Временное заместительствоТимчасове замісництво

Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, когда в соответствии с действующим законодательством за ним сохраняется место работы (должность), может осуществляться как без освобождения, так и с освобождением сотрудника от своих основных трудовых обязанностей.

Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения сотрудника от основной работы — это замена работника, отсутствующего в связи с болезнью, отпуском, командировкой и по другим причинам, когда сотрудник наряду со своей основной работой выполняет обязанности временно отсутствующего работника. Такой вид дополнительной работы поручается, как правило, в тех случаях, когда дополнительные обязанности выполняются не по вышестоящей (руководящей) должности, а в пределах однородных должностей (профессий).¹

Выполнение обязанностей по должности временно отсутствующего работника с освобождением от своих основных обязанностей считается временным заместительством.

Трудовым законодательством Украины временное заместительство практически не регулируется. В то же время постановлением Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 № 1545-XII определено, что до принятия соответствующих актов законодательства Украины применяются акты законодательства Союза ССР по вопросам, не урегулированным законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины.

Нормативным актом законодательства СССР, которым регламентируется порядок временного заместительства, является разъяснение Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Секретариата Всесоюзного Центрального Совета профессиональных союзов «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.1965 № 30/39 (далее — Разъяснение № 30/39), утвержденное постановлением указанных госорганов от 29.12.65 № 820/39. Разъяснение № 30/39 является действующим в Украине в части, не противоречащей отечественному законодательству, в частности нормам Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ).²

Исходя из практики оформления трудовых отношений в Украине и в соответствии с пунктом 1 Разъяснения № 30/39 временным заместительством является исполнение служебных обязанностей временно отсутствующего работника по вышестоящей должности, когда это вызвано производственной необходимостью.

Временное заместительство возможно при отсутствии работника в связи с болезнью, в период его отпуска, командировки, выполнения государственных или общественных обязанностей и т. п.³ То есть временное заместительство возможно по должности, которая не является вакантной, когда за временно отсутствующим работником в соответствии с действующим законодательством сохраняется место работы (должность).

Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. По вакантной должности назначение работника исполняющим обязанности возможно только тогда, когда назначение на эту должность осуществляется вышестоящим органом управления (п. 2 Разъяснения № 30/39).

Под временным заместительством понимается также выполнение служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника (в т. ч. по должности временно отсутствующего руководителя), когда это связано с производственной необходимостью или с распорядительными функциями, сотрудником, работающим на том же предприятии, в учреждении, организации (далее — предприятие).

Временное заместительство по более ответственной (руководящей) должности является одним из способов проверки на практике потенциальных возможностей работников для включения их в резерв на выдвижение. То есть речь идет о заместительстве руководителей всех уровней — предприятий, производств, цехов, подразделений, отделов.⁴ При этом временный заместитель назначается «временно исполняющим обязанности».²

Сотрудник, временно замещающий отсутствующего работника (руководителя), на период заместительства полностью освобождается от выполнения обязанностей, обусловленных трудовым договором по основному месту работы, и выполняет обязанности только временно отсутствующего работника на период его отсутствия.⁵

Учитывая, что у руководителя любого уровня большой круг обязанностей, в т. ч. повышенная ответственность, то при временном отсутствии руководителя поручать выполнение его обязанностей другому работнику необходимо только путем введения для него временного заместительства, когда он полностью освобождается от выполнения обязанностей по своей основной работе.

Введение временного заместительства

Поскольку временный заместитель освобождается от выполнения своей основной работы и начинает исполнять обязанности по другой должности, при введении временного заместительства необходимо соблюдать норму статьи 33 КЗоТ, согласно которой временный перевод работника на другую работу, не обусловленную трудовым договором, допускается только с его согласия.⁵

Временное заместительство по должности отсутствующего работника (руководителя) возлагается на другого работника приказом (распоряжением) руководителя (актом вышестоящего органа) (п. 1 Разъяснения № 30/39). В приказе руководителя (акте вышестоящего органа) необходимо указать продолжительность (даты начала и окончания) временного заместительства, особенности выполнения обязанностей по замещаемой должности (при необходимости определяются полномочия, функциональные обязанности временного заместителя) и порядок оплаты такой работы. Если продолжительность временного заместительства установить заранее невозможно, то в приказе моментом прекращения заместительства можно определить конкретное событие (например, окончание отпуска, болезни, командировки и т. п.).

Приказ о введении временного заместительства может быть таким:

Подпись лица, которому поручается временное заместительство, в приказе является свидетельством его согласия на выполнение обязанностей временно отсутствующего работника (руководителя) на условиях временного заместительства.

Обращаем внимание на то, что временное заместительство предусматривает точное определение круга обязанностей, которые должен будет выполнять работник по новой (руководящей) должности. Поскольку на предприятиях для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием, должна разрабатываться должностная инструкция, то работник, которому поручается новая работа, обязан будет выполнять все трудовые обязанности, определенные такой инструкцией для должности, которую он будет временно занимать. Если должностной инструкции для определенной должности на предприятии по каким-то причинам нет, то полный перечень обязанностей по должности временно отсутствующего работника (руководителя), которые будет обязан выполнять временный заместитель, можно привести в приложении к приказу о введении временного заместительства. К тому же следует учитывать, что у временного заместителя должна быть соответствующая профессиональная подготовка для качественного выполнения новой работы.

Категории (названия должностей) работников, на которых может быть возложено временное заместительство, предприятия могут установить в коллективном договоре. Как правило, исполнение обязанностей руководителей всех уровней во время их временного отсутствия на условиях временного заместительства возлагается на их (первых) заместителей (помощников).

В случае временного отсутствия руководителя его временный заместитель должен выполнять полномочия руководителя (организационно-распорядительные и/или консультативно-совещательные и/или административно-хозяйственные функции), возложенные на руководителя в соответствии с нормативно-правовыми актами, учредительными документами, регулирующими деятельность государственного органа, учреждения, предприятия.

Поскольку временное заместительство часто практикуется при временном отсутствии руководителя (директора) предприятия, то для правильного документального оформления делегирования его полномочий другому лицу, что может повлиять на определение его правоспособности выполнять те или иные должностные обязанности отсутствующего руководителя, необходимо учитывать следующее.

Если руководитель предприятия наделен полномочиями самостоятельно назначать временного заместителя на период своего временного отсутствия, то он вправе издать приказ о поручении исполнять свои обязанности штатному заместителю (при его отсутствии — любому другому должностному лицу предприятия) на условиях временного заместительства, если, конечно, заместитель руководителя не обязан выполнять эти обязанности на основании своей должностной инструкции.

Если полномочий на самостоятельное назначение временного заместителя на период своего временного отсутствия у руководителя (директора) предприятия нет, а его назначение на должность оформлялось собранием участников общества (далее — учредители) или заседанием наблюдательного совета общества с оформлением соответствующего протокола (решения), и руководитель (директор) предприятия осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выданной учредителями (наблюдательным советом), то он должен уведомить учредителей (председателя наблюдательного совета) о предстоящем своем временном отсутствии (убытии в отпуск, командировку и т. п.). В этой ситуации учредителям (наблюдательному совету) для назначения лица временно исполняющим обязанности руководителя (директора) предприятия на условиях временного заместительства необходимо провести собрание учредителей (заседание наблюдательного совета) и оформить соответствующий протокол (решение) с выдачей доверенности временному заместителю. В таком протоколе (решении) временный заместитель должен поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о его согласии на временное исполнение обязанностей руководителя (директора) предприятия. Указанный протокол собрания учредителей (решение наблюдательного совета, приказ о назначении временного заместителя, доверенность) необходим для предоставления временному заместителю права подписи отчетности, подаваемой предприятием в государственные органы, различных кадровых и финансовых документов, а также договоров с поставщиками и покупателями от имени предприятия.

При отсутствии руководителя предприятия на рабочем месте по объективным причинам (отпуск, командировка, болезнь и т. п.) налоговая, финансовая и прочая отчетность может быть подписана лицом, уполномоченным учредительными документами предприятия исполнять обязанности руководителя на время его отсутствия.

Поскольку согласно пунктам 48.5–48.6 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) налоговая отчетность (декларация, расчет) юридических лиц должна быть подписана руководителем или уполномоченным лицом, а также лицом, отвечающим за ведение бухгалтерского учета и подачу отчетности, то в отсутствие руководителя юридического лица на рабочем месте по объективным причинам (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) налоговая отчетность может быть подписана лицом, уполномоченным учредителями или учредительными документами предприятия исполнять обязанности руководителя на время его отсутствия при условии, что отсутствие руководителя подтверждено соответствующими документами (например, приказ об отпуске, командировке и т. п.).

В случае временного отсутствия руководителя предприятия или главного бухгалтера перед подачей налоговой отчетности в налоговый орган должна быть подана информация, определяющая лиц, которые выполняют их обязанности в этот период. По лицу, которое заменяет временно отсутствующего руководителя предприятия или главного бухгалтера, предприятием в налоговый орган подается заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Зміни» или «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».⁶ Это заявление может быть подано в налоговый орган средствами электронной связи в электронной форме (п.п. 9.2, 9.3 р. IX Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 09.12.2011 № 1588, в редакции приказа от 22.04.2014 № 462).

Что касается предоставления другим лицам права подписи налоговой отчетности (деклараций, расчетов), подаваемой в электронном виде, то согласно абзацу второму подпункта 48.5.1 НКУ достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности является наличие оригинала подписи уполномоченного лица на документе в бумажной форме или наличие наложенной на электронный документ квалифицированной электронной подписи или печати плательщика налога.

В соответствии с пунктом 3 раздела III Порядка обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 06.06.2017 № 557, в редакции приказа от 01.06.2020 № 261 (далее — Порядок № 557), для предоставления права подписи электронных документов другим лицам, которым делегировано право подписи, автор электронного документа уведомляет о таких лицах контролирующий орган, на учете в котором пребывает автор, путем направления уведомления о предоставлении информации относительно квалифицированной электронной подписи (далее — Уведомление) в электронном виде по форме согласно приложению 1 к Порядку № 557.

Пунктом 4 раздела III Порядка № 557 предусмотрено, что в Уведомление вносится информация о подписанте (подписантах), которому (которым) предоставляется право подписи электронных документов. На сформированное Уведомление первыми накладываются квалифицированные электронные подписи всех лиц, включенных в Уведомление, в порядке очередности их внесения в Уведомление, после них — квалифицированная электронная подпись руководителя и последней — квалифицированная электронная печать (при наличии).

Учитывая вышеизложенное, в случае временного отсутствия (отпуск, болезнь и т. п.) главного бухгалтера на сформированную налоговую отчетность в электронном виде накладываются квалифицированная электронная подпись руководителя (директора) и печать (при наличии).

При временном отсутствии (отпуск, болезнь и т. п.) директора (руководителя) предприятия на сформированную налоговую отчетность в электронном виде накладываются квалифицированные электронные подписи должностных лиц, которым делегировано право подписи, путем направления Уведомления, принятого контролирующим (налоговым) органом, в следующем порядке:

– первой — главного бухгалтера;

– второй — лица, указанного в Уведомлении с типом подписи «Директор»;

– третьей — печать (при наличии).⁷

Таким образом, для того чтобы временный заместитель руководителя предприятия или главного бухгалтера мог подписать налоговую отчетность, подаваемую в электронном виде, ему необходимо получить как должностному лицу предприятия квалифицированную электронную подпись, о чем направляется Уведомление в налоговый орган. Квалифицированная электронная подпись получается временным заместителем и налоговая отчетность в электронном виде подается с соблюдением требований законов Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и «Об электронных доверительных услугах», а также положений Порядка № 557.

Если единственный учредитель предприятия (физическое лицо) является директором предприятия, или наемный директор наделен правом самостоятельно принимать решение о делегировании своих полномочий на период временного отсутствия, то о назначении временного заместителя издается приказ, который может содержать, в частности, норму о передаче временному заместителю права подписи необходимых документов (кадровых, финансовых и т. п.).

Основная часть приказа руководителя предприятия о введении временного заместительства на период его временного отсутствия может иметь такой текст:

«1. Убываю в ежегодный основной отпуск с 02.12.2023 по 25.12.2023 за рабочий год с 15.02.2023 по 14.02.2024.

2. Поручаю на время моего отсутствия с 02.12.2023 по 25.12.2023 исполнять обязанности по должности директора на условиях временного заместительства Карпову Владимиру Юрьевичу, заместителю директора, с правом подписи всех документов».

При временном отсутствии руководитель предприятия может делегировать право подписи документов сразу нескольким должностным лицам в зависимости от вида таких документов и распределения функциональных обязанностей на предприятии.

Например, правом подписывать финансовые документы может быть наделен финансовый директор (начальник финансового отдела), организационных документов — исполнительный директор, кадровых документов — начальник отдела кадров, технической документации — главный инженер.

Если временное отсутствие директора предприятия непродолжительное, то он может и не наделять временного заместителя правом подписи документов.

При введении временного заместительства изменения (дополнения) в трудовой договор, заключенный с временным заместителем по основной работе, и записи в его трудовую книжку не вносятся, поскольку такая работа выполняется временно и не считается переводом на постоянную работу.

Введение временного заместительства по вакантной должности

Поскольку, как отмечалось выше, временное заместительство по вакантной должности возможно только в случае, когда назначение на эту должность осуществляется вышестоящим органом управления, то руководитель предприятия после принятия работника на вакантную должность (например, руководителя структурного подразделения) обязан представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на эту должность. Указанный орган должен рассмотреть вопрос назначения на должность и сообщить руководителю о результатах (п. 2 Разъяснения № 30/39).

В случае неутверждения в должности работника, принятого руководителем не из числа работников данного предприятия, ему должна быть предложена другая работа с учетом квалификации, опыта работы. При отсутствии соответствующей работы или отказа от предложения работника увольняют по статье 7 КЗоТ. Если не утвержден работник, выдвинутый на руководящую должность из числа резерва данного предприятия, ему должна быть предоставлена работа по квалификации и оплате не ниже той, которую он выполнял до назначения на новую должность (п. 2 Разъяснения № 30/39).

На практике приведенная норма действует так: если на предприятии имеется вакантная должность, например, начальника экономического отдела, и на эту должность назначен временно исполняющим обязанности работник, занимающий должность экономиста, то, как правило, в течение не более 2 месяцев со дня такого назначения (месяц — на представление документов руководителем предприятия в вышестоящий орган управления и месяц — на их рассмотрение вышестоящим органом) решается вопрос о его утверждении.

Отдельными нормативными актами (например, для государственных органов или бюджетных организаций) могут быть установлены особенности назначения некоторых категорий работников на вакантные руководящие должности или исполняющими обязанности по определенным должностям.

Отмена временного заместительства

Поскольку период, на который вводится временное заместительство, обычно указывается в приказе руководителя (акте вышестоящего органа), то отмена временного заместительства осуществляется без предварительного уведомления временного заместителя и издания приказа.

Если временный заместитель до истечения срока возложения на него новых должностных обязанностей по каким-то причинам не может (не желает) дальше выполнять обязанности временно отсутствующего работника (руководителя), он может подать руководителю предприятия заявление с просьбой освободить его от выполнения таких обязанностей с последующим переводом на прежнее (основное) место работы. Такое заявление является основанием для издания руководителем приказа об отмене временного заместительства.

Оплата труда при временном заместительстве

Кроме должностного оклада по основной должности, временному заместителю выплачивается разность между должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки) и должностным окладом по основной должности при условии, что замещающий работник не является штатным заместителем или помощником отсутствующего работника (при отсутствии должности заместителя). В случаях, когда у руководителя имеется несколько помощников, то штатным заместителем считается первый, старший помощник. Главный инженер предприятия в период временного замещения отсутствующего руководителя не имеет права на получение разности в окладах (п. 1 Разъяснения № 30/39).⁸

Из приведенных норм Разъяснения № 30/39 следует, что если руководитель предприятия (структурного подразделения) временно отсутствует, то его штатным заместителям или первым помощникам (при отсутствии должности заместителя), исполняющим обязанности руководителя, разность между должностным окладом замещаемого руководителя и должностным окладом по основной должности не выплачивается.

Как разъяснило Минсоцполитики⁹, в случае, когда в соответствии с должностной (рабочей) инструкцией работник в период отсутствия руководителя должен выполнять его функции, то ему разность в окладах не выплачивается, и именно этот работник должен назначаться «временно исполняющим обязанности». Если же эти функции не предусмотрены его должностной (рабочей) инструкцией, а работник приказом (распоряжением) по предприятию назначен «временно исполняющим обязанности», то ему выплачивается разность в окладах.

В то же время действующим законодательством хозрасчетным предприятиям предоставлено право самостоятельно решать вопрос оплаты труда работников.

Так, согласно статье 97 КЗоТ и статье 15 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР условия введения и размеры доплат, прочих компенсационных и гарантийных выплат устанавливаются предприятиями самостоятельно в коллективном договоре с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевыми (региональными) соглашениями.

Коллективный договор может предусматривать дополнительные по сравнению с действующим законодательством и соглашениями гарантии (ст. 13 КЗоТ, ст. 7 Закона Украины «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.93 № 3356-XII).

Таким образом, хозрасчетные предприятия в коллективном договоре могут установить, что при наличии финансовых возможностей в случае временного отсутствия руководителя предприятия (структурного подразделения) и штатным заместителям, и помощникам руководителя, и главному инженеру при исполнении обязанностей руководителя предприятия выплачивается разность в окладах на период выполнения ими обязанностей временно отсутствующего руководителя на условиях временного заместительства.¹⁰

Кроме разности в окладах, временному заместителю может быть начислена и премия. Премируются временные заместители на условиях и в размерах, установленных по должности замещаемого ими работника. При этом премия начисляется на должностной оклад замещающего работника и на разность в окладах, т. е. фактически на оклад по должности, обязанности по которой временно исполняются (на оклад замещаемого работника)¹¹ (см. пример 1 ниже).

Например, если по должности временно отсутствующего руководителя предусмотрено начисление производственной премии в размере 20% должностного оклада, а по основной должности работника — в размере 10% должностного оклада, то временному заместителю премия начисляется в размере 20% должностного оклада руководителя.

Доплаты и надбавки, которые были установлены работнику, временно исполняющему обязанности по более ответственной (руководящей) должности, выплачиваются в размере, в котором они выплачивались до назначения временным заместителем.¹¹

В случае, когда руководитель предприятия (структурного подразделения) внезапно заболел и отсутствовал какое-то время на работе из-за болезни, а его обязанности фактически исполнял другой работник (например, заместитель), но документально временное заместительство оформлено не было (не издавался приказ о введении временного заместительства и его оплате), то нет оснований для начисления работнику разности в окладах за фактически выполненную дополнительную работу.

В случае назначения работника, в т. ч. штатного заместителя (помощника) или главного инженера, исполняющим обязанности руководителя по вакантной должности (т. е. когда такое назначение осуществляется по решению вышестоящего органа управления) оплата труда работника осуществляется на условиях, предусмотренных для этой (вакантной) должности (п. 2 Разъяснения № 30/39).

Согласно подпункту «г» подпункта 1 пункта 2 постановления Кабинета Министров Украины «Об упорядочении структуры и условий оплаты труда работников аппарата органов исполнительной власти, органов прокуратуры, судов и других органов» от 09.03.2006 № 268 руководителям государственных органов, на которых распространяется действие этого постановления, предоставлено право в пределах утвержденного фонда оплаты труда устанавливать специалистам и служащим (кроме заместителей руководителей органов исполнительной власти, прокуратуры, судов и других органов, руководителей структурных подразделений и их заместителей) доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя или заместителя руководителя структурного подразделения в размере разности между фактическим должностным окладом временно отсутствующего руководителя или заместителя руководителя структурного подразделения (без учета надбавок и доплаты) и должностным окладом работника, исполняющего обязанности временно отсутствующего руководителя или заместителя руководителя структурного подразделения, в случае, если работник, исполняющий обязанности временно отсутствующего руководителя структурного подразделения, не является его заместителем.

ПРИМЕР 1

Начисление заработной платы работнику, который временно замещает начальника структурного подразделения

На предприятии с 5-дневной рабочей неделей и выходными днями в субботу и воскресенье работник занимает должность юриста в юридическом отделе. Его оклад составляет 12 000 грн. Этот работник согласно приказу руководителя предприятия в порядке временного заместительства в период с 13.11.2023 по 24.11.2023 исполнял обязанности начальника юридического отдела, отсутствовавшего на работе в связи с болезнью, должностной оклад которого составляет 15 000 грн. Коллективным договором за временное заместительство предусмотрена выплата разности в окладах по должности замещаемого работника и основной должности. По должности начальника юридического отдела предусмотрена ежемесячная премия в размере 30% оклада пропорционально отработанному времени. По основной должности работника (юриста) ежемесячная премия выплачивается в размере 25% оклада пропорционально отработанному времени.

По графику работы предприятия в ноябре 22 рабочих дня (далее — р. д.). Из них работник как временный заместитель на должности начальника юридического отдела в период с 13.11.2023 по 24.11.2023 отработал 10 дней (далее — отраб. д.), а по своей основной должности — 12 дней в периоды с 01.11.2023 по 12.11.2023 и с 25.11.2023 по 30.11.2023.

За работу в ноябре 2023 года работнику должны быть начислены:

– заработная плата в размере оклада по основной должности — 12 000 грн.;

– доплата за временное заместительство (разность в окладах) пропорционально отработанному времени:

(15 000 грн. – 12 000 грн.) : 22 р. д. х 10 отраб. д. = 1363,64 грн.

– премия за период работы временным заместителем:

(15 000 грн. х 30%) : 22 р. д. х 10 отраб. д. = 2045,45 грн.

– премия за период работы по своей основной должности:

(12 000 грн. х 25%) : 22 р. д. х 12 отраб. д. = 1636,36 грн.

Общая заработная плата работника в ноябре 2023 года:

12 000 + 1363,64 + 2045,45 + 1636,36 = 17 045,45 грн.

ПРИМЕР 2

Начисление заработной платы работнику, который временно замещает руководителя предприятия

На предприятии с 5-дневной рабочей неделей и выходными днями в субботу и воскресенье директор предприятия имеет оклад 50 000 грн. В период с 06.11.2023 по 29.11.2023 директор находился в ежегодном основном отпуске, поэтому согласно решению собрания учредителей, оформленному протоколом, обязанности директора предприятия исполнял финансовый директор с доплатой разности в окладах. Оклад финансового директора составляет 43 000 грн.

В ноябре 2023 года по графику работы предприятия 22 рабочих дня (далее — р. д.), из которых работник как временный заместитель на должности директора предприятия отработал 18 дней (далее — отраб. д.) в период с 06.11.2023 по 29.11.2023, а по своей основной должности отработал 4 дня — с 01.11.2023 по 03.11.2023 и 30.11.2023.

За работу в ноябре 2023 года работнику должны быть начислены:

– заработная плата в размере оклада по основной должности — 43 000 грн.;

– доплата за временное заместительство (разность в окладах) пропорционально отработанному времени:

(50 000 грн. – 43 000 грн.) : 22 р. д. х 18 отраб. д. = 5727,27 грн.

Общая заработная плата работника в ноябре 2023 года:

43 000 + 5727,27 = 48 727,27 грн.

___________________________________________________________________________

Индексация и налогообложение доплаты за временное заместительство

Поскольку при временном заместительстве фактически выполняются обязанности временно отсутствующего работника, то выплачиваемая временному заместителю разность между должностным окладом замещаемого работника и его должностным окладом по основной должности по сути является доплатой за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Следовательно, учитывая, что доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя (разность в окладах) является временной (не постоянной) выплатой, сумма такой доплаты не подлежит индексации. Соответственно, сумма увеличения доплаты (разности в окладах) не включается в общую сумму повышения дохода, которая сравнивается со сложившейся суммой индексации в месяце повышения окладов.¹²

В соответствии с подпунктом 2.2.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5, доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника относится к фонду дополнительной заработной платы фонда оплаты труда.

Учитывая вышеизложенное, из суммы указанной доплаты (разности в окладах) как составляющей заработной платы в общем порядке удерживаются налог на доходы физических лиц и военный сбор, а также на сумму этой доплаты начисляется единый социальный взнос (далее — ЕСВ).

Учет доплаты за временное заместительство при расчете средней заработной платы

Исходя из норм пункта 3 Порядка исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 26.09.2001 № 1266, при начислении страховых выплат («больничные», «декретные» и прочие), учитываются все выплаты, с которых уплачивается ЕСВ.

Поскольку с доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя (разности в окладах) уплачивается ЕСВ, то такая выплата учитывается при исчислении средней заработной платы для начисления страховых выплат.

Из норм подпункта «а» пункта 4 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.95 № 100 (далее — Порядок № 100), следует, что разность в должностных окладах, которая выплачивается работникам, выполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являющимся штатными заместителями, учитывается при исчислении средней заработной платы во всех случаях ее сохранения, т. е. для начисления всех выплат, рассчитываемых согласно Порядку № 100 (отпускные, оплата времени командировки, выполнения государственных обязанностей, выходное пособие и т. д.).¹³

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається місце роботи (посада), може здійснюватися як без увільнення, так і з увільненням співробітника від своїх основних трудових обов’язків.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без увільнення співробітника від основної роботи — це заміна працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли співробітник поряд зі своєю основною роботою виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника. Такий вид додаткової роботи доручається, як правило, в тих випадках, коли додаткові обов’язки виконуються не по вищій (керівній) посаді, а в межах однорідних посад (професій).¹

Виконання обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника з увільненням від своїх основних обов’язків вважається тимчасовим замісництвом.

Трудовим законодавством України тимчасове замісництво практично не регулюється. У той же час постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 № 1545-XII визначено, що до прийняття відповідних актів законодавства України застосовуються акти законодавства Союзу РСР з питань, які не врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції і законам України.

Нормативним актом законодавства СРСР, яким регламентується порядок тимчасового замісництва, є роз’яснення Державного комітету Ради Міністрів СРСР з питань праці та заробітної плати і Секретаріату Всесоюзної Центральної Ради професійних спілок «Про порядок оплати тимчасового замісництва» від 29.12.65 № 30/39 (далі — Роз’яснення № 30/39), затверджене постановою зазначених державних органів від 29.12.65 № 820/39. Роз’яснення № 30/39 є чинним в Україні в частині, що не суперечить вітчизняному законодавству, зокрема, нормам Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП).²

Виходячи з практики оформлення трудових відносин в Україні та відповідно до пункту 1 Роз’яснення № 30/39 тимчасовим замісництвом є виконання службових обов’язків тимчасово відсутнього працівника за вищою посадою, коли це викликано виробничою необхідністю.

Тимчасове замісництво можливе при відсутності працівника у зв’язку з хворобою, в період його перебування у відпустці, відрядженні, під час виконання державних або громадських обов’язків тощо.³ Тобто тимчасове замісництво можливе за посадою, яка не є вакантною, коли за тимчасово відсутнім працівником відповідно до чинного законодавства зберігається місце роботи (посада).

Призначення працівника виконуючим обов’язки за вакантною посадою не допускається. За вакантною посадою призначення працівника виконуючим обов’язки можливе лише тоді, коли призначення на цю посаду здійснюється вищим органом управління (п. 2 Роз’яснення № 30/39).

Під тимчасовим замісництвом розуміється також виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника (в т. ч. за посадою тимчасово відсутнього керівника), коли це пов’язано з виробничою необхідністю або з організаційно-розпорядчими функціями, співробітником, який працює на тому ж підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство).

Тимчасове замісництво за більш відповідальною (керівною) посадою є одним із способів перевірки на практиці потенційних можливостей працівників для включення їх до резерву на висунення. Тобто мова йде про замісництво керівників усіх рівнів — підприємств, виробництв, цехів, підрозділів, відділів.⁴ При цьому тимчасовий замісник призначається «тимчасово виконуючим обов’язки».²

Співробітник, який тимчасово заміщає відсутнього працівника (керівника), на період замісництва повністю увільняється від виконання обов’язків, обумовлених трудовим договором за основним місцем роботи, і виконує обов’язки тільки тимчасово відсутнього працівника на період його відсутності.⁵

Враховуючи, що у керівника будь-якого рівня велике коло обов’язків, в тому числі підвищена відповідальність, то при тимчасовій відсутності керівника доручати виконання його обов’язків іншому працівникові необхідно тільки шляхом введення для нього тимчасового замісництва, коли він повністю увільняється від виконання обов’язків по своїй основній роботі.

Введення тимчасового замісництва

Оскільки тимчасовий замісник увільняється від виконання своєї основної роботи і починає виконувати обов’язки за іншою посадою, при введенні тимчасового замісництва необхідно дотримуватися норми статті 33 КЗпП, відповідно до якої тимчасове переведення працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, допускається лише за його згодою.⁵

Тимчасове замісництво за посадою відсутнього працівника (керівника) покладається на іншого працівника наказом (розпорядженням) керівника (актом вищого органу) (п. 1 Роз’яснення № 30/39). У наказі керівника (акті вищого органу) необхідно вказати тривалість (дати початку і закінчення) тимчасового замісництва, особливості виконання обов’язків по заміщуваній посаді (при необхідності визначаються повноваження, функціональні обов’язки тимчасового замісника) та порядок оплати такої роботи. Якщо тривалість тимчасового замісництва встановити заздалегідь неможливо, то в наказі моментом припинення замісництва можна визначити конкретну подію (наприклад, закінчення відпустки, хвороби, відрядження, виконання державних обов’язків тощо).

Наказ про введення тимчасового замісництва за посадою керівника структурного підрозділу може бути таким:

Підпис особи, якій доручається тимчасове замісництво, в наказі в полі «З наказом ознайомлений» (бажано додати також текст «і не заперечую») є свідченням її згоди на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (керівника) на умовах тимчасового замісництва.

Звертаємо увагу на те, що тимчасове замісництво передбачає точне визначення кола обов’язків, які повинен буде виконувати працівник за новою (керівною) посадою. Оскільки на підприємствах для кожної посади, передбаченої штатним розписом, повинна розроблятися посадова інструкція, то працівник, якому доручається нова робота, зобов’язаний буде виконувати всі трудові обов’язки, визначені такою інструкцією для посади, яку він буде тимчасово обіймати. Якщо посадової інструкції для певної посади на підприємстві з якихось причин немає, то повний перелік обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника (керівника), які буде зобов’язаний виконувати тимчасовий замісник, можна привести в додатку до наказу про введення тимчасового замісництва. До того ж слід враховувати, що у тимчасового замісника повинна бути відповідна професійна підготовка для якісного виконання нової роботи.

Категорії (назви посад) працівників, на яких може бути покладено тимчасове замісництво, підприємства можуть встановити в колективному договорі. Як правило, виконання обов’язків керівників усіх рівнів під час їхньої тимчасової відсутності на умовах тимчасового замісництва покладається на їхніх (перших) заступників (помічників).

У разі тимчасової відсутності керівника його тимчасовий замісник повинен виконувати повноваження керівника (організаційно-розпорядчі та/або консультативно-дорадчі та/або адміністративно-господарські функції), покладені на керівника відповідно до нормативно-правових актів, установчих документів, що регулюють діяльність державного органу, установи, підприємства.

Оскільки тимчасове замісництво часто практикується при тимчасовій відсутності керівника (директора) підприємства, то для правильного документального оформлення делегування його повноважень іншій особі, що може вплинути на визначення його правоздатності виконувати ті чи інші посадові обов’язки відсутнього керівника, необхідно враховувати наступне.

Якщо керівник підприємства наділений повноваженнями самостійно призначати тимчасового замісника на період своєї тимчасової відсутності, то він має право видати наказ про доручення виконувати свої обов’язки штатному заступнику (за його відсутності — будь-якій іншій посадовій особі підприємства) на умовах тимчасового замісництва, якщо, звичайно, заступник керівника не зобов’язаний виконувати ці обов’язки на підставі своєї посадової інструкції.

Якщо повноважень на самостійне призначення тимчасового замісника на період своєї тимчасової відсутності у керівника (директора) підприємства немає, а його призначення на посаду оформлялося зборами учасників товариства (далі — засновники) або засіданням наглядової ради товариства з оформленням відповідного протоколу (рішення), і керівник (директор) підприємства здійснює свої повноваження на підставі довіреності, виданої засновниками (наглядовою радою), то він повинен повідомити засновників (голову наглядової ради) про майбутню свою тимчасову відсутність (вибуття у відпустку, відрядження тощо). У цій ситуації засновникам (наглядовій раді) для призначення особи тимчасово виконуючим обов’язки керівника (директора) підприємства на умовах тимчасового замісництва необхідно провести збори засновників (засідання наглядової ради) та оформити відповідний протокол (рішення) з видачею довіреності тимчасовому заміснику. У такому протоколі (рішенні) тимчасовий замісник повинен поставити свій підпис, який буде свідчити про його згоду на тимчасове виконання обов’язків керівника (директора) підприємства. Зазначений протокол зборів засновників (рішення наглядової ради, наказ про призначення тимчасового замісника, довіреність) необхідний для надання тимчасовому заміснику права підпису звітності, що подається підприємством до державних органів, різних кадрових і фінансових документів, а також договорів з постачальниками і покупцями від імені підприємства.

При відсутності керівника підприємства на робочому місці з об’єктивних причин (відпустка, відрядження, хвороба тощо) податкова, фінансова та інша звітність може бути підписана особою, уповноваженою установчими документами підприємства виконувати обов’язки керівника на час його відсутності.

Оскільки згідно з пунктами 48.5–48.6 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) податкова звітність (декларація, розрахунок) юридичних осіб повинна бути підписана керівником або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання звітності, то під час відсутності керівника юридичної особи на робочому місці з об’єктивних причин (відрядження, відпустка, хвороба тощо) податкова звітність може бути підписана особою, уповноваженою засновниками або установчими документами підприємства виконувати обов’язки керівника на час його відсутності за умови, що відсутність керівника підтверджена відповідними документами (наприклад, наказ про відпустку, відрядження тощо).

У разі тимчасової відсутності керівника підприємства або головного бухгалтера перед поданням податкової звітності до податкового органу має бути подана інформація, що визначає осіб, які виконують їхні обов’язки в цей період. По особі, яка замінює тимчасово відсутнього керівника підприємства або головного бухгалтера, підприємством до податкового органу подається заява за формою № 1-ОПП з позначкою «Зміни» або «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».⁶ Ця заява може бути подана до податкового органу засобами електронного зв’язку в електронній формі (п.п. 9.2, 9.3 р. IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, у редакції наказу від 22.04.2014 № 462).

Що стосується надання іншим особам права підпису податкової звітності (декларацій, розрахунків), яка подається в електронному вигляді, то згідно з абзацом другим підпункту 48.5.1 ПКУ достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку.

Згідно з пунктом 3 розділу ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557, у редакції наказу від 01.06.2020 № 261 (далі — Порядок № 557), для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор електронного документа повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі — Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до Порядку № 557.

Пунктом 4 розділу ІІІ Порядку № 557 передбачено, що до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них — кваліфікований електронний підпис керівника і останньою — кваліфікована електронна печатка (за наявності).

Враховуючи вищезазначене, у разі тимчасової відсутності (відпустка, відрядження, хвороба тощо) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований електронний підпис керівника (директора) та печатка (за наявності).

При тимчасовій відсутності (відпустка, відрядження, хвороба тощо) директора (керівника) підприємства на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфіковані електронні підписи посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом направлення Повідомлення, яке прийняте контролюючим (податковим) органом, у такому порядку:

– першим — головного бухгалтера;

– другим — особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»;

– третім — печатка (за наявності).⁷

Таким чином, для того щоб тимчасовий замісник керівника підприємства або головного бухгалтера міг підписати податкову звітність, що подається в електронному вигляді, йому необхідно отримати як посадовій особі підприємства кваліфікований електронний підпис, про що направляється Повідомлення до податкового органу. Кваліфікований електронний підпис отримується тимчасовим замісником і податкова звітність в електронному вигляді подається з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронні довірчі послуги», а також з дотриманням положень Порядку № 557.

Якщо єдиний засновник підприємства (фізична особа) є директором підприємства, або найманий директор наділений правом самостійно приймати рішення про делегування своїх повноважень на період тимчасової відсутності, то про призначення тимчасового замісника видається наказ, який може містити, зокрема, норму про передачу тимчасовому заміснику права підпису необхідних документів (кадрових, фінансових тощо).

Основна частина наказу керівника підприємства про введення тимчасового замісництва на період його тимчасової відсутності може мати такий текст:

«1. Убуваю у щорічну основну відпустку з 02.12.2023 по 25.12.2023 за робочий рік з 15.02.2023 по 14.02.2024.

2. Доручаю на час моєї відсутності з 02.12.2023 по 25.12.2023 виконувати обов’язки за посадою директора на умовах тимчасового замісництва Карпову Володимиру Юрійовичу, заступнику директора, з правом підпису всіх документів».

При тимчасовій відсутності керівник підприємства може делегувати право підпису документів відразу декільком посадовим особам залежно від виду таких документів і розподілу функціональних обов’язків на підприємстві.

Наприклад, правом підписувати фінансові документи може бути наділений фінансовий директор (начальник фінансового відділу), організаційних документів — виконавчий директор, кадрових документів — начальник відділу кадрів, технічної документації — головний інженер.

Якщо тимчасова відсутність директора підприємства має нетривалий характер, то він може і не наділяти тимчасового замісника правом підпису документів.

При введенні тимчасового замісництва зміни (доповнення) до трудового договору, укладеного з тимчасовим замісником за основною роботою, і записи до його трудової книжки (на вимогу працівника) не вносяться, оскільки така робота виконується тимчасово і не вважається переведенням на постійну роботу.

Введення тимчасового замісництва за вакантною посадою

Оскільки, як зазначалося вище, тимчасове замісництво за вакантною посадою можливе лише у разі, коли призначення на цю посаду здійснюється вищим органом управління, то керівник підприємства після прийняття працівника на вакантну посаду (наприклад, керівника структурного підрозділу) зобов’язаний подати до вищого органу управління документи для його призначення на цю посаду. Зазначений орган повинен розглянути питання призначення на посаду та повідомити керівника про результати (п. 2 Роз’яснення № 30/39).

У разі незатвердження на посаді працівника, прийнятого керівником не з числа працівників даного підприємства, йому повинна бути запропонована інша робота з урахуванням кваліфікації, досвіду роботи. При відсутності відповідної роботи або відмови від пропозиції працівника звільняють за статтею 7 КЗпП. Якщо не затверджено працівника, висунутого на керівну посаду з числа резерву даного підприємства, йому повинна бути надана робота по кваліфікації і оплаті не нижче тієї, яку він виконував до призначення на нову посаду (п. 2 Роз’яснення № 30/39).

На практиці наведена норма діє таким чином: якщо на підприємстві є вакантна посада, наприклад, начальника економічного відділу, і на цю посаду призначений тимчасово виконуючим обов’язки працівник, який обіймає посаду економіста, то, як правило, протягом не більше 2 місяців з дня такого призначення (місяць — на подання документів керівником підприємства до вищого органу управління і місяць — на їхній розгляд вищим органом) вирішується питання про його затвердження.

Окремими нормативно-правовими актами (зокрема, для державних органів та бюджетних організацій) можуть бути встановлені особливості призначення деяких категорій працівників на вакантні керівні посади або виконуючими обов’язки за певними посадами.

Скасування тимчасового замісництва

Оскільки період, на який вводиться тимчасове замісництво, зазвичай вказується в наказі керівника (акті вищого органу), то скасування тимчасового замісництва здійснюється без попереднього повідомлення тимчасового замісника і видання наказу.

Якщо тимчасовий замісник до закінчення терміну покладання на нього нових посадових обов’язків з якихось причин не може (не хоче) надалі виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника (керівника), він може подати керівнику підприємства (засновнику, наглядовій раді) заяву з проханням увільнити його від виконання таких обов’язків з подальшим переведенням на колишнє (основне) місце роботи. Така заява працівника є підставою для видання керівником підприємства наказу про скасування тимчасового замісництва.

Оплата праці при тимчасовому замісництві

Крім посадового окладу за основною посадою, тимчасовому заміснику виплачується різниця між посадовим окладом працівника, якого заміщують (без персональної надбавки), і посадовим окладом за основною посадою за умови, що працівник, який заміщує, не є штатним заступником або помічником відсутнього працівника (за відсутності посади заступника). У випадках, коли у керівника є кілька помічників, то штатним заступником вважається перший, старший помічник. Головний інженер підприємства в період тимчасового заміщення відсутнього керівника не має права на отримання різниці в окладах (п. 1 Роз’яснення № 30/39).⁸

З наведених норм Роз’яснення № 30/39 випливає, що якщо керівник підприємства (структурного підрозділу) тимчасово відсутній, то його штатним заступникам або першим помічникам (за відсутності посади заступника), які виконують обов’язки керівника, різниця між посадовим окладом керівника, якого заміщують, та посадовим окладом за основною посадою не виплачується.

Як роз’яснило Мінсоцполітики⁹, у разі, коли відповідно до посадової (робочої) інструкції працівник в період відсутності керівника повинен виконувати його функції, то йому різниця в окладах не виплачується, і саме цей працівник повинен призначатися «тимчасово виконуючим обов’язки». Якщо ж ці функції не передбачені його посадовою (робочою) інструкцією, а працівник наказом (розпорядженням) по підприємству призначений «тимчасово виконуючим обов’язки», то йому виплачується різниця в окладах.

Водночас чинним законодавством госпрозрахунковим підприємствам надано право самостійно вирішувати питання оплати праці працівників. Так, згідно зі статтею 97 КЗпП і статтею 15 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР умови запровадження та розміри доплат, інших компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються підприємствами самостійно у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами.

Колективний договір може передбачати додаткові порівняно з чинним законодавством і угодами гарантії (ст. 13 КЗпП, ст. 7 Закону України «Про колективні договори і угоди» від 01.07.93 № 3356-XII).

Таким чином, госпрозрахункові підприємства в колективному договорі можуть встановити, що при наявності фінансових можливостей в разі тимчасової відсутності керівника підприємства (структурного підрозділу) і штатним заступникам, і помічникам керівника, і головному інженеру під час виконання обов’язків керівника підприємства виплачується різниця в окладах на період виконання ними обов’язків тимчасово відсутнього керівника на умовах тимчасового замісництва.¹⁰

Крім різниці в окладах, тимчасовому заміснику може бути нарахована премія. Преміюються тимчасові замісники на умовах і в розмірах, встановлених за посадою працівника, якого заміщують. При цьому премія нараховується на посадовий оклад працівника, який заміщує, і на різницю в окладах, тобто фактично премія нараховується на оклад працівника, якого тимчасово заміщують¹¹ (див. приклад 1 нижче).

Наприклад, якщо за посадою тимчасово відсутнього керівника передбачено нарахування виробничої премії в розмірі 20% посадового окладу, а за основною посадою працівника — в розмірі 10% посадового окладу, то тимчасовому заміснику премія нараховується в розмірі 20% посадового окладу керівника.

Доплати і надбавки, які були встановлені працівнику, тимчасово виконуючому обов’язки за більш відповідальною (керівною) посадою, виплачуються в розмірі, в якому вони виплачувалися йому до призначення тимчасовим замісником.¹¹

Звертаємо увагу на те, що в разі, коли керівник підприємства (структурного підрозділу) раптово захворів і був відсутній деякий час на роботі через хворобу, а його обов’язки фактично виконував інший працівник (наприклад, заступник), але документально тимчасове замісництво оформлено не було (не видавався наказ про введення тимчасового замісництва та його оплату), то немає підстав для нарахування працівникові різниці в окладах за фактично виконану додаткову роботу.

У разі призначення працівника, в тому числі штатного заступника (помічника) або головного інженера, виконуючим обов’язки керівника за вакантною посадою (тобто коли таке призначення здійснюється за рішенням вищого органу управління) оплата праці працівника здійснюється на умовах, передбачених для цієї (вакантної) посади (п. 2 Роз’яснення № 30/39).

Згідно з підпунктом «г» підпункту 1 пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» від 09.03.2006 № 268, керівникам державних органів, на яких поширюється дія цієї постанови, надано право у межах затвердженого фонду оплати праці встановлювати спеціалістам і службовцям (крім заступників керівників органів виконавчої влади, прокуратури, судів та інших органів, керівників структурних підрозділів та їх заступників) доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника або заступника керівника структурного підрозділу у розмірі різниці між фактичним посадовим окладом тимчасово відсутнього керівника або заступника керівника структурного підрозділу (без урахування надбавок та доплати) і посадовим окладом працівника, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього керівника або заступника керівника структурного підрозділу, у разі, коли працівник, що виконує обов’язки тимчасово відсутнього керівника структурного підрозділу, не є його заступником.

ПРИКЛАД 1

Нарахування заробітної плати працівнику, який тимчасово заміщує начальника структурного підрозділу

На підприємстві з 5-денним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю працівник обіймає посаду юриста в юридичному відділі. Його оклад становить 12 000 грн. Цей працівник згідно з наказом керівника підприємства в порядку тимчасового замісництва в період з 13.11.2023 по 24.11.2023 виконував обов’язки начальника юридичного відділу, який був відсутній на роботі у зв’язку з хворобою. Посадовий оклад начальника юридичного відділу становить 15 000 грн. Колективним договором за тимчасове замісництво передбачена виплата різниці в окладах за посадою працівника, якого заміщують, і основною посадою. За посадою начальника юридичного відділу передбачена щомісячна премія у розмірі 30% окладу пропорційно відпрацьованому часу. За основною посадою працівника (юриста) щомісячна премія виплачується в розмірі 25% окладу пропорційно відпрацьованому часу.

За графіком роботи підприємства в листопаді 22 робочих дні (далі — р. д.). З них працівник як тимчасовий замісник на посаді начальника юридичного відділу в період з 13.11.2023 по 24.11.2023 відпрацював 10 днів (далі — відпрац. д.), а за своєю основною посадою — 12 днів в періоди з 01.11.2023 по 12.11.2023 та з 25.11.2023 по 30.11.2023.

За роботу в листопаді 2023 року працівнику мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за основною посадою — 12 000 грн.;

– доплата за тимчасове замісництво (різниця в окладах) пропорційно відпрацьованому часу:

(15 000 грн. – 12 000 грн.) : 22 р. д. х 10 відпрац. д. = 1363,64 грн.

– премія за період роботи тимчасовим замісником:

(15 000 грн. х 30%) : 22 р. д. х 10 відпрац. д. = 2045,45 грн.

– премія за період роботи за своєю основною посадою:

(12 000 грн. х 25%) : 22 р. д. х 12 відпрац. д. = 1636,36 грн.

Загальна заробітна плата працівника в листопаді 2023 року:

12 000 + 1363,64 + 2045,45 + 1636,36 = 17 045,45 грн.

ПРИКЛАД 2

Нарахування заробітної плати працівнику, який тимчасово заміщує керівника підприємства

На підприємстві з 5-денним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю директор підприємства має оклад 50 000 грн. В період з 06.11.2023 по 29.11.2023 директор перебував у щорічній основній відпустці, тому згідно з рішенням зборів засновників, оформленим протоколом, обов’язки директора підприємства виконував фінансовий директор з доплатою різниці в окладах. Оклад фінансового директора становить 43 000 грн.

В листопаді 2023 року за графіком роботи підприємства 22 робочих дні (далі — р. д.), з яких працівник як тимчасовий замісник на посаді директора підприємства відпрацював 18 днів (далі — відпрац. д.) в період з 06.11.2023 по 29.11.2023, а по своїй основній посаді відпрацював 4 дні — з 01.11.2023 по 03.11.2023 та 30.11.2023.

За роботу в листопаді 2023 року працівнику мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за основною посадою — 43 000 грн.;

– доплата за тимчасове замісництво (різниця в окладах) пропорційно відпрацьованому часу:

(50 000 грн. – 43 000 грн.) : 22 р. д. х 18 відпрац. д. = 5727,27 грн.

Загальна заробітна плата працівника в листопаді 2023 року:

43 000 + 5727,27 = 48 727,27 грн.

___________________________________________________________________________

Індексація та оподаткування доплати за тимчасове замісництво

Оскільки при тимчасовому замісництві фактично виконуються обов’язки тимчасово відсутнього працівника, то виплачувана тимчасовому заміснику різниця між посадовим окладом працівника, якого заміщують, і його посадовим окладом за основною посадою по суті є доплатою за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Отже, враховуючи, що доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника (різниця в окладах) є тимчасовою (не постійною) виплатою, сума такої доплати не підлягає індексації. Відповідно, сума збільшення вказаної доплати (різниці в окладах) не включається до загальної суми підвищення доходу, яка порівнюється із сумою індексації, що склалася в місяці підвищення окладів.¹²

Згідно з підпунктом 2.2.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5, доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника належить до фонду додаткової заробітної плати фонду оплати праці, тобто є заробітною платою.

Враховуючи вищевикладене, із суми зазначеної доплати (різниці в окладах) як складової заробітної плати в загальному порядку утримуються податок на доходи фізичних осіб і військовий збір, а також на суму такої доплати нараховується єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ).

Врахування доплати за тимчасове замісництво
при розрахунку середньої заробітної плати

Виходячи з норм пункту 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 № 1266, при нарахуванні страхових виплат («лікарняні», «декретні» тощо), враховуються всі виплати, з яких сплачується ЄСВ.

Оскільки з доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника (різниці в окладах) сплачується ЄСВ, то така виплата враховується при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування страхових виплат.

Виходячи з норм підпункту «а» пункту 4 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 № 100 (далі — Порядок № 100), різниця в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками, враховується при обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження, тобто для нарахування всіх виплат, які розраховуються відповідно до Порядку № 100 (відпускні, середній заробіток за час відрядження, виконання державних і громадських обов’язків, вимушеного прогулу, вихідна допомога тощо).¹³