Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Статтею 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) визначено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, в якому, зокрема, визначаються його трудові обов’язки і права.

Згідно зі статтею 21 КЗпП трудовим договором є угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою (далі — роботодавець), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Відповідно до статті 31 КЗпП роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

У той же час існує декілька видів додаткової роботи, які можуть виконувати працівники за їхньою згодою на одному підприємстві, крім виконання своїх трудових (посадових) обов’язків за основною посадою, визначених трудовим договором, в основний робочий час.

Одним з видів додаткової роботи є виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Незважаючи на активне застосування підприємствами такого виду додаткової роботи, законодавство України практично не регламентує його, зокрема, не пояснює, що вважається виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника і які особливості його запровадження на підприємстві. Вітчизняне законодавство, зокрема стаття 105 КЗпП, окремі постанови Кабінету Міністрів України та накази центральних органів виконавчої влади, встановлює лише порядок оплати праці при запровадженні зазначеного виду додаткової роботи.

Водночас згідно з постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.1991 № 1545-XII до прийняття відповідних актів законодавства України застосовуються акти законодавства СРСР з питань, які не врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції і законам України.

Нормативними актами законодавства СРСР, які регулюють окремі питання виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, є:

• постанова Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.1981 № 1145 (далі — Постанова № 1145);
• Інструкція по застосуванню постанови Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 р. № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 14.05.1982 № 53-ВЛ, видана Державним комітетом СРСР з праці та соціальних питань, Міністерством фінансів СРСР, Всесоюзною центральною радою професійних спілок (далі — Інструкція № 53).

Що таке виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Більшість норм Постанови № 1145 та Інструкції № 53, в тому числі ті норми, що встановлюють обмеження на введення додаткових видів робіт, суперечить нормам трудового законодавства України, тому ці два документи застосовуються лише в частині визначення поняття «виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника» і в частині зазначення на необхідність видання наказу про доручення працівнику додаткових обов’язків в порядку виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.¹

Згідно з пунктом 2 Постанови № 1145 виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без увільнення від своєї основної роботи допускається на одному і тому ж підприємстві, в установі, організації (далі — підприємства) за згодою працівника протягом встановленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни), якщо це економічно доцільно і не веде до погіршення якості продукції, виконуваних робіт, обслуговування населення.

Пунктом 1 Інструкції № 53 визначено, що під виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи слід розуміти заміну працівника, відсутнього у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається робоче місце (посада).²

Таким чином, можна зробити висновок, що виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника має такі особливості:

1. Воно можливе тільки на одному і тому ж підприємстві.

2. Воно здійснюється лише в період тимчасової відсутності працівника, коли його посада не є вакантною.

3. Додаткові обов’язки виконуються працівником без увільнення від виконання основної роботи.

4. Додаткові обов’язки виконуються протягом встановленого робочого часу за основною роботою.

5. Покладання додаткових обов’язків на працівника можливе лише за його згодою.

6. Виконання додаткових обов’язків має бути економічно доцільним.

7. Як додаткова, так і основна робота повинні виконуватися якісно.

Слід враховувати, що іноді виконання обов’язків за іншою посадою здійснюється з повним увільненням працівника від виконання посадових обов’язків за основною посадою. Такий вид додаткової роботи називається тимчасовим заступництвом і застосовується, як правило, за більш відповідальною (керівною) посадою та є одним із способів перевірки на практиці потенційних можливостей працівників для включення їх до резерву для висунення на посаду керівника.

Введення виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Підприємства самостійно вирішують питання покладання на працівників, в т. ч. керівників всіх рівнів та їх заступників, поряд з їхньою основною роботою виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Категорії (назви посад) працівників, на яких може бути покладено виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, підприємства можуть встановити в колективному договорі.

Чинним законодавством не встановлено будь-яких обмежень на виконання такої додаткової роботи (для працівників бюджетної сфери встановлені обмеження, які стосуються тільки виплати доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника). При цьому норма пункту 15 Постанови № 1145, в якій наведено перелік категорій працівників, які не можуть виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника, в Україні не діє.³

Як правило, ініціатором доручення співробітнику додаткової роботи у вигляді виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є роботодавець, оскільки саме він, в першу чергу, зацікавлений в тому, щоб вся робота на підприємстві виконувалася. Але роботодавцю в обов’язковому порядку, як зазначено вище, необхідно отримати згоду працівника на виконання додаткової роботи. Підтвердженням згоди працівника на виконання додаткової роботи є його підпис у документі роботодавця про доручення додаткової роботи (в цьому документі (наказі) працівник може вказати «не заперечую» або «згоден»).

Якщо ініціатором виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є співробітник, то він повинен повідомити про свою готовність виконувати додаткові трудові обов’язки в заяві, поданій на ім’я керівника підприємства.

Покладання виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника на співробітника здійснюється шляхом видання наказу керівника.⁴ У такому наказі вказуються прізвище, ім’я та по батькові відсутнього працівника, назва його посади (по якій працюючий співробітник буде виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника), тривалість (дата початку та закінчення) виконання додаткової роботи і порядок її оплати. Якщо тривалість виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановити заздалегідь неможливо, то моментом припинення такого виконання обов’язків можна визначити конкретну подію (закінчення періоду тимчасової відсутності працівника: закінчення відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження, виконання державних обов’язків, військової служби тощо).

Заява про готовність працівника виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника може мати такий вигляд:

Наказ керівника підприємства про доручення співробітнику виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника може бути таким:

Звертаємо увагу, що виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачає точне визначення кола обов’язків, додатково покладених на працюючого співробітника. Оскільки на підприємствах, як правило, для кожної посади, передбаченої штатним розписом, розробляється посадова інструкція, то працівник, якому доручається додаткова робота, повинен буде виконувати всі трудові обов’язки, визначені такою посадовою інструкцією для посади, яку обіймає тимчасово відсутній працівник. З огляду на те, що виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника має здійснюватися без увільнення від основної роботи, щоб уникнути погіршення якості робіт за обома посадами перелік трудових обов’язків, що підлягають виконанню працюючим співробітником за посадою відсутнього працівника, може бути зменшений. Повний перелік обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, які зобов’язаний буде виконувати працівник, якому доручається додаткова робота, можна привести в додатку до наказу про введення виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Крім того, у працюючого співробітника повинна бути відповідна професійна підготовка для якісного виконання додаткової роботи. Обов’язки тимчасово відсутнього працівника можуть бути розподілені між декількома працівниками.

Що стосується можливості виконання заступником керівника підприємства додатково обов’язків керівника підприємства або заступником головного бухгалтера додатково обов’язків головного бухгалтера в період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), то хоча заборони на таку додаткову роботу законодавство не містить, заступники, як правило, виконують ці обов’язки на підставі своїх посадових інструкцій, якими передбачено виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника.

Однак слід враховувати особливості підписання звітності, що подається юридичними особами в різні державні органи. Так, якщо на підприємстві тимчасово відсутній головний бухгалтер, і його ніхто не замінює, то звітність підписує тільки керівник підприємства.

Оскільки згідно з пунктами 48.5–48.6 Податкового кодексу України податкова звітність юридичних осіб повинна бути підписана керівником або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання звітності, то під час відсутності керівника юридичної особи на робочому місці з об’єктивних причин (відрядження, відпустка, хвороба тощо) податкова звітність (декларація, розрахунок) може бути підписана особою, уповноваженою засновниками або установчими документами підприємства виконувати обов’язки керівника на час його відсутності за умови, що відсутність керівника підтверджена відповідними документами (наприклад, наказ про відпустку, відрядження, листок непрацездатності).

У разі тимчасової відсутності керівника підприємства або головного бухгалтера перед поданням податкової звітності до податкового органу має бути подана інформація, що визначає осіб, які виконують їхні обов’язки в цей період. По особі, яка замінює тимчасово відсутнього керівника підприємства або головного бухгалтера, підприємством до податкового органу подається заява за формою № 1-ОПП з позначкою «Зміни» або «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».⁵ Ця заява може бути подана до податкового органу засобами електронного зв’язку в електронній формі (п.п. 9.2, 9.3 р. IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, у редакції наказу від 22.04.2014 № 462).

Виконання обов’язків тимчасового відсутнього заступника керівника підприємства може бути покладено на період його тимчасової відсутності (відпустка, відрядження, хвороба тощо) на будь-якого іншого заступника керівника (керівника структурного підрозділу) або на самого керівника підприємства.

Якщо виникає необхідність у виконанні обов’язків тимчасового відсутнього працівника, який є матеріально відповідальною особою, то таке виконання обов’язків можна тимчасово покласти наказом на іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Зокрема, виконання обов’язків тимчасово відсутнього касира, який перебуває у відпустці, можна покласти наказом керівника на іншого працівника (наприклад, бухгалтера), з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність (п. 45 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148).⁶

Оскільки виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника виконується поряд з основною роботою (протягом робочого часу, відведеного для виконання основних обов’язків працівника), години (дні) такої додаткової роботи в табелі обліку використання робочого часу не відображаються (вони включаються в загальний відпрацьований працівником час за основним місцем роботи).

Скасування виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

У разі якщо з будь-яких причин працівник, на якого покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, не може або не бажає надалі виконувати такі додаткові обов’язки, він може написати на ім’я керівника підприємства заяву з проханням увільнити його від їх виконання.

Якщо ж ініціатором увільнення працівника від виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є роботодавець, у якого для цього є поважні причини, наприклад неякісне виконання працівником додаткових обов’язків або погіршення якості роботи за основною посадою, то він має право скасувати додаткові обов’язки працівника з моменту виявлення неякісного виконання додаткових обов’язків або погіршення якості роботи за основною посадою.

У разі якщо у роботодавця немає поважних причин для увільнення працівника від виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, але він планує це зробити, то про скасування додаткової роботи необхідно повідомити працівника не пізніше ніж за два місяці, оскільки таке звільнення тягне за собою зміну істотних умов праці — зменшення оплати праці (ч. третя ст. 32 КЗпП) через скасування доплати за виконання додаткової роботи.

Увільнення працівника від виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у всіх перерахованих вище випадках здійснюється на підставі наказу керівника підприємства.

Якщо ж в наказі про доручення співробітнику виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника був обумовлений період виконання такої додаткової роботи (наприклад, до закінчення у відсутнього працівника відпустки, відрядження, хвороби, виконання державних обов’язків тощо), то скасування для співробітника виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника здійснюється без попереднього повідомлення і видання додаткового наказу.

Відображення виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у трудовій книжці працівника не передбачено.

Оплата праці при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Відповідно до статті 105 КЗпП працівникам, які виконують на тому ж підприємстві поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Зазначена доплата вводиться для стимулювання працівників якісно виконувати додаткові обов’язки поряд зі своєю основною роботою в межах установленої норми робочого часу.

За домовленістю між працівником і роботодавцем з урахуванням норм чинного законодавства та умов колективного договору зазначена доплата може встановлюватися:

– в абсолютному розмірі;

– у відсотках до годинної (денної, місячної) тарифної ставки (окладу, посадового окладу) працівника за основною професією (посадою, виконуваною роботою);

– у відсотках до годинної (денної, місячної) тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника.

При відрядній системі оплати праці розмір доплати може розраховуватися виходячи з кількості продукції, яку виготовив працівник за відповідною професією, і відрядних розцінок на виготовлення одиниці такої продукції.

Доплата на госпрозрахункових підприємствах

Розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника госпрозрахункові підприємства встановлюють самостійно в колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною, галузевими (міжгалузевими) і територіальними угодами. Якщо колективний договір на підприємстві не укладено, роботодавець зобов’язаний погодити розміри доплати з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво органом (ст. 97, 105 КЗпП, ст. 15 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).⁷

Для підприємств, представники яких (як з боку роботодавців, так і з боку профспілок або іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу) брали участь у підписанні Генеральної угоди про регулювання основних принципів і норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні на 2019–2021 роки від 14.05.2019 (далі — Генеральна угода), обов’язковими є розміри доплат працівникам, встановлені в додатку 3 до Генеральної угоди.⁸ Цим додатком, зокрема, встановлено, що розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника становить до 100% тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника.

Такий же розмір зазначеної доплати рекомендовано встановлювати:

• розділом 5 (таблиця 5.1) Рекомендацій щодо визначення заробітної плати працюючих в залежності від особистого внеску працівника в кінцеві результати роботи підприємства, затверджених наказом Міністерства праці та соціальної політики України (далі — Мінпраці) від 31.03.1999 № 44;
• розділом 6 (таблиця 6.1) Методичних рекомендацій щодо оплати праці працівників малих підприємств, затверджених наказом Мінпраці від 13.08.2004 № 186;¹⁰
• додатком Г Методичних рекомендацій щодо організації матеріального стимулювання праці працівників підприємств і організацій, затверджених наказом Мінпраці від 29.01.2003 № 23.

Для підприємств, представники яких (як з боку роботодавців, так і з боку профспілок або іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу) брали участь в підписанні галузевої (міжгалузевої) або територіальної угоди, розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється відповідно до положень таких угод. Аналіз норм багатьох діючих галузевих (міжгалузевих) угод свідчить, що встановлений ними розмір зазначеної доплати відповідає розміру цієї доплати, наведеному в додатку 3 до Генеральної угоди.

Якщо підприємство не перебуває у сфері дії Генеральної угоди або галузевої (територіальної) угоди, якими передбачено виплату доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у відсотках від тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника, то зазначену доплату підприємство може виплачувати працівникові у відсотках до посадового окладу за основною посадою з використанням для цього економії заробітної плати за посадою, яку обіймає відсутній працівник. Такий порядок нарахування зазначеної доплати необхідно відобразити в колективному договорі (іншому локальному документі) підприємства.

Таким чином, трудове законодавство надає госпрозрахунковим підприємствам право самостійно вирішувати питання встановлення розміру доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Конкретний розмір такої доплати залежно від складності, характеру, обсягу виконуваної додаткової роботи, ступеня витрат основного робочого часу зазначається в наказі керівника підприємства з урахуванням норм колективного договору, Генеральної та галузевої (територіальної) угод (якщо представники підприємства брали участь в їх підписанні).

Госпрозрахункові підприємства також самостійно вирішують питання покладання на керівників усіх рівнів та їх заступників поряд з основною роботою додаткових функцій з виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників і встановлення їм розміру доплати. Умови і розміри оплати праці (в тому числі види та розміри всіх доплат) керівників (директорів, генеральних директорів, голів правління) підприємств, заснованих на державній, комунальній власності визначаються в контракті з дотриманням положень постанови Кабінету Міністрів України «Про умови і розміри оплати праці керівників підприємств, заснованих на державній, комунальній власності, та об’єднань державних підприємств» від 19.05.1999 № 859.⁹

Працівник, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника без увільнення від основної роботи, отримує заробітну плату за основною посадою відповідно до умов трудового договору (штатного розпису) і доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, яка нараховується пропорційно відпрацьованому часу.

ПРИКЛАД 1

Нарахування заробітної плати при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника,
який проходить військову службу в особливий період,
якщо доплата встановлена у відсотках від окладу відсутнього працівника

На госпрозрахунковому підприємстві, яке не брало участі у підписанні Генеральної (галузевої, територіальної) угоди і на якому немає колективного договору, працівник Алексєєв А. А. обіймає штатну посаду старшого економіста з посадовим окладом 9000 грн. Працівник Борисов Б. Б., який обіймає посаду економіста з окладом 8300 грн., у 2020–2021 роках проходить військову службу за контрактом в особливий період. На час відсутності економіста Борисова Б. Б. наказом керівника підприємства на старшого економіста Алексєєва А. А. без увільнення від основної роботи покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою в розмірі 70% посадового окладу відсутнього працівника. У вересні старший економіст Алексєєв А. А. відпрацював усі встановлені графіком роботи підприємства робочі дні.

За роботу у вересні старшому економісту Алексєєву А. А. мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за його штатною посадою — 9000 грн.;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

8300 грн. х 70% = 5810 грн.

Загальна заробітна плата старшого економіста Алексєєва А. А. за вересень:

9000 + 5810 = 14 810 грн.

ПРИКЛАД 2

Нарахування заробітної плати при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника,
який перебуває у щорічній відпустці частину місяця

На госпрозрахунковому підприємстві (працює з 5-денним 40-годинним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю), яке перебуває у сфері дії Генеральної та галузевої угод, працівниця Власова В. В. обіймає посаду бухгалтера з окладом 8000 грн. Працівниця Галкіна Г. Г., яка обіймає посаду касира з окладом 7500 грн., перебувала в щорічній відпустці 24 календарних дні з 1 по 24 вересня 2021 року. На час відсутності касира Галкіної Г. Г. наказом керівника підприємства на бухгалтера Власову В. В. без увільнення від основної роботи було покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою в розмірі 50% посадового окладу відсутнього працівника (касира) згідно з нормами колективного договору, Генеральної та галузевої угод.

Бухгалтер Власова В. В. виконувала обов’язки тимчасово відсутнього працівника протягом 18 робочих днів (далі — відпрац. д.). У вересні 2021 року за графіком роботи підприємства 22 робочих дні (далі — р. д.).

За роботу у вересні бухгалтеру Власовій В. В. мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за її штатною посадою — 8000 грн.;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

7500 грн. : 22 р. д. х 18 відпрац. д. х 50% = 3068,18 грн.

Загальна заробітна плата бухгалтера Власової В. В. за вересень:

8000 + 3068,18 = 11 068,18 грн.

ПРИКЛАД 3

Нарахування заробітної плати при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника
через його хворобу, якщо доплата встановлена у відсотках від окладу за основною посадою

На госпрозрахунковому підприємстві (працює з 5-денним 40-годинним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю), яке не брало участі у підписанні Генеральної (галузевої, територіальної) угоди, працівниця Дьоміна Д. Д. обіймає штатну посаду референта з окладом 7500 грн.

Працівниця Єгорова Є. Є., яка обіймає посаду секретаря з окладом 7000 грн., хворіла в період з 6 по 17 вересня, на який припадає 10 робочих днів.

На час відсутності секретаря Єгорової Є. Є. наказом керівника підприємства на референта Дьоміну Д. Д. без увільнення від основної роботи було покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою в розмірі 30% посадового окладу за основною посадою (референта) згідно з нормами колективного договору підприємства.

У вересні референт Дьоміна Д. Д. відпрацювала всі встановлені графіком роботи підприємства робочі дні — всього 22 робочих дні.

За роботу у вересні референту Дьоміній Д. Д. мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за її штатною посадою — 7500 грн.;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

7500 грн. : 22 р. д. х 10 відпрац. д. х 30% = 1022,73 грн.

Загальна заробітна плата референта Дьоміної Д. Д. за вересень:

7500 + 1022,73 = 8522,73 грн.

ПРИКЛАД 4

Нарахування заробітної плати при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника,
який перебуває на курсах підвищення кваліфікації,
якщо працівникам встановлена відрядна система оплати праці

На госпрозрахунковому підприємстві працівник Карпов К. К. працює токарем з відрядною розцінкою 60 грн. за виготовлену деталь. Його колега Леонов Л. Л., якому за виготовлення деталі іншого виду встановлена відрядна розцінка в розмірі 50 грн., в період з 6 по 24 вересня перебував на курсах підвищення кваліфікації.

На час тимчасової відсутності токаря Леонова Л. Л. наказом керівника підприємства на токаря Карпова К. К. без увільнення від основної роботи було покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою в розмірі відрядної розцінки за кожну виготовлену деталь.

У вересні токар Карпов К. К. виготовив 130 деталей за основною посадою і 70 деталей за колегу Леонова Л. Л.

За роботу у вересні токарю Карпову К. К. мають бути нараховані:

– заробітна плата за основною посадою в розмірі:

130 дет. х 60 грн. = 7800 грн.;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

70 дет. х 50 грн. = 3500 грн.

Загальна заробітна плата токаря Карпова К. К. за вересень:

7800 + 3500 = 11 300 грн.

_______________________________________________________________________

Якщо обов’язки тимчасово відсутнього працівника розподіляються між декількома співробітниками, то в наказі про доручення додаткової роботи вказуються не тільки зазначені співробітники, але і конкретні обов’язки, які повинен виконувати кожний з них за посадою тимчасово відсутнього працівника, а також розмір доплати кожному співробітнику за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника відповідно до норм колективного договору та Генеральної (галузевої, територіальної) угоди.

ПРИКЛАД 5

Нарахування заробітної плати двом працівникам,
яким доручається виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

На госпрозрахунковому підприємстві (працює з 5-денним 40-годинним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю), яке брало участь у підписанні Генеральної та галузевої угод, колективним договором передбачено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою в розмірі до 100% посадового окладу відсутнього працівника.

На підприємстві працівниці Мішиній М. М., яка обіймає посаду юрисконсульта з посадовим окладом 10 000 грн., з 30 серпня 2021 року надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами тривалістю 126 календарних днів. На час відсутності юрисконсульта Мішиної М. М. наказом керівника підприємства виконання її обов’язків з 01 вересня 2021 року покладено на двох працівників:

– провідного юрисконсульта Носова Н. Н. без увільнення від основної роботи з доплатою за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі 60% посадового окладу відсутнього працівника, оскільки на нього покладено виконання більшої частини обов’язків за посадою юрисконсульта;

– начальника юридичного відділу Петренка П. П. без увільнення від основної роботи з доплатою за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі 40% посадового окладу відсутнього працівника, оскільки на нього покладено виконання меншої частини обов’язків за посадою юрисконсульта.

Посадовий оклад провідного юрисконсульта Носова Н. Н. — 12 000 грн., посадовий оклад начальника юридичного відділу Петренка П. П. — 15 000 грн.

У вересні провідний юрисконсульт Носов Н. Н. і начальник юридичного відділу Петренко П. П. відпрацювали всі 22 робочих дні, установлених графіком роботи підприємства на цей місяць, в тому числі виконали весь обсяг робіт за посадою тимчасово відсутнього працівника — юрисконсульта Мішиної М. М.

За роботу у вересні провідному юрисконсульту Носову Н. Н. мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за його штатною посадою — 12 000 грн.;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

10 000 грн. х 60% = 6000 грн.

Загальна заробітна плата провідного юрисконсульта Носова Н. Н. за вересень:

12 000 + 6000 = 18 000 грн.

За роботу у вересні начальнику юридичного відділу Петренкові П. П. мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за його штатною посадою — 15 000 грн.;

– доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі:

10 000 грн. х 40% = 4000 грн.

Загальна заробітна плата начальника юридичного відділу Петренка П. П. за вересень:

15 000 + 4000 = 19 000 грн.

__________________________________________________________________________

Доплата в бюджетних установах

Для бюджетних установ, закладів та організацій (далі — бюджетні установи) законодавством встановлено певні обмеження в питанні оплати виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників.

Так, згідно з підпунктом «а» пп. 3 п. 3 постанови Кабінету Міністрів України «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 № 1298 (далі — Постанова № 1298) працівникам бюджетних установ доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників виплачується у розмірі до 50% посадового окладу (тарифної ставки).

Звертаємо увагу, що при нарахуванні доплати працівникам бюджетних установ за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника розмір такої доплати повинен визначатися у відсотках від посадового окладу (тарифної ставки) за основною посадою, а не за посадою тимчасово відсутнього працівника.¹⁰

Так, відповідно до підпункту 3.1.1 Умов оплати праці працівників закладів охорони здоров’я та установ соціального захисту населення, затверджених наказом Мінпраці, Міністерства охорони здоров’я України від 05.10.2005 № 308/519, професіоналам, фахівцям, технічним службовцям та робітникам, які виконують у тому ж самому закладі, установі поряд зі своєю основною роботою додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі до 50% посадового окладу за основною посадою. Конкретний розмір цієї доплати встановлюється керівником закладу, установи залежно від кваліфікації працівника, складності та обсягу виконуваних робіт.

Доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників можуть встановлюватися декільком працівникам в розмірі до 50% посадового окладу за основною посадою в межах економії за посадовим окладом (ставкою заробітної плати) відсутнього працівника.¹²

Право встановлювати конкретний розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників в бюджетних установах надано керівникам місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, при яких створені централізовані бухгалтерії, керівникам бюджетних установ в межах фонду заробітної плати, затвердженого в кошторисах доходів і видатків (пп. «а» п. 4 Постанови № 1298).

Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників не встановлюється керівникам бюджетних установ, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ та їх заступникам (абз. п’ятий пп. «а» пп. 3 п. 3 Постанови № 1298).

Норми, аналогічні вищенаведеним, містить також підпункт «а» пп. 3 п. 4 наказу Міністерства освіти і науки України «Про впорядкування умов оплати праці та затвердження схем тарифних розрядів працівників навчальних закладів, установ освіти та наукових установ» від 26.09.2005 № 557.

Що стосується розміру зазначеної доплати для осіб державних органів, на яких поширюється дія постанови Кабінету Міністрів України «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» від 09.03.2006 № 268, то згідно з підпунктом «г» пп. 1 п. 2 цього документа у межах затвердженого фонду оплати праці спеціалістам і службовцям (крім заступників керівників органів виконавчої влади, прокуратури, судів та інших державних органів, керівників структурних підрозділів та їх заступників) виплачується доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників таких самих категорій персоналу (у разі відсутності внаслідок тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці без збереження заробітної плати, у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у частково оплачуваній відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку чи у відпустці без збереження заробітної плати тривалістю, визначеною у медичному висновку, але не більше ніж до досягнення дитиною шестирічного віку) в розмірі до 50% посадового окладу за основною роботою з використанням для цього до 50% посадового окладу відсутнього працівника.

Відповідно до підпункту 1 пункту 3 Умов оплати праці працівників державних органів, які виконують функції з обслуговування, і працівників Управління адміністративних будинків Господарсько-фінансового департаменту Секретаріату Кабінету Міністрів України, Управління адміністративними будинками Державного управління справами, Управління адміністративними будинками Управління справами Апарату Верховної Ради України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 24.12.2019 № 1112 (далі — Умови), керівники державної служби в державному органі та керівники Управлінь, на які поширюється дія Умов (далі — Управління), у межах затвердженого фонду оплати праці встановлюють доплату за додаткове навантаження у зв’язку з виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника (крім обов’язків керівника та заступників керівника самостійного структурного підрозділу) у розмірі до 50% посадового окладу тимчасово відсутнього працівника. Зазначена доплата не встановлюється керівникам Управлінь, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів Управлінь та їх заступникам. У разі несвоєчасного виконання завдань, погіршення якості роботи і порушення трудової дисципліни зазначена доплата скасовується або її розмір зменшується.

Оподаткування доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Відповідно до підпункту 2.2.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5, доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника належить до фонду додаткової заробітної плати фонду оплати праці.

Отже, із суми зазначеної доплати як складової заробітної плати утримуються податок на доходи фізичних осіб і військовий збір, а на суму цієї доплати нараховується єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ).

У бухгалтерському (податковому) обліку доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у фактично нарахованому розмірі включається до витрат у складі витрат на оплату праці відповідної категорії працівників.

Врахування доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього
працівника при розрахунку середньої заробітної плати

Згідно з абзацом першим пункту 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100), при обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати відповідно до законодавства та умов трудового договору, крім визначених у пункті 4 цього Порядку.

Відповідно до підпункту «а» пункту 4 Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати не враховуються виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов’язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками).

Таким чином, доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, а також різниця в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками, враховується при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування виплат, які розраховуються відповідно до Порядку № 100 (відпускні, середній заробіток за період відрядження, виконання державних і громадських обов’язків, проходження військової служби в особливий період, перебування на військових зборах, переведення на нижчеоплачувану роботу, за дні проходження медичного огляду, «донорські» дні, вихідна допомога, оплата вимушеного прогулу тощо).

Що стосується врахування доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника при нарахуванні страхових виплат («лікарняні», «декретні» та інші), то оскільки з вказаної доплати як складової додаткової заробітної плати сплачується ЄСВ, вона на підставі пункту 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 № 1266, враховується при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування страхових виплат.

Інші виплати працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього працівника

У разі якщо співробітник, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника, залучається до роботи в нічний (вечірній) час, у вихідні та святкові (неробочі) дні, до надурочної роботи, то доплата в установленому розмірі за відпрацьовані години такої роботи нараховується на оклад (тарифну ставку) за основною посадою працівника.

Звертаємо увагу також на те, що за посадою, обов’язки за якою тимчасово виконуються, щорічна та інші види відпусток, допомога по тимчасовій непрацездатності, допомога по вагітності та пологах, компенсація за невикористану відпустку та вихідна допомога при звільненні не надаються.

Що стосується індексації доходів співробітника, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника, то відповідно до статті 2 Закону України «Про індексацію грошових доходів населення» від 03.07.1991 № 1282-XII та пункту 2 Порядку проведення індексації грошових доходів населення, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.07.2003 № 1078, індексації підлягають грошові доходи громадян, одержані ними в гривнях на території України і які не мають разового характеру (мають постійний характер).

Отже, оскільки доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є не постійною, а тимчасовою (разовою) виплатою, сума такої доплати не підлягає індексації.¹¹ Відповідно, сума збільшення доплати не включається в загальну суму підвищення доходу, яка порівнюється з сумою індексації, що склалася в місяці підвищення доходу.¹²

Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника включається до мінімальної заробітної плати.¹³