Електронний листок непрацездатності: міф чи реальність

9 квітня 2021 року набула чинності, але застосовується з 1 травня 2021 року постанова Кабінету Міністрів України «Про внесення змін та визнання такими, що втратили чинність, деяких актів Кабінету Міністрів України» від 31.03.2021 р. № 323 (далі — Постанова № 323), якою в новій редакції викладено Порядок організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17.04.2019 р. № 328 (далі — Порядок № 328).

Новий Порядок № 328 на 90% повторює норми свого попередника, який набрав чинності ще 20.04.2019 р., але фактично його норми так і не були реалізовані, оскільки донині Електронний реєстр листків непрацездатності (далі — ЕРЛН) в повному обсязі не працює.

Більш того, на сьогодні відповіді на запитання, коли реально на всій території України запрацює ЕРЛН і громадяни, в тому числі застраховані особи, або роботодавці (страхувальники) щодо своїх працівників зможуть отримати інформацію з ЕРЛН, не знає, мабуть, ніхто. Для цього, як мінімум, необхідно забезпечити комп’ютерами і підключити до мережі Інтернет всі лікарні, навчити уповноважених осіб всіх лікарень вносити дані про тимчасову непрацездатність громадян до електронної системи охорони здоров’я і забезпечити безперебійну роботу вказаної системи та ЕРЛН.

На нараді у Президента України 11 травня 2021 року Міністр охорони здоров’я доповів, що впровадження електронних ЛН розпочнеться з 1 червня 2021 року в пілотному форматі у 200 лікарнях, а в повному обсязі працюватиме з 1 вересня 2021 року.

Враховуючи вищевикладене, той факт, що в пункті 5 Постанови № 323 вказано дату початку застосування цього документу — 1 травня 2021 року, аж ніяк не означає, що з цієї дати на практиці зупиняється видача паперових листків непрацездатності (далі — ЛН) і в повному обсязі починає працювати ЕРЛН. Реалії такі, що після 1 травня 2021 року навіть в столиці — місті Києві всі державні (комунальні) лікарні продовжують видавати паперові ЛН громадянам, а в тих лікарнях, де відсутні бланки паперових ЛН, лікарі продовжують видавати громадянам паперові довідки про період тимчасової непрацездатності. До того ж не скасовані та продовжують діяти нормативно-правові акти, що регулюють порядок видачі та заповнення паперових ЛН, — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України (далі — МОЗ) від 13.11.2001 р. № 455 (далі — Інструкція № 455), Зразок листка непрацездатності, Технічний опис листка непрацездатності та Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджені спільним наказом МОЗ, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406 (далі — Наказ № 532). Тому деякий час (до видання МОЗ відповідного наказу) лікарні продовжуватимуть видавати паперові ЛН (паперові довідки) громадянам, а після запуску ЕРЛН органами ПФУ почнуть видаватися громадянам (роботодавцям щодо їхніх працівників) витяги з ЕРЛН в електронній (за потреби — в паперовій) формі. Не виключено, що якийсь час паперові та електронні ЛН будуть видаватися (надаватися) паралельно.

Отже, до скасування МОЗ Інструкції № 455 та Наказу № 532 або до внесення в них відповідних змін роботодавці повинні приймати до оплати паперові ЛН.

Перевірити обґрунтованість видачі працівнику паперового ЛН роботодавець може вже зараз на сайті ПФУ (www.pfu.gov.ua) через веб-сервіс «Портал електронних послуг» (далі — портал послуг ПФУ) після реєстрації на цьому порталі як страхувальника. Через опцію «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності» страхувальнику надається інформація по ЛН застрахованих осіб, які працюють у нього за трудовою книжкою (пункт меню особистого кабінету страхувальника «Листки непрацездатності»).

Інформація, що міститься в Електронному реєстрі листків непрацездатності

Новий Порядок № 328, як і його попередник, визначає механізм організації ведення ЕРЛН та надання інформації з нього.

Як і раніше, ЕРЛН ведеться з метою забезпечення накопичення, зберігання, обліку та використання інформації про сформовані (видані), продовжені ЛН для реалізації прав застрахованих осіб на отримання оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, допомоги по тимчасовій непрацездатності (далі разом — «лікарняні»), допомоги по вагітності та пологах, а також для проведення перевірки обґрунтованості видачі та продовження ЛН (п. 1 Порядку № 328).

Пунктом 3 Постанови № 323 доручено МОЗ за погодженням із Фондом соціального страхування України (далі — ФССУ) розробити та затвердити Порядок здійснення Фондом соціального страхування перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності.

ЕРЛН формує та веде Пенсійний фонд України (далі — ПФУ), який є володільцем інформації, що міститься в ньому. Суб’єктами інформаційного обміну є Національна служба здоров’я України, ПФУ, ФССУ (п.п. 4, 5 Порядку № 328).

Згідно з пунктом 2 Порядку № 328 листок непрацездатності (ЛН) — це сформований (виданий) програмними засобами ЕРЛН на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером ЛН в ЕРЛН електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

Медичний висновок про тимчасову непрацездатність (далі — медичний висновок) — це електронний документ, що формується на підставі медичних записів в електронній системі охорони здоров’я та містить висновок лікаря за результатами медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності, що засвідчує тимчасову непрацездатність та є підставою для створення ЛН.

Особа, яка засвідчує тимчасову непрацездатність — лікар, який перебуває у трудових відносинах із закладом охорони здоров’я або фізичною особою – підприємцем, що має ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики, а також лікар, який є фізичною особою – підприємцем та має ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики, а в разі усиновлення дитини — посадова особа органів опіки і піклування, яка внесла відомості про усиновлення.

Нагадаємо, що відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про особливості ведення Електронного реєстру листків непрацездатності до забезпечення інформаційної взаємодії електронної системи охорони здоров’я з Електронним реєстром листків непрацездатності» від 03.03.2020 р. № 159, норми якої продовжують бути актуальними, до забезпечення інформаційної взаємодії електронної системи охорони здоров’я з ЕРЛН внесення даних про тимчасову непрацездатність в ЕРЛН здійснюється особою, що засвідчила тимчасову непрацездатність, або уповноваженою особою з використанням веб-орієнтованого сервісу внесення даних про тимчасову непрацездатність ЕРЛН та кваліфікованого електронного підпису. Ці дані застосовуються як медичний висновок та є єдиною підставою для створення ЛН. Унікальний номер випадку непрацездатності формується в ЕРЛН за результатами внесених даних про тимчасову непрацездатність. За дату (час) реєстрації медичного висновку приймається дата (час) електронної позначки часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованим електронним підписом.

Відповідно до пункту 7 Порядку № 328 ведення ЕРЛН передбачає:

1) створення записів в ЕРЛН;

2) оброблення в ЕРЛН інформації про ЛН та інформації, що надходить із джерел, визначених підпунктами 1 – 5 пункту 8 Порядку № 328 (див. нижче);

3) формування єдиного реєстраційного номера ЛН;

4) пошук відомостей в ЕРЛН;

5) внесення змін до ЕРЛН;

6) передачу інформації між суб’єктами інформаційного обміну, інформаційну взаємодію їх інформаційно-телекомунікаційних систем;

7) формування повідомлень суб’єктам інформаційного обміну, застрахованим особам, страхувальникам;

8) надання відомостей з ЕРЛН застрахованим особам, страхувальникам, Державній службі України з питань праці;

9) використання довідників і класифікаторів державних реєстрів, а також Національного класифікатора НК 025:2019 «Класифікатор хвороб та споріднених проблем охорони здоров’я», україномовного варіанта Міжнародної класифікації первинної медичної допомоги ICPC-2-E;

10) функціонування порталу послуг ПФУ для забезпечення доступу до інформації, що обробляється в ЕРЛН, отримання відомостей з ЕРЛН, періодичне оприлюднення інформації з ЕРЛН.

Згідно з пунктом 8 Порядку № 328 ЕРЛН функціонує як система накопичення, зберігання та використання електронних даних з використанням інформаційної інфраструктури реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, що надходять:

1) з електронної системи охорони здоров’я, — про медичні висновки, що внесені до Реєстру медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, на підставі яких формуються ЛН;

2) із ФССУ про:

– результати перевірки обґрунтованості видачі та продовження ЛН застрахованим особам;

– суми допомоги, які виплачено на підставі ЛН;

– відмову в наданні застрахованій особі «лікарняних» у випадках, визначених законодавством;

– зміни причини непрацездатності та їх підстави;

– направлення на лікування та/або надання реабілітаційної допомоги у відділенні санаторно-курортного закладу після перенесених захворювань і травм безпосередньо із стаціонару закладу охорони здоров’я або реабілітаційного закладу, відділення, підрозділу із зазначенням дат початку та закінчення лікування/надання реабілітаційної допомоги, дати та номера договору, назви санаторно-курортного закладу;

3) від страхувальників, — про суми «лікарняних», які нараховано та виплачено на підставі ЛН; про відмову в наданні «лікарняних» застрахованій особі у випадках, передбачених законодавством; про наявність у застрахованої особи статусу, що дає право на отримання «лікарняних» в розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу); про наявність у членів сім’ї застрахованої особи, які потребують догляду, статусу постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідності;

4) від органів опіки та піклування, — відомості про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців з дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження;

5) від централізованого банку даних з проблем інвалідності, — про встановлення МСЕК групи інвалідності (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), невстановлення групи інвалідності при повторному огляді.

ЕРЛН складається із записів про тимчасову непрацездатність, що створюються автоматично програмними засобами на підставі інформації, що надходить із вищезазначених джерел (п. 9 Порядку № 328).

Підсумовуючи вищевикладене, можна зробити висновок, що послідовність дій при внесенні даних до ЕРЛН має бути такою: лікар за результатами медичного обстеження (медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності) особи має сформувати висновок про стан здоров’я (встановити діагноз) особи та внести (самостійно або за нього це робить уповноважена особа медичного закладу) медичний запис до Реєстру медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (ресурс МОЗ), тобто сформувати електронний документ — медичний висновок. Якщо особа, по якій сформовано медичний висновок, бажає отримати електронний ЛН (наприклад, для його надання роботодавцю з метою отримання «лікарняних»), то вона повідомляє про це лікаря, після чого через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів на підставі медичного висновку вже в ЕРЛН (ресурс ПФУ) за результатами внесених даних про тимчасову непрацездатність формується електронний документ — ЛН, якому автоматично присвоюється унікальний єдиний реєстраційний номер (складається з цифр, що утворюють числа натурального ряду, шляхом додавання одиниці до останнього наявного номера), та за яким може бути ідентифіковано випадок тимчасової непрацездатності та всі пов’язані з ним документи в ЕРЛН.

Відповідно до пункту 10 Порядку № 328 в ЕРЛН запис про тимчасову непрацездатність містить такі відомості про:

1) тимчасово непрацездатну особу:

– прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

– дату народження;

– реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП);

– стать;

– найменування страхувальника та його ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України (далі — код ЄДРПОУ) або індивідуальний податковий номер згідно з даними реєстру платників податку на додану вартість;

– унікальний ідентифікатор пацієнта в Реєстрі пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я (далі — ідентифікатор пацієнта);

– статус застрахованої особи (за наявності права на отримання «лікарняних» в розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу));

2) пацієнта (у разі непрацездатності особи, зумовленої необхідністю догляду: за хворою дитиною; за хворим членом сім’ї; за дитиною віком до 3 років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною):

– дату народження;

– ідентифікатор пацієнта;

– статус постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідності (за наявності);

3) випадок тимчасової непрацездатності:

– унікальний номер випадку непрацездатності, сформований за даними ЕРЛН;

– номер, дату (час) реєстрації медичного висновку в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я;

– дату (час) надходження інформації до ЕРЛН, що фіксується автоматично і відповідає даті та часу збереження таких відомостей;

– єдиний реєстраційний номер ЛН;

– причину непрацездатності (тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві; вагітність та пологи; необхідність догляду за хворою дитиною; необхідність догляду за хворим членом сім’ї; необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною; карантин, встановлений відповідно до законодавства; тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу; протезування (в тому числі за наслідками нещасного випадку на виробництві) з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства; перебування у відділенні санаторно-курортного закладу після перенесених захворювань і травм; тимчасова непрацездатність внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання; перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2);

– період тимчасової непрацездатності: період звільнення від роботи (з/по); період переведення на легшу, нижчеоплачувану роботу (з/по). Період тимчасової непрацездатності визначається строками, зазначеними у медичних висновках, які видано в межах одного випадку непрацездатності;

– порушення режиму лікування із зазначенням дати і виду порушення (за наявності);

– дату огляду та висновок МСЕК (за наявності);

– відомості про направлення в реабілітаційне відділення санаторно-курортного закладу після перенесених захворювань і травм безпосередньо із стаціонару закладу охорони здоров’я із зазначенням дат початку та закінчення лікування, дати та номеру договору, назви закладу (за наявності);

4) особу, яка сформувала медичний висновок в електронній системі охорони здоров’я:

– посаду;

– прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

– РНОКПП;

5) заклад охорони здоров’я — найменування суб’єкта господарювання та код ЄДРПОУ або прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи – підприємця та РНОКПП або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта), які мають ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики;

6) суму допомоги, що нарахована на підставі ЛН, в т. ч. суму «лікарняних» за перші п’ять днів тимчасової непрацездатності, та відомості про її виплату;

7) відмову у виплаті «лікарняних» з причин, визначених у Законі України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV (далі — Закон № 1105);

8) порушення встановленого порядку видачі та продовження ЛН за результатами перевірки обґрунтованості його видачі та продовження;

9) особу, яка внесла відомості з документа про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців з дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження:

– посаду;

– прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

– РНОКПП.

Інформація з ЕРЛН подається до ризик-орієнтованої інформаційно-аналітичної системи ФССУ (п. 13 Порядку № 328).

Ризик-орієнтована інформаційно-аналітична система ФССУ — це автоматизована система, яка обробляє інформацію ЕРЛН з метою встановлення ознак для проведення перевірки обґрунтованості видачі та продовження ЛН та медичних висновків, на підставі яких вони сформовані, з використанням інформації, що надходить з електронної системи охорони здоров’я та інших інформаційно-телекомунікаційних систем.

Порядок надання інформації з Електронного реєстру листків непрацездатності

Інформація з ЕРЛН, що надається Державній службі України з питань праці, містить відомості про посилання на нещасний випадок на виробництві, професійне захворювання в обсязі, необхідному для проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві (п. 14 Порядку № 328).

Інформація з ЕРЛН, що містить відомості про РНОКПП, період і причину непрацездатності, надається тільки особі, якої зазначені відомості стосуються, її страхувальнику — за період перебування особи у трудових відносинах із ним відповідно через електронні кабінети застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг ПФУ, а також особі, яка засвідчила тимчасову непрацездатність, — через електронну систему охорони здоров’я (п. 15 Порядку № 328).

Пошук відомостей в ЕРЛН здійснюється за прізвищем, власним іменем, по батькові (за наявності) та датою народження застрахованої особи, її РНОКПП за принципом повного збігу всіх зазначених ідентифікаторів пошуку та/або кожного окремого із зазначених ідентифікаторів пошуку (п. 17 Порядку № 328).

Відомості з ЕРЛН формуються тільки за допомогою програмних засобів його ведення з обов’язковим присвоєнням індексного номера, фіксацією дати і часу їх формування у вигляді витягу. Інформація з ЕРЛН містить актуальні на дату і час її формування відомості, що обробляються, або відомості про відсутність інформації за визначеними ідентифікаторами пошуку (п. 18 Порядку № 328).

Таким чином, застрахована особа самостійно або її страхувальник (роботодавець) можуть через електронні кабінети відповідно застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг ПФУ отримати відомості про РНОКПП, період і причину непрацездатності застрахованої особи. Пошук таких відомостей в ЕРЛН здійснюється за прізвищем, іменем, по батькові та датою народження застрахованої особи, її РНОКПП.

На даний час електронну або паперову форму відомостей (витягу) з ЕРЛН, що має надаватися застрахованій особі та її страхувальнику про РНОКПП, період і причину непрацездатності застрахованої особи, єдиний реєстраційний номер ЛН тощо, нормативно-правовим актом не затверджено. Сподіваємося, що на підставі отриманих відомостей (витягу) з ЕРЛН із вищевказаними даними, тобто достовірної інформації про наявність по застрахованій особі електронного ЛН (його визначення див. вище), страхувальник (роботодавець) матиме право нарахувати страхову виплату такій застрахованій особі. Але потрібне законодавче (нормативно-правове) врегулювання цього питання, наприклад, шляхом внесення змін до статті 31 Закону № 1105 або видання спільної постанови ФССУ і ПФУ.

Наразі на порталі послуг ПФУ громадянину надається інформація по його ЛН (пункт меню особистого кабінету громадянина «Мої листки непрацездатності») з таким переліком атрибутів: номер; дата відкриття; дата закриття; причина непрацездатності. Страхувальнику надається інформація по ЛН застрахованих осіб, які працюють у нього за трудовою книжкою (пункт меню особистого кабінету страхувальника «Листки непрацездатності»), з таким переліком атрибутів: номер ЛН; дата відкриття; дата закриття; РНОКПП ЗО; ПІБ ЗО.

Якщо застрахована особа та її страхувальник (роботодавець) не бажають через електронні кабінети на порталі послуг ПФУ отримувати в електронному вигляді відомості (витяг) з ЕРЛН про РНОКПП, період і причину непрацездатності застрахованої особи, то існує альтернативний «паперовий» варіант.

Згідно з пунктом 16 Порядку № 328 інформація з ЕРЛН надається територіальними органами ПФУ в паперовій формі як витяг з ЕРЛН за усним зверненням:

– застрахованій особі — особисто з пред’явленням документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, або документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус, та документа, що підтверджує РНОКПП, або свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування чи пенсійного посвідчення;

– представнику застрахованої особи чи страхувальника — з пред’явленням документів, що посвідчують особу та повноваження представника діяти від імені особи, яку він представляє.

Отже, у разі ігнорування електронних сервісів застрахована особа, яка бажає отримати страхову виплату за період тимчасової непрацездатності, або її представник (за дорученням) мають звернутися безпосередньо до органу ПФУ за своїм місцем проживання (перебування) і отримати в нього витяг з ЕРЛН в паперовій формі (фактично паперову копію електронного ЛН — аналог паперового ЛН), який потрібно надати роботодавцю для нарахування страхової виплати. Наразі, як зазначалося вище, форму такого витягу не затверджено.

Хоча це малоймовірно, але якщо страхувальник (роботодавець) замість застрахованої особи (працівника) вирішить отримати паперовий витяг з ЕРЛН, що підтверджує тимчасову непрацездатність застрахованої особи, для нарахування їй «лікарняних» або «декретних», то уповноважена особа такого страхувальника має звернутися безпосередньо до органу ПФУ, в якому страхувальник перебуває на обліку як платник єдиного соціального внеску.

Звертаємо увагу, що крім отримання інформація з ЕРЛН через електронний кабінет, інформація з ЕРЛН може надаватися застрахованим особам в електронній формі через термінали доступу, в тому числі автоматизовані, суб’єктів, підключених до інформаційних сервісів на порталі послуг ПФУ відповідно до укладених з ПФУ договорів у порядку, встановленому законодавством (наприклад, через сервіс «Дія»). Передавання інформації через зовнішніх користувачів масових прикладних сервісів порталу послуг ПФУ, до яких можуть належати банки, національний оператор поштового зв’язку, страхувальники, інші підприємства, установи та організації (за згодою застрахованих осіб або у випадках та у порядку, встановлених законодавством у сфері захисту персональних даних), здійснюється згідно з вимогами законодавства у сфері захисту інформації (п. 16 Порядку № 328).

Відповідно до пункту 19 Порядку № 328 інформацією з ЕРЛН, що підлягає оприлюдненню, є:

1) єдиний реєстраційний номер ЛН, дата його відкриття, продовження, закриття, відомості щодо перевірки обґрунтованості його видачі (у разі проведення);

2) кількість, причини, середня тривалість зареєстрованих ЛН за місяць, квартал, рік, за адміністративно-територіальними одиницями, закладами охорони здоров’я, особами, що засвідчили тимчасову непрацездатність;

3) кількість необґрунтовано виданих і продовжених ЛН за місяць, квартал, рік, за адміністративно-територіальними одиницями, закладами охорони здоров’я, особами, що засвідчили тимчасову непрацездатність;

4) кількість днів тимчасової непрацездатності за місяць, квартал, рік, за адміністративно-територіальними одиницями, страхувальниками;

5) суми допомоги, що виплачені на підставі ЛН, за місяць, квартал, рік, за страхувальниками.

Оприлюднення інформації, що обробляється в ЕРЛН, допускається тільки у знеособленому вигляді.

Доступ до інформації з ЕРЛН, зазначеної в цьому пункті, є вільним, не потребує електронної ідентифікації користувача на порталі послуг ПФУ.

Форма оприлюднення інформації, зазначеної у цьому пункті, визначається ПФУ.