Дистанційна робота: особливості виконання

У трудовому законодавстві України, зокрема у Кодексі законів про працю України (далі — КЗпП), тривалий час, а саме до весни 2020 року, а також в нормативно-правових актах СРСР взагалі не згадувалося про дистанційну роботу. У більшості випадків така робота вважалася різновидом надомної роботи. Але у зв’язку зі швидким розвитком інформаційно-комунікаційних технологій стало зрозуміло, що деякі види робіт можуть виконуватися працівниками не тільки вдома, але й в будь-якому іншому місці.

Стосовно нормативного регулювання дистанційної роботи ситуація кардинально змінилася в минулому році, коли через поширення коронавірусної хвороби Кабінетом Міністрів України з 18 березня 2020 року був введений карантин на всій території України із запровадженням обмежень на здійснення більшості видів діяльності суб’єктами господарювання. Оскільки деякі види робіт під час карантину могли виконуватися працівниками дистанційно, питання введення для них дистанційної роботи стало особливо актуальним, тому був прийнятий і 02.04.2020 р. набув чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на забезпечення додаткових соціальних та економічних гарантій у зв’язку з поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19)» від 30.03.2020 р. № 540-IX. Цим Законом у новій редакції було викладено статтю 60 КЗпП, яка отримала назву «Гнучкий режим робочого часу».

Оновленою статтею 60 КЗпП регламентувалася не тільки робота з гнучким режимом робочого часу, а й деякі аспекти дистанційної (надомної) роботи. Проте оскільки дистанційна і надомна роботи відрізняються між собою, а також потребують більш детальної регламентації для уникнення проблем у відносинах між працівниками і роботодавцями, в поточному році був прийнятий і 27.02.2021 р. набув чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму робочого часу» від 04.02.2021 р. № 1213-IX (далі — Закон № 1213). Цим Законом стаття 60 КЗпП знову викладена у новій редакції, але тепер з неї всі положення щодо надомної та дистанційної роботи перенесено в нові статті відповідно 60-1 «Надомна робота» та 60-2 «Дистанційна робота» КЗпП.

Таким чином, в даний час в питаннях організації дистанційної роботи роботодавцям необхідно керуватися нормами статті 60-2 та інших статей КЗпП, а в питаннях охорони праці при дистанційній роботі — також положеннями Закону України «Про охорону праці» від 14.10.92 р. № 2694-XII (далі — Закон про охорону праці).

Що таке дистанційна робота

Відповідно до частини першої статті 60-2 КЗпП дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією власника або уповноваженого ним органу (далі — роботодавець), в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

У разі запровадження дистанційної роботи працівник самостійно визначає робоче місце (ч. четверта ст. 60-2 КЗпП).

Таким чином, основна відмінність дистанційної роботи від надомної роботи полягає в тому, що перша може виконуватися працівником в будь-якому місці (наприклад, на лавочці в парку або в літньому кафе), а друга виконується працівником за місцем його проживання або в інших визначених ним приміщеннях¹. Схожість дистанційної та надомної робіт полягає в тому, що вони повинні виконуватися поза робочими (виробничими) приміщеннями або територією роботодавця.

Можливість виконання дистанційної роботи в будь-якому самостійно визначеному місці пояснюється тим, що така робота може виконуватися на комп’ютері або будь-якому переносному гаджеті (ноутбуці, планшеті, смартфоні тощо), а результати роботи передаються з використанням інформаційно-комунікаційних технологій, тобто каналами електронного, мобільного та іншого зв’язку (через Інтернет, мобільний зв’язок, інші доступні канали зв’язку), використовуючи електронну пошту, Telegram, WatsApp, Viber, Facebook та інші додатки.

Що стосується професій працівників, які можуть виконувати роботу дистанційно, то їх величезна кількість — від програмістів, дизайнерів, журналістів до бухгалтерів, економістів, фінансистів. Фактично це все ті працівники, які в своїй роботі використовують або можуть використовувати комп’ютер і переносні гаджети.

Звертаємо увагу, що за погодженням між працівником і роботодавцем виконання дистанційної роботи може поєднуватися з виконанням працівником роботи на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця. Особливості поєднання дистанційної роботи з роботою на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця встановлюються трудовим договором про дистанційну роботу (ч. шоста ст. 60-2 КЗпП).

Введення дистанційної роботи та оформлення трудових відносин

Дистанційна робота, про яку йдеться у статті 60-2 КЗпП, повинна виконуватися на умовах трудового договору. Її не слід плутати з так званим фрілансом (від англ. freelance), що означає віддалена робота (робота на відстані). Останню виконують відповідно фрілансери (від англ. freelancer), які є самозайнятими особами. Практика показує, що фрілансери виконують тимчасову (разову) роботу згідно з цивільно-правовими договорами, тобто вони не є штатними працівниками (з ними трудовий договір не укладається).

Ініціатором запровадження дистанційної роботи, що виконується за трудовим договором, може бути як працівник, так і роботодавець.

Якщо громадянин, який приймається на роботу, бажає виконувати дистанційну роботу, то про це він повинен вказати в заяві про прийняття на роботу. Відповідно, і в наказі про прийняття працівника на роботу необхідно вказати про те, що він буде виконувати дистанційну роботу.

Прийняття на роботу такого працівника здійснюється в загальновстановленому порядку: шляхом укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням) керівника підприємства, з направленням повідомлення органу ДПС про прийняття працівника на роботу (ст. 21, ч. третя ст. 24 КЗпП).

У статті 24 КЗпП перераховано випадки, коли трудовий договір з працівником укладається в письмовій формі. Додержання письмової форми трудового договору є обов’язковим при укладенні трудового договору про дистанційну роботі (п. 6-1 ч. першої ст. 24 КЗпП).

Відповідно до частини другої статті 60-2 КЗпП типова форма трудового договору про дистанційну роботу затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Отже, найближчим часом Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України (далі — Мінекономіки) має розробити та затвердити типову форму трудового договору про дистанційну роботу, яку роботодавці зможуть використовувати для оформлення трудових відносин з працівниками, яким встановлюється дистанційна робота.

Якщо виконувати дистанційну роботу бажає працівник, який вже працює на підприємстві, то про своє бажання він повинен повідомити в заяві на ім’я керівника підприємства. У разі згоди на виконання працівником такої роботи керівником видається наказ, в якому зазначається про переведення працівника на дистанційну роботу. Відповідні зміни (доповнення) вносяться і до трудового договору з працівником (зміни можна оформити у вигляді додатку до чинного трудового договору).

Працівник може вимагати від роботодавця тимчасове, строком до 2 місяців, переведення на дистанційну роботу, якщо на робочому місці стосовно нього були вчинені дії, що містять ознаки дискримінації. При цьому роботодавець може відмовити працівнику в такому переведенні, якщо виконання дистанційної роботи не можливе, зважаючи на трудову функцію працівника, а також якщо працівник не навів фактів, які підтверджують, що дискримінація, сексуальне домагання чи інші форми насильства мали місце (ч. десята ст. 60-2 КЗпП).

Якщо ініціатором переведення працівника на дистанційну роботу є роботодавець, то, з огляду на те, що в цьому випадку відбувається зміна істотних умов праці (зокрема, змінюються місце і режим роботи, можлива зміна обсягу виконуваних робіт, системи та розмірів оплати праці), працівник повинен бути повідомлений про це не пізніше ніж за два місяці (ч. третя ст. 32 КЗпП).

Водночас згідно з частиною одинадцятою статті 60-2 КЗпП на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі. З таким наказом (розпорядженням) працівник ознайомлюється протягом 2 днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи. У такому разі норми частини третьої статті 32 КЗпП не застосовуються (тобто роботодавець не зобов’язаний повідомляти працівника не пізніше ніж за два місяці про запровадження дистанційної роботи).

Звертаємо увагу, що роботодавці самостійно визначають, кого з працівників можна прийняти або перевести на дистанційну роботу (залежно від функціональних обов’язків працівника, наявності у нього чи можливості його забезпечення відповідним обладнанням тощо). При цьому сумісники теж можуть виконувати дистанційну роботу.

Вагітні жінки, працівники, які мають дитину віком до трьох років або здійснюють догляд за дитиною відповідно до медичного висновку до досягнення нею шестирічного віку, працівники, які мають двох або більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, батьки особи з інвалідністю з дитинства підгрупи A I групи, а також особи, які взяли під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи A I групи, можуть працювати на умовах дистанційної роботи, якщо це можливо, зважаючи на виконувану роботу, та роботодавець має для цього відповідні ресурси та засоби (ч. дванадцята ст. 60-2 КЗпП).

Укладення трудового договору про дистанційну роботу за наявності небезпечних і шкідливих виробничих (технологічних) факторів забороняється (ч. дванадцята ст. 60-2 КЗпП).

Робочий час при дистанційній роботі

Відповідно до частини п’ятої статті 60-2 КЗпП при дистанційній роботі працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, на нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо інше не визначено трудовим договором. При цьому загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, передбачених статтями 50 (не більше 40 годин на тиждень) і 51 (не більше максимальної тривалості скороченого робочого тижня) КЗпП.

Таким чином, працівник, який виконує роботу дистанційно, може, але не зобов’язаний працювати в робочий час підприємства, визначений правилами внутрішнього трудового розпорядку. Тобто він може працювати в будь-який час, в тому числі рано вранці, ввечері, вночі, у вихідні та святкові дні. Однак все це можливо лише в разі, якщо інше не встановлено трудовим договором. Якщо ж останнім визначено, що на працівника, який виконує дистанційну роботу, поширюється режим роботи підприємства, то працівник зобов’язаний працювати в робочий час підприємства, визначений правилами внутрішнього трудового розпорядку. При цьому, враховуючи сучасні комп’ютерні технології (зокрема, наявність програм Skype, Zoom та інших), роботодавець легко може перевірити в режимі он-лайн місцезнаходження працівника і додержання ним режиму роботи підприємства, а також відстежити, що в даний момент працівник робить на комп’ютері, ноутбуці тощо (наприклад, за допомогою програми Team Viewer).

Частиною дев’ятою статті 60-2 КЗпП встановлено, що працівнику, який виконує дистанційну роботу, гарантується період вільного часу для відпочинку (період відключення), під час якого працівник може переривати будь-який інформаційно-телекомунікаційний зв’язок з роботодавцем, і це не вважається порушенням умов трудового договору або трудової дисципліни. Період вільного часу для відпочинку (період відключення) визначається у трудовому договорі про дистанційну роботу.

Що стосується табелювання працівника при дистанційній роботі, то якщо такий працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, в табелі обліку робочого часу (далі — табель) відпрацьований ним час протягом робочого дня не відображається, оскільки такий час роботодавцем не контролюється (в такому випадку продуктивність праці «дистанційного» працівника визначається лише обсягом виконаної ним роботи).

Якщо в трудовому договорі про дистанційну роботі зазначено, що на працівника поширюється режим роботи підприємства, то в табелі по працівнику за літерним кодом «Р» або числовим кодом «01» відображається фактично відпрацьований працівником час, але він повинен бути точно визначений роботодавцем (наприклад, існують спеціальні програми для контролю часу роботи на комп’ютері, ноутбуці тощо).

Забезпечення працівника обладнанням і охорона праці

Незважаючи на те що Мінекономіки має затвердити типову форму трудового договору про дистанційну роботу, роботодавці все одно будуть змушені адаптувати її під свої виробничі умови. Рекомендуємо роботодавцям в трудовому договорі про дистанційну роботу максимально деталізувати порядок виконання дистанційної роботи, зокрема, визначити права та обов’язки сторін, порядок забезпечення роботодавцем працівника необхідним обладнанням і програмно-технічними засобами, порядок передачі працівником результатів роботи і порядок оплати праці.

Відповідно до частини сьомої статті 60-2 КЗпП порядок і строки забезпечення працівників, які виконують роботу дистанційно, необхідними для виконання ними своїх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами, порядок і строки подання такими працівниками звітів про виконану роботу, розмір, порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів, порядок відшкодування інших пов’язаних з виконанням дистанційної роботи витрат визначаються трудовим договором про дистанційну роботу.

У разі відсутності у трудовому договорі положення про забезпечення працівників необхідними для виконання ними своїх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами таке забезпечення покладається на роботодавця, який організовує встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує витрати, пов’язані з цим (ч. восьма ст. 60-2 КЗпП).

При укладенні трудового договору про дистанційну роботу роботодавець повинен ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором, а також надати рекомендації працівникові щодо роботи з обладнанням та засобами, які роботодавець надає працівнику для виконання певного обсягу робіт. Ознайомлення може відбуватися у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися додаткові умови безпеки праці (ч. третя ст. 29 КЗпП).

Відповідно до статті 153 КЗпП та статті 13 Закону про охорону праці при укладенні трудового договору про дистанційну роботу на роботодавця покладається обов’язок систематичного проведення інструктажу (навчання) працівника з питань охорони праці та протипожежної безпеки в межах використання таким працівником обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем.

Такий інструктаж (навчання) може проводитися дистанційно, з використанням сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема шляхом відеозв’язку. У такому разі підтвердженням проведення інструктажу (навчання) вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

При виконанні роботи за трудовим договором про дистанційну роботу працівник несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на своєму робочому місці, а роботодавець несе відповідальність за безпечність і належний технічний стан обладнання та засобів виробництва, що передаються працівнику для виконання дистанційної роботи (ч. четверта ст. 60-2 КЗпП, ч. третя ст. 14 Закону про охорону праці).

Матеріальна відповідальність працівника

У разі, коли роботодавець надає працівнику, який виконує роботу дистанційно, необхідні для виконання ним своїх обов’язків обладнання та інші засоби (наприклад, ноутбук, принтер, сканер тощо), з працівником може бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність.

Так, згідно зі статтею 135-1 КЗпП з працівником, який досяг 18-річного віку та виконує роботу за трудовим договором про дистанційну роботу і користується обладнанням та засобами роботодавця, наданими йому для виконання роботи, підприємство може укласти письмовий договір про повну матеріальну відповідальність².

Пунктом 10 частини першої статті 134 КЗпП встановлено, що працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству, у випадках, коли шкоди завдано недостачею, знищенням або пошкодженням обладнання та засобів, наданих у користування працівнику для виконання роботи за трудовим договором про дистанційну роботу. У разі звільнення працівника та неповернення наданих йому в користування обладнання та засобів з нього може бути стягнута балансова вартість такого обладнання у порядку, визначеному КЗпП (зокрема, статтею 136 КЗпП).

Документообіг між працівником і роботодавцем

Відповідно до частини третьої статті 29 КЗпП ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

На практиці вищевикладена норма буде застосовуватися приблизно так: працівнику всі необхідні документи направляються в електронному вигляді (наприклад, у вигляді їхніх фотографій, сканованих копій, тобто файлів у форматі jpg (jpeg), pdf , або файлів у форматі Word, Excel тощо) по електронній пошті (інших каналах зв’язку). Після ознайомлення з ними працівник за потреби готує свої документи, які в такому ж вигляді і по тим же каналам зв’язку надсилає роботодавцю.

Для надання електронному документу правомочності (юридичної сили) та ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV).

Оплата праці та трудові права працівника

У статті 60-2 КЗпП відсутні будь-які норми, що визначають порядок оплати праці та трудові права працівників, які виконують дистанційну роботу. Скоріш за все, законодавець при прийнятті Закону № 1213 просто забув їх перенести зі статті 60 «Гнучкий режим робочого часу» КЗпП до статті 60-2 «Дистанційна робота», хоча до статті 60-1 «Надомна робота» такі норми перенесені.

Нагадаємо, що до 27.02.2021 р. стаття 60 КЗпП містила такі норми:

«Виконання дистанційної (надомної) роботи не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників.

При цьому, якщо працівник і роботодавець письмово не домовляться про інше, дистанційна (надомна) робота передбачає оплату праці в повному обсязі та в строки, визначені діючим трудовим договором».

Оскільки вищенаведених норм щодо оплати праці та трудових прав працівників при виконанні дистанційної роботи вже немає у статті 60 і ще немає у статті 60-2 КЗпП, то рекомендуємо такі норми з певною деталізацією (зокрема, щодо системи та розмірів оплати праці), а також всі інші важливі аспекти дистанційної роботи відобразити в письмовому трудовому договорі про дистанційну роботу.

Однак в будь-якому разі після укладення зазначеного трудового договору працівник користується всіма правами, визначеними трудовим законодавством. При цьому виплата йому заробітної плати здійснюється з дотриманням мінімальних державних гарантій в оплаті праці в терміни, встановлені для виплати заробітної плати на підприємстві.