Служебный автомобиль для работника: порядок использования и ответственность

Для более оперативного выполнения трудовых обязанностей предприятие, организация, учреждение (далее — предприятие) может предоставить работнику в пользование легковой автомобиль, если последний:

– имеется в собственности у предприятия (состоит на балансе);

– арендуется предприятием у третьих лиц;

– арендуется предприятием у работника.

Кроме того, если у работника имеется собственный легковой автомобиль, который он может и готов использовать для нужд предприятия, но последнее по каким-то причинам не может арендовать у него такой автомобиль, предприятие может выплачивать работнику компенсацию за использование его личного автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия.

В данной статье рассмотрим только основные особенности предоставления работнику служебного легкового автомобиля, а на «арендных» и прочих вариантах использования предприятием автомобиля остановимся в следующем номере издания.

Предоставление служебного легкового автомобиля работникам на хозрасчетных предприятиях

Предоставление работникам служебного автомобиля в пользование возможно только в случае, если у предприятия имеется на балансе такой автомобиль. Если такого автомобиля у хозрасчетного предприятия нет, но оно планирует его купить, то никаких ограничений по верхней стоимости приобретаемого автомобиля для хозрасчетных предприятий, в отличие от бюджетных учреждений, законодательством не установлено.

Под служебным автомобилем понимается и арендованный предприятием автомобиль как у третьих лиц, так и у работника предприятия, поскольку такой автомобиль зачисляется на баланс предприятия. Аренда легкового автомобиля осуществляется на основании заключенного договора аренды с выплатой арендодателю арендной платы.

Служебный автомобиль вводится в эксплуатацию, в том числе для предоставления должностному лицу в пользование, путем издания приказа руководителя об использовании автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия, в котором указываются марка автомобиля, номерной знак и способ его использования в хозяйственной деятельности.

Служебный автомобиль может предоставляться предприятием своему должностному лицу в пользование двумя способами:

– с водителем (в этом случае должностное лицо фактически является пассажиром);

– в непосредственное пользование (управление), когда должностное лицо одновременно становится водителем автомобиля.

В первом случае должностное лицо, как правило, никаких расходов (денежных расчетов) по содержанию и эксплуатации автомобиля не осуществляет, а за него это делает водитель или предприятие. В этом случае должностное лицо только согласовывает с руководителем в установленном им порядке или только с водителем (если это руководитель предприятия) все аспекты предстоящих служебных поездок.

Во втором случае все ложится на плечи должностного лица, при этом ему выдаются денежные средства под отчет на закупку горюче-смазочных материалов (ГСМ), оплату парковки, стоянки, или же он все эти «автомобильные» расходы покрывает за собственные денежные средства с последующим их возмещением предприятием, хотя часть этих расходов (например, на приобретение ГСМ) может осуществляться непосредственно предприятием по безналичному расчету с поставщиками. Кроме того, в этом варианте работник должен соответствовать всем требованиям, установленным к водителям законодательством, в частности Законом Украины «О дорожном движении» от 30.06.93 г. № 3353-XII, и при поездках иметь документы, определенные статьей 16 этого Закона (удостоверение водителя соответствующей категории, регистрационный документ на транспортное средство, страховой полис (сертификат) о заключении договора обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств).

Документальное оформление

Предоставление автомобиля в пользование должностному лицу осуществляется на основании приказа руководителя предприятия, в котором указываются все аспекты такого предоставления, в частности:

• цель (оперативное выполнение служебных обязанностей и т. п.);
• характеристика автомобиля (марка, номерной знак);
• время суток использования автомобиля (рабочее время предприятия, другое установленное время) и продолжительность пользования автомобилем (бессрочно или неделя, месяц, квартал и т. п.);
• маршруты поездок (согласно путевым листам при их наличии или другим документам), допустимый ежедневный (еженедельный и т. д.) пробег автомобиля, лимит на ГСМ и т. п.;
• порядок покрытия расходов по содержанию автомобиля (кто, когда, каким образом и в каком размере оплачивает приобретение ГСМ, парковку, стоянку автомобиля, осуществляет его техническое обслуживание и ремонт);
• порядок выдачи работнику подотчетных денежных средств для осуществления расходов по содержанию автомобиля;
• порядок представления работником отчетности по осуществленным расходам на содержание автомобиля (авансовый отчет, первичные документы, подтверждающие расходы), в т. ч. согласно путевым листам;
• порядок компенсации работнику израсходованных собственных денежных средств на содержание (эксплуатацию) автомобиля, если такое расходование предусмотрено.

Из всех вышеперечисленных аспектов предоставления автомобиля в пользование работнику наиболее проблемным для предприятий является последний. Для его решения в приказе руководителя необходимо подробно изложить порядок выплаты компенсации работнику за израсходованные им собственные денежные средства на содержание (эксплуатацию) автомобиля (далее — «автомобильная» компенсация).

Поскольку действующее законодательство не определяет предельный срок выплаты такой компенсации (с момента утверждения авансового отчета), то предприятие должно установить его самостоятельно во внутреннем документе, например, в приказе руководителя о предоставлении автомобиля в пользование работнику.

Во избежание налогообложения «автомобильной» компенсации ее выплату необходимо осуществлять на основании представленных работником документов, подтверждающих понесенные расходы, и авансового отчета, утвержденного руководителем предприятия. Сумма «автомобильной» компенсации должна соответствовать сумме расходов, подтвержденных документально.

Учет транспортной работы работника

В настоящее время статья 16 Закона Украины «О дорожном движении» от 30.06.93 г. № 3353-XII и пункт 2.1 Правил дорожного движения, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 10.10.2001 г. № 1306, не содержат нормы о том, что водитель транспортного средства обязан иметь при себе путевые листы.

Кроме того, с 16.04.2013 г. не действует приказ  Государственного  комитета статистики Украины от 17.02.98 г. № 74 (далее — Приказ № 74), которым были утверждены типовая форма № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля» (далее — путевой лист ф № 3) и Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы (далее — Инструкция № 74).

В связи с отменой Приказа № 74, в настоящее время предприятия не обязаны, но могут использовать нормы Инструкции № 74, отразив их во внутреннем документе (например, Положении об эксплуатации служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы), а также самостоятельно разработать и использовать в работе форму путевого листа. В этом случае путевой лист будет основанием для учета транспортной работы и списания израсходованного горючего на общий пробег служебного легкового автомобиля.

На предприятии может быть предусмотрена при выпуске служебного автомобиля из гаража выдача работнику-водителю путевого листа, оформленного на один рабочий день. После выполнения задания лицо, в чье распоряжение был предоставлен автомобиль, может в соответствующем поле путевого листа отразить понесенные им расходы на приобретение ГСМ.

Если на служебном легковом автомобиле работником перевозится груз — товарно-материальные ценности (далее — ТМЦ) на договорных началах, то есть когда предоставляется услуга по перевозке груза, работник-водитель должен иметь товарно-транспортную накладную (далее — ТТН) на перевозимый груз, порядок составления которой регламентируется Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденными приказом Министерства транспорта Украины от 14.10.97 г. № 363 (далее — Правила № 363). С 12.07.2019 г. в Правила № 363 были внесены изменения касательно ТТН, которыми, в частности, установлено, что ТТН — единый для всех участников транспортного процесса документ, предназначенный для учета ТМЦ на пути их перемещения, расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы, и является одним из документов, который может использоваться для списания ТМЦ, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, который может быть составлен в бумажной и/или электронной форме и должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Правилами № 363. Обновленная форма ТТН (№ 1-ТН) приведена в приложении 7 к Правилам № 363, а порядок оформления ТТН изложен в главе 11 указанных Правил.

Предприятие может оформлять ТТН без соблюдения формы № 1-ТН при условии наличия в ней информации, в частности, о названии документа, дате и месте его составления, наименовании (ФИО) перевозчика и/или экспедитора, заказчика, грузоотправителя, грузополучателя, наименовании и количестве груза, его основных характеристиках и признаках, которые дают возможность однозначно идентифицировать этот груз, автомобиль, пункты погрузки и разгрузки с указанием полного адреса, должности, фамилии и подписи ответственных лиц грузоотправителя, грузополучателя, водителя и / или экспедитора.

С целью определения соответствия объемов оплаченных (отраженных в путевом листе) расходов на ГСМ фактическому пробегу автомобиля следует руководствоваться приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43, которым утверждены Нормы расходов горючего и смазочных материалов на автомобильном транспорте (далее — Нормы № 43). Согласно этому приказу Нормы № 43 предназначены для планирования потребности предприятий в ГСМ и контроля за их расходами, ведения отчетности, введения режима экономии и рационального использования нефтепродуктов, а также могут применяться для разработки удельных норм расходов горючего.

Следовательно, списание ГСМ осуществляется в соответствии с фактически израсходованными ГСМ с учетом Норм № 43.

Учет  транспортных расходов и налогообложение «автомобильной» компенсации

В бухгалтерском учете предприятия расходы на содержание (приобретение ГСМ, парковку, стоянку) служебного легкового автомобиля (далее — «автомобильные» расходы), которые осуществлены в рамках хозяйственной деятельности предприятия и подтверждены документально, в полном объеме включаются в расходы в зависимости от назначения служебных поездок работников, которым в пользование предоставлялся автомобиль.

Если поездки на служебном легковом автомобиле осуществлялись должностными лицами административного персонала, то «автомобильные» расходы отражаются на счете 92 «Административные расходы», если работниками отдела сбыта — на счете 93 «Расходы на сбыт». Если поездки выполнялись для нужд производства, то «автомобильные» расходы отражаются на счете 23 «Производство» с последующим отражением этой суммы в составе себестоимости готовой продукции на счете 26 «Готовая продукция».

«Автомобильные» расходы, которые включаются в расходы в бухгалтерском учете, попадают в расходы и в налоговом учете (пп. 134.1.1 Налогового кодекса Украины; далее — НКУ), поскольку корректирование таких расходов на разницы разделом ІІІ НКУ не предусмотрено.

Если работнику-водителю выплачивается «автомобильная» компенсация по осуществленным им за собственные денежные средства «автомобильным» расходам, которые включаются в расходы в бухгалтерском (налоговом) учете предприятия, то такая компенсация не является объектом обложения налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военным сбором (абз. второй пп. «б» пп. 164.2.17 НКУ). Кроме того, «автомобильная» компенсация не является базой начисления единого социального взноса (далее — ЕСВ), поскольку она не включается в состав заработной платы (фонда оплаты труда) и не является вознаграждением за выполненную работу (предоставленные услуги) согласно гражданско-правовому договору (далее — ГПД).

Если же «автомобильные» расходы не подтверждены документально (отсутствуют подтверждающие расходы первичные документы, не представлен работником или представлен, но не утвержден руководителем предприятия авансовый отчет), то такие «автомобильные» расходы не могут быть включены в расходы предприятия в бухгалтерском (налоговом) учете. В этом случае выплачиваемая работодателем работнику компенсация за израсходованные им собственные денежные средства на содержание легкового автомобиля (приобретение ГСМ, парковку, стоянку) является дополнительным благом работника, которое облагается НДФЛ и военным сбором на основании подпункта «г» пп. 164.2.17 НКУ (сумма денежного возмещения работодателем расходов или потерь работника, кроме тех, которые обязательно возмещаются согласно закону за счет бюджета или освобождаются от налогообложения согласно разделу IV НКУ) и отражается в разделе І Налогового расчета ф. № 1ДФ с признаком дохода «126». При этом такая «нерасходная» компенсация (как и включающаяся в расходы предприятия) не облагается ЕСВ, поскольку не относится ни к заработной плате (ФОТ), ни к вознаграждению по ГПД.

Предоставление служебного легкового автомобиля работникам в бюджетной сфере

Все вышеизложенное в части документального оформления предоставления должностному лицу в пользование служебного легкового автомобиля, учета транспортной работы и налогообложения денежной компенсации, выплачиваемой предприятием работнику за оплаченные им за собственные денежные средства «автомобильные» расходы, касается и бюджетных учреждений.

Приобретение и аренда легковых автомобилей

В бюджетной сфере существует регламентация всех расходов, в том числе на приобретение и эксплуатацию легковых автомобилей, которые предназначаются, как правило, для руководителей государственных органов и бюджетных учреждений.

Так, постановлением Кабинета Министров Украины от 04.04.2001 г. № 332 (далее — Постановление № 332) утверждены Предельные суммы расходов на приобретение легковых автомобилей, мебели, другого оборудования и оснащения, компьютеров, приобретение и содержание мобильных телефонов государственными органами, а также учреждениями и организациями, которые содержатся за счет государственного бюджета (далее — Предельные суммы расходов).

В частности, предельная сумма расходов на приобретение одного легкового автомобиля составляет:

1 200 000 грн. — для членов Кабинета Министров Украины, Главы Администрации Президента Украины, Секретаря Совета национальной безопасности и обороны Украины, Председателя Национального совета по вопросам телевидения и радиовещания, Председателя Центральной избирательной комиссии, Председателя Счетной палаты, Председателя НКЦБФР, Председателя Нацкомфинуслуг, Председателя Национальной комиссии, осуществляющей государственное регулирование в сферах энергетики и коммунальных услуг, Председателя НКРСИ, Уполномоченного Верховной Рады Украины по правам человека, Председателя Высшего совета правосудия, Председателя Высшей квалификационной комиссии судей в Украине, председателя Квалификационно-дисциплинарной комиссии прокуроров, Председателя Конституционного Суда Украины, Председателя Верховного Суда, председателей высших специализированных судов, Генерального прокурора Украины, директора Национального антикоррупционного бюро.

900 000 грн. — для обслуживания должностных лиц Администрации Президента Украины, Аппарата Верховной Рады Украины, Секретариата Кабинета Министров Украины и Аппарата Совета национальной безопасности и обороны Украины, Постоянного Представителя Президента Украины в АР Крым, членов Национального совета по вопросам телевидения и радиовещания, Центральной избирательной комиссии, Счетной палаты, НКЦБФР, Нацкомфинуслуг, Национальной комиссии, осуществляющей государственное регулирование в сферах энергетики и коммунальных услуг, НКРСИ, руководителей центральных органов исполнительной власти (кроме членов Кабинета Министров Украины), государственных секретарей министерств, заместителей руководителей центральных органов исполнительной власти, руководителя Государственного управления делами и его заместителей, председателей областных госадминистраций и их заместителей, Председателя Государственной судебной администрации и его заместителей, членов Высшего совета правосудия, Высшей квалификационной комиссии судей Украины, Квалификационно-дисциплинарной комиссии прокуроров, руководителей Национальной школы судей, судей Конституционного Суда Украины, Верховного Суда, высших специализированных судов, председателей апелляционных судов и их заместителей, руководителей аппаратов (секретариатов) Высшего совета правосудия, Квалификационно-дисциплинарной комиссии прокуроров, Конституционного Суда Украины, Верховного Суда, высших специализированных судов, Высшей квалификационной комиссии судей Украины, заместителей Генерального прокурора Украины, заместителей директора Национального антикоррупционного бюро, командующего Национальной гвардии и его заместителей, Председателя СБУ и его заместителей, Председателя Службы внешней разведки и его заместителей, начальника Главного управления разведки Минобороны и его заместителей, начальника Управления государственной охраны и его заместителей, руководителя органа управления Госспецтрансслужбы и его заместителей;

600 000 грн. — для руководителей других государственных органов, бюджетных учреждений и организаций, председателей местных судов и их заместителей.

Пунктом 4 Постановления № 332 установлено, что бюджетные учреждения, содержащиеся за счет денежных средств государственного бюджета, осуществляют расходы на приобретение легковых автомобилей (кроме легковых автомобилей специального назначения) при наличии бюджетных ассигнований на указанные цели в их сметах и отсутствии просроченной кредиторской задолженности на последнюю отчетную дату как по общему, так и по специальному фондам соответствующего бюджета.

В соответствии с пунктом 5 Постановления № 332 государственные органы, а также учреждения и организации, которые содержатся за счет государственного бюджета, заключают договоры аренды легковых автомобилей, стоимость которых не превышает Предельных сумм расходов.

Как разъяснило Министерство финансов Украины (далее — Минфин) в письме от 30.04.2004 г. № 31-03173-02-13/7485, расходы на содержание арендованного автомобиля в Предельные суммы расходов на приобретение автомобилей государственными органами, а также учреждениями и организациями, которые содержатся за счет государственного и местных бюджетов, не включаются.

Использование и содержание легковых автомобилей

Пунктом 1 постановления Кабинета Министров Украины «Об упорядочении использования легковых автомобилей бюджетными учреждениями и организациями» от 04.06.2003 г. № 848 (далее — Постановление № 848) установлено, что:

• обслуживание легковыми автомобилями должностных лиц бюджетных учреждений осуществляется в пределах установленных лимитов и ассигнований, предусмотренных в их сметах;
• легковые автомобили используются только для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц. После каждой поездки должностное лицо, в распоряжение которого предоставлен автомобиль, в путевом листе водителя подтверждает личной подписью время окончания обслуживания;
• пользование легковыми автомобилями в выходные и праздничные дни, а также командировка на легковом автомобиле за пределы области, на расстояние, превышающее 200 километров, осуществляются только с разрешения руководителя учреждения.

Кроме того, пунктом 2 Постановления № 848 руководителям органов исполнительной власти предписано принять меры к:

• упорядочению использования легковых автомобилей, обслуживающих эти органы и подчиненные им бюджетные учреждения, в частности путем введения транспортного обслуживания должностных лиц по вызову;
• утверждению руководителями бюджетных учреждений порядка использования легковых автомобилей для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц, разработанного исходя из специфики деятельности и требований, предусмотренных этим постановлением.

По мнению Минфина, изложенному в письме от 14.10.2011 г. № 31-07230-16-21/25290, в случае поездок должностного лица, в распоряжение которого предоставлен служебный автомобиль, на расстояние, которое не превышает 200 километров, разрешение руководителя на пользование легковым автомобилем не требуется, но при этом должны быть документы, подтверждающие связь поездки со служебной деятельностью такого должностного лица. При этом ограничений (в километрах) относительно использования служебного автомобиля в пределах города Постановлением № 848 не предусмотрено, поэтому данный вопрос должен быть урегулирован утвержденным руководителем бюджетного учреждения порядком использования легковых автомобилей для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц.

Также в указанном письме Минфин сообщил, что действия лиц, использующих служебный автомобиль для поездок, не связанных со служебной деятельностью, могут быть квалифицированы как административное правонарушение, предусмотренное Кодексом Украины об административных правонарушениях (далее — КоАП).

Так, согласно части пятой статьи 164-12 КоАП нецелевое использование бюджетных денежных средств влечет наложение штрафа на должностных лиц от 70 до 85 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (далее — нмдг), т. е. от 1190 до 1445 грн. Указанные действия, совершенные лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию за такое же нарушение, влекут наложение штрафа на должностных лиц от 85 до 100 нмдг, т. е. от 1445 до 1700 грн.

Таким образом, в бюджетной сфере предоставление должностному лицу служебного автомобиля возможно только для служебных поездок. Если должностное лицо бюджетного учреждения использовало служебный автомобиль в личных целях (расходуя приобретенные за бюджетные средства ГСМ), то такое должностное лицо на основании протокола, составленного органом Государственной аудиторской службы Украины, по решению суда может быть привлечено к вышеуказанной админответственности.

Материальная ответственность работников,
которым в пользование предоставляется служебный автомобиль

С работником-водителем, которому в пользование предоставляется служебный автомобиль, нельзя заключать договор о полной материальной ответственности (кроме случаев, когда он одновременно является экспедитором по перевозке грузов), поскольку должность водителя и использование (эксплуатация) автомобиля не включены в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятие, учреждение, организация могут заключать письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, утвержденный постановлением Государственного Комитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24, продолжающим действовать в Украине.

В соответствии со статьей 132 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) за ущерб, причиненный предприятию при выполнении трудовых обязанностей, работники, по вине которых причинен ущерб, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка. Материальная ответственность свыше среднего месячного заработка допускается только в случаях, указанных в законодательстве.

Согласно статье 134 КЗоТ на работников возлагается материальная ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, в случае, в частности, когда:

– имущество и прочие ценности (в том числе автомобиль; — Ред.) были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;

– ущерб причинен работником, находившимся в нетрезвом состоянии;

– ущерб причинен не при выполнении трудовых обязанностей.

Следовательно, если по вине работника-водителя служебный автомобиль получил повреждения (например, из-за попадания в ДТП поврежден кузов или двигатель автомобиля), вследствие чего автомобиль нуждается в ремонте, то стоимость ремонта является ущербом, причиненным работником предприятию, который при наличии требования со стороны предприятия должен быть возмещен работником полностью (наступает полная материальная ответственность работника).

Если размер ущерба определяется судом, то суд при определении размера ущерба, подлежащего возмещению (кроме прямого действительного ущерба), учитывает степень вины работника и ту конкретную обстановку, при которой ущерб был причинен. Если ущерб явился следствием не только виновного поведения работника, но и отсутствия условий, обеспечивающих сохранность материальных ценностей, размер покрытия должен быть соответственно уменьшен. Суд может уменьшить размер возмещения ущерба, причиненного работником, в зависимости от его имущественного состояния (ст. 137 КЗоТ).

Работодатель возмещает ущерб, причиненный другому лицу его работником при выполнении им своих трудовых (служебных) обязанностей на служебном автомобиле (ч. 1 ст. 1172 Гражданского кодекса Украины). При этом работодатель после возмещения ущерба другому лицу может выдвинуть регрессное требование к работнику о возмещении им ущерба, причиненного работодателю в виде выплаты другому лицу.