Бухгалтер: от принятия на работу до увольненияБухгалтер: від прийняття на роботу до звільнення

Все предприятия, учреждения, заведения, организации (далее — предприятие) независимо от формы собственности обязаны вести бухгалтерский учет в порядке, установленном законодательством. Порядок организации бухгалтерского учета на предприятии определен Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996).

Кто организует бухгалтерский учет на предприятии

В соответствии со статьей 8 Закона № 996 вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, хранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее 3 лет, несет уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или собственник в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неуклонное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления к учету первичных документов.

Таким образом, организовать и создать необходимые условия для ведения бухгалтерского учета на предприятии должен собственник предприятия или уполномоченный им орган (должностное лицо).

Формы организации ведения бухгалтерского учета на предприятии

Согласно части 4 статьи 8 Закона № 996 для обеспечения ведения бухгалтерского учета предприятие самостоятельно избирает одну из следующих форм его организации:

• введение в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;
• пользование услугами специалиста по бухгалтерскому учету, зарегистрированного как предприниматель, который осуществляет предпринимательскую деятельность без создания юридического лица;
• ведение на договорных началах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией или предприятием, субъектом предпринимательской деятельности, самозанятым лицом, которые осуществляют деятельность в сфере бухгалтерского учета и/или аудиторской деятельности;
• самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия (эта форма организации бухгалтерского учета не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться, и в бюджетных учреждениях).

Обращаем внимание, что вышеприведенный перечень является исчерпывающим, при этом не предусмотрена такая форма организации бухгалтерского учета на предприятии, как введение в штат предприятия должности главного бухгалтера без создания бухгалтерской службы. Поэтому если на предприятии не создана бухгалтерская служба во главе с главным бухгалтером (у главного бухгалтера нет в подчинении бухгалтеров, кассиров и т. д.), то вводить в штатное расписание должность главного бухгалтера нельзя. В этом случае для работника, который в одном лице будет вести бухгалтерский учет на предприятии, вводится в штат должность бухгалтера.¹

Наиболее распространенной из вышеприведенных форм организации ведения бухгалтерского учета на предприятии является создание бухгалтерской службы, поэтому рассмотрим, кто может стоять во главе этой службы и кто может быть у него в подчинении.

Должности (профессии) работников, обеспечивающих ведение
бухгалтерского учета на предприятии

Названия должностей, занимая которые работники обеспечивают ведение бухгалтерского учета на предприятии, приведены в Национальном классификаторе ГК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденном приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327 (далее — Классификатор профессий). Согласно этому Классификатору к «бухгалтерским» должностям относятся:

1) Законодатели, высшие государственные служащие, руководители, менеджеры (управляющие):

• руководители бухгалтерских подразделений (код профессии 1231):

– главный бухгалтер;

– заведующий цеховой бухгалтерии;

– начальник централизованной бухгалтерии.

• руководящие работники таможенных органов (код 1229.8):

– заместитель директора департамента – главный бухгалтер (таможенные органы);

– начальник службы – главный бухгалтер (таможенные органы).

• менеджеры (управляющие) по бухгалтерскому учету (код 1475.2).

2) Профессионалы: профессионалы в сфере аудита и бухгалтерского учета (код 2411):

• научные сотрудники (аудит, бухгалтерский учет) (2411.1);
• аудиторы и квалифицированные бухгалтеры (код 2411.2):

– бухгалтер (с дипломом магистра);

– бухгалтер-эксперт;

• профессионалы государственной службы и местного самоуправления (код 2419.3):

– специалист-бухгалтер.

3) Специалисты:

• бухгалтеры и кассиры-эксперты (код 3433):

– бухгалтер;

– ассистент бухгалтера-эксперта;

– кассир-эксперт.

4) Технические служащие:

• регистраторы бухгалтерских данных (код 4121):

– офисный служащий (бухгалтерия);

– учетчик по регистрации бухгалтерских данных.

Согласно примечанию 1 приложения В «Производные слова к профессиям (профессиональным названиям работ)» Классификатора профессий к профессиям (профессиональным названиям работ) могут применяться производные слова при условии сохранения отраслевой и функциональной принадлежности, квалификационных требований, исключения дублирования, сохранения кода вновь образованной профессии. К производным словам, приведенным в приложении В, относятся, в частности, «заместитель», «ведущий», «старший», «помощник», поэтому в штатное расписание могут быть введены должности, например «заместитель главного бухгалтера» (код профессии 1231), «ведущий бухгалтер (с дипломом магистра)» (код 2411.2) или «старший бухгалтер (с дипломом магистра)» (код 2411.2), «помощник бухгалтера» (код 3433).

Кроме того, названия профессий могут быть расширены пользователем терминами и словами, которые уточняют место работы, выполняемые работы, сферу деятельности при условии соблюдения лаконичности изложения, если иное не предусмотрено в Классификаторе профессий или соответствующих законодательно-правовых актах (примечание 2 приложения В).

В то же время двойные названия профессий (через дефис или с приведением уточнений в скобках), например «бухгалтер-кассир», не предусмотрены Классификатором профессий и не могут быть использованы в штатных расписаниях предприятий.²

Таким образом, именно вышеприведенные названия профессий (с учетом их дополнения разрешенными производными словами) указываются в штатном расписании и трудовых книжках работников, которые принимаются на работу для обеспечения ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Поскольку основными «действующими лицами» бухгалтерской службы предприятия являются главный бухгалтер и бухгалтеры, то рассмотрим, какие требования предъявляются к этим категориям работников.

Общие требования к главным бухгалтерам и бухгалтерам

Общим документом, который устанавливает требования к главным бухгалтерам и бухгалтерам, является Справочник квалификационных характеристик профессий работников Выпуск 1 «Профессии работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности», утвержденный приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29.12.2004 г. № 336 (далее — Справочник № 336). Этот Справочник является нормативным документом, обязательным по вопросам управления персоналом на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности и видов экономической деятельности.

Согласно разделу 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Справочника № 336 лицо, претендующее на должность главного бухгалтера или начальника (заведующего) отдела (управления) бухгалтерского учета (а также другие профессии руководителей подразделений бухгалтерского учета предприятий и организаций: начальник управления, начальник отдела (самостоятельного), начальник отдела (в составе управления), начальник бюро, начальник сектора, заведующий отделом (бюро), заведующий сектором в отделе (управлении) бухгалтерского учета), должно иметь:

1) Полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист);

2) Стаж бухгалтерской работы по профессиям руководителей низшего уровня: для магистра — не менее 2 лет, специалиста — не менее 3 лет.

Таким образом, главным бухгалтером может быть только лицо, имеющее полное высшее образование, и не может быть принято, например, на должность главного бухгалтера сельского совета лицо, не имеющее полного высшего образования (письмо Министерства финансов Украины от 10.01.2012 г. № 31-04320-13-2-23/467).

Лица, претендующие как профессионалы на остальные «бухгалтерские» должности, кроме вышеуказанных, должны отвечать следующим квалификационным требованиям:

– ведущий бухгалтер (с дипломом специалиста): полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист); стаж работы по профессии бухгалтера I категории — не менее 2 лет;

– бухгалтер I категории (с дипломом специалиста): полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист); для магистра — без требований к стажу работы, специалиста — стаж работы по профессии бухгалтера II категории — не менее 2 лет;

– бухгалтер II категории (с дипломом специалиста): полное высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист); стаж работы по профессии бухгалтера — не менее 1 года;

– бухгалтер (с дипломом специалиста): полное высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист) без требований к стажу работы.

Лица, претендующие как специалисты на «бухгалтерские» должности, обязаны отвечать следующим квалификационным требованиям:

– бухгалтер I категории: базовое или неполное высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист); стаж работы по профессии бухгалтера II категории — не менее 1 года;

– бухгалтер II категории: базовое или неполное высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист) и стаж работы по профессии бухгалтера — не менее 1 года;

– бухгалтер: базовое или неполное высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист); для бакалавра — без требований к стажу работы, младшего специалиста — стаж работы на должности технического служащего в областях финансовой деятельности, работы с базами данных, статистики, бухгалтерского учета — не менее 1 года.

Технические служащие — конторский (офисный) служащий (бухгалтерия) и учетчик по регистрации бухгалтерских данных должны иметь полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональную подготовку на производстве без требований к стажу работы.

Что касается необходимости выполнения предприятиями вышеприведенных требований Справочника № 336, то согласно пункту 11 Общих положений этого документа лица, которые не имеют соответствующего образования или стажа работы, установленных квалификационными требованиями, но имеют достаточный практический опыт и успешно выполняют в полном объеме возложенные на них задачи и обязанности, в порядке исключения, могут быть оставлены на занимаемой должности или назначены на соответствующие должности по рекомендации аттестационной комиссии (если иное не предусмотрено актами, имеющими высшую юридическую силу).

Что касается квалификационных категорий, то они повышаются прежде всего тем работникам, которые успешно выполняют должностные задачи и обязанности, творчески и добросовестно относятся к служебным поручениям и требованиям должностных инструкций. Присвоение и повышение квалификационных категорий работникам осуществляют комиссии по проведению квалификационной аттестации (п. 10 Общих положений Справочника № 336).

Ссылаясь на вышеприведенную норму, Министерство труда и социальной политики Украины в письме от 29.05.2008 г. № 133/13/116-08 разъяснило следующее. Для повышения квалификационной категории работнику (работникам) главный бухгалтер (заведующий) обращается с ходатайством к руководителю предприятия. В случае положительного решения вопроса руководителем предприятия издается приказ о повышении категории работнику, и при наличии вакансии по полученной категории работник может занять эту вакансию. Квалификационная категория также может быть повышена по рекомендации аттестационной комиссии в ходе проведения очередной или внеочередной аттестации. Порядок присвоения квалификационной категории может регламентироваться положением, которое принимается на предприятии как приложение к коллективному договору или утверждается руководителем по согласованию с профсоюзным органом, в соответствии с которым возможно создание комиссии для решения вышеупомянутых вопросов. Квалификационная категория работнику устанавливается в пределах квалификационных требований квалификационной характеристики на занимаемую должность. Перед прохождением аттестации работникам бухгалтерии обучение не проводится, если иное не предусмотрено во внутренних документах предприятия (учреждения). Полученная квалификационная категория сохраняется за работником (работниками) до получения очередной категории.

Кроме требований, установленных Справочником № 336, отдельными отраслевыми документами в соответствующих сферах предусмотрены дополнительные требования к главным бухгалтерам.

Требования к главным бухгалтерам участников рынка ценных бумаг

В настоящее время действует решение Национальной комиссии по ценным бумагам и фондовому рынку (далее — НКЦБФР) от 25.04.2013 г. № 769, которым утверждены Профессиональные требования к главным бухгалтерам профессиональных участников рынка ценных бумаг. Эти Профессиональные требования распространяются на лиц, занимающих должность главного бухгалтера профессиональных участников фондового рынка (кроме банков).

Согласно разделу 4 указанных Профессиональных требований главный бухгалтер профессионального участника фондового рынка (кроме банков) должен соответствовать следующим профессиональным требованиям:

1) иметь полное высшее образование (специалист, магистр);

2) иметь документ о повышении квалификации путем подготовки по типовой программе профессиональной подготовки бухгалтеров профессиональных участников фондового рынка, утвержденной решением НКЦБФР, и аттестации в порядке, определенном Положением о порядке обучения и аттестации специалистов по вопросам фондового рынка, утвержденным приказом Государственной комиссии по ценным бумагам и фондовому рынку от 24.09.96 г. № 215. В случае отсутствия такого документа в 3-месячный срок после принятия на работу на должность главного бухгалтера пройти повышение квалификации. Проходить данное повышение квалификации не реже одного раза в 3 года;

3) не иметь непогашенной или неснятой судимости за преступления против собственности, в сфере хозяйственной и служебной деятельности, а также не быть лишенным права занимать определенные должности и заниматься определенной деятельностью;

4) иметь стаж трудовой деятельности на должности бухгалтера или главного бухгалтера не менее 2 лет в финансовом учреждении или не менее 5 лет в любом другом учреждении.

В случае если у профессионального участника фондового рынка отсутствует должность главного бухгалтера, указанные требования применяются к лицу, исполняющему обязанности по ведению бухгалтерского учета у профессионального участника фондового рынка.

Требования к главным бухгалтерам финансовых учреждений

Распоряжением Государственной комиссии по регулированию рынков финансовых услуг Украины от 13.07.2004 г. № 1590 утверждены Профессиональные требования к руководителям и главным бухгалтерам финансовых учреждений (далее — Профессиональные требования № 1590), которые распространяются на страховщиков, кредитные союзы, ломбарды, администраторов негосударственных пенсионных фондов, другие финансовые учреждения, кроме банков, институтов совместного инвестирования и некоторых других финансовых учреждений.

Нормы Профессиональных требований № 1590 распространяются, в частности, на: главных бухгалтеров финансовых учреждений, возглавляющих созданную бухгалтерскую службу в финансовом учреждении; должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета, если в финансовом учреждении не создана бухгалтерская служба во главе с главным бухгалтером (штатный бухгалтер, лицо, которое его замещает, или лицо, на которое возложено ведение на договорных началах бухгалтерского учета, как-то: внештатный специалист по бухгалтерскому учету, зарегистрированный как физическое лицо – предприниматель, осуществляющий предпринимательскую деятельность без создания юридического лица, и специалист по бухгалтерскому учету централизованной бухгалтерии или аудиторской фирмы).

В соответствии с пунктом 3.1 раздела 3 Профессиональных требований № 1590 главный бухгалтер финансового учреждения (кроме предприятий, представляющих общественный интерес) должен соответствовать следующим профессиональным требованиям:

– иметь высшее образование не ниже степени бакалавра;

– пройти повышение квалификации и сдать экзамен на соответствие знаний профессиональным требованиям по типовой программе повышения квалификации главных бухгалтеров, составленной по направлению деятельности финансового учреждения и утвержденной Нацкомфинуслуг. Продолжительность курса повышения квалификации должна быть не менее 72 часов;

– иметь стаж работы руководителем в сфере финансовой и/или бухгалтерской деятельности или стаж работы на рынках финансовых услуг на должностях, связанных с финансовой или бухгалтерской деятельностью, не менее 3 лет;

– иметь безупречную деловую репутацию. Лицо не имеет безупречной деловой репутации в случае наличия признаков, определенных пунктом 22 Лицензионных условий осуществления хозяйственной деятельности по предоставлению финансовых услуг (кроме профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг), утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 07.12.2016 г. № 913.

Согласно пункту 22 вышеуказанных Лицензионных условий признаками отсутствия безупречной деловой репутации являются:

1) лицо в установленном законодательством порядке лишено права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;

2) лицо имеет не погашенную или не снятую в установленном законом порядке судимость за умышленные преступления, преступления в сфере хозяйственной и служебной деятельности;

3) лицо было руководителем, главным бухгалтером или владельцем существенного участия в финансовом учреждении не менее 6 месяцев в течение одного года, предшествующего принятию решения соответствующим государственным органом о применении меры воздействия в виде: отзыва/аннулирования всех лицензий у финансового учреждения (применяется в течение 5 лет со дня принятия решения соответствующим государственным органом об отзыве/аннулировании лицензии); отстранения руководства от управления финансовым учреждением и назначения временной администрации в финансовом учреждении в случае установления нарушений финансовым учреждением законов и других нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению финансовых услуг (применяется в течение 5 лет со дня принятия решения соответствующим государственным органом об отстранении руководства от управления финансовым учреждением и назначения временной администрации);

4) лицо было руководителем, главным бухгалтером или владельцем существенного участия в финансовом учреждении не менее 6 месяцев, если такое финансовое учреждение в этот период или в течение одного года после этого было признано банкротом и/или подвергнуто процедуре принудительной ликвидации (применяется в течение 10 лет со дня признания финансового учреждения банкротом или начала процедуры принудительной ликвидации);

5) наличие информации, что лицо включено в перечень лиц, связанных с террористической деятельностью или относительно которых применены международные санкции, в установленном законодательством порядке.

Главный бухгалтер предприятия, представляющего общественный интерес, должен соответствовать требованиям Закона № 996. Другие требования к такому главному бухгалтеру могут быть определены законом.

При смене главного бухгалтера финансового учреждения новоназначенный главный бухгалтер в случае, если он не проходил повышение квалификации и не сдавал экзамен согласно абзацу третьему пункта 3.1 раздела 3 Профессиональных требований № 1590 или в течение последних 3 лет не проходил повышение квалификации по форме «специализация», должен в 3-месячный срок с даты его назначения пройти указанное повышение квалификации и сдать экзамен (п. 3.3 р. 3 Профессиональных требований № 1590).

Главные бухгалтеры финансовых учреждений (в т. ч. предприятий, представляющих общественный интерес), которые прошли повышение квалификации и сдали экзамен согласно абзацу третьему пункта 3.1 раздела 3 Профессиональных требований № 1590, каждые 3 года должны сдавать экзамен на соответствие знаний профессиональным требованиям по соответствующей типовой программе повышения квалификации главных бухгалтеров, утвержденной Нацкомфинуслуг. С целью подготовки к сдаче экзамена на соответствие знаний профессиональным требованиям главные бухгалтеры могут пройти обучение по соответствующим типовым программам повышения квалификации главных бухгалтеров (п. 3.4 р. 3 Профессиональных требований № 1590).

Требования к знаниям главных бухгалтеров и бухгалтеров

Справочник № 336 содержит требования к знаниям, которыми должны владеть главные бухгалтеры и бухгалтеры.

Так, главный бухгалтер (руководитель бухгалтерской службы или руководитель подразделения бухгалтерского учета предприятий, учреждений и организаций) должен знать: законы Украины; указы Президента Украины, постановления, распоряжения, решения Кабинета Министров Украины, НБУ, ГНСУ (ГФСУ, ГНАУ, Миндоходов) по вопросам правовых основ регулирования хозяйственной деятельности предприятия, национальные положения (стандарты) бухгалтерского учета (далее — НП(С)БУ) и другие нормативно-правовые акты Министерства финансов Украины о порядке ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности, а также методические документы министерства и других центральных органов исполнительной власти по отраслевым особенностям применения НП(С)БУ; основы технологии производства продукции, порядок оформления операций и организацию документооборота по разделам учета, формы и порядок расчетов, порядок приема, зачисления на баланс, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, правила проведения инвентаризаций активов и обязательств; экономику, организацию производства, труда и управления; налоговое дело, основы гражданского права; трудовое, финансовое, хозяйственное законодательство.

Бухгалтер (с дипломом специалиста) и бухгалтер должны знать: нормативные, методические и другие руководящие материалы по организации и ведению бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности; учетную политику, систему регистров бухгалтерского учета (для бухгалтера — еще порядок и способы регистрации информации), правила документооборота и технологию обработки учетной информации на предприятии; план счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций; систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета, отчетности и контроля.

Обращаем внимание, что Справочник № 336 не устанавливает, кем и каким образом проводится проверка наличия вышеуказанных знаний у главных бухгалтеров и бухгалтеров во время принятия на работу или в процессе работы. Долгое время принятие на работу главного бухгалтера в бюджетное учреждение и проверка его знаний осуществлялись согласно Порядку согласования назначения на должность и освобождения от должности главного бухгалтера бюджетного учреждения, утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 21.02.2011 г. № 214. Но с 03.04.2015 г. этот документ отменен.

В то же время продолжает действовать Порядок проведения оценки выполнения главным бухгалтером бюджетного учреждения своих полномочий, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 01.12.2011 г. № 1537. Его нормы определяют порядок проведения Государственной казначейской службой Украины (далее — Казначейство) и ее территориальными органами оценки выполнения главным бухгалтером бюджетного учреждения своих полномочий. Для организации проведения оценки каждым органом Казначейства создается комиссия по оценке выполнения главным бухгалтером бюджетного учреждения своих полномочий, которую возглавляет руководитель органа Казначейства или его заместитель. Оценке подлежит деятельность главного бухгалтера, работающего на занимаемой должности не менее года, а также который вследствие организационных изменений занимает должность менее года, если его должностные обязанности не изменились. Оценка осуществляется один раз в год до 1 мая путем проведения внутреннего и внешнего оценивания деятельности главного бухгалтера. Перечень вопросов формируется исходя из полномочий главного бухгалтера и задач бухгалтерской службы, определенных Типовым положением о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 26.01.2011 г. № 59.

На хозрасчетных предприятиях проверка знаний лица, претендующего на должность  главного бухгалтера, относится к компетенции руководителя предприятия (собственника). Проверка знаний лиц, претендующих на должность бухгалтера, осуществляется, как правило, главным бухгалтером, поскольку именно у него такие лица будут работать в подчинении.

В соответствии со статьей 11 Закона Украины «О профессиональном развитии работников» от 12.01.2012 г. № 4312-VI (далее — Закон № 4312) работодатели могут проводить аттестацию работников. Категории работников, подлежащих аттестации, и периодичность ее проведения определяются коллективным договором (при его отсутствии — работодателем по согласованию с профсоюзным органом). Аттестация работников проводится не чаще одного раза в 3 года. Информация о проведении аттестации доводится до сведения работников не позднее чем за 2 месяца до ее проведения.

Аттестационная комиссия принимает решение о соответствии или несоответствии работника занимаемой должности (ч. 1 ст. 13 Закона № 4312).

Кроме того, если работодатель заинтересован в повышении профессиональных знаний уже работающих у него бухгалтеров, то он может организовать их профессиональное обучение (ст. 6 Закона № 4312).³

Полученные в результате профессионального (формального и неформального) обучения знания безусловно позволят бухгалтерам избегать ошибок при ведении бухгалтерского (налогового) учета на предприятии, а работодателю — быть уверенным в том, что с ведением такого учета будет все в порядке.

Обязанности главного бухгалтера

В настоящее время нормативно-правовыми актами, устанавливающими обязанности главных бухгалтеров и бухгалтеров, являются Закон № 996, Справочник № 336, а также ряд отраслевых нормативных актов. Как правило, нормативные акты, устанавливающие обязанности главного бухгалтера (бухгалтера) на предприятиях различных отраслей, приняты в соответствии со Справочником № 336 и дублируют его нормы.

В соответствии с частью 7 статьи 8 Закона № 996 главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия (далее — главбух), выполняет следующие обязанности:

• обеспечивает соблюдение на предприятии установленных единых методологических основ бухгалтерского учета, составление и представление в установленные сроки финансовой отчетности;
• организует контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета (далее — бухучет) всех хозяйственных операций;
• участвует в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, кражи и порчи активов предприятия;
• обеспечивает проверку состояния бухучета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях предприятия;
• подает в установленном порядке и в случаях, предусмотренных Законом Украины «О предотвращении и противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения», информацию центральному органу исполнительной власти, реализующему государственную политику в сфере предотвращения и противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения.

Справочником № 336 должность главного бухгалтера отнесена к должностям руководителей, а задачи и обязанности главбуха детализированы по сравнению с указанными в Законе № 996.

Согласно пункту 2 «Главный бухгалтер» подраздела «Руководители» Квалификационных характеристик раздела 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Справочника № 336 к задачам и обязанностям главбуха относятся:

• обеспечение ведения бухучета с соблюдением единых методологических принципов, установленных Законом № 996, с учетом особенностей деятельности предприятия и технологии обработки учетных данных;
• организация работы бухгалтерской службы, контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;
• востребование от подразделений, служб и работников обеспечения неуклонного соблюдения порядка оформления и представления к учету первичных документов;
• принятие всех необходимых мер для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухучета и хранения обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока;
• обеспечение составления на основе данных бухучета финансовой отчетности предприятия, ее подписания и представления в установленные сроки пользователям;
• осуществление мероприятий по предоставлению полной, правдивой и непредвзятой информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движении денежных средств предприятия;
• участие в подготовке и представлении других видов периодической отчетности, предусматривающих подпись главного бухгалтера, в органы высшего уровня в соответствии с нормативными актами, утвержденными формами и инструкциями;
• по согласованию с собственником (руководителем) предприятия обеспечение перечисления налогов и сборов, предусмотренных законодательством, проведение расчетов с другими кредиторами в соответствии с договорными обязательствами;
• осуществление контроля за ведением кассовых операций, рациональным и эффективным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
• участие в проведении инвентаризационной работы на предприятии, оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, кражи и порчи активов предприятия;
• обеспечение проверки состояния бухучета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях;
• управление работниками бухгалтерской службы предприятия и распределение между ними должностных заданий и обязанностей, ознакомление этих работников с нормативно-методическими документами и информационными материалами, касающимися их деятельности, а также с изменениями в действующем законодательстве.

Кроме вышеперечисленных прямых обязанностей, в обязанности главбуха входит организация работы по подготовке предложений для собственника (руководителя) предприятия относительно:

• определения учетной политики предприятия, внесения изменений в выбранную учетную политику, выбора формы бухучета с учетом деятельности предприятия и технологии обработки учетных данных;
• разработки систем и форм внутрихозяйственного (управленческого) учета и правил документооборота, дополнительной системы счетов и регистров аналитического учета, отчетности и контроля хозяйственных операций;
• определения прав работников на подписание первичных и сводных учетных документов;
• выбора оптимальной структуры бухгалтерской службы и численности ее работников, повышения профессионального уровня бухгалтеров, обеспечения их справочными материалами;
• улучшения системы информационного обеспечения управления и путей прохождения обработанной информации до исполнителей;
• внедрения автоматизированной системы обработки данных бухучета с учетом особенностей деятельности предприятия или усовершенствования действующей;
• обеспечения сохранности имущества, рационального и эффективного использования материалов, трудовых и финансовых ресурсов, привлечения кредитов и их погашения;
• выделения на отдельный баланс филиалов, представительств, отделений и других обособленных подразделений предприятия и включения их показателей в финансовую отчетность предприятия.

Обращаем внимание, что Справочник № 336 является основой для разработки должностных инструкций, которые закрепляют обязанности, права и ответственность работников (п. 4 Общих положений Справочника № 336). Конкретный перечень должностных обязанностей определяется должностными инструкциями, которые разрабатывают и утверждают работодатели, учитывая конкретные задачи и обязанности, функции, права, ответственность работников и особенности штатного расписания предприятия (п. 6 Общих положений Справочника № 336).

Таким образом, все вышеприведенные обязанности с учетом особенностей, связанных с определенным видом деятельности предприятия, можно указать в должностной инструкции главбуха или отразить в трудовом договоре с работником, который принимается на должность главбуха. Также в указанных документах должны быть отражены полномочия, права и ответственность главбуха, а также порядок взаимодействия бухгалтерии с другими службами предприятия.

Хотя вышеперечисленные обязанности главбуха не включают ведение налогового учета на предприятии (главбух должен только по согласованию с собственником (руководителем) обеспечить перечисление налогов и сборов), практика показывает, что в должностные обязанности главбуха включается и ведение налогового учета, хотя ни один действующий нормативный акт такой прямой нормы не содержит. В то же время пунктами 48.5.1 и 48.6 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) определено, что если налоговая декларация подается налоговыми агентами – юридическими лицами, то она должна быть подписана руководителем плательщика налогов (налогового агента) или уполномоченным лицом, а также лицом, отвечающим за ведение бухгалтерского учета и представление налоговой декларации в контролирующий орган (ГНСУ).

То есть, получается, что главбух обязан подписывать налоговую отчетность, а подписывать ее и не участвовать в ее заполнении (фактически не участвовать в ведении налогового учета) практически невозможно.

Для главбухов бюджетных учреждений обязанности установлены также в Типовом положении о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденном постановлением Кабинета Министров Украины от 26.01.2011 г. № 59. Фактически они повторяют вышеизложенные обязанности главбуха.

Обязанности бухгалтера

Обязанности и задачи бухгалтера (с дипломом специалиста) и бухгалтера определены только Справочником № 336.

Обязанности бухгалтера (с дипломом специалиста)

Согласно пункту 2 подраздела «Профессионалы» Квалификационных характеристик раздела 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Справочника № 336 к обязанностям бухгалтера (с дипломом специалиста) относятся:

• самостоятельное и в полном объеме ведение учета необоротных активов, запасов, денежных средств, расчетов и других активов, собственного капитала и обязательств, доходов и расходов по принятой на предприятии форме бухучета с соблюдением единых методологических основ бухучета и с учетом особенностей деятельности предприятия и технологии обработки данных;
• обеспечение полного и достоверного отражения информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, на счетах бухучета;
• по согласованию с собственником (руководителем) предприятия и руководителем подразделения бухгалтерского учета представление в банковские учреждения документов для перечисления денежных средств в соответствии с определенными налогами и платежами, а также для расчетов с другими кредиторами согласно договорным обязательствам;
• участие в проведении инвентаризации активов и обязательств, оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, кражи и порчи активов предприятия, в проверках состояния бухучета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях предприятия;
• подготовка данных для включения их в финансовую отчетность, составление отдельных ее форм, а также форм другой периодической отчетности, основанной на данных бухучета;
• обеспечение подготовки обработанных документов, регистров и отчетности для хранения их в течение установленного срока;
• постоянное ознакомление и изучение новых нормативно-методических и справочных документов по вопросам организации и ведения бухучета и внесение предложения по их внедрению на предприятии;
• участие в подготовке предложений относительно:

– внесения изменений в избранную учетную политику, усовершенствования внутрихозяйственного (управленческого) учета и правил документооборота;

– разработки дополнительной системы счетов и регистров аналитического учета, отчетности и контроля хозяйственных операций;

– обеспечения сохранности имущества, рационального и эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, привлечения кредитов и их погашения, регулирования деятельности предприятия и других вопросов, связанных с информацией о финансовом положении предприятия и результатах его деятельности.

Обязанности бухгалтера

Согласно пункту 7 подраздела «Специалисты» Квалификационных характеристик раздела 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Справочника № 336 к обязанностям бухгалтера I категории, бухгалтера II категории, бухгалтера относятся:

• самостоятельное составление или принятие к учету первичных документов, систематизация информации, отраженной в этих документах, подготовка промежуточных расчетов для учета хозяйственных операций и представление их на рассмотрение;
• начисление заработной платы, выполнение других расчетов с работниками, гражданами и юридическими лицами в соответствии с действующим законодательством;
• участие в проведении инвентаризации активов и обязательств;
• ведение аналитического учета в разрезе объектов внебалансового учета;
• осуществление накопления и обобщения информации в необходимом разрезе (детализации) о:

– наличии и движении денежных средств и денежных документов в кассе предприятия, а также денежных средств, находящихся на текущих счетах в национальной валюте, других счетах в банке в иностранной валюте, а также денежных средств в пути;

– получении и погашении задолженности по долгосрочным и краткосрочным займам;

– расчетах с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, разными дебиторами и кредиторами;

– выданных и полученных краткосрочных или долгосрочных векселях, долгосрочных и текущих обязательствах;

– наличии и движении основных средств, других необоротных материальных активов, нематериальных активов, износе необоротных активов, а также капитальных и финансовых инвестициях;

– наличии и движении производственных запасов;

– расходах на производство;

– доходах от операционной, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;

– собственном капитале и обеспечении обязательств.

Вышеперечисленные обязанности бухгалтера являются общими. На каждом предприятии в зависимости от структуры бухгалтерской службы и стоящих перед ней задач устанавливаются конкретные обязанности для каждого работника бухгалтерии, как правило, по согласованию с главным бухгалтером. Эти обязанности «закрепляются» в должностной инструкции бухгалтера и трудовом договоре с ним. В должностную инструкцию бухгалтера могут быть включены дополнительные обязанности, но они не должны ограничивать права и трудовые гарантии работника, установленные трудовым законодательством.

Дополнительные обязанности главбуха и бухгалтера

Иногда руководители предприятий обязывают (просят) главбухов (бухгалтеров) выполнять и «небухгалтерские» обязанности, например, разрабатывать финансовые планы, вести деловые переговоры, заниматься маркетингом, рекламой, вести кадровое делопроизводство, выполнять обязанности юриста, секретаря, кассира и т. д. Указанные обязанности не относятся к вышерассмотренным прямым обязанностям главбухов (бухгалтеров), но могут быть возложены на главбуха (бухгалтера) как на наемного работника в соответствии с условиями трудового договора.

Напомним, что согласно статье 21 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) работник обязуется выполнять работу, определенную трудовым договором, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату. До начала работы по заключенному трудовому договору работодатель обязан разъяснить работнику его права и обязанности (ст. 29 КЗоТ). При этом работник обязан выполнять порученную ему работу лично и не имеет права перепоручать ее выполнение другому лицу (ст. 30 КЗоТ). Работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 31 КЗоТ).

Таким образом, если в обязанности главбуха (бухгалтера) как наемного работника в соответствии с трудовым договором входят «небухгалтерские» обязанности, то работник обязан их выполнять. Если же «небухгалтерские» обязанности не предусмотрены трудовым договором, то главбух (бухгалтер) вправе отказаться от их выполнения. Поэтому рекомендуем бухгалтерам при принятии на работу тщательно изучать свои обязанности, указанные в разделе «Обязанности работника» трудового договора, а работодателям — не нарушать законодательство о труде.

Что касается выполнения бухгалтером дополнительных обязанностей кассира, то в соответствии с пунктом 45 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 29.12.2017 г. № 148, на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены выполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время выполнения им обязанностей кассира. Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возлагать в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

Таким образом, в случае необходимости временной замены кассира или отсутствия должности кассира выполнение его обязанностей может возлагаться по письменному приказу руководителя на бухгалтера с заключением договора о полной материальной ответственности. 

Что касается возможности главбуха выполнять свои должностные обязанности во время пребывания в ежегодном отпуске без заключения гражданско-правового договора, то Минсоцполитики в письме от 17.10.2016 г. № 376/06/186-16 (см. ВТЗ № 1/2017, стр. 125) разъяснило следующее. Главный бухгалтер предприятия является должностным лицом, состоящим с предприятием в трудовых отношениях, регулируемых нормами трудового законодательства Украины. В период отпуска главный бухгалтер не может выполнять должностные обязанности, поскольку отпуск является формой отдыха, который гарантируется всем работникам (ст. 45 Конституции Украины). В период отпуска работник не может быть привлечен к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей, поэтому его полномочия на этот период должны быть прекращены. Невозможность выполнения работником своих обязанностей во время отпуска можно обосновать также тем обстоятельством, что статьей 79 КЗоТ предусмотрена возможность отзыва работника из отпуска в установленном порядке. Также законодательством предусмотрена возможность совмещения должностей и выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Для выполнения функций главного бухгалтера на время его отпуска может быть назначен исполняющий обязанности главного бухгалтера, который пользуется всеми полномочиями главного бухгалтера, в том числе правом подписи документов.

Порядок принятия на работу главного бухгалтера

Если на предприятии вакантна должность главного бухгалтера или при отсутствии бухгалтерской службы на предприятии вакантна должность единственного бухгалтера (далее — главбух), и руководитель предприятия нашел достойную кандидатуру на такую должность, то осуществляется принятие на работу главбуха, если он отвечает квалификационным требованиям к такой должности.

Принятие на работу главбуха осуществляется в общеустановленном порядке: с ним заключается трудовой договор (в устной или письменной форме), при этом он обязан предъявить паспорт (другой документ, удостоверяющий личность), трудовую книжку (с 10.06.2021 г. — при ее наличии или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования), документ об образовании. Главбух, как и любой другой работник, не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа, и направления уведомления ГНСУ о принятии работника на работу (ст. 24 КЗоТ).⁴

Для главбуха выгоднее заключать трудовой договор в письменной форме, чтобы четко зафиксировать свои права и обязанности. В этом случае если руководитель предприятия в дальнейшем попытается возложить на главбуха дополнительные обязанности, не относящиеся к «бухгалтерским» и не определенные в трудовом договоре (например, обязанности кадровика, секретаря, экономиста, кассира и т. п.), главбух вправе от них отказаться, поскольку, как отмечено выше, работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 31 КЗоТ). В такой ситуации за выполнение дополнительной работы, не предусмотренной трудовым договором, главбух вправе требовать дополнительной оплаты (например, доплаты за совмещение должностей, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника).

Если главбух не относится к перечню лиц, которым испытание при принятии на работу не устанавливается (ч. третья ст. 26 КЗоТ), то ему может быть установлено испытание на срок не более 3 месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации, — не более 6 месяцев (ст. 27 КЗоТ).⁵ Но для главбуха наиболее оптимальным сроком испытания является срок, не превышающий одного месяца, поскольку не исключена ситуация, что опытный главбух за 3 месяца (6 месяцев) полностью восстановит ранее запущенный бухгалтерский учет на предприятии, а «нерадивый» работодатель уволит его в конце испытательного срока как не прошедшего испытание, чтобы в дальнейшем сэкономить на оплате труда такого квалифицированного специалиста, найдя менее опытного главбуха, но согласного на гораздо меньшую оплату труда. Во избежание указанной ситуации главбуху необходимо оговорить с работодателем в письменном виде все условия (критерии), при несоблюдении которых испытание считается не пройденным (или все условия (критерии), при выполнении которых испытание считается успешно пройденным).

Необходимость приема дел новым главным бухгалтером

Главной особенностью принятия на работу главбуха является то, что при вступлении в должность ему необходимо принять бухгалтерскую документацию (далее — дела). От этой процедуры зависит не только качественная работа нового главбуха на своей должности в дальнейшем, но и гарантия его непривлечения к ответственности за нарушения, допущенные в ведении бухгалтерского учета на предприятии до его принятия на работу.

Согласно пункту 12 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 26.01.2011 г. № 59 (далее — Типовое положение № 59), прием (передача) дел главбухом в случае назначения на должность или увольнения с должности осуществляется после проведения внутренней проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, по результатам которой оформляется соответствующий акт. Копия такого акта направляется вышестоящему бюджетному учреждению, которому подчиняется это бюджетное учреждение. Принятие (передача) дел главбухом может осуществляться при участии представителя вышестоящего бюджетного учреждения, которому подчинено это бюджетное учреждение.

Что касается смены главбуха на хозрасчетном предприятии, то поскольку пребывание на одной должности двоих работников (главбухов) одновременно невозможно, обычно новый главбух на таком предприятии принимается на работу спустя какое-то время после увольнения предыдущего главбуха, которым была осуществлена передача дел директору или другому работнику предприятия (например, заместителю главного бухгалтера). Однако бывают случаи, когда предыдущий главбух уволился без передачи дел или давно, после чего бухгалтерский учет на предприятии практически не велся или велся частично, поэтому на нового главбуха руководителем предприятия, как правило, возлагается обязанность восстановить бухгалтерский учет за предыдущие периоды (иногда за несколько лет).

Учитывая вышеизложенное, новый главбух хозрасчетного предприятия при приеме дел вправе требовать составления акта приема-передачи дел. Рекомендуем новым главбухам такой акт составлять обязательно (даже если руководитель предприятия против этого) во избежание привлечения к административной (а иногда и к уголовной) ответственности. Кроме того, благодаря составлению акта приема-передачи дел новый главбух будет точно знать, какая бухгалтерская документация на предприятии отсутствует, и какая отчетность в предыдущих периодах предприятием не представлялась. Особенно важно владеть этой информацией в случае, когда новый главбух принимается на работу в середине календарного года, поскольку некоторые виды отчетности составляются нарастающим итогом (например, декларация по налогу на прибыль). Поэтому в интересах нового главбуха проверить бухгалтерскую документацию за предыдущие периоды (обязательно с начала отчетного налогового года).

ГФСУ в письме от 21.11.2016 г. № 20011/5/99-99-10-01-16 и ГНАУ в письме от 18.09.2009 г. № 11305/5/23-4018/462 сообщили, что в соответствии со статьей 3 Закона № 996 бухгалтерский учет является обязательным видом учета, который ведется предприятием. Финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель, основываются на данных бухгалтерского учета. Задачи и обязанности главного бухгалтера определены Законом № 996 и Справочником № 336. Законом № 996 не предусмотрена норма о приеме-передаче дел в случае увольнения и назначения главного бухгалтера. То есть предприятие самостоятельно принимает решение, нужны ли ему такие процедуры, как передача дел в случае увольнения одного и назначения другого главного бухгалтера, проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности и кто ее должен проводить (собственными силами, аудитор и т. п.). Вместе с тем во избежание случаев возложения вины на работающего главного бухгалтера ему необходимо проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась после уволенного предшественника и будет основанием для составления налоговой отчетности в период выполнения им должностных обязанностей.

Таким образом, несмотря на то что ни в КЗоТ, ни в Законе № 996, ни в других нормативно-правовых актах не говорится об обязанности нового главбуха хозрасчетного предприятия принять дела, проведение такой процедуры необходимо, прежде всего, самому новому главбуху во избежание его привлечения к административной (уголовной) ответственности за нарушения, допущенные предшественником.

Напомним, что согласно статье 164-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях (далее — КоАП) отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение ложных данных в финансовую отчетность, непредставление финансовой отчетности влекут наложение штрафа от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (далее — нмдг), т. е. от 136 до 255 грн. Те же действия, совершенные лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию за одно из указанных правонарушений, влекут наложение штрафа от 10 до 20 нмдг, т. е. от 170 до 340 грн. Эти штрафы налагаются уполномоченными должностными лицами органов государственного финансового контроля (ст. 234-1 КоАП).

В соответствии со статьей 163-1 КоАП отсутствие налогового учета, нарушение руководителями и другими должностными лицами предприятий, учреждений, организаций установленного законом порядка ведения налогового учета, влечет наложение штрафа в размере от 5 до 10 нмдг, т. е. от 85 до 170 грн. Указанные действия, совершенные лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию за такое же нарушение, влекут наложение штрафа в размере от 10 до 15 нмдг, т. е. от 170 до 255 грн. Все указанные действия не считаются нарушением порядка ведения налогового учета, если налогоплательщик достиг налогового компромисса в соответствии с подразделом 9-2 раздела XX «Переходные положения» НКУ. Дела о наложении штрафов, предусмотренных статьей 163-1 КоАП, рассматривают судьи районных, районных в городе, городских или городских районных судов (ст. 221 КоАП) на основании протоколов, составленных должностными лицами органов ГНСУ (п. 1 ч. первой ст. 255 КоАП).

Согласно статье 38 КоАП административное взыскание может быть наложено не позднее чем через 2 месяца со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — не позднее чем через 2 месяца со дня его выявления. Если же дела об административных правонарушениях подведомственны суду (судье), административное взыскание может быть наложено не позднее чем через 3 месяца со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — не позднее чем через 3 месяца со дня его выявления (кроме дел об административных правонарушениях, указанных в частях третьей – шестой этой статьи).

Следовательно, если до принятия на работу нового главбуха на предприятии были допущены недлящиеся «бухгалтерские» административные правонарушения, указанные в статьях 164-2 и 163-1 КоАП, то новый главбух не может быть привлечен к административной ответственности за такие правонарушения, но к ней может быть привлечен его предшественник, если будет установлена его вина. Это согласуется с нормами части 8 статьи 9 Закона № 996 и пункта 2.14 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88 (далее — Положение № 88), согласно которым ответственность за несвоевременное составление первичных документов, регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Если же на момент принятия на работу нового главбуха на предприятии имеют место длящиеся «бухгалтерские» административные правонарушения, указанные в статьях 164-2 и 163-1 КоАП, но новый главбух их не устраняет, и они выявляются контролирующим органом во время проверки, то новый главбух может быть привлечен к административной ответственности, предусмотренной указанными статьями КоАП, не позднее 2 месяцев (если дело подведомственно суду — не позднее 3 месяцев) со дня выявления таких правонарушений. То есть вышеуказанные административные штрафы могут быть наложены на нового главбуха, если будет установлено, что административные правонарушения, о которых идет речь в статьях 164-2 и 163-1 КоАП, совершены именно этим (новым) главбухом, а не только его предшественником. Это согласуется с нормой статьи 14 КоАП, согласно которой должностные лица привлекаются к административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности.

ГНАУ в письме от 17.04.2002 г. № 3125/5/26-2119, анализируя вынесенное судом решение о привлечении к уголовной ответственности предыдущего главного бухгалтера, по вине которого государственное предприятие не уплатило в бюджет крупные суммы налогов, отметила, что новый главный бухгалтер этого же предприятия в силу своего должностного положения обязан был проверить бухгалтерскую документацию, которая при вступлении его в должность оставалась после предыдущего главного бухгалтера, однако этого не сделал. В отношении нового главного бухгалтера уголовное дело по статье 212 Уголовного кодекса Украины (далее — УК) (т. е. умышленное уклонение от уплаты налогов, сборов, обязательных платежей, совершенное служебным лицом, которое обязано их уплачивать, что привело к непоступлению в бюджет денежных средств в значительных, крупных, особо крупных размерах) прекращено в связи с тем, что в его действиях нет умышленного уклонения от уплаты налогов, однако просматривается состав преступления, предусмотренного статьей 367 УК — служебная халатность (т. е. невыполнение или ненадлежащее выполнение служебным лицом своих служебных обязанностей вследствие недобросовестного отношения к ним, причинившее существенный ущерб интересам отдельных граждан, государственным или общественным интересам или интересам отдельных юридических лиц).

Напомним, что согласно статье 367 УК служебная халатность наказывается штрафом от 2000 до 4000 нмдг (т. е. от 34 000 до 68 000 грн.) или исправительными работами на срок до 2 лет, или ограничением свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

Таким образом, по мнению ГНАУ, недобросовестное принятие дел главбухом, вследствие чего причинен существенный ущерб государственным интересам, может быть квалифицировано как служебная халатность с привлечением главбуха к уголовной ответственности по статье 367 УК.

К счастью, установить вину может только суд в рамках уголовного производства, а не ГНАУ (сейчас ГНСУ). Кроме того, как следует из статьи 367 УК, служебная халатность может быть допущена только при невыполнении или ненадлежащем выполнении служебным лицом своих служебных обязанностей, т. е. во время работы (выполнения своих непосредственных обязанностей) на должности главбуха, а не в момент приема–передачи дел, когда нарушение (преступление) уже совершенно предшественником или руководителем предприятия (если он вел бухгалтерский учет на предприятии). Задача нового главбуха — принять дела в том виде, в котором они есть (с последующим устранением длящихся нарушений), а не проводить проверку деятельности предшественника и требовать от него или от руководителя предприятия устранения недостатков.

Порядок приема дел новым главным бухгалтером

При принятии на работу нового главбуха прием-передача дел осуществляется им от руководителя предприятия или заместителя главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. Если до принятия на работу главбуха бухгалтерский учет на предприятии велся аудиторской фирмой, то главбух принимает дела у представителя такой фирмы.

Если новый главбух требует документального оформления приема-передачи дел с составлением соответствующего акта и руководитель предприятия не против такой процедуры, то последний должен издать приказ о приеме-передаче дел. Таким приказом может быть предусмотрено создание с этой целью специальной комиссии.

В приказе указываются:

1. Фамилии, имена, отчества и должности членов комиссии (новый главбух; лицо, передающее дела, или сам руководитель предприятия; представитель администрации и/или другие должностные лица предприятия).

2. Способ и порядок проведения проверки состояния бухгалтерского учета на предприятии (бухгалтерской службой предприятия, аудиторской фирмой, контрольно-ревизионным отделом вышестоящей организации и т. п.).

3. Период, за который будет проверяться состояние бухгалтерского учета на предприятии (обычно не превышает 3 года, учитывая предельный срок определения налоговых обязательств контролирующими (налоговыми) органами, установленный пунктом 102.1 НКУ (1095 дней), и общий срок исковой давности, установленный статьей 257 Гражданского кодекса Украины; далее — ГКУ).

4. Период, в течение которого будет осуществляться передача дел.

В процессе приема-передачи дел проверяются (изучаются):

– состояние бухгалтерского учета;

– состояние отчетности;

– хранение и оформление документов;

– номенклатура дел;

– акты предыдущих проверок.

После завершения проверки и передачи дел составляется акт приема-передачи дел. Поскольку его форма законодательством не установлена, такой акт составляется в произвольной форме.

Обязательными реквизитами акта приема-передачи дел являются:

– дата и место составления;

– наименование и код ЕГРПОУ предприятия;

– Ф.И.О. того, кто передает, и главбуха, который принимает дела;

– перечень документов, которые проверены и передаются;

– информация об отсутствующих документах (если они есть).

Передаче по акту подлежат документы бухгалтерского учета, первичные документы, финансовая и налоговая отчетность и т. п. В акте приводится перечень передаваемых документов с указанием наименования и количества дел, года составления. Если документов очень много, то к акту могут быть оформлены приложения с полным перечнем документов, которые передаются.

Если при приеме документов у главбуха особых замечаний к ним нет, акт приема-передачи дел подписывается без замечаний. Если же в процессе приема-передачи дел выявлено отсутствие каких-либо документов или их несоответствие требованиям действующего законодательства, то об этом обязательно указывается в акте. Такая информация в акте может помочь новому главбуху избежать привлечения к вышерассмотренной административной (уголовной) ответственности за нарушения, допущенные на предприятии до его принятия на работу.

Акт приема-передачи дел составляется в двух (иногда — в трех) экземплярах, подписывается лицом, передающим дела, главбухом, принимающим дела (при наличии комиссии — ее членами), и утверждается руководителем предприятия. Первый экземпляр акта остается у лица, передавшего дела, второй экземпляр предоставляется главбуху, принявшему дела, и хранится в бухгалтерии. Третий экземпляр может предоставляться аудиторской фирме или контрольно-ревизионному отделу вышестоящей организации, если они проводили проверку состояния бухгалтерского учета и отчетности на предприятии во время приема-передачи дел.

С даты приема дел, указанной в акте приема-передачи дел, новый главбух приступает непосредственно к выполнению своих должностных обязанностей и несет полную ответственность за ведение бухгалтерского учета на предприятии.

Обращаем внимание, что во время приема-передачи дел при смене (принятии на работу или увольнении) главбуха не нужно проводить инвентаризацию активов и обязательств предприятия, поскольку это не предусмотрено Положением об инвентаризации активов и обязательств, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 02.09.2014 г. № 879. В пункте 7 раздела І этого Положения указано, что проведение инвентаризации является обязательным в случае смены материально ответственных лиц. Но главбух не относится к лицам, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности, если, конечно, на главбуха одновременно не возлагаются обязанности по хранению товарно-материальных ценностей предприятия или обязанности кассира.⁶

Кроме того, следует учитывать, что если в процессе приема-передачи дел выявлена пропажа или уничтожение первичных документов, учетных регистров и отчетности, то согласно пункту 6.10 Положения № 88 руководитель предприятия (учреждения) письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия (учреждения). Копия акта направляется органу, к сфере управления которого относится предприятие (учреждение), а также территориальному органу ГНСУ — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями в 10-дневный срок.

Уведомление государственных органов
о принятии на работу главного бухгалтера

При принятии на работу главбуха, как и любого другого работника, перед допуском его к работе работодатель должен направить органу ГНСУ уведомление о принятии работника на работу по форме, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины «О порядке сообщения Государственной налоговой службе и ее территориальным органам о принятии работника на работу» от 17.06.2015 г. № 413. Направление этого уведомления предусмотрено трудовым законодательством, а именно частью третьей статьи 24 КЗоТ.

Кроме того, поскольку главбух является лицом, ответственным за ведение бухгалтерского (налогового) учета на предприятии, в том числе подписывает различную налоговую отчетность, уведомление органа ГНСУ о принятии на работу нового главбуха предусмотрено и нормами налогового законодательства.

 Согласно пункту 66.4 НКУ плательщики налогов – юридические лица и их обособленные подразделения обязаны подать контролирующему органу (т. е. органу ГНСУ) сведения о лицах, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета юридического лица, его обособленных подразделений, в 10-дневный срок со дня взятия на учет или возникновения изменений в учетных данных плательщиков налогов, путем подачи заявления в порядке, определенном Министерством финансов Украины (далее — Минфин).

В соответствии с пунктом 9.3 раздела IX Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588, в редакции приказа от 22.04.2014 г. № 462 (далее — Порядок № 1588), плательщики налогов – юридические лица и обособленные подразделения юридических лиц обязаны подать сведения о лицах, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета юридического лица, обособленных подразделений юридического лица, в контролирующий орган в 10-дневный срок со дня взятия на учет или возникновения изменений в учетных данных плательщиков налогов путем подачи заявления по форме № 1-ОПП с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». В случае поступления от государственных регистраторов сведений о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее — ЕГР) относительно плательщиков налогов, а также поступления от плательщиков налогов заявления по форме № 1-ОПП с отметками «Зміни», «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» контролирующие органы вносят соответствующие изменения в Единый банк данных юридических лиц и фиксируют указанные изменения в журнале по форме № 2-ОПП.

Плательщики налогов, которые заключили с соответствующим контролирующим органом договор о признании электронных документов, могут подать заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением требований законов относительно электронного документооборота и электронных доверительных услуг.

Таким образом, в течение 10 дней после даты принятия на работу главбуха (даты назначения его ответственным за ведение бухгалтерского и/или налогового учета на предприятии) руководитель предприятия (или уполномоченное им лицо) должен подать в орган ГНСУ по месту учета в бумажном виде или направить в электронном виде заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», в котором в разделе «Адресні дані платника податків» в реквизите (поле) 10 необходимо указать данные нового главбуха: фамилию, имя, отчество, идентификационный номер (при отказе от него — серию и номер паспорта), дату назначения на должность, телефоны (служебный, домашний, дополнительные), факс.

Пунктом 9.3 раздела IX Порядка № 1588 установлено, что сведения о лицах, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета юридического лица, также обновляются контролирующими органами в Едином банке данных юридических лиц на основании регистрационного заявления плательщика налога на добавленную стоимость (о регистрации, перерегистрации или внесении изменений), если такое регистрационное заявление было подано одним из способов, определенных пунктом 183.7 НКУ, и удовлетворено контролирующим органом. В этом случае плательщик налогов освобождается от представления в контролирующий орган заявления по форме № 1-ОПП в связи с изменением сведений о лицах, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета юридического лица.

Напомним, что согласно пункту 183.7 НКУ заявление о регистрации юрлица как плательщика НДС подается в контролирующий (налоговый) орган средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением требований законов Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и «Об электронных доверительных услугах». Субъекты хозяйствования (новосозданные) могут заявить о своем желании добровольно зарегистрироваться как плательщик НДС при государственной регистрации создания юридического лица. Соответствующее заявление или сведения передаются госрегистратором в контролирующие органы в порядке, установленном Законом Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 г. № 755-IV (далее — Закон № 755). В регистрационном заявлении юрлица указываются основания для регистрации этого юрлица как плательщика НДС.

Учитывая вышеизложенное, по юрлицам, сведения о которых включаются в ЕГР, информация о главбухе обновляется на основании поданного в налоговый орган заявления по форме № 1-ОПП с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» и уточненных документов или заявления плательщика НДС (о регистрации, перерегистрации или внесении изменений). По юрлицам, сведения о которых не включаются в ЕГР, информация о смене главбуха обновляется на основании заявления по форме № 1-ОПП и уточненных документов.

За неподачу органу ГНСУ информации о новом главбухе НКУ предусмотрена ответственность для юрлица. Так, согласно пункту 117.1 НКУ непредставление сведений о лицах, ответственных за ведение бухгалтерского учета и/или составление налоговой отчетности, согласно требованиям, установленным НКУ, влечет наложение штрафа на юрлиц, обособленные подразделения юрлица в размере 1020 грн. В случае неустранения такого нарушения или за те же действия, совершенные повторно в течение года лицом, к которому был применен штраф за указанное нарушение, на юрлиц, обособленные подразделения юрлица налагается штраф в размере 2040 грн.

Что касается подачи госрегистратору данных о новом главбухе юрлица для внесения их в ЕГР, то Закон № 755 этого не требует (в ЕГР не обязательно должна содержаться информация о главбухах юрлиц). Но если юрлицо (его учредители или руководитель) желает внести данные о главбухе в ЕГР, поскольку такой главбух наделяется правом совершать определенные действия от имени юрлица, в том числе подписывать договоры, подавать документы для госрегистрации и т. п., то юрлицо подает госрегистратору регистрационную карточку со следующей информацией о главбухе: фамилия, имя, отчество, дата рождения, идентификационный номер (при отказе от него — серия и номер паспорта), данные о наличии ограничений относительно представительства юрлица (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закона № 755). Эта информация о главбухе юрлица вносится госрегистратором в ЕГР. В дальнейшем в случае увольнения такого главбуха юрлицу необходимо будет уведомить об этом госрегистратора, подав регистрационную карточку для внесения изменений в сведения о юрлице в ЕГР.

Подписание главным бухгалтером отчетности
в электронной форме и банковских документов

Согласно пункту 2 раздела II Порядка обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 06.06.2017 г. № 557, в редакции приказа от 01.06.2020 г. № 261 (далее — Порядок № 557), создание электронного документа завершается наложением на него квалифицированной электронной подписи (далее — КЭП) подписанта (подписантов) и печати (при наличии), как это предусмотрено для аналогичного документа в бумажном виде. Автор имеет право получить квалифицированную электронную доверительную услугу у любого квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг (далее — поставщик ЭДУ).

Следовательно, если предприятие представляет налоговую отчетность средствами электронной связи в электронной форме, что предусмотрено подпунктом «в» пункта 49.3 НКУ, то для ее подписания личной КЭП новый главбух должен получить личный ключ и соответствующий ему квалифицированный сертификат открытого ключа КЭП в порядке, установленном Законом Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII. Для этого руководитель предприятия должен обратиться к поставщику ЭДУ, с которым предприятие сотрудничает в вопросе получения КЭП, и представить ему необходимый пакет документов.

После получения главбухом ключа и сертификата КЭП руководитель предприятия от имени юрлица должен проинформировать контролирующий (налоговый) орган о предоставлении права подписи электронных документов (в том числе налоговой отчетности) новому главбуху.

Согласно пунктам 3 и 4 раздела IІI Порядка № 557 для предоставления права подписи электронных документов другому лицу, которому делегировано право подписи (новому главбуху), руководитель предприятия уведомляет о таком лице контролирующий (налоговый) орган, на учете в котором находится предприятие, путем направления уведомления о предоставлении информации относительно квалифицированной электронной подписи (далее — уведомление) в электронном виде по форме согласно приложению 2 к этому Порядку. В уведомление вносится информация о подписанте (новом главбухе), которому предоставляется право подписи электронных документов. На сформированное уведомление первым накладывается КЭП лица, включенного в уведомление (нового главбуха), после него — КЭП руководителя и последней — печать (при наличии).

Все вышеизложенное необходимо сделать как можно скорее, чтобы новый главбух успел вовремя представить отчетность (налоговую, финансовую, статистическую и т. д.), подписанную им с помощью личной КЭП.

Также руководителю предприятия необходимо подать в банк, где открыт счет предприятия, заявление с информацией о предоставлении главбуху права второй подписи, карточку с образцами подписей руководителя (при необходимости) и главбуха, заявление и сертификат открытого ключа КЭП клиента в системе «Интернет-Банкинг», а также другие документы, предусмотренные договором банковского счета, чтобы новый главбух мог использовать денежные средства с расчетного счета предприятия (оформлять платежные поручения для осуществления платежей в системе «Интернет-Банкинг», снимать наличность в банке по заявлениям (заявкам) или чековой книжке и т. п.).

Действия нового главного бухгалтера после приема дел

Как отмечалось выше, после приема дел главбух начинает выполнять свои непосредственные обязанности. Поскольку главбух является руководителем струтурного подразделения — бухгалтерии, то при наличии в ней нескольких работников он должен ознакомиться с функциональными обязанностями каждого из них.

Если на этапе приема дел главбух выявил недостатки в работе бухгалтерии по объективным причинам (например, из-за нехватки работников), то можно ставить перед руководителем предприятия вопрос об увеличении численности работников бухгалтерии. Если недостатки вызваны нерациональным распределением обязанностей среди работников бухгалтерии, то главбух самостоятельно может их перераспределить.

Главбух уже в первые дни после приема дел и вступления в должность должен знать о:

– всех видах налогов, сборов, взносов, обязательных платежей, уплачиваемых предприятием (чтобы уже в первый месяц работы не забыть их начислить и уплатить);

– результатах проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия контролирующими органами (чтобы оперативно устранить недостатки, указанные в актах проверок, избежав наложения штрафов на предприятие);

– состоянии расчетов с бюджетами, фондом социального страхования, контагентами, кредиторами и работниками предприятия (чтобы оперативно погасить задолженность перед ними (при ее наличии) и избежать наложения штрафных или финансовых санкций);

– количестве и видах счетов в банках, наличии банковских счетов за границей;

– состоянии (размерах) активов и обязательств, результатах их инвентаризации;

– состоянии хранения первичных и учетных документов;

– видах заключенных хозяйственных договоров с контрагентами (купли-продажи, аренды, подряда, комиссии, поручительства и т. п.).

Если во время приема-передачи дел были выявлены нарушения в представлении отчетности (например, она не представлялась за какие-либо периоды) или обнаружено отсутствие первичных документов (например, актов выполненных работ по отдельным операциям), то главбуху необходимо как можно скорее устранить эти недостатки (представить отчетность, составить или получить от контрагентов первичные документы). Особенно это важно для главбуха при устранении административных правонарушений, которые согласно КоАП классифицируются как длящиеся (см. выше).

Если во время приема-передачи дел были выявлены нарушения в виде неуплаты налогов (сборов, обязательных платежей) и ЕСВ, то главбух должен согласовать порядок устранения таких нарушений с руководителем предприятия. Если последний «дает добро» на погашение всей налоговой задолженности и своевременную уплату налоговых обязательств за текущие периоды, то это идеальный вариант. Если же на предприятии финансовые трудности, то задача главбуха — добиться от руководителя предприятия, как минимум, своевременной уплаты текущих налоговых обязательств. Если же и на такую уплату руководитель не согласен, то необходимо добиться от него письменного подтверждения запрета на уплату всех или части текущих налоговых обязательств. Для этого главбуху необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия с просьбой разрешить уплату всех текущих налоговых обязательств, а также разрешить погасить имеющуюся налоговую задолженность с указанием ее суммы. Письменный отказ в осуществлении текущих налоговых платежей или погашении налоговой задолженности будет доказательством того, что нарушение допущено по вине руководителя предприятия, а не главбуха. В ином случае не только руководитель предприятия, но и главбух может быть привлечен за неуплату налоговых обязательств к административной ответственности, предусмотренной статьями 163-2 (неуплата налогов, сборов, обязательных платежей), 163-4 (неуплата НДФЛ), 165-1 (неуплата ЕСВ) КоАП, а также к уголовной ответственности, предусмотренной статьями 212 и 212-1 УК, за умышленное уклонение от уплаты налогов, сборов, обязательных платежей и ЕСВ, если это деяние привело к фактическому непоступлению в бюджеты, государственные целевые фонды, фонды социального страхования денежных средств в значительных (крупных, особо крупных) размерах.

Поскольку одним из основных бухгалтерских документов на предприятии является приказ об учетной политике, то главбух должен с ним детально ознакомиться и проверить, как он выполняется. Если, по мнению главбуха, приказ об учетной политике составлен некомпетентно (в нем есть не все, что должно быть), или отдельные его нормы противоречат нормам законодательства, необходимо инициировать внесение изменений в этот документ.

В целях качественного выполнения своих обязанностей главбух должен получить от уполномоченных лиц предприятия необходимую (достаточную) информацию о видах деятельности предприятия, организационной структуре,  наличии обособленных подразделений, штатной численности работников, наличии собственных и арендованных помещений (производственных, складских, офисных и т. п.).

Кроме того, главбуху необходимо ознакомиться с оригиналами или копиями учредительных документов (с целью определения полномочий органов управления предприятия и соответствующих должностных лиц), регистрационными документами (выписками, извлечениями из различных государственных реестров, справками о взятии на учет в налоговом и пенсионном органах, органе статистики, фонде социального страхования и т. п.), разрешительными документами (лицензиями, патентами, сертификатами и т. п.).

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обычно при увольнении с ответственной работы независимо от занимаемой должности работник при наличии преемника передает ему дела, объясняет специфику и «подводные камни» его участка работы, делится опытом, полученным за период работы на этом предприятии, дает рекомендации по выполнению трудовых обязанностей на своей должности (по своей профессии) в будущем.

В случае увольнения главбуха передача дел также является желательной, поскольку от этого события иногда зависит прибыльность хозяйственной деятельности предприятия в будущем, поскольку некачественная передача дел может привести к ошибкам в бухгалтерском и налоговом учете, неправильному определению налоговых обязательств, что чревато наложением на предприятие финасовых (штрафных) санкций контролирующими органами по результатам проверок, а это равносильно нанесению предприятию материального ущерба.

Как отмечалось выше, порядок передачи дел при увольнении одного и принятии на работу другого главбуха (далее — смена главбуха) законодательством, в частности Законом № 996, не регламентируется.

Бухгалтеры со стажем помнят, что в «союзные» времена действовало Положение о главных бухгалтерах, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 г. № 59 (далее — Положение № 59). Пунктом 6 указанного Положения было установлено, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главбуха оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В необходимых случаях прием и сдача дел главбухом осуществляются при участии представителя вышестоящего органа.

Затем порядок передачи дел при смене главбуха регулировался Положением об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 03.04.93 г. № 250 (далее — Положение № 250). Пунктом 26 этого Положения определялось, что при увольнении главбуха осуществляется передача дел назначенному главбуху (а при отсутствии такового — работнику, назначенному приказом руководителя предприятия), во время которой проверяется состояние бухгалтерского учета и достоверность отчетных данных, составляется соответствующий акт, который утверждается руководителем предприятия.

Однако сейчас Положение № 59 в Украине не действует, а Положение № 250 было отменено еще в 2000 году.⁷

Как отмечалось выше, в настоящее время вопрос обязательности передачи дел при увольнении главбуха на нормативном уровне урегулирован только в отношении бюджетных учреждений пунктом 12 Типового положения № 59, согласно которому прием (передача) дел главбухом в случае назначения на должность или увольнения с должности осуществляется после проведения внутренней проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, по результатам которой оформляется соответствующий акт. Копия такого акта направляется вышестоящему бюджетному учреждению, которому подчиняется это бюджетное учреждение. Принятие (передача) дел главбухом может осуществляться при участии представителя вышестоящего бюджетного учреждения, которому подчинено это бюджетное учреждение.⁸

Хозрасчетные предприятия на базе норм Положений № 59 и № 250, которые не противоречат законодательству Украины, и норм Типового положения № 59 могут утвердить внутренний документ (например, Положение о работе бухгалтерской службы на предприятии), определяющий, в частности, порядок передачи дел при смене главбуха на предприятии. В этом внутреннем документе можно отразить форму организации ведения бухгалтерского учета на предприятии (см. выше).

Главбух, как и любой другой работник, может уволиться или быть уволенным на основаниях, предусмотренных КЗоТ. Чаще всего главбухи увольняются по собственному желанию, реже — по соглашению сторон и совсем редко — по инициативе работодателя.

Если главбух решил уволиться по собственному желанию — согласно статье 38 КЗоТ, то он должен подать соответствующее заявление руководителю предприятия не позднее чем за две недели (14 календарных дней) до даты увольнения.

Указанные две недели до дня увольнения необходимы прежде всего работодателю, чтобы он мог найти замену увольняющемуся сотруднику.⁹ Кроме того, в этот период как раз и может состояться передача дел увольняющимся главбухом.

Поскольку в штатном расписании предприятия не может быть две должности главного бухгалтера и нельзя иметь одновременно двоих работников (главных бухгалтеров) на одной штатной должности¹⁰ (за исключением случаев, когда один работник временно отсутствует, а второй принят на его должность временно — по срочному трудовому договору), передача дел увольняющимся главбухом новому главбуху происходит редко — обычно только в случае, если будущий новый главбух уже является работником бухгалтерской службы этого предприятия (например, заместителем главного бухгалтера или «рядовым» бухгалтером).

Передача дел увольняющимся главбухом осуществляется одному из следующих лиц:

– руководителю предприятия, поскольку именно он отвечает за организацию бухгалтерского учета на предприятии (ч. 3 ст. 8 Закона № 996)¹⁰, при отсутствии на предприятии бухгалтерской службы или компетентного лица, которому можно было бы поручить принятие дел от главбуха;

– заместителю главного бухгалтера (если имеется такая должность в бухгалтерской службе предприятия и на ней работает сотрудник);

– уполномоченному лицу (например, одному из бухгалтеров, если отсутствует должность заместителя главного бухгалтера или эта должность вакантна).

Обычно работодатель перед увольнением главбуха требует, чтобы последний «закрыл» отчетный период. Как правило, от главбуха требуется подготовить, заполнить и подать финансовую и налоговую отчетность соответственно в орган статистики и налоговый орган за отчетный квартал, а также подготовить для передачи всю первичную документацию за отчетный период.

Кроме того, почти каждый работодатель требует от увольняющегося главбуха передать дела преемнику (уполномоченному лицу) и разъяснить ему «учетно-отчетные» нюансы, характерные для данного предприятия.

Вышеизложенные требования работодателей нередко препятствуют главбуху оперативно сменить место работы (особенно это неприятно тогда, когда на новом месте работы предложенные условия труда значительно лучше, но к работе необходимо приступить прямо сейчас, иначе возьмут другого).

Касательно вышеизложенных требований работодателя, отметим, что если главбух подал заявление об увольнении по собственному желанию (по статье 38 КЗоТ) через две недели (14 календарных дней), то работодатель обязан его уволить в указанный срок¹¹. И даже отказ главбуха осуществить передачу дел не может быть обстоятельством, которое дает право работодателю не увольнять его с работы.

Минтруда разъяснило¹², что не могут быть основанием для задержки увольнения главного бухгалтера такие причины как отсутствие кандидатуры нового главного бухгалтера или необходимость сдачи отчетности за соответствующий период работы.

Как отмечалось выше, действующая нормативно-правовая база Украины не предусматривает передачу дел главбухом преемнику, но такое требование работодатель может отразить в Положении о работе бухгалтерской службы на предприятии и/или должностной инструкции главбуха и/или в заключенном с ним трудовом договоре. Невыполнение требования о передаче дел (с устранением главбухом выявленных недостатков и нарушений в его работе) может быть расценено работодателем как невыполнение главбухом своих должностных обязанностей. При этом до дня увольнения, указанного в заявлении, главбух может привлекаться к дисциплинарной ответственности и на него могут налагаться дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения с работы.

В пункте 12 постановления Пленума Верховного Суда Украины «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9, содержащего рекомендации судам при рассмотрении трудовых споров, указано, что подача работником заявления об увольнении с целью избежать ответственности за виновные действия не лишает работодателя права уволить его за виновные действия по основаниям, предусмотренным законом, до окончания установленного статьей 38 КЗоТ двухнедельного срока, а также применить к работнику в течение этого срока в установленном порядке другое дисциплинарное взыскание.

Наиболее жестким последствием невыполнения главбухом обоснованных требований работодателя (например, об устранении недостатков в работе по ведению бухгалтерского учета) может быть увольнение главбуха не по собственному желанию (по статье 38 КЗоТ), а за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей (по пункту 1 статьи 41 КЗоТ)¹³ или за систематическое невыполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания (по пункту 3 статьи 40 КЗоТ).¹⁴ Такой поворот событий (увольнение главбуха по инициативе работодателя) может испортить главбуху репутацию, поскольку причина увольнения отражается в трудовой книжке.

Обращаем внимание, что главбух может уволиться по собственному желанию и без отработки двух недель, если у него имеются уважительные причины для этого (переезд на новое место жительства; перевод мужа или жены на работу в другую местность; поступление в учебное заведение; невозможность проживания в данной местности, подтвержденная медицинским заключением; беременность; уход за ребенком до достижения им 14-летнего возраста или ребенком-инвалидом; уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением или инвалидом I группы; выход на пенсию; принятие на работу по конкурсу; другие уважительные причины). При наличии указанных причин работодатель должен расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник (ч. первая ст. 38 КЗоТ).

Кроме того, главбух имеет право в определенный им срок расторгнуть трудовой договор (в том числе срочный) по собственному желанию, если работодатель не выполняет законодательство о труде, условия коллективного или трудового договора (ч. третья ст. 38, ч. первая ст. 39 КЗоТ).

Следовательно, при наличии вышеуказанных оснований для увольнения по собственному желанию передача дел главбухом может не состояться из-за «срочного» характера увольнения (главбуху просто может не хватить времени для передачи дел при увольнении по уважительным причинам) или нежелания главбуха выполнять требования работодателя – нарушителя.

На практике бывают случаи, когда руководитель предприятия неправомерно не подписывает заявление главбуха об увольнении по собственному желанию (через две недели) и не издает приказ об увольнении главбуха в установленный срок, объясняя это тем, что сначала главбуху необходимо составить и сдать квартальную отчетность, передать преемнику дела и т. п.

Если главбуху заранее известно, что его заявление об увольнении не будет подписано руководителем предприятия до сдачи квартальной отчетности и передачи дел, то в этом случае главбух может оформить заявление об увольнении в двух экземплярах и подать в отдел кадров (секретарю) под подпись о приеме заявления с проставлением входящего номера, даты и подписи работника отдела кадров (секретаря) на экземпляре работника. А если это невозможно, то заявление об увольнении можно направить предприятию по почте ценным письмом с уведомлением о вручении с описью вложения (в описи необходимо указать, что в конверт вложено заявление об увольнении по собственному желанию).

Если заявление об увольнении по собственному желанию (по статье 38 КЗоТ) подано главбухом лично и зарегистрировано отделом кадров (секретарем), то истечение двухнедельного срока для издания приказа об увольнении начинается с даты подачи и регистрации отделом кадров (секретарем) такого заявления.

Если заявление об увольнении направлено главбухом по почте, то истечение двухнедельного срока для издания приказа об увольнении начинается с даты, указанной в корешке уведомления, свидетельствующего о получении письма предприятием.

По истечении двух недель, исходя из норм статей 38, 47 и 116 КЗоТ, руководитель предприятия обязан издать приказ об увольнении работника по собственному желанию, выдать ему трудовую книжку и осуществить с ним окончательный расчет (выплатить все надлежащие ему от предприятия суммы) в день увольнения.

Если по истечении двух недель со дня подачи (получения) заявления работодатель не издал приказ об увольнении главбуха, то имеет место нарушение законодательства о труде работодателем, что формально дает право главбуху не выходить на работу (считать себя уволенным). Если в такой ситуации главбух не хочет приходить на предприятие за трудовой книжкой, чтобы избежать общения с работодателем – нарушителем, он может направить предприятию по почте заказным письмом заявление с просьбой направить ему трудовую книжку по почте на соответствующий адрес (п. 4.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты  от 29.07.93 г. № 58; далее — Инструкция № 58).

Если после получения такого письма работодатель не направляет по почте (т. е. фактически отказывается возвращать) трудовую книжку главбуху, то он рискует быть привлеченным к ответственности, предусмотренной частью пятой статьи 235 КЗоТ и пунктом 4.1 Инструкции № 58: в случае задержки выдачи трудовой книжки по вине работодателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной (п. 4.1 Инструкции № 58).

Как вариант, главбух может подать заявление об увольнении по собственному желанию непосредственно перед уходом в ежегодный отпуск. В этом случае согласно статье 3 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР датой увольнения является последний день отпуска. Это возможно, поскольку статья 38 КЗоТ не содержит условия, что двухнедельный срок перед датой увольнения должен быть обязательно работником отработан. То есть указанной статьей предусмотрен только обязательный срок предупреждения об увольнении по собственному желанию¹⁵, а в течение такого двухнедельного срока работник может находиться в отпуске, быть временно нетрудоспособным и т. п.

Если внутренними документами хозрасчетного предприятия не предусмотрены, но руководитель такого предприятия все равно настаивает на передаче дел и сдаче квартальной отчетности увольняющимся главбухом, то последний может сообщить руководителю (учредителям) предприятия о намерении направить заявление (информацию) в контролирующие органы (например, в органы Гоструда, ГНСУ, ФССУ) о нарушении на предприятии норм трудового, налогового, страхового законодательства, которые стали известны главбуху во время работы. В этом случае руководитель предприятия может быстро дать «задний ход», или учредители могут «надавить» на нанятого руководителя предприятия, чтобы он отпустил главбуха «с миром».

Безусловно, существуют и другие способы «борьбы» с руководителем – нарушителем, которые зависят от конкретной ситуации. Но лучше с работы уходить «красиво» (без конфликтов).

Если же главбух увольняется по соглашению сторон (по пункту 1 статьи 36 КЗоТ), то, как правило, стороны трудового договора все вопросы расставания решают «полюбовно», в том числе вопрос передачи дел увольняющимся главбухом.

В случае увольнения главбуха по инициативе работодателя (независимо от оснований) передача дел обычно не происходит (главбуха увольняют быстро) либо происходит некачественно (главбух при таком увольнении не заинтересован сообщать о недостатках или нарушениях в своей работе, которые может выявить только классный специалист). В такой ситуации руководитель предприятия, решивший избавиться от главбуха, берет на себя все риски, связанные с увольнением главбуха.

Обращаем внимание, что главный бухгалтер как руководитель структурного подразделения (бухгалтерской службы) является должностным лицом предприятия (ч. 3 ст. 65 Хозяйственного кодекса Украины). Поэтому он может быть уволен по инициативе работодателя без объяснения причин по основанию — прекращение полномочий должностных лиц (по пункту 5 статьи 41 КЗоТ). Но при увольнении на этом основании предоставляется «парашют» — работодатель должен выплатить главбуху выходное пособие в размере не менее 6-месячного среднего заработка (ст. 44 КЗоТ).¹⁶

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Порядок передачи дел при смене главбуха определяется предприятием самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством.¹⁷

Если передача дел при смене главбуха не предусмотрена внутренними документами хозрасчетного предприятия, но увольняющийся главбух соглашается на передачу дел уполномоченному лицу предприятия, то это свидетельствует о его ответственном подходе к выполняемой работе, что может поднять его репутацию, а в дальнейшем — позволит удачно трудоустроиться, поскольку руководители предприятий часто общаются между собой, в том числе по вопросу принятия на работу того или иного главбуха.

Если главбух при увольнении передает дела уполномоченному лицу, то такая передача происходит по определенной процедуре, которая, как отмечалось выше, на хозрасчетном предприятии может быть установлена внутренним документом предприятия (например, Положением о работе бухгалтерской службы на предприятии), а для бюджетных учреждений определена Типовым положением № 59.

Необходимость передачи «бухгалтерских» дел объясняется тем, что бухгалтерский учет на предприятии должен вестись непрерывно со дня регистрации предприятия до его ликвидации (ч. 1 ст. 8 Закона № 996).

Поскольку, как отмечалось выше, вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника или уполномоченного органа (должностного лица), а ответственность за организацию бухгалтерского учета несет уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или собственник (ч. 2, 3 ст. 8 Закона № 996), то именно руководитель предприятия как лицо, на которое возложена ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии, должен быть заинтересован в надлежащей передаче дел увольняющимся главбухом. Поэтому именно руководитель предприятия принимает решение о необходимости и порядке передачи дел увольняющимся главбухом лицу, которое должно их принять.¹⁸

Руководитель предприятия должен издать приказ о приеме-передаче дел (бухгалтерской документации) в связи с увольнением главбуха. Приказом может быть предусмотрено создание с этой целью специальной комиссии.

В приказе указываются:

1. Фамилии, имена, отчества и должности членов комиссии (увольняющийся главбух; лицо, уполномоченное руководителем на принятие дел, или сам руководитель; представитель администрации и/или другие должностные лица предприятия).

2. Способ и порядок проведения проверки ведения бухгалтерского учета на предприятии. Если, по мнению руководителя, необходимо иметь заключение аудиторской фирмы о состоянии бухгалтерского учета, финансовой и налоговой отчетности, то указывается о необходимости проведения аудиторской проверки.

3. Период, в течение которого будет осуществляться передача дел. При этом, как отмечалось выше, при увольнении по собственному желанию без уважительных причин максимальный срок между датой подачи главбухом заявления об увольнении и датой его увольнения составляет не более двух недель, а при увольнении главбуха по собственному желанию по уважительным причинам или по соглашению сторон указанный максимальный срок может быть меньше двух недель (дата увольнения согласовывается сторонами).

Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности может осуществляться:

– бухгалтерской службой предприятия;

– сторонними специалистами (независимый аудит);

– контрольно-ревизионным отделом вышестоящей организации.

При определении периода, подлежащего проверке, необходимо учитывать не только упомянутый выше предельный срок определения налоговых обязательств налоговыми органами, установленный пунктом 102.1 НКУ (1095 дней), но и установленные статьей 44 НКУ сроки хранения документов, влияющих на налоговые обязательства. Так, согласно пункту 44.3 статьи 44 НКУ плательщики налогов обязаны обеспечить хранение документов, определенных в пункте 44.1 этой статьи НКУ (т. е. первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством), а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления — с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности.

Кроме того, поскольку любое предприятие в процессе хозяйственной деятельности заключает договоры с контрагентами (поставщиками, покупателями и т. п.), осуществляя с ними расчеты, при проверке необходимо учитывать, что общая исковая давность составляет 3 года, а исковая давность в 1 год применяется, в частности, к требованиям о взыскании неустойки (штрафа, пени) (ст. 257, 258 ГКУ).

Что касается срока хранения документов, то он определяется Перечнем типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5. Согласно пункту 4.2 «Бухгалтерский учет и отчетность» указанного Перечня большинство документов по бухгалтерскому учету (первичные документы, платежные документы, учетные регистры и т. д.) и квартальная отчетность должны храниться 3 года, при условии завершения проверки предприятия налоговыми органами, а для бюджетных учреждений — при условии завершения ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по общим показателям финансово-хозяйственной деятельности.

Учитывая вышеизложенное, при передаче дел целесообразно проверять документацию за период не более чем 3 года или за период с даты последней проверки.

Перечень документов, которые проверяются при передаче дел увольняющимся главбухом, такой же, как и перечень документов, проверяемых при принятии дел новым главбухом (см. выше).

На дату передачи дел, согласованную с увольняющимся главбухом, все учетные операции за прошедший период должны быть завершены. Кроме того, должны быть осуществлены все бухгалтерские записи в периоде, за который отвечает увольняющийся главбух, укомплектованы в дела первичные документы, являющиеся основанием для каждой осуществленной записи, сформирован оборотный баланс, заполнены необходимые формы отчетности.

Также должны быть заполнены все учетные книги и журналы: регистрации банковских чековых книжек, ценных бумаг, доверенностей, контрольно-кассовых аппаратов (РРО), кассовая книга и т. п.

Документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, которые ведутся на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Если необходимых журналов (книг) нет, то об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня принятия дел.

Следующим шагом должно быть принятие отчетов:

– финансовых (за каждый отчетный год и промежуточных за кварталы);

– налоговых (в зависимости от видов налогов, сборов, обязательных платежей);

– по единому социальному взносу (за периоды до 2021 года) и т. д.

Все экземпляры отчетов, составленных в бумажном виде, должны быть подписаны уполномоченными лицами и иметь отметки соответствующих контролирующих органов.

Особое внимание следует уделить изучению актов проверок и документов, которые составлялись после последней проверки контролирующими органами.

Далее необходимо принять регистры бухгалтерского учета (главную книгу, оборотно-сальдовые ведомости, журналы-ордера, другие ведомости). При этом необходимо сравнить остатки, которые учитываются на счетах учета активов, обязательств и собственного капитала, с данными, приведенными в соответствующих отчетах. Все регистры бухгалтерского учета должны быть подписаны должностными лицами, которые их составили. Если бухгалтерский учет ведется с применением соответствующих компьютерных программ, необходимо убедиться, что данные, содержащиеся в электронном виде и отраженные в бумажных документах, являются тождественными. Результаты проведенных инвентаризаций активов и обязательств должны быть оформлены в соответствии с требованиями Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 02.09.2014 г. № 879. Реестры налогового учета (Книга учета доходов и расходов субъекта малого предпринимательства, реестры налоговых накладных, книги учета продажи и приобретения товаров, работ, услуг) должны быть надлежащим образом оформлены и подписаны уполномоченными должностными лицами. Первичные документы за текущий год должны быть сгруппированы по их видам в хронологическом порядке и закреплены за соответствующими работниками бухгалтерии. Первичные учетные и отчетные документы за прошлые отчетные годы должны храниться в архиве предприятия.

После проведения проверки и передачи дел составляется акт приема-передачи дел. Если проводился независимый аудит, то акт приема-передачи дел целесообразно оформить после проведения аудита на основании приказа руководителя о передаче дел.

Поскольку законодательством не установлена форма акта приема-передачи дел, такой акт составляется в произвольной форме.

Обязательные реквизиты акта приема-передачи дел при увольнении главбуха такие же, как и обязательные реквизиты аналогичного акта, составляемого при принятии дел новым главбухом (см. выше).

Перечень документов, которые передаются по акту увольняющимся главбухом, такой же, как и перечень документов, принимаемых по акту новым главбухом (см. выше).

Если при приеме документов особых замечаний к ним нет, акт приема-передачи дел подписывается без каких-либо оговорок. Если же в процессе приема документов было выявлено их несоответствие требованиям действующего законодательства, то об этом обязательно указывается в акте.

Как отмечалось выше, акт приема-передачи дел составляется в двух (иногда — трех) экземплярах, подписывается лицами, которые передают и принимают дела (при наличии комиссии — ее членами) и утверждается руководителем предприятия. Первый экземпляр акта остается у бухгалтера, который передает дела (увольняется), второй экземпляр хранится в бухгалтерии, третий экземпляр может предоставляться аудиторской фирме или контрольно-ревизионному отделу вышестоящей организации, если они проводили проверку состояния бухгалтерского учета и отчетности на предприятии, т. е. участвовали в передаче дел.

Обращаем внимание, что дата передачи дел по акту приема-передачи не обязательно должна совпадать с датой увольнения главбуха. Последний может передать дела за несколько дней до даты увольнения, а в период после передачи дел до дня увольнения контролировать работу своего преемника, если им является заместитель главного бухгалтера или бухгалтер предприятия. Однако в любом случае с даты передачи дел, указанной в акте приема-передачи дел, главбух уже не несет ответственность за ведение бухгалтерского учета на предприятии (за учет проводимых хозяйственных операций).

Если быть объективным, то проведение процедуры приема-передачи дел при смене главбуха выгодно всем сторонам:

– руководитель предприятия убеждается в надлежащем состоянии бухгалтерского учета на предприятии и достоверности отчетных данных на момент передачи документов, то есть в том, что предприятие придерживается норм действующего законодательства, за выполнение которых он несет ответственность;

– главбух, который увольняется, после передачи дел получает на руки один экземпляр акта приема-передачи дел, который дает ему основания в дальнейшем не беспокоиться за возможное исчезновение определенных документов или несанкционированное исправление данных в реестрах учета или отчетных документах за период его деятельности на данном предприятии;

– преемник (лицо, принимающее дела) убеждается в наличии необходимых документов, подписей на них уполномоченных должностных лиц, соответствии данных в учетных и отчетных документах, что является залогом его успешной работы на должности главбуха (успешной передачи дел новому главбуху) в дальнейшем.

После принятия дел от увольняющегося главбуха и его увольнения такие дела руководитель предприятия (заместитель главного бухгалтера, уполномоченное лицо) передает принятому на работу новому главбуху.

Усі підприємства, установи, заклади, організації (далі — підприємство) незалежно від форми власності та видів господарської діяльності зобов’язані вести бухгалтерський облік в порядку, встановленому законодавством. Порядок організації бухгалтерського обліку на підприємстві визначено Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон № 996).

Хто організовує бухгалтерський облік на підприємстві

Відповідно до статті 8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше 3 років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.

Керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

Таким чином, організувати і створити необхідні умови для ведення бухгалтерського обліку на підприємстві повинен власник підприємства або уповноважений ним орган (посадова особа).

Форми організації ведення бухгалтерського обліку на підприємстві

Відповідно до частини 4 статті 8 Закону № 996 для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає одну з наступних форм його організації:

• введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
• користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
• ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
• самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства (ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах).

Звертаємо увагу, що вищенаведений перелік є вичерпним, при цьому не передбачена така форма організації бухгалтерського обліку на підприємстві, як введення до штату підприємства посади головного бухгалтера без створення бухгалтерської служби. Тому якщо на підприємстві не створена бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером (у головного бухгалтера немає в підпорядкуванні бухгалтерів, касирів тощо), то вводити до штатного розпису посаду головного бухгалтера не можна. В цьому випадку для працівника, який в одній особі буде вести бухгалтерський облік на підприємстві, вводиться до штату посада бухгалтера.¹

Найбільш поширеною з вищенаведених форм організації ведення бухгалтерського обліку на підприємстві є створення бухгалтерської служби, тому розглянемо, хто може стояти на чолі цієї служби і хто може бути у нього в підпорядкуванні.

Посади (професії) працівників, які забезпечують ведення
бухгалтерського обліку на підприємстві

Назви посад, обіймаючи які працівники забезпечують ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, наведено в Національному класифікаторі ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327 (далі — Класифікатор професій). Згідно з цим Класифікатором до «бухгалтерських» посад належать:

1) Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі):

• керівники бухгалтерських підрозділів (код професії 1231):

– головний бухгалтер;

– завідувач цехової бухгалтерії;

– начальник централізованої бухгалтерії.

• керівні працівники митних органів (код 1229.8):

– заступник директора департаменту – головний бухгалтер (митні органи);

– начальник служби – головний бухгалтер (митні органи).

• менеджери (управителі) з бухгалтерського обліку (код 1475.2).

2) Професіонали: професіонали в галузі аудиту та бухгалтерського обліку (код 2411):

• • наукові співробітники (аудит, бухгалтерський облік) (2411.1);
• аудитори та кваліфіковані бухгалтери (код 2411.2):

– бухгалтер (з дипломом магістра);

– бухгалтер-експерт;

• професіонали державної служби та місцевого самоврядування (код 2419.3):

– спеціаліст-бухгалтер.

3) Фахівці:

• бухгалтери та касири-експерти (код 3433):

– бухгалтер;

– асистент бухгалтера-експерта;

– касир-експерт.

4) Технічні службовці:

• реєстратори бухгалтерських даних (код 4121):

– офісний службовець (бухгалтерія);

– обліковець з реєстрації бухгалтерських даних.

Згідно з приміткою 1 додатка В «Похідні слова до професій (професійних назв робіт)» Класифікатора професій до професій (професійних назв робіт) можуть застосовуватися похідні слова за умови збереження галузевої та функціональної належності, кваліфікаційних вимог, виключення дублювання, збереження коду новоутвореної професії. До похідних слов, наведених в додатку В, належать, зокрема, «заступник», «провідний», «старший», «помічник», тому до штатного розпису можуть бути введені посади, наприклад «заступник головного бухгалтера» (код професії 1231), «провідний бухгалтер (з дипломом магістра)» (код 2411.2) або «старший бухгалтер (з дипломом магістра)» (код 2411.2), «помічник бухгалтера» (код 3433).

Крім того, назви професій можуть бути розширені за потребою користувача термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладення, якщо інше не передбачено у Класифікаторі професій чи відповідних законодавчо-правових актах (примітка 2 додатка В).

У той же час подвійні назви професій (через дефіс або з приведенням уточнень в дужках), наприклад «бухгалтер-касир», не передбачені Класифікатором професій і не можуть бути використані у штатних розписах підприємств.²

Таким чином, саме вищенаведені назви професій (з урахуванням їх доповнення дозволеними похідними словами) зазначаються у штатному розписі та трудових книжках працівників, які приймаються на роботу для забезпечення ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Оскільки основними «дійовими особами» бухгалтерської служби підприємства є головний бухгалтер і бухгалтери, то розглянемо, які вимоги встановлено до цих категорій працівників.

Загальні вимоги до головних бухгалтерів і бухгалтерів

Загальним документом, який встановлює вимоги до головних бухгалтерів і бухгалтерів, є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. № 336 (далі — Довідник № 336). Цей Довідник є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності.

Згідно з розділом 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» Довідника № 336 особа, що претендує на посаду головного бухгалтера або начальника (завідувача) відділу (управління) бухгалтерського обліку (а також інші професії керівників підрозділів бухгалтерського обліку підприємств і організацій: начальник управління, начальник відділу (самостійного), начальник відділу (у складі управління), начальник бюро, начальник сектору, завідувач відділу (бюро), завідувач сектору у відділі (управлінні) бухгалтерського обліку), повинна мати:

1) Повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст);

2) Стаж бухгалтерської роботи за професіями керівників нижчого рівня: для магістра — не менше 2 років, спеціаліста — не менше 3 років.

Таким чином, головним бухгалтером може бути тільки особа, яка має повну вищу освіту, і не може бути прийнята, наприклад, на посаду головного бухгалтера сільської ради особа, яка не має повної вищої освіти (лист Міністерства фінансів України від 10.01.2012 р. № 31-04320-13-2-23/467).

Особи, які претендують як професіонали на інші «бухгалтерські» посади, крім вищевказаних, повинні відповідати наступним кваліфікаційним вимогам:

– провідний бухгалтер (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст); стаж роботи за професією бухгалтера I категорії — не менше 2 років;

– бухгалтер I категорії (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст); для магістра — без вимог до стажу роботи, для спеціаліста — стаж роботи за професією бухгалтера II категорії — не менше 2 років;

– бухгалтер II категорії (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст); стаж роботи за професією бухгалтера — не менше 1 року;

– бухгалтер (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст) без вимог до стажу роботи.

Особи, які претендують як фахівці на «бухгалтерські» посади, повинні відповідати наступним кваліфікаційним вимогам:

– бухгалтер I категорії: базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст); стаж роботи за професією бухгалтера II категорії — не менше 1 року;

– бухгалтер II категорії: базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст) та стаж роботи за професією бухгалтера — не менше 1 року;

– бухгалтер: базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст); для бакалавра — без вимог до стажу роботи, для молодшого спеціаліста — стаж роботи на посаді технічного службовця у галузях фінансової діяльності, роботи з базами даних, статистики, бухгалтерського обліку — не менше 1 року.

Технічні службовці — конторський (офісний) службовець (бухгалтерія) та обліковець з реєстрації бухгалтерських даних повинні мати повну загальну середню освіту та професійно-технічну освіту або повну загальну середню освіту та професійну підготовку на виробництві без вимог до стажу роботи.

Що стосується необхідності виконання підприємствами вищенаведених вимог Довідника № 336 при призначенні працівників на «бухгалтерські» посади, то згідно з пунктом 11 Загальних положень Довідника № 336 особи, які не мають відповідної освіти або стажу роботи, встановлених кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний досвід та успішно виконують у повному обсязі покладені на них завдання та обов’язки, як виняток, можуть бути залишені на займаній посаді або призначені на відповідні посади за рекомендацією атестаційної комісії (якщо інше не передбачено актами, що мають вищу юридичну силу).

Що стосується кваліфікаційних категорій, то вони підвищуються насамперед тим працівникам, які успішно виконують посадові завдання та обов’язки, творчо і сумлінно ставляться до службових доручень і вимог посадових інструкцій. Присвоєння і підвищення кваліфікаційних категорій працівникам здійснюють комісії з проведення кваліфікаційної атестації (п. 10 Загальних положень Довідника № 336).

Посилаючись на вищенаведену норму, Міністерство праці та соціальної політики України в листі від 29.05.2008 р. № 133/13/116-08 роз’яснило наступне. Для підвищення кваліфікаційної категорії працівнику (працівникам) головний бухгалтер (завідувач структурного підрозділу) звертається з клопотанням до керівника підприємства (установи). При позитивному вирішенні питання керівником підприємства (установи) видається наказ про підвищення категорії працівнику, і у разі наявності вакансії за отриманою категорією працівник може зайняти цю вакансію. Кваліфікаційна категорія також може бути підвищена за рекомендацією атестаційної комісії в ході проведення чергової або позачергової атестації. Порядок присвоєння кваліфікаційної категорії може регламентуватися положенням, яке приймається на підприємстві (в установі) як додаток до колективного договору або затверджується керівником за погодженням з профспілковим органом, у відповідності до якого можливе створення комісії для вирішення вищезазначених питань. Кваліфікаційна категорія працівнику встановлюється в межах кваліфікаційних вимог кваліфікаційної характеристики на займану посаду. Перед проходженням атестації працівникам бухгалтерії навчання не проводиться, якщо іншого не передбачено у внутрішніх документах підприємства (установи). Отримана кваліфікаційна категорія зберігається за працівником (працівниками) до отримання чергової категорії.

Крім вимог, встановлених Довідником № 336, окремими галузевими документами у відповідних сферах передбачені додаткові вимоги до головних бухгалтерів.

Вимоги до головних бухгалтерів учасників ринку цінних паперів

В даний час діє рішення Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку (далі — НКЦПФР) від 25.04.2013 р. № 769, яким затверджено Професійні вимоги до головних бухгалтерів професійних учасників ринку цінних паперів (далі — Професійні вимоги № 769).

Професійні вимоги № 769 поширюються на осіб, які займають посаду головного бухгалтера професійних учасників фондового ринку (крім банків).

Згідно з розділом 4 зазначених Професійних вимог № 769 головний бухгалтер професійного учасника фондового ринку (крім банків) повинен відповідати таким професійним вимогам:

1) мати повну вищу освіту (спеціаліст, магістр);

2) мати документ про підвищення кваліфікації шляхом підготовки за типовою програмою професійної підготовки бухгалтерів професійних учасників фондового ринку, затвердженою рішенням НКЦПФР, та атестації в порядку, визначеному Положенням про порядок навчання та атестації фахівців з питань фондового ринку, затвердженим наказом Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 24.09.96 р. № 215. У разі відсутності такого документа у 3-місячний строк після прийняття на роботу на посаду головного бухгалтера пройти підвищення кваліфікації. Проходити дане підвищення кваліфікації не рідше одного разу на 3 роки;

3) не мати непогашеної або незнятої судимості за злочини проти власності, у сфері господарської та службової діяльності, а також не бути позбавленим права обіймати певні посади та займатися певною діяльністю;

4) мати стаж трудової діяльності на посаді бухгалтера або головного бухгалтера не менше 2 років в фінансовій установі або не менше 5 років в будь-якій іншій установі.

У разі якщо в професійному учаснику фондового ринку відсутня посада головного бухгалтера, зазначені вимоги застосовуються до особі, яка виконує обов’язки з ведення бухгалтерського обліку в професійному учаснику фондового ринку.

Професійний учасник фондового ринку розробляє та затверджує посадові інструкції для головних бухгалтерів, в яких визначає завдання, функції, права та обов’язки, відповідальність осіб, які обіймають зазначену посаду.

Вимоги до головних бухгалтерів фінансових установ

Розпорядженням Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України від 13.07.2004 р. № 1590 затверджено Професійні вимоги до керівників та головних бухгалтерів фінансових установ (далі — Професійні вимоги № 1590), які поширюються, зокрема, на головних бухгалтерів фінансових установ — страховиків, кредитних спілок, ломбардів, адміністраторів недержавних пенсійних фондів, інших фінансових установ (крім банків, установ – професійних учасників фондового ринку, інститутів спільного інвестування в частині їх діяльності на фондовому ринку, фінансових установ, які мають статус міжурядових міжнародних організацій, Державного казначейства України, державних цільових фондів та недержавних пенсійних фондів).

Норми Професійних вимог № 1590 поширюються, зокрема, на: головних бухгалтерів фінансових установ, які очолюють створену бухгалтерську службу у фінансовій установі; посадових осіб, на яких покладено ведення бухгалтерського обліку, якщо у фінансовій установі не створена бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером (штатний бухгалтер, особа, яка його заступає, або особа, на яку покладено ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку, як-то: позаштатний спеціаліст з бухгалтерського обліку, зареєстрований як фізична особа – підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, та спеціаліст з бухгалтерського обліку централізованої бухгалтерії або аудиторської фірми).

Відповідно до пункту 3.1 розділу 3 Професійних вимог № 1590 головний бухгалтер фінансової установи (крім підприємств, що становлять суспільний інтерес) повинен відповідати таким професійним вимогам:

– мати вищу освіту не нижче ступеня бакалавра;

– пройти підвищення кваліфікації та скласти іспит на відповідність знань професійним вимогам за типовою програмою підвищення кваліфікації головних бухгалтерів, складеною за напрямом діяльності фінансової установи та затвердженою Нацкомфінпослуг. Тривалість курсу підвищення кваліфікації має бути не менше 72 годин;

– мати стаж роботи керівником у сфері фінансової та/або бухгалтерської діяльності або стаж роботи на ринках фінансових послуг на посадах, пов’язаних з фінансовою або бухгалтерською діяльністю, не менше 3 років;

– мати бездоганну ділову репутацію. Особа не має бездоганної ділової репутації у разі наявності ознак, визначених пунктом 22 Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з надання фінансових послуг (крім професійної діяльності на ринку цінних паперів), затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 р. № 913.

Згідно з пунктом 22 вищевказаних Ліцензійних умов ознаками відсутності бездоганної ділової репутації є:

1) особа в установленому законодавством порядку позбавлена права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю;

2) особа має не погашену або не зняту в установленому законом порядку судимість за умисні злочини, злочини у сфері господарської та службової діяльності;

3) особа була керівником, головним бухгалтером або власником істотної участі у фінансовій установі не менше 6 місяців протягом одного року, що передує прийняттю рішення відповідним державним органом про застосування заходу впливу у вигляді: відкликання/анулювання всіх ліцензій у фінансової установи (застосовується протягом 5 років з дня прийняття рішення відповідним державним органом про відкликання/анулювання ліцензії); відсторонення керівництва від управління фінансовою установою та призначення тимчасової адміністрації у фінансовій установі у разі встановлення порушень фінансовою установою законів та інших нормативно-правових актів, що регулюють діяльність з надання фінансових послуг (застосовується протягом 5 років з дня прийняття рішення відповідним державним органом про відсторонення керівництва від управління фінансовою установою та призначення тимчасової адміністрації);

4) особа була керівником, головним бухгалтером або власником істотної участі у фінансовій установі не менше 6 місяців, якщо таку фінансову установу в цей період або протягом одного року після цього було визнано банкрутом та/або піддано процедурі примусової ліквідації (застосовується протягом 10 років з дня визнання фінансової установи банкрутом або початку процедури примусової ліквідації);

5) наявність інформації, що особа включена до переліку осіб, пов’язаних із терористичною діяльністю або стосовно яких застосовано міжнародні санкції, в установленому законодавством порядку.

Головний бухгалтер підприємства, що становить суспільний інтерес, повинен відповідати вимогам Закону № 996. Інші вимоги до такого головного бухгалтера можуть бути визначені законом.

При зміні головного бухгалтера фінансової установи (у тому числі підприємства, що становить суспільний інтерес) новопризначений головний бухгалтер у разі, якщо він не проходив підвищення кваліфікації і не складав іспит згідно з абзацом третім пункту 3.1 розділу 3 Професійних вимог № 1590 або протягом останніх 3 років не проходив підвищення кваліфікації за формою «спеціалізація», повинен у 3-місячний строк з дати його призначення пройти вказане підвищення кваліфікації та скласти іспит (п. 3.3 р. 3 Професійних вимог № 1590).

Головні бухгалтери фінансових установ (у тому числі підприємств, що становлять суспільний інтерес), які пройшли підвищення кваліфікації та склали іспит згідно з абзацом третім пункту 3.1 розділу 3 Професійних вимог № 1590, кожні 3 роки повинні складати іспит на відповідність знань професійним вимогам за відповідною типовою програмою підвищення кваліфікації головних бухгалтерів, затвердженою Нацкомфінпослуг. З метою підготовки до складання іспиту на відповідність знань професійним вимогам головні бухгалтери можуть пройти навчання за відповідними типовими програмами підвищення кваліфікації головних бухгалтерів (п. 3.4 р. 3 Професійних вимог № 1590).

Вимоги до знань головних бухгалтерів і бухгалтерів

Довідник № 336 містить вимоги до знань, якими повинні володіти головні бухгалтери та бухгалтери.

Так, головний бухгалтер (керівник бухгалтерської служби або керівник підрозділу бухгалтерського обліку підприємств, установ і організацій) повинен знати: закони України; укази Президента України, постанови, розпорядження, рішення Кабінету Міністрів України, Національного банку України, Державної податкової адміністрації України (ДФСУ, ДПАУ, Міндоходов) з питань правових основ регулювання господарської діяльності підприємства, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку (далі — НП(С)БО) та інші нормативно-правові акти Міністерства фінансів України щодо порядку ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, а також методичні документи міністерства та інших центральних органів виконавчої влади щодо галузевих особливостей застосування НП(С)БО; основи технології виробництва продукції, порядок оформлення операцій і організацію документообігу за розділами обліку, форми та порядок розрахунків, порядок приймання, зарахування на баланс, зберігання і витрат коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей, правила проведення інвентаризацій активів та зобов’язань; економіку, організацію виробництва, праці та управління; податкову справу, основи цивільного права; трудове, фінансове, господарське законодавство.

Бухгалтер (з дипломом спеціаліста) і бухгалтер повинні знати: нормативні, методичні та інші керівні матеріали з організації та ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності; облікову політику, систему регістрів бухгалтерського обліку (для бухгалтера — ще порядок і способи реєстрації інформації), правила документообігу і технологію оброблення облікової інформації на підприємстві; план рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій; систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю.

Звертаємо увагу, що Довідник № 336 не встановлює, ким і яким чином проводиться перевірка наявності вищевказаних знань у головних бухгалтерів і бухгалтерів під час прийняття на роботу або в процесі роботи. Тривалий час прийняття на роботу головного бухгалтера до бюджетної установи і перевірка його знань здійснювалися згідно з Порядком погодження призначення на посаду та звільнення з посади головного бухгалтера бюджетної установи, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21.02.2011 р. № 214. Але з 03.04.2015 р. цей документ скасовано.

Водночас продовжує діяти Порядок проведення оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 01.12.2011 р. № 1537. Його норми визначають організаційні засади проведення Державною казначейською службою України (далі — Казначейство) та її територіальними органами оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень. Для організації проведення оцінки кожним органом Казначейства створюється комісія з оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень, яку очолює керівник органу Казначейства або його заступник. Оцінці підлягає діяльність головного бухгалтера, який працює на займаній посаді не менше року, а також який внаслідок організаційних змін обіймає посаду менше року, якщо його посадові обов’язки не змінилися. Діяльність головного бухгалтера, який перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю, пологами і доглядом за дитиною, оцінюється не раніше ніж через рік після виходу на роботу. Діяльність головного бухгалтера, призначеного на посаду на визначений термін, та вагітної жінки може оцінюватись за їх власним бажанням. Оцінка проводиться один раз на рік до 1 травня шляхом проведення внутрішнього та зовнішнього оцінювання діяльності головного бухгалтера. Перелік питань формується виходячи із повноважень головного бухгалтера та завдань бухгалтерської служби, визначених Типовим положенням про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26.01.2011 р. № 59.

На госпрозрахункових підприємствах перевірка знань особи, яка претендує на посаду головного бухгалтера, належить до компетенції керівника підприємства (власника). Перевірка знань осіб, які претендують на посаду бухгалтера, здійснюється, як правило, головним бухгалтером, оскільки саме у нього такі особи будуть працювати в підпорядкуванні.

Відповідно до статті 11 Закону України «Про професійний розвиток працівників» від 12.01.2012 р. № 4312-VI (далі — Закон № 4312) роботодавці можуть проводити атестацію працівників. Категорії працівників, які підлягають атестації, та періодичність її проведення визначаються колективним договором (за його відсутності — роботодавцем за погодженням з профспілковим органом). Атестація працівників проводиться не частіше ніж один раз на 3 роки. Атестація проводиться за рішенням роботодавця, яким затверджуються положення про проведення атестації, склад атестаційної комісії, графік проведення атестації. Інформація про проведення атестації доводиться до відома працівників не пізніше ніж за 2 місяці до її проведення.

Атестаційна комісія приймає рішення про відповідність або невідповідність працівника займаній посаді (ч. 1 ст. 13 Закону № 4312).

Крім того, якщо роботодавець зацікавлений у підвищенні професійних знань вже працюючих у нього бухгалтерів, то він може організувати їх професійне навчання (ст. 6 Закону № 4312).³

Отримані в результаті професійного (формального чи неформального) навчання знання безумовно дозволять бухгалтерам уникати помилок при веденні бухгалтерського (податкового) обліку на підприємстві, а роботодавцю — бути впевненим в тому, що з веденням такого обліку буде все гаразд.

Обов’язки головного бухгалтера

В даний час нормативно-правовими актами, що встановлюють обов’язки головних бухгалтерів і бухгалтерів, є Закон № 996, Довідник № 336, а також низка галузевих нормативних актів. Як правило, нормативні акти, що встановлюють обов’язки головного бухгалтера (бухгалтера) на підприємствах різних галузей, прийняті відповідно до Довідника № 336 і дублюють його норми.

Відповідно до частини 7 статті 8 Закону № 996 головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства (далі — головбух), має такі обов’язки:

• забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;
• організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку (далі — бухоблік) всіх господарських операцій;
• бере участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
• забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства;
• подає в установленому порядку та у випадках, передбачених Законом України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдженню зброї масового знищення», інформацію центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдженню зброї масового знищення.

Довідником № 336 посаду головного бухгалтера віднесено до посад керівників, а завдання і обов’язки головбуха деталізовано в порівнянні з наведеними у Законі № 996.

Згідно з пунктом 2 «Головний бухгалтер» підрозділу «Керівники» Кваліфікаційних характеристик розділу 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» Довідника № 336 до завдань та обов’язків головбуха належать:

• забезпечення ведення бухобліку з дотриманням єдиних методологічних засад, встановлених Законом № 996, з урахуванням особливостей діяльності підприємства і технології оброблення облікових даних;
• організація роботи бухгалтерської служби, контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
• вимагати від підрозділів, служб та працівників забезпечення неухильного дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів;
• вжиття всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну;
• забезпечення складання на основі даних бухгалтерського обліку фінансової звітності підприємства, її підписання та подання в установлені строки користувачам;
• здійснення заходів щодо надання повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства;
• участь у підготовці та поданні інших видів періодичної звітності, які передбачають підпис головного бухгалтера, до органів вищого рівня у відповідності до нормативних актів, затверджених форм та інструкцій;
• за погодженням з власником (керівником) підприємства забезпечення перерахування податків та зборів (обов’язкових платежів), передбачених законодавством, проведення розрахунків з іншими кредиторами відповідно до договірних зобов’язань;
• здійснення контролю за веденням касових операцій, раціональним та ефективним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів;
• участь у проведенні інвентаризаційної роботи на підприємстві, оформленні матеріалів, пов’язаних із нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
• забезпечення перевірки стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах;
• керівництво працівниками бухгалтерської служби підприємства та розподіл між ними посадових завдань та обов’язків, ознайомлення цих працівників із нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також із змінами в чинному законодавстві.

Крім перерахованих вище прямих обов’язків, до обов’язків головбуха входить організація роботи з підготовки пропозицій для власника (керівника) підприємства щодо:

• визначення облікової політики підприємства, внесення змін до обраної облікової політики, вибору форми бухгалтерського обліку з урахуванням діяльності підприємства і технології оброблення облікових даних;
• розроблення систем і форм внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообігу, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності та контролю господарських операцій;
• визначення прав працівників на підписання первинних та зведених облікових документів;
• вибору оптимальної структури бухгалтерської служби та чисельності її працівників, підвищення професійного рівня бухгалтерів, забезпечення їх довідковими матеріалами;
• поліпшення системи інформаційного забезпечення управління та шляхів проходження обробленої інформації до виконавців;
• впровадження автоматизованої системи оброблення даних бухобліку з урахуванням особливостей діяльності підприємства чи удосконалення діючої;
• забезпечення збереження майна, раціонального та ефективного використання матеріалів, трудових та фінансових ресурсів, залучення кредитів та їх погашення;
• виділення на окремий баланс філій, представництв, відділень та інших відокремлених підрозділів підприємства та включення їх показників до фінансової звітності підприємства.

Звертаємо увагу, що Довідник № 336 служить основою для розроблення посадових інструкцій, які закріплюють обов’язки, права і відповідальність працівників (п. 4 Загальних положень Довідника № 336). Конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями, які розробляють і затверджують роботодавці, враховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників та особливості штатного розпису підприємства (п. 6 Загальних положень Довідника № 336).

Таким чином, всі вищенаведені обов’язки з урахуванням особливостей, пов’язаних з певним видом діяльності підприємства, можна зазначити в посадовій інструкції головбуха або відобразити в трудовому договорі з працівником, який приймається на посаду головбуха. Також в зазначених документах повинні бути відображені повноваження, права та відповідальність головбуха, а також порядок взаємодії бухгалтерії з іншими службами підприємства.

Хоча перераховані вище обов’язки головбуха не включають ведення податкового обліку на підприємстві (головбух повинен тільки за погодженням з власником (керівником) забезпечити перерахування податків і зборів), практика показує, що до посадових обов’язків головного бухгалтера включається і ведення податкового обліку, хоча жодний чинний нормативний акт такої прямої норми не містить. У той же час підпунктом 48.5.1 та пунктом 48.6 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) визначено, що якщо податкова декларація подається податковими агентами – юридичними особами, то вона повинна бути підписана керівником платника податків (податкового агента) або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу (ДПСУ).

Таким чином, з вищенаведених норм ПКУ випливає, що головбух зобов’язаний підписувати податкову звітність, а підписувати її та не брати участь в її заповненні (фактично не брати участь у веденні податкового обліку) практично неможливо.

Для головбухів бюджетних установ обов’язки встановлено також у Типовому положенні про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 26.01.2011 р. № 59. Фактично вони повторюють вищевикладені обов’язки головбуха, а також включають, зокрема, погодження проектів договорів (контрактів), у тому числі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, забезпечуючи дотримання вимог законодавства щодо цільового використання бюджетних коштів та збереження майна, здійснення у межах своїх повноважень заходів щодо відшкодування винними особами збитків від нестач, розтрат, крадіжок.

Обов’язки бухгалтера

Обов’язки і завдання бухгалтера (з дипломом спеціаліста) і бухгалтера визначені тільки Довідником № 336.

Обов’язки бухгалтера (з дипломом спеціаліста)

Згідно з пунктом 2 підрозділу «Професіонали» Кваліфікаційних характеристик розділу 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» Довідника № 336 до обов’язків бухгалтера (з дипломом спеціаліста) належать:

• самостійне і в повному обсязі ведення обліку необоротних активів, запасів, коштів, розрахунків та інших активів, власного капіталу та зобов’язань, доходів та витрат за прийнятою на підприємстві формою бухгалтерського обліку з додержанням єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку та з урахуванням особливостей діяльності підприємства і технології оброблення даних;
• забезпечення повного та достовірного відображення інформації, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, на рахунках бухобліку;
• за погодженням з власником (керівником) підприємства та керівником підрозділу бухгалтерського обліку подання до банківської установи документів для перерахування коштів згідно з визначеними податками і платежами, а також для розрахунків з іншими кредиторами відповідно до договірних зобов’язань;
• участь у проведенні інвентаризації активів і зобов’язань, оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства, у перевірках стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства;
• підготовка даних для включення їх до фінансової звітності, складання окремих її форм, а також форм іншої періодичної звітності, яка ґрунтується на даних бухобліку;
• забезпечення підготовки оброблених документів, регістрів і звітності для зберігання їх протягом встановленого терміну;
• постійне ознайомлення та вивчення нових нормативно-методичних і довідкових документів з питань організації та ведення бухобліку і внесення пропозиції щодо їх впровадження на підприємстві;
• участь у підготовці пропозицій щодо:

– внесення змін до обраної облікової політики, удосконалення внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообігу;

– розроблення додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності та контролю господарських операцій;

– забезпечення збереження майна, раціонального та ефективного використання матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, залучення кредитів та їх погашення, регулювання діяльності підприємства та інших питань, пов’язаних з інформацією про фінансове становище підприємства та результати його діяльності.

Обов’язки бухгалтера

Згідно з пунктом 7 підрозділу «Фахівці» Кваліфікаційних характеристик розділу 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» Довідника № 336 до обов’язків бухгалтера I категорії, бухгалтера II категорії, бухгалтера належать:

• самостійне складання або прийняття до обліку первинних документів, систематизація інформації, відображеної в цих документах, підготовка проміжних розрахунків для обліку господарських операцій та подання їх на розгляд;
• нарахування заробітної плати, виконання інших розрахунків з працівниками, громадянами та юридичними особами відповідно до чинного законодавства;
• участь у проведенні інвентаризації активів та зобов’язань;
• ведення аналітичного обліку в розрізі об’єктів позабалансового обліку;
• здійснення накопичення та узагальнення інформації у потрібному розрізі (деталізації) про:

– наявність та рух грошових коштів та грошових документів у касі підприємства, а також грошових коштів, що знаходяться на поточних рахунках у національній валюті, інших рахунках в банку в іноземній валюті, а також грошових коштів у дорозі;

– одержання та погашення заборгованості за довгостроковими та короткостроковими позиками;

– розрахунки з постачальниками та підрядниками, покупцями і замовниками, різними дебіторами і кредиторами;

– видані та отримані короткострокові чи довгострокові векселі, довгострокові і поточні зобов’язання;

– наявність та рух основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів, знос необоротних активів, а також капітальні і фінансові інвестиції;

– наявність та рух виробничих запасів;

– витрати на виробництво;

– доходи від операційної, інвестиційної та фінансової діяльності підприємства;

– власний капітал та забезпечення зобов’язань.

Перераховані вище обов’язки бухгалтера є загальними. На кожному підприємстві залежно від структури бухгалтерської служби та поставлених перед нею завдань встановлюються конкретні обов’язки для кожного працівника бухгалтерії, як правило, за погодженням з головним бухгалтером. Ці обов’язки «закріплюються» в посадовій інструкції бухгалтера та трудовому договорі з ним. До посадової інструкції бухгалтера можуть бути включені додаткові обов’язки, але вони не повинні обмежувати права і трудові гарантії працівника, встановлені трудовим законодавством.

Додаткові обов’язки головбуха і бухгалтера

Іноді керівники підприємств зобов’язують (просять) головбухів (бухгалтерів) виконувати також «небухгалтерські» обов’язки, наприклад, розробляти фінансові плани, вести ділові переговори, займатися маркетингом, рекламою, вести кадрове діловодство, виконувати обов’язки юриста, секретаря, касира тощо. Зазначені обов’язки не належать до вищерозглянутих прямих обов’язків головбухів (бухгалтерів), але можуть бути покладені на головного бухгалтера (бухгалтера) як на найманого працівника відповідно до умов трудового договору.

Нагадаємо, що згідно зі статтею 21 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену трудовим договором, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату. До початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний роз’яснити працівникові його права і обов’язки (ст. 29 КЗпП). При цьому працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством (ст. 30 КЗпП). Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП).

Таким чином, якщо до обов’язків головбуха (бухгалтера) як найманого працівника відповідно до трудового договору входять «небухгалтерські» обов’язки, то працівник зобов’язаний їх виконувати. Якщо ж «небухгалтерські» обов’язки не передбачені трудовим договором, то головбух (бухгалтер) має право відмовитися від їх виконання. Тому рекомендуємо бухгалтерам при прийнятті на роботу ретельно вивчати свої обов’язки, зазначені в розділі «Обов’язки працівника» трудового договору, а роботодавцям — не порушувати законодавство про працю.

Що стосується виконання бухгалтером додаткових обов’язків касира, то відповідно до пункту 45 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 р. № 148, на підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира. Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язків можуть покласти відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Таким чином, у разі потреби тимчасової заміни касира або відсутності посади касира виконання його обов’язків може покладатися за письмовим наказом керівника на бухгалтера з укладенням договору про повну матеріальну відповідальність.

Що стосується можливості головбуха виконувати свої посадові обов’язки під час перебування у щорічній відпустці без укладення цивільно-правового договору, то Мінсоцполітики в листі від 17.10.2016 р. № 376/06/186-16 (див. ВТЗ № 1/2017, стор. 125) роз’яснило наступне. Головний бухгалтер підприємства є посадовою особою, яка перебуває з підприємством у трудових відносинах, які регулюються нормами трудового законодавства України. У період відпустки головний бухгалтер не може виконувати посадові обов’язки, оскільки відпустка є формою відпочинку, що гарантується усім працівникам (ст. 45 Конституції України). У період відпустки працівник не може бути притягнений до відповідальності за неналежне виконання своїх обов’язків, тому його повноваження на цей період повинні бути припинені. Неможливість виконання працівником своїх обов’язків під час відпустки можна обґрунтувати також тією обставиною, що статтею 79 КЗпП передбачена можливість відкликання працівника з відпустки у встановленому порядку. Також законодавством передбачена можливість суміщення посад та виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Для виконання функцій головного бухгалтера на час його відпустки може бути призначений виконувач обов’язків головного бухгалтера, який користується усіма повноваженнями головного бухгалтера, у тому числі правом підпису документів.

Порядок прийняття на роботу головного бухгалтера

Якщо на підприємстві є вакантною посада головного бухгалтера або при відсутності бухгалтерської служби на підприємстві вакантна посада єдиного бухгалтера (далі — головбух), і керівник підприємства знайшов гідну кандидатуру на таку посаду, то здійснюється прийняття на роботу головного бухгалтера, якщо він відповідає кваліфікаційним вимогам до такої посади.

Прийняття на роботу головного бухгалтера здійснюється у загальновстановленому порядку: з ним укладається трудовий договір (в усній або письмовій формі), при цьому він зобов’язаний подати паспорт (інший документ, що засвідчує особу), трудову книжку (з 10.06.2021 р. — у разі її наявності або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування), документ про освіту.

Головбух, як і будь-який інший працівник, не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та направлення повідомлення ДПСУ про прийняття працівника на роботу (ч. третя ст. 24 КЗпП).⁴

Для головбуха вигідніше укладати трудовий договір у письмовій формі, щоб чітко зафіксувати свої права і обов’язки. В цьому випадку якщо керівник підприємства в подальшому спробує покласти на головного бухгалтера додаткові обов’язки, що не належать до «бухгалтерських» і не визначені в трудовому договорі (наприклад, обов’язки кадровика, секретаря, економіста, касира тощо), головбух вправі від них відмовитися, оскільки, як зазначено вище, роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП). У такій ситуації за виконання додаткової роботи, не передбаченої трудовим договором, головбух вправі вимагати додаткової оплати (наприклад, доплати за суміщення посад, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника).

Якщо головбух не належить до переліку осіб, яким випробування при прийнятті на роботу не встановлюється (ч. третя ст. 26 КЗпП), то йому може бути встановлено випробування на термін не більше 3 місяців, а в окремих випадках, за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації, — не більше 6 місяців (ст. 27 КЗпП).⁵ Але для головбуха найбільш оптимальним терміном випробування є термін, що не перевищує одного місяця, оскільки не виключена ситуація, що досвідчений головбух за 3 місяці (6 місяців) повністю відновить раніше запущений бухгалтерський облік на підприємстві, а «недбайливий» роботодавець звільнить його в кінці випробувального терміну як такого, що не пройшов випробування, щоб в подальшому заощадити на оплаті праці такого кваліфікованого фахівця, знайшовши замість нього менш досвідченого головбуха, але який погодився на набагато меншу оплату праці. Щоб уникнути зазначеної ситуації головбуху необхідно узгодити з роботодавцем в письмовій формі всі умови (критерії), при недотриманні яких випробування вважається не пройденим (або всі умови (критерії), при виконанні яких випробування вважається успішно пройденим).

Необхідність прийняття справ новим головним бухгалтером

Головною особливістю прийняття на роботу головного бухгалтера є те, що при вступі на посаду йому необхідно прийняти бухгалтерську документацію (далі — справи). Від успішного проведення цієї процедури залежить не тільки якісна робота нового головбуха на своїй посаді в подальшому, але й гарантія його непритягнення до відповідальності за порушення, допущені у веденні бухгалтерського обліку на підприємстві до його прийняття на роботу.

Згідно з пунктом 12 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.01.2011 р. № 59 (далі — Типове положення № 59), прийняття (передача) справ головбухом у разі призначення на посаду або звільнення з посади здійснюється після проведення внутрішньої перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності, за результатами якої оформляється відповідний акт. Копія такого акта надсилається вищій бюджетній установі, якій підпорядковується ця бюджетна установа. Прийняття (передача) справ головбухом може здійснюватися за участю представника вищої бюджетної установи, якій підпорядкована ця бюджетна установа.

Що стосується зміни головбуха на госпрозрахунковому підприємстві, то оскільки перебування на одній посаді двох працівників (головбухів) одночасно неможливе, зазвичай новий головбух на такому підприємстві приймається на роботу через деякий час після звільнення попереднього головбуха, яким була здійснена передача справ директору або іншому працівнику підприємства (наприклад, заступнику головного бухгалтера). Однак бувають випадки, коли попередній головбух звільнився без передачі справ або давно, після чого бухгалтерський облік на підприємстві практично не вівся або вівся частково, тому на нового головбуха керівником підприємства, як правило, покладається обов’язок поновити бухгалтерський облік за попередні періоди (іноді за кілька років).

З огляду на вищевикладене, новий головбух госпрозрахункового підприємства при прийнятті справ вправі вимагати складання акта приймання-передачі справ. Рекомендуємо новим головбухам такий акт складати обов’язково (навіть якщо керівник підприємства проти цього), щоб уникнути притягнення до адміністративної (а іноді й до кримінальної) відповідальності. Крім того, завдяки складанню акта приймання-передачі справ новий головбух буде точно знати, яка бухгалтерська документація на підприємстві відсутня, і яка звітність в попередніх періодах підприємством не подавалася. Особливо важливо володіти цією інформацією в разі, коли новий головбух приймається на роботу в середині календарного року, оскільки деякі види звітності складаються наростаючим підсумком (наприклад, декларація з податку на прибуток). Тому в інтересах нового головбуха перевірити бухгалтерську документацію за попередні періоди (обов’язково з початку звітного податкового року).

ДФСУ в листі від 21.11.2016 р. № 20011/5/99-99-10-01-16 і ДПАУ в листі від 18.09.2009 р. № 11305/5/23-4018/462 повідомили, що відповідно до статті 3 Закону № 996 бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку. Завдання та обов’язки головного бухгалтера визначені Законом № 996 та Довідником № 336. Законом № 996 не передбачена норма про приймання-передачу справ у разі звільнення та призначення головного бухгалтера. Тобто підприємство самостійно приймає рішення, чи потрібні йому такі процедури як передача справ у разі звільнення одного і призначення іншого головного бухгалтера, перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності і хто її повинен проводити (власними силами, аудитор тощо). Разом з тим, для уникнення випадків покладання вини на працюючого головного бухгалтера йому необхідно перевірити бухгалтерську документацію, яка залишилася після звільненого попередника та яка буде підставою для складання податкової звітності в період виконання ним посадових обов’язків.

Таким чином, незважаючи на те що ні в КЗпП, ні в Законі № 996, ні в інших нормативно-правових актах не йдеться про обов’язок нового головбуха госпрозрахункового підприємства прийняти справи, проведення такої процедури необхідно, перш за все, новому головбуху, щоб уникнути його притягнення до адміністративної (кримінальної) відповідальності за порушення, допущені попередником.

Нагадаємо, що згідно зі статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП) відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, неподання фінансової звітності тягнуть за собою накладення штрафу від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі — нмдг), тобто від 136 до 255 грн. Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне із зазначених правопорушень, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 нмдг, тобто від 170 до 340 грн. Ці штрафи накладаються уповноваженими посадовими особами органів державного фінансового контролю (ст. 234-1 КпАП).

Відповідно до статті 163-1 КпАП відсутність податкового обліку, порушення керівниками та іншими посадовими особами підприємств, установ, організацій встановленого законом порядку ведення податкового обліку, тягне за собою накладення штрафу в розмірі від 5 до 10 нмдг, тобто від 85 до 170 грн. Зазначені дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за таке ж порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі від 10 до 15 нмдг, тобто від 170 до 255 грн. Всі зазначені дії не вважаються порушенням встановленого порядку ведення податкового обліку, якщо платник податків досяг податкового компромісу відповідно до підрозділу 9-2 розділу XX «Перехідні положення» ПКУ. Справи про накладення штрафів, передбачених статтею 163-1 КпАП, розглядають судді районних, районних у місті, міських чи міськрайонних судів (ст. 221 КпАП) на підставі протоколів, складених посадовими особами органів ДПСУ (п. 1 ч. першої ст. 255 КпАП).

Згідно зі статтею 38 КпАП адміністративне стягнення може бути накладено не пізніш як через 2 місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніш як через 2 місяці з дня його виявлення. Якщо справи про адміністративні правопорушення підвідомчі суду (судді), адміністративне стягнення може бути накладено не пізніш як через 3 місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніш як через 3 місяці з дня його виявлення (крім справ про адміністративні правопорушення, зазначені у частинах третій – шостій цієї статті).

Отже, якщо до прийняття на роботу нового головбуха на підприємстві були допущені нетриваючі «бухгалтерські» адміністративні правопорушення, зазначені в статтях 164-2 та 163-1 КпАП, то новий головбух не може бути притягнений до адміністративної відповідальності за такі правопорушення, але до неї може бути притягнений його попередник, якщо буде встановлено його вину. Це узгоджується з нормами частини 8 статті 9 Закону № 996 та пункту 2.14 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88), згідно з якими відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Якщо ж на момент прийняття на роботу нового головбуха на підприємстві мають місце триваючі «бухгалтерські» адміністративні правопорушення, зазначені у статтях 164-2 та 163-1 КпАП, але новий головбух їх не усуває, і вони виявляються контролюючим органом під час перевірки, то новий головбух може бути притягнений до адміністративної відповідальності, передбаченої зазначеними статтями КпАП, не пізніше 2 місяців (якщо справа підвідомча суду — не пізніше 3 місяців) з дня виявлення таких правопорушень. Тобто вищевказані адміністративні штрафи можуть бути накладені на нового головбуха, якщо буде встановлено, що адміністративні правопорушення, про які йдеться у статтях 164-2 та 163-1 КпАП, вчинені саме цим (новим) головбухом, а не тільки його попередником. Це узгоджується з нормою статті 14 КпАП, згідно з якою посадові особи притягуються до адміністративної відповідальності за адміністративні правопорушення, пов’язані з недодержанням установлених правил, забезпечення виконання яких входить до їх службових обов’язків.

ДПАУ в листі від 17.04.2002 р. № 3125/5/26-2119, аналізуючи винесене судом рішення про притягнення до кримінальної відповідальності попереднього головного бухгалтера, з вини якого державне підприємство не сплатило до бюджету великі суми податків, зазначила, що новий головний бухгалтер цього ж підприємства в силу свого посадового становища зобов’язаний був перевірити бухгалтерську документацію, яка при вступі його на посаду залишалася після попереднього головного бухгалтера, проте цього не зробив. Відносно нового головного бухгалтера кримінальну справу за статтею 212 Кримінального кодексу України (далі — КК) (тобто умисне ухилення від сплати податків, зборів, обов’язкових платежів, вчинене службовою особою, яка зобов’язана їх сплачувати, якщо це діяння призвело до ненадходження до бюджету коштів у значних, великих, особливо великих розмірах) припинено у зв’язку з тим, що в його діях немає умисного ухилення від сплати податків, проте проглядається склад злочину, передбаченого статтею 367 КК — службова недбалість (тобто невиконання або неналежне виконання службовою особою своїх службових обов’язків через несумлінне ставлення до них, що завдало істотної шкоди охоронюваним законом правам, свободам та інтересам окремих громадян, державним чи громадським інтересам або інтересам окремих юридичних осіб).

Нагадаємо, що згідно зі статтею 367 КК службова недбалість карається штрафом від 2000 до 4000 нмдг (тобто від 34 000 до 68 000 грн.) або виправними роботами на строк до 2 років, або обмеженням волі на строк до 3 років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3 років. Те саме діяння, якщо воно спричинило тяжкі наслідки, карається позбавленням волі на строк від 2 до 5 років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3 років та зі штрафом від 250 до 750 нмдг (тобто від 4250 до 12 750 грн.) або без такого.

Таким чином, на думку ДПАУ, несумлінне прийняття справ головбухом, внаслідок чого заподіяно істотну шкоду державним інтересам, може бути кваліфіковано як службова недбалість із притягненням головбуха до кримінальної відповідальності за статтею 367 КК.

На щастя, встановити вину посадової особи може лише суд у межах кримінального провадження, а не ДПАУ (зараз ДПСУ). Крім того, як випливає зі статті 367 КК, службова недбалість може бути допущена тільки при невиконанні або неналежному виконанні службовою особою своїх службових обов’язків, тобто під час роботи (виконання своїх безпосередніх обов’язків) на посаді головного бухгалтера, а не в момент приймання-передачі справ, коли порушення вже здійснено (злочин скоєно) попередником або керівником підприємства (якщо він вів бухоблік на підприємстві). Завдання нового головбуха — прийняти справи в тому вигляді, в якому вони є (з подальшим усуненням порушень, які тривають), а не проводити перевірку діяльності попередника і вимагати від нього або від керівника підприємства усунення недоліків.

Порядок прийняття справ новим головним бухгалтером

При прийнятті на роботу нового головбуха приймання-передача справ здійснюється ним від керівника підприємства або заступника головного бухгалтера або іншої уповноваженої особи. Якщо до прийняття на роботу головбуха бухгалтерський облік на підприємстві вівся аудиторською фірмою, то головбух приймає справи у представника такої фірми.

Якщо новий головбух вимагає документального оформлення приймання-передачі справ із складанням відповідного акта і керівник підприємства не проти такої процедури, то останній повинен видати наказ про приймання-передачу справ. Таким наказом може бути передбачено створення з цією метою спеціальної комісії.

У наказі зазначаються:

1. Прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії (новий головбух; особа, яка передає справи, або сам керівник підприємства; представник адміністрації та/або інші посадові особи підприємства).

2. Спосіб і порядок проведення перевірки стану бухгалтерського обліку на підприємстві (бухгалтерською службою підприємства, аудиторською фірмою, контрольно-ревізійним відділом вищої організації тощо).

3. Період, за який буде перевірятися стан бухгалтерського обліку на підприємстві (зазвичай не перевищує 3 роки, з огляду на граничний термін визначення податкових зобов’язань контролюючими (податковими) органами, встановлений пунктом 102.1 ПКУ (1095 днів), і загальний строк позовної давності, встановлений статтею 257 Цивільного кодексу України; далі — ЦКУ).

4. Період, протягом якого буде здійснюватися передача справ.

У процесі приймання-передачі справ перевіряються (вивчаються):

– стан бухгалтерського обліку;

– стан звітності;

– зберігання та оформлення документів;

– номенклатура справ;

– акти попередніх перевірок.

Після завершення перевірки і передачі справ складається акт приймання-передачі справ. Оскільки його форма законодавством не встановлена, такий акт складається в довільній формі.

Обов’язковими реквізитами акта приймання-передачі справ є:

– дата і місце складання;

– найменування та код ЄДРПОУ підприємства;

– П.І.Б. того, хто передає, і головбуха, який приймає справи;

– перелік документів, які перевірені та передаються;

– інформація про відсутні документи (якщо вони є).

Передачі по акту підлягають документи бухгалтерського обліку, первинні документи, фінансова та податкова звітність тощо. В акті наводиться перелік переданих документів із зазначенням найменування та кількості справ, року складання. Якщо документів дуже багато, то до акта можуть бути оформлені додатки з повним переліком документів, які передаються.

Якщо при прийнятті документів у головбуха особливих зауважень до них немає, акт приймання-передачі справ підписується без зауважень. Якщо ж в процесі приймання-передачі справ виявлено відсутність будь-яких документів або їх невідповідність вимогам чинного законодавства, то про це обов’язково зазначається в акті. Така інформація в акті може допомогти новому головбуху уникнути притягнення до вищерозглянутої адміністративної (кримінальної) відповідальності за порушення, допущені на підприємстві до його прийняття на роботу.

Акт приймання-передачі справ складається у двох (іноді — в трьох) примірниках, підписується особою, яка передає справи, головбухом, який приймає справи (за наявності комісії — її членами), і затверджується керівником підприємства. Перший примірник акта залишається у особи, що передала справи, другий примірник надається головбуху, що прийняв справи, і зберігається в бухгалтерії. Третій екземпляр може надаватися аудиторській фірмі або контрольно-ревізійному відділу вищої організації, якщо вони проводили перевірку стану бухгалтерського обліку та звітності на підприємстві під час приймання-передачі справ.

З дати прийняття справ, зазначеної в акті приймання-передачі справ, новий головбух приступає безпосередньо до виконання своїх посадових обов’язків і несе повну відповідальність за ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Звертаємо увагу, що під час приймання-передачі справ при зміні (прийнятті на роботу або звільненні) головбуха не потрібно проводити інвентаризацію активів і зобов’язань підприємства, оскільки це не передбачено Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 р. № 879. У пункті 7 розділу І цього Положення зазначено, що проведення інвентаризації є обов’язковим у разі зміни матеріально відповідальних осіб. Але головбух не належить до осіб, з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність, якщо, звичайно, на головбуха водночас не покладаються обов’язки зі зберігання товарно-матеріальних цінностей підприємства або обов’язки касира.⁶

Крім того, слід враховувати, що якщо в процесі приймання-передачі справ виявлено пропажу або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності, то згідно з пунктом 6.10 Положення № 88 керівник підприємства (установи) письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства (установи). Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство (установа), а також територіальному органу ДПСУ — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами в 10-денний строк.

Повідомлення державних органів про прийняття
на роботу головного бухгалтера

При прийнятті на роботу головного бухгалтера, як і будь-якого іншого працівника, перед допуском його до роботи роботодавець повинен надіслати органу ДПСУ повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413. Направлення цього повідомлення передбачено трудовим законодавством, а саме частиною третьою статті 24 КЗпП.

Крім того, оскільки головбух є особою, відповідальною за ведення бухгалтерського (податкового) обліку на підприємстві, в тому числі підписує різну податкову звітність, повідомлення органу ДПСУ про прийняття на роботу нового головбуха передбачено і нормами податкового законодавства.

Згідно з пунктом 66.4 ПКУ платники податків – юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов’язані подати контролюючому органу (тобто органу ДПСУ) відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків, шляхом подачі заяви у порядку, визначеному Міністерством фінансів України.

Відповідно до пункту 9.3 розділу IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 р. № 1588, у редакції наказу від 22.04.2014 р. № 462 (далі — Порядок № 1588), платники податків – юридичні особи та відокремлені підрозділи юридичних осіб зобов’язані подати відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, відокремлених підрозділів юридичної особи, до контролюючого органу в 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків шляхом подачі заяви за формою № 1-ОПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». У разі надходження від державних реєстраторів відомостей про внесення змін до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі — ЄДР) щодо платників податків, а також надходження від платників податків заяви за формою № 1-ОПП з позначками «Зміни», «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» контролюючі органи вносять відповідні зміни до Єдиного банку даних юридичних осіб та фіксують зазначені зміни в журналі за формою № 2-ОПП.

Платники податків, які уклали з відповідним контролюючим органом договір про визнання електронних документів, можуть подати заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів щодо електронного документообігу та електронних довірчих послуг.

Таким чином, протягом 10 днів після дати прийняття на роботу головбуха (дати призначення його відповідальним за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку на підприємстві) керівник підприємства (або уповноважена ним особа) повинен подати до органу ДПСУ за місцем обліку в паперовому вигляді або направити в електронному вигляді заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», в якій в розділі «Адресні дані платника податків» в реквізиті (полі) 10 необхідно вказати дані нового головбуха: прізвище, ім’я, по батькові, ідентифікаційний номер (при відмові від нього — серію та номер паспорта), дату призначення на посаду, телефони (службовий, домашній, додаткові), факс.

Пунктом 9.3 розділу IX Порядку № 1588 встановлено, що відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, також оновлюються контролюючими органами у Єдиному банку даних юридичних осіб на підставі реєстраційної заяви платника податку на додану вартість (про реєстрацію, перереєстрацію або внесення змін), якщо така реєстраційна заява була подана в один із способів, визначених пунктом 183.7 ПКУ, та задоволена контролюючим органом. У цьому разі платник податків звільняється від подання до контролюючого органу заяви за формою № 1-ОПП у зв’язку із зміною відомостей стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи.

Нагадаємо, що згідно з пунктом 183.7 ПКУ заява про реєстрацію юрособи як платника ПДВ подається до контролюючого (податкового) органу засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги». Суб’єкти господарювання (новостворені) можуть заявити про своє бажання добровільно зареєструватися як платник ПДВ під час державної реєстрації створення юридичної особи. Відповідна заява або відомості передаються держреєстратором до контролюючих органів у порядку, встановленому Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV (далі — Закон № 755). У реєстраційній заяві юрособи зазначаються підстави для реєстрації цієї юрособи як платника ПДВ.

Враховуючи вищевикладене, по юрособах, відомості про яких включаються до ЄДР, інформація про зміну головбуха оновлюється на підставі поданої заяви за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» і уточнених документів або заяви платника ПДВ (про реєстрацію, перереєстрацію або внесення змін). По юрособах, відомості про яких не включаються до ЄДР, інформація про зміну головбуха оновлюється на підставі заяви за формою № 1-ОПП та уточнених документів.

За неподання органу ДПСУ інформації про нового головбуха ПКУ передбачена відповідальність для юрособи. Так, згідно з пунктом 117.1 ПКУ неподання відомостей стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського обліку та/або складення податкової звітності, відповідно до вимог, встановлених ПКУ, тягне за собою накладення штрафу на юросіб, відокремлені підрозділи юрособи в розмірі 1020 грн. У разі неусунення такого порушення або за ті самі дії, вчинені повторно протягом року особою, до якої було застосовано штраф за таке порушення, на юросіб, відокремлені підрозділи юрособи накладається штраф у розмірі 2040 грн.

Що стосується подання держреєстратору даних про нового головбуха юрособи для внесення їх до ЄДР, то Закон № 755 цього не вимагає (в ЄДР не обов’язково повинна міститися інформація про головбухів юросіб). Але якщо юрособа (її засновники або керівник) бажає внести дані про головбуха до ЄДР, оскільки такий головбух наділяється правом здійснювати певні дії від імені юрособи, в тому числі підписувати договори, подавати документи для держреєстрації тощо, то юрособа подає держреєстратору реєстраційну картку з наступною інформацією про головбуха: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, ідентифікаційний номер (при відмові від нього — серія та номер паспорта), дані про наявність обмежень щодо представництва юрособи (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону № 755). Ця інформація про головбуха юрособи вноситься держреєстратором до ЄДР. Надалі в разі звільнення такого головбуха юрособі необхідно буде повідомити про це держреєстратора, подавши реєстраційну картку для внесення змін до відомостей про юрособу в ЄДР.

Підписання головним бухгалтером звітності
в електронній формі та банківських документів

Згідно з пунктом 2 розділу II Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. № 557, у редакції наказу від 01.06.2020 р. № 261 (далі — Порядок № 557), створення електронного документа завершується накладанням на нього кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП) підписувача (підписувачів) та печатки (за наявності), як це передбачено для аналогічного документа в паперовому вигляді. Автор має право отримати кваліфіковану електронну довірчу послугу у будь-якого кваліфікованого постачальника електронних довірчих послуг (далі — постачальник ЕДП).

Отже, якщо підприємство подає податкову звітність засобами електронного зв’язку в електронній формі, що передбачено підпунктом «в» пункту 49.3 ПКУ, то для її підписання особистим КЕП новий головбух повинен отримати особистий ключ і відповідний йому кваліфікований сертифікат відкритого ключа КЕП в порядку, встановленому Законом України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII. Для цього керівник підприємства повинен звернутися до постачальника ЕДП, з яким підприємство співпрацює в питанні отримання КЕП, і подати йому необхідний пакет документів.

Після отримання головбухом ключа і сертифіката КЕП керівник підприємства від імені юрособи повинен проінформувати контролюючий (податковий) орган про надання права підпису електронних документів (в тому числі податкової звітності) новому головбуху.

Згідно з пунктами 3 і 4 розділу IІI Порядку № 557 для надання права підпису електронних документів іншій особі, якій делеговано право підпису (новому головбуху), керівник підприємства повідомляє про таку особу контролюючий (податковий) орган, на обліку в якому перебуває підприємство, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі — повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку. До повідомлення вноситься інформація про підписувача (нового головбуха), якому надається право підпису електронних документів. На сформоване повідомлення першим накладається КЕП особи, включеної до повідомлення (нового головбуха), після нього — КЕП керівника і останньою — печатка (за наявності).

Все вищевикладене необхідно зробити якомога швидше, щоб новий головбух встиг не тільки сформувати, а й своєчасно подати звітність (податкову, фінансову, статистичну та іншу), підписану ним за допомогою особистого КЕП.

Також керівнику підприємства необхідно подати до банку (банків), де відкрито рахунок (рахунки) підприємства, заяву з інформацією про надання головбуху права другого підпису, картку із зразками підписів керівника (за потреби) і головбуха, заяву і сертифікат відкритого ключа КЕП клієнта в системі «Інтернет-Банкінг», а також інші документи, передбачені договором банківського рахунку, щоб новий головбух міг використовувати кошти з рахунку (рахунків) підприємства (зокрема, оформляти платіжні доручення для здійснення платежів в системі «Інтернет-Банкінг», знімати готівку в банку на підставі поданої заяви на зняття готівки або за чековою книжкою тощо).

Дії нового головного бухгалтера після прийняття справ

Як зазначалося вище, після прийняття справ головбух починає виконувати свої безпосередні обов’язки. Оскільки головбух є керівником структурного підрозділу — бухгалтерської служби (далі — бухгалтерія), то за наявності в ній декількох працівників він повинен ознайомитися з функціональними обов’язками кожного з них.

Якщо на етапі прийняття справ головбух виявив недоліки в роботі бухгалтерії з об’єктивних причин (наприклад, через недостатню кількість працівників), то можна ставити перед керівником підприємства питання про збільшення чисельності працівників бухгалтерії. Якщо недоліки є наслідком нераціонального розподілу обов’язків серед працівників бухгалтерії, то головбух самостійно може їх перерозподілити.

Головбух вже в перші дні після прийняття справ і вступу на посаду повинен знати про:

– всі види податків, зборів, внесків, обов’язкових платежів, що сплачуються підприємством (щоб уже в перший місяць роботи не забути їх нарахувати та сплатити);

– результати перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства контролюючими органами (щоб оперативно усунути недоліки, зазначені в актах перевірок, уникнувши накладення штрафів на підприємство);

– стан розрахунків з бюджетами, фондом соціального страхування, контрагентами, кредиторами і працівниками підприємства (щоб оперативно погасити заборгованість перед ними (за її наявності) та уникнути накладення штрафних або фінансових санкцій);

– кількість та види рахунків в банках, наявність банківських рахунків за кордоном;

– стан (розміри) активів і зобов’язань, результати їхньої інвентаризації;

– стан зберігання первинних та облікових документів;

– види укладених господарських договорів з контрагентами (купівлі-продажу, оренди, підряду, комісії, доручення тощо).

Якщо під час приймання-передачі справ були виявлені порушення в поданні звітності (наприклад, вона не подавалася за деякі періоди) або виявлено відсутність первинних документів (наприклад, актів виконаних робіт за окремими операціями), то головбуху необхідно якомога швидше усунути ці недоліки (подати звітність, скласти або отримати від контрагентів первинні документи). Особливо це важливо для головбуха при усуненні адміністративних правопорушень, які відповідно до КпАП вважаються триваючими (див. вище).

Якщо під час приймання-передачі справ були виявлені порушення у вигляді несплати податків (зборів, обов’язкових платежів) та ЄСВ, то головбух повинен погодити порядок усунення таких порушень з керівником підприємства. Якщо останній «дає добро» на погашення всієї податкової заборгованості та своєчасну сплату податкових зобов’язань за поточні періоди, то це ідеальний варіант. Якщо на підприємстві фінансові труднощі, то завдання головбуха — домогтися від керівника підприємства, як мінімум, своєчасної сплати поточних податкових зобов’язань. Якщо і на таку сплату керівник не згоден, то необхідно домогтися від нього письмового підтвердження заборони на сплату всіх або частини поточних податкових зобов’язань. Для цього головбуху необхідно подати заяву на ім’я керівника підприємства з проханням дозволити сплату всіх поточних податкових зобов’язань, а також дозволити погасити наявну податкову заборгованість із зазначенням її суми. Відмова у письмовій формі в здійсненні поточних податкових платежів або погашенні податкової заборгованості буде доказом того, що порушення допущено з вини керівника підприємства, а не головбуха. В іншому випадку не тільки керівник підприємства, але й головбух може бути притягнений за несплату податкових зобов’язань до адміністративної відповідальності, передбаченої статтями 163-2 (несплата податків, зборів, обов’язкових платежів), 163-4 (несплата ПДФО), 165-1 (несплата ЄСВ) КпАП, а також до кримінальної відповідальності, передбаченої статтями 212 та 212-1 КК, за умисне ухилення від сплати податків, зборів, обов’язкових платежів та ЄСВ, якщо ці діяння призвели до фактичного ненадходження до бюджетів, державних цільових фондів, фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування коштів у значних (великих, особливо великих) розмірах.

Оскільки одним з основних бухгалтерських документів на підприємстві є наказ про облікову політику, то головбух повинен з ним детально ознайомитися і перевірити, як він виконується. Якщо, на думку головбуха, наказ про облікову політику складено некомпетентно (в ньому є не все, що повинно бути), або окремі його норми суперечать нормам законодавства, необхідно ініціювати внесення змін до цього документа.

З метою якісного виконання своїх обов’язків головбух повинен отримати від уповноважених осіб підприємства необхідну (достатню) інформацію про види діяльності підприємства, організаційну структуру, наявність відокремлених підрозділів, штатну чисельність працівників, наявність власних та орендованих приміщень (виробничих, складських, офісних тощо).

Крім того, головбуху необхідно ознайомитися з оригіналами або копіями установчих документів (з метою визначення повноважень органів управління підприємства і відповідних посадових осіб), реєстраційними документами (виписками, витягами з різних державних реєстрів, довідками про взяття на облік в податковому та пенсійному органах, органі статистики, фонді соціального страхування тощо), дозвільними документами (ліцензіями, патентами, сертифікатами тощо).

Особливості звільнення головного бухгалтера

Зазвичай при звільненні з відповідальної роботи незалежно від займаної посади працівник за наявності наступника передає йому справи, пояснює специфіку та «підводні камені» його ділянки роботи, ділиться досвідом, отриманим за період роботи на цьому підприємстві, дає рекомендації щодо виконання посадових (трудових) обов’язків за своєю посадою (професією) в майбутньому.

У разі звільнення головбуха передача справ також є бажаною, оскільки від цієї події іноді залежить прибутковість господарської діяльності підприємства в майбутньому, оскільки неякісна передача справ може привести до помилок в бухгалтерському та податковому обліку, неправильному визначенні податкових зобов’язань, що загрожує накладенням на підприємство фінансових (штрафних) санкцій контролюючими органами за результатами перевірок, а це є своєрідним аналогом нанесення підприємству матеріальної шкоди.

Як зазначалося вище, порядок передачі справ при звільненні одного та прийнятті на роботу іншого головбуха (далі — зміна головбуха) законодавством, зокрема Законом № 996, не регламентується.

Бухгалтери зі стажем пам’ятають, що в «союзні» часи діяло Положення про головних бухгалтерів, затверджене постановою Ради Міністрів СРСР від 24.01.1980 р. № 59 (далі — Положення № 59). Пунктом 6 зазначеного Положення було встановлено, що прийняття і здавання справ при призначенні та звільненні головбуха оформляються актом після перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності. В необхідних випадках прийняття і здавання справ головбухом здійснюються за участю представника вищого органу.

Потім порядок передачі справ при зміні головбуха регулювався Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 03.04.93 р. № 250 (далі — Положення № 250). Пунктом 26 цього Положення визначалося, що при звільненні головбуха проводиться передача справ призначеному головбуху (а при відсутності такого — працівникові, призначеному наказом керівника підприємства), під час якої перевіряється стан бухгалтерського обліку та достовірність звітних даних, складається відповідний акт, що затверджується керівником підприємства.

Однак наразі Положення № 59 в Україні не діє, а Положення № 250 було скасовано ще у 2000 році постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку подання фінансової звітності» від 28.02.2000 р. № 419.⁷

Як зазначалося вище, в даний час питання обов’язковості передачі справ при звільненні головбуха на нормативному рівні врегульовано тільки стосовно бюджетних установ пунктом 12 Типового положення № 59, згідно з яким прийняття (передача) справ головбухом у разі призначення на посаду або звільнення з посади здійснюється після проведення внутрішньої перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності, за результатами якої оформляється відповідний акт. Копія такого акта надсилається вищій бюджетній установі, якій підпорядковується ця бюджетна установа. Прийняття (передача) справ головбухом може здійснюватися за участю представника вищої бюджетної установи, якій підпорядкована ця бюджетна установа.⁸

Госпрозрахункові підприємства на базі норм Положень № 59 і № 250, які не суперечать законодавству України, і норм Типового положення № 59 можуть затвердити внутрішній документ (наприклад, Положення про роботу бухгалтерської служби на підприємстві), що визначає, зокрема, порядок передачі справ при зміні головбуха на підприємстві. У цьому внутрішньому документі можна відобразити форму організації ведення бухгалтерського обліку на підприємстві (див. вище).

Головбух, як і будь-який інший працівник, може звільнитися або бути звільненим на підставах, передбачених КЗпП. Найчастіше головбухи звільняються за власним бажанням, рідше — за згодою сторін і зовсім рідко — з ініціативи роботодавця.

Якщо головбух вирішив звільнитися за власним бажанням — згідно зі статтею 38 КЗпП, то він повинен подати відповідну заяву керівнику підприємства не пізніше ніж за два тижні (14 календарних днів) до дати звільнення.

Зазначені два тижні до дня звільнення необхідні перш за все роботодавцю, щоб він міг знайти заміну співробітнику, який звільняється.⁹ Крім того, в цей період якраз і може відбутися передача справ головбухом, який звільняється.

Оскільки в штатному розписі підприємства не може бути дві посади головного бухгалтера і не можна мати одночасно двох працівників (головних бухгалтерів) на одній штатній посаді¹⁰ (за винятком випадків, коли один працівник тимчасово відсутній, а другий прийнятий на його посаду тимчасово — за строковим трудовим договором), передача справ головбухом, який звільняється, новому головбуху відбувається рідко — зазвичай тільки в разі, якщо майбутній новий головбух вже є працівником бухгалтерської служби цього підприємства (наприклад, є заступником головного бухгалтера або «рядовим» бухгалтером).

Передача справ головбухом, який звільняється, здійснюється одній з наступних осіб:

– керівнику підприємства, оскільки саме він відповідає за організацію бухгалтерського обліку на підприємстві (ч. 3 ст. 8 Закону № 996)¹⁰, за відсутності на підприємстві бухгалтерської служби або компетентної особи, якій можна було б доручити прийняття справ від головбуха;

– заступнику головного бухгалтера (якщо є така посада в бухгалтерській службі підприємства і на ній працює співробітник);

– уповноваженій особі (наприклад, одному з бухгалтерів, якщо відсутня посада заступника головного бухгалтера або ця посада вакантна).

Зазвичай роботодавець перед звільненням головбуха вимагає, щоб останній «закрив» звітний період. Як правило, від головбуха вимагається підготувати, заповнити та подати фінансову і податкову звітність відповідно до органу статистики та податкового органу за звітний квартал, а також підготувати для передачі всю первинну документацію за звітний період.

Крім того, майже кожний роботодавець вимагає від головбуха, який звільняється, передати справи наступнику (уповноваженій особі) і роз’яснити йому «обліково-звітні» нюанси, характерні для даного підприємства.

Вищевикладені вимоги роботодавців нерідко перешкоджають головбуху оперативно змінити місце роботи (особливо це неприємно тоді, коли на новому місці роботи запропоновано умови праці значно кращі, але до роботи необхідно приступити негайно, інакше візьмуть іншого головбуха).

Стосовно вищевикладених вимог роботодавця, відзначимо, що якщо головбух подав заяву про звільнення за власним бажанням (за статтею 38 КЗпП) через два тижні (14 календарних днів), то роботодавець зобов’язаний його звільнити в зазначений термін¹¹. При цьому навіть відмова головбуха здійснити передачу справ не може бути обставиною, яка дає право роботодавцю не звільняти його з роботи.

Мінпраці роз’яснило¹², що не можуть бути причиною для затримки звільнення головного бухгалтера такі причини як відсутність кандидатури нового головного бухгалтера або необхідність здавання звітності за відповідний період роботи.

Як зазначалося вище, чинна нормативно-правова база України не передбачає передачу справ головбухом наступнику, але таку вимогу роботодавець може відобразити в Положенні про роботу бухгалтерської служби на підприємстві та/або посадовій інструкції головного бухгалтера та/або в укладеному з ним трудовому договорі. Невиконання вимоги про передачу справ (з усуненням головбухом виявлених недоліків і порушень в його роботі) може бути розцінено роботодавцем як невиконання головбухом своїх посадових обов’язків. При цьому до дня звільнення, зазначеного в заяві, головбух може притягуватися до дисциплінарної відповідальності та на нього можуть бути накладені дисциплінарні стягнення аж до звільнення з роботи.

У пункті 12 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 р. № 9, що містить рекомендації судам при розгляді трудових спорів, зазначено, що подача працівником заяви про звільнення з метою уникнути відповідальності за винні дії не позбавляє роботодавця права звільнити його за винні дії з підстав, передбачених законом, до закінчення встановленого статтею 38 КЗпП двотижневого строку, а також застосувати до працівника протягом цього строку в установленому порядку інше дисциплінарне стягнення.

Найбільш жорстким наслідком невиконання головбухом обґрунтованих вимог роботодавця (наприклад, про усунення недоліків в роботі з ведення бухгалтерського обліку) може бути звільнення головбуха не за власним бажанням (за статтею 38 КЗпП), а за одноразове грубе порушення трудових обов’язків (за пунктом 1 статті 41 КЗпП)¹³ або за систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного стягнення (за пунктом 3 статті 40 КЗпП).¹⁴ Такий розвиток подій (звільнення головного бухгалтера з ініціативи роботодавця) може зіпсувати головбуху репутацію, оскільки причина звільнення відображається у трудовій книжці.

Звертаємо увагу, що головбух може звільнитися за власним бажанням і без відпрацювання двох тижнів, якщо у нього є поважні причини для цього (переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вступ до навчального закладу; неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність; догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною з інвалідністю; догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або особою з інвалідністю I групи; вихід на пенсію; прийняття на роботу за конкурсом, інші поважні причини). За наявності зазначених поважних причин роботодавець повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник (ч. перша ст. 38 КЗпП).

Крім того, головбух має право у визначений ним строк розірвати трудовий договір (в тому числі строковий) за власним бажанням, якщо роботодавець не виконує законодавство про працю, умови колективного чи трудового договору (ч. третя ст. 38, ч. перша ст. 39 КЗпП).

Отже, за наявності вищевказаних підстав для звільнення за власним бажанням передача справ головбухом може не відбутися через «терміновий» характер звільнення (головбуху просто може не вистачити часу для передачі справ при звільненні з поважних причин) або небажання головбуха виконувати вимоги роботодавця – порушника.

На практиці бувають випадки, коли керівник підприємства неправомірно не підписує заяву головбуха про звільнення за власним бажанням через два тижні та не видає наказ про звільнення головбуха в установлений строк, пояснюючи це тим, що спочатку головбуху необхідно скласти і подати квартальну звітність, передати наступнику справи тощо.

Якщо головбуху заздалегідь відомо, що його заява про звільнення не буде підписана керівником підприємства до здавання квартальної звітності та передачі справ, то в цьому випадку головбух може оформити заяву про звільнення у двох примірниках і подати до відділу кадрів (секретарю) під підпис про прийняття заяви з проставленням вхідного номера, дати і підпису працівника відділу кадрів (секретаря) на примірнику працівника. А якщо це неможливо, то заяву про звільнення можна направити підприємству поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення з описом вкладення (в описі необхідно вказати, що в конверт вкладено заяву про звільнення за власним бажанням).

Якщо заяву про звільнення за власним бажанням (за статтею 38 КЗпП) подано головбухом особисто і зареєстровано відділом кадрів (секретарем), то перебіг двотижневого строку для видання наказу про звільнення починається з дати подання і реєстрації відділом кадрів (секретарем) такої заяви.

Якщо заяву про звільнення направлено головбухом поштою, то перебіг двотижневого строку для видання наказу про звільнення починається з дати, зазначеної в корінці повідомлення, що свідчить про отримання листа підприємством.

Після закінчення двох тижнів, виходячи з норм статей 38, 47 і 116 КЗпП, керівник підприємства зобов’язаний видати наказ про звільнення працівника за власним бажанням, видати йому трудову книжку і здійснити з ним остаточний розрахунок (виплатити всі належні йому від підприємства суми) в день звільнення.

Якщо після закінчення двох тижнів з дня подачі (отримання) заяви роботодавець не видав наказ про звільнення головбуха, то має місце порушення законодавства про працю роботодавцем, що формально дає право головбуху не виходити на роботу (вважати себе звільненим). Якщо в такій ситуації головбух не хоче приходити на підприємство за трудовою книжкою, щоб уникнути спілкування з роботодавцем – порушником, він може направити підприємству поштою рекомендованим листом заяву з проханням направити йому трудову книжку поштою на відповідну адресу (п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58; далі — Інструкція № 58).

Якщо після отримання такого листа роботодавець не надсилає поштою (тобто фактично відмовляється повертати) трудову книжку головбуху, то він ризикує бути притягнутим до відповідальності, передбаченої частиною п’ятою статті 235 КЗпП і пунктом 4.1 Інструкції № 58: у разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним (п. 4.1 Інструкції № 58).

Як варіант, головбух може подати заяву про звільнення за власним бажанням безпосередньо перед використанням щорічної відпустки. У цьому випадку відповідно до статті 3 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР датою звільнення є останній день відпустки. Це можливо, оскільки стаття 38 КЗпП не містить умови, що двотижневий строк перед датою звільнення повинен бути обов’язково працівником відпрацьований. Тобто зазначеною статтею передбачений лише обов’язковий строк попередження про звільнення за власним бажанням¹⁵, а протягом такого двотижневого строку працівник може перебувати у відпустці, бути тимчасово непрацездатним тощо.

Якщо внутрішніми документами госпрозрахункового підприємства не передбачено, але керівник такого підприємства все одно наполягає на передачі справ і здаванні квартальної звітності головбухом, який звільняється, то останній може повідомити керівника (засновників) підприємства про намір направити заяву (інформацію) до контролюючих органів (наприклад, до органів Держпраці, ДПСУ, ФССУ) про порушення на підприємстві норм трудового, податкового, страхового законодавства, які стали відомі головбуху під час роботи. У цьому випадку керівник підприємства може швидко дати «задній хід», або засновники можуть «натиснути» на найманого керівника підприємства, щоб він відпустив головбуха «з миром».

Безумовно, існують й інші способи «боротьби» з керівником – порушником, які залежать від конкретної ситуації. Але краще з роботи йти «красиво» (без конфліктів).

Якщо ж головбух звільняється за згодою сторін (за пунктом 1 статті 36 КЗпП), то, як правило, сторони трудового договору всі питання розставання вирішують «полюбовно», в тому числі питання передачі справ головбухом, який звільняється.

У разі звільнення головбуха з ініціативи роботодавця (незалежно від підстав) передача справ зазвичай не відбувається (головбуха звільняють швидко) або відбувається неякісно (головбух при такому звільненні не зацікавлений повідомляти про недоліки або порушення в своїй роботі, які може виявити лише класний фахівець). У такій ситуації керівник підприємства, який вирішив позбутися головбуха, бере на себе всі ризики, пов’язані зі звільненням головбуха.

Звертаємо увагу, що головний бухгалтер як керівник структурного підрозділу (бухгалтерської служби) є посадовою особою підприємства (ч. 3 ст. 65 Господарського кодексу України). Тому він може бути звільнений з ініціативи роботодавця без пояснення причин за підставою — припинення повноважень посадових осіб (за пунктом 5 статті 41 КЗпП). Але при звільненні за цією підставою надається «парашут» — роботодавець повинен виплатити головбуху вихідну допомогу у розмірі не менше ніж 6-місячний середній заробіток (ст. 44 КЗпП).¹⁶

Передача справ при звільненні головного бухгалтера

Порядок передачі справ при зміні головбуха визначається підприємством самостійно, якщо інше не передбачено законодавством.¹⁷

Якщо передача справ при зміні головбуха не передбачена внутрішніми документами госпрозрахункового підприємства, але головбух, який звільняється, погоджується на передачу справ уповноваженій особі підприємства, то це свідчить про його відповідальний підхід до виконуваної роботи, що може підняти його репутацію, а в подальшому — дозволить вдало працевлаштуватися, оскільки керівники підприємств часто спілкуються між собою, в тому числі з питання прийняття на роботу того чи іншого головбуха.

Якщо головбух при звільненні передає справи уповноваженій особі, то така передача відбувається за певною процедурою, яка, як зазначалося вище, на госпрозрахунковому підприємстві може бути встановлена внутрішнім документом підприємства (наприклад, Положенням про роботу бухгалтерської служби на підприємстві), а для бюджетних установ визначена Типовим положенням № 59.

Необхідність передачі «бухгалтерських» справ пояснюється тим, що бухгалтерський облік на підприємстві повинен вестися безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації (ч. 1 ст. 8 Закону № 996).

Оскільки, як зазначалося вище, питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника або уповноваженого органу (посадової особи), а відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник (ч. 2, 3 ст. 8 Закону № 996), то саме керівник підприємства як особа, на яку покладено відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на підприємстві, повинен бути зацікавлений в належній передачі справ головбухом, який звільняється. Тому саме керівник підприємства приймає рішення про необхідність та порядок передачі справ головбухом, який звільняється, особі, яка повинна їх прийняти.¹⁸

Керівник підприємства повинен видати наказ про приймання-передачу справ (бухгалтерської документації) у зв’язку зі звільненням головбуха. Наказом може бути передбачено створення з цією метою спеціальної комісії.

У наказі зазначаються:

1. Прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії (головбух, який звільняється; особа, уповноважена керівником на прийняття справ, або сам керівник; представник адміністрації та/або інші посадові особи підприємства).

2. Спосіб і порядок проведення перевірки ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Якщо, на думку керівника, необхідно мати висновок аудиторської фірми про стан бухгалтерського обліку, фінансової та податкової звітності, то вказується про необхідність проведення аудиторської перевірки.

3. Період, протягом якого буде здійснюватися передача справ. При цьому, як зазначалося вище, при звільненні за власним бажанням без поважних причин максимальний строк між датою подання головбухом заяви про звільнення і датою його звільнення становить не більше двох тижнів, а при звільненні головбуха за власним бажанням з поважних причин або за угодою сторін зазначений максимальний строк може бути менше двох тижнів (дата звільнення узгоджується сторонами).

Перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності може здійснюватися:

– бухгалтерською службою підприємства;

– сторонніми фахівцями (незалежний аудит);

– контрольно-ревізійним відділом вищої організації.

При визначенні періоду, який підлягає перевірці, необхідно враховувати не тільки згаданий вище граничний термін визначення податкових зобов’язань податковими органами, встановлений пунктом 102.1 ПКУ (1095 днів), а й встановлені статтею 44 ПКУ строки зберігання документів, що впливають на податкові зобов’язання. Так, згідно з пунктом 44.3 статті 44 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 цієї статті ПКУ (тобто первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством), а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, — не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції.

Крім того, оскільки будь-яке підприємство в процесі господарської діяльності укладає договори з контрагентами (постачальниками, покупцями тощо), здійснюючи з ними розрахунки, при перевірці необхідно враховувати, що загальна позовна давність становить 3 роки, а позовна давність в 1 рік застосовується, зокрема, до вимог про стягнення неустойки (штрафу, пені) (ст. 257, 258 ЦКУ).

Що стосується строку зберігання документів, то він визначається Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5. Згідно з пунктом 4.2 «Бухгалтерський облік та звітність» зазначеного Переліку більшість документів з бухгалтерського обліку (первинні документи, платіжні документи, облікові регістри тощо) і квартальна звітність повинні зберігатися 3 роки, за умови завершення перевірки підприємства податковими органами, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — за умови завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності.

Враховуючи вищевикладене, при передачі справ доцільно перевіряти документацію за період не більше ніж 3 роки або за період з дати останньої перевірки. Перелік документів, що перевіряються при передачі справ головбухом, який звільняється, є таким самим, як і перелік документів, що перевіряються при прийнятті справ новим головбухом (див. вище).

На дату передачі справ, погоджену з головбухом, який звільняється, всі облікові операції за минулий період повинні бути завершені. Крім того, повинні бути здійснені всі бухгалтерські записи в періоді, за який відповідає головбух, який звільняється, укомплектовані в справи первинні документи, що є підставою для кожного здійсненого запису, сформований оборотний баланс, заповнені необхідні форми звітності.

Також повинні бути заповнені всі облікові книги та журнали: реєстрації банківських чекових книжок, цінних паперів, довіреностей, контрольно-касових апаратів (РРО), касова книга тощо.

Документи повинні бути підшиті в справи згідно з номенклатурою справ, розробленою на підприємстві (номенклатура справ — це список заголовків (найменувань) справ і журналів (книг) реєстрації, які ведуться на підприємстві, із зазначенням строків їх зберігання).

Якщо необхідних журналів (книг) немає, то про це робиться відповідний запис в акті приймання-передачі справ, а журнал (книга) заводиться з дня прийняття справ.

Наступним кроком має бути прийняття звітів:

– фінансових (за кожний звітний рік і проміжних за квартали);

– податкових (залежно від видів податків, зборів, обов’язкових платежів);

– з єдиного соціального внеску (за періоди до 2021 року) тощо.

Всі екземпляри звітів, складених в паперовому вигляді, повинні бути підписані уповноваженими особами і мати позначки відповідних контролюючих органів.

Особливу увагу слід приділити вивченню актів перевірок і документів, які складалися після останньої перевірки контролюючими органами.

Далі потрібно прийняти регістри бухгалтерського обліку (головну книгу, оборотно-сальдові відомості, журнали-ордери, інші відомості). При цьому необхідно порівняти залишки, які обліковуються на рахунках обліку активів, зобов’язань і власного капіталу, з даними, наведеними у відповідних звітах. Всі регістри бухгалтерського обліку повинні бути підписані посадовими особами, які їх склали.

Якщо бухгалтерський облік ведеться із застосуванням відповідних комп’ютерних програм, необхідно переконатися, що дані, які містяться в електронному вигляді та відображені в паперових документах, є тотожними. Результати проведених інвентаризацій активів і зобов’язань повинні бути оформлені відповідно до вимог Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 р. № 879. Реєстри податкового обліку (книга обліку доходів і витрат суб’єкта малого підприємництва, реєстри податкових накладних, книги обліку продажу та придбання товарів, робіт, послуг) повинні бути належним чином оформлені та підписані уповноваженими посадовими особами. Первинні документи за поточний рік повинні бути згруповані за їх видами в хронологічному порядку і закріплені за відповідними працівниками бухгалтерії. Первинні облікові та звітні документи за минулі звітні роки повинні зберігатися в архіві підприємства.

Після проведення перевірки і передачі справ складається акт приймання-передачі справ в довільній формі. Якщо проводився незалежний аудит, то акт приймання-передачі справ доцільно оформити після проведення аудиту на підставі наказу керівника підприємства про передачу справ.

Обов’язкові реквізити акта приймання-передачі справ при звільненні головбуха такі самі, як і обов’язкові реквізити аналогічного акта, що складається при прийнятті справ новим головбухом (див. вище).

Перелік документів, що передаються по акту головбухом, який звільняється, такий самий, як і перелік документів, що приймаються по акту новим головбухом. Тобто передачі по акту підлягають документи бухгалтерського обліку, первинні документи, фінансова та податкова звітність тощо (див. вище). В акті наводиться перелік переданих документів із зазначенням найменування та кількості справ, року складання. Якщо документів дуже багато, то до акта можуть бути оформлені додатки з повним переліком документів, які передаються.

Якщо при прийнятті документів особливих зауважень до них немає, акт приймання-передачі справ підписується без будь-яких застережень. Якщо ж в процесі прийняття документів було виявлено їх невідповідність вимогам чинного законодавства, то про це обов’язково вказується в акті.

Як зазначалося вище, акт приймання-передачі справ складається в двох (іноді — трьох) примірниках, підписується особами, які передають і приймають справи (за наявності комісії — її членами) і затверджується керівником підприємства. Перший примірник акта залишається у бухгалтера, який передає справи (звільняється), другий примірник зберігається в бухгалтерії, третій примірник може надаватися аудиторській фірмі або контрольно-ревізійному відділу вищої організації, якщо вони проводили перевірку стану бухгалтерського обліку та звітності на підприємстві і брали участь в передачі справ.

Звертаємо увагу, що дата передачі справ за актом приймання-передачі не обов’язково повинна збігатися з датою звільнення головбуха. Останній може передати справи за кілька днів до дати звільнення, а в період після передачі справ до дня звільнення контролювати роботу свого наступника, якщо ним є заступник головного бухгалтера або бухгалтер підприємства. Однак в будь-якому випадку з дати передачі справ, зазначеної в акті приймання-передачі справ, головбух вже не несе відповідальність за ведення бухгалтерського обліку на підприємстві (за облік проведених господарських операцій).

Якщо бути об’єктивним, то проведення процедури приймання-передачі справ при зміні головбуха вигідно всім сторонам:

– керівник підприємства переконується в належному стані бухгалтерського обліку на підприємстві та достовірності звітних даних на момент передачі документів, тобто в тому, що підприємство дотримується норм чинного законодавства при веденні бухгалтерського обліку, за що він несе персональну відповідальність;

– головбух, який звільняється, після передачі справ отримує на руки один примірник акта приймання-передачі справ, який дає йому підстави надалі не турбуватися за можливе зникнення певних документів або несанкціоноване виправлення даних в реєстрах обліку або звітних документах за період його діяльності на даному підприємстві;

– наступник (особа, яка приймає справи) переконується в наявності необхідних документів, підписів на них уповноважених посадових осіб, відповідності даних в облікових і звітних документах, що є запорукою його успішної роботи на посаді головбуха (успішної передачі справ новому головбуху) в подальшому.

Після прийняття справ від головбуха, який звільняється, і наступного його звільнення такі справи керівник підприємства (заступник головного бухгалтера, уповноважена особа) передає прийнятому на роботу (призначеному) новому головбуху.