Оптимальна чисельність працівників та нормування праці на підприємстві

Відповідно до статті 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, бюро, служб тощо). Функції, права та обов’язки структурних підрозділів підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими установчими документами.

Чисельність працівників структурних підрозділів на підприємствах, в організаціях, установах (далі — підприємство) та норми праці на підприємствах установлюються на основі міжгалузевих, галузевих і місцевих нормативних норм з праці. Забезпечення розроблення та затвердження міжгалузевих норм праці раніше покладалось на Міністерство праці та соціальної політики України (далі — Мінпраці), потім на Міністерство соціальної політики України, а зараз покладено на Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України, галузевих норм праці — на галузеві міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, а місцевих — на підприємства, організації, установи, якщо немає міжгалузевих і галузевих норм праці або коли організація виконання робіт суттєво відрізняється від передбачених у міжгалузевих і галузевих нормах. Науковою організацією Мінпраці видано збірники міжгалузевих норм праці, які визначають трудомісткість робіт і чисельність працівників бухгалтерського обліку, юридичних, кадрових служб тощо.

Загального нормативного документу, що встановлює єдиний порядок (механізм, підходи) визначення оптимальної (максимальної, мінімальної) чисельності працівників та норми праці, не існує, але є декілька нормативних документів, які можуть допомогти підприємствам визначити зазначені чисельність і норми. До них, зокрема, належать:

– Методика розрахунку чисельності окремих категорій працівників на основі норм з праці, затверджена наказом Мінпраці від 04.09.2000 р. № 222 (далі — Методика № 222);

– Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку, затверджені наказом Мінпраці від 26.09.2003 р. № 269 (далі — Нормативи № 269);

– Міжгалузеві норми часу та чисельності працівників на роботи, що виконуються економістами з фінансової роботи, затверджені наказом Мінпраці від 07.12.2006 р. № 459, та Міжгалузеві норми часу на роботи, що виконуються економістами з праці, затверджені наказом Мінпраці від 18.09.2006 р. № 342;

– Міжгалузеві норми чисельності працівників юридичної служби, затверджені наказом Мінпраці від 11.05.2004 р. № 108;

– Міжгалузеві норми чисельності робітників, що обслуговують громадські будівлі (будівлі управлінь, конструкторські і проектні організації), затверджені наказом Мінпраці від 11.05.2004 р. № 105;

– Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, затверджені наказом Мінпраці від 18.12.2003 р. № 341;

– Норми чисельності основного персоналу архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад, трудових архівів, архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, об’єднань громадян, релігійних організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 09.03.2006 р. № 30;

– Рекомендації щодо нормування праці в галузях народного господарства, схвалені постановою колегії Міністерства праці України від 19.04.95 р. № 2 (далі — Рекомендації № 2);

– Положення з організації нормування праці у будівництві, затверджене наказом Державного комітету України з будівництва та архітектури від 07.10.2004 р. № 188.

Зазвичай нормативи чисельності працівників і норми праці для конкретних підприємств та категорій персоналу розробляють науково-дослідні інститути або спеціалізовані організації, але їхні послуги платні, тому у відкритих джерелах інформації зазначені нормативи (норми) практично не розміщуються.

Багато зазначених нормативів (норм) було розроблено ще в колишньому СРСР для підприємств окремих галузей народного господарства (наприклад, «Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных объединений (комбинатов) и предприятий», що розроблені московським НДІ праці у 1979 році), тому їх можна використовувати як довідковий матеріал при розробці підприємством власних нормативів чисельності персоналу та норм праці з урахуванням специфіки своєї господарської діяльності.

Розрахунок чисельності працівників на основі виконання норм праці

Для розрахунку оптимальної чисельності працівників основних професій рекомендуємо використовувати норми Методики № 222, яка визначає порядок обрахунку необхідної та штатної чисельності працівників.

Загальними положеннями Методики № 222 встановлено, що під необхідною чисельністю працівників розуміється чисельність працівників, яка дозволяє ефективно та якісно виконувати конкретну роботу при забезпеченні умов науково-обґрунтованих режимів праці і відпочинку. Штатна чисельність працівників розраховується на основі чисельності, встановленої за нормативними матеріалами з праці, з урахуванням запланованого коефіцієнта невиходу працівників за час відпустки, хвороби, що визначаються за даними бухгалтерського обліку.

Отже, чисельність працівників підприємства (структурного підрозділу) може вважатися оптимальною, якщо працівниками в повному обсязі виконуються норми праці, структурними підрозділами в повному обсязі виконуються виробничі завдання (плани), а підприємство в цілому прибутково веде господарську діяльність, що дозволяє виплачувати працівникам гідну заробітну плату.

Для визначення необхідної (штатної) чисельності працівників і для нормування праці статтею 85 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), пунктом 1.1 Методики № 222 та пунктом 1.3 Рекомендацій № 2 передбачено застосування таких видів норм праці: норма часу, норма виробітку (навантаження), норма керованості, норма обслуговування, норма часу обслуговування, норматив чисельності.

Норма часу — це розмір витрат робочого часу, встановлений для виконання одиниці роботи працівником або групою працівників (наприклад, бригадою) відповідної кваліфікації в певних організаційно-технічних умовах.

Норма виробітку (навантаження) — це встановлений обсяг роботи (кількість одиниць продукції), який працівник або група працівників відповідної кваліфікації повинні виконати (виготовити, перевезти та ін.) за одиницю робочого часу в певних організаційно-технічних умовах.

Норма обслуговування — це встановлена кількість виробничих об’єктів (одиниць обладнання, робочих місць, об’єктів тощо), які працівник або група працівників відповідної кваліфікації повинні обслуговувати в одиницю робочого часу в певних організаційно-технічних умовах. Норми обслуговування призначаються для нормування праці працівників, зайнятих обслуговуванням устаткування, виробничої площі, робочих місць тощо.

Різновидом норм обслуговування є норма керованості (норма управління), що визначає чисельність працівників, яка знаходиться у підпорядкуванні в одного керівника.

Норма часу обслуговування — це величина витрат часу на обслуговування одиниці обсягу роботи.

Норматив чисельності — це установлена чисельність працівників певного професійно-кваліфікованого складу, яка необхідна для виконання конкретних виробничих, управлінських функцій або обсягів робіт. За нормативами чисельності визначаються також витрати праці за професіями, спеціальностями, групами або видами робіт, окремими функціями, в цілому по підприємству або цеху, його структурному підрозділі. Різновидом нормативів чисельності є типові штати, що встановлені на основі норм часу, обслуговування і навантаження.

Розрахунок чисельності окремих категорій працівників на основі норм праці (часу, виробітку (навантаження), часу обслуговування і норм обслуговування, нормативів чисельності) здійснюється за допомогою спеціальних формул, які, зокрема, наведені в розділі 2 Методики № 222.

Так, відповідно до пункту 2.3 розділу 2 Методики № 222 чисельність робітників на основі норм виробітку визначається за формулою:

де V — плановий обсяг робіт у прийнятих одиницях виміру;

Н_в — норма виробітку в тих же одиницях за годину, зміну;

К_в.н. — коефіцієнт виконання норм виробітку;

ФК — корисний фонд робочого часу робітника за рік, год.

ПРИКЛАД 1

Розрахунок чисельності робітників на основі норм виробітку

На підприємстві виробнича програма з вирізання заготовок (V) становить 120 000 штук на рік. Норма виробітку робітника (Н_в) — 8 заготовок в годину. Коефіцієнт виконання норм виробітку (К_в.н.) — 1,2. Корисний фонд робочого часу одного робітника на рік (ФК) — 1978 годин.

Чисельність робітників на основі норм виробітку становить:

_______________________________________________________________________

Норми праці (часу, виробітку (навантаження), чисельності або обслуговування), що використовуються для розрахунку чисельності персоналу, мають враховувати як оперативний час, так і підготовчо-заключний час, час на обслуговування робочого місця, час на відпочинок та особисті потреби працівників, а в разі потреби також час технологічних перерв.

Не проводячи детальний аналіз іноді доволі складних методів визначення вищезгаданих нормативів та необхідної чисельності працівників (вони детально розглянуті у Методиці № 222), можемо констатувати, що вони обраховуються самим підприємством на підставі самостійно обраних показників, отже, можуть коригуватися залежно від виробничої потреби. Зазначені нормативи підприємства обчислюють тільки для себе, при цьому законодавство не передбачає можливості їхньої перевірки з боку контролюючих органів. Але в будь-якому разі затверджені норми праці повинні виконуватися персоналом, а як здійснюється нормування праці на підприємстві, розглянемо нижче.

Нормування праці на підприємстві

Нормування праці регламентується главою VI КЗпП. Згідно зі статтею 85 КЗпП норми праці встановлюються для працівників відповідно до досягнутого рівня техніки, технології, організації виробництва і праці. В умовах колективних форм організації та оплати праці можуть застосовуватися також укрупнені і комплексні норми. Норми праці підлягають обов’язковій заміні новими в міру проведення атестації і раціоналізації робочих місць, впровадження нової техніки, технології та організаційно-технічних заходів, які забезпечують зростання продуктивності праці.

Досягнення високого рівня виробітку продукції окремим працівником, бригадою за рахунок застосування з власної ініціативи нових прийомів праці і передового досвіду, вдосконалення своїми силами робочих місць не є підставою для перегляду норм.

Запровадження, заміна і перегляд норм праці провадиться власником або уповноваженим ним органом (далі — роботодавець) за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником). Роботодавець повинен роз’яснити працівникам причини перегляду норм праці, а також умови, за яких мають застосовуватися нові норми. Про запровадження нових і зміну чинних норм праці роботодавець повідомляє працівників не пізніш як за один місяць до запровадження (ст. 86 КЗпП). Заміна і перегляд єдиних і типових (міжгалузевих, галузевих, відомчих) норм здійснюється органами, які їх затвердили (ст. 89 КЗпП).

Норми праці встановлюються на невизначений строк і діють до моменту їх перегляду у зв’язку зі зміною умов, на які вони були розраховані. Поряд з нормами, встановленими на стабільні за організаційно-технічними умовами роботи, застосовуються тимчасові та одноразові норми. Тимчасові норми встановлюються на період освоєння тих чи інших робіт за відсутності затверджених нормативних матеріалів для нормування праці. Одноразові норми встановлюються на окремі роботи, які носять одиничний характер (позапланові, аварійні) (ст. 87 КЗпП).

Відповідно до статті 88 КЗпП норми виробітку (норми часу) і норми обслуговування визначаються виходячи з нормальних умов праці, якими вважаються:

1) справний стан машин, верстатів і пристроїв;

2) належна якість матеріалів та інструментів, необхідних для виконання роботи, і їх вчасне подання;

3) вчасне постачання виробництва електроенергією, газом та іншими джерелами енергоживлення;

4) своєчасне забезпечення технічною документацією;

5) здорові та безпечні умови праці (додержання правил і норм з техніки безпеки, необхідне освітлення, опалення, вентиляція, усунення шкідливих наслідків шуму, випромінювань, вібрації та інших факторів, які негативно впливають на здоров’я робітників, і т. і.).

Докладно про нормування праці, яке включає розроблення та встановлення норм праці, йдеться також у Рекомендаціях № 2. В розділі 1 цих Рекомендацій зазначено, що нормування праці є складовою частиною (функцією) управління виробництвом і включає визначення необхідних витрат праці (часу) на виконання робіт (виготовлення одиниці продукції) окремими робітниками (бригадами) та встановлення на цій основі норм праці. Необхідними визнаються витрати, відповідні ефективному для конкретних умов виробництва використанню трудових та матеріальних ресурсів в умовах дотримання науково обґрунтованих режимів праці та відпочинку.

Норми праці встановлюються на окрему операцію (операційна норма) та взаємопов’язану групу операцій, кінцевий комплекс робіт (укрупнена, комплексна норма). Ступінь диференціації норм визначається типом та масштабом виробництва, особливостями вироблюваної продукції, формами організації праці. Укрупнені, комплексні норми встановлюються на планово-облікову (облікову) одиницю продукції (робіт), як правило, на кінцевий виріб (вузол, бригадо-комплект, технічно відокремлений переділ, обсяг сільськогосподарських робіт, етап або об’єкт будівництва). Вони застосовуються, як правило, в умовах колективних форм організації праці.

Норми праці повинні визначатися за нормативними матеріалами для нормування праці, затвердженими в централізованому порядку. До нормативних матеріалів для нормування праці належать: нормативи (норми) праці (норми часу, чисельності, часу обслуговування, єдині та типові норми часу, виробітку, обслуговування), нормативи режимів роботи устаткування.

Нормативи (норми) праці — це розрахункові значення (розмір) витрат праці (часу) на виконання окремих елементів (комплексів) робіт, обслуговування одиниці обладнання, робочого місця, бригади, структурного підрозділу тощо, а також чисельність працівників, необхідних для виконання виробничих, управлінських функцій або обсягу робіт, прийнятого за одиницю виміру, залежно від конкретних організаційно-технічних умов та факторів виробництва.

Нормоване завдання — це встановлений обсяг роботи, який працівник або група працівників повинні виконати за робочу зміну, робочий місяць (відповідно змінне та місячне нормоване завдання) або за іншу одиницю робочого часу на погодинно оплачуваних роботах.

Організація роботи на підприємстві з нормування праці детально розглянута у розділі 3 Рекомендацій № 2. Зокрема, встановлено, що праця працівників повинна нормуватися за технічно-обґрунтованими нормами, тобто нормами, які встановлені аналітичним методом нормування і відповідають досягнутому рівню техніки і технології, організації виробництва та праці. Адміністрація підприємства вводить міжгалузеві та галузеві норми виробітку, часу, обслуговування, нормативи чисельності, які рекомендуються відповідним міністерством, затверджує нові і переглядає діючі норми, а також нормовані завдання для робітників-погодинників, систематично проводить аналіз норм і нормативів з праці, створює умови для високопродуктивної роботи та росту продуктивності праці.

Галузеві норми і нормативи можуть застосовуватися лише при відсутності розроблених міжгалузевих нормативних матеріалів на деякі види робіт або коли вони є прогресивнішими порівняно з міжгалузевими.

Якщо у виробництві створені кращі організаційно-технічні умови для виконання норм праці, ніж це передбачено у міжгалузевих та галузевих нормативних матеріалах, повинні встановлюватися прогресивніші місцеві норми, що відповідають цим умовам, які розраховуються на основі технічних даних про продуктивність устаткування, результатів аналізу витрат робочого часу з урахуванням застосування передових прийомів і методів праці. Норми праці на виготовлення нових виробів розробляються одночасно з технологічними процесами у відповідності з запроектованими організаційно-технічними умовами виробництва цієї продукції та встановленою проектною трудомісткістю.

З метою забезпечення прогресивності, рівнонапруженості та підвищення точності розрахунку норм праці, скорочення термінів і трудомісткості їх встановлення використовується ЕОМ (комп’ютер). Розрахунок норм, як правило, відбувається в єдиному циклі з автоматизованим проектуванням технологічних процесів.

Для посилення зацікавленості працівників у роботі за прогресивними нормами та зниження затрат праці адміністрація підприємства повинна широко використовувати надані їй права щодо матеріального стимулювання ініціаторів упровадження або перегляду технічно обґрунтованих норм, за освоєння нових норм праці, розширення зон обслуговування та збільшення обсягу виконуваних робіт з меншою кількістю працівників та ін.

При освоєнні нових норм праці, встановлених у зв’язку з заміною діючих норм на підставі впровадження організаційно-технічних заходів, а також у зв’язку з переглядом застарілих норм, частина одержаної в результаті зниження трудомісткості продукції економії фонду заробітної плати може використовуватися для додаткової оплати праці робітників протягом 3 – 6 місяців на період освоєння ними нових норм, а також для преміювання майстрів, нормувальників, технологів та інших працівників виробничих ділянок, які брали безпосередню участь у розробленні та впровадженні нових норм праці. Робітникам – ініціаторам перегляду норм може виплачуватися одноразова винагорода в розмірі, передбаченому діючим положенням щодо матеріального стимулювання на підприємстві.

Аналіз обсягу виконуваної роботи персоналом підприємства

Для визначення оптимальної чисельності персоналу на певному етапі потрібно провести аналіз планової та фактично виконуваної роботи персоналом підприємства. Якщо нормування праці на підприємстві здійснюється належним чином, для працівників встановлені технічно-обґрунтовані норми праці, виробничі плани на підприємстві не зменшуються і працівниками вони виконуються, то, можливо, немає потреби в коригуванні чисельності персоналу. Але якщо підприємство відмовляється від здійснення певних видів діяльності або з об’єктивних причин зменшується кількість продукції, що ним виробляється (наприклад, через нестачу сировини або відсутність збуту виробленої продукції або через періодичне запровадження карантину із забороною здійснення окремих видів діяльності), то, скоріш за все, обсяг виконуваної роботи і зайнятість персоналу на підприємстві зменшується. в цьому випадку виникає потреба у визначенні фактичного обсягу виконуваної працівниками роботи і фактичного часу зайнятості персоналу. Для цього потрібно визначити відрізок часу для проведення аналізу даних, потім визначити групи персоналу залежно від виробничої програми (якщо це велике виробниче підприємство), експертним шляхом визначити коефіцієнт залежності кожної з категорій персоналу від виробничої програми, потім розрахувати чисельність співробітників по групах, спираючись на зміни виробничої програми та фінансово-економічне становище підприємства.

Для вимірювання завантаженості працівників можна застосувати такий метод дослідження як фотографія робочого дня. Він ідеально підходить для оцінки зайнятості персоналу, який працює на виробництві. Зміст даного методу полягає в тому, що кожна дія співробітника хронометрується відповідальним працівником і записується. Цей процес має бути не одноденним, а тривалим за часом, зокрема, дослідження може тривати один-два тижні або місяць залежно від того, наскільки розтягнуті в часі різнопланові обов’язки працівника, робочий час якого вивчається.

Іншим способом вимірювання завантаженості працівників є автоматичне формування звітів, що досягається за рахунок програм, які встановлюються на комп’ютери співробітників. Цей метод точніше фотографії робочого дня і менш трудомісткий. Програми оцінюють час фактичного виконання роботи персоналом, вид і складність виконуваної роботи, потім оцінюють достовірність одержуваної інформації, створюють автоматичні звіти про роботу співробітників, фотографії робочого дня, тайм-листи. Звіти можна створювати відкрито і приховано від співробітників, що впливає на об’єктивність результатів.

Для визначення чисельності офісного персоналу існує метод експертизи фактичних трудовитрат, при якому кількість необхідного персоналу дорівнює його завантаженості, тобто визначається існуючим обсягом робіт. Для визначення кількості співробітників потрібно знати фактичну завантаженість персоналу. Для отримання її точних результатів вимірювання повинно проводитися протягом тривалого часу. Показником завантаженості персоналу є ефективне навантаження, яке складається з частки продуктивної роботи (це всі виконувані працівником операції, пов’язані з досягненням певної мети або виконанням певних трудових функцій), оцінки ефективності використання робочого часу при виконанні роботи (ця оцінка має враховувати і якість виконання працівником своєї роботи), оцінки достовірності інформації про трудовитрати.

Залежно від специфіки роботи працівників, щодо яких проводиться дослідження, можна застосувати й інші методи, які дозволять з більшою достовірністю визначити завантаженість працівників.

На підставі проведеного аналізу завантаженості працівників з метою оптимізації робочого процесу і запобігання неефективного використання робочого часу керівник підприємства може прийняти рішення про скорочення чисельності працівників певного структурного підрозділу.

Оскільки серед читачів нашого журналу є багато працівників бухгалтерії, то далі розглянемо порядок визначення завантаженості цієї категорії працівників та механізм визначення максимальної кількості працівників зазначеного підрозділу.

Обсяг роботи та чисельність працівників бухгалтерії

Обсяг роботи бухгалтера та час для її виконання

Якщо керівник почав вести розмови про необхідність скорочення штату бухгалтерії, то головний бухгалтер (бухгалтер) перш за все повинен нагадати йому свої посадові обов’язки¹ та надати обґрунтовану інформацію щодо кількості часу, потрібного для їх виконання. В останньому питанні без математичних розрахунків не обійтися.

Обсяг виконуваної бухгалтером роботи залежить від інтенсивності його праці, механізації обліку й інших факторів. Час, протягом якого виконуються посадові обов’язки бухгалтером, обмежений тривалістю робочого дня (тижня, місяця, року). Знаючи норму тривалості робочого часу на місяць (квартал, півріччя, рік) і термін складання бухгалтерських документів, можна визначити максимальний обсяг роботи, який кожний бухгалтер може (повинен) виконати за місяць (квартал, півріччя, рік).

Як відомо, на виконання кожного з обов’язків, передбачених посадовою інструкцією, зокрема на складання (заповнення, перевірку) того чи іншого документа, бухгалтер повинен витратити певну кількість часу. Тому весь процес визначення максимального обсягу робіт починається із хронометражу робочого часу. Провівши відповідні заміри за допомогою секундоміра, в спеціальну карту записується, скільки часу працівник витрачає на ту чи іншу дію (операцію). Наприклад, включення та завантаження потрібних програм комп’ютера — 2,5 хвилини (далі — хв.)., відкриття сейфа та взяття із нього документа — 30 секунд (далі — сек.), заповнення бланка документа на лицьовій стороні — 3 хв., заповнення бланка документа на оборотній стороні — 2 хв. 30 сек. і т. д. Після підрахунку часу, який бухгалтер витрачає на виконання кожної дії (операції), можна визначити, скільки однотипних чи різнотипних дій (операцій) бухгалтер може виконати протягом певного часу (за робочий день, тиждень, місяць тощо).

Припустимо, що оформлення прибуткового касового ордера потребує 5 хв., накладної на відвантаження продукції — 10 хв., складання Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок) — 16 годин, балансу — 16 годин тощо. Оскільки робочий час обмежений, то бухгалтер може скласти за один 8-годинний робочий день безперервної праці 96 прибуткових касових ордерів (8 год. х 60 хв. : 5 хв.) або 48 накладних (8 год. х 60 хв. : 10 хв.). За два робочі дні (16 робочих годин) бухгалтер може скласти Податковий розрахунок або баланс, маючи при цьому готові вихідні дані. Але слід враховувати, що протягом робочого дня бухгалтеру потрібно задовольнити особисті потреби (сходити в туалет, попити кави тощо), зробити фізкультурну паузу та відпочити від комп’ютера² тощо. Відповідно, протягом робочого дня вже буде складено менше ніж 96 прибуткових касових ордерів або 48 накладних, а за два робочі дні не вдасться скласти Податковий розрахунок або баланс.

Водночас «комп’ютеризація» обліку (використання бухгалтерських комп’ютерних програм, наприклад 1С) допомагає скоротити час на виконання певних дій (операцій). Зокрема, якщо бухгалтер виписує прибуткові касові ордери або накладні за допомогою комп’ютерної програми, то при тих же витратах часу на «перекури» він може скласти за робочий день 120 прибуткових касових ордерів або 60 накладних. Те ж саме стосується складання й інших документів.

У ході процесу хронометражу визначається час, необхідний працівникові на виконання кожної операції при нормальній інтенсивності праці з врахуванням вимушених перерв (туалет, фізкультурна пауза, кава-пауза тощо). Потім визначається загальний час, який потрібен бухгалтеру для виконання певної кількості операцій. На підставі цієї інформації та норми робочого часу за місяць можна визначити максимальний обсяг робіт бухгалтера (норми виробітку) за місяць.

Такі підрахунки за бажанням можуть бути виконані на кожному підприємстві. Однак процес цей трудомісткий, і бажано, щоб виконувався він незацікавленими особами.

Разом з тим, підприємству не обов’язково всі розрахунки робити самостійно, оскільки багато розрахунків вже зроблено на науковому рівні дослідними інститутами.

Нормування праці, а також визначення чисельності працівників бухгалтерського обліку регламентовано згаданими вище Нормативами № 269. Ними встановлено норми часу на виконання робіт з бухгалтерського обліку згідно з Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291.

Норми часу, що містять види виконуваних робіт, передбачених документами (стандартами) із бухгалтерського обліку та звітності, наведено в розділі 1 (карти 1–11) Нормативної частини Нормативів № 269. Норми часу встановлено на виконання робіт одним виконавцем, наведено в годинах та оформлено як нормативні карти (один баланс, одна відомість, одна позиція і т. ін.). Зокрема, встановлені норми часу з:

– обліку основних засобів і нематеріальних активів (карта 1);

– обліку запасів (карта 2);

– обліку розрахунків з оплати праці (карта 3);

– обліку грошових коштів (карта 4);

– обліку власного капіталу й забезпечення зобов’язань (карта 5);

– обліку фінансових інвестицій та розрахунків векселями (карта 6);

– обліку дебіторської заборгованості (карта 7);

– обліку кредиторської заборгованості (карта 8);

– обліку витрат і доходів (карта 9);

– складання фінансової звітності (карта 10).

Норми часу враховують час на підготовчо-завершальні роботи, обслуговування робочого місця, відпочинок, включаючи фізкультурні паузи та особисті потреби, і становлять 10% від оперативного часу.

Норми часу на виконання бухгалтерського обліку визначаються з урахуванням й інших факторів шляхом застосування таких поправочних коефіцієнтів:

– К_я — коефіцієнт, що враховує якість документації, з якою працює бухгалтер. Якщо документ якісний К_я1 = 1, якщо має недоліки (термінологія документів не відповідає прийнятим стандартам, написи зроблено недбало, незрозуміло або допущено неоднозначне прочитання, відсутні зміст, нумерація сторінок та ін.) К_я2 = 1,1.

– К_д.р. — коефіцієнт, що враховує необхідність перевірки розрахунків під час виконання робіт з бухобліку і приймається рівним 1,1.

Норми часу розраховані на виконання роботи належної якості. При цьому виправлення помилок, допущених виконавцем, проводиться за рахунок основної норми часу.

ПРИКЛАД 2

Норми часу на відображення в бухобліку нарахування зарплати та відпускних

Визначимо норму часу на відображення в бухобліку нарахування працівнику заробітної плати за виконані роботи та нарахування йому відпускних, якщо документ якісний (К_я1 = 1) та немає потреби перевіряти розрахунки під час виконання робіт з бухобліку (К_д.р. = 1).

Порядок обліку розрахунків з оплати праці викладений у пункті 1.3 розділу 1 Нормативної частини Нормативів № 269. Виходячи з даних карти 3 (лист 1, позиції 1 та 6), на відображення в бухобліку нарахування заробітної плати за виконані роботи працівнику (1 позиція) норма часу становить 0,15 години (далі — год.), тобто 9 хв. (60 хв. х 0,15), а на відображення нарахування відпускних працівнику (1 позиція) — 0,10 год., тобто 6 хв. (60 хв. х 0,10).

ПРИКЛАД 3

Норми часу на відображення в бухобліку утримання ПДФО, ВЗ і нарахування ЄСВ

Визначимо норму часу на відображення в бухобліку утримання податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), військового збору (далі — ВЗ) та нарахування єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ), якщо термінологія документів не відповідає прийнятим стандартам (К_я2 = 1,1), а розрахунки необхідно перевіряти (К_д.р. = 1,1).

Порядок обліку утримання ПДФО (ВЗ) та нарахування ЄСВ викладений у пункті 1.3 розділу 1 Нормативної частини Нормативів № 269. Виходячи з даних карти 3 (лист 2, позиції 12 та 18), на відображення утримання ПДФО і ВЗ норма часу становить по 0,10 год., тобто по 6 хв. (60 хв. х 0,10), на відображення нарахування ЄСВ — 0,10 год., тобто 6 хв. (60 хв. х 0,10).

З огляду на необхідність застосування коефіцієнтів К_я й К_д.р., обчислимо загальну норму часу на відображення в бухобліку утримання ПДФО і ВЗ:

0,10 х 1,1 х 1,1 (ПДФО) + 0,10 х 1,1 х 1,1 (ВЗ) = 0,242 год. або 14,52 хв. (60 хв. х 0,242).

Загальна норма часу на відображення в бухобліку нарахування ЄСВ становить:

0,10 х 1,1 х 1,1 = 0,121 год. або 7,26 хв. (60 хв. х 0,121).

__________________________________________________________________________

Аналогічно розраховуються норми часу при виконанні інших робіт з бухобліку. При цьому максимальний обсяг робіт бухгалтера протягом певного періоду залежить від того, які норми часу встановлені на виконувані роботи, щоб у сумі час виконання робіт дорівнював цьому певному періоду часу.

Крім того, слід враховувати й загальну кількість документів, які необхідно скласти бухгалтеру протягом певного періоду часу (за день, місяць, рік). Наприклад, якщо бухгалтер щодня складає тільки 3 прибуткові касові ордери, на що витрачається лише 15 хв., то інший час він може використати на складання інших документів або виконання додаткових обов’язків, наприклад, касира.

Таким чином, довести необхідність збереження в бухгалтерії посади будь-якого бухгалтера можна, надавши керівнику підприємства підтверджені математичними розрахунками дані щодо обсягу його роботи та часу, потрібного для її виконання.

Загальна чисельність працівників бухгалтерії

Знаючи, скільки всього операцій потрібно відобразити в бухгалтерському (податковому) обліку та скільки часу потрібно на виконання кожної з цих операцій, можна вирахувати не тільки максимальний обсяг робіт бухгалтера, але й скільки необхідно бухгалтерів для виконання всієї бухгалтерської роботи.

Виходячи із планових річних обсягів роботи підприємства визначається загальна кількість операцій по них та документів у фізичних одиницях (у штуках), які необхідно скласти бухгалтерії за рік. Маючи ці дані, можна визначити загальні витрати часу на складання всіх необхідних документів у цілому по підприємству. Шляхом розподілу цього обсягу на норму робочого часу на одну людину й визначається необхідна загальна кількість працівників бухгалтерії.

Так, враховуючи, що на складання прибуткового чи видаткового касового ордера потрібно 5 хв., а за рік їх має бути складено, наприклад, 25 000 штук, то на це потрібно витратити 2084 години. Виходячи з норми робочого часу на рік, можна визначити, скільки необхідно осіб, щоб виписати всі касові ордери.

При 40-годинному робочому тижні норма робочого часу на 2021 рік становить 1994 години. Враховуючи цю річну норму, ділимо 2084 години роботи на 1994 години у році і одержуємо 1,05. Це означає, що при 8-годинному робочому дні і 5-денному робочому тижні 25 000 касових ордерів за рік може виписати як мінімум одна людина, тому підприємству потрібна посада касира, бо саме касир виписує зазначені ордери. Якщо за рік потрібно виписати тільки 12 000 касових ордерів, то касиром (на півставки) може працювати інший, менш зайнятий працівник (на- приклад, бухгалтер).

Зрозуміло, що якщо кількість працівників бухгалтерії буде менше потрібної, то хтось не буде встигати виконувати всю свою роботу, якщо більше — хтось буде байдикувати.

Щоб звільнити підприємство від вищенаведених розрахунків, в розділі 2 (карта 12) Нормативної частини Нормативів № 269 наведено нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку підприємств. Ці нормативи залежать від трудомісткості типового складу виконуваних робіт і факторів, що найбільше впливають на їхню величину (п. 11 Загальної частини Нормативів № 269).

Загальна трудомісткість типового складу робіт за рік (Т_з), що виконуються працівниками бухобліку, розраховується за формулою:

де: Т — трудомісткість за типовими видами робіт з бухобліку; 

н — кількість видів робіт, що виконуються.

Трудомісткість за типовими видами робіт (Т) визначається за формулою:

де: Т₀ — витрата часу на виконання конкретного типового виду роботи (карти 1–11);

V_i — обсяг конкретного типового виду роботи, виконуваної за рік.

Нормативна чисельність працівників бухобліку (осіб) визначається за формулою:

де: Ф — річний фонд робочого часу одного працівника (год.);

К — коефіцієнт, що враховує заплановані невиходи працівників (відпустки, хвороби тощо);

К_к.п.з. — коефіцієнт, що враховує питому вагу робіт з бухобліку й звітності, які виконуються на ПЕОМ (див. таблицю):

ПРИКЛАД 4

Обчислення нормативної чисельності працівників бухгалтерії

Загальна трудомісткість типового складу робіт за рік Т_з = 9200 людино-годин (далі — люд.-год.), в тому числі касові операції — 2000 люд.-год., розрахунки з оплати праці — 2500 люд.-год., роботи з дебіторами та кредиторами — 4500 люд.-год., операції з основними засобами — 200 люд.-год. У 2021 році річний фонд робочого часу одного працівника (показник Ф) становить 1994 години. Якщо враховувати, що зазвичай К = 1,15, а К_к.п.з. = 1,3, то чисельність працівників бухобліку становитиме:

Н = 9200 люд.-год. : 1994 год. х 1,15 х 1,3 = 6,9 (осіб)

Таким чином, для виконання робіт з бухобліку необхідно мати 7 працівників.

_________________________________________________________________________

Розрахунок нормативної чисельності працівників бухобліку (Н, осіб) залежно від загальної чисельності працюючих на підприємстві й кількості самостійних структурних підрозділів визначається за формулою:

Н = К х Ч^х_пр. х N^у_с.п., 

де: Ч_пр. — чисельність працюючих на підприємстві, осіб;

N_с.п. — кількість самостійних структурних підрозділів на підприємстві, од.;

К — коефіцієнт регресії лінійного рівняння;

х, y — коефіцієнти регресії степеневого рівняння.

Для скорочення часу на виконання математичних розрахунків за наведеною формулою розрахунки по нормативах чисельності наведені в картах. При цьому вони приймаються відповідно до величин факторів-аргументів. Якщо такі величини відрізняються від наведених у нормативних картах, то розрахунок чисельності виконується за формулами, наведеними у картах.

Загальна нормативна чисельність (Н_з) працівників бухобліку визначається за формулою:

Н_з = Н х К_к.п.з.

ПРИКЛАД 5

Обчислення загальної нормативної чисельності працівників бухгалтерії

Загальна чисельність працюючих на підприємстві Ч_пр. = 150 осіб. Кількість самостійних структурних підрозділів N_с.п. = 7 од. Питома вага робіт з бухобліку, що виконуються на ПЕОМ, — 75%, тому К_к.п.з. = 1,2. Визначимо загальну нормативну чисельність (Н_з) працівників бухобліку на підприємстві.

Відповідно до нормативної карти 12 (лист 1) для підприємства з чисельністю 150 осіб та 7 самостійними структурними підрозділами (N_с.п.) нормативна чисельність працівників бухобліку (Н) становить 3,8 осіб. Враховуючи, що К_к.п.з. = 1,2, визначаємо:

Н_з = 3,8 х 1,2 = 4,56 осіб.

Таким чином, для ведення бухобліку на підприємстві необхідно мати 5 працівників.

_______________________________________________________________________

Таким чином, за допомогою вищенаведених розрахунків головний бухгалтер може довести керівнику, що необхідно зберегти існуючий штат бухгалтерії. Однак якщо обсяг робіт у бухгалтерії значно скоротився (наприклад, через суттєве зменшення кількості розрахунків з контрагентами), то умовити керівника не звільняти працівника бухгалтерії буде важко. В цьому випадку варто нагадати, що криза — завжди явище тимчасове, тому можливо вже через 3 місяці підприємству знову доведеться шукати такого бухгалтера. Якщо звільнений бухгалтер вже працевлаштується на інше підприємство, то не виключено, що нового кваліфікованого бухгалтера доведеться шукати ще довго.