Порядок виплати заробітної плати працівникам

Право на своєчасне одержання заробітної плати та право на одержання заробітної плати не нижче від визначеної законом є конституційними правами громадян, закріпленими в статті 43 Конституції України.

Порядок виплати заробітної плати фізичним особам, які уклали трудовий договір з власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою (далі — підприємство, роботодавець), визначено Кодексом законів про працю України (далі — КЗпП) і Законом України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР (далі — Закон про оплату праці).

Відповідно до статті 21 Закону про оплату праці працівник має право на оплату своєї праці відповідно до актів законодавства і колективного договору на підставі укладеного трудового договору.

Виходячи з норм статті 21 КЗпП працівник, який уклав трудовий договір з роботодавцем, зобов’язується виконувати роботу, визначену цим договором, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Згідно зі статтею 94 КЗпП і статтею 1 Закону про оплату праці заробітна плата — це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу. Розмір заробітної плати залежить від складності та умов виконуваної роботи, професійно-ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності підприємства, установи, організації (далі — підприємства) і максимальним розміром не обмежується.

Структура заробітної плати (основна заробітна плата, додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати) встановлена статтею 2 Закону про оплату праці, а складові виплат, що належать і не належать до фонду оплати праці, визначені Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5).

Форми виплати заробітної плати

Статтею 23 Закону про оплату праці визначено, що заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України¹. Виплата заробітної плати у формі боргових зобов’язань і розписок або у будь-який іншій формі забороняється.

Заробітна плата може виплачуватися банківськими чеками у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України за погодженням з Національним банком України (наразі такий порядок виплати зарплати не встановлено).

Колективним договором, як виняток, може бути передбачено часткову виплату заробітної плати натурою (за цінами не вище собівартості) у розмірі, що не перевищує 30% нарахованої за місяць, у тих галузях або за тими професіями, де така виплата, еквівалентна за вартістю оплаті праці у грошовому виразі, є звичайною або бажаною для працівників, крім товарів, перелік яких встановлений постановою Кабінету Міністрів України від 03.04.93 № 244.²

Періодичність і строки виплати заробітної плати

Відповідно до частини першої статті 115 КЗпП і частини першої статті 24 Закону про оплату праці заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а в разі відсутності таких органів — представниками, обраними і уповноваженими трудовим колективом) (далі разом — профспілка підприємства), але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, та не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.

Таким чином, законодавством встановлено мінімальну кількість виплат зарплати в місяць (не менше двох разів на місяць³), максимальний часовий проміжок між виплатами зарплати (16 календарних днів) і граничні терміни виплати зарплати.

Конкретні строки виплати зарплати встановлюються колективним договором або наказом (розпорядженням) роботодавця, погодженим з профспілкою підприємства. При цьому в нормі «не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата» йдеться про календарні дні. Тобто заробітна плата за відпрацьовану першу половину місяця має бути виплачена не пізніше 22 числа цього місяця (тобто в період з 16 по 22 число), а заробітна плата за другу половину місяця — не пізніше 7 числа наступного місяця (тобто в період з 1 по 7 число).³

³ Див. також листи Мінсоцполітики від 19.11.2019  № 1680/0/206-19, від 06.09.2019  № 1268/0/206-19, від 23.07.2018  № 1305/0/101-18/28 та від 10.04.2017  № 628/0/102-17/282  в журналі «Все про працю і зарплату» відповідно № 1/2020, стор. 121 та 123, № 9/2018, стор. 111, та № 3/2017, стор. 111, листи Мінпраці від 09.12.2010  № 912/13/155-10  та від 22.11.2010  № 964/13/84-10.

Роботодавець може виплачувати заробітну плату і більше двох разів на місяць (наприклад, три рази на місяць за кожну відпрацьовану декаду), про що повинно бути зазначено в колективному договорі або нормативному акті роботодавця, погодженому з профспілкою підприємства (представником трудового колективу). В цьому випадку заробітна плата за певний період (наприклад, за декаду) повинна бути виплачена не пізніше 7 календарних днів після закінчення цього періоду (декади).

У разі коли день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата виплачується напередодні (ч. друга ст. 115 КЗпП, ч. друга ст. 24 Закону про оплату праці).

Наприклад, якщо колективним договором передбачено виплату авансу 22 числа, то підприємство з 5-денним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю зарплату за першу половину вересня 2024 року має виплатити в п’ятницю 20 вересня (21 і 22 вересня — субота і неділя — вихідні дні), тобто в останній робочий день напередодні встановленої на підприємстві дати виплати авансу.

Звертаємо увагу, що якщо в результаті перенесення дня виплати зарплати на більш ранній термін у зв’язку зі збігом дат виплати зарплати з вихідним, святковим або неробочим днем проміжок часу, через який виплачується зарплата, перевищить 16 календарних днів, то порушення не буде, оскільки підприємство переносить дату виплати зарплати на підставі законодавчої норми. При цьому наступну виплату зарплати підприємству необхідно здійснити в день, визначений локальним документом підприємства (незважаючи на те, що попередню виплату зарплати було здійснено раніше).⁴

Наприклад, якщо на підприємстві з 5-денним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю відповідно до колективного договору датами виплати зарплати за першу і другу половини місяця встановлено 18 і 3 число, то датою виплати працівникам зарплати за першу половину серпня 2024 року мало бути 16 серпня (п’ятниця), оскільки 17 і 18 серпня — вихідні дні (субота та неділя). Датою виплати зарплати за другу половину серпня мало бути 3 вересня (вівторок). В цьому випадку проміжок часу, через який виплачується зарплата, становить 17 календарних днів (з 17 серпня по 2 вересня), тобто перевищує 16 календарних днів, проте це не є порушенням, оскільки зазначене перевищення викликано дотриманням підприємством при виплаті авансу норми частини другої статті 115 КЗпП і частини другої статті 24 Закону про оплату праці щодо виплати заробітної плати напередодні вихідного (святкового, неробочого) дня.

Зауважимо, що трудове законодавство не забороняє роботодавцям в окремі місяці виплачувати заробітну плату працівникам раніше дат, встановлених локальним документом (колективним договором) підприємства. У разі прийняття рішення про виплату заробітної плати раніше дати, встановленої локальним документом підприємства, керівником видається наказ, в якому зазначаються дата виплати заробітної плати та період роботи, за який вона повинна бути нарахована (виплачена). В цьому випадку — при самостійному перенесенні дати виплати заробітної плати (наприклад, за ІІ половину місяця) на більш ранню підприємство при наступній виплаті заробітної плати (за І половину наступного місяця) повинно дотримуватися дат виплати заробітної плати, встановлених в локальному документі.^4,5

Виплата заробітної плати під час дії воєнного стану

Вищенаведені періодичність і строки виплати зарплати, встановлені статтею 115 КЗпП і статтею 24 Закону про оплату праці, залишаються чинними і під час дії воєнного стану. Водночас Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136) встановлено деякі особливості виплати зарплати під час дії воєнного стану.

Так, відповідно до статі 10 «Оплата праці» Закону № 2136 у період дії воєнного стану заробітна плата виплачується працівнику на умовах, визначених трудовим договором.

Роботодавець повинен вживати всіх можливих заходів для забезпечення реалізації права працівників на своєчасне отримання заробітної плати.

Роботодавець звільняється від відповідальності за порушення зобов’язання щодо строків оплати праці, якщо доведе, що це порушення сталося внаслідок ведення бойових дій або дії інших обставин непереборної сили. Звільнення роботодавця від відповідальності за несвоєчасну оплату праці не звільняє його від обов’язку виплати заробітної плати.⁶

У разі неможливості своєчасної виплати заробітної плати внаслідок ведення бойових дій, строк виплати заробітної плати може бути відтермінований до моменту відновлення діяльності підприємства.

Таким чином, стаття 10 Закону № 2136 звільняє роботодавця від відповідальності за порушення строків виплати зарплати лише у разі, якщо він доведе, що це порушення сталося внаслідок ведення бойових дій або дії інших обставин непереборної сили. При цьому сам факт введення воєнного стану в Україні не є достатньою підставою для звільнення роботодавця від відповідальності за порушення строків виплати зарплати.

Міністерство економіки України (далі — Мінекономіки) в роз’ясненні «Відповіді на поширені питання зі сфери трудових відносин в умовах воєнного часу» від 23.03.2022 (див. ВПЗ № 2/2022, стор. 89) на запитання, чи буде Державна служба України з питань праці (далі — Держпраці) накладати штрафи за порушення законодавства про оплату праці, якщо виявить його після закінчення воєнного часу, зазначила, що Торгово-промислова палата України (далі — ТПП) повідомила про засвідчення факту настання форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили) з 24 лютого 2022 року. Так, ТТП листом від 28.08.2022 № 2024/02.0-7.1 засвідчила форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили): військову агресію Російської Федерації проти України, що стало підставою введення воєнного стану із 05 години 30 хвилин 24 лютого 2022 року строком на 30 діб, відповідно до Указу Президента України від 24 лютого 2022 року № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні» (воєнний стан наразі діє до 10 листопада 2024 року). ТПП підтвердила, що зазначені обставини з 24 лютого 2022 року до їх офіційного закінчення є надзвичайними, невідворотними та об’єктивними обставинами для суб’єктів господарської дiяльностi та/або фізичних осіб по договору, окремим податковим та чи іншим зобов’язанням/обов’язком, виконання яких/го настало згідно з умовами договору, контракту, угоди, законодавчих чи інших нормативних актів і виконання відповідно яких/го стало неможливим у встановлений термін внаслідок настання таких форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили).⁷

Згідно зі статтею 15 Закону № 2136 відшкодування працівникам та роботодавцям пов’язаних із трудовими відносинами грошових сум, втрачених внаслідок збройної агресії проти України, здійснюється за рахунок коштів держави-агресора, а також коштів, отриманих з/від відповідних фондів на відновлення України, у тому числі міжнародних, міжнародної технічної та/або поворотної чи безповоротної фінансової допомоги, інших джерел, передбачених законодавством. Порядок визначення і відшкодування працівникам та роботодавцям пов’язаних із трудовими відносинами грошових сум, втрачених внаслідок збройної агресії проти України, встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Враховуючи вищевикладене, Уряд має затвердити порядок визначення і відшкодування працівникам та роботодавцям пов’язаних із трудовими відносинами грошових сум, втрачених внаслідок збройної агресії проти України (далі — Порядок відшкодування). Такий Порядок Уряд мав розробити та затвердити протягом трьох місяців з дня набрання чинності Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 № 2352-ІХ, про що зазначено в підпункті 2 пункту 4 Прикінцевих та перехідних положень цього Закону.⁸ Тобто Уряд мав розробити та затвердили Порядок відшкодування в період з 19.07.2022 по 18.10.2022, але дотепер цього не зробив, тому не виключено, що Порядок відшкодування буде затверджений Урядом лише після припинення або скасування воєнного стану, оскільки відповідно до пункту 3 Прикінцевих положень Закону № 2136 цей Закон діє у період воєнного стану, крім, зокрема, статті 15 цього Закону, яка втрачає чинність з моменту завершення відшкодування працівникам та роботодавцям грошових сум, втрачених внаслідок збройної агресії проти України.

Таким чином, якщо роботодавець нарахував працівникам зарплату, але не може її виплатити через відсутність коштів (втрату грошових сум) внаслідок ведення бойових дій або дії інших обставин непереборної сили, то таку нараховану зарплату він повинен виплатити після відновлення діяльності або після отримання коштів від держави або відповідних фондів відповідно до затвердженого Порядку відшкодування.

Аналогічний алгоритм дій має бути також і в роботодавця, який з працівниками призупинив дію трудового договору, оскільки відповідно до частини 4 статті 13 Закону № 2136 відшкодування заробітної плати, гарантійних та компенсаційних виплат працівникам за час призупинення дії трудового договору у повному обсязі покладається на державу, що здійснює збройну агресію проти України.

Мінекономіки та Держпраці роз’яснили⁹, що оскільки призупинення дії трудового договору не тягне за собою припинення трудових відносин, а також виконання інших обов’язків, передбачених трудовим договором, то у разі призупинення трудового договору роботодавець повинен продовжувати ведення обліку в частині визначення та фіксації сум заробітної плати та компенсаційних виплат, які були б належні працівникові, якщо такого призупинення не було б.

Розміри заробітної плати за першу та другу половини місяця

Відповідно до частини третьої статті 115 КЗпП та частини третьої статті 24 Закону про оплату праці розмір заробітної плати за першу половину місяця визначається колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим з профспілкою підприємства, але не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника.

У вищенаведеній нормі під першою половиною місяця зазвичай розуміються перші 15 календарних днів місяця.¹⁰

Оскільки кількість календарних днів в місяцях відрізняється (становить 30 або 31, а в лютому — 28 або 29 календарних днів), то якщо заробітна плата виплачується два рази на місяць — за першу та другу половини місяця, в локальному документі підприємства бажано встановити, що:

– в місяцях, що мають 30 календарних днів або 31 календарний день, а також в лютому, що має 29 календарних днів (високосний рік), першою половиною місяця, за яку нараховується заробітна плата, вважаються перші 15 календарних днів місяця;

– в лютому, що має 28 календарних днів (невисокосний рік), першою половиною місяця, за яку нараховується заробітна плата, вважаються перші 14 (як варіант — перші 15) календарних днів місяця.

Якщо згідно з колективним договором першою половиною місяця вважаються перші 15 календарних днів місяця, то зарплата за першу половину місяця повинна виплачуватися в розмірі не менше оплати за фактично відпрацьований час (у т. ч за період оплачуваного простою¹¹) протягом перших 15 календарних днів місяця на підставі табеля обліку робочого часу, який заповнюється за звітний місяць (з 1 по 15 та з 16 по 31 число).¹⁰

¹⁰ Див. також листи Мінсоцполітики від 19.11.2019  № 1680/0/206-19, від 06.09.2019  № 1268/0/206-19 та від 23.07.2018  № 1305/0/101-18/28  в журналі «Все про працю і зарплату» відповідно № 1/2020, стор. 121 та 123, № 9/2018, стор. 111, листи Мінпраці від 09.12.2010  № 912/13/155-10  та від 22.11.2010  № 964/13/84-10.

Якщо відповідно до колективного договору датою виплати заробітної плати за першу половину місяця є, наприклад, 22 число, а працівника прийнято на роботу 17 жовтня 2024 року (четвер), то незважаючи на те що станом на 22 жовтня (дата виплати заробітної плати за першу половину жовтня) працівник має 4 повністю відпрацьовані робочі дні (17, 18, 21, 22 жовтня), підстав для виплати йому заробітної плати за першу половину жовтня (включає дні з 1 по 15 жовтня) немає, оскільки всі відпрацьовані ним дні припадають на другу половину жовтня (з 16 по 31 жовтня). Отже, заробітна плата за відпрацьовані дні з 17 по 31 жовтня має бути виплачена працівникові в день виплати заробітної плати за другу половину жовтня.¹⁰

Кількість фактично відпрацьованих робочих днів (годин) як в першій, так і в другій половині місяця визначається за даними табеля обліку робочого часу (далі — табель), типова форма № 5-П якого затверджена наказом Державного комітету статистики України (далі — Держкомстат) від 05.12.2008 № 489. Працівники, відповідальні за ведення табеля, після закінчення перших 15 календарних днів місяця і після закінчення календарного місяця повинні подавати заповнений в установленому порядку табель в бухгалтерію, на підставі якого працівникам нараховується зарплата за першу і другу половини місяця.¹⁰

Працівникам з погодинною оплатою праці аванс виплачується в розмірі не менше оплати за фактично відпрацьований час (дні, години) в першій половині місяця виходячи з встановленої тарифної ставки (посадового окладу). При цьому в колективному договорі можна встановити, що аванс включає також постійні складові додаткової заробітної плати, зокрема надбавки, доплати (в т. ч. за надурочну роботу, якщо вона виконувалась в робочі дні) та інші виплати, які розраховуються пропорційно відпрацьованому часу.¹²

Працівникам, яким встановлена відрядна система оплати праці, розмір авансу визначається виходячи з відрядних розцінок за фактично виготовлену кількість одиниць продукції (фактично виконаний обсяг робіт) в першій половині місяця.

ПРИКЛАД 1

Визначення розмірів заробітної плати за першу та другу половини місяця,
якщо працівнику встановлено посадовий оклад

На підприємстві з 5-денним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю колективним договором встановлено, що аванс виплачується за перші 15 календарних днів (далі — к. д.) місяця за фактично відпрацьований час виходячи з встановленого посадового окладу. Посадовий оклад працівника становить 12 000 грн. У вересні 2024 року у працівника за графіком роботи 21 робочий день (далі — р. д.), в т. ч. протягом перших 15 к. д. вересня — 10 р. д., протягом останніх 16 к. д. вересня — 11 р. д. Працівник у вересні відпрацював всі робочі дні (далі — відпрац. д.), встановлені графіком роботи підприємства. Премії, надбавки, доплати тощо працівнику не виплачуються.

Розмір зарплати за першу половину вересня:

12 000 грн : 21 р. д. х 10 відпрац. д. = 5714,29 грн

Розмір зарплати за другу половину вересня:

12 000 грн : 21 р. д. х 11 відпрац. д. = 6285,71 грн

Загальний розмір зарплати працівника за вересень:

5714,29 грн + 6285,71 грн = 12 000 грн

Як видно з розрахунків, у вересні кількість робочих днів у першій і другій половинах місяця була різною, відповідно, розміри зарплати за першу і другу половини місяця відрізняються. Однак така ситуація може бути не в кожному місяці. Наприклад, в серпні 2024 року для працівників підприємств з 5-денним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю в першій і другій половинах цього місяця було по 11 робочих днів (всього в місяці — 22 р. д.). Відповідно, у працівника, оклад якого 12 000 грн і який в серпні відпрацював всі робочі дні за графіком роботи, розмір зарплати за кожну (першу, другу) половину серпня становив:

12 000 грн : 22 р. д. х 11 відпрац. д. = 6000 грн

ПРИКЛАД 2

Визначення розмірів заробітної плати за першу та другу половини місяця,
якщо працівник відпрацював не всі робочі дні місяця

На підприємстві з 6-денним робочим тижнем і вихідним днем у неділю (тривалість роботи з понеділка по п’ятницю — 7 годин, в суботу — 5 годин) наказом керівника встановлено, що аванс виплачується 18 числа за фактично відпрацьований час протягом перших 15 к. д. місяця, а зарплата за другу половину місяця — 3 числа наступного місяця. Посадовий оклад працівника — 10 000 грн. Працівник в період з 12 по 23 вересня 2024 року не працював через хворобу. За графіком роботи у працівника у вересні 167 робочих годин (далі — р. г.), з них в першій половині місяця — 80 р. г. (10 р. д. х 7 р. г. + 2 р. д. х 5 р. г.), у другій половині місяця — 87 р. г. (11 р. д. х 7 р. г. + 2 р. д. х 5 р. г.). Через хворобу працівник в першій половині вересня відпрацював лише 61 годину (далі — відпрац. г.), у другій половині вересня — 40 годин. Премії, надбавки, доплати тощо працівнику не виплачуються.

Розмір зарплати за першу половину вересня:

10 000 грн : 167 р. г. х 61 відпрац. г. = 3652,69 грн

Розмір зарплати за другу половину вересня:

10 000 грн : 167 р. г. х 40 відпрац. г. = 2395,21 грн

Загальний розмір зарплати працівника за вересень:

3652,69 грн + 2395,21 грн = 6047,90 грн

За період хвороби працівнику нараховуються «лікарняні» в установленому порядку.

ПРИКЛАД 3

Визначення розмірів заробітної плати за першу та другу половини місяця,
якщо працівнику встановлена відрядна система оплати праці

На підприємстві для токарів встановлена відрядна розцінка за виготовлення однієї деталі в розмірі 80 грн. У вересні 2024 року працівник відпрацював всі робочі дні за графіком роботи і виготовив в першій половині місяця 65 деталей, у другій половині місяця — 72 деталі (далі — дет.).

Розмір зарплати за першу половину вересня:

65 дет. х 80 грн = 5200 грн

Розмір зарплати за другу половину вересня:

72 дет. х 80 грн = 5760 грн

Загальний розмір зарплати працівника за вересень:

5200 грн + 5760 грн = 10 960 грн

__________________________________________________________________________

Якщо на підприємстві зарплата виплачується три рази на місяць за кожну декаду, то аванс повинен виплачуватися за фактично відпрацьований працівником час в декаді згідно з даними табеля не пізніше 7 календарних днів після закінчення кожної декади.

Виплата зарплати за час відпустки

Відповідно до частини п’ятої статті 115 КЗпП і частини першої статті 21 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР заробітна плата працівникам за весь час відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором.

Наприклад, якщо на підприємстві з 5-денним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю у працівника перший день відпустки — 23 вересня (понеділок), то останнім днем виплати відпускних є 20 вересня (п’ятниця). Якщо ж перший день відпустки — 25 вересня (середа), то останнім днем виплати відпускних є 24 вересня (вівторок).

Законодавство прямо не забороняє встановлення у колективних чи трудових договорах термінів виплати відпускних, що припадають на період після початку відпустки.

Якщо працівник убуває у відпустку не з першого календарного дня місяця (наприклад, з 14 жовтня 2024 року) і відпрацював у цьому місяці кілька робочих днів (наприклад, 9 робочих днів у період з 1 по 13 жовтня), то йому перед відходом у відпустку за рішенням роботодавця може бути виплачена зарплата за відпрацьовані робочі дні в цьому місяці перед відпусткою (за 9 відпрац. д.).

Порядок виплати та повідомлення про розмір заробітної плати

Частиною четвертою статті 24 Закону про оплату праці встановлено, що виплата заробітної плати здійснюється за місцем роботи. Забороняється провадити виплату заробітної плати у магазинах роздрібної торгівлі, питних і розважальних закладах, за винятком тих випадків, коли заробітна плата виплачується працюючим у цих закладах особам.

Виплата заробітної плати може здійснюватися як готівкою з каси підприємства, так і шляхом перерахування коштів на вказаний працівником рахунок у банку.

За особистою письмовою згодою працівника виплата заробітної плати може здійснюватися через банки / небанківських надавачів платіжних послуг, які отримали право на відкриття і ведення обслуговування рахунків відповідно до Закону України «Про платіжні послуги» (далі — банки), поштовими переказами на вказаний ними рахунок (адресу) з обов’язковою оплатою цих послуг за рахунок роботодавця (ч. п’ята ст. 24 Закону про оплату праці).

Працівник вправі самостійно обрати банк для отримання зарплати. Для цього він має написати заяву із зазначенням реквізитів «зарплатного» рахунку, на який роботодавець зобов’язаний перераховувати зарплату, яка належить працівнику.¹³ Якщо працівник не бажає отримувати зарплату через банк (відкривати «зарплатний» рахунок у банку), роботодавець не має права примушувати працівника до отримання зарплати таким способом. У цьому випадку роботодавець виплачує зарплату працівнику з каси підприємства.

Згідно зі статтею 110 КЗпП та статтею 30 Закону про оплату праці при кожній виплаті заробітної плати роботодавець повинен повідомити працівника про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці:

а) загальна сума заробітної плати з розшифровкою за видами виплат;

б) розміри і підстави відрахувань та утримань із заробітної плати;

в) сума заробітної плати, що належить до виплати.

Форма повідомлення працівника про розмір заробітної плати нормативно-правовими актами не затверджена¹⁴, але всі вищевказані дані відображаються в «зарплатних» відомостях. Типова форма № П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника», яка складається на кожного працівника, і типова форма № П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)», в якій відображається загальна інформація про виплати всім працівникам підприємства, затверджені наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489.¹⁴ При необхідності роботодавці можуть самостійно розробити і використовувати форму «зарплатної» відомості, в якій відображаються вищезгадані дані.

Якщо нарахування заробітної плати на підприємстві автоматизовано (ведеться за допомогою комп’ютерних програм), і кошти перераховуються працівникам на їхні «зарплатні» рахунки у банку, то роботодавець може направляти кожному працівнику на зазначену ним електронну адресу «зарплатну» електронну відомість, а на вимогу працівника — надавати йому «паперову» копію електронної відомості, в якій містяться «зарплатні» дані по працівнику.

Сплата єдиного соціального внеску при виплаті заробітної плати

Згідно з частиною 8 статті 9 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VІ (далі — Закон № 2464) роботодавці під час кожної виплати заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на суми якої (якого) нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — єдиний соціальний внесок, ЄСВ), одночасно з видачею зазначених сум зобов’язані сплачувати нарахований на ці виплати ЄСВ у розмірі, встановленому для таких платників (авансові платежі). Винятком є випадки, коли ЄСВ, нарахований на ці виплати, вже сплачений у строк не пізніше 20 числа (для гірничих підприємств — не пізніше 28 числа) місяця, наступного за звітним, або коли у платника є переплата ЄСВ, сума якої перевищує суму ЄСВ, що підлягає сплаті, або дорівнює їй.

Кошти перераховуються одночасно з отриманням (перерахуванням) коштів на оплату праці (виплату доходу, грошового забезпечення), у тому числі в безготівковій чи натуральній формі. При цьому фактичним отриманням (перерахуванням) коштів на оплату праці (виплату доходу, грошового забезпечення) вважається отримання відповідних сум готівкою, зарахування на рахунок одержувача, перерахування за дорученням одержувача на будь-які цілі, отримання товарів (послуг) або будь-яких інших матеріальних цінностей у рахунок зазначених виплат, фактичне здійснення з таких виплат відрахувань згідно із законодавством або виконавчими документами чи будь-яких інших відрахувань.

Таким чином, ЄСВ, який нараховується роботодавцями на заробітну плату, сплачується під час кожної виплати заробітної плати, в тому числі при виплаті авансу.

Частиною 2 статті 24 Закону № 2464 встановлено, що банки приймають від роботодавців платіжні інструкції на видачу (перерахування) коштів для виплати заробітної плати та здійснюють видачу (перерахування) зазначених коштів лише за умови одночасного подання платником платіжних інструкцій про перерахування коштів для сплати відповідних сум ЄСВ або документів, що підтверджують фактичну сплату таких сум.

На виконання цієї норми наказом Міністерства фінансів України від 16.09.2022 № 291 затверджено Порядок прийняття надавачами платіжних послуг на виконання платіжних інструкцій на виплату заробітної плати (далі — Порядок № 291, див. ВПЗ № 1/2023, стор. 92).

Відповідно до пункту 3 Порядку № 291 і роз’яснень ДФСУ банки приймають від платників ЄСВ документи для виплати зарплати та здійснюють видачу (перерахування) коштів лише за умови одночасного подання платником ЄСВ платіжних інструкцій про перерахування коштів для сплати ЄСВ. Суми ЄСВ, сплачені платіжними інструкціями або спрямовані з єдиного рахунку (за період, за який зарплата нарахована), повинні становити не менше ніж 22% суми коштів для виплати зарплати, зазначеної в грошових чеках, платіжних інструкціях на видачу (перерахування) коштів для виплати зарплати за цей період. Якщо у платіжних інструкціях про перерахування коштів для сплати сум ЄСВ або в підтвердженні (квитанції) про позитивний результат обробки повідомлення про спрямування коштів з єдиного рахунку на небюджетний рахунок сума ЄСВ менша ніж 22% суми коштів для виплати зарплати, то банки приймають від платників ЄСВ грошові чеки та/або платіжні інструкції на видачу (перерахування) коштів для виплати заробітної плати разом з довідкою-розрахунком в електронній формі або оригіналом довідки-розрахунку у паперовій формі, погодженою з контролюючим (податковим) органом за місцем взяття на облік платника ЄСВ.

Довідка-розрахунок у паперовій формі складається платником ЄСВ у 3 примірниках за формою, наведеною в додатку 1 до Порядку № 291. Податкові органи невідкладно погоджують довідку-розрахунок в електронній або паперовій формі, надану платником ЄСВ. Один примірник погодженої довідки-розрахунку в паперовій формі надається банку, другий — податковому органу, третій залишається у платника ЄСВ. Довідка-розрахунок в електронній формі надається платником ЄСВ до банку (п. 4 Порядку № 291).

Остаточно суми ЄСВ, нараховані на зарплату за календарний місяць, роботодавці зобов’язані сплачувати (незалежно від виплати зарплати та інших видів виплат, на суми яких нараховується ЄСВ) не пізніше 20 числа наступного місяця, крім гірничих підприємств, які зобов’язані сплачувати ЄСВ, нарахований за календарний місяць, не пізніше 28 числа наступного місяця (ч. 8 ст. 9 Закону № 2464).

Наприклад, якщо сума нарахованої зарплати, що підлягає виплаті всім працівникам підприємства, на якому немає інвалідів, за відпрацьовану першу половину місяця, становить 200 000 грн, то одночасно з поданням до банку платіжних інструкцій на виплату працівникам авансу підприємство має подати платіжну інструкцію на сплату ЄСВ в розмірі 44 000 грн (200 000 грн х 22%). Якщо сума нарахованої зарплати за другу половину місяця становить 220 000 грн, то підприємство одночасно з поданням до банку платіжних інструкцій для її виплати має подати платіжну інструкцію на сплату ЄСВ в розмірі 48 400 грн (220 000 грн х 22%).

У разі нарахування, але не виплати заробітної плати ЄСВ сплачується не пізніше 20 числа (для гірничих підприємств — не пізніше 28 числа) місяця, наступного за звітним.

За несплату, неповну сплату або несвоєчасну сплату суми ЄСВ одночасно з видачею сум виплат, на які нараховується ЄСВ (авансових платежів), на платника накладається штраф у розмірі 10% таких несплачених або несвоєчасно сплачених сум (п. 6 ч. 11 ст. 25 Закону № 2464).

За донарахування податковим органом або платником своєчасно не нарахованого ЄСВ накладається штраф у розмірі 10% зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більше як 50% суми донарахованого ЄСВ (п. 3 ч. 11 ст. 25 Закону № 2464).

Сплата податку на доходи фізичних осіб
і військового збору при виплаті заробітної плати

Порядок сплати податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) та військового збору (далі — ВЗ) із заробітної плати працівників визначено Податковим кодексом України (далі — ПКУ).

Відповідно до підпункту 164.2.1 ПКУ доходи у вигляді заробітної плати, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору (контракту), включаються до загального місячного оподатковуваного доходу платника податку.

Особою, відповідальною за нарахування, утримання та сплату (перерахування) до бюджету ПДФО (ВЗ) з доходів у вигляді заробітної плати, є роботодавець, який виплачує такі доходи на користь платника податку (п. 171.1 ПКУ).

Податковий агент (в т. ч. роботодавець), який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати ПДФО із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку цього податку, визначену в статті 167 ПКУ, тобто ставку 18% (пп. 168.1.1, п. 167.1 ПКУ).

Нарахування, утримання та сплата (перерахування) ВЗ до бюджету здійснюються у порядку, встановленому розділом IV ПКУ, за ставкою 1,5% станом на вересень 2024 року (пп. 1.3, 1.4 п. 16-1 підр. 10 р. XX ПКУ).

Пунктом 164.6 ПКУ визначено, що під час нарахування доходів у формі заробітної плати база оподаткування визначається як нарахована заробітна плата, зменшена на суму страхових внесків до Накопичувального фонду, а у випадках, передбачених законом, — обов’язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника (в даний час такий закон не прийнятий), а також на суму податкової соціальної пільги (далі — ПСП) за її наявності.

Якщо частина зарплати виплачувалася працівнику в натуральній формі, то така частина зарплати з метою визначення бази нарахування ПДФО збільшується на «натуральний» коефіцієнт, передбачений пунктом 164.5 ПКУ (при ставці ПДФО, що дорівнює 18%, цей коефіцієнт становить 1,219512).

ПДФО і ВЗ сплачуються (перераховуються) до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом. Банки приймають платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання платіжної інструкції на перерахування ПДФО і ВЗ до бюджету або платіжної інструкції на зарахування коштів у сумі ПДФО і ВЗ на єдиний рахунок (пп. 168.1.2 ПКУ).

Якщо оподатковуваний дохід надається у негрошовій формі чи виплачується готівкою з каси податкового агента, ПДФО і ВЗ сплачуються (перераховуються) до бюджету протягом трьох операційних днів з дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання) (пп. 168.1.4 ПКУ).

Якщо оподатковуваний дохід нараховується податковим агентом, але не виплачується (не надається) платнику податку, то ПДФО і ВЗ, що підлягають утриманню з такого нарахованого доходу, підлягають перерахуванню до бюджету податковим агентом у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду (пп. 168.1.5 ПКУ).

Таким чином, в день виплати зарплати, в тому числі в день виплати авансу¹⁵, роботодавець, який є податковим агентом, зобов’язаний сплатити (перерахувати) до бюджету ПДФО і ВЗ, що підлягають утриманню з зарплати. Якщо зарплата, в т. ч. аванс, виплачується в негрошовій формі або готівкою з каси підприємства, ПДФО і ВЗ необхідно сплатити до бюджету протягом трьох операційних днів за днем такої виплати. Якщо зарплата нарахована, але не виплачена, ПДФО і ВЗ потрібно сплатити до бюджету протягом 30 календарних днів після закінчення місяця, за який нараховано зарплату.

Враховуючи те, що банки не мають права приймати платіжні інструкції на виплату зарплати без сплати (перерахування) ПДФО і ВЗ до бюджету, в день отримання в банку коштів на виплату зарплати, в т. ч. на виплату авансу, або при її перерахуванні на «зарплатні» рахунки працівників роботодавцю необхідно подати до банку платіжну інструкцію на сплату ПДФО і ВЗ.

Що стосується застосування ПСП, то оскільки на момент нарахування авансу ще не відомий загальний розмір місячної зарплати працівника, рекомендуємо при виплаті авансу або взагалі не застосовувати ПСП (на цьому наполягає ДПСУ¹⁵), або застосовувати її в розмірі не більше 50% від розміру «повної» ПСП за умови, що встановлена працівнику місячна зарплата не перевищує дохід, що дає право на застосування ПСП. Остаточно ПСП застосовується (за наявності на неї права) при розрахунку з працівником за підсумками місяця — при виплаті зарплати за другу половину місяця.

В додатку 4ДФ до Податкового розрахунку зарплата, нарахована у звітному кварталі, в розрізі місяців відображається в розділі І по кожному працівнику за ознакою доходу «101». У разі застосування ПСП до зарплати працівника в графі 8 «Ознака подат. соц. пільги» вказується відповідна ознака застосованої ПСП.

При виплаті працівнику зарплати в натуральній формі в графах 3а «Сума нарахованого доходу» та 3 «Сума виплаченого доходу» розділу І додатка 4ДФ до Податкового розрахунку вона відображається зі збільшенням на «натуральний» коефіцієнт.

Бухгалтерський і податковий облік виплати заробітної плати

Перед виплатою авансу (як і перед виплатою зарплати за другу половину місяця) його необхідно нарахувати, тобто відобразити суму авансу за категоріями працівників у бухгалтерському обліку проводкою Д-т 23 (91–94) К-т 66. Це пояснюється тим, що неможливо нарахувати та сплатити ЄСВ, ПДФО і ВЗ з доходу, який не нараховано.

Оскільки в даний час податковий облік ведеться за правилами, встановленими для бухгалтерського обліку (пп. 134.1.1 ПКУ), з урахуванням різниць, яких по заробітній платі немає, то відображені у витратах в бухгалтерському обліку заробітна плата і нарахований на неї ЄСВ автоматично включаються до витрат і в податковому обліку.

Відрахування із заробітної плати

Згідно зі статтями 127 та 128 КЗпП, статтею 26 Закону про оплату праці відрахування із заробітної плати можуть провадитися тільки у випадках, передбачених законодавством. При кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20%, а у випадках, передбачених законодавством, — 50% заробітної плати, що належить до виплати працівнику. При відрахуванні із заробітної плати за кількома виконавчими документами за працівником у всякому разі повинно бути збережено 50% заробітку. Зазначені обмеження не поширюються на відрахування із заробітної плати при відбуванні покарання у вигляді виправних робіт і при стягненні аліментів на неповнолітніх дітей. У цих випадках розмір відрахувань із заробітної плати не може перевищувати 70%.

Вищенаведені норми щодо максимальних розмірів відрахувань із заробітної плати містять також частини 2 і 3 статті 70 Закону України «Про виконавче провадження» від 02.06.2016 № 1404-VIII (далі — Закон № 1404). Частиною 1 статті 70 Закону № 1404 встановлено, що розмір відрахувань із заробітної плати та інших доходів боржника вираховується із суми, що залишається після утримання податків, зборів та ЄСВ.

Міністерство праці та соціальної політики України в листі від 12.02.2010 № 25/06/186-10 роз’яснило, що на відрахування ПДФО не поширюється дія обмежень, встановлених статтею 128 КЗпП. Зазначене обумовлено тим, що частина нарахованої працівникові заробітної плати, що підлягає перерахуванню до бюджету у вигляді ПДФО, працівникові не може бути виплачена («на руки»).

Отже, вищевказані обмеження по відрахуваннях із зарплати діють таким чином: спочатку із зарплати утримуються в установленому порядку ПДФО і ВЗ, а з решти суми заробітку, що підлягає виплаті працівнику «на руки», за наявності підстав відраховується не більше 20% або 50% (за кількома виконавчими документами) або 70% (при відбуванні покарання у вигляді виправних робіт і при стягненні аліментів на неповнолітніх дітей).¹⁶

Статтею 127 КЗпП визначено, що відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, де вони працюють, можуть провадитись за наказом (розпорядженням) роботодавця:

1) для повернення авансу, виданого в рахунок заробітної плати; для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок; для погашення невитраченого і своєчасно не повернутого авансу, виданого на службове відрядження або переведення до іншої місцевості; на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування. У цих випадках роботодавець вправі видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми;¹⁶

¹⁶ Див. також лист Мінюсту від 08.04.2022 № 28911/ПІ-Л-1198/20.4.1, роз’яснення Держпраці від 05.09.2024, роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 01.05.2024 та роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 19.04.2023  в журналі «Все про працю і зарплату» відповідно № 4/2022, стор. 125, № 8/2024, стор. 125, № 5/2024, стор. 120, та № 4/2023, стор. 121.

2) при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку, за невідроблені дні відпустки. Відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи з підстав, зазначених в пунктах 3, 5 і 6 статті 36 та пунктах 1, 2 і 5 статті 40 КЗпП, а також при направленні на навчання та у зв’язку з переходом на пенсію;

3) при відшкодуванні шкоди, завданої з вини працівника підприємству (ст. 136 КЗпП).

Не допускаються відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно із законодавством стягнення не звертається (ст. 129 КЗпП, ст. 26 Закону про оплату праці).

Вичерпний перелік виплат, на які не може бути звернено стягнення (тобто перелік виплат працівникам, з яких не можна здійснювати відрахування), наведено у статті 73 Закону № 1404.

Звертаємо увагу, що стягнення (відрахування) може бути здійснено як із зарплати за другу половину місяця, так і з авансу.

Черговість виплати заробітної плати та інших зобов’язань

Частиною третьою статті 15 Закону про оплату праці встановлено, що оплата праці працівників підприємства здійснюється в першочерговому порядку. Всі інші платежі здійснюються підприємством після виконання зобов’язань щодо оплати праці.¹⁷

Те ж саме стосується і сплати з зарплати ЄСВ.

Відповідно до частини шостої статті 24 Закону про оплату праці своєчасність та обсяги виплати заробітної плати працівникам не можуть бути поставлені в залежність від здійснення інших платежів та їх черговості.¹⁷

¹⁷ Див. також роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 17.07.2023 та від 22.01.2024  в журналі «Все про працю і зарплату» відповідно № 6/2023, стор. 112, та № 1/2024, стор. 113.

Касова дисципліна при виплаті заробітної плати готівкою

Для виплати заробітної плати використовуються:

• кошти, зняті з рахунку підприємства в банку (перераховані з рахунку підприємства на рахунки працівників в банку);

• готівкові кошти, отримані як виручка від реалізації продукції (товарів, послуг).

Якщо виплата зарплати здійснюється працівникам в готівковій формі (через касу підприємства), то роботодавець зобов’язаний у день виплати зарплати отримати кошти в банку і оприбуткувати їх у своїй касі.

Відповідно до пункту 30 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України (далі — НБУ) від 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148), виплати, пов’язані з оплатою праці, проводяться касиром підприємства за видатковими касовими ордерами, складеними на кожного одержувача, або за видатковими відомостями.

На титульній сторінці видаткової відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень — словами, копійок — цифрами).

Одноразові видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, окремим особам проводяться за видатковими касовими ордерами.

Згідно з пунктом 18 Положення № 148 підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці (далі — ФОП), понад установлений ліміт каси протягом 5 робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Готівка для проведення таких виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів може зберігатися в касах таких підприємств понад установлений ліміт каси протягом 10 робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Готівка, одержана в банку на інші виплати, видається підприємством своїм працівникам у той самий день.

Суми готівки, одержані в банку і не використані за призначенням протягом вищевказаних строків, повертаються підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).

Підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до ФОП та здійснюються за рахунок готівкової виручки, понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси (видаткових) відомостях на виплату готівки.

Таким чином, пунктом 18 Положення № 148 визначено можливість зберігання підприємством у своїй касі готівки понад установлений ліміт каси протягом 5 робочих днів для виплат, які належать до ФОП. Водночас пунктом 54 Положення № 148 передбачена можливість використання підприємством понадлімітної готівки на наступний робочий день без її здачі до банку. Отже, в разі, якщо готівка, призначена для виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка не відноситься до ФОП згідно з п. 3.2 Інструкції № 5, перевищує встановлений ліміт каси, вона може виплачуватися підприємством згідно з нормами Положення № 148 фактично 2 дні. Після закінчення цього строку (2 днів), готівка, яка є понадлімітною і яка не виплачена підприємством за призначенням, в т. ч. у вигляді допомоги по тимчасовій непрацездатності, має бути здана до банку.

Що стосується виплати заробітної плати готівкою, яка надійшла до каси підприємства, у разі адміністративного арешту його рахунку в банку, то Положенням № 148 не передбачена заборона використання готівки, що надійшла до каси підприємства, на виплати, пов’язані з оплатою праці.

Згідно з пунктом 17 Положення № 148 суб’єкти господарювання використовують готівкову виручку (готівку), у тому числі готівку, одержану з банку, для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов’язковими платежами).

Звертаємо увагу, що обмеження для розрахунків готівкою, встановлені пунктами 6 і 7 Положення № 148 (гранична сума розрахунків готівкою з фізичними особами протягом одного дня — 50 000 грн) не стосуються виплат, пов’язаних з оплатою праці, і використання готівки, виданої на відрядження (пп. 3, 4 п. 8 Положення № 148).

Відповідальність роботодавця і посадових осіб
за порушення порядку виплати заробітної плати

Згідно з абзацом четвертим частини другої статті 265 КЗпП юридичні особи та фізичні особи – підприємці, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафу за порушення встановлених строків виплати заробітної плати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більш як за один місяць, виплату їх не в повному обсязі — у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення (з 1 квітня 2024 року розмір цього штрафу становить 24 000 грн (8000 грн х 3)).

Якщо має місце затримка виплати заробітної плати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, не більше як за один місяць, на роботодавця накладається штраф у розмірі мінімальної заробітної плати (з 1 квітня 2024 року в розмірі 8000 грн) на підставі абзацу десятого частини другої статті 265 КЗпП як за порушення інших вимог законодавства про працю, крім передбачених абзацами другим – дев’ятим цієї частини. Такий самий штраф накладається на роботодавців і у разі виплати заробітної плати працівникам тільки один раз на місяць.¹⁸

Також слід враховувати, що вищезазначені штрафи (передбачені абзацами четвертим і десятим частини другої статті 265 КЗпП) накладаються за сам факт затримки роботодавцем виплати зарплати працівникам незалежно від кількості працівників, яким затримали виплату зарплати. Водночас абзацом п’ятим частини другої статті 265 КЗпП передбачено накладення штрафу на роботодавця за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення (з 1 квітня 2024 року — 16 000 грн (8000 грн х 2)), за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення. Цей штраф накладається при невиконанні гарантій в оплаті праці, передбачених статтею 12 Закону про оплату праці та главою VII «Оплата праці» КЗпП, зокрема, при заниженні розміру оплати праці при виплаті авансу.¹⁹

У разі виконання припису Держпраці та усунення виявлених порушень, передбачених абзацами четвертим, п’ятим, десятим частини другої статті 265 КЗпП, у визначені приписом строки заходи щодо притягнення до відповідальності не застосовуються (ч. шоста ст. 265 КЗпП).

У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136).²⁰

Крім роботодавця, за порушення законодавства про оплату праці винні посадові особи притягаються до дисциплінарної, матеріальної, адміністративної та кримінальної відповідальності згідно з законодавством (ст. 36 Закону про оплату праці).

Так, частиною першою статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення встановлено, що порушення встановлених термінів виплати заробітної плати, виплата її не в повному обсязі, а також інші порушення законодавства про працю тягнуть за собою накладення штрафу на винних посадових осіб підприємств та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі — нмдг), тобто від 510 до 1700 грн.²⁰

²⁰ Див. також роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 17.07.2023 в журналі «Все про працю і зарплату» № 6/2023, стор. 112.

Повторне протягом року вчинення вищевказаного порушення, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, або ті самі діяння, вчинені щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, тягнуть за собою накладення штрафу на винних посадових осіб підприємств і громадян  – суб’єктів підприємницької діяльності від 100 до 300 нмдг, тобто від 1700 до 5100 грн.²⁰

²⁰ Див. також роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 17.07.2023 в журналі «Все про працю і зарплату» № 6/2023, стор. 112.

Таким чином, якщо, наприклад, на підприємстві зарплата виплачується тільки один раз на місяць (за рішенням керівника або в разі подання працівниками заяв про таке отримання зарплати) або пізніше 7 календарних днів після закінчення періоду, за який вона виплачується, або в меншому розмірі, ніж нараховано або передбачено колективним договором (трудовим договором, штатним розписом), то винні в цих порушеннях посадові особи підприємства можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності.²¹

Крім адміністративної, передбачена і кримінальна відповідальність за невиплату заробітної плати, Так, відповідно до статті 175 Кримінального кодексу України безпідставна невиплата заробітної плати більш як за один місяць, вчинена умисно керівником підприємства або громадянином – суб’єктом підприємницької діяльності, карається штрафом від 500 до 1000 нмдг (тобто від 8500 грн до 17 000 грн) або виправними роботами на строк до 2 років, або пробаційним наглядом на той самий строк, з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3 років. Те саме діяння, якщо воно було вчинене внаслідок нецільового використання коштів, призначених для виплати заробітної плати, карається штрафом від 1000 до 1500 нмдг (тобто від 17 000 грн. до 25 500 грн.) або обмеженням волі на строк до 3 років, або позбавленням волі на строк до 5 років, з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3 років.²²

Особа звільняється від кримінальної відповідальності, якщо до притягнення до неї такою особою здійснено виплату заробітної плати працівникам.

Депонування заробітної плати

Згідно зі статтею 25 Закону про оплату праці працівник має право вільно розпоряджатися своєю заробітною платою, крім випадків, передбачених законодавством.²³

Отже, обов’язок роботодавця виплатити працівникові зарплату ще не означає, що працівник зобов’язаний її отримати. Тобто працівник може відмовитися, наприклад, від отримання авансу, якщо він бажає отримувати зарплату тільки один раз на місяць. У деяких випадках працівники хочуть, але не можуть фізично отримати належну їм зарплату, що виплачується з каси підприємства (наприклад, під час хвороби, при перебуванні у відрядженні, відпустці, виконанні державних або громадських обов’язків та з інших причин).

Вищевказане неотримання працівниками зарплати можливе тільки в разі її виплати готівкою через касу підприємства, коли працівник повинен особисто отримати належну йому зарплату (в цьому випадку він може доручити довіреній особі її отримання шляхом оформлення довіреності). При виплаті зарплати в безготівковій формі кошти перераховуються працівникам на їхні «зарплатні» рахунки в банку.

Якщо зарплата виплачується працівникам через касу підприємства, то роботодавець зобов’язаний у день виплати зарплати отримати в банку кошти на виплату зарплати всім працівникам, в тому числі тим, які відмовилися від її отримання. У такому випадку роботодавець виконає свій обов’язок щодо забезпечення своєчасної виплати зарплати.²⁴

Для виплати працівникам зарплати бухгалтерія передає до каси підприємства видаткові відомості або видатковий касовий ордер, за якими касир здійснює видачу готівки. Зазначені документи зберігаються в касі протягом всього часу розрахунків з працівниками. Зарплата, яка не була виплачена з каси підприємства в межах встановленого строку, депонується, тобто здається в банк. При цьому працівник, який не отримав зарплату, вважається депонентом.

Згідно з підпунктом 6 пункту 3 Положення № 148 депонована заробітна плата — готівка, одержана суб’єктами господарювання для виплат, пов’язаних з оплатою праці, та не виплачена в установлений строк окремим фізичним особам.

Таким чином, депонувати можна тільки ту зарплату, для виплати якої роботодавцем були створені всі умови, але отримати яку працівник не мав можливості або бажання протягом встановленого для її виплати строку.²⁴

Порядок дій касира при оформленні депонованої зарплати викладено в пункті 31 Положення № 148. Відповідно до зазначеного пункту після закінчення встановлених строків виплати зарплати за видатковими відомостями касир зобов’язаний:

• у видатковій відомості проти прізвищ осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано»;
• скласти реєстр депонованих сум;
• у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівка видавалася не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав» (підпис);
• здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.

Бухгалтер здійснює перевірку записів, зроблених касирами у видаткових відомостях, та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Таким чином, підприємство повинно виплатити заробітну плату своїм працівникам у встановлені строки, після закінчення яких сума готівки, що залишилася не виплаченою окремим фізичним особам (депонована заробітна плата), оформляється відповідно до вимог пункту 31 Положення № 148 і може бути здана до каси банку ( шляхом складання одного загального видаткового касового ордера) або залишатися в касі підприємства (в межах встановленого ліміту каси) і бути використана на потреби, які виникають в процесі функціонування підприємства.

Наказом Мінфіну від 29.12.2000 № 356 затверджено Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, а також затверджено форму реєстру депонованої заробітної плати.

Відповідно до пункту 38 зазначених Методичних рекомендацій аналітичний облік розрахунків за неотриману в установлений для виплати з каси підприємства термін суму з оплати праці (розрахунків з депонентами) ведеться в реєстрі депонованої заробітної плати. Реєстр складається касиром, який закриває платіжну (розрахунково-платіжну) відомість, окремо за кожний період виплати зарплати (якщо зарплата виплачується два рази на місяць, то і реєстр депонованих сум необхідно складати двічі). Реєстри депонованих сум перевіряються головним бухгалтером. Працівник підприємства, який веде облік депонованої заробітної плати на підставі видаткових касових ордерів, платіжних доручень та бухгалтерських довідок про списання заборгованості, щодо якою минув термін позовної давності, робить відмітку про сплату (перерахування, списання, перенесення) депонованої заробітної плати (графи 7 – 10 реєстру) і своїм підписом підтверджує кожну відображену операцію (див. приклад 4 і зразок заповнення реєстру нижче).

На початок року невиплачені суми депонованої заробітної плати із реєстрів за попередній рік переносяться у реєстр депонованої заробітної плати поточного року.

У бухгалтерському обліку згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Мінфіну від 30.11.99 № 291, заборгованість підприємства з виплат працівникам у разі одержання підприємством готівки для виплати через касу підприємства та неотримання її працівниками в установлений строк відображається за дебетом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» та кредитом субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами». Погашення заборгованості підприємства перед депонентом відображається за дебетом субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами».

Згідно з пунктом 2.65 Методичних рекомендацій щодо заповнення форм фінансової звітності, затверджених наказом Мінфіну від 28.03.2013 № 433, заборгованість підприємства з оплати праці, включаючи депоновану заробітну плату, відображається у статті «Поточна кредиторська заборгованість за розрахунками з оплати праці» (код рядка — 1630) розділу IІІ «Поточні зобов’язання і забезпечення» (середні і великі підприємства) або «Поточні зобов’язання» (малі і мікропідприємства) Пасиву Балансу.

Що стосується оподаткування при виплаті працівнику депонованої зарплати, то воно вже не відбувається, оскільки всі зобов’язання по сплаті ПДФО, ВЗ і ЄСВ з такої зарплати повинні бути вже виконані у вищерозглянутому порядку.

ПРИКЛАД 4

Відображення невиплаченої працівнику заробітної плати в реєстрі депонованої заробітної плати

16 вересня 2024 року (понеділок) підприємство отримало в банку готівку для виплати працівникам з каси зарплати за першу половину вересня. Згідно з даними платіжної відомості № 17 з 16 по 22 вересня 2024 року не була виплачена зарплата працівнику паливно-транспортного цеху (ПТЦ) підприємства Чубу В. К., який перебував у відрядженні. У зв’язку з цим 23 вересня 2024 року (понеділок) зарплата цього працівника в сумі 5220,00 грн була депонована з відображенням відповідного запису в реєстрі депонованої заробітної плати. Після повернення з відрядження 4 жовтня 2024 року працівник отримав з каси підприємства за видатковим касовим ордером № 190 зарплату за першу половину вересня.

У реєстрі депонованої заробітної плати зазначені операції відображаються таким чином:

Реєстр депонованої заробітної плати № 9

за вересень 2024 р.

Поряд- ковий № (табель- ний №)	Найме- нуван- ня цеху (від- ділу)	Номер пла- тіжної відо- мості	Прізвище, ім’я та по батькові	Дата виник- нення заборго- ваності	Сума неви- даної заро- бітної плати	Відмітка про сплату (перерахування, списання, перенесення)
						Дата	№ доку- мента	Сума	Підпис вико- навця
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
155 (97)	ПТЦ	17	Чуб В.К.	23.09.24	5220,00	04.10.24	Сплата, ВКО № 190	5220,00	Сабова
Усього			1	–	5220,00	–	1	5220,00	–

“23” вересня 2024 р.

ПРИКЛАД 5

Відображення невиплаченої працівнику заробітної плати в обліку підприємства

Звільнений 30 вересня 2024 року працівник підприємства не отримав з власної вини заробітну плату за вересень в день остаточного розрахунку, тому вона була депонована. 10 жовтня 2024 року працівник звернувся на підприємство за розрахунком, який був з ним проведено 11 жовтня 2024 року — працівнику з каси підприємства була виплачена заборгованість по заробітній платі в сумі 9660 грн (після вирахування ПДФО та ВЗ).

У бухгалтерському обліку підприємства операції депонування заробітної плати та її виплати відображаються таким чином:

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
Вересень 2024 року
1	Нараховано зарплату працівнику	92	661	12 000,00
2	Нараховано ЄСВ: 12 000 грн х 22%	92	651	2640,00
3	Утримано ПДФО: 12 000 грн х 18%	661	641/пдфо	2160,00
4	Утримано ВЗ: 12 000 грн х 1,5%	661	642/вз	180,00
5	Перераховано ЄСВ	651	311	2640,00
6	Перераховано ПДФО	641/пдфо	311	2160,00
7	Перераховано ВЗ	642/вз	311	180,00
8	Отримано в банку готівку для виплати зарплати працівнику: 12 000 – 2160 – 180	301	311	9660,00
9	Депоновано зарплату працівника	661	662	9660,00
10	Внесено депоновану зарплату працівника на поточний рахунок підприємства в банку	311	301	9660,00
Жовтень 2024 року
11	Отримано в банку готівку для виплати працівнику депонованої зарплати	301	311	9660,00
12	11 жовтня 2024 року погашено заборгованість з депонованої зарплати шляхом виплати працівнику з каси підприємства	662	301	9660,00

__________________________________________________________________________

У додатку 4ДФ до Податкового розрахунку сума депонованої заробітної плати відображається в графі 3 «Сума виплаченого доходу» розділу І тільки в місяці фактичної її виплати працівнику (пп. 2 п. 4 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4).

Строк позовної давності по заробітній платі

Якщо працівник, якому належить до виплати заробітна плата, тривалий час (кілька місяців, років) не з’являється на роботі (не бажає більше працювати на підприємстві, безвісно відсутній, звільнений, але не прийшов за розрахунком, тощо), підприємство не має права анулювати (списати) його заробітну плату, яка є депонованою. Такий «зниклий» працівник має право в будь-який час звернутися на підприємство, а останнє зобов’язане буде виплатити належну йому зарплату.

Якщо між працівником і роботодавцем виник трудовий спір стосовно виплати заробітної плати, то згідно з частиною першою статті 233 КЗпП працівник може звернутися із заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, крім випадків, передбачених частиною другою цієї статті.

Частиною другою статті 233 КЗпП визначено, що із заявою про вирішення трудового спору у справах про виплату всіх сум, що належать працівникові при звільненні, він має право звернутися до суду в тримісячний строк з дня одержання ним письмового повідомлення про суми, нараховані та виплачені йому при звільненні (стаття 116 КЗпП).

Якщо підприємство своєчасно нарахувало зарплату і зробило все для того, щоб своєчасно виплатити її працівнику, але він її не отримав (в тому числі після звільнення), після чого зарплата була депонована, то вважати це порушенням законодавства про оплату праці з боку підприємства немає підстав. Але якщо працівник звернеться до підприємства з вимогою виплатити заборгованість із зарплати, а підприємство її не виплатить, то це вже буде порушенням законодавства про оплату праці. Тому настійно рекомендуємо кредиторську заборгованість (депоновану заробітну плату) не списувати і обліковувати до повного погашення (тобто до виплати працівнику або його спадкоємцям).

Внесення боргу в депозит нотаріуса

Існує думка, що можна позбутися від багаторічного «хвоста» в обліку у вигляді депонованої заробітної плати, скориставшись нормами Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ), оскільки положення цього Кодексу застосовуються до трудових відносин, якщо вони не врегульовані іншими актами законодавства (ст. 9 ЦКУ). З огляду на те, що порядок виплати зарплати у разі тривалої відсутності працівника (його відмови від отримання зарплати) трудове законодавство, в т. ч. Закон про оплату праці, не регулює, то застосування норм ЦКУ в цьому питанні може бути правомірним.

У разі якщо заробітна плата з будь-яких причин своєчасно не отримана працівником, то вважається, що роботодавець має борг перед ним (аж до моменту отримання працівником коштів).

Стаття 537 ЦКУ передбачає такий спосіб виконання зобов’язань боржника перед кредитором, як внесення боргу в депозит нотаріуса (нотаріальної контори). На підставі цієї норми роботодавець може виплатити зарплату «зниклому» працівнику шляхом внесення «зарплатних» коштів у депозит нотаріуса. Але щоб уникнути непорозумінь з працівниками необхідно передбачити такий спосіб виконання зобов’язання в колективному договорі підприємства.

Перед тим, як внести кошти в депозит нотаріуса, необхідно вжити всіх можливих заходів для розшуку «зниклого» працівника. Зокрема, слід направити кілька рекомендованих листів на відомі адреси працівника, в яких повідомити про нараховану йому заробітну плату та необхідність її отримання (як і трудової книжки). У разі неможливості особистого отримання працівником зарплати її може отримати за довіреністю представник працівника.

Якщо вжиті заходи не дають бажаного результату, то роботодавець може скористатися внесенням боргу в депозит нотаріуса, хоча фактично цей механізм «працює» лише один рік.

Згідно зі статтею 85 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.93 № 3425-XII (далі — Закон про нотаріат) нотаріус приймає від боржника (тобто від підприємства) в депозит грошові суми для передачі їх кредитору (тобто працівнику). Про надходження грошових сум нотаріус повідомляє кредитора і на його вимогу видає йому грошові суми.

Для внесення суми зарплати в депозит нотаріуса роботодавець повинен звернутися до того нотаріуса, який має повноваження для вчинення нотаріальних дій в нотаріальному окрузі, де працівник отримував зарплату (за місцем розташування роботодавця працівника), оскільки згідно зі статтею 85 Закону про нотаріат і пунктом 1.2 глави 21 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 (далі — Порядок № 296/5), прийняття нотаріусом грошових сум проводиться за місцем виконання зобов’язання. Право прийняття в депозит грошових сум мають всі нотаріуси України — як приватні, так і державні.

Відповідно до розділу 1 глави 21 Порядку № 296/5 прийняття грошових сум у депозит для передавання кредитору здійснюється за відповідною заявою зацікавленої особи (боржника). Заява, з якою роботодавець (боржник) звертається до нотаріуса, має містити відомості про:

• роботодавця (найменування, місцезнаходження та податковий номер, реквізити поточного рахунку в банку);

• працівника (прізвище, ім’я, по батькові, серія та номер паспорта, коли та ким виданий, місце проживання та ідентифікаційний номер);

• мету та причини внеску;

• причини, з яких зобов’язання не може бути виконане безпосередньо.

Якщо невідомі місцезнаходження або інші відомості щодо особи, для передачі якій робиться внесок, в заяві вказуються останні відомі про неї відомості.

Унесення роботодавцем грошових сум у депозит нотаріуса проводиться шляхом переказу готівки через банки або безготівковим перерахуванням сум з рахунку особи на окремий поточний рахунок приватного нотаріуса тощо. Для зберігання грошових сум, прийнятих у депозит державними нотаріальними конторами, в органах державного казначейства відкриваються відповідні рахунки для обліку депозитних сум (п. 2.1 гл. 21 Порядку № 296/5).

На підставі виписок з рахунків, що свідчать про надходження відповідних сум, особі, яка внесла грошові суми в депозит, нотаріусом видається квитанція встановленого зразка (п. 3.1 гл. 21 Порядку № 296/5).

Нотаріус повідомляє кредитора (депонента) про надходження грошових сум і на його вимогу видає їх йому. Видача з депозиту грошових сум здійснюється за заявою, яку подає депонент (працівник). Якщо боржник (підприємство) не вказав адресу (місцезнаходження) кредитора (працівника) і нотаріусу ця адреса невідома, то боржник (підприємство) зобов’язаний самостійно повідомити кредитора (працівника) про внесення грошей у депозит нотаріуса. У повідомленні необхідно вказати адресу та ім’я нотаріуса (нотаріальної контори) (п.п. 2.2, 9.1, 1.6 гл. 21 Порядку № 296/5).

Нотаріус може повернути грошові суми підприємству, яке внесло їх у депозит (дебітору), лише за письмовою згодою на це особи, на користь якої був зроблений внесок (кредитора, депонента), або за рішенням суду (ст. 86 Закону про нотаріат, п. 10.1 гл. 21 Порядку № 296/5).

Невитребувані з депозиту грошові суми, що підлягають передачі фізичним та юридичним особам, зберігаються в депозиті протягом одного року, після спливу якого підлягають перерахуванню до державного бюджету (п. 10.2 гл. 21 Порядку № 296/5).

Таким чином, негативним моментом внесення боргу (депонованої зарплати) в депозит нотаріуса є те, що існує максимальний строк його зберігання — один рік. Якщо протягом цього строку кредитор (працівник) не отримає свої гроші у нотаріуса, боржник (підприємство) самостійно забрати їх не зможе (тільки за письмовою згодою депонента), і вони будуть перераховані до держбюджету, тобто підприємство їх втратить, але все одно залишиться боржником перед працівником (стосовно не виплаченої йому зарплати).