Работник умер или пропал без вести: действия работодателя

Все основания для прекращении трудового договора предусмотрены статьей 36 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) с их детализацией в других статьях этого документа. Однако даже в этом главном трудовом документе по состоянию на конец июня 2022 года отсутствует такое основание для прекращения трудового договора как смерть (пропажа без вести, объявление умершим) работника. При этом работодателям следует учитывать, что в случае указанного печального события речь идет именно о прекращении трудового договора, а не об увольнении с работы, поскольку термин «прекращение трудового договора» характеризует состояние трудового договора между работником и собственником или уполномоченным им органом (далее — работодатель), а термин «увольнение с работы» означает событие, вследствие которого прекращаются трудовые отношения работника с конкретным работодателем (гражданин утрачивает статус работника у конкретного работодателя).

В то же время уже прошел I чтение и готовится к II чтению в парламенте законопроект «О внесении изменений в некоторые законы Украины по оптимизации трудовых отношений» от 05.04.2022 № 7251 (далее — Законопроект № 7251), которым дополняется часть первая статьи 36 КЗоТ пунктом 8-2, содержащим новое основание для прекращения трудового договора — смерть работника, признание его судом без вести пропавшим или объявление умершим.

Таким образом, если Законопроект № 7251 станет Законом Украины, то в случае смерти работника, признания его судом без вести пропавшим или объявления умершим прекращение трудового договора с работником будет осуществляться на основании пункта 8-2 части первой статьи 36 КЗоТ.

Прежде чем прекращать трудовой договор в случае смерти работника, признания его судом без вести пропавшим или объявления умершим, у работодателя должно быть документальное подтверждение указанных событий. Поэтому ниже остановимся на документах, которые являются основанием для прекращения работодателем трудового договора с умершим (пропавшим без вести) работником.

Документы, подтверждающие смерть или пропажу вез вести работника

Документы, подтверждающие смерть работника

Вопросы государственной регистрации смерти регулируются статьей 17 Закона Украины «О государственной регистрации актов гражданского состояния» от 01.07.2010 № 2398-VI (далее — Закон № 2398) и главой 5 раздела III Правил государственной регистрации актов гражданского состояния в Украине, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.10.2000 № 52/5 (далее — Правила № 52/5).

Государственная регистрация смерти осуществляется органом государственной регистрации актов гражданского состояния (далее — ГРАГС) на основании:

1) документа установленной формы о смерти, выданного учреждением здравоохранения или судебно-медицинским учреждением, а именно:

а) врачебного свидетельства о смерти, форма № 106/о которого утверждена приказом Министерства здравоохранения Украины от 08.08.2006 № 545 (далее — врачебное свидетельство о смерти);

б) фельдшерской справки о смерти, форма № 106-1/о которой утверждена приказом Министерства здравоохранения Украины от 08.08.2006 № 545 (далее — фельдшерская справка о смерти);

в) врачебного свидетельства о перинатальной смерти;

2) решения суда об установлении факта смерти лица в определенное время или об объявлении лица умершим.

Согласно пункту 1 главы 1 раздела ІІ Правил № 52/5 государственная регистрация акта гражданского состояния проводится отделом ГРАГС путем составления актовой записи гражданского состояния (далее — АЗГС) в электронном виде в Государственном реестре актов гражданского состояния граждан и на бумажных носителях. Исполнительные органы сельских, поселковых, городских советов составляют АЗГС в электронном виде и печатают их на бумажных носителях, которые не позднее 3 числа следующего за отчетным месяца передают в соответствующий отдел ГРАГС.

АЗГС составляется в присутствии заявителя, кроме отдельных случаев, предусмотренных Правилами № 52/5, и печатается на бумажных носителях в двух экземплярах, каждый из которых нумеруется одним и тем же номером. На основании составленной АЗГС в полном соответствии с ней органом ГРАГС, которым проведена государственная регистрация акта гражданского состояния, Министерством юстиции Украины выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния. Свидетельство подписывается руководителем выдавшего его органа и удостоверяется печатью такого органа.

О факте государственной регистрации акта гражданского состояния органами ГРАГС выдаются соответствующие свидетельства, в том числе свидетельство о смерти, на бланках, изготовленных по образцам и их описаниям, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины «Об утверждении образцов актовых записей гражданского состояния, описаний и образцов бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» от 10.11.2010 № 1025 (п. 6 р. I Правил № 52/5).

Для государственной регистрации актов гражданского состояния подаются заявление, документы, а в отдельных случаях в соответствующем заявлении указываются сведения о документах, подтверждающих факты, подлежащие государственной регистрации (п. 3 гл. 1 р. ІI Правил № 52/5).

Заявление о государственной регистрации смерти (его форма приведена в приложении 17-1 к Правилам № 52/5) подается в орган ГРАГС не позднее 3 дней со дня наступления смерти или обнаружения трупа, а в случае невозможности получения врачебного свидетельства о смерти, фельдшерской справки о смерти — не позднее 5 дней. Государственная регистрация смерти по заявлению, поданному в указанные сроки, и до окончания одного года со дня наступления смерти, проводится в день обращения заявителя по последнему месту жительства умершего, по месту наступления смерти или обнаружения трупа или по месту погребения. В случае наступления смерти в дороге (в поезде, на судне, в самолете и т. д.) государственная регистрация смерти может быть проведена в ближайшем органе ГРАГС (ч. 2, 3, 5 ст. 17 Закона № 2398, п.п. 2–4 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Государственная регистрация смерти проводится по месту жительства заявителя в случае: если заявление поступило после окончания одного года со дня наступления смерти; установления в судебном порядке факта смерти; обращения для регистрации смерти лица, объявленного судом умершим. Государственная регистрация смерти проводится по заявлению родственников умершего, представителей органа опеки и попечительства, работников жилищно-эксплуатационных организаций, администрации учреждения здравоохранения, где наступила смерть, и других лиц (ч. 4, 6 ст. 17 Закона № 2398, п.п. 6, 7 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Если заявление о государственной регистрации смерти поступило после окончания одного года со дня наступления смерти, то государственная регистрация проводится при наличии врачебного свидетельства или фельдшерской справки о смерти установленной формы на общих основаниях по заявлению любого лица, указанного в пункте 7 этой главы (см. выше), без составления заключения, но после проверки наличия государственной регистрации смерти по месту наступления смерти, по месту последнего проживания умершего, по месту погребения или обнаружения трупа или по данным Государственного реестра актов гражданского состояния граждан (п. 8 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Государственная регистрация смерти лица, объявленного судом умершим, проводится по решению суда, направленному судом отделу ГРАГС, после вступления им в законную силу или по заявлению лиц, являвшихся заявителями при рассмотрении судом дела, или наследников умершего. В этих случаях датой смерти считается день вступления решения суда в законную силу, если иное не указано в решении суда. Государственная регистрация факта смерти, установленного в судебном порядке, проводится по заявлению лиц, являвшихся заявителями при рассмотрении судом дела, а также наследников умершего по их обращению в день получения решения суда. В случае направления судом решения об установлении факта смерти лица на временно оккупированной территории Украины в отдел ГРАГС по месту принятия решения государственная регистрация смерти проводится в день поступления копии такого решения без обращения любого лица. Составленная актовая запись о смерти включается в книгу государственной регистрации смерти за текущий год, если со времени наступления смерти не прошло одного года, или в книгу обновленных АЗГС за текущий год, если прошло больше года (п. 9 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Государственная регистрация смерти лиц, погибших в период прохождения военной или альтернативной службы в мирное время, проводится отделами ГРАГС с указанием в актовой записи о том, что смерть наступила в период прохождения военной службы, если соответствующая запись имеется в графе «Причина смерті» врачебного свидетельства о смерти (п. 11 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Паспорт умершего, а также военно-учетные и льготные документы орган ГРАГС, регистрирующий смерть, изымает для дальнейшего их направления в территориальное подразделение Государственной миграционной службы Украины и территориальный центр комплектования и социальной поддержки (далее — ТЦКСП) (п. 14 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Если государственная регистрация смерти проводится на основании решения суда об объявлении лица умершим или установлении факта смерти лица на временно оккупированной территории Украины, направленного судом, свидетельство о смерти оформляется и выдается заявителю во время его обращения в орган ГРАГС (п. 15 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

После государственной регистрации смерти отдел ГРАГС выдает выписку из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти для получения пособия на погребение. В случае государственной регистрации смерти исполнительным органом сельского, поселкового, городского совета выдается справка для получения пособия на погребение, в которой указываются: фамилия, собственное имя, отчество умершего лица; дата смерти; место смерти; номер и дата составления актовой записи о смерти; наименование органа, осуществившего ГРАГС (п. 16 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Государственная регистрация актов гражданского состояния, выдача свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния повторно и выписок из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан по заявлению заявителя может проводиться также путем обращения в центр предоставления административных услуг (п. 1 гл. 2 р. ІІ Правил № 52/5).

Таким образом, после государственной регистрации смерти органом ГРАГС заявителю выдается свидетельство о смерти, форма которого утверждена постановлением Кабинета Министров Украины от 10.11.2010 № 1025, а для получения пособия на погребение органом ГРАГС выдается выписка из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти или исполнительным органом сельского, поселкового, городского совета выдается справка. Соответственно, для работодателя документом, подтверждающим смерть работника, является свидетельство о смерти этого работника, а документом, на основании которого начисляется пособие на погребение, — выписка из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти работника или справка, выданная исполнительным органом сельского, поселкового, городского совета.

Если работник (гражданин Украины) умер за границей (например, в случае эвакуации за границу после начала военной агрессии против Украины), то его родственники, находившиеся с ним за границей, для регистрации факта смерти могут обратиться в дипломатическое представительство или консульское учреждение Украины, поскольку они наделены правом проводить ГРАГС граждан Украины, проживающих или временно находящихся за границей (абз. третий п. 1 р. I Правил № 52/5). Такой орган Украины за границей может оформить свидетельство о смерти или же поспособствует его оформлению в Украине.

Обращаем внимание, если свидетельство о смерти выдано на временно оккупированной территории Украины представителями оккупационной власти, то оно не имеет юридической силы (является ничтожным) в Украине (ч. 3 ст. 9 Закона Украины «Об обеспечении прав и свобод граждан и правовом режиме на временно оккупированной территории Украины» от 15.04.2014 № 1207-VII). С таким документом родственники умершего работника для установления факта смерти должны обратиться с заявлением в суд или в орган ГРАГС на подконтрольной (не оккупированной) территории Украины независимо от места жительства заявителя. Копия судебного решения выдается участникам дела, немедленно после провозглашения такого решения или безотлагательно направляется судом в орган ГРАГС по месту принятия решения для государственной регистрации смерти лица (ч. 1, 5 ст. 317 Гражданского процессуального кодекса Украины; далее — ГПКУ). Получив решение суда, орган ГРАГС оформляет и выдает свидетельство о смерти заявителю.

Документы, подтверждающие пропажу без вести работника

Согласно пункту 3 части 2 статьи 293 ГПКУ суд рассматривает в порядке отдельного производства дела о признании физического лица без вести пропавшим или объявлении его умершим.

В соответствии со статьей 43 Гражданского кодекса Украины (далее — ГКУ) физическое лицо может быть признано судом без вести пропавшим, если в течение одного года в месте его постоянного жительства нет сведений о месте его нахождения. В случае невозможности установить день получения последних сведений о местонахождении лица началом его пропажи без вести считается первое число месяца, следующего за тем, в котором были получены такие сведения, а в случае невозможности установить этот месяц — первое января следующего года. Порядок признания физического лица без вести пропавшим установлен ГПКУ.

Порядок рассмотрения судом дел о признании физического лица без вести пропавшим или объявлении его умершим определен в главе 4 (статьях 305–309) раздела IV ГПКУ.

Так, заявление о признании физического лица без вести пропавшим или объявлении его умершим подается в суд по месту жительства заявителя или по последнему известному месту жительства (пребывания) физического лица, местонахождение которого неизвестно, или по местонахождению его имущества. В заявлении о признании физического лица без вести пропавшим или объявлении его умершим должно быть указано: для какой цели необходимо заявителю признать физическое лицо без вести пропавшим или объявить его умершим; обстоятельства, подтверждающие пропажу без вести физического лица, или обстоятельства, угрожавшие смертью физическому лицу, пропавшему без вести, или обстоятельства, дающие основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая (ст. 305, 306 ГПКУ).

Суд до начала рассмотрения дела устанавливает лиц (родственников, сотрудников и т. д.), которые могут дать показания о физическом лице, местонахождение которого неизвестно, а также запрашивает соответствующие организации по последнему месту жительства пропавшего (жилищно-эксплуатационные организации, органы регистрации места жительства лиц или органы местного самоуправления) и по последнему месту работы о наличии сведений о физическом лице, местонахождение которого неизвестно (ст. 307 ГПКУ).

Суд рассматривает дело с участием заявителя, свидетелей, указанных в заявлении, и лиц, которых сам суд признает нужным допросить, и принимает решение о признании физического лица без вести пропавшим или об объявлении его умершим. После вступления в законную силу решения об объявлении физического лица умершим суд присылает решение соответствующему органу ГРАГС для регистрации смерти физического лица, а также нотариусу по месту открытия наследства, а в населенном пункте, где нет нотариуса, — соответствующему органу местного самоуправления для принятия мер по охране наследственного имущества (ст. 308 ГПКУ).

Таким образом, документом, подтверждающим пропажу без вести физического лица, в том числе работника, является решение суда о признании физического лица без вести пропавшим или об объявлении его умершим.

Законодательным актом, регулирующим вопросы установления пропажи без вести лиц при особых обстоятельствах, является Закон Украины «О правовом статусе лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах» от 12.07.2018 № 2505-VIII (далее — Закон № 2505). Этот Закон определяет правовой статус лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах, и обеспечивает правовое регулирование общественных отношений, связанных с учетом, розыском и социальной защитой таких лиц и членов их семей. Для целей этого Закона особыми обстоятельствами считаются вооруженный конфликт, военные действия, временная оккупация части территории Украины, чрезвычайные ситуации природного или техногенного характера.

Согласно статье 1 Закона № 2505:

лицо, пропавшее без вести, — физическое лицо, в отношении которого нет сведений о его местонахождении на момент подачи заявителем заявления о его розыске;

лицо, пропавшее без вести при особых обстоятельствах, — лицо, пропавшее без вести в связи с вооруженным конфликтом, военными действиями, временной оккупацией части территории Украины, чрезвычайными ситуациями природного или техногенного характера.

Статьей 6 Закона № 2505 установлено, что близкие родственники и члены семьи лица, пропавшего без вести при особых обстоятельствах, имеют право на получение достоверных сведений о местонахождении такого лица, обстоятельствах его гибели (смерти), месте погребения (если оно известно). Это право реализуется путем подачи в соответствующий территориальный орган Национальной полиции Украины (далее — Нацполиция) заявления о розыске лица, пропавшего без вести при особых обстоятельствах, и получения достоверной информации о ходе и результатах проведения его розыска. Органы государственной власти, уполномоченные на осуществление учета и/или розыска лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах, обязаны предоставлять информацию о ходе и результатах их розыска близким родственникам и членам семьи таких лиц. Граждане, общественные объединения, юридические лица частного права имеют право по собственной инициативе по согласованию с Нацполицией или могут с их согласия привлекаться Нацполицией к розыску лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах. Также указанные граждане, общественные объединения, юридические лица частного права имеют право получать от государственных органов информацию о лице, пропавшем без вести при особых обстоятельствах, маршруте и территории, на которых целесообразно проводить розыск, другую информацию, которая может способствовать эффективному розыску лица, пропавшего без вести при особых обстоятельствах, кроме данных, полученных в результате следственных действий или оперативно-розыскной деятельности.

Согласно статье 4 Закона № 2505 лицо приобретает статус пропавшего без вести при особых обстоятельствах с момента внесения о нем сведений, содержащихся в заявлении о факте исчезновения, в Единый реестр лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах, в порядке, предусмотренном этим Законом, и считается пропавшим без вести при особых обстоятельствах с момента подачи заявителем заявления о факте исчезновения лица. Лицо считается пропавшим без вести при особых обстоятельствах до момента прекращения его розыска в порядке, предусмотренном Законом № 2505. Предоставление лицу статуса пропавшего без вести при особых обстоятельствах не лишает его родственников или других лиц права обращения в суд с заявлением о признании такого лица без вести пропавшим или объявления его умершим в порядке, предусмотренном законодательством (в частности, ГПКУ, Законом № 2398, Правилами № 52/5). Если лицо, пропавшее без вести при особых обстоятельствах, было объявлено умершим, но его местонахождение, место погребения или местонахождение его останков не было установлено, проведение розыска в понимании Закона № 2505 не прекращается до установления его местопребывания, места погребения или местонахождения его останков.

Таким образом, лицо приобретает статус пропавшего без вести при особых обстоятельствах с момента внесения о нем сведений в Единый реестр лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах (далее — Единый реестр), и считается пропавшим без вести при особых обстоятельствах с момента подачи заявителем заявления о факте исчезновения лица. Документом, подтверждающим пропажу без вести при особых обстоятельствах, является выписка из Единого реестра.

Держателем Единого реестра является Министерство внутренних дел Украины (далее — МВД), соответственно, оно может по запросу работодателей предоставлять сведения из Единого реестра (ч. 3 ст. 12, ч. 3 ст. 16 Закона № 2505).

Кроме того, перечень государственных органов, уполномоченных вести учет лиц, пропавших без вести при особых обстоятельствах, приведен в части 2 статьи 17 Закона № 2505. К таким государственным органам относятся, в частности, Министерство обороны Украины, Национальная гвардия Украины, Нацполиция, Служба безопасности Украины, Государственная пограничная служба Украины. Следовательно, работодатели могут обращаться и в эти госорганы, если работник, который пропал без вести, проходил службу в указанных силовых структурах перед тем, как пропал без вести.

В соответствии с частью 5 статьи 8 Закона № 2505 за лицом, пропавшим без вести при особых обстоятельствах, сохраняются место работы и занимаемая должность, но не более чем до момента признания его без вести пропавшим или объявления умершим в порядке, установленном законодательством.

Вышеизложенные нормы Закона № 2505 касаются также работников, которые согласно части третьей статьи 119 КЗоТ были призваны (приняты по контракту) на военную службу в особый период (в период военного положения) и во время участия в боевых действиях пропали без вести. Такие лица также приобретают статус пропавших без вести при особых обстоятельствах с момента внесения о них сведений в Единый реестр, если, конечно, ранее не было вынесено решение суда о признании лица без вести пропавшим. Единственный нюанс — за такими без вести пропавшими работниками-военнослужащими, которые так и не появились, гарантия в виде сохранения места работы, должности действует не до дня признания их без вести пропавшими, а до дня объявления судом их умершими (ч. четвертая ст. 119 КЗоТ).¹

Приказ о прекращении трудового договора

Прекращение трудового договора в случае смерти (признания без вести пропавшим, объявления умершим) работника оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия. Основанием для издания такого приказа является документ, подтверждающий факт смерти (признания без вести пропавшим, объявления умершим) работника. Как отмечалось выше, документом, подтверждающим факт смерти работника, является свидетельство о смерти, документом, подтверждающим пропажу без вести работника, является решение суда о признании физического лица без вести пропавшим или об объявлении его умершим, документом, подтверждающим пропажу без вести работника при особых обстоятельствах, является выписка из Единого реестра.

Свидетельство о смерти (решение суда о признании без вести пропавшим или об объявлении умершим) работника или его нотариально удостоверенную копию обычно представляют работодателю близкие родственники умершего (без вести пропавшего) работника. Если ими представляется оригинал свидетельства о смерти (решения суда), то работодатель должен сделать и иметь у себя копию указанного свидетельства (решения суда), которую необходимо удостоверить подписью и печатью предприятия (отдела кадров) или физического лица – предпринимателя (при ее наличии).²

Обращаем внимание, даже если работник умер на рабочем месте и прибывший врач констатировал его смерть, приказ о прекращении трудового договора необходимо издавать только при наличии свидетельства о смерти. То есть издание работодателем приказа о прекращении трудового договора происходит не сразу после смерти работника, а спустя некоторое время — когда работодателю будет предъявлено свидетельство о смерти работника, выданное его родственнику или другому лицу органом ГРАГС.

Кроме того, случается, что работник умирает после продолжительной болезни или во время длительного отпуска или после того, как продолжительное время не появлялся на работе, и с ним не удавалось установить связь, а близкие родственники своевременно не сообщили работодателю о смерти работника.

По вышеуказанным причинам дата издания приказа о прекращении трудового договора не совпадает с датой смерти и обычно не совпадает с датой выдачи свидетельства о смерти.³ Приказ издается тогда, когда свидетельство о смерти (решение суда о признании без вести пропавшим или об объявлении умершим) работника будет представлено работодателю, у которого работал умерший (без вести пропавший) работник.

В то же время бывают случаи, когда у работника нет семьи (других родственников), или когда смерть работника наступила за пределами населенного пункта, где расположено предприятие, или за пределами государства (например, если работник умер, находясь в командировке за границей) или на территории, где ведутся боевые действия или которая временно оккупирована, а родственники умершего (без вести пропавшего) работника не имеют возможности либо желания представлять свидетельство о смерти (решение суда о признании без вести пропавшим или об объявлении умершим) работника или присылать нотариально удостоверенную копию этого документа его работодателю.

Более того, если призванный (принятый по контракту) на военную службу в особый период работник погиб во время прохождения военной службы, то, как разъяснило Министерство обороны Украины в письме от 20.11.2015 № 116/2/2/21362, законодательством Украины не предусмотрено предоставление работодателю информации о гибели, нахождении в плену, пропаже без вести военнослужащих. Исключением является уведомление родных и близких военнослужащего.

В вышеуказанных случаях если работодателю известен орган ГРАГС, в котором зарегистрирована смерть работника (по его последнему месту жительства, по месту наступления смерти или обнаружения трупа или по месту погребения), то работодатель может самостоятельно обратиться в такой орган, а если последний не известен — то в любой ближайший орган ГРАГС (при пропаже без вести — в МВД). Цель такого обращения — получение официального подтверждения факта смерти (пропажи без вести) работника для издания приказа о прекращении с ним трудового договора (орган ГРАГС может предоставить работодателю выписку из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти работника, а МВД — выписку из Единого реестра). В этом случае приказ о прекращении трудового договора с умершим (пропавшим без вести) работником можно издать только на основании полученного от органа ГРАГС (МВД) документа (выписки) с указанием даты смерти (пропажи без вести) работника.

Датой прекращения трудового договора является дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти, при этом не имеет значения, работал в этот день умерший работник или нет (находился в отпуске, болел и т. п.).⁴

В случае пропажи без вести работника датой прекращения трудового договора является дата пропажи без вести работника, указанная в решении суда или выписке из Единого реестра.

Приказ руководителя предприятия о прекращении трудового договора можно издать по типовой форме № П-4, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 05.12.2008 № 489 (далее — Приказ № 489), внеся в нее соответствующие коррективы (в тексте приказа вместо слова «уволить» использовать текст «прекратить трудовые отношения», а вместо слова «увольнения» использовать текст «прекращения трудовых отношений»). Также приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью (пропажей без вести) работника можно издать и по самостоятельно разработанной форме с отражением в ней всех необходимых реквизитов. В приказе о прекращении трудового договора следует также указать реквизиты (серию, номер) свидетельства о смерти (реквизиты решения суда, выписки из Единого реестра) как основания для издания приказа, а также количество дней неиспользованного ежегодного (основного и дополнительного) отпуска и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, поскольку при их наличии работодатель должен начислить денежную компенсацию и выплатить ее членам семьи (наследникам) работника.

Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью работника может быть таким:

Если вышеупомянутый Законопроект № 7251 станет Законом Украины, то основная часть вышеуказанного приказа будет иметь такую формулировку: «ПРЕКРАТИТЬ с БОРИСОВЫМ Михаилом Сергеевичем, водителем, действие трудового договора в связи со смертью 13.06.2022 в соответствии с пунктом 8-2 части первой статьи 36 КЗоТ Украины с выплатой денежной компенсации за 15 календарных дней неиспользованного ежегодного основного отпуска».

Оформление табеля учета рабочего времени

Лицо, ответственное на предприятии за ведение табеля учета использования рабочего времени (далее — табель), типовая форма № П-5 которого утверждена Приказом № 489, должно оформить на умершего работника итоговый табель и передать его в бухгалтерию.

До издания приказа о прекращении трудового договора отсутствуют основания для прекращения фиксации в табеле отсутствия работника. Поэтому теоретически даже если стало известно о том, что работник умер (погиб при прохождении военной службы), но у предприятия нет документального подтверждения факта смерти работника, лицо, ответственное за ведение табеля, должно продолжать ежедневно вносить в табель отметки, соответствующие причине отсутствия работника на работе (например, отпуск, временная нетрудоспособность, пребывание на военной службе как прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством). И только после получения свидетельства о смерти (решения суда, выписки из Единого реестра) и издания приказа о прекращении трудового договора с умершим (пропавшим без вести) работником прекращается ежедневное табелирование такого работника и составляется итоговый табель (корректируется ранее составленный табель).

На практике если достоверно известно о том, что работник умер (например, это произошло на рабочем месте или на территории предприятия или в том же населенном пункте, где находится предприятие), то табелирование осуществляется по день смерти (в этом случае не нужно будет составлять итоговый табель).

Последним протабелированным днем умершего работника в итоговом табеле должна быть дата смерти, которая определена в приказе как дата прекращения трудовых отношений. За этот день в табеле должна стоять отметка, соответствующая фактическому событию: работа по графику, болезнь, отпуск, прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством, неявка по невыясненным причинам и т. д.

В случае если в день смерти работник отработал полный рабочий день (смену) по графику, то в табеле проставляется количество часов, соответствующее продолжительности полного рабочего дня (смены). Если работник отработал только часть рабочего дня (смены), то в табеле проставляется фактическое количество отработанных часов. Если работник умер в рабочий день до начала рабочего времени в этот день (не имеет отработанных часов в этот день), то в поле, где указывается количество отработанных часов, ставится «0».

Если перед наступлением смерти работник болел и это подтверждено листком нетрудоспособности, то по дату смерти в табеле проставляются отметки, соответствующие временной нетрудоспособности (коды «ТН» («26») или «НН» («27»)).

В случае если работник находился в ежегодном отпуске или в дополнительном отпуске работникам, имеющим детей, во время которого заболел и через некоторое время умер, то в табеле до наступления болезни отражают дни фактически использованного отпуска (коды «В» («08»), «Д» («09») или «ДО» («15»)), а далее — дни временной нетрудоспособности по дату смерти, поскольку согласно пункту 1 части второй статьи 11 и части седьмой статьи 20 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) указанные отпуска продлеваются или переносятся в случае временной нетрудоспособности, наступившей в период отпусков.

Если до наступления смерти работник заболел во время пребывания в отпуске других видов (творческий, в связи с обучением, без сохранения заработной платы и т. п.) и продолжал болеть после его окончания, то по дату окончания отпуска в табеле делаются отметки, соответствующие предоставленному отпуску (коды «ТВ» («11»), «Н» («12»), «НБ» («13»), «ДБ» («14») или «НА» («18»)), а после отпуска и по дату смерти проставляется отметка о временной нетрудоспособности. Если продолжительность болезни не «вышла» за границы отпуска, то по дату смерти включительно в табеле проставляется код соответствующего отпуска.

Если перед наступлением смерти работник отсутствовал на работе по невыясненным причинам и это отсутствие не было подтверждено какими-либо документами, то в табеле за все дни отсутствия необходимо проставить отметки о неявке по невыясненным причинам (код «НЗ» или «28»).

Оформление личной карточки

В Личной карточке работника, которая ведется по типовой форме № П-2, утвержденной совместным приказом Государственного комитета статистики Украины и Министерства обороны Украины от 25.12.2009 № 495/656, в строке «Дата и причина увольнения (основание)» указываются дата и причина прекращения трудового договора, а также дата и номер приказа о прекращении трудового договора:

«13 июня 2022 г.; в связи со смертью, приказ от 20.06.2022 № 45/п».

Графа «Подпись работника» Личной карточки остается незаполненной.

Согласно части четвертой пункта 7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 № 58 (далее — Инструкция № 58), в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В случае смерти работника получить его подпись в Личной карточке невозможно. Однако, как показывает практика, наличие в Личной карточке информации о том, кому и когда была выдана трудовая книжка, не будет лишней. Поэтому лицо, ответственное за ведение и учет трудовых книжек на предприятии, может в нижнем поле Личной карточки сделать, например, такую запись: «Трудовая книжка передана вдове умершего работника 21.06.2022 под подпись».

Заполнение и выдача родственникам трудовой книжки

Статья 48 КЗоТ с 10.06.2021 разрешает работникам при трудоустройстве хранить трудовую книжку у себя, и только по требованию работника работодатель обязан внести в нее сведения о работе, в том числе об увольнении.

Если же трудовая книжка умершего работника до момента его смерти (пропажи без вести) хранилась у работодателя, то она заполняется последним по общим правилам, определенным Инструкцией № 58, с учетом специальных требований, изложенных в пункте 4.3 этой Инструкции.

В случае смерти работника в разделе «Сведения о работе» его трудовой книжки указываются:

— в графе 1 — порядковый номер вносимой записи;

— в графе 2 — дата прекращения трудового договора (т. е. дата смерти работника);

— в графе 3 — текст «Работа прекращена в связи со смертью», при этом ссылка на норму КЗоТ не делается, но после того, как Законопроект № 7251 станет Законом Украины, текст будет таким: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью, п. 8-2 ст. 36 КЗоТ Украины»;

— в графе 4 — дата и номер приказа о прекращении трудового договора.

Если работник без вести пропал, что подтверждено решением суда, то запись в графе 3 трудовой книжки будет иметь такой текст «Работа прекращена в связи с признанием судом лица без вести пропавшим»⁵, при этом ссылка на норму КЗоТ не делается, но после того, как Законопроект № 7251 станет Законом Украины, текст будет таким: «Трудовой договор прекращен в связи с признанием судом лица без вести пропавшим, п. 8-2 ст. 36 КЗоТ Украины».

Далее все записи о работе, поощрениях и наградах, внесенные в трудовую книжку работника за время работы на предприятии, удостоверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров при ее наличии (п. 4.1 Инструкции № 58).⁶

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под подпись или направляется по почте по их требованию (п. 4.3 Инструкции № 58). Если трудовая книжка направляется по почте, то это делается заказным письмом с описью вложения.

Следует отметить, что законодательство для этого случая, в том числе трудовое законодательство, не определяет, кто является ближайшими родственниками или членами семьи, поэтому обратимся к нормам Семейного кодекса Украины (далее — СКУ).

Согласно части 2 статьи 3 СКУ семью составляют лица, которые совместно проживают, связаны общим бытом, имеют взаимные права и обязанности. Супруги считаются семьей и тогда, когда жена и муж не проживают совместно в связи с обучением, работой, лечением, необходимостью ухода за родителями, детьми и по другим уважительным причинам. Ребенок является членом семьи своих родителей даже тогда, когда совместно с ними не проживает.

Семья создается на основании брака, кровного родства, усыновления, а также на других основаниях, не запрещенных законом и не противоречащих моральным принципам общества (п. 4 ст. 3 СКУ).

Из вышеизложенных норм статьи 3 СКУ следует, что если у работника имеются совершеннолетние дети, которые до его смерти проживали от него отдельно (т. е. которые с ним не проживали совместно, не были связаны общим бытом, не имели взаимных прав и обязанностей), то такие дети не являются членами семьи, хотя это звучит странно.

Если же воспользоваться аналогией закона (ч. 1 ст. 10 СКУ, ч. 1 ст. 8 ГКУ), то согласно подпункту 14.1.263 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) членами семьи физического лица первой степени родства считаются его родители, муж или жена, дети, в том числе усыновленные. Членами семьи физического лица второй степени родства считаются его родные братья и сестры, баба и дед со стороны матери и со стороны отца, внуки.

Следовательно, для выдачи ближайшим родственникам трудовой книжки умершего работника работодатель должен по предоставленным ими документам определить лиц, которые до смерти работника находились с ним в браке (муж, жена) или были другими членами семьи (поочередно первой, второй, последующей степени родства). Если нет родственников, то трудовая книжка умершего работника может быть выдана лицу, которое с ним совместно проживало, было связано общим бытом, имело взаимные права и обязанности (т. е. лицу, которое может считаться членом семьи).

Для получения трудовой книжки умершего работника его родственник (член семьи) должен предоставить работодателю:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• документ, подтверждающий родство с умершим (свидетельство о браке, свидетельство о рождении (об усыновлении) и т. п.), или документы, подтверждающие факт совместного проживания, общего быта, взаимных прав и обязанностей.

В расписке о получении трудовой книжки родственник (член семьи) должен указать свои фамилию, имя, отчество, паспортные данные, место жительства (желательно), дату получения трудовой книжки с указанием фамилии, имени, отчества умершего работника, поставить личную подпись.

Если за трудовой книжкой умершего работника никто из родственников (членов семьи) не обратился, то она хранится в отделе кадров предприятия в течение 2 лет отдельно от других трудовых книжек. После окончания этого срока не востребованная трудовая книжка умершего работника хранится в архиве предприятия в течение 50 лет, после чего ее можно уничтожить в установленном порядке (п. 6.2 Инструкции № 58).

Если работник не умер, а пропал без вести, что подтверждено решением суда, то все операции с его трудовой книжкой рекомендуем выполнять в вышеизложенном порядке.

Выдача родственникам приказа о прекращении трудового договора

Статья 47 КЗоТ обязывает работодателя в день увольнения выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении.

В случае прекращения трудового договора в связи со смертью (пропажей без вести) работника выполнить вышеприведенную норму не представляется возможным. Но по просьбе родственников умершего (пропавшего без вести) работника работодатель может выдать им копию приказа (распоряжения) о прекращения трудового договора с умершим (пропавшим без вести) работником (по аналогии с выдачей им его трудовой книжки).

Оплата листка нетрудоспособности, если работник умер в период болезни

Если до наступления смерти работник болел, то оформление как бумажного, так и электронного листка нетрудоспособности (далее — ЛН) осуществляется в общеустановленном порядке (как и оформление ЛН других работников).

Напомним, что электронный ЛН по временной нетрудоспособности считается выданным (готовым к оплате) через 7 дней после даты его закрытия, а электронный ЛН по беременности и родам — через 7 дней после даты его открытия.

На основании оформленного ЛН умершему работнику начисляется оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет работодателя и пособие по временной нетрудоспособности (далее вместе — «больничные») в общем порядке, установленном Законом Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV (далее — Закон № 1105).

Если смерть работника наступила во время болезни, оформленной в установленном порядке, то «больничные» на основании сформированного электронного ЛН (выданного бумажного ЛН) начисляются работнику за весь период болезни, включая последний день болезни, в который застрахованное лицо умерло.⁷

Таким образом, «больничные» выплачиваются работнику, умершему во время болезни, по день смерти (включительно), в том числе если по каким-то причинам дата закрытия электронного ЛН приходится на дату после даты смерти работника.

Частью 4 статьи 32 Закона № 1105 установлено, что не полученное в связи со смертью застрахованного лица материальное обеспечение выплачивается членам семьи, проживавшим вместе с ним, или наследникам.

Обращаем внимание, если смерть работника наступила во время болезни, но по нему из-за технических проблем не был сформирован электронный ЛН, то родственник умершего работника или представитель работодателя могут обратиться в учреждение здравоохранения, врач которого формировал медицинское заключение по работнику (если такое учреждение известно), с просьбой повторно (без ошибок) его сформировать или выдать бумажный ЛН.

Если же электронный ЛН был сформирован по умершему работнику, но работодатель из-за боевых действий не может его увидеть в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда Украины (далее — ПФУ) и/или не может по нему подать заявление-расчет в Фонд социального страхования Украины (далее — ФССУ), то представитель работодателя или родственник умершего работника могут обратиться в любой орган ПФУ для получения в бумажной форме выписки из Электронного реестра листков нетрудоспособности. Также в этом случае родственник умершего работника может обратиться с указанной выпиской в любое отделение ФССУ для получения «больничных», надлежащих умершему работнику, напрямую от ФССУ.

Также следует учитывать, что материальное обеспечение выплачивается в случае, если обращение за его назначением поступило не позднее 12 календарных месяцев со дня смерти застрахованного лица (ч. 5 ст. 32 Закона № 1105). Поэтому если работник умер во время болезни, но по нему не был сформирован электронный ЛН, а бумажный ЛН по каким-то причинам предоставлен работодателю родственниками умершего работника после окончания 12 календарных месяцев со дня смерти работника, то такой ЛН оплате не подлежит.

Выплата предприятием денежных средств, надлежащих умершему работнику

Статья 47 КЗоТ обязывает работодателя в день увольнения работника осуществить с ним расчет в сроки, указанные в статье 116 этого Кодекса.

Согласно статье 116 КЗоТ при увольнении работника выплата всех сумм, надлежащих ему от предприятия, осуществляется в день увольнения.

Несмотря на то что в случае смерти работника, как отмечалось выше, происходит не увольнение работника, а прекращение трудового договора с ним, работодатель все равно на основании норм статей 47 и 116 КЗоТ должен осуществить с таким работником окончательный расчет, начислив все надлежащие ему по день смерти выплаты.

В общем случае умершему работнику при окончательном расчете должны быть начислены:

• заработная плата за все отработанные им дни (часы) в месяце смерти, отраженные в итоговом табеле;
• денежная компенсация за неиспользованные им дни ежегодного отпуска и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (далее — дополнительный отпуск на детей) при наличии таких дней;
• «больничные» (если работник умер во время болезни) на основании оформленного электронного (выданного бумажного) ЛН;
• другие доходы, которые должны были начисляться работнику ранее (до смерти), но не были начислены по вине работодателя (например, индексация, компенсация за задержку выплаты заработной платы и т. п.).

Все вышеуказанные выплаты начисляются также работникам, которые на основании решения суда признаны без вести пропавшими или объявлены умершими.

При проведении окончательного расчета следует помнить, что отчисление из заработной платы за неотработанные дни отпуска в случае смерти работника не осуществляется (ч. третья ст. 22 Закона об отпусках). То есть, если умерший работник не отработал полностью рабочий год, но уже использовал за такой год ежегодный основной отпуск полной продолжительности с получением отпускных, то отчислять отпускные за незаработанные таким работником дни отпуска из надлежащих ему сумм нельзя. Аналогично если работник умер, находясь в оплачиваемом отпуске, то отпускные, выплаченные за неиспользованные дни такого отпуска, не отчисляются.

Обращаем внимание, что законодательство не устанавливает точных (граничных) сроков проведения окончательного расчета с умершим (без вести пропавшим) работником, но, учитывая нормы статьи 116 КЗоТ, рекомендуем начислить все надлежащие умершему работнику суммы в день издания приказа о прекращения трудового договора или в ближайшие за ним рабочие дни, а их выплату осуществить при предъявлении членами семьи (наследниками) умершего работника требования о расчете.

Поскольку в действующий сейчас особый период (период военного положения) погибают (пропадают без вести) участвующие в боевых действиях работники-военнослужащие, призванные (принятые по контракту) на военную службу в особый период, то работодателям необходимо помнить о гарантийной выплате, установленной для таких работников статьей 119 КЗоТ.

Так, согласно части третьей статьи 119 КЗоТ за работниками, призванными на срочную военную службу, военную службу по призыву лиц офицерского состава, военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период, военную службу по призыву лиц из числа резервистов в особый период или принятыми на военную службу по контракту, в том числе путем заключения нового контракта на прохождение военной службы, во время действия особого периода на срок до его окончания или до дня фактического увольнения сохраняются место работы, должность и средний заработок на предприятии, в учреждении, организации, фермерском хозяйстве, сельскохозяйственном производственном кооперативе независимо от подчинения и формы собственности и у физических лиц – предпринимателей, у которых они работали на время призыва. Таким работникам осуществляется выплата денежного обеспечения за счет денежных средств Государственного бюджета Украины в соответствии с Законом Украины «О социальной и правовой защите военнослужащих и членов их семей».⁸

Частью четвертой статьи 119 КЗоТ установлено, что гарантии, определенные в части третьей этой статьи, сохраняются за работниками, которые при прохождении военной службы получили ранения (другие повреждения здоровья) и находятся на лечении в медицинских учреждениях, а также попали в плен или признаны без вести пропавшими, на срок до дня, следующего за днем их взятия на воинский учет в районных (городских) ТЦКСП, Центральном управлении или региональных органах СБУ, соответствующем подразделении Службы внешней разведки Украины после их увольнения с военной службы в случае окончания ими лечения в медицинских учреждениях независимо от срока лечения, возвращения из плена, появления их после признания без вести пропавшими или до дня объявления судом их умершими.

Кроме того, в соответствии с пунктом 7 Положения о прохождении гражданами Украины военной службы в Вооруженных Силах Украины, утвержденного Указом Президента Украины от 10.12.2008 № 1153/2008, военная служба заканчивается в случае увольнения военнослужащего с военной службы в запас или в отставку, гибели (смерти), признания судом без вести пропавшим или объявления умершим.

Таким образом, за работниками-военнослужащими, указанными в части третьей статьи 119 КЗоТ, которые погибли (умерли) во время прохождения военной службы, что подтверждено свидетельством о смерти, средний заработок начисляется по день смерти (включительно). Такой средний заработок выплачивается за счет денежных средств работодателя (без получения его компенсации из госбюджета).

За работниками-военнослужащими, указанными в частях третьей и четвертой статьи 119 КЗоТ, которые пропали без вести, средний заработок начисляется до дня, следующего за днем их взятия на воинский учет в случае их появления после признания без вести пропавшими, или до дня объявления судом их умершими. То есть, работнику-военнослужащему, который пропал без вести и не появился, средний заработок начисляется по день вынесения судом решения об объявлении его умершим (независимо от того, принималось или нет раньше решение суда о признании работника-военнослужащего без вести пропавшим).⁹

Если работодатель не знал о смерти работника-военнослужащего (об объявлении его судом умершим) и продолжал выплачивать ему средний заработок (например, путем перечисления на «зарплатный» счет работника в банке или по заявлению работника на счет его жены в банке), то при окончательном расчете излишне выплаченный средний заработок на основании норм пункта 1 части второй статьи 127 КЗоТ можно отчислить из суммы компенсации за неиспользованный отпуск (при ее наличии) или из других доходов работника, надлежащих ему от работодателя, кроме тех, с которых нельзя осуществлять отчисления.

Перечень доходов, с которых нельзя осуществлять отчисления, установлен в статье 129 КЗоТ и детализирован в статьях 72, 73 Закона Украины «Об исполнительном производстве» от 02.06.2016 № 1404-VIII. Так, отчисления не допускаются, в частности, из:

— компенсации работнику расходов в связи со служебной командировкой;

— полевого обеспечения, надбавок за разъездной (передвижной) характер работ;

— пособия в связи с временной нетрудоспособностью работника и в связи с уходом за больным ребенком;

— пособия в связи с беременностью и родами;

— помощи на погребение;

— не облагаемого налогом размера материальной помощи.

Если при окончательном расчете с умершим работником (работником-военнослужащим) у него не будет дохода (будет недостаточно дохода), из которого можно отчислить сумму излишне выплаченной заработной платы (среднего заработка), то вернуть ее в дальнейшем работодателю будет проблематично.

Напомним, что согласно статье 1215 ГКУ не подлежат возврату безосновательно приобретенная заработная плата и платежи, которые приравниваются к ней, пенсии, пособия, стипендии, возмещение ущерба, причиненного увечьем, другим повреждением здоровья или смертью, алименты и другие денежные суммы, предоставленные физическому лицу как средство к существованию, если их выплата осуществлена физическим или юридическим лицом добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны приобретателя.

Единственная возможность для работодателя вернуть излишне выплаченную умершему работнику заработную плату (средний заработок) — обратиться в банк с заявлением-просьбой заблокировать денежные средства на счете работника, на котором еще остаются излишне выплаченные суммы, чтобы затем они были включены нотариусом в состав наследства умершего работника, а из него нотариус при определенных обстоятельствах может погасить задолженность умершего работника перед работодателем.

Все вышеизложенное по поводу выплаты среднего заработка касается и еще одной категории работников. Так, в соответствии со статьей 9 Закона № 2505 за лицом, уполномоченным на выполнение функций государства, пропавшим без вести при особых обстоятельствах (см. выше), сохраняются место работы, занимаемая должность и средний заработок на предприятии, в учреждении, организации, независимо от подчинения, но не более чем до момента объявления такого лица умершим в порядке, установленном законодательством. Выплата в пределах среднего заработка в указанном случае осуществляется за счет денежных средств государственного бюджета в порядке, определенном Кабинетом Министров Украины.

Что касается лиц, которые могут получить надлежащие умершему работнику выплаты, то необходимо учитывать следующее.

В соответствии с частью 2 статьи 61 СКУ объектом права общей совместной собственности является заработная плата, пенсия, стипендия, другие доходы, полученные одним из супругов.

Статьей 1227 ГКУ определено, что суммы заработной платы, пенсии, стипендии, алиментов, пособий в связи с временной нетрудоспособностью, возмещений в связи с увечьем или другим повреждением здоровья, прочих социальных выплат, которые принадлежали наследодателю (в нашем случае — умершему работнику), но не были им получены при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия входят в состав наследства.

В настоящее время в соответствии с частью шестой статьи 83 КЗоТ в случае смерти работника денежная компенсация за не использованные им дни ежегодных отпусков, а также дополнительного отпуска на детей, выплачивается наследникам.

Но после того как Законопроект № 7251 станет Законом Украины, частью шестой статьи 83 КЗоТ будет установлено, что денежная компенсация за не использованные умершим работником дни вышеуказанных отпусков, которая не была им получена при жизни, выплачивается членам его семьи, а в случае их отсутствия — входит в состав наследства.

Следовательно, после обновления нормы части шестой статьи 83 КЗоТ будут приведены в соответствие с нормами статьи 1227 ГКУ.

Министерство юстиции Украины в письме от 02.07.2007 № Ш-10310 разъяснило, что для определения круга лиц, которые относятся к членам семьи умершего работника, в целях выплаты им заработной платы и прочих выплат, надлежащих умершему работнику, следует руководствоваться нормами СКУ (эти нормы приведены выше, где рассматривался вопрос о выдаче трудовой книжки умершего работника).

Таким образом, все вышеуказанные виды доходов должны быть выплачены члену (членам) семьи умершего работника, т. е. в первую очередь жене (мужу), при ее (его) отсутствии — другим членам семьи (поочередно первой, второй, последующей степени родства или лицу, которое с умершим работником совместно проживало, было связано общим бытом, имело взаимные права и обязанности).

Хотя законодательство не обязывает работодателей разыскивать членов семьи умершего работника, во избежание «хвостов» в бухгалтерском учете рекомендуем работодателям принять все возможные меры для поиска родственников умершего работника, чтобы выплатить им надлежащие такому работнику денежные средства.

Для получения доходов, надлежащих умершему работнику, член его семьи должен подать работодателю, кроме свидетельства о смерти, заявление о получении выплат и документ, подтверждающий его семейный статус (свидетельство о браке, свидетельство о рождении (об усыновлении) и т. п.).

Если возник спор о получении выплат между членами семьи, каждый из которых желает получить надлежащие умершему работнику выплаты, то рекомендуем предприятию не спешить с их предоставлением. В такой ситуации лучше посоветовать родственникам умершего работника обратиться в суд для выяснения права на наследство (преимущественного права на получение наследства) и выплатить денежные средства согласно решению суда.

Если у умершего работника нет членов семьи или они есть, но не заявили о своем семейном статусе, то по надлежащим умершему работнику доходам оформляется наследство. При этом работодатель по обращению наследников, нотариуса или суда должен предоставить информацию о надлежащих умершему работнику (наследодателю) выплатах (в том числе об излишне выплаченной умершему работнику заработной плате (среднем заработке), которую работодатель желает вернуть).

Наследство открывается вследствие смерти лица или объявления его умершим. Временем открытия наследства является день смерти лица или день, с которого он объявляется умершим (ст. 1220 ГКУ). Для принятия наследства устанавливается срок в 6 месяцев, начинающийся с момента открытия наследства (ст. 1270 ГКУ).

В соответствии со статьей 1216 ГКУ наследованием является переход прав и обязанностей (наследства) от умершего физического лица (наследодателя) к другим лицам (наследникам). В состав наследства входят все права и обязанности, которые принадлежали наследодателю на момент открытия наследства и не прекратились вследствие его смерти (ст. 1218 ГКУ).

Наследование осуществляется по завещанию или по закону (ст. 1217 ГКУ). Право на наследование имеют лица, определенные в завещании. В случае отсутствия завещания, признания его недействительным, непринятия наследства или отказа от его принятия наследниками по завещанию, а также в случае неохвата завещанием всего наследства право на наследование по закону получают лица, определенные в статьях 1261–1265 ГКУ (ст. 1223 ГКУ).

Согласно статьям 1261–1265 ГКУ право на наследование по закону имеют:

— в первую очередь — дети наследодателя, в том числе зачатые при жизни наследодателя и рожденные после его смерти, тот из супругов, который его пережил, и родители;

— во вторую очередь — родные братья и сестры наследодателя, его баба и дед как со стороны отца, так и со стороны матери;

— в третью очередь — родные дядя и тетя наследодателя;

— в четвертую очередь — лица, проживавшие с наследодателем одной семьей не менее 5 лет до открытия наследства;

— в пятую очередь — другие родственники наследодателя вплоть до шестой степени родства включительно, причем родственники более близкой степени родства отстраняют от права наследования родственников дальней степени родства. Также в пятую очередь включаются иждивенцы наследодателя, которые не являлись членами его семьи. К таким иждивенцам относятся несовершеннолетние или нетрудоспособные лица, которые не менее 5 лет получали от него материальную помощь, являвшуюся для них единственным или основным источником средств к существованию.

Наследники по закону получают право на наследование поочередно. Каждая последующая очередь наследников по закону получает право на наследование в случае отсутствия наследников предыдущей очереди, отстранения их от права на наследование, непринятия ими наследства или отказа от его принятия, кроме случаев, установленных статьей 1259 ГКУ (ст. 1258 ГКУ).

Статьей 1259 ГКУ установлено, что очередность получения наследниками по закону права на наследование может быть изменена нотариально удостоверенным договором заинтересованных наследников, заключенным после открытия наследства. Этот договор не может нарушить права наследника, не участвующего в нем, а также наследника, имеющего право на обязательную долю в наследстве. Физическое лицо, являющееся наследником по закону следующих очередей, может по решению суда получить право на наследование вместе с наследниками той очереди, которая имеет право на наследование, при условии, что оно в течение длительного времени опекало, материально обеспечивало, оказывало другую помощь наследодателю, который из-за преклонного возраста, тяжелой болезни или увечья был в беспомощном состоянии.

Наследник, принявший наследство, может получить свидетельство о праве на наследство. Если наследство приняло несколько наследников, свидетельство о праве на наследство выдается каждому из них с определением имени и доли в наследстве других наследников. Отсутствие свидетельства о праве на наследство не лишает наследника права на наследство (ст. 1296 ГКУ). Свидетельство о праве на наследство выдается наследникам после окончания 6 месяцев с момента открытия наследства (ст. 1298 ГКУ).

Таким образом, при наличии спора между членами семьи умершего работника о праве на выплаты, надлежащие ему, такие выплаты входят в состав наследства и могут быть получены наследниками после предъявления работодателю решения суда или свидетельства о праве на наследство. Указанное свидетельство выдается в порядке, установленном Законом Украины «О нотариате» от 02.09.93 № 3425-ХІІ (далее — Закон о нотариате).

Статьей 64 этого Закона установлено, что нотариус до принятия наследства одним или всеми наследниками издает распоряжение о выдаче из наследственного имущества денежных сумм на покрытие расходов на:

• погребение наследодателя;
• содержание лиц, находившихся на содержании наследодателя;
• удовлетворение претензий, определенных законодательством о труде, и других претензий, приравненных к ним;
• охрану наследственного имущества и управления им, а также расходов, связанных с уведомлением наследников об открытии наследства.

Если к работодателю сразу после смерти работника никто из членов его семьи с просьбой о получении надлежащих ему выплат не обратился, то по истечении срока, в течение которого должна быть выплачена заработная плата за текущий месяц (месяц смерти работника), заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск (при ее наличии) депонируются (проводка Дт 661 – Кт 662).¹⁰

Поскольку члены семьи умершего работника по разным причинам могут вообще никогда не обратиться к работодателю с целью получения надлежащих такому работнику выплат, для избавления от кредиторской задолженности в бухгалтерском учете работодатель (как должник) может внести надлежащие умершему работнику (кредитору) денежные средства на депозит нотариуса (ч. 1 ст. 537 ГКУ, ст. 85 Закона о нотариате).¹⁰

Налогообложение и отражение в отчетности выплат, надлежащих умершему работнику

Заработная плата, начисленная умершему работнику за все отработанные им дни (часы) в месяце смерти (за период, заканчивающийся днем его смерти), облагается единым социальным взносом (далее — ЕСВ), налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военным сбором (далее — ВС) в общем порядке.¹¹

Если работник по основному месту работы в месяце смерти (прекращения трудовых отношений) отработал неполный месяц (не все рабочие дни месяца), то ЕСВ в таком месяце уплачивается с фактически начисленного дохода (независимо от имеющейся в этом месяце у работника базы начисления ЕСВ). Если же работник по основному месту работы в месяце смерти отработал полный месяц (все рабочие дни месяца), а база начисления ЕСВ у работника в этом месяце меньше минимальной заработной платы, то ЕСВ уплачивается с минимальной заработной платы.

Если работодателем в течение отчетного квартала работнику был начислен облагаемый ЕСВ доход, и в этом квартале работник умер, вследствие чего был издан приказ о прекращении трудового договора с ним, то начисленные суммы дохода и ЕСВ в таком квартале отражаются в разрезе месяцев в разделе І основной таблицы и в приложении Д1 Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет) за этот квартал. Кроме того, умерший работник отражается в приложении Д5 Налогового расчета за такой квартал, где указываются, в частности: в графе «дата закінчення …» реквизита 10 «Період трудових … відносин …» — дата смерти работника (дата прекращения трудовых отношений), в реквизите 16 «Документ-підстава про … кінець трудових відносин …» — дата и номер приказа о прекращении трудового договора, в реквизите 17 «Підстава для припинення трудових … відносин» — «смерть».

Поскольку компенсация за неиспользованный отпуск согласно подпункту 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5 (далее — Инструкция № 5), относится к фонду дополнительной заработной платы фонда оплаты труда (т. е. является заработной платой), то на ее сумму начисляется ЕСВ.¹² По нашему мнению, ЕСВ уплачивается с суммы компенсации за неиспользованный отпуск и в случае, когда такая компенсация начислена работодателем через некоторое время после даты издания приказа о прекращении трудового договора с умершим работником (после проведения окончательного расчета). То есть мы не согласны с позицией ГНСУ¹³, которая состоит в том, что с «отпускной» компенсации, начисленной работнику после его увольнения, ЕСВ не уплачивается, поскольку предприятие уже не является страхователем по отношению к бывшему (уволенному) работнику, а «отпускная» компенсация не является оплатой за отработанное время. Мы считаем, что в этой ситуации «отпускная» компенсация продолжает оставаться заработной платой (статус этой выплаты не изменился после увольнения работника), поэтому ЕСВ с нее должен уплачиваться.

Обращаем внимание, что компенсация за неиспользованный отпуск в разделе І основной таблицы и в приложении Д1 Налогового расчета отражается в составе заработной платы (в отличие от отпускных, которые отражаются в отдельной строке с кодом типа начислений 10).¹⁴

Если работник перед смертью болел, то на «больничные» в общем порядке начисляется ЕСВ, при этом «больничные» в приложении Д1 Налогового расчета отражаются с кодами застрахованного лица 29 (общий случай), 36 (работающие лица с инвалидностью), 37 (все работники всеукраинских общественных организаций инвалидов) и 39 (работающие инвалиды общественных организаций инвалидов).¹⁵

По нашему мнению, как и в случае с «отпускной» компенсацией, если «больничные» будут начислены работодателем через некоторое время после даты издания приказа о прекращении трудового договора с умершим работником (после проведения окончательного расчета), то ЕСВ с них должен уплачиваться («больничные» являются базой начисления ЕСВ независимо от даты их начисления). Хотя по мнению ГНСУ¹⁶, с «больничных», начисленных работнику после его увольнения, ЕСВ не уплачивается, поскольку работодатель уже не является страхователем по отношению к бывшему (уволенному) работнику, а «больничные» не являются оплатой за отработанное время.

Что касается НДФЛ и ВС, то согласно пункту 37.3 НКУ основанием для прекращения налоговой обязанности является смерть физического лица, признание его недееспособным или без вести пропавшим.

В случае смерти налогоплательщика или объявления его судом умершим либо признания без вести пропавшим НДФЛ и ВС за последний налоговый период взимаются с начисленных в его пользу доходов. В связи с этим последним налоговым периодом считается период, заканчивающийся днем, на который соответственно приходятся смерть такого налогоплательщика или вынесение такого судебного решения (п. 162.3 НКУ).

Что касается применения налоговой социальной льготы (далее — НСЛ) при определении базы обложения НДФЛ в месяце смерти работника, то согласно подпункту 169.3.4 НКУ НСЛ предоставляется с учетом последнего месячного налогового периода, в котором налогоплательщик умер или объявляется судом умершим или признается судом без вести пропавшим.

Следовательно, если работник имел право на применение НСЛ или такое право у него возникло только в месяце смерти (например, заработная плата в таком месяце не превысила 3470 грн.), то к заработной плате умершего работника в месяце смерти НСЛ применяется. При этом если работнику в месяце смерти начислены компенсация за неиспользованный отпуск и/или «больничные», то поскольку компенсация за неиспользованный отпуск является заработной платой, а «больничные» в целях определения права на применение НСЛ приравниваются к заработной плате, то «отпускная» компенсация и «больничные» учитываются в общем доходе, который сравнивается в месяце смерти с предельным размером дохода, дающим право на применение НСЛ.

Также не стоит забывать, что в месяце проведения окончательного расчета с налогоплательщиком, прекращающим трудовые отношения с работодателем (в нашем случае — в месяце смерти работника), работодатель обязан осуществить перерасчет суммы доходов, начисленных такому налогоплательщику в виде заработной платы, а также суммы предоставленной НСЛ (пп. «в» пп. 169.4.2 НКУ).

Если в течение отчетного квартала работодателем был начислен доход работнику, и в этом квартале работник умер, вследствие чего был издан приказ о прекращении трудового договора с ним, то в приложении 4ДФ Налогового расчета за этот квартал в разрезе месяцев отражаются суммы начисленного и выплаченного дохода работнику, суммы начисленных и перечисленных в бюджет НДФЛ и ВС. При этом в приложении 4ДФ за месяц, в котором наступила смерть работника, в строке по такому работнику в реквизите 8 «Дата звільнення з роботи …» указывается дата прекращения трудовых отношений с работником, соответствующая дате его смерти. При этом реквизит 8 «Дата звільнення з роботи …» с указанием даты смерти заполняется и в том случае, если работник умер до начала отчетного квартала (т. е. умер в предыдущем квартале), но получал доходы в отчетном (текущем) квартале.

Поскольку компенсация за неиспользованный отпуск, как отмечалось выше, является заработной платой, то из ее суммы удерживаются НДФЛ и ВС, а в приложении 4ДФ она отражается в составе заработной платы с признаком дохода «101».

Если работник перед смертью болел, то с «больничных» удерживаются НДФЛ и ВС в общем порядке, при этом в приложении 4ДФ «больничные» отражаются в составе заработной платы с признаком дохода «101».

Обращаем внимание, что в приложениях Д1 и 4ДФ Налогового расчета начисленный (выплаченный) доход умершему работнику отражается с указанием именно его регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов (далее — РНУКПН), несмотря на то что этот доход будет выплачен членам его семьи (наследникам).¹⁷ Хотя налоговики сообщают, что проблема устранена, ранее на практике возникали ситуации, когда на момент подачи Налогового расчета РНУКПН умершего работника уже был исключен из Государственного реестра физических лиц – плательщиков налога и других обязательных платежей (далее — Госреестр физлиц). В таком случае при подаче Налогового расчета в электронной форме система выдавала информацию о допущенной ошибке в Налоговом расчете (из-за отсутствия физического лица с таким РНУКПН). В то же время сейчас технические и программные средства ведения Госреестра физлиц должны обеспечивать хранение сведений о физических лицах (в т. ч. об их РНУКПН) в течение 75 лет с даты внесения записи об их смерти (п. 5 р. IV Положения о регистрации физических лиц в Государственном реестре физических лиц – плательщиков налогов, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 29.09.2017 № 822).

Если в течение отчетного квартала, в котором работник умер, ему был начислен работодателем доход, но в этом квартале такой доход не был выплачен членам семьи (наследникам) указанного работника, то в графе 3 «Сума дохода виплаченого» раздела І приложения 4ДФ проставляется прочерк. Если указанный доход будет выплачен членам семьи (наследникам) умершего работника в следующем квартале (следующих кварталах), то умерший работник отражается в приложении 4ДФ за соответствующий месяц такого (следующего) квартала, где в графе 3 «Сума дохода виплаченого» раздела І указывается сумма фактически выплаченного дохода членам семьи (наследникам) такого работника.

Согласно подпункту 168.1.5 НКУ если налогооблагаемый доход начисляется налоговым агентом, но не выплачивается (не предоставляется) налогоплательщику, то налог, подлежащий удержанию из такого начисленного дохода, подлежит перечислению в бюджет налоговым агентом в сроки, установленные НКУ для месячного налогового периода.

Таким образом, если работодатель начислил умершему работнику надлежащий ему доход, но такой доход еще не выплачен членам его семьи (наследникам), то с него необходимо уплатить НДФЛ и ВС не позднее 30 календарных дней после окончания отчетного налогового месяца.

Если работник умер согласно свидетельству о смерти в предыдущем квартале, а члены его семьи предоставили указанное свидетельство работодателю в текущем квартале после окончания предельного срока подачи Налогового расчета за предыдущий квартал, и в текущем квартале умершему работнику начисляются надлежащие ему доходы с их выплатой членам его семьи с отражением таких доходов в Налоговом расчете за текущий квартал, то работодателю необходимо подать уточняющий Налоговый расчет за предыдущий квартал (на который пришлась смерть работника) с отражением только этого работника в приложении Д5, где указывается дата прекращения трудовых отношений с работником, соответствующая дате его смерти, в вышерассмотренном порядке, при этом в реквизите 20 указывается признак «0» — на ввод строки.¹⁸

Если начисленные умершему работнику доходы, которые были отражены в Налоговом расчете как доходы такого работника, впоследствии (через 6 месяцев и более) будут выплачиваться как наследство его наследникам на основании выданного нотариусом свидетельства о праве на наследство, то такой доход отражается нотариусом в Налоговом расчете в разрезе физических лиц — наследников (получателей дохода) с признаками доходов «113», «114», «115» и «116» в зависимости от степени родства или категории получателя наследства.

Выплата помощи на погребение

В случае смерти работника работодатель выплачивает помощь на погребение. Эта помощь в обязательном порядке выплачивается на погребение работников-непенсионеров за счет денежных средств ФССУ, а также может выплачиваться им за счет денежных средств работодателя.

Помощь на погребение за счет ФССУ

Одним из видов материального обеспечения, предоставляемого по страхованию в связи с временной утратой трудоспособности, является помощь на погребение, кроме погребения пенсионеров, безработных и лиц, умерших от несчастного случая на производстве (п. 3 ч. 1 ст. 20 Закона № 1105).

Помощь на погребение предоставляется в случае смерти застрахованного лица. Она предоставляется члену семьи застрахованного лица или другим юридическим либо физическим лицам, совершившим погребение (ч. 3 ст. 27 Закона № 1105).

Помощь на погребение застрахованного лица назначается семье умершего или лицу, совершившему погребение, на основании свидетельства о смерти (ч. 3 ст. 31 Закона № 1105).

Помощь на погребение умершего работника назначает и выплачивает его последний работодатель по основному месту работы (ч. 1 ст. 30 Закона № 1105). Финансирование такой помощи осуществляет ФССУ. По месту работы по совместительству помощь на погребение за счет ФССУ не предоставляется.

Обращаем внимание на такой аспект: если работник был призван (принят по контракту) на военную службу в особый период и погиб (умер) во время прохождения военной службы, то членам его семьи предоставляется помощь на погребение за счет ФССУ¹⁹, несмотря на то что погребение военнослужащего осуществляется за счет Министерства обороны Украины и членам семьи погибшего военнослужащего также выплачивается единовременная помощь за счет государственного бюджета.

Помощь на погребение назначается не позднее дня, следующего за днем обращения, и выплачивается не позднее следующего рабочего дня после получения страхователем страховых денежных средств от ФССУ (ч. 3 ст. 32 Закона № 1105).

Помощь на погребение застрахованного лица предоставляется в размере, который устанавливается правлением ФССУ, но не менее размера прожиточного минимума, установленного законом (ч. 1 ст. 28 Закона № 1105). В настоящее время размер помощи на погребение утвержден постановлением ФССУ от 08.02.2017 № 17 и составляет 4100 грн.

Таким образом, для получения помощи на погребение член семьи умершего работника или лицо, осуществившее его погребение, должны представить последнему работодателю умершего работника по основному месту работы свидетельство о смерти и подать заявление о получении помощи на погребение (к нему прилагаются копии паспорта и идентификационного номера, а в случае перечисления денежных средств получателю помощи на его счет в банке — реквизиты этого счета). На основании таких заявления и свидетельства комиссия по социальному страхованию работодателя не позднее следующего дня принимает решение о назначении помощи на погребение, после чего работодатель в течение 5 дней формирует и подает в ФССУ заявление-расчет, в котором в разделе ІІ «Допомога на поховання» (приложение 1.2) указываются фамилия, имя, отчество и идентификационный номер получателя помощи на погребение, фамилия, имя, отчество умершего работника, серия и номер свидетельства о смерти, сумма помощи на погребение (расходы ФССУ) — 4100 грн. После получения денежных средств от ФССУ на специальный (отдельный) счет работодатель не позднее следующего рабочего дня выплачивает помощь на погребение ее получателю.

Обращаем внимание, что Закон № 1105 и изданные для реализации его норм подзаконные нормативно-правовые акты не требуют, чтобы член семьи умершего работника или лицо, осуществившее его погребение, предоставляли последнему работодателю умершего работника, кроме свидетельства о смерти и заявления, какие-либо другие документы для получения пособия на погребение, однако, как отмечалось выше, согласно пункту 16 главы 5 раздела III Правил № 52/5 после государственной регистрации смерти отдел ГРАГС выдает выписку из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти для получения пособия на погребение, а в случае государственной регистрации смерти исполнительным органом сельского, поселкового, городского совета выдается справка для получения пособия на погребение. Поэтому рекомендуем работодателям все же получить указанную выписку или справку от члена семьи умершего работника или лица, осуществившего его погребение.

Если умерший работник был пенсионером, то помощь на его погребение за счет ФССУ не предоставляется, поэтому родственники умершего пенсионера для получения такой помощи должны обратиться не к работодателю, а в любой орган Пенсионного фонда Украины, который и должен ее предоставить.

Что касается налогообложения помощи на погребение, предоставляемой за счет ФССУ, то с этой выплаты не удерживаются НДФЛ и ВС (пп. «а» пп. 165.1.22 НКУ) и на нее не начисляется ЕСВ, поскольку помощь на погребение, выплачиваемая за счет фондов государственного социального страхования, не включается в фонд оплаты труда (п. 3.2 Инструкции № 5).

Фактический получатель помощи на погребение (не умерший работник) и сумма помощи на погребение за счет ФССУ отражаются в приложении 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «146», а в приложениии Д1 указанная помощь не отражается.

Если работник погиб (умер) вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания (далее — несчастный случай на производстве; НСП), расходы на его погребение несет ФССУ согласно порядку, определенному Кабинетом Министров Украины (п. 7 ст. 42 Закона № 1105).

Постановлением Кабинета Министров Украины от 11.07.2001 № 826 утвержден Порядок проведения расходов на погребение в случае смерти пострадавшего от несчастного случая на производстве или профессионального заболевания (далее — Порядок № 826).

Согласно пунктам 5 и 6 Порядка № 826 организация погребения работника, погибшего на производстве или умершего в больнице во время лечения полученной на производстве травмы, осуществляется страхователем (работодателем). При этом за счет ФССУ (в пределах финансовых возможностей этого Фонда) оплачиваются расходы на само погребение, приобретение одежды, обуви, других предметов для похорон, организацию поминального обеда, религиозные обряды, изготовление и установление памятника, ограды и т. д.

Денежные средства для осуществления страхователем (работодателем) расходов на погребение и связанные с этим ритуальные услуги выделяются ФССУ на основании заявления-расчета, в котором в разделе V «Відшкодування вартості поховання потерпілого та пов’язаних з цим ритуальних послуг» (приложение 1.5) страхователь (работодатель) указывает фамилию, имя, отчество и идентификационный номер умершего работника, дату и номер акта о НСП или профзаболевании, серию и номер свидетельства о смерти, расходы ФССУ.

Выплаты за счет ФССУ на погребение пострадавшего от НСП и связанные с этим ритуальные услуги не облагаются НДФЛ, ВС и ЕСВ, но в случае их предоставления работодателем членам семьи пострадавшего и другим физическим лицам их суммы отражаются в приложении 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «146», а в приложениии Д1 они не отражаются.

Кроме того, в случае смерти работника вследствие НСП члены его семьи и лица, находившиеся на его содержании, имеют право на страховую выплату в виде единовременной помощи за счет ФССУ (п. 2 ч. 7 ст. 36 Закона № 1105).

Так, в случае смерти пострадавшего вследствие НСП выплачивается единовременная помощь его семье в сумме, равной 100 размерам прожиточного минимума для трудоспособных лиц, установленного законом на день наступления права на страховую выплату (далее — ПМТЛ), и единовременная помощь каждому лицу, находившемуся на содержании пострадавшего, а также на его ребенка, родившегося в течение не более 10-месячного срока после смерти пострадавшего, в сумме, равной 20 размерам ПМТЛ (п. 6 ст. 42 Закона № 1105).

Вышеуказанная единовременная помощь выплачивается не через работодателя (страхователя), а ФССУ непосредственно членам семьи пострадавшего и лицам, находившимся на его содержании.

Выплата помощи на погребение за счет работодателя

Работодатель имеет право за счет собственных денежных средств выплатить помощь на погребение своего работника в любом размере. Основанием для выплаты помощи на погребение является приказ руководителя предприятия, который издается после получения заявления от члена семьи умершего работника или любого другого физического лица, совершившего погребение, с просьбой о выплате такой помощи.

Если последний работодатель умершего работника выплачивает члену его семьи (другому физическому лицу) помощь на погребение в размере, не превышающем двойной размер суммы, установленной подпунктом 169.4.1 НКУ, т. е. двойной размер суммы, дающей право на применение НСЛ (в 2022 году составляет 6940 грн. (2 х 3470 грн.)), то сумма такой помощи не облагается НДФЛ и ВС (пп. «б» пп. 165.1.22 НКУ). Сумма помощи, превышающая указанный размер, облагается НДФЛ и ВС при ее выплате.

Если помощь на погребение умершего работника члену его семьи (другому физическому лицу) предоставляется работодателем в неденежной форме (например, в форме памятника, ограды, ритуальных услуг), то в целях обложения НДФЛ к сумме превышения (в 2022 году к сумме, превышающей 6940 грн.) применяется «натуральный» коэффициент, установленный пунктом 164.5 НКУ (этот коэффициент составляет 1,219512).

Фактический получатель помощи на погребение (член семьи умершего работника или другое физическое лицо) и вся сумма помощи на погребение (как облагаемая, так и не облагаемая НДФЛ и ВС), которая выплачивается последним работодателем умершего работника, отражаются в приложении 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «146».

Что касается обложения ЕСВ помощи на погребение, выплачиваемой за счет работодателя умершего (погибшего) работника члену его семьи (другому физическому лицу), то если получатели такой помощи не являются лицами, которые состоят в трудовых отношениях с предприятием, сумма этой помощи не включается в ФОТ на основании пункта 3.32 Инструкции № 5 как сумма материальной и благотворительной помощи, выплаченная лицам, которые не состоят в трудовых отношениях с предприятием. Следовательно, на сумму помощи на погребение, выплаченной указанным лицам не их роботодателем, ЕСВ не начисляется, и в приложениии Д1 такая помощь не отражается.

Если помощь на погребение выплачивается работодателем умершего (погибшего) работника его родственнику – работнику этого же предприятия (например, супруги работают на одном предприятии, муж умер, а его жене выплачивается помощь на погребение), то сумма такой помощи не включается в ФОТ на основании пункта 3.31 Инструкции № 5 как материальная помощь разового характера, предоставляемая предприятием отдельным работникам на погребение. Кроме того, такая помощь указана в пункте 14 раздела І Перечня видов выплат, которые осуществляются за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 № 1170, поэтому она не облагается ЕСВ и в приложениии Д1 не отражается.