Відображення у формі № 1ДФ повернення звільненим працівником надміру виплаченої йому заробітної плати під час роботи на підприємстві з погашенням недоплати ПДФО
Під час проведення остаточного розрахунку з працівником при його звільненні 12 червня 2020 року суми нарахованої йому заробітної плати в місяці звільнення (червні) виявилось недостатньо для погашення його заборгованості підприємству і податкового зобов’язання з ПДФО (через направомірне застосування ПСП до заробітної плати працівника в деяких місяцях виникла недоплата ПДФО і мала місце надмірна виплата працівнику заробітної плати «на руки»). Після звільнення, а саме 17 серпня 2020 року, колишній працівник вніс до каси підприємства суму надміру отриманої ним заробітної плати, завдяки чому недоплата ПДФО була погашена. Яким чином у формі № 1ДФ відображаються результати проведеного остаточного розрахунку з працівником при звільненні і внесення ним вже після звільнення до каси підприємства суми надміру отриманої заробітної плати з метою погашення його заборгованості підприємству і податкового зобов’язання з ПДФО?
Порядок проведення перерахунку сум доходів та наданих податкових соціальних пільг встановлений пунктом 169.4 Податкового кодексу України (далі — ПКУ).
Відповідно до підпункту «в» підпункту 169.4.2 ПКУ роботодавець платника податку зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування податкової соціальної пільги (далі — ПСП), перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку (працівнику) у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.
Згідно з підпунктом 169.4.4 ПКУ якщо внаслідок проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, виникає сума недоплати податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), що перевищує суму оподатковуваного доходу платника податку за останній звітний період, то непогашена частина такої недоплати ПДФО включається до складу податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного податкового року та сплачується самим платником.
Результати проведеного перерахунку доходів і ПСП при остаточному розрахунку з працівником при звільненні (зокрема, суми нарахованого і виплаченого працівнику доходу, суми нарахованого і перерахованого ПДФО) відображаються роботодавцем у Податковому розрахунку ф. № 1ДФ.
Якщо після звільнення працівник повертає суму надміру нарахованого і виплаченого йому оподатковуваного доходу (заробітної плати), яка була відображена податковим агентом у Податковому розрахунку ф. № 1ДФ за попередній квартал, то податковий агент зазначає повернуту суму з від’ємним значенням (зі знаком «мінус») у складі Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за будь-який наступний квартал, протягом якого відбулося повернення коштів.
Таким чином, підприємство в розділі І Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за ІІ квартал по звільненому працівнику повинно було відобразити у графах 3а «Сума нарахованого доходу» і 3 «Сума виплаченого доходу» суми фактично нарахованої і виплаченої йому заробітної плати (в тому числі надміру нарахованої та виплаченої) в цьому кварталі, у графі 4а «Сума нарахованого податку» — суму фактично нарахованого ПДФО, у графі 4 «Сума перерахованого податку» — суму фактично перерахованого ПДФО, яка свідчить про наявність недоплати ПДФО.
Якщо колишній працівник 17 серпня 2020 року (місяць ІІІ кварталу) повернув підприємству суму заробітної плати, яку надміру було нараховано і виплачено йому під час роботи на підприємстві, і завдяки повернутій сумі підприємство погасило недоплату ПДФО по цьому працівнику, то таку повернуту суму заробітної плати підприємство відображає за ознакою доходу «101» у розділі І Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за ІІІ квартал з від’ємним значенням (зі знаком «мінус») у графах 3а «Сума нарахованого доходу» і 3 «Сума виплаченого доходу», а погашену суму недоплати з ПДФО — з позитивним значенням у графі 4 «Сума перерахованого податку».
В цьому випадку погашена сума недоплати ПДФО не включається до складу податкового зобов’язання платника податку (колишнього працівника) за наслідками звітного податкового року.