Працівник помер або зник безвісти: дії роботодавця

Усі підстави для припинення трудового договору встановлено статтею 36 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) з їхньою деталізацією в інших статтях цього документа. Проте навіть у вказаному головному трудовому документі станом на кінець червня 2022 року відсутня така підстава для припинення трудового договору як смерть (відсутність безвісти, оголошення померлим) працівника. При цьому роботодавцям слід враховувати, що у разі зазначеної сумної події йдеться саме про припинення трудового договору, а не про звільнення з роботи, оскільки термін «припинення трудового договору» характеризує стан трудового договору між працівником та власником або уповноваженим ним органом (далі — роботодавець), а термін «звільнення з роботи» означає подію, внаслідок якої припиняються трудові відносини працівника з конкретним роботодавцем (громадянин втрачає статус працівника у конкретного роботодавця).

Водночас уже пройшов І читання та готується до ІІ читання у Верховній Раді України законопроект «Про внесення змін до деяких законів України щодо оптимізації трудових відносин» від 05.04.2022 № 7251 (далі — Законопроект № 7251), яким доповнюється частина перша статті 36 КЗпП пунктом 8-2, що містить нову підставу для припинення трудового договору — смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим.

Таким чином, якщо Законопроект № 7251 стане Законом України, то у разі смерті працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим припинення трудового договору з працівником буде відбуватися на підставі пункту 8-2 частини першої статті 36 КЗпП.

Перш ніж припиняти трудовий договір у разі смерті працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим, у роботодавця має бути документальне підтвердження зазначених подій. Тому нижче зупинимося на документах, які є підставою для припинення роботодавцем трудового договору з померлим (безвісно відсутнім) працівником.

Документи, що підтверджують смерть або відсутність безвісти працівника

Документи, що підтверджують смерть працівника

Питання державної реєстрації смерті регулюються статтею 17 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 № 2398-VI (далі — Закон № 2398) та главою 5 розділу III Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/5 (далі — Правила № 52/5).

Державна реєстрація смерті здійснюється органом державної реєстрації актів цивільного стану (далі — ДРАЦС) на підставі:

1) документа встановленої форми про смерть, виданого закладом охорони здоров’я або судово-медичною установою, а саме:

а) лікарського свідоцтва про смерть, форму № 106/о якого затверджено наказом Міністерства охорони здоров’я України від 08.08.2006 № 545 (далі — лікарське свідоцтво про смерть);

б) фельдшерської довідки про смерть, форму № 106-1/о якої затверджено наказом Міністерства охорони здоров’я України від 08.08.2006 № 545 (далі — фельдшерська довідка про смерть);

в) лікарського свідоцтва про перинатальну смерть;

2) рішення суду про встановлення факту смерті особи в певний час або про оголошення особи померлою.

Відповідно до пункту 1 глави 1 розділу ІІ Правил № 52/5 державна реєстрація акту цивільного стану проводиться відділом ДРАЦС шляхом складання актового запису цивільного стану (далі — АЗЦС) в електронному вигляді у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та на паперових носіях. Виконавчі органи сільських, селищних, міських рад складають АЗЦС в електронному вигляді та друкують їх на паперових носіях, які не пізніше 3 числа наступного за звітним місяця передають до відповідного відділу ДРАЦС.

АЗЦС складається у присутності заявника, крім окремих випадків, передбачених Правилами № 52/5, та друкується на паперових носіях у двох примірниках, кожний з яких нумерується одним і тим самим номером. На підставі складеного АЗЦС у повній відповідності до нього органом ДРАЦС, яким проведено державну реєстрацію акта цивільного стану, Міністерством юстиції України видається свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. Свідоцтво підписується керівником органу, що його видав, та засвідчується печаткою такого органу.

Про факт державної реєстрації акту цивільного стану органами ДРАЦС видаються відповідні свідоцтва, у тому числі свідоцтво про смерть, на бланках, виготовлених за зразками та їх описами, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 10.11.2010 № 1025 (п. 6 р. І Правил № 52/5).

Для державної реєстрації актів цивільного стану подаються заява, документи, а в окремих випадках у відповідній заяві зазначаються відомості про документи, які підтверджують факти, що підлягають державній реєстрації (п. 3 гл. 1 р. ІІ Правил № 52/5).

Заява про державну реєстрацію смерті (її форму наведено у додатку 17-1 до Правил № 52/5) подається до органу ДРАЦС не пізніше 3 днів з дня настання смерті чи виявлення трупа, а в разі неможливості одержання лікарського свідоцтва про смерть, фельдшерська довідка про смерть — не пізніше 5 днів. Державна реєстрація смерті за заявою, поданою у зазначені строки, та до закінчення одного року з дня настання смерті, проводиться в день звернення заявника за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті або виявлення трупа або за місцем поховання. У разі настання смерті в дорозі (у поїзді, на судні, в літаку тощо) державна реєстрація смерті може бути проведена в найближчому органі ДРАЦС (ч. 2, 3, 5 ст. 17 Закону № 2398, п.п. 2–4 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Державна реєстрація смерті проводиться за місцем проживання заявника у разі: якщо заява надійшла після закінчення одного року з дня настання смерті; встановлення у судовому порядку факту смерті; звернення для реєстрації смерті особи, оголошеної судом померлою. Державна реєстрація смерті проводиться за заявою родичів померлого, представників органу опіки та піклування, працівників житлово-експлуатаційних організацій, адміністрації закладу охорони здоров’я, де настала смерть, та інших осіб. Особа, яка звернулася щодо державної реєстрації смерті, повинна пред’явити паспорт або паспортний документ. Відсутність зазначеного документа не є підставою для відмови в державній реєстрації смерті, але про це робиться відповідна відмітка в графі «Для відміток» актового запису про смерть (ч. 4, 6 ст. 17 Закону № 2398, п.п. 6, 7 гл. 5 р. ІІІ Правил № 52/5).

Якщо заява про державну реєстрацію смерті надійшла після закінчення одного року з дня настання смерті, то державна реєстрація проводиться за наявності лікарського свідоцтва або фельдшерської довідки про смерть установленої форми на загальних підставах за заявою будь-якої особи, зазначеної у пункті 7 цього розділу (див. вище), без складання висновку, але після перевірки наявності державної реєстрації смерті за місцем настання смерті, за місцем останнього проживання померлого, за місцем поховання чи виявлення трупа або за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян (п. 8 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Державна реєстрація смерті особи, оголошеної судом померлою, проводиться за рішенням суду, надісланим судом відділу ДРАЦС, після набуття ним законної сили або за заявою осіб, які були заявниками при розгляді судом справи, чи спадкоємців померлого. У цих випадках датою смерті вважається день набрання рішенням суду законної сили, якщо інше не зазначено в рішенні суду. Державна реєстрація факту смерті, встановленого у судовому порядку, проводиться за заявою осіб, які були заявниками при розгляді судом справи, а також спадкоємців померлого за їх зверненням в день отримання рішення суду. У разі направлення судом рішення про встановлення факту смерті особи на тимчасово окупованій території України до відділу ДРАЦС за місцем ухвалення рішення державна реєстрація смерті проводиться в день надходження копії такого рішення без звернення будь-якої особи. Складений актовий запис про смерть включається до книги державної реєстрації смерті за поточний рік, якщо з часу настання смерті не минуло одного року, або до книги поновлених АЗЦС за поточний рік, якщо минуло більше року (п. 9 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Державна реєстрація смерті осіб, які загинули в період проходження військової або альтернативної служби в мирний час, проводиться відділами ДРАЦС із зазначенням в актовому записі про те, що смерть настала в період проходження військової служби, якщо відповідний запис є у графі «Причина смерті» лікарського свідоцтва про смерть (п. 11 гл 5 р. ІІІ Правил № 52/5).

Паспорт померлого, а також військово-облікові та пільгові документи орган ДРАЦС, який реєструє смерть, вилучає для подальшого їх направлення до територіального підрозділу Державної міграційної служби України та територіального центру комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦКСП) (п. 14 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Якщо державна реєстрація смерті проводиться на підставі рішення суду про оголошення особи померлою або встановлення факту смерті особи на тимчасово окупованій території України, надісланого судом, свідоцтво про смерть оформлюється та видається заявнику під час його звернення до органу ДРАЦС. Про особливості проведення такої державної реєстрації смерті проставляється відповідна відмітка у графі «Для відміток» актового запису про смерть (п. 15 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Після державної реєстрації смерті відділ ДРАЦС видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання. У разі державної реєстрації смерті виконавчим органом сільської, селищної, міської ради видається довідка для отримання допомоги на поховання, у якій зазначаються: прізвище, власне ім’я, по батькові померлої особи; дата смерті; місце смерті; номер та дата складання актового запису про смерть; найменування органу, що здійснив ДРАЦС (п. 16 гл. 5 р. III Правил № 52/5).

Державна реєстрація актів цивільного стану, видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно та витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян за заявою заявника може також проводитися шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг (п. 1 гл. 2 р. ІІ Правил № 52/5).

Таким чином, після державної реєстрації смерті органом ДРАЦС заявнику видається свідоцтво про смерть, форму якого затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 10.11.2010 № 1025, а для отримання допомоги на поховання органом ДРАЦС видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть або виконавчим органом сільської, селищної, міської ради видається довідка. Відповідно, для роботодавця документом, що підтверджує смерть працівника, є свідоцтво про смерть цього працівника, а документом, на підставі якого нараховується допомога на поховання, є витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть працівника, виданий органом ДРАЦС, або довідка, видана виконавчим органом сільської, селищної, міської ради.

Якщо працівник (громадянин України) помер за кордоном (наприклад, у разі евакуації за кордон після початку військової агресії проти України), то його родичі, які перебували з ним за кордоном, для реєстрації факту смерті можуть звернутися до дипломатичного представництва чи консульської установи України, оскільки вони наділені правом проводити ДРАЦС громадян України, які проживають або тимчасово перебувають за кордоном (абз. третій п. 1 р. І Правил № 52/5). Такий орган України за кордоном може оформити свідоцтво про смерть або сприятиме його оформленню в Україні.

Звертаємо увагу, якщо свідоцтво про смерть видано на тимчасово окупованій території України представниками окупаційної влади, воно не має юридичної сили (є нікчемним) в Україні (ч. 3 ст. 9 Закону України «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України» від 15.04.2014 № 1207-VII). З таким документом родичі померлого працівника для встановлення факту смерті мають звернутися із заявою до суду або до органу ДРАЦС на підконтрольній (не окупованій) території України незалежно від місця проживання заявника. Копія судового рішення видається учасникам справи, негайно після проголошення такого рішення або невідкладно надсилається судом до органу ДРАЦС за місцем ухвалення рішення для державної реєстрації смерті особи (ч. 1, 5 ст. 317 Цивільного процесуального кодексу України; далі — ЦПКУ). Після одержання рішення суду орган ДРАЦС оформляє та видає свідоцтво про смерть заявнику.

Документи, що підтверджують відсутність безвісти працівника

Відповідно до пункту 3 частини 2 статті 293 ЦПКУ суд розглядає в порядку окремого провадження справи про визнання фізичної особи безвісно відсутньою чи оголошення її померлою.

Відповідно до статті 43 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ) фізична особа може бути визнана судом безвісно відсутньою, якщо протягом одного року в місці її постійного проживання немає відомостей про місце її перебування. У разі неможливості встановити день одержання останніх відомостей про місце перебування особи початком її безвісної відсутності вважається перше число місяця, що йде за тим, у якому були одержані такі відомості, а в разі неможливості встановити цей місяць — перше січня наступного року. Порядок визнання фізичної особи безвісно відсутньою встановлено ЦПКУ.

Порядок розгляду судом справ про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або оголошення її померлою визначено у главі 4 (статтях 305–309) розділу IV ЦПКУ.

Так, заява про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або оголошення її померлою подається до суду за місцем проживання заявника або за останнім відомим місцем проживання (перебування) фізичної особи, місцеперебування якої невідоме, або за місцезнаходженням її майна. У заяві про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або оголошення її померлою повинно бути зазначено: для якої мети необхідно заявникові визнати фізичну особу безвісно відсутньою або оголосити її померлою; обставини, що підтверджують безвісну відсутність фізичної особи, або обставини, що загрожували смертю фізичній особі, яка пропала безвісти, або обставини, що дають підстави припускати її загибель від певного нещасного випадку (ст. 305, 306 ЦПКУ).

Суд до початку розгляду справи встановлює осіб (родичів, співробітників тощо), які можуть дати свідчення про фізичну особу, місцеперебування якої невідоме, а також запитує відповідні організації за останнім місцем проживання відсутнього (житлово-експлуатаційні організації, органи реєстрації місця проживання осіб або органи місцевого самоврядування) і за останнім місцем роботи про наявність відомостей про фізичну особу, місцеперебування якої невідоме. Одночасно суд вживає заходів через органи опіки та піклування щодо встановлення опіки над майном фізичної особи, місцеперебування якої невідоме, якщо опіку над майном ще не встановлено (ст. 307 ЦПКУ).

Суд розглядає справу за участю заявника, свідків, зазначених у заяві, та осіб, яких сам суд визнає за потрібне допитати, і ухвалює рішення про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або про оголошення її померлою. Після набрання законної сили рішенням про оголошення фізичної особи померлою суд надсилає рішення відповідному органу ДРАЦС для реєстрації смерті фізичної особи, а також до нотаріуса за місцем відкриття спадщини, а в населеному пункті, де немає нотаріуса, — відповідному органу місцевого самоврядування для вжиття заходів щодо охорони спадкового майна (ст. 308 ЦПКУ).

Таким чином, документом, що підтверджує безвісну відсутність фізичної особи, у тому числі працівника, є рішення суду про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або про оголошення її померлою.

Законодавчим актом, який регулює питання встановлення зникнення безвісти осіб за особливих обставин, є Закон України «Про правовий статус осіб, які зникли безвісти за особливих обставин» від 12.07.2018 № 2505-VIII (далі — Закон № 2505). Цей Закон визначає правовий статус осіб, які зникли безвісти за особливих обставин, та забезпечує правове регулювання суспільних відносин, пов’язаних з обліком, розшуком та соціальним захистом таких осіб і членів їхніх сімей. Для цілей цього Закону особливими обставинами вважаються збройний конфлікт, воєнні дії, тимчасова окупація частини території України, надзвичайні ситуації природного чи техногенного характеру.

Відповідно до статті 1 Закону № 2505:

особа, зникла безвісти, — фізична особа, стосовно якої немає відомостей про її місцеперебування на момент подання заявником заяви про її розшук;

особа, зникла безвісти за особливих обставин, — особа, яка зникла безвісти у зв’язку із збройним конфліктом, воєнними діями, тимчасовою окупацією частини території України, надзвичайними ситуаціями природного чи техногенного характеру.

Статтею 6 Закону № 2505 встановлено, що близькі родичі та члени сім’ї особи, зниклої безвісти за особливих обставин, мають право на отримання достовірних відомостей про місцеперебування такої особи, обставини її загибелі (смерті), місце поховання (якщо воно відоме). Це право реалізується шляхом подання до відповідного територіального органу Національної поліції України (далі — Нацполіція) заяви про розшук особи, зниклої безвісти за особливих обставин, та отримання достовірної інформації про хід та результати проведення її розшуку. Органи державної влади, уповноважені на здійснення обліку та/або розшуку осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, зобов’язані надавати інформацію про хід та результати їх розшуку близьким родичам та членам сім’ї таких осіб. Громадяни, громадські об’єднання, юридичні особи приватного права мають право з власної ініціативи за погодженням з Нацполіцією або можуть за їхньою згодою залучатися Нацполіцією до розшуку осіб, зниклих безвісти за особливих обставин. Також зазначені громадяни, громадські об’єднання, юридичні особи приватного права мають право отримувати від державних органів інформацію про особу, яка зникла безвісти за особливих обставин, маршрут та територію, на яких доцільно проводити розшук, іншу інформацію, яка може сприяти ефективному розшуку особи, зниклої безвісти за особливих обставин, крім даних, які отримано в результаті слідчих дій чи оперативно-розшукової діяльності.

Згідно зі статтею 4 Закону № 2505 особа набуває статусу такої, що зникла безвісти за особливих обставин, з моменту внесення про неї відомостей, що містяться у заяві про факт зникнення, до Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, у порядку, передбаченому цим Законом, та вважається такою, що зникла безвісти за особливих обставин з моменту подання заявником заяви про факт зникнення особи. Особа вважається зниклою безвісти за особливих обставин до моменту припинення її розшуку в порядку, передбаченому Законом № 2505. Надання особі статусу зниклої безвісти за особливих обставин не позбавляє її родичів або інших осіб права звернення до суду із заявою про визнання такої особи безвісно відсутньою чи оголошення її померлою у порядку, передбаченому законодавством (зокрема ЦПКУ, Законом № 2398, Правилами № 52/5). Якщо особа, зникла безвісти за особливих обставин, була оголошена померлою, але її місцеперебування, місце поховання чи місцезнаходження її останків не було встановлено, проведення розшуку в розумінні Закону № 2505 не припиняється до встановлення її місцеперебування, місця поховання чи місцезнаходження її останків.

Таким чином, особа набуває статусу зниклої безвісти за особливих обставин з моменту внесення про неї відомостей до Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин (далі — Єдиний реєстр), і вважається зниклою безвісти за особливих обставин з моменту подання заявником заяви про факт зникнення особи. Документом, що підтверджує зникнення безвісти за особливих обставин, є витяг з Єдиного реєстру.

Держателем Єдиного реєстру є Міністерство внутрішніх справ України (далі — МВС), відповідно, воно може на запит роботодавців надавати відомості з Єдиного реєстру (ч. 3 ст. 12, ч. 3 ст. 16 Закону № 2505).

Крім того, перелік державних органів, уповноважених вести облік осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, наведено у частині 2 статті 17 Закону № 2505. До таких державних органів належать, зокрема, Міністерство оборони України, Національна гвардія України, Нацполіція, Служба безпеки України, Державна прикордонна служба України. Отже, роботодавці можуть звертатися і до цих державних органів, якщо працівник, зниклий безвісти, проходив службу у вказаних силових структурах перед тим, як зник безвісти.

Відповідно до частини 5 статті 8 Закону № 2505 за особою, зниклою безвісти за особливих обставин, зберігаються місце роботи та займана посада, але не більше як до моменту визнання її безвісно відсутньою чи оголошення померлою в порядку, встановленому законодавством.

Вищевикладені норми Закону № 2505 стосуються також працівників, які згідно з частиною третьою статті 119 КЗпП були призвані (прийняті за контрактом) на військову службу в особливий період (у період воєнного стану) та під час участі у бойових діях зникли безвісти. Такі особи також набувають статусу зниклих безвісти за особливих обставин з моменту внесення про них відомостей до Єдиного реєстру, якщо, звичайно, раніше не було винесено рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою. Єдиний нюанс — за такими зниклими безвісти працівниками-військовослужбовцями, які так і не з’явилися, гарантія у вигляді збереження місця роботи, посади діє не до дня визнання їх безвісно відсутніми, а до дня оголошення судом їх померлими (ч. четверта ст. 119 КЗпП).¹

Наказ про припинення трудового договору

Припинення трудового договору в разі смерті (визнання безвісно відсутнім, оголошення померлим) працівника оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Підставою для видання такого наказу є документ, що підтверджує факт смерті (визнання безвісно відсутнім, оголошення померлим) працівника. Як зазначалося вище, документом, що підтверджує факт смерті працівника, є свідоцтво про смерть, документом, що підтверджує зникнення безвісти працівника, є рішення суду про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або про оголошення її померлою, документом, що підтверджує зникнення безвісти працівника за особливих обставин, є витяг з Єдиного реєстру.

Свідоцтво про смерть (рішення суду про визнання безвісно відсутнім або про оголошення померлим) працівника або його нотаріально засвідчену копію зазвичай подають роботодавцю близькі родичі померлого (безвісно відсутнього) працівника. Якщо ними подається оригінал свідоцтва про смерть (рішення суду), то роботодавець повинен зробити і мати у себе копію зазначеного свідоцтва (рішення суду), яку необхідно засвідчити підписом та печаткою підприємства (відділу кадрів) або фізичної особи – підприємця (за її наявності).²

Звертаємо увагу, навіть якщо працівник помер на робочому місці й лікар констатував його смерть, наказ про припинення трудового договору необхідно видавати лише за наявності свідоцтва про смерть. Тобто видання роботодавцем наказу про припинення трудового договору відбувається не одразу після смерті працівника, а згодом — коли роботодавцю буде надано свідоцтво про смерть працівника, видане його родичу чи іншій особі органом ДРАЦС. Крім того, трапляється, що працівник помирає після тривалої хвороби або під час тривалої відпустки або після того, як тривалий час не з’являвся на роботі, і з ним не вдавалося встановити зв’язок, а близькі родичі своєчасно не повідомили роботодавця про смерть працівника.

З наведених вище причин дата видання наказу про припинення трудового договору не збігається з датою смерті і зазвичай не збігається з датою видачі свідоцтва про смерть.³ Наказ видається тоді, коли свідоцтво про смерть (рішення суду про визнання безвісно відсутнім або про оголошення померлим) працівника буде надано роботодавцю, в якого працював померлий (безвісно відсутній) працівник.

Водночас трапляються випадки, коли у працівника немає сім’ї (інших родичів), або смерть працівника настала за межами населеного пункту, де розташоване підприємство, чи за межами держави (наприклад, якщо працівник помер, перебуваючи у відрядженні за кордоном) чи на території, де ведуться бойові дії або яка тимчасово окупована, а родичі померлого (безвісти зниклого) працівника не мають можливості або бажання надавати свідоцтво про смерть (рішення суду про визнання безвісно відсутнім або про оголошення померлим) працівника або надсилати нотаріально засвідчену копію цього документа його роботодавцю.

Більш того, якщо призваний (прийнятий за контрактом) на військову службу в особливий період працівник загинув під час проходження військової служби, то, як роз’яснило Міністерство оборони України у листі від 20.11.2015 № 116/2/2/21362, законодавством України не передбачено надання роботодавцю інформації щодо загибелі, перебування у полоні, таких, які вважаються зниклими без вісті, військовослужбовців. Винятком є повідомлення рідних та близьких військовослужбовця.

У вищевказаних випадках якщо роботодавцю відомий орган ДРАЦС, в якому зареєстровано смерть працівника (за його останнім місцем проживання, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання), то роботодавець може самостійно звернутися до такого органу, а якщо останній не відомий — то до будь-якого найближчого органу ДРАЦС (при зникненні безвісти — до МВС). Мета такого звернення — отримання офіційного підтвердження факту смерті (зникнення безвісти) працівника для видання наказу про припинення з ним трудового договору (орган ДРАЦС може надати роботодавцю витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть працівника, а МВС — витяг з Єдиного реєстру). В цьому випадку наказ про припинення трудового договору з померлим (зниклим безвісти) працівником можна видати лише на підставі одержаного від органу ДРАЦС (МВС) документа (витягу) із зазначенням дати смерті (зникнення безвісти) працівника.

Датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, зазначена у свідоцтві про смерть, при цьому не має значення, працював у цей день померлий працівник чи ні (перебував у відпустці, хворів тощо).⁴

У разі зникнення безвісти працівника датою припинення трудового договору є дата зникнення безвісти працівника, зазначена у рішенні суду або витязі з Єдиного реєстру.

Наказ керівника підприємства про припинення трудового договору можна видати за типовою формою № П-4, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 (далі — Наказ № 489), після внесення до неї відповідних коригувань (у тексті наказу замість слова «звільнити» використовується текст «припинити трудові відносини», а замість слова «звільнення» використовується текст «припинення трудових відносин»). Також наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю (зникненням безвісти) працівника можна видати і за самостійно розробленою формою із відображенням у ній всіх необхідних реквізитів. У наказі про припинення трудового договору слід також вказати реквізити (серію, номер) свідоцтва про смерть (реквізити рішення суду, витягу з Єдиного реєстру) як підстави для видання наказу, а також кількість днів невикористаної щорічної (основної та додаткової) відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, оскільки за їх наявності роботодавець має нарахувати грошову компенсацію та виплатити її членам сім’ї (спадкоємцям) працівника.

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника може бути таким:

Якщо вищезгаданий Законопроект № 7251 стане Законом України, то основна частина вищезазначеного наказу матиме таке формулювання:

«ПРИПИНИТИ з БОРИСОВИМ Михайлом Сергійовичем, водієм, дію трудового договору у зв’язку зі смертю 13.06.2022 відповідно до пункту 8-2 частини першої статті 36 КЗпП України з виплатою грошової компенсації за 15 календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки».

Оформлення табеля обліку робочого часу

Особа, відповідальна на підприємстві за ведення табеля обліку використання робочого часу (далі — табель), типову форму № П-5 якого затверджено Наказом № 489, має оформити на померлого працівника підсумковий табель і передати його до бухгалтерії.

До видання наказу про припинення трудового договору немає підстав для припинення фіксації в табелі відсутності працівника. Тому теоретично навіть якщо стало відомо про те, що працівник помер (загинув при проходженні військової служби), але у підприємства немає документального підтвердження факту смерті працівника, особа, відповідальна за ведення табеля, повинна продовжувати щодня вносити до табеля позначки, що відповідають причині відсутності працівника на роботі (наприклад, відпустка, тимчасова непрацездатність, перебування на військовій службі як інший невідпрацьований час, передбачений законодавством). І лише після одержання свідоцтва про смерть (рішення суду, витягу з Єдиного реєстру) та видання наказу про припинення трудового договору з померлим (безвісти відсутнім) працівником припиняється щоденне табелювання такого працівника і складається підсумковий табель (коригується раніше складений табель).

На практиці якщо достовірно відомо про те, що працівник помер (наприклад, це сталося на робочому місці або на території підприємства або в тому самому населеному пункті, де знаходиться підприємство), то табелювання здійснюється по день смерті (у цьому випадку не потрібно буде складати підсумковий табель).

Останнім протабельованим днем померлого працівника у підсумковому табелі має бути дата смерті, визначена у наказі як дата припинення трудових відносин. За цей день у табелі має стояти відмітка, що відповідає фактичній події: робота за графіком, хвороба, відпустка, інший невідпрацьований час, передбачений законодавством, неявка з нез’ясованих причин тощо.

Якщо у день смерті працівник відпрацював повний робочий день (зміну) за графіком, то в табелі проставляється кількість годин, що відповідає тривалості повного робочого дня (зміни). Якщо працівник відпрацював лише частину робочого дня (зміни), то в табелі проставляється фактична кількість відпрацьованих годин. Якщо працівник помер у робочий день до початку робочого часу в цей день (в нього немає відпрацьованих годин в цей день), то в полі, де вказується кількість відпрацьованих годин, зазначається «0».

Якщо перед настанням смерті працівник хворів і це підтверджено листком непрацездатності, то по дату смерті в табелі проставляються позначки, що відповідають тимчасовій непрацездатності (коди «ТН» («26») або «НН» («27»)).

У разі якщо працівник перебував у щорічній відпустці або в додатковій відпустці працівникам, які мають дітей, під час якої захворів і через деякий час помер, то в табелі до настання хвороби відображають дні фактично використаної відпустки (коди «В» («08»), «Д» («09») або «ДО» («15»)), а далі — дні тимчасової непрацездатності по дату смерті, оскільки згідно з пунктом 1 частини другої статті 11 та частиною сьомою статті 20 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) зазначені відпустки продовжуються або переносяться у разі тимчасової непрацездатності, що настала у період відпусток.

Якщо до настання смерті працівник захворів під час перебування у відпустці інших видів (творчій, у зв’язку з навчанням, без збереження заробітної плати тощо) і продовжував хворіти після її закінчення, то по дату закінчення відпустки в табелі проставляються відмітки, що відповідають наданій відпустці (коди «ТВ» («11»), «Н» («12»), «НБ» («13»), «ДБ» («14») або «НА» («18»)), а після відпустки та по дату смерті проставляється відмітка про тимчасову непрацездатність. Якщо тривалість хвороби не «вийшла» за межі відпустки, то по дату смерті включно у табелі проставляється код відповідної відпустки.

Якщо перед настанням смерті працівник був відсутній на роботі з нез’ясованих причин і ця відсутність не була підтверджена будь-якими документами, то в табелі за всі дні відсутності необхідно проставити відмітки про неявку з нез’ясованих причин (код «НЗ» або «28»).

Оформлення особової картки

В Особовій картці працівника, яка ведеться за типовою формою № П-2, затвердженою спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656, у рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначаються дата і причина припинення трудового договору, а також дата і номер наказу про припинення трудового договору:

«13 червня 2022 р.; у зв’язку зі смертю, наказ від 20.06.2022 № 45/п».

Графа «Підпис працівника» Особової картки залишається незаповненою.

Відповідно до частини четвертої пункту 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58 (далі — Інструкція № 58), у разі одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням працівник розписується у особовій картці та у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

У разі смерті працівника отримати його підпис у Особовій картці неможливо. Однак, як показує практика, наявність в Особовій картці інформації про те, кому і коли було видано трудову книжку, не буде зайвою. Тому особа, відповідальна за ведення та облік трудових книжок на підприємстві, може у нижньому полі Особової картки зробити, наприклад, такий запис: «Трудова книжка видана вдові померлого працівника 21.06.2022 під підпис».

Заповнення та видача родичам трудової книжки

Стаття 48 КЗпП з 10.06.2021 дозволяє працівникам при працевлаштуванні зберігати трудову книжку в себе (при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати трудову книжку у разі наявності або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування), і лише на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний внести до неї записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Якщо ж трудова книжка померлого працівника до моменту його смерті (зникнення безвісти) зберігалася у роботодавця, то вона заповнюється останнім за загальними правилами, визначеними Інструкцією № 58, з урахуванням спеціальних вимог, викладених у пункті 4.3 цієї Інструкції.

У разі смерті працівника в розділі «Відомості про роботу» його трудової книжки вказуються:

– у графі 1 — порядковий номер запису, що вноситься;

– у графі 2 — дата припинення трудового договору (тобто дата смерті працівника);

– у графі 3 — текст «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», при цьому посилання на норму КЗпП не робиться, але після того, як Законопроект № 7251 стане Законом України, текст буде таким: «Трудовий договір припинено у зв’язку зі смертю, п. 8-2 ст. 36 КЗпП України»;

– у графі 4 — дата і номер наказу про припинення трудового договору.

Якщо працівник зник безвісти, що підтверджено рішенням суду, наданим родичами працівника роботодавцю, то запис у графі 3 трудової книжки матиме такий текст «Роботу припинено у зв’язку з визнанням судом особи безвісно відсутньою»⁵, при цьому посилання на норму КЗпП не робиться, але після того, як Законопроект № 7251 стане Законом України, текст буде таким: «Трудовий договір припинено у зв’язку з визнанням судом особи безвісно відсутньою, п. 8-2 ст. 36 КЗпП України».

Далі всі записи про роботу, заохочення та нагороди, що внесені до трудової книжки працівника за час роботи на підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів за її наявності (п. 4.1 Інструкції № 58).⁶

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під підпис або надсилається поштою на їх вимогу (п. 4.3 Інструкції № 58). Якщо трудова книжка надсилається поштою, це робиться рекомендованим листом з описом вкладення.

Слід зазначити, що законодавство для цього випадку, зокрема трудове законодавство, не визначає, хто є найближчими родичами або членами сім’ї, тому звернемося до норм Сімейного кодексу України (далі — СКУ).

Відповідно до частини 2 статті 3 СКУ сім’ю складають особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки. Подружжя вважається сім’єю і тоді, коли дружина та чоловік не проживають спільно у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин. Дитина належить до сім’ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає.

Сім’я створюється на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, а також на інших підставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать моральним засадам суспільства (п. 4 ст. 3 СКУ).

З вищевикладених норм статті 3 СКУ випливає, що якщо працівник має повнолітніх дітей, які до його смерті проживали від нього окремо (тобто які з ним не проживали спільно, не були пов’язані спільним побутом, не мали взаємні права та обов’язки), то такі діти не є членами сім’ї, хоча це звучить дивно.

Якщо ж скористатися аналогією закону (ч. 1 ст. 10 СКУ, ч. 1 ст. 8 ЦКУ), то згідно з підпунктом 14.1.263 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) членами сім’ї фізичної особи першого ступеня споріднення вважаються її батьки, її чоловік або дружина, діти такої фізичної особи, у тому числі усиновлені. Членами сім’ї фізичної особи другого ступеня спорідненості вважаються її рідні брати та сестри, її баба та дід з боку матері та з боку батька, онуки.

Отже, для видачі найближчим родичам трудової книжки померлого працівника роботодавець повинен за наданими ними документами визначити осіб, які до смерті працівника перебували з ним у шлюбі (чоловік, дружина) або були іншими членами сім’ї (почергово першого, другого, наступного ступеня споріднення). Якщо немає родичів, то трудова книжка померлого працівника може бути видана особі, яка з ним спільно проживала, була пов’язана спільним побутом, мала взаємні права та обов’язки (тобто особі, яка може вважатися членом сім’ї).

Для отримання трудової книжки померлого працівника його родич (член сім’ї) має надати роботодавцю:

• паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
• документ, що підтверджує спорідненість з померлим (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження (про усиновлення) тощо), або документи, що підтверджують факт спільного проживання, спільного побуту, взаємних прав та обов’язків.

У розписці про одержання трудової книжки родич (член сім’ї) повинен вказати свої прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані, місце проживання (бажано), дату одержання трудової книжки із зазначенням прізвища, імені, по батькові померлого працівника, поставити особистий підпис.

Якщо за трудовою книжкою померлого працівника ніхто з родичів (членів сім’ї) не звернувся, вона зберігається у відділі кадрів підприємства протягом 2 років окремо від інших трудових книжок. Після закінчення цього строку не затребувана трудова книжка померлого працівника зберігається в архіві підприємства протягом 50 років, після чого її можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).

Якщо працівник не помер, а пропав безвісти, що підтверджено рішенням суду, то всі операції з його трудовою книжкою радимо здійснювати у вищевикладеному порядку.

Видача родичам наказу про припинення трудового договору

Стаття 47 КЗпП зобов’язує роботодавця в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення.

У разі припинення трудового договору у зв’язку зі смертю (зникненням безвісти) працівника виконати вищенаведену норму неможливо.

Водночас на прохання родичів померлого (зниклого безвісти) працівника роботодавець може видати їм копію наказу (розпорядження) про припинення трудового договору з померлим (зниклим безвісти) працівником (як і у випадку з видачею їм його трудової книжки).

Оплата листка непрацездатності, якщо працівник помер у період хвороби

Якщо до настання смерті працівник хворів, то оформлення як паперового, так і електронного листка непрацездатності (далі — ЛН) здійснюється у загальновстановленому порядку (як і оформлення ЛН інших працівників).

Нагадаємо, що електронний ЛН з тимчасової непрацездатності вважається виданим (готовим до сплати) через 7 днів після дати його закриття, а електронний ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами — через 7 днів після дати його відкриття.

На підставі оформленого ЛН померлому працівнику нараховується оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця та допомога з тимчасової непрацездатності (далі разом — «лікарняні») у загальному порядку, встановленому Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105).

Якщо смерть працівника настала під час хвороби, оформленої в установленому порядку, то «лікарняні» на підставі сформованого електронного ЛН (виданого паперового ЛН) нараховуються працівнику за весь період хвороби, включаючи останній день хвороби, коли застрахована особа померла.⁷

Таким чином, «лікарняні» виплачуються працівникові, який помер під час хвороби, по день смерті (включно), у тому числі якщо з будь-яких причин дата закриття електронного ЛН припадає на дату після дати смерті працівника.

Частиною 4 статті 32 Закону № 1105 встановлено, що не одержане у зв’язку зі смертю застрахованої особи матеріальне забезпечення виплачується членам сім’ї, які проживали разом з нею, або спадкоємцям.

Звертаємо увагу, якщо смерть працівника настала під час хвороби, але через технічні проблеми не був сформований електронний ЛН, то родич померлого працівника або представник роботодавця можуть звернутися до закладу охорони здоров’я, лікар якого формував медичний висновок по працівнику (якщо такий заклад відомий), з проханням повторно (без помилок) сформувати медичний висновок або видати паперовий ЛН.

Якщо ж електронний ЛН був сформований щодо померлого працівника, але роботодавець через бойові дії не може його побачити в особистому кабінеті на сайті Пенсійного фонду України (далі — ПФУ) та/або не може по ньому сформувати та подати заяву-розрахунок до Фонду соціального страхування України (далі — ФССУ), то представник роботодавця або родич померлого працівника можуть звернутися до будь-якого органу ПФУ для отримання у паперовій формі витягу з Електронного реєстру листків непрацездатності. Також у цьому випадку родич померлого працівника може звернутися із зазначеним витягом безпосередньо до будь-якого (найближчого) відділення ФССУ для отримання «лікарняних», що належать померлому працівнику, напряму від ФССУ.

Також слід враховувати, що матеріальне забезпечення виплачується у разі, якщо звернення за його призначенням надійшло не пізніше 12 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи (ч. 5 ст. 32 Закону № 1105). Тому якщо працівник помер під час хвороби, але по ньому не був сформований електронний ЛН, а паперовий ЛН з будь-яких причин надано роботодавцю родичами померлого працівника після закінчення 12 календарних місяців з дня смерті працівника, то такий ЛН оплаті не підлягає.

Виплата підприємством коштів, що належать померлому працівнику

Стаття 47 КЗпП зобов’язує роботодавця в день звільнення працівника провести з ним розрахунок у строки, зазначені у статті 116 цього Кодексу.

Відповідно до статті 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, провадиться в день звільнення.

Незважаючи на те, що у разі смерті працівника, як зазначалося вище, відбувається не звільнення працівника, а припинення трудового договору з ним, роботодавець все одно на підставі норм статей 47 та 116 КЗпП повинен провести з таким працівником остаточний розрахунок, нарахувавши всі належні йому по день смерті виплати.

У загальному випадку померлому працівнику при остаточному розрахунку мають бути нараховані:

• заробітна плата за всі відпрацьовані ним дні (години) у місяці смерті, відображені у підсумковому табелі;
• грошова компенсація за невикористані ним дні щорічної відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи (далі — додаткова відпустка на дітей) за наявності таких днів;
• «лікарняні» (якщо працівник помер під час хвороби) на підставі оформленого електронного (виданого паперового) ЛН;
• інші доходи, які повинні були нараховуватися працівникові раніше (до смерті), але не були нараховані з вини роботодавця (наприклад, індексація, компенсація за затримку виплати заробітної плати тощо).

Усі вищезазначені виплати нараховуються також працівникам, які на підставі рішення суду були визнані безвісно відсутніми або оголошені померлими.

Під час проведення остаточного розрахунку слід пам’ятати, що відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника не провадиться (ч. третя ст. 22 Закону про відпустки). Тобто якщо померлий працівник не відпрацював повністю робочий рік, але вже використав за такий рік шорічну основну відпустку повної тривалості з отриманням відпускних, то відраховувати відпускні за незароблені таким працівником дні відпустки з належних йому сум не можна. Аналогічно якщо працівник помер, перебуваючи в оплачуваній відпустці, то відпускні, виплачені за невикористані дні такої відпустки, не відраховуються.

Звертаємо увагу, що законодавство не встановлює точних (граничних) термінів проведення остаточного розрахунку з померлим (безвісно відсутнім) працівником, але, враховуючи норми статті 116 КЗпП, рекомендуємо нарахувати всі належні померлому працівникові суми в день видання наказу про припинення трудового договору або у найближчі за ним робочі дні, а їхню виплату здійснити після пред’явлення членами сім’ї (спадкоємцями) померлого працівника вимоги про розрахунок.

Оскільки наразі триває особливий період (період воєнного стану), під час якого гинуть (зникають безвісти) працівники-військовослужбовці, які після призову (прийняття за контрактом) на військову службу в особливий період беруть участь у бойових діях, то роботодавцям слід пам’ятати про гарантійну виплату, встановлену для таких працівників статтею 119 КЗпП.

Так, згідно з частиною третьою статті 119 КЗпП за працівниками, призваними на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийнятими на військову службу за контрактом, у тому числі шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення зберігаються місце роботи, посада і середній заробіток на підприємстві, в установі, організації, фермерському господарстві, сільськогосподарському виробничому кооперативі незалежно від підпорядкування та форми власності і у фізичних осіб – підприємців, у яких вони працювали на час призову. Таким працівникам здійснюється виплата грошового забезпечення за рахунок коштів Державного бюджету України відповідно до Закону України «Про соціальний і правовий захист військовослужбовців та членів їх сімей».⁸

Частиною четвертою статті 119 КЗпП встановлено, що гарантії, визначені у частині третій цієї статті, зберігаються за працівниками, які під час проходження військової служби отримали поранення (інші ушкодження здоров’я) та перебувають на лікуванні у медичних закладах, а також потрапили у полон або визнані безвісно відсутніми, на строк до дня, наступного за днем їх взяття на військовий облік у районних (міських) ТЦКСП, Центральному управлінні або регіональних органах СБУ, відповідному підрозділі Служби зовнішньої розвідки України після їх звільнення з військової служби у разі закінчення ними лікування в медичних закладах незалежно від строку лікування, повернення з полону, появи їх після визнання безвісно відсутніми або до дня оголошення судом їх померлими.

Крім того, відповідно до пункту 7 Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженого Указом Президента України від 10.12.2008 № 1153/2008, військова служба закінчується в разі звільнення військовослужбовця з військової служби в запас або у відставку, загибелі (смерті), визнання судом безвісно вiдсутнiм або оголошення померлим.

Таким чином, за працівниками-військовослужбовцями, зазначеними в частині третій статті 119 КЗпП, які загинули (померли) під час проходження військової служби, що підтверджено свідоцтвом про смерть, середній заробіток нараховується по день смерті (включно). Такий середній заробіток виплачується за рахунок коштів роботодавця (без отримання компенсації з держбюджету).

За працівниками-військовослужбовцями, зазначеними у частинах третій та четвертій статті 119 КЗпП, які зникли безвісти, середній заробіток нараховується до дня, наступного за днем їх взяття на військовий облік у разі їхньої появи після визнання безвісно відсутніми, або до дня оголошення судом їх померлими. Тобто працівнику-військовослужбовцю, який зник безвісти і не з’явився, середній заробіток нараховується по день винесення судом рішення про оголошення його померлим (незалежно від того, чи приймалося раніше рішення суду про визнання працівника-військовослужбовця безвісно відсутнім).⁹

Якщо роботодавець не знав про смерть працівника-військовослужбовця (про оголошення його судом померлим) та продовжував виплачувати йому середній заробіток (наприклад, шляхом перерахування коштів на «зарплатний» рахунок працівника у банку або за заявою працівника на рахунок його дружини у банку), то при остаточному розрахунку надміру виплачений середній заробіток на підставі норм пункту 1 частини другої статті 127 КЗпП можна відрахувати із суми компенсації за невикористану відпустку (за її наявності) або з інших доходів працівника, належних йому від роботодавця, крім тих, з яких не можна здійснювати відрахування.

Перелік доходів, з яких не можна здійснювати відрахування, встановлено у статті 129 КЗпП та деталізовано у статтях 72, 73 Закону України «Про виконавче провадження» від 02.06.2016 № 1404-VIII. Так, відрахування не допускаються, зокрема, з:

– компенсації працівникові витрат у зв’язку зі службовим відрядженням;

– польового забезпечення, надбавок за роз’їзний (пересувний) характер робіт;

– допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю працівника та у зв’язку з доглядом за хворою дитиною;

– допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами;

– допомоги на поховання;

– неоподатковуваного розміру матеріальної допомоги.

Якщо при остаточному розрахунку з померлим працівником (працівником-військовослужбовцем) у нього не буде доходу (буде недостатньо доходу), з якого можна відрахувати суму надміру виплаченої заробітної плати (середнього заробітку), то повернути її в подальшому роботодавцю буде проблематично.

Нагадаємо, що згідно зі статтею 1215 ЦКУ не підлягає поверненню безпідставно набуті заробітна плата і платежі, що прирівнюються до неї, пенсії, допомоги, стипендії, відшкодування шкоди, завданої каліцтвом, іншим ушкодженням здоров’я або смертю, аліменти та інші грошові суми, надані фізичній особі як засіб до існування, якщо їх виплата проведена фізичною або юридичною особою добровільно, за відсутності рахункової помилки з її боку і недобросовісності з боку набувача.

Єдина можливість для роботодавця повернути надміру виплачену померлому працівнику заробітну плату (середній заробіток) — звернутися до банку із заявою-проханням заблокувати кошти на рахунку працівника, на якому ще залишаються надміру виплачені суми, щоб потім вони були включені нотаріусом до складу спадщини померлого працівника, а з неї нотаріус за певних обставин може погасити заборгованість померлого працівника перед роботодавцем.

Все вищевикладене щодо виплати середнього заробітку стосується ще однієї категорії працівників. Так, відповідно до статті 9 Закону № 2505 за особою, уповноваженою на виконання функцій держави, яка зникла безвісти за особливих обставин (див. вище), зберігаються місце роботи, займана посада та середній заробіток на підприємстві, в установі, організації, незалежно від підпорядкування, але не більш як до моменту оголошення такої особи померлою в порядку, встановленому законодавством. Виплата в межах середнього заробітку в зазначеному випадку здійснюється за рахунок коштів державного бюджету в порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.

Що стосується осіб, які можуть одержати належні померлому працівнику виплати, то необхідно враховувати таке.

Відповідно до частини 2 статті 61 СКУ об’єктом права спільної сумісної власності є заробітна плата, пенсія, стипендія, інші доходи, одержані одним із подружжя.

Статтею 1227 ЦКУ визначено, що суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відшкодувань у зв’язку з каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві (в нашому випадку — померлому працівнику), але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї, а у разі їх відсутності входять до складу спадщини.

В даний час відповідно до частини шостої статті 83 КЗпП у разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки на дітей виплачується спадкоємцям.

Але після того, як Законопроект № 7251 стане Законом України, частиною шостою статті 83 КЗпП буде встановлено, що грошова компенсація за не використані померлим працівником дні вищевказаних відпусток, яка не була ним одержана за життя, виплачується членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входить до складу спадщини.

Отже, після того, як Законопроект № 7251 стане Законом України, положення частини шостої статті 83 КЗпП будуть приведені у відповідність до положень статті 1227 ЦКУ.

Міністерство юстиції України у листі від 02.07.2007 № Ш-10310 роз’яснило, що для визначення кола осіб, які належать до членів сім’ї померлого працівника, з метою виплати їм заробітної плати та інших виплат, що належать померлому працівнику, слід керуватися нормами СКУ (ці норми наведено вище, де розглядалося питання про видачу трудової книжки померлого працівника).

Таким чином, всі вищевказані види доходів повинні бути виплачені члену (членам) сім’ї померлого працівника, тобто в першу чергу дружині (чоловіку), за її (його) відсутності — іншим членам сім’ї (почергово першого, другого, наступного ступеня споріднення або особі, яка з померлим працівником спільно проживала, була пов’язана спільним побутом, мала взаємні права та обов’язки).

Хоча законодавство не зобов’язує роботодавців розшукувати членів сім’ї померлого працівника, щоб уникнути «хвостів» в бухгалтерському обліку, рекомендуємо роботодавцям вжити всіх можливих заходів для пошуку родичів померлого працівника, щоб виплатити їм належні такому працівнику кошти.

Для отримання доходів, що належать померлому працівнику, член його сім’ї має подати роботодавцю, крім свідоцтва про смерть, заяву про одержання виплат і документ, який підтверджує його сімейний статус (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження (про усиновлення) тощо).

Якщо стосовно одержання виплат виник спір між членами сім’ї, кожний з яких бажає одержати виплати, що належать померлому працівнику, то рекомендуємо підприємству не поспішати з їх наданням. У такій ситуації краще порадити родичам померлого працівника звернутися до суду для з’ясування права на спадщину (переважного права на одержання спадщини) та виплатити кошти згідно з рішенням суду.

Якщо у померлого працівника немає членів сім’ї або вони є, але не заявили про свій сімейний статус, то за належними померлому працівнику доходами оформляється спадщина. При цьому роботодавець за зверненням спадкоємців, нотаріуса або суду повинен надати інформацію про належні померлому працівнику (спадкодавцю) виплати (у тому числі про надміру виплачену померлому працівнику заробітну плату (середній заробіток), яку роботодавець бажає повернути).

Згідно зі статтею 1220 ЦКУ спадщина відкривається внаслідок смерті особи або оголошення її померлою. Часом відкриття спадщини є день смерті особи або день, з якого вона оголошується померлою. Для прийняття спадщини встановлюється строк у 6 місяців, який починається з часу відкриття спадщини (ст. 1270 ЦКУ).

Відповідно до статті 1216 ЦКУ спадкуванням є перехід прав та обов’язків (спадщини) від фізичної особи, яка померла (спадкодавця), до інших осіб (спадкоємців). До складу спадщини входять усі права та обов’язки, що належали спадкодавцеві на момент відкриття спадщини і не припинилися внаслідок його смерті (ст. 1218 ЦКУ).

Спадкування здійснюється за заповітом або за законом (ст. 1217 ЦКУ). Право на спадкування мають особи, визначені у заповіті. У разі відсутності заповіту, визнання його недійсним, неприйняття спадщини або відмови від її прийняття спадкоємцями за заповітом, а також у разі неохоплення заповітом усієї спадщини право на спадкування за законом одержують особи, визначені у статтях 1261–1265 ЦКУ (ст. 1223 ЦКУ).

Згідно зі статтями 1261–1265 ЦКУ право на успадкування за законом мають:

– у першу чергу — діти спадкодавця, у тому числі зачаті за життя спадкодавця та народжені після його смерті, той з подружжя, який його пережив, та батьки;

– у другу чергу — рідні брати та сестри спадкодавця, його баба та дід як з боку батька, так і з боку матері;

– у третю чергу — рідні дядько та тітка спадкодавця;

– у четверту чергу — особи, які проживали зі спадкодавцем однією сім’єю не менш як 5 років до часу відкриття спадщини;

– у п’яту чергу — інші родичі спадкодавця до шостого ступеня споріднення включно, причому родичі ближчого ступеня споріднення усувають від права спадкування родичів подальшого ступеня споріднення. Ступінь споріднення визначається за числом народжень, що віддаляють родича від спадкодавця. Також у п’яту чергу включаються утриманці спадкодавця, які не були членами його сім’ї. До таких утриманців відносяться неповнолітні або непрацездатні особи, які не були членами сім’ї спадкодавця, але не менш як 5 років одержували від нього матеріальну допомогу, що була для них єдиним або основним джерелом засобів до існування.

Спадкоємці за законом одержують право на спадкування почергово. Кожна наступна черга спадкоємців за законом одержує право на спадкування у разі відсутності спадкоємців попередньої черги, усунення їх від права на спадкування, неприйняття ними спадщини або відмови від її прийняття, крім випадків, встановлених статтею 1259 ЦКУ (ст. 1258 ЦКУ).

Статтею 1259 ЦКУ встановлено, що черговість одержання спадкоємцями за законом права на спадкування може бути змінена нотаріально посвідченим договором заінтересованих спадкоємців, укладеним після відкриття спадщини. Цей договір не може порушити прав спадкоємця, який не бере у ньому участі, а також спадкоємця, який має право на обов’язкову частку у спадщині. Фізична особа, яка є спадкоємцем за законом наступних черг, може за рішенням суду одержати право на спадкування разом із спадкоємцями тієї черги, яка має право на спадкування, за умови, що вона протягом тривалого часу опікувалася, матеріально забезпечувала, надавала іншу допомогу спадкодавцеві, який через похилий вік, тяжку хворобу або каліцтво був у безпорадному стані.

Спадкоємець, який прийняв спадщину, може одержати свідоцтво про право на спадщину. Якщо спадщину прийняло кілька спадкоємців, свідоцтво про право на спадщину видається кожному з них із визначенням імені та часток у спадщині інших спадкоємців. Відсутність свідоцтва про право на спадщину не позбавляє спадкоємця права на спадщину (ст. 1296 ЦКУ). Свідоцтво про право на спадщину видається спадкоємцям після закінчення 6 місяців з часу відкриття спадщини (ст. 1298 ЦКУ).

Таким чином, за наявності спору між членами сім’ї померлого працівника про право на виплати, що належать йому, такі виплати входять до складу спадщини і можуть бути одержані спадкоємцями після надання роботодавцю рішення суду або свідоцтва про право на спадщину. Зазначене свідоцтво видається у порядку, встановленому Законом України «Про нотаріат» від 02.09.93 № 3425-ХІІ (далі — Закон про нотаріат).

Статтею 64 цього Закону встановлено, що нотаріус або в сільських населених пунктах — посадова особа органу місцевого самоврядування, уповноважена на вчинення нотаріальних дій, до прийняття спадщини одним чи всіма спадкоємцями дає розпорядження про видачу із спадкового майна грошових сум на покриття витрат на:

• поховання спадкодавця;
• утримання осіб, які перебували на утриманні спадкодавця;
• задоволення претензій, зумовлених законодавством про працю, та інших претензій, прирівняних до них;
• на охорону спадкового майна і управління ним, а також витрат, пов’язаних із повідомленням спадкоємців про відкриття спадщини.

Якщо до роботодавця одразу після смерті працівника ніхто з членів його сім’ї з проханням про одержання належних йому виплат не звернувся, то після закінчення строку, протягом якого має бути виплачено заробітну плату за поточний місяць (місяць смерті працівника), заробітна плата та компенсація за невикористану відпустку (за її наявності) депонуються (проводка Дт 661 – Кт 662).¹⁰

Оскільки члени сім’ї померлого працівника з різних причин можуть взагалі ніколи не звернутися до роботодавця з метою одержання належних такому працівнику виплат, для позбавлення від кредиторської заборгованості в бухгалтерському обліку роботодавець (як боржник) може внести належні померлому працівнику (кредитору) кошти на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, ст. 85 Закону про нотаріат).¹⁰

Оподаткування та відображення у звітності виплат, що належать померлому працівнику

Заробітна плата, нарахована померлому працівнику за всі відпрацьовані ним дні (години) в місяці смерті (за період, що закінчується днем його смерті), оподатковується податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), військовим збором (далі — ВЗ), та на неї нараховується єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ) у загальному порядку.¹¹

Якщо працівник за основним місцем роботи в місяці смерті (припинення трудових відносин) відпрацював неповний місяць (не всі робочі дні місяця), то ЄСВ у такому місяці сплачується з фактично нарахованого доходу (незалежно від розміру наявної в цьому місяці у працівника бази нарахування ЄСВ). Якщо ж працівник за основним місцем роботи в місяці смерті відпрацював повний місяць (всі робочі дні місяця), а база нарахування ЄСВ у працівника в цьому місяці менша за мінімальну заробітну плату, то ЄСВ сплачується з мінімальної заробітної плати.

Якщо роботодавцем протягом звітного кварталу працівникові було нараховано дохід, що є базою нарахування ЄСВ, і в цьому кварталі працівник помер, внаслідок чого був виданий наказ про припинення трудового договору з ним, то нараховані суми доходу та ЄСВ у такому кварталі відображаються в розрізі місяців у розділі І основної таблиці та у додатку Д1 Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок) за цей квартал. Крім того, померлий працівник відображається у додатку Д5 Податкового розрахунку за такий квартал, де зазначаються, зокрема: у графі «дата закінчення…» реквізиту 10 «Період трудових … відносин …» — дата смерті працівника (дата припинення трудових відносин), у реквізиті 16 «Документ-підстава про … кінець трудових відносин …» — дата і номер наказу про припинення трудового договору, у реквізиті 17 «Підстава для припинення трудових … відносин» — «смерть».

Оскільки компенсація за невикористану відпустку згідно з підпунктом 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5), належить до фонду додаткової заробітної плати фонду оплати праці (тобто є заробітною платою), то на її суму нараховується ЄСВ¹². На нашу думку, ЄСВ сплачується з суми компенсації за невикористану відпустку і в разі, коли така компенсація нарахована роботодавцем через деякий час після дати видання наказу про припинення трудового договору з померлим працівником (після проведення остаточного розрахунку). Тобто ми не згодні з позицією ДПСУ¹³, яка полягає в тому, що з «відпускної» компенсації, нарахованої працівнику після його звільнення, ЄСВ не сплачується, оскільки підприємство вже не є страхувальником стосовно колишнього (звільненого) працівника, а «відпускна» компенсація не є оплатою за відпрацьований час. Ми вважаємо, що в цій ситуації «відпускна» компенсація продовжує залишатися заробітною платою (статус цієї виплати не змінився після звільнення працівника або після припинення з ним трудових відносин), тому ЄСВ з неї має сплачуватися.

Звертаємо увагу, що компенсація за невикористану відпустку у розділі І основної таблиці та у додатку Д1 Податкового розрахунку відображається у складі заробітної плати (на відміну від відпускних, які відображаються в окремому рядку з кодом типу нарахувань 10).¹⁴

Якщо працівник перед смертю хворів, то на «лікарняні» в загальному порядку нараховується ЄСВ, при цьому «лікарняні» у додатку Д1 Податкового розрахунку відображаються з кодами застрахованої особи 29 (загальний випадок), 36 (працюючі особи з інвалідністю), 37 (всі працівники всеукраїнських громадських організацій інвалідів) та 39 (працюючі інваліди громадських організацій інвалідів).¹⁵

На нашу думку, як і у випадку з «відпускною» компенсацією, якщо «лікарняні» будуть нараховані роботодавцем через деякий час після дати видання наказу про припинення трудового договору з померлим працівником (після проведення остаточного розрахунку), то ЄСВ з них має сплачуватися («лікарняні» є базою нарахування ЄСВ незалежно від дати їх нарахування). Хоча на думку ДПСУ¹⁶, з «лікарняних», нарахованих працівникові після його звільнення, ЄСВ не сплачується, оскільки роботодавець уже не є страхувальником щодо колишнього (звільненого) працівника, а «лікарняні» не є оплатою за відпрацьований час.

Що стосується ПДФО та ВЗ, то згідно з пунктом 37.3 ПКУ підставою для припинення податкового обов’язку є смерть фізичної особи, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою.

У разі смерті платника податків або оголошення його судом померлим чи визнання безвісно відсутнім ПДФО та ВЗ за останній податковий період справляється з нарахованих на його користь доходів. Відповідно до цього останнім податковим періодом вважається період, який закінчується днем, на який відповідно припадає смерть такого платника податку або винесення такого судового рішення (п. 162.3 ПКУ).

Щодо стосується застосування податкової соціальної пільги (далі — ПСП) при визначенні бази оподаткування ПДФО у місяці смерті працівника, то згідно з підпунктом 169.3.4 ПКУ ПСП надається з урахуванням останнього місячного податкового періоду, в якому платник податку помер або оголошується судом померлим чи визнається судом безвісно відсутнім.

Отже, якщо працівник мав право на застосування ПСП або таке право у нього виникло лише у місяці смерті (наприклад, заробітна плата у такому місяці не перевищила 3470 грн.), то до заробітної плати померлого працівника у місяці смерті ПСП застосовується. При цьому якщо працівнику в місяці смерті нараховано компенсацію за невикористану відпустку та/або «лікарняні», то оскільки компенсація за невикористану відпустку є заробітною платою, а «лікарняні» з метою визначення права на застосування ПСП прирівнюються до заробітної плати, то «відпускна» компенсація і «лікарняні» враховуються у загальному доході, який порівнюється у місяці смерті з граничним розміром доходу, що дає право на застосування ПСП.

Також не варто забувати, що у місяці проведення остаточного розрахунку з платником податків, який припиняє трудові відносини з роботодавцем (у нашому випадку — в місяці смерті працівника), роботодавець зобов’язаний здійснити перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податків у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП (пп. «в» пп. 169.4.2 ПКУ).

Якщо протягом звітного кварталу роботодавцем був нарахований дохід працівнику, і в цьому кварталі працівник помер, внаслідок чого було видано наказ про припинення трудового договору з ним, то у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за цей квартал у розрізі місяців відображаються суми нарахованого та виплаченого доходу працівнику, суми нарахованих та перерахованих до бюджету ПДФО та ВЗ. При цьому в додатку 4ДФ за місяць, в якому настала смерть працівника, у рядку по працівнику в реквізиті 8 «Дата звільнення з роботи…» зазначається дата припинення трудових відносин з працівником, що відповідає даті його смерті. При цьому реквізит 8 «Дата звільнення з роботи…» із зазначенням дати смерті заповнюється й у тому випадку, якщо працівник помер до початку звітного кварталу (тобто помер у попередньому кварталі), але отримував доходи у звітному (поточному) кварталі.

Оскільки компенсація за невикористану відпустку, як зазначалося вище, є заробітною платою, то з її суми утримуються ПДФО та ВЗ, а в додатку 4ДФ вона відображається у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».

Якщо працівник перед смертю хворів, то з «лікарняних» утримуються ПДФО та ВЗ у загальному порядку, при цьому в додатку 4ДФ «лікарняні» відображаються у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».

Звертаємо увагу, що у додатках Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку нарахований (виплачений) дохід померлому працівнику відображається із зазначенням саме його реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі — РНОКПН), незважаючи на те, що цей дохід буде виплачений членам його сім’ї (спадкоємцям).¹⁷ Хоча податківці повідомляють, що проблему вже усунено, раніше на практиці виникали ситуації, коли на момент подання Податкового розрахунку РНОКПН померлого працівника вже був виключений з Державного реєстру фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів. У такому разі при поданні Податкового розрахунку в електронній формі система видавала інформацію про помилку в Податковому розрахунку (через відсутність фізичної особи з таким РНОКПН). Водночас наразі технічні та програмні засоби ведення Державного реєстру фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів повинні забезпечувати зберігання відомостей про фізичних осіб (у тому числі про їхні РНОКПН) протягом 75 років з дати внесення запису про їх смерть (п. 5 р. IV Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822).

Якщо протягом звітного кварталу, в якому працівник помер, йому було нараховано роботодавцем дохід, але у цьому кварталі такий дохід не був виплачений членам сім’ї (спадкоємцям) зазначеного працівника, то у графі 3 «Сума доходу виплаченого» розділу І додатка 4ДФ проставляється прочерк. Якщо зазначений дохід буде виплачений членам сім’ї (спадкоємцям) померлого працівника у наступному кварталі (у наступних кварталах), то померлий працівник відображається у додатку 4ДФ за відповідний місяць такого (наступного) кварталу, де у графі 3 «Сума доходу виплаченого» розділу І вказується сума фактично виплаченого доходу членам сім’ї (спадкоємцям) такого працівника.

Відповідно до підпункту 168.1.5 ПКУ якщо оподатковуваний дохід нараховується податковим агентом, але не виплачується (не надається) платнику податку, то податок, який підлягає утриманню з такого нарахованого доходу, підлягає перерахуванню до бюджету податковим агентом у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду.

Таким чином, якщо роботодавець нарахував померлому працівнику належний йому дохід, але такий дохід ще не виплачено членам його сім’ї (спадкоємцям), то з нього необхідно сплатити ПДФО та ВЗ не пізніше 30 календарних днів після закінчення звітного податкового місяця.

Якщо працівник помер відповідно до свідоцтва про смерть у попередньому кварталі, а члени його сім’ї надали зазначене свідоцтво роботодавцю у поточному кварталі після закінчення граничного терміну подання Податкового розрахунку за попередній квартал, і в поточному кварталі померлому працівнику нараховуються належні йому доходи з їх виплатою членам його сім’ї з відображенням таких доходів у Податковому розрахунку за поточний квартал, то роботодавцю необхідно подати уточнюючий Податковий розрахунок за попередній квартал (на який припала смерть працівника) з відображенням лише цього працівника у додатку Д5, де вказується дата припинення трудових відносин з працівником, що відповідає даті його смерті, у вищерозглянутому порядку, при цьому в реквізиті 20 зазначається ознака «0» — на введення рядка.¹⁸

Якщо нараховані померлому працівнику доходи, які були відображені у Податковому розрахунку як доходи такого працівника, згодом (через 6 місяців і більше) виплачуватимуться як спадщина його спадкоємцям на підставі виданого нотаріусом свідоцтва про право на спадщину, то такий дохід відображається нотаріусом у Податковому розрахунку в розрізі фізичних осіб — спадкоємців (одержувачів доходу) з ознаками доходів «113», «114», «115» і «116» залежно від ступеня спорідненння або категорії одержувача спадщини.

Виплата допомоги на поховання

У разі смерті працівника роботодавець здійснює виплату допомоги на поховання. Ця допомога на поховання працівників-непенсіонерів обов’язково виплачується за рахунок коштів ФССУ, а на прохання родичів померлого та/або за рішенням роботодавця може виплачуватися за його рахунок на поховання будь-якого працівника.

Допомога на поховання за рахунок ФССУ

Одним із видів матеріального забезпечення, що надається за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, є допомога на поховання, крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли від нещасного випадку на виробництві (п. 3 ч. 1 ст. 20 Закону № 1105).

Допомога на поховання надається у разі смерті застрахованої особи. Вона надається члену сім’ї застрахованої особи або іншим юридичним чи фізичним особам, які здійснили поховання (ч. 3 ст. 27 Закону № 1105).

Допомога на поховання застрахованої особи призначається сім’ї померлого або особі, яка здійснила поховання, на підставі свідоцтва про смерть (ч. 3 ст. 31 Закону № 1105).

Допомогу на поховання померлого працівника призначає та виплачує його останній роботодавець за основним місцем роботи (ч. 1 ст. 30 Закону № 1105). Фінансування такої допомоги здійснює ФССУ. За місцем роботи за сумісництвом допомога на поховання за рахунок ФССУ не надається.

Звертаємо увагу на такий аспект: якщо працівник був призваний (прийнятий за контрактом) на військову службу в особливий період та загинув (помер) під час проходження військової служби, то членам його сім’ї надається допомога на поховання за рахунок ФССУ¹⁹, незважаючи на те, що поховання військовослужбовця здійснюється за рахунок Міністерства оборони України та членам сім’ї загиблого військовослужбовця також виплачується одноразова допомога за рахунок державного бюджету.

Допомога на поховання призначається не пізніше дня, що настає за днем звернення, і виплачується не пізніше наступного робочого дня після отримання страхувальником страхових коштів від ФССУ (ч. 3 ст. 32 Закону № 1105).

Допомога на поховання застрахованої особи надається в розмірі, що встановлюється правлінням ФССУ, але не менше розміру прожиткового мінімуму, встановленого законом (ч. 1 ст. 28 Закону № 1105). Наразі розмір допомоги на поховання затверджено постановою ФССУ від 08.02.2017 № 17 та становить 4100 грн.

Таким чином, для отримання допомоги на поховання член сім’ї померлого працівника або особа, яка здійснила його поховання, повинні надати останньому роботодавцю померлого працівника за основним місцем роботи свідоцтво про смерть та подати заяву про отримання допомоги на поховання (до неї додаються копії паспорта та ідентифікаційного номера), а у разі перерахування коштів одержувачу допомоги на його рахунок у банку — реквізити цього рахунку. На підставі таких заяви та свідоцтва комісія із соціального страхування роботодавця не пізніше наступного дня приймає рішення про призначення допомоги на поховання, після чого роботодавець протягом 5 днів формує та подає до ФССУ заяву-розрахунок, в якій у розділі ІІ «Допомога на поховання» (додаток 1.2) зазначаються прізвище, ім’я, по батькові та ідентифікаційний номер одержувача допомоги на поховання, прізвище, ім’я, по батькові померлого працівника, серія і номер свідоцтва про смерть, сума допомоги на поховання (витрати ФССУ) — 4100 грн. Після отримання коштів від ФССУ на спеціальний (окремий) рахунок роботодавець не пізніше наступного робочого дня виплачує допомогу на поховання її одержувачу.

Звертаємо увагу, що Закон № 1105 та видані для реалізації його норм підзаконні нормативно-правові акти не вимагають, щоб член сім’ї померлого працівника або особа, яка здійснила його поховання, надавали останньому роботодавцю померлого працівника, крім свідоцтва про смерть та заяви, будь-які інші документи для отримання допомоги на поховання, однак, як зазначалося вище, згідно з пунктом 16 глави 5 розділу III Правил № 52/5 після державної реєстрації смерті відділ ДРАЦС видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання, а у разі державної реєстрації смерті виконавчим органом сільської, селищної, міської ради видається довідка для отримання допомоги на поховання. Тому рекомендуємо роботодавцям все ж таки отримати зазначені витяг або довідку від члена сім’ї померлого працівника або особи, яка здійснила його поховання.

Якщо померлий працівник був пенсіонером (незалежно від виду пенсії), то допомога на його поховання за рахунок ФССУ не надається, тому родичі померлого пенсіонера для отримання такої допомоги мають звернутися не до роботодавця, а до будь-якого органу Пенсійного фонду України, який і має надати таку допомогу.

Що стосується оподаткування допомоги на поховання, що надається за рахунок ФССУ, то з цієї виплати не утримуються ПДФО та ВЗ (пп. «а» пп. 165.1.22 ПКУ) і на неї не нараховується ЄСВ, оскільки допомога на поховання, що виплачується за рахунок коштів фондів державного соціального страхування, не включається до фонду оплати праці (п. 3.2 Інструкції № 5).

Фактичний одержувач допомоги на поховання (не померлий працівник) та сума допомоги на поховання за рахунок ФССУ відображаються у додатку 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «146», а у додатку Д1 зазначена допомога не відображається.

Якщо працівник загинув (помер) внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання (далі — нещасний випадок на виробництві; НВВ), витрати на його поховання несе ФССУ згідно з порядком, визначеним Кабінетом Міністрів України (п. 7 ст. 42 Закону № 1105).

Постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2001 № 826 затверджено Порядок проведення витрат на поховання у разі смерті потерпілого від нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання (далі — Порядок № 826).

Згідно з пунктами 5 і 6 Порядку № 826 організація поховання працівника, який загинув на виробництві або помер у лікарні під час лікування отриманої на виробництві травми, здійснюється страхувальником (роботодавцем). При цьому за рахунок ФССУ (у межах фінансових можливостей цього Фонду) проводяться витрати на саме поховання, придбання одягу, взуття, інших предметів для похорону, організацію поминального обіду, релігійні обряди, виготовлення і встановлення пам’ятника, огорожі тощо.

Кошти для здійснення страхувальником (роботодавцем) витрат на поховання та пов’язані з цим ритуальні послуги виділяються ФССУ на підставі заяви-розрахунку, в якій у розділі V «Відшкодування вартості поховання потерпілого та пов’язаних з цим ритуальних послуг» (додаток 1.5) страхувальник (роботодавець) вказує прізвище, ім’я, по батькові та ідентифікаційний номер померлого працівника, дату і номер акта про нещасний випадок або профзахворювання, серію і номер свідоцтва про смерть, витрати ФССУ.

Виплати за рахунок ФССУ на поховання потерпілого від НВП та пов’язані з цим ритуальні послуги не оподатковуються ПДФО, ВЗ і ЄСВ, але у разі їх надання роботодавцем членам сім’ї потерпілого та іншим фізичним особам їх суми відображаються у додатку 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «146, а у додатку Д1 вони не відображаються.

Крім того, у разі смерті працівника внаслідок НВВ члени його сім’ї та особи, які перебували на його утриманні, мають право на страхову виплату у вигляді одноразової допомоги за рахунок ФССУ (п. 2 ч. 7 ст. 36 Закону № 1105).

Так, у разі смерті потерпілого внаслідок НВП виплачується одноразова допомога його сім’ї у сумі, що дорівнює 100 розмірам прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого законом на день настання права на страхову виплату (далі — ПМПО), та одноразова допомога кожній особі, яка перебувала на утриманні потерпілого, а також на його дитину, яка народилася протягом не більш як 10-місячного строку після смерті потерпілого, у сумі, що дорівнює 20 розмірам ПМПО (п. 6 ст. 42 Закону № 1105).

Вищезазначена одноразова допомога виплачується не через роботодавця (страхувальника), а ФССУ безпосередньо членам сім’ї потерпілого та особам, які перебували на його утриманні.

Виплата допомоги на поховання за рахунок роботодавця

Роботодавець має право за рахунок власних коштів виплатити допомогу на поховання свого працівника у будь-якому розмірі. Підставою для виплати допомоги на поховання є наказ керівника підприємства, який видається після отримання заяви від члена сім’ї померлого працівника або будь-якої іншої фізичної особи, яка здійснила поховання, з проханням про виплату такої допомоги.

Якщо останній роботодавець померлого працівника виплачує члену його сім’ї (іншій фізичній особі) допомогу на поховання у розмірі, що не перевищує подвійний розмір суми, встановленої підпунктом 169.4.1 ПКУ, тобто подвійний розмір суми, що дає право на застосування ПСП (у 2022 році становить 6940 грн. (2 х 3470 грн.)), то сума такої допомоги не оподатковується ПДФО та ВЗ (пп. «б» пп. 165.1.22 ПКУ). Сума допомоги, що перевищує зазначений розмір, оподатковується ПДФО та ВЗ при її виплаті.

Якщо допомога на поховання померлого працівника члену його сім’ї (іншій фізичній особі) надається роботодавцем у негрошовій формі (наприклад, у формі пам’ятника, огорожі, ритуальних послуг), то з метою оподаткування ПДФО до суми перевищення подвійного розміру суми, що дає право на застосування ПСП (у 2022 році до суми, що перевищує 6940 грн.), застосовується «натуральний» коефіцієнт, встановлений пунктом 164.5 ПКУ (наразі цей коефіцієнт дорівнює 1,219512).

Фактичний одержувач допомоги на поховання (член сім’ї померлого працівника або інша фізична особа) та вся сума допомоги на поховання (як оподатковувана, так і не оподатковувана ПДФО та ВЗ), що виплачується останнім роботодавцем померлого працівника, відображаються у додатку 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «146».

Що стосується сплати ЄСВ з допомоги на поховання, яка виплачується за рахунок роботодавця померлого (загиблого) працівника члену його сім’ї (іншій фізичній особі), то якщо отримувачі такої допомоги не є особами, які перебувають у трудових відносинах з цим підприємством, сума такої допомоги не включається до ФОП на підставі пункту 3.32 Інструкції № 5 як сума матеріальної та благодійної допомоги, виплачена особам, які не перебувають у трудових відносинах з підприємством. Отже, на суму допомоги на поховання, виплаченої зазначеним особам не їх роботодавцем, ЄСВ не нараховується, і в додатку Д1 така допомога не відображається.

Якщо допомога на поховання виплачується роботодавцем померлого (загиблого) працівника його родичу – працівнику цього ж підприємства (наприклад, подружжя працює на одному підприємстві, чоловік помер, а його дружині виплачується допомога на поховання), то сума такої допомоги не включається до ФОП на підставі пункту 3.31 Інструкції № 5 як матеріальна допомога разового характеру, що надається підприємством окремим працівникам на поховання. Крім того, така допомога зазначена у пункті 14 розділу І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 № 1170, тому вона не обкладається ЄСВ і в додатку Д1 не відображається.