Электронный учет трудовой деятельности работниковЕлектронний облік трудової діяльності працівників

Еще в ноябре 2019 года был сделан первый шаг на пути нормативно-правового регулирования введения электронного учета трудовой деятельности работника — Кабинетом Министров Украины принято постановление «О введении учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме» от 27.11.2019 г. № 1084 (далее — Постановление № 1084)¹, которым утвержден Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме (далее — Порядок № 1084).

Пунктом 4 Постановления № 1084 поручено Пенсионному фонду Украины (далее — ПФУ) определить порядок подачи сведений о трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, предоставления услуг в общеобязательном государственном пенсионном страховании с использованием электронной системы BankID, обеспечить создание программных средств для предоставления на бесплатной основе лицам, изъявившим желание подать сведения, предусмотренные Порядком № 1084.

Во исполнение этого поручения ПФУ еще не издавал нормативно-правового акта, которым утвержден вышеуказанный порядок, но на своем сайте создал «Портал електронних послуг». Через этот веб-портал предоставляется несколько электронных сервисов, один из которых позволяет гражданам и их работодателям подавать сведения о трудовой деятельности гражданина (работника) в электронной форме путем направления в ПФУ сканированных копий страниц его бумажной трудовой книжки и других документов, о чем мы детально уже рассказывали.²

После принятия Постановления № 1084 и внедрения электронного сервиса направление в ПФУ сканированных копий страниц бумажной трудовой книжки работника было правом, а не обязанностью работодателя.

Что касается введения на законодательном уровне электронного учета трудовой деятельности работников и отмены обязанности работодателей вести трудовые книжки работников в бумажном виде, то 05.02.2021 г. принят, 10.03.2021 г. официально опубликован, но только через 3 месяца — 10.06.2021 г. вступает в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 г. № 1217-IX (далее — Закон № 1217). Этим Законом вносятся изменения в 26 законодательных актов, в частности в Кодекс законов о труде Украины (далее — КЗоТ), которые предусматривают введение учета трудовой деятельности работника в электронной форме.

Сразу успокоим работодателей: несмотря на введение Законом № 1217 электронного учета трудовой деятельности работников с 10.06.2021 г., этим Законом установлен переходный период в 5 лет для подачи работодателями в ПФУ отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников (сканированных копий страниц бумажных трудовых книжек и других документов работников), то есть это можно будет сделать в период с 10.06.2021 г. по 10.06.2026 г. Если работник будет увольняться до 10.06.2026 г., а на момент его увольнения работодатель не подаст в ПФУ указанные сведения, то никакой ответственности за это работодатель не несет. После выдачи трудовой книжки работнику «на руки» именно он должен подавать отсутствующие сведения о своей трудовой деятельности (сканированные копии страниц своей трудовой книжки и других документов) в ПФУ.

Поскольку изменения, вносимые Законом № 1217 с 10.06.2021 г. в КЗоТ, касаются всех работодателей, то остановимся сначала на них, а затем рассмотрим изменения в другие законодательные акты.

Изменения в Кодексе законов о труде Украины,
касающиеся электронного учета трудовой деятельности работников

После внесения дополнений в часть вторую статьи 24 КЗоТ ее редакция будет такой:

«При заключении трудового договора гражданин обязан предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, а в случаях, предусмотренных законодательством — также документ об образовании (специальности, квалификации), о состоянии здоровья, соответствующий военно-учетный документ и другие документы.».

После вышеприведенной части второй статья 24 КЗоТ дополняется новой частью третьей следующего содержания:

«При заключении трудового договора гражданин, который впервые принимается на работу, имеет право выдвинуть требование об оформлении трудовой книжки.».

Таким образом, начиная с 10.06.2021 г., при принятии на работу работник, у которого есть трудовая книжка (далее — ТК), имеет право выбора: предъявить работодателю бумажную ТК или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр). Поскольку администратором Реестра является ПФУ, то именно ПФУ будет предоставлять гражданам сведения о трудовой деятельности из Реестра. Сейчас нормативно-правовым актом форма таких сведений не утверждена, поэтому не исключено, что в ближайшее время ПФУ своим постановлением утвердит единую форму таких сведений.

Напомним, что с 2004 года в Реестр вносилась и вносится информация (персонифицированные сведения) о застрахованных лицах (работниках) на основании поданых ежемесячно страхователями (работодателями) отчетов о начисленных доходах и пенсионных взносах до 01.01.2011 г., отчетов о начисленных доходах и едином социальном взносе до 01.01.2021 г., а с 01.01.2021 г. — на основании поданного за квартал Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет). В них указывалась и указывается информация о трудовой деятельности застрахованных лиц (работников), а именно о датах принятия на работу и увольнения с работы (периодах пребывания в трудовых отношениях) работников, а с 2018 года — также о профессиональном названии работы, ее коде по Классификатору профессий и названии должности.

Если работник впервые принимается на работу (то есть у него нет ТК и по нему нет сведений о трудовой деятельности в Реестре), то он имеет право требовать от работодателя оформления ТК не позднее пяти дней после принятия на работу, о чем будет указано с 10.06.2021 г. в статье 48 КЗоТ.

Статья 48 КЗоТ, которая сейчас имеет название «Трудовые книжки» и содержит нормы об обязательности ведения ТК всех работников, работающих у работодателя свыше пяти дней, будет изложена в следующей новой редакции:

«Статья 48. Учет трудовой деятельности работника

Учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

По требованию работника, который впервые принимается на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее пяти дней после принятия на работу.

Собственник или уполномоченный им орган по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе.

Порядок ведения трудовых книжек определяется Кабинетом Министров Украины.».

Учитывая вышеизложенное, поскольку ТК будет храниться у работника, из названия статьи 47 «Обязанность собственника или уполномоченного им органа провести расчет с работником и выдать ему трудовую книжку» КЗоТ будет исключен текст «и выдать ему трудовую книжку». Также из части первой статьи 47 КЗоТ исключается норма об обязанности работодателя выдать работнику в день увольнения надлежаще оформленную ТК, а вместо частей первой и второй этой статьи будет одна (первая) часть, которая будет иметь следующую редакцию:

«Собственник или уполномоченный им орган обязан в день увольнения выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении, осуществить с ним расчет в сроки, указанные в статье 116 этого Кодекса, а также по требованию работника внести соответствующие записи об увольнении в трудовую книжку, которая хранится у работника.».

Следовательно, с 10.06.2021 г. работнику в день увольнения (независимо от основания) выдаются распечатанный на бумаге приказ (распоряжение) об увольнении, который имеет надпись или штамп «копия», и ТК с записью об увольнении. Если увольняется работник, который трудоустраивался 10.06.2021 г. и позднее, в ТК которого работодателем была внесена запись о принятии на работу, а в дальнейшем ТК хранилась у работника, то работодатель по требованию такого работника обязан внести запись об увольнении в предоставленную им ТК. Если такой работник не предоставит работодателю при увольнении ТК для внесения в нее записи об увольнении, то работодатель не вправе требовать этого от работника, а дату его увольнения указывает в Налоговом расчете, сведения из которого попадают в Реестр.

Часть вторая статьи 144 КЗоТ излагается в новой редакции, согласно которой поощрения работникам объявляются приказом (распоряжением) в торжественной обстановке, а также по требованию работника, если трудовая книжка хранится у него, заносятся в его трудовую книжку (сейчас — заносятся в трудовые книжки работников в соответствии с правилами их ведения).

Законом № 1217 вносятся также изменения в статьи КЗоТ, регламентирующие порядок разрешения трудового спора, где упоминаются ТК.

Так, частью первой статьи 233 КЗоТ будет установлено, что работник может обратиться с заявлением о разрешении трудового спора непосредственно в районный, районный в городе, городской или горрайонный суд по делам об увольнении в месячный срок со дня вручения копии приказа (распоряжения) об увольнении (сейчас — со дня вручения копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки).

В части третьей статьи 235 КЗоТ будет указано, что если неправильная формулировка причины увольнения (сейчас в этом месте идет текст «в трудовой книжке», который будет исключен; — Авт.) препятствовала трудоустройству работника, орган, рассматривающий трудовой спор, одновременно принимает решение о выплате ему среднего заработка за время вынужденного прогула в порядке и на условиях, предусмотренных частью второй этой статьи.

Таким образом, орган, который будет рассматривать трудовой спор, о формулировке причины увольнения (в том числе неправильной) будет узнавать не из ТК работника, а из приказа (распоряжения) об увольнении, копия которого будет предоставляться работнику в день увольнения.

Также в части пятой статьи 235 КЗоТ будет установлено, что в случае задержки выдачи копии приказа (распоряжения) об увольнении (сейчас — трудовой книжки) по вине собственника или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Следовательно, работнику будет выплачиваться средний заработок за все время вынужденного прогула в случае задержки выдачи работнику по вине работодателя не ТК, а копии приказа (распоряжения) об увольнении.

Подытоживая, можно сделать вывод, что с 10.06.2021 г. ТК утрачивает статус основного документа о трудовой деятельности работника, а учет последней будет осуществляться в электронной форме в Реестре. Поэтому в ближайшее время на основании пункта 4 раздела II «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217 должны быть внесены изменения в ряд подзаконных нормативно-правовых актов для приведения их норм в соответствие с Законом № 1217. В частности, нуждаются в обновлении постановление Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58, приказ Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27.10.95 г. № 277, которым утверждена типовая форма № П-10 «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» (далее — книга учета ТК).

Кроме изменений в КЗоТ, которыми предусматриваются, как отмечено выше, подача работниками при трудоустройстве вместо ТК сведений о трудовой деятельности из Реестра, ведение в Реестре учета трудовой деятельности работников, хранение ТК у работников, выдача им при увольнении копии приказа (распоряжения) об увольнении, аналогичные изменения будут внесены Законом № 1217 в ряд других законодательных актов, где упоминаются ТК.

Переходный период

В соответствии с пунктом 2 раздела II «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217 включение ПФУ в Реестр отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в течение 5 лет со дня вступления в силу этого Закона (то есть в период с 10.06.2021 г. до 10.06.2026 г.) на основании сведений, поданных страхователем или застрахованным лицом в порядке и сроки, установленные ПФУ. После завершения этих работ имеющиеся ТК выдаются работникам лично под подпись.

Работодатель обязан выдать надлежаще оформленную ТК работнику, с которым заключен трудовой договор до вступления в силу Закона № 1217 (то есть до 10.06.2021 г.) и который увольняется до завершения процедуры включения в Реестр отсутствующих сведений о трудовой деятельности, в день увольнения.

Таким образом, в период с 10.06.2021 г. до 10.06.2026 г. работодатели должны подать в ПФУ сведения о трудовой деятельности своих работников, которые отсутствуют в Реестре (фактически это сведения, указанные в ТК и в других документах работника, например в военном билете о периоде прохождения военной службы). Порядок и сроки подачи указанных сведений должен установить ПФУ, но если этого не будет сделано в ближайшее время, работодатели могут руководствоваться нормами Порядка № 1084, который разъясняет механизм подачи в ПФУ сведений о трудовой деятельности работников в виде сканированных копий страниц бумажных ТК (других документов), а соответствующий сервис уже работает на веб-портале «Портал электронных услуг» ПФУ.³ Сведения о трудовой деятельности работника могут подаваться лично работником или страхователем (работодателем) после соответствующей регистрации на портале ПФУ через личный кабинет с помощью квалифицированной электронной подписи (п. 6 Порядка № 1084).

После подачи по работнику сведений (сканированных копий страниц бумажной ТК) в ПФУ работодатели могут выдать ТК работникам «на руки» под подпись (не дожидаясь их увольнения).

О выдаче ТК «на руки» работнику вносится соответствующая запись в книгу учета ТК. В частности, в графе 12 «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» книги учета ТК указывается дата выдачи ТК работнику, а основанием для такой выдачи могут быть указаны реквизиты изданного руководителем предприятия приказа, в котором предусмотрена выдача ТК всем работникам после подачи сведений (сканированных копий страниц бумажной ТК) в ПФУ (в преамбуле приказа можно сослаться на пункт 2 раздела II Закона № 1217 и статью 48 КЗоТ). В графе 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» книги учета ТК работник должен поставить подпись, подтверждающую получение им ТК.

В дальнейшем ТК хранится у работника, а в случае необходимости внесения в нее записей о переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе работник предоставляет ТК работодателю, и последний по требованию работника обязан внести в ТК соответствующие записи. После получения ТК «на руки» работники при необходимости самостоятельно подают в ПФУ отсутствующие сведения о своей трудовой деятельности (сканированные копии соответствующих страниц бумажной ТК) для их внесения в Реестр.

Если работник, принятый на работу до 10.06.2021 г., будет увольняться в период с 10.06.2021 г. до 10.06.2026 г., а на момент его увольнения работодатель еще не подаст сканированные копии страниц бумажной ТК работника в ПФУ, то ТК выдается работнику в день увольнения, и в дальнейшем он самостоятельно подает сведения о своей трудовой деятельности (сканированные копии страниц бумажной ТК и других документов) в ПФУ.

Если 10.06.2021 г. и позднее на работу будет принят работник, который предоставит бумажную ТК, или будет принят на работу работник, у которого еще нет ТК (ее оформляет работодатель), и такой работник обратится к работодателю с просьбой отсканировать страницы его бумажной ТК и направить их в ПФУ, поскольку ранее ни работник, ни его бывший работодатель этого не делали, то новый работодатель может это сделать за работника в период до 10.06.2026 г. для включения отсутствующих сведений о трудовой деятельности работника в Реестр.

Пунктом 3 раздела II «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217 установлено, что до завершения включения в Реестр отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников данные ТК используются для учета сведений о трудовой деятельности за период до вступления в силу этого Закона (то есть за период до 10.06.2021 г.).

Изменения в законодательстве о пенсионном и социальном страховании,
связанные с электронным учетом трудовой деятельности работников

Основное место работы работника

Определение основного места работы работника является очень важным, поскольку это влияет на ряд его прав и обязанностей, но самое главное — влияет на уплату единого социального взноса (далее — ЕСВ) и получение (размер) страховых выплат.

В пункте 12 части 1 статьи 1 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI (далее — Закон № 2464) сейчас указано, что «основное место работы — место работы, где работник работает на основании заключенного трудового договора, где находится (оформлена) его трудовая книжка, в которую вносится соответствующая запись о работе».

С 10.06.2021 г. вышеуказанный пункт будет изложен в новой редакции, которой установлено, что «основное место работы — место работы, где работник работает на основании заключенного трудового договора и определено им как основное согласно поданному заявлению (до отзыва) и сведениям, учитываемым в реестре застрахованных лиц Государственного реестра на его основании».

Аналогично в Законе Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV часть 2 статьи 16 дополняется новым пунктом 3-1, согласно которому застрахованное лицо обязано сообщать страхователю, у которого лицо работает по основному месту работы, об определении лицом такого места работы как основного согласно поданному им заявлению (до его отзыва).

Таким образом, с 10.06.2021 г. работник при трудоустройстве обязан сообщить работодателю в заявлении об основном (неосновном) месте работы. Таким заявлением может быть заявление о принятии на работу. Например, работник в заявлении может указать: «Прошу принять меня на должность экономиста по основному месту работы» или «Прошу принять меня на должность бухгалтера по совместительству». На основании такого заявления в приказе о принятии работника на работу типовой формы № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489, в разделе «умови роботи» в поле «робота» проставляется отметка в соответствующей клеточке «основна» или «за сумісництвом».

Напомним, что перед допуском работника к работе работодатель должен заключить с ним трудовой договор, оформленный приказом (распоряжением) работодателя, и направить уведомление налоговому органу о принятии работника на работу (ч. третья ст. 24 КЗоТ). Форма указанного уведомления утверждена постановлением Кабинета Министров Украины «О порядке уведомления Государственной налоговой службы и ее территориальных органов о принятии работника на работу» от 17.06.2015 г. № 413. В графе 4 таблицы формы уведомления указывается категория лица: 1 — наемные работники с трудовой книжкой; 2 — наемные работники без трудовой книжки.

Пункт 4 части 2 статьи 6 Закона № 2464 дополняется нормой, согласно которой плательщик ЕСВ обязан подавать отчетность, в том числе об основном месте работы работника, о начислении ЕСВ в размерах, определенных в соответствии с этим Законом, в составе отчетности по налогу на доходы физических лиц (единого налога) в налоговый орган по основному месту учета плательщика ЕСВ в сроки и порядке, установленные Налоговым кодексом Украины.

Как отмечалось выше, начиная с отчетного периода — I квартал 2021 года, страхователи (налоговые агенты) должны подавать Налоговый расчет, который содержит:

– приложение Д5, где в реквизите 07 «Категорія особи» для работников с трудовой книжкой указывается категория 1, а для работников без трудовой книжки — категория 2;

– приложение Д1, где в реквизите 21 «Ознака наявності трудової книжки» для работников с трудовой книжкой указывается признак «1» (да), а для работников без трудовой книжки — признак «0» (нет).

Таким образом, как ранее из таблиц 5 и 6 Отчета о ЕСВ, так и теперь из приложений Д1 и Д5 Налогового расчета информация об основном (неосновном) месте работы работника будет попадать в Реестр.

Единственный нюанс: поскольку Налоговый расчет подается в течение 40 календарных дней после окончания квартала (за I квартал 2021 года — не позднее 11 мая 2021 года, за II квартал — не позднее 9 августа и т. д.), то информация из него в Реестр будет попадать не оперативно, а с задержкой, которая может составлять более 4 месяцев. Например, если работник принят на работу 1 апреля 2021 года, а работодатель подаст Налоговый расчет за II квартал только 9 августа 2021 года, то информация о принятии работника на работу попадет в Реестр в лучшем случае 10 августа 2021 года. То же самое касается информации о страховом стаже работника для начисления ему страховых выплат, то есть данные в Реестре (справке ОК-7, выданной ПФУ) о страховом стаже работника могут не соответствовать его фактическому страховому стажу на момент наступления страхового случая (особенно в случаях, когда страхователь не подает по работнику в течение квартала Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий»).

Электронная трудовая книжка

Часть 4 статьи 20 Закона № 2464 будет изложена в новой редакции, которая будет содержать значительно больший перечень сведений, подлежащих включению в персональную электронную учетную карточку застрахованного лица.

В частности, согласно пункту 5 части 4 статьи 20 Закона № 2464 часть персональной электронной учетной карточки, которая включает сведения о трудовой деятельности лица, в том числе за период до 1 января 2004 года, будет называться «электронная трудовая книжка» (далее — электронная ТК). Сведения о периодах работы и других периодах, которые в соответствии с законодательством, действовавшим ранее, засчитывались в стаж работы, и занимаемых лицом должностях за период до вступления в силу Закона № 1217 (то есть до 10.06.2021 г.) вносятся в данные Реестра на основании ТК лица, а при отсутствии ТК или соответствующих записей в ней — документов, предусмотренных порядком подтверждения имеющегося стажа работы при отсутствии ТК или соответствующих записей в ней, установленным Кабинетом Министров Украины. Порядок и очередность подачи сведений для создания электронных ТК определяются ПФУ.

Персонифицированные сведения, включенные в электронную учетную карточку лица, хранятся в течение всей жизни лица, а после его смерти — в течение 75 лет.

Частью 6 статьи 20 Закона № 2464 будет установлено, что изменение в сведения Реестра о фамилии, имени и отчестве лица на текущий момент, регистрационном номере учетной карточки плательщика налогов, дате рождения, месте рождения, поле, гражданстве, образовании, серии (при наличии) и номере паспорта гражданина Украины, номере телефона, адресе места жительства может вноситься по заявлению застрахованного лица в порядке, установленном ПФУ.

Таким образом, ПФУ в ближайшее время должен утвердить порядок и очередность подачи сведений для создания электронных ТК, а также порядок внесения изменений в сведения Реестра по заявлению застрахованного лица.

Страховой и другой стаж работников

Законом № 1217 часть третья статьи 9 Основ законодательства Украины об общеобязательном государственном социальном страховании, часть 2 статьи 21 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» и часть 2 статьи 21 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы» будут изложены в следующей новой редакции:

«Страховой стаж исчисляется по данным, содержащимся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, в том числе по данным о трудовой деятельности работников, внесенным в соответствии с Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование», а за периоды, за которые не внесены данные в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, — в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, действовавшим ранее.».

Таким образом, с 10.06.2021 г. страховой стаж застрахованных лиц с целью начисления страховых выплат, как и ранее, будет исчисляться по данным, содержащимся в Реестре, но теперь такие данные должны учитывать также информацию о трудовой деятельности работников. Поэтому очень важно то, какие данные по застрахованному лицу (работнику) будут содержаться в Реестре. Если за некоторые периоды трудовой деятельности работника в Реестре не будет данных (они есть только в ТК работников), то в справках, предоставляемых ПФУ о страховом стаже работников (сейчас предоставляются справки ОК-7, «Дані про трудовий та страховий стаж»), такие периоды не будут учитываться, и, соответственно, страховой стаж будет меньше, что будет влиять на размер страховых выплат. Если ТК будет храниться у работника, то и у работодателя не будет данных о периодах трудовой деятельности работника, которые есть только в его ТК. Поэтому во избежание занижения страхового стажа работников и размера надлежащих им страховых выплат работодателям желательно как можно быстрее направить в ПФУ сканированные копии страниц бумажных ТК работников для внесения информации о всех периодах их трудовой деятельности в Реестр.

Напомним, что за периоды до 01.01.2011 г. страховой стаж по общеобязательному государственному социальному страхованию в связи с временной утратой трудоспособности исчисляется в соответствии с данными, указанными в ТК, о периодах пребывания застрахованного лица в трудовых отношениях с работодателем.⁴

Новым абзацем третьим части 5 статьи 17 Закона № 2464 будет установлено, что информация из Реестра относительно периодов обучения лиц в учреждениях высшего образования, а также полученного ими образования, приобретенного стажа предоставляется по запросу работодателям, физическим и юридическим лицам с согласия лица, сведения о котором запрашиваются, в порядке, установленном ПФУ.

Таким образом, работодатель на запрос может получить информацию из Реестра о периодах обучения в вузах, полученном образовании, приобретенном трудовом, страховом и другом стаже работника только с его согласия. Порядок предоставления такой информации должен установить ПФУ. Но эта информация в полном объеме может быть предоставлена работодателю только после того, как по работнику будет внесена вся указанная информация в Реестр, в частности, путем подачи работником или его работодателем в ПФУ сведений о трудовой деятельности работника (в т. ч. сканированных копий страниц бумажной ТК и других документов), о периодах обучения и полученном образовании (в частности, сканированных копий страниц дипломов, свидетельств и т. п.).

Часть 1 статьи 17 Закона № 2464 будет дополнена нормой, согласно которой информация из Реестра используется также для накопления, хранения и использования информации о выданных, продленных и учтенных листках нетрудоспособности.⁵

В завершение, отметим, что в ближайшее время различными государственными органами (в т. ч. правительством, Минэкономики, Минсоцполитики, ПФУ, ФССУ, Минздравом) будут приниматься подзаконные нормативно-правовые акты, которые будут детализировать порядок «электронных» взаимоотношений между работниками (застрахованными лицами), работодателями (страхователями) и государственными органами. Но уже возникают вопросы, что делать с множеством бумажных и электронных документов, как долго их хранить, необходимо ли иметь бумажные аналоги всех электронных документов, в каких форматах хранить электронные документы и т. п.

В настоящее время (до появления новой «нормативки») ответы на эти вопросы содержат Перечень типовых документов, создающихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, которые утверждены приказами Министерства юстиции Украины соответственно от 12.04.2012 г. № 578/5, от 18.06.2015 г. № 1000/5 и от 11.11.2014 г. № 1886/5.

В частности, пунктом 1.8 Перечня № 578/5 установлено, что сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

О нормах новой «электронной нормативки» (по мере ее выхода) мы будем информировать читателей в следующих номерах.

Ще в листопаді 2019 року був зроблений перший крок на шляху нормативно-правового регулювання впровадження електронного обліку трудової діяльності працівника — Кабінет Міністрів України прийняв постанову «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27.11.2019 р. № 1084 (далі — Постанова № 1084)¹, якою затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 1084).

Пунктом 4 Постанови № 1084 доручено Пенсійному фонду України (далі — ПФУ) визначити порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, надання послуг у загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванні з використанням електронної системи BankID, забезпечити створення програмних засобів для надання на безоплатній основі особам, які виявили бажання подати відомості, передбачені Порядком № 1084.

На виконання цього доручення ПФУ ще не видавав нормативно-правового акту, яким затверджено вищезазначений порядок, але на своєму сайті створив «Портал електронних послуг». Через цей веб-портал надається декілька електронних сервісів, один з яких дозволяє громадянам та їхнім роботодавцям подавати відомості про трудову діяльність громадянина (працівника) в електронній формі шляхом направлення до ПФУ сканованих копій сторінок його паперової трудової книжки та інших документів, про що детально ми вже розповідали.²

Після прийняття Постанови № 1084 і запровадження електронного сервісу направлення до ПФУ сканованих копій сторінок паперової трудової книжки працівника було правом, а не обов’язком роботодавця.

Що стосується запровадження на законодавчому рівні електронного обліку трудової діяльності працівників та скасування обов’язку роботодавців вести трудові книжки працівників в паперовому вигляді, то 05.02.2021 р. прийнято, 10.03.2021 р. офіційно опублікований, але лише через 3 місяці — 10.06.2021 р. набирає чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі — Закон № 1217). Цим Законом вносяться зміни до 26 законодавчих актів, зокрема до Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), які передбачають запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.

Одразу заспокоємо роботодавців: незважаючи на запровадження Законом № 1217 електронного обліку трудової діяльності працівників з 10.06.2021 р., цим Законом встановлено перехідний період у 5 років для подання роботодавцями до ПФУ відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (сканованих копій сторінок паперових трудових книжок та інших документів працівників), тобто це можна буде зробити в період з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р. Якщо працівник буде звільнятися до 10.06.2026 р., а на момент його звільнення роботодавець не подасть до ПФУ зазначені відомості, то жодної відповідальності за це роботодавець не несе. Після видачі трудової книжки працівнику «на руки» саме він має подавати відсутні відомості про свою трудову діяльність (скановані копії сторінок своєї трудової книжки та інших документів) до ПФУ.

Оскільки зміни, що вносяться Законом № 1217 з 10.06.2021 р. до КЗпП, стосуються всіх роботодавців, то зупинимося спочатку на них, а потім розглянемо зміни до інших законодавчих актів.

Зміни до Кодексу законів про працю України, які стосуються
електронного обліку трудової діяльності працівників

Після внесення доповнень до частини другої статті 24 КЗпП її редакція буде такою:

«При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.».

Після вищенаведеної частини другої стаття 24 КЗпП доповняється новою частиною третьою такого змісту:

«При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки.».

Таким чином, починаючи з 10.06.2021 р., при прийнятті на роботу працівник, в якого є трудова книжка (далі — ТК), має право вибору: подати роботодавцю паперову ТК або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр). Оскільки адміністратором Реєстру є ПФУ, то саме ПФУ буде надавати громадянам відомості про трудову діяльність з Реєстру. Наразі нормативно-правовим актом форма таких відомостей не затверджена, тому не виключено, що в найближчий час ПФУ своєю постановою затвердить єдину форму таких відомостей.

Нагадаємо, що з 2004 року до Реєстру вносилася і вноситься інформація (персоніфіковані відомості) щодо застрахованих осіб (працівників) на підставі поданих щомісячно страхувальниками (роботодавцями) звітів про нараховані доходи та пенсійні внески до 01.01.2011 р., звітів про нараховані доходи та єдиний соціальний внесок до 01.01.2021 р., а з 01.01.2021 р. — на підставі поданого за квартал Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок). В них зазначалася і зазначається інформація про трудову діяльність застрахованих осіб (працівників), а саме про дати прийняття на роботу і звільнення з роботи (періоди перебування у трудових відносинах) працівників, а з 2018 року — також про професійну назву роботи, її код за Класифікатором професій та назву посади.

Якщо працівник вперше приймається на роботу (тобто в нього немає ТК і щодо нього немає відомостей про трудову діяльність в Реєстрі), то він має право вимагати від роботодавця оформлення ТК не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу, про що буде зазначено з 10.06.2021 р. у статті 48 КЗпП.

Стаття 48 КЗпП, яка наразі має назву «Трудові книжки» і містить норми про обов’язковість ведення ТК всіх працівників, які працюють у роботодавця понад п’ять днів, буде викладена в такій новій редакції:

 «Стаття 48. Облік трудової діяльності працівника

Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.».

Враховуючи вищевикладене, оскільки ТК буде зберігатися у працівника, із назви статті 47 «Обов’язок власника або уповноваженого ним органу провести розрахунок з працівником і видати йому трудову книжку» КЗпП буде виключено текст «і видати йому трудову книжку». Також з частини першої статті 47 КЗпП виключається норма про обов’язок роботодавця видати працівникові в день звільнення належно оформлену ТК, а замість частин першої та другої вказаної статті буде одна (перша) частина, що матиме таку редакцію:

«Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у статті 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.».

Отже, з 10.06.2021 р. працівнику в день звільнення (незалежно від підстави) видаються роздрукований на папері наказ (розпорядження) про звільнення, що має напис або штамп «копія», і ТК з записом про звільнення. Якщо звільняється працівник, працевлаштований 10.06.2021 р. і пізніше, до ТК якого роботодавцем було внесено запис про прийняття на роботу, а в подальшому ТК зберігалася у працівника, то роботодавець на вимогу такого працівника зобов’язаний внести запис про звільнення до наданої ним ТК. Якщо такий працівник не надасть роботодавцю при звільненні ТК для внесення до неї запису про звільнення, то роботодавець не вправі вимагати цього від працівника, а дату його звільнення зазначає в Податковому розрахунку, відомості з якого потрапляють до Реєстру.

Частина друга статті 144 КЗпП викладається в новій редакції, відповідно до якої заохочення працівникам оголошуються наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці, а також на вимогу працівника, якщо трудова книжка зберігається у нього, заносяться до його трудової книжки (наразі — заносяться до трудових книжок працівників у відповідності з правилами їх ведення).

Законом № 1217 вносяться також зміни до статей КЗпП, які регламентують порядок вирішення трудового спору, де згадуються ТК.

Так, частиною першою статті 233 КЗпП буде встановлено, що працівник може звернутися з заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, а у справах про звільнення — в місячний строк з дня вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення (наразі — з дня вручення копії наказу про звільнення або з дня видачі трудової книжки).

В частині третій статті 235 КЗпП буде зазначено, що якщо неправильне формулювання причини звільнення (наразі в цьому місці йде текст «в трудовій книжці», який буде виключено; — Авт.) перешкоджало працевлаштуванню працівника, орган, який розглядає трудовий спір, одночасно приймає рішення про виплату йому середнього заробітку за час вимушеного прогулу в порядку і на умовах, передбачених частиною другою цієї статті.

Таким чином, орган, що розглядатиме трудовий спір, про формулювання причини звільнення (в тому числі неправильне) буде дізнаватися не з ТК працівника, а з наказу (розпорядження) про звільнення, копія якого надаватиметься працівникові в день звільнення.

Також у частині п’ятій статті 235 КЗпП буде встановлено, що у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення (наразі — трудової книжки) з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Отже, працівникові буде виплачуватися середній заробіток за весь час вимушеного прогулу в разі затримки видачі працівнику з вини роботодавця не ТК, а копії наказу (розпорядження) про звільнення.

Враховуючи вищевикладене, з 10.06.2021 р. ТК втрачає статус основного документа про трудову діяльність працівника, а облік останньої буде здійснюватися в електронній формі в Реєстрі. Тому в найближчий час на підставі пункту 4 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 мають бути внесені зміни до низки підзаконних нормативно-правових актів для приведення їхніх норм у відповідність із Законом № 1217. Зокрема, потребують оновлення постанова Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301, Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58, наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.95 р. № 277, яким затверджено типову форму № П-10 «Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них» (далі — книга обліку ТК).

Крім змін до КЗпП, якими передбачаються подання працівниками при працевлаштуванні замість ТК відомостей про трудову діяльність з Реєстру, ведення в Реєстрі трудової діяльності працівників, зберігання ТК у працівників, видача їм при звільненні копії наказу (розпорядження) про звільнення, аналогічні зміни будуть внесені Законом № 1217 до низки інших законодавчих актів, де згадуються ТК.

Перехідний період

Відповідно до пункту 2 розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 включення ПФУ до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом (тобто в період з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р.) на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені ПФУ. Після завершення цих робіт наявні ТК видаються працівникам особисто під підпис.

Роботодавець зобов’язаний видати належно оформлену ТК працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності Законом № 1217 (тобто до 10.06.2021 р.) та який звільняється до завершення процедури включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

Таким чином, в період з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р. роботодавці мають подати до ПФУ відомості про трудову діяльність своїх працівників, які відсутні в Реєстрі (фактично це відомості, які зазначені у ТК або в інших документах працівника, наприклад у військовому квитку про період проходження військової служби). Порядок і строки подання вказаних відомостей має встановити ПФУ, але якщо цього не буде зроблено в найближчий час, роботодавці можуть керуватися нормами Порядку № 1084, який роз’яснює механізм подання до ПФУ відомостей про трудову діяльність працівників у вигляді сканованих копій сторінок паперових ТК (інших документів), а відповідний сервіс вже працює на веб-порталі «Портал електронних послуг» ПФУ.³ Відомості про трудову діяльність працівника можуть подаватися особисто працівником або страхувальником (роботодавцем) після відповідної реєстрації на веб-порталі ПФУ через особистий кабінет за допомогою кваліфікованого електронного підпису (п. 6 Порядку № 1084).

Після подання по працівнику відомостей (сканованих копій сторінок паперової ТК) до ПФУ роботодавці можуть видати ТК працівникам «на руки» під підпис (не чекаючи їх звільнення).

Про видачу ТК «на руки» працівнику вноситься відповідний запис до книги обліку ТК. Зокрема, у графі 12 «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» книги обліку ТК зазначається дата видачі ТК працівнику, а підставою для такої видачі можуть бути вказані реквізити виданого керівником підприємства наказу, в якому передбачено видачу ТК всім працівникам після подання відомостей (сканованих копій сторінок паперової ТК) до ПФУ (в преамбулі наказу можна послатися на пункт 2 розділу II Закону № 1217 і статтю 48 КЗпП). У графі 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» книги обліку ТК працівник має поставити підпис, що підтверджує отримання ним ТК.

В подальшому ТК зберігається у працівника, а в разі потреби внесення до неї записів про переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі працівник надає ТК роботодавцю, і останній на вимогу працівника зобов’язаний внести до ТК відповідні записи. Після отримання ТК «на руки» працівники за потреби самостійно подають до ПФУ відсутні відомості про свою трудову діяльність (скановані копії відповідних сторінок паперової ТК) для їх внесення до Реєстру.

Якщо працівник, якого прийнято на роботу до 10.06.2021 р., буде звільнятися в період з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р., а на момент його звільнення роботодавець ще не подасть скановані копії сторінок паперової ТК працівника до ПФУ, то ТК видається працівнику в день звільнення, і в подальшому він самостійно подає відомості про свою трудову діяльність (скановані копії сторінок паперової ТК та інших документів) до ПФУ.

Якщо 10.06.2021 р. і пізніше на роботу буде прийнято працівника, який надасть паперову ТК, або буде прийнято на роботу працівника, у якого ще немає ТК (її оформляє роботодавець), і такий працівник звернеться до роботодавця з проханням відсканувати сторінки його паперової ТК і направити їх до ПФУ, оскільки раніше ні працівник, ні його колишній роботодавець цього не робили, то новий роботодавець може це зробити за працівника в період до 10.06.2026 р. для включення відсутніх відомостей про трудову діяльність працівника до Реєстру.

Пунктом 3 розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 встановлено, що до завершення включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників дані ТК використовуються для врахування відомостей про трудову діяльність за період до набрання чинності цим Законом (тобто за період до 10.06.2021 р.).

Зміни у законодавстві про пенсійне та соціальне страхування,
пов’язані з електронним обліком трудової діяльності працівників

Основне місце роботи працівника

Визначення основного місця роботи працівника є дуже важливим, оскільки це впливає на низку його прав і обов’язків, але саме головне — впливає на сплату єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) та отримання (розмір) страхових виплат.

У пункті 12 частини 1 статті 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI (далі — Закон № 2464) наразі зазначено, що «основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, де знаходиться (оформлена) його трудова книжка, до якої вноситься відповідний запис про роботу».

З 10.06.2021 р. вищезазначений пункт буде викладено в новій редакції, якою встановлено, що «основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі».

Аналогічно у Законі України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV частина 2 статті 16 доповнюється новим пунктом 3-1, відповідно до якого застрахована особа зобов’язана повідомляти страхувальника, в якого особа працює за основним місцем роботи, про визначення особою такого місця роботи як основного згідно з поданою нею заявою (до її відкликання).

Таким чином, з 10.06.2021 р. працівник при працевлаштуванні зобов’язаний повідомити роботодавцю у заяві про основне (неосновне) місце роботи. Такою заявою може бути заява про прийняття на роботу. Наприклад, працівник у цій заяві може вказати: «Прошу прийняти мене на посаду економіста за основним місцем роботи» або «Прошу прийняти мене на посаду бухгалтера за сумісництвом». На підставі такої заяви в наказі про прийняття працівника на роботу типової форми № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», затвердженої наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489, в розділі «умови роботи» в полі «робота» проставляється позначка у відповідній клітинці: «основна» чи «за сумісництвом».

Нагадаємо, що перед допуском працівника до роботи роботодавець має укласти з ним трудовий договір, оформлений наказом (розпорядженням) роботодавця, і направити повідомлення податковому органу про прийняття працівника на роботу (ч. третя ст. 24 КЗпП). Форму вказаного повідомлення затверджено постановою Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413. У графі 4 таблиці форми повідомлення зазначається категорія особи: 1 — наймані працівники з трудовою книжкою; 2 — наймані працівники без трудової книжки.

Пункт 4 частини 2 статті 6 Закону № 2464 доповнюється нормою, відповідно до якої платник ЄСВ зобов’язаний подавати звітність, у тому числі про основне місце роботи працівника, про нарахування ЄСВ в розмірах, визначених відповідно до цього Закону, у складі звітності з податку на доходи фізичних осіб (єдиного податку) до податкового органу за основним місцем обліку платника ЄСВ у строки та порядку, встановлені Податковим кодексом України.

Як зазначалося вище, починаючи зі звітного періоду — І квартал 2021 року страхувальники (податкові агенти) мають подавати Податковий розрахунок, який містить:

– додаток Д5, де в реквізиті 07 «Категорія особи» для працівників з трудовою книжкою зазначається категорія 1, а для працівників без трудової книжки — категорія 2;

– додаток Д1, де в реквізиті 21 «Ознака наявності трудової книжки» для працівників з трудовою книжкою зазначається ознака «1» (так), а для працівників без трудової книжки — ознака «0» (ні).

Таким чином, як раніше з таблиць 5 і 6 Звіту з ЄСВ, так і тепер з додатків Д1 і Д5 Податкового розрахунку інформація про основне (неосновне) місце роботи працівника потраплятиме до Реєстру.

Єдиний нюанс: оскільки Податковий розрахунок подається протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу (за I квартал 2021 року — не пізніше 11 травня 2021 року, за IІ квартал — не пізніше 9 серпня і т. д.), то інформація з нього до Реєстру буде потрапляти не оперативно, а з затримкою, яка може становити більше 4 місяців. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 1 квітня 2021 року, а роботодавець подасть Податковий розрахунок за ІІ квартал лише 9 серпня 2021 року, то інформація про прийняття працівника на роботу потрапить до Реєстру в кращому випадку 10 серпня 2021 року. Те ж саме стосується інформації про страховий стаж працівника для нарахування йому страхових виплат, тобто дані в Реєстрі (довідці ОК-7, виданій ПФУ) про страховий стаж працівника можуть не відповідати його фактичному страховому стажу на момент настання страхового випадку (особливо у випадках, коли страхувальник не подає по працівнику протягом кварталу Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий»).

Електронна трудова книжка

Частину 4 статті 20 Закону № 2464 буде викладено в новій редакції, яка буде містити значно більший перелік відомостей, які включатимуться до персональної електронної облікової картки застрахованої особи.

Зокрема, згідно з пунктом 5 частини 4 статті 20 Закону № 2464 частина персональної електронної облікової картки, що включає відомості про трудову діяльність особи, у тому числі за період до 1 січня 2004 року, матиме назву «електронна трудова книжка» (далі — електронна ТК). Відомості стосовно періодів роботи та інших періодів, які відповідно до законодавства, що діяло раніше, зараховувалися до стажу роботи, та займаних особою посад за період до набрання чинності Законом № 1217 (тобто до 10.06.2021 р.) вносяться до даних Реєстру на підставі ТК особи, а за відсутності ТК або відповідних записів у ній — документів, передбачених порядком підтвердження наявного стажу роботи за відсутності ТК або відповідних записів у ній, встановленим Кабінетом Міністрів України. Порядок та черговість подання відомостей для створення електронних ТК визначаються ПФУ.

Персоніфіковані відомості, включені до електронної облікової картки особи, зберігаються протягом усього життя особи, а після її смерті — протягом 75 років.

Частиною 6 статті 20 Закону № 2464 буде встановлено, що зміна до відомостей Реєстру про прізвище, ім’я та по батькові особи на поточний момент, реєстраційний номер облікової картки платника податків, дату народження, місце народження, стать, громадянство, освіту, серію (за наявності) та номер паспорта громадянина України, номер телефону, адресу місця проживання може вноситися за заявою застрахованої особи в порядку, встановленому ПФУ.

Таким чином, ПФУ в найближчий час має затвердити порядок та черговість подання відомостей для створення електронних ТК, а також порядок внесення змін до відомостей Реєстру за заявою застрахованої особи.

Страховий та інший стаж працівників

Законом № 1217 частину третю статті 9 Основ законодавства України про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, частину 2 статті 21 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» та частину 2 статті 21 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» буде викладено в такій новій редакції:

«Страховий стаж обчислюється за даними, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, у тому числі за даними про трудову діяльність працівників, внесеними відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», а за періоди, за які не внесені дані до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, — у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше».

Таким чином, з 10.06.2021 р. страховий стаж застрахованих осіб з метою нарахування страхових виплат, як і раніше, буде обчислюватися за даними, що містяться в Реєстрі, але тепер такі дані мають враховувати також інформацію про трудову діяльність працівників. Тому дуже важливим є те, які дані по застрахованій особі (працівнику) будуть міститися в Реєстрі. Якщо за деякі періоди трудової діяльності працівника в Реєстрі не буде даних (вони є лише в ТК працівників), то в довідках, які надаватимуться ПФУ стосовно страхового стажу працівників (наразі надаються довідки ОК-7, Дані про трудовий та страховий стаж), такі періоди не будуть враховуватися, і, відповідно, страховий стаж буде менше, що впливатиме на розмір страхових виплат. Якщо ТК буде зберігатися у працівника, то і в роботодавця не буде даних про періоди трудової діяльності працівника, які є лише в його ТК. Тому з метою запобігання заниження страхового стажу працівників і розміру належних їм страхових виплат роботодавцям бажано якнайшвидше направити до ПФУ скановані копії сторінок паперових ТК працівників для внесення інформації про всі періоди їхньої трудової діяльності до Реєстру.

Звертаємо увагу роботодавців на те, що за періоди до 01.01.2011 р. страховий стаж за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності обчислюється у відповідності до даних, зазначених у ТК, про періоди перебування застрахованої особи у трудових відносинах із роботодавцем.⁴

Новим абзацом третім частини 5 статті 17 Закону № 2464 буде встановлено, що інформація з Реєстру щодо періодів навчання осіб у закладах вищої освіти, а також здобутої ними освіти, набутого стажу надається на запит роботодавцям, фізичним та юридичним особам за згодою особи, відомості про яку запитуються, у порядку, встановленому ПФУ.

Таким чином, роботодавець на свій запит може отримати інформацію з Реєстру щодо періодів навчання у вишах, здобутої освіти, набутого трудового, страхового та іншого стажу працівника лише за його згодою. Порядок надання такої інформації має встановити ПФУ. Але ця інформація в повному обсязі може бути надана роботодавцю лише після того, як по працівнику буде внесена вся зазначена інформація до Реєстру, зокрема, шляхом подання працівником або його роботодавцем до ПФУ відомостей про трудову діяльність працівника (в тому числі сканованих копій сторінок паперової ТК та інших документів), про періоди навчання та здобуту освіту (зокрема, сканованих копій сторінок дипломів, свідоцтв тощо).

Частину 1 статті 17 Закону № 2464 буде доповнено нормою, відповідно до якої інформація з Реєстру використовується також для накопичення, зберігання та використання інформації про видані, продовжені та обліковані листки непрацездатності.⁵

На завершення зазначимо, що в найближчий час різними державними органами (в т. ч. Урядом, Мінекономіки, Мінсоцполітики, ПФУ, ФССУ, МОЗ) будуть прийматися підзаконні нормативно-правові акти, які будуть деталізувати порядок «електронних» взаємовідносин між працівниками, роботодавцями і державними органами. Але вже виникають запитання, що робити з безліччю паперових документів і як довго їх зберігати, чи потрібно мати паперові аналоги всіх електронних документів тощо. Про все це ми будемо розповідати в наступних номерах нашого видання.

На даний час відповіді на ці запитання містять Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджені наказами Міністерства юстиції України відповідно від 12.04.2012 р. № 578/5, від 18.06.2015 р. № 1000/5 та від 11.11.2014 р. № 1886/5.

Пунктом 1.8 Переліку № 578/5 встановлено, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.