Розрахунки з працівником, якщо відрізняються курси гривні до іноземної валюти станом на день видачі авансу на відрядження за кордон та на день затвердження авансового звіту

Відповідно до пункту 5 постанови Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — Постанова № 98) та пункту 5 розділу ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59), підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом для здійснення поточних витрат під час відрядження у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України (далі — НБУ), встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження. Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або на рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Забезпечення працівників авансом у разі відрядження за кордон здійснюється з урахуванням затвердженої суми витрат на відрядження чи в сумі, еквівалентній зазначеній сумі в іноземній валюті, за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день видачі авансу (п. 2 приміток додатка 1 до Постанови № 98).

Вищевикладені норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 поширюються тільки на відрядження державних службовців і працівників бюджетних установ. Госпрозрахункові підприємства самостійно в Положенні про відрядження (іншому локальному документі) або в наказі про відрядження встановлюють порядок виплати працівникам авансу на відрядження за кордон та звітування після повернення з відрядження, при цьому для уникнення оподаткування податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) та військовим збором (далі — ВЗ) виплат працівникам на відрядження потрібно враховувати норми пункту 170.9 Податкового кодексу України (далі — ПКУ).¹

Так, згідно з підпунктом «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.

У випадку, зазначеному в запитанні, розмір добових, виплачених працівнику при відрядженні за кордон, за кожен календарний день такого відрядження становить 75 євро, тобто не перевищує 80 євро, тому виплачені працівнику добові не оподатковуються ПДФО і ВЗ, а також в повному обсязі як витрати на відрядження включаються до витрат підприємства в бухгалтерському обліку.

З норм пунктів 5, 6 Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 10.08.2000 № 193 (далі — НП(С)БО 21), випливає, що операції в іноземній валюті визнають шляхом застосування валютного курсу на дату здійснення господарської операції (дату виплати авансу).

Таким чином, якщо працівнику виплачували аванс (добові за весь період відрядження) перед направленням у закордонне відрядження, то такі витрати в іноземній валюті перераховують за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ на дату видачі авансу працівнику.

Відшкодування витрат на відрядження за кордон за наявності підтвердних документів здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на дату отримання авансу, якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу.

У нашому випадку остаточна сума добових (витрат) в іноземній валюті за весь період відрядження (375 євро) відповідає сумі отриманого авансу (375 євро), тому сума добових (витрат) на відрядження визначається на дату отримання авансу (07.11.2025).

Отже, підприємство не повинно доплачувати працівнику кошти в гривнях — різницю, обумовлену зменшенням офіційного курсу гривні до євро, встановленого НБУ, між датою виплати авансу (добових) та датою затвердження авансового звіту.

Аналогічно працівник не повинен повертати підприємству кошти в гривнях — різницю, обумовлену збільшенням офіційного курсу гривні до євро, встановленого НБУ, між датою виплати авансу (добових) та датою затвердження авансового звіту.

Враховуючи, що сума добових (витрат) в іноземній валюті (375 євро) відповідає сумі виданого авансу (375 євро), тобто підприємство не повинно доплачувати працівнику кошти (працівник не повинен повертати підприємству кошти), то заборгованість підприємства (працівника) залишається немонетарною статтею, за якою курсові різниці не виникають (п. 7 НП(С)БО 21).

Таким чином, витрати на відрядження (добові) відображаються в бухгалтерському обліку за офіційним курсом гривні до євро, встановленим НБУ на дату видачі авансу (48,5224 грн/євро), незалежно від курсу гривні до євро, встановленого НБУ на дату затвердження авансового звіту.

На дату видачі авансу (07.11.2025) в бухгалтерському обліку підприємства відображається проведення Дт 372  Кт 311 на суму:

375 євро х 48,5224 грн/євро = 18 195,90 грн

На дату затвердження авансового звіту (18.11.2025) в бухгалтерському обліку підприємства відображається проведення Дт 91 (92, 93)  Кт 372 на суму:

375 євро х 48,5224 грн/євро = 18 195,90 грн