні або регіональних органах СБУ, відповідному підрозділі Служби зовнішньої розвідки України після їх звільнення з військової служби у разі закінчення ними лікування в медичних закладах незалежно від строку лікування, повернення з полону, появи їх після визнання безвісно відсутніми або до дня оголошення судом їх померлими.

Крім того, відповідно до пункту 7 Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженого Указом Президента України від 10.12.2008 № 1153/2008, військова служба закінчується в разі звільнення військовослужбовця з військової служби в запас або у відставку, загибелі (смерті), визнання судом безвісно вiдсутнiм або оголошення померлим.

Таким чином, за працівниками-військовослужбовцями, зазначеними в частині третій статті 119 КЗпП, які загинули (померли) під час проходження військової служби, що підтверджено свідоцтвом про смерть, середній заробіток нараховується по день смерті (включно). Такий середній заробіток виплачується за рахунок коштів роботодавця (без отримання компенсації з держбюджету).

За працівниками-військовослужбовцями, зазначеними у частинах третій та четвертій статті 119 КЗпП, які зникли безвісти, середній заробіток нараховується до дня, наступного за днем їх взяття на військовий облік у разі їхньої появи після визнання безвісно відсутніми, або до дня оголошення судом їх померлими. Тобто працівнику-військовослужбовцю, який зник безвісти і не з’явився, середній заробіток нараховується по день винесення судом рішення про оголошення його померлим (незалежно від того, чи приймалося раніше рішення суду про визнання працівника-військовослужбовця безвісно відсутнім).⁹

Якщо роботодавець не знав про смерть працівника-військовослужбовця (про оголошення його судом померлим) та продовжував виплачувати йому середній заробіток (наприклад, шляхом перерахування коштів на «зарплатний» рахунок працівника у банку або за заявою працівника на рахунок його дружини у банку), то при остаточному розрахунку надміру виплачений середній заробіток на підставі норм пункту 1 частини другої статті 127 КЗпП можна відрахувати із суми компенсації за невикористану відпустку (за її наявності) або з інших доходів працівника, належних йому від роботодавця, крім тих, з яких не можна здійснювати відрахування.

Перелік доходів, з яких не можна здійснювати відрахування, встановлено у статті 129 КЗпП та деталізовано у статтях 72, 73 Закону України «Про виконавче провадження» від 02.06.2016 № 1404-VIII. Так, відрахування не допускаються, зокрема, з:

– компенсації працівникові витрат у зв’язку зі службовим відрядженням;

– польового забезпечення, надбавок за роз’їзний (пересувний) характер робіт;

– допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю працівника та у зв’язку з доглядом за хворою дитиною;

– допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами;

– допомоги на поховання;

– неоподатковуваного розміру матеріальної допомоги.

Якщо при остаточному розрахунку з померлим працівником (працівником-військовослужбовцем) у нього не буде доходу (буде недостатньо доходу), з якого можна відрахувати суму надміру виплаченої заробітної плати (середнього заробітку), то повернути її в подальшому роботодавцю буде проблематично.

Нагадаємо, що згідно зі статтею 1215 ЦКУ не підлягає поверненню безпідставно набуті заробітна плата і платежі, що прирівнюються до неї, пенсії, допомоги, стипендії, відшкодування шкоди, завданої каліцтвом, іншим ушкодженням здоров’я або смертю, аліменти та інші грошові суми, надані фізичній особі як засіб до існування, якщо їх виплата проведена фізичною або юридичною особою добровільно, за відсутності рахункової помилки з її боку і недобросовісності з боку набувача.

Єдина можливість для роботодавця повернути надміру виплачену померлому працівнику заробітну плату (середній заробіток) — звернутися до банку із заявою-проханням заблокувати кошти на рахунку працівника, на якому ще залишаються надміру виплачені суми, щоб потім вони були включені нотаріусом до складу спадщини померлого працівника, а з неї нотаріус за певних обставин може погасити заборгованість померлого працівника перед роботодавцем.

Все вищевикладене щодо виплати середнього заробітку стосується ще однієї категорії працівників. Так, відповідно до статті 9 Закону № 2505 за особою, уповноваженою на виконання функцій держави, яка зникла безвісти за особливих обставин (див. вище), зберігаються місце роботи, займана посада та середній заробіток на підприємстві, в установі, організації, незалежно від підпорядкування, але не більш як до моменту оголошення такої особи померлою в порядку, встановленому законодавством. Виплата в межах середнього заробітку в зазначеному випадку здійснюється за рахунок коштів державного бюджету в порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.

Що стосується осіб, які можуть одержати належні померлому працівнику виплати, то необхідно враховувати таке.

Відповідно до частини 2 статті 61 СКУ об’єктом права спільної сумісної власності є заробітна плата, пенсія, стипендія, інші доходи, одержані одним із подружжя.

Статтею 1227 ЦКУ визначено, що суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відшкодувань у зв’язку з каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві (в нашому випадку — померлому працівнику), але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї, а у разі їх відсутності входять до складу спадщини.

В даний час відповідно до частини шостої статті 83 КЗпП у разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки на дітей виплачується спадкоємцям.

Але після того, як Законопроект № 7251 стане Законом України, частиною шостою статті 83 КЗпП буде встановлено, що грошова компенсація за не використані померлим працівником дні вищевказаних відпусток, яка не була ним одержана за життя, виплачується членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входить до складу спадщини.

Отже, після того, як Законопроект № 7251 стане Законом України, положення частини шостої статті 83 КЗпП будуть приведені у відповідність до положень статті 1227 ЦКУ.

Міністерство юстиції України у листі від 02.07.2007 № Ш-10310 роз’яснило, що для визначення кола осіб, які належать до членів сім’ї померлого працівника, з метою виплати їм заробітної плати та інших виплат, що належать померлому працівнику, слід керуватися нормами СКУ (ці норми наведено вище, де розглядалося питання про видачу трудової книжки померлого працівника).

Таким чином, всі вищевказані види доходів повинні бути виплачені члену (членам) сім’ї померлого працівника, тобто в першу чергу дружині (чоловіку), за її (його) відсутності — іншим членам сім’ї (почергово першого, другого, наступного ступеня споріднення або особі, яка з померлим працівником спільно проживала, була пов’язана спільним побутом, мала взаємні права та обов’язки).

Хоча законодавство не зобов’язує роботодавців розшукувати членів сім’ї померлого працівника, щоб уникнути «хвостів» в бухгалтерському обліку, рекомендуємо роботодавцям вжити всіх можливих заходів для пошуку родичів померлого працівника, щоб виплатити їм належні такому працівнику кошти.

Для отримання доходів, що належать померлому працівнику, член його сім’ї має подати роботодавцю, крім свідоцтва про смерть, заяву про одержання виплат і документ, який підтверджує його сімейний статус (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження (про усиновлення) тощо).

Якщо стосовно одержання виплат виник спір між членами сім’ї, кожний з яких бажає одержати виплати, що належать померлому працівнику, то рекомендуємо підприємству не поспішати з їх наданням. У такій ситуації краще порадити родичам померлого працівника звернутися до суду для з’ясування права на спадщину (переважного права на одержання спадщини) та виплатити кошти згідно з рішенням суду.

Якщо у померлого працівника немає членів сім’ї або вони є, але не заявили про свій сімейний статус, то за належними померлому працівнику доходами оформляється спадщина. При цьому роботодавець за зверненням спадкоємців, нотаріуса або суду повинен надати інформацію про належні померлому працівнику (спадкодавцю) виплати (у тому числі про надміру виплачену померлому працівнику заробітну плату (середній заробіток), яку роботодавець бажає повернути).

Згідно зі статтею 1220 ЦКУ спадщина відкривається внаслідок смерті особи або оголошення її померлою. Часом відкриття спадщини є день смерті особи або день, з якого вона оголошується померлою. Для прийняття спадщини встановлюється строк у 6 місяців, який починається з часу відкриття спадщини (ст. 1270 ЦКУ).

Відповідно до статті 1216 ЦКУ спадкуванням є перехід прав та обов’язків (спадщини) від фізичної особи, яка померла (спадкодавця), до інших осіб (спадкоємців). До складу спадщини входять усі права та обов’язки, що належали спадкодавцеві на момент відкриття спадщини і не припинилися внаслідок його смерті (ст. 1218 ЦКУ).

Спадкування здійснюється за заповітом або за законом (ст. 1217 ЦКУ). Право на спадкування мають особи, визначені у заповіті. У разі відсутності заповіту, визнання його недійсним, неприйняття спадщини або відмови від її прийняття спадкоємцями за заповітом, а також у разі неохоплення заповітом усієї спадщини право на спадкування за законом одержують особи, визначені у статтях 1261–1265 ЦКУ (ст. 1223 ЦКУ).

Згідно зі статтями 1261–1265 ЦКУ право на успадкування за законом мають:

– у першу чергу — діти спадкодавця, у тому числі зачаті за життя спадкодавця та народжені після його смерті, той з подружжя, який його пережив, та батьки;

– у другу чергу — рідні брати та сестри спадкодавця, його баба та дід як з боку батька, так і з боку матері;

– у третю чергу — рідні дядько та тітка спадкодавця;

– у четверту чергу — особи, які проживали зі спадкодавцем однією сім’єю не менш як 5 років до часу відкриття спадщини;

– у п’яту чергу — інші родичі спадкодавця до шостого ступеня споріднення включно, причому родичі ближчого ступеня споріднення усувають від права спадкування родичів подальшого ступеня споріднення. Ступінь споріднення визначається за числом народжень, що віддаляють родича від спадкодавця. Також у п’яту чергу включаються утриманці спадкодавця, які не були членами його сім’ї. До таких утриманців відносяться неповнолітні або непрацездатні особи, які не були членами сім’ї спадкодавця, але не менш як 5 років одержували від нього матеріальну допомогу, що була для них єдиним або основним джерелом засобів до існування.

Спадкоємці за законом одержують право на спадкування почергово. Кожна наступна черга спадкоємців за законом одержує право на спадкування у разі відсутності спадкоємців попередньої черги, усунення їх від права на спадкування, неприйняття ними спадщини або відмови від її прийняття, крім випадків, встановлених статтею 1259 ЦКУ (ст. 1258 ЦКУ).

Статтею 1259 ЦКУ встановлено, що черговість одержання спадкоємцями за законом права на спадкування може бути змінена нотаріально посвідченим договором заінтересованих спадкоємців, укладеним після відкриття спадщини. Цей договір не може порушити прав спадкоємця, який не бере у ньому участі, а також спадкоємця, який має право на обов’язкову частку у спадщині. Фізична особа, яка є спадкоємцем за законом наступних черг, може за рішенням суду одержати право на спадкування разом із спадкоємцями тієї черги, яка має право на спадкування, за умови, що вона протягом тривалого часу опікувалася, матеріально забезпечувала, надавала іншу допомогу спадкодавцеві, який через похилий вік, тяжку хворобу або каліцтво був у безпорадному стані.

Спадкоємець, який прийняв спадщину, може одержати свідоцтво про право на спадщину. Якщо спадщину прийняло кілька спадкоємців, свідоцтво про право на спадщину видається кожному з них із визначенням імені та часток у спадщині інших спадкоємців. Відсутність свідоцтва про право на спадщину не позбавляє спадкоємця права на спадщину (ст. 1296 ЦКУ). Свідоцтво про право на спадщину видається спадкоємцям після закінчення 6 місяців з часу відкриття спадщини (ст. 1298 ЦКУ).

Таким чином, за наявності спору між членами сім’ї померлого працівника про право на виплати, що належать йому, такі виплати входять до складу спадщини і можуть бути одержані спадкоємцями після надання роботодавцю рішення суду або свідоцтва про право на спадщину. Зазначене свідоцтво видається у порядку, встановленому Законом України «Про нотаріат» від 02.09.93 № 3425-ХІІ (далі — Закон про нотаріат).

Статтею 64 цього Закону встановлено, що нотаріус або в сільських населених пунктах — посадова особа органу місцевого самоврядування, уповноважена на вчинення нотаріальних дій, до прийняття спадщини одним чи всіма спадкоємцями дає розпорядження про видачу із спадкового майна грошових сум на покриття витрат на:

• поховання спадкодавця;
• утримання осіб, які перебували на утриманні спадкодавця;
• задоволення претензій, зумовлених законодавством про працю, та інших претензій, прирівняних до них;
• на охорону спадкового майна і управління ним, а також витрат, пов’язаних із повідомленням спадкоємців про відкриття спадщини.

Якщо до роботодавця одразу після смерті працівника ніхто з членів його сім’ї з проханням про одержання належних йому виплат не звернувся, то після закінчення строку, протягом якого має бути виплачено заробітну плату за поточний місяць (місяць смерті працівника), заробітна плата та компенсація за невикористану відпустку (за її наявності) депонуються (проводка Дт 661 – Кт 662).¹⁰

Оскільки члени сім’ї померлого працівника з різних причин можуть взагалі ніколи не звернутися до роботодавця з метою одержання належних такому працівнику виплат, для позбавлення від кредиторської заборгованості в бухгалтерському обліку роботодавець (як боржник) може внести належні померлому працівнику (кредитору) кошти на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, ст. 85 Закону про нотаріат).¹⁰

Оподаткування та відображення у звітності виплат, що належать померлому працівнику

Заробітна плата, нарахована померлому працівнику за всі відпрацьовані ним дні (години) в місяці смерті (за період, що закінчується днем його смерті), оподатковується податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), військовим збором (далі — ВЗ), та на неї нараховується єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ) у загальному порядку.¹¹

Якщо працівник за основним місцем роботи в місяці смерті (припинення трудових відносин) відпрацював неповний місяць (не всі робочі дні місяця), то ЄСВ у такому місяці сплачується з фактично нарахованого доходу (незалежно від розміру наявної в цьому місяці у працівника бази нарахування ЄСВ). Якщо ж працівник за основним місцем роботи в місяці смерті відпрацював повний місяць (всі робочі дні місяця), а база нарахування ЄСВ у працівника в цьому місяці менша за мінімальну заробітну плату, то ЄСВ сплачується з мінімальної заробітної плати.

Якщо роботодавцем протягом звітного кварталу працівникові було нараховано дохід, що є базою нарахування ЄСВ, і в цьому кварталі працівник помер, внаслідок чого був виданий наказ про припинення трудового договору з ним, то нараховані суми доходу та ЄСВ у такому кварталі відображаються в розрізі місяців у розділі І основної таблиці та у додатку Д1 Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок) за цей квартал. Крім того, померлий працівник відображається у додатку Д5 Податкового розрахунку за такий квартал, де зазначаються, зокрема: у графі «дата закінчення…» реквізиту 10 «Період трудових … відносин …» — дата смерті працівника (дата припинення трудових відносин), у реквізиті 16 «Документ-підстава про … кінець трудових відносин …» — дата і номер наказу про припинення трудового договору, у реквізиті 17 «Підстава для припинення трудових … відносин» — «смерть».

Оскільки компенсація за невикористану відпустку згідно з підпунктом 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5), належить до фонду додаткової заробітної плати фонду оплати праці (тобто є заробітною платою), то на її суму нараховується ЄСВ¹². На нашу думку, ЄСВ сплачується з суми компенсації за невикористану відпустку і в разі, коли така компенсація нарахована роботодавцем через деякий час після дати видання наказу про припинення трудового договору з померлим працівником (після проведення остаточного розрахунку). Тобто ми не згодні з позицією ДПСУ¹³, яка полягає в тому, що з «відпускної» компенсації, нарахованої працівнику після його звільнення, ЄСВ не сплачується, оскільки підприємство вже не є страхувальником стосовно колишнього (звільненого) працівника, а «відпускна» компенсація не є оплатою за відпрацьований час. Ми вважаємо, що в цій ситуації «відпускна» компенсація продовжує залишатися заробітною платою (статус цієї виплати не змінився після звільнення працівника або після припинення з ним трудових відносин), тому ЄСВ з неї має сплачуватися.

Звертаємо увагу, що компенсація за невикористану відпустку у розділі І основної таблиці та у додатку Д1 Податкового розрахунку відображається у складі заробітної плати (на відміну від відпускних, які відображаються в окремому рядку з кодом типу нарахувань 10).¹⁴

Якщо працівник перед смертю хворів, то на «лікарняні» в загальному порядку нараховується ЄСВ, при цьому «лікарняні» у додатку Д1 Податкового розрахунку відображаються з кодами застрахованої особи 29 (загальний випадок), 36 (працюючі особи з інвалідністю), 37 (всі працівники всеукраїнських громадських організацій інвалідів) та 39 (працюючі інваліди громадських організацій інвалідів).¹⁵

На нашу думку, як і у випадку з «відпускною» компенсацією, якщо «лікарняні» будуть нараховані роботодавцем через деякий час після дати видання наказу про припинення трудового договору з померлим працівником (після проведення остаточного розрахунку), то ЄСВ з них має сплачуватися («лікарняні» є базою нарахування ЄСВ незалежно від дати їх нарахування). Хоча на думку ДПСУ¹⁶, з «лікарняних», нарахованих працівникові після його звільнення, ЄСВ не сплачується, оскільки роботодавець уже не є страхувальником щодо колишнього (звільненого) працівника, а «лікарняні» не є оплатою за відпрацьований час.

Що стосується ПДФО та ВЗ, то згідно з пунктом 37.3 ПКУ підставою для припинення податкового обов’язку є смерть фізичної особи, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою.

У разі смерті платника податків або оголошення його судом померлим чи визнання безвісно відсутнім ПДФО та ВЗ за останній податковий період справляється з нарахованих на його користь доходів. Відповідно до цього останнім податковим періодом вважається період, який закінчується днем, на який відповідно припадає смерть такого платника податку або винесення такого судового рішення (п. 162.3 ПКУ).

Щодо стосується застосування податкової соціальної пільги (далі — ПСП) при визначенні бази оподаткування ПДФО у місяці смерті працівника, то згідно з підпунктом 169.3.4 ПКУ ПСП надається з урахуванням останнього місячного податкового періоду, в якому платник податку помер або оголошується судом померлим чи визнається судом безвісно відсутнім.

Отже, якщо працівник мав право на застосування ПСП або таке право у нього виникло лише у місяці смерті (наприклад, заробітна плата у такому місяці не перевищила 3470 грн.), то до заробітної плати померлого працівника у місяці смерті ПСП застосовується. При цьому якщо працівнику в місяці смерті нараховано компенсацію за невикористану відпустку та/або «лікарняні», то оскільки компенсація за невикористану відпустку є заробітною платою, а «лікарняні» з метою визначення права на застосування ПСП прирівнюються до заробітної плати, то «відпускна» компенсація і «лікарняні» враховуються у загальному доході, який порівнюється у місяці смерті з граничним розміром доходу, що дає право на застосування ПСП.

Також не варто забувати, що у місяці проведення остаточного розрахунку з платником податків, який припиняє трудові відносини з роботодавцем (у нашому випадку — в місяці смерті працівника), роботодавець зобов’язаний здійснити перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податків у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП (пп. «в» пп. 169.4.2 ПКУ).

Якщо протягом звітного кварталу роботодавцем був нарахований дохід працівнику, і в цьому кварталі працівник помер, внаслідок чого було видано наказ про припинення трудового договору з ним, то у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за цей квартал у розрізі місяців відображаються суми нарахованого та виплаченого доходу працівнику, суми нарахованих та перерахованих до бюджету ПДФО та ВЗ. При цьому в додатку 4ДФ за місяць, в якому настала смерть працівника, у рядку по працівнику в реквізиті 8 «Дата звільнення з роботи…» зазначається дата припинення трудових відносин з працівником, що відповідає даті його смерті. При цьому реквізит 8 «Дата звільнення з роботи…» із зазначенням дати смерті заповнюється й у тому випадку, якщо працівник помер до початку звітного кварталу (тобто помер у попередньому кварталі), але отримував доходи у звітному (поточному) кварталі.

Оскільки компенсація за невикористану відпустку, як зазначалося вище, є заробітною платою, то з її суми утримуються ПДФО та ВЗ, а в додатку 4ДФ вона відображається у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».

Якщо працівник перед смертю хворів, то з «лікарняних» утримуються ПДФО та ВЗ у загальному порядку, при цьому в додатку 4ДФ «лікарняні» відображаються у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».

Звертаємо увагу, що у додатках Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку нарахований (виплачений) дохід померлому працівнику відображається із зазначенням саме його реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі — РНОКПН), незважаючи на те, що цей дохід буде виплачений членам його сім’ї (спадкоємцям).¹⁷ Хоча податківці повідомляють, що проблему вже усунено, раніше на практиці виникали ситуації, коли на момент подання Податкового розрахунку РНОКПН померлого працівника вже був виключений з Державного реєстру фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів. У такому разі при поданні Податкового розрахунку в електронній формі система видавала інформацію про помилку в Податковому розрахунку (через відсутність фізичної особи з таким РНОКПН). Водночас наразі технічні та програмні засоби ведення Державного реєстру фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів повинні забезпечувати зберігання відомостей про фізичних осіб (у тому числі про їхні РНОКПН) протягом 75 років з дати внесення запису про їх смерть (п. 5 р. IV Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822).

Якщо протягом звітного кварталу, в якому працівник помер, йому було нараховано роботодавцем дохід, але у цьому кварталі такий дохід не був виплачений членам сім’ї (спадкоємцям) зазначеного працівника, то у графі 3 «Сума доходу виплаченого» розділу І додатка 4ДФ проставляється прочерк. Якщо зазначений дохід буде виплачений членам сім’ї (спадкоємцям) померлого працівника у наступному кварталі (у наступних кварталах), то померлий працівник відображається у додатку 4ДФ за відповідний місяць такого (наступного) кварталу, де у графі 3 «Сума доходу виплаченого» розділу І вказується сума фактично виплаченого доходу членам сім’ї (спадкоємцям) такого працівника.

Відповідно до підпункту 168.1.5 ПКУ якщо оподатковуваний дохід нараховується податковим агентом, але не виплачується (не надається) платнику податку, то податок, який підлягає утриманню з такого нарахованого доходу, підлягає перерахуванню до бюджету податковим агентом у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду.

Таким чином, якщо роботодавець нарахував померлому працівнику належний йому дохід, але такий дохід ще не виплачено членам його сім’ї (спадкоємцям), то з нього необхідно сплатити ПДФО та ВЗ не пізніше 30 календарних днів після закінчення звітного податкового місяця.

Якщо працівник помер відповідно до свідоцтва про смерть у попередньому кварталі, а члени його сім’ї надали зазначене свідоцтво роботодавцю у поточному кварталі після закінчення граничного терміну подання Податкового розрахунку за попередній квартал, і в поточному кварталі померлому працівнику нараховуються належні йому доходи з їх виплатою членам його сім’ї з відображенням таких доходів у Податковому розрахунку за поточний квартал, то роботодавцю необхідно подати уточнюючий Податковий розрахунок за попередній квартал (на який припала смерть працівника) з відображенням лише цього працівника у додатку Д5, де вказується дата припинення трудових відносин з працівником, що відповідає даті його смерті, у вищерозглянутому порядку, при цьому в реквізиті 20 зазначається ознака «0» — на введення рядка.¹⁸

Якщо нараховані померлому працівнику доходи, які були відображені у Податковому розрахунку як доходи такого працівника, згодом (через 6 місяців і більше) виплачуватимуться як спадщина його спадкоємцям на підставі виданого нотаріусом свідоцтва про право на спадщину, то такий дохід відображається нотаріусом у Податковому розрахунку в розрізі фізичних осіб — спадкоємців (одержувачів доходу) з ознаками доходів «113», «114», «115» і «116» залежно від ступеня спорідненння або категорії одержувача спадщини.

Виплата допомоги на поховання

У разі смерті працівника роботодавець здійснює виплату допомоги на поховання. Ця допомога на поховання працівників-непенсіонерів обов’язково виплачується за рахунок коштів ФССУ, а на прохання родичів померлого та/або за рішенням роботодавця може виплачуватися за його рахунок на поховання будь-якого працівника.

Допомога на поховання за рахунок ФССУ

Одним із видів матеріального забезпечення, що надається за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, є допомога на поховання, крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли від нещасного випадку на виробництві (п. 3 ч. 1 ст. 20 Закону № 1105).

Допомога на поховання надається у разі смерті застрахованої особи. Вона надається члену сім’ї застрахованої особи або іншим юридичним чи фізичним особам, які здійснили поховання (ч. 3 ст. 27 Закону № 1105).

Допомога на поховання застрахованої особи призначається сім’ї померлого або особі, яка здійснила поховання, на підставі свідоцтва про смерть (ч. 3 ст. 31 Закону № 1105).

Допомогу на поховання померлого працівника призначає та виплачує його останній роботодавець за основним місцем роботи (ч. 1 ст. 30 Закону № 1105). Фінансування такої допомоги здійснює ФССУ. За місцем роботи за сумісництвом допомога на поховання за рахунок ФССУ не надається.

Звертаємо увагу на такий аспект: якщо працівник був призваний (прийнятий за контрактом) на військову службу в особливий період та загинув (помер) під час проходження військової служби, то членам його сім’ї надається допомога на поховання за рахунок ФССУ¹⁹, незважаючи на те, що поховання військовослужбовця здійснюється за рахунок Міністерства оборони України та членам сім’ї загиблого військовослужбовця також виплачується одноразова допомога за рахунок державного бюджету.

Допомога на поховання призначається не пізніше дня, що настає за днем звернення, і виплачується не пізніше наступного робочого дня після отримання страхувальником страхових коштів від ФССУ (ч. 3 ст. 32 Закону № 1105).

Допомога на поховання застрахованої особи надається в розмірі, що встановлюється правлінням ФССУ, але не менше розміру прожиткового мінімуму, встановленого законом (ч. 1 ст. 28 Закону № 1105). Наразі розмір допомоги на поховання затверджено постановою ФССУ від 08.02.2017 № 17 та становить 4100 грн.

Таким чином, для отримання допомоги на поховання член сім’ї померлого працівника або особа, яка здійснила його поховання, повинні надати останньому роботодавцю померлого працівника за основним місцем роботи свідоцтво про смерть та подати заяву про отримання допомоги на поховання (до неї додаються копії паспорта та ідентифікаційного номера), а у разі перерахування коштів одержувачу допомоги на його рахунок у банку — реквізити цього рахунку. На підставі таких заяви та свідоцтва комісія із соціального страхування роботодавця не пізніше наступного дня приймає рішення про призначення допомоги на поховання, після чого роботодавець протягом 5 днів формує та подає до ФССУ заяву-розрахунок, в якій у розділі ІІ «Допомога на поховання» (додаток 1.2) зазначаються прізвище, ім’я, по батькові та ідентифікаційний номер одержувача допомоги на поховання, прізвище, ім’я, по батькові померлого працівника, серія і номер свідоцтва про смерть, сума допомоги на поховання (витрати ФССУ) — 4100 грн. Після отримання коштів від ФССУ на спеціальний (окремий) рахунок роботодавець не пізніше наступного робочого дня виплачує допомогу на поховання її одержувачу.

Звертаємо увагу, що Закон № 1105 та видані для реалізації його норм підзаконні нормативно-правові акти не вимагають, щоб член сім’ї померлого працівника або особа, яка здійснила його поховання, надавали останньому роботодавцю померлого працівника, крім свідоцтва про смерть та заяви, будь-які інші документи для отримання допомоги на поховання, однак, як зазначалося вище, згідно з пунктом 16 глави 5 розділу III Правил № 52/5 після державної реєстрації смерті відділ ДРАЦС видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання, а у разі державної реєстрації смерті виконавчим органом сільської, селищної, міської ради видається довідка для отримання допомоги на поховання. Тому рекомендуємо роботодавцям все ж таки отримати зазначені витяг або довідку від члена сім’ї померлого працівника або особи, яка здійснила його поховання.

Якщо померлий працівник був пенсіонером (незалежно від виду пенсії), то допомога на його поховання за рахунок ФССУ не надається, тому родичі померлого пенсіонера для отримання такої допомоги мають звернутися не до роботодавця, а до будь-якого органу Пенсійного фонду України, який і має надати таку допомогу.

Що стосується оподаткування допомоги на поховання, що надається за рахунок ФССУ, то з цієї виплати не утримуються ПДФО та ВЗ (пп. «а» пп. 165.1.22 ПКУ) і на неї не нараховується ЄСВ, оскільки допомога на поховання, що виплачується за рахунок коштів фондів державного соціального страхування, не включається до фонду оплати праці (п. 3.2 Інструкції № 5).

Фактичний одержувач допомоги на поховання (не померлий працівник) та сума допомоги на поховання за рахунок ФССУ відображаються у додатку 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «146», а у додатку Д1 зазначена допомога не відображається.

Якщо працівник загинув (помер) внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання (далі — нещасний випадок на виробництві; НВВ), витрати на його поховання несе ФССУ згідно з порядком, визначеним Кабінетом Міністрів України (п. 7 ст. 42 Закону № 1105).

Постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2001 № 826 затверджено Порядок проведення витрат на поховання у разі смерті потерпілого від нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання (далі — Порядок № 826).

Згідно з пунктами 5 і 6 Порядку № 826 організація поховання працівника, який загинув на виробництві або помер у лікарні під час лікування отриманої на виробництві травми, здійснюється страхувальником (роботодавцем). При цьому за рахунок ФССУ (у межах фінансових можливостей цього Фонду) проводяться витрати на саме поховання, придбання одягу, взуття, інших предметів для похорону, організацію поминального обіду, релігійні обряди, виготовлення і встановлення пам’ятника, огорожі тощо.

Кошти для здійснення страхувальником (роботодавцем) витрат на поховання та пов’язані з цим ритуальні послуги виділяються ФССУ на підставі заяви-розрахунку, в якій у розділі V «Відшкодування вартості поховання потерпілого та пов’язаних з цим ритуальних послуг» (додаток 1.5) страхувальник (роботодавець) вказує прізвище, ім’я, по батькові та ідентифікаційний номер померлого працівника, дату і номер акта про нещасний випадок або профзахворювання, серію і номер свідоцтва про смерть, витрати ФССУ.

Виплати за рахунок ФССУ на поховання потерпілого від НВП та пов’язані з цим ритуальні послуги не оподатковуються ПДФО, ВЗ і ЄСВ, але у разі їх надання роботодавцем членам сім’ї потерпілого та іншим фізичним особам їх суми відображаються у додатку 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «146, а у додатку Д1 вони не відображаються.

Крім того, у разі смерті працівника внаслідок НВВ члени його сім’ї та особи, які перебували на його утриманні, мають право на страхову виплату у вигляді одноразової допомоги за рахунок ФССУ (п. 2 ч. 7 ст. 36 Закону № 1105).

Так, у разі смерті потерпілого внаслідок НВП виплачується одноразова допомога його сім’ї у сумі, що дорівнює 100 розмірам прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого законом на день настання права на страхову виплату (далі — ПМПО), та одноразова допомога кожній особі, яка перебувала на утриманні потерпілого, а також на його дитину, яка народилася протягом не більш як 10-місячного строку після смерті потерпілого, у сумі, що дорівнює 20 розмірам ПМПО (п. 6 ст. 42 Закону № 1105).

Вищезазначена одноразова допомога виплачується не через роботодавця (страхувальника), а ФССУ безпосередньо членам сім’ї потерпілого та особам, які перебували на його утриманні.

Виплата допомоги на поховання за рахунок роботодавця

Роботодавець має право за рахунок власних коштів виплатити допомогу на поховання свого працівника у будь-якому розмірі. Підставою для виплати допомоги на поховання є наказ керівника підприємства, який видається після отримання заяви від члена сім’ї померлого працівника або будь-якої іншої фізичної особи, яка здійснила поховання, з проханням про виплату такої допомоги.

Якщо останній роботодавець померлого працівника виплачує члену його сім’ї (іншій фізичній особі) допомогу на поховання у розмірі, що не перевищує подвійний розмір суми, встановленої підпунктом 169.4.1 ПКУ, тобто подвійний розмір суми, що дає право на застосування ПСП (у 2022 році становить 6940 грн. (2 х 3470 грн.)), то сума такої допомоги не оподатковується ПДФО та ВЗ (пп. «б» пп. 165.1.22 ПКУ). Сума допомоги, що перевищує зазначений розмір, оподатковується ПДФО та ВЗ при її виплаті.

Якщо допомога на поховання померлого працівника члену його сім’ї (іншій фізичній особі) надається роботодавцем у негрошовій формі (наприклад, у формі пам’ятника, огорожі, ритуальних послуг), то з метою оподаткування ПДФО до суми перевищення подвійного розміру суми, що дає право на застосування ПСП (у 2022 році до суми, що перевищує 6940 грн.), застосовується «натуральний» коефіцієнт, встановлений пунктом 164.5 ПКУ (наразі цей коефіцієнт дорівнює 1,219512).

Фактичний одержувач допомоги на поховання (член сім’ї померлого працівника або інша фізична особа) та вся сума допомоги на поховання (як оподатковувана, так і не оподатковувана ПДФО та ВЗ), що виплачується останнім роботодавцем померлого працівника, відображаються у додатку 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «146».

Що стосується сплати ЄСВ з допомоги на поховання, яка виплачується за рахунок роботодавця померлого (загиблого) працівника члену його сім’ї (іншій фізичній особі), то якщо отримувачі такої допомоги не є особами, які перебувають у трудових відносинах з цим підприємством, сума такої допомоги не включається до ФОП на підставі пункту 3.32 Інструкції № 5 як сума матеріальної та благодійної допомоги, виплачена особам, які не перебувають у трудових відносинах з підприємством. Отже, на суму допомоги на поховання, виплаченої зазначеним особам не їх роботодавцем, ЄСВ не нараховується, і в додатку Д1 така допомога не відображається.

Якщо допомога на поховання виплачується роботодавцем померлого (загиблого) працівника його родичу – працівнику цього ж підприємства (наприклад, подружжя працює на одному підприємстві, чоловік помер, а його дружині виплачується допомога на поховання), то сума такої допомоги не включається до ФОП на підставі пункту 3.31 Інструкції № 5 як матеріальна допомога разового характеру, що надається підприємством окремим працівникам на поховання. Крім того, така допомога зазначена у пункті 14 розділу І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 № 1170, тому вона не обкладається ЄСВ і в додатку Д1 не відображається.