Компенсація працівникам витрат на проїзд у відрядженні

Статтею 121 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) встановлено, що працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку із службовими відрядженнями.

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством.

Нормативно-правовими актами, які визначають порядок і розміри зазначених виплат на відрядження, є:

– постанова Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — Постанова № 98);

– Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).

Норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 поширюються тільки на державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетні установи; працівники бюджетних установ). Якщо суб’єкт господарювання, громадська чи інша організація, які не мають статусу бюджетної установи, є одержувачами бюджетних коштів, то при направленні працівників у відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів в рамках виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, вони повинні дотримуватися норм Інструкції № 59.

На підприємства, які не отримують бюджетні кошти, норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 не поширюються.¹

Підприємства, які не є одержувачами бюджетних коштів (далі — госпрозрахункові підприємства), самостійно встановлюють порядок і норми відшкодування витрат на відрядження працівників, які направляються у відрядження. Такі підприємства можуть в колективному договорі, наприклад в розділі «Відрядження», або іншому внутрішньому (локальному) документі, наприклад, Положенні про відрядження, яке може бути додатком до колективного договору або затверджуватися окремим наказом керівника підприємства (далі — Положення про відрядження), визначити порядок направлення працівників у відрядження і виплати компенсації витрат на відрядження, в тому числі на проїзд. Положення про відрядження може бути складено на базі норм Постанови № 98 та Інструкції № 59, оскільки в цих нормативних документах врегульовано багато питань, які можуть виникнути при відрядженнях працівників, в тому числі порядок відшкодування відрядженим працівникам в певних розмірах витрат на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження. Якщо Положення про відрядження на підприємстві немає, то всі аспекти службового відрядження, в тому числі порядок компенсації витрат на проїзд, визначаються госпрозрахунковими підприємствами в наказі про відрядження.

Пункт 170.9 Податкового кодексу України визначає, які суми коштів, отриманих на відрядження (в тому числі на проїзд у відрядженні) або під звіт, що не повернуті у встановлений термін, включаються до оподатковуваного доходу платника податку (працівника).

Розглянемо детально порядок відшкодування працівникам «проїзних» витрат при відрядженнях в межах України та за кордон, а також порядок оподаткування та відображення в обліку підприємства «проїзної» компенсації, що виплачується працівникам.

Компенсація витрат на проїзд у складі авансу на відрядження

Згідно з пунктом 5 Постанови № 98, пунктом 4 розділу I «Загальні положення», пунктом 11 розділу II «Порядок відрядження в межах України», пунктом 5 розділу III «Порядок відрядження за кордон» Інструкції № 59 підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами як аванс для здійснення поточних витрат під час відрядження, які включають і витрати на оплату проїзду у відрядженні.

Оскільки законодавство не забороняє працівнику підприємства видавати кошти на відрядження частинами, то підприємство після видання наказу про відрядження спочатку може видати працівникові частину авансу для придбання проїзних квитків, а потім — перед відбуттям у відрядження — решту авансу згідно із затвердженим кошторисом витрат.

Перш ніж виплатити працівнику аванс на відрядження, роботодавець повинен визначити його суму за окремими витратами на відрядження, що підлягають відшкодуванню і включаються до авансу. Сума витрат на проїзд працівника у відрядженні попередньо визначається при складанні завдання і кошторису витрат на відрядження. Витрати на відрядження на проїзд, які включаються до авансу (вартість проїзних квитків, постільних речей в поїздах, перевезення та зберігання багажу, бронювання транспортних квитків тощо) можна визначити точно або приблизно, відвідавши сайти перевізників пасажирів або звернувшись до їхніх довідкових служб по телефону.

Оскільки витрати на відрядження, в тому числі на проїзд, відшкодовуються працівнику лише за період відрядження, необхідно пам’ятати, що в даний час законодавством не передбачено оформлення посвідчення про відрядження при направленні працівника у відрядження, тому тривалість відрядження визначається в наказі про відрядження.

Відповідно до пункту 7 розділу I Інструкції № 59 днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу (поїзда, літака, автобуса тощо) з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24.00 включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0.00 і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Дата на транспортному квитку вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні у разі, якщо строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого Постановою № 98. За ці дні працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи).

Отже, у разі затримки у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні з дозволу керівника підприємства (бюджетної установи) працівнику відшкодовуються витрати на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи.

Компенсація витрат у відрядженні на проїзд працівникам бюджетних установ

Вимоги до проїзду до місця відрядження і назад, а також особливості відшкодування витрат на проїзд при відрядженнях в межах України та за кордон для працівників бюджетних установ встановлено пунктами 7, 9 Постанови № 98, пунктами 6, 7 розділу ІІ та пунктами 7, 9 розділу III Інструкції № 59.

Відповідно до підпункту 1 пункту 7 Постанови № 98, пункту 6 розділу II та підпункту «а» пункту 7 розділу III Інструкції № 59 працівникам бюджетних установ за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортових зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

Згідно з пунктом 6 розділу II та пунктом 9 розділу IІI Інструкції № 59 витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

При відрядженнях в межах України працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції (вокзалу), пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник, або до місцеперебування у відрядженні. За наявності декількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація підприємства може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту. Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження згідно з підтвердними документами (п. 6 р. II Інструкції № 59).

На думку Мінфіну, викладену в листі від 17.08.2005 р. № 31-03173-07-18/17365, маршрут користування міським транспортом під час відрядження затверджує керівник підприємства наказом під час направлення працівника у відрядження (якщо такий маршрут заздалегідь відомий) або після повернення працівника з відрядження та подання авансового звіту з підтверджуючими документами.

Що стосується відшкодування витрат працівника на проїзд в маршрутному таксі та таксі, то Мінфін в листі від 15.10.2003 р. № 31-03173-07-29/3801 і ДПАУ в листі від 12.07.2006 р. № 13098/7/15-0317 з посиланням на норми Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III роз’яснили, що, оскільки перевезення пасажирів у режимі маршрутного таксі — це перевезення пасажирів на міському чи приміському автобусному маршруті загального користування за розкладом руху, то витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження на маршрутному таксі (автобусними маршрутами загального користування) відшкодовуються в розмірі вартості такого проїзду на підставі підтвердних документів. Перевезення на таксі — це перевезення пасажирів та їхнього багажу в індивідуальному порядку на пристосованих до таких перевезень легкових автомобілях, обладнаних таксометром, згідно із показниками якого здійснюється плата за проїзд. Тобто, відрядженому працівникові за наявності підтвердних документів (транспортного квитка) відшкодовуються витрати на проїзд маршрутним таксі як автобусним транспортом загального користування. Таксі не є одним з видів автобусних маршрутів загального користування, тому витрати на проїзд на таксі у відрядженні бюджетними установами не відшкодовуються (можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства).

При відрядженнях за кордон працівникові відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) в місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування. У разі потреби пересування по території держави відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися (якщо така пропозиція не надходить, працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту). Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства згідно з підтвердними документами (п. 9 р. IІI Інструкції № 59).

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) керівника підприємства. Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами (п. 10 Постанови № 98, п. 12 р. IІI Інструкції № 59).

Пунктом 9 Постанови № 98, пунктом 6 розділу II та пунктом 9 розділу IІI Інструкції № 59 встановлено, що при відрядженнях в межах України та за кордон працівнику відшкодовуються з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів та не є надміру витраченими коштами витрати на:

– проїзд відрядженого працівника у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу;

– перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується відряджений працівник.

Керівники бюджетних установ особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на проїзд у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу, а також витрат на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої включена до вартості квитка. Дозволи міністрам та керівникам інших центральних органів виконавчої влади на відшкодування зазначених витрат надаються Першим віце-прем’єр-міністром, а також віце-прем’єр-міністрами згідно з розподілом функціональних повноважень (п. 7 р. ІI, п. 9, 14 р. IІI Інструкції № 59).

При відрядженнях за кордон витрати працівників на проїзд залізницями в державах Азії та Африки відшкодовуються за тарифами 1-го класу (п. 9 р. IІI Інструкції № 59).

Відрядженому працівникові понад установлені суми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням згідно з підтвердними документами в оригіналі відшкодовуються також витрати на сплату податку на додану вартість (далі — ПДВ) у вартості придбаних проїзних документів, а при відрядженнях в межах України — ще і у вартості користування в поїздах постільними речами (п. 8 р. ІI, п. 10 р. IIІ Інструкції № 59).

При здійсненні витрат на території України підтверджуючими документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі — Закон про РРО) та Податкового кодексу України (далі — ПКУ), а також документи, визначені Інструкцією № 59. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави (п. 14 р. І Інструкції № 59).

Нагадаємо, що згідно з пунктом 4 статті 9 Закону про РРО реєстратори розрахункових операцій не застосовуються при продажу проїзних і перевізних документів на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів та на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю.

Згідно з пунктом 12 розділу ІI та пунктом 11 розділу IІI Інструкції № 59 витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:

– оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);

– роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);

– оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Згідно з пунктом 7 розділу IX «Реєстрація пасажирів та оформлення багажу» Правил повітряних перевезень та обслуговування пасажирів і багажу, затверджених наказом Державної авіаційної служби України від 26.11.2018 р. № 1239, під час реєстрації пасажиру надається посадковий талон (тобто документ (паперовий або мобільний), який підтверджує право пасажира на посадку до повітряного судна, що надається на підставі реєстрації пасажира на рейс), в якому зазначаються прізвище та ім’я пасажира, код ІАТА або код ІСАО авіаперевізника, номер рейсу, дата і час відправлення, час початку та закінчення посадки на борт повітряного судна, номер виходу на посадку і номер посадкового місця на борту повітряного судна (за наявності), інша інформація відповідно до правил авіаперевізника.

Відповідно до пункту 12 розділу ІI та пункту 11 розділу IІI Інструкції № 59 у разі втрати, знищення або зіпсуття оригіналу відривної частини посадкового талона пасажира відрядженому працівникові з дозволу керівника (або особи, з яким відрядження було погоджено) можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка за умови надання оригіналу довідки авіаперевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.

У разі якщо електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається документ (лист, акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка. Якщо ж такий частково використаний авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є ще і нероздільним, то до звіту додається також копія авіаквитка, завірена головним бухгалтером підприємства або уповноваженою на це особою.

При використанні електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (без посадочного талона та документа про оплату); у разі перевезення багажу — роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) — роздрукований на паперовому носії документ на послуги. У разі повернення електронного проїзного/перевізного документа на поїзд до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення. Інформацію про наявність і статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України (сайт «Укрзалізниці»: www.uz.gov.ua ).

Механізм обліку розрахункових операцій при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, а також вимоги до форм бланків проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті визначені Порядком оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженим спільним наказом Міністерства інфраструктури України та Міністерства доходів і зборів України від 30.05.2013 р. № 331/137 (далі — Порядок № 331/137).

Згідно з пунктом 1.4 Порядку № 331/137 посадочний документ — це візуальна форма електронного проїзного документа або його частини на паперовому або електронному носії інформації (мобільний телефон, смартфон, планшет, компактний персональний комп’ютер, чіп-карта тощо), яка містить унікальний код та унікальний номер електронного проїзного документа, інформація з якого зчитується відповідним пристроєм або заноситься до відповідної відомості за встановленою формою.

Проїзний документ — це розрахунковий документ установленої форми, оформлений на відповідному бланку проїзного документа чи сформований в електронному вигляді відповідно до вимог Порядку № 331/137 та чинного законодавства, що засвідчує укладення договору між залізницею і пасажиром на проїзд й видається пасажиру після оплати ним вартості цієї послуги.

Перевізний документ — розрахунковий документ установленої форми, оформлений на відповідному бланку перевізного документа чи сформований в електронному вигляді відповідно до вимог Порядку № 331/137 та чинного законодавства, що засвідчує укладення договору між залізницею і пасажиром (вантажовласником) на перевезення вантажу, вантажобагажу, багажу й видається пасажиру (відправнику, одержувачу багажу, вантажобагажу, вантажу) після оплати ним вартості цієї послуги.

Пунктом 5.6 Порядку № 331/137 встановлено, що посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками).

документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками).

Залежно від форми оплати працівником за електронний квиток розрахунковим документом є, зокрема, при оплаті за допомогою банківської платіжної картки (корпоративної або особистої платіжної картки працівника) квитанція платіжного термінала про оплату вартості квитків із застосуванням платіжної картки або виписка з відповідного рахунку, засвідчена підписом і печаткою (за наявності) банківської установи.

Згідно з пунктом 12 розділу ІI та пунктом 11 розділу IІI Інструкції № 59 у разі здійснення Інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка є роздрукований на паперовому носії проїзний документ.

У разі повернення проїзного документа на автобусні пасажирські перевезення до звіту додаються роздруковані на паперовому носії документи на повернення або документ (лист, акт, довідка) про повернення проїзного документа, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням.

Витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише в разі, якщо для цього були поважні причини (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат.

Транспортні витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами, працівникові не відшкодовуються.

Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих працівникові для компенсації транспортних витрат на відрядження (у тому числі на оплату вартості послуг із здійснення Інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби). Такі обмеження запроваджуються наказом про відрядження, виданим керівником підприємства (п. 5 р. I Інструкції № 59).

Витрати на проїзд за час перебування у відрядженні, що підлягають відшкодуванню працівникові, відшкодовуються також супроводжуючому (не більше ніж одному) відрядженого працівника у разі, якщо він має інвалідність I групи внаслідок порушення опорно-рухового апарату та зору (п. 7 Постанови № 98, п. 13 р. ІІ, п. 7 р. ІІI Інструкції № 59).

Компенсація витрат у відрядженні на проїзд працівникам госпрозрахункових підприємств

Більшість вищевикладених норм Постанови № 98 та Інструкції № 59 щодо відшкодування транспортних витрат відрядженим працівникам госпрозрахункові підприємства можуть застосовувати, якщо їх буде відображено в Положенні про відрядження.

В ньому можна встановити, що транспортні витрати, понесені працівниками у зв’язку з відрядженнями, відшкодовуються їм тільки за наявності оригіналів документів, що підтверджують такі витрати. Але в цьому випадку витрати на відрядження працівників на проїзд у метро під час відрядження при придбанні жетонів можна компенсувати лише за рахунок прибутку підприємства, оскільки будуть відсутні документи, що підтверджують їх придбання.

У той же час госпрозрахункові підприємства в Положенні про відрядження можуть передбачити компенсацію працівникам тих витрат, які не компенсуються працівникам бюджетних установ при їх перебуванні у відрядженнях, наприклад, витрати працівника на проїзд на таксі, за користування послугами платного залу очікування (кімнати відпочинку) авто- або залізничного вокзалу, витрати, понесені працівником на оплату користування послугами камери схову. Працівникам бюджетних установ компенсуються лише витрати, підтверджені багажними квитанціями, а квитанції камери схову не є багажними квитанціями (лист Мінфіну від 17.08.2005 р. № 31-03173-07-18/17365).

З метою компенсації витрат на придбання проїзних документів прізвище працівника, зазначене в проїзному квитку, має збігатися з прізвищем направленого у відрядження працівника згідно з наказом про відрядження, тобто працівник при отриманні проїзного документа повинен перевірити правильність зазначених у ньому відомостей, у т. ч. свої прізвище та ім’я, інакше підприємство не матиме підстав для компенсації йому витрат на придбання проїзного документа (лист Мінфіну від 21.10.2013 р. № 31-07230-16-10/30556).

Розрахунок з працівником за витратами на проїзд після повернення з відрядження

Підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований на відповідний рахунок аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження (п. 6 р. I Інструкції № 59).

Після повернення з відрядження працівник до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем завершення відрядження (прибуття до місця постійної роботи), зобов’язаний подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), форма якого затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841. За наявності сума надміру витрачених коштів (залишок коштів понад суму, витрачену згідно з авансовим звітом) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства (пп. 170.9.2 ПКУ, п. 5 Постанови № 98, п. 11 р. ІІ, п. 17 р. ІІІ Інструкції № 59). Разом з авансовим звітом подаються оригінали документів, що підтверджують суму транспортних витрат.

Якщо фактична вартість витрат на проїзд у відрядженні, підтверджена документально і зазначена в авансовому звіті, більше суми, виданої на проїзд у складі авансу, то бюджетна установа виплачує працівникові додаткові кошти (доплачує різницю). Для працівників бюджетних установ їх виплата має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником авансового звіту (п. 11 р. ІІ Інструкції № 59).

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження, яке здійснювалося за кордон, працівнику бюджетної установи необхідно виплатити додаткові кошти, їх виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день затвердження керівником авансового звіту. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником авансового звіту (п. 19 р. ІІІ Інструкції № 59).

Таким чином, в даний час Інструкція № 59 чітко визначає строк (3 банківських дня після затвердження авансового звіту), протягом якого бюджетна установа повинна компенсувати (виплатити) працівнику витрачені ним власні кошти на проїзд у відрядженні.

Госпрозрахункові підприємства самостійно (в колективному договорі, Положенні про відрядження) встановлюють граничний термін виплати коштів у вигляді компенсації працівникам витрачених ними власних коштів на проїзд у відрядженні.

Облік та оподаткування компенсації витрат на проїзд у відрядженні

Розділ ІІІ «Податок на прибуток підприємств» ПКУ не містить різниць за витратами на відрядження (в т. ч. на проїзд), тому усі витрати на відрядження, що включаються до витрат у бухгалтерському обліку, автоматично включаються і до «податкових» витрат (пп. 134.1.1 ПКУ).

Згідно з пунктами 15.1, 18, 19, 26 П(С)БО 16 «Витрати», затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.99 р. № 318, витрати на оплату відряджень включаються до витрат за категоріями працівників.

Жодних обмежень по включенню до витрат в бухгалтерському обліку витрат на відрядження, в тому числі на проїзд, П(С)БО 16 не містить, тому головна умова — такі витрати повинні бути підтверджені документально і пов’язані з господарською діяльністю підприємства.

Що стосується сплати податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) і військового збору (далі — ВЗ), то відповідно до підпункту 165.1.11 ПКУ не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (працівника) кошти, отримані таким платником податку (працівником) на відрядження або під звіт і розраховані згідно із пунктом 170.9 ПКУ, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження.

Відповідно до підпункту 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ не є доходом платника податку –фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємства, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО і ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), в тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Отже, дохід працівника у вигляді відшкодування витрат на проїзд у відрядженні, підтверджених документально, не обкладається ПДФО і ВЗ на підставі норм підпункту 165.1.11 і пункту 170.9 ПКУ.

У Податковому розрахунку ф. № 1ДФ не оподатковуваний ПДФО і ВЗ дохід у вигляді компенсації (в тому числі у складі авансу) витрат на проїзд у відрядженні, виплачений працівнику, не відображається.

Якщо працівник після повернення з відрядження не надасть документи, що підтверджують витрати на проїзд в такому відрядженні, то суми, виплачені йому в складі авансу для компенсації витрат на проїзд, підлягають оподаткуванню ПДФО і ВЗ на підставі підпункту 164.2.11 ПКУ. При цьому база оподаткування ПДФО збільшується на «натуральний» коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ).

У розділі I Податкового розрахунку ф. № 1ДФ вказаний оподатковуваний дохід працівника, збільшений на «натуральний» коефіцієнт, відображається за ознакою доходу «118».

Оподатковуваний дохід, ПДФО та ВЗ нараховуються в день затвердження авансового звіту. ПДФО і ВЗ сплачуються не пізніше 3 банківських днів з дня, що настає за днем нарахування оподатковуваного доходу (пп. 168.1.4 ПКУ).

Як зазначалося вище, якщо працівник затримався у відрядженні на вихідні дні, при цьому дата прибуття з відрядження, зазначена в проїзному документі, не збігається з останнім днем відрядження, зазначеним у наказі про відрядження, то вартість такого проїзного документа, відшкодована працівнику з дозволу керівника підприємства (абзаци третій, четвертий п. 7 р. I Інструкції № 59), не є оподатковуваним доходом і в Податковому розрахунку ф. № 1ДФ не відображається.

Якщо працівник госпрозрахункового підприємства згідно з датами на проїзних документах виїхав до місця відрядження раніше першого дня відрядження, зазначеного в наказі про відрядження або повернувся з місця відрядження до місця постійної роботи пізніше останнього дня відрядження, зазначеного в наказі про відрядження, якщо це було погоджено з роботодавцем і останній на підставі доповідної записки працівника, поданій ним після повернення з відрядження, видав наказ про зміну строків відрядження, то компенсація працівнику витрат на проїзд не вважається додатковим благом і не підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ.

Якщо бюджетна установа за рішенням керівника відшкодувала працівнику витрати на проїзд на таксі у відрядженні, то, з огляду на те, що ці витрати не підлягають обов’язковому відшкодуванню бюджетними установами, сума таких відшкодованих витрат вважається додатковим благом працівника і на підставі підпункту «г» пп. 164.2.17 ПКУ є об’єктом оподаткування ПДФО і ВЗ з відображенням в розділі I Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за ознакою доходу «126». Якщо у госпрозрахункового підприємства компенсація витрат на проїзд на таксі у відрядженні передбачена внутрішнім документом (Положенням про відрядження), то сума такої компенсації не обкладається ПДФО і ВЗ.

Якщо працівник при прямуванні до місця відрядження (назад) викупив двомісне купе вагона «СВ» (їхав в ньому один), при цьому проїзд оформлявся одним (загальним на два місця) проїзним документом, то компенсація такого проїзду не обкладається ПДФО і ВЗ.

Якщо працівнику відразу після відрядження було надано відпустку, яку він проводив за місцем відрядження або в іншому місці, то компенсація оплати проїзду з місця відпочинку (відпустки) до місця постійної роботи обкладається ПДФО і ВЗ як додаткове благо (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ).

Що стосується сплати єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ), то витрати на відрядження, зокрема вартість проїзду, не включаються до фонду оплати праці (п. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5) та вказані в пункті 6 розділу І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 р. № 1170.

Отже, такі витрати не є базою нарахування ЄСВ.