Отпускные, «больничные» и «декретные» в новом Налоговом расчете

Надежда Васильевна ФИЛИППОВСКИХ,
начальник отдела администрирования налога на доходы физических лиц Управления администрирования налога на доходы физических лиц и налогов самозанятых лиц Департамента администрирования налогов Государственной налоговой службы Украины

Как уже сообщалось в предыдущем номере журнала¹, 1 января 2021 года вступил в силу приказ Министерства финансов Украины «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Украины от 13 января 2015 года № 4» от 15.12.2020 г. № 773 (далее — Приказ № 773)², которым внесены изменения в приказ Министерства финансов Украины от 13.01.2015 г. № 4 (далее — Приказ № 4).²

Приказом № 773 утверждены и теперь приведены в обновленном Приказе № 4:

— форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет);²

— Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Порядок № 4).²

Пунктом 3 Приказа № 773 установлено, что Налоговый расчет по форме, утвержденной этим приказом, впервые подается за I квартал 2021 года.

Согласно пункту 1 раздела II Порядка № 4, подпункту «б» подпункта 176.2 и подпункту 49.18.2 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) Налоговый расчет подается отдельно за каждый квартал (налоговый период) с разбивкой по месяцам отчетного квартала в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала.

Соответственно, за I квартал 2021 года Налоговый расчет необходимо подать не позднее 11 мая 2021 года. В нем работодателям (страхователям) необходимо отразить начисленный в I квартале 2021 года физическим лицам доход, а также начисленный на него налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), военный сбор (далее — ВС) и единый социальный взнос (далее — ЕСВ) в разрезе месяцев этого квартала.

Что касается подачи работодателями Отчета о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, надбавки, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — Отчет о ЕСВ), приведенного в приложении 4 к Порядку формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435, то его работодатели могут подать только до 1 апреля 2021 года за отчетные периоды по декабрь 2020 года включительно. Начиная с 1 апреля 2021 года, за любые предыдущие отчетные периоды работодатели должны подавать Налоговый расчет.

Налоговый расчет включает основную часть и 6 приложений. Основная часть Налогового расчета (далее — Расчет) включает заглавную часть, имеющую реквизиты от 01 до 110 (в них отражаются, в частности, тип Налогового расчета, информация о налоговом агенте и плательщике ЕСВ, о приложениях, а также информация, которая раньше отражалась в заглавной части Отчета о ЕСВ), и таблицу, имеющую 3 раздела, где с разбивкой по трем месяцам квартала (в графах 1, 2, 3) отражаются общие суммы начисленных дохода и ЕСВ. Работодатели заполняют в таблице Расчета раздел І «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу», который является аналогом таблицы 1 Отчета о ЕСВ.

Приложениями к Расчету, которые заполняются работодателями, являются:

— приложение 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1) (далее — форма Д1) — это аналог таблицы 6 Отчета о ЕСВ. В форме Д1 отражается информация о начисленных доходах и ЕСВ по каждому застрахованному лицу. Форма Д1 подается за каждый месяц квартала отдельно (порядковый номер месяца в квартале (цифры 1, 2, 3) проставляется в реквизите 02 заглавной части этой формы), поэтому если страхователь начислял застрахованным лицам доход в каждом месяце квартала, то за такой квартал подаются три формы Д1 — за каждый месяц отдельно;

— приложение 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (4ДФ) (далее — форма 4ДФ) — это аналог Налогового расчета ф. № 1ДФ. В форме 4ДФ отражается информация о начисленных доходах, НДФЛ и ВС по каждому физическому лицу. Форма 4ДФ (как и форма Д1) подается за каждый месяц квартала отдельно (порядковый номер месяца в квартале проставляется в реквизите 02 заглавной части этой формы), поэтому если налоговый агент начислял физическим лицам доход в каждом месяце квартала, то за такой квартал подаются три формы 4ДФ — за каждый месяц отдельно;

— приложение 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (Д5) (далее — форма Д5) — это аналог таблицы 5 Отчета о ЕСВ. Форма Д5 подается одна за весь квартал (без разбивки по месяцам квартала);

— приложение 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (Д6) (далее — форма Д6) — это аналог таблицы 7 Отчета о ЕСВ. Форма Д6 подается за каждый месяц квартала отдельно, поэтому если страхователь начислял застрахованным лицам, у которых исчисляется специальный стаж для назначения пенсии, доход в каждом месяце квартала, то за такой квартал подаются три формы Д6 — за каждый месяц отдельно.

Детально о новшествах форм Д1, 4ДФ, Д5 и Д6 рассказано в предыдущем номере журнала, поэтому в этой статье на них останавливаться не будем.

Далее рассмотрим особенности отражения в Налоговом расчете следующих событий и выплат работникам:

— отпусков и заработной платы за время отпуска (далее — отпускные);

— дней временной нетрудоспособности, а также оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, осуществляемой за счет денежных средств работодателя, и пособия по временной нетрудоспособности, предоставляемого за счет Фонда социального страхования Украины (далее вместе — «больничные»);

— отпуска в связи с беременностью и родами (далее — «декретный» отпуск) и пособия в связи с беременностью и родами (далее — «декретные»).

Отражение отпусков и отпускных в Налоговом расчете

Виды отпусков, которые предоставляются работникам, определены Законом Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках).

Отражение отпусков в форме Д5

В форме Д5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» информация о ежегодных, учебных, творческих отпусках, дополнительных оплачиваемых отпусках (далее вместе — оплачиваемые отпуска), отпусках без сохранения заработной платы (кроме отпуска по уходу за ребенком от трехлетнего до шестилетнего возраста) не отражается (Порядком № 4 это не предусмотрено).

В то же время согласно пункту 5 раздела IV Порядка № 4 в форме Д5 отражается информация о предоставлении застрахованным лицам в течение отчетного периода следующих видов отпусков:

• «декретного» отпуска³ с указанием в реквизите (графе) 07 категории лица 5, а при предоставлении «декретного» отпуска лицам из числа военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава — с указанием в реквизите 07 категории лица 7;
• отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (далее — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет) с указанием в реквизите 07 категории лица 6;⁴
• отпуска по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста (далее — отпуск по уходу за ребенком от 3 до 6 лет) с указанием в реквизите 07 категории лица 4.⁴

При предоставлении вышеуказанных отпусков (далее — «детские» отпуска) информация о дате их начала и окончания отражается в реквизите 10 «Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» соответственно в графах «дата початку» и «дата закінчення» (в формате ддммгггг) формы Д5 (п. 5 р. IV Порядка № 4). Одновременно в строке по работнику в общем порядке заполняются реквизиты 05, 07, 08, 09, 16 (не заполняются реквизиты 06, 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19 и 20) формы Д5, при этом в реквизите 16 «Документ-підстава про початок, кінець … відпусток» указываются дата и номер приказа о предоставлении «детского» отпуска (например, приводится такой текст: «наказ № 25 від 15.03.2020»).

Учитывая, что «детские» отпуска обычно используются полностью и дополнительный приказ об окончании «детского» отпуска не издается, в реквизите 16 формы Д5 в квартале окончания «детского» отпуска в строке по работнику, где отражается дата окончания «детского» отпуска, указываются реквизиты приказа о предоставлении отпуска. Если же по каким-то причинам работник по собственному желанию прерывает «детский» отпуск и досрочно выходит на работу, при этом работодателем издается приказ об окончании отпуска и выходе работника на работу, то в реквизите 16 указываются дата и номер приказа об окончании отпуска.

Кроме того, бывают случаи, когда женщина, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (от 3 до 6 лет), забеременела, и ей на основании выданного листка нетрудоспособности по беременности и родам начисляются «декретные», при этом «декретный» отпуск не оформляется (приказ о его предоставлении не издается), поскольку пребывание работника одновременно в двух отпусках законодательством не предусмотрено. В такой ситуации в квартале начала временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами работница все равно отражается в форме Д5, при этом в строке по работнице в реквизите 07 указывается категория лица 5 (лицо, которому предоставлен «декретный» отпуск и начисляются «декретные»), а в реквизите 10 «Період … відпусток» — дата начала или окончания временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами. Поскольку в указанном случае приказ о предоставлении «декретного» отпуска не издается (работница продолжает пребывать в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет или от 3 до 6 лет), в реквизите 16 указываются дата и номер листка нетрудоспособности.

Если в одном квартале у работника начался и закончился «детский» отпуск (например, по уходу за ребенком до 3 лет), то по такому работнику в форме Д5 заполняется одна строка с указанием в ней дат начала и окончания «детского» отпуска.

Если в одном квартале у работника закончился «детский» отпуск одного вида (например, «декретный»), и начался «детский» отпуск другого вида (например, по уходу за ребенком до 3 лет), то по такому работнику в форме Д5 заполняются две строки с указанием в первой строке даты окончания «детского» отпуска одного вида (например, «декретного»), во второй строке — даты начала «детского» отпуска другого вида (например, по уходу за ребенком до 3 лет) с указанием в каждой строке соответствующей категории лица.

Отражение отпусков в форме Д1

В форме Д1, которая подается в разрезе месяцев отчетного квартала, отражается продолжительность (количество календарных дней) отдельных видов отпусков работников. Для этого в форме Д1 предусмотрено два реквизита:

— в реквизите 13 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» отражается в отчетном месяце количество календарных дней пребывания в отпусках без сохранения заработной платы, предусмотренных статьями Закона об отпусках и другими нормативно-правовыми актами, кроме отпуска по уходу за ребенком от 3 до 6 лет, который, как отмечено выше, отражается в форме Д5;

— в реквизите 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» указывается в отчетном месяце количество календарных дней пребывания в «декретном» отпуске.

Если работник часть месяца работал и ему начислена заработная плата, а часть месяца находился в отпуске без сохранения заработной платы, то в форме Д1 работник отражается в одной строке, при этом количество календарных дней неоплачиваемого отпуска (отпусков) отражается в реквизите 13, а в реквизите 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах, проходження військової служби протягом звітного місяця» указывается количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в течение отчетного месяца.

Реквизит 14 заполняется всегда календарными днями полного месяца (30 или 31, а в феврале — 28 или 29), кроме месяцев увольнения и принятия на работу, когда указываются только календарные дни фактического пребывания в трудовых отношениях.

Пунктом 1 раздела IV Порядка № 4 определено, что количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в течение отчетного месяца не может указываться в отчетном месяце за будущие отчетные периоды, за исключением отпуска, «декретного» отпуска. При наличии в одном месяце нескольких строк (с несколькими видами дохода) по одному застрахованному лицу количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в течение отчетного месяца в реквизите 14 указывается только в одной (первой) строке, в которой отражаются данные о суммах заработной платы (при их наличии).

Например, если работница часть месяца работала и ей начислена заработная плата, а часть месяца находилась в «декретном» отпуске, то в форме Д1 за такой месяц по ней заполняется несколько строк:

— в первой строке отражается начисленная заработная плата, при этом в реквизите 14 указывается количество календарных дней этого месяца (работница полный месяц состояла в трудовых отношениях);

— во второй строке отражаются «декретные», приходящиеся на этот месяц, при этом реквизит 14 не заполняется, а в реквизите 15 указывается количество дней пребывания работницы в «декретном» отпуске в этом месяце;

— в третьей и последующих строках отражаются «декретные», приходящиеся на следующие месяцы, при этом реквизит 14 заполняется в каждом месяце, на который приходится «декретный» отпуск, а в реквизите 15 указывается количество дней «декретного» отпуска в каждом месяце (см. ниже пример 5).

Если работница часть месяца была в «декретном» отпуске с начислением «декретных», а часть месяца находилась в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, предусмотренном статьей 18 Закона об отпусках (этот отпуск является социальным и не относится к отпускам без сохранения заработной платы), то в форме Д1 за такой месяц работница отражается в одной строке, при этом реквизит 13 не заполняется (нет факта пребывания в отпуске без сохранения заработной платы), в реквизите 14 указывается количество календарных дней этого месяца (работница полный месяц состояла в трудовых отношениях), а в реквизите 15 указывается количество дней пребывания работницы в «декретном» отпуске.

Если работник часть месяца находился в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, а часть месяца работал и ему начислена заработная плата, то в форме Д1 за такой месяц работник отражается в одной строке, при этом реквизит 13 не заполняется (нет факта пребывания в отпуске без сохранения заработной платы), а в реквизите 14 указывается количество календарных дней этого месяца (работник полный месяц состоял в трудовых отношениях).

Если работник весь месяц находился в отпуске (отпусках) без сохранения заработной платы, предусмотренном статьями 25 и 26 Закона об отпусках (кроме отпуска по уходу за ребенком от 3 до 6 лет), и не имел в таком месяце доходов, с которых уплачивается ЕСВ (отсутствует база начисления ЕСВ), то он все равно отражается в форме Д1 за такой месяц без сумм, но с заполнением реквизитов 13 (количество календарных дней неоплачиваемого отпуска) и 14 (количество календарных дней трудовых отношений, соответствующее количеству календарных дней этого месяца).

Если работник весь месяц находился в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет и не имел в таком месяце доходов, с которых уплачивается ЕСВ, то в форме Д1 за этот месяц работодатель работника не отражает (за такое застрахованное лицо отчетность представляют органы социальной защиты населения, выплачивающие помощь при рождении ребенка).

Если работник часть месяца находился в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, а часть месяца — в отпуске по уходу за ребенком от 3 до 6 лет, и не имел в этом месяце доходов, с которых уплачивается ЕСВ (отсутствует база начисления ЕСВ), то работник в форме Д1 за такой месяц не отражается, но отражается в форме Д5 за этот квартал (заканчивается один и начинается другой «детский» отпуск — см. выше).

Если работник, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, весь месяц работает на условиях неполного рабочего времени, то в форме Д1 реквизит 13 не заполняется (нет факта пребывания в отпуске без сохранения заработной платы), а в реквизите 14 указывается количество календарных дней трудовых отношений, соответствующее количеству календарных дней этого месяца.

Отражение отпускных в Налоговом расчете

Отдельно от прочих доходов отпускные отражаются в форме Д1, а в составе заработной платы они отражаются в форме 4ДФ и таблице Расчета.

В форме Д1 отражается сумма начисленных отпускных по всем видам оплачиваемых отпусков персонально по каждому работнику в разрезе месяцев отчетного квартала.

В реквизите 16 формы Д1 отражается общая сумма начисленных работнику отпускных, приходящихся на определенный месяц, а в реквизите 17 — сумма отпускных, на которую начисляется ЕСВ. В реквизите 20 указывается сумма ЕСВ, начисленного на отпускные.

Как раньше в таблице 6 Отчета о ЕСВ, так и теперь в форме Д1 суммы отпускных отражаются в отдельной строке (отдельно от сумм заработной платы и прочих доходов) с указанием кода типа начислений 10 в реквизите 09 «Код типу нарахувань».

Согласно пункту 1 раздела IV Порядка № 4 по одному застрахованному лицу допускается несколько записей в форме Д1, если в течение одного отчетного периода застрахованному лицу были начислены выплаты за текущий и будущие периоды (в частности, начислены отпускные за текущий и следующие за ним месяцы).

Если работнику предоставляется оплачиваемый отпуск, приходящийся на 2 и более смежных месяца (далее — переходной отпуск), и в месяце его предоставления начисляются отпускные за весь период такого отпуска (далее — переходные отпускные), то в целях правильного определения размера месячного дохода и суммы подлежащего начислению на него ЕСВ такие отпускные необходимо отнести к соответствующим месяцам, на которые приходится период (календарные дни) отпуска.

Это согласуется с подпунктом 2 пункта 2 раздела IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. № 449 (далее — Инструкция № 449), которым установлено, что применение максимальной величины базы начисления ЕСВ при начислении ЕСВ на суммы оплаты ежегодного отпуска, период которых больше одного месяца, осуществляется отдельно за каждый месяц.

В соответствии с пунктом 1 раздела IV Порядка № 4 суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу (реквизит) 16 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» формы Д1 с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10. Суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующих месяцах, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках за первой строкой с кодом типа начислений 10.

Например, если работнику в январе 2021 года начислили переходные отпускные за ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня (далее — к. д.), предоставленный с 18 января по 10 февраля 2021 года, то вся сумма отпускных отражается в форме Д1 за январь, но в ней суммы отпускных отражаются в двух (отдельных) строках в разрезе месяцев, за которые они начислены:

— в первой строке с отпускными, приходящимися на январь (начисленными за 14 к. д. отпуска с 18 по 31 января), в реквизите 09 указывается код типа начислений 10, а в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2021 (январь — месяц, на который приходятся дни отпуска, за которые начислены отпускные);

— во второй строке с отпускными, приходящимися на февраль (начисленными за 10 к. д. отпуска с 1 по 10 февраля), в реквизите 09 указывается код типа начислений 10, а в реквизите 10 — 02.2021 (февраль — месяц, на который приходятся дни отпуска, за которые начислены отпускные).

Если работнику предоставляется ежегодный отпуск в начале следующего месяца, например с 1 по 24 марта 2021 года, при этом отпускные за весь период такого отпуска начислены и выплачены в конце февраля 2021 года (согласно статье 21 Закона об отпусках отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска), то вся сумма отпускных должна быть отражена в форме Д1 за февраль в отдельной строке с кодом типа начислений 10 и указанием в реквизите 10 — 03.2021 (март — месяц, на который приходятся дни отпуска, за которые начислены отпускные).

В таблице Расчета не предусмотрены отдельные строки для отражения отпускных, поэтому последние в разделе І указанной таблицы отражаются в составе заработной платы в строке 1.1 (с переносом в строку 1), а отпускные, на которые начисляется ЕСВ, отражаются в разрезе работодателей и категорий работников в строках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (с переносом в строку 2).

ЕСВ, который начисляется на отпускные в разрезе работодателей и категорий работников по ставкам 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, отражается в строках соответственно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (с переносом в строку 3).

Поскольку таблица Расчета имеет 3 графы для отражения доходов застрахованных лиц по месяцам квартала, а форма Д1 подается за каждый месяц отдельно, то для отпускных применяется следующий принцип: в форме Д1 за определенный месяц и в соответствующей графе таблицы Расчета отпускные отражаются в зависимости от того, в каком месяце квартала они начислены. Если в каком-либо месяце отчетного квартала работнику начислены переходные отпускные, то вся сумма таких отпускных отражается в форме Д1 и графе таблицы Расчета за такой месяц (месяц начисления отпускных). Но в форме Д1 за указанный месяц переходные отпускные отражаются в отдельных строках в разрезе месяцев, за которые они начислены.

Если отпуск полностью приходится на один месяц, например, предоставлен с 8 по 21 февраля, то вся сумма начисленных в феврале отпускных отражается в форме Д1 в одной строке по работнику, а в разделе І таблицы Расчета отпускные отражаются в составе заработной платы за февраль — в графе 2. Начисленный на такие отпускные ЕСВ отражается в составе ЕСВ, начисленного на заработную плату февраля, в графе 2.

Если работнику предоставлен переходной отпуск, приходящийся на 2 месяца, то вся сумма переходных отпускных отражается в форме Д1 за месяц, в котором начислены отпускные (на который приходится начало отпуска), в двух строках по работнику (сумма отпускных по каждому месяцу отдельно), а в разделе І таблицы Расчета вся сумма переходных отпускных отражается в составе заработной платы месяца, в котором начислены отпускные.

Например, если работнику предоставлялся отпуск продолжительностью 24 к. д. с 18 января по 10 февраля 2021 года (см. пример выше), за который ему исходя из среднедневной заработной платы — 300 грн. в январе начислены отпускные в сумме 7200 грн. (300 грн. х 24 к. д.), при этом сумма отпускных, приходящихся на январь (начисленных за 14 к. д. отпуска с 18 по 31 января), составила 4200 грн. (300 грн. х 14 к. д.), а сумма отпускных, приходящихся на февраль (начисленных за 10 к. д. отпуска с 1 по 10 февраля), составила 3000 грн. (300 грн. х 10 к. д.), то указанные отпускные отражаются в форме Д1 за январь, в которой по работнику заполняется две строки: в первой строке отражаются отпускные, приходящиеся на январь, в сумме 4200 грн.; во второй строке отражаются отпускные, приходящиеся на февраль, в сумме 3000 грн. В графе 1 (январь) таблицы Расчета за І квартал 2021 года вся сумма отпускных — 7200 грн. отражается в строке 1.1 (с переносом в строку 1) и в строке 2.1 (с переносом в строку 2).

Таким образом, если сумма отпускных была начислена в первом месяце квартала (независимо от того, на какие месяцы приходится отпуск, за который начислены отпускные), то она отражается в форме Д1 за первый месяц квартала и в графе 1 таблицы Расчета за этот квартал. Если сумма отпускных была начислена во втором месяце квартала, то она отражается в форме Д1 за второй месяц квартала и в графе 2 таблицы Расчета за этот квартал. Если сумма отпускных была начислена в третьем месяце квартала, то она отражается в форме Д1 за третий месяц квартала и в графе 3 таблицы Расчета за этот квартал.

В форме 4ДФ отпускные отражаются не в отдельных строках, а в составе заработной платы с признаком дохода «101». При этом переходные отпускные всей суммой отражаются в форме 4ДФ за месяц, в котором они начислены (выплачены).

Например, если работнику в январе 2021 года начислили (выплатили) переходные отпускные за ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня, предоставленный с 18 января по 10 февраля 2021 года (см. пример выше), то вся сумма отпускных, начисленных за 24 к. д. отпуска (как приходящихся на январь — начисленных за 14 к. д. дней отпуска с 18 по 31 января, так и приходящихся на февраль — начисленных за 10 к. д. отпуска с 1 по 10 февраля), отражается в форме 4ДФ за январь в одной строке с заработной платой за январь, при этом в форме 4ДФ за февраль отпускные уже не отражаются.

В то же время с целью определения месячного дохода для уплаты НДФЛ и ВС отпускные распределяются по месяцам, за которые они начислены, поскольку в соответствии c подпунктом 169.4.1 НКУ если налогоплательщик получает доходы в виде заработной платы за период ее сохранения согласно законодательству, в том числе за время отпуска или пребывания налогоплательщика на больничном, то с целью определения предельной суммы дохода, дающей право на получение налоговой социальной льготы, и в других случаях их налогообложения, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления.

Также обращаем внимание, что в случае полной и своевременной (в установленные сроки) выплаты работнику заработной платы (отпускных, «больничных», «декретных»), своевременной уплаты НДФЛ и ВС в разделе I формы 4ДФ в строке по работнику суммы в графах 3а и 3, суммы графах 4а и 4, суммы в графах 5а и 5 будут совпадать. Если заработная плата (отпускные, «больничные», «декретные») будет выплачиваться работнику, а суммы НДФЛ и ВС перечисляться в бюджет позднее установленных сроков (с задержкой) или в месяцах, следующих за месяцем их начисления, то они в графах 3, 4, 5 должны отражаться по работнику в месяцах их фактической выплаты, уплаты.

Что касается отпуска, переходящего с одного на другой квартал, то отпускные, начисленные за такой переходной отпуск, в Налоговом расчете отражаются всей суммой в квартале их начисления, но суммы переходных отпускных в форме Д1 отражаются в разрезе месяцев, за которые они начислены. Рассмотрим эту ситуацию на конкретном примере.

ПРИМЕР 1

Отражение в Налоговом расчете отпускных,
начисленных за отпуск, переходящий с одного на другой квартал

В марте 2021 года работник в период с 1 по 28 марта отработал 19 из 22 рабочих дней этого месяца, поэтому за март ему начислена заработная плата в сумме 9500 грн. (11 000 грн. : 22 р. д. х 19 отраб. д.), с которой при ее выплате уплачен ЕСВ в сумме 2090 грн. (9500 грн. х 22%). С 29 марта по 5 мая 2021 года работнику предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 36 к. д., за который ему перед началом отпуска начислены и выплачены отпускные в сумме 12 600 грн.(350 грн. х 36 к. д.). На указанные отпускные были начислены ЕСВ в сумме 2772 грн. (12 600 грн. х 22%), НДФЛ в сумме 2268 грн. (12 600 грн. х 18%) и ВС в сумме 189 грн. (12 600 грн. х 1,5%), которые были уплачены при выплате работнику отпускных 25 марта.

Поскольку начало отпуска приходится на март, являющийся третьим месяцем І квартала 2021 года, то вся сумма начисленных и выплаченных работнику отпускных за указанный отпуск отражается в Налоговом расчете за І квартал 2021 года.

В форме Д1 за март работник отражается в четырех строках:

• в первой строке отражается начисленная заработная плата за март 2021 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування»— 03.2021, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений в марте), в реквизитах 16 и 17 — 9500,00 (сумма заработной платы), в реквизите 20 — 2090,00 (9500 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• во второй строке отражается сумма отпускных, приходящихся на март, т. е. начисленных за 3 к. д. отпуска с 29 по 31 марта в сумме 1050 грн. (350 грн. х 3 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквизите 10 — 2021 (март), в реквизите 14 — прочерк, в реквизитах 16 и 17 — 1050,00 (сумма отпускных), в реквизите 20 — 231,00 (1050 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в третьей строке отражается сумма отпускных, приходящихся на апрель, т. е. начисленных за 30 к. д. отпуска с 1 по 30 апреля в сумме 10 500 грн. (350 грн. х 30 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 09 — 10, в реквизите 10 — 2021 (апрель), в реквизите 14 — 30 (количество к. д. трудовых отношений в апреле), в реквизитах 16 и 17 — 10 500,00 (сумма отпускных), в реквизите 20 — 2310,00 (10 500 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в четвертой строке отражается сумма отпускных, приходящихся на май, т. е. начисленных за 3 к. д. отпуска с 3 по 5 мая (1 и 2 мая — празднично-нерабочие дни, которые в продолжительность ежегодного отпуска не включаются) в сумме 1050 грн. (350 грн. х 3 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 09 — 10, в реквизите 10 — 2021 (май), в реквизите 14 — 5 (количество к. д. трудовых отношений в мае), в реквизитах 16 и 17 — 1050,00 (сумма отпускных), в реквизите 20 — 231,00 (1050 грн. х 22% — сумма ЕСВ).

В графе 3 (март) раздела І таблицы Расчета за І квартал 2021 года сумма заработной платы за март (9500 грн.) и вся сумма начисленных в марте отпускных (12 600 грн.) отражаются общей суммой — 22 100 грн. (9500 + 12 600) в строке 1.1 (с переносом в строку 1) и в строке 2.1 (с переносом в строку 2), а начисленный на заработную плату и отпускные ЕСВ в общей сумме 4862 грн. (22 100 грн. х 22%) отражается в строке 3.1 (с переносом в строку 3).

В форме 4ДФ за март в разделе І в одной строке по работнику с признаком дохода «101» в графах 3а и 3 отражаются заработная плата за март (9500 грн.) и вся сумма начисленных в марте отпускных (12 600 грн.), т. е. отражается общая сумма 22 100 грн. (9500 + 12 600), в графах 4а и 4 отражается начисленный на указанный доход и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 3978 грн. (22 100 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на указанный доход и перечисленный в бюджет ВС в сумме 331,50 грн. (22 100 грн. х 1,5%).

В Налоговом расчете за ІІ квартал 2021 года работник отражается в форме Д1 за апрель с указанием в реквизите 14 — 30 (количество к. д. трудовых отношений в апреле), при этом суммы отпускных, приходящихся на апрель, и начисленного на них ЕСВ в реквизитах 16, 17, 20 не отражаются (такие суммы были отражены в форме Д1 за март), а также не указывается код типа начислений в реквизите 09.

В форме Д1 за май суммы отпускных, приходящихся на май, и начисленного на них ЕСВ не отражаются (они были отражены в форме Д1 за март). Если работнику в мае будет начислена заработная плата за отработанное время в этом месяце, то она должна быть отражена в форме Д1 за май в общем порядке. При этом в случае пребывания работника в трудовых отношениях весь май в строке по нему c заработной платой в реквизите 14 указывается 31 (все к. д. мая).

В форме 4ДФ за апрель и форме 4ДФ за май, представляемых в составе Налогового расчета за ІІ квартал 2021 года, по работнику суммы отпускных, приходящихся соответственно на апрель и май, а также суммы начисленных на них НДФЛ и ВС не отражаются (такие суммы были отражены в форме 4ДФ за март). При этом если работнику не будут начислены за апрель другие доходы, в форме 4ДФ за апрель он отражаться не будет.

_________________________________________________________________________

Что касается денежной компенсации за неиспользованный отпуск, которая выплачивается работнику при увольнении или без увольнения⁵ либо перечисляется при переводе работника на другое предприятие его новому работодателю, то она отражается в текущем месяце в составе заработной платы⁶, начисленной в месяце увольнения или работы либо месяце перевода работника, как в форме Д1 и таблице Расчета, так и в форме 4ДФ. Отражение такой компенсации в форме Д1 в отдельной строке с кодом типа начислений 10 Порядком № 4 не предусмотрено.

Поскольку переходные отпускные с целью определения базы начисления ЕСВ в конкретном месяце необходимо распределять по месяцам, за которые они начислены, то после такого распределения необходимо определить, не превышает ли месячный доход работника в каком-либо из месяцев, на которые приходится переходной отпуск, максимальную величину базы начисления ЕСВ (в январе – ноябре 2021 года составляет 90 000 грн. (6000 грн. х 15)). Если в результате такого распределения отпускных в одном из месяцев сумма месячного дохода работника превысит указанную максимальную величину, то ЕСВ необходимо уплатить только с этой максимальной величины. Если после такого распределения сумма месячного дохода будет меньше минимальной заработной платы (далее — МЗП), то ЕСВ за работника уплачивается работодателем с МЗП.

Напомним, что в случае, если по основному месту работы база начисления ЕСВ в месяце (в том числе в котором работнику предоставлялся отпуск) не превышает размер МЗП, установленной на этот месяц, то сумма ЕСВ за такой месяц рассчитывается как произведение размера МЗП, установленной законом на месяц, за который получен доход (прибыль), и ставки ЕСВ (ч. 5 ст. 8 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VІ (далее — Закон № 2464), пп. 6 п. 2 р. IІІ Инструкции № 449). По месту работы по совместительству ЕСВ начисляется на фактически начисленный доход независимо от его размера.

Учитывая вышеизложенное, если по основному месту работы работник часть месяца работал, а часть месяца находился в отпуске (оплачиваемом или неоплачиваемом), или же работник весь месяц находился в оплачиваемом отпуске, при этом база начисления ЕСВ в таком месяце оказалась меньше МЗП, то ЕСВ за указанный месяц необходимо уплатить с МЗП (в сумме 1320 грн. (6000 грн. х 22%) в 2021 году).

В этом случае в форме Д1 по работнику, кроме заработной платы и отпускных или кроме отпускных, необходимо в отдельной строке с кодом типа начислений 13 (указывается в реквизите 09) отразить дополнительную базу начисления ЕСВ — сумму разности между размером МЗП и фактически начисленным доходом (указывается в реквизите 18).

Если работник на момент увольнения использовал дни ежегодного отпуска, которые он еще не заработал в текущем рабочем году, и из его заработной платы при увольнении отчисляется излишне выплаченная сумма отпускных за такие незаработанные дни отпуска, при этом в результате сторнирования такой излишне выплаченной суммы отпускных в месяце использования указанных дней отпуска фактически начисленный доход (база начисления ЕСВ) за этот месяц оказывается меньше МЗП, то разность между МЗП и фактически начисленным доходом в таком (предыдущем) месяце отражается в реквизите 18 формы Д1 за текущий месяц (месяц увольнения) с указанием в реквизите 09 кода типа начислений 14 (п. 1 р. IV Порядка № 4). При этом сторнированная сумма отпускных отражается в соответствующем месяце со знаком «минус» (п. 1 р. IV Порядка № 4). Такая сторнированная сумма отпускных отражается с кодом типа начислений 10, т. е. с тем же кодом типа начислений, который указывался по таким отпускным в месяце их начисления.

Рассмотрим применение кода типа начислений 14 на конкретном примере.

ПРИМЕР 2

Отражение в Налоговом расчете отчисления излишне выплаченных отпускных
при увольнении работника с применением кода типа начислений 14

Работник, оклад которого в 2020 году составлял 5200 грн., а с 1 января 2021 года составляет 6000 грн., увольняется 26 марта 2021 года. Заработная плата работника за март — 5181,82 грн. (6000 грн. : 22 р. д. х 19 отраб. д.).

На момент увольнения работник полностью использовал ежегодный основной отпуск за текущий рабочий год, который отработан им не полностью, поэтому из его заработной платы в месяце увольнения за использованные, но незаработанные в текущем рабочем году 14 к. д. ежегодного основного отпуска, отчисляются излишне выплаченные отпускные в сумме 2310 грн. (14 к. д. отпуска х 165 грн.), на которые был начислен ЕСВ в сумме 508,20 грн. (2310 грн. х 22%). Эти незаработанные 14 к. д. ежегодного основного отпуска были использованы работником в составе ежегодного основного отпуска, предоставленного в период с 18 мая по 11 июня 2020 года продолжительностью 24 к. д.

Незаработанные 14 к. д. ежегодного основного отпуска были использованы работником в период с 28 мая по 11 июня 2020 года, в том числе на период отпуска с 28 по 31 мая пришлись незаработанные 4 к. д. отпуска, за которые работнику были начислены и выплачены отпускные в сумме 660 грн. (4 к. д. отпуска х 165 грн.) с начислением на них ЕСВ в сумме 145,20 грн. (660 грн. х 22%), а на период отпуска с 1 по 11 июня 2020 года пришлись незаработанные 10 к. д. отпуска (7 июня — Троица в продолжительность ежегодного отпуска не включается), за которые были начислены и выплачены отпускные в сумме 1650 грн. (10 к. д. отпуска х 165 грн.) с начислением на них ЕСВ в сумме 363 грн. (1650 грн. х 22%).

В мае 2020 года работник в период с 1 по 17 мая отработал 9 рабочих дней, а с 18 мая ему был предоставлен ежегодный основной отпуск, поэтому суммарный доход работника (база начисления ЕСВ), включающий заработную плату и отпускные, приходящиеся за май, составил:

5200 грн. : 19 р. д. х 9 отраб. д. (зарплата) + 14 к. д. отпуска х 165 грн. (отпускные) = 2463,16 + 2310 = 4773,16 грн.

В июне 2020 года суммарный доход работника (база начисления ЕСВ), включающий заработную плату за отработанные 12 рабочих дней в период с 12 по 30 июня и отпускные, приходящиеся за июнь, составил:

5200 грн. : 20 р. д. х 12 отраб. д. (зарплата) + 10 к. д. отпуска х 165 грн. (отпускные) = 3120 + 1650 = 4770 грн.

Поскольку в мае и июне 2020 года месячный доход работника (база начисления ЕСВ) превысил МЗП (4773,16 грн. > 4723 грн. и 4770 грн. > 4723 грн.), ЕСВ за такие месяцы был уплачен с фактически начисленного дохода.

Определим месячный доход работника (базу начисления ЕСВ) в мае и июне 2020 года после сторнирования отпускных, излишне выплаченных за указанные месяцы.

Месячный доход работника (база начисления ЕСВ) в мае 2020 года после сторнирования излишне выплаченных отпускных, приходящихся на 4 к. д. отпуска с 28 по 31 мая:

4773,16 грн. – 4 к. д. отпуска х 165 грн. = 4773,16 – 660 = 4113,16 грн.

Месячный доход работника (база начисления ЕСВ) в июне 2020 года после сторнирования излишне выплаченных отпускных, приходящихся на 10 к. д. отпуска с 1 по 11 июня:

4770 грн. – 10 к. д. отпуска х 165 грн. = 4770 – 1650 = 3120 грн.

Расчеты показали, что после сторнирования отпускных, излишне выплаченных за май и июнь 2020 года, месячный доход работника (база начисления ЕСВ) в указанных месяцах оказался меньше МЗП (4113,16 грн. < 4723 грн. и 3120 грн. < 4723 грн.), поэтому ЕСВ должен быть начислен на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в этих месяцах.

Сумма ЕСВ, подлежащая начислению на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в мае 2020 года:

(4723 грн. – 4113,16 грн.) х 22% = 609,84 грн. х 22% = 134,16 грн.

Сумма ЕСВ, подлежащая начислению на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в июне 2020 года:

(4723 грн. – 3120 грн.) х 22% = 1603 грн. х 22% = 352,66 грн.

Учитывая вышеизложенное, в форме Д1 за март Налогового расчета за І квартал 2021 года работник отражается в пяти строках:

• в первой строке отражается начисленная заработная плата за март 2021 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування»— 03.2021, в реквизите 14 — 26 (количество к. д. пребывания в трудовых отношениях в марте — месяце увольнения), в реквизитах 16 и 17 — 5181,82 (сумма заработной платы за март), в реквизите 20 — 1140,00 (5181,82 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• во второй строке отражаются сторнированные отпускные, приходящиеся на май 2020 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквизите 10 — 2020, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 18, 19 — прочерки, в реквизитах 16 и 17 — –660,00 (сумма сторнированных отпускных со знаком «минус», приходящихся на май 2020 года), в реквизите 20 — –145,20 (660 грн. х 22% — сумма сторнированного ЕСВ со знаком «минус», начисленного на сторнированные отпускные, приходящиеся на май 2020 года);
• в третьей строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в мае 2020 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 14, в реквизите 10 — 2020, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 609,84 (4723 – 4113,16 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в мае 2020 года), в реквизите 20 — 134,16 (609,84 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в мае 2020 года);
• в четвертой строке отражаются сторнированные отпускные, приходящиеся на июнь 2020 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 10; в реквизите 10 — 2020, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 18, 19 — прочерки, в реквизитах 16 и17 — –1650,00 (сумма сторнированных отпускных со знаком «минус», приходящихся на июнь 2020 года), в реквизите 20 — –363,00 (1650 грн. х 22% — сумма сторнированного ЕСВ со знаком «минус», начисленного на сторнированные отпускные, приходящиеся на июнь 2020 года);
• в пятой строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в июне 2020 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 14, в реквизите 10 — 2020, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 1603,00 (4723 – 3120 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в июне 2020 года), в реквизите 20 — 352,66 (1603 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в июне 2020 года).

В таблице Расчета за І квартал 2021 года сумма сторнированных (излишне выплаченных) отпускных в размере 2310 грн., отчисляемая из заработной платы работника за март (месяц увольнения), уменьшает общую сумму начисленной заработной платы за март. В результате в графе 3 (март) раздела І таблицы Расчета касательно работника отражается сумма 2871,82 грн. (5181,82 – 2310) в строке 1.1 (с переносом в строку 1) и в строке 2.1 (с переносом в строку 2), а в строке 2.5 «додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» (с переносом в строку 2) отражаются образовавшиеся по работнику две разности между МЗП и фактически начисленным доходом в мае и июне 2020 года в общей сумме 2212,84 грн. (609,84 + 1603).

Сумма сторнированного ЕСВ, начисленного на сторнированные отпускные, приходящиеся на май и июнь 2020 года, в размере 508,20 грн. (145,20 + 363 или 2310 грн. х 22%) уменьшает общую сумму ЕСВ, начисленного на заработную плату за март 2021 года. В результате в графе 3 (март) раздела І таблицы Расчета касательно работника отражается ЕСВ в сумме 631,80 грн. (1140 – 508,20 или 2871,82 грн. х 22%) в строке 3.1 (с переносом в строку 3), а в строке 3.5 (с переносом в строку 3) отражается ЕСВ в сумме 486,82 грн. (134,16 + 352,66 или 2212,84 грн. х 22%), начисленный на две разности между МЗП и фактически начисленным доходом в мае и июне 2020 года.

В форме 4ДФ за март в разделе І сумма сторнированных (излишне выплаченных) отпускных уменьшает сумму начисленной заработной платы за март, в результате в строке по работнику с признаком дохода «101» в графах 3а и 3 отражается начисленная и выплаченная заработная плата за март в сумме 2871,82 грн. (5181,82 – 2310), в графах 4а и 4 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 516,93 грн. (2871,82 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет ВС в сумме 43,08 грн. (2871,82 грн. х 1,5%).

_________________________________________________________________________

Если в Налоговом расчете за предыдущие периоды будет допущена ошибка по отражению сумм отпускных (например, «переходные» отпускные не будут распределены по месяцам, за которые начислены, или вместо отпускных будет отражена заработная плата), то она исправляется в Налоговом расчете за текущий квартал — в котором ошибка выявлена (п. 1 р. IV Порядка № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Инструкции № 449).

Отражение «больничных» в Налоговом расчете

В Налоговом расчете «больничные» всей суммой отражаются в квартале их начисления.

Для «больничных» в разделе І таблицы Расчета предусмотрены специальные строки в зависимости от источника их финансирования:

— «больничные», выплачиваемые за счет работодателя, отражаются в строке 1.3 «сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів платника податків» (с переносом в строку 1);

— «больничные», выплачиваемые за счет Фонда, отражаются в строке 1.4 «сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів фонду соціального страхування» (с переносом в строку 1);

— «больничные», на которые начисляется ЕСВ, отражаются в разрезе работодателей и категорий работников в строках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (с переносом в строку 2).

ЕСВ, который начисляется на «больничные» в разрезе работодателей и категорий работников по ставкам 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, отражается в строках соответственно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (с переносом в строку 3).

В форме Д5 дни временной нетрудоспособности не отражаются.

В форме Д1 «больничные» отражаются в отдельных строках от прочих доходов в разрезе их получателей с указанием в реквизите 08 «Код категорії ЗО» соответствующего кода категории застрахованного лица: 29 (общий случай), 36 (работающие лица с инвалидностью; далее — инвалиды), 37 (все работники всеукраинских общественных организаций инвалидов) и 39 (работающие инвалиды общественных организаций инвалидов).

Количество календарных дней временной нетрудоспособности застрахованного лица в соответствующем месяце отражается в реквизите 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» формы Д1.

В реквизите 16 формы Д1 отражается общая сумма начисленных застрахованному лицу «больничных», приходящихся на определенный месяц, а в реквизите 17 — сумма «больничных», на которую начисляется ЕСВ. В реквизите 20 указывается сумма ЕСВ, начисленного на «больничные».

Согласно пункту 1 раздела IV Порядка № 4 по одному застрахованному лицу допускается несколько записей в форме Д1, если в течение одного отчетного периода застрахованному лицу были начислены выплаты за текущий и прошедшие периоды (в частности, начислены «больничные» за текущий и прошедшие месяцы).

В форме Д1 суммы выплат, начисленные за дни временной нетрудоспособности, отражаются в отдельных строках с соответствующими кодами категорий застрахованного лица в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на такой месяц.

Это согласуется с подпунктом 2 пункта 2 раздела IV Инструкции № 449, согласно которому применение максимальной величины базы начисления ЕСВ при начислении ЕСВ на суммы пособия по временной нетрудоспособности, период которого больше одного месяца, осуществляется отдельно за каждый месяц.

Таким образом, если предприятие начисляет работнику «больничные», приходящиеся на 2 и более смежных месяца (далее — переходные «больничные»), то в целях правильного определения размера месячного дохода и суммы подлежащего начислению на него ЕСВ такие переходные «больничные» необходимо отнести к соответствующим месяцам, на которые приходится период (календарные дни) временной нетрудоспособности.

Например, если в марте 2021 года работнику на основании представленного листка нетрудоспособности (далее — ЛН) начислили переходные «больничные» за 15 календарных дней болезни с 24 февраля по 10 марта 2021 года, то вся сумма «больничных» отражается в форме Д1 за март, но в ней суммы «больничных» отражаются в двух (отдельных) строках в разрезе месяцев, за которые они начислены:

— в первой строке отражаются «больничные», приходящиеся на февраль (начисленные за 5 к. д. болезни с 24 по 28 февраля), с указанием в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2021 (февраль — месяц, на который приходятся дни болезни, за которые начислены «больничные»);

— во второй строке отражаются «больничные», приходящиеся на март (начисленные за 10 к. д. болезни с 1 по 10 марта), с указанием в реквизите 10 — 03.2021 (март — месяц, на который приходятся дни болезни, за которые начислены «больничные»).

Поскольку форма Д1 подается за каждый месяц отдельно, а таблица Расчета имеет 3 графы для отражения доходов застрахованных лиц по месяцам квартала, то для «больничных» применяется следующий принцип: в форме Д1 за определенный месяц и в соответствующей графе таблицы Расчета «больничные» отражаются в зависимости от того, в каком месяце квартала они начислены. Если в каком-либо месяце отчетного квартала работнику начислены переходные «больничные», то вся сумма таких «больничных» отражается в форме Д1 и графе таблицы Расчета за этот месяц (месяц начисления «больничных»). Но в форме Д1 за указанный месяц переходные «больничные» отражаются в отдельных строках в разрезе месяцев, за которые они начислены.

Если у работника болезнь пришлась на один месяц, например он болел с 8 по 26 февраля 2021 года, а «больничные» начисляются и выплачиваются ему в следующем месяце — марте 2021 года, то вся сумма «больничных» должна быть отражена в форме Д1 за март в отдельной строке с указанием в реквизите 10 — 02.2021 (февраль — месяц, на который приходятся дни болезни, за которые начислены «больничные»). В разделе І таблицы Расчета «больничные» отражаются в составе доходов марта — в графе 3. Начисленный на такие «больничные» ЕСВ отражается в составе ЕСВ, начисленного на доходы марта, в графе 3.

Если работник болел в последнем (третьем) месяце квартала (например, с 15 по 31 марта — в последнем месяце І квартала), а «больничные» начисляются и выплачиваются ему в первом месяце следующего квартала (в апреле — первом месяце ІІ квартала), то вся сумма «больничных» отражается в Налоговом расчете за квартал, в котором начислены «больничные» (в Налоговом расчете за ІІ квартал), но в форме Д1 за первый месяц такого квартала (в форме Д1 за апрель) «больничные» отражаются в отдельной строке с указанием в реквизите 10 месяца, за который они начислены (март).

Если болезнь полностью приходится на один месяц, и в этом же месяце начислены «больничные» за период такой болезни, то вся сумма «больничных» отражается в форме Д1 за этот месяц в одной строке, а в разделе І таблицы Расчета «больничные» и начисленный на них ЕСВ отражаются в графе, соответствующей такому месяцу.

Если работнику начислены переходные «больничные» за болезнь, которая приходится на 2 месяца, то вся сумма переходных «больничных» отражается в форме Д1 за месяц, в котором начислены «больничные» (на который приходится конец болезни) в двух строках по работнику (сумма переходных «больничных» по каждому месяцу отдельно), а в разделе І таблицы Расчета вся сумма переходных «больничных» отражается в составе дохода месяца, в котором начислены «больничные».

Например, если у работника болезнь продолжалась 15 календарных дней с 24 февраля по 10 марта 2021 года (см. пример выше), и ему в марте исходя из среднедневной заработной платы — 350 грн. за период болезни начислены «больничные» в сумме 5250 грн. (350 грн. х 15 к. д.), при этом сумма «больничных», приходящихся на февраль (начисленных за 5 к. д. болезни с 24 по 28 февраля), составила 1750 грн. (350 грн. х 5 к. д.), а сумма «больничных», приходящихся на март (начисленных за 10 к. д. болезни с 1 по 10 марта), составила 3500 грн. (350 грн. х 10 к. д.), то указанные «больничные» отражаются в форме Д1 за март, в которой по работнику заполняется две строки: в первой строке отражаются «больничные», приходящиеся на февраль, в сумме 1750 грн.; во второй строке отражаются «больничные», приходящиеся на март, в сумме 3500 грн. В графе 3 (март) таблицы Расчета за І квартал 2021 года вся сумма «больничных» — 5250 грн. (350 грн. х 15 к. д.) отражается в строке 2.1 (с переносом в строку 2), а также в зависимости от источников финансирования: в сумме 1750 грн. (350 грн. х 5 к. д.) — в строке 1.3 («больничные» за счет работодателя), в сумме 3500 грн. (350 грн. х 10 к. д.) — в строке 1.4 («больничные» за счет Фонда) с переносом в строку 1.

Таким образом, если сумма «больничных» была начислена в первом месяце квартала (независимо от того, на какие месяцы приходится болезнь, за дни которой начислены «больничные»), то она отражается в форме Д1 за первый месяц квартала и в графе 1 таблицы Расчета за этот квартал. Если сумма «больничных» была начислена во втором месяце квартала, то она отражается в форме Д1 за второй месяц квартала и в графе 2 таблицы Расчета за этот квартал. Если сумма «больничных» была начислена в третьем месяце квартала, то она отражается в форме Д1 за третий месяц квартала и в графе 3 таблицы Расчета за этот квартал.

В форме 4ДФ «больничные» отражаются не в отдельных строках, а в составе заработной платы с признаком дохода «101». При этом переходные «больничные» всей суммой отражаются в форме 4ДФ за месяц, в котором они начислены (выплачены).

Например, если работнику в марте 2021 года начислили (выплатили) переходные «больничные» за 15 календарных дней болезни с 24 февраля по 10 марта 2021 года (см. пример выше), то вся сумма «больничных», начисленных (выплаченных) за 15 к. д. болезни (как приходящихся на февраль — начисленных за 5 к. д. болезни с 24 по 28 февраля, так и приходящихся на март — начисленных за 10 к. д. болезни с 1 по 10 марта), отражается в форме 4ДФ за март в одной строке с заработной платой за март, при этом в форме 4ДФ за февраль «больничные», приходящиеся на этот месяц, не отражаются.

Что касается временной нетрудоспособности, переходящей с одного на другой квартал, то переходные «больничные», начисленные за период такой временной нетрудоспособности, отражаются всей суммой в Налоговом расчете за квартал, в котором они начислены, но в форме Д1 суммы переходных «больничных» отражаются в разрезе месяцев, за которые они начислены (на которые приходится болезнь). Рассмотрим эту ситуацию на конкретном примере.

ПРИМЕР 3

Отражение в Налоговом расчете переходных «больничных»,
начисленных за период болезни, переходящей с одного на другой квартал

Работник, оклад которого в 2020 году составлял 7000 грн., а с 1 января 2021 года составляет 8000 грн., болел в период с 21 декабря 2020 года по 5 февраля 2021 года (47 к. д.). До начала болезни работник отработал в декабре 14 из 22 рабочих дней этого месяца, поэтому ему за декабрь начислена заработная плата в сумме 4454,55 грн. (7000 грн. : 22 р. д. х 14 отраб. д.), с которой при ее выплате уплачен ЕСВ в сумме 980 грн. (4454,55 грн. х 22%).

После окончания болезни работник вышел на работу и представил предприятию ЛН, на основании которого ему в феврале 2021 года были начислены «больничные» за весь период болезни (47 к. д.) в сумме 10 810 грн. (230 грн. х 47 к. д.), в том числе за 11 к. д. болезни, приходящихся на декабрь, в сумме 2530 грн. (230 грн. х 11 к. д.), за 31 к. д. болезни, приходящийся на январь, в сумме 7130 грн. (230 грн. х 31 к. д.) и за 5 к. д. болезни, приходящихся на февраль, в сумме 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.).

Со всей суммы «больничных» в феврале уплачен ЕСВ в сумме 2378,20 грн. (10 810 грн. х 22%), в том числе с «больничных», приходящихся на декабрь, — в сумме 556,60 грн. (2530 грн. х 22%), с «больничных», приходящихся на январь, — в сумме 1568,60 грн. (7130 грн. х 22%), с «больничных», приходящихся на февраль, — в сумме 253 грн. (1150 грн. х 22%).

За отработанные в феврале после болезни 15 из 20 рабочих дней этого месяца работнику начислена заработная плата за февраль в сумме 6000 грн. (8000 грн. : 20 р. д. х 15 отраб. д.), с которой при ее выплате уплачен ЕСВ в сумме 1320 грн. (6000 грн. х 22%).

В таблицах 1 и 6 Отчета о ЕСВ за декабрь 2020 года по работнику была отражена только начисленная заработная плата за декабрь в сумме 4454,55 грн. и начисленный на нее ЕСВ в сумме 980 грн.

Поскольку окончание болезни и начисление «больничных» пришлись на февраль, являющийся месяцем І квартала 2021 года, то вся сумма начисленных и выплаченных работнику «больничных» за весь период болезни отражается в Налоговом расчете за І квартал 2021 года.

В форме Д1 за январь работник не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В форме Д1 за февраль работник отражается в четырех строках:

• в первой строке отражается начисленная заработная плата за февраль 2021 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2021, в реквизите 14 — 28 (количество к. д. трудовых отношений в феврале), в реквизитах 16 и 17 — 6000,00 (сумма заработной платы), в реквизите 20 — 1320,00 (6000 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• во второй строке отражаются «больничные», приходящиеся на февраль, т. е. начисленные за 5 к. д. болезни с 1 по 5 февраля 2021 года в сумме 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 02.2021, в реквизите 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 5, в реквизите 14 — прочерк, в реквизитах 16 и 17 — 1150,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 253,00 (1150 грн. х 22% — сумма ЕСВ).
• в третьей строке отражаются «больничные», приходящиеся на январь, т. е. начисленные за 31 к. д. болезни с 1 по 31 января 2021 года в сумме 7130 грн. (230 грн. х 31 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 01.2021, в реквизите 12 — 31 (количество к. д. болезни), в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений в январе), в реквизитах 16 и 17 — 7130,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 1568,60 (7130 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в четвертой строке отражаются «больничные», приходящиеся на декабрь, т. е. начисленные за 11 к. д. болезни с 21 по 31 декабря 2020 года в сумме 2530 грн. (230 грн. х 11 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 12.2020, в реквизите 12 — 11 (количество к. д. болезни), в реквизите 14 — прочерк, в реквизитах 16 и 17 — 2530,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 556,60 (2530 грн. х 22% — сумма ЕСВ).

В таблице Расчета за І квартал 2021 года в графе 1 (январь) раздела І по работнику информация не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В таблице Расчета за І квартал 2021 года в графе 2 (февраль) раздела І отражаются:

— в строке 1.1 (с переносом в строку 1) — заработная плата за февраль в сумме 6000 грн.;

— в строке 1.3 (с переносом в строку 1) — «больничные», выплаченные за счет работодателя за первые 5 к. д. болезни с 21 по 25 декабря, в сумме 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.);

— в строке 1.4 (с переносом в строку 1) — «больничные», выплаченные за счет Фонда за 42 к. д. болезни с 26 декабря по 5 февраля, в сумме 9660 грн. (230 грн. х 42 к. д.);

— в строке 2.1 (с переносом в строку 2) — сумма заработной платы за февраль и вся сумма «больничных» за 47 к. д. болезни с 21 декабря по 5 февраля, т. е. общая сумма в размере 16 810 грн. (6000 + 10 810);

— в строке 3.1 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на сумму заработной платы за февраль и всю сумму «больничных» за 47 к. д. болезни с 21 декабря по 5 февраля, в размере 3698,20 грн. (16 810 грн. х 22%).

В форме 4ДФ за январь работник не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В форме 4ДФ за февраль в разделе І по работнику в одной строке с признаком дохода «101» в графах 3а и 3 отражаются начисленная (выплаченная) заработная плата за февраль и вся сумма «больничных», начисленных (выплаченных) в феврале за 47 к. д. болезни с 21 декабря по 5 февраля, в общей сумме 16 810 грн. (6000 + 10 810), в графах 4а и 4 — начисленный на них и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 3025,80 грн. (16 810 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на них и перечисленный в бюджет ВС в сумме 252,15 грн. (16 810 грн. х 1,5%).

_________________________________________________________________________

Обращаем внимание, что после распределения по месяцам переходных «больничных» необходимо определить, не превышает ли месячный доход работника в каком-либо из месяцев, на которые приходится болезнь, максимальную величину базы начисления ЕСВ. Если в каком-либо месяце сумма месячного дохода работника превысит указанную максимальную величину, то ЕСВ необходимо уплатить только с этой максимальной величины. Если после распределения переходных «больничных» по месяцам сумма месячного дохода будет меньше МЗП, то ЕСВ за работника по основному месту работы уплачивается работодателем с МЗП (ч. 5 ст. 8 Закона № 2464, пп. 6 п. 2 р. IІІ Инструкции № 449).

Например, если по основному месту работы работник часть месяца работал, а затем заболел, и болезнь закончилась в следующем месяце (или же работник весь месяц болел), при этом база начисления ЕСВ в месяце начала болезни (в полном месяце болезни) оказалась меньше МЗП, то ЕСВ за такой месяц необходимо уплатить с МЗП. Но, учитывая, что по состоянию на конец месяца, в котором началась болезнь, еще не известен общий месячный доход работника (он станет известен только после предоставления работником предприятию листка нетрудоспособности (далее — ЛН) и начисления «больничных» за весь период болезни), начислять ЕСВ в месяце начала болезни необходимо на фактически начисленный доход (заработную плату) в этом месяце, в том числе если он меньше МЗП. И только после начисления «больничных» и их распределения по месяцам, когда станет известен окончательный месячный доход работника, необходимо начислить ЕСВ на дополнительную базу начисления ЕСВ — разность между размером МЗП и фактически начисленным доходом (далее — разность) при ее наличии. Такое начисление ЕСВ нельзя расценивать как несвоевременное начисление ЕСВ на дополнительную базу начисления ЕСВ (на разность).⁷

В этом случае в форме Д1 за месяц, в котором начислены переходные «больничные», по работнику, кроме отражения «больничных», приходящихся на месяц начала болезни, необходимо за такой месяц в отдельной строке отразить сумму разности между размером МЗП и фактически начисленным доходом (разность указывается в реквизите 18) с кодом типа начислений 13 (указывается в реквизите 09).

Согласно пункту 1 раздела IV Порядка № 4 код типа начислений 13 применяется для сумм разности между размером МЗП и фактически начисленной заработной платой в месяцах отчетного квартала за предыдущий отчетный период только в следующих случаях:

— при начислении «больничных» за предыдущие месяцы;

— при начислении «декретных» за предыдущие месяцы.

В случае начисления переходных «больничных» за предыдущие периоды (месяцы) при наличии дополнительной базы начисления ЕСВ (разности) код типа начислений 2 не применяется.

Рассмотрим на конкретном примере порядок отражения в Налоговом расчете переходных «больничных», если после их распределения по месяцам ЕСВ уплачивается с МЗП.

ПРИМЕР 4

Отражение в Налоговом расчете переходных «больничных»,
если после их распределения по месяцам ЕСВ уплачивается с минимальной заработной платы

Работник, оклад которого 6000 грн., болел в период с 25 января по 12 марта 2021 года (47 к. д.). До начала болезни работник отработал в январе 14 из  19 рабочих дней этого месяца, поэтому за январь ему начислена заработная плата в сумме 4421,05 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 14 отраб. д.), с которой при ее выплате уплачен ЕСВ в сумме 972,63 грн. (4421,05 грн. х 22%).

После окончания болезни работник представил предприятию ЛН, на основании которого ему в марте были начислены «больничные» за весь период болезни (47 к. д.) в сумме 8930 грн. (190 грн. х 47 к. д.), в том числе за 7 к. д. болезни, приходящихся на январь, в сумме 1330 грн. (190 грн. х 7 к. д.), за 28 к. д. болезни, приходящихся на февраль, в сумме 5320 грн. (190 грн. х 28 к. д.), и за 12 к. д. болезни, приходящихся на март, в сумме 2280 грн. (190 грн. х 12 к. д.).

Со всей суммы «больничных» в марте уплачен ЕСВ в сумме 1964,60 грн. (8930 грн. х 22%), в том числе с «больничных», приходящихся на январь, — в сумме 292,60 грн. (1330 грн. х 22%), с «больничных», приходящихся на февраль, — в сумме 1170,40 грн. (5320 грн. х 22%), с «больничных», приходящихся на март, — в сумме 501,60 грн. (2280 грн. х 22%).

За отработанные в марте после болезни 13 из 22 рабочих дней этого месяца работнику начислена заработная плата за март в сумме 3545,45 грн. (6000 грн. : 22 р. д. х 13 отраб. д.), с которой при ее выплате уплачен ЕСВ в сумме 780 грн. (3545,45 грн. х 22%).

Поскольку из-за начавшейся в январе и продолжавшейся в феврале – марте болезни работника его общий месячный доход за январь не был известен по состоянию на конец этого месяца, ЕСВ на разность между размером МЗП и фактически начисленной заработной платой в январе не начислялся, что не является нарушением.

После начисления «больничных» в марте за весь период болезни и их распределения по месяцам окончательный месячный доход работника в месяцах, на которые приходится болезнь, составил:

— в январе: 4421,05 грн. (зарплата) + 1330 грн. («больничные») = 5751,05 грн.;

— в феврале (только «больничные») — 5320 грн.;

— в марте: 3545,45 грн. (зарплата) + 2280 грн. («больничные») = 5825,45 грн.

Расчеты показали, что после распределения «больничных» по месяцам окончательный месячный доход работника (база начисления ЕСВ) в январе, феврале и марте 2021 года оказался меньше МЗП (6000 грн.), поэтому ЕСВ должен быть начислен на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в этих месяцах.

Сумма ЕСВ, подлежащая начислению на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе:

(6000 грн. – 5751,05 грн.) х 22% = 248,95 грн. х 22% = 54,77 грн.

Сумма ЕСВ, подлежащая начислению на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в феврале:

(6000 грн. – 5320 грн.) х 22% = 680 грн. х 22% = 149,60 грн.

Сумма ЕСВ, подлежащая начислению на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в марте:

(6000 грн. – 5825,45 грн.) х 22% = 174,55 грн. х 22% = 38,40 грн.

В форме Д1 за январь Налогового расчета за І квартал 2021 года работник отражается в одной строке, где указывается заработная плата, начисленная за январь, в частности: в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2021, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизитах 16 и 17 — 4421,05 (сумма заработной платы), в реквизите 20 — 972,63 (4421,05 грн. х 22% — сумма ЕСВ).

В форме Д1 за февраль работник не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В форме Д1 за март работник отражается в семи строках:

• в первой строке указывается заработная плата, начисленная за март, при этом отражаются, в частности: в реквизите 10 — 03.2021, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизитах 16 и 17— 3545,45 (сумма заработной платы), в реквизите 20 — 780,00 (3545,45 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• во второй строке отражаются «больничные», приходящиеся на март, т. е. начисленные за 12к. д. болезни с 1 по 12 марта в сумме 2280 грн. (190 грн. х 12 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 12, в реквизите 14 — прочерк, в реквизитах 16 и 17 — 2280,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 501,60 (2280 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в третьей строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в марте, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 03.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 174,55 (6000 – 5825,45 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в марте), в реквизите 20 — 38,40 (174,55 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность);
• в четвертой строке отражаются «больничные», приходящиеся на февраль, т. е. начисленные за 28к. д. болезни с 1 по 28 февраля в сумме 5320 грн. (190 грн. х 28 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 12 — 28 (количество к. д. болезни), в реквизите 14 — 28 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизитах 16 и 17 — 5320,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 1170,40 (5320 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в пятой строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в феврале, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 02.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 680,00 (6000 – 5320 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в феврале), в реквизите 20 — 149,60 (680 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность);
• в шестой строке отражаются «больничные», приходящиеся на январь, т. е. начисленные за 7к. д. болезни с 25 по 31 января в сумме 1330 грн. (190 грн. х 7 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 12 — 7 (количество к. д. болезни), в реквизите 14 — прочерк, в реквизитах 16 и 17 — 1330,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 292,60 (1330 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в седьмой строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 01.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 248,95 (6000 – 5751,05 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе), в реквизите 20 — 54,77 (248,95 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность).

В таблице Расчета за І квартал 2021 года в графе 1 (январь) раздела І отражаются:

— в строке 1.1 (с переносом в строку 1) — заработная плата за январь в сумме 4421,05 грн.;

— в строке 2.1 (с переносом в строку 2) — заработная плата за январь в сумме 4421,05 грн.;

— в строке 3.1 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на заработную плату за январь, в сумме — 972,63 (4421,05 грн. х 22%).

В таблице Расчета в графе 2 (февраль) раздела І по работнику информация не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В таблице Расчета в графе 3 (март) раздела І отражаются:

— в строке 1.1 (с переносом в строку 1) — заработная плата за март в сумме 3545,45 грн.;

— в строке 1.3 (с переносом в строку 1) — «больничные», выплаченные за счет работодателя за первые 5 к. д. болезни с 25 по 29 января, в сумме 950 грн. (190 грн. х 5 к. д.);

— в строке 1.4 (с переносом в строку 1) — «больничные», выплаченные за счет Фонда за 42 к. д. болезни с 30 января по 12 марта, в сумме 7980 грн. (190 грн. х 42 к. д.);

— в строке 2.1 (с переносом в строку 2) — сумма заработной платы за март и вся сумма «больничных» за 47 к. д. болезни с 25 января по 12 марта, т. е. общая сумма в размере 12 475,45 грн. (3545,45 + 8930);

— в строке 2.5 (с переносом в строку 2) — общая сумма трех дополнительных баз начисления ЕСВ в марте, феврале и январе (сумма трех разностей из реквизита 18 формы Д1 за март) в размере 1103,50 грн. (174,55 + 680 + 248,95);

— в строке 3.1 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на сумму заработной платы за март и всю сумму «больничных» за 47 к. д. болезни с 25 января по 12 марта, в размере 2744,60 грн. (12 475,45 грн. х 22%);

— в строке 3.5 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на общую сумму трех дополнительных баз начисления ЕСВ (трех разностей) в марте, феврале и январе, в размере 242,77 грн. (1103,50 грн. х 22%).

В форме 4ДФ за январь в разделе І по работнику заполняется одна строка с признаком дохода «101», в которой в графах 3а и 3 отражается начисленная и выплаченная заработная плата за январь в сумме 4421,05 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 14 отраб. д.), в графах 4а и 4 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 795,79 грн. (4421,05 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет ВС в сумме 66,32 грн. (4421,05 грн. х 1,5%).

В форме 4ДФ за февраль работник не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В форме 4ДФ за март в разделе І по работнику в одной строке с признаком дохода «101» в графах 3а и 3 отражаются начисленная (выплаченная) заработная плата за март и вся сумма «больничных», начисленных (выплаченных) в марте за 47 к. д. болезни с 25 января по 12 марта, в общей сумме 12 475,45 грн. (3545,45 + 8930), в графах 4а и 4 — начисленный на них и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 2245,58 грн. (12 475,45 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на них и перечисленный в бюджет ВС в сумме 187,13 грн. (12 475,45 грн. х 1,5%).

_________________________________________________________________________

Если в Налоговом расчете за предыдущие периоды будет допущена ошибка по отражению сумм «больничных» (например, переходные «больничные» не будут распределены по месяцам, за которые начислены, или вместо «больничных» будет начислена заработная плата), то она исправляется в Налоговом расчете за текущий квартал — в котором ошибка выявлена (п. 1 р. IV Порядка № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Инструкции № 449).

Отражение «декретных» в Налоговом расчете

Согласно статье 25 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV (далее — Закон № 1105) «декретные» предоставляются застрахованному лицу в форме материального обеспечения, которое компенсирует потерю заработной платы (дохода) за период «декретного» отпуска. «Декретные» выплачиваются застрахованному лицу за весь период «декретного» отпуска, продолжительность которого составляет 70 календарных дней до родов и 56 (в случае осложненных родов или рождения двоих или более детей — 70) календарных дней после родов. Женщинам, отнесенным к 1 – 3 категориям лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, «декретные» выплачиваются за 180 календарных дней указанного отпуска (90 — до родов и 90 — после родов). Размер «декретных» исчисляется суммарно и предоставляется застрахованному лицу в полном объеме независимо от количества дней отпуска, фактически использованных до родов.⁸

В соответствии с подпунктом 2 пункта 2 раздела IV Инструкции № 449 начисление ЕСВ за лиц, находящихся в «декретном» отпуске и получающих «декретные», осуществляется за каждый месяц отдельно следующим образом:

— определяется среднедневной размер «декретных» путем деления начисленной их суммы на количество дней, за которые они начислены;

— определяется сумма «декретных», приходящихся на каждый месяц отдельно, путем умножения среднедневного размера таких «декретных» на количество календарных дней каждого месяца, за которые они начислены;

— определяется сумма ЕСВ для работодателя путем умножения рассчитанной суммы «декретных» за каждый месяц отдельно на размер ЕСВ, установленный Законом № 2464 для указанной категории плательщиков (22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%).

Уплата ЕСВ за лиц, находящихся в «декретном» отпуске и получающих «декретные», осуществляется со всей суммы начисленных «декретных» в месяце, в котором были осуществлены начисления.

В Налоговом расчете «декретные» всей суммой отражаются в квартале их начисления.

В разделе І таблицы Расчета, заполняемом работодателями, вся сумма «декретных» отражается в месяце их начисления (в соответствующей графе). Общая сумма «декретных» отражается в строке 1.5 «сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами» (с переносом в строку 1), а «декретные», на которые начисляется ЕСВ, отражаются в разрезе работодателей и категорий работников в строках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (с переносом в строку 2). ЕСВ, который начисляется на «декретные» в разрезе работодателей и категорий работников по ставкам 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, отражается в строках соответственно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (с переносом в строку 3).

В разделе ІІ таблицы Расчета, заполняемом воинскими частями, «декретные», выплачиваемые лицам из числа военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава, отражаются в месяце их начисления (в соответствующей графе). Общая сумма «декретных» отражается в строке 3, а «декретные», на которые начисляется ЕСВ, отражаются в строке 4.1 (с переносом в строку 4). ЕСВ, который начисляется на «декретные» указанным лицам по ставке 22%, отражается в строке 5.1 (с переносом в строку 5).

В форме Д5, как отмечалось выше, по работнику в месяцах начала и окончания «декретного» отпуска в реквизите 10 «Період … відпусток» отражаются даты начала и окончания такого отпуска с указанием в реквизите 07 для работниц категории лица 5, а для лиц из числа военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава — с указанием категории лица 7.

В форме Д1 «декретные» отражаются в отдельных строках от прочих доходов в разрезе их получателей с указанием в реквизите 08 «Код категорії ЗО» соответствующего кода категории застрахованного лица: 42 (общий случай), 43 (работающие инвалиды), 44 (все работники всеукраинских общественных организаций инвалидов) и 45 (работающие инвалиды общественных организаций инвалидов).

Количество календарных дней «декретного» отпуска застрахованного лица в соответствующем месяце отражается в реквизите 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» формы Д1.

Обращаем внимание, несмотря на то, что «декретный» отпуск предоставляется на основании ЛН, подтверждающего временную нетрудоспособность застрахованного лица, информация о календарных днях временной нетрудоспособности (реквизит 12) и календарных днях «декретного» отпуска (реквизит 15) не дублируется (указывается в разных реквизитах).

Если ЛН по беременности и родам выдан с одной даты, а «декретный» отпуск по желанию работницы предоставлен ей позднее этой даты (например, ЛН открыт с 15 марта, а «декретный» отпуск начался 22 марта), то период (количество календарных дней) с даты открытия ЛН до даты начала «декретного» отпуска (с 15 по 21 марта) в реквизитах 12 и 15 формы Д1 не отражается.

Поскольку «декретный» отпуск предоставляется и «декретные» выплачиваются за несколько будущих месяцев, когда еще не известно, будет ли работница пребывать в трудовых отношениях с работодателем, необходимо учитывать особенности заполнения реквизита 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» формы Д1. Как отмечалось выше, в реквизите 14 количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в течение отчетного месяца не может указываться в отчетном месяце за будущие отчетные периоды, за исключением отпуска, «декретного» отпуска (п. 1 р. IV Порядка № 4). Следовательно, если «декретные» приходятся на будущий месяц, то в строке с ними для кодов категорий застрахованного лица 42, 43, 44, 45 реквизит 14 заполняется обязательно.

В месяце, на который приходится последний календарный день «декретного» отпуска, в реквизите 14 целесообразно указывать количество дней такого отпуска, приходящихся на этот месяц (они указываются и в реквизите 15), поскольку достоверно не известно, будет ли работница состоять в трудовых отношениях с предприятием после окончания «декретного» отпуска.

В реквизите 16 формы Д1 отражается общая сумма начисленных застрахованному лицу «декретных», приходящихся на определенный месяц, а в реквизите 17 — сумма «декретных», на которую начисляется ЕСВ. В реквизите 20 указывается сумма ЕСВ, начисленного на «декретные».

Согласно пункту 1 раздела IV Порядка № 4  по одному застрахованному лицу допускается несколько записей в форме Д1, если в течение одного отчетного периода застрахованному лицу были начислены выплаты за текущий и будущие периоды (в частности, начислены «декретные» за текущий и следующие за ним месяцы).

Суммы «декретных» отражаются в отдельных строках с кодами категорий застрахованного лица в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на такой месяц.

Это согласуется с подпунктом 2 пункта 2 раздела IV Инструкции № 449,

согласно которому применение максимальной величины базы начисления ЕСВ при начислении ЕСВ на суммы «декретных» осуществляется отдельно за каждый месяц.

Таким образом, если предприятие начисляет работнице «декретные», то в целях правильного определения размера месячного дохода и суммы подлежащего начислению на него ЕСВ «декретные» необходимо отнести к соответствующим месяцам, на которые приходится «декретный» отпуск. То есть «декретные», которые выплачиваются разово (суммарно), но приходятся на несколько месяцев, в форме Д1 необходимо отражать в разрезе месяцев, за которые они начислены, в отдельных строках (а не всей суммой в одной строке — месяце начисления «декретных»), а также отдельно от заработной платы, «больничных» и прочих выплат.

Поскольку форма Д1 подается за каждый месяц отдельно, а таблица Расчета имеет 3 графы для отражения доходов застрахованных лиц по месяцам квартала, то для «декретных» применяется следующий принцип: в форме Д1 за определенный месяц и в соответствующей графе таблицы Расчета «декретные» отражаются в зависимости от того, в каком месяце квартала они начислены. Вся сумма «декретных» отражается в форме Д1 и графе таблицы Расчета за месяц, в котором она начислена. Но в форме Д1 за указанный месяц «декретные» отражаются в отдельных строках в разрезе месяцев, за которые они начислены (см. ниже пример 5).

Такое отражение «декретных» в форме Д1 (в разрезе месяцев) будет происходить всегда, поскольку «декретный» отпуск приходится, как минимум, на 5 календарных месяцев, а если «декретный» отпуск продолжительностью 126 к. д. начинается в конце месяца (например 29 марта), то он приходится на 6 календарных месяцев (заканчивается 1 августа).

В частности, если работнице в феврале 2021 года начислили «декретные» за 126 календарных дней «декретного» отпуска, предоставленного с 8 февраля по 13 июня 2021 года, то вся сумма «декретных» отражается в форме Д1 за февраль, при этом «декретные» отражаются в пяти строках (отдельно по каждому месяцу, за который начислены), поскольку приходятся на 5 календарных месяцев.

В форме 4ДФ «декретные» с признаком дохода «128» отражаются в отдельной строке от заработной платы и прочих доходов. При этом «декретные» всей суммой отражаются в форме 4ДФ за месяц, в котором они начислены (выплачены).

Например, если работнице в марте 2021 года начислили (выплатили) «декретные» за 126 календарных дней «декретного» отпуска, предоставленного с 14 марта по 18 июля 2021 года, то вся сумма «декретных» отражается в форме 4ДФ за март, при этом в форме 4ДФ за месяцы ІІ квартала и форме 4ДФ за июль «декретные», приходящиеся на указанные месяцы, не отражаются.

Напомним, что с «декретных» НДФЛ и ВС не удерживаются на основании подпункта 165.1.1 НКУ).

Что касается уплаты ЕСВ с «декретных», то вышерассмотренные положения Закона № 2464 и Инструкции № 449 об уплате ЕСВ в пределах максимальной величины базы начислення ЕСВ и об уплате ЕСВ с МЗП касаются и «декретных». Поэтому после распределения «декретных» по месяцам, на которые приходится «декретный» отпуск, необходимо определить, не превышает ли месячный доход работницы в каком-либо из месяцев, на которые приходится «декретный» отпуск, максимальную величину базы начисления ЕСВ. Если в результате такого распределения «декретных» в одном из месяцев сумма месячного дохода работницы превысит указанную максимальную величину, то ЕСВ необходимо уплатить только с этой максимальной величины. Если после такого распределения сумма месячного дохода будет меньше МЗП, то ЕСВ за работницу по основному месту работы уплачивается работодателем с МЗП.

Рассмотрим порядок отражения в Налоговом расчете «декретных» в указанной ситуации на конкретном примере.

ПРИМЕР 5

Отражение в Налоговом расчете «декретных», если база начисления ЕСВ
в отдельных месяцах меньше минимальной заработной платы

Работнице, оклад которой 6000 грн., на основании ЛН предоставлен «декретный» отпуск продолжительностью 126 к. д. с 18 января по 23 мая 2021 года. На основании нормы части 2 статьи 26 Закона № 1105 «декретные» начислялись работнице исходя из минимальной среднедневной заработной платы — 197,11 грн. (6000 грн. : 30,44), поэтому общая сумма «декретных» за весь период «декретного» отпуска составила 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.). На эту сумму «декретных» работодателем начислен ЕСВ в сумме 5463,89 грн. (24 835,86 грн. х 22%), который был уплачен при выплате работнице «декретных» в январе.

До предоставления «декретного» отпуска работница в январе отработала 9 из 19 рабочих дней этого месяца, поэтому ей начислена заработная плата за январь в сумме 2842,11 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 9 отраб. д.), с которой уплачен ЕСВ в сумме 625,26 грн. (2842,11 грн. х 22%).

Определим суммы «декретных» в разрезе месяцев, на которые приходится «декретный» отпуск, и суммы начисленного на них ЕСВ:

— январь: «декретные» — 2759,54 грн. (197,11 грн. х 14 к. д.), сумма ЕСВ — 607,10 грн. (2759,54 грн. х 22%);

— февраль: «декретные» — 5519,08 грн. (197,11 грн. х 28 к. д.), сумма ЕСВ — 1214,20 грн. (5519,08 грн. х 22%);

— март: «декретные» — 6110,41 грн. (197,11 грн. х 31 к. д.), сумма ЕСВ — 1344,29 грн. (6110,41 грн. х 22%);

— апрель: «декретные» — 5913,30 грн. (197,11 грн. х 30 к. д.), сумма ЕСВ — 1300,93 грн. (5913,30 грн. х 22%);

— май: «декретные» — 4533,53 грн. (197,11 грн. х 23 к. д.), сумма ЕСВ — 997,38 грн. (4533,53 грн. х 22%).

Определим базу начисления ЕСВ в январе:

2842,11 грн. (зарплата за январь) + 2759,54 грн. («декретные», приходящиеся на январь) = 5601,65 грн.

Как видно из проведенных расчетов, в январе база начисления ЕСВ оказалась меньше МЗП (5601,65 грн. < 6000 грн.), поэтому за этот месяц необходимо доначислить ЕСВ на разность между МЗП и фактически начисленным доходом. Такая разность составляет 398,35 грн. (6000 – 5601,65), а сумма подлежащего начислению на нее ЕСВ равна 87,64 грн. (398,35 грн. х 22%). Эта разность отражается по работнице в форме Д1 за январь с указанием кода типа начислений 13 в реквизите 09.

Из вышеприведенных данных о суммах «декретных» в разрезе месяцев видно, что в феврале и апреле 2021 года база начисления ЕСВ в виде «декретных» меньше МЗП (5519,08 грн. < 6000 грн. и 5913,30 грн. < 6000 грн.), поэтому за эти месяцы необходимо доначислить ЕСВ на разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными»). Такая разность в феврале составляет 480,92 грн. (6000 – 5519,08), а сумма подлежащего начислению на нее ЕСВ равна 105,80 грн. (480,92 грн. х 22%). Разность в апреле составляет 86,70 грн. (6000 – 5913,30), а сумма подлежащего начислению на нее ЕСВ равна 19,07 грн. (86,70 грн. х 22%).

Разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными») в феврале, а также подлежащий начислению на нее ЕСВ отражаются в форме Д1 за январь. При этом ЕСВ на такую разность начисляется в феврале и уплачивается не позднее 20 марта.

Разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными») в апреле, а также подлежащий начислению на нее ЕСВ, отражаются в форме Д1 за январь. При этом ЕСВ на такую разность начисляется в апреле и уплачивается не позднее 20 мая.

Учитывая вышеизложенное, сумма начисленной работнице в январе заработной платы и вся сумма «декретных», начисленных в январе, отражаются в форме Д1 за январь и графе 1 таблицы Расчета. Разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе отражается в форме Д1 за январь и графе 1 таблицы Расчета. Разность между МЗП и фактически начисленным доходом в феврале отражается в форме Д1 за январь и графе 1 таблицы Расчета. Разность между МЗП и фактически начисленным доходом в апреле отражается в форме Д1 за январь и графе 1 таблицы Расчета Налогового расчета за І квартал 2021 года.

Заработная плата работницы за январь и вся сумма «декретных», начисленных и выплаченных ей в январе, отражаются в форме 4ДФ за январь.

Кроме того, информация о предоставлении в январе работнице «декретного» отпуска отражается в форме Д5 Налогового расчета за І квартал 2021 года.

Теперь вышеизложенное отражение «декретных» в Налоговом расчете за І квартал 2021 года рассмотрим более детально.

В форме Д1 за январь работница отражается в девяти строках:

• в первой строке отражается заработная плата, начисленная за январь, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування»— 01.2021, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизитах 16 и 17 — 2842,11 (сумма заработной платы), в реквизите 20 — 625,26 (2842,11 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• во второй строке отражаются «декретные», приходящиеся на январь, т. е. начисленные за 14к. д. «декретного» отпуска с 18 по 31 января в сумме 2759,54 грн. (197,11 грн. х 14 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 14 — прочерк, в реквизите 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» — 14, в реквизитах 16 и 17 — 2759,54 (сумма «декретных»), в реквизите 20 — 607,10 (2759,54 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в третьей строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 01.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 398,35 (6000 – 5601,65 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе), в реквизите 20 — 87,64 (398,35 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность);
• в четвертой строке отражаются «декретные», приходящиеся на февраль, т. е. начисленные за 28к. д. «декретного» отпуска с 1 по 28 февраля в сумме 5519,08 грн. (197,11 грн. х 28 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 14 — 28 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизите 15 — 28 (количество к. д. «декретного» отпуска), в реквизитах 16 и 17 — 5519,08 (сумма «декретных»), в реквизите 20 — 1214,20 (5519,08 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в пятой строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными») в феврале, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 02.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 480,92 (6000 – 5519,08 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в феврале), в реквизите 20 — 105,80 (480,92 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность);
• в шестой строке отражаются «декретные», приходящиеся на март, т. е. начисленные за 31к. д. «декретного» отпуска с 1 по 31 марта в сумме 6110,41 грн. (197,11 грн. х 31 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизите 15 — 31 (количество к. д. «декретного» отпуска), в реквизитах 16 и 17 — 6110,41 (сумма «декретных»), в реквизите 20 — 1344,29 (6110,41 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в седьмой строке отражаются «декретные», приходящиеся на апрель, т. е. начисленные за 30к. д. «декретного» отпуска с 1 по 30 апреля в сумме 5913,30 грн. (197,11 грн. х 30 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 — 42, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 14 — 30 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизите 15 — 30 (количество к. д. «декретного» отпуска), в реквизитах 16 и 17 — 5913,30 (сумма «декретных»), в реквизите 20 — 1300,93 (5913,30 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в восьмой строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными») в апреле, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 04.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 86,70 (6000 – 5913,30 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в апреле), в реквизите 20 — 19,07 (86,70 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность);
• в девятой строке отражаются «декретные», приходящиеся на май, т. е. начисленные за 23к. д. «декретного» отпуска с 1 по 23 мая в сумме 4533,53 грн. (197,11 грн. х 23 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 — 42, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 14 — 23 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизите 15 — 23 (количество к. д. «декретного» отпуска), в реквизитах 16 и 17 — 4533,53 (сумма «декретных»), в реквизите 20 — 997,38 (4533,53 грн. х 22% — сумма ЕСВ).

В форме Д1 за февраль и форме Д1 за март работница не отражается, поскольку в этих месяцах ей доходы не начислялись.

В таблице Расчета за І квартал 2021 года в графе 1 (январь) раздела І отражаются:

— в строке 1.1 (с переносом в строку 1) — заработная плата за январь в сумме 2842,11 грн.;

— в строке 1.5 (с переносом в строку 1) — вся сумма «декретных», выплаченных за 126 к. д. «декретного» отпуска с 18 января по 23 мая, в размере 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.);

— в строке 2.1 (с переносом в строку 2) — сумма заработной платы за январь и вся сумма «декретных», выплаченных за 126 к. д. «декретного» отпуска с 18 января по 23 мая, т. е. общая сумма в размере 27 677,97 грн. (2842,11 + 24 835,86);

— в строке 2.5 (с переносом в строку 2) — общая сумма трех дополнительных баз начисления ЕСВ в январе, феврале и апреле (разностей из реквизита 18 формы Д1 за январь) в размере 965,97 грн. (398,35 + 480,92 + 86,70);

— в строке 3.1 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на заработную плату за январь и всю сумму «декретных», выплаченных за 126 к. д. «декретного» отпуска с 18 января по 23 мая, в размере 6089,15 грн. (27 677,97 грн. х 22%);

— в строке 3.5 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на общую сумму трех дополнительных баз начисления ЕСВ (трех разностей) в январе, феврале и апреле, в сумме 212,51 грн. (965,97 грн. х 22%).

В таблице Расчета в графе 2 (февраль) и графе 3 (март) раздела І по работнице информация не отражается, поскольку в этих месяцах ей доходы не начислялись.

В форме 4ДФ за январь в разделе І работница отражается в двух строках:

— в первой строке с признаком дохода «101» в графах 3а и 3 отражается начисленная и выплаченная заработная плата за январь в сумме 2842,11 грн., в графах 4а и 4 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 511,58 грн. (2842,11 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет ВС в сумме 42,63 грн. (2842,11 грн. х 1,5%);

— во второй строке с признаком дохода «128» в графах 3а и 3 отражается вся сумма «декретных», начисленных и выплаченных работнице в январе за 126 к. д. «декретного» отпуска с 18 января по 23 мая, в размере 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.), при этом в графах 4а и 4, 5а и 5 — прочерки.

В форме 4ДФ за февраль и март работница не отражается.

В форме Д1 за апрель и форме Д1 за май Налогового расчета за ІІ квартал 2021 года суммы «декретных», приходящихся на апрель и май, а также начисленного на них ЕСВ не отражаются (они были отражены в форме Д1 за январь). Также в форме Д1 за апрель не отражается дополнительная база начисления ЕСВ (разность) в апреле и начисленный на нее ЕСВ (они были отражены в форме Д1 за январь).

Если работнице сразу после «декретного» отпуска с 24 мая 2021 года будет предоставлен отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, и, кроме «декретных», других доходов в мае у работницы не будет, то в этом месяце у нее база начисления ЕСВ (только в виде «декретных») будет меньше МЗП (5519,08 грн. < 6000 грн.), поэтому за этот месяц необходимо доначислить ЕСВ на разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными»). Такая разность в мае составляет 1466,47 грн. (6000 – 4533,53), а сумма подлежащего начислению на нее ЕСВ равна 322,62 грн. (1466,47 грн. х 22%).

В этой ситуации в форме Д1 за май работница отражается в одной строке, в которой отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными») в мае, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквизите 10 — 05.2021, в реквизитах 12, 13, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений в мае), в реквизите 18 — 1466,47 (6000 – 4533,53 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в мае), в реквизите 20 — 322,62 (1466,47 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность).

В таблице Расчета за ІІ квартал 2021 года в графе 1 (апрель) раздела І информация по работнице не отражается, поскольку в этом месяце ей доходы не начислялись.

В таблице Расчета за ІІ квартал 2021 года в графе 2 (май) раздела І отражаются:

— в строке 2.5 (с переносом в строку 2) — дополнительная база начисления ЕСВ в мае (разность из реквизита 18 формы Д1 за май) в сумме 1466,47 грн. (6000 – 4533,53);

— в строке 3.5 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на дополнительную базу начисления ЕСВ в мае, в сумме 322,62 грн. (1466,47 грн. х 22%).

В форме 4ДФ за апрель и форме 4ДФ за май, представляемых в составе Налогового расчета за ІІ квартал 2021 года, по работнице суммы «декретных», приходящихся соответственно на апрель и май, не отражаются (такие суммы были отражены в форме 4ДФ за январь).

В форме Д5 за І квартал 2021 года работница отражается в одной строке, где указываются, в частности, дата начала «декретного» отпуска в реквизите 10 — 18.01.2021, в реквизите 07 — категория лица 5.

В форме Д5 за ІІ квартал 2021 года работница отражается в двух строках:

— в первой строке указываются, в частности, дата окончания «декретного» отпуска в реквизите 10 — 23.05.2021, в реквизите 07 — категория лица 5;

— во второй строке указываются, в частности, дата начала отпуска по уходу за ребенком до 3 лет в реквизите 10 — 24.05.2021, в реквизите 07 — категория лица 6.

________________________________________________________________________

Если в Налоговом расчете за предыдущие периоды будет допущена ошибка по отражению сумм «декретных» (например, «декретные» не будут распределены по месяцам, за которые начислены, или вместо «декретных» будет начислена заработная плата), то она исправляется в Налоговом расчете за текущий квартал — в котором ошибка выявлена (п. 1 р. IV Порядка № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Инструкции № 449).

Подача Налогового расчета с типом «Довідковий» при начислении страховых выплат

Налоговый расчет и приложения к нему имеют 4 типа:

— «Звітний» — подается за отчетный период впервые;

— «Звітний новий» — подается следующим за отчетный период до окончания предельного срока подачи с данными об уточнении в суммах начисленного НДФЛ, ВС, ЕСВ и/или реквизитах. Этот тип за один и тот же отчетный период может подаваться несколько раз, при этом в нем отражаются только сведения, которые корректируются (дополняются, отменяются или уточняются) в ранее поданных типах «Звітний» и «Звітний новий»;

— «Уточнюючий» — подается после окончания предельного срока подачи для соответствующего отчетного периода с данными об уточнении в суммах начисленного НДФЛ, ВС, ЕСВ и/или реквизитах. В этом типе отражаются только сведения, которые корректируются (дополняются, отменяются или уточняются) в поданных за прошедшие отчетные периоды Налоговых расчетах;

— «Довідковий» — подается плательщиком ЕСВ в составе Налогового расчета с типом «Звітний», в приложениях которого имеется информация о назначении пенсии застрахованным лицам или материального обеспечения, страховых выплат.

Тип «Звітний» как «Довідковий», кроме самого Расчета, имеют формы Д1, Д5 и Д6. При подаче этого типа в заглавных частях Расчета, форм Д1, Д5, Д6 проставляются отметки одновременно в реквизитах (строках) 011 «Звітний» и 014 «Довідковий». При этом в форме Д1 в реквизите 035 и в форме Д5 в реквизите 036 ставится отметка в соответствующей строке: «для призначення пенсії» или «для призначення інших соціальних виплат». В форме Д6 ставится отметка в реквизите 034 «для призначення пенсії» в случае подачи этой формы для назначения пенсии работнику.

Если в течение квартала страхователь подает впервые Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», то в строке 02 заглавной части в поле «номер Розрахунку» указывается «1». Если страхователь в течение этого же квартала второй раз подаст Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», то в строке 02 в поле «номер Розрахунку» указывается «2». Если после окончания этого квартала страхователь подает Налоговый расчет с типом «Звітний», то в строке 02 в поле «номер Розрахунку» указывается «3». Если страхователь до окончания предельного срока (до истечения 40 к. д.) подает за этот же квартал Налоговый расчет с типом «Звітний новий», то в поле «номер Розрахунку» указывается «4». Если после окончания предельного срока страхователь подает Налоговый расчет с типом «Уточнюючий» за этот же квартал, то в поле «номер Розрахунку» указывается «5».

Введение типа «Звітний» как «Довідковий» объясняется тем, что отчетным (налоговым) периодом для подачи Налогового расчета является квартал (а не месяц, как это было для Отчета о ЕСВ), поэтому в систему персонифицированного учета (в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования) сведения о застрахованных лицах (например, о начисленных им доходах и уплаченном с них ЕСВ) в течение квартала вноситься не будут (это будет возможно только после подачи работодателями Налогового расчета в течение 40 календарных дней после окончания отчетного квартала). Такая ситуация не позволяет достоверно определять страховой стаж работника по состоянию на день наступления страхового случая (особенно при наступлении страхового случая во втором и третьем месяцах квартала) и, соответственно, не позволяет правильно исчислять суммы страховых выплат. Страховой стаж застрахованных лиц указывается в справках ОК-5 и ОК-7, выдаваемых им или их работодателям Пенсионным фондом Украины в случае начисления страховых выплат. Для более оперативного внесения сведений по застрахованным лицам в систему персонифицированного учета как раз и был введен для Налогового расчета тип «Звітний» как «Довідковий», который должен подаваться в течение отчетного квартала (до его окончания), а именно не позднее последнего числа последнего месяца текущего квартала.

Подавать Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» работодателю необходимо, если в текущем месяце (втором или третьем месяце квартала) у работника наступило право на назначение пенсии или наступил страховой случай с начислением материального обеспечения, страховой выплаты. В этом случае в форме Д1 и таблице Расчета по работнику отражаются начисления за предыдущий месяц (предыдущие месяцы) текущего квартала. Если таких работников несколько, то на каждого работника подается отдельный Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий».

Например, если у работника страховой случай (временная нетрудоспособность) произошел в период с 5 по 14 мая 2021 года, а ЛН работник представил предприятию 17 мая, то предприятие в мае на этого работника подает Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», в котором в форме Д1 за апрель и графе 1 таблицы Расчета отражаются начисленные работнику доходы в апреле (заработная плата, «больничные», вознаграждение по ГПД и т. д.).

Если у работника страховой случай (временная нетрудоспособность) произошел в период с 1 по 11 июня 2021 года, а ЛН работник представил предприятию 14 июня, то предприятие в июне на этого работника подает Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», в котором в форме Д1 за апрель и графе 1 таблицы Расчета отражаются начисленные работнику доходы в апреле (заработная плата и т. д.), в форме Д1 за май и графе 2 таблицы Расчета отражаются начисленные ему доходы в мае (заработная плата и т. д.).

Независимо от того, какие сведения по застрахованным лицам были отражены в Налоговом расчете с типом «Звітний» как «Довідковий», поданном работодателем в течение квартала, эти же сведения повторно отражаются по указанным застрахованным лицам в Налоговом расчете, подаваемом за такой квартал после его окончания.

В настоящее время проводится работа по обновлению программного обеспечения, чтобы работодатели могли своеременно подать в электронном виде Налоговый расчет за І квартал 2021 года, а также могли его подавать с типом «Звітний» как «Довідковий».