Відображення у Звіті з ЄСВ працівника, з доходу якого при звільненні відраховуються надміру виплачені відпускні, внаслідок чого місячний дохід стає менше мінімальної заробітної плати

Згідно зі статтею 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР та пунктом 2 частини другої статті 127 Кодексу законів про працю України у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу провадиться відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані працівнику в рахунок невідпрацьованої частини робочого року (за невідроблені дні відпустки).

Отже, якщо на момент звільнення працівник має 8 використаних, але не відроблених календарних днів щорічної відпустки, то відпускні за ці дні відпустки мають бути відраховані із заробітної плати працівника при остаточному розрахунку в місяці звільнення. При обчисленні суми відпускних для відрахування середньоденна заробітна плата залишається тією ж самою, за якою надміру виплачені відпускні нараховувались в місяці надання відпустки.¹

Зважаючи на зміст запитання, якщо відпустка працівнику надавалась тривалістю 24 календарні дні в період з 18 березня по 10 квітня, то невідробленими на момент звільнення 8 календарними днями (далі — к. д.) відпустки є останні 8 к. д. використаної відпустки, тобто дні відпустки, надані в період з 3 по 10 квітня.

При відрахуванні із заробітної плати працівника при звільненні відпускних, виплачених раніше за невідроблені дні відпустки, в бухгалтерському обліку сторнуються суми раніше виплачених відпускних, що призводить до зменшення місячного доходу працівника в місяцях, на які припадають використані, але не відроблені дні відпустки.

Після відрахування (сторнування) відпускних необхідно визначити остаточну суму місячного доходу в таких місяцях і порівняти її з розміром мінімальної заробітної плати (далі — МЗП) в цих місяцях. Якщо остаточна сума місячного доходу працівника за основним місцем роботи буде менше МЗП, то ЄСВ за такий місяць має бути сплачений з МЗП (ч. 5 ст. 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI, п. 9 р. III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 р. № 449).

Що стосується відображення сторнованих відпускних у Звіті з ЄСВ, то згідно з пунктом 9 розділу IV Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435), в таблиці 6 цього Звіту внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається, зокрема, у разі відображення сторнованих сум відпускних і допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.

Із змісту запитання випливає, що роботодавцем у таблиці 6 Звіту з ЄСВ за березень 2020 року з кодом типу нарахувань 10 були відображені відпускні, нараховані працівнику за всі 24 к. д. щорічної відпустки в сумі 5280 грн. (220 грн. х 24 к. д.), в т. ч. за 14 к. д. відпустки, що припадають на березень — з 18 по 31 березня, в сумі 3080 грн. (220 грн. х 14 к. д.) і за 10 к. д. відпустки, що припадають на квітень — з 1 по 10 квітня, в сумі 2200 грн. (220 грн. х 10 к. д.).

Через звільнення працівник не відробив 8 к. д. щорічної відпустки, наданих йому з 3 по 10 квітня, за які він отримав відпускні в сумі 1760 грн. (220 грн. х 8 к. д.), тому при проведенні остаточного розрахунку з працівником в день звільнення ці відпускні відраховуються (сторнуються в бухгалтерському обліку).

В запитанні зазначено, що після сторнування відпускних місячний дохід працівника за квітень становить 3122,54 грн., в т. ч. зарплата (оплата простою) в сумі 2682,54 грн. (6500 грн. : 21 р. д. х 13 р. д. х 2/3) та відпускні за 2 к. д. відпустки в сумі 440 грн. (220 грн. х 2 к. д.), що менше МЗП у квітні. Отже, оскільки остаточна сума місячного доходу працівника у квітні менше МЗП (3122,54 грн. < 4723 грн.), то за цей місяць ЄСВ за працівника потрібно сплатити з МЗП, тобто в сумі 1039,06 грн. (4723 грн. х 22%).

У квітні у працівника є додаткова база нарахування ЄСВ (різниця між МЗП і фактично нарахованою зарплатою), яка становить 1600,46 грн. (4723 – 3122,54), тому фактично в цьому місяці ЄСВ має бути сплачений із заробітної плати (оплати простою та відпускних за 2 к. д. відпустки) в сумі 686,96 грн. (3122,54 грн. х 22%) і з додаткової бази нарахування ЄСВ (різниці між МЗП і фактично нарахованою зарплатою) в сумі 352,10 грн. (1600,46 грн. х 22%).

Відповідно до пункту 9 розділу IV Порядку № 435 в таблиці 6 Звіту з ЄСВ суми, нараховані за дні щорічних відпусток, відображаються із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10. Сума різниці між розміром МЗП та розміром фактично нарахованої заробітної плати (доходу) за попередні періоди у зв’язку із здійсненням перерахунку при звільненні працівника за попередні періоди, пов’язані з уточненням днів використаної наперед відпустки (у зв’язку із сторнуванням), відображається з кодом типу нарахувань 14.

Враховуючи вище викладене, в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за вересень надміру нараховані (виплачені) працівнику відпускні, які відраховуються (сторнуються), потрібно відобразити зі знаком «мінус» з кодом типу нарахувань 10, а додаткову базу нарахування ЄСВ (різницю між МЗП і місячним доходом працівника) у квітні — з кодом типу нарахувань 14.

У вересні сума місячного доходу працівника є меншою за МЗП цього місяця, але це не є підставою для сплати ЄСВ з МЗП, оскільки через звільнення 11 вересня працівник у вересні перебував у трудових відносинах неповний місяць і відпрацював не всі робочі дні цього місяця.

Враховуючи вищевикладене, в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за вересень 2020 року працівник відображається в трьох рядках:

• в першому рядку зазначається сума заробітної плати, нарахованої працівнику за відпрацьований час у вересні, при цьому вказуються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 09.2020;

– в реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах протягом звітного місяця» — 11 (з 1 по 11 вересня);

– в реквізитах 17 і 18 — 2659,09 (сума заробітної плати за вересень);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску …» — 585,00 (2659,09 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

– в реквізиті 24 — 0.

• в другому рядку зазначаються відпускні, що відраховуються (сторнуються) за невідроблені 8 к. д. відпустки, наданих з 3 по 10 квітня:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 10 (при відображенні сторнованих сум відпускних код типу нарахувань не змінюється);

– в реквізиті 11 — 04.2020 (місяць та рік, за які нараховано (виплачено) відпускні, що відраховуються);

– в реквізитах 13, 14, 15, 16, 19 — прочерк;

– в реквізитах 17 і 18 — –1760,00 (220 грн. х 8 к. д.; відпускні зі знаком «мінус», що відраховуються (сторнуються));

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску …» — –387,20 (1760 грн. х 22%; сума ЄСВ, яка зменшується (сторнується), зі знаком «мінус»);

– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

– в реквізиті 24 — 0.

• в третьому рядку зазначається додаткова база нарахування ЄСВ у квітні, при цьому вказуються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 14;

– в реквізиті 11 — 04.2020 (місяць, в якому при сторнуванні відпускних виникає додаткова база нарахування ЄСВ);

– в реквізитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

– в реквізиті 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 1600,46 (4723 – 3122,54);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 352,10 (1600,46 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

– в реквізиті 24 — 0.

В таблиці 1 Звіту з ЄСВ за вересень сума нарахованої працівнику заробітної плати за вересень — 2659,09 грн. збільшує, а сума сторнованих відпускних — 1760 грн. зменшує суму заробітної плати у рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та у рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2. Сума нарахованого на заробітну плату ЄСВ — 585 грн. (2659,09 грн. х 22%) збільшує, а сума сторнованого ЄСВ, нарахованого на сторновані відпускні, — 387,20 грн. (1760 грн. х 22%) зменшує суму ЄСВ у рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3.

Сума різниці між розміром МЗП та фактично нарахованим доходом за квітень — 1600,46 грн. відображається у рядку 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» з перенесенням до рядка 2, а сума ЄСВ, нарахованого на цю різницю у квітні, — 352,10 грн. відображається у рядку 3.5 з перенесенням до рядка 3.

Крім того, оскільки працівник у вересні звільняється (з ним припиняється трудовий договір), то він відображається у таблиці 5 Звіту з ЄСВ за вересень із зазначенням у графі «дата закінчення» реквізиту 11 — 11 (дата звільнення — 11.09.2020).