Направление работников в командировку: оформление, выдача аванса, трудовые гарантииНаправлення працівників у відрядження: оформлення, видача авансу, трудові гарантії

Бухгалтеры и кадровики со стажем помнят, что в период с конца девяностых по март 2011 года в Украине действовали для предприятий, учреждений, организаций (далее — предприятия) всех форм собственности постановление Кабинета Министров Украины «О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 № 663 (далее — Постановление № 663), и Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины (далее — Минфин) от 13.03.98 № 59 (далее — Инструкция № 59).

Но в рамках кампании по дерегулированию хозяйственной деятельности хозрасчетных предприятий с 01.04.2011 Постановление № 663 было отменено постановлением Кабинета Министров Украины «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств» от 02.02.2011 № 98 (далее — Постановление № 98). Этот документ определяет «расходно-командировочные» аспекты, но только для лиц, которые указаны в его названии.

После этого во исполнение пункта 12 Постановления № 98 приказом Минфина от 17.03.2011 № 362 Инструкция № 59 была изложена в новой редакции с 11.04.2011. С этой даты ее действие распространяется только на государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств (далее — бюджетные учреждения; работники бюджетной сферы).

Если субъект хозяйствования, общественная или другая организация, не имеющая статуса бюджетного учреждения, являются получателями бюджетных денежных средств, то при направлении работников в командировки, которые осуществляются за счет бюджетных денежных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, они должны соблюдать нормы Инструкции № 59.¹

На предприятия, которые не являются получателями бюджетных денежных средств (далее — хозрасчетные предприятия), нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 не распространяются.^2,3

Нормативно-правового акта, регулирующего порядок командирования работников хозрасчетными предприятиями, на сегодняшний день не существует, поэтому такие предприятия могут самостоятельно разработать внутренний документ, определяющий порядок направления работников в командировку (далее — Положение о командировках). Такой документ, оформленный как приложение к коллективному договору или утвержденный отдельным приказом руководителя предприятия, согласованным с профсоюзной организацией предприятия (представителем трудового коллектива), может быть составлен на базе норм Постановления № 98 и Инструкции № 59 ², поскольку в этих двух документах урегулированы многие вопросы, которые могут возникнуть при командировках работников.

Что является служебной командировкой

Исходя из норм пункта 1 раздела І «Общие положения» Инструкции № 59, служебной командировкой (далее — командировка) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (государственного органа) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь командировки с основной деятельностью предприятия).

В случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором или контрактом (п. 2 р. I Инструкции № 59). То есть если работник заключил трудовой договор с головным предприятием, то поездка в филиал (структурное подразделение) этого предприятия, расположенный в другом населенном пункте, будет считаться командировкой. И наоборот, если работник заключил трудовой договор с филиалом, то поездка на головное предприятие в другой город также будет считаться командировкой.

Минфин в письме от 22.03.2013 № 31-07230-16-27/9358 (см. ВТЗ № 5/2013, стр. 121) сообщил, что если работник структурного подразделения, которое согласно трудовому договору (контракту) является местом его постоянной работы, для выполнения служебного поручения едет на другое предприятие или в другое структурное подразделение своего предприятия, расположенные в другом населенном пункте, такая поездка может быть оформлена как командировка. При этом должны быть соблюдены все требования направления в такую командировку — издан соответствующий приказ о командировке, выплачены суточные за время пребывания в командировке, компенсированы стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.

Вместе с тем, если в рамках выполнения своих непосредственных обязанностей работник выполняет работу, которая предусматривает постоянное осуществление поездок на подведомственной ему территории, то, по мнению Минфина, эти поездки не являются командировками, но такому работнику бюджетным учреждением могут возмещаться расходы на проезд. Учитывая изложенное, решение по оформлению поездки работника в качестве командировки принимается руководителем исходя из должностных обязанностей такого работника, цели поездки и т. п.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом/руководителем) (п. 2 р. I Инструкции № 59).

Кроме того, не является командировкой направление работника бюджетной сферы на профессиональное обучение, поскольку в этом случае гарантии и компенсации для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки и обучения другим профессиям с отрывом от производства, установлены постановлением Кабинета Министров Украины «О гарантиях и компенсациях для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства» от 28.06.97 № 695.⁴

Хозрасчетные предприятия статус поездки работника в другой населенный пункт для прохождения профессионального обучения определяют во внутреннем документе.

Кого и с какой целью можно направлять в командировку

Исходя из приведенного в Инструкции № 59 определения командировки, которое могут использовать и хозрасчетные предприятия⁵, в командировку могут быть направлены только работники предприятия (т. е. лица, с которыми заключен трудовой договор). В связи с этим направлять в командировку можно и совместителей.

Также в командировку можно направлять председателя или членов наблюдательного совета (совета директоров) акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, если уставом, положением о наблюдательном совете (совете директоров), другими распорядительными документами АО, ООО, ОДО предусмотрена такая возможность, и направление в командировку указанных лиц осуществляется для выполнения функций управления деятельностью хозобщества.⁶

Выполнением служебного поручения в командировке следует считать выполнение задания на командировку, которое работнику определяет руководитель предприятия. При этом необходимо учитывать, что работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, что следует из норм статьи 31 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ), в том числе не имеет права требовать от работника поездки в командировку для выполнения заданий, не связанных с выполнением работником своих должностных (трудовых) обязанностей, а также не связанных с основной деятельностью предприятия.

В то же время из норм статьи 21 КЗоТ, дающей определение трудовому договору, заключив который работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, и статьи 30 КЗоТ, согласно которой работник должен выполнять порученную ему работу лично, следует, что выполнение по распоряжению руководителя задания на командировку, обусловленного трудовым договором (в рамках трудовых функций), является обязанностью работника. Отказ без уважительных причин от выполнения таких обязанностей считается нарушением трудовой дисциплины, за которое на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание, предусмотренное статьей 147 КЗоТ (выговор, увольнение, другие дисциплинарные взыскания, предусмотренные законодательством, уставами и положениями о дисциплине).⁷

В то же время, исходя из норм части пятой статьи 153 КЗоТ, работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, сопряженной с явной опасностью для жизни, а также в условиях, не отвечающих нормам законодательства об охране труда. В случае командировки и выполнения работниками своих трудовых обязанностей на рабочих местах, где существует опасность для жизни (например, при командировках в прифронтовые населенные пункты), работодатель должен принять меры по организации и обеспечению охраны труда для своих работников (как минимум, ознакомить их с местонахождением бомбоубежищ или укрытий по месту командировки). Работник имеет право отказаться от порученной работы, в частности от командировки, опасной для его жизни или здоровья, если работодатель не в состоянии принять соответствующие меры по охране труда.⁸

Также КЗоТ установлены ограничения относительно направления в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещено направлять в командировку:

– беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 176 КЗоТ);

– женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей с инвалидностью, без их согласия (ст. 177 КЗоТ).

Кроме того, вышеуказанные гарантии, предусмотренные статьями 176 и 177 КЗоТ, распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери (в т. ч. в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), а также опекунов (попечителей), одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей (ст. 186-1 КЗоТ).

Документальное оформление командировки

Направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением), в котором указываются цель выезда, задание (в случае необходимости), пункт назначения (город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия, куда командируется работник), срок (дата выезда в командировку и дата прибытия из командировки), источник финансового обеспечения расходов на командировку, а также в случае необходимости другие ключевые моменты (вид транспорта, информация о дополнительных ограничениях относительно сумм и целей использования денежных средств, выданных на командировку, в случае их установления руководителем и т. п.), после утверждения сметы расходов. В случае направления работника предприятия в командировку по приглашению подается его копия и при наличии программа мероприятий (п. 1 р. ІІ, п. 1 р. ІІІ Инструкции № 59).

При командировке за границу в приказе (распоряжении) руководителя предприятия дополнительно указываются по пункту назначения — государство или государства, куда командируется работник, а по ключевым моментам — маршрут поездки при командировке на служебном автомобиле или при наличии пересадок на территории Украины и/или других иностранных государств с одного на другое транспортное средство во время пребывания в пути в соответствующее государство командировки и/или возвращения к месту постоянной работы, после утверждения технического задания (в случае необходимости) и сметы расходов. При наличии приглашения принимающей стороны подается его копия с переводом (п. 1 р. ІІІ Инструкции № 59).

Работник может быть направлен в командировку в любой населенный пункт Украины, а также за границу (в период военного положения из числа военнообязанных за границу может выехать только работник, который забронирован предприятием, что подтверждено выпиской из приказа Минэкономики), если такая командировка связана с основной деятельностью предприятия.

Документами, подтверждающими связь командировки с основной деятельностью предприятия, являются, в частности (но не исключительно): приглашение стороны, которая принимает и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего работника в командировку; заключенный договор или контракт; другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия, командирующего работника (п. 1 р. І Инструкции № 59).

Теперь рассмотрим документы, которые обычно составляются при направлении работника в командировку.

1. Задание на командировку.

В зависимости от цели командировки работнику может ставиться задание на командировку. Если в командировке работнику предстоит выполнять определенные работы, то перечень (объем) таких работ может быть составлен в письменном виде непосредственным начальником работника или руководителем предприятия. Такое письменное задание на командировку (перечень работ) может быть оформлено как приложение к приказу о командировке и доведено до сведения работника под подпись. В этом случае работнику, как правило, вменяется в обязанность отчитаться о выполнении задания (работ) в командировке после возвращения из нее.

Если работник направлялся в командировку по приглашению другого предприятия для выполнения на нем определенной работы, то такое принимающее предприятие после завершения выполнения работы может составить и выдать работнику документ, удостоверенный печатью (при ее наличии) и подписью руководителя принимающего предприятия, с отражением в нем вида (объема) выполненной работником работы. Такой документ иногда может быть основанием для начисления работнику повышенной оплаты по месту постоянной работы.

Минфин в письме от 05.05.2011 № 31-07230-16-21/11582 (см. ВТЗ № 2/2011, стр. 118) сообщил, что если руководитель предприятия, направляя работника в командировку, определяет ему задание, то оно должно быть выполнено работником во время командировки.

Обращаем внимание, что при направлении работника в командировку хозрасчетные предприятия не обязаны, но могут составлять в письменном виде задание на командировку, а также смету командировочных расходов (для оптимизации и прогнозирования таких расходов).

Таким образом, если бюджетные учреждения и хозрасчетные предприятия считают необходимым составлять задание на командировку (для достижения цели командировки и контроля за выполнением работником трудовых обязанностей в командировке), то они могут готовить такой документ к каждой командировке. В задании на командировку указываются цель служебной поездки, виды (перечень) и/или объем подлежащих выполнению работ (порядок и условия выполнения задания), срок командировки (см. образец задания ниже).

Что касается видов, объема и времени выполнения работ, которые работник может (должен) выполнять в командировке, то действующим законодательством они не регламентируются, поэтому указанные вопросы должны быть согласованы между работодателем и работником (с их отражением в задании на командировку), а при необходимости — с принимающим предприятием, если оно направило приглашение (заявку) предприятию, командирующему работника.

Работникам бюджетных учреждений также необходимо учитывать, что согласно пункту 8 раздела І Инструкции № 59 на работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки не предоставляются.

Аналогичные нормы могут предусмотреть и хозрасчетные предприятия в Положении о командировке.

2. Смета командировочных расходов.

В такой смете указываются основные расходы, которые разрешено осуществлять работнику во время командировки. Смета обычно включает сумму аванса (суточные, расходы на проживание и проезд во время командировки), которым предприятие обеспечивает работника перед его убытием в командировку, и сумму денежных средств, выдаваемых работнику под отчет на закупку в командировке товаров для нужд предприятия (если в этом есть необходимость).

Если в командировку направляется неруководящий работник, то смета командировочных расходов, как правило, составляется руководителем структурного подразделения, в котором работает направляемый в командировку работник, совместно с бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. Если в командировку направляется один из заместителей руководителя предприятия или руководитель структурного подразделения, то смета командировочных расходов, как правило, составляется и утверждается руководителем предприятия. Обычно смета расходов является приложением к приказу о командировке.

3. Приказ о командировке.

После составления задания на командировку и сметы расходов издается приказ о командировке (см. ниже).

Исходя из норм пункта 1 раздела ІІ Инструкции № 59 (см. выше), в таком приказе должны указываться, в частности:

– должность, фамилия, имя и отчество работника, направляемого в командировку;

– пункт назначения (в т. ч. наименование предприятия, куда командируется работник);

– срок и цель командировки.

В приказе о командировке можно также предусмотреть ограничение расходов на проезд, проживание в гостинице и т. п., а хозрасчетные предприятия — дополнительные командировочные расходы, например, на проезд в такси.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ЭЛЕКТРОАВТОСЕРВИС»

<…>

ПРИКАЗ

11.01.2024                                              м. Полтава                                                № 1-к

О направлении в командировку

В целях изучения продукции потенциального поставщика и приобретения образцов продукции

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить МОРОЗОВА Виктора Константиновича, начальника отдела снабжения, в командировку в ООО «Электромотор», Львов, на срок 4 суток с 16 по 19 января 2024 года.

2. Предусмотреть следующие командировочные расходы:

– транспортные расходы возмещаются в пределах стоимости билетов на поезд в купейном вагоне;

– стоимость проживания не должна превышать 1200 гривен в сутки;

– суточные выплачиваются из расчета 700 гривен в сутки.

3. Главному бухгалтеру Новиковой И. М. выдать Морозову В. К. из кассы предприятия аванс на командировку согласно смете расходов (прилагается).

4. Морозову В. К. после возвращения из командировки представить авансовый отчет в порядке, установленном законодательством.

Приложение: смета командировочных расходов.

Директор              Панченко          Андрей ПАНЧЕНКО

С приказом ознакомлены:

Морозов           Виктор МОРОЗОВ

12.01.2024

Новикова          Ирина НОВИКОВА

12.01.2024

Приложение к приказу
от 11.01.2024  № 1-к

Смета командировочных расходов начальника отдела снабжения Морозова В. К.

Статьи расходов	Сумма, грн.
Суточные (4 суток х 700 грн.)	2800,00
Стоимость проезда к месту командировки и обратно (стоимость билетов на поезд в купейном вагоне)	2500,00
Стоимость проезда по месту командировки	1000,00
Стоимость проживания (1200 грн. х 3 суток)	3600,00
Всего	9900,00

Директор              Панченко          Андрей ПАНЧЕНКО

Со сметой ознакомлены:

Морозов          Виктор МОРОЗОВ

12.01.2024

Новикова         Ирина НОВИКОВА

12.01.2024

4. Командировочное удостоверение.

В настоящее время нормативно-правовыми актами не предусмотрено оформление командировочного удостоверения (приказ ГНАУ «Об утверждении формы удостоверения о командировке» от 28.07.97 № 260 отменен приказом Минфина от 21.06.2011 № 738). Поэтому в бюджетной сфере этот документ не оформляется, а хозрасчетные предприятия самостоятельно устанавливают, оформлять или нет командировочное удостоверение. Но как один из документов, подтверждающих нахождение работника по месту командировки, такой документ можно предусмотреть в Положении о командировках.

5. Журнал регистрации командировок.

С 11.09.2015 из Инструкции № 59 исключен пункт 4 раздела I «Общие положения» Инструкции № 59, которым было предусмотрено, что предприятие, которое командирует работника, осуществляет регистрацию лица, выбывающего в командировку, в специальном журнале по форме согласно приложению к этой Инструкции. Одновременно исключено и приложение к Инструкции № 59, в котором приведен Журнал регистрации командировок.

Таким образом, для бюджетных учреждений отменены регистрация лица, выбывающего в командировку, и специальный журнал, в котором осуществлялась такая регистрация. Но хозрасчетные предприятия при необходимости могут вести такой журнал, используя отмененную или свою форму.

Образец оформления журнала

ООО «ЭЛЕКТРОАВТОСЕРВИС»

ЖУРНАЛ
регистрации командировок

№ п/п	Фамилия, инициалы	Место работы и должность	Место командировки	Дата и номер приказа (распоряжения)	Дата убытия в командировку	Дата прибытия из командировки
1	2	3	4	5	6	7
…
15	Морозов В. К.	ООО «Электроавтосервис», начальник отдела снабжения	ООО «Электромотор» г. Львов	№ 1-к от 11.01.2024	16.01.2024	19.01.2024

5. Отчет о проделанной работе.

Законодательством не предусмотрено представление работником отчета о выполненной работе в командировке и не утверждена типовая форма такого отчета. Однако, как отмечалось выше, если по указанию работодателя работник обязан отчитаться о проделанной работе в командировке, то работник составляет указанный отчет (не путать с авансовым отчетом) по форме и в порядке, установленными работодателем.

Продолжительность командировки

Как отмечалось выше, в приказе (распоряжении) о командировке указывается срок командировки работника (п. 1 р. ІІ Инструкции № 59).

Для работников бюджетных учреждений согласно пункту 6 Постановления № 98 срок одной командировки определяется руководителем, но не может превышать в пределах Украины 30 календарных дней, за границу — 60 календарных дней, кроме отдельных случаев (см. таблицу ниже).

Максимальная продолжительность командировок работников бюджетной сферы

Категория работников (виды работ)	Продолжительность командировки
Для работников (общий случай) при командировках в пределах Украины	не может превышать 30 календарных дней
Для работников (общий случай) при командировках за границу	не может превышать 60 календарных дней
Работники, направляемые для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ	не должна превышать периода строительства объектов
Работники, направляемые за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-поисковых, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурно-художественных мероприятий	не должна превышать одного года
Военнослужащие, направленные на обучение в системе переподготовки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, на учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов высших военных учебных заведений, и полицейские, направленные для повышения квалификации, переподготовки, специализации в заведения высшего образования со специфическими условиями обучения и заведения профессионального (профессионально-технического) образования, осуществляющие подготовку полицейских; при условии возмещения расходов принимающей стороной	не должна превышать 90 дней не должна превышать 18 месяцев
Работники авиационных компаний, которые направляются за границу для выполнения авиационных перевозок пассажиров и грузов в миротворческих миссиях ООН в соответствии с контрактами между авиационными компаниями Украины и ООН	не должна превышать 6 месяцев
Работники Государственной аудиторской службы, ее межрегиональных территориальных органов, которые направляются для проведения контрольных мероприятий	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Студенты, которые направляются на обучение в высшие учебные заведения (далее — вузы) или научные учреждения за границей, и аспиранты, адъюнкты, докторанты, научные (научно-педагогические) работники, которые направляются на стажировку (научную стажировку) в вузы или научные учреждения за границей	не должна превышать двух лет
Государственные служащие, направляемые для предотвращения или ликвидации последствий стихийного бедствия, эпидемий, эпизоотий, производственных аварий, а также устранения других обстоятельств, которые создали или могут создать угрозу жизни или условиям жизнедеятельности людей	не может превышать одного года
Государственные служащие в течение одного календарного года	не может превышать 60 календарных дней, кроме случаев, определенных законодательством
Работники государственных органов, а также предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих функции по обслуживанию государственных органов власти, в случае командировки, связанной с обеспечением деятельности государственных органов власти в особом режиме в условиях военного положения	не может превышать 180 дней
Временный перевод судей в другой суд того же уровня и специализации для осуществления правосудия – в период чрезвычайного или военного положения и в течение 30 дней со дня его прекращения или отмены срок командировки судьи как временный перевод в условиях чрезвычайного или военного положения	не может превышать одного года, а в случаях, установленных законом, общий срок командировки не может превышать двух лет может превышать вышеуказанный общий срок командировки
Военнослужащие, полицейские, лица рядового и начальствующего состава и работники, которые в особый период направляются в пределах Украины в районы военных (боевых) действий для участия в осуществлении мер по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпору и сдерживанию вооруженной агрессии Российской Федерации (далее — РФ), обеспечению их осуществления, находясь непосредственно в районах и в период осуществления указанных мер, а также осуществления мер по обеспечению правопорядка на деоккупированных территориях и на государственной границе	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Военнослужащие, полицейские, лица рядового и начальствующего состава и работники, направляемые для лечения и реабилитации в связи с ранением (контузией, травмой или увечьем), полученным во время непосредственного участия в АТО и/или обеспечении ее проведения (осуществлении мероприятий, связанных с предотвращением, выявлением и прекращением террористической деятельности), осуществлении мер по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпору и сдерживанию вооруженной агрессии РФ, обеспечению их осуществления, находясь непосредственно в районах и в период осуществления указанных мер, и лица, которые сопровождают таких военнослужащих, полицейских, лиц рядового и начальствующего состава, и работников	не должна превышать периода лечения и реабилитации
Должностные лица Государственной пограничной службы и Государственной налоговой службы, направляемые за границу для проведения контрольных мероприятий относительно грузов гуманитарной помощи, поступающих с территории РФ в район проведения АТО на территории Украины, осуществления мер по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпору и сдерживанию вооруженной агрессии РФ в Донецкой и Луганской областях	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Военнослужащие, которые во время действия правового режима военного положения направляются за границу для участия в мероприятиях международного сотрудничества по национальной безопасности с целью наращивания способности сил обороны к выполнению задач по назначению и формированию боеспособных, подготовленных и всесторонне обеспеченных составляющих сил обороны	не должна превышать периода проведения таких мероприятий

Хозрасчетные предприятия максимальную продолжительность командировки могут установить в Положении о командировках.

Минимальный срок командировки составляет один календарный день.

Табелирование работников во время командировки

Государственная служба статистики Украины в письме от 12.01.2012 № 9/4-10/9 (см. ВТЗ № 7/2012, стр. 125) разъяснила, что рабочие дни пребывания работника в командировках могут отражаться в табеле учета рабочего времени типовой формы № П-5, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489, следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например 8, а во второй строке — условные обозначения нахождения в командировке «ВД» («07»). Обозначение в табеле выходных (праздничных) дней, приходящихся на период командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией № 59, Положением о командировках и порядком, установленным коллективным договором. При этом в составе общего количества отработанных за месяц дней/часов в графе «Отработано за месяц» отражаются только рабочие дни/часы, приходящиеся на период командировки, то есть без учета выходных и праздничных дней, которые пришлись на период командировки.

Минсоцполитики в письме от 26.04.2013 № 478/13/84-13 (см. ВТЗ № 8/2013, стр. 122) разъяснило, что рабочее время работника, направленного в командировку, учитывают на основании приказа руководителя — вместо рабочих дней (код («Р» или «01») работнику ставят отметку (код) «ВД» или «07», что подтверждает пребывание работника в командировке.

Гарантии работников, направляемых в командировку

Законодательством для работников, направляемых в командировку, установлены следующие гарантии:

• за работником, направленным в командировку, сохраняется в течение всего времени командировки место работы (должность), в том числе и за время пребывания в дороге (ч. третья ст. 121 КЗоТ, п. 13 р. I Инструкции № 59);
• работникам, направляемым в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке; стоимость проезда к месту назначения и обратно; расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством (ч. вторая ст. 121 КЗоТ);
• оплата труда за выполненную работу работникам, направленным в командировку, осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка (ч. четвертая ст. 121 КЗоТ). То есть работнику дневной или среднедневной заработок (в зависимости от того, что больше) выплачивается за все рабочие дни командировки по графику, установленному по месту постоянной работы. Государственному служащему заработная плата за весь период командировки выплачивается в соответствии с Законом Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 № 889-VIII, частью пятой статьи 42 которого определено, что за госслужащим на весь период командировки сохраняется его должность и заработная плата (т. е. госслужащему за все время пребывания в командировке выплачивается не средний заработок, а обычная заработная плата). На время командировки лица, работающего по совместительству, оплата труда осуществляется предприятием, которое его командировало. В случае направления работника в командировку одновременно с основной работы и работы по совместительству оплата труда осуществляется предприятиями, которые направляли работника в командировку, а затраты для возмещения расходов распределяются между этими предприятиями по соглашению между ними (п. 13 р. I Инструкции № 59). Заработная плата перечисляется командированному работнику на его текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, или переводится по почте по просьбе работника за счет командировавшего его предприятия (п. 3 р. ІI Инструкции № 59). Для выплаты заработной платы нельзя использовать корпоративную платежную карточку предприятия;
• если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством (п. 9 р. I Инструкции № 59). Норма о том, что работник направляется в командировку специально для работы в указанные дни, должна быть отражена в приказе о командировке. Компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии со статьей 107 КЗоТ (в двойном размере).⁹ При этом дни убытия или возвращения из командировки, которые совпадают с выходными, праздничными или нерабочими днями, не считаются такими, в которые работник специально командирован для работы в эти дни, поэтому и указанная компенсация за работу в эти дни не выплачивается;¹⁰

  ⁹ См. письмо Минэкономики от 21.08.2020 № 3511-06/51797-07, письма Минсоцполитики от 07.11.2013 № 998/13/155-13 и от 26.04.2013 № 478/13/84-13 в журнале «Все о труде и зарплате» соответственно № 9/2020, стр. 103, № 2/2014, стр. 127, и № 8/2013, стр. 122.

  ¹⁰ См. также письмо Минтруда 19.06.2008 № 154/13/116-08.

• если работник убывает в командировку в выходной день, то ему после возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха (п. 10 р. I Инструкции № 59). То есть предоставление работнику другого дня отдыха в этом случае является обязанностью работодателя¹⁰, но такой день отдыха оплате не подлежит;

  ¹⁰ См. также письмо Минтруда 19.06.2008 № 154/13/116-08.

• если приказом о командировке предусмотрено возвращение работника из командировки в выходной день, то работнику может предоставляться другой день отдыха в соответствии с законодательством в сфере регулирования трудовых отношений (п. 11 р. I Инструкции № 59). То есть вопрос предоставления другого дня отдыха должен быть урегулирован внутренним документом предприятия (коллективным договором, Положением о командировке, приказом о командировке)¹⁰, но в любом случае такой день отдыха оплате не подлежит;

  ¹⁰ См. также письмо Минтруда 19.06.2008 № 154/13/116-08.

• вопрос выхода работника на работу в день убытия в командировку и в день прибытия из командировки регулируется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия (п. 12 р. I Инструкции № 59);
• предприятия, направляющие работников в командировку за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам), обеспечивают надлежащие социально-бытовые условия, медицинское обслуживание, страхование и необходимую правовую защиту граждан Украины, которые направляются за ее пределы для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурных мероприятий (абз. третий и четвертый п. 6 Постановления № 98).

Вышеприведенные гарантии, которые предусмотрены для работников бюджетных учреждений Инструкцией № 59, могут отразить в Положении о командировке и хозрасчетные предприятия. При этом такие гарантии хозрасчетные предприятия могут как уменьшить (но с соблюдением гарантий, предусмотренных КЗоТ), так и увеличить. Например, Положением о командировке может быть предусмотрена оплата в одинарном размере за убытие в командировку (прибытие из командировки) в выходной день.

Что касается досрочного возвращения работника из командировки, то, как разъяснил Минфин в письме от 19.03.2014 № 31-07230-16-29/5660 (см. ВТЗ № 5/2015, стр. 125), если работник самостоятельно вернулся из командировки раньше срока, определенного приказом о командировке, то он должен подать руководителю докладную записку с указанием причин такого досрочного возвращения и отчитаться за выполненное в командировке поручение (задание), по результатам чего руководитель может принять решение о сокращении срока командировки с оформлением соответствующего приказа.

Относительно возможности отзыва работника из командировки Минфин в письме от 14.05.2015 № 31-08030-16-10/15972 (см. ВТЗ № 8/2016, стр. 112) сообщил, что действующее законодательство не регулирует вопросы определения случаев, при которых возможен отзыв работника из командировки. Такое решение принимается руководителем предприятия в каждом конкретном случае исходя из производственной необходимости (в частности, в случае досрочного выполнения работником поручения по месту командировки, нецелесообразности дальнейшего выполнения поручения, для которого работник направлен в командировку, и т. д.). В случае принятия руководителем предприятия решения об отзыве работника из командировки должен быть издан соответствующий приказ.

Выдача аванса при направлении работника в командировку

Одной из гарантий командированных работников является предоставление им работодателем денежного аванса для компенсации командировочных расходов, указанных в статье 121 КЗоТ.

Что касается бюджетных учреждений, то согласно пункту 5 Постановления № 98 и пункту 4 раздела I Инструкции № 59 предприятие, которое командирует работника, обеспечивает его денежными средствами как аванс для осуществления текущих расходов во время командировки. Аванс перечисляется на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, или на счет предприятия, направляющего работника в командировку, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карточек.

Аванс может выдаваться наличными:

– государственным служащим, а также другим лицам, которые направляются в командировку Офисом Президента Украины, Аппаратом Верховной Рады Украины, Секретариатом Кабинета Министров Украины, Министерством экономики Украины в составе иностранных делегаций во главе с Президентом Украины, Председателем Верховной Рады Украины, Премьер-министром Украины , вице-премьер-министрами, министрами и заместителями министров, а также в составе передовых групп, обеспечивающих подготовку заграничных визитов указанных должностных лиц;

– работникам, которых в командировку направляют государственные органы и военные формирования, созданные ими в установленном порядке учреждения и организации, на которые законодательством возложены задачи и полномочия по разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.

Пунктом 11 раздела II «Порядок командировки в пределах Украины» Инструкции № 59 установлено, что командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы.

В соответствии с пунктом 5 Постановления № 98 и пунктом 5 раздела ІІІ «Порядок командировки за границу» Инструкции № 59 предприятие, направляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами в виде аванса для осуществления текущих расходов в валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро или в гривневом эквиваленте по официальному курсу Национального банка Украины (далее — НБУ), установленному на день представления уполномоченному банку расчета расходов на командировку.

Что касается обеспечения авансом работников, направляемых в командировку хозрасчетными предприятиями, то согласно части второй статьи 121 КЗоТ «работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством».

Обращаем внимание, что в приведенной норме КЗоТ четко сказано, что денежные средства выплачиваются именно «работникам, которые направляются в командировку», а не работникам за время командировки или работникам, которые возвращаются из командировки (в целях компенсации понесенных ими за свой счет командировочных расходов). То есть аванс должен выплачиваться работнику, в том числе хозрасчетным предприятием, при направлении (т. е. перед убытием) в командировку, а не после прибытия из нее.

Минсоцполитики в письме от 07.11.2013 № 998/13/155-13 (см. ВТЗ № 2/2014, стр. 127), Минфин в письмах 23.07.2009 № 31-26030-13-25/20122 и от 05.03.2007 № 31-18030-07-29/4504 со ссылкой на статью 121 КЗоТ сообщили, что необеспечение командированного работника авансом является нарушением трудового законодательства и должностные лица предприятий, виновные в нарушении законодательства о труде, в соответствии с частью первой статьи 265 КЗоТ несут ответственность согласно действующему законодательству.

Также Минсоцполитики в вышеуказанном письме сообщило, что если работник не будет обеспечен авансом на командировку, виновных в этом должностных лиц предприятия могут привлечь к административной ответственности за нарушение законодательства о труде на основании статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях (далее — КоАП) в виде наложения штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.). Напомним, что решение о наложении такого штрафа принимают районные, районные в городе, городские или межрайонные суды на основании протокола об административном правонарушении, который составляют инспекторы по труду в случае выявления нарушений трудового законодательства при проведении проверок (ст. 221, 255 КоАП).

Для работодателей абзацем десятым части второй статьи 265 КЗоТ предусмотрен штраф в размере минимальной заработной платы за нарушение прочих требований законодательства о труде, кроме предусмотренных абзацами вторым – девятым этой части. Этот штраф может наложить на работодателя Государственная служба Украины по вопросам труда в случае невыполнения им в установленный срок предписания, составленного по результатам проведенной проверки.

Обращаем внимание, что Министерство доходов и сборов Украины, которое не было уполномочено разъяснять нормы трудового законодательства, в письме от 03.07.2013 № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (см. ВТЗ № 8/2013, стр. 117) сообщило, что обязанность выдать аванс перед направлением работников в командировку для небюджетных предприятий нормативные документы не устанавливают, а статьей 121 КЗоТ предусмотрена только обязанность предприятия возместить понесенные работником в командировке расходы.

По мнению редакции, это не так (норму статьи 121 КЗоТ и аргументацию см. выше), но во избежание недоразумений с работниками, рекомендуем хозрасчетным предприятиям закрепить обязанность выдавать аванс командированному работнику в Положении о командировке, а при его отсутствии такую обязанность устанавливать приказом о командировке. Не рекомендуем хозрасчетным предприятиям отказывать в авансе работникам не только из-за возможного штрафа, но и из-за того, что любая командировка (поездка в другой населенный пункт) влечет расходы, на финансирование которых у работника собственных денежных средств может и не хватить, что может привести к невыполнению задания на командировку и недостижению цели командировки.

Таким образом, работнику как бюджетного учреждения, так и хозрасчетного предприятия, направляемому в командировку, в обязательном порядке выплачивается денежный аванс, который включает следующие командировочные расходы:

– суточные (расходы на питание и финансирование личных нужд работника);

– на оплату проезда (к месту командировки и обратно, по месту командировки);

– на наем жилого помещения (в т. ч. включенные в счет гостиницы расходы на бытовые услуги, пользование холодильником, телевизором и т. д.).

Что касается ситуации, когда командированному работнику был выдан аванс на командировку, однако для выполнения задания на командировку его не хватило, то, как разъяснил Минфин в письме от 04.12.2009 № 31-18030-07-10/33138, Инструкция № 59 не содержит положений о запрете выдачи работнику дополнительной суммы денежных средств на одну и ту же командировку в рамках установленных действующим законодательством предельных норм возмещения расходов на командировку, в том числе путем перечисления на платежную карточку работника.

Если работник в командировке понесет указанные расходы за счет собственных денежных средств, то после возвращения из командировки предприятие должно возместить ему соответствующие расходы согласно поданному авансовому отчету и подтверждающим документам.

Что касается порядка выплаты аванса, то НБУ в письме от 06.02.2007 № 11-113/454-1255 разъяснил, что Инструкция № 59 не запрещает предприятию выдавать работнику денежные средства (аванс) на командировку частями. То есть если предприятие из-за временного отсутствия денежных средств не может выдать работнику всю сумму аванса, то оно может выдавать (перечислять на соответствующий счет) аванс частями.

Например, сначала можно выдать работнику часть аванса для приобретения проездных билетов, а затем (перед убытием в командировку) — оставшуюся часть аванса согласно утвержденной смете расходов.

Кроме того, НБУ в вышеуказанном письме, а также в письме от 08.07.2004 № 11-113/2295-6866 сообщил, что конкретные сроки выдачи аванса законодательством не установлены. В то же время, по мнению НБУ, Минсоцполитики¹¹ и Минфина¹¹, аванс может быть выдан только после издания приказа о командировке. При этом у работника после получения аванса должно быть время (возможность) осуществить расходы, связанные с командировкой (например, приобрести проездные билеты).

Согласно пункту 6 раздела I Инструкции № 59 предприятие, которое командирует работника, обязано ознакомить его со сметой расходов (или со справкой-расчетом на выданный/перечисленный аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов относительно отчетности об использовании денежных средств, выданных на командировку. Предприятие самостоятельно устанавливает порядок ознакомления работника, направляемого в командировку за границу, с его финансовыми обязательствами, которые регулируются Постановлением № 98 и Инструкцией № 59.

Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть на счет (в кассу) предприятия полученные денежные средства. В случае невозврата работником остатка денежных средств в определенный срок соответствующая сумма взыскивается с него предприятием в установленном законодательством порядке (п. 11 р. II, п. 18 р. IIІ Инструкции № 59). Такое взыскание осуществляется согласно статье 127 КЗоТ.

Вышеизложенная норма касается работников бюджетных учреждений, а хозрасчетные предприятия должны самостоятельно в Положении о командировках установить предельный срок возврата работниками полученного аванса в случае невыезда в командировку (ее отмены).¹²

Не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался об израсходованных денежных средствах в предыдущей командировке (п. 20 р. IIІ Инструкции № 59, п. 19 р. ІІ Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148).

Порядок выплаты и налогообложения суточных

Отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с командировкой). Суточные расходы (далее — суточные) возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта (п. 15 р. I Инструкции № 59).

Согласно пункту 4 раздела ІI, пунктам 16, 16.1 раздела ІІІ Инструкции № 59 суточные выплачиваются за каждый день пребывания работника в командировке, включая день убытия, прибытия, выходные, праздничные и нерабочие дни, а также время нахождения в пути. Определение количества дней командировки для выплаты суточных проводится с учетом дня убытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня. При командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные возмещаются как за полные сутки.

Фактическое количество дней пребывания работника в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке (проездных документов, счетов на проживание, справки предприятия, куда командировался работник, о нахождении его по месту командировки, служебной записки в произвольной форме о выполнении работником служебного поручения вне места постоянной работы в командировке, согласованной непосредственным руководителем, и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке). Возмещение суммы суточных осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) о командировке, авансовым отчетом и согласно одному или нескольким документальным доказательствам, подтверждающим пребывание работника в командировке. В случае отсутствия вышеуказанных документов суточные командированному работнику не возмещаются. Сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам.

Для возмещения суточных необходимо наличие одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке в случае, если по не зависящим от командированного работника причинам отсутствуют подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость расходов, понесенных в связи с командировкой (п. 17 р. І Инструкции № 59).

Днем убытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы работника. При отправлении транспортного средства до 24-го часа включительно днем убытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часа и позднее — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный работник, в срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда к станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы (п. 7 р. I Инструкции № 59).

Например, если поезд, на котором работник следует к месту командировки, отправляется с железнодорожного вокзала согласно расписанию в воскресенье в 23.55 или если поезд, на котором работник возвращается из командировки к месту постоянной работы, прибывает на железнодорожный вокзал в субботу в 00.10, то такие воскресенье и суббота являются днями командировки, за которые работнику выплачиваются суточные.

Дата на транспортном билете (убытия транспортного средства с места постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой убытия работника в командировку согласно приказу о командировке. Дата на транспортном билете (прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке (п. 7 р. I Инструкции № 59).

Если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке, с разрешения руководителя предприятия принимается во внимание задержка в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни в случае, если срок пребывания работника вне места его постоянной работы не превышает срок командировки, предусмотренный Постановлением № 98. За эти дни работнику не возмещаются суточные, расходы на наем жилого помещения и другие расходы, кроме расходов на проезд из места командировки к месту постоянной работы (п. 7 р. I Инструкции № 59). То есть если у работника командировка заканчивается, например, в пятницу, но он остался в месте командировки на выходные дни и вернулся к месту постоянной работы в воскресенье, то за субботу и воскресенье ему не возмещаются суточные, расходы на наем жилья и другие расходы, но возмещаются расходы на проезд из места командировки к месту постоянной работы.

Вышеизложенная норма касается работников бюджетных учреждений. Если работник хозрасчетного предприятия согласно датам на проездных документах выехал к месту командировки раньше первого дня командировки, указанного в приказе о командировке, или вернулся из места командировки к месту постоянной работы позднее последнего дня командировки, указанного в приказе о командировке, если это было согласовано с работодателем и последний на основании докладной записки работника, поданной им после возвращения из командировки, издал приказ об изменении сроков командировки, то суточные и компенсация прочих командировочных расходов выплачиваются работнику за все дни командировки, предусмотренные обновленным приказом о командировке.¹³

В случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленнном порядке (электронным или бумажным листком нетрудоспособности), командированному работнику выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства, но на срок не более 2 месяцев. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки, но за эти дни командированному работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (п. 9 р. ІI Инструкции № 59).

Согласно пункту 16.1 раздела ІІІ Инструкции № 59 при командировках за границу работников бюджетных учреждений фактическое время пребывания работника в командировке, кроме вышерассмотренных документов, определяется:

а) в случае командировки из Украины в иностранные государства — согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке (соответствующих первичных документов и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке — отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и т. п.);

б) в случае отсутствия указанных в подпункте «а» соответствующих подтверждающих документов и авансового отчета суточные командированному работнику не возмещаются.

Хотя вышеизложенные требования к определению дней командировки, за которые работнику должны быть выплачены суточные, установлены Инструкцией № 59 для бюджетных учреждений, аналогичные нормы могут отразить в Положении о командировке и хозрасчетные предприятия.

Размеры суточных работникам бюджетных учреждений

Размер суточных для работников бюджетной сферы при командировках в пределах Украины и за границу установлен в приложении 1 к Постановлению № 98. Так, для указанных работников размер суточных при командировках в пределах Украины составляет 300 грн., а при командировках за границу для каждой страны установлен свой размер суточных, исчисляемый в эквиваленте к доллару США (далее — дол.).

Например, при командировке в Молдову, Грузию, Армению, Азербайджан, Казахстан, Туркменистан, Узбекистан, Таджикистан, Киргизстан размер суточных составляет 40 дол., в Эстонию, Латвию, Литву, Чехию, Словакию, Венгрию — 54 дол., Румынию, Сербию, Хорватию, Ирландию — 59 дол., Польшу, Кипр, ОАЭ, Индию, Бразилию — 61 дол., Испанию, Турцию, Исландию — 62 дол., Португалию — 64 дол., Нидерланды — 66 дол., Израиль — 69 дол., Швейцарию, Швецию, Грецию и Данию — 70 дол., Канаду — 72 дол., Германию, Австрию, Францию, Бельгию, Великобританию, Италию, США, Японию, Китай — 80 дол.

Работникам, которых бюджетные учреждения направляют в командировку за границу, суточные выплачивают в валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро, или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день подачи уполномоченному банку расчета расходов на командировку, т. е. на день выдачи аванса (п. 5 Постановления № 98, п. 2 примечаний приложения 1 к Постановлению № 98).

Что касается официального курса гривны к иностранным валютам, то он определяется НБУ и начинает действовать со следующего рабочего дня после дня установления. Информация об установленном официальном курсе гривны к иностранным валютам обнародуется на веб-странице НБУ не позднее 15.30 в день его установления. Официальный курс гривны к иностранным валютам, установленный на последний рабочий день недели или на предпраздничный день, действуют в течение следующих выходных или праздничных дней, а курс, установленный в последний рабочий день недели или в предпраздничный день, начинает действовать в первый рабочий день следующей недели или в первый послепраздничный рабочий день (п.п. 10, 13 Положения об установлении официального курса гривны к иностранным валютам и расчете справочного значения курса гривны к доллару США и учетной цены банковских металлов, утвержденного постановлением Правления НБУ от 10.12.2019 № 148).

Таким образом, в течение всего календарного дня (календарных суток) применяется курс НБУ, который установлен на 0 часов соответствующих суток. Если НБУ в определенный банковский день изменил курс валют, то при определении налоговых обязательств новый курс начинает применяться с 0 часов следующего банковского дня. Это следует также из норм статьи 39-1 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ).

Если при выдаче (перечислении) аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, возможно применение арифметического правила округления до полной единицы (п. 5 р. ІІI Инструкции № 59).

При необходимости в авансировании работника денежными средствами в национальной валюте государства, в которое направляется работник, пересчет предельной суммы суточных, установленной в долларах США, в валюту государства командировки осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по установленному иностранным банком валютному (обменному) курсу национальной валюты государства пребывания к валюте государства командировки и доллара США на день подачи уполномоченному банку расчета расходов на командировку (п. 16.3 р. ІІI Инструкции № 59).

Согласно пункту 16.2 раздела ІІI Инструкции № 59 суточные за время пребывания в командировке за границей возмещаются в пределах утвержденных сумм:

а) за каждый день пребывания в командировке, включая день выбытия и прибытия, — по нормам, установленным для государства, в которое командирован работник (при отсутствии пересадок на другое транспортное средство (далее — ТС) или остановок в гостинице, мотеле, другом жилом помещении (далее вместе — гостинница) на территории Украины или других иностранных государств во время пребывания в пути в государство командировки или возвращения к месту постоянной работы).

Если командированный, находясь в пути в государство командировки или возвращаясь к месту постоянной работы, имеет пересадку на другое ТС или остановку в гостинице на территории других иностранных государств, суточные за время проезда по их территории возмещаются в суммах, установленных для соответствующих государств, со дня пересечения границы соответствующего иностранного государства (согласно дате, определенной в транспортных билетах, счетах за проживание в гостинице, или согласно отметкам пограничных служб о пересечении границы соответствующего иностранного государства).

В случае пересечения в течение суток границы нескольких иностранных государств (не являющихся государством командировки) суточные возмещаются в размере среднего арифметического от сумм, установленных для этих государств.

За день убытия из Украины в командировку за границу при отсутствии пересадки на другое ТС или остановки в гостинице на территории Украины суточные возмещаются по нормам первого иностранного государства, в котором осуществляется пересадка (остановка). За день прибытия в Украину (пересечения границы) — по нормам последнего иностранного государства, в котором осуществляется пересадка (остановка).

За день пересечения границы государства командировки (независимо от наличия в течение суток пересадок и/или остановок на территории других иностранных государств во время пребывания в пути в государство командировки или возвращения к месту постоянной работы) суточные возмещаются по нормам, установленным для государства, в которое командирован работник.

б) если командированный, находясь в дороге в иностранные государства, или возвращаясь из соответствующего государства, имеет пересадку на другое ТС или остановку в гостинице на территории Украины, то возмещение расходов (в том числе выплата суточных) за период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для командировок в пределах Украины. При этом суточные со дня последней пересадки на другое ТС (со дня выбытия из гостиницы) на территории Украины во время следования в командировку за границу и до дня первой пересадки на другое ТС (до дня остановки в гостинице) на территории Украины (включительно) во время возвращения в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу. Если день убытия в командировку или день прибытия командированного работника к месту постоянной работы совпадает с днем указанной пересадки (остановки), суточные за соответствующие день убытия или день прибытия возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу. В случае отсутствия такой пересадки (остановки) суточные возмещаются за каждый день командировки, включая день убытия и прибытия, по нормам, установленным для командировок за границу.

в) в случае осуществления командировок в несколько государств в течение суток — в размере среднего арифметического от сумм, установленных для этих государств;

г) при направлении в командировку в два или более государств — в суммах, установленных для соответствующих государств, со дня пересечения границы соответствующего государства. В случае командировки в два или более государств, пересечение границ которых осуществляется без отметок в загранпаспорте, начиная со второго государства, суточные возмещаются в сумме, утвержденной для соответствующего государства со дня прибытия в данное государство согласно дате, определенной в транспортных билетах или счетах за проживание в гостинице. При отсутствии транспортных билетов и счетов за проживание в гостинице суточные возмещаются по нормам государства командировки согласно приказу (распоряжению) руководителя предприятия. В день возвращения в Украину (пересечения границы) суточные возмещаются по нормам последнего государства командировки.

Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или в проездные документы, оплачиваются командированным работникам за счет суточных (п. 2 Постановления № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «д» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59).

В случае, когда работники, командированные за границу, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием принимающей стороной или если стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения, проездных документов без определения конкретной суммы или когда работники, командированные в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, которые касаются основной деятельности предприятия, командирующего работников, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием организаторами таких мероприятий, суточные расходы возмещаются в размерах, которые определяются в процентах сумм суточных расходов для соответствующего государства согласно приложению 1 к Постановлению № 98, в частности 80% — при одноразовом, 55% — двухразовом, 35% — трехразовом питании (п. 2 Постановления № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «ґ» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59). То есть размер суточных определяется в процентах в зависимости от количества питания, предоставленного принимающей стороной.

Работникам предприятий, которые находятся за границей длительный срок и получают заработную плату в иностранной валюте, в случае командировки в пределах государства пребывания суточные возмещаются в размере 80% сумм суточных, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98 для соответствующего государства. В случае командировки в пределах государства пребывания сроком на одни сутки суточные возмещаются в размере 40% сумм суточных, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98 для соответствующего государства. В случае выезда по делам командировки указанного работника из государства пребывания в другие государства суточные возмещаются по нормам, установленным для государства командировки (п. 2 Постановления № 98, пп. «д» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59).

В случае, когда работники дипломатической службы, направленные в долгосрочную командировку, или работники, выполняющие функции по обслуживанию, из числа лиц, имеющих разрешение на постоянное проживание и/или трудоустройство в государстве размещения иностранного дипломатического учреждения Украины, или иностранцы, назначенные по контрактам на должности иностранного дипломатического учреждения Украины, направляются в командировку, то возмещение суточных, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98, для соответствующего государства не осуществляется (абз. пятый п. 2 Постановления № 98).

Суточные на хозрасчетных предприятиях

Для хозрасчетных предприятий конкретный размер суточных (в том числе минимальный и максимальный) при командировках в пределах Украины и за границу законодательством не установлен. Поэтому такие предприятия размер суточных устанавливают самостоятельно в коллективном договоре или в Положении о командировках или в приказе о командировке. Минимальный размер суточных должен обеспечивать оплату, как минимум, трехразового питания и прочих личных нужд человека в течение суток.

Обращаем внимание, хозрасчетные предприятия имеют право выплачивать аванс на командировку за границу, в том числе суточные, как в иностранной валюте (в валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах/евро), так и в гривне (работник может ее обменять самостоятельно на иностранную валюту).

Исходя из размера суточных, установленных на календарный день (для бюджетных учреждений — Постановлением № 98, для хозрасчетных предприятий — локальным документом), предприятие должно определить суммарный размер суточных за все время командировки работника и выплатить их в составе аванса на командировку.

Хозрасчетные предприятия могут выплачивать работникам аванс на командировку, в том числе суточные, как наличными, так и в безналичной форме путем перечисления денежных средств на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием личной платежной карточки, или на счет предприятия, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративной платежной карточки.

Налогообложение суточных

В соответствии с подпунктом 165.1.11 НКУ не включаются в месячный (годовой) налогооблагаемый доход денежные средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет и рассчитанные согласно пункту 170.9 НКУ, а также суммы компенсационных выплат в иностранной валюте, выплачиваемые в соответствии с законом работникам дипломатической службы, направленным в долгосрочную командировку.

Согласно подпункту «а» пп. 170.9.1 пункта 170.9 НКУ налоговым агентом налогоплательщика при налогообложении суммы, выданной налогоплательщику под отчет и не возвращенной им в течение установленного подпунктом 170.9.3 этого пункта срока, является лицо, выдавшее такую сумму, а именно на командировку — в сумме, превышающей сумму расходов налогоплательщика на такую командировку, рассчитанной согласно этому подпункту.

В налогооблагаемый доход не включаются (т. е. не облагаются НДФЛ и военным сбором) расходы на командировку, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других личных нужд физического лица (суточные), понесенные в связи с такой командировкой в пределах территории Украины, но не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (т. е. в 2024 году — не более 710 грн. (7100 грн. х 0,1) в день), а для командировок за границу — не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривны к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

Следовательно, если суточные выплачены работнику в большем размере, чем предусмотрено подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 НКУ, то есть в расчете за каждый день командировки в размере более 0,1 минимальной заработной платы при командировке в пределах Украины (т. е. в 2024 году в размере более 710 грн.) и при командировке за границу — более 80 евро, то сумма превышения суточных над указанными предельными нормами (далее — сверхнормативные суточные) для целей налогообложения считается излишне израсходованными денежными средствами и включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика (работника) на основании подпункта 164.2.11 НКУ. При этом объект налогообложения сверхнормативных суточных при командировках за границу в части превышения 80 евро за каждый календарный день такой командировки определяется по официальному курсу гривны к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день¹⁴ (см. пример 1 ниже).

В случае направления работника в командировку в страны, где национальной валютой является не евро, а иная валюта, с выплатой аванса в валюте страны командировки (т. е. в иной валюте, чем евро), необходимо осуществлять пересчет предельной суммы суточных, установленной в евро подпунктом 170.9.1 НКУ, в валюту страны командировки по кросс-курсу, рассчитанному по установленному НБУ официальному курсу гривны к национальной валюте страны командировки и к евро на каждый день командировки (см. пример 2 ниже).

Также следует учитывать, что на основании пункта 164.5 НКУ база налогообложения НДФЛ для денежных средств, излишне израсходованных налогоплательщиком (работником) на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки (в том числе для сверхнормативных суточных), увеличивается на «натуральный» коэффициент, который для ставки НДФЛ в размере 18% составляет 1,21951.¹⁵

База обложения военным сбором для сверхнормативных суточных на «натуральный» коэффициент не увеличивается.

Сумма суточных, выплаченная в пределах установленных норм, в приложении 4ДФ Налогового расчета не отражается, а сумма суточных в виде превышения установленных норм, увеличенная на «натуральный» коэффициент, отражается в строках 3а и 3 раздела I приложения 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «118».¹⁶

Касательно налогообложения суточных в пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 НКУ установлено, что сумма суточных определяется в случае командировки:

– в пределах Украины и страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

– в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

При отсутствии указанных подтверждающих документов сумма суточных включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика.

В бюджетной сфере авансовый отчет подается работником во всех случаях вместе с подтверждающими расходы документами для принятия решения о возмещении стоимости расходов. После возвращения из командировки работник обязан до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать авансовый отчет и вернуть излишне израсходованные денежные средства (остаток денежных средств сверх суммы, израсходованной согласно авансовому отчету). Работник, получивший аванс на командировку наличными, подает авансовый отчет и возвращает излишне израсходованные денежные средства до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы. Если во время командировки работник применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, при наличии уважительных причин руководитель может продлить срок подачи авансового отчета до 20 банковских дней до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами (п. 17 р. I, п. 11 р. II, п. 17 р. III Инструкции № 59).

На хозрасчетных предприятиях, исходя из положений подпунктов 170.9.3 и 170.9.4 пункта 170.9 НКУ, авансовый отчет подается и сумма излишне израсходованных денежных средств/электронных денег возвращается до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку. Если во время командировки работник применил для проведения расчетов платежную карточку (включая корпоративную (бизнесовую) или личную) либо ее реквизиты, а списание денежных средств/электронных денег по понесенным расходам осуществляется банком позднее даты, когда работник завершает такую командировку, указанный срок продлевается на один календарный месяц.

Если во время командировки работник применил платежную карточку (включая корпоративную (бизнесовую) или личную) либо ее реквизиты для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличных в пределах суммы суточных и при отсутствии налогооблагаемого дохода, авансовый отчет не составляется и не подается.

Таким образом, работодатель как налоговый агент должен уплатить НДФЛ и военный сбор с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных (при их наличии) в день выплаты такого дохода работнику (пп. 168.1.2 НКУ), а именно в последний день предельного срока подачи работником (утверждения работодателем) авансового отчета и возврата работником излишне израсходованных денежных средств.

Суточные в полной сумме (независимо от размера) не включаются в фонд оплаты труда и не облагаются единым социальным взносом (п. 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5, п. 6 р. І Перечня видов выплат, которые осуществляются за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 № 1170).

ПРИМЕР 1

Налогообложение НДФЛ и военным сбором сверхнормативных суточных,
выплаченных в евро, при командировке работника за границу

Работнику, который на 5 календарных дней с 18 по 22 декабря 2023 года был направлен в командировку за границу — в Германию (национальной валютой страны является евро), выплачены суточные за каждый календарный день такой командировки в размере 100 евро (всего 500 евро).

В этой ситуации работнику за каждый календарный день командировки суточные выплачены выше предельной нормы (80 евро), установленной подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 НКУ, в размере 20 евро (100 евро – 80 евро).

Следовательно, с учетом официальных курсов гривны к евро, установленных НБУ на календарные дни 18, 19, 20, 21 и 22 декабря 2023 года, в налогооблагаемый доход работника включаются:

– сумма превышения нормативных суточных за 18 декабря: 20 евро х 40,5122 (курс гривны к евро на 18 декабря) = 810,24 грн.;

– сумма превышения нормативных суточных за 19 декабря: 20 евро х 40,5918 (курс гривны к евро на 19 декабря) = 811,84 грн.;

– сумма превышения нормативных суточных за 20 декабря: 20 евро х 40,9219 (курс гривны к евро на 20 декабря) = 818,44 грн.;

– сумма превышения нормативных суточных за 21 декабря: 20 евро х 41,0664 (курс гривны к евро на 21 декабря) = 821,33 грн.;

– сумма превышения нормативных суточных за 22 декабря: 20 евро х 41,2846 (курс гривны к евро на 22 декабря) = 825,69 грн.

Общая сумма налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных, выплаченных работнику при командировке за границу с 18 по 22 декабря 2023 года:

810,24 + 811,84 + 818,44 + 821,33 + 825,69 = 4087,54 грн.

База налогообложения НДФЛ по сверхнормативным суточным (исчисляется с применением «натурального» коэффициента согласно пункту 164.5 НКУ):

4087,54 грн. х 1,21951 = 4984,80 грн.

Сумма НДФЛ, подлежащая уплате с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных:

4984,80 грн. х 18% = 897,26 грн.

Сумма военного сбора, подлежащая уплате с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных:

4087,54 грн. х 1,5% = 61,31 грн.

В разделе I приложения 4ДФ за декабрь Налогового расчета за IV квартал 2023 года по работнику в графах 3а и 3 отражается соответственно начисленная и выплаченная сумма дохода — 4984,80 грн., а в графах 4а и 4 соответственно начисленная и перечисленная сумма НДФЛ — 897,26 грн., в графах 5а и 5 соответственно начисленная и перечисленная сумма военного сбора — 61,31 грн., в графе 6 указывается признак дохода «118».

В приложении Д1 за декабрь и основной (общей) таблице Налогового расчета за IV квартал 2023 года сумма суточных не отражается, поскольку суточные не являются базой начисления ЕСВ.

ПРИМЕР 2

Определение предельной суммы суточных, выплачиваемых в долларах США при командировке в США,
которая не облагается НДФЛ и военным сбором

Работник направлен в командировку в США на 5 календарных дней с 25 по 29 декабря 2023 года. Национальной валютой страны командировки является доллар США (далее — доллар).

Исчислим предельные суммы не облагаемых НДФЛ и военным сбором суточных в долларах, учитывая установленные НБУ официальные курсы гривны к евро и доллару на календарные дни командировки с 25 по 29 декабря 2023 года по кросс-курсу:

• на 25 декабря:

– в гривнах: 80 евро х 41,3753 (курс гривны к евро) = 3310,02 грн.;

– в долларах: 3310,02 грн. : 37,5525 (курс гривны к доллару) = 88,14 доллара;

• на 26 декабря:

– в гривнах: 80 евро х 41,3611 (курс гривны к евро) = 3308,89 грн.;

– в долларах: 3308,89 грн. : 37,5225 (курс гривны к доллару) = 88,18 доллара;

• на 27 декабря:

– в гривнах: 80 евро х 41,1538 (курс гривны к евро) = 3292,30 грн.;

– в долларах: 3292,30 грн. : 37,3684 (курс гривны к доллару) = 88,10 доллара;

• на 28 декабря:

– в гривнах: 80 евро х 41,6334 (курс гривны к евро) = 3330,67 грн.;

– в долларах: 3330,67 грн. : 37,6194 (курс гривны к доллару) = 88,54 доллара;

• на 29 декабря:

– в гривнах: 80 евро х 42,2079 (курс гривны к евро) = 3376,63 грн.;

– в долларах: 3376,63 грн. : 37,9824 (курс гривны к доллару) = 88,90 доллара.

Таким образом, для избежания обложения НДФЛ и военным сбором суточные должны быть выплачены работнику, который командирован в США, в долларах в размере, не превышающем вышеуказанных сумм, что суммарно за 5 календарных дней командировки составляет:

88,14 + 88,18 + 88,10 + 88,54 + 88,90 = 441,86 доллара

_________________________________________________________________________

Бухгалтери і кадровики зі стажем пам’ятають, що в період з кінця дев’яностих по березень 2011 року в Україні діяли для підприємств, установ, організацій (далі — підприємства) усіх форм власності постанова Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 № 663 (далі — Постанова № 663), та Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59).

Але в рамках кампанії з дерегулювання господарської діяльності госпрозрахункових підприємств з 01.04.2011 Постанову № 663 було скасовано постановою Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — Постанова № 98). Цей документ визначає «витратні» аспекти відрядження, але тільки для осіб, вказаних в його назві.

На виконання пункту 12 Постанови № 98 наказом Міністерства фінансів України від 17.03.2011 № 362 Інструкція № 59 була викладена в новій редакції з 11.04.2011, тому з цієї дати її дія поширюється тільки на державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетні установи; працівники бюджетної сфери).

Якщо суб’єкт господарювання, громадська чи інша організація, яка не має статусу бюджетної установи, є одержувачами бюджетних коштів, то при направленні працівників у відрядження, яке здійснюється за рахунок бюджетних коштів в рамках виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, вони повинні дотримуватися норм Інструкції № 59.¹

На підприємства, які не є одержувачами бюджетних коштів (далі — госпрозрахункові підприємства), норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 не поширюються.²

Нормативно-правового акту, який регулює порядок відрядження працівників госпрозрахунковими підприємствами, на сьогодні день не існує, тому такі підприємства можуть самостійно розробити внутрішній документ, який визначає порядок направлення працівників у відрядження (далі — Положення про відрядження). Такий документ, оформлений як додаток до колективного договору або затверджений окремим наказом керівника підприємства, погодженим з профспілковою організацією підприємства (представником трудового колективу), може бути складений на базі норм Постанови № 98 та Інструкції № 59³, оскільки в цих двох документах врегульовано багато питань, які можуть виникнути при відрядженні працівників.

Що є службовим відрядженням

Виходячи з норм пункту 1 розділу І «Загальні положення» Інструкції № 59, службовим відрядженням (далі — відрядження) вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (державного органу) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства).

У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором або контрактом (п. 2 р. I Інструкції № 59). Тобто якщо працівник уклав трудовий договір з головним підприємством, то поїздка до філії (структурного підрозділу) цього підприємства, розташованій в іншому населеному пункті, вважається відрядженням. І навпаки, якщо працівник уклав трудовий договір з філією, то поїздка на головне підприємство до іншого населеного пункту також вважається відрядженням.

Міністерство фінансів України (далі — Мінфін) в листі від 22.03.2013 № 31-07230-16-27/9358 (див. ВПЗ № 5/2013, стор. 121) повідомило, що якщо працівник структурного підрозділу, який відповідно до трудового договору (контракту) є місцем його постійної роботи, для виконання службового доручення їде до іншого підприємства або до іншого структурного підрозділу свого підприємства, розташованих в іншому населеному пункті, така поїздка може бути оформлена як відрядження. При цьому повинні бути дотримані всі вимоги направлення в таке відрядження — виданий відповідний наказ про відрядження, виплачені добові за час перебування у відрядженні, компенсовані вартість проїзду до місця призначення й назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.

Разом з тим, якщо в рамках виконання своїх безпосередніх обов’язків працівник виконує роботу, яка передбачає постійне здійснення поїздок на підвідомчій йому території, то, на думку Мінфіну, ці поїздки не є відрядженнями, але такому працівникові бюджетною установою можуть відшкодовуватися витрати на проїзд. Враховуючи зазначене, рішення щодо оформлення поїздки працівника як відрядження приймається керівником виходячи з посадових обов’язків такого працівника, мети поїздки тощо.

Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою/керівником) (п. 2 р. I Інструкції № 59).

Крім того, не є відрядженням направлення працівника бюджетної сфери на професійне навчання, оскільки в цьому випадку гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки і навчання інших професій з відривом від виробництва, встановлені постановою Кабінету Міністрів України «Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва» від 28.06.97 № 695.⁴

Госпрозрахункові підприємства статус поїздки працівника до іншого населеного пункту для проходження професійного навчання визначають у внутрішньому документі.

Кого і з якою метою можна направляти у відрядження

Виходячи з наведеного в Інструкції № 59 визначення відрядження, яке можуть використовувати і госпрозрахункові підприємства⁵, у відрядження можуть бути направлені тільки працівники підприємства (тобто особи, з якими укладено трудовий договір або контракт), в тому числі сумісники.

Також у відрядження можна направляти голову або членів наглядової ради (ради директорів) акціонерного товариства, товариства з обмеженою (додаткової) відповідальністю, якщо статутом, положенням про наглядову раду (раду директорів), іншими розпорядчими документами АТ, ТОВ, ТДВ передбачена така можливість, і направлення у відрядження зазначених осіб здійснюється для виконання функцій управління діяльністю господарського товариства.⁶

Виконанням службового доручення у відрядженні вважається виконання завдання на відрядження, яке працівнику визначає керівник підприємства. При цьому роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, що випливає з норм статті 31 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), в тому числі не має права вимагати від працівника поїздки у відрядження для виконання завдань, не пов’язаних з виконанням працівником своїх посадових (трудових) обов’язків, а також не пов’язаних з основною діяльністю підприємства.

Разом з тим, з норм статті 21 КЗпП, яка дає визначення трудовому договору, при укладенні якого працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, і статті 30 КЗпП, відповідно до якої працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто, випливає, що виконання за розпорядженням керівника завдання на відрядження, обумовленого трудовим договором (в рамках трудових функцій), є обов’язком працівника. Відмова без поважних причин від виконання таких обов’язків вважається порушенням трудової дисципліни, за яке на працівника може бути накладено дисциплінарне стягнення, передбачене статтею 147 КЗпП (догана, звільнення, інші дисциплінарні стягнення, передбачені законодавством, статутами і положеннями про дисципліну).⁷

Водночас роботодавець не вправі вимагати від працівника виконання роботи, поєднаної з явною небезпекою для життя, а також в умовах, що не відповідають нормам законодавства про охорону праці (ч. п’ята ст. 153 КЗпП). У разі відрядження і виконання працівниками своїх трудових обов’язків на робочих місцях, де існує небезпека для життя (наприклад, при відрядженнях у прифронтові населені пункти), роботодавець повинен вжити заходів щодо організації та забезпечення охорони праці для своїх працівників (як мінімум, ознайомити їх з місцезнаходженням бомбосховищ та укриттів за місцем відрядження). Працівник має право відмовитися від дорученої роботи (зокрема від відрядження), небезпечної для його життя чи здоров’я, якщо роботодавець не в змозі вжити відповідних заходів з охорони праці.⁸

Також КЗпП встановлено обмеження щодо направлення у відрядження окремих категорій працівників. Так, заборонено направляти у відрядження:

– вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років (ст. 176 КЗпП);

– жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю, без їх згоди (ст. 177 КЗпП).

Крім того, вищевказані гарантії, передбачені статтями 176 і 177 КЗпП, поширюються також на батьків, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів (ст. 186-1 КЗпП).

Документальне оформлення відрядження

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням), у якому зазначаються мета виїзду, завдання (у разі потреби), пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник), строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження), джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження, а також у разі потреби інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником тощо), після затвердження кошторису витрат. У разі направлення працівника підприємства у відрядження за запрошенням подається його копія та за наявності програма заходів (п. 1 р. ІІ, п. 1 р. ІІІ Інструкції № 59).

У разі відрядження за кордон у наказі (розпорядженні) керівника підприємства додатково зазначаються щодо пункту призначення — держава або держави, куди відряджається працівник, а щодо ключових моментів — маршрут поїздки у разі відрядження на службовому автомобілі або за наявності пересадок на території України та/або інших іноземних держав з одного на інший транспортний засіб під час перебування в дорозі до відповідної держави відрядження та/або повернення до місця постійної роботи, після затвердження технічного завдання (у разі потреби) і кошторису витрат. За наявності запрошення приймаючої сторони подається його копія з перекладом (п. 1 р. ІІІ Інструкції № 59).

Працівник може бути направлений у відрядження в будь-який населений пункт України, а також за кордон (у період дії воєнного стану з числа військовозобов’язаних за кордон може виїхати лише працівник, який заброньований підприємством, що підтверджено витягом з наказу Мінекономіки), якщо таке відрядження пов’язане з основною діяльністю підприємства.

Документами, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно):

– запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє працівника у відрядження;

– укладений договір чи контракт;

– інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

– документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника (п. 1 р. І Інструкції № 59).

Тепер розглянемо документи, які зазвичай складаються при направленні працівника у відрядження.

1. Завдання на відрядження.

Залежно від мети відрядження працівнику може ставитися завдання на відрядження. Якщо у відрядженні працівникові належить виконувати певні роботи, то перелік (обсяг) таких робіт може бути складений у письмовій формі безпосереднім начальником працівника або керівником підприємства. Таке письмове завдання на відрядження (перелік робіт) може бути оформлено як додаток до наказу про відрядження та доведено до відома працівника під підпис. У цьому випадку працівникові, як правило, ставиться в обов’язок відзвітувати про виконання завдання (робіт) у відрядженні після повернення з нього.

Якщо працівник був направлений у відрядження на запрошення іншого підприємства для виконання на ньому певної роботи, то підприємство, що приймає, після завершення виконання роботи може скласти і видати працівникові документ, завірений печаткою (за її наявності) та підписом керівника приймаючого підприємства, з відображенням у ньому виду (обсягу) виконаної працівником роботи. Такий документ може бути підставою для нарахування працівникові підвищеної оплати за місцем постійної роботи.

Мінфін у листі від 05.05.2011 № 31-07230-16-21/11582 (див. ВПЗ № 2/2011, стор. 118) повідомив, що якщо керівник підприємства, направляючи працівника у відрядження, оформленим наказом із зазначенням мети відрядження, визначає завдання, то воно має бути виконане працівником під час відрядження.

Звертаємо увагу, що при направленні працівника у відрядження госпрозрахункові підприємства не зобов’язані, але можуть складати в письмовому вигляді завдання на відрядження, а також кошторис витрат на відрядження (для оптимізації та прогнозування таких витрат).

Таким чином, якщо бюджетні установи та госпрозрахункові підприємства вважають за необхідне складати завдання на відрядження (для досягнення мети відрядження і контролю за виконанням працівником трудових обов’язків у відрядженні), то вони можуть готувати такий документ до кожного відрядження. У завданні на відрядження вказуються мета службової поїздки, види (перелік) та/або обсяг робіт, що підлягають виконанню (порядок і умови виконання завдання), строк відрядження (див. зразок завдання нижче).

Що стосується видів, обсягу і часу виконання робіт, які працівник може (повинен) виконати у відрядженні, то чинним законодавством вони не регламентуються, тому ці питання повинні бути погоджені між роботодавцем і працівником (з їхнім відображенням у завданні на відрядження), а за потреби — з приймаючим підприємством, якщо воно направило запрошення (заявку) підприємству, що відряджає працівника.

Працівникам бюджетних установ також слід враховувати, що згідно з пунктом 8 розділу І Інструкції № 59 на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Аналогічні норми можуть передбачити і госпрозрахункові підприємства в Положенні про відрядження.

2. Кошторис витрат на відрядження.

У такому кошторисі зазначаються основні витрати, які дозволено здійснювати працівнику під час відрядження. Кошторис зазвичай включає суму авансу (добові, витрати на проживання та проїзд під час відрядження), яким підприємство забезпечує працівника перед його вибуттям у відрядження, і суму коштів, що видаються працівникові під звіт на закупівлю у відрядженні товарів для потреб підприємства (якщо в цьому є необхідність).

Якщо у відрядження направляється працівник, який не належить до керівного складу, то кошторис витрат на відрядження, як правило, складається керівником структурного підрозділу, де працює працівник, який направляється у відрядження, спільно з бухгалтером і затверджується керівником підприємства. Якщо у відрядження направляється один із заступників керівника підприємства або керівник структурного підрозділу, то кошторис витрат на відрядження, як правило, складається і затверджується керівником підприємства. Зазвичай кошторис витрат є додатком до наказу про відрядження.

3. Наказ про відрядження.

Після складання завдання на відрядження та кошторису витрат видається наказ про відрядження (див. нижче).

Виходячи з норм пункту 1 розділу ІІ Інструкції № 59 (див. вище), у такому наказі мають бути зазначені, зокрема:

– посада, прізвище, ім’я та по батькові працівника, який направляється у відрядження;

– пункт призначення (у т. ч. найменування підприємства, на яке відряджається працівник);

– строк та мета відрядження.

У наказі про відрядження можна також передбачити обмеження витрат на проїзд, проживання в готелі тощо, а госпрозрахункові підприємства — додаткові витрати на відрядження, наприклад, на проїзд у таксі за місцем відрядження.

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

«ЕЛЕКТРОАВТОСЕРВІС»

<…>

НАКАЗ

11.01.2024                                                 м. Полтава                                                № 1-в

Про направлення у відрядження

З метою вивчення продукції потенційного постачальника і придбання зразків продукції

НАКАЗУЮ:

1. Направити МОРОЗОВА Віктора Костянтиновича, начальника відділу постачання, у відрядження до ТОВ «Електромотор», м. Львів, на строк 4 доби з 16 по 19 січня 2024 року.

2. Передбачити наступні витрати на відрядження:

– транспортні витрати відшкодовуються в межах вартості квитків на поїзд у купейному вагоні;

– вартість проживання не повинна перевищувати 1200 гривень на добу;

– добові виплачуються з розрахунку 700 гривень на добу.

3. Головному бухгалтеру Новиковій І. М. видати Морозову В. К. з каси підприємства аванс на відрядження згідно з кошторисом витрат (додається).

4. Морозову В. К. після повернення з відрядження подати авансовий звіт у порядку, встановленому законодавством.

Додаток: кошторис витрат на відрядження.

Директор              Панченко          Андрій ПАНЧЕНКО

З наказом ознайомлені:

Морозов                Віктор МОРОЗОВ

12.01.2024

Новикова                  Ірина НОВИКОВА

12.01.2024

Додаток до наказу
від 11.01.2024  № 1-в

Кошторис витрат на відрядження начальника відділу постачання Морозова В. К.

Статті витрат	Сума, грн.
Добові (4 доби х 700 грн.)	2800,00
Вартість проїзду до місця відрядження і назад (вартість квитків на поїзд у купейному вагоні)	2500,00
Вартість проїзду за місцем відрядження	1000,00
Вартість проживання (1200 грн. х 3 доби)	3600,00
Всього	9900,00

Директор              Панченко          Андрій ПАНЧЕНКО

З наказом ознайомлені:

Морозов                 Віктор МОРОЗОВ

12.01.2024

Новикова                  Ірина НОВИКОВА

12.01.2024

4. Посвідчення про відрядження.

Наразі нормативно-правовими актами не передбачено оформлення посвідчення про відрядження (наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.97 № 260 скасовано наказом Мінфіну від 21.06.2011 № 738). Тому в бюджетній сфері посвідчення про відрядження не оформляється, а госпрозрахункові підприємства самостійно встановлюють, оформляти чи ні посвідчення про відрядження. Але як один з документів, що підтверджують перебування працівника за місцем відрядження, такий документ можна передбачити у Положенні про відрядження.

5. Журнал реєстрації відряджень.

З 11.09.2015 з Інструкції № 59 виключено пункт 4 розділу I «Загальні положення» Інструкції № 59, яким було передбачено, що підприємство, яке відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком до цієї Інструкції. Одночасно виключено і додаток до Інструкції № 59, в якому наведено Журнал реєстрації відряджень.

Таким чином, для бюджетних установ скасовано реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, і спеціальний журнал, в якому здійснювалася така реєстрація. Але госпрозрахункові підприємства за потреби можуть вести такий журнал, використовуючи скасовану або свою форму.

Зразок оформлення журналу

ТОВ «ЕЛЕКТРОАВТОСЕРВІС»

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

№ з/п	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата і номер наказу (розпорядження)	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження
1	2	3	4	5	6	7
…
15	Морозов В. К.	ТОВ «Електроавтосервіс», начальник відділу постачання	ТОВ «Електромотор» м. Львів	№ 1-в від 11.01.2024	16.01.2024	19.01.2024

5. Звіт про виконану роботу.

Законодавством не передбачено подання працівником звіту про виконану роботу у відрядженні і не затверджено типову форму такого звіту. Однак, як зазначалося вище, якщо за вказівкою роботодавця працівник зобов’язаний відзвітувати про виконану роботу у відрядженні, то працівник складає зазначений звіт (не плутати з авансовим звітом) за формою і в порядку, встановленими роботодавцем.

Тривалість відрядження

Як зазначалося вище, в наказі (розпорядженні) про відрядження вказується строк відрядження працівника (п. 1 р. ІІ Інструкції № 59).

Для працівників бюджетних установ відповідно до пункту 6 Постанови № 98 строк одного відрядження визначається керівником, але не може перевищувати при відрядженнях в межах України 30 календарних днів, за кордон — 60 календарних днів, крім окремих випадків (див. таблицю нижче).

Максимальна тривалість відряджень працівників бюджетної сфери

Категорія працівників (види робіт)	Строк відрядження
Для працівників (загальний випадок) при відрядженнях в межах України	не може перевищувати 30 календарних днів
Для працівників (загальний випадок) при відрядженнях за кордон	не може перевищувати 60 календарних днів
Працівники, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт	не повинен перевищувати строк будівництва об’єктів
Працівники, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів	не повинен перевищувати один рік
Військовослужбовці, направлені на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, та поліцейські, направлені для підвищення кваліфікації, перепідготовки, спеціалізації до закладів вищої освіти із специфічними умовами навчання та закладів професійної (професійно-технічної) освіти, що здійснюють підготовку поліцейських; за умови відшкодування витрат стороною, що приймає	не повинен перевищувати 90 днів не повинен перевищувати 18 місяців
Працівники авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об’єднаних Націй (далі — ООН) згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та ООН	не повинен перевищувати 6 місяців
Працівники Державної аудиторської служби, її міжрегіональних територіальних органів, які направляються для проведення контрольних заходів	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
Студенти, які направляються з метою навчання до вищих навчальних закладів (далі — ВНЗ) або наукових установ за кордоном, та аспіранти, ад’юнкти, докторанти, наукові (науково-педагогічні) працівники, які направляються з метою стажування (наукового стажування) до вузів або наукових установ за кордоном	не може перевищувати двох років
Державні службовці, які направляються для запобігання або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій, а також усунення інших обставин, які створили або можуть створити загрозу життю чи умовам життєдіяльності людей	не може перевищувати один рік
Державні службовці протягом одного календарного року	не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, визначених законодавством
Працівники державних органів, а також підприємств, установ та організацій, які здійснюють функції з обслуговування державних органів влади, у разі відрядження, пов’язаного із забезпеченням діяльності державних органів влади в особливому режимі в умовах воєнного стану	не може перевищувати 180 днів
Тимчасове переведення суддів до іншого суду того самого рівня і спеціалізації для здійснення правосуддя – у період надзвичайного чи воєнного стану та протягом 30 днів з дня його припинення або скасування строк відрядження судді як тимчасове переведення в умовах надзвичайного чи воєнного стану	не може перевищувати один рік, а у випадках, установлених законом, загальний строк відрядження не може перевищувати два роки може перевищувати вищевказаний загальний строк відрядження
Військовослужбовці, поліцейські, особи рядового і начальницького складу та працівники, які в особливий період направляються в межах України в райони воєнних (бойових) дій для участі у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації (далі — РФ), забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та у період здійснення зазначених заходів, а також здійснення заходів із забезпечення правопорядку на деокупованих територіях та на державному кордоні	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
Військовослужбовці, поліцейські, особи рядового і начальницького складу та працівники, направлені для лікування та реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в АТО та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів, та особи, які супроводжують таких військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та працівників,	не повинен перевищувати строк лікування та реабілітації.
Посадові особи Державної прикордонної служби та Державної податкової служби, які направляються за кордон для проведення контрольних заходів стосовно вантажів гуманітарної допомоги, що надходять з території Російської Федерації у район проведення АТО на території України, здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
Військовослужбовці, які під час дії правового режиму воєнного стану направляються за кордон для участі у заходах міжнародного співробітництва з питань національної безпеки з метою нарощування спроможності сил оборони до виконання завдань за призначенням та формування боєздатних, підготовлених і всебічно забезпечених складових сил оборони	не повинен перевищувати період проведення таких заході

Госпрозрахункові підприємства максимальну тривалість відрядження можуть встановити в Положенні про відрядження.

Мінімальний строк відрядження становить один календарний день.

Табелювання працівників під час відрядження

Державна служба статистики України у листі від 12.01.2012 № 9/4-10/9 (див. ВПЗ № 7/2012, стор. 125) роз’яснила, що робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть відображатися в табелі обліку робочого часу типової форми № П-5, затвердженої наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489, таким чином: у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи, наприклад 8, а у другому рядку — умовні позначення перебування у відрядженні «ВД» («07»). Позначення в табелі вихідних (святкових) днів, які припадають на період відрядження, здійснюється відповідно до Інструкції № 59, Положення про відрядження та порядку, встановленого колективним договором. При цьому в складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин в графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження, тобто без урахування вихідних і святкових днів, які припали на період відрядження.

Мінсоцполітики в листі від 26.04.2013 № 478/13/84-13 (див. ВПЗ № 8/2013, стор. 122) роз’яснило, що робочий час працівника, направленого у відрядження, обліковують на підставі наказу керівника — замість робочих днів (код «Р» або «01») працівникові ставлять позначку (код) «ВД» або «07», що підтверджує перебування працівника у відрядженні.

Гарантії працівників, які направляються у відрядження

Законодавством для працівників, які направляються у відрядження, встановлені наступні гарантії:

• за працівником, направленим у відрядження, зберігається протягом усього часу відрядження місце роботи (посада), в тому числі й протягом часу перебування в дорозі (ч. третя ст. 121 КЗпП, п. 13 р. I Інструкції № 59);
• працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні; вартість проїзду до місця призначення і назад; витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством (ч. друга ст. 121 КЗпП);
• оплата праці за виконану роботу працівникам, направленим у відрядження, здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку (ч. четверта ст. 121 КЗпП). Тобто працівникові денний чи середньоденний заробіток (залежно від того, що більше) виплачується за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. Державному службовцю заробітна плата за весь період відрядження виплачується відповідно до Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII, частиною п’ятою статті 42 якого визначено, що за держслужбовцем на весь період відрядження зберігається його посада і заробітна плата (тобто держслужбовцю за весь час перебування у відрядженні виплачується не середній заробіток, а звичайна заробітна плата). На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, оплата праці здійснюється підприємством, що її відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом оплата праці здійснюється підприємствами, що направляли працівника у відрядження, а видатки для відшкодування витрат розподіляються між цими підприємствами за згодою між ними (п. 13 р. I Інструкції № 59).

Заробітна плата перераховується відрядженому працівнику на його поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або у визначених законодавством випадках переказується поштою на прохання працівника за рахунок підприємства, що його відрядило (п. 3 р. ІI Інструкції № 59). При цьому для виплати заробітної плати не можна використовувати корпоративну платіжну картку підприємства;

• якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства (п. 9 р. I Інструкції № 59). Норма про те, що працівник направляється у відрядження спеціально для роботи в зазначені дні, повинна бути відображена в наказі про відрядження. Компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства, тобто відповідно до статті 107 КЗпП (в подвійному розмірі).⁹ При цьому дні вибуття або повернення з відрядження, які збігаються з вихідними, святковими або неробочими днями, не вважаються такими, в які працівник спеціально відряджений для роботи у ці дні, тому і зазначена компенсація за роботу в ці дні не виплачується;¹⁰

  ⁹ Див. лист Мінекономіки від 21.08.2020 № 3511-06/51797-07, листи Мінсоцполітики від 07.11.2013 № 998/13/155-13 та від 26.04.2013 № 478/13/84-13 в журналі «Все про працю і зарплату» відповідно № 9/2020, стор. 103, № 2/2014, стор. 127, та № 8/2013, стор. 122.

  ¹⁰ Див. також лист Мінпраці 19.06.2008 № 154/13/116-08.

• якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження надається інший день відпочинку (п. 10 р. I Інструкції № 59). Тобто надання працівникові іншого дня відпочинку в цьому випадку є обов’язком роботодавця¹⁰, але такий день відпочинку оплаті не підлягає;

  ¹⁰ Див. також лист Мінпраці 19.06.2008 № 154/13/116-08.

• якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин (п. 11 р. I Інструкції № 59). Тобто питання надання іншого дня відпочинку повинно бути врегульовано внутрішнім документом підприємства (колективним договором, Положенням про відрядження, наказом про відрядження)¹⁰, але в будь-якому випадку такий день відпочинку оплаті не підлягає;

  ¹⁰ Див. також лист Мінпраці 19.06.2008 № 154/13/116-08.

• питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства (п. 12 р. I Інструкції № 59);
• підприємства, що направляють працівників у відрядження за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами), забезпечують належні соціально-побутові умови, медичне обслуговування, страхування та необхідний правовий захист громадян України, які відряджаються за її межі для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів (абзаци третій і четвертий п. 6 Постанови № 98).

Вищенаведені гарантії, які передбачені для працівників бюджетних установ Інструкцією № 59, можуть відобразити в Положенні про відрядження й госпрозрахункові підприємства. При цьому такі гарантії госпрозрахункові підприємства можуть як зменшити (але з дотриманням гарантій, передбачених КЗпП), так і збільшити. Наприклад, Положенням про відрядження може бути передбачена оплата в одинарному розмірі за вибуття у відрядження (прибуття з відрядження) у вихідний день.

Що стосується дострокового повернення з відрядження працівника, то, як роз’яснив Мінфін у листі від 19.03.2014 № 31-07230-16-29/5660 (див. ВПЗ № 5/2015, стор. 125), якщо працівник самостійно повернувся з відрядження раніше строку, визначеного наказом про відрядження, то він має подати керівнику доповідну записку із зазначенням причин такого дострокового повернення і відзвітувати за виконане у відрядженні доручення (завдання), за результатами чого керівник може прийняти рішення про скорочення строку відрядження з оформленням відповідного наказу.

Що стосується можливості відкликання з відрядження працівника, то Мінфін у листі від 14.05.2015 № 31-08030-16-10/15972 (див. ВПЗ № 8/2016, стор. 112) повідомив, що чинне законодавство не регулює питання визначення випадків, за яких можливе відкликання працівника з відрядження. Таке рішення ухвалюється керівником підприємства в кожному конкретному випадку виходячи із виробничої потреби (зокрема, в разі дострокового виконання працівником доручення за місцем відрядження, недоцільності подальшого виконання доручення, для виконання якого працівника було відряджено, тощо). У разі ухвалення керівником підприємства рішення про відкликання працівника з відрядження повинен бути виданий відповідний наказ.

Видача авансу при направленні працівника у відрядження

Однією з гарантій відряджених працівників є надання їм роботодавцем грошового авансу для компенсації витрат на відрядження, зазначених у статті 121 КЗпП.

Що стосується бюджетних установ, то згідно з пунктом 5 Постанови № 98 і пунктом 4 розділу I Інструкції № 59 підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами як аванс для здійснення поточних витрат під час відрядження. Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або на рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Аванс може видаватися готівкою:

– державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження Офісом Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Міністерством економіки України у складі закордонних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем’єр-міністром України, віце-прем’єр-міністрами, міністрами та заступниками міністрів, а також у складі передових груп, що забезпечують підготовку закордонних візитів зазначених посадових осіб;

– працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Пунктом 11 розділу II «Порядок відрядження в межах України» Інструкції № 59 встановлено, що працівникові перед від’їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.

Відповідно до пункту 5 Постанови № 98 і пункту 5 розділу ІІІ «Порядок відрядження за кордон» Інструкції № 59 підприємство, яке відряджає працівника за кордон, забезпечує його грошовими коштами як аванс для здійснення поточних витрат у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України (далі — НБУ), встановленому на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Що стосується забезпечення авансом працівників, які направляються у відрядження госпрозрахунковими підприємствами, то згідно з частиною другою статті 121 КЗпП «працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством».

Звертаємо увагу, що в наведеній нормі КЗпП чітко зазначено, що кошти виплачуються саме «працівникам, які направляються у відрядження», а не працівникам за час відрядження або працівникам, які повертаються (прибули) з відрядження (з метою компенсації понесених ними за свій рахунок витрат на відрядження). Тобто грошовий аванс згідно зі статтею 121 КЗпП має виплачуватися працівникові, в тому числі госпрозрахунковим підприємством, при направленні (тобто перед вибуттям) у відрядження, а не після прибуття з нього.

Мінсоцполітики у листі від 07.11.2013 № 998/13/155-13 (див. ВТЗ № 2/2014, стор. 127), Мінфін у листах від 23.07.2009 № 31-26030-13-25/20122 та від 05.03.2007 № 31-18030-07-29/4504 з посиланням на статтю 121 КЗпП повідомили, що незабезпечення відрядженого працівника авансом є порушенням трудового законодавства і посадові особи підприємств, винні в порушенні законодавства про працю, відповідно до частини першої статті 265 КЗпП несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

Також Мінсоцполітики у вищезгаданому листі повідомило, що якщо працівник не буде забезпечений авансом на відрядження, винних у цьому посадових осіб підприємства можуть притягнути до адміністративної відповідальності за порушення законодавства про працю на підставі статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП) у вигляді накладення штрафу в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.). Нагадаємо, що рішення про накладення такого штрафу приймають районні, районні в місті, міські чи міжрайонні суди на підставі протоколу про адміністративне правопорушення, який складають інспектори праці у разі виявлення порушень трудового законодавства при проведенні перевірок (ст. 221, 255 КпАП).

Для роботодавців абзацом десятим частини другої статті 265 КЗпП передбачено штраф в розмірі мінімальної заробітної плати за порушення інших вимог законодавства про працю, крім передбачених абзацами другим – дев’ятим цієї частини. Зазначений штраф на роботодавця може накласти Державна служба України з питань праці в разі невиконання роботодавцем у визначені строки припису, складеного за результатами проведеної перевірки (у разі виконання припису та усунення виявлених порушень, передбачених абзацом десятим частини другої статті 265 КЗпП, у визначені приписом строки штраф до роботодавця не застосовується — ч. шоста ст. 265 КЗпП).

Свого часу Міністерство доходів і зборів України, яке не було уповноважено роз’яснювати норми законодавства про працю, в листі від 03.07.2013 № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (див. ВПЗ № 8/2013, стор. 117) повідомило, що обов’язок видати аванс перед направленням працівників у відрядження для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють, а статтею 121 КЗпП передбачено лише обов’язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати. Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов’язок видавати аванс у власному положенні про відрядження або наказами про відрядження.

На думку редакції, забезпечувати відряджених працівників авансом мають і госпрозрахункові (небюджетні) підприємства (норму статті 121 КЗпП та аргументацію див. вище), але щоб уникнути непорозумінь з працівниками, рекомендуємо госпрозрахунковим підприємствам передбачити обов’язок видавати аванс працівникам в Положенні про відрядження, а за його відсутності такий обов’язок встановлювати наказом про відрядження. Не радимо госпрозрахунковим підприємствам відмовляти у виплаті авансу працівникам не тільки через можливий штраф, а й через те, що будь-яке відрядження (поїздка до іншого населеного пункту) потребує витрат, на фінансування яких у працівника власних коштів може і не вистачити, що в кінцевому рахунку може привести до невиконання завдання на відрядження і недосягнення мети відрядження.

Таким чином, працівнику як бюджетної установи, так і госпрозрахункового підприємства, який направляється у відрядження, обов’язково виплачується грошовий аванс, який включає такі витрати на відрядження:

– добові (витрати на харчування та фінансування особистих потреб працівника);

– на оплату проїзду (до місця відрядження і назад, за місцем відрядження);

– на найм житлового приміщення (в т. ч. включені до рахунку готелю витрати на побутові послуги, користування холодильником, телевізором тощо).

Що стосується ситуації, коли працівнику був виданий аванс на відрядження, проте для виконання завдання на відрядження його не вистачило, то, як роз’яснив Мінфін у листі від 04.12.2009 № 31-18030-07-10/33138, Інструкція № 59 не містить положень про заборону видачі працівнику додаткової суми коштів на одне і те саме відрядження в межах встановлених чинним законодавством граничних норм відшкодування витрат на відрядження, в тому числі шляхом перерахування на платіжну картку працівника.

Якщо працівник у відрядженні понесе зазначені витрати за рахунок власних коштів, то після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати йому відповідні витрати згідно з поданим авансовим звітом і підтверджуючими документами.

НБУ в листі від 06.02.2007 № 11-113/454-1255 роз’яснив, що Інструкція № 59 не забороняє підприємству видавати працівнику кошти (аванс) на відрядження частинами. Тобто якщо підприємство через тимчасову відсутність коштів не може видати працівнику всю суму авансу, то воно може видавати (перераховувати на відповідний рахунок) аванс частинами.

Наприклад, спочатку можна видати працівнику частину авансу для придбання проїзних квитків, а потім (перед вибуттям у відрядження) — решту авансу згідно із затвердженим кошторисом витрат.

Крім того, НБУ у вищевказаному листі, а також у листі від 08.07.2004 № 11-113/2295-6866 повідомив, що конкретні терміни видачі авансу (за скільки днів до початку відрядження його виплачувати) законодавством не встановлено. У той же час, на думку НБУ, Мінсоцполітики¹¹ та Мінфіну¹¹, аванс може бути виданий тільки після видання наказу про відрядження. При цьому у працівника після отримання авансу має бути час (можливість) здійснити витрати, пов’язані з відрядженням (наприклад, придбати проїзні квитки).

Згідно з пунктом 6 розділу I Інструкції № 59 підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Підприємство самостійно встановлює порядок ознайомлення працівника, якого відряджають за кордон, з його фінансовими зобов’язаннями, що регулюються Постановою № 98 та Інструкцією № 59.

Якщо працівник бюджетної установи отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути на рахунок (до каси) підприємства отримані кошти. У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому законодавством порядку (п. 11 р. II, п. 18 р. IIІ Інструкції № 59). Таке стягнення здійснюється підприємством відповідно до норм статті 127 КЗпП.

Вищевикладена норма стосується працівників бюджетних установ, а госпрозрахункові підприємства повинні самостійно у Положенні про відрядження встановити граничний термін повернення працівниками отриманого авансу в разі невиїзду у відрядження (його скасування).¹²

Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні (п. 20 р. IIІ Інструкції № 59). Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею за раніше отримані під звіт суми (п. 19 р. ІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою правління НБУ від 29.12.2017 № 148).

Порядок виплати та оподаткування добових

Видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з відрядженням). Добові витрати (далі — добові) відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту (п. 15 р. I Інструкції № 59).

Згідно з пунктом 4 розділу ІI, пунктами 16, 16.1 розділу ІІІ Інструкції № 59 добові виплачуються за кожний день перебування працівника у відрядженні, включаючи день вибуття, день прибуття, вихідні, святкові та неробочі дні, а також час перебування в дорозі. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (проїзних документів, рахунків на проживання, довідки підприємства, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження, службової записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником, та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні). Відшкодування суми добових здійснюється згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження, авансовим звітом та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування працівника у відрядженні. У разі відсутності вищезазначених документів добові відрядженому працівникові не відшкодовуються. Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Мінфін у листі від 04.05.2011 № 31-07230-16-25/11433 роз’яснив, що під первинними документами розуміють документи, які підтверджують перебування працівника у місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, тощо.

Для відшкодування добових необхідна наявність одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні у разі, якщо з не залежних від відрядженого працівника причин відсутні підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат (п. 17 р. І Інструкції № 59).

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи (п. 7 р. I Інструкції № 59).

Наприклад, якщо поїзд, на якому працівник прямує до місця відрядження, відправляється з залізничного вокзалу відповідно до розкладу в неділю о 23.55 або якщо поїзд, на якому працівник повертається з відрядження до місця постійної роботи, прибуває на залізничний вокзал в суботу о 00.10, то такі неділя і субота є днями відрядження, за які працівнику виплачуються добові.

Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження (п. 7 р. I Інструкції № 59).

Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні у разі, якщо строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого Постановою № 98. За ці дні працівникові не відшкодовуються добові, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи) (п. 7 р. I Інструкції № 59). Тобто якщо у працівника відрядження закінчується, наприклад, у п’ятницю, але він залишився у місці відрядження на вихідні дні та повернувся до місця постійної роботи у неділю, то за суботу і неділю йому не відшкодовуються добові, витрати на найм житла та інші витрати, але відшкодовуються витрати на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи.

Вищевикладена норма стосується працівників бюджетних установ. Якщо працівник госпрозрахункового підприємства згідно з датами на проїзних документах виїхав до місця відрядження раніше першого дня відрядження, зазначеного в наказі про відрядження, або повернувся з місця відрядження до місця постійної роботи пізніше останнього дня відрядження, зазначеного в наказі про відрядження, якщо це було погоджено з роботодавцем, і останній на підставі доповідної записки працівника, поданій ним після повернення з відрядження, видав наказ про зміну строків відрядження, то добові та компенсація інших витрат на відрядження виплачуються працівникові за всі дні відрядження, передбачені оновленим наказом про відрядження.¹³

У разі тимчасової непрацездатності, засвідченої в установленому порядку (електронним чи паперовим листком непрацездатності), відрядженому працівнику виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця постійного проживання, але на строк не більше 2 місяців. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження, але за ці дні відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності (п. 9 р. ІI Інструкції № 59).

Згідно з пунктом 16.1 розділу ІІІ Інструкції № 59 при відрядженнях за кордон працівників бюджетних установ фактичний час перебування працівника у відрядженні, крім вище розглянутих документів, визначається:

а) у разі відрядження з України до іноземних держав — згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні — відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо);

б) у разі відсутності зазначених у підпункті «а» відповідних підтвердних документів та авансового звіту добові відрядженому працівникові не відшкодовуються.

Хоча вищевикладені вимоги до визначення днів відрядження, за які працівнику мають бути виплачені добові, встановлені Інструкцією № 59 для бюджетних установ, аналогічні норми можуть відобразити в Положенні про відрядження й госпрозрахункові підприємства.

Розміри добових працівникам бюджетних установ

Розмір добових для працівників бюджетної сфери при відрядженнях в межах України та за кордон встановлено в додатку 1 до Постанови № 98. Так, для зазначених працівників розмір добових при відрядженнях в межах України становить 300 грн., а при відрядженнях за кордон для кожної країни встановлено свій розмір добових, що обчислюється в еквіваленті до долара США (далі — дол.).

Наприклад, при відрядженні до Молдови, Грузії, Вірменії, Азербайджану, Казахстану, Туркменістану, Узбекистану, Таджикистану, Киргизстану розмір добових становить 40 дол., до Естонії, Латвії, Литви, Чехії, Словаччини, Угорщини — 54 дол., Румунії, Сербії, Хорватії та Ірландії — 59 дол., Польщі, Кіпру, ОАЕ, Індії, Бразилії — 61 дол., Іспанії, Туреччини та Ісландії — 62 дол., Португалії — 64 дол., Нідерландів — 66 дол., Ізраїлю — 69 дол., Швейцарії, Швеції, Греції та Данії — 70 дол., Канади — 72 дол., Німеччини, Австрії, Франції, Бельгії, Великобританії, Італії, США, Японії, Китаю — 80 дол.

Працівникам, яких бюджетні установи направляють у відрядження за кордон, добові виплачують у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження, тобто на день видачі авансу (п. 5 Постанови № 98, п. 2 приміток додатка 1 до Постанови № 98).

Що стосується офіційного курсу гривні до іноземних валют, то він визначається НБУ і починає діяти з наступного робочого дня після дня встановлення. Інформація про встановлений офіційний курс гривні до іноземних валют оприлюднюється на веб-сторінці НБУ не пізніше 15.30 у день його встановлення. Офіційний курс гривні до іноземних валют, установлений на останній робочий день тижня або на передсвятковий день, діє протягом наступних вихідних або святкових днів, а курс, установлений в останній робочий день тижня або в передсвятковий день, починає діяти в перший робочий день наступного тижня або в перший післясвятковий робочий день (п.п. 10, 13 Положення про встановлення офіційного курсу гривні до іноземних валют та розрахунку довідкового значення курсу гривні до долара США й облікової ціни банківських металів, затвердженого постановою Правління НБУ від 10.12.2019 № 148).

Таким чином, протягом всього календарного дня (календарної доби) застосовується курс НБУ, який встановлений на 0 годин відповідної доби. Якщо НБУ в певний банківський день змінив курс валют, то при визначенні податкових зобов’язань новий курс починає застосовуватися з 0 годин наступного банківського дня. Це випливає також з норм статті 39-1 Податкового кодексу України (далі — ПКУ).

Якщо при видачі (перерахуванні) авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці (п. 5 р. IІІ Інструкції № 59).

При потребі в авансуванні працівника коштами в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої у доларах США, у валюту держави відрядження здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти держави перебування до валюти держави відрядження та долара США на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 16.3 р. IІІ Інструкції № 59).

Згідно з пунктом 16.2 розділу IІІ Інструкції № 59 добові за час перебування у відрядженні за кордоном відшкодовуються в межах затверджених сум:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, — за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника (за відсутності пересадок на інший транспортний засіб або зупинок у готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України або інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи).

Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові за час проїзду їхньою територією відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні), або згідно з відмітками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави).

У разі перетину протягом доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові відшкодовуються у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.

За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові відшкодовуються за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка). За день прибуття в Україну (перетину кордону) — за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).

За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові відшкодовуються за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника.

б) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до іноземних держав, або повертаючись з відповідного держави, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження (в тому числі виплата добових) за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для відряджень у межах України. При цьому добові з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (з дня вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (до дня зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. Якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові за відповідні день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

в) у разі здійснення відряджень до кількох держав протягом доби — у розмірі середнього арифметичного від сум, встановлених для цих держав;

г) при направленні у відрядження до двох або більше держав — у сумах, що встановлені для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної держави. У разі відрядження до двох або більше держав, перетин кордонів яких здійснюється без відміток у закордонному паспорті, починаючи з другої держави, добові відшкодовуються у сумі, затвердженій для відповідної держави з дня прибуття до даної держави згідно з датою, визначеною у транспортних квитках або рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні. У разі відсутності транспортних квитків та рахунків за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні добові відшкодовуються за нормами держави відрядження згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. В день повернення в Україну (перетину кордону) добові відшкодовуються за нормами останньої держави відрядження.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових витрат (п. 2 Постанови № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «д» п. 16.2 р. IІІ Інструкції № 59).

У разі, коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням стороною, яка приймає, або коли вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, яке відряджає працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до Постанови № 98, зокрема 80% — при одноразовому, 55% — дворазовому, 35% — триразовому харчуванні (п. 2 Постанови № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «ґ» п. 16.2 р. IІІ Інструкції № 59). Тобто розмір добових визначається у відсотках залежно від кількості харчування, наданого приймаючою стороною.

Мінфін у листі від 27.02.2014 № 31-07250-06-29/4271 (див. ВПЗ № 5/2014, стор. 118) роз’яснив, що в разі якщо приймаюча сторона забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації добових (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення), то сторона, що відряджає, виплату добових зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, що приймає, перевищує затверджену суму добових або дорівнює такій сумі, то сторона, що відряджає, виплату добових зазначеним особам не здійснює. Таким чином, при вирішенні питання щодо можливості виплати суми добових (її частини) на відрядження, яке буде здійснюватися у відповідності із запрошенням на участь у симпозіумі (конференції) за кордоном, в кожному конкретному випадку необхідно з’ясовувати, що включає в себе поняття «всі витрати бере на себе приймаюча сторона».

Працівникам підприємств, які перебувають за кордоном тривалий строк і отримують заробітну плату в іноземній валюті, у разі відрядження в межах держави перебування добові відшкодовуються в розмірі 80% сум добових витрат, зазначених у додатку 1 до Постанови № 98 для відповідної держави. У разі відрядження в межах держави перебування строком на одну добу добові відшкодовуються в розмірі 40% сум добових витрат, зазначених у додатку 1 до Постанови № 98 для відповідної держави. У разі виїзду у справах відрядження зазначеного працівника з держави перебування до інших держав добові відшкодовуються за нормами, що встановлені для держави відрядження (п. 2 Постанови № 98, пп. «д» п. 16.2 р. IІІ Інструкції № 59).

У разі, коли працівники дипломатичної служби, направлені у довготермінове відрядження, або працівники, які виконують функції з обслуговування, з числа осіб, які мають дозвіл на постійне проживання та/або працевлаштування в державі розміщення закордонної дипломатичної установи України, чи іноземці, призначені за контрактами на посади закордонної дипломатичної установи України, направляються у відрядження, то відшкодування добових витрат, зазначених у додатку 1 до Постанови № 98, для відповідної держави не здійснюється (абз. п’ятий п. 2 Постанови № 98).

Добові на госпрозрахункових підприємствах

Для госпрозрахункових підприємств конкретний розмір добових, в тому числі мінімальний і максимальний розміри добових, при відрядженнях в межах України та за кордон законодавством не встановлено. Тому розмір добових госпрозрахункові підприємства встановлюють у колективному договорі, а якщо його на підприємстві не укладено, то в Положенні про відрядження, затвердженому наказом керівника підприємства. Якщо і цього документа на підприємстві немає, то розмір добових встановлюється в наказі про відрядження.¹⁴ Мінімальний розмір добових повинен забезпечувати оплату щонайменше триразового харчування та інших власних потреб людини протягом доби.

Зауважимо, що госпрозрахункові підприємства мають право виплачувати аванс на відрядження за кордон, в тому числі добові, як в іноземній валюті (у валюті держави, до якої відряджається працівник, або в доларах/євро), так і в гривні (працівник може її обміняти самостійно на потрібну іноземну валюту).

Виходячи з розміру добових, встановлених на календарний день (для бюджетних установ — Постановою № 98, для госпрозрахункових підприємств — локальним документом), підприємство має визначити сумарний розмір добових за весь час відрядження працівника і виплатити їх у складі авансу на відрядження.

Госпрозрахункові підприємства можуть виплачувати працівникам аванс на відрядження, в тому числі добові, як готівкою з каси підприємства, так і в безготівковій формі шляхом перерахування коштів на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням особистої платіжної картки, або на рахунок підприємства, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративної платіжної картки.

Оподаткування добових

Згідно з підпунктом 165.1.11 ПКУ не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку кошти, отримані ним на відрядження або під звіт і розраховані згідно із пунктом 170.9 ПКУ, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження.

Відповідно до підпункту «а» пп. 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.3 цього пункту строку, є особа, яка видала таку суму, а саме на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з цим підпунктом.

До оподатковуваного доходу не включаються (тобто не обкладаються ПДФО і військовим збором) витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (тобто у 2024 році — не більше 710 грн. (7100 грн. х 0,1) в день), а для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Отже, якщо добові виплачено працівникові в більшому розмірі, ніж передбачено підпунктом 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ, а саме в розрахунку за кожен календарний день відрядження в розмірі понад 0,1 мінімальної заробітної плати при відрядженні в межах України (тобто у 2024 році в розмірі понад 710 грн.) і при відрядженні за кордон — більше 80 євро, то сума перевищення добових над зазначеними граничними нормами (далі — понаднормативні добові) для цілей оподаткування вважається надміру витраченими коштами і включається до оподатковуваного доходу платника податку (працівника) на підставі підпункту 164.2.11 ПКУ. При цьому об’єкт оподаткування понаднормативних добових при відрядженнях за кордон в частині перевищення 80 євро за кожен календарний день такого відрядження визначається за офіційним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день¹⁵ (див. приклад 1 нижче).

У разі направлення працівника у відрядження до держав, де національною валютою є не євро, а інша валюта, з виплатою авансу у валюті держави відрядження (тобто в іншій валюті, ніж євро), потрібно здійснювати перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої в євро підпунктом 170.9.1 ПКУ, у валюту держави відрядження за крос-курсом, розрахованим за встановленим НБУ офіційним курсом гривні до національної валюти держави відрядження та до євро на кожен день відрядження (див. приклад 2 нижче).

Також слід враховувати, що на підставі пункту 164.5 ПКУ база оподаткування ПДФО для коштів, надміру витрачених платником податку (працівником) на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки (в тому числі для понаднормативних добових), збільшується на «натуральний» коефіцієнт, який для ставки ПДФО в розмірі 18% становить 1,21951.¹⁶

База оподаткування військовим збором для понаднормативних добових на «натуральний» коефіцієнт не збільшується.

Сума добових, виплачена в межах встановлених норм, у додатку 4ДФ Податкового розрахунку не відображається, а сума добових у вигляді перевищення встановлених норм, збільшена на «натуральний» коефіцієнт, відображається у рядках 3а та 3 розділу I додатка 4ДФ Податкового розрахунку за ознакою доходу «118».¹⁷

Щодо оподаткування добових в підпункті «а» пп. 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ встановлено, що сума добових визначається в разі відрядження:

– у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

– до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку (працівника).

У бюджетній сфері авансовий звіт подається працівником в усіх без винятків випадках разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати авансовий звіт та повернути надміру витрачені кошти (залишок коштів понад суму, витрачену згідно із авансовим звітом). Працівник, який отримав аванс на відрядження готівкою, подає авансовий звіт та повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Якщо під час відрядження працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин керівник може продовжити строк подання авансового звіту до 20 банківських днів до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами (п. 17 р. I, п. 11 р. II, п. 17 р. III Інструкції № 59).

На госпрозрахункових підприємствах, виходячи з положень підпунктів 170.9.3 та 170.9.4 пункту 170.9 ПКУ, авансовий звіт подається та сума надміру витрачених коштів/електронних грошей повертається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження. У разі якщо під час відрядження працівник застосував для проведення розрахунків платіжну картку (включаючи корпоративну (бізнесову) або особисту), чи її реквізити, а списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється банком пізніше дати, коли працівник завершує таке відрядження, зазначений строк продовжується на один календарний місяць.

Якщо під час відрядження працівник застосував платіжну картку (включаючи корпоративну (бізнесову) або особисту), чи її реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається.

Таким чином, роботодавець як податковий агент повинен сплатити ПДФО і військовий збір з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових (за їх наявності) в день виплати такого доходу працівнику (пп. 168.1.2 ПКУ), а саме в останній день граничного строку подання працівником (затвердження роботодавцем) авансового звіту та повернення працівником надміру витрачених коштів.

Добові в повній сумі (незалежно від розміру) не включаються до фонду оплати праці та не обкладаються єдиним соціальним внеском (п. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5, п. 6 р. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 № 1170).

ПРИКЛАД 1

Оподаткування ПДФО та військовим збором понаднормативних добових,
виплачених в євро, при відрядженні працівника за кордон

Працівник на 5 календарних днів з 18 по 22 грудня 2023 року був направлений у відрядження за кордон до Німеччини (валютою держави є євро). Йому виплачено добові за кожен календарний день такого відрядження в розмірі 100 євро (всього 500 євро).

В цій ситуації працівнику за кожен календарний день відрядження добові виплачені в сумі, що перевищує граничну норму (80 євро), встановлену підпунктом 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ, на 20 євро (100 євро – 80 євро).

Отже, з урахуванням офіційних курсів гривні до євро, встановлених НБУ на календарні дні 18, 19, 20, 21 та 22 грудня 2023 року, до оподатковуваного доходу працівника включаються:

– сума перевищення нормативних добових за 18 грудня: 20 євро х 40,5122 (курс гривні до євро на 18 грудня) = 810,24 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 19 грудня: 20 євро х 40,5918 (курс гривні до євро на 19 грудня) = 811,84 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 20 грудня: 20 євро х 40,9219 (курс гривні до євро на 20 грудня) = 818,44 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 21 грудня: 20 євро х 41,0664 (курс гривні до євро на 21 грудня) = 821,33 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 22 грудня: 20 євро х 41,2846 (курс гривні до євро на 22 грудня) = 825,69 грн.

Загальна сума оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових, виплачених працівнику при відрядженні за кордон з 18 по 22 грудня 2023 року:

810,24 + 811,84 + 818,44 + 821,33 + 825,69 = 4087,54 грн.

База оподаткування ПДФО у вигляді понаднормативних добових (обчислюється із застосуванням «натурального» коефіцієнта відповідно до пункту 164.5 ПКУ):

4087,54 грн. х 1,21951 = 4984,80 грн.

Сума ПДФО, що підлягає сплаті з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових:

4984,80 грн. х 18% = 897,26 грн.

Сума військового збору, що підлягає сплаті з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових:

4087,54 грн. х 1,5% = 61,31 грн.

У розділі I додатка 4ДФ за грудень Податкового розрахунку за IV квартал 2023 року по працівнику в графах 3а та 3 відображається відповідно нарахована та виплачена сума доходу — 4984,80 грн., в графах 4а та 4 відповідно нарахована та перерахована сума ПДФО — 897,26 грн., у графах 5а та 5 відповідно нарахована та перерахована сума військового збору — 61,31 грн., у графі 6 — ознака доходу «118». У додатку Д1 за грудень та основній таблиці Податкового розрахунку за IV квартал 2023 року сума добових не відображається, оскільки добові не є базою нарахування ЄСВ.

ПРИКЛАД 2

Визначення граничної суми добових, що виплачуються у доларах США при відрядженні до США,
яка не обкладається ПДФО і військовим збором

Працівника направлено у відрядження до США на 5 календарних днів з 25 по 29 грудня 2023 року. Національною валютою країни відрядження є долар США (далі — долар).

Обчислимо граничні суми добових в доларах, що не обкладаються ПДФО і військовим збором, враховуючи встановлені НБУ офіційні курси гривні до євро і долара на календарні дні відрядження з 25 по 29 грудня 2023 року за крос-курсом:

• на 25 грудня:

– в гривнях: 80 євро х 41,3753 (курс гривні до євро) = 3310,02 грн.;

– в доларах: 3310,02 грн. : 37,5525 (курс гривні до долара) = 88,14 долара;

• на 26 грудня:

– в гривнях: 80 євро х 41,3611 (курс гривні до євро) = 3308,89 грн.;

– в доларах: 3308,89 грн. : 37,5225 (курс гривні до долара) = 88,18 долара;

• на 27 грудня:

– в гривнях: 80 євро х 41,1538 (курс гривні до євро) = 3292,30 грн.;

– в доларах: 3292,30 грн. : 37,3684 (курс гривні до долара) = 88,10 долара;

• на 28 грудня:

– в гривнях: 80 євро х 41,6334 (курс гривні до євро) = 3330,67 грн.;

– в доларах: 3330,67 грн. : 37,6194 (курс гривні до долара) = 88,54 долара;

• на 29 грудня:

– в гривнях: 80 євро х 42,2079 (курс гривні до євро) = 3376,63 грн.;

– в доларах: 3376,63 грн. : 37,9824 (курс гривні до долара) = 88,90 долара.

Таким чином, для уникнення оподаткування ПДФО і військовим збором добові повинні бути виплачені працівнику, якого відряджено до США, в доларах в розмірі, що не перевищує вищевказаних сум, що сумарно за 5 календарних днів відрядження становить:

88,14 + 88,18 + 88,10 + 88,54 + 88,90 = 441,86 долара

_____________________________________________________________________________