Електронний облік трудової діяльності працівників

Ще в листопаді 2019 року був зроблений перший крок на шляху нормативно-правового регулювання впровадження електронного обліку трудової діяльності працівника — Кабінет Міністрів України прийняв постанову «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27.11.2019 р. № 1084 (далі — Постанова № 1084)¹, якою затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 1084).

Пунктом 4 Постанови № 1084 доручено Пенсійному фонду України (далі — ПФУ) визначити порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, надання послуг у загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванні з використанням електронної системи BankID, забезпечити створення програмних засобів для надання на безоплатній основі особам, які виявили бажання подати відомості, передбачені Порядком № 1084.

На виконання цього доручення ПФУ ще не видавав нормативно-правового акту, яким затверджено вищезазначений порядок, але на своєму сайті створив «Портал електронних послуг». Через цей веб-портал надається декілька електронних сервісів, один з яких дозволяє громадянам та їхнім роботодавцям подавати відомості про трудову діяльність громадянина (працівника) в електронній формі шляхом направлення до ПФУ сканованих копій сторінок його паперової трудової книжки та інших документів, про що детально ми вже розповідали.²

Після прийняття Постанови № 1084 і запровадження електронного сервісу направлення до ПФУ сканованих копій сторінок паперової трудової книжки працівника було правом, а не обов’язком роботодавця.

Що стосується запровадження на законодавчому рівні електронного обліку трудової діяльності працівників та скасування обов’язку роботодавців вести трудові книжки працівників в паперовому вигляді, то 05.02.2021 р. прийнято, 10.03.2021 р. офіційно опублікований, але лише через 3 місяці — 10.06.2021 р. набирає чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі — Закон № 1217). Цим Законом вносяться зміни до 26 законодавчих актів, зокрема до Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), які передбачають запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.

Одразу заспокоємо роботодавців: незважаючи на запровадження Законом № 1217 електронного обліку трудової діяльності працівників з 10.06.2021 р., цим Законом встановлено перехідний період у 5 років для подання роботодавцями до ПФУ відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (сканованих копій сторінок паперових трудових книжок та інших документів працівників), тобто це можна буде зробити в період з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р. Якщо працівник буде звільнятися до 10.06.2026 р., а на момент його звільнення роботодавець не подасть до ПФУ зазначені відомості, то жодної відповідальності за це роботодавець не несе. Після видачі трудової книжки працівнику «на руки» саме він має подавати відсутні відомості про свою трудову діяльність (скановані копії сторінок своєї трудової книжки та інших документів) до ПФУ.

Оскільки зміни, що вносяться Законом № 1217 з 10.06.2021 р. до КЗпП, стосуються всіх роботодавців, то зупинимося спочатку на них, а потім розглянемо зміни до інших законодавчих актів.

Зміни до Кодексу законів про працю України, які стосуються
електронного обліку трудової діяльності працівників

Після внесення доповнень до частини другої статті 24 КЗпП її редакція буде такою:

«При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.».

Після вищенаведеної частини другої стаття 24 КЗпП доповняється новою частиною третьою такого змісту:

«При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки.».

Таким чином, починаючи з 10.06.2021 р., при прийнятті на роботу працівник, в якого є трудова книжка (далі — ТК), має право вибору: подати роботодавцю паперову ТК або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр). Оскільки адміністратором Реєстру є ПФУ, то саме ПФУ буде надавати громадянам відомості про трудову діяльність з Реєстру. Наразі нормативно-правовим актом форма таких відомостей не затверджена, тому не виключено, що в найближчий час ПФУ своєю постановою затвердить єдину форму таких відомостей.

Нагадаємо, що з 2004 року до Реєстру вносилася і вноситься інформація (персоніфіковані відомості) щодо застрахованих осіб (працівників) на підставі поданих щомісячно страхувальниками (роботодавцями) звітів про нараховані доходи та пенсійні внески до 01.01.2011 р., звітів про нараховані доходи та єдиний соціальний внесок до 01.01.2021 р., а з 01.01.2021 р. — на підставі поданого за квартал Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок). В них зазначалася і зазначається інформація про трудову діяльність застрахованих осіб (працівників), а саме про дати прийняття на роботу і звільнення з роботи (періоди перебування у трудових відносинах) працівників, а з 2018 року — також про професійну назву роботи, її код за Класифікатором професій та назву посади.

Якщо працівник вперше приймається на роботу (тобто в нього немає ТК і щодо нього немає відомостей про трудову діяльність в Реєстрі), то він має право вимагати від роботодавця оформлення ТК не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу, про що буде зазначено з 10.06.2021 р. у статті 48 КЗпП.

Стаття 48 КЗпП, яка наразі має назву «Трудові книжки» і містить норми про обов’язковість ведення ТК всіх працівників, які працюють у роботодавця понад п’ять днів, буде викладена в такій новій редакції:

 «Стаття 48. Облік трудової діяльності працівника

Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.».

Враховуючи вищевикладене, оскільки ТК буде зберігатися у працівника, із назви статті 47 «Обов’язок власника або уповноваженого ним органу провести розрахунок з працівником і видати йому трудову книжку» КЗпП буде виключено текст «і видати йому трудову книжку». Також з частини першої статті 47 КЗпП виключається норма про обов’язок роботодавця видати працівникові в день звільнення належно оформлену ТК, а замість частин першої та другої вказаної статті буде одна (перша) частина, що матиме таку редакцію:

«Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у статті 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.».

Отже, з 10.06.2021 р. працівнику в день звільнення (незалежно від підстави) видаються роздрукований на папері наказ (розпорядження) про звільнення, що має напис або штамп «копія», і ТК з записом про звільнення. Якщо звільняється працівник, працевлаштований 10.06.2021 р. і пізніше, до ТК якого роботодавцем було внесено запис про прийняття на роботу, а в подальшому ТК зберігалася у працівника, то роботодавець на вимогу такого працівника зобов’язаний внести запис про звільнення до наданої ним ТК. Якщо такий працівник не надасть роботодавцю при звільненні ТК для внесення до неї запису про звільнення, то роботодавець не вправі вимагати цього від працівника, а дату його звільнення зазначає в Податковому розрахунку, відомості з якого потрапляють до Реєстру.

Частина друга статті 144 КЗпП викладається в новій редакції, відповідно до якої заохочення працівникам оголошуються наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці, а також на вимогу працівника, якщо трудова книжка зберігається у нього, заносяться до його трудової книжки (наразі — заносяться до трудових книжок працівників у відповідності з правилами їх ведення).

Законом № 1217 вносяться також зміни до статей КЗпП, які регламентують порядок вирішення трудового спору, де згадуються ТК.

Так, частиною першою статті 233 КЗпП буде встановлено, що працівник може звернутися з заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, а у справах про звільнення — в місячний строк з дня вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення (наразі — з дня вручення копії наказу про звільнення або з дня видачі трудової книжки).

В частині третій статті 235 КЗпП буде зазначено, що якщо неправильне формулювання причини звільнення (наразі в цьому місці йде текст «в трудовій книжці», який буде виключено; — Авт.) перешкоджало працевлаштуванню працівника, орган, який розглядає трудовий спір, одночасно приймає рішення про виплату йому середнього заробітку за час вимушеного прогулу в порядку і на умовах, передбачених частиною другою цієї статті.

Таким чином, орган, що розглядатиме трудовий спір, про формулювання причини звільнення (в тому числі неправильне) буде дізнаватися не з ТК працівника, а з наказу (розпорядження) про звільнення, копія якого надаватиметься працівникові в день звільнення.

Також у частині п’ятій статті 235 КЗпП буде встановлено, що у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення (наразі — трудової книжки) з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Отже, працівникові буде виплачуватися середній заробіток за весь час вимушеного прогулу в разі затримки видачі працівнику з вини роботодавця не ТК, а копії наказу (розпорядження) про звільнення.

Враховуючи вищевикладене, з 10.06.2021 р. ТК втрачає статус основного документа про трудову діяльність працівника, а облік останньої буде здійснюватися в електронній формі в Реєстрі. Тому в найближчий час на підставі пункту 4 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 мають бути внесені зміни до низки підзаконних нормативно-правових актів для приведення їхніх норм у відповідність із Законом № 1217. Зокрема, потребують оновлення постанова Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301, Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58, наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.95 р. № 277, яким затверджено типову форму № П-10 «Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них» (далі — книга обліку ТК).

Крім змін до КЗпП, якими передбачаються подання працівниками при працевлаштуванні замість ТК відомостей про трудову діяльність з Реєстру, ведення в Реєстрі трудової діяльності працівників, зберігання ТК у працівників, видача їм при звільненні копії наказу (розпорядження) про звільнення, аналогічні зміни будуть внесені Законом № 1217 до низки інших законодавчих актів, де згадуються ТК.

Перехідний період

Відповідно до пункту 2 розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 включення ПФУ до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом (тобто в період з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р.) на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені ПФУ. Після завершення цих робіт наявні ТК видаються працівникам особисто під підпис.

Роботодавець зобов’язаний видати належно оформлену ТК працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності Законом № 1217 (тобто до 10.06.2021 р.) та який звільняється до завершення процедури включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

Таким чином, в період з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р. роботодавці мають подати до ПФУ відомості про трудову діяльність своїх працівників, які відсутні в Реєстрі (фактично це відомості, які зазначені у ТК або в інших документах працівника, наприклад у військовому квитку про період проходження військової служби). Порядок і строки подання вказаних відомостей має встановити ПФУ, але якщо цього не буде зроблено в найближчий час, роботодавці можуть керуватися нормами Порядку № 1084, який роз’яснює механізм подання до ПФУ відомостей про трудову діяльність працівників у вигляді сканованих копій сторінок паперових ТК (інших документів), а відповідний сервіс вже працює на веб-порталі «Портал електронних послуг» ПФУ.³ Відомості про трудову діяльність працівника можуть подаватися особисто працівником або страхувальником (роботодавцем) після відповідної реєстрації на веб-порталі ПФУ через особистий кабінет за допомогою кваліфікованого електронного підпису (п. 6 Порядку № 1084).

Після подання по працівнику відомостей (сканованих копій сторінок паперової ТК) до ПФУ роботодавці можуть видати ТК працівникам «на руки» під підпис (не чекаючи їх звільнення).

Про видачу ТК «на руки» працівнику вноситься відповідний запис до книги обліку ТК. Зокрема, у графі 12 «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» книги обліку ТК зазначається дата видачі ТК працівнику, а підставою для такої видачі можуть бути вказані реквізити виданого керівником підприємства наказу, в якому передбачено видачу ТК всім працівникам після подання відомостей (сканованих копій сторінок паперової ТК) до ПФУ (в преамбулі наказу можна послатися на пункт 2 розділу II Закону № 1217 і статтю 48 КЗпП). У графі 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» книги обліку ТК працівник має поставити підпис, що підтверджує отримання ним ТК.

В подальшому ТК зберігається у працівника, а в разі потреби внесення до неї записів про переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі працівник надає ТК роботодавцю, і останній на вимогу працівника зобов’язаний внести до ТК відповідні записи. Після отримання ТК «на руки» працівники за потреби самостійно подають до ПФУ відсутні відомості про свою трудову діяльність (скановані копії відповідних сторінок паперової ТК) для їх внесення до Реєстру.

Якщо працівник, якого прийнято на роботу до 10.06.2021 р., буде звільнятися в період з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р., а на момент його звільнення роботодавець ще не подасть скановані копії сторінок паперової ТК працівника до ПФУ, то ТК видається працівнику в день звільнення, і в подальшому він самостійно подає відомості про свою трудову діяльність (скановані копії сторінок паперової ТК та інших документів) до ПФУ.

Якщо 10.06.2021 р. і пізніше на роботу буде прийнято працівника, який надасть паперову ТК, або буде прийнято на роботу працівника, у якого ще немає ТК (її оформляє роботодавець), і такий працівник звернеться до роботодавця з проханням відсканувати сторінки його паперової ТК і направити їх до ПФУ, оскільки раніше ні працівник, ні його колишній роботодавець цього не робили, то новий роботодавець може це зробити за працівника в період до 10.06.2026 р. для включення відсутніх відомостей про трудову діяльність працівника до Реєстру.

Пунктом 3 розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 встановлено, що до завершення включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників дані ТК використовуються для врахування відомостей про трудову діяльність за період до набрання чинності цим Законом (тобто за період до 10.06.2021 р.).

Зміни у законодавстві про пенсійне та соціальне страхування,
пов’язані з електронним обліком трудової діяльності працівників

Основне місце роботи працівника

Визначення основного місця роботи працівника є дуже важливим, оскільки це впливає на низку його прав і обов’язків, але саме головне — впливає на сплату єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) та отримання (розмір) страхових виплат.

У пункті 12 частини 1 статті 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI (далі — Закон № 2464) наразі зазначено, що «основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, де знаходиться (оформлена) його трудова книжка, до якої вноситься відповідний запис про роботу».

З 10.06.2021 р. вищезазначений пункт буде викладено в новій редакції, якою встановлено, що «основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі».

Аналогічно у Законі України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV частина 2 статті 16 доповнюється новим пунктом 3-1, відповідно до якого застрахована особа зобов’язана повідомляти страхувальника, в якого особа працює за основним місцем роботи, про визначення особою такого місця роботи як основного згідно з поданою нею заявою (до її відкликання).

Таким чином, з 10.06.2021 р. працівник при працевлаштуванні зобов’язаний повідомити роботодавцю у заяві про основне (неосновне) місце роботи. Такою заявою може бути заява про прийняття на роботу. Наприклад, працівник у цій заяві може вказати: «Прошу прийняти мене на посаду економіста за основним місцем роботи» або «Прошу прийняти мене на посаду бухгалтера за сумісництвом». На підставі такої заяви в наказі про прийняття працівника на роботу типової форми № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», затвердженої наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489, в розділі «умови роботи» в полі «робота» проставляється позначка у відповідній клітинці: «основна» чи «за сумісництвом».

Нагадаємо, що перед допуском працівника до роботи роботодавець має укласти з ним трудовий договір, оформлений наказом (розпорядженням) роботодавця, і направити повідомлення податковому органу про прийняття працівника на роботу (ч. третя ст. 24 КЗпП). Форму вказаного повідомлення затверджено постановою Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413. У графі 4 таблиці форми повідомлення зазначається категорія особи: 1 — наймані працівники з трудовою книжкою; 2 — наймані працівники без трудової книжки.

Пункт 4 частини 2 статті 6 Закону № 2464 доповнюється нормою, відповідно до якої платник ЄСВ зобов’язаний подавати звітність, у тому числі про основне місце роботи працівника, про нарахування ЄСВ в розмірах, визначених відповідно до цього Закону, у складі звітності з податку на доходи фізичних осіб (єдиного податку) до податкового органу за основним місцем обліку платника ЄСВ у строки та порядку, встановлені Податковим кодексом України.

Як зазначалося вище, починаючи зі звітного періоду — І квартал 2021 року страхувальники (податкові агенти) мають подавати Податковий розрахунок, який містить:

– додаток Д5, де в реквізиті 07 «Категорія особи» для працівників з трудовою книжкою зазначається категорія 1, а для працівників без трудової книжки — категорія 2;

– додаток Д1, де в реквізиті 21 «Ознака наявності трудової книжки» для працівників з трудовою книжкою зазначається ознака «1» (так), а для працівників без трудової книжки — ознака «0» (ні).

Таким чином, як раніше з таблиць 5 і 6 Звіту з ЄСВ, так і тепер з додатків Д1 і Д5 Податкового розрахунку інформація про основне (неосновне) місце роботи працівника потраплятиме до Реєстру.

Єдиний нюанс: оскільки Податковий розрахунок подається протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу (за I квартал 2021 року — не пізніше 11 травня 2021 року, за IІ квартал — не пізніше 9 серпня і т. д.), то інформація з нього до Реєстру буде потрапляти не оперативно, а з затримкою, яка може становити більше 4 місяців. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 1 квітня 2021 року, а роботодавець подасть Податковий розрахунок за ІІ квартал лише 9 серпня 2021 року, то інформація про прийняття працівника на роботу потрапить до Реєстру в кращому випадку 10 серпня 2021 року. Те ж саме стосується інформації про страховий стаж працівника для нарахування йому страхових виплат, тобто дані в Реєстрі (довідці ОК-7, виданій ПФУ) про страховий стаж працівника можуть не відповідати його фактичному страховому стажу на момент настання страхового випадку (особливо у випадках, коли страхувальник не подає по працівнику протягом кварталу Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий»).

Електронна трудова книжка

Частину 4 статті 20 Закону № 2464 буде викладено в новій редакції, яка буде містити значно більший перелік відомостей, які включатимуться до персональної електронної облікової картки застрахованої особи.

Зокрема, згідно з пунктом 5 частини 4 статті 20 Закону № 2464 частина персональної електронної облікової картки, що включає відомості про трудову діяльність особи, у тому числі за період до 1 січня 2004 року, матиме назву «електронна трудова книжка» (далі — електронна ТК). Відомості стосовно періодів роботи та інших періодів, які відповідно до законодавства, що діяло раніше, зараховувалися до стажу роботи, та займаних особою посад за період до набрання чинності Законом № 1217 (тобто до 10.06.2021 р.) вносяться до даних Реєстру на підставі ТК особи, а за відсутності ТК або відповідних записів у ній — документів, передбачених порядком підтвердження наявного стажу роботи за відсутності ТК або відповідних записів у ній, встановленим Кабінетом Міністрів України. Порядок та черговість подання відомостей для створення електронних ТК визначаються ПФУ.

Персоніфіковані відомості, включені до електронної облікової картки особи, зберігаються протягом усього життя особи, а після її смерті — протягом 75 років.

Частиною 6 статті 20 Закону № 2464 буде встановлено, що зміна до відомостей Реєстру про прізвище, ім’я та по батькові особи на поточний момент, реєстраційний номер облікової картки платника податків, дату народження, місце народження, стать, громадянство, освіту, серію (за наявності) та номер паспорта громадянина України, номер телефону, адресу місця проживання може вноситися за заявою застрахованої особи в порядку, встановленому ПФУ.

Таким чином, ПФУ в найближчий час має затвердити порядок та черговість подання відомостей для створення електронних ТК, а також порядок внесення змін до відомостей Реєстру за заявою застрахованої особи.

Страховий та інший стаж працівників

Законом № 1217 частину третю статті 9 Основ законодавства України про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, частину 2 статті 21 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» та частину 2 статті 21 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» буде викладено в такій новій редакції:

«Страховий стаж обчислюється за даними, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, у тому числі за даними про трудову діяльність працівників, внесеними відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», а за періоди, за які не внесені дані до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, — у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше».

Таким чином, з 10.06.2021 р. страховий стаж застрахованих осіб з метою нарахування страхових виплат, як і раніше, буде обчислюватися за даними, що містяться в Реєстрі, але тепер такі дані мають враховувати також інформацію про трудову діяльність працівників. Тому дуже важливим є те, які дані по застрахованій особі (працівнику) будуть міститися в Реєстрі. Якщо за деякі періоди трудової діяльності працівника в Реєстрі не буде даних (вони є лише в ТК працівників), то в довідках, які надаватимуться ПФУ стосовно страхового стажу працівників (наразі надаються довідки ОК-7, Дані про трудовий та страховий стаж), такі періоди не будуть враховуватися, і, відповідно, страховий стаж буде менше, що впливатиме на розмір страхових виплат. Якщо ТК буде зберігатися у працівника, то і в роботодавця не буде даних про періоди трудової діяльності працівника, які є лише в його ТК. Тому з метою запобігання заниження страхового стажу працівників і розміру належних їм страхових виплат роботодавцям бажано якнайшвидше направити до ПФУ скановані копії сторінок паперових ТК працівників для внесення інформації про всі періоди їхньої трудової діяльності до Реєстру.

Звертаємо увагу роботодавців на те, що за періоди до 01.01.2011 р. страховий стаж за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності обчислюється у відповідності до даних, зазначених у ТК, про періоди перебування застрахованої особи у трудових відносинах із роботодавцем.⁴

Новим абзацом третім частини 5 статті 17 Закону № 2464 буде встановлено, що інформація з Реєстру щодо періодів навчання осіб у закладах вищої освіти, а також здобутої ними освіти, набутого стажу надається на запит роботодавцям, фізичним та юридичним особам за згодою особи, відомості про яку запитуються, у порядку, встановленому ПФУ.

Таким чином, роботодавець на свій запит може отримати інформацію з Реєстру щодо періодів навчання у вишах, здобутої освіти, набутого трудового, страхового та іншого стажу працівника лише за його згодою. Порядок надання такої інформації має встановити ПФУ. Але ця інформація в повному обсязі може бути надана роботодавцю лише після того, як по працівнику буде внесена вся зазначена інформація до Реєстру, зокрема, шляхом подання працівником або його роботодавцем до ПФУ відомостей про трудову діяльність працівника (в тому числі сканованих копій сторінок паперової ТК та інших документів), про періоди навчання та здобуту освіту (зокрема, сканованих копій сторінок дипломів, свідоцтв тощо).

Частину 1 статті 17 Закону № 2464 буде доповнено нормою, відповідно до якої інформація з Реєстру використовується також для накопичення, зберігання та використання інформації про видані, продовжені та обліковані листки непрацездатності.⁵

На завершення зазначимо, що в найближчий час різними державними органами (в т. ч. Урядом, Мінекономіки, Мінсоцполітики, ПФУ, ФССУ, МОЗ) будуть прийматися підзаконні нормативно-правові акти, які будуть деталізувати порядок «електронних» взаємовідносин між працівниками, роботодавцями і державними органами. Але вже виникають запитання, що робити з безліччю паперових документів і як довго їх зберігати, чи потрібно мати паперові аналоги всіх електронних документів тощо. Про все це ми будемо розповідати в наступних номерах нашого видання.

На даний час відповіді на ці запитання містять Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджені наказами Міністерства юстиції України відповідно від 12.04.2012 р. № 578/5, від 18.06.2015 р. № 1000/5 та від 11.11.2014 р. № 1886/5.

Пунктом 1.8 Переліку № 578/5 встановлено, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.